Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:81

Thêm vào BST

Báo xấu

38
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá" nhằm hệ thống cơ sở lý luận, thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Định Hoá qua đó tác giả đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại cơ quan này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : ĐỖ THỊ THU UYÊN Mã số sinh viên : 1705QTVB062 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVB HÀ NỘI - 2021
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện đề tài khoá luận tốt nghiệp: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá”, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Th.S. Đặng Văn Phong đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn và trang bị cho tôi những kiến thức nền tảng để thực hiện nghiên cứu này. Bên cạnh đó tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới Quý cấp lãnh đạo, các anh chị chuyên viên, nhân viên trong văn phòng UBND huyện Định Hoá đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thu thập và thống kê tài liệu, khảo sát tại cơ quan, nhờ đó giúp tôi có cơ hội hoàn thành tốt đề tài của mình. Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng do khả năng còn hạn chế nên khoá luận khó tránh khỏi những sai xót, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để báo cáo được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài khoá luận tốt nghiệp với tên đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá”. Tôi xin cam đoan khoá luận này được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực bằng nỗ lực nghiên cứu của mình, không gian lận, không sao chép từ các tài liệu khác. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực của toàn bộ nội dung bài khoá luận này. Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2021 Sinh viên Đỗ Thị Thu Uyên
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 CNH-HĐH Công nghiệp hóa hiện đại hóa 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 CBCNV Cán bộ công nhân viên 4 VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật 5 ĐTBD Đối tượng bồi dưỡng
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình ảnh 1: Phần mềm FocusWriter ................................................................... 44 Hình ảnh 2: Phần mềm Jarte ............................................................................... 45 Hình ảnh 3: nơi tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính tại UBND huyện Định Hoá .................................................................................................. 54
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................. 3 6. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 4 7. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................... 4 8. Cấu trúc đề tài ................................................................................................ 5 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG ........................................................ 6 1.1. Một số khái niệm......................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm về “Văn phòng” ...................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm về “Công tác văn phòng” ....................................................... 7 1.1.3. Khái niệm “Công nghệ thông tin” ........................................................... 8 1.1.4. Khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin” ......................................... 11 1.1.5. Khái niệm về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”.............................................................................................................. 12 1.2. Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng............................ 13 1.2.1. Cơ sở về pháp lý và thực tiễn đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.................................................................. 13 1.2.2. Ứng dụng công CNTT vào các nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng....... 16 1.2.2.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu, tổng hợp ....................... 16 1.2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ ............................. 18 1.2.2.3. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý trang thiết bị, tài sản .......... 20 1.2.2.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp ............................................ 20 1.3. Vai trò ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng .................................. 22 1.4. Nguyên tắc ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ........................... 22 Tiểu kết............................................................................................................. 25
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HÓA.......... 26 2.1. Khái quát về UBND huyện Định Hoá và văn phòng UBND huyện Định Hóa ................................................................................................................... 26 2.1.1. Khái quát về UBND huyện Định Hoá ................................................... 26 2.1.1.1. Vị trí địa lý và lịch sử hình thành ...................................................... 26 2.1.1.2. Truyền thống cách mạng ..................................................................... 27 2.1.1.2. Giới thiệu về UBND huyện Định Hoá ................................................ 28 2.1.2. Khái quát về văn phòng UBND huyện Định Hoá ................................. 29 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Định Hoá ................................................................................................................... 29 2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá .............................................................................. 32 2.2.1. Cơ sở về pháp lý và thực tiễn đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá..................... 32 2.2.1.1. Về cơ sở pháp lý: ................................................................................ 32 2.2.1.2. Về thực tiễn: ........................................................................................ 33 2.2.2. Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả tại UBND huyện Định Hoá ................................................................................... 36 2.2.2.1. Nguồn lực từ các chính sách của nhà nước......................................... 36 2.2.2.2. Nguồn lực từ con người ...................................................................... 38 2.2.2.3. Nguồn lực từ phát triển hạ tầng kỹ thuật ............................................ 39 2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá ................................................................... 39 2.2.3.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp ........................ 39 2.2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ.............................. 41 2.2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý trang thiết bị tài sản .......................... 50 2.2.3.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp ............................................ 51 2.3. Đánh giá chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng ................................................................................................................ 52 2.3.1. Ưu điểm.................................................................................................. 52 2.3.2. Nhược điểm ............................................................................................ 54 2.3.3. Nguyên nhân .......................................................................................... 55 Tiểu kết............................................................................................................. 57
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ .................................................................... 58 3.1. Định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của UBND huyện Định Hoá giai đoạn 2020 – 2025 .......................................................... 58 3.1.1. Chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Định Hoá trong việc ứng dụng và phát triển CNTT giai đoạn 2020 - 2025 ........................................................... 58 3.1.2. Đổi mới và nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo đối với việc ứng dụng, phát triển CNTT .............................................................................. 59 3.1.3. Triển khai kịp thời, có hiệu quả các cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng và phát triển CNTT ................................................................................. 60 3.1.4. Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng CNTT ......................................... 60 3.1.5. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin số trong hoạt động của cơ quan ........ 61 3.1.6. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển CNTT ............... 61 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá ................................................................... 61 3.2.1. Đầu tư cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ...................................................................... 61 3.2.2. Đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức tại UBND huyện Định Hoá ................................................................................... 62 3.2.3. Phát triển hạ tầng số ............................................................................... 63 3.2.4. Tổ chức các buổi chuyên đề, hội thảo, cuộc thi sử dụng công nghệ thông tin ...................................................................................................................... 63 Tiểu kết............................................................................................................. 64 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 67 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 69
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Như chúng ta đã biết, hiện nay đất nước đang từng bước chuyển mình cùng với sự phát triển của kinh tế thế giới và sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Cũng vì thế mà xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi mặt của đời sống, kinh tế, văn hoá, xã hội đang trở nên phổ biến bởi tính tiện lợi cũng như mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Trong tất cả các cơ quan doanh nghiệp, công tác văn phòng luôn được chú trọng bởi đây chính là đầu mối thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công việc trong cơ quan, tổ chức. Công nghệ thông tin đã tạo nên một xã hội toàn cầu, nơi mà mọi người có thể tương tác, liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong thời gian qua, lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng. Ngày nay, công nghệ thông tin dần trở thành ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước, có tỉ lệ đóng góp cho tăng trưởng GDP ngày càng cao. Công nghệ thông tin giờ đây đã có mặt ở nhiều phương diện trong cuộc sống hàng ngày của mỗi chúng ta, từ thương mại giải trí đến các hoạt động văn hoá, xã hội và giáo dục… Bên cạnh đó, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cũng ngày càng quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho nhu cầu công việc hơn bao giờ hết. Các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp huyện cũng xem việc ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố thúc đẩy cốt lõi để thúc đẩy cải cách hành chính vào từng công đoạn trong các công việc hành chính hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành tại cơ quan. Tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Định Hoá còn nhiều hạn chế nên qua đề tài này sẽ tháo gỡ phần nào những khó khăn, giúp Văn phòng UBND huyện Định Hoá nâng cao được vai trò của công nghệ thông tin và quan tâm nhiều hơn về công tác này. Chính vì vậy, tôi đã quyết 1
định chọn vấn đề: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá” làm đề tài cho Khoá luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể nói rằng vấn đề Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là một chủ đề không còn mới mẻ và đã được đề cập đến trong nhiều các báo cáo cũng như các nghiên cứu khoa học thời gian qua. Tuy nhiên, đối với mỗi đề tài nghiên cứu lại có những góc nhìn khai thác khác nhau tác giả lại đưa ra các quan điểm riêng của cá nhân mình: Chúng ta có thể điểm qua một số giáo trình như sau: 1. Phan Đình Diệu (1997), Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội, Ban chỉ đạo chương trình Quốc gia về công nghệ thông tin, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội. 2. Phan Huy Khánh (2014), Công nghệ phần mềm, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 3. Nguyễn Đăng Khoa (2008), Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội. 4. Nghiêm Hồng Kỳ (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu và quản trị văn phòng và lưu trữ, NXB Đại học Quốc gia TP HCM, TP HCM. 5. Hồng Minh (2011), Giải pháp chiến lược công nghệ thông tin hiện đại, Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông tháng 1/2011. 6. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. 7. Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê, Hà Nội. 8. Tô Thị Thơm (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải Quan, Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội. 9. Lý Thị Hồng Thơ (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công 2
tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân Tỉnh Thái Bình, Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội. 10. Đặng Thị Việt Đức và Nguyễn Thanh Tuyên (2011), Vai trò công nghệ thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức và trường hợp của Việt Nam, Tạp chí Công nghệ và truyền thông, số 2/2011. 3. Mục tiêu nghiên cứu Dựa trên hệ thống cơ sở lý luận, thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Định Hoá qua đó tác giả đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại cơ quan này. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã nêu, tác giả xác định những nhiệm vụ nghiên cứu sau đây: + Hệ thống hoá cơ sở lý luận về văn phòng và công nghệ thông tin nhằm làm sáng tỏ vấn đề. + Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá. + Đánh giá được thực trạng ứng dụg công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá. + Nhận xét được các ưu khuyết điểm và đứa ra biện pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá. Phạm vi nghiên cứu: +Không gian: UBND huyện Định Hoá, phố Tân Lập, thị trấn Chợ Chu, huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên +Thời gian: các số liệu và thông tin được tổng hợp thống kê và thu thập 3
trong khoảng thời gian từ năm 2015 – 2020. Thời gian làm đề tài: từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2021 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp sau: 6.1 Phương pháp hệ thống hoá thông tin: dựa vào các tài liệu cụ thể cũng như các nguồn thông tin từ các cán bộ, chuyên viên tại cơ quan qua đó sang lọc, phân loại để đề tài có các số liệu chính xác nhất. 6.2 Phương pháp tổng hợp và so sánh: Tìm hiểu và nghiên cứu để tổng hợp và chọn lọc các tài liệu qua đó đối chứng, so sánh lẫn nhau để tìm ra điểm chung và điểm riêng 6.3 Phương pháp phỏng vấn: Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn đối với các chuyên viên và lãnh đạo tại cơ quan nhằm phân tích sao cho cụ thể, phù hợp nhất. 6.4 Phương pháp thống kê phân tích: Thu thập và xử lý dữ liệu, điều tra chọn mẫu, tóm tắt trình bày, tính toán và mô tả các đặc trưng khác nhau nhằm mục đích phục vụ cho quá trình phân tích, dự đoán. 6.5 Phương pháp quan sát khoa học: Qua quan sát về tác phong làm việc, phương thức áp dụng, tài liệu được xử lý sau khi thu thập và thực tiễn tại bộ phận khảo sát từ đó đánh giá về mức độ phù hợp và hiệu quả. 7. Giả thuyết nghiên cứu Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Định Hoá đã thu được nhiều kết quả tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế chưa được khắc phục kịp thời. Do vậy tôi mong rằng đề tài này sẽ đóng góp một phần nhỏ để hoàn thiện hơn công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Định Hoá. 4
8. Cấu trúc đề tài Khóa luận tốt nghiệp ngoài phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục được chia thành ba chương, cụ thể như sau: Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hóa. 5
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm về “Văn phòng” Hiện nay Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa hiện đại hóa, từng bước hội nhập với khu vực và với thế giới. Đứng trước các cơ hội, những thách thức mới, năng lực quản lý của nhà nước hay các doanh nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Trong đó, văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu đối với cơ quan tổ chức. Trong cơ quan hành chính nhà nước thì văn phòng dù ở cấp nào đi chăng nữa cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước, nó là mắt xích không thể thiếu. Thực tế cho thấy văn phòng tồn tại như một thực thể có nhiều cách lý giải khác nhau: Văn phòng là thuật ngữ chỉ về khu vực vị trí hoặc một văn phòng, tòa nhà mà trong đó mọi người sẽ làm việc cùng nhau. Ngoài ra trong đó còn diễn ra các cuộc hội họp, tổ chức của doanh nghiệp, gặp đối tác trong văn phòng, … Văn phòng cũng có thể chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường là văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng. Trong văn phòng các nhân viên sẽ tiến hành công tác đối nội, đối ngoại khách hàng, tổ chức các chuyến đi công tác, ngân sách và nguồn lực. Bên cạnh đó chúng ta cũng có thể hiểu văn phòng theo một nghĩa khác đó là phòng làm việc của một cá nhân hay tập thể nào đó. Được bố trí, sắp xếp và cung cấp đầy đủ các vật dụng, cơ sở vật chất phục vụ cho công việc. Văn phòng còn được gọi là công sở. Hay văn phòng cũng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau: Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ 6
giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan của cơ quan đơn vị đó. [14] Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sĩ, kiến trúc sư trưởng… Bên cạnh đó, văn phòng còn được hiểu theo nghĩa khác như: Khái niệm: “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả”. [15] Từ các cách tiếp cận về khái niệm “Văn phòng” bên trên, tôi xin được đưa ra định nghĩa về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: “khái niệm văn phòng là một thuật ngữ dùng để chỉ về một khu vực hoặc vị trí trong một tòa nhà, đây sẽ là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành, thực hiện hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng và đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó”. 1.1.2. Khái niệm về “Công tác văn phòng” Có thể thấy rằng, các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, hoạt động văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Để duy trì được hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả 7
mong muốn thì có thể hiểu theo nghĩa đơn giản về công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, giám sát, quản lý và sử dụng các thông tin cần thiết phục vụ cho các công việc của cơ quan. Bên cạnh đó, công tác văn phòng còn là các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho quản lý và đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể. Như vậy, có thể thấy rằng ở bất cứ cơ quan, đơn vị nào dù cho có nhiều bộ phận mà trong đó mỗi bộ phận đều hoạt động độc lập với nhau nhưng để hoàn thành mục tiêu thì các bộ phận đó đều phải thực hiện các chức năng của văn phòng. Do đó, có thể đưa ra khái niệm chung nhất về “Công tác văn phòng là tổng hợp các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành liên quan chặt chẽ và mật thiết với nhau với mục đích hoàn thành mục tiêu của cơ quan tổ chức trên cơ sở thực hiện các chức năng của văn phòng”. 1.1.3. Khái niệm “Công nghệ thông tin” Thông tin: là một trong những thuật ngữ được sử dụng nhiều hiện nay nhất là trong hoạt động báo chí - truyền thông. Có rất nhiều khái niệm thông tin nhưng khái niệm thông tin là gì chính xác nhất đó là: Thông tin là những gì con người thu nhận được từ thế giới xung quanh như sự vật, sự kiện, …Thông tin đem lại nhiều kiến thức, sự hiểu biết cho con người. Định nghĩa thông tin là giải quyết sự không chắc chắn; đó là câu trả lời cho câu hỏi “thực thể là gì”. Do đó, xác định được cả bản chất của các đặc tính đó. Thông tin được liên kết với các dữ liệu vì dữ liệu đại diện cho các giá trị sẽ được quy cho các tham số. Về mặt truyền thông, thông tin được thể hiện dưới dạng nội dung của tin nhắn hoặc thông qua sự quan sát trực tiếp, gián tiếp. Thông tin cũng có thể 8
được mã hóa thành nhiều dạng khác nhau để truyền và giải thích. Như vậy, khái niệm về thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan, các hoạt động của con người trong đời sống xã hội. Điều cơ bản là con người sẽ tiếp nhận thông tin để làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạt động có ích cho cộng đồng. Công nghệ thông tin: (tên viết tắt trong tiếng Anh: Information technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, trong Luật này các khái niệm về CNTT dưới đây được hiểu như sau: 1. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số. 2. Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số. 3. Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin. 4. Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu. 5. Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này. 6. Phát triển công nghệ thông tin là hoạt động nghiên cứu - phát triển liên quan đến quá trình sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số; phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; phát triển 9
công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển dịch vụ công nghệ thông tin. 7. Khoảng cách số là sự chênh lệch về điều kiện, khả năng sử dụng máy tính và cơ sở hạ tầng thông tin để truy nhập các nguồn thông tin, tri thức. 8. Đầu tư mạo hiểm trong lĩnh vực công nghệ thông tin là đầu tư cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó có triển vọng đem lại lợi nhuận lớn nhưng có rủi ro cao. 9. Công nghiệp công nghệ thông tin là ngành kinh tế - kỹ thuật công nghệ cao sản xuất và cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin, bao gồm sản phẩm phần cứng, phần mềm và nội dung thông tin số. 10.Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện; bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện. 11. Thiết bị số là thiết bị điện tử, máy tính, viễn thông, truyền dẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và thiết bị tích hợp khác được sử dụng để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số. 12. Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định. 13. Mã nguồn là sản phẩm trước biên dịch của một phần mềm, chưa có khả năng điều khiển thiết bị số. 14.Mã máy là sản phẩm sau biên dịch của một phần mềm, có khả năng điều khiển thiết bị số. 15. Thư rác là thư điện tử, tin nhắn được gửi đến người nhận mà người nhận đó không mong muốn hoặc không có trách nhiệm phải tiếp nhận theo quy định của pháp luật. 16. Vi rút máy tính là chương trình máy tính có khả năng lây lan, gây ra hoạt động không bình thường cho thiết bị số hoặc sao chép, sửa đổi, xóa bỏ thông tin lưu trữ trong thiết bị số. 17. Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tập hợp trang thông tin trên môi trường mạng phục vụ cho việc cung cấp, trao đổi thông tin. 10
18. Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số. Thuật ngữ "Công nghệ thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT)." Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu, xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web thế hệ tiếp theo, sinh tin học, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính. Qua các phân tích bên trên, tôi xin đưa ra cách hiểu của mình về “CNTT là: quá trình sử dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo mật, trao và nhận thông tin một cách nhanh chóng, giảm thời gian xử lý các vấn đề và nâng cao chất lượng công việc”. 1.1.4. Khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin” Có thể thấy ứng dụng công nghệ thông tin là ngành quản lý công nghệ và phát triển ra nhiều lĩnh vực. Nhờ vào những phần mềm thông minh, chúng ta có thể học tập, nghiên cứu, chơi trò chơi, nghe nhạc, xem phim,… Bên cạnh đó, nhờ vào Internet, chúng ta có thể kết nối dễ dàng hơn. Đặc biệt, với sự phát triển của hệ thống điện toán đám mây, các thông tin, dữ liệu của người dùng được đảm bảo hơn. Đồng thời, có thể giải trí mọi lúc mọi nơi. - Ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục - Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực y tế - Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực tài chính Ứng dụng của công nghệ thông tin trong đời sống ngày càng nhiều. Theo đà phát triển của cuộc cách mạng 4.0, công nghệ thông tin sẽ đóng vai 11
trò không thể thiếu. Vì thế, việc tìm hiểu kỹ lưỡng công nghệ thông tin là gì và ứng dụng của nó như thế nào là điều nên làm ngày hôm nay. Như vậy, ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động đó. 1.1.5. Khái niệm về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng” Có thể thấy rằng, công nghệ đã góp phần thay đổi rất lớn hoạt động của các cơ quan tổ chức. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động công tác văn phòng đã mang lại những hiệu quả to lớn, giúp giảm bớt gánh nặng công việc, tiết kiệm thời gian và thay đổi về phương pháp trao đổi, xứ lý thông tin. Văn phòng là nơi xử lý thông tin và sử dụng các nghiệp vụ chuyên môn về các công tác: lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá,, soan thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, … nên tồn tại rất nhiều hồ sơ, sổ sách, giấy tờ. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các văn phòng thể hiện giá trị to lớn, quan trọng và đem lại nhiều lợi ích, tiết kiệm chi phí hơn so với các hoạt động truyền thông như trước. Các phần mềm trong công nghệ thông tin giúp cho quá trình khai thác dữ liệu và xử lý các thông tin đầu, đầu ra hiệu quả hơn, góp phần thay đổi cách thức quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo. Như vậy, có thể tóm tắt lại một khái niệm chung nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là quá trình sử dụng có hiệu quả các thiết bị hiện đại như máy tính và các phần mềm công nghệ vào các nghiệp vụ chuyên môn trong quản trị văn phòng. Qua đó, duy trì hoạt động một cách tối ưu hoá và hoàn thành mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng, chính xác. 12