Khoá luận tốt nghiệp: Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:61

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của Khoá luận này nhằm Làm rõ vai trò nguồn tài liệu “xám” hiện nay nói chung và đối với công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của trường đại học Xây dựng Hà Nội nói riêng. Để hiểu rõ hơn mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết của Khoá luận này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN ------------ CÙ THỊ ĐIỆP TÌM HIỂU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo : Chính quy Khóa học : QH-2008-X NGƢỜI HƢỚNG DẪN : THS. TRẦN HỮU HUỲNH HÀ NỘI – 2012 1
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài 1 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3.Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3 4.Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu 3 5.Lịch sử nghiên cứu 3 6.Ý nghĩa nghiên cứu 4 7.Cấu trúc niên luận 5 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội 6 1.2. Giới thiệu về Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội 7 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 7 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2.4. Nguồn lực thông tin 10 1.2.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 12 CHƢƠNG 2.HIỆN TRẠNG NHỮNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 2.1. Tầm quan trọng của sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 15 2.1.1. Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám” 15 2.1.2. Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 18 2.2. Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội 19 2.2.1. Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm 19 2.2.2. Dịch vụ nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm 46 2.3. Đánh giá chung 52 2.3.1. Ƣu điểm 52 2.3.2 Nhƣợc điểm 52 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM” TẠI TRUNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI. 3.1. Xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn tin về nguồn tài liệu “xám” 54 3.2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thƣ viện 55 3.3. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám” 56 3.4. Xây dựng và củng cố hạ tầng cơ sở thông tin 56 3.5. Hƣớng dẫn ngƣời dùng tin khai thác tài liệu “xám” 57 2
3.6. Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” với các cơ quan thông tin -thƣ viện trong và ngoài nƣớc 58 3.7. Hoàn thiện điểm truy cập thông tin 58 3.8. Đẩy mạnh số hóa tài liệu”xám” 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài. Hiện nay các trƣờng đại học đang đào tạo trên quy mô rộng lớn, để đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học thì họ phải dựa vào nguồn lực thông tin ở thƣ viện là rất nhiều. Đặc biệt là các trƣờng đào tạo chuyên ngành về kĩ thuật, nguồn tài liệu “xám” trong thƣ viện là rất cần thiết sẽ là những sản phẩm ứng dụng vào thực tế, có tính khả thi cao. Nguồn tài liệu “xám” hiện nay đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó là kết quả của quá trình nghiên cứu khoa học đƣợc tích lũy lâu dài và là những kiến thức nền tảng giúp cho sự phát triển sau này thông qua sự tìm hiểu sáng tạo của những cá nhân, tập thể. Mỗi sản phẩm đi liền với hoạt động dịch vụ của tài liệu “xám” và có điểm khác biệt so với các nguồn tài liệu khác. Tài liệu “ xám” là một loại thông tin rất quan trọng hiện nay, nó đƣợc hiểu là loại tài liệu chứa đựng tri thức khoa học của nhân loại. Loại tài liệu này có hàm lƣợng tri thức cao, có tính cập nhập, đi sâu vào từng vấn đề. Chính vì thế đã có nhiều nƣớc trên thế giới đã quan tâm đặc biệt đến nguồn tài liệu này: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện hoàng gia Đan Mạch, Trung tâm thông tin khoa học công nghệ Nhật Bản…và ngay trong hệ thống thƣ viện thì ở hệ thống thƣ viện nào cũng có nguồn tài liệu này: thƣ viện công cộng, thƣ viện chuyên ngành, thƣ viện đa ngành….Ở Việt nam nguồn tài liệu này đã và đang đƣợc quan tâm thu thập và khai thác, nhƣng do đặc trƣng của từng cơ quan thông tin và thƣ viện nên nguồn tài liệu này đƣợc chú trọng ở nhiều mức độ khác nhau. 3
Trong xu thế phát triển chung của đất nƣớc, hoạt động nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của các trƣờng đại học ngày càng mở rộng, nâng cao chất lƣợng. Do đó nguồn tài liệu “xám” của mỗi trƣờng ngày càng tăng nhanh về số lƣợng và mang tính chuyên sâu, đó là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Ngày nay nguồn tài liệu “xám” tại các trƣờng đại học đang đƣợc nhiều nhóm ngƣời dùng tin quan tâm, trong đó có Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội. Việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng nguồn tài liệu “xám” hiện nay là vấn đề vô cùng bức thiết quan trọng, bởi lẽ chúng chịu những yếu tố tác động nhƣ: chính sách, pháp lý, công nghệ... Chính vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. * Mục đích nghiên cứu. - Làm rõ vai trò nguồn tài liệu “xám” hiện nay nói chung và đối với công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội nói riêng. - Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) nguồn tài liệu “xám” đã và đang phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Những ƣu điểm và hạn chế của SP&DVTT tài liệu “xám” trong hoạt động TT-TV của Trung tâm. Từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng SP&DVTT tài liệu “xám”. * Nhiệm vụ nghiên cứu. Nghiên cứu khái quát quá trình hình thành và phát triển, đặc điểm nguồn tài liệu “xám”, nhu cầu tin của ngƣời sử dụng. Thực trạng các SP&DVTT tài liệu “xám” ở Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Từ đó đƣa ra 4
các kiến nghị và giải pháp mang tính khả thi đối với nguồn thông tin này trong thời gian tới. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tƣợng nghiên cứu: Nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội. - Phƣơng diện nghiên cứu: Các SP&DVTT tài liệu “xám”. - Không gian nghiên cứu: Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội từ năm 2005 - nay. 4. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu. - Cơ sở lý luận: dựa trên quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin- thƣ viện, các văn bản pháp quy về thông tin khoa học đối với trung tâm thông tin- thƣ viện các trƣờng đại học. - Phương pháp nghiên cứu: trao đổi, quan sát, nghiên cứu, thông kê, xử lý, phân tích, tổng hợp tài liệu ... 5. Lịch sử nghiên cứu. Vấn đề khai thác và sử dụng nguồn tài liệu “xám” đã và đang thu hút rất nhiều sự quan tâm của giới nghiên cứu. Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, khóa luận, luận văn, hội thảo đã đề cập đến nguồn thông tin về tài liệu ”xám”. Nhƣng mỗi đề tài tiếp cận khai thác ở mức độ, khía cạnh, thời gian và địa điểm khác nhau. Có một số bài viết “Nguồn tài liệu nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trƣờng Đại học Sƣ phạm I Hà Nội” của Nguyễn Thị Minh Ngọc đăng trên bản tin số 22, tháng 9/2009; “ Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của TS.Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin và tƣ liệu, số 4, 1999; Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hội “Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội”; Khóa luận tốt ngiệp 5
của tác giả Nguyễn Hoàng Anh “Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội”. Nhƣng hiện nay vẫn chƣa có đề tài nào nghiên cứu về sản phẩm và dịch vụ nguồn tại liệu “xám” tại trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội. Chính vì thế tôi chọn đề tài “Tìm hiểu những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội”, với hi vọng từ những đề tài trƣớc đó và đề tài này của tôi sẽ góp phần làm sáng tỏ những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”. Từ đó chúng ta nhận thấy vai trò, đặc điểm của nguồn tại liệu “xám” giai đoạn hiện nay trong nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo tại các trƣờng đại học nói riêng và nền kinh tế -xã hội nói chung. 6. Ý nghĩa nghiên cứu của đề tài. * Ý nghĩa lý luận. Khóa luận góp phần làm phong phú vốn hiểu biết chung về các sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội, đồng thời cho thấy giá trị khoa học nguồn tài liệu “xám’ ở đây. * Ý nghĩa thực tiễn. Khóa luận phản ánh toàn bộ nguồn tài liệu “xám” và công tác phục vụ nhu cầu của ngƣời dùng tin tại Trung tâm thông tin- thƣ viện trƣờng Đại Học Xây dựng Hà Nội, những nhận xét, đánh giá về việc tạo lập và cung cấp SP&DVTT nguồn tài liệu “xám”. Từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm phát triển thêm SP&DVTT mới, nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin trong thời gian tới. 7. Cấu trúc khóa luận. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo. Nội dung trình bày ở 3 chƣơng: 6
Chương 1. Khái quát về Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Chương 2. Hiện trạng những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm trong thời gian tới. CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội. Trƣờng Đại học Xây dựng (National University of Civil Engineering) là một cơ sở giáo dục chuyên ngành xây dựng ở Hà Nội, đƣợc thành lập vào ngày 8 tháng 8 năm 1966, theo theo Quyết định số 144/CP ngày 8/8/1966 của Hội đồng chính phủ. Tiền thân là khoa Xây dựng (1956 - 1966) của trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. Nhà trƣờng là một cơ sở đào tạo và bồi dƣỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và trên đại học cho nhiều ngành khác nhau trong lĩnh vực xây dựng. Đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực xây dựng vào đời sống. 7
Trải qua bao năm tháng, Nhà trƣờng đã đào tạo đƣợc trên 35.000 kỹ sƣ và kiến trúc sƣ, 1.242 thạc sỹ, 138 tiến sỹ chuyên ngành. Bồi dƣỡng sau đại học cho trên 2.500 kỹ sƣ, bồi dƣỡng nghiệp vụ giám sát thi công cho trên 5.000 ngƣời. Những sinh viên do trƣờng Đại học Xây dựng đào tạo hiện đang làm việc tại các cơ quan nghiên cứu, thiết kế, thi công, quản lý và khai thác các công trình trên mọi lĩnh vực xây dựng thuộc các bộ, ngành, trong các viện nghiên cứu, sở, tổng công ty... trên khắp cả nƣớc. Quy mô đào tạo hiện nay của trƣờng là trên 25.000 ngƣời (trong đó: hệ dài hạn tập trung trên 14.900 sinh viên, học cấp bằng đại học thứ hai trên 1.700, hệ cử tuyển 210, hệ liên thông trên 270, học viên cao học trên 700 và gần 60 nghiên cứu sinh). Nhà trƣờng hiện nay có tổng số giảng viên và nhân viên là 875 ngƣời, trong đó có 661 cán bộ giảng dạy, 214 nhân viên, 4 tiến sĩ khoa học, 144 tiến sĩ, 2 giáo sƣ, 317 thạc sĩ, 67 phó giáo sƣ, 6 nhà giáo nhân dân, 202 giảng viên chính, 55 nhà giáo ƣu tú 55. Ngoài ra có 62 nhà giáo (trong đó có 42 giáo sƣ và phó giáo sƣ) đã nghỉ hƣu, nhƣng ký hợp đồng tiếp tục giảng dạy và đào tạo giảng viên trẻ. Hiện nay giảng viên có trình độ sau đại học chiếm 76,7% trong đó 25,56 % là tiến sĩ. 1.2. Giới thiệu về Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. Quá trình hình thành Thƣ viện trƣờng gắn với lịch sử hình thành và phát triển của nhà trƣờng (ngày 8/8/1966). Từ đó tới nay thƣ viện trải qua nhiều biến động thay đổi, mới đầu thƣ viện trƣờng là một phòng tƣ liệu nhỏ lƣu giữ tài liệu của trƣờng. Giữa năm 1969, đầu năm 1970 Nhà trƣờng sơ tán về Hƣơng Canh thuộc huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phú và phòng tƣ liệu của trƣờng cũng đƣợc 8
chuyển về đây. Năm 1976 Nhà trƣờng đã chuyển về Hà Nội và xây dựng lại cơ sở các phòng ban trong đó có phòng tƣ liệu của trƣờng. Lãnh đạo Nhà trƣờng thấy đƣợc tầm quan trọng của thƣ viện trƣờng trong công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học. Chính vì vậy năm 2001 Thƣ viện trƣờng đại học Xây dựng đƣợc đổi mới, từ một phòng tƣ liệu đã trƣởng thành Trung tâm Thông tin -Thƣ viện (gọi tắt là Trung tâm) với cơ sở vật chất khang trang, có đầy đủ chức năng và nhiệm vụ của một Trung tâm thông tin -thƣ viện đại học phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí tƣ liệu của trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội. 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ * Chức năng. Trung tâm có 4 chức năng cơ bản, đó là: + Chức năng thông tin. + Chức năng văn hóa. + Chức năng giáo dục. + Chức năng nghiên cứu. Tuy nhiên, đối với Trung tâm TT – TV trƣờng đại học thì chức năng giáo dục quan trọng nhất. Ngoài ra, Trung tâm còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tƣ liệu bằng nhiều hình thức khác nhau. * Nhiệm vụ. + Tham mƣu cho lãnh đạo về phƣơng hƣớng tổ chức và xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lƣợc phát triển; tổ chức và điều phối hệ thống thông tin, tƣ liệu, thƣ viện, nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội. + Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tƣ liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đƣa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. 9
+ Phục vụ thông tin tƣ liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập. + Giới thiệu hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới giúp ngƣời dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng. + Kết hợp các đơn vị chức năng trong trƣờng hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm. + Thu nhận lƣu chiểu những xuất bản phẩm của Đại học Xây dựng Hà Nội và các nhà xuất bản, các nguồn tài liệu xám đƣợc cấp bộ và cấp Nhà nƣớc đã đƣợc nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc Đại học Xây dựng Hà Nội chủ trì hoặc do cán bộ Đại học Xây dựng Hà Nội thực hiện. Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của Đại học Xây dựng Hà Nội. + Nghiên cứu triển khai và ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thƣ viện. + Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thƣ viện, các tổ chức khoa học, các trƣờng đại học trong và ngoài nƣớc. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức. Tổ chức cơ cấu của Trung tâm (xem sơ đồ sau) Ban giám đốc Trung tâm Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng tìm tin, bổ sung đọc tài mƣợn tra cứu thƣ và xử lí liệu tài liệu tin mục nghiệp vụ * Phòng bổ sung và xử lý nghiệp vụ. 10
- Bộ phận bổ sung: nghiên cứu tình hình xuất bản trong và ngoài nƣớc, xác định diện bổ sung tài liệu, thu thập và bổ sung các loại hình tài liệu dƣới các hình thức khác nhau. - Bộ phận xử lý: xử lý tài liệu đƣợc nhập về gồm có: đăng kí, dán nhãn, xử lý nội dung, xử lý hình thức, lập phiếu. * Phòng phục vụ. - Tổ chức hệ thống phục vụ bạn đọc. - Quản lý tài liệu. - Tổ chức các hoạt động, dịch vụ. - Phục vụ bạn đọc các loại hình tài liệu. - Phòng phục vụ gồm có: phòng mƣợn, phòng quốc văn, phòng ngoại văn. * Phòng phục vụ tra cứu tin. - Tổ chức các hoạt động, dịch vụ tra cứu tìm tin. * Phòng máy tính. - Biên soạn các ấn phẩm thông tin thƣ mục - Nghiên cứu ứng dụng thông tin, quản lý hệ thống máy chủ và thiết bị mạng, quản lý các cơ sở dữ liệu. Hiện nay do hệ thống máy không đƣợc bảo trì, nên phòng này đang tạm ngừng hoạt động, trong thời gian tới hệ thống máy đƣợc nâng cấp phòng máy sẽ quay trở lại hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. Hiện nay thƣ viện có tất cả 15 cán bộ, trong đó đa số cán bộ đƣợc đào tạo chuyên ngành thông tin -thƣ viện số cán bộ còn lại đƣợc đào tạo từ các chuyên ngành khác nhau (kiến trúc, toán -tin, văn thƣ lƣu trữ, quản trị tin, quốc tế). Cán bộ phân bố vào các phòng nhƣ sau: - Phòng giám đốc: 1 ngƣời. - Phòng giáo trình: 4 ngƣời. - Phòng quốc văn: 3 ngƣời. 11
- Phòng ngoại văn: 1 ngƣời. - Phòng tin học: 3 ngƣời. - Phòng xử lý nghiệp vụ: 2 ngƣời. 1.2.4. Nguồn lực thông tin. Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, đến nay Trung tâm đã có nguồn tài liệu đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung. Từ đó Trung tâm đã xây dựng các phòng riêng dựa vào chức năng nhiệm vụ để quản lý nguồn tài liệu một cách hợp lý, phù hợp với điều kiện khai thác và sử dụng nguồn tin tại đây. Hiện nay nguồn tài liệu tại Trung tâm thông tin -thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội gồm có: - Phòng giáo trình :118.878 cuốn - Phòng đọc quốc văn: Đề tài + luận văn thạc sĩ 4.660 cuốn + CD Luận văn tiến sĩ 160 cuốn + CD Sách tham khảo khổ lớn 8.998 cuốn Sách tham khảo khổ vừa 1.866 cuốn Sách tham khảo khổ nhỏ 4.386 cuốn Đồ án sinh viên khoa kiến trức (kèm CD) 320 cuốn Bảng 1: Số lượng tài liệu của phòng đọc quốc văn thống kê năm 2011 - Phòng đọc ngoại văn: Tiếng Anh 3.319 cuốn Tiếng Nga 33.012 cuốn Tiếng Pháp 426 cuốn Tiếng Đức 1.151 cuốn Các ngôn ngữ khác 59 cuốn Từ điển 637 cuốn 12
Bảng 2: Số lượng tài liệu của phòng đọc ngoại văn thống kê năm 2011 Số tạp chí hiện có: - Tạp chí tiếng Việt: 71 loại - Tạp chí nƣớc ngoài : có một số tạp chí đƣợc sắp xếp trên giá cùng sách ngoại văn. 1.2.5.Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin. * Người dùng tin. NDT là một cá nhân hay một tập thể nào đó có nhu cầu về thông tin nhằm thực hiện một chức năng lao động xã hội. Do tính chất phong phú đa dạng của NDT mà mỗi một cơ quan thông tin- thƣ viện cần phải xác định rõ đối tƣợng NDT để từ đó xây dựng nên chiến lƣợc tổ chức hoạt động thông tin một cách hiệu quả nhất làm cho nguồn tin trở thành tài nguyên thông tin. NDT tại Trung tâm bao gồm: - Những ngƣời làm công tác lãnh đạo, quản lý. - Cán bộ nghiên cứu /giảng viên. - Sinh viên. - Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học. + Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý. Họ là những ngƣời có nhu cầu tìm đọc các tài liệu thuộc diện đề tài nghiên cứu khoa học, các tài liệu có tính bao quát. Nhóm đối tƣợng này tuy không nhiều nhƣng đặc biệt quan trọng, họ là những ngƣời trực tiếp ra quyết định ảnh hƣởng đến sự phát triển của nhà trƣờng. Họ cần nguồn tài liệu này vì đây là nguồn tài liệu có nguồn thông tin khoa học cao, cung cấp thông tin chuyên sâu về những lĩnh vực mà họ đang công tác để họ có thể áp dụng vào công việc của mình. + Cán bộ nghiên cứu/ giảng viên. 13
Đội ngũ cán bộ nghiên cứu/giảng viên là những ngƣời có trình độ học vấn cao, nhu cầu lớn đối với các loại sách tham khảo, đặc biệt là tài liệu tham khảo nƣớc ngoài. Họ cần những nguồn tài liệu “xám” để hỗ trợ quá trình nghiên cứu, giảng dạy và tiếp nhận thêm những nguồn tri thức khoa học. + Sinh viên. Nhóm đối tƣợng này chiếm số lƣợng đông đảo của Trung tâm. Sinh viên là những nhà khoa học và công nghệ trong tƣơng lai và không thể thiếu của sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nƣớc. Trung tâm phục vụ tất cả các khoa, các khóa, các hệ đào tạo, trong đó chủ yếu là sinh viên chính quy. Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trƣờng, nguồn tài liệu “xám” là cần thiết đối với nhóm ngƣời dùng tin này, họ cần những thông tin xác thực và khoa học để đáp ứng nhu cầu của bản thân. Nhất là những thông tin đối với họ trong học tập, nghiên cứu khoa học và làm khóa luận tốt nghiệp. + Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học. Là đối tƣợng thƣờng xuyên đến Trung tâm, có nhu cầu sử dụng các loại sách tham khảo, đặc biệt là các luận án tiến sĩ, thạc sỹ. Họ là một trong những nhóm đối tƣợng chính của nguồn tài liệu “xám”, họ là một lực lƣợng nòng cốt nguồn nhân lực khoa học và kĩ thuật hiện nay. Hầu hết nhóm này là kĩ sƣ, thạc sĩ có mục tiêu học lên cao họ rất cần nguồn tài liệu này để tham khảo hỗ trợ quá trình nghiên cứu của họ. Đối tƣợng bạn đọc này có trình độ học vấn, họ biết cách sử dụng và khai thác nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm, với khả năng chuyên sâu và trình độ lý luận và thực tiễn nên họ có khả năng tiếp nhận nguồn tri thức có trong nguồn tài liệu “xám”. Đồng thời có nhiều thông tin phản hồi đóng góp vào việc phục vụ ngày càng hoàn thiện hơn. * Nhu cầu tin. 14
Việc tiếp cận, chiếm hữu và sở hữu tri thức chỉ thật sự có hiệu quả trên tính tự giác của sinh viên và học viên. Việc tiếp cận chiếm hữu những kiến thức đã có là việc học xem xét quá khứ, tìm tòi khám phá những cái chƣa có thật sự là việc học cho tƣơng lai. Thƣ viện đại học mở ra một môi trƣờng tri thức rộng lớn, thông thoáng và đa dạng để sinh viên thỏa sức mở rộng tầm nhìn và ƣớc mơ của mình. Trung tâm có đối tƣợng phục vụ đó là cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu, giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học trong trƣờng, tất cả đối tƣợng trên đều đƣợc phục vụ tại chỗ, cho mƣợn tài liệu về nhà. + Nhóm người dùng tin là sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh. Ngƣời dùng tin là các sinh viên, học viên học tập tại các chuyên ngành, sinh viên các lớp dự án, học viên cao học đƣợc đào tạo tại nhà trƣờng. Nhu cầu của họ phong phú và đa dạng, nhƣng tài liệu chủ yếu liên quan đến ngành học gồm: giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu... Ngoài ra họ có nhu cầu về tài liệu nghe nhìn nhƣ: băng, đĩa, CD-ROM... phục vụ cho việc học tiếng và tài liệu của họ chủ yếu là phục vụ cho quá trình học tập, bồi dƣỡng ngoại ngữ. + Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ nghiên cứu, giáo viên. Nhóm ngƣời dùng tin này có trình độ cao, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực lãnh đạo quản lý, giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Do đó, nhu cầu tin vừa mang tính chất chuyên sâu, vừa mang tính chất trải rộng và mới. Họ có nhu cầu về tài liệu mang tính chất nghiên cứu, lý luận và mang tính chất thời sự, sử dụng tài liệu thuộc nhiều ngôn ngữ khác nhau. Trên cơ sở các nhóm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, Trung tâm đã và đang từng bƣớc nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động để đáp ứng nhu cầu tin đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của thầy và trò trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội. 15
CHƢƠNG 2. HIỆN TRẠNG NHỮNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 2.1. Tầm quan trọng của sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”. 2.1.1. Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám”.  Khái niệm về tài liệu “xám”. Tài liệu “xám” có tên gọi theo thuật ngữ tiếng Anh là “grey literature”, hiện nay có nhiều định nghĩa trong và ngoài nƣớc về tài liệu “xám” đã từng gây tranh luận trong giới nghiên cứu. Năm 1995 nhóm công tác liên cơ quan về tài liệu “xám” đƣa ra định nghĩa: “ Tài liệu “xám” bao gồm các tài liệu mã nguồn mở ở bên trong hoặc bên ngoài quốc gia, thƣờng có sẵn thông qua các kênh chuyên biệt và có thể không có mặt ở các kênh thông thƣờng, trong các hệ thống xuất bản, phân phối, kiểm soát thƣ tịch hoặc bổ sung do các nhà sách hoặc đại lý thực hiện”. Hội nghị quốc tế lần thứ 4 về tài liệu “xám” tổ chức tại Mỹ năm 1999 định nghĩa: Tài liệu “xám” là tài liệu đƣợc tạo ra bởi tất cả các cấp chính quyền, cơ quan, đơn vị nghiên cứu, trƣờng học, doanh nghiệp, ở dạng in ấn và điện tử và không bị chi phối bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thƣơng mại. Một số định nghĩa khác về tài liệu xám: “Không hiện diện trong các thƣ mục nhƣ cơ sở dữ liệu hay bảng chỉ mục, ở dạng in ấn và điện tử” hoặc “chỉ các bài trình bày, báo cáo, ghi chép hoặc các tài liệu khác đƣợc sản sinh và xuất bản bởi các cơ quan nhà nƣớc, cơ quan và viện nghiên cứu và các đơn vị khác, không đƣợc phát hành hoặc đánh chỉ mục bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thƣơng mại. Rất nhiều tài liệu loại này rất khó tìm kiếm”. (Thƣ viện William & Mary – Viện nghiên cứu Hải dƣơng họcVirginia). 16
“Chỉ tài liệu và dạng tài liệu có vòng đời ngắn, phát hành với số lƣợng hạn chế, không thuộc kênh phân phối và xuất bản chính thức.” (Thƣ viện Y học – Đại học Ottawa). “Chỉ các nghiên cứu hoặc không đƣợc xuất bản hoặc đƣợc xuất bản với mục đích phi thƣơng mại” (Thƣ viện Đại học NewEngland) Tóm lại, tài liệu “xám” là các tài liệu không đƣợc công bố rộng rãi, thƣờng không có mặt trong các kênh phát hành, phân phối truyền thống, đƣợc công bố trong nội bộ cơ quan, đơn vị, trƣờng học, nội dung chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực và không chịu tác động của các mục đích thƣơng mại. Theo định nghĩa tài liệu “xám” của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc, Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Sƣ phạm I Hà Nội: “Là tài liệu nội sinh là những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trƣờng đại học… Phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng nhƣ hƣớng phát triển của những đơn vị này và thƣờng đƣợc lƣu giữ ở các thƣ viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó”.  Đặc điểm nguồn tài liệu “xám”. Hiện nay nguồn tài liệu “xám” của chúng ta xuất hiện rất đa dạng mang nhiều các đặc điểm khác nhau về nội dung và phong phú về số lƣợng. Mỗi trƣờng đại học đào tạo nguồn nhân lực lại có những nguồn tài liệu xám khác nhau, chính vì vậy để có thể phân rõ đặc điểm nguồn tài liệu này thì chúng ta phải dựa vào điều kiện cụ thể tài liệu “xám” của từng trƣờng. Để nhận dạng đặc điểm nguồn tài liệu “xám” chúng ta phải dựa vào tính chất của quá trình tạo ra nguồn tài liệu nội sinh của các trƣờng đại học, theo tác giả Trần Mạnh Tuấn cần dựa vào tính chất sẽ phân tài liệu “xám” thành 3 loại: 17
- Nguồn tin phản ánh các kết quả hoạt động học tập đào tạo: Là các luận án, luận văn, các kết luận khoa học, các tƣ liệu điền dã, các tƣ liệu điều tra, các hồ sơ thí nghiệm, các chƣơng trình đào tạo, giáo trình, đề cƣơng bài giảng. - Nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học: Là các báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các tƣ liệu trung gian đƣợc tạo nên từ việc triển khai các chƣơng trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, đề án, dự án sản xuất thử, các báo cáo khoa học, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo… - Nguồn tin phản ánh tiềm lực đào tạo và nghiên cứu khoa học: bao gồm các tài liệu về cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, các thông tin phản ánh định hƣớng phát triển của nhà trƣờng.  Vai trò của tài liệu “xám”. Nguồn tài liệu có vai trò rất quan trọng trong thƣ viện, nó chính là một trong bốn yếu tố để cấu thành lên thƣ viện. Thƣ viện có phát triển hay không là phụ thuộc vào một trong những yếu tố này và trong đó là nguồn tài liệu. Đặc biệt là đối với các thƣ viện đại học, nguồn tài liệu “xám” phản ánh tiềm năng phát triển của nhà trƣờng, chính trong quá trình hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trƣờng đã tạo ra một khối lƣợng tài liệu có giá trị (gọi là nguồn tin nội sinh hay tài liệu “xám”). Đó là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo... Nguồn thông tin này rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhà trƣờng. Tài liệu “xám” cho thấy cái nhìn tổng quan vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể thƣờng tập trung vào một ngành, chuyên môn nào đó và đƣợc biên soạn theo từng lĩnh vực nhất định đi sâu vào từng vấn đề cụ thể. Bên cạnh đó góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng ngƣời sử dụng. Một số nhà nghiên cứu còn cho rằng, tài liệu “xám” ra 18
đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực đang nghiên cứu. 2.1.2. Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”.  Khái niệm dịch vụ. Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin thuộc nhóm nhu cầu tinh thần. Chỉ cần ở mức giúp ngƣời sử dụng trao đổi đƣợc thông tin, trong khi đó có nhu cầu, ngoài việc trao đổi thông tin, ngƣời sử dụng dịch vụ còn cần đƣợc cung cấp những thông tin cần thiết để thỏa mãn nhu cầu của họ. Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn “ Dịch vụ thông tin- thƣ viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn những nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của ngƣời sử dụng các cơ quan thông tin -thƣ viện”. Các hoạt động dịch vụ thông tin thƣ viện bao gồm: Cho mƣợn tài liệu (miễn phí); Dịch vụ tài liệu tham khảo (có thu phí); Dịch vụ tƣ vấn; Dịch vụ dịch thuật; Dịch vụ internet; Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI); Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS); Các dịch vụ trao đổi thông tin ( Hội thảo, Hội chợ, triển lãm,…)...  Đặc trưng của dịch vụ. - Tính vô hình: dịch vụ là cái chúng ta không thể nhìn thấy, nắm lấy hay nhận diện đƣợc bằng các giác quan. - Tính không xác định: dịch vụ gắn chặt với ngƣời cung cấp dịch vụ, chất lƣợng của dịch vụ lại phụ thuộc vào từng cá nhân thực hiện dịch vụ. - Tính không thể chia cắt: nó mang tính kiên hoàn, không bị gián đoạn. Ngƣời sử dụng dịch vụ (ngƣời dùng tin) ở đây họ không quan tâm đến các kết quả riêng lẻ mà họ quan tâm đến kết quả mà họ nhận đƣợc có thỏa mãn nhu cầu của mình hay không. - Sự tồn kho: tổn thất do tồn kho của dịch vụ, tổn thất này là lớn và khó xác định đƣợc đầy đủ. 19
2.2. Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin-thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. 2.2.1. Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm. Nguồn tài liệu “xám” là một tài sản vô cùng quý giá đối với mỗi Trung tâm thông tin- thƣ viện trƣờng đại học đƣợc thể hiện dƣới nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện của mỗi trƣờng để đƣa ra các dạng tài liệu “xám” đặc trƣng của riêng mình. Hiện nay tại Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội đang lƣu giữ nhiều loại tài liệu xám khác nhau nhƣ: luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, ngành, các báo cáo kết quả triển khai... Nguồn tài liệu này trƣớc đây lƣu giữ ở tƣ liệu các khoa, từ năm 2002 đến nay đƣợc Trung tâm triển khai lƣu giữ và lƣu thông cho quá trình quản lý và bảo quản nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin. Sản phẩm bao gồm: * Luận án tiến sĩ. Hiện nay Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội có 160 luận án tiến sĩ thuộc các chuyên ngành: Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp; Địa kỹ thuật xây dựng; Kiến trúc công trình; Quy hoạch đô thị và nông thôn; Vật liệu và công nghệ vật liệu xây dựng; Xây dựng đƣờng ôtô và đƣờng thành phố; Xây dựng công trình biển; Cấp thoát nƣớc; Xây dựng công trình ngầm và mỏ; Xây dựng công trình thuỷ; Xây dựng cầu, hầm.... Đó là các chuyên ngành nhà trƣờng đào tạo mang tính chuyên sâu, luận án tiến sĩ là một nguồn tài liệu quý - một công trình nghiên cứu lâu dài của những chuyên gia đầu ngành, để đƣợc làm luận án tiến sĩ thì trƣớc đó tác giả của những luận án này phải có công trình nghiên cứu khoa học đạt giải cấp Bộ là quy chế bắt buộc trong chuyên ngành. Vậy để tạo ra những luận án này thì phải có một 20