Kiểm soát dự án và chức năng lập kế hoạch

Chia sẻ: Vang Thi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:38

Thêm vào BST

Báo xấu

96
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chức năng lập kế hoạch, bao gồm việc xác định mục tiêu, công việc và dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án; Chức năng tổ chức, tiến hành phân phối nguồn lực gồm tiền, lao động, trang thiết bị, việc điều phối và quản lý thời gian; Chức năng lãnh đạo;

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kiểm soát dự án và chức năng lập kế hoạch

CHÖÔNG 6: KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN (PROJECT CONTROL)
TOÅNG QUAN ƒ Kieåm soaùt döï aùn laø hoaït ñoäng cuoái cuûa giai ñoaïn trieån khai trong chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn ƒ Kieåm soaùt taäp trung chính leân 3 laõnh vöïc chính: ƒ Möùc ñoä thöïc hieän (Performance) ƒ Chi phí (Cost) ƒ Thôøi gian (Time) 2
Vì sao caàn kieåm tra möùc ñoä thöïc hieän DA? Controlling performance ƒ Caùc vaán ñeà kyõ thuaät phaùt sinh ƒ Khoâng ñuû nguoàn löïc khi caàn ñeán ƒ Caùc khoù khaên kyõ thuaät khoâng theå khaéc phuïc ƒ Caùc vaán ñeà veà chaát löôïng vaø ñoä tin caäy xuaát hieän ƒ Khaùch haøng yeâu caàu thay ñoåi ñaëc tính kyõ thuaät ƒ Söï phöùc taïp giöõa caùc boä phaän xuaát hieän ƒ Caùc phaùt minh môùi aûnh höôûng ñeán döï aùn 3
Vì sao caàn kieåm tra chi phí? Controlling cost ƒ Caùc khoù khaên kyõ thuaät yeâu caàu nhieàu nguoàn löïc hôn ƒ Qui moâ coâng vieäc gia taêng ƒ Giaù thaàu ban ñaàu quaù thaáp ƒ Caùc baùo caùo keùm hoaëc khoâng ñuùng haïn ƒ Hoaïch ñònh ngaân saùch khoâng phuø hôïp ƒ Coâng taùc kieåm tra chænh söûa khoâng thöïc hieän ñuùng luùc ƒ Chi phí ñaàu vaøo thay ñoåi 4
Vì sao caàn kieåm tra tieán ñoä thöïc hieän döï aùn? Controlling time ƒ Caùc khoù khaên kyõ thuaät caàn nhieàu thôøi gian hôn ñeå xöû lyù so vôùi khi hoaïch ñònh ƒ Thôøi gian öôùc löôïng ban ñaàu laø quaù laïc quan ƒ Trình töï coâng vieäc laø sai ƒ Caùc ñaàu vaøo ñöôïc yeâu caàu (vaät tö, nhaân söï, thieát bò) laø khoâng coù khi caàn ñeán ƒ Caùc coâng vieäc caàn thieát phía tröôùc ñaõ khoâng hoaøn thaønh ƒ Khaùch haøng thay ñoåi yeâu caàu Î laøm laïi ƒ Luaät leä chính phuû thay ñoåi 5
TOÅNG QUAN (tt) ƒ Kieåm soaùt döï aùn = giaùm saùt + so saùnh + hieäu chænh (Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting) A Good thing, not domination ! ƒ Giaùm saùt: Thu thaäp, ghi cheùp vaø baùo caùo thoâng tin lieân quan ñeán taát caû caùc laõnh vöïc döï aùn Î kieán nghò caàn thieát nhaèm caûi tieán caùc hoaït ñoäng cuûa döï aùn ƒ So saùnh: caùc thoâng tin giaùm saùt vôùi keá hoaïch vaø vôùi caùc yeâu caàu ñeà ra ƒ Hieäu chænh: Thöïc hieän caùc bieän phaùp hieäu chænh nhaèm ñaït muïc tieâu döï aùn 6
Establish baseline plan (schedule, budget) "Project Management is a proactive approach to Start project controlling a project" Wait until next report period During each report period Collect data on Incorporate changes actual performance into project plan (schedule, costs) (scope, schedule, budget) Calculate updated project schedule, budget, and forecasts Analyze current status compared to plan (schedule, budget) QUAÙ TRÌNH No KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN Are corrective actions needed ? Yes Identify corrective actions and incorporate 7 associated changes
CAÙC YEÁU TOÁ ÑAÙNH GIAÙ KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN THAØNH COÂNG ƒ Söû duïng keá hoaïch DA ban ñaàu (baseline plan) laø cô sôû chuû yeáu ñeå ñieàu phoái döï aùn ƒ Giaùm saùt vaø caäp nhaät thöôøng xuyeân keá hoaïch ban ñaàu Î phaûn aûnh hieän traïng cuûa döï aùn ƒ Chaát löôïng giao tieáp laø yeáu toá then choát. Möùc ñoä thoâng tin tuyø thuoäc caáp quaûn lyù 8
CAÙC YEÁU TOÁ ÑAÙNH GIAÙ KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN THAØNH COÂNG (tt) ƒ PM phaûi tham gia vaøo quaù trình kieåm tra Î ñaûm baûo caùc thay ñoåi laø phuø hôïp vaø ñöôïc pheâ chuaån ƒ Chaát löôïng vaø möùc ñoä baùo caùo phaûi ñaùng tin caäy, thoáng nhaát vaø phuø hôïp vôùi töøng caáp trong nhoùm döï aùn 9
CAÙC THOÂNG TIN CAÀN PHAÛI GIAÙM SAÙT ƒ Tình hình coâng vieäc so vôùi keá hoaïch ƒ Khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc hoaøn thaønh ƒ Chaát löôïng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän ƒ Caùc chi phí so vôùi keá hoaïch ƒ Thaùi ñoä cuûa nhaân söï tham gia trong döï aùn ƒ Söï hôïp taùc giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn Ngoaøi coâng vieäc, tieán ñoä vaø chi phí: ƒ Laõnh vöïc caàn quan taâm: ƒ Möùc ñoä giao tieáp vaø hôïp taùc giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn ƒ Möùc ñoä söû duïng trang thieát bò maùy moùc 10
CAÙC THOÂNG TIN CAÀN PHAÛI GIAÙM SAÙT (tt) ƒ Döï aùn caøng phöùc taïp, caøng toán nhieàu thôøi gian ñeå giaùm saùt vaø kieåm tra Î Khaéc phuïc: Baùo caùo ñôn giaûn ƒ Muïc ñích cuûa heä thoáng giaùm saùt laø thu thaäp vaø baùo caùo döõ lieäu ƒ Muïc ñích cuûa heä thoáng kieåm tra laø xem xeùt sai leäch giöõa thöïc teá vaø keá hoaïch 11
CAÙC DAÏNG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN ƒ 3 daïng kieåm soaùt: ƒ Kieåm soaùt thôøi gian (Time) ƒ Kieåm soaùt chi phí (Cost) ƒ Kieåm soaùt caùc yeâu caàu veà chaát löôïng ƒ Heä thoáng kieåm soaùt chi phí/ tieán ñoä - C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) ƒ Kieåm soaùt beân trong (Internal control) ƒ Kieåm soaùt beân ngoaøi (External control): Audit Î thöôøng döï aùn lôùn, döï aùn chính phuû 12
MOÂ HÌNH HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT ƒ Heä thoáng ñôn giaûn (simple system) ƒ Heä thoáng phöùc taïp cao caáp (high level system) Ñaàu vaøo Ñaàu ra Quùa trình Thoâng tin phaûn hoài 13
ÑAËC ÑIEÅM CUÛA HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT TOÁT ƒ Neân linh hoaït (flexible) ƒ Neân coù chi phí hieäu quaû (cost effective) ƒ Phaûi höõu ích thaät söï ƒ Phaûi thoûa maõn caùc yeâu caàu thöïc teá cuûa DA ƒ Phaûi vaän haønh theo ñuùng thôøi gian ƒ Heä thoáng hoaït ñoäng chính xaùc 14
VÌ SAO CAÀN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOÙAT? ƒ Ñaûm baûo tieán ñoä - chi phí - chaát löôïng coâng vieäc ƒ Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà ñang tieán trieån vaø söï chaäm treå cuûa döï aùn Î xöû lyù vaán ñeà ƒ Deå daøng trao ñoåi thoâng tin giöõa caùc nhoùm vaø caùc thaønh vieân trong döï aùn ƒ Phaûn öùng nhanh hôn vôùi caùc coâng vieäc khoâng phuø hôïp ƒ Taùi khaúng ñònh nhöõng cam keát ƒ Ruùt ra baøi hoïc cho nhöõng döï aùn khaùc 15
KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN CAÀN ÑÖÔÏC THÖÏC HIEÄN NHÖ THEÁ NAØO? ƒ Caàn phaûi thöïc hieän thöôøng xuyeân trong suoát chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn ƒ Caàn phaûi ñöa vaøo trong keá hoaïch döï aùn ƒ Caàn phaûi ñöôïc hieåu &ø coù söï tham gia cuûa taát caû caùc thaønh vieân cuûa döï aùn ƒ Xem xeùt laïi keá hoaïch coâng vieäc ƒ Trao ñoåi thoâng tin &ø baùo caùo thöôøng xuyeân giöõa ban QLDA vaø nhaân vieân ƒ Thaêm hieän tröôøng thöïc teá cuûa döï aùn ƒ Heä thoáng giaùm saùt vaø ñieàu tra maãu Î Strong communication: right people have right information at the right time 16
CAÙC DAÏNG BAÙO CAÙO a) Daïng thöôøng xuyeân (routine): ƒ Ñònh kyø (haøng tuaàn, haøng thaùng ) hoaëc theo caùc coät moác thôøi gian ƒ Chính xaùc hôn: bao goàm tieán ñoä, chi phí, chaát löôïng caùc coâng vieäc b) Daïng ngoaïi leä (exception): 2 tröôøng hôïp: ƒ Thöù nhaát, baùo caùo söï coá tröïc tieáp cho nhöõng thaønh vieân coù traùch nhieäm chính trong vieäc RQÑ ƒ Thöù hai, khi moät quyeát ñònh ñöôïc thöïc hieän treân cô sôû ngoaïi leä vaø muoán thoâng baùo cho caùc nhaø quaûn lyù khaùc bieát Î caàn nhanh, hôi thieáu chính xaùc & khoâng chính thöùc 17
CAÙC DAÏNG BAÙO CAÙO (tt) c ) Daïng phaân tích ñaëc bieät (special analysis): ƒ Phoå bieán caùc keát quaû nghieân cöùu ñaëc bieät ñöôïc thöïc hieän trong döï aùn ƒ Ví duï: vieäc söû duïng vaät lieäu thay theá, ñaùnh giaù quaù trình saûn xuaát, naêng löïc caùc phaàn meàm môùi ... 18
NGUYEÂN TAÉC TRONG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN ƒ Kieåm soaùt coâng vieäc, khoâng phaûi kieåm soaùt ngöôøi thöïc hieän döï aùn ƒ Kieåm soaùt phaûi döïa treân nhöõng coâng vieäc ñaõ hoaøn thaønh ƒ Ñ/v coâng vieäc phöùc taïp: kieåm soaùt döïa treân ñoäng cô laøm vieäc & söï töï giaùc ƒ Döõ lieäu kieåm soaùt phaûi ñöôïc gôûi ñeán ngöôøi thöïc hieän coâng vieäc ñoù 19
NGUYEÂN TAÉC TRONG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN (tt) ƒ Moät heä thoáng kieåm soaùt ñöôïc thieát keá cho nhöõng coâng vieäc bình thöôøng ƒ Nhöõng coâng vieäc ñaëc bieät phaûi ñöôïc xöû lyù rieâng ƒ Söï kieåm soaùt moät quaù trình phöùc taïp ñaït ñöôïc thoâng qua nhieàu caáp 20