Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp dụng cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
MÃ SỐ: 62 34 04 05
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Hàn Viết Thuận
LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu sử
dụng là trung thực, kết quả nghiên cứu chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công
trình nghiên cứu nào khác. Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước
pháp luật.
Nghiên cứu sinh
Nguyễn Thanh Tuấn
i
Tác giả xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo và các thầy cô giáo Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân, nhất là các thầy cô trong Khoa Tin học Kinh tế và Viện
Sau Đại học của Trường. Tác giả đặc biệt xin gửi lời cảm ơn đến PGS. TS. Hàn
Viết Thuận, người đã nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận án này.
Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ giảng viên Trường Đại
học Kinh tế - Đại học Huế, lãnh đạo và cán bộ giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin
Kinh tế, lãnh đạo và cán bộ các Khoa, Phòng trực thuộc Trường Đại học Kinh tế đã
quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong quá trình học tập,
nghiên cứu thực tế.
Tác giả xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, lãnh đạo, cán bộ giảng viên
đã tham gia trả lời phỏng vấn, cung cấp thông tin bổ ích và các cán bộ đã hướng dẫn
nghiệp vụ để tác giả hoàn thành bản luận án này.
Tác giả xin cảm ơn đồng nghiệp, bạn bè, gia đình và người thân đã ủng hộ,
tạo điều kiện, chia sẻ khó khăn và thường xuyên động viên, khích lệ tác giả trong
suốt quá trình học tập và nghiên cứu để tác giả hoàn thành bản luận án.
Xin trân trọng cảm ơn!
ii
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... I
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ II
MỤC LỤC ................................................................................................................. III
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN ...................................... VIII
DANH MỤC CÁC BẢNG ....................................................................................... XI
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ .................................................................. XIII
LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ XV
1. Giới thiệu luận án .............................................................................................. xv
2. Sự cần thiết của đề tài ...................................................................................... xvi
3. Mục đích nghiên cứu......................................................................................... xx
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... xxi
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. xxi
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN
ÁN ............................................................................................................................... 1
1.1. Các công trình ngoài nước ............................................................................ 1
1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới ........................................... 1
1.1.2. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp ............................................................. 4
1.1.3. Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới ............................. 10
1.1.4. Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học ............. 13
1.2. Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước .................. 18
1.2.1. Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam ............................................................. 18
1.2.1.1. Về phía các doanh nghiệp áp dụng .............................................................. 19
1.2.1.2. Các đơn vị cung cấp và triển khai ................................................................ 21
1.2.2. Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường
đại học ở Việt Nam ................................................................................................... 24
1.3. Thiết kế nghiên cứu...................................................................................... 26
iii
1.3.1. Câu hỏi nghiên cứu ......................................................................................... 27
1.3.2. Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất .................................................... 27
1.3.3. Mô hình nghiên cứu ........................................................................................ 28
1.3.4. Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu ......................................................... 29
CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO
CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC ....................................................................................... 30
2.1. Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới ................ 31
2.1.1. Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay ................... 31
2.1.2. So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp ..... 36
2.2. Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong
hoàn cảnh mới ..................................................................................................... 40
2.2.1. Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới ................................................... 40
2.2.2. Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại học ............. 43
2.3. Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp
ERP lớn trên thế giới .......................................................................................... 45
2.3.1. Mô hình quản lý trường đại học của Oracle.................................................... 45
2.3.2. Giải pháp quản lý trường đại học của SAP ..................................................... 48
2.3.3. Mô hình quản lý trường đại học của Microsoft Dynamics ............................. 52
2.3.4. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng mô hình ...................................... 54
2.4. So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành cho
trường đai học ..................................................................................................... 58
2.5. Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trong
các trường đại học ở Việt Nam .......................................................................... 62
2.5.1. Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo ........................................... 64
2.5.2. Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng .................................... 64
2.5.3. Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý được
những thay đổi ........................................................................................................... 65
iv
2.5.4. Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh .................................. 66
2.5.5. Đào tạo và huấn luyện người sử dụng ............................................................. 66
CHƯƠNG 3. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH URP
VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 69
3.1. Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ................................................. 69
3.2. Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ............................. 70
3.2.1. Mức độ sử dụng máy tính và phần mềm quản lý ............................................ 70
3.2.2. Sử dụng và khai thác phần mềm quản lý ........................................................ 75
3.2.3. Thuận lợi và bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý ................... 79
3.2.4. Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng hệ thống ERP vào trường đại học ...... 82
3.2.5. Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP ............... 86
CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC
HUẾ) ......................................................................................................................... 99
4.1. Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam ...... 99
4.1.1. Quy trình xây dựng mô hình URP .................................................................. 99
4.1.2. Phân tích các bước của quy trình .................................................................. 100
4.1.2.1. Xác định mục tiêu của mô hình URP ......................................................... 100
4.1.2.2. Xây dựng tổng thể mô hình URP ............................................................... 101
4.1.2.3. Chiến lược khai thác thông tin trong URP ................................................. 106
4.1.2.4. Xây dựng nền tảng công nghệ .................................................................... 107
4.1.2.5. Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động ..................................... 111
4.2. Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng .... 111
4.2.1. Phân hệ Quản lý chung ................................................................................. 112
4.2.1.1. Chức năng Quản lý nhân sự ....................................................................... 113
4.2.1.2. Chức năng Quản lý tài chính ...................................................................... 113
4.2.1.3. Chức năng Quản lý tài sản ......................................................................... 113
4.2.1.4. Chức năng Quản lý văn bản và biểu mẫu .................................................. 113
v
4.2.2. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học......................................... 114
4.2.2.1. Chức năng Quản lý tuyển sinh ................................................................... 115
4.2.2.2. Chức năng Quản lý hồ sơ ........................................................................... 115
4.2.2.3. Chức năng Lập thời khóa biểu ................................................................... 115
4.2.2.4. Chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ............................................................ 115
4.2.2.5. Chức năng Quản lý thi ............................................................................... 116
4.2.2.6. Chức năng Quản lý điểm ............................................................................ 116
4.2.2.7. E - Learning ................................................................................................ 116
4.2.2.8. Chức năng Quản lý văn bằng ..................................................................... 117
4.2.2.9. Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học .................................................. 117
4.2.3. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo ................................................................................. 118
4.2.3.1. Chức năng Quản lý cựu sinh viên .............................................................. 119
4.2.3.2. Chức năng Quản lý thư viện ...................................................................... 119
4.2.3.3. Chức năng Quản lý ký túc xá ..................................................................... 119
4.2.3.4. Chức năng Tư vấn học tập ......................................................................... 120
4.2.4. So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP ................... 120
4.3. Lựa chọn đơn vị và chức năng thử nghiệm .............................................. 122
4.3.1. Lựa chọn đơn vị thử nghiệm ......................................................................... 122
4.3.1.1. Điều kiện về cơ sở vật chất và công nghệ .................................................. 122
4.3.1.2. Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm ....................................... 124
4.3.1.3. Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT ........................................... 125
4.3.2. Lựa chọn chức năng thử nghiệm ................................................................... 126
4.4. Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế -
Đại học Huế ....................................................................................................... 131
4.4.1. Xây dựng chức năng Quản lý nhân sự ở Trường Đại học Kinh tế ............... 131
4.4.2. Xây dựng chức năng Quản lý tài sản ở Trường Đại học Kinh tế ................. 134
4.4.3. Xây dựng chức năng Quản lý hồ sơ ở Trường Đại học Kinh tế ................... 136
4.4.4. Xây dựng chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ở Trường Đại học Kinh tế ........ 137
4.4.5. Xây dựng chức năng Quản lý điểm ở Trường Đại học Kinh tế .................... 140
vi
4.5. Kết quả của việc triển khai các chức năng ............................................... 149
4.5.1. Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng ..................................... 151
4.5.2. Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống ...... 153
4.5.2.1. Ban Giám hiệu ............................................................................................ 154
4.5.2.2. Lãnh đạo các phòng ban và các khoa ......................................................... 154
4.5.2.3. Đội ngũ cán bộ giảng viên ......................................................................... 155
4.5.2.4. Người học ................................................................................................... 155
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 157
DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ ...................................................... - 1 -
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... - 2 -
PHỤ LỤC 1: PHIẾU PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA............................................ - 8 -
PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA PHỎNG VẤN ..................... - 16 -
PHỤ LỤC 3: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ ............................................................................ - 21 -
PHỤ LỤC 4: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ TÀI SẢN ............................................................................... - 43 -
PHỤ LỤC 5: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ .................................................................................. - 59 -
PHỤ LỤC 6: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ TÍN CHỈ ............................................................ - 74 -
PHỤ LỤC 7: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ ĐIỂM .................................................................................... - 87 -
vii
Ký hiệu Diễn giải (viết tắt)
BFD Business Function Diagram - Sơ đồ chức năng
BHXH Bảo hiểm xã hội
BPR Business Process Reengineering - Tái cấu trúc quy trình kinh
doanh
Cán bộ giảng viên CBGV
Cán bộ quản lý CBQL
Context Diagram - Sơ đồ ngữ cảnh CD
Chief Executive Officer - Giám đốc điều hành CEO
Chief Information Officer - Giám đốc công nghệ thông tin CIO
CMND Chứng minh nhân dân
CNTT Công nghệ thông tin
Data Flow Diagram - Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Danh sách DS
Đơn vị tính ĐVT
ECAR Educause Center for Analysis and Research - Trung tâm Educause
Phân tích và Nghiên cứu
Entity Relationship Diagram - Sơ đồ thực thể quan hệ ERD
Enterprise Resource Planning - Hệ thống Hoạch định tài nguyên ERP
doanh nghiệp
Financial Resource Management- Quản lý nguồn tài chính FRM
Fiber To The Home - Mạng viễn thông băng thông rộng bằng cáp FTTH
viii
quang
Giảng viên GV
Human Resource Management- Quản lý nguồn nhân sự HRM
Information System - Hệ thống thông tin IS
International Organization for Standardization - Tổ chức tiêu ISO
chuẩn hóa quốc tế
Information Technology Committee - Ủy ban công nghệ thông tin ITC
Joint Information Systems Committee - Ủy ban hệ thống thông tin JISC
Local Area Network - Mạng cục bộ LAN
MIAACU Integrated Information System for University Research Activity
Management - Hệ thống thông tin tích hợp để Quản lý hoạt động
nghiên cứu trong trường đại học
Management Informations System - Hệ thống thông tin quản lý MIS
Material Requirements Planning - Hoạch định yêu cầu nguyên vật MRP
liệu
NCKH Nghiên cứu khoa học
Personal Computer - Máy tính cá nhân PC
Phòng KH - Phòng Kế hoạch - Tài chính
TC
Phòng TC - Phòng Tổ chức - Hành chính
HC
Quyết định QĐ
Research and Development - Nghiên cứu và phát triển R&D
Redundant Arrays of Independent Disks - Hình thức ghép nhiều ổ RAID
ix
đĩa cứng vật lý thành một hệ thống ổ đĩa cứng
Return On Investment - Thu nhập từ đầu tư ROI
Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu SQL
trúc
Sinh viên SV
Trung học phổ thông THPT
Trách nhiệm hữu hạn TNHH
TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên
URP
University Resource Planning - Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học1
VINASA Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam
VMware Virtual Machine ware - Hệ thống phần mềm máy ảo
Vmware HA Virtual Machine ware High Availability - Tính năng sẵn sàng cao
của phần mềm máy ảo
VNR500 Bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo mô hình
của Fortune 500
World Trade Organization - Tổ chức thương mại thế giới WTO
1
Sự cố máy tính năm 2000 Y2K
Chúng tôi dùng chữ Quản lý toàn diện trường đại học cho mô hình URP để phản ánh mục tiêu mà mô hình hướng tới. Còn nếu dịch theo sát ý của từ tiếng Anh thì phải là ‘Hoạch định tài nguyên trường đại học’
x
Bảng 1.1. Các lợi ích của hệ thống ERP ..................................................................... 6
Bảng 1.2. Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP ......... 16
Bảng 2.1. So sánh giải pháp ERP của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới ............... 55
Bảng 2.2. Các chức năng của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học ........ 56
Bảng 3.1. Kết quả khảo sát việc Gửi/nhận thư điện tử ............................................. 71
Bảng 3.2. Kết quả khảo sát việc Tra cứu, tìm kiếm thông tin trên mạng ................. 71
Bảng 3.3. Kết quả khảo sát việc Soạn thảo và lưu trữ văn bản ................................. 72
Bảng 3.4. Kết quả khảo sát việc Sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý ......... 72
Bảng 3.5. Kết quả khảo sát việc sử dụng website của nhà trường ............................ 73
Bảng 3.6. Kết quả khảo sát việc sử dụng chức năng Xem thông báo ....................... 73
Bảng 3.7. Kết quả khảo sát sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường ......... 74
Bảng 3.8. Kết quả khảo sát mức độ trung bình sử dụng các tiện ích ....................... 74
Bảng 3.9. Kết quả khảo sát các vấn đề gặp phải khi sử dụng các tiện ích ................ 75
Bảng 3.10. Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý ........................... 75
Bảng 3.11. Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lý ........................... 77
Bảng 3.12. Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý ............ 78
Bảng 3.13. Kết quả khảo sát lý do sử dụng phần mềm quản lý ............................... 79
Bảng 3.14. Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản
lý ............................................................................................................................... 81
Bảng 3.15. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai
ERP ...............................................................................................................................
83
Bảng 3.16. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về những khó khăn gặp phải khi ứng
dụng ERP................................................................................................................... 84
Bảng 3.17. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về nhu cầu ứng dụng ERP của các
trường đại học ........................................................................................................... 85
Bảng 3.18. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thời điểm áp dụng ERP ............. 86
Bảng 3.19. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô
hình URP ................................................................................................................... 87
xi
Bảng 3.20. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thứ tự ưu tiên của các phân hệ trong
mô hình URP ............................................................................................................. 95
Bảng 3.21. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về quy trình triển khai URP trong
trường đại học ........................................................................................................... 96
Bảng 4.1. So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP .................................. 121
Bảng 4.2.Tình hình ứng dụng CNTT tại Trường Đại học Kinh tế Huế .................. 124
xii
Hình 1.1. Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP ...................................................... 1
Hình 1.2. Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới .................................................... 2
Hình 1.3. Mô hình nghiên cứu của luận án ............................................................... 29
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân .............................. 36
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư và phát triển nhà số 6 Hà Nội37
Hình 2.3. Mô hình ERP cho các trường đại học của Oracle ..................................... 46
Hình 2.4. Mô hình ERP của SAP áp dụng cho các trường đại học .......................... 49
Hình 2.5. Sơ đồ chức năng của hệ thống ERP SAP Business ByDesign ................. 59
Hình 3.1. Biểu đồ tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý trong nhà trường ...................... 77
Hình 3.2. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý chung ........... 89
Hình 3.3. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý Đào tạo Đại
học và Sau đại học ..................................................................................................... 91
Hình 3.4. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Hỗ trợ đào tạo ........... 93
Hình 4.1. Quy trình xây dựng mô hình URP .......................................................... 100
Hình 4.2. Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning
(URP) ...................................................................................................................... 105
Hình 4.3. Nền tảng công nghệ của mô hình URP ................................................... 109
Hình 4.4. Phân hệ Quản lý chung ........................................................................... 112
Hình 4.5. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học .................................. 115
Hình 4.6. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo ........................................................................... 119
Hình 4.7. Sơ đồ mạng khu giảng đường C của Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế .......................................................................................................................... 123
Hình 4.8. Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế ....... 129
Hình 4.9. Các chức năng mới triển khai theo mô hình URP .................................. 130
Hình 4.10. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý nhân sự ......................................... 134
Hình 4.11. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý tài sản ........................................... 135
Hình 4.12. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý hồ sơ ............................................. 137
Hình 4. 13. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ............................. 140
Hình 4.14. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý điểm .............................................. 143
xiii
Hình 4.15. Mô hình cấu trúc server......................................................................... 144
Hình 4.16. Mô hình mạng của hệ thống URP ......................................................... 145
Hình 4.17. Máy chủ phiến với 10 phiến .................................................................. 146
Hình 4.18. Cấu trúc hệ thống mạng của mô hình URP ........................................... 147
Hình 4.19. Lược đồ dữ liệu quan hệ của hệ thống URP ......................................... 148
xiv
* Kết cấu tổng thể của luận án
Tổng thể luận án được trình bày trong 248 trang.Ngoài phần mở đầu(7
trang), kết luận(3 trang), danh mục công trình của tác giả, tài liệu tham khảo và phụ
lục (92 trang),nội dung chính của luận án được chia thành bốn chương, cụ thể như
sau:
- Chương 1: Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án: được trình
bày trong 28 trang với 2 bảng biểu và 3 sơ đồ, hình vẽ.
- Chương 2: Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường
đại học: được trình bày trong 36 trang với 2 bảng biểu và 5 sơ đồ, hình vẽ.
- Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các
trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay: được trình bày trong 28 trang
với 21 bảng biểu và 4 biểu đồ, hình vẽ.
- Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP
(Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế): được trình bày trong 54
trang với 2 bảng biểu và 19 sơ đồ, hình vẽ.
* Các kết quả chính của luận án đạt được
- Về mặt lý luận: Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc
xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. Tác giả đã đề
xuất mô hình lý thuyết về URP cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm
nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam.
- Về mặt thực tiễn:Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các
chuyên gia, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các trường đại
học Việt Nam giai đoạn hiện nay. Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây
dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại
học Việt Nam.
Tác giả đã thử nghiệm mô hình URPtại Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ,
Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ. Các chức năng thử nghiệm bước đầu đã cho kết quả
xv
tốt. Mô hình URPcó thể sử dụng như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cho các trường đại học trong cả
nước.
Ngày nay, ở các nước phát triển, cơ cấu nền kinh tế đã thay đổi và tiến triển do
một số yếu tố. Trước hết, nền kinh tế ở các nước này tiếp tục dịch chuyển từ nền kinh
tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ. Một yếu tố khác là người lao động hầu hết
đã trở thành lao động trí thức, nơi máy tính hay giao diện máy tính trở thành một
phần cấu thành công việc của họ. Yếu tố quan trọng nữa là công nghệ thông tin được
sử dụng rộng rãi để thu thập và tổng hợp các luồng thông tin từ nguồn xuất phát đến
người ra quyết định cuối cùng.Công nghệ thông tin đang trở thành một phần quan
trọng của quá trình ra quyết định thông qua hệ thống hỗ trợ quyết định.
Ở các doanh nghiệp cũng vậy, các quy trình khác nhau của doanh nghiệp
như: kỹ thuật, kinh doanh, sản xuất hoặc mua hàng được tích hợp trong cùng một hệ
thống thông tin cho thấy sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau trong quản lý
kinh doanh tổng hợp. Vì vậy, bắt đầu xuất hiện các hệ thống lập kế hoạch tổng hợp
như: nguồn nhân lực và tài chính cùng với các yêu cầu về nguyên liệu và nguồn lực
sản xuất. Loại hệ thống hợp nhất này được gọi làHoạch định tài nguyên doanh
nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP).
Mô hình ERP có thể nói một cách tổng quát là sự chuẩn hóa quy trình quản
lý theo tiêu chuẩn quốc tế - International Organization for Standardization(ISO)
trong môi trường công nghệ thông tin. Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải
pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa quy trình
quản lý trên nền tảng của công nghệ thông tin.
Còn trong môi trường giáo dục đại học hiện đại, các trường đại học đang gặp
rất nhiều thách thức, từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyển sinh trong khi quy mô về cán bộ
giảng dạy, kinh phí cho đào tạo không theo kịp, đếnviệc mở rộng các loại hình đào
tạo (từ xa, trực tuyến,v.v…), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và
học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa quy trình
xvi
quản lý, trao đổi thông tin và hội nhập với các trường đại học khác trên thế giới
v.v…
Thêm vào đó, giáo dục đại học còn bị tác động mạnh bởi xu hướng toàn cầu
hóa, đặc biệt là kết quả của yêu cầu cải thiện hiệu suất và hiệu quả của các chính
phủ đối với trường đại học trên toàn thế giới. Sự gia tăng kỳ vọng của các bên liên
quan (đặc biệt là sinh viên và chính phủ), các yêu cầu về chất lượng và hiệu suất
cũng như môi trường giáo dục cạnh tranh cùng với hỗ trợ của chính phủ giảm, đã
gây áp lực cho các trường đại học trên toàn thế giới phải áp dụng các chiến lược
mới để cải thiện hiệu suất của họ.
Ngoài việc tổ chức giảng dạy, trường đại học còn hoạt động tương tự như
các doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trên cơ sở
chung là lợi nhuận. Do đó, bất kỳ hệ thống quản lý đại học nào cũng phải đối mặt
với các vấn đề khó khăn và trở ngại trong quá trình quản lý. Từ đó, một bài toán đặt
ra cho hầu hết các trường đại học là tìm ra mô hình hiệu quả hỗ trợ nhà trường trong
việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất.
Để đối phó với những vấn đề trên, một xu hướng nổi bật trong những năm
gần đây là giáo dục đại học chuyển sang áp dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp ERP, với hy vọng thích ứng với những thay đổi của môi trường đầy
cạnh tranh. Kết quả là, hệ thống quản lý và điều hành lỗi thời đã được thay thế bằng
các hệ thống ERP trong các tổ chức này, để đạt được hiệu quả và khả năng tiếp cận
hơn cho tất cả các thành viên, cải thiện hiệu suất người dùng cuối bằng cách cung
cấp các công cụ quản lý tốt hơn. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như
ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho nhiều
trường đại học lớn trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v… Các
công ty này đã đưa ra các giải pháp ERP được thiết kế để tích hợp tất cả các
phần của một tổ chức giáo dục thành một nền tảng lớn để quản lý. Một hệ thống
được thiết kế bao gồmcác gói phần mềm có khả năng tùy chỉnh mang lại nhiều lợi
ích cho các hoạt động quản lý cũng như quản trị. Tùy thuộc vào tính chất của các
gói phần mềm, các khoản tiết kiệm của quản lý có thể tăng đến 60% tổng chi phí
xvii
quản lý hằng ngày. Hầu hết các giải pháp ERP được đánh giá tốt với các tính năng
thích ứng cho các loại hình tổ chức giáo dục.
Cùng với sự lớn mạnh của thị trường giáo dục đại học, các nhà cung cấp giải
pháp ERP lớn trên thế giới đã tập trung nghiên cứu và đề xuất các mô hình dành riêng
cho lĩnh vực này. Sự phát triển nhanh chóng của mạng Internet và các thiết bị di động
có khả năng kết nối mạng càng thúc đẩy việc nghiên cứu và áp dụng mô hình ERP
trong trường đại học. Mô hình ERP đặc biệt phù hợp trong xu hướng học tập trực
tuyến, từ xa qua mạng. Do đó đòi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư cơ sở vật
chất và chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đào tạo cho xã hội. Các trường đại
học đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đào tạo như giáo
trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các
trường.
Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị [2] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vấn đề tin
học hóa công tác quản lý trong các trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo
và các trường đại học trong cả nước triển khai.Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của
Bộ Chính trị [3] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng
yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế càng khẳng định yêu cầu cấp thiết
của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo nói
riêng. Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mô
hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam.
Hiện nay, một số trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam đã và đang sử dụng
các phần mềm quản lý như Quản lý Sinh viên, Quản lý Nhân sự, Quản lý Thư viện,
Quản lý Thiết bị, Quản lý Tài sản, Quản lý Ký túc xá, v.v... song song hoặc độc lập
với nhau. Nhìn chung, các trường đại học chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng
phân hệ đơn lẻ từ các công ty phần mềm lớn ở trong nước như Công ty CMC và
FPT là hai nhà triển khai giải pháp quản lý thông tin theo mô hình ERP dựa trên sự
hợp tác với SAP và Oracle.
xviii
Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà nhiều trường chỉ
ứng dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà
cung cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý.
Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối giữa
các phân hệ với nhau và chưa dùng chung một cơ sở dữ liệu trong khi ERP cố
gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức dựa trên một cơ sở dữ liệu
dùng chung. Điều này gây khó khăn lớn cho việc áp dụng ERP ở các trường đại
học vì khi áp dụng ERP vào các trường đại học thì tất cả công việc quản lý phải
được chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong một hệ thống
tích hợp thống nhất.
Trong khi đó, một số trường đại học đang nghiên cứu áp dụng mô hình
ERP vào trường đại học như Đại học Nông Nghiệp 1 Hà Nội, Đại học Kinh tế Đà
Nẵng, nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một
mô hình thực sự phù hợp cho công tác quản lý tại các trường đại học ở Việt
Nam.Các công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít, chủ
yếu tập trung nghiên cứu những thuận lợi, khó khăn và lợi ích đạt được khi triển
khai hệ thống ERP vào trường đại học. Ở Việt Nam, vấn đề này lại càng hiếm và
chưa được quan tâm nhiều, chủ yếu nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng và kinh
nghiệm trong việc triển khai ERP vào doanh nghiệp. Chỉ mới có 1 bài báo đề cập đến ứng dụng ERP vào trường đại học[4]2.
Bên cạnh đó, giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp có khá
nhiều sự khác biệt trong quản trị và quản lý. Điều này cũng là một trong những khó
khăn chính cho việc áp dụng các hệ thống ERP vào các trường đại học. Cùng với
đó, việc nghiên cứu một mô hình Quản lý toàn diện trường đại học (URP) tương tự
như mô hình Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) dành riêng cho các tổ
chức giáo dục đại học vẫn chưa được tiến hành. Xuất phát từ thực tiễn này, tác giả
đề xuất khái niệm mô hình URP dựa trên cơ sở của mô hình ERP trong lĩnh vực sản
trường đại học và những khó khăn, thuận lợi của việc ứng dụng này. Ngoài ra, tác giả đề xuất mô hình gồm 6 phân hệ quản lý trong trường đại học.
2 Bài báo “Mô hình ERP cho các trường đại học” của Nguyễn Văn Chức (2007) gồm 4 trang đề cập đến sự cần thiết ứng dụng ERP vào
xix
xuất kết hợp với những yêu cầu quản lý đặc trưng từ phía các trường đại học Việt
Nam. Vẫn chủ yếu dựa trên sự kết hợp với các thành tựu của công nghệ thông tin,
đặt biệt là mạng máy tính cũng như các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu, mô
hình URP sẽ đem lại những lợi ích như các hệ thống ERP đem lại cho các doanh
nghiệp. Ngoài ra, mô hình URP có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với các
trường phân tán về địa lý.
Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở
Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực khoa học hệ
thống thông tin quản lý. Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng mô
hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng
dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học
Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình.
Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp
dụng cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại
Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
Các mục tiêu cụ thể là:
- Nghiên cứu một cách có hệ thống nhu cầu phải tiến hành đổi mới quản lý
trong các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hội nhập hiện nay.
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng hệ thống
ERP vào các trường đại học trên thế giới và rút ra những bài học kinh nghiệm cho
Việt Nam.
- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác
quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam.
- Xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam.
- Thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng
cách xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mô hình này.
xx
- Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận án là mô hình URP cho các trường đại học ở
Việt Nam trên cơ sở kế thừa những kinh nghiệm ứng dụng ERP vào các trường đại
học của các nước trên thế giới kết hợp với những đặc trưng và quy trình quản lý cơ
bản của các trường đại học ở Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi về mặt không gian: các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến
hành phỏng vấn chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước: Trường Đại học
Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên; Trường Đại học Kinh
tế Quốc dân; Trường Đại học Xây dựng Hà Nội;Trường Đại học Thương mại Hà
Nội; Học viện Bưu chính Viễn thông Hà Nội; Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế;Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh;Trường Đại học Đồng
Tháp.
+ Phạm vi về mặt thời gian: từ tháng 11/2011 đến tháng 11/2014.
+ Phạm vi về mặt nội dung: tác giả tìm hiểu và nghiên cứu kinh nghiệm ứng
dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới và thực trạng ứng dụng các hệ thống
thông tin quản lý trong các trường đại học Việt Nam hiện nay để từ đó nhận thức
được sự cần thiết phải xây dựng mô hình URP cũng như các phân hệ chức năng cần
phải có cho mô hình này.
Để đạt được mục tiêu đặt ra, luận án sử dụng các phương pháp sau:
- Thứ nhất, sử dụng một số phương pháp thống kê như: phân tích, tổng hợp,
so sánh áp dụng với nguồn dữ liệu thứ cấp (từ các công trình nghiên cứu trước) để
rút ra bài học kinh nghiệm cho việc áp dụng ERP vào trường đại học, tìm ra câu trả
lời cho việc xây dựng mô hình URP.
- Thứ hai, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng áp dụng cho nguồn
dữ liệu sơ cấp (từ khảo sát, phỏng vấn 60 chuyên gia trong cùng lĩnh vực tại 8
xxi
trường đại học trên phạm vi toàn quốc) để khẳng định lại sự cần thiết phải xây dựng
và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam.
- Thứ ba, sử dụng các phương pháp chuyên dụng trong phát triển hệ thống
thông tin như: phương pháp phân tích, thiết kế hướng chức năng, hướng sự kiện,
phương pháp mô hình hóa, v.v… để xây dựng 5 chức năng trong mô hình URP.
xxii
Trong chương này tác giả trình bày một cách tổng quan các kết quả nghiên
cứu của các tác giả trong và ngoài nước liên quan đến đề tài luận án. Trên cơ sở đó
sẽ chỉ ra khoảng trống nghiên cứu còn chưa đề cập đến trong các nghiêncứu này.
Trước đây, các tổ chức thường sử dụng các Hệ thống thông tin quản lý -
Management Information System (MIS) để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành các
hoạt động của mình. Tuy nhiên, từ khi xuất hiện hệ thống ERP, các tổ chức có xu
hướng chuyển qua áp dụng hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình mới. Để hiểu
rõ xu thế thay thế các hệ thống thông tin quản lý trước đây bằng hệ thống ERP,
Samantaray [47] nêu những hạn chế, nhược điểm mà MIS gặp phải khi thực hiện
chức năng quản lý trong xu thế hiện nay, thể hiện ở Hình 1.1.
Hình 1.1. Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP
Nguồn: Samantaray [47]
1
Bên cạnh đó, tác giả cũng mô tả quá trình hình thành và phát triển của mô
hình ERP, những ưu điểm của ERP so với MIS, trên cơ sở đó khẳng định ERP đang
trở thành sự cải tiến cho MIS trong việc hỗ trợ công tác quản lý.
ERP trải dài theo chiều ngang qua các chức năng kinh doanh và theo chiều
dọc trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp. Trong thời gian đầu những năm
1990, hệ thống ERP đã nổi lên với khả năng chiếm ưu thế duy nhất trong việc tái
cấu trúc các quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, việc ứng dụng ERP đạt đỉnh điểm
vào cuối những năm 1990, sau đó giảm sút nghiêm trọng chủ yếu là do vấn
đề Y2K. Những năm đầu thế kỷ 21 đã chứng kiến sự hồi sinh nhanh chóng của hệ
thống ERP trên toàn ngành công nghiệp sản xuất và dịch vụ do sự thích ứng mạnh
mẽ và phù hợp với các quy trình nghiệp vụ trong thời kỳ mới, thể hiện ở Hình 1.2:
Suppliers
Planning Headquarter (Japan)
Suppliers (India)
Hình 1.2. Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới
Nguồn: Samantaray [47]
2
Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá về sự thành công của việc ứng dụng ERP
trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Các yếu tố thành công quan trọng của việc
thực hiện ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích
hợp hoàn chỉnh các quy trình và chức năng kinh doanh của một doanh nghiệp [7],
[27]. Tuy nhiên, một số yếu tố quan trọng hơn liên quan đến tái cấu trúc quy trình
kinh doanh và tích hợp các quy trình cốt lõi khác nhau vào hệ thống ERP. Nhiều
công ty sử dụng hệ thống thông tin mạnh như ERP để xử lý các ứng dụng kinh
doanh phức tạp, ví dụ như quản lý các dịch vụ khách hàng trên phạm vi rộng lớn.
Lý do ERP trở nên rất phổ biến là nó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp [15].
Liên quan đến ảnh hưởng của quy mô tổ chức đến việc ứng dụng hệ thống
ERP, Sedera và cộng sự [42] cho rằng “quy mô của một tổ chức (nhỏ hoặc lớn) có
thểgóp phần vào sự khác biệt trong việc tiếp nhận các lợi ích mà ERP đem lại cho tổ
chức”. Sự khác biệt trong thực tiễn hoạt động của tổ chức được đo lường bằng cách
sử dụng một mô hình xác nhận theo thời gian, trong đó sử dụng năm yếu tố chính:
hệ thống chất lượng, chất lượng thông tin, sự hài lòng, tác động của cá nhân, tác
động của tổ chức và 42 chỉ tiêu nhỏ (Thông tin được thu thập từ 310 người trả lời,
đại diện cho 27 tổ chức khu vực công). Kết quả cho thấy:
(1) tổ chức lớn nhận được nhiều lợi ích hơn so với các tổ chức nhỏ;
(2) các tổ chức nhỏ chứng tỏ sự tin cậy cao hơn đối với hệ thống ERP của họ;
(3) người lao động có sự khác biệt đáng kể về nhận thức lợi ích trong các tổ
chức nhỏ và lớn.
Tiếp theo là nghiên cứu về khả năng tùy biến của hệ thống ERP đối với từng
tổ chức của Luo W. và Strong D. M. [29]. Nghiên cứu này xác định 9 tùy biến có
thể lựa chọn dựa trên mức độ thay đổi được thực hiện cho cả hệ thống ERP và quy
trình quản lý. Nó được thiết kế để giúp các tổ chức biết được tùy biến nào có sẵn để
chọn lựa và trong số các tùy biến thì tùy biến nào là khả thi với khả năng của tổ
chức. Các ứng dụng của khuôn khổ này được minh họa qua trường hợp nghiên cứu
3
một tổ chức đang thực hiện triển khai một số mô - đun của hệ thống ERP. Việc triển
khai được thực hiện theo từng giai đoạn cũng minh họa sự chuyển biến của một tổ
chức, vì việc triển khai ứng dụng ERP liên quan đến việc thay đổi tổ chức, kỹ
thuật và cách bổ sung các lựa chọn tùy biến trở nên khả thi với khả năng của tổ chức.
Lợi ích của hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp bắt nguồn từ điểm
khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm
quản lý rời rạc khác, đó chính là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất
và các mô - đun của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản
lý rời rạc, nhưng các mô - đun này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường
tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các
mô - đun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta
và ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo
quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay
là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể
dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau
tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành
nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau:
nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc
thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt
động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng
nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ
thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin
đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của
bước kế tiếp v.v...
Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là
các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là
4
để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự
từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động
của một phòng, ban cụ thể và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng
ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực
hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tập tin, v.v...) với năng suất thấp
và không có tính kiểm soát. Các mô - đun của ERP cũng phục vụ cho các phòng,
ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng
tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự
động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên
phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ
nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản
lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
Lấy quy trình xử lý đơn bán hàng làm ví dụ. Thông thường, khi khách hàng
đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình mà phần lớn công việc được thực
hiện trên giấy tờ, từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác, vòng quanh công ty và
trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của
các bộ phận khác nhau. Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường
làm đơn hàng chậm chễ cũng như thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống
quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi. Trong khi đó, không ai trong công ty biết được
thực sự tình trạng đơn hàng vào một thời điểm nhất định nào đó bởi vì, ví dụ như bộ
phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận
kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa.
Bằng việc kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy
nhất, sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng
chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau, ERP tự động hoá mọi khâu hoạt
động trong một chu trình kinh doanh - ví dụ như việc thực hiện đơn hàng ở trên.
Với ERP, khi một nhân viên phòng kinh doanh nhận được một đơn hàng của khách,
nhân viên này có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn thiện đơn hàng. Sau khi
đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn
5
hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên
quan đến đơn hàng mới này. Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên
quan đến đơn hàng, thông qua hệ thống ERP đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến
bộ phận tiếp theo. Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào
đó, người ta chỉ cần vào hệ thống ERP và theo dõi trong đó. Trong trường hợp mọi
việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh một cách nhanh chóng, ít xảy ra lỗi và
khách hàng sẽ nhận được đơn hàng nhanh hơn.
Như vậy, lợi ích mà các hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp là rất
lớn, dựa trên việc hoạt động của hệ thống phần mềm tích hợp. Trên cơ sở phân tích
các tài liệu nghiên cứu liên quan đến các lợi ích đạt được từ việc sử dụng hệ thống
ERP, tác giả tìm ra một tập hợp các lợi ích mà doanh nghiệp áp dụng có thể mong
đợi. Tác giả đưa ra danh sách của năm loại lợi ích khác nhau theo năm khía cạnh
chính thể hiện trong Bảng 1.1, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng
cơ sở công nghệ thông tin và Tổ chức.
Mối quan tâm của một doanh nghiệp, hay chính xác hơn là giám đốc điều
hành của một doanh nghiệp có kinh nghiệm về hệ thống doanh nghiệp không phải là
các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống doanh nghiệp thành công đơn lẻ, mà là các tiêu
chuẩn đánh giá ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của hệ thống. Vì vậy, tác
giả tập trung vào các hệ thống đang hoạt động chứ không phải các dự án triển khai
hệ thống và điều này phù hợp với quan điểm của Markus [31]. Các hệ thống ERP
không kỳ vọng sẽ mang lại lợi ích trên tất cả các khía cạnh như trong Bảng
1.1,nhưng những lợi ích này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quát giúp cho các doanh
nghiệp khác nhau có được sự so sánh cần thiết trước khi đưa ra quyết định áp dụng.
Bảng 1.1. Các lợi ích của hệ thống ERP
Khía cạnh Cụ thể
6
• Hoạt động
• Giảm chi phí • Giảm thời gian chu kỳ • Cải thiện năng suất • Nâng cao chất lượng • Nâng cao dịch vụ khách hàng
• Quản lý
• Quản lý nguồn lực tốt hơn • Nâng cao khả năng lập kế hoạch và ra quyết định • Cải thiện hiệu suất
• Chiến lược
• Hỗ trợ phát triển kinh doanh • Hỗ trợ hợp tác kinh doanh • Xây dựng các ý tưởng kinh doanh • Xây dựng chiến lược dẫn đầu về chi phí thấp • Tạo lập chuyên biệt hóa sản phẩm (bao gồm sự tùy chọn) • Tạo lập các mối liên kết với các đối tác (khách hàng và
nhà cung cấp)
• Xây dựng sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh trước • Cơ sở hạ tầng công
những thay đổi ở hiện tại cũng như trong tương lai nghệ thông tin
• Giảm chi phí cho công nghệ thông tin • Tăng năng lực cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
• Tổ chức
• Hỗ trợ trong những thay đổi của tổ chức • Tạo điều kiện học tập kinh doanh • Trao quyền • Xây dựng tầm nhìn chung
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Ngoài việc nghiên cứu những lợi ích đạt được khi một hệ thống ERP đi vào
hoạt động, tác giả còn xem xét những giai đoạn đem lại lợi ích cũng như những yếu
tố ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại. Việc triển khai một hệ thống
ERP, ngoài sự tốn kém, còn đòi hỏi mất rất nhiều thời gian, ít nhất là một năm và có
7
thể kéo dài suốt quá trình hoạt động của tổ chức. Vì vậy, chúng ta phải nắm rõ vấn
đề này để phát huy những lợi ích của hệ thống ERP và giảm thiểu những lãng phí
trong việc áp dụng một hệ thống ERP trong tổ chức.
Theo Earl [18], phải mất từ 1 đến 2 năm mới có thể bắt đầu cụ thể hóa các
lợi ích kinh doanh. Cũng theo đó, một dự án ERP không thể hoàn thành sau 3 năm.
Những lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi từ hệ thống ERP sẽ đạt được một cách
liên tục sau khi triển khai hệ thống chứ không phải đạt được tất cả cùng một lúc
[13].Điều này cũng nhận được sự đồng ý của Gattiker và Goodhue [20] cũng như
Matolcsy và cộng sự [32] khi họ nhận định rằng các lợi ích từ hệ thống ERP bắt đầu
xuất hiện sau giai đoạn “chạy thử” - mất khoảng 2 năm trở lên. Tương tự như vậy,
Häkkinen và Hilmola [21] cũng cho rằng giai đoạn “chạy thử” mất khoảng từ 4 đến
12 tháng sau khi triển khai. Việc đạt được các lợi ích sau giai đoạn “chạy thử” là do
nhân viên đã học hỏi được cách sử dụng và có kinh nghiệm hơn với các hệ thống
ERP [16].
Việc các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại có thể bị chậm trễ trong giai đoạn
“chạy thử” sau khi triển khai là hoàn toàn bình thường và tất yếu.Vì vậy nhiều tài
liệu khuyến cáo không nên đo lường hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn này. Lý
do là vì đo lường năng suất và tác động khi các doanh nghiệp chưa ổn định sẽ
không chính xác [21]. Điều này đã được nghiên cứu của Matolcsy và cộng sự
[32]kiểm chứng trong thực tế khi họ thực hiện các phép đo trong suốt 3 năm trước
khi áp dụng hệ thống ERP và 2 năm sau khi triển khai.
Ngoài ra, cũng tồn tại các yếu tố khác bên cạnh yếu tố đo lường theo giai
đoạn của hoạt động kinh doanh. Ví dụ, Hit và cộng sự [24] cho rằng tình trạng
không ổn định hay các cú sốc trong ngành kinh doanh xảy ra trên thị trường có thể
gây ra một sự ảnh hưởngkhi đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Điều
này có thể dẫn đến các phép đo không chính xác và các đánh giá cũng trở nên sai
lầm.
Quản lý tốt việc triển khai hệ thống thông tin cũng như những thành phần
tham gia vào hệ thống ERP cũng là một yếu tố quan trọng góp phần ảnh hưởng đến
8
việc tăng hiệu suất hệ thống [37]. Các nhà quản lý cũng nên đặt mục tiêu cho việc
triển khai ERP. Mặt khác, những vấn đề như “kích thước hệ thống ERP” cũng là
một yếu tố góp phần tác động tới hoạt động kinh doanh. Điều này có nghĩa là số
lượng các mô - đun triển khai, sự liên kết giữa các mục tiêu kinh doanh chiến lược
và mục tiêu của ERP là một yếu tố quan trọng để tạo ra lợi ích kinh doanh từ hệ
thống ERP.
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại là bản thân
các hệ thống ERP của các nhà cung cấp. Các hệ thống ERP từ các nhà cung cấp đa
quốc gia cải tiến hiệu suất tốt hơn so với các hệ thống ERP của nhà cung cấp địa
phương. Bằng chứng là hệ thống ERP của Đài Loan thực sự lại làm giảm hiệu suất
sau khi triển khai. Đối với các doanh nghiệp liên quan đến kinh doanh quốc tế,điều
này càng trở nên quan trọng, vì các nhà cung cấp ERP đa quốc gia có thể cung cấp
nhiều chức năng tốt hơn để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp. Đây là
một dấu hiệu cho thấy các yếu tố như các nhà cung cấp ERP và đặc tính riêng của
hệ thống ERP có thể dẫn đến kết quả khác nhau liên quan đến hoạt động kinh
doanh [26].
Häkkinen và Hilmola [21] đề cập đến việc đo lường dự án ERP liên quan đến
việc xem xét các lợi ích tài chính như ROI, những lợi ích của tổ chức, sự hài lòng
của người sử dụng và các chỉ số đo lường hiệu quả liên quan đến năng suất lao
động. Điều này được dùng như một hướng dẫn để tìm kiếm các chỉ số cụ thể của
hiệu suất kinh doanh từ hệ thống ERP. Việc đo lường cũng bao gồm các chỉ số:
thay đổi tổ chức và tái cấu trúc quy trình kinh doanh- Business Process
Reengineering (BPR), tăng vốn kiến thức nhân viên trong các doanh nghiệp, cung
cấp dịch vụ tốt hơn và chất lượng thông tin cuối cùng tốt hơn [24].
Choo [14] cho rằng việc đánh giá những cải tiến trong việc ra quyết định,
thời gian hoàn thành và mức độ thuận lợi cho các hoạt động quản lý, kết quả của
việc áp dụng ERP, cũng là những chỉ số đánh giá hiệu quả kinh doanh từ hệ thống
ERP. Ngoài ra, việc đo lường quản lý chuỗi cung ứng cũng có thể được sử dụng để
đánh giá lợi ích đạt được từ hệ thống ERP, với các chỉ số như: chi phí hậu cần và
9
phân phối, chi phí bảo trì, chi phí làm lại, tốc độ để thực hiện, tỷ lệ giao hàng đúng
thời hạn, thời gian cần thiết để sản xuất một mặt hàng cụ thể, tỷ lệ phần trăm lỗi vận
chuyển, tỷ lệ khiếu nại của khách hàng, dễ dàng thay đổi mức sản lượng, đa dạng
hóa sản phẩm và khả năng sản xuất sản phẩm mới [45].
Cùng với sự phát triển của các hệ thống ERP ứng dụng trong hoạt động sản
xuất công nghiệp và dịch vụ, những năm gần đây cũng đánh dấu xu thế ứng dụng
ERP vào môi trường đại học một cách mạnh mẽ. Giả định chiếm ưu thế là vì hệ
thống ERP đã hoạt động tốt trong rất nhiều tổ chức khác nhau thì nó cũng sẽ hoạt
động tốt trong các trường đại học. Lockwood [28]lập luận rằng, các trường đại học,
các tổ chức phải đối mặt với nhiều vấn đề phổ biến đối với hầu hết các tổ chức hiện
đại, bao gồm: các vấn đề về nguồn lực phối hợp, kiểm soát chi phí, khuyến khích và
tạo điều kiện cho các nhân viên trong doanh nghiệp, v.v... Do đó, có thể diễn giải
rằng khi các trường đại học có những vấn đề chung như một loạt các tổ chức, thì
các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện đại - bao gồm
cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên thế giới - có thể
được áp dụng tương tự trong các trường đại học.
Mặt khác, cũng là hấp dẫn khi xem trường đại học như một cái gì đó khác
biệt hay đặt ngoài các tổ chức khác - là một tổ chức độc đáo trong thế giới hiện đại.
Balderston F.[10] mô tả lịch sử các trường đại học phát triển như một loại hình tổ
chức, và vẫn còn ở một mức độ “đặc biệt” với một nơi tự trị trong xã hội và quyền
lựa chọn các thành viên, quyết định mục tiêu của nó, và hoạt động theo cách riêng
của mình.
Ngoài ra, việc thay đổi ở trường đại học trên toàn thế giới còn chịu rất nhiều
áp lực từ môi trường ngoài, bao gồm: tài trợ và hỗ trợ chính phủ cho mỗi sinh viên
tiếp tục suy giảm, toàn cầu hóa và cạnh tranh toàn cầu, số lượng sinh viên tăng liên
tục, những thay đổi trong bản chất của công việc học tập, cạnh tranh ngày càng tăng
giữa các tổ chức giáo dục, áp lực của chính phủ buộc phải cải thiện hiệu quả hoạt
động, và kỳ vọng của các bên liên quan thường đa dạng và thay đổi. Trong lĩnh vực
10
giáo dục đại học, những thay đổi này là quan trọng và liên tục đòi hỏi quy trình
quản lý hiệu quả hơn [9], [39], cần phải cải thiện các hoạt động quản trị [9]. Trong
vòng hai mươi năm qua và trong tương lai gần, các trường đại học đã, đang và sẽ
phải trải qua những thay đổi lớn. Chính phủ các nước đã gây sức ép đối với các
trường đại học và buộc họ phải hành động như các doanh nghiệp. Can thiệp của
chính phủ và nhu cầu giáo dục tăng đã mở đầu áp lực cho sự thay đổi trên lĩnh vực
giáo dục đại học. Sớm hay muộn giáo dục đại học sẽ nhìn vào thực tế là không phải
tất cả các trường đại học đều là các tổ chức đặc biệt.
Chính trong bối cảnh như vậy mà các trường đại học đã tìm cách khai thác
công nghệ thông tin mới, trong đó các thế hệ mới của hệ thống thông tin quản lý tích
hợp trở nên rất hấp dẫn. Trong nhiều trường hợp, các trường đại học không tự xây
dựng các hệ thống này, họ cũng không đặt mua chúng từ những nhà sản xuất phần
mềm chuyên về việc cung cấp các giải pháp riêng biệt, mà họ đang chuyển sang
chỉnh sửa và tùy chỉnh hệ thống phần mềm chung được sử dụng rộng rãi bởi các tập
đoàn lớn, điển hình là hệ thống ERP. Các hệ thống ERP bao phủ đầy đủ nhất các
phạm vi hoạt động và quy trình của tổ chức, cung cấp các loại thông tin quản lý tổ
chức linh hoạt, hiệu quả và cập nhật thường xuyên. Các hệ thống này được hứa hẹn là
sẽ mang đến cho các trường đại học những chức năngnhằm đáp ứng nhu cầu quản lý
trước một loạt các áp lực cũng như căng thẳng đặc trưng cho hoàn cảnh hiện tại của
họ. Vì lẽ đó mà các trường đại học đang ngày càng mong muốn áp dụng hệ thống
ERP.
Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, SunGard SCT, Datatel
cũng bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm năng này. Trong những năm
đầu thế kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung trong tay ba công ty trên [40]. Những năm
gần đây, sau nhiều hoạt động mua lại và sáp nhập, Oracle, SAP và Microsoft đang
chiếm lĩnh thị trường cung cấp giải pháp ERP cho các trường đại học [48]. Họ đã và
đang thành công với mô hình ERP cho hàng trăm đại học lớn tại Mỹ, Anh, Đức,
v.v...
11
Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào
công tác quản lý. Nổi bật là các dịch vụ của hệ thống ERP do SAP cung cấpdành
cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP [30]. Từ sự thành công tại các
trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở châu Âu cũng từng bước tiếp cận và
triển khai các hệ thống ERP. Đã có những đánh giá thực nghiệm về hiệu quả cũng
như thành công của các dự án triển khai ERP vào các trường đại học. Ở châu Âu,
chính phủ Đức đi đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại
học, tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin [22]. Nghiên cứu này
cũng đề cập đến các nhân tố dẫn đến việc tăng cường khả năng hoạt động của tổ
chức giáo dục đại học bằng cách ứng dụng SAP R/3. Hiệu quả của việc ứng dụng
này cũng được đề cập bằng thực nghiệm ở các trường đại học Đức.
Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia, Romania cũng từng bước triển
khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học. Họ tiến hành tích hợp từng phần, từng
giải pháp cho từng lĩnh vực hoặc ứng dụng cả một hệ thống ERP lớn [5], [6]. Trong
nghiên cứu của mình, nhóm tác giả đã nghiên cứu việc tích hợp hệ thống phần mềm
vào quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học. Từ quan điểm xã hội, hệ
thống thông tin tích hợp quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học
MIAACU (Integrated Information System for University Research Activity
Management) xác định những mối liên hệ xã hội tốt hơn giữa những người sử dụng
là các trung tâm nghiên cứu và các phòng ban quản lý đại học cũng như có thể tăng
cường tính minh bạch của tổ chức đối với các đối tác xã hội: bộ và các tổ chức khác
phát động các cuộc thi để tài trợ cho nghiên cứu. Ngoài ra, nghiên cứu này còn đề
cập đến việc ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực trong trường đại học. Đây là một
ứng dụng phần mềm quản lý nguồn lực mới và độc đáo cho các trường đại học đã
được phát triển và triển khai thực hiện. Sự phức tạp của dự án liên quan đến việc
cấu trúc các giải pháp bằng cách triển khai một phần mềm ứng dụng đảm bảo tập
hợp thông tin, thử nghiệm hệ thống tích hợp trong các môi trường khác nhau.
Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ
thống ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP
12
R/3 vào quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc [23]. Kinh nghiệm trong
quá trình triển khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để
trường Victoria mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam
Á và Hongkong.
Để hiểu rõ xu thế này, đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng
trong cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp
dụng các hệ thống ERP mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ
công tác quản lý trường đại học.
Đầu tiên là nghiên cứu của Pollock N. và Cornford J. [38] đề cập đến mối
quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp. Có thể
nói các trường đại học là các tổ chức được thành lập từ rất lâu, có lịch sử lâu đời
hơn rất nhiều so với các công ty, xí nghiệp. Mặc dù hiện nay, đã có những thay đổi
nhất định về hình thức, chức năng và dáng dấp bên ngoài, nhưng các trường đại học
vẫn giữ lại những đặc điểm tương đồng vốn có từ xa xưa. Đó là sự kết hợp nhất
định giữa mục đích, “sản xuất” giới hạn đầu ra, quyền tự chủ và phụ thuộc nhu cầu
xã hội. Bất kỳ tổ chức nào cũng có một hay nhiều hơn các đặc điểm nói trên. Ngoài
ra, hai tác giả còn đưa ra những kết luận về sự tương đồng trong các hoạt động, các
chức năng quản lý giữa trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp.
Trong nghiên cứu của mình, Yakovlev I. V. [46] đã đề cập đến quá trình tái
cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi ứng dụng mô hình ERP vào
hỗ trợ công tác quản lý. Tác giả chỉ rõ thách thức lớn trong tái cấu trúc các quy
trình quản lý là việc phải quên cách làm việc truyền thống, cởi mở hơn trong việc
tiếp nhận các chức năng mà hệ thống quản lý mới cung cấp. Trong số các chức
năng mới, có nhiều chức năng giúp cải thiện hoạt động điều hành trường đại học,
trong khi một số khác lại không phù hợp với quy mô nhỏ của trường. Vì vậy, cần
phải cấu hình lại hệ thống cho phù hợp mặc dù không phải ai cũng làm được điều
này.
13
Ngoài ra, Swartz D. và Orgill K. [44] cũng đã có những nghiên cứu nhằm
cung cấp một cách tiếp cận hệ thống ERP để giúp các nhà triển khai có thể tiết kiệm
chi phí trong quá trình triển khai một dự án ERP. Nhóm tác giả đã đưa ra những vấn
đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống ERP trong trường đại học. Đó là
thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ được nhân sự cũ và tuyển dụng
nhân sự mới.
Bên cạnh những thuận lợi trong xu hướng này, cũng tồn tại không ít khó
khăn. Trong nghiên cứu của mình,Pollock [39] đã đề cập đến sự thiếu hụt của các
nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học.
Kết quả là trường đại học không có sự lựa chọn nào ngoài việc áp dụng một giải
pháp chung. Những giải pháp này rất khó để tùy chỉnh cho các nhu cầu cụ thể của
các tổ chức. Do đó, vấn đề quan trọng đối với các nhà cung cấp phần mềm và các
trường đại học liên quan đến những lợi ích của hệ thống ERP có thể được kết hợp
với các chiến lược để cải thiện sự phù hợp giữa các giải pháp này, nhu cầu của các
trường đại học cụ thể và các tổ chức nói chung. Về mặt này, nhà cung cấp cần một
sự hiểu biết sâu sắc hơn về bối cảnh tổ chức cụ thể và yêu cầu của các trường đại
học.
Ngoài ra, chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến
việc ứng dụng ERP vì các trường đại học cảm thấy khó khăn trong việc đánh giá
các gói phần mềm [39]. Cũng trong nghiên cứu này, tác giả phân tích về những vấn
đề không thể so sánh được giữa môi trường đại học và môi trường doanh nghiệp
mà trước đây ERP được ứng dụng rất nhiều. Rất khó để chuyển từ một gói phần
mềm có tính chất chung như ERPsang triển khai tại một trường đại học cụ thể. Nó
không chỉ đơn giản liên quan đến yếu tố kỹ thuật, mà còn là sự hiểu biết của người
dùng đã được đào tạo. Chính vì sự khó khăn đó, tác giả tiếp tục phân tích về các
chiến lược tùy chọn mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra cho các tổ chức khác
nhau. Các nhà cung cấp phần mềm đưa ra mô hình tiêu chuẩn, trên cơ sở đó tùy
biến theo từng tổ chức cụ thể trên cơ sở sửa chữa và nâng cấp các gói phần mềm
tiêu chuẩn. Đồng thời với việc cấu hình lại phần mềm là sự thay đổi tổ chức rất khó
14
khăn. Cuối cùng, tác giả phân tích những ảnh hưởng của ERP tới tổ chức: tiêu
chuẩn hóa, tổ chức đơn vị, tái lập quá trình hoạch định chính sách và thay đổi mối
quan hệ.
Bên cạnh những nghiên cứu về mặt lý thuyết, trong thực tế đã có những
nghiên cứu liên quan đến việc ứng dụng thành công mô hình ERP vào môi trường
đại học dưới sự hỗ trợ của các giảng viên. MacKinnon [30] cũng đã có những
nghiên cứu về các dịch vụ do SAP cung cấp trong hệ thống ERP dành cho liên minh
các trường đại học sử dụng SAP (Bảng 1.2). Nghiên cứu đề cập đến các mô hình
ERP khác nhau được cung cấp bởi SAP cho các trường đại học ở Mỹ.
15
Ngoài ra, cũng có những nghiên cứu nhằm phân tích, tổng kết và rút ra
những bài học kinh nghiệm trong việc áp dụng và triển khai hệ thống ERP trong
Bảng 1.2. Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP
trường đại học. Nghiên cứu của Somarajan [43] bàn về việc lập kế hoạch và thực
hiện thành công của một hệ thống ERP trong một tổ chức giáo dục. Đây là một quá
trình đầy nỗ lực, phức tạp liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, tài chính, tổ chức và
hoạt động. Hai vấn đề đầu tiên là kỹ thuật và tài chính có thể được xử lý thông qua
các phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn. Tuy nhiên, hai vấn đề sau về mặt tổ chức và
hoạt động là các vấn đề có tính mềm, đòi hỏi cách tiếp cận đặc biệt để đảm bảo
thành công.
Nguồn: MacKinnon [30]
16
Sự năng động của hai khía cạnh mềm này trong các tổ chức giáo dục có hơi
khác so với trong các tổ chức kinh doanh. Các tác giả, dựa trêntổng hợp các kinh
nghiệm quản lý và học tập trong việc triển khai các hệ thống ERP, đã thảo luận về
các phương pháp tiếp cận khác nhau để xử lý các vấn đề cứng và mềm, đặc biệt là
từng vấn đề mềm cụ thể liên quan đến các tổ chức giáo dục. Họ quan sát thấy rằng
việc triển khai các mô - đun quản lý nguồn nhân lực, tài chính diễn ra trôi chảy. Tuy
nhiên, một vài trục trặc đã xảy ra trong việc thực hiện các mô-đun liên quan đến
sinh viên do các vấn đề trong việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ. Trong trường
hợp không có tiêu chuẩn chung được thiết lập và thực hành tốt nhất cho việc lập kế
hoạch và triển khai thực hiện cụ thể cho các tổ chức giáo dục, nghiên cứu này có thể
được sử dụng để chấp nhận ERP trong tương lai trong giới học thuật.
Cũng liên quan đến vấn đề này, Bologa và cộng sự [12] đã xác định và phân
tích sự khác biệt của các trường đại học liên quan đến cơ cấu truyền thống, sự tham
gia quản lý, tổ chức, năng lực đội ngũ thực hiện, hệ thống cũ, liên bộ phận truyền
thông, đào tạo người sử dụng, các nhà cung cấp, quan hệ đối tác với khách hàng, tư
vấn bên ngoài. Các kết quả của nghiên cứu này có thể được sử dụng trong việc xây
dựng một khuôn khổ đánh giá các giải pháp ERP tốt nhất cho quản lý các trường đại
học. Cũng trong nghiên cứu này, tác giả chỉ rõ những công việc cần chuẩn bị trước
khi triển khai (lập kế hoạch chiến lược, những hệ thống sẽ kế thừa, nhu cầu thay
thế, nghiên cứu khả thi). Tiếp đó, tác giả lên kế hoạch cho sự thành công của dự án:
lập kế hoạch về kỹ thuật, tài chính, vấn đề về tổ chức thực hiện các giai đoạn của dự
án.
Từ sự thành công của việc triển khai ERP vào trường đại học ở Mỹ, Úc,
Anh, v.v… hàng loạt các trường đại học ở các nước châu Á đã nghiên cứu ứng
dụng mô hình này vào công tác quản lý như Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật
Bản, v.v… Năm 2010, Mishra [33] ở Đại học Gour, Ấn Độ đã đưa ra mô hình ERP
tương lai cho việc quản lý trường đại học công dựa trên mô hình PeopleSoft của
Oracle.
17
Các tác giả cũng đưa ra các phân hệ cần thiết cho một hệ thống ERP, vòng
đời của ERP, các thách thức gặp phải khi triển khai một dự án ERP và cuối cùng là
những đề xuất để việc triển khai đạt hiệu quả cao.
Về mặt lý thuyết, việc nghiên cứu ERP ở trong nước còn hạn chế, chủ yếu là
nhữngbáo cáo thực nghiệm, những bài học kinh nghiệm của việc triển khai hệ thống
ERP trong các tổ chức doanh nghiệp hay các nhân tố thành công hoặc thất bại của
ERP tại Việt Nam.
Cùng với xu thế của thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam dần hiểu rõ vai trò
của hệ thống ERP và đang có sự đầu tư mạnh mẽ trong việc triển khai các hệ thống
ERP. ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình
truyền thông hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong báo
cáo phân tích của Công ty sản xuất phần mềm Fast Accounting [53] nêu rõ, hệ
thống ERP giúp doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn
kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, v.v… đồng thời có khả năng tối ưu hóa
các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công, v.v… vừa đủ để
sản xuất, kinh doanh. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và xóa bỏ sự cách biệt
giữa các mắt xích trong một chu trình dẫn đến khả năng trọng tâm hóa công tác
quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính - kế toán, quản lý nhân sự, R&D,
bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất, v.v... ) vào một hệ thống.
Tuy nhiên, dù hiệu quả của hệ thống ERP đem lại cho doanh nghiệp là rất
lớn nhưng thị trường ERP ở Việt Nam vẫn chưa sôi động. Nghiên cứu của Công ty
sản xuất phần mền EFFECT [52] nêu lên vấn đề là nhiều doanh nghiệp, nhà quản lý
vẫn chưa hiểu rõ ERP là gì, có nên triển khai hệ thống ERP hay không và chọn giải
pháp triển khai như thế nào? Đây chính là những băn khoăn lớn làm cho việc ứng
dụng hệ thống ERP chưa được rộng rãi. Thêm một lý do màbáo cáo của tạp chí PC
World[57] đã chỉ ra là sự thiếu minh bạch về mặt thông tin trong quá trình triển
khai hệ thống ERP cũng làm ảnh hưởng đến việc ứng dụng hệ thống ERP trong
18
doanh nghiệp. Ở Việt Nam, hiện nay chỉ có hai nhà cung cấp ERP lớn của nước
ngoài là Oracle và SAP cùng với các đối tác triển khai Việt Nam FPT - ERP, Pythis,
Tinh Vân, CMC, Fast, EFFECT… Thông tin mà họ cung cấp tại các buổi hội thảo
về ERP có chất lượng chưa cao, không có thông tin nhiều chiều, đa dạng về tất cả
các giải pháp ERP như doanh nghiệp mong muốn. Việc triển khai thành công hay
1.2.1.1. Về phía các doanh nghiệp áp dụng
thất bại cũng không được đưa ra một cách rõ ràng.
Về mặt thực tiễn, các doanh nghiệp đang xem ERP như công cụ, giải pháp
hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng
năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu, đồng thời giảm thiểu rủi ro, cảnh báo
trước nguy cơ thiệt hại kinh tế do các số liệu, dữ liệu kinh doanh được cập nhật kịp
thời và đảm bảo công khai, minh bạch tài chính. Với cương vị Chủ tịch Công ty
FPT IS, ông Đỗ Cao Bảo đã từng khuyến nghị rằng chỉ cần đầu tư khoảng 1.000 tỷ
đồng cho hệ thống CNTT hỗ trợ quản trị tài chính doanh nghiệp thì Vinashine,
Vinalines đã không mất tới 92.000 tỷ đồng [54].
Tuy nhiên, tại Việt Nam, số lượng tập đoàn, doanh nghiệp đầu tư triển khai
ERP vẫn còn khiêm tốn. Đơn cử, trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu của bảng xếp
hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3 doanh nghiệp công
bố công khai trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng Internet về việc
đã triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Liên
doanh Việt - Nga Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam; 7 doanh nghiệp,
tập đoàn còn lại gồm Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông
Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông
Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC, Tập đoàn Công
nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông
thôn Việt Nam vẫn chưa có thông tin về việc triển khai hệ thống ERP. Riêng trường
hợp Tập đoàn Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự nghiên
cứu phát triển giải pháp ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố
thông tin.
19
Được biết, hệ thống SAP ERP tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex)
được xây dựng trong 3 năm (2010 - 2012) có trị giá lên tới 12,6 triệu USD,đang là
hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam. Chính thức vận hành trên toàn quốc từ 1/1/2013,
hệ thống này đã kết nối quản trị kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn
Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho
xăng dầu, 118 địa điểm, tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng
dầu trên toàn quốc. Petrolimex cũng là doanh nghiệp triển khai công bố thông tin về
việc ứng dụng ERP mạnh mẽ, rầm rộ nhất.
Còn Vietsovpetro đã nhắm đến giải pháp ERP của Oracle từ năm 2003 và tới
năm 2006, hệ thống ERP đã giúp doanh nghiệp này hiện đại hoá toàn bộ quy trình
quản lý theo chuẩn thế giới, từ khâu mua hàng, nhập kho, giao hàng, quản lý vật tư
cho đến khâu thương mại, tài chính kế toán, nhân lực, v.v...; giảm sự chồng chéo và
đảm bảo một quy trình có tính thống nhất cao tại 15 đơn vị của toàn doanh nghiệp.
Tập đoàn Điện lực Việt Nam từ đầu năm 2009 công bố đang triển khai dự án
hệ thống phần mềm Oracle ERP với các mô - đun tài chính, vật tư, tài sản, nhân sự -
tiền lương, v.v… cho các doanh nghiệp trong ngành Điện.
Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) cho biết: Số
lượng doanh nghiệp, tập đoàn triển khai ERP trên thực tế có thể lớn hơn số lượng
doanh nghiệp công bố triển khai ERP. Bởi triển khai ERP không đơn giản và đã có
những dự án bị sụp đổ hoặc không đạt được sự thành công như mong đợi khi
không thể thay đổi cách thức quản trị truyền thống, khiến doanh nghiệp không
muốn quảng bá, tuyên truyền.
Số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm tới việc triển khai ERP đang
có xu hướng gia tăng, hầu hết vẫn nhắm tới 2 giải pháp ERP đang chiếm lĩnh thị
trường Việt Nam là SAP ERP và Oracle ERP (sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của các hệ
thống CNTT lớn). Một số doanh nghiệp khác do hạn chế về kinh phí đang tìm tới
các giải pháp “nội” với phạm vi, quy mô triển khai nhỏ hơn. Các tập đoàn, doanh
nghiệp đang triển khai ứng dụng SAP ERP gồm: Petrolimex, Vinamilk, Tập đoàn
Thép Việt, P&G Việt Nam, Panasonic Việt Nam, Công ty Bảo hiểm Bảo Minh, Tập
20
đoàn Tân Tạo, Tân Hiệp Phát, v.v...Các tập đoàn, doanh nghiệp đang triển khai ứng
dụng Oracle ERP gồm: Vietsopetro, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Công ty Viễn
thông toàn cầu GTEL, Unilever Việt Nam, Cà phê Trung Nguyên, HT Mobile,
Công ty Cổ phần Dịch vụ Tin học HPT, Zamil Steel Việt Nam, v.v...
Theo kết quả khảo sát tình hình ứng dụng CNTT trong các tập đoàn, tổng
công ty và ngân hàng Nhà nước vừa được ông Phạm Tấn Công, Chánh Văn phòng
Đảng ủy khối Doanh nghiệp Trung ương công bố trong năm 2013, mới có 5/19
doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết đã triển khai ứng dụng ERP (tương đương
28%) song nhìn về tương lai, 7/19 doanh nghiệp cho biết sẽ triển khai ERP trong
1.2.1.2. Các đơn vị cung cấp và triển khai
thời gian tới (37%) [59].
Về phía các đơn vị cung cấp và triển khai ERP tại Việt Nam hiện nay, số
lượng các công ty phần mềm cung cấp giải pháp ERP không nhiều, chủ yếu vẫn là
các đơn vị thực hiện chức năng tư vấn và triển khai cho các nhà cung cấp lớn của
thế giới như SAP và Oracle. Các công ty phần mềm lớn, có mặt lâu năm như FPT,
Fast mới có những bước nghiên cứu về hệ thống ERP trong những năm gần đây và
đã cho ra đời những hệ thống ERP dành cho các đối tượng khách hàng là doanh
nghiệp nhỏ và vừa. FPT vẫn đang là doanh nghiệp CNTT có số lượng khách hàng
làm ERP lớn nhất (thống kê của EAC công bố 2/2010, cả nước có 103 doanh nghiệp
đã triển khai ERP, thì có tới 52 doanh nghiệp được hỗ trợ triển khai bởi FPT). Bên
cạnh FPT còn có một số tên tuổi khác như SSG (Sunshine Gimasys), Lạc Việt,
Pythis (Kim Tự Tháp), TVE, CSC (Global SyberSoft), CMC, HPT, PVTech,
Tectura, v.v... Cụ thể như sau:
FPT IS cùng hãng phần mềm SAP công bố đã xây dựng và đóng gói thành
công giải pháp quản trị nguồn lực ERP triển khai nhanh cho doanh nghiệp ngành
thép của Việt Nam - FPT.SAP iFESS (FPT SAP Express Steel Solution). FPT.SAP
iFESS là gói giải pháp ERP đầu tiên do một doanh nghiệp CNTT Việt Nam - hoàn
thiện được SAP châu Á - Thái Bình Dương chứng nhận. Gói giải pháp SAP
này được FPT IS và SAP hoàn tất trong vòng 10 tháng (từ 12/2012 đến 9/2013).
21
Giải pháp được hội đồng đánh giá của SAP châu Á - Thái Bình Dương công nhận
đạt tiêu chuẩn của SAP và cấp chứng chỉ cho FPT IS.
Pythis cung cấp Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp PERP gồm nhiều
ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng
suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả
hơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc.
CMC .EzBiz là giải pháp phần mềm kinh doanh tổng thể cho các doanh
nghiệp của CMC. Giải pháp CMC.EzBiz được xây dựng nhằm hướng tới các khách
hàng là các công ty đầu tư tài chính, chứng khoán, các quỹ đầu tư chứng khoán, các
doanh nghiệp… với các quy trình nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán niêm yết,
chưa niêm yết, OTC, đầu tư ủy thác, quản lý nguồn vốn…
FAST tung ra phần mềm ERP trên nền web Fast Business Online được phát
triển trên nền tảng web, cho phép truy cập, làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết
bị nào đã được kiểm chứng trong thời gian qua với những thành tựu mới, tiên tiến.
EFFECT-ERP của EFFECT được xây dựng dựa theo mô hình ERP. Tuy
nhiên, phần mềm bao gồm thêm một số mô - đun khác nữa nhằm mục đích phục vụ
cho việc phát triển doanh nghiệp. Xương sống của hệ thống là phiên bản phần mềm
kế toán EFFECT-SQL 4.0 mở rộng, có khả năng có thể thay đổi, thêm bớt các
thông tin quản lý và khả năng tạo lập, sửa đổi hệ thống sổ sách, báo cáo ngay trên
giao diện phần mềm mà không cần phải lập trình.
Công ty VIAMIvới sản phẩmRVX Manager là một hệ thống mở, có thể được
tùy biến và mở rộng nhanh chóng với các tính năng bổ sung, lĩnh vực đặc biệt, tài
liệu, chức năng, báo cáo kể cả các mô - đun phần mềm đặc biệt.
Vietsoftcung cấp sản phẩmERP for Garment & Footwear là giải pháp ERP
của Vietsoft cho ngành Dệt may và Giày dép. Hệ thống thông tin có chức năng quản
lý toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty dệt may bao gồm các mô -
đun: Quản lý nhân sự (Vietsoft - HRM), Quản lý sản xuất (Vietsoft - PP& PAC),
Hoạch định vật tư (MRP), Quản lý kho (IC), v.v... Vietsoft hiện đang là nhà cung
cấp giải pháp quản trị hàng đầu cho ngành May mặc và Giày dép.
22
Sản phẩmInfor ERP LN củaTRG international là giải pháp giúp doanh
nghiệp đáp ứng mọi yêu cầu phức tạp của thị trường quốc tế. Giải pháp này bao
gồm đầy đủ các chức năng hỗ trợ toàn vẹn tất cả các quy trình trong hoạt động sản
xuất hiện nay - từ khâu kỹ thuật đến phân phối sản phẩm.
AMIS MISA của công ty MISA là phần mềm online tích hợp nhiều tính năng
quản trị doanh nghiệp như tính năng quản trị tài chính kế toán, quản trị nhân sự,
quản trị bán hàng tới quản trị truyền thông, công việc, tri thức, sáng kiến, hành
chính, v.v... Có thể thấy AMIS.VN như một giải pháp ERP thu nhỏ. Điểm đáng chú
ý là mức giá mà MISA công bố phù hợp triển khai cho mọi loại hình doanh nghiệp
vừa và nhỏ thuộc mọi lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, chỉ tương
đương cước sử dụng điện thoại di động. Các quy trình nghiệp vụ quản trị trong
AMIS.VN được kết nối chặt chẽ với nhau thành một hệ thống hợp nhất.Thông tin
đầu ra của bộ phận này sẽ là đầu vào của bộ phận khác, vì thế giảm các thao tác
thừa, trùng lắp giữa các bộ phận, giảm rủi ro do thao tác sai, tối ưu hóa nguồn lực
doanh nghiệp.
Ngoài ra còn có các giải pháp khác như SINNOVA-ERP của
SINNOVA;NAVIWORLD đã thiết kế Microsoft Dynamics NAV với phiên bản
tiếng Việt dành cho doanh nghiệp Việt Nam; Cybersoft với giải pháp Cyber
Business Net; CADS với CADS ERP.Net là những hệ thống phần mềm thống nhất,
đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán,
phân tích, điều hành, giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm
bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi
trường bên ngoài. Các giải pháp mang tính mở theo đặc thù của doanh nghiệp có thể
xử lý tất cả các giao dịch của doanh nghiệp trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông
tin và cơ sở dữ liệu thống nhất.
Những đơn vị cung cấp trên còn đảm nhận nhiệm vụ tư vấn và triển khai hệ
thống ERP cho bản thân đơn vị cũng như các nhà cung cấp lớn là SAP và Oracle.
Ngoài ra, trên thị trường ERP Việt Nam còn có nhiều công ty chuyên nhiệm vụ tư
vấn và triển khai khác như CSC Việt Nam, Gimasys, SSG, HPT, Tinh Vân, v.v…
23
Dù tồn tại những trở ngại đối với sự phát triển của ERP trong doanh nghiệp
như vậy, nhưng theonghiên cứu của FPT [58], thị trường ERP tại Việt Nam sẽ bùng
nổ trong vài ba năm tới, vì đây là nhu cầu bức bách của doanh nghiệp. Việt Nam đã
gia nhập WTO, Việt Nam sẽ cải cách mọi quy trình nghiệp vụ để hòa nhập thế giới.
Thời gian qua đã đánh dấu sự sôi động trong việc ứng dụng hệ thống ERP của các
doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện tượng này là một minh chứng cho việc chấp nhận bỏ
nhiều tiền đầu tư hơn để mong đạt được hiệu quả tương xứng. Đây là cách làm khôn
ngoan của các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm đi tắt đón đầu để nâng cao giá trị nội
lực của mình [56]. Trong thời gian tới, với sự xuất hiện nhiều hơn của các nhà tư vấn
độc lập, các nhà cung cấp giải pháp ERP trong và ngoài nước cùng với kinh nghiệm
triển khai ERP trong thời gian qua sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển ứng dụng ERP
trong công tác quản lý doanh nghiệp Việt Nam [58].
Cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền
thông sẽ tạo ra những điều kiện thuận lợi để đổi mới cơ bản nội dung, phương pháp
và hình thức tổ chức giáo dục, đổi mới quản lý giáo dục, tiến tới một nền giáo dục
điện tử đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân người học. Quá trình hội nhập quốc tế sâu
rộng về giáo dục đang diễn ra ở quy mô toàn cầu, tạo cơ hội thuận lợi để tiếp cận
với các xu thế mới, tri thức mới, những mô hình giáo dục hiện đại, tranh thủ các
nguồn lực bên ngoài, tạo thời cơ để phát triển giáo dục.
Các trường đại học Việt Nam cũng đã từng bước ứng dụng công nghệ thông
tin vào những quy trình quản lý của mình. Nhưng hiệu quả đem lại vẫn chưa cao vì
chưa có một khuôn khổ, mô hình quản lý thống nhất chung cho các trường đại học.
Cùng với đó, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà các trường chỉ ứng
dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà cung
cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý. Điều này
gây ra nhiều khó khăn trong việc giao tiếp với các ứng dụng từ các nhà cung cấp
khác.
24
Sự kết hợp của các hệ thống cũ mặc dù đáp ứng hầu hết các yêu cầu và có
các hệ thống tương đương cho các mô - đun quản lý sinh viên, quản lý nguồn nhân
lực và tài chính,nhưngkhông giống như các hệ thống ERP, nơi các mô - đun được
tích hợp liền mạch.Sự tích hợp trong các hệ thống cũ được quản lý thông qua
nhiều máy chủ và các giao diện khác nhau. Việc duy trì các giao diện này trở nên
khó khăn hơn và yêu cầu các nguồn tài nguyên ngày càng nhiều. Các hệ thống
thiết kế sẵn riêng lẻ lại thiếu các tính năng và chức năng thiết yếu trong việc đầu
tư các hệ thống có tính chất tổng thể.
Từ đó xuất hiện nhu cầu thay thế các hệ thống cũ bằng một hệ thống ERP
bắt nguồn từ những lý do sau đây:
- Khó khăn trong việc duy trì sự tích hợp giữa các hệ thống cũ khác nhau.
- Hệ thống thiết kế sẵn rất nhiều nhưng lại không hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu.
- Khó khăn trong việc mở rộng các hệ thống cũ để đáp ứng sự tăng trưởng
trong hoạt động.
- Khó khăn trong việc cung cấp các dịch vụ dựa trên web.
- Khó khăn trong việc kết hợp các công nghệ mới như giao diện và các dịch
vụ web với các máy tính lớn dựa trên hệ thống cũ.
Như đã trình bày ở trên, việc ứng dụng ERP trong các trường đại học đang là
một xu hướng trên toàn thế giới. Đã có rất nhiều trường đại học thành công với các
mô hình khác nhau của ERP. Nhiều bài học kinh nghiệm cũng đã được rút ra,
những nhân tố quyết định đến sự thành công của một dự án ERP cũng đã được
nghiên cứu. Đây là tiền đề thuận lợi cho các trường đại học ở Việt Nam ứng dụng
hệ thống ERP vào công tác quản lý trường đại học.
Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng mô hình URP là hoàn toàn cần thiết và
phù hợp với chủ trương đổi mới quản lý giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại
học nói riêng của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo. Khả năng nghiên cứu vấn đề
này cũng hoàn toàn khả thi trong điều kiện đầu tư cơ sơ vật chất của nhiều trường
25
ngày càng tăng và quá trình tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ trong các trường đại
học.
Qua tổng hợp và phân tích các công trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy việc
nghiên cứu chủ yếu liên quan đến những vấn đề sau: Theo tổng kết của Moon [34]
về các bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ 2000 đến 31/05/2006, có 313 bài
liên quan ERP được đăng trên 79 tạp chí. Các bài nghiên cứu này có thể phân thành
các nhóm sau:
(1) Triển khai hệ thống ERP: 135 bài;
(2) Sử dụng hệ thống ERP: 44 bài;
(3) Mở rộng chức năng ERP: 37 bài;
(4) Giá trị ERP: 24 bài;
(5) Khuynh hướng và kỳ vọng: 55 bài;
(6) Đào tạo, huấn luyện: 18 bài.
Riêng lĩnh vực ERP trong môi trường đại học ít hơn nhiều, chủ yếu đề cập
đến những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai trong trường đại học,
những lợi ích đạt được từ phía đơn vị triển khai.
Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều,
chủ yếu là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố
thành công hay thất bại ERP tại Việt Nam. Các công ty phần mềm lớn của Việt
Nam chủ yếu làm nhiệm vụ triển khai cho các đối tác là SAP, Oracle… chứ chưa tự
mình nghiên cứu mô hình cho phù hợp với đặc điểm của các tổ chức ở Việt Nam.
Các nhà nghiên cứu cũng chưa quan tâm nhiều đến vấn đề xây dựng một mô hình
hệ thống quản lý trường đại học đáp ứng những nhu cầu đang đặt ra hiện nay.
Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này còn
rất ít; nó là vấn đề mới, còn khoảng trống trong nghiên cứu tại môi trường Việt
Nam, tác giả quyết định chọn hướng nghiên cứu này nhằm tìm ra một mô hình URP
thích hợp cho các trường đại học Việt Nam, hỗ trợ cho quá trình quản lý, điều hành
26
các trường đại học thuận lợi, nâng tầm các trường đại học Việt Nam so với khu vực
và vươn ra xa hơn nữa.
Để có thể đạt được mục tiêu xây dựng mô hình URP, tác giả cần trả lời
những câu hỏi sau:
+ Điểm giống và khác nhau giữa cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp
và trường đại học? Tác động của nó đến việc ứng dụng mô hình ERP?
+ Kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học của các nước trên
thế giới tác động như thế nào đối với việc ứng dụng mô hình ERP vào các trường
đại học ở Việt Nam?
+ Các nhân tố khác đặc trưng cho chính sách giáo dục Việt Nam (chính sách
đào tạo, tuyển sinh, quản lý…) tác động như thế nào đến việc ứng dụng mô hình
ERP vào trường đại học ở Việt Nam?
+ Nhu cầu xây dựng mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý ở các
trường đại học Việt Nam như thế nào?
+ Các chức năng cần có cho một mô hình URP ứng dụng vào công tác quản
lý trường đại học?
Một khi trả lời được các câu hỏi này, tác giả sẽ có được những căn cứ cần
thiết để có thể xây dựng nên mô hình URP và tiến hành thử nghiệm trong thực tế.
Ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, tác giả cũng đề xuất những giả thuyết
nghiên cứu nhằm hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu và xây dựng mô hình URP.
Những giả thuyết nghiên cứu giúp tác giả đánh giá những tác động của các yếu tố,
các nhân tố khác nhau đến việc xây dựng mô hình URP. Cụ thể như sau:
+ Sự giống nhau về cơ cấu tổ chức, mô hình hoạt động của doanh nghiệp và
trường đại học hiện nay tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng mô hình URP
vào trường đại học.
27
+ Việc phân tích các bài học kinh nghiệm trong việc triển khai các hệ thống
ERP vào trường đại học của các nước trên thế giới tạo điều kiện thuận lợi cho việc
ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học ở Việt Nam.
+ Năng lực tài chính, quy mô đào tạo, quan hệ hợp tác, v.v… tác động tích
cực đến việc xây dựng mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý trường đại học.
+ Chính sách tin học hóa công tác quản lý của Chính phủ nhằm thay đổi mô
hình quản trị tạo ra nhu cầu xây dựng mô hình URP ứng dụng vào việc quản lý
trường đại học ở Việt Nam.
+ Mô hình URP với nhiều phân hệ, có khả năng tùy biến cao phụ thuộc vào
nhu cầu của từng trường đại học cụ thể sẽ khả thi trong tình hình hiện nay.
Ngoài những câu hỏi nghiên cứu và những giả thuyết nghiên cứu được đặt ra,
tác giả cũng xây dựng mô hình nghiên cứu giúp cho việc nghiên cứu được thuận lợi.
Trong mô hình nghiên cứu, tác giả xác định các nhân tố mục tiêu và nhân tố tác
động của mô hình, cụ thể như sau:
-Nhân tố mục tiêu: Mô hình URP cho trường đại học ở Việt Nam
-Nhân tố tác động:
+ Mô hình ERP cho doanh nghiệp
+ Các nhân tố khác (mức độ tự chủ, năng lực tài chính, quy mô)
Có thể mô hình hóa như sau:
Mô hình ERP
Cơ cấu tổ chức
Mô hình URP Mô hình hoạt động cho trường đại học
ở Việt Nam
Các phân hệ, chức năng … Các nhân tố khác
Năng lực tài chính
Quy mô đào tạo
Mức độ tự chủ … 28
Hình 1.3. Mô hình nghiên cứu của luận án
Trong đề tài này, mô hình URP cho trường đại học đóng vai trò trung tâm
trong suốt quá trình nghiên cứu. Để tìm ra mô hình URP phù hợp cho trường đại
học, tác giả lần lượt triển khai các bước nghiên cứu:
+ Trước tiên, tác giả đánh giá những lợi ích mà ERP đem lại cho các doanh
nghiệp khi ứng dụng vào công tác quản lý, hoạch định. Tiếp đó, tác giả nghiên cứu
mô hình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp, phân tích điểm giống nhau và khác
nhau giữa doanh nghiệp và trường đại học, từ đó tìm ra điểm tương đồng trong mô
hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình URP dành cho trường đại học.
+ Nghiên cứu quá trình ứng dụng và phát triển hệ thống ERP trong các
trường đại học trên thế giới cũng như trong khu vực, từ đó rút ra bài học kinh
nghiệm, các thuận lợi và thách thức chính khi triển khai một dự án ERP.
+ Đánh giá thực trạng công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam hiện nay.
Lập kế hoạch điều tra, khảo sát nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý
trường đại học ở một số trường đại học ở Việt Nam.
+ Trên cơ sở kết quả các nghiên cứu ở trên, tác giả nghiên cứu kết hợp với
mức độ tự chủ, chính sách đào tạo, tuyển sinh, năng lực tài chính, quy mô và quan
hệ hợp tác của trường đại học để tìm ra mô hình URP phù hợp, xác định các phân
hệ cần thiết và khả năng tùy biến cho mô hình URP của trường đại học ở Việt Nam.
+ Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và phương
pháp lập trình hướng chức năng dựa trên cơ sở bộ công cụ Visual Studio .NET 2010
và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 để xây dựng một số phân hệ trong mô
hình URP đã đề xuất.
Đề tài được thực hiện chủ yếu dựa trên cơ sở phương pháp phân tích định
tính. Phân tích định tính được triển khai trong giai đoạn đầu của nghiên cứu để đánh
29
giá khả năng có thể xây dựng mô hình URP cho trường đại học vì mô hình ERP
đang được áp dụng chỉ dành riêng cho doanh nghiệp. Tác giả tiến hành thu thập các
số liệu thứ cấp về việc ứng dụng mô hình ERP của các trường đại học trên thế giới.
Việc phân tích các số liệu dựa trên các chỉ tiêu về lợi ích, về khó khăn, kinh nghiệm
cũng như các phân hệ của hệ thống ERP đem lại cho từng trường để có kết luận về
tác động của các chỉ tiêu này đối với việc xây dựng mô hình URP vào trường đại
học.
Trong giai đoạn tiếp theo, tác giả tiến hành phỏng vấn các chuyên gia về sự
cần thiết xây dựng mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam thông qua ý kiến
của các lãnh đạo, giảng viên của một số trường đại học trong cả nước.
Sau khi đã có những nghiên cứu về mặt lý thuyết và những đánh giá về thực
tiễn ứng dụng hệ thống thông tin trong các trường đại học và thực trạng công tác
quản lý, tác giả tiến hành phân tích các yêu cầu, từ đó đề xuất mô hình URP cho các
trường đại học. Trên cơ sở khảo sát hệ thống quản lý hiện tại của Trường Đại học
Kinh tế Huế, tác giả xây dựng một số chức năng trong mô hình mới và áp dụng thử
nghiệm để kiểm định lại mô hình đề xuất.
Trong chương này, tác giảnghiên cứu một số vấn đề lý luận liên quan đến
việc ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trong các trường đại học. Trước hết, tác
giả trình bày xu hướng ứng dụng mô hình ERP vào công tác quản lýở các trường
đại học trên thế giớitrong giai đoạn hiện nay. Sau đó, tác giảtiến hành nghiên cứu,
so sánh mô hình quản lý trường đại học của 3 nhà cung cấp lớn là Oracle, SAP và
Microsoft Dynamics. Trên cơ sở đó và dựa vào điều kiện cụ thể của Việt Nam, tác
giảđúc kết những kinh nghiệm cần thiết khi ứng dụng mô hình ERP vào quản lý
trường đại học.
30
Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ cũng như sự
hình thành của nền kinh tế tri thức đã làm thay đổi một cách đáng kể vai trò và sứ
mạng của trường đại học. Các trường đại học hiện nay không chỉ là tháp ngà của
triết học, mà còn đóng vai trò là động lực chủ yếu của hoạt động nghiên cứu khoa
học cơ bản cũng như nghiên cứu ứng dụng. Xuất phát từ tình hình mới này, có khá
nhiều quan điểm và xu hướng nhận định khác nhau về khuynh hướng phát triển của
hệ thống giáo dục đại học nói chung và những nguyên tắc quản lý nói riêng. Ngoài
ra, trong bối cảnh cạnh tranh của quá trình toàn cầu hóa, giống như các tổ chức nhà
nước và tư nhân, trường đại học không thể đứng ngoài những thay đổi lớn của xã
hội.
Thứ nhất, các tác động từ bên trong và bên ngoài hệ thống như: sự chuyển
hướng của giáo dục đại học thế giới từ đào tạo tinh hoa sang đại trà, nhu cầu vào
học đại học của đại đa số học sinh đã làm gia tăng nhanh chóng số lượng sinh viên,
các chi phí cho giáo dục và đào tạo ngày càng tăng và tăng nhanh hơn cả chỉ số lạm
phát.Ngoài ra, việc khan hiếm các nguồn lực tài chính cũng như các biến đổi trong
môi trường chính trị đã làm chính nhà nước và các trường đại học đứng trước sự lựa
chọn hoặc chấp nhận thay đổi hoặc là phá sản.
Thứ hai là,xu hướng ảnh hưởng của yếu tố thị trường. Trong nền kinh tế thị
trường, giáo dục là một loại hàng hóa nên tác động của các mối quan hệ thị trường
đến lĩnh vực giáo dục là lẽ tất nhiên. Vì vậy, các nhà nghiên cứu nhấn mạnh tầm
quan trọng của một thị trường cạnh tranh hoàn hảo và đề xuất các trường đại học
cần phải tập trung vào khía cạnh thị trường. Một trường phái khác lại cho rằng bản
thân hàng hóa giáo dục đã bị thất bại bởi thị trường mà chính thị trường lại chưa có
cạnh tranh hoàn hảo nên sẽ không thể có một thị trường hoàn hảo trong giáo dục đại
học, mà giáo dục chỉ có thể được đặt trong một môi trường “cận thị trường”.
31
Các nhà nghiên cứu đề xuất, cần xác lập và ứng dụng xu hướng cận thị
trường thay vì thị trường hoàn hảo trong giáo dục nhằm quản lý nhà trường một
cách có hiệu quả. Theo đó, cơ quan nhà nước trung ương có thể hành động như một
cơ quan đại diện cho nhu cầu và lợi ích của khách hàng, đồng thời thay mặt khách
hàng ký hợp đồng với các cơ sở giáo dục đại học để cung cấp các sản phẩm. Điều
này cho thấy sản phẩm của giáo dục là một hàng hóa đặc biệt, chứ không phải là
một loại hàng hóa thông thường để có thể thương mại hóa, ngay cả trong trường
hợp thị trường đã là cạnh tranh hoàn hảo. Vai trò của nhà nước là hỗ trợ và điều tiết
theo hướng cận thị trường để mục tiêu của giáo dục đại học không bị bóp méo và
làm sai lệch. Theo quan điểm này thì các trường đại học không phải là các doanh
nghiệp hay tổ chức tư nhân sản xuất ra các loại hàng hóa dịch vụ thông thường.
Thứ ba làxu hướng đa dạng hóa của các loại hình cơ sở giáo dục đại học.
Do vậy, mối quan hệ giữa sở hữu và sử dụng, quản trị và điều hành cũng rất phức
tạp và đan xen với nhau. Sự tách rời quyền sở hữu và quyền sử dụng cũng xảy ra
ngay ở các cơ sở giáo dục công lập. Chủ sở hữu nhà nước thường cũng chỉ có tính
chất danh nghĩa và trên thực tế rất khó nói họ là ai. Vì vậy, các nhà nghiên cứu cho
rằng, chủ sở hữu trường đại học mang tính khuyết danh hay cộng đồng. Nói một
cách khác, những nhóm lợi ích có liên quan như cơ quan chủ quản, thầy giáo - cán
bộ - học sinh của nhà trường, trường bạn, phụ huynh, người tài trợ, cộng đồng
doanh nghiệp, người đóng thuế v.v… là những người có chủ quyền đối với cơ sở
giáo dục công lập. Như vậy, trường đại học ngày này có những điểm tương đồng
với các công ty cổ phần.
Thực tiễn đã cho thấy hiện nay các trường đang chuyển biến, thay đổi trước
tình hình mới để tiếp tục phát triển. Sự chuyển biến này diễn ra mạnh mẽ và trước
tiên ở Hoa Kỳ.Cũng chính nhờ quá trình thay đổi này, hệ thống giáo dục đại học
của Hoa Kỳ được xem là tốt nhất thế giới. Điều này có được không chỉ là do nguồn
lực tài chính dồi dào, mà còn ở sự thay đổi phương thức quản lý của cơ quan chủ
quản cũng như thay đổi mô hình quản trị, điều hành dẫn đến sự tự chủ rất cao, đặc
biệt là tự chủ về mặt tài chính của bản thân các trường đại học. Chính sự tự chủ này
32
cho phép các trường đại học linh hoạt trong các hoạt động giảng dạy và nghiên cứu
do không bị chi phối bởi các thủ tục hành chính nặng nề, các cơ quan quản lý cồng
kềnh. Cơ chế tự chủ của Hoa Kỳ đã tạo ra môi trường nuôi dưỡng sự cạnh tranh,
khích lệ tinh thần nghiên cứu khoa học, đổi mới và sáng tạo. Đồng thời, các trường
có thể sử dụng nguồn lực của mình hiệu quả, phản ứng nhanh lẹ trước những thay
đổi nhanh chóng của thị trường toàn cầu [41].
Qua những thành tựu củacác trường đại học ở Xin-ga-po, chúng ta thấy cơ
chế hoạt động của các trường đại học danh tiếng được chuyển thành cơ chế doanh
nghiệp hóa (Chuyển đổi mô hình quản lý từ loại hình một cơ quan chuyên biệt, hoạt
động theo hình thức tự chủ và thường chỉ báo cáo cho một Bộ sang mô hình hoạt
động như công ty tư nhân). Tuy nhiên, khác công ty bình thường, ở đây chính phủ
là cổ đông duy nhất của trường. Cơ chế hoạt động mới theo kiểu “đại học doanh
nghiệp” cho phép các trường này có thêm sự linh hoạt trong hoạt động của mình.
Ở Vương quốc Anh, mỗi trường đại học đều đăng ký dưới hình thức 1 công
ty thuộc Chính phủ Anh với số hiệu nhất định. Chính phủ quản lýcác nghiên cứu,
đặt hàng các công trình nghiên cứu từ các trường đại học và đánh giá mức độ xuất
sắc của một trường đại học từ các nghiên cứu của họ. Như vậy, cấp đại học ở Anh
thực chất hoạt động theo Luật Công ty Anh, tự chủ trong chi tiêu và quản lý ngân
sách được cấp từ nghiên cứu và thu học phí, tự soạn tài liệu, giáo trình, tự do cạnh
tranh bình đẳng bằng các nghiên cứu của mình trong một môi trường tự do trong
khuôn khổ. Việc kết hợp chặt chẽ với doanh nghiệp và hoạt động theo mô hình
doanh nghiệp sẽ thúc đẩy các trường đại học phát triển một cách thực tế và ít lý
thuyết hơn.
Các trường đại học của Úc được nhìn nhận như là các doanh nghiệp tự quản
trị theo luật định, mặc dù các trường này do Chính phủ thành lập nhưng lại không
phải là cơ quan công quyền của Nhà nước. Họ tự lựa chọn các chương trình đào tạo,
tuyển cán bộ, giáo viên, cấp bằng, quản lý ngân sách và xây dựng định hướng chiến
lược. Năm 2012, 16 trường đại học của Úc nằm trong danh sách 400 trường đại học
33
tốt nhất thế giới và 5 trường thuộc nhóm 100 trường tốt nhất thế giới, theo đánh giá trong bảng xếp hạng các trường đại học của Đại học Giao thông Thượng Hải3.
Có được thành công này là do những thay đổi về mặt chính sách của Chính
phủ Úc và bản thân các trường đại học. Những năm 90, các trường đại học Úc ngày
càng mở rộng và phát triển như là những doanh nghiệp nhưng cơ cấu tổ chức và
quản lý vẫn không theo mô hình doanh nghiệp. Điều này làm ảnh hưởng đến năng
lực của các trường. Năm 1995, báo cáo của Chính phủ Úc chỉ ra rằng các trường đại
học cần phải được cải cách triệt để. Báo cáo cũng đề xuất các thành viên của hội
đồng trường cần phải được đào tạo và có kỹ năng quản trị tốt như quản trị một
doanh nghiệp. Kết quả là năm 2003, Chính phủ Úc đã ra Nghị định quản trị cấp
quốc gia (National Governance Protocols) trong đó quy định nghĩa vụ của Hội đồng
trường nhằm xác định mục tiêu và nhiệm vụ của Hội đồng này. Từ những thay đổi
này đã đem lại những thành công cho giáo dục đại học Úc những năm gần đây.
Như vậy, đa số các nghiên cứu lý thuyết cũng như thực tiễn và thực tế về
quản trị đại học đều chỉ ra rằng, xu hướng trường đại học hoạt động như một doanh
nghiệp để đảm bảo hiệu quả đầu tư kết hợp với hương vị “cận thị trường” để thích
ứng với nền kinh tế thị trường nhưng tránh thương mại hóa dưới sự hỗ trợ, giám sát
và điều tiết của nhà nước là mô hình hoạt động tối ưu nhất trên thế giới hiện nay.
Bên cạnh những điểm tương đồng trên nhiều khía cạnh giữa trường đại học
và doanh nghiệp thì cũng tồn tại không ít sự khác biệt. Sự khác biệt này bắt nguồn
từ chính sản phẩm do mỗi loại hình tạo ra. Khác với các các doanh nghiệp sản xuất,
các tổ chức giáo dục về mặt nào đó là một loại tổ chứ dịch vụ mà sản phẩm của nó
là một lọa hàng hóa.Nhưng do tính chất tác động sâu sắc đến xã hội, hàng hóa này
phải được coi là một hàng hóa đặc biệt, được chi phối sâu sắc bởi tính chất lợi ích
công và về cơ bản phải được xem là lợi ích công. Lợi ích công thể hiện ở việc,
trường đại học là một cơ sở giáo dục được nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân
học Giao thông Thượng Hải sử dụng cácchỉ sốmục tiêu: số lượngcựu sinh viênvà nhân viênđoạtgiải NobelvàFields, số lượng trích
dẫnbởi các nhà nghiên cứu,số lượngcác bài báođược công bố, số lượng các bài báođược lập chỉ mục, vàhiệu suất bình quân đầu
ngườicủa một trường đại học.
3http://www.shanghairanking.com/ARWU-Statistics-2012.html: Bảng xếp hạnghọc thuậtcác trường đại họcthế giới (ARWU) của Đại
34
hoặc nhóm cá nhân thành lập và hoạt động trong khuôn khổ pháp luật quy định
nhằm sản xuất ra những loại hàng hóa với chức năng cụ thể của nó là: giảng dạy,
truyền đạt những tri thức của nhân loại cho những thế hệ kế tiếp và nghiên cứu ra
những tri thức mới hơn nhằm phục vụ cho sự phát triển của cộng đồng, xã hội.
Vì vậy, trường đại học là một phần quan trọng nằm trong cơ cấu của hệ
thống cơ sở hạ tầng quốc gia với trách nhiệm chính là tạo ra những hàng hóa đặc
biệt phục vụ xã hội, đó chính là con người. Không có một nền kinh tế vững mạnh
nào mà không có trụ cột vững chắc của giáo dục và chưa từng có một quốc gia nào
phó mặc cho giáo dục trở thành hàng hóa theo quy luật của kinh tế thị trường mà có
thể thành công trong phát triển kinh tế. Giáo dục làm thay đổi cuộc sống và số phận
của các cá nhân, nhưng cũng trực tiếp sản sinh ra tri thức và tạo ra thay đổi cho xã
hội về tất cả các mặt kinh tế, chính trị và văn hóa. Chính vì vậy, những thay đổi
trong chính sách giáo dục phải được cân nhắc trên cơ sở lợi ích của quốc gia thay vì
lợi ích của một ngành, một trường hay một nhóm lợi ích nào.
Trong môi trường toàn cầu hóa, cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa
học công nghệ, vị trí và vai trò của trường đại học ngày càng trở nên quan trọng
trong kinh tế - xã hội. Để đáp ứng yêu cầu mới, phản ứng với những thay đổi nhanh
chóng của môi trường ngoài, các trường đại học đã có những điều chỉnh, thay đổi
cho phù hợp. Chính những thay đổi này đã làm cho các trường đại học trở thànhmột
hợp thể phức tạp nhất trong các loại hình tổ chức trên thế giới bởi nó là sự tồn tại,
kết hợp của rất nhiều loại hình cấu trúc khác nhau, như tổ chức chính trị của nhà
nước, công sở của chính phủ, cơ sở cung cấp các dịch vụ công, tổ chức hoạt động
sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp v.v…
Cùng là những đơn vị cung cấp hàng hóa phục vụ cộng đồng, nhưng điểm
khác nhau cơ bản của trường đại học so với doanh nghiệp không chỉ ở đối tượng mà
nó phục vụ, sản phẩm do nó làm ra mà còn là người tiêu dùng sử dụng các sản
phẩm của nó.Trường đại học phục vụ rất nhiều nhóm đối tác liên đới có nhu cầu
không giống nhau, từ chính phủ đến các tổ chức xã hội, nghề nghiệp, giới doanh
nhân, kỹ thuật, cán bộ trường học, cộng đồng, sinh viên, phụ huynh…
35
Do đó, việc tổ chức điều hành, quản trị và quản lý ở trong trường đại học
cũng có nhiều khác biệt độc đáo so với các tổ chức chính trị, xã hội và doanh
nghiệp trong nền kinh tế. Đồng nhất trong nhận thức, coi quản trị đại học như là
một công sở hành chính nhà nước hay một tổ chức doanh nghiệp kinh doanh vì lợi
nhuận đều đưa đến những thất bại nguy hại. Hơn nữa, thất bại này còn kéo theo
những tổn thất không lường trước được cho cả hệ thống cơ sở hạ tầng của quốc gia
đó.
Đi sâu vào nghiên cứu mô hình tổ chức của trường đại học và doanh nghiệp,
có thể nhìn nhận rõ những điểm tương đồng và khác biệt giữa trường đại học và tổ
chức sản xuất cả về cơ cấu tổ chức cũng như cách thức hoạt động. Có thể nhìn thấy
điều này thông qua những phân tích về các khía cạnh liên quan đến các mặt khác
nhau của trường đại học và doanh nghiệp. Để phù hợp cho quá trình nghiên cứu, tác
giả lựa chọn mô hình doanh nghiệp là công ty cổ phần, vì đây là mô hình doanh
nghiệp đang chiếm ưu thế về khả năng phát triển và mở rộng để so sánh với các
trường đại học trên thế giới và các trường đại học Việt Nam. Sự so sánh được đề
cập thông qua các yếu tố về cơ cấu tổ chức, vai trò của các thành phần trong cơ cấu
tổ chức, cách thức hoạt động… Phân tích những vấn đề này để có thể thấy được,
các trường đại học Việt Nam cũng hoàn toàn có thể đi theo xu hướng của các
trường đại học trên thể giới trong việc áp dụng các mô hình như ERP trong hoạt
động quản lý của mình.
36
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư và phát triển nhà số 6 Hà Nội
Về mặt hình thức tổ chức có thể nói, do có sự tách rời giữa quyền sở hữu và Nguồn: http://handico6.com.vn/page/sodotochuc.html
quyền sử dụng, nên xu thế chung là có một Hội đồng trường bên cạnh Ban Giám
hiệu, gần giống như Hội đồng quản trị bên cạnh Ban Giám đốc ở các công ty cổ phần.
Hiệu trưởng ở trường đại học có vai trò như một Tổng Giám đốc điều hành (CEO) và
chủ tịch Hội đồng trường giống như chủ tịch Hội đồng quản trị. Có thể thấy rõ điểm
tương đồng trong mặt cơ cấu tổ chức khi nhìn vào hai sơ đồ tổ chức của trường đại
học và của doanh nghiệp ở trên. Chúng ta phân tích một số nét giống nhau cơ bản
như sau:
37
-Hội đồng trường và Hội đồng quản trị: đây là hai tổ chức có quyền lực rất
lớn, là cơ quan quản lý tối cao của trường đại học cũng như doanh nghiệp, có trách
nhiệm giải trình trước về thành công hay thất bại trong hoạt động nhà trường hay
doanh nghiệp. Hội đồng trường cũng như Hội đồng quản trị quản lý chiến lược và
có một cơ cấu tổ chức nhằm giám sát sự hoạt động của Ban Giám hiệu hay Ban
Giám đốc trong quá trình thực thi những nhiệm vụ được giao.
-Thành viên của Hội đồng trường và Hội đồng quản trị: rất đa dạng, có thể là
người của trường/doanh nghiệp và những người ở bên ngoài, thường là những
người có tên tuổi, uy tín, phần lớn là những người có khả năng và đóng góp tài
chính.
- Hiệu trưởng và Tổng Giám đốc: do Hội đồng trường/Hội đồng quản trị bầu
ra nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành nhà trường/doanh nghiệp và thực
thi các nhiệm vụ chiến lược do Hội đồng trường/Hội đồng quản trị đề ra. Mối quan
hệ giữa Hiệu trưởng và Hội đồng trường cũng tương tự như mối quan hệ giữa Tổng
Giám đốc và Hội đồng quản trị. Hiệu trưởng/Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm giải
trình về tình hình hoạt động của nhà trường/doanh nghiệp trước Hội đồng
trường/Hội đồng quản trị. Hội đồng trường/Hội đồng quản trị thực thi nhiệm vụ
quản trị, Hiệu trưởng/Tổng Giám đốc thực thi nhiệm vụ quản lý.
-Phó Hiệu trưởng/Phó Tổng Giám đốc: là những người dưới quyền Hiệu
trưởng/Tổng Giám đốc, chịu sự phân công để thực hiện các nhiệm vụ liên quan.
Mỗi người sẽ đảm nhận một số lĩnh vực nhất định trong nhà trường/doanh nghiệp,
quản lý một số bộ phận, phòng, ban và chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động của
các đơn vị do mình quản lý trước Hiệu trưởng/Tổng Giám đốc.
-Hội đồng khoa học và đào tạo/Ban kiểm soát: Hội đồng khoa học và đào tạo
được thành lập theo quyết định của Hiệu trưởng trên cơ sở quyết nghị của Hội đồng
trường. Nhiệm kỳ của Hội đồng khoa học và đào tạo theo nhiệm kỳ của Hiệu
trưởng. Hội đồng khoa học và đào tạo có nhiệm vụ tư vấn, giám sát Hiệu trưởng
thực hiện các công việc như: Xây dựng và sửa đổi các quy chế, quy định về đào tạo,
hoạt động khoa học và công nghệ, tuyển dụng; Kế hoạch phát triển đội ngũ giảng
38
viên, nghiên cứu viên của trường; Trọng tâm đào tạo, đề án mở ngành, chuyên
ngành đào tạo, triển khai và hủy bỏ các chương trình đào tạo, v.v... Ban kiểm soát
cũng có vai trò kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế
của doanh nghiệp.
-Các khoa, phòng/phòng, ban chức năng: tiếp nhận và thực hiện các chức
năng của trường đại học/doanh nghiệp. Đây là nơi diễn ra các hoạt động hằng ngày
bao gồm quy trình quản lý, hoạt động giảng dạy/sản xuất tạo ra sản phẩm của
trường đại học/doanh nghiệp. Ngoài ra, còn có các trung tâm trong các trường đại
học hay các ban, xí nghiệp trong doanh nghiệp đảm nhận những công việc cụ thể
khác nhau.
Chính sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động giữa
doanh nghiệp và trường đại học ngoài việc tạo điều kiện cho việc áp dụng các mô
hình quản trị dành cho doanh nghiệp vào trường đại học còn tạo thuận lợi cho việc
ứng dụng các công cụ quản lý hiệu quả mà doanh nghiệp đã sử dụng cho các trường
đại học, điển hình là hệ thống ERP. Các hệ thống như quản lý nhân sự, tài chính, tài
sản… hoàn toàn có thể áp dụng trong môi trường giáo dục đại học.
Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, các trường đại học và các tổ chức sản
xuất kinh doanh khác nhau ở tính lợi ích công mà nó đảm nhận. Sản phẩm do
trường đại học tạo ra là con người. Sản phẩm này lại cũng chính là khách hàng của
trường đại học và sau này cũng có thể là người tiêu dùng những sản phẩm từ trường
đại học. Chính mối quan hệ phức tạp này đã tạo nên sự phức tạp trong cơ cấu tổ
chức cũng như hoạt động giảng dạy của trường đại học. Bên cạnh những phòng ban
chức năng đảm nhận công tác quản lý, điều hành và các khoa với các giảng viên
thực hiện hoạt động sản xuất như ở doanh nghiệp, thì việc trường đại học “sản xuất”
sản phẩm đặc biệt tạo nên một loạt các tổ chức khác nhau,cùng với đó là một loạt
quy trình nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa đặc biệt này.
Bên cạnh đó, vai trò quan trọng và sứ mạng to lớn của hệ thống giáo dục đại
học không cho phép coi việc quản lý và quản trị đại học như những công việc trong
một tổ chức hành chính hay một công ty thuần túy. Do vậy, quản trị và quản lý đại
học là một vấn đề được các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu quan tâm rất thấu đáo,
39
có sự kết hợp với những đặc điểm độc đáo của giáo dục đại học và vai trò của tự do
học thuật chứ không thể áp dụng kinh nghiệm thuần túy trong quản trị doanh
nghiệp.
Để quản lý quá trình học tập của sinh viên, người học - sản phẩm đặc biệt
của hoạt động sản xuất trong trường đại học - các trường đại học phải thiết lập rất
nhiều quy trình quản lý khác nhau để phù hợp với đặc điểm của riêng mình. Trong
các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vấn đề quan trọng là trang thiết bị, máy móc,
cơ sở hạ tầng. Trong khi đó, yếu tố được quan tâm nhiều nhất ở trường đại học lại là
đội ngũ giảng viên, những người trực tiếp làm ra sản phẩm đặc biệt. Do đó, chiến
lược phát triển hệ thống thông tin tiêu chuẩn cho doanh nghiệp có thể không thích
hợp trong các tổ chức giáo dục đại học.
Lúc này, xuất hiện hàng loạt các hệ thống phục vụ cho cả người dạy và
người học, điểm khác biệt chính về mặt quản lý giữa doanh nghiệp và trường đại
học. Hệ thống ERP truyền thống giải quyết các chức năng quản trị kinh doanh cơ
bản như các ứng dụng Nhân sự, Tài chính, Điều hành, Hậu cần, Bán hàng và Tiếp
thị. Tuy nhiên, khu vực giáo dục đại học đòi hỏi các hệ thống riêng dành cho các
chức năng như: Quản lý sinh viên, quản lý khóa học/học phần, thời khóa biểu, yêu
cầu thiết bị, v.v… và các ứng dụng khác không phải là một phần của ERP truyền
thống.
Do có nhiều điểm tương đồng giữa các trường đại học và các doanh nghiệp
nên Lockwood [28]nhận định, các trường đại học cũng sẽ phải đối mặt với nhiều
vấn đề rất phổ biến với hầu hết các tổ chức hiện đại. Những vấn đề này sẽ dẫn đến
những thay đổi trong các trường đại học trên toàn thế giới. Có thể nhắc đến các vấn
đề chính đối với trường đại học hiện nay như: sự tài trợ và hỗ trợ chính phủ cho mỗi
sinh viên tiếp tục suy giảm,trong khi số lượng sinh viên đã tăng lên đáng kể mà
nguồn lực tăng một cách khiêm tốn hơn nhiều dẫn đến nguồn tài nguyên bình quân
40
đầu người giảm; toàn cầu hóa và cạnh tranh toàn cầu; số lượng sinh viên tăng liên
tục; những thay đổi trong bản chất của công việc học tập; cạnh tranh ngày càng tăng
giữa các tổ chức giáo dục; áp lực của chính phủ buộc phải cải thiện hiệu quả hoạt
động; kỳ vọng của các bên liên quan thường đa dạng và thay đổi.
Bên cạnh đó, các trường đại học cùng một lúc vừa phải tìm cách để đối phó
với sự mở rộng cũng như những căng thẳng do việc mở rộng tạo ra, vừa phải đáp
ứng những yêu cầu ngày càng tăng của nhà nước, của xã hội về đào tạo nguồn
nhân lực cho đất.Ngoài ra còn có các vấn đề về phối hợp các nguồn lực, kiểm soát
chi phí, khuyến khích và tạo điều kiện cho các nhân viên trong tổ chức.Chính phủ
các nước gây sức ép đối với các trường đại học và buộc họ phải hành động như
các doanh nghiệp.
Khi các trường đại học có những vấn đề chung như các tổ chức doanh
nghiệp thì các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện
đại - bao gồm cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên
thế giới - có thể được áp dụng tương tự trong các trường đại học. Chính trong bối
cảnh này mà các trường đại học đã tìm cách để khai thác công nghệ thông tin mới,
trong đó các thế hệ mới của hệ thống thông tin quản lý tích hợp trở nên hấp dẫn hơn
cả. Trong nhiều trường hợp, các trường đại học không tự xây dựng các hệ thống
này, cũng không đặt mua chúng từ những nhà sản xuất phần mềm chuyên về việc
cung cấp các giải pháp riêng biệt. Các trường đại học đang chuyển sang chỉnh sửa
và tùy chỉnh hệ thống phần mềm chung được sử dụng rộng rãi bởi các tập đoàn lớn,
điển hình là hệ thống ERP. Các hệ thống này được các nhà cung cấp hứa hẹn mang
đến cho các trường đại học những công cụ mạnh để đáp ứng nhu cầu quản lý trước
hàng loạt các áp lực cũng như căng thẳng đặc trưng cho hoàn cảnh hiện tại của họ.
Với các chức năng bao trùm đầy đủ các phạm vi hoạt động, quy trình nghiệp vụ của
tổ chức, cung cấp các loại thông tin quản lý linh hoạt, hiệu quả và cập nhật thường
xuyên, các hệ thống ERP đang ngày càng được các trường đại học mong muốn áp
dụng.
Với sự trợ giúp của ERP, các trường đại học có thể đáp ứng thị trường toàn
cầu mới, đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng, thỏa mãn nhu cầu cục bộ với thực tiễn
41
hoạt động tốt hơn và hiệu quả hơn. Điều này được minh chứng bởi CIO của Đại học
George Washington [35], người tin rằng các giải pháp thông tin tích hợp đem lại
cho các trường đại học lợi thế cạnh tranh, khi tuyên bố: “... các trường đại học
không chắc thành công khi chuyển sang giải pháp thông tin tích hợp sẽ thấy khó
khăn để duy trì thị phần sinh viên của họ. Sinh viên không sớm hay muộn sẽ yêu cầu
các dịch vụ được cung cấp bởi các trường đại học khác ...”.Quan điểm này cũng
được Farrell đề cập đến ở nghiên cứu của mình, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng
của phát triển kinh tế toàn cầu và hoạt động theo nguyên tắc 24 x 7, hướng phát
triển của hệ thống ERP. Đây cũng là xu hướng mà nhiều tổ chức giáo dục đại học
đang theo đuổinhằm tăng khả năng tiếp cận thị trường rộng lớn và có thể duy trì vị
thế hiện tại [19].
Nhận thức được tầm quan trọng chiến lược của công nghệ trong việc duy trì
sự phát triển của các trường đại học cũng như tích hợp các khía cạnh khác nhau về
mặt chức năng vào một hệ thống chung,năm 2001, Ủy ban CNTT - ITC của Mỹ đề
nghị thay thế các hệ thống lỗi thời bằng hệ thống ERP với các cấu trúc hỗ trợ cần
thiết trong vòng 05 năm tới. Từ năm 2002, Mỹ đã triển khai áp dụng hệ thống
ERP cho các trường đại học. Năm 2003, các trường đại học ở Mỹ được phân bổ
ngân sách 3 triệu USD theo sáng kiến này. Họ đã tuyển dụng được một CIO phù
hợp - với nhiều kinh nghiệm trước đó trong việc giới thiệu ERP trong giới học
thuật - dẫn đầu dự án.Đó là một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện tầm nhìn
trên[43].
Ở Anh, hệ thống ERP được Ủy ban Hệ thống Thông tin chung - Joint
Information Systems Committee (JISC), cơ quan tư vấn về hệ thống thông tin, đề
cập đến khi cơ quan này cung cấp các giải pháp chiến lược cho các vấn đề khác
nhau mà các trường đại học phải đối mặt. Khu vực giáo dục đại học Anh cũng chi
gần 1 tỷ bảng cho các công nghệ truyền thông và thông tin hằng năm, chiếm 10%
tổng kim ngạch của ngành [36].
Tuy nhiên, nếu ban đầu các hệ thống này được xem như là một phần của giải
pháp cho vấn đề tổ chức quản lý trong trường đại học, thì ngày nay, nó lại được
xem như là một phần của vấn đề. Đó là những thay đổi trong công tác quản lý, trong
quy trình nghiệp vụ quản lý ở các trường đại học để phù hợp với hệ thống ERP.
42
Để đáp ứng với những thay đổi về mặt chính sách của chính phủ, nâng cao
hiệu quả hoạt động, giảm sự chồng chéo của các nguồn tài nguyên cũng như các yếu
tố kinh tế - xã hội khác nhau, bên cạnh việc giảm bớt hoạt động theo cơ cấu truyền
thống và hướng tới hoạt động như các tổ chức hiện đại, linh hoạt hơn nữa, các trường
đại học đã chuyển sang các giải pháp CNTT như là một điều cốt lõi của định hướng
chiến lược mới. Một phần chiến lược là áp dụng công nghệ hiện đại để giảm sự trùng
lặp những nỗ lực và nguồn lực, cải thiện việc cung cấp thông tin quản lý và cải thiện
hiệu suất tổ chức. Những tiến bộ trong công nghệ thông tin liên tục định hình lại các
quy trình hoạt động kinh doanh cho nhiều tổ chức, bao gồm cả tổ chức giáo dục đại
học [8].
Duderstadt và cộng sự [17] cho rằng các trường đại học luôn có những chủ
trương ủng hộ về CNTT và sẵn sàng áp dụng các tiến bộ trong công nghệ. Các hoạt
động cơ bản của các trường đại học sẽ ảnh hưởng đáng kể bởi sự nâng cấp công
nghệ. Vì vậy, cần phải kích thích sự đổi mới trong nghiên cứu, giảng dạy và học tập
và quản lý trong các trường đại học thông qua việc tích cực áp dụng và sử dụng
CNTT.
Vào cuối những năm 1990, xuất hiện những mối quan tâm từ các trường đại
học đối với các giải pháp ERP trọn gói. Hệ thống ERP cho giáo dục đại học phát
triển theo hướng hỗ trợ cho các dịch vụ hành chính và học thuật quan trọng. Cốt lõi
của một hệ thống như vậy thường hỗ trợ quản lý sinh viên, quản lý nguồn nhân lực
và tài chính. Nó có thể bao gồm một số chương trình tiện ích khác để giám sát sinh
viên và các dịch vụ của các trường đại học.
Ưu điểm chính của hệ thống ERP cho các tổ chức giáo dục đại học, theo tổ
chức ECAR4 là:
- Cải thiện việc tiếp cận thông tin cho lập kế hoạch và quản lý cơ sở giáo
dục;
4http://www.educause.edu/ecar: ECAR là tổ chức chuyên cung cấp các nghiên cứu và báo cáo phân tích giúp các tổ chức dự đoán, lập kế hoạch và làm trường hợp nghiên cứu cho mình.
43
- Cải thiện các dịch vụ cho các giảng viên, sinh viên và người lao động;
- Rủi ro kinh doanh thấp;
- Tăng thu nhập và giảm chi phí do cải thiện hiệu quả.
Sự tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh trong môi trường giáo dục đại
học đại diện cho sự tích hợp của các hệ thống quản lý sinh viên, hệ thống quản lý
nguồn nhân lực và hệ thống tài chính thường được hỗ trợ bởi các gói thông tin riêng
biệt và thường không tương thích trước đây. Một cơ sở dữ liệu tích hợp chia sẻ bởi
các chức năng nghiệp vụ khác nhau của một giải pháp thông tin đầy đủ duy nhất có
tầm quan trọng then chốt. Dữ liệu có thể được truyền giữa các quy trình riêng lẻ và
có thể được tiếp cận bởi những người sử dụng khác nhau trong thời gian thực.
Việc sử dụng các phương pháp tiếp cận thông tin cập nhật (các công nghệ
web, điện thoại di động, dịch vụ trực tuyến, v.v...) là một lợi thế bổ sung, không chỉ
cho Hội đồng trườngcủa một trường đại học, mà còn cho những người thường
xuyên tương tác với các tổ chức này (học sinh, giáo viên, các nhà nghiên cứu,
v.v...). Nhiều tổ chức giáo dục đại học triển khai các giải pháp thông tin đầy đủ như
hệ thống ERP vừa để thay thế hệ thống hiện tại(đã được coi là “có giới hạn”), vừa
để hỗ trợ việc tái cấu trúc cơ bản việc quản lý thông tin của tổ chức.
Việc áp dụng ERP trong giáo dục đại học là một sự chuyển hướng đáng chú ý
từ các chiến lược hệ thống máy tính truyền thống. ERP trở thành một hệ thống tiêu
chuẩn của hầu hết các tổ chức giáo dục đại học trên thế giới. Vì thế, nhiều tổ chức
giáo dục đại học muốn tận dụng lợi thế của hệ thống ERP. Các trường đại học đầu tư
đáng kể vào hệ thống ERP để cải thiện quy trình hoạt động của tổ chức. Hơn nữa,
trong các cơ sở giáo dục đại học đã đầu tư vào hệ thống ERP, với tầm quan trọng của
dự án đã dễ dàng trở thành dự án hệ thống thông tin lớn nhất trong lịch sử của tổ
chức. Họ đầu tư hàng chục triệu đô la vào các dự án ERP có thể kéo dài trên hai, ba
hoặc thậm chí nhiều năm. Việc đầu tư hệ thống ERP điển hình cho các đầu tư lớn
nhất trong lĩnh vực CNTT của các tổ chức giáo dục đại học. Theo Swartz và Orgill
[44], một số trường đại học dành hơn $ 20.000.000 USD để triển khai các hệ thống
ERP phức tạp.
44
Trong những năm gần đây, niềm tin vào giải pháp ERP và áp dụng nó trong
toàn ngành giáo dục đại học trên toàn cầu vẫn tiếp tục tăng. Năm 2002, 86% các
trường đại học của Úc đang triển khai hoặc dự định triển khai ít nhất một mô - đun
của một hệ thống ERP. Tại thời điểm đó, 38% các trường đại học Úc đã áp dụng
giải pháp ERP từ một nhà cung cấp duy nhất, 48% đã ứng dụng phương pháp
“tuyển chọn tốt nhất” dẫn đến áp dụng một loạt các mô - đun từ nhiều nhà cung cấp,
chỉ có 14% trường đại học không triển khai bất kỳ loại mô - đun ERP nào [11].
Để đáp ứng những yêu cầu của khách hàng trong môi trường đại học, Oracle
tư vấn và triển khai các hệ thống ERP trước đây có nguồn gốc từ PeopleSoft với tên
gọi là Giải pháp trường học của PeopleSoft(PeopleSoft Campus Solutions). Mô
hình Giải pháp trường học của PeopleSoft (Hình 2.3) thiết kế dành riêng cho các tổ
chức giáo dục đại học bao gồm những phân hệ và mối quan hệ giữa chúng cũng như
Quản lý Hỗ trợtài chính PeopleSoft
Quản lý điểm PeopleSoft
Tuyển sinh và Nhập học PeopleSoft
Tài chính cho sinh viên PeopleSoft
Quản lý Hồ sơ sinh viên PeopleSoft
Các nhà cung cấp đào tạo từ xa bên thứ ba
Quản lý Liên hệ nhà tài trợ PeopleSoft
Tư vấn học tập PeopleSoft
Cộng đồng trường học PeopleSoft
Xử lý thanh toán của bên thứ ba
Quản lý 45 Nhân lực PeopleSoft
Quản lý Tài chính PeopleSoft
quan hệ với các phân hệ cơ bản vốn có của hệ thống ERP như sau:
Hình 2.3. Mô hình ERP cho các trường đại học của Oracle
Nguồn: Những ứng dụng cơ bản của Giải pháp trường học PeopleSoft 9.0 [55] Về cơ bản, Giải pháp trường học của PeopleSoft cho các tổ chức giáo dục đại
học có sự khác biệt tương đối so với các hệ thống ERP dành cho các tổ chức, doanh
nghiệp sản xuất, kinh doanh thuần túy. Ngoài một hệ thống ERP bao gồm các phân
hệ cơ bản như: Quản lý Nhân sự - Human Resource Management (HRM), Quản lý
Tài chính - Financial Resource Management (FRM), v.v… thì Giải pháp trường học
của PeopleSoft dành cho các tổ chức giáo dục đại học phải có thêm hàng loạt phân hệ
dành riêng cho đối tượng “khách hàng” chính của họ, đó chính là chủ thể người học.
* Chức năng của một số phân hệ chính trong mô hình ERP của
PeopleSoft
Đa số các trường có một môi trường bao gồm vô số các hệ thống nhưng
không kết nối với nhau như quản lý học tập, thư viện, gây quỹ, tuyển dụng, nhân
lực, hệ thống tài chính, tài trợ nghiên cứu, v.v... Mặc dù tất cả các hệ thống này cần
phải chia sẻ thông tin theo nhiều cách, nhưng hầu hết các tổ chức không có một kiến
trúc mạnh mẽ kết nối chúng với nhau và cung cấp thông tin hữu ích cần thiết cho
các thành phần trong trường. Kết quả là, hầu hết các tổ chức đang chịu nhiều gánh
nặng ngân sách cho công nghệ thông tin do chi phí cao để kết nối và duy trì tích hợp
giữa tất cả các hệ thống và các thông tin mà họ nắm giữ. Để giúp giảm các chi phí
này, Oracle cung cấp nhiều tích hợp mang tính mở giữa Giải pháp trường học
PeopleSoft và các ứng dụng kinh doanh quan trọng khác mà các trường đại học sử
dụng.
Với Giải pháp trường học của PeopleSoft, các trường học có thể tìm hiểu làm
thế nào để quản lý toàn bộ vòng đời sinh viên, tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí
hành chính và các nguồn tài nguyên để hỗ trợ nhiệm vụ học tập của sinh viên và mục
tiêu tổ chức. Các phân hệ cụ thể của Giải pháp trường học PeooleSoft như sau:
46
* Phân hệ Quản lý điểm: cung cấp giải pháp nhằm tối ưu hóa giao tiếp giữa
giảng viên và sinh viên của họ, các thông tin về lớp học và bài tập có thể dễ dàng
truy cập ngay lập tức cho cả giảng viên và sinh viên.
* Phân hệ Quản lý tài chính cho sinh viên: Giải pháp quản lý tài chính cho
sinh viên của PeopleSoft bao gồm hai thành phần là Quản lý hỗ trợ tài chính và
Quản lý tài chính sinh viên để giúp tổ chức giáo dục quản lý các nhu cầu tài chính
của học sinh, sinh viên. Kết hợp với nhau, các mô-đun này tạo nên hệ thống quản lý
hỗ trợ tài chính và tài chính sinh viên toàn diện nhất cho giáo dục đại học.
* Quản lý Sinh viên:Giải pháp Quản lý sinh viên, một phần của nhóm Giải
pháp trường học của PeopleSoft, bao gồm ba mô-đun giúp trường đại học quản lý
tốt hơn tất cả các quá trình liên quan đến tuyển sinh: tuyển dụng và nhập học, hồ
sơ học sinh và tư vấn học tập.
- Quản lý tuyển sinh và nhập học: các tổ chức giáo dục có thể lập kế hoạch
hoạt động tuyển dụng và tuyển sinh hiệu quả hơn; mục tiêu chương trình tuyển
dụng độc lập với số sinh viên cụ thể; theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu tuyển
sinh; quản lý chuyển giao tín chỉ từ khóa học bên ngoài; quản lý thay đổi trong
chương trình đào tạo cho sinh viên mới và không ngừng nâng cao tính toàn vẹn của
cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng và người nộp đơn.
- Quản lý hồ sơ sinh viên: Xử lý và duy trì hồ sơ sinh viên hiệu quả hơn việc
tự động hóa quản lý thông tin sinh viên, nâng cao các xử lý hồ sơ sinh viên như cải
thiện quy tắc và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, nâng cao trải nghiệm người
dùng là học sinh, quản lý hiệu quả các xử lý thông tin quan trọng về sinh viên.
- Hệ thống tư vấn học tập: cung cấp thông tin hữu ích và năng động cho sinh
viên, cố vấn học tập để hỗ trợ quyết định quan trọng về tiến trình học tập.Đây chính
là chìa khóa thành công của sinh viên trong việc đạt được mục tiêu học tập theo một
cách có kế hoạch và đúng lúc.
* Hệ thống cộng đồng trường học: cung cấp thư mục trực tuyến và truy cập
vào hồ sơ cá nhân cho mỗi sinh viên và giảng viên. Sinh viên, giảng viên và nhân
viên có thể cập nhật hồ sơ cá nhân của riêng mình,các dữ liệu trực tuyến, làm giảm
khả năng xảy ra các lỗi cũng như việc nhập dữ liệu hành chính.
47
* Quản lý liên hệ nhà tài trợ:Đối với những người gây quỹ và nhà tuyển
dụng, Giải pháp trường học của PeopleSoft đưa ra một công cụ quản lý quan hệ
nhằm cung cấp việc truy cập nhanh chóng đến thông tin về những người đóng
gópvà sinh viên tiềm năng. Với sự hỗ trợ của các thông tin này, tổ chức có thể cải
thiện trong việc xây dựng mối quan hệ bền chặt và lâu dài hơn với các nhóm liên
quan.
Ngoài ra, còn có các công cụ hỗ trợ khác như lập báo cáo, các quy tắc sử
dụng của bộ công cụ Giải pháp trường học của PeopleSoft giúp tổ chức khai thác
hiệu quả các tính năng mà giải pháp của Oracle cung cấp.
Phần mềm SAP Business Suite được hỗ trợ bởi nền tảng SAP HANA cho
phép các tổ chức giáo dục và nghiên cứu tối đa hóa việc học tập và định hướng
nghiên cứu tốt hơn. Phần mềm cho phép phân tích cái nhìn sâu sắc nhanh chóng dựa
trên khối lượng lớn dữ liệu với các nguồn lực cân bằng tốt hơn và tối ưu hóa việc
lập kế hoạch và các hoạt động.
48
Mô hình tổng quát của SAP Business Suite cũng như các phân hệ cụ thể
được thể hiện trong mô hình ở Hình 2.4:
Hình 2.4. Mô hình ERP của SAP áp dụng cho các trường đại học
Nguồn: Giới thiệu về giải pháp ERP của SAP [49]
Ở đây, tác giả tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực đặc trưng của các tổ chức
giáo dục đại học, đó là: Lĩnh vực Sinh viên, Giảng dạy và học tập (Students,
Teaching, và Learning); Lĩnh vực Nghiên cứu thương mại và phi thương mại
(Commercial and Noncommercial Research); Lĩnh vực Học phí và nguồn thu giáo
dục (Education Funding and Income).
* Các chức năng chính của SAP Business Suite
- Lĩnh vực Sinh viên, Giảng dạy và Học tập
49
+ Tăng duy trì và cải thiện dịch vụ bằng cách quản lý toàn bộ vòng đời sinh
viên, tập trung vào học tập của sinh viên và theo dõi tiến độ của sinh viên.
+ Đảm bảo thành công của học sinh bằng cách tạo ra các cơ hội giáo dục mở
rộng ra ngoài sách vở và các chương trình trong lớp học, quản lý thành tích học sinh
để chuẩn bị cho sự thành công như một chuyên gia trong lực lượng lao động.
Phân hệ Quản lý Vòng đời Sinh viên: là một giải pháp tích hợp, có khả năng
mở rộng giúp các tổ chức giáo dục hiểu rõ và đáp ứng nhu cầu học sinh. Nó tối đa
hóa những nỗ lực lập kế hoạch chiến lược và sắp xếp hợp lý việc quản lý thông tin
học sinh và các dịch vụ học tập, giúp cải thiện thành tích học sinh và duy trì thành
tích đó,bao gồm cả chi phí.
Phân hệ Giảng dạy và học tập: cho phép theo dõi và lập kế hoạch của một
loạt các nguồn tài nguyên - bao gồm cả giáo viên, hỗ trợ kỹ thuật và phòng học - lập
kế hoạch các lớp - học phần cho sinh viên, lập kế hoạch các khóa học và cung cấp
thông tin rõ ràng, kịp thời.
Phân hệ Đo lường và theo dõi thành tích người học: tích hợp đầy đủ dữ liệu
để có thể kiểm tra tiến độ học tập của sinh viên đến khi tốt nghiệp. Sinh viên có thể
truy cập trên web, yêu cầu các biểu mẫu và các ứng dụng. Phần mềm cũng tự động
tính toán lệ phí tốt nghiệp.
Phân hệ Phân tích hiệu suất giáo dục: với các giải pháp phân tích từ SAP,
các tổ chức giáo dục đạt được cái nhìn sâu sắc kết quả học tập, hành vi học sinh và
hoạt động tài chính theothời gian thựctừ dữ liệu học tập và tài chínhdựa trên việc sử
dụng công nghệ giám sát và quản lý. Phần mềm sắp xếp các ưu tiên cũng như các
nguồn lực để hỗ trợ tối ưu cho sinh viên, giảng viên, nhà nghiên cứu, các nhà tài trợ
và cựu sinh viên.
- Lĩnh vực Nghiên cứu nhằm mục đích Lợi nhuận và Phi lợi nhuận
Để tài trợ cho nhu cầu nghiên cứu chất lượng cao, các tổ chức giáo dục đại
học và viện nghiên cứu phải tạo ra doanh thu trong khi duy trì kết quả hoạt động
tích cực. Để giải quyết vấn đề này, các hệ thống Lập kế hoạch và thực hiện nghiên
cứu cũng như Tầm nhìn nhà nghiên cứu được áp dụng với mục tiêu cung cấp kết
50
quả nghiên cứu vượt trội và hỗ trợ tư duy trong khi quản lý chặt chẽ các quy trình
và thúc đẩy doanh thu. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ định hướng nghiên cứu thành
công và quản lý các kết quả phù hợp với các quy định pháp lý.
Phân hệ Lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu: có chức năng tổ chức và
quản lý các dự án nghiên cứu được tài trợ nhằm cung cấp cho các nhà nghiên cứu
các công cụ để tạo và quản lý tài chính nội bộ và bên ngoài; cung cấp các giải pháp
thích ứng để hỗ trợ thực hiện và theo dõi dự án.
Phân hệ Tầm nhìn nhà nghiên cứu:giúp tổ chức đạt được tầm nhìn lớn hơn
trong tài trợ và các hoạt động nghiên cứu. Các tổ chức nghiên cứu phải theo dõi các
hoạt động nghiên cứu để bảo đảm kinh phí đó được chi tiêu hoàn toàn đúng theo
cam kết. Sự phân tích và minh bạch của hệ thống này cho phép thực hiện rút ngắn
dự án.
- Lĩnh vực Học phí và nguồn thu giáo dục
Các phân hệ thuộc lĩnh vực này có nhiệm vụ quản lý doanh thu để tối ưu hóa
hiệu suất và tăng cường cung cấp dịch vụ, cân bằng các ưu tiên của các nguồn thu
để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động và cân bằng các nguồn lực. Ngoài ra, các phân hệ
này còn giúp đạt được những mục tiêu trong khi duy trì tính toàn vẹn của tổ chức để
giúp trường đại học nổi bật trong nhiệm vụ cốt lõi là nghiên cứu và học tập.
Phân hệ Quản lý các khoản tài trợ cho những người được cấp: xây dựng
chương trình phối hợp để tăng cường cung cấp dịch vụ và tăng doanh thu bằng cách
quản lý mối quan hệ với cựu sinh viên và các nhà tài trợ. Khi chi phí nghiên cứu
phát sinh,kinh phí nghiên cứu được thu thập thường xuyên. Vì vậy, việc sắp xếp
hợp lý các hóa đơn và các quá trình thu thập trên là rất cần thiết để duy trì dòng tiền
không bị gián đoạn. Phần mềm hỗ trợ thanh toán từ nhiều nguồn tài trợ giúp giảm
thiểu quá trình thanh toán thủ công không hiệu quả.
Phân hệ Quản lý tài trợ: nhằm mục đích quản lý gây quỹ và phát triển tổ
chức, thiết lập các chương trình tài trợ toàn diện để tăng đơn xin tài trợ thành công,
nâng cao khả năng xác định các nguồn tài trợ tiềm năng, cho phép quản lý hữu hiệu
và có hiệu quả của các quỹ. Hệ thống cho phép những người gây quỹ truy cập vào
51
các chức năng kế toán để theo dõi các cam kết, quà tặng và các khoản hiến tặng
giúp đảm bảo rằng họ có các thông tin họ cần.
Phân hệ Quản lý học phí người học: Thu thập và tối ưu hóa các khoản học
phí, lệ phí, giúp tổ chức tính toán chính xác học phí và lệ phí; hỗ trợ thông tin về các
loại lệ phí khác nhau để giúp đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ giáo dục đều được sử
dụng và hạch toán đầy đủ. Ngoài ra, hệ thống giúp sinh viên thanh toán chính xác các
khoản học phí và lệ phí, thu thậpcũng như nâng cao sự hài lòng về dịch vụ cho sinh
viên.
Phân hệ Quản lý các khoản tài trợ của các nhà tài trợ: Để cộng tác hiệu quả
trong việc tài trợ tài chính, một trường đại học phải ủng hộ các điều khoản và điều
kiện của nhà tài trợ về nguồn tài trợ. Với phần mềm SAP, các trường đại học có thể
quản lý tiền tài trợ với sự kiểm tra tính sẵn sàng theo thời gian thực và hồ sơ về khả
năng chi trả để giúp bảo đảm tuân thủ ngân sách. Phần mềm cũng có thể thu thập
thông tin từ các hoạt động kế toán tài chính để tạo và gửi hóa đơn thanh toán cho nhà
tài trợ.
Microsoft Dynamics GP[51]là một giải pháp quản lý tổ chức,đem lại cho các
tổ chứccó quy mô vừa và nhỏ các chức năng tài chính,điều hành đầy đủ.Cùng vớiđó
là khả năng mở rộng, kinh doanh thông minh, báo cáo, dự báo và quản lý ngân sách.
Nhiều tính năng tự động trong Mrcrosoft Dynamics GP giúp giải phóng thời gian
nhân viên bằng cách tinh giản các chức năng, bao gồm:
- Tài chính cốt lõi
- Hệ thống thông tin sinh viên
- Quản lý hồ sơ
- Kế toán Quỹ
- Nhân sự/lương
- Tài khoản phải trả và các khoản phải thu
- Quản lý tài trợ.
Các tổ chức giáo dục cũng có thể tận dụng lợi thế của Microsoft Dynamics
GP tích hợp với các giải pháp công nghiệp cụ thể khác giúp giảm thủ tục giấy tờ và
52
chi phí hành chính cho các quy trình kinh doanh, thông tin học sinh và các hệ thống
đánh giá.Ngoài ra, các giải pháp tích hợp liền mạch kết hợp sự tinh tế của những
công cụ này cho phép các nhà lãnh đạo giám sát có hiệu quả ngân sách, sắp xếp
chức năng kế toán, theo dõi trở ngại, quản lý các yêu cầu biên chế cụ thể, tự động
báo cáo và nhiều chức năng khác.
* Các chức năng chính của Microsoft Dynamics GP
Phân hệ Quản lý tài chính: trường đại học cần hệ thống quản lý tài chính làm
việc trong những ràng buộc của ngân sách. Các ứng dụng của Microsoft Dynamics
GP giúp quản lý, theo dõi chi phí và phân bổ bằng cách cho phép các nhà quản lý dễ
dàng điều hướng các báo cáo, phân tích dữ liệu tài chính. Microsoft Dynamics GP
có thể tích hợp với các hệ thống CNTT hiện tại và kết nối với các hệ thốngtrả
lương, nguồn nhân lực và hệ thống tài chính bên ngoài.Dữ liệu có thể được nhập
một lần và được tự động cập nhật, chia sẻ trong toàn hệ thống, tạo ra cấp độ thông
tin liên lạc nội bộ mới giữa các phòng, ban.
Các giải pháp của Microsoft Dynamics giúp các nhà quản lý xử lý các báo
cáo tốt hơn và cho phép kiểm toán viên nhanh chóng chứng minh chi phí giáo dục
trong quá khứ, hiện tại hay trong tương lai. Với chức năng kế toán và theo dõi quỹ
nâng cao, các tổ chứccó các ứng dụng cần thiết để chuẩn bị báo cáo tài chính chính
xác, đảm bảo tuân thủ các quy định và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, duy trì và sắp
xếp một biểu đồ chi tiết các tài khoản.
Phân hệ Quản lý nhân sự và tính lương: Vì có rất nhiều loại hợp đồng đối
với giảng viên, cán bộ nhân viên nên các nhà lãnh đạo cần một giải pháp quản lý
biên chế linh hoạt cao. Microsoft Dynamics GP giải quyết những thách thức khó
khăn trong quản lý nguồn nhân lực và tiền lương, bao gồm: theo dõi ngày bắt đầu
và ngày kết thúc hợp đồng, quản lý một loạt các gói bồi thường một cách nhất quán
và hiệu quả, xử lý các yêu cầu về biên chế đa dạng.
Phân hệ Hệ thống thông tin sinh viên:hỗ trợ tra cứu hồ sơ cá nhân sinh viên
hoặc dữ liệu tuyển sinh tổng hợp trong vài phút với khả năng tìm kiếm và truy xuất
kết hợp với một giao diện web đơn giản.Hệ thống có thể gửi báo cáo một cách an
toàn trên Web cho người cần những thông tin cụ thể để thực hiện việc đánh giá và
53
ra quyết định. Ngoài ra, phần mềm giúp nâng cao khả năng báo cáo bên trong và
bên ngoài tổ chức giáo dục đại học.
Phân hệ Kế toán quỹ nội bộ: Kế toán quỹ có thể là một thách thức đối với cơ
sở giáo dục: chuyển giao số dư trên tài khoản dễ bị lỗi và nhân viên có thể dành quá
nhiều thời gian để sắp đặt lại các quy trình nhập và cân đối bằng tay. Microsoft
Dynamics GP cung cấp chức năng Kế toán Quỹ nội bộ trong tổ chức, đảm bảo quản
lý dễ dàng các giao dịch quỹ nội bộ, bảo đảm số dư tài khoản chính xác và cập nhật
thường xuyên, tức thời.
Phân hệ Quản lý tài khoản phải trả và các khoản phải thu: Khi tổ chức được
trang bị để quản lý tài khoản kiểm soát phải trả theo các phân đoạn, tổ chức không
chỉ phải tiết kiệm thời gian quý báu mà còn cần đạt được một bức tranh chi tiết về
tài chính cho phép đáp ứng đòi hỏi yêu cầu báo cáo. Chức năng quản lý tài khoản
kiểm soát cho phép tổ chức theo dõi các khoản phải trả ở mức có thể phân chia
được và loại bỏ sự cần thiết phải cân đối các phân đoạn báo cáo.
Phân hệ Quản lý tài trợ: với hệ thống báo cáo được cải thiện, tổ chức giáo dục
có thể báo cáo số liệu chính xác hơn cho kiểm toán viên và tăng đáng kể khả năng
của tổ chức để hội đủ điều kiện cấp kinh phí bổ sung. Phần mềm giúp theo dõi chi
tiêu của các phòng ban và đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu thay đổi ngân sách cũng
như các hoạt động tài trợ. Quan trọng nhất, tổ chức có thể tối đa hóa nguồn vốn và
triển khai nó một cách hiệu quả. Do đó, tổ chức không bao giờ phải trả lại kinh phí
chưa sử dụng.
Trên cơ sở nghiên cứu các mô hình ERP áp dụng cho các trường đại học trên
thế giới, tác giả tiến hành so sánh, phân tích, đánh giá từng mô hình theo một số các
chỉ tiêu, giúp cho các trường đại có cái nhìn tổng quát về các giải pháp ERP của các
nhà cung cấp hàng đầu, từ đó có sự lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm, đặc trưng
riêng của từng trường đại học.
* Về dự án và triển khai
54
Qua phân tích, tổng hợp các số liệu thứ cấp từ các nguồn khác nhau, tác giả
đưa ra những so sánh, đánh giá về dự án ERP của ba nhà cung cấp này. So sánh liên
quan đến thị phần, sự lựa chọn của khách hàng, thời gian triển khai, chi phí, tỷ lệ
thành công, v.v… Kết quả phân tích được liệt kê trong Bảng 2.1 với các tỷ lệ cụ thể
như sau:
Bảng 2.1. So sánh giải pháp ERP của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới
TÓM TẮT ĐÁNH GIÁ CÁC NHÀ CUNG CẤP ERP
Oracle Microsoft Dynamics SAP Nhà cung cấp
26% 17% 11% Thị phần
51% 43% 32% Tỷ lệ liệt kê
21% 18% 14% Tỷ lệ lựa chọn sau khi liệt kê
18.5 22.5 12.5 Thời gian triển khai (tháng)
2.55 triệu USD 2.25 triệu USD 1.8 triệu USD Chi phí dự án
23 16 24 Thời gian hoàn vốn (tháng)
62% 71% 67% Tỷ lệ thành công
31% 17% 0% Nhận thức lợi ích từ 50% trở
69% 50% 67% lên Gián đoạn khi vận hành
Nguồn: Tác giả tổng hợp tài liệu từ các nghiên cứu của Công ty tư vấn quản lý
chính phủ và công nghệ doanh nghiệp độc lập Panorama
Có thể thấy rõ SAP đang là nhà cung cấp giải pháp ERP lớn nhất, tiếp theo là
Oracle và Microsoft Dynamics. Mặc dù các giải pháp của SAP là đắt nhất, tỷ lệ
thành công thấp nhất nhưng sự lựa chọn của các khách hàng dành cho SAP vẫn cao
nhất. Có được điều này là do các giải pháp của SAP đem lại lợi ích cho các khách
hàng nhiều hơn các giải pháp của Oracle và Microsoft Dynamics (có đến 31%
khách hàng nhận thức được các lợi ích mà hệ thống ERP của SAP đem lại từ 50%
trở lên, trong khi của Oracle chỉ là 17% còn Microsoft Dynamics là 0%). Thời gian
55
triển khai của SAP ở mức trung bình và thời gian hoàn vốn cũng mất gần 2 năm,
tương tự như của Microsoft Dynamics.
* Về các chức năng cần thiết:
Có thể so sánh các chức năng của ba nhà cung cấp này thông qua Bảng 2.2:
Bảng 2.2. Các chức năng của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học
Tóm tắt các chức năng của mô hình ERP cho các trường đại học của các nhà cung cấp
Oracle SAP Microsoft
Quản lý nhân sự Quản lý nhân lực Quản lý nhân sự và tiền lương
Quản lý Tài chính Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính
Quản lý mua sắm Kế toán
Quản lý tài chính sinh viên Quản lý học phí người học Quản lý tài khoản
Quản lý hỗ trợ tài chính Quản lý các khoản tài trợ người học
Quản lý tuyển sinh và nhập học Quản lý vòng đời sinh viên Hệ thống thông tin sinh viên
Quản lý hồ sơ sinh viên Đo lường và theo dõi thành tích Quản lý hồ sơ sinh viên
Hệ thống tư vấn học tập người học Dạy và học
Hệ thống cộng đồng trường học
Quản lý điểm Phân tích hiệu suất giáo dục
Lập kế hoạch và thực hiện nghiên
cứu Tầm nhìn nhà nghiên cứu
Quản lý Mối liên hệ nhà tài trợ Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ Quản lý tài trợ
Quản lý Người hiến tặng
Nền tảng và công nghệ
Nguồn: Tác giả tổng hợp tài liệu từ các nghiên cứu của Công ty tư vấn quản
lý chính phủ và công nghệ doanh nghiệp độc lập Panorama
56
Nhìn vào bảng so sánh trên có thể thấy rằng, mô hình ERP của SAP khá đồ
sộ với rất nhiều các chức năng khác nhau, mỗi chức năng đảm nhận nhiều nhiệm
vụ liên quan với nhau, từ quản lý thông tin, phân tích tình hình cho đến việc lập kế
hoạch. Ví dụ như chức năng Quản lý nhân lực sẽ đảm nhận các nhiệm vụ: Quản lý
nhân sự và lương, quản lý tài năng, Quản lý thời gian, Phân tích và lập kế hoạch
lực lượng lao động. Ngoài ra, hệ thống ERP của SAP còn đảm nhận luôn việc
quản lý hạ tầng công nghệ thông tin, các nền tảng và công nghệ sử dụng. Đây
chính là lý do vì sao hệ thống ERP của SAP có chi phí đắt, thời gian triển khai lâu
và tỷ lệ thất bại cũng khá cao.
Trong khi đó, các hệ thống ERP của Oracle chủ yếu dựa trên nền tảng bộ
phần mềm của PeopleSoft bao gồm một số phân hệ cơ bản và có tính mở, cho phép
gắn kết với các phần mềm quản lý của các bên thứ 3. Số lượng các chức năng cũng
ít hơn so với các chức năng của SAP và chủ yếu tập trung vào những lĩnh vực quan
trọng. Cũng dễ dàng nhận ra là các chức năng của Oracle xoay quanh đối tượng
chính trong trường đại học, đó là sinh viên. Có 7/10 chức năng phục vụ cho đối
tượng này và các chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Còn hệ thống ERP dành cho trường đại học của Microsoft Dynamics còn khá
sơ sài, vẫn còn nhiều tính chất của doanh nghiệp trong mô hình này. Số lượng các
chức năngcòn ít, đặc biệt là các chức năngdành cho mảng đào tạo và sinh viên, chỉ
có 2 chức năng. Chính vì vậy mà các giải pháp ERP của Microsoft Dynamics không
được đánh giá cao mặc dù chi phí cho các dự án của Microsoft Dynamics thấp nhất,
thời gian triển khai cũng chỉ khoảng 1 năm.
Đi sâu vào phân tích các chức năngcần thiết, có thể thấy rằng cả 3 giải pháp
của 3 nhà cung cấp đều có những chức năngchung: Quản lý nhân sự, Quản lý tài
chính, Quản lý thông tin sinh viên, Quản lý Nhà tài trợ. Ngoài ra, SAP và Oracle
còn có những chức năng liên quan đến lĩnh vực hỗ trợ tài chính cho sinh viên, tìm
nguồn tài trợ cho sinh viên. Trong khi SAP có chức năngQuản lý vòng đời sinh viên
đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ liên quan đến quá trình học tập, hỗ trợ sinh viên thì
tương ứng Oracle cũng có nhưng chức năngnhỏ liên quan với nhau như: Quản lý
57
Tuyển sinh và nhập học, Hệ thống tư vấn học tập, Hệ thống cộng đồng trường học
cũng đảm nhận các chức năng như của SAP. Tuy nhiên, điểm mạnh của SAP là các
hệ thống hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc theo dõi và đo lường thành tích của
người học, phân tích hiệu suất giáo dục để từ đó hỗ trợ cho công tác ra quyết định.
Điểm mạnh nữa trong hệ thống ERP của SAP cho các trường đại học là lĩnh
vực quản lý nghiên cứu khoa học, bao gồm cả lợi nhuận và phi lợi nhuận. Như đã
phân tích ở trên, ngoài học phí và ngân sách của Chính phủ thì hoạt động nghiên
cứu khoa học là một trong những nguồn thu chính của các trường đại học lớn. Vì
vậy, SAP đã đem lại cho các trường đại học hai chức năngđảm nhận các nhiệm vụ:
giúp các nhà lãnh đạo và giảng viên, sinh viên xác định tầm nhìn trong hoạt động
nghiên cứu, đồng thời hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu. Đây
chính là điều mà các trường đại học mong muốn khi họ có được sự tự chủ trong các
hoạt động nghiên cứu của mình nhằm tạo thêm nguồn thu cho nhà trường.
Sau khi phân tích, so sánh giữa các mô hình ERP dành cho các trường đại
học của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics,
tác giả tiếp tục nghiên cứu sự giống nhau và khác nhau giữa mô hình ERP dành cho
doanh nghiệp và mô hình ERP sau khi biến đổi cho phù hợp với yêu cầu của các
trường đại học. Trong phần này, tác giả lựa chọn các sản phẩm của cùng một nhà
cung cấp là SAP. Mô hình ERP dành cho các trường đại học là SAP Business Suite
và mô hình ERP dành cho doanh nghiệp là SAP Business ByDesign.
Ở trong phần 2.3.2, tác giả đã đưa ra mô hình cũng như chức năng cụ thể của
từng lĩnh vực mà SAP Business Suite nên trong phần này, tác giả chỉ tập trung phân
tích các chức năng của mô hình SAP Business ByDesign. SAP Business ByDesign
đưa ra một mô hình gồm đầy đủ các chức năng cho các doanh nghiệp để từ đó, các
doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cho phù hợp với bản thân mỗi doanh nghiệp. Hệ
thống SAP Business ByDesign có tất cả 9 phân hệ lớn bao phủ các lĩnh vực quản lý
cần thiết trong các doanh nghiệp. Hệ thống này được mô tả như Hình 2.5:
58
Hình 2.5. Sơ đồ chức năng của hệ thống ERP SAP Business ByDesign [50]
59
Qua Hình 2.4 và Hình 2.5, có thể thấy có những chức năng giống nhau giữa
2 mô hình này. Đó là các chức năng Quản lý nguồn nhân lực, Quản lý tài chính và
Quản lý mua sắm. Ngoài ra, về nền tảng, công nghệ và công nghệ thông tin là
những thành phần bắt buộc phải có ở các hệ thống này. Những điểm tương đồng
này cũng dễ hiểu vì trong một tổ chức bất kỳ đều phải quản lý các vấn đề về con
người, tài chính và các hoạt động mua sắm.
Điểm khác biệt giữa hai mô hình là khá lớn, bắt nguồn từ sự khác nhau về
quy trình sản xuất, sản phẩm cũng như khách hàng, nguồn cung ứng của mỗi loại
hình tổ chức. Đối với mô hình ERP dành cho doanh nghiệp, có thể thấy rõ hai hoạt
động chính là sản xuất và mua bán hàng (hay còn gọi là bộ phận hậu cần và bộ phận
tiền phương). Vì vậy, sáu phân hệ còn lại trong mô hình ERP cho doanh nghiệp tập
trung quản lý các lĩnh vực liên quan đến hai hoạt động này. Có thể khái quát các
phân hệ này thành một quá trình như sau:
Quản lý chuỗi cung ứng: nhằm thúc đẩy sự hiệu quả của chuỗi cung ứng
thông qua việc cải thiện sự phù hợp giữa cung và cầu,đồng thời tăng tính linh hoạt
trong việc tìm các nguồn cung ứng bằng cách tăng cường sự hợp tác với các nhà
cung cấp cũng như khách hàng.
Quản lý dự án: các dự án dù lớn hay nhỏ, dù đơn giản hay phức tạp trong
doanh nghiệp đều được quản lý bởi phân hệ này. Nó giúp tăng cường sự hợp tác
giữa các nhóm dự án, giúp các nhóm dự án quản lý, phân phối các nguồn lực cũng
như kiểm soát sự thực hiện của các dự án.
Quản lý sản xuất: dựa trên quan điểm tích hợp, quản lý toàn bộ hoạt động
sản xuất theo thời gian thực, phân hệ này giúp giảm chi phí sản xuất và đáp ứng nhu
cầu khách hàng nhanh hơn.
Quản lý dịch vụ: bao gồm các hoạt động liên quan đến việc đưa sản phẩm
đến tay khách hàng trên cơ sở tự động hóa các dịch vụ chuyên nghiệp, tích hợp một
cách hoàn chỉnh các dịch vụ.Đồng thời, phân hệ này còn giúp đánh giá những lợi
ích từ việc cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng.
60
Quản lý phân phối bán buôn: phân hệ này có thể dự báo chính xác nhu cầu
khách hàng, từ đó có thể đáp ứng và phân phối hàng theo các kênh một cách nhanh
chóng, giảm chi phí tồn kho và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý quan hệ khách hàng: quản lý chuyên nghiệp quy trình bán hàng,
dịch vụ hậu mãi, tiếp thị, hướng đến sự cam kết lâu dài với khách hàng.
Trong khi đó, mô hình ERP cho trường đại học, ngoài quá trình “sản xuất”
chính là dạy và học, lại tập trung nhiều đến “sản phẩm” là người học và đồng thời là
khách hàng của mình. Ngoài ra, việc tạo ra các “sản phẩm” trong trường đại học
được đảm nhận bởi một đội ngũ tri thức, những người có trình độ cao, phương pháp
và cách thức tạo ra “sản phẩm” cũng khác biệt hoàn toàn so với việc tạo ra sản
phẩm của các doanh nghiệp. Chính vì vai trò đặc biệt của người học và người dạy
trong trường đại học nên việc điều chỉnh này là phù hợp. Hầu hết các chức năng của
ba phân hệ đặc trưng: phân hệ Sinh viên, Giảng dạy và Học tập, phân hệ Nghiên
cứu khoa học, phân hệ Học phí và nguồn thu giáo dục cũng đều xoay quanh người
học và người dạy. Hoạt động giảng dạy và học tập trong trường đại học được quản
lý thông qua một chức năng là Dạy và học.
Ngoài ra, mô hình ERP trong trường đại học còn quan tâm đến một hoạt
động khác của trường đại học, đó là hoạt động nghiên cứu khoa học. Đây là hoạt
động vừa khẳng định vị thế của một trường đại học, vừa tạo nguồn thu cho các
trường đại học. Thêm vào đó, do cơ chế tự chủ của các trường đại học nước ngoài
nên mô hình ERP cũng tập trung nhiều vào các nguồn tài trợ từ bên ngoài. Có thể
xem các hoạt động này tương ứng với các chức năng quản lý quan hệ khách hàng,
quản lý chuỗi cung ứng trong mô hình ERP cho doanh nghiệp.
Như vậy, có thể thấy rõ bên cạnh sự giống nhau về một số chức năng cơ bản
giữa mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành cho các trường đại
học thì có sự khác biệt khá lớn giữa hai mô hình này. Nguyên nhân của sự giống và
khác nhau này cũng đã được làm rõ.Đây là một trong những cơ sở quan trọng giúp
tác giả xây dựng mô hình URP dành cho các trường đại học Việt Nam trong phần
sau của luận án.
61
Nghị quyết số 29 Hội nghị Trung ương 8 khóa XI [1]Về đổi mới căn bản,
toàn diện giáo dục và đào tạo nêu rõ: “Đổi mới căn bản công tác quản lý giáo dục,
đào tạo, coi trọng quản lý chất lượng; chuẩn hóa các điều kiện bảo đảm chất lượng
và quản lý quá trình đào tạo; chú trọng quản lý chất lượng đầu ra; xây dựng hệ
thống kiểm định độc lập về chất lượng giáo dục, đào tạo; đổi mới cơ chế tiếp nhận
và xử lý thông tin trong quản lý giáo dục, đào tạo”. Như vậy, đổi mới và hoàn thiện
công tác quản lý trong trường đại học là một vấn đề có ý nghĩa then chốt trong định
hướng phát triển sự nghiệp giáo dục và đào tạo theo tinh thần của Nghị quyết Trung
ương 8 về giáo dục và đào tạo cũng như khoa học và công nghệ.
Hiện nay, đào tạo đại học là nhân tố thúc đẩy các hoạt động kinh tế - chính
trị - xã hội và góp phần quan trọng vào nâng cao chất lượng cuộc sống. Tại các
nước phát triển, đào tạo đại học không chỉ đáp ứng hầu hết nhu cầu của người học,
mà còn đóng vai trò dẫn dắt sự phát triển của cả nền kinh tế. Các nguồn lực khác
nhau của xã hội được huy động tối đa cho sự phát triển các trường đại học. Để phát
huy có hiệu quả các nguồn lực này cần có một công cụ quản lý và phân bổ hợp lý.
Việc áp dụng các mô hình quản trị doanh nghiệp vào quản trị nhà trường sao cho
phù hợp với đặc điểm của quản trị đại học đang là xu hướng của các trường đại học
ở các nước phát triển hiện nay.
Cùng với xu hướng đó, sự thay đổi, chuyển biến trong quản lý, điều hành của
các cơ quan chủ quản cũng là một điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các mô hình
quản trị doanh nghiệp vào các trường đại học. Ở Việt Nam, việc chuyển dần từ mô
hình Nhà nước kiểm soát sang mô hình Nhà nước giám sát, tạo điều kiện cho các
trường có sự tự chủ hơn trong các vấn đề cốt lõi của một trường đại học. Khi các
trường đại học có sự tự chủ tương đối, đặc biệt là tự chủ về tổ chức và về tài chính,
các kỹ thuật quản trị doanh nghiệp có thể phát huy hiệu quả nếu được áp dụng trong
công tác quản lý, điều hành một trường đại học.
62
Để nâng tầm các trường đại học so với khu vực và vươn ra thế giới, Việt
Nam cần có sự thay đổi cả về chính sách cũng như phương thức hoạt động. Cùng
với việc trao quyền tự chủ cho các trường đại học như Hoa Kỳ đã làm từ lâu và Xin-
ga-po trong mấy chục năm gần đây, Đảng và Nhà nước cũng đã có những chủ
trương, chính sách về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực
giáo dục. Ngoài ra, các trường đại học Việt Nam cũng cần phải có chiến lược hoạt
động riêng của mình với sự hỗ trợ của những thành tựu của công nghệ thông tin,
đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý. Việc áp dụng mô hình ERP vào quản lý,
điều hành các trường đại học đã được chứng minh cả về lý luận lẫn thực tiễn, đem
lại những lợi ích thiết thực cho việc quản lý và phân bổ các nguồn lực có hạn và
ngày càng khan hiếm của các trường đại học, đáp ứng được môi trường cạnh tranh
ngày càng tăng và biến động không ngừng.
Tuy nhiên, cùng với những đặc thù riêng về thể chế, chính sách, văn hóa,
chính trị và xã hội, các trường đại học Việt Nam cũng cần có những thay đổi, tùy
chỉnh các hệ thống sao cho phù hợp với thực tiễn hoạt động, quản lý của các trường
đại học. Ngoài ra, việc chịu sự giám sát của Nhà nước cũng như phụ thuộc nhiều về
mặt tổ chức, tài chính như hiện nay buộc các trường đại học có sự liên kết và ràng
buộc chặt chẽ với các cơ quan quản lý khác trong quá trình vận hành.
Trong giai đoạn tới, cùng với các chủ trương mới và những thí điểm về trao
quyền tự chủ cho các trường đại học, ban đầu là đại học quốc gia rồi đến các đại
học vùng và sau đó là các trường đại học.Các trường đại học sẽ trở thành các doanh
nghiệp đặc biệt, có quyền quyết định những vấn đề về mặt chiến lược và con người
đối với tổ chức mình. Khi đó, các trường có thể áp dụng những công cụ, mô hình có
hiệu quả trong doanh nghiệp thuần túy vào hỗ trợ hoạt động điều hành, quản lý
trường đại học, từng bước nâng cao chất lượng giảng dạy và nghiên cứu của trường,
thu hút các nguồn lực giúp cho sự phát triển của trường đại học, theo kịp sự phát
triển của nền giáo dục đại học của các nước tiên tiến trong khu vực và trên thế giới.
Nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP trong quản lý trường đại
học của các nước trên thế giới, chúng ta có thể rút ra các bài học cho việc xây dựng
và ứng dụng mô hình URP trong các trường đại học Việt Nam. Cụ thể như sau:
63
Để thực hiện thành công một hệ thống ERP trong một trường đại học, hỗ trợ
của các nhà quản lý hàng đầu là một yếu tố quyết định, yếu tố thành công quan
trọng nhất. Các nhà lãnh đạo là những người thiết lập chương trình nghị sự của tổ
chức, chi phối các mục tiêu chiến lược, chịu trách nhiệm với các thành viên khác,
với các mối quan hệ ảnh hưởng bên ngoài. Dự án ERP phải được tổ chức tốt, đòi
hỏi phải thành lập một hội đồng ra quyết định cho chiến lược tích hợp ERP trong
trường đại học. Hội đồng phải bao gồm các thành viên quản lý hành chính và các
dịch vụ công nghệ thông tin. Hội đồng phải có một sự hiểu biết rõ ràng, toàn diện
kế hoạch phát triển chiến lược của trường đại học và các mục tiêu chính của nó
cũng như phải biết rất rõ kế hoạch hội nhập nói chung.
Việc triển khai một hệ thống ERP phải được xem như là một dự án ưu tiên
cao của lãnh đạo vì hệ thống sẽ thay đổi cách thức tổ chức hoạt động của tổ chức.
Quản lý cấp cao phải thể hiện cam kết của mình bằng cách lãnh đạo mạnh mẽ, giới
hạn phạm vi ban đầu của dự án và làm việc nhằm đưa dự án sớm thành công. Cam
kết quản lý hàng đầu cho dự án là cần thiết để đảm bảo sự thành công của hệ thống,
nếu không dự án có khả năng sẽ thất bại hoặc không cung cấp đầy đủ các lợi ích dự
báo.
Phải có dự án tốt, có tầm nhìn, có kế hoạch toàn diện và cụ thể,xác định mục
tiêu, mục đích, các yêu cầu rõ ràng và thống nhất, lựa chọn và đánh giá tiền khả thi
là các yếu tố quan trọng đối với các dự án thực hiện thành công ERP trong các
trường đại học: Những yêu cầu, mục tiêu của dự án phải thiết lập rõ ràng và một kế
hoạch toàn diện cần được xây dựng phù hợp với mục tiêu của tổ chức để đảm bảo
sự thành công của một dự án triển khai ERP. Mặt khác, sự phát triển các yêu cầu chi
tiết ngay từ đầu dự án là cần thiết để đảm bảo thực hiện thành công ERP. Nếu
không, một sự hiểu lầm của các yêu cầu của dự án có thể dẫn đến rủi ro hay thất bại.
Do đó, việc xác định các lợi ích, mục tiêu, nguồn lực, rủi ro, chi phí và thời gian của
dự án là rất quan trọng. Vì lý do này, để thực hiện thành công ERP phải phân bổ
64
thời gian đáng kể trước khi triển khai thực hiện hệ thống nhằm phát triển kế hoạch
dự án, tập trung vào việc làm thế nào để một dự án được thực hiện, cung cấp các
bước chi tiết về những gì cần phải được thực hiện trong dự án.
Khi đã có được kế hoạch dự án cụ thể, mục tiêu, yêu cầu rõ ràng thì điều
quan trọng là phải xác định được chính xác và đầy đủ các chi phí dự kiến của một
hệ thống ERP. Đa số các chi phí trực tiếp của ERP là hiển nhiên và thường được
ngân sách chi trả, hạch toán trực tiếp bằng cách lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, các
chi phí này không đại diện cho bức tranh tổng thể của một hệ thống ERP mà tổ chức
sẽ chi trả. Thêm vào đó, có những sự kiện bất thường cũng làm tăng chi phí tổng thể
của dự án.
Ngoài ra, các dự án ERP nên có một tầm nhìn rõ ràng và một kế hoạch quản
lý để chỉ đạo quá trình thực hiện nhằm đạt được kết quả mong muốn. Về sau, các kế
hoạch của dự án có thể được xây dựng để hỗ trợ và cải thiện tầm nhìn này. Vì vậy,
việc đầu tư hệ thống ERP nên gắn kết chặt chẽ với định hướng chiến lược của một
tổ chức, được liên kết với tầm nhìn và định hướng tương lai.
Có hai chiến lược tiếp cận khác nhau để thực hiện một hệ thống ERP. Trong
phương pháp tiếp cận đầu tiên,các trường đại học phải tái cấu trúc quy trình quản
lý để phù hợp với các chức năng của hệ thống ERP. Điều này có thể dẫn đến những
thay đổi trong các quy trình quản lý quan trọng, trong đó có thể có các nhiệm vụ
hàng ngày mà tổ chức thực hiện, và cũng có thể dẫn đến thay đổi trách nhiệm của
người lao động đối với tổ chức. Vì vậy, điều quan trọng là thay đổi được quản lý
một cách thích hợp trên hai cấp. Đầu tiên, đó là những thay đổi tổ chức. Thứ hai là
những thay đổi được tạo ra trong quá trình vận hành của hệ thống ERP.
Cách tiếp cận thứ hai là hệ thống ERP phải tùy biến các gói chức năng để
phù hợp với các quy trình quản lý hiện có của trường đại học. Tuy nhiên, cần phải
tránh sự tùy biến của các gói phần mềm ERP, hoặc ít nhất là giảm thiểu càng nhiều
65
càng tốt, để đạt được đầy đủ những lợi ích của hệ thống ERP. Bởi vì tùy biến sẽ
tăng thời gian dự án, làm hỏng lịch trình, đưa các lỗi mới vào hệ thống, làm cho
việc nâng cấp phần mềm của nhà cung cấp trở nên khó khăn hơn.
Nhóm triển khai ERP nên bao gồm đại diện từ tất cả các đơn vị chức năng
của trường đại học, quen thuộc với các quy trình quản lý, hoạt động nội bộ, từ các
chuyên gia kỹ thuật đến điều hành cấp cao, vì những nỗ lực và sự hợp tác của các
chuyên gia kỹ thuật, quản lý và người sử dụng hệ thống là điều cần thiết để thực
hiện ERP thành công. Các thành viên trong nhóm nên xem xét dự án ERP là ưu tiên
hàng đầu, duy nhất của họ. Họ phải dành toàn bộ thời gian làm việc vào các dự án
và các nhà quản lý cấp cao nên có sự động viên, khen thưởng. Ngoài ra, phải trao sự
tin tưởng và thẩm quyền cho nhóm thực hiện dự án để thông qua đó, họ có khả năng
ra quyết định quan trọng và chịu trách nhiệm cho việc tạo ra các kế hoạch dự án sơ
bộ và đầy đủ chi tiết, xác định thời hạn lịch trình dự án, phân công trách nhiệm cần
thiết để thực hiện tất cả các nhiệm vụ.
Một yếu tố thành công quan trọng cho dự án là tập hợp khả năng của các
nhóm khác nhau tạo thành một đội duy nhất. Một dự án ERP thành công đòi hỏi
phải có ban lãnh đạo và các nhóm chức năng cũng như kỹ thuật nhằm phát triển một
mối quan hệ đối tác mạnh mẽ và cam kết chia sẻ sự thành công của các hệ thống
ERP. Ngoài ra, cần phải tạo ra các mối quan hệ đối tác giữa các lãnh đạo nhằm
cung cấp nền tảng cho sự hợp tác giữa các nhóm. Nếu không có cam kết chung để
làm việc cùng nhau thì dự án ERP khó có thể thành công.
Hệ thống ERP sẽ thay đổi cách thức làm việc của tất cả mọi người trong toàn
trường đại học. Do đó, đào tạo người sử dụng là cần thiết và điều quan trọng là phải
cho người sử dụng biết những thay đổi đó cũng như đào tạo họ để sử dụng hệ thống
mới. Giáo dục và đào tạo cho người sử dụng hệ thống mới một cách thích hợp sẽ đảm
bảo họ hiểu hệ thống mới hoạt động như thế nào và làm thế nào nó có thể giúp họ
thực hiện công việc hàng ngày của họ. Thông thường, các hoạt động đào tạo được
66
xây dựng thành các mô - đun chức năng và trình bày tất cả các chức năng hệ thống,
tập trung vào những người sử dụng cuối cùng. Có hai nhóm người sử dụng: người sử
dụng chủ chốt - những người có trình độ để có một hình ảnh tổng thể của toàn bộ ứng
dụng và các quy trình chính; người sử dụng cuối cùng là những người dùng thực hiện
các hoạt động cụ thể, nhiệm vụ thường thường xuyên của hệ thống. Bên cạnh đó, một
quản trị hệ thống cũng cần phải được đào tạo để làm việc trong lĩnh vực quản lý cơ sở
dữ liệu.
Tuy nhiên, vấn đề đào tạo người sử dụng gặp phải một số khó khăn. Những
người sử dụng cuối cùng và các cơ sở đào tạo thường ít được quan tâm bởi vì các
nguồn lực cho đào tạo và hỗ trợ có thể tốn kém. Chính cái nhìn lợi ích ngắn hạn trong
việc không cung cấp các nguồn lực đáng kể cho hoạt động đào tạo làm cho người sử
dụng hệ thống không hiểu, bỏ qua hệ thống mới và dẫn đến thất bại dài hạn. Ngoài ra,
sự dè dặt và thiếu nhiệt tình trong việc sử dụng hệ thống ERP, khó khăn trong việc
thay đổi văn hóa của tổ chức là những yếu tố thất bại hay gặp trong dự án triển khai
ERP.
Số các tổ chức giáo dục đại học trên thế giới đã áp dụng các hệ thống ERP
ngày càng tăng để cải thiện hoạt động của họ và giúp họ dễ quản lý và minh bạch
hơn. Trong khi triển khai ERP tại một địa điểm là phổ biến, thì một số ít hệ thống
ERP đã được triển khai cho các trường phân tán về mặt địa lý hoặc cho nhiều
trường thành viên trong toàn bộ tổ chức [25] và toàn hệ thống bao gồm các trường
đại học trong một hệ thống nhà nước. Một báo cáo gần đây cho thấy trong năm
2007, ba mươi cơ sở giáo dục đã lựa chọn giải pháp ERP Quản lý tổng thể trường
đại học của Jenzabar. Một báo cáo khác ho thấy đến năm 2008, khoảng 150 tổ chức
tại Mỹ và Canada đã chọn giải pháp ERP của Oracle và PeopleSoft. Gần đây, một
số trường đại học đã lựa chọn sử dụng sản phẩm ERP của Datatel[43].
Với ngày càng nhiều trường đại học có ý định áp dụng hệ thống ERP, các
phương pháp tiếp cận trình bày ở trên có thể được sử dụng cho cộng đồng học thuật.
Sử dụng chuyên gia tư vấn bên ngoài để thực hiện nghiên cứu khả thi cho việc triển
khai ERP là một phương pháp phổ biến nhất mà các trường đại học đang thực hiện.
67
Tỷ lệ thành công sẽ cao hơn nếu các trường đại học sử dụng một người lãnh đạo đã
quản lý ít nhất một dự án triển khai ERP.
68
Sau khi nghiên cứu các vấn đề lý luận liên quan đến ERP và kinh nghiệm
của thế giới, tác giả tiến hành một cuộc điều tra khảo sát ý kiến của các chuyên gia
về ứng dụng CNTT trong trường đại học hiện nay và nhất là về các vấn đề liên
quan đến việc xây dựng và ứng dụng mô hình URP. Trong chương này, tác giả trình
bày kết quả của cuộc điều tra chuyên gia thuộc 8 trường đại học khác nhau trong
cả nước. Nội dung điều tra là các vấn đề về sự cần thiết xây dựng mô hình URP, về
các thành phần của URP, về quy trình sẽ triển khai URP trong trường đại học Việt
Nam. Đây là cơ sở tham chiếu rất cần thiết để tác giả đề xuất mô hình URP và các
thành phần của mô hình nàytrong chương 4.
Để làm rõ hơn về thực trạng ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý trong
trường đại học cũng như nhu cầu áp dụng một mô hình URP vào hỗ trợ công tác
quản lý, điều hành, tác giả tiến hành một cuộc phỏng vấn đối với các chuyên gia là
các lãnh đạo, các cán bộ quản lý, các giảng viên trong các trường đại học, những
người nắm rất rõ tình hình ứng dụng và nhu cầu đối với các hệ thống thông tin quản
lý. Cụ thể, tác giả tiến hành phỏng vấn 60 chuyên gia ở 8 trường đại học trong cả
nước.
Các chuyên gia được phỏng vấn được chia thành 4 nhóm thuộc 2 đối tượng
là cán bộ quản lý và giảng viên, cụ thể như sau:
- 6 người thuộc Ban Giám hiệu các trường đại học
- 10 người là Trưởng, phó các phòng ban chức năng
- 14 người là Trưởng, phó các Khoa, Bộ môn.
69
- 30 người là giảng viên, chủ yếu là các giảng viên thuộc khối ngành CNTT
và hệ thống thông tin kinh tế (xem Phụ lục 2).
Nội dung cuộc điều tra tập trung vào các vấn đề sau:
- Mức độ sử dụng máy tính, mạng máy tính và các phần mềm quản lý phục
vụ công việc hằng ngày.
- Các phần mềm quản lý được sử dụng và thời gian triển khai các phần mềm
quản lý hiện có của các trường đại học.
- Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng các phần mềm quản lý, đặc
biệt là các hệ thống phần mềm được xây dựng riêng lẻ.
- Đánh giá của các chuyên gia về lợi ích cũng như khó khăn trong việc áp
dụng hệ thống ERP trong các trường đại học.
- Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP cần phải
có cũng như độ ưu tiên của từng chức năng, phương án triển khai mô hình URP
trong trường đại học.
- Mô hình URP cho đại học Việt Nam và các thành phần cơ bản của mô hình.
- Quy trình triển khai mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam.
(Xem Phiếu phỏng vấn chuyên gia trong Phụ lục 1)
Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra thu thập ý kiến của các chuyên gia bằng
phương pháp sử dụng bảng hỏi kết hợp phỏng vấn, tác giả sẽ có những phân tích cụ
thể và đưa ra những đánh giá phù hợp cho việc xây dựng mô hình URP ở chương
sau. Toàn bộ các bảng biểu, sơ đồ trong chương này được tác giả phân tích, xử lý
với sự hỗ trợ của phần mềm SPSS và Excel.
Về việc sử dụng máy tính và mạng máy tính trong công việc hằng ngày, kết
quả xử lý cho thấy 100% chuyên gia được hỏi đều sử dụng máy tính phục vụ cho
các hoạt động của mình.
Việc sử dụng máy tính thường xuyên của các chuyên gia còn do tất cả các
trường được phỏng vấn đều đã triển khai hệ thống mạng nội bộ và Internet nên họ
70
có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi mà vẫn giữ được mối liên kết với hệ thống quản lý
của nhà trường.
Kết quả cũng cho thấy các công việc thường xuyên được thực hiện trong quá
trình sử dụng máy tính của người được phỏng vấn như: Gửi/nhận thư điện tử; Tra
cứu, tìm kiếm thông tin; Soạn thảo, lưu trữ văn bản; Sử dụng và khai thác phần
mềm ứng dụng trong quản lý và các công việc khác như giải trí, mạng xã hội và sử
dụng các phần mềm chat để trao đổi thông tin. Kết quả cụ thể thể hiện ở Bảng 3.1
như sau:
Bảng 3.1. Kết quả khảo sát việc Gửi/nhận thư điện tử ĐVT: người
Nhóm đối tượng
Total Giảng viên Trưởng, Phó phòng Trưởng, Phó khoa Ban Giám hiệu
Ít 0 0 1 0 1
Trung bình 0 2 2 0 4
Gửi/nhận thư điện tử Nhiều 5 2 7 10 24
Rất nhiều 1 6 4 20 31
Total 6 10 14 30 60
Đối với việc Gửi/nhận thư điện tử, do đây là một nhu cầu quan trọng nên đa
số những người được hỏi đều sử dụng chức năng này ở mức độ nhiều và rất nhiều,
chiếm đến 91,67% số chuyên gia. Không có ai là không sử dụng chức năng này
trong công việc hằng ngày của mình.
Đối với việc tra cứu, tìm kiếm thông tin, ta cũng có kết quả tương tự ở Bảng
3.2 khi có đến 95% người được hỏi sử dụng thường xuyên chức năng này:
Bảng 3.2. Kết quả khảo sát việc Tra cứu, tìm kiếm thông tin trên mạng
ĐVT: người
Nhóm đối tượng
Total Ban Giám Trưởng, Phó Trưởng, Phó Giảng viên
Tra cứu, tìm Trung bình hiệu 1 phòng 0 khoa 2 0 3
71
kiếm thông tin Nhiều 3 3 7 3 16
trên mạng Rất nhiều 2 7 5 27 41
Total 6 10 14 30 60
Đối với chức năng soạn thảo và lưu trữ văn bản, do đa số những người được
hỏi là những cán bộ quản lý nên việc sử dụng chức năng này có phần ít hơn các
chức năng trên, tuy nhiên mức độ sử dụng cũng khá nhiều. Riêng nhóm đối tượng
giảng viên vẫn sử dụng nhiều các chức năng này hằng ngày. Kết quả thể hiện ở
Bảng 3.3:
Bảng 3.3. Kết quả khảo sát việc Soạn thảo và lưu trữ văn bản ĐVT: người
Nhóm đối tượng
Total Ban Giám Trưởng, Phó Trưởng, Phó Giảng
phòng khoa viên hiệu
Ít 0 0 1 1 2
Soạn thảo, lưu Trung bình 4 0 4 0 8
trữ văn bản Nhiều 1 4 5 6 16
Rất nhiều 1 6 4 23 34
Total 6 10 14 30 60
Việc sử dụng và khai thác phần mềm quản lý ở nhóm cán bộ quản lý diễn ra
chưa được thường xuyên, chủ yếu là các giảng viên thường xuyên sử dụng các loại
phần mềm này. Có thực trạng này là do các phần mềm chủ yếu là các phần mềm tác
nghiệp, thiếu các phần mềm hỗ trợ ra quyết định nên việc các cán bộ quản lý không
thường xuyên sử dụng là điều tất yếu. Kết quả khảo sát thể hiện trong Bảng 3.4:
Bảng 3.4. Kết quả khảo sát việc Sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý
ĐVT: người
Nhóm đối tượng
Total Ban Giám Trưởng, Phó Trưởng, Phó Giảng viên phòng Khoa hiệu
Sử dụng và Rất ít 0 1 1 2 0
72
khai thác phần Ít 0 0 1 3 4
mềm ứng dụng Trung bình 6 3 8 6 23
Nhiều 0 5 0 7 12 trong quản lý
Rất nhiều 0 2 4 13 19
Total 6 10 14 30 60
Chỉ có nhóm cán bộ thuộc các bộ phận như nhân sự, tiền lương và đào tạo là
thường xuyên sử dụng các chức năng của phần mềm quản lý. Còn các giảng viên
chủ yếu thực hiện các công việc như xem lịch dạy, nhập điểm…
Đối với trang web của trường, tất cả các chuyên gia được hỏi đều sử dụng
các tiện ích mà trang web đem lại, thể hiện trong Bảng 3.5:
Bảng 3.5. Kết quả khảo sát việc sử dụng website của nhà trường ĐVT: người
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid Có 60 100.0% 100.0% 100.0%
Các tiện ích chính được sử dụng thông qua website của trường bao gồm:
Xem tin tức, Tra cứu thông tin, Xem thông báo, Hoạt động tác nghiệp, Xem lịch
dạy và một số tiện ích khác. Trong số các tiện ích này, việc Xem thông báo được tất
cả các quan sát sử dụng (xem Bảng 3.6) trong quá trình duyệt web của nhà trường:
Bảng 3.6. Kết quả khảo sát việc sử dụng chức năng Xem thông báo ĐVT: người
Nhóm đối tượng
Total Ban Giám Trưởng, Phó Trưởng, Phó Giảng
phòng khoa viên hiệu
Xem thông báo Có 6 14 30 60 10
6 14 30 60 Total 10
73
Các tiện ích khác được đa số những người được phỏng vấn sử dụng với mức
độ khá cao (76,67% - 81,67% chuyên gia). Riêng hoạt động tác nghiệp có mức sử
dụng ít hơn các tiện ích còn lại. Nguyên nhân là do các trường vẫn chưa áp dụng
nhiều các hệ thống thông tin vào hỗ trợ công tác quản lý của mình. Kết quả cụ thể
trong Bảng 3.7:
Bảng 3.7. Kết quả khảo sát sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường
ĐVT: người
Nhóm đối tượng Tiện ích Total
CBQL GV
Count 23 48 25 Xem tin tức 80.0% % of Total 41.67% 38.33%
Tra cứu thông 48 Count 21 27
tin % of Total 45.0% 35.0% 80.0%
Count 23 46 23
Hoạt động tác nghiệp 76.66% % of Total 38.33% 38.33%
49 Count 26 23 Xem lịch dạy
% of Total 38.33% 43.33% 81.66%
Count 4 11 7 Khác 18.34% % of Total 11.67% 6.67%
Total Count 30 60 30
% of Total 50.0% 50.0% 100.0%
Về mức độ sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường, đa số người
được hỏi (85% chuyên gia - Bảng 3.8) sử dụng khá thường xuyên:
Bảng 3.8. Kết quả khảo sát mức độ trung bình sử dụng các tiện ích ĐVT: người
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid Hằng ngày 36 60.0 60.0 60.0
74
5-6 15 25.0 25.0 85.0
3-4 5 8.33 8.33 93.3
1-2 4 6.67 6.67 100.0
Total 60 100.0 100.0
Vấn đề lớn nhất gặp phải trong quá trình sử dụng các tiện ích của các chuyên
gia là tình trạng nghẽn mạng xảy ra khá thường xuyên. Ngoài ra, việc không truy
cập được thông tin cũng như không thực hiện được các hoạt động tác nghiệp vẫn
còn xảy ra tuy không nhiều. Cụ thể kết quả khảo sát ở Bảng 3.9:
Bảng 3.9. Kết quả khảo sát các vấn đề gặp phải khi sử dụng các tiện ích
ĐVT: người
Nghẽn mạng Không thực hiện được Không truy cập được Vấn đề gặp phải
thông tin các hoạt động tác
Frequency Percent Frequency Percent Frequency Percent
Có 50.0% 30 10 16.7% 20.0% 12
Không Valid 50.0% 30 50 83.3% 80.0% 48
Total 60 60 60 100.0% 100.0% 100.0%
Đối với các phần mềm quản lý, mà cụ thể ở đây là các phần mềm như Quản
lý điểm, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý nhân sự, Quản lý nghiên cứu khoa học,
Quản lý lương, Lập thời khóa biểu và các phần mềm quản lý khác, thì việc sử dụng
có sự khác nhau giữa các nhóm đối tượng, thể hiện trong Bảng 3.10:
Bảng 3. 10. Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý ĐVT: người
Nhóm đối tượng Phần mềm Quản lý Total CBQL GV
75
Count 21 20 41 Quản lý điểm % of Total 35.0% 33.33% 68.33%
Count 17 15 32 Quản lý đăng ký tín chỉ % of Total 28.33% 25.0% 53.33%
Count 11 9 20 Quản lý nhân sự % of Total 18.33% 15.0% 33.33%
Count 18 8 26 Quản lý nghiên cứu khoa học % of Total 30.0% 13.33% 43.33%
Count 6 3 9 Quản lý lương % of Total 10.0% 5.0% 15.0%
Count 12 6 18 Lập thời khóa biểu % of Total 20.0% 10.0% 30.0%
Count 10 8 18 Quản lý khác % of Total 16.67% 13.33% 30.0%
Count 2 4 6 Chưa bao giờ sử dụng % of Total 3.33% 6.67% 10.0%
Count 30 30 60 Total % of Total 50.0% 50.0% 100.0%
Như đã nói ở trên, do việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong các trường
đại học chưa phổ biến, các lĩnh vực ứng dụng còn hạn chế nên mức độ sử dụng các
phần mềm này còn chưa cao. Phần mềm Quản lý điểm được nhiều người sử dụng
nhất cũng chỉ đạt 67% số chuyên gia được hỏi. Tỷ lệ những người chưa bao giờ sử
dụng phần mềm cũng chiếm đáng kể 10%. Còn các phần mềm khác đều có tỷ lệ sử
76
dụng chưa đến 50%, trừ phần mềm Quản lý đăng ký tín chỉ có sự tham gia của trên
53% số lượng chuyên gia. Ngoài việc ứng dụng còn hạn chế thì nguyên nhân quan
trọng khác là do một số phần mềm chỉ được vận hành bởi các bộ phận nhất định
như Quản lý nhân sự, Quản lý lương và Lập thời khóa biểu. Có thể nhìn nhận rõ
ràng hơn qua biểu đồ ở Hình 3.1:
Hình 3.1. Biểu đồ tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý trong nhà trường
Tuy số lượng người tham gia phỏng vấn chưa sử dụng nhiều các phần mềm
quản lý (lý do chủ yếu là do nhà trường chưa áp dụng đầy đủ các phần mềm hỗ trợ
cho các hoạt động tác nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau) nhưng đa số (85% chuyên
gia) đều đánh giá các phần mềm mà họ sử dụng đều tiện dụng và rất tiện dụng, hỗ
trợ tốt trong hoạt động hằng ngày của họ. Chỉ có 1 trường hợp đánh giá là bất tiện
trong quá trình sử dụng các phần mềm quản lý này. Kết quả cụ thể ở Bảng 3.11:
Bảng 3.11. Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lý ĐVT: người
Mức độ tiện dụng Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Rất tiện dụng 14 23.33% 23.33% 23.33%
Tiện dụng 37 61.67% 61.67% 85.0% Valid Bình thường 8 13.33% 13.33% 98.33%
Bất tiện 1 1.67% 1.67% 100.0%
77
Total 60 100.0% 100.0%
Qua hai kết quả khảo sát ở Bảng 3.10 và 3.11 có thể nhận thấy đa số người
sử dụng đều hài lòng với các phần mềm quản lý đang được các trường đại học áp
dụng. Tuy nhiên, số người sử dụng còn chưa nhiều bởi do nhà trường chưa áp dụng
các phân hệ cần thiết cho mọi hoạt động quản lý và tác nghiệp hằng ngày. Hầu hết
các trường chỉ tập trung vào các mảng chính, quan trọng như Quản lý nhân sự,
Quản lý lương và các hệ thống phục vụ công tác học tập, quản lý sinh viên như:
Quản lý hồ sơ sinh viên, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm. Còn lĩnh vực Quản
lý nghiên cứu khoa học và một số chức năng khác vẫn chưa được chú trọng đầu tư
nhiều. Cụ thể về tình hình ứng dụng các phần mềm quản lý ở các trường được khảo
sát thể hiện rõ trong Bảng 3.12:
Bảng 3.12. Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý
ĐVT: người
Thời gian triển khai
Đã triển Đã triển Đã triển Đang/sẽ Chưa
Valid Lĩnh vực khai và khai và khai và triển khai tính đến Total
sử dụng sử dụng sử dụng và đưa vào việc áp
Frequency >6 năm 32 4-6 năm 11 1-3 năm 3 sử dụng 3 dụng 11 60 Lương Percent 53.34% 18.33% 5% 18.33% 100% 5%
Frequency 22 8 9 60 11 10 Nhân sự Percent 36.67% 16.67% 18.33% 13.33% 15% 100%
Frequency 22 1 10 60 7 20 Hồ sơ sinh viên Percent 36.67% 33.3% 11.67% 1.67% 16.66% 100%
Frequency 19 1 12 60 7 21
Lập thời khóa biểu Percent 31.66% 35% 11.67% 1.67% 20% 100%
Đăng ký tín chỉ Frequency 21 1 5 60 9 24
78
Percent 35% 15% 1.67% 8.33% 100% 40%
Frequency 24 8 5 60 1 22 Điểm Percent 40% 36.67% 13.33% 1.67% 8.33% 100%
Frequency 13 9 14 16 60 8
Nghiên cứu khoa học Percent 21.67% 15% 23.33% 13.33% 26.67% 100%
Nhìn vào kết quả có thể thấy rõ, hai phần mềm Quản lý điểm và Quản lý
Đăng ký tín chỉ được các trường đại học đầu tư và triển khai nhiều nhất, đã và đang
được sử dụng từ 4 năm trở lên, tiếp đó là các lĩnh vực về Lương, Nhân sự và Hồ sơ
sinh viên. Đây chính là những lĩnh vực quản lý quan trọng của một trường đại học.
Ngoài ra, kết quả còn cho thấy việc triển khai không đồng đều đối với lĩnh vực
lương ở các trường đại học. Có những trường đầu tư triển khai từ rất sớm nhưng
cũng có những trường mới triển khai, áp dụng gần đây và cũng có những trường
chưa tính đến việc triển khai hệ thống quản lý lương.
Về lý do sử dụng các phần mềm quản lý, nghiên cứu tập trung vào các lợi ích
về mặt dữ liệu, chi phí, yêu cầu và xu thế phát triển của nhà trường. Cụ thể kết quả
khảo sát được thể hiện trong Bảng 3.13:
Bảng 3.13. Kết quả khảo sát lý do sử dụng phần mềm quản lý ĐVT: người
Nhóm đối tượng
Total Lý do sử dụng CBQL GV
27 50 Count 23 Số lượng dữ liệu quá nhiều, không
thể xử lý thủ công % of Total 38.33% 45.00% 83.33%
Count 26 25 51
Tiết kiệm chi phí, nhân lực
% of Total 43.33% 41.67% 85.00%
79
Count 27 27 54 Đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của
cán bộ, giảng viên và sinh viên % of Total 45.00% 45.00% 90.00%
Count 0 3 3
Nhận được sự hỗ trợ từ Nhà nước
% of Total 0.00% 5.00% 5.00%
Count 23 24 47 Theo xu thế phát triển và ứng dụng
CNTT trong quản lý % of Total 38.33% 40.00% 78.33%
Count 25 20 45 Đáp ứng nhu cầu, chiến lược phát
triển của nhà trường trong tương lai % of Total 41.67% 33.33% 75.00%
Count 2 1 3 Khác % of Total 3.33% 1.67% 5.00%
Count 30 30 60 Total % of Total 50.00% 50.00% 100.00%
Nhìn vào kết quả có thể thấy lý do chủ yếu nhất cho việc sử dụng các phần
mềm quản lý là đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của cán bộ, giảng viên và sinh viên
(90% quan sát). Ngoài ra, các lý do về số lượng dữ liệu quá nhiều, không thể xử lý
thủ công; Tiết kiệm chi phí, nhân lực; Theo xu thế phát triển và ứng dụng CNTT
trong quản lý và Đáp ứng như cầu, chiến lược phát triển, mở rộng nhà trường trong
tương lai. Quan điểm Nhận được sự hỗ trợ từ Nhà nước không nhận được bất cứ sự
đồng ý nào của nhóm đối tượng quản lý, trong khi đó có 3 giảng viên đồng tình với
ý kiến này. Ngoài ra, còn có một số lý do khác cho việc áp dụng các phần mềm
quản lý trong nhà trường, đó là giúp tăng sự minh bạch, dễ theo dõi, giám sát, đảm
bảo tính kịp thời trong công tác quản lý. Những lý do này xuất phát chủ yếu từ các
cán bộ quản lý, những người mong muốn nhận được sự hỗ trợ trong quá trình ra
quyết định.
80
Cũng có thể nhận thấy rằng, quan điểm của các nhà quản lý cũng như nhóm
giảng viên khá tương đồng nhau trong các nhận định về lý do của việc sử dụng phần
mềm quản lý trong nhà trường, trừ quan điểm nhận được sự hỗ trợ từ Nhà nước.
Điều này cho thấy các đối tượng, nhóm người dùng đều nhận thức khá giống nhau
về lợi ích mà các hệ thống phần mềm quản lý đem lại trong quá trình vận hành. Mặc
dù vậy, việc triển khai không đồng bộ, rời rạc đã khiến cho việc sử dụng gặp không
ít khó khăn, bất cập. Có thể thấy rõ qua kết quả của cuộc khảo sát qua Bảng 3.14:
Bảng 3.14. Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm
quản lý ĐVT: người
Nhóm đối tượng Total Bất cập CBQL GV
Count 21 44 23 Dữ liệu trùng lặp và phân mảnh % of Total 38.33% 35.00% 73.33%
Count 19 38 19 Lãng phí chi phí và nguồn nhân lực % of Total 31.67% 31.67% 63.34%
Count 26 47 21 Các quy trình quản lý chồng chéo % of Total 35.00% 43.33% 78.33%
Count 25 47 22
Việc chia sẻ dữ liệu gặp nhiều khó khăn % of Total 36.67% 41.67% 78.34%
Count 1 3 2 Khác % of Total 3.33% 1.67% 5.00%
Count 30 30 60 Total % of Total 50.00% 50.00% 100.00%
Cũng tương tự như trong nhận định về lý do sử dụng các phần mềm, việc
đánh giá những bất cập trong quá trình vận hành các hệ thống phần mềm của các
81
nhóm đối tượng phỏng vấn cũng có sự tương đồng tương đối. Các nguyên nhân
được đưa ra đều được đa số các chuyên gia lựa chọn: Dữ liệu trùng lặp và phân
mảnh; Các quy trình quản lý chồng chéo và Việc chia sẻ dữ liệu gặp nhiều khó
khăn. Đặc biệt, quy trình quản lý chồng chéo được nhiều giảng viên nhận định hơn
so với đội ngũ cán bộ quản lý. Điều này cũng phản ánh một thực trạng là các cán bộ
quản lý vẫn chưa hợp lý hóa các quy trình nghiệp vụ trong trường đại học, gây ra
nhiều khó khăn trong quá trình làm việc của giảng viên.
Ngoài ra, việc sử dụng các hệ thống riêng lẻ còn gây ra sự thiếu thống nhất
về thông tin, dữ liệu công bố của nhà trường. Việc không có tầm nhìn tổng quát,
không có một mô hình thống nhất từ đầu và triển khai các phần mềm thiếu đồng bộ
dẫn đến khó khăn trong vấn đề tích hợp các ứng dụng khác sau này. Đây cũng chính
là vấn đề mà tác giả quan tâm, mong muốn giải quyết trong luận án.
Qua phân tích ở trên, việc sử dụng các hệ thống riêng lẻ gặp khá nhiều bất
cập, khó khăn cho không những các cán bộ quản lý mà còn cả đội ngũ giảng viên.
Trong những năm gần đây, cùng với xu hướng áp dụng các hệ thống ERP trong các
doanh nghiệp, các trường đại học Việt Nam đã và đang nghiên cứu về hệ thống ERP
để từ đó có thể áp dụng một giải pháp quản lý toàn diện vào trường đại học. Qua
cuộc khảo sát của mình, tác giả cũng mong muốn có thêm nhiều thông tin từ phía
các chuyên gia trong các trường đại học về những lợi ích sẽ đạt được khi triển khai
hệ thống ERP vào trường đại học.
Lợi ích thiết thực nhất chính là Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch và quản lý
nhà trường (88.33% chuyên gia). Đây cũng chính là mục tiêu cao nhất của việc ứng
dụng hệ thống ERP trong các tổ chức. Điều này không những được hầu hết cán bộ
quản lý đồng ý mà đa số giảng viên cũng nhất trí với lợi ích này của hệ thống ERP
đem lại cho trường đại học. Các lợi ích khác cũng nhận được đa số sự đồng tình cả
từ phía nhóm đối tượng cán bộ quản lý cũng như nhóm giảng viên.
82
Ngoài những lợi ích trên, một số lợi ích khác cũng được nêu ra như: tăng
cường nhận thức và ý thức chia sẻ dữ liệu, thông tin; chia sẻ trách nhiệm với người
sử dụng đối với vấn đề ứng dụng CNTT trong nhà trường nói riêng và các tổ chức
nói chung, đây không chỉ là vấn đề của riêng các nhà lãnh đạo mà còn là của toàn
bộ người sử dụng hệ thống trong trường đại học; loại bỏ những thông tin, dữ liệu
thiếu chính xác, thiếu cập nhật; thúc đẩy và đảm bảo tính đồng bộ trong hoạt động
của các bộ phận.
Kết quả cụ thể thể hiện trong Bảng 3.15:
Bảng 3.15. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển
khai ERP ĐVT: người
Nhóm đối tượng Total Lợi ích CBQL GV
Count 24 48 24
Các quy trình làm việc khép kín và được chuẩn hóa % of Total 40.00% 40.00% 80.00%
Count 27 53 26
Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch và quản lý nhà trường % of Total 45.00% 43.33% 88.33%
Count 22 43 21
Loại bỏ những dữ liệu trùng lặp % of Total 36.67% 35.00% 71.67%
Count 19 37 18
Tăng lượng thông tin cung cấp cho nhà trường % of Total 31.67% 30.00% 61.67%
Count 25 50 25
Chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ nhà trường % of Total 41.67% 41.67% 83.34%
Count 25 50 25
Hỗ trợ tốt cho sinh viên trong quá trình học tập % of Total 41.67% 41.67% 83.34%
Count 24 49 25
Hỗ trợ tốt cho giảng viên trong quá trình giảng dạy % of Total 40.00% 41.67% 81.67%
Count 1 4 3 Khác % of Total 1.67% 5.00% 6.67%
83
Count 30 30 60 Total % of Total 50.00% 50.00% 100.00%
Việc áp dụng hệ thống ERP trong trường đại học là cần thiết trong hoàn cảnh
hiện nay với nhiều lợi ích đem lại và thực tiễn đã được chứng minh ở các tổ chức
sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, các chuyên gia cũng nhận định, việc triển khai
ERP trong trường đại học cũng sẽ gặp không ít khó khăn, bao gồm những khó khăn
mà các doanh nghiệp đã gặp phải và những khó khăn của riêng lĩnh vực giáo dục.
Cụ thể kết quả ở Bảng 3.16 đã nói lên điều này:
Bảng 3.16. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về những khó khăn gặp phải khi
ứng dụng ERP
ĐVT: người
Nhóm đối tượng Total Khó khăn CBQL GV
Cấu trúc lại các quy trình làm việc 21 40 Count 19
của nhà trường % of Total 31.67% 35.00% 66.67%
Tùy chỉnh hệ thống ERP cho phù hợp Count 20 22 42
với yêu cầu của nhà trường % of Total 33.33% 36.67% 70.00%
Cán bộ, giảng viên, sinh viên chịu áp Count 12 10 22
lực thích ứng với hệ thống ERP % of Total 20.00% 16.67% 36.67%
Vấn đề chi phí đối với việc triển khai Count 19 16 35
hệ thống ERP % of Total 31.67% 26.67% 58.34%
Việc lựa chọn và áp dụng một hệ Count 18 19 37
thống ERP phù hợp với nhà trường % of Total 30.00% 31.67% 61.67%
8 13 21 Count Sự phức tạp của hệ thống ERP % of Total 13.33% 21.67% 35.00%
Khác 2 2 4 Count
84
% of Total 3.33% 3.33% 6.66%
Count 30 30 60 Total % of Total 50.00% 50.00% 100.00%
Tuy tỷ lệ đánh giá về những khó khăn gặp phải trong quá trình ứng dụng
ERP vào trường đại học có phần thấp hơn tỷ lệ nhận định về những lợi ích đạt
được, nhưng vẫn có khá đông chuyên gia nhận rõ những khó khăn này. Do việc sử
dụng phần mềm quản lý khá thường xuyên từ trước nên khó khăn trong việc thích
ứng của CBGV, sinh viên với hệ thống ERP là không lớn. Tương tự, sự phức tạp
của hệ thống ERP cũng không nhận được nhiều ý kiến đồng tình. Có thể là do các
nhà cung cấp ERP đã có thêm nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai nên nhận
định của đa số chuyên gia đều cho rằng sự phức tạp này ảnh hưởng không lớn đến
việc ứng dụng ERP vào trường đại học.
Thách thức lớn nhất chính là việc tùy chỉnh hệ thống ERP sao cho phù hợp
với yêu cầu của nhà trường vì ERP vốn dành cho các tổ chức sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra còn có một số khó khăn khác như: việc thay đổi thói quen tác nghiệp của
người dùng vốn đã thích nghị với các hệ thống cũ; quyết tâm áp dụng ERP của lãnh
đạo nhà trường cũng như lộ trình áp dụng.
Mặc dù tồn tại không ít khó khăn, nhưng cùng với xu thế ứng dụng và phát
triển CNTT, hệ thống thông tin quản lý trong trường đại học như hiện nay, các
chuyên gia đều nhận định rằng việc áp dụng hệ thống ERP vào nhà trường là thực
sự cần thiết. Điều này được thể hiện qua kết quả ở Bảng 3.17
Bảng 3.17. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về nhu cầu ứng dụng ERP của
các trường đại học
ĐVT: người
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid Có 60 100.0% 100.0% 100.0%
85
Tuy nhiên, về thời điểm áp dụng vẫn chưa có sự thống nhất cao, cả trong nội
bộ từng nhóm đối tượng và giữa hai nhóm với nhau, thể hiện ở Bảng 3.18:
Bảng 3.18. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thời điểm áp dụng ERP ĐVT: người
Nhóm đối tượng Total
CBQL GV
Thời điểm ứng dụng hệ thống Ứng dụng ngay 21 70% 14 46.67% 35
ERP vào nhà trường hiện nay Xem xét thêm 9 30% 16 53.33% 25
Total 30 30 60
Qua kết quả khảo sát, có thể thấy, trong khi đa số cán bộ quản lý (70%)
mong muốn áp dụng ngay hệ thống ERP thì chỉ có gần 50% đội ngũ giảng viên
đồng ý với phương án này. Hơn một nửa số lượng giảng viên nhận định cần xem xét
thêm đối với vấn đề áp dụng hệ thống ERP, điều này phù hợp với tỷ lệ nhiều giảng
viên nhận thức những khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai hệ thống ERP
trong trường đại học. Kết quả này cũng phản ánh sức ỳ của người sử dụng trong
việc chấp nhận và thích ứng đối với các hệ thống mới.
Qua phân tích những kết quả ở trên, có thể thấy rõ nhu cầu của việc ứng
dụng các phần mềm quản lý vào hỗ trợ công việc hàng ngày là rất cần thiết không
chỉ đối với cán bộ quản lý mà còn cả đội ngũ giảng viên. Tuy nhiên, quá trình này
gặp nhiều bất cập do việc ứng dụng chưa đồng bộ, tồn tại nhiều phân hệ riêng lẻ,
chưa có sự gắn kết với nhau. Những khó khăn đó cũng đã được các chuyên gia
trong cuộc khảo sát đánh giá và nhìn nhận rõ. Ngoài ra, xu hướng áp dụng hệ thống
ERP vốn dành cho doành nghiệp vào trường đại học mặc dù đem lại nhiều lợi ích
nhưng cũng gặp không ít khó khăn. Sở dĩ như vậy là do ERP được thiết kế cho các
tổ chức sản xuất kinh doanh, trong khi đó, mặc dù trường đại học có những nét
86
tương đồng với các tổ chức này, nhưng vẫn có những đặc điểm riêng về mặt quản
trị, quản lý nên không thể áp dụng một cách máy móc được.
Ngoài ra, kinh nghiệm của các nhà triển khai ERP Việt Nam vào trường đại
học vẫn còn thiếu nên chưa tạo được sự chắc chắn thành công cho các đơn vị áp
dụng nó. Vấn đề đặt ra là phải có một mô hình dành riêng, phù hợp cho những đặc
trưng của các trường đại học Việt Nam. Có như vậy mới tạo được sự yên tâm trong
việc ứng dụng các hệ thống Hoạch định tài nguyên vào các trường đại học, hỗ trợ
một cách hiệu quả nhất các quy trình quản lý, nghiệp vụ trong trường đại học.
Xuất phát từ lý do đó, tác giả mong muốn xây dựng một mô hình URP phù
hợp với những yêu cầu của các trường đại học Việt Nam. Để thực hiện điều này, tác
giả tiến hành khảo sát về những phân hệ cần thiết trong quản lý và điều hành các
hoạt động của trường đại học, từ đó có cái nhìn tổng quan về mô hình URP. Tác giả
dự định sẽ chia các phân hệ của mô hình URP này thành ba phân hệ chính: Quản lý
chung; Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học; Hỗ trợ đào tạo. Kết quả khảo sát về
những chức năng cần có của mô hình URP thể hiện trong Bảng 3.19:
Bảng 3.19. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô hình URP
ĐVT: người
Nhóm đối tượng Total Phân hệ Chức năng CBQL GV
Count 27 28 55 Quản lý nhân sự % of Total 45.00% 46.67% 91.67%
Count 25 28 53 Quản lý tài chính Quản lý % of Total 41.67% 46.67% 88.34%
chung Count 23 24 47 Quản lý tài sản % of Total 38.33% 40.00% 78.33%
Count 14 19 33 Quản lý mua sắm % of Total 23.33% 31.67% 55.00%
87
Count 21 24 45 Quản lý văn bản biểu mẫu % of Total 35.00% 40.00% 75.00%
Count 23 25 48 Cổng thông tin % of Total 38.33% 41.67% 80.00%
Count 26 27 53 Quản lý NCKH % of Total 43.33% 45.00% 88.33%
Count 24 27 51 Quản lý tuyển sinh % of Total 40.00% 45.00% 85.00%
Count 29 30 59 Quản lý hồ sơ sinh viên % of Total 48.33% 50.00% 98.33%
Count 28 30 58 Quản lý lập thời khóa biểu Quản lý % of Total 46.67% 50.00% 96.67%
Đào tạo Đại Count 28 30 58 Quản lý đăng ký tín chỉ học và Sau % of Total 46.67% 50.00% 96.67% đại học Count 20 29 49 Quản lý thi cử % of Total 33.33% 48.33% 81.66%
Count 28 28 56 Quản lý điểm % of Total 46.67% 46.67% 93.34%
Count 27 27 54 Quản lý học phí và phí % of Total 45.00% 45.00% 90.00%
Count 5 7 12 Quản lý nhà tài trợ % of Total 8.33% 11.67% 20.00%
Hỗ trợ đào Count 22 15 37 Quản lý cựu sinh viên tạo % of Total 36.67% 25.00% 61.67%
Count 10 7 17 Quản lý chăm sóc y tế % of Total 16.67% 11.67% 28.34%
88
Count 26 26 52 Quản lý thư viện % of Total 43.33% 43.33% 86.66%
Count 14 16 30 Quản lý ký túc xá % of Total 23.33% 26.67% 50.00%
Count 24 24 48 E - Learning % of Total 40.00% 40.00% 80.00%
Count 21 22 43 Khảo sát trực tuyến % of Total 35.00% 36.67% 71.67%
Count 30 30 60 Total % of Total 50.00% 50.00% 100.00%
* Phân hệ Quản lý chung:
Có thể nhìn nhận tầm quan trọng của từng chức năng trong phân hệ Quản lý
Phân hệ Quản lý chung
100.00% 90.00% 80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00%
Quản lý Nhân sự
Quản lý Tài chính
Quản lý Tài sản
Quản lý Mua sắm
Cổng thông tin
Quản lý NCKH
Quản lý Văn bản biểu mẫu
CBQL
GV
Tổng
chung qua biểu đồ ở Hình 3.2:
Hình 3.2. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý chung
89
Đối với phân hệ Quản lý chung, đa số nhận được sự đồng tình của các
chuyên gia với các chức năng, đặc biệt là Quản lý nhân sự, tài chính. Đây cũng là
điều phù hợp vì những lĩnh vực này bắt buộc phải có đối với một tổ chức bất kỳ.
Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học cũng nhận được sự đồng ý của đa số
chuyên gia chứng tỏ các trường đại học đã nhận thức rõ, ngoài công tác đào tạo thì
nghiên cứu khoa học sẽ là một hoạt động quan trọng, kích thích khả năng tư duy,
sáng tạo của đội ngũ giảng viên và sinh viên. Đặc biệt, khi chuyển qua mô hình Nhà
nước giám sát, các trường đại học có thêm sự tự chủ thì nghiên cứu khoa học là một
hoạt động tạo nguồn thu khá quan trọng cho nhà trường.
Nhóm tiếp theo là các chức năng Quản lý tài sản, Văn bản biểu mẫu và Cổng
thông tin cũng được các chuyên gia nhận định là cần thiết trong các hoạt động quản
lý của trường đại học. Đối với Quản lý mua sắm, nhiều chuyên gia còn đánh giá
thấp vai trò của phân hệ này. Điều này cũng dễ hiểu do các hoạt động này hiện nay
vẫn chưa được quan tâm nhiều, nhất là trong môi trường mà các trường đại học
chưa có sự tự chủ nhiều, đặc biệt là tự chủ về tài chính. Đối với các trường đại học
lớn trên thế giới, chức năng này khá quan trọng, có mối liên hệ trực tiếp với Quản lý
tài sản và Quản lý tài chính, dựa trên những thông tin từ hai chức năng này để đưa
ra những quyết định mua sắm trang thiết bị, đầu tư cở sở hạ tầng cho các trường đại
học.
Qua biểu đồ cũng thấy được sự thống nhất khá cao giữa hai nhóm đối tượng
khảo sát. Chỉ có sự chênh lệch tương đối trong quan điểm của hai nhóm này đối với
chức năng Quản lý mua sắm. Việc nhiều giảng viên đánh giá cao chức năng này cho
thấy còn nhiều bất cập trong hoạt động mua sắm trang thiết bị phục vụ cho giảng
dạy, nghiên cứu của nhà trường vì họ là những người trực tiếp sử dụng các trang
thiết bị.
* Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học
90
Kết quả khảo sát về tỷ lệ lựa chọn các chức năng của phân hệ Quản lý Đào
tạo Đại học và Sau đại học được thể hiện cụ thể qua biểu đồ ở Hình 3.3:
Hình 3.3. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năngcủa phân hệ Quản lý Đào tạo Đại
học và Sau đại học
Hầu hết các chức năng trong phân hệ này đều được các chuyên gia đánh giá
cao chứng tỏ sự quan trọng của các chức năng này trong mô hình URP. Điều này
cũng tương đồng với nguyên lý thiết kế hệ thống ERP ban đầu vì ERP xuất phát từ
MRP là một hệ thống lập kế hoạch và điều tiết các hoạt động sản xuất cho một
doanh nghiệp. Đối với trường đại học, hoạt động đào tạo chính là hoạt động sản
xuất của nhà trường nên rất được xem trọng. Ngoài ra, sinh viên vừa là sản phẩm,
vừa là khách hàng của hệ thống URP nên việc quản lý thông tin sinh viên cũng như
quản lý điểm quan trọng không kém, như các doanh nghiệp quản lý chất lượng sản
phẩm và chăm sóc khách hàng của mình.
Trong các chức năng của phân hệ này, chức năng Quản lý thi cử nhận được ít
sự đồng ý nhất trong nhóm tuy tỷ lệ là tương đối cao so với các chức năng thuộc các
nhóm khác (81.67%). Đây cũng là chức năng có sự chênh lệch cao nhất trong đánh
giá giữa hai nhóm đối tượng. Trong khi chỉ có 67% số cán bộ quản lý nhận định
91
chức năng này là cần thiết thì gần như toàn bộ số giảng viên được hỏi (96.67%) đều
khẳng định vai trò quan trọng của chức năng này. Có thể giải thích điều này là do
các giảng viên, những người trực tiếp tham gia vào hoạt động coi thi, nhận thấy còn
nhiều bất cập trong công tác điều hành thi của nhà trường. Trong khi đó, số cán bộ
quản lý trực tiếp tham gia vào công tác thi cử của nhà trường tương đối ít, chủ yếu ở
các phòng đào tạo, khảo thí là chính nên việc chưa đánh giá cao chức năng này là
tất yếu.
Chức năng Quản lý tuyển sinh cũng bị đánh giá thấp hơn các chức năng trong
nhóm do đặc thù của quản trị đại học Việt Nam. Các hoạt động tuyển sinh vẫn còn
phụ thuộc vào sự quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các trường vẫn chưa có được
sự tự chủ trong chỉ tiêu tuyển sinh, hình thức tuyển sinh nên chưa giành nhiều sự
quan tâm đối với phân hệ này. Trong khi đó, ở các nước phát triển, các trường tự chủ
hoàn toàn trong việc tuyển sinh, từ khi tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, hình thức tuyển
sinh cho đến quyết định trúng tuyển và xét nhập học nên chức năng này được đánh
giá rất cao.
* Phân hệ Hỗ trợ đào tạo:
92
Đây là phân hệ mà các chức năng nhận được ít sự quan tâm của các chuyên
gia nhất. Tuy nhiên, đối với các chức năng nhận được sự đồng tình của nhiều
Hình 3.4. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Hỗ trợ đào tạo
chuyên gia thì đều có sự tương đồng giữa cả hai nhóm đối tượng khảo sát. Có thể
nhìn thấy kết quả của cuộc khảo sát một cách rõ hơn qua biểu đồ ở Hình 3.4:
Có 86.67% người quản lý đồng ý với sự cần thiết đối với chức năng Quản lý
thư viện và con số này cũng lặp lại ở sự lựa chọn của đội ngũ giảng viên. Có thể
thấy rằng, dù trong bất kỳ thời kỳ nào, thư viện vẫn là nơi hỗ trợ nhiều nhất cho cả
giảng viên và sinh viên trong quá trình giảng dạy và học tập nên chắc chắn nhận
được sự quan tâm của cả nhà quản lý và giảng viên.
Cùng với sự phát triển của Internet, sự xuất hiện của các hệ thống E -
Learning ngày càng phổ biến và trở nên quan trọng. Điều này nhận được sự đồng
tình của cả nhà quản lý và giảng viên với tỷ lệ như nhau. Đồng thời với đó là Hệ
93
thống khảo sát trực tuyến nhằm hỗ trợ cho không những các nhà quản lý trong quá
trình ra quyết định mà còn giúp giảng viên, sinh viên thu thập những thông tin cần
thiết trong quá trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, sự nhất
trí vẫn chưa cao do hệ thống này còn khá mới mẻ đối với đa số mọi người. Hi vọng
trong thời gian tới sẽ có nhiều người nhận thức được tầm quan trọng của Hệ thống
khảo sát trực tuyến trong các hoạt động của nhà trường.
Đối với chức năng Quản lý ký túc xá cũng như Quản lý cựu sinh viên, hơn
nửa chuyên gia đánh giá là cần thiết. Đối với vấn đề cựu sinh viên, các trường đại
học hiện nay bắt đầu quan tâm nhiều đến lĩnh vực này vì đây không chỉ là tạo mối
liên kết với những sinh viên đã ra trường mà còn là địa chỉ cho các sinh viên đang
học tìm kiếm kinh nghiệm, nơi thực tập và đặc biệt là giúp các nhà lãnh đạo, quản
lý tạo các mối quan hệ với các cựu sinh viên thành công, giúp tạo nguồn tài trợ, học
bổng… cho nhà trường. Vấn đề quản lý ký túc xá vẫn chưa nhận được đông đảo sự
quan tâm, đánh giá cần thiết của nhiều chuyên gia do hiện nay, ký túc xá chưa có ở
nhiều trường, nếu có cũng chỉ đáp ứng được phần nhỏ nhu cầu của sinh viên cũng
như giảng viên. Và khi cơ sở vật chất vẫn chưa đáp ứng được đa số nhu cầu ăn, ở
của sinh viên, giảng viên thì việc chăm sóc y tế càng không được coi trọng. Đó là lý
do có ít chuyên gia xem chức năng này là cần thiết.
Tương tự là chức năng Quản lý nhà tài trợ. Việc chưa tự chủ trong nhiều lĩnh
vực của trường đại học, trong đó có tự chủ về tài chính nên nguồn thu chủ yếu của
trường là tự ngân sách Nhà nước, từ học phí là chính, do vậy các nhà lãnh đạo vẫn
chưa quan tâm nhiều đến sự tài trợ từ các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài. Đó có
thể là lý do cho sự đánh giá không cần thiết đối với phân hệ này của đa số chuyên
gia được hỏi.
Qua kết quả khảo sát, có thể thấy có nhiều chức năng, nhiều phân hệ được
đánh giá là rất cần thiết, rất quan trọng của nhiều chuyên gia. Có đến 10 chức năng
nhận được tỷ lệ đánh giá trên 85%, 16 chức năng được tỷ lệ trên 67% các chuyên
gia đánh giá là cần thiết. Tuy nhiên, không phải trường đại học nào cũng có khả
năng áp dụng toàn bộ các phân hệ, chức năng cần thiết một lúc. Đa số hiện nay, các
94
trường áp dụng các phân hệ, chức năng quan trọng trong lĩnh vực quản lý, điều
hành cũng như đào tạo trước, sau đó mới là các chức năng hỗ trợ.
Vì vậy, cần có sự đánh giá về tầm quan trọng của các phân hệ, chức năng
này nhằm giúp cho các nhà lãnh đạo, các trường có sự lựa chọn phù hợp, chức năng
nào cần thiết thì triển khai trước, chưa cần thiết thì triển khai sau nhưng vẫn tạo
được sự đồng bộ cho việc ứng dụng các hệ thống quản lý trong nhà trường. Kết quả
khảo sát về vấn đề này được thể hiện rõ trong Bảng 3.20:
Bảng 3.20. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia vềthứ tự ưu tiên của các phân hệ trong mô hình URP
Valid Missing
Quản lý Nhân sự
60
1
1
0
4
4.6
14
Quản lý Đăng ký tín chỉ
60
1
1
0
4
4.7
13
Quản lý Hồ sơ sinh viên
60
1
5
0
5
5.15
12
Quản lý Tài chính
60
1
1
0
5.43
5.5
15
Quản lý Tuyển sinh
60
1
3
0
5
5.5
15
Quản lý Điểm
60
1
3
0
5
5.73
14
Quản lý Lập thời khóa
60
1
2
0
7
6.73
15
biểu Quản lý Thi cử
60
2
9a
0
7.07
7.5
14
Quản lý NCKH
60
2
9
0
9
8.17
14
Quản lý Tài sản
60
2
9
0
9
9.05
15
Quản lý Thư viện
60
4
8a
0
10
9.28
15
Hệ thống E - Learning
60
4
12
0
12
11.05
16
Quản lý Văn bản biểu mẫu
4
13
0
15
60
11.78
12.5
Quản lý Cựu sinh viên
3
14
0
15
60
12.8
14
95
Quản lý Ký túc xá
60
0
12.95
14
15
6
16
Khác
60
0
15.93
16
16
13
16
Với kết quả đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, Quản lý nhân sự là chức
năng được ưu tiên nhất trong quá trình triển khai. Tiếp theo là các chức năng Quản
lý đăng ký tín chỉ, Quản lý hồ sơ sinh viên và Quản lý tài chính. Đây đều là những
lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của một trường đại học. Ở nhóm cuối, sau khi
đã loại bỏ các chức năng ít được quan tâm ở phần trước như Quản lý mua sắm,
Quản lý nhà tài trợ, Quản lý chăm sóc y tế, Hệ thống khảo sát trực truyến… thì
phần dưới của sự lựa chọn là các chức năng Quản lý ký túc xá, Quản lý cựu sinh
viên, Quản lý văn bản biểu mẫu. Kết quả này hoàn toàn phù hợp với tỷ lệ đánh giá
sự cần thiết ở Bảng 3.19 của các chuyên gia.
Sau khi phân tích được các chức năng cần thiết cũng như sự ưu tiên cho mỗi
phân hệ, công việc tiếp theo cần phân tích là quy trình triển khai các phân hệ này
trong trường đại học. Qua khảo sát các chuyên gia, kết quả thể hiện trong Bảng
3.21:
Bảng 3.21. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về quy trình triển khai URP trong trường đại học
ĐVT: người
Nhóm đối tượng Total Quy trình triển khai CBQL GV
Count 2 2 4 Triển khai toàn bộ hệ thống URP một lần % of Total 3.33% 3.33% 6.66%
Count 15 17 32
% of Total 25.00% 28.33% 53.33% Triển khai hệ thống URP song song với hệ thống cũ trong một khoảng thời gian nhất định
Count 13 14 27
Triển khai thí điểm ở một vài bộ phận rồi đúc kết kinh nghiệm % of Total 21.67% 23.33% 45.00%
Chỉ triển khai trong một số lĩnh vực nhất định Count 3 7 10
96
% of Total 5.00% 11.67% 16.67%
Count 30 30 60 Total % of Total 50.00% 50.00% 100.00%
Nhìn vào kết quả có thể thấy được nhiều các chuyên gia nhận định nên triển
khai hệ thống URP song song với hệ thống cũ trong một thời gian nhất định, đồng
thời chỉ nên triển khai thí điểm ở một vài bộ phận rồi đúc kết kinh nghiệm, sau đó
mới triển khai tiếp. Việc triển khai toàn bộ hệ thống URP một lần rất ít được đề cập
vì phương án này rất tốn kém, gây ra nhiều xáo trộn do việc phải tùy chỉnh hệ thống
mới cho phù hợp với yêu cầu của nhà trường. Tương tự là việc chỉ triển khai trong
một số lĩnh vực nhất định cũng không nhận được sự đồng tình của đa số chuyên gia.
Như vậy, qua chương 3, tác giả đã có thêm được những cơ sở thực tiễn cho
việc xây dựng mô hình URP xuất phát từ ý kiến của các chuyên gia trong nước. Kết
quả của cuộc điều tra ý kiến của các chuyên gia đã cho tác giảnhững số liệu tin cậy
để đưa ra những kết luận sau đây:
- Việc xây dựng và triển khai mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam
trong giai đoạn phát triển và hội nhập hiện nay là rất cần thiết và có ý nghĩa thiết
thực về lý luận và thực tiễn
- Các thành phần của mô hình URP bao gồm các phân hệ, chức năng quản lý
chính, quan trọng nhất của một trường đại học. Đó là phân hệ Quản lý chung, phân
hệ Quản lý Đào tạo đại học và Sau đại học và phân hệ Hỗ trợ đào tạo
- Quy trình triển khai mô hình URP trong điều kiện tài chính và quản lý của
trường đại học cho phép phụ thuộc vào nhu cầu cấn thiết của các chức năng quản lý
đối với các trường. Thứ tự ưu tiên là quản lý nhân sự, quản lý đăng ký tín chỉ, quản
lý sinh viên, quản lý tài chính.
Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia trong chương này cũng cho phép tác giả
kiểm định lại một lần nữa sự đúng đắn của mô hình URP sẽ đề xuất trong chương 4.
97
98
Trong chương này, trên cơ sở vận dụng kết quả cuộc điều tra ý kiến của các
chuyên gia trong chương 3 cũng như các kết quả ở chương 2, tác giả đề xuất mô
hình URP cho các trường đại học Việt Nam bao gồm mô hình tổng quát và mô hình
chức năng của các phân hệ. Trên cơ sở đó, tác giả triển khai xây dựng và vận hành
thử nghiệm 5 chức năng của mô hình đề xuất tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế
Trước hết, tác giả nghiên cứu mô hình ERP của các nhà cung cấp hàng đầu
triển khai cho các tổ chức giáo dục đại học ở các nước trên thế giới. Bước tiếp theo
là đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng mô hình cũng như vai trò của từng mô-
đun, phân hệ. Sau đó, tác giả kết hợp với những phân tích về đặc trưng, thực trạng
và nhu cầu ứng dụng các hệ thống quản lý của các trường đại học ở Việt Nam qua
kết quả phỏng vấn ý kiến chuyên gia. Cuối cùng, tác giả đề xuất mô hình Quản lý
toàn diện trường đại học - URP nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý cũng như điều
hành của các trường đại học ở Việt Nam.
Để đưa ra được mô hình URP có thể bao quát các hoạt động quản lý trong
một trường đại học, tác giả trải qua một quy trình gồm 5 bước. Trước hết là đi từ
việc xác định mục tiêu của mô hình là gì, xây dựng mô hình tổng thể của URP sẽ
bao gồm bao nhiêu phân hệ và chức năng cụ thể của từng phân hệ như thế nào. Tác
giả cũng sẽ phân tích rõ chiến lược khai thác thông tin bên trong mô hình URP cũng
như xây dựng nền tảng công nghệ để các phân hệ, chức năng của mô hình có có chế
trao đổi, cung cấp thông tin với nhau trong quá trình hoạt động. Cuối cùng, tác giả
tiến hành thử nghiệm trong thực tế, từ đó có thể tìm ra được những bất cập của mô
99
hình URP để có thể điều chỉnh và đưa mô hình vào hoạt động. Cụ thể các bước của
quy trình xây dựng mô hình URP được thể hiện trong sơ đồ ở Hình 4.1:
Xác định mục tiêu
của mô hình URP
Xây dựng tổng thể
mô hình URP
Chiến lược khai thác thông tin
trong mô hình URP
Xây dựng nền tảng công nghệ
cho mô hình URP
Vận hành thử nghiệm và đưa
URP vào hoạt động
Hình 4.1. Quy trình xây dựng mô hình URP
4.1.2.1. Xác định mục tiêu của mô hình URP
Mục tiêu của mô hình URP đối với trường đại học sẽ tương tự như mục tiêu
mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp, đó chính là việc quản lý thống nhất và toàn
diện các hoạt động của trường đại học trên cơ sở một dữ liệu dùng chung. Các phân
hệ, chức năng trong mô hình URP sẽ đảm nhận các hoạt động quản lý cơ bản trong
một trường đại học ở Việt Nam. Giữa các phân hệ, chức năng trong mô hình có thể
trao đổi, cung cấp dữ liệu, thông tin cho nhau, hỗ trợ tốt cho quá trình ra quyết định,
giúp cho việc quản lý, điều hành các hoạt động được thông suốt, minh bạch và
nhanh chóng. Ngoài ra, hệ thống có thể chuyển dữ liệu từ bên ngoài vào (của các hệ
thống cũ, các tập tin dữ liệu v.v…) cũng như xuất ra các dạng báo cáo, tập tin khác
100
nhau. Dữ liệu được nhập một lần, chia sẻ cho toàn bộ các phân hệ, chức năng của hệ
thống. Việc thay đổi, cập nhật dữ liệu từ một chức năng, một phân hệ sẽ ảnh hưởng
đến các chức năng, các phân hệ còn lại của toàn bộ hệ thống URP.
Đối với các phân hệ, các chức năng của hệ thống URP, tác giả xây dựng dựa
trên nền tảng của mô hình ERP. Các phân hệ cơ bản trong mô hình ERP bao gồm:
Quản lý nguồn nhân lực, Quản lý tài chính, Quản lý sản xuất, Quản lý chuỗi cung
ứng và Quản lý quan hệ khách hàng. Do cơ cấu tổ chức và cách thức hoạt động của
trường đại học và doanh nghiệp có những điểm tương đồng nên sẽ có nhiều chức
năng tương tự nhau giữa mô hình URP và mô hình ERP như Quản lý nguồn nhân
lực và Quản lý tài chính. Tuy nhiên, do đặc thù riêng của môi trường giáo dục nên
các chức năng thuộc lĩnh vực sản xuất của mô hình ERP trong doanh nghiệp sẽ
được chuyển thành các chức năng phục vụ hoạt động đào tạo trong mô hình URP
dành cho các trường đại học.
Ngoài ra, sự khác biệt về mặt sản phẩm cũng như khách hàng của hai lĩnh
vực này dẫn đến việc quản lý cũng có những điểm khác biệt. Việc sản phẩm cũng
có thể là khách hàng sau này cũng như là nhà cung cấp trong giai đoạn đầu khiến
cho việc quản lý người học ở các trường đại học có sự đan xen của rất nhiều chức
năng. Thêm vào đó, để hỗ trợ người học trong quá trình học tập cũng như giảng
viên trong quá trình giảng dạy, mô hình URP cần có thêm nhiều chức năng khác
4.1.2.2. Xây dựng tổng thể mô hình URP
nằm ngoài lĩnh vực đào tạo.
Dựa trên những phân tích ở trên, tác giả nhận thấy mô hình URP sẽ là sự mở
rộng của mô hình ERP trước đây dành cho các tổ chức doanh nghiệp. Mô hình này
chia làm ba phân hệ phục vụ cho từng lĩnh vực khác nhau: phân hệ Quản lý chung;
phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học; phân hệ Hỗ trợ đào tạo. Ngoài
phân hệ Quản lý chung bao gồm các chức năng cơ bản như các doanh nghiệp, các
trường đại học tập trung vào phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học nhằm
quản lý và hỗ trợ cho “khách hàng” chính của mình, đó là người học. Đây chính là
101
xương sống của mô hình URP trong các trường đại học. Tương tự như hệ thống
ERP dựa trên phân hệ Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu MRP trước đây thì đối
với mô hình URP, phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học sẽ đảm nhận
quá trình lập kế hoạch “sản xuất” trong các trường đại học, quản lý và chăm sóc
“khách hàng” của mình. Lĩnh vực này nhằm mục đích quản lý toàn bộ quá trình học
tập tại trường, từ khi người học ở dạng tiềm năng rồi đến nhập học và khi ra trường.
Bên cạnh đó, trong quá trình ở trường, ngoài những vấn đề giảng dạy và học tập,
trường đại học cần cung cấp thêm cho người dạy cũng như người học các dịch vụ
hỗ trợ đi kèm. Những dịch vụ này sẽ được cung cấp thông qua phân hệ Hỗ trợ đào
tạo.
Dựa trên phân tích, so sánh các mô hình ERP mà các nhà cung cấp SAP,
Oracle, Micorsoft Dynamics áp dụng cho các trường đại học, có thể nhận thấy, đối
với phân hệ Quản lý chung, ngoài các chức năng cơ bản mà mỗi tổ chức cần phải có
như: Quản lý nhân lực, Quản lý tài chính, Quản lý tài sản, Quản lý văn bản biểu
mẫu v.v…, Phân hệ này cần có thêm các chức năng như: Cổng thông tin điện tử,
Quản lý tài khoản truy cập hệ thống. Đây là những chức năng đặc trưng của các
trường đại học nhằm hỗ trợ cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau, quản
lý việc truy cập vào các chức năng khác nhau của hệ thống thông qua quyền truy
cập của các tài khoản cung cấp.
Đối với phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học thì cần có sự kết
hợp giữa các chức năng của Oracle và SAP để hoàn thiện các chức năng của phân
hệ này. Các chức năng của phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học sẽ thực
hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất, đó là quản lý chương trình đào tạo (bao gồm
các loại hình đào tạo như đại học, sau đại học, liên kết đào tạo), lập kế hoạch tốt
công tác đào tạo, quản lý, phân bổ các nguồn lực chính của nhà trường như giảng
viên, phòng học, cơ sở vật chất khác nhằm đảm bảo hoạt động giảng dạy, học tập
của người dạy và người học đạt hiệu quả cao nhất. Phân hệ còn có những chức năng
liên quan đến việc phân tích, đánh giá kết quả học tập của người học, quản lý điểm
cũng như các loại văn bằng, chứng chỉ cấp chongười học.
102
Ngoài các hoạt động đào tạo tại trường, E - Learning sẽ giúp các trường đại
học mở rộng quy mô đào tạo không giới hạn về mặt không gian và thời gian. Đồng
thời, hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng cũng đang ngày được quan tâm
nhiều hơn trong môi trường đại học. Đây chính là chức năng giúp nâng cao chất
lượng dạy và học trong các trường đại học. Ngoài hoạt động giảng dạy và học tập
thì nghiên cứu khoa học là một phần không thể thiếu trong các hoạt động của
trường đại học. Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học hỗ trợ người dạy và người
học trong công tác nghiên cứu khoa học, đồng thời có thể đem lại nguồn thu nhập
cho trường.
Bên cạnh đó, Phân hệ này còn theo sát vòng đời người học nhằm giúp người
học quản lý được việc học tập và kết quả học tập của mình. Trong Phân hệ cũng có
những chức năng giúp người học quản lý lĩnh vực tài chính và các nguồn trợ cấp
trong quá trình học tập. Đây là những chức năng tương đối mới mẻ nhưng trong xu
hướng tự chủ của các trường đại học, các trường sẽ tìm các nguồn tài trợ và ủng hộ
từ nhiều nguồn và cấp học bổng, trợ cấp cho người học cùng với những nguồn tài
chính tự có của người học thì việc quản lý thực sự là cần thiết.
Đi cùng với phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học là phân hệ Hỗ
trợ đào tạo. Phân hệ này sẽ đảm nhận cung cấp một số dịch vụ cho người dạy và
người học như phòng ở, y tế, thư viện, ăn uống v.v… Cựu sinh viên cũng là một đối
tượng cần đưa vào quản lý. Đây là tính năng đang được sự ủng hộ và áp dụng của
nhiều trường đại học lớn. Cựu sinh viên thành đạt là nguồn cung cấp tài trợ, ủng hộ
rất lớn cho những hoạt động của trường đại học cũng như là nơi tiếp nhận người
học tốt nghiệp ra trường.
Mặc dù một số chức năng của phân hệ này chưa thực sự cần thiết trong hiện
tại, nhưng với sự mở rộng và phát triển cơ sở vật chất của các trường đại học, các
dịch vụ như ký túc xá, chăm sóc sức khỏe, cung cấp dịch vụ ăn uống trong nhà
trường sẽ được trang bị để đảm bảo cho hoạt động học tập, nghiên cứu của người
học cũng như giảng viên. Ở một số trường đại học lớn của Việt Nam cũng đã xuất
103
hiện những dịch vụ này, nhất là ký túc xá và căng tin phục vụ cho người dạy và
người học.
Có thể khái quát mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University
Resource Planning (URP) qua Hình 4.2:
104
- Quản lý nhân lực
- Quản lý cựu sinh viên
- Quản lý tuyển sinh
- E- Learning
- Khảo thí và kiểm định chất lượng
- Quản lý hồ sơ - Lập thời khóa biểu
- Quản lý tài chính - Quản lý tài sản
- Quản lý thư viện - Lập thời ký túc xá
- Quản lý chăm sóc y tế
- Quản lý chương trình đào tạo
- Quản lý các dịch vụ hỗ trợ
- Quản lý NCKH
- Tư vấn học tập
- Quản lý đăng ký tín chỉ - Quản lý thi - Quản lý điểm - Quản lý văn bằng
- Quản lý văn bản biểu mẫu - Cổng thông tin điện tử - Quản lý tài khoản truy cập hệ thống
HẠ TẦNG MẠNG MÁY TÍNH
CƠ SỞ DỮ LIỆU CHUNG
Hình 4.2. Mô hình Quản lý toàn diệntrường đại học - University Resource Planning (URP)
105
4.1.2.3. Chiến lược khai thác thông tin trong URP
Xuất phát từ ý tưởng như mô hình ERP, các phân hệ và các chức năng trong
mô hình URP sẽ dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn trường đại
học. Việc sử dụng một cơ sở dữ liệu sẽ giúp các phân hệ, các chức năng chia sẻ dữ
liệu, thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hiện tượng trùng lắp và phân mảnh dữ
liệu sẽ được giải quyết triệt để, không còn tình trạng vừa thừa nhưng vẫn thiếu trong
các hệ thống thông tin áp dụng riêng lẻ, từng phần trước đây.
Việc sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung còn giúp giảm thiểu
và loại bỏ các sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập dữ liệu. Các cơ chế kiểm tra
chéo được sử dụng để phát hiện các sai sót khi người sử dụng nhập dữ liệu. URP
cũng giúp tăng tính chính xác và tốc độ xử lý công việc khi các luồng thông tin, dữ
liệu đều được di chuyển trên mạng máy tính. Không còn các thao tác thủ công khi
trao đổi dữ liệu, thông tin giữa các chức năng, các phân hệ như trước đây.
URP với tính chất đồng bộ dữ liệu còn giúp giải quyết các “nút cổ chai”
trong dòng công việc thường xuất hiện trong các hệ thống thông tin riêng lẻ, từng
phần. Khi trường đại học trang bị cục bộ các hệ thống phần mềm quản lý cho một
số bộ phận, còn một số bộ phận khác vẫn chưa được trang bị thì những bộ phận này
sẽ trở thành “nút cổ chai”, làm chậm lại năng suất làm việc chung và buộc các bộ
phận khác phải chờ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của toàn trường.
Ngoài ra, nếu cần xử lý tính toán với lượng dữ liệu lớn, có sự đan xen lẫn
nhau giữa các chức năng thì việc sử dụng các hệ thống thông tin tích hợp như URP
sẽ giải quyết nhanh chóng. Cơ sở dữ liệu tập trung cho phép thường xuyên đưa ra
các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng số liệu trong
báo cáo thường chậm hơn so với số liệu thực tế. Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu
tiên cho việc phân tích dữ liệu theo nhiều khía cạnh khác nhau (khai phá dữ liệu),
nhằm đưa ra những thông tin mang tính hỗ trợ việc ra quyết định.
Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp Ban Giám
hiệu, cán bộ quản lý dễ dàng áp dụng các cơ chế thanh tra, kiểm tra, kiểm soát nội
106
bộ. Chức năng “tìm vết” của mô hình URP (tương tự như trong hệ thống ERP) cho
phép nhanh chóng tìm ra những nghi vấn cũng như thời điểm xảy ra, những người
liên quan đến những nghi vấn đó.
Trong mô hình URP mà tác giả đề xuất, việc chia sẻ, dùng chung cơ sở dữ
liệu tập trung có thể dễ dàng nhận ra. Có thể lấy ví dụ về dữ liệu cán bộ, giảng viên.
Dữ liệu này không chỉ được sử dụng cho chức năng Quản lý nhân lực mà còn được
sử dụng trong các chức năng khác trong cùng phân hệ như: Quản lý tài chính (dùng
để tính lương, các khoản tạm ứng, hoàn tạm ứng v.v…), Quản lý tài sản (mượn, trả
thiết bị, tài sản), Quản lý tài khoản truy cập hệ thống (mỗi tài khoản sẽ ứng với một
mã cán bộ, giảng viên) v.v…
Các chức năng của các phân hệ khác cũng sử dụng dữ liệu về cán bộ, giảng
viên như: Lập thời khóa biểu sử dụng trong việc sắp xếp lịch dạy cho các giảng
viên; Quản lý đăng ký tín chỉ cũng cần những thông tin liên quan đến các giảng viên
đảm nhận các môn học để người học có thể dễ dàng lựa chọn; Quản lý thư viện
cũng sẽ có những thông tin đầy đủ từ dữ liệu cán bộ, giảng viên mà không cần phải
nhập lại. Đây chính là những lợi ích của việc dùng chung một cơ sở dữ liệu, mục
tiêu hướng đến của việc triển khai các hệ thống thông tin quản lý toàn diện như
4.1.2.4. Xây dựng nền tảng công nghệ
URP.
Mô hình URP được xây dựng dựa trên nền tảng web là chủ yếu, một số chức
năng được thiết kế trên nền tảng winform nhằm cung cấp những tính năng mạnh
mẽ, có độ bảo mật cao. Mô hình URP gồm nhiều phân hệ, chức năng tích hợp chặt
chẽ, giúp quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động, nghiệp vụ diễn ra trong trường đại
học. Việc sử dụng nền tảng web cho phép truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, từ bất
cứ thiết bị nào. Mô hình URP trên nền tảng web cho phép trường đại học với tất cả
các thành phần liên quan như đội ngũ lãnh đạo, cán bộ giảng viên, người học, cựu
sinh viên v.v… có sự hợp tác hiệu quả hơn vì họ luôn có được sự kết nối với hệ
thống thông tin của trường đại học. Mô hình URP trên nền tảng web còn cho phép
107
dễ dàng tích hợp các dịch vụ mở rộng như email, công cụ phân tích dữ liệu. Có thể
xem xét nền tảng công nghệ của mô hình URP qua Hình 4.3:
108
Người sử dụng
Người sử dụng
Người sử dụng
Người sử dụng
Người quản trị
THÀNH PHẦN GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG
Ì
BÁO CÁO
Winforms
JavaScript
ASP .Net
D I Ễ N
T Ầ N G
T R N H
CÁC PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG
T Ầ N G
PHỐI HỢP CÁC CHỨC NĂNG
Ứ N G D Ụ N G
C H Ứ C N Ă N G
T Ầ N G
C H Ứ C
N Ă N G
TẦNG NỀN TẢNG
T Ầ N G
D Ữ L I Ệ U
H Ó A C Ơ S Ở
T R Ừ U T Ư Ợ N G
MÁY CHỦ
HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
P H Ầ N
T Ầ N G
C Ứ N G
Hình 4.3. Nền tảng công nghệ của mô hình URP
109
Người sử dụng thông qua các thiết bị khác nhau truy cập vào hệ thống theo
các tài khoản được cấp. Môi trường giao tiếp giữa hệ thống và người sử dụng là
thành phần giao diện người dùng và các báo cáo của tầng trình diễn (Presentation
Layer). Từ các giao diện này sẽ truy cập đến các chức năng, các phân hệ của hệ
thống ở tầng ứng dụng chức năng (Business Application Layer). Ở tầng này cũng sẽ
có bộ phận phối hợp các chức năng khi cần thiết. Các chức năng, các phân hệ sẽ
truyền các lời gọi thủ tục xuống tầng chức năng (Business Layer) để gọi các chức
năng, đơn vị chức năng tương ứng.
Các chức năng có truy vấn dữ liệu sẽ được chuyển xuống tầng trừu tượng
hóa cơ sở dữ liệu bao gồm các thành phần xử lý truy vấn và lập kế hoạch truy vấn.
Ở tầng chức năng và tầng trừu tượng hóa cơ sở dữ liệu sẽ có các dịch vụ bảo mật
nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin của hệ thống. Cuối cùng, các truy vấn
dữ liệu thông qua nền tảng phần cứng truy cập vào cơ sở dữ liệu tập trung tại các
máy chủ để lấy dữ liệu về theo yêu cầu của các chức năng.
Ngôn ngữ được sử dụng chủ yếu để xây dựng mô hình URP là ASP .NET.
Các chức năng được triển khai trên nền tảng web sẽ được xây dựng trên cơ sở mô
hình MVC (Models - Views - Controls), còn ngôn ngữ C Sharp được sử dụng theo
nguyên lý 3 lớp để tạo ra các chức năng hoạt động trên nền tảng winform. Hệ thống
sẽ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2012 để lưu trữ, xử lý dữ liệu,
thông tin trong quá trình vận hành. Công cụ để tạo ra các báo cáo trong mô hình
URP là Crystal Report được cài thêm vào trong bộ công cụ Visual Studio 2012.
.NET Framework là nền tảng được sử dụng cho việc hỗ trợ phát triển các chức năng
của hệ thống URP.
Mô hình URP hoạt động theo mô hình Client/Server, toàn bộ ứng dụng và dữ
liệu sẽ được cài đặt trên máy chủ, các máy khách - Client sẽ kết nối với máy chủ
thông qua ứng dụng nền tảng winform, hoặc qua nền tảng web. Mô hình URP được
thiết kế, xây dựng theo kiến trúc mô - đun và có tính mở nên tùy theo khả năng tài
chính cũng như yêu cầu của từng trường đại học mà việc triển khai có thể được thực
110
hiện từng phần hoặc toàn bộ. Ngoài ra, tính mở của mô hình còn giúp cho việc bổ
4.1.2.5. Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động
sung thêm tính năng mới, các chức năng của các bên thứ 3.
Để có thể đưa ra đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp, mô hình URP sẽ được
vận hành thử nghiệm. Đây là thời điểm cho hệ thống hoạt động với số liệu thử và
quy trình thật mà hàng ngày người sử dụng phải xử lý. Việc chạy thử nghiệm hệ
thống còn nhằm mục đích kiểm tra việc chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống cũ, rà
soát các lỗi có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Ngoài ra, việc vận hành thử
nghiệm sẽ kiểm tra sự phân quyền của các tài khoản được cấp cho các loại người
dùng khác nhau, nhằm đảm bảo cơ chế phân cấp người sử dụng cũng như bảo mật
của hệ thống.
Sau khi tiến hành thử nghiệm, sẽ có những phân tích, đánh giá về những
thuận lợi, khó khăn gặp phải và có những điều chỉnh kịp thời. Sau đó, tiến hành tinh
chỉnh lại toàn hệ thống, xây dựng tài liệu sử dụng để phục vụ cho hoạt động đào tạo,
triển khai sau này. Hệ thống sau khi hoàn thiện thử nghiệm sẽ được đưa vào hoạt
động. Hệ thống URP sẽ được ứng dụng tại một đơn vị thực tế. Trong giai đoạn này,
các công việc triển khai được thực hiện và hệ thống được vận hành trong môi
trường thực tiễn. Toàn bộ dữ liệu của các hệ thống cũ sẽ được chuyển qua hệ thống
URP. Ngoài tài liệu hướng dẫn sử dụng, các hoạt động đào tạo người sử dụng, đội
dự án triển khai sẽ hỗ trợ những người tác nghiệp chính (end-user) vận hành hệ
thống URP trong các hoạt động và công việc hằng ngày của họ.
Trên cơ sở thực tiễn khảo sát, nghiên cứu thực trạng cũng như các yêu cầu
của công tác quản lý tại các trường đại học, tác giả tiến hành phân tích các chức
năng cần thiết cho mỗi phân hệ, đưa ra sơ đồ nghiệp vụ của các hoạt động quản lý
trường đại học của mô hình URP. Hệ thống URP sẽ bao gồm 3 phân hệ với 23 chức
năng, trong đó tập trung vào phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học với
11 chức năng, còn 2 phân hệ Quản lý chung và Hỗ trợ Đào tạo thì mỗi phân hệ có 6
111
chức năng (Hình 4.2). Việc phân chia các phân hệ và các chức năng như vậy giúp
người dùng có thể hình dung rõ được sự mở rộng của mô hình URP từ mô hình
ERP và những khác biệt giữa hai mô hình này.
Đây là phân hệ hỗ trợ công tác quản trị, quản lý và điều hành dựa trên 6 chức
năng liên quan đến quy trình hoạt động của trường đại học (Hình 4.4):
- Chức năng Quản lý nhân sự
- Chức năng Quản lý tài chính
- Chức năng Quản lý tài sản
- Chức năng Quản lý tài khoản truy cập hệ thống
- Chức năng Quản lý văn bản biểu mẫu
- Cổng thông tin điện tử
Quản lý tài chính
Quản lý tài sản Quản lý nhân sự
Phân hệ
Quản lý
chung
Quản lý văn bản biểu mẫu Cổng thông tin điện tử
Quản lý tài khoản truy cập hệ thống
112
Hình 4.4. Phân hệ Quản lý chung
4.2.1.1. Chức năng Quản lý nhân sự
Quản lý nguồn nhân lực luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu với bất kỳ tổ
chức nào, đặc biệt là tổ chức có nguồn nhân lực đa dạng và chất lượng cao như các
trường đại học. Vì vậy, cần có một hệ thống tốt để không chỉ quản lý hiệu quả
nguồn nhân lực mà còn hỗ trợ ra các quyết định, hỗ trợ công tác quản trị trong các
4.2.1.2. Chức năng Quản lý tài chính
trường đại học.
Cùng với công tác nhân sự thì quản lý tài chính là một phần thiết yếu trong
quá trình điều hành và quản lý các trường đại học. Chức năng này hỗ trợ người
dùng quản lý các nguồn thu, các khoản phải trả và cân đối các hoạt động thu chi của
nhà trường. Ngoài ra, chức năng này còn hỗ trợ các hoạt động chi trả lương, thưởng,
học bổng, các khoản thu nhập và quyết toán thuế, đảm bảo phù hợp với các quy
4.2.1.3. Chức năng Quản lý tài sản
định của pháp luật về thuế và thu chi.
Chức năng này giúp trường đại học quản lý các loại tài sản thuộc sở hữu của
trường đại học và các loại tài sản được giao quản lý và sử dụng. Ngoài nhiệm vụ
quản lý danh mục các loại tài sản của trường đại học, chức năng này giúp người
dùng trong các nghiệp vụ liên quan đến tài sản như: nhập mới, mượn trả, sửa chữa,
thanh lý và kiểm kê tài sản trong quá trình hoạt động của trường đại học. Đây cũng
là nơi đề xuất những yêu cầu mua sắm trang thiết bị để chuyển cho chức năng Quản
4.2.1.4. Chức năng Quản lý văn bản và biểu mẫu
lý tài chính.
Bên cạnh các quy trình hoạt động chuẩn mực thì một phần không thể thiếu
đóng góp vào việc quản lý hiệu quả của một tổ chức là hệ thống các loại văn bản,
biểu mẫu. Phân hệ này hỗ trợ người dùng quản lý, tra cứu và sử dụng các loại văn
113
bản, biểu mẫu của tổ chức cũng như các loại văn bản, biểu mẫu của các bên liên
quan trong quá trình hoạt động của cá nhân cũng như của tổ chức.
Ngoài ra, hệ thống này còn có thêm 2 phân hệ nữa là Quản lý tài khoản truy
cập hệ thống và Cổng thông tin điện tử. Chức năng Quản lý tài khoản nhằm cung
cấp các loại tài khoản khác nhau cho các đối tượng khác nhau, quản lý việc cấp
mới, sử dụng và thay đổi loại tài khoản theo yêu cầu của người dùng. Tùy theo loại
tài khoản mà người dùng đăng nhập và thực hiện các chức năng khác nhau theo sự
phân cấp và nhiệm vụ của mỗi người dùng.
Còn cổng thông tin điện tử là một ứng dụng web, là cửa ngõ của một trường
đại học, giúp các đối tượng quan tâm có thể tiếp cận nhanh chóng với trường đại
học. Từ cổng thông tin điện tử, người dùng có thể truy cập tới các phân hệ cũng như
tìm kiếm các thông tin cần thiết liên quan tới trường đại học.
Quản lý tuyển sinh Quản lý hồ sơ Lập thời khóa biểu
Quản lý đăng ký tín chỉ . Phân hệ Quản lý văn bản biểu mẫu Quản lý Chương trình đào tạo
Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học
Quản lý thi
E - Learning
Quản lý điểm
114 Quản lý Nghiên cứu khoa học Quản lý văn bằng Khảo thí và kiểm định chất lượng
Phân hệnày chia làm 11 chức năng (Hình 4.5) đảm nhận toàn bộ hoạt động Hình 4.5. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học đào tạo của một trường đại học, từ lúc người học bắt đầu quá trình học tập tại
trường cho đến khi người học hoàn thành chương trình đào tạo. Các chức năng trải
đều từ khi bắt đầu tuyển sinh cho đến khi cấp phát văn bằng. Ngoài ra còn có các
4.2.2.1. Chức năng Quản lý tuyển sinh
chức năng liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo từ xa.
Người học đăng ký thi vào các trường đại học sẽ được nhập thông tin để lưu
trữ trong quá trình tuyển sinh. Sau khi có kết quả trúng tuyển, người học sẽ làm thủ
tục nhập học và chức năng này sẽ lọc dữ liệu từ kho dữ liệu tuyển sinh, giúp giảm bớt
4.2.2.2. Chức năng Quản lý hồ sơ
gánh nặng nhập thông tin trong quá trình làm thủ tục nhập học.
Thông tin lưu trữ trong hồ sơ giúp cán bộ, nhân viên chuyên trách phân lớp
và đánh mã người học để tiện cho việc quản lý. Hồ sơ người học bao gồm những
4.2.2.3. Chức năng Lập thời khóa biểu
thông tin cá nhân, hồ sơ trúng tuyển, thông tin gia đình, đối tượng chính sách…
Dựa trên việc quản lý các thông tin về hệ đào tạo, khóa, học kỳ, môn học,
nhóm ngành, ngành, chuyên ngành…, chức năng này hỗ trợ lập kế hoạch đào tạo
cho cả quá trình học của người học, lập kế hoạch theo năm học nhằm phân bổ thời
gian học cho các môn học, đồng thời lập thời khóa biểu cho từng lớp môn học trong
4.2.2.4. Chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ
từng học kỳ cụ thể.
Chức năng này giúp quản lý danh sách các học phần của từng chuyên ngành
cũng như đề cương chi tiết, điều kiện tiên quyết và các quy định khác liên quan đến
học phần. Đây là chức năng có ý nghĩa quan trọng trong môi trường học chế tín chỉ
115
đang dần được áp dụng trong các trường đại học trong cả nước. Ngoài việc quản lý
danh sách giảng viên giảng dạy từng môn học cụ thể, chức năng này hỗ trợ quản lý
danh sách người học trong quá trình đăng ký, quản lý hoạt động đăng ký môn học
vào đầu mỗi kỳ học. Ngoài ra, chức năng này còn hỗ trợ người học tra cứu các
thông tin liên quan đến học phần, đề cương chi tiết và nội dung chương trình, giúp
4.2.2.5. Chức năng Quản lý thi
người học xây dựng cho mình kế hoạch học tập cụ thể cho từng kỳ.
Cuối mỗi kỳ hoặc năm học, chức năng này lập danh sách thi theo từng môn
học, khóa học. Chức năng Quản lý thi cho phép duyệt danh sách thi, phân phòng
thi, phân cán bộ coi thi cho mỗi phòng thi theo các thông tin từ các khoa, các phòng
cung cấp lên theo kế hoạch coi thi đã chuyển cho các đơn vị. Công tác tiếp nhận và
quản lý đề thi cũng được quản lý. Chức năng quản lý thi có thể thống kê, tính toán
số buổi coi thi, tình trạng các buổi thi, tình hình coi thi của cán bộ giảng viên, xử lý
kỷ luật người vi phạm quy chế thi, từ đó làm cơ sở cho việc khen thưởng hay kỷ
4.2.2.6. Chức năng Quản lý điểm
luật.
Chức năng cho phép cập nhật thông tin điểm thành phần và điểm thi của
từng học phần cho từng người học. Ngoài ra, chức năng này còn quản lý các lĩnh
vực liên quan đến điểm rèn luyện, thi lại, học lại và phúc khảo. Đây là cơ sở giúp
cho công tác quản lý khen thưởng và kỷ luật người học trong quá trình học tập tại
trường đại học. Ngoài ra, việc quản lý danh sách người học đạt học bổng trong từng
4.2.2.7. E - Learning
học kỳ dựa trên điểm số học tập cũng được thực hiện bởi chức năng này.
E - Learning có thể tận dụng lợi thế của đào tạo và hỗ trợ học tập bằng cách
xây dựng các kho kiến thức trực tuyến, chẳng hạn như những bài học kinh nghiệm
và các hệ thống thực hành tốt nhất. Ngoài ra, E - Learning tạo điều kiện cho người
dạy và người học trao đổi trực tiếp qua hạ tầng mạng Internet, bất kể thời gian và
116
không gian. Chức năng này giúp trường đại học mở rộng phạm vi đào tạo về mặt
4.2.2.8. Chức năng Quản lý văn bằng
địa lý cũng như quy mô, số lượng người tham gia.
Đây là chức năng cuối cùng trong vòng đời của một người học tại trường đại
học. Chức năng này đảm nhận công việc cấp phát bằng, lưu trữ thông tin của người
học hoàn thành các chương trình đào tạo tại một trường đại học. Đây còn là nơi
kiểm tra văn bằng chứng chỉ đầu vào, chịu trách nhiệm thu, kiểm tra bằng chính, lập
biên bản kiểm tra văn bằng, lưu giữ văn bằng (bản photocopy công chứng), đồng
thời chịu trách nhiệm tính hợp pháp của văn bằng, tính phù hợp của văn bằng tốt
nghiệp với đối tượng tuyển sinh. Phối hợp với chức năng Quản lý hồ sơ để kiểm tra
lại các thông tin của người học trước khi cấp bằng để tránh sai sót. Chức năng này
cũng sẽ đảm nhận việc cấp lại, chỉnh sửa nội dung hay thu hồi, hủy bỏ văn bằng do
4.2.2.9. Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học
trường đã cấp cho người học.
Ngoài hoạt động giảng dạy thì hoạt động nghiên cứu khoa học không chỉ
đem lại nguồn thu nhập cho giảng viên, nhà trường mà còn đem lại danh tiếng cho
nhà trường qua các công trình nghiên cứu khoa học có chất lượng. Vì vậy, chức
năng này hỗ trợ không chỉ giảng viên mà cả người học trong việc nghiên cứu các đề
tài, công trình khoa học, giúp giảng viên và người học có nguồn tài liệu tham khảo
cũng như quản lý các công trình nghiên cứu khoa học của bản thân. Ngoài ra, chức
năng này đảm nhận liên kết các nguồn tài liệu, các nguồn tài trợ cũng như các nhà
xuất bản để hỗ trợ tối đa cho hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trường
Ngoài ra, phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học còn có nhiều chức
năng khác đảm nhận các lĩnh vực khác nhau trong trường đại học. Để đảm bảo chất
lượng trong quá trình đào tạo, các trường đại học sử dụng sẽ sử dụng chức năng
Khảo thí và đảm bảo chất lượng để thực hiện các cuộc khảo sát, điều tra về hoạt
động giảng dạy, học tập của người dạy và người học cũng như thanh tra, kiểm tra
hoạt động ra đề, coi thi và chấm thi. Dữ liệu thu thập được phân tích, xử lý để hỗ trợ
117
cho công tác ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược của trường đại học. Đây là
một chức năng còn tương đối mới mẻ đối với các trường đại học Việt Nam, tuy
nhiên sẽ giúp ích rất nhiều cho không chỉ công tác quản lý mà còn giúp ích cho hoạt
động giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.
Chức năng Quản lý chương trình đào tạo (gồm cả bậc đại học và sau đại học,
liên kết đào tạo, chương trình đào tạo quốc tế) hỗ trợ quản lý chương trình của tất cả
các ngành học, trợ giúp việc xây dựng các chương trình đào tạo cho các ngành học
mới hay các ngành liên kết đào tạo với các cơ sở đào tạo trong và ngoài nước. Chức
năng này còn giúp cán bộ lãnh đạo, cán bộ phòng đào tạo rà soát các chương trình
đào tạo hiện có, kịp thời điều chỉnh chương trình cho phù hợp với điều kiện mới,
xây dựng khung chương trình đào tạo và đề cương chi tiết cho từng chuyên ngành
học, đối tượng học cụ thể.
Đây là nhóm các chức năng đảm nhận việc hỗ trợ các hoạt động học tập,
giảng dạy của giảng viên cũng như người học. Phân hệ này gồm 6 chức năng liên
quan đến các dịch vụ hỗ trợ khác nhau, cụ thể như Hình 4.6:
Quản lý các dịch vụ hỗ trợ Tư vấn học tập
Quản lý thư viện Quản lý chăm sóc y tế
118 Quản lý ký túc xá
4.2.3.1. Chức năng Quản lý cựu sinh viên
Hình 4.6. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo
Đây là chức năng giúp trường đại học kết nối với những sinh viên tốt nghiệp
ra trường, thu thập thông tin về việc làm của các sinh viên đã tốt nghiệp. Đây cũng
là thông tin hữu ích cho các cấp lãnh đạo điều chỉnh chỉ tiêu cho từng ngành học cụ
thể. Ngoài ra, việc kết nối với cựu sinh viên giúp trường đại học tìm kiếm các
4.2.3.2. Chức năng Quản lý thư viện
nguồn tài trợ cũng như các nhà tuyển dụng cho các sinh viên tốt nghiệp của trường.
Trong quá trình học tập và giảng dạy, nguồn tài liệu tham khảo có ý nghĩa
quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập, nghiên cứu. Chức
năng Quản lý thư viện hỗ trợ quản lý danh mục tài liệu, sách báo, giáo trình, quản lý
hoạt động mượn trả sách, hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu. Ngoài ra, chức năng này còn xử
lý những vi phạm liên quan đến việc mượn tài liệu quá hạn, để mất tài liệu của
người sử dụng. Việc lập dự trù mua tài liệu hỗ trợ cho hoạt động giảng dạy, học tập
4.2.3.3. Chức năng Quản lý ký túc xá
cũng được đảm nhận bởi chức năng này.
Việc quản lý phòng, trang thiết bị của phòng và các đối tượng người học
được ở ký túc xá là một nhiệm vụ quan trọng của trường đại học. Chức năng này
giúp trường đại học quản lý có hiệu quả việc phân phòng, quản lý trang thiết bị
trong phòng cũng như quản lý người học ở tại ký túc xá của trường.
119
4.2.3.4. Chức năng Tư vấn học tập
Trong quá trình học tập của người học ở trường, nhiều vấn đề về khung
chương trình, điều kiện tiên quyết của các môn học, số tín chỉ tối thiểu cần tích lũy
cho mỗi ngành học… khiến cho người học tốn không ít thời gian. Chức năngTư vấn
học tập giúp người học có cái nhìn tổng quan về ngành học của mình, những môn
học nào nên học trong học kỳ nào, học bao nhiêu tín chỉ trong mỗi kỳ… để có thể
rút ngắn thời gian học hoặc đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình học tập.
Bên cạnh đó là các chức năng thực hiện các hoạt động hỗ trợ khác. Trong
quá trình học tập và giảng dạy, việc chăm sóc y tế, đảm bảo sức khỏe cho cán bộ
giảng viên cũng như người học là rất cần thiết. Chức năngQuản lý chăm sóc y tế
giúp trường đại học quản lý được hồ sơ bệnh án của cán bộ, giảng viên, người học
để có thể đưa ra những hỗ trợ kịp thời khi tiếp nhận các trường hợp ốm đau bất
thường.
Bên cạnh việc chăm sóc y tế và hỗ trợ nhà ở cho sinh viên thì việc ăn uống
của người học cũng cần được quản lý một cách có hiệu quả. Chức năngQuản lý các
dịch vụ hỗ trợgiúp cho người học, cán bộ giảng viên của trường về các dịch vụ ăn
uống, gửi xe trong trường đại học, quản lý các thực đơn cung cấp cho căng tin cũng
như cung cấp một số vật dụng cần thiết. Ngoài ra, chức năng này cũng giúp quản lý
việc bán hàng, giúp tạo nguồn thu cho trường.
Như vậy, tác giả đã đưa ra được mô hình URP tương đối phù hợp với các
trường đại học Việt Nam với 3 phân hệ chia thành 23 chức năng bao quát các lĩnh
vực cần quản lý trong một trường đại học. Như đã phân tích ở trên, mô hình URP có
sự kế thừa từ các mô hình ERP dành cho các trường đại học của các nhà cung cấp
hàng đầu thế giới. Tuy nhiên, xuất phát từ thực tiễn hoạt động của các trường đại
học Việt Nam, mô hình URP mà tác giả đề xuất có những sự bổ sung cũng như loại
bỏ những chức năng không phù hợp.
120
Mô hình URP vẫn có những chức năng cơ bản như bất kỳ mô hình ERP dành
cho doanh nghiệp hay trường đại học. Mô hình URP vẫn mang đặc trưng của các
mô hình ERP dành cho các trường đại học, đó là tập trung nhiều vào hai đối tượng
chính là người học và người dạy. Các hoạt động liên quan đến hai đối tượng này
đều được quan tâm. Ngoài ra, một số chức năng liên quan đến hoạt động tài trợ, các
nguồn thu từ các hoạt động ngoài giảng dạy không được tác giả đề cập do cơ chế
hoạt động của các trường đại học Việt Nam khác so với các trường đại học trên thế
giới. Tuy nhiên, một số chức năng khác liên quan đến quá trình giảng dạy cũng như
hỗ trợ giảng dạy cũng được tác giả đưa vào mô hình URP, tạo thành một hệ thống
bao quát toàn diện.
Bảng dưới thể hiện sự so sánh giữa mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung
cấp SAPvề các chức năng (tác giả chọn SAP vì những phân tích ở phần 2.1.4.4):
Bảng 4.1. So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP
Mô hình URP Mô hình ERP của SAP
Quản lý nhân lực Quản lý nhân lực
Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính
Quản lý mua sắm Quản lý tài sản
Quản lý văn bản biểu mẫu
Quản lý tài khoản truy cập hệ thống
Cổng thông tin điện tử
Quản lý học phí người học
Quản lý các khoản tài trợ người học
Quản lý tuyển sinh
Quản lý vòng đời sinh viên Quản lý hồ sơ
Đo lường và theo dõi thành tích người học Quản lý điểm
Quản lý văn bằng
Dạy và học Quản lý chương trình đào tạo
Quản lý lập thời khóa biểu
Quản lý đăng ký tín chỉ
121
E - Learning
Phân tích hiệu suất giáo dục Quản lý thi
Khảo sát và kiểm định chất lượng
Lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu Quản lý nghiên cứu khoa học
Tầm nhìn nhà nghiên cứu
Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ
Quản lý Người hiến tặng
Quản lý cựu sinh viên
Quản lý thư viện
Quản lý ký túc xá
Quản lý chăm sóc y tế
Quản lý các dịch vụ hỗ trợ
Tư vấn học tập
Việc lựa chọn Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế làm đơn vị áp dụng thử
nghiệm mô hình URP xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Thứ nhất, đó là điều kiện cơ
sở hạ tầng công nghệ thông tin của Nhà trường khá hoàn thiện, đảm bảo cho việc
triển khai các ứng dụng một cách thuận lợi. Thứ hai, Ban Giám hiệu ủng hộ và
quyết tâm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong Nhà trường bằng việc ứng dụng
các tiến bộ của công nghệ thông tin và hệ thống thông tin. Thứ ba, nhiều giảng viên
và chuyên gia có kinh nghiệm trong việc ứng dụng và triển khai các hệ thống thông
4.3.1.1. Điều kiện về cơ sở vật chất và công nghệ
tin sẵn sàng tham gia vào các dự án công nghệ thông tin của Nhà trường.
Trong thời gian qua, Ban Giám hiệu Nhà trường đã đầu tư mạnh mẽ cho việc
phát triển cơ sở hạ tầng CNTT và ứng dụng CNTT. Hạ tầng kỹ thuật về CNTT, máy
tính và các trang thiết bị kỹ thuật số, hệ thống mạng, đường truyền được đặc biệt
quan tâm đầu tư, nâng cấp nên hiệu quả sử dụng đã được cải thiện.
* Về mạng truyền dẫn có dây
122
Hiện nay, các khu giảng đường, khu Hiệu bộ và cơ sở ở Phùng Hưngđược
kết nối mạng thông qua hệ thống mạng cáp quang FTTH 45M của nhà cung cấp
dịch vụ Viettel. Ngoài ra còn có 1 đường truyển Leased Line 4M dùng riêng cho
trung tâm dữ liệu (Data Center) và 1 đường FTTH 45M dùng cho hệ thống mạng
không dây của nhà trường.
Các thiết bị đầu cuối được trang bị bởi các thiết bị của hãng Sisco và dây
mạng truyền dẫn CAT6 đạt tiêu chuẩn quốc tế, giúp cho việc truyền tin được đảm
bảo. Một số phòng ban sử dụng dây mạng CAT5 sẽ được nâng cấp trong thời gian
tới. Số lượng chuyển mạch (Switch) Sisco hiện nay bao gồm:
- Switch Sisco 2950: 06 cái.
- Switch Sisco 2960: 05 cái.
- Switch Sisco 3650: 02 cái.
Sơ đồ mạng của khu giảng đường C như Hình 4.7:
123
Hình 4.7. Sơ đồ mạng khu giảng đường C của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
* Về mạng không dây
Hệ thống mạng không dây đã được phủ sóng toàn trường, mỗi tầng được lặp
đặt 2 bộ phát mạng không dây. Toàn bộ có 33 bộ phát được lắp đặt và kết nối theo
công nghệ điện toán đám mây của Meraki. Trong thời gian tới, Nhà trường sẽ trang
bị thêm 07 bộ phát bổ sung cho các khu giảng đường B và C.
Qua số liệu thống kê cho thấy số lượng người dùng là rất lớn và ngày càng
tăng, trung bình mỗi ngày có khoảng trên 1500 lượt truy cập. Điều đó chứng tỏ hiệu
quả mà hệ thống mạng không dây mang lại cho người dùng là rất tốt.
* Trung tâm dữ liệu (Data Center) và vấn đề bảo mật dữ liệu
Trung tâm dữ liệu của Nhà trường hiện có 05 máy chủ, 01 thiết bị lưu điện
(UPS Symmetra LX), 02 tủ máy chủ và 01 tủ chứa máy chủ (rack). Cụ thể:
- 01 máy chủ IBM series x346: dùng để chạy phần mềm Quản lý thư viện
- 02 máy chủ IBM system x3650 M3: dùng để chạy phần mềm Elearning
- 01 máy chủ IBM system x3650 M4: dùng để chạy phần mềm Quản lý đăng
ký tín chỉ.
- 01 máy chủ IBM system x3650 M3: dùng để chạy phần mềm Tác nghiệp.
Nhằm đảm bảo an toàn cho người quản trị và hệ thống, Nhà trường đã đầu tư
lắp đặt thêm hệ thống lọc nhiễu sét, hệ thống tiếp đất và sàn chống nhiễm điện cho
4.3.1.2. Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm
trung tâm dữ liệu.
Trong giai đoạn 2010 - 2014, Nhà trường đã chú trọng đầu tư vào các ứng
dụng CNTT phục vụ cho hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và quản lý của
Nhà trường. Nhà trường đã chi tổng cộng 673.9 triệu đồng cho việc ứng dụng 14
phân hệ liên quan đến các lĩnh vực quản lý khác nhau. Cụ thể như ở Bảng 4.2:
Bảng 4.2.Tình hình ứng dụng CNTT tại Trường Đại học Kinh tế Huế
STT Tên ứng dụng Đơn vị sử dụng Tình hình triển khai Đơn vị phát triển
124
Trung tâm CNTT - 1 Quản trị nhận sự Phòng TC-HC Đã triển khai Đại học Huế
Quản lý Tài chính - Kế Trung tâm CNTT - 2 Phòng KH-TC Đã triển khai toán Đại học Huế
3 Thư Điện tử Toàn trường Đã triển khai Google
4 Thông tin giảng viên Các khoa Đã triển khai Huesoft
5 Khảo sát trực tuyến Toàn trường Đã triển khai Huesoft
Trung tâm CNTT - 6 Khoa học công nghệ Toàn trường Đã triển khai Đại học Huế
7 Quản lý văn bản Toàn trường Đang hoàn thiện Huesoft
8 SMS Toàn trường Đang hoàn thiện Huesoft
9 Chấm vân tay Toàn trường Đã triển khai
Camera giám sát phòng 10 Phòng ĐTĐH Đã triển khai
11 học Lịch công tác Toàn trường Đã triển khai Huesoft
12 Đào tạo tín chỉ Toàn trường Đã triển khai CMC
13 Tác nghiệp đào tạo Toàn trường Đã triển khai CMC
4.3.1.3. Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT
14 Thư viện điện tử Toàn trường Đã triển khai Lạc Việt
Trong thời gian qua, việc phát triển các ứng dụng CNTT trong Nhà trường
về cơ bản đáp ứng được một số yêu cầu nhất định. Tuy nhiên, quá trình phát triển
thiếu đồng bộ, thiếu một chiến lược tổng thể dẫn đến một số khó khăn và hạn chế
trong việc triển khai các ứng dụng phục vụ hoạt động tác nghiệp của các phòng,
trung tâm và khoa trực thuộc cũng như hoạt động quản lý, điều hành của cán bộ
lãnh đạo. Cụ thể như sau:
125
- Sự tách rời của các cơ sở dữ liệu: Nhà trường đồng thời phải sử dụng các
ứng dụng được phát triển của Đại học Huế, ứng dụng quản lý của CMC, một số ứng
dụng của Huesoft và các ứng dụng web mà Nhà trường phát triển.
- Các phân hệ chỉ mới phát triển đến giai đoạn ứng dụng thấp nhất của hệ
thống thông tin là hệ thống tác nghiệp của chuyên viên, chưa phát triển đến các giai
đoạn cao hơn như hệ thống thông tin quản lý và hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ
thống hỗ trợ ra quyết định. Vì vậy, hệ thống chưa thể cung cấp thông tin cho các đối
tượng rộng hơn như: Trưởng/ Phó các phòng chức năng, khoa chuyên môn, Ban
Giám hiệu về tình hình hoạt động của đơn vị.
Như vậy, có thể thấy Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế đang từng bước
ứng dụng nhiều hệ thống thông tin quản lý vào nhiều lĩnh vực hoạt động của nhà
trường. Tuy nhiên, việc áp dụng còn mang tính nhỏ lẻ, từng phần khiến cho hiệu
quả quản lý chưa cao, lãng phí các nguồn lực. Mặc dù vậy, với mong muốn nâng
cao chất lượng đào tạo và hiệu quả quản lý, trong thời gian qua, Nhà trường đang có
những nghiên cứu nhằm phát huy tác dụng của các hệ thống thông tin đang và sẽ
triển khai sắp tới. Việc tác giả lựa chọn Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế là
đơn vị thử nghiệm nhằm góp phần vào định hướng đổi mới, phát triển trong việc
ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và các hệ thống thông tin quản lý nói riêng
trong thời gian tới. Mô hình URP mà tác giả đề xuất là cơ sở giúp Trường có cái
nhìn tổng quát, từ đó có những bước xây dựng, triển khai hiệu quả và hợp lý hơn,
tiết kiệm chi phí hơn.
Trên cơ sở mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP đã đề xuất ở
trên, tác giả sử dụng các công cụ phát triển hệ thống thông tin để phân tích, xây
dựng một số chức năng chính như: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng
ký tín chỉ, Quản lý hồ sơ và Quản lý điểm. Sau khi tiến hành xây dựng các chức
năng này, tác giả tiến hành thử nghiệm tại trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế để
đánh giá và rút kinh nghiệm.
126
Việc tác giả lựa chọn xây dựng, triển khai thử nghiệm 5 chức năng này là vì
đây là những chức năng quan trọng của từng phân hệ, có mối quan hệ mật thiết với
nhau và đảm nhận việc quản lý, điều hành một trong những hoạt động chính trong
trường đại học: hoạt động đào tạo. Những chức năng này có sự trao đổi dữ liệu mật
thiết với nhau trong quá trình vận hành, quản lý hoạt động đào tạo của nhà trường.
Chức năng Quản lý nhân sự đảm nhận việc quản lý thông tin về đội ngũ cán
bộ, giảng viên, những người trực tiếp tạo ra “sản phẩm” trong môi trường giáo dục
đại học. Việc điều hành tốt và có chiến lược phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên
hợp lý thông qua quản lý các mặt như: quá trình đào tạo, công tác của cán bộ, giảng
viên, công tác quy hoạch, luân chuyển cán bộ, giảng viên v.v… Những thông tin
này được các chức năng khác sử dụng, đặc biệt là các chức năng ở phân hệ Quản lý
Đào tạo Đại học và Sau đại học. Đội ngũ cán bộ các phòng ban liên quan như
Phòng Đào tạo Đại học, Phòng Đào tạo Sau đại học có thể nắm bắt kịp thời các
thông tin về giảng viên, từ đó bố trí lịch giảng dạy cho phù hợp và theo dõi quá
trình thực hiện lịch giảng dạy của mỗi giảng viên. Những thông tin về giảng viên từ
chức năng này còn giúp người học nắm bắt, lựa chọn giảng viên trong quá trình
đăng ký môn học của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ, liên hệ giúp hỗ trợ, tư vấn
trong quá trình học tập, nghiên cứu ở trường đại học.
Sau khi đã có chức năng quản lý về mặt con người trong quá trình “sản xuất”
ở trường đại học, chức năng Quản lý tài sản sẽ đảm bảo việc quản lý, vận hành về
các hoạt động liên quan đến cơ sở vật chất, đảm bảo cho quá trình giảng dạy, học
tập trong trường đại học. Tình trạng trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất phục vụ
làm việc của khối văn phòng cũng như phục vụ giảng dạy của khối đào tạo sẽ được
đảm nhận bởi chức năng này. Những thông tin từ chức năng này sẽ hỗ trợ tốt cho
việc lập kế hoạch đào tạo, phân bố giảng đường, lập thời khóa biểu. Các hoạt động
kiểm kê, sửa chữa, thanh lý sẽ được thực hiện thường xuyên, từ đó có những đề
xuất nhập tài sản mới,đảm bảo hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất luôn trong
trạng thái sẵn sàng, phục vụ các hoạt động của trường đại học.
127
Ngoài hai đầu vào ở trên thì thành phần không thể thiếu của hoạt động đào
tạo chính là người học. Chức năng Quản lý hồ sơ sẽ đảm nhận việc quản lý các loại
thông tin khác nhau của người học. Đây là cơ sở cho việc quản lý, phân loại người
học, tổ chức lớp học của các bộ phận liên quan. Việc trao đổi thông tin, cập nhật
thông tin về tình trạng của người học và các kết quả môn học được chuyển từ chức
năng Quản lý điểm được thực hiện thường xuyên, tạo thành một kênh kết nối hiệu
quả với người học. Thông tin về quá trình học tập của người học giúp cho chức
năng Quản lý Đăng ký tín chỉ được thuận tiện, dễ dàng. Quản lý tốt thông tin người
học cũng sẽ hỗ trợ tốt cho chức năng Quản lý điểm, giúp cho các hoạt động đánh
giá, khen thưởng, kỷ luật người học trong quá trình học tập tại trường.
Trong môi trường học chế tín chỉ đang được áp dụng ngày càng rộng thì việc
đăng ký các học phần trước mỗi kỳ học của người học là rất quan trọng. Chức năng
Quản lý đăng ký tín chỉ là một yêu cầu tất yếu đối với các trường đại học hiện nay.
Với sự trợ giúp từ phía các chức năng Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ
sơ, các hoạt động của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ sẽ trở nên thuận tiện và dễ
dàng hơn. Các thông tin về giảng viên, trang thiết bị, phòng học được cập nhật
thường xuyên giúp cho việc bố trí lịch học, lịch đăng ký của người học thuận tiện
hơn. Thông tin người học do chức năng Quản lý hồ sơ cung cấp tạo điều kiện thuận
lợi trong việc giám sát, theo dõi hoạt động đăng ký học của người học. Từ đây, lịch
học sẽ được chuyển đến người học một cách kịp thời và nhanh chóng. Thông tin từ
việc đăng ký học của người học từ chức năng này sẽ là cơ sở cho việc tính toán học
phí của người học cũng như chuyển cho chức năng Quản lý điểm để việc cập nhật
điểm được chính xác, nhanh chóng.
Và chức năng không thể thiếu trong hoạt động đào tạo, đó chính là Quản lý
điểm. Quản lý điểm tốt sẽ giúp cho việc phân loại, đánh giá, xếp loại người học một
cách nhanh chóng và chính xác. Quản lý điểm cũng sẽ hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo nắm
bắt được tình hình học tập theo các kỳ, năm học cũng như ngành học thông qua các
chức năng thống kê, báo cáo kèm các biểu đồ một cách trực quan. Việc nhập điểm
sẽ được giao trực tiếp cho giảng viên với các thông tin được lấy từ chức năng Quản
128
lý nhân sự và Quản lý đăng ký tín chỉ, giảm bớt gánh nặng cho các bộ phận khác.
Các khiếu nại, phúc khảo liên quan đến điểm của người học cũng được đảm nhận
bởi chức năng này.
Qua phân tích ở trên, có thể thấy rõ 5 chức năng mà tác giả lựa chọn xây
dựng, triển khai có mối quan hệ mật thiết với nhau, đặc biệt là về mặt liên kết giữa
các quy trình nghiệp vụ và trao đổi dữ liệu, những nguyên tắc hoạt động chính của
hệ thống URP. Khi các chức năng này có thể phối hợp hoạt động, trao đổi dữ liệu
tốt thì việc triển khai các chức năng khác sẽ đơn giản và thuận tiện hơn. Các bảng
dữ liệu cơ bản của cơ sở dữ liệu hệ thống URP cũng sẽ được triển khai trong quá
trình thử nghiệm, phục vụ hoạt động của 5 chức năng này.
Các chức năng hiện đang được Nhà trường sử dụng bao gồm: Quản lý nhân
sự, Quản lý tài chính, Quản lý hồ sơ sinh viên, Quản lý đăng ký tín chỉ. Tuy nhiên,
các chức năng này hoàn toàn tách biệt, chỉ có chức năng Quản lý hồ sơ sinh viên và
Quản lý đăng ký tín chỉ là có sự gắn kết với nhau. Chủ yếu các chức năng này phục
vụ cho hoạt động đào tạo đại học. Có thể hình dung sự hoạt động độc lập của các
Quản lý tài chính
Quản lý nhân sự
Quản lý hồ sơ sinh viên
Quản lý đăng ký tín chỉ
CSDL
CSDL
CSDL
chức năng này qua Hình 4.8:
Hình 4.8. Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế
129
Trong mô hình URP mà tác giả đề xuất, 5 chức năng này sẽ dùng chung một
cơ sở dữ liệu tập trung, thống nhất. Điều này sẽ giúp các chức năng phối hợp hoạt
động, dễ dàng trao đổi, chia sẻ dữ liệu trong quá trình vận hành, giúp công tác quản lý
đạt hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí, thông tin được cung cấp một cách nhanh chóng,
kịp thời và chính xác. Đây cũng chính là mục tiêu mà mô hình URP mong muốn đạt
được khi triển khai trong thực tế. Ở đây, tác giả sẽ xây dựng mới 3 chức năng Quản
lý nhân sự (nhập dữ liệu từ hệ thống cũ), Quản lý điểm, Quản lý tài sản (thay thế
chức năng Quản lý tài chính bằng chức năng Quản lý tài sản như đã phân tích ở trên),
biến đổi 2 chức năng Quản lý hồ sơ và Quản lý đăng ký tín chỉ cho phù hợp với việc
tích hợp các chức năng. Có thể thấy được sự thay đổi khi áp dụng mô hình URP qua
Quản lý điểm
Quản lý nhân sự
Quản lý tài sản
Quản lý hồ sơ sinh viên
Quản lý đăng ký tín chỉ
CSDL tập trung, thống nhất
Hình 4.9:
Hình 4.9. Các chức năng mới triển khai theo mô hình URP
Như vậy, tác giả đã hoàn thành việc xây dựng mô hình Quản lý toàn diện
trường đại học URP với 3 phân hệ và 23 chức năng. Mục tiêu cũng như chiến lược
khai thác thông tin của mô hình đã được làm rõ. Các chức năng trong mô hình sẽ
hoạt động trong một hệ thống tích hợp hoàn chỉnh dựa trên một cơ sở dữ liệu tập
130
trung. Việc lựa chọn đơn vị và các chức năng để thử nghiệm cho mô hình URP
cũng được trình bày chi tiết. Quá trình xây dựng, triển khai 5 chức năng thử nghiệm
này và kết quả sẽ được thể hiện chi tiết trong các phần sau.
* Phân tích yêu cầu:
Trường đại học là các tổ chức có số lượng cán bộ, giảng viên tương đối lớn
nên việc quản lý nhân sự rất được coi trọng. Cán bộ, giảng viên mới ký hợp đồng
vào làm ở trường đại học sẽ được cập nhật lý lịch vào hồ sơ lý lịch cán bộ. Trong
quá trình công tác, thông tin của cán bộ, giảng viên sẽ thường xuyên được cập nhật
nhằm quản lý cán bộ, giảng viên được tốt hơn. Khi có sự thay đổi về ngạch lương,
bậc lương hay các thông tin khác về lương thì sẽ được cập nhật một cách nhanh
chóng nhằm đảm bảo quyền lợi cho cán bộ, giảng viên.Trong quá trình công tác,
cũng cần quản lý các hình thức khen thưởng và kỷ luật của đội ngũ cán bộ, giảng
viên. Khi cán bộ, giảng viên chuyển công tác khỏi trường, thông tin của cán bộ,
giảng viên sẽ được xóa khỏi hồ sơ lý lịch.
Vì vậy, trường đại học cần quản lý các mặt chính sau:
- Khi có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức các khoa, phòng thì dựa trên
quyết định được ban hành sẽ cập nhật các thông tin cần thiết vào hệ thống.
- Khi tuyển cán bộ, giảng viên, nhà trường căn cứ vào nhu cầu nhân sự; căn
cứ vào phân bổ biên chế để lựa chọn cán bộ, giảng viên và lưu trữ thông tin cá nhân
của cán bộ, giảng viên theo mẫu lý lịch thống nhất.
- Khi có sự luân chuyển cán bộ, giảng viên giữa các phòng, khoa thì thông
tin về cán bộ, giảng viên cũng sẽ được cập nhật.
- Khi có thêm phòng, khoa mới được thành lập thì thông tin về phòng, khoa
mới cũng sẽ được cập nhật và lưu vào cơ sở dữ liệu.
131
- Khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân của cán bộ, giảng viên thì phải cập
nhật về sự thay đổi này trong cơ sở dữ liệu.
- Cập nhật các thông tin về khen thưởng và kỷ luật của cán bộ, giảng viên
trong cơ sở dữ liệu để có thể theo dõi một cách dễ dàng.
- Khi cần tìm hiểu tình hình nhân sự, có thể thống kê theo các tiêu chí khác
nhau, từ đó kết xuất thành các báo cáo.
* Yêu cầu đối với chức năng Quản lý nhân sự:
- Cập nhật lý lịch cán bộ, giảng viên: Dùng để cập nhật cán bộ, giảng viên
mới vào trong hồ sơ lưu trữ của nhà trường bao gồm các thông tin liên quan đến
nhân thân cán bộ, giảng viên.
- Xem lý lịch cán bộ, giảng viên: Cho phép xem lý lịch của cán bộ, giảng
viên thuộc phòng, khoa trong nhà trường.
- Điều chỉnh lý lịch cán bộ, giảng viên: Dùng để điều chỉnh thông tin về hồ
sơ lý lịch cán bộ, giảng viên trong nhà trường.
- Điều động, xóa cán bộ, giảng viên: Khi có cán bộ, giảng viên chuyển công
tác (không còn làm việc ở nhà trường) hoặc về hưu thì ta sử dụng chức năng xóa
này để loại bỏ thông tin về cán bộ, giảng viên ra khỏi hồ sơ lưu trữ. Cũng có thể cập
nhật thông tin của cán bộ, giảng viên trong trường hợp điều động nội bộ (chuyển từ
phòng, khoa này sang phòng, khoa khác trong nhà trường).
- Tuyển dụng cán bộ giảng viên: lập nhu cầu tuyển dụng, phân tích hồ sơ ứng
viên cũng như quản lý quá trình thi tuyển.
* Thông tin nhập xuất:
Thông tin nhập:
Thông tin về lý lịch cán bộ, giảng viên: thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh,
nơi sinh, nguyên quán, dân tộc, tôn giáo…) và hồ sơ cán bộ (phòng, bộ phận, chức
vụ, trình độ học vấn, ngoại ngữ, học hàm, học vị…).
Thông tin về phòng, khoa: Tên phòng, khoa.
132
Thông tin về chức vụ: Tên chức vụ, phụ cấp chức vụ.
Thông tin về lương hệ số: Hệ số lương, ngạch lương, bậc lương, ngày xếp
lương.
Thông tin về lương tăng thêm: Hệ số chia thêm, mức chia thêm, phụ cấp ưu
đãi ngành giáo viên. Một số thông tin khác: các khoản phụ cấp, đóng góp.
Thông tin xuất:Danh mục cán bộ, giảng viên, phòng, khoa, chức vụ của toàn
trường, theo từng khoa, phòng hay lý lịch của từng cá nhân.
* Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý nhân sự
Từ các phân tích yêu cầu và phân tích các chức năng của mỗi phòng, khoa và
yêu cầu của người sử dụng đã phân tích ở trên, ta có thể rút ra sơ đồ BFD của chức
năng Quản lý nhân sựtrong Hình 4.10:
Quản lý tuyển dụng
Quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý ngạch, bậc lương
Quản lý quá trình công tác
Quản lý chế độ, khen thưởng, kỷ luật
Quản lý cơ cấu tổ chức
Quản lý chế độ
Quản lý nhu cầu tuyển dụng
Quản lý chuyển nội bộ
Quản lý quá trình đào tạo
Cập nhật ngạch lương
Quản lý thông tin chung
Cập nhật bậc lương
Quản lý quá trình BHXH
Quản lý chuyển công tác
Quản lý khen thưởng, kỷ luật
Quản lý hồ sơ ứng viên
Quản lý danh sách khoa, phòng
Quản lý thi tuyển
Quản lý các đơn vị trực thuộc
Quản lý lý lịch nhân sự
Quản lý quá trình lên lương
133
Hình 4.10. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý nhân sự
Quá trình phân tích, thiết kế chức năng Quản lý nhân sự sẽ được thể hiện chi
tiết trong Phụ lục 3.
* Phân tích yêu cầu:
Qua tìm hiểu về bài toán quản lý tài sản và các yêu cầu về chức năng đối với
hoạt động quản lý tài sản trong trường đại học, tác giả đã xác định được các chức
năng chính như quản lý nhập tài sản, quản lý mượn trả tài sản, quản lý kiểm kê,
quản lý sửa chữa, quản lý thanh lý. Chức năng này phải đảm bảo được các yêu cầu
sau:
- Chức năng Quản lý tài sản bao gồm nhiều chức năng nhỏ đáp ứng yêu cầu
quản lý đối với lĩnh vực quản lý tài sản cũng như đặc thù của đối tượng được quản lý.
-Đối với các quy trình nghiệp vụ: Đảm bảo tính thống nhất, mức độ chuẩn xác trong việc
- Quá trình tìm kiếm theo phương thức tìm kiếm nâng cao theo mọi tiêu chí liên quan. Thao tác, x
-Đối với thông tin đầu ra: Phần mềm có một hệ thống phong phú gồm nhiều biểu mẫu báo cáo th
- Cơ chế bắt lỗi tự động giúp quá trình nhập thông tin đảm bảo sự chính xác.
- Hỗ trợ ra quyết định các thông tin về mua sắm, mượn trả, thanh lí tài sản.
- Tin học hóa hoàn toàn các nghiệp vụ liên quan đến tài sản.
* Yêu cầu đối với chức năng Quản lý tài sản:
- Tài sản được lưu trữ các thông tin cơ bản để tiện sử dụng cho việc quản lý.
Khi nhập tài sản, người nhập phải điền đầy đủ các thông tin cần thiết như ngày
nhập, người nhập, giá cả, số lượng, v.v... để lưu trữ vào cơ sở dữ liệu.
- Khi có quá trình mượn tài sản diễn ra, nhân viên quản lý kiểm tra thông tin
người mượn và điều kiện tài sản đó có thể cho mượn hay không, nếu điều kiện thỏa
mãn thì nhân viên quản lý tiến hành cho mượn và lập phiếu mượn.
134
- Tiến hành việc kiểm kê khi có đề xuất từ Ban Giám hiệu hay kiểm kê định
kì để kiểm tra tình hình tài sản, trang thiết bị hiện tại. Nhân viên lập phiếu kiểm kê
để lưu lại thông tin.
- Từ thông tin các đợt kiểm kê hay báo hỏng của nhân viên quản lý, nếu được
Ban Giám hiệu đồng ý, các tài sản, trang thiết bị sẽ được đem đi sửa chữa và nhân
viên quản lý lập phiếu sửa chữa.
- Tài sản không còn khả năng sử dụng hoặc cần thay mới thì nhân viên quản
lý có thể đề xuất với Ban Giám hiệu tiến hành thanh lý các loại tài sản này.
- Cho phép một số nhân viên được cấp quyền có thể sửa chữa các thông tin
bị nhập sai, đảm bảo cho hệ thống hoạt động hiệu quả và chính xác.
* Sơ đồBFD của chức năng Quản lý tài sản:
Các chức năng chính được thể hiện qua sơ đồ BFD ở Hình 4.11:
Quản lý thanh lý tài sản
Quản lý nhập tài sản
Quản lý mượn trả tài sản
Quản lý kiểm kê tài sản
Quản lý sửa chữa tài sản
Quản lý danh mục tài sản
Tạo mới danh mục tài sản
Lập dự trù mua sắm
Kiểm tra điều kiện mượn trả
Lập phiếu kiểm kê
Lập phiếu sửa chữa
Lập phiếu thanh lý
Cập nhật danh mục tài sản
Xuất khẩu dự trù mua sắm
Lập phiếu mượn trả
Cập nhật thông tin kiểm kê
Cập nhật thông tin sửa chữa
Cập nhật thông tin thanh lý
Hủy bỏ danh mục tài sản
Kiểm soát nhập tài sản
Cập nhật thông tin mượn trả
Cập nhật thông tin tài sản
Cập nhật thông tin tài sản
Cập nhật thông tin tài sản
Thống kê, báo cáo
Xuất khẩu hóa đơn sửa chữa
Xuất khẩu hóa đơn thanh lý
Cập nhật thông tin tài sản
Xuất khẩu phiếu nhập
Thống kê, báo cáo
Thống kê, báo cáo
Thống kê, báo cáo
Cập nhật thông tin tài sản
135
Quá trình phân tích, thiết kế còn lại của chức năng Quản lý tài sản được thể
hiện chi tiết trong Phụ lục 4.
* Phân tích yêu cầu:
Mỗi một khóa học mới sẽ có một danh sách trúng tuyển. Cán bộ đào tạo có
nhiệm vụ đưa danh sách người học trúng tuyển đó vào hệ thống. Chức năng này sẽ
tự động sinh mã của người học theo quy định, đồng thời thêm các dữ liệu khác
tương ứng vào các bảng thông tin người học, tài khoản, …
Chức năng phải quản lý các thông tin liên qua đến người học như:
- Thông tin cá nhân: Ảnh, họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh, chức vụ
người học, quê quán, huyện, đối tượng dự thi, đối tượng chính sách, khu vực, quốc
tịch, dân tộc, tôn giáo, năm tuyển sinh, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, v.v…
- Thông tin gia đình: Bao gồm các thông tin về họ tên, nghề nghiệp, địa chỉ
liên lạc người thân trong gia đình.
- Thông tin về đối tượng chính sách cho người học.
- Thông tin chính trị của người học: Tên tổ chức chính trị, ngày vào như
Đoàn, Đảng và các tổ chức khác.
- Các hồ sơ liên quan đến người học như hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ trúng tuyển,
bằng THPT, các loại văn bằng, chứng chỉ khác v.v…
* Yêu cầu đối với chức năng Quản lý hồ sơ:
- Xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu để quản lý người học.
- Phân quyền, cấp tài khoản cho người học theo danh sách trúng tuyển cũng
như chuyên ngành đăng ký để người học có thể truy cập các chức năng được phép
sử dụng trong nhà trường.
- Cho phép người học cũng như cán bộ quản lý cập nhật các thông tin cần
thiết trong quá trình người học theo học tại trường.
- Có khả năng trao đổi dữ liệu với các chức năng khác của mô hình URP.
136
Các sơ đồ và mô hình của quá trình phân tích, thiết kế và xây dựng chức
năng Quản lý hồ sơ được thể hiện chi tiết trong Phụ lục 5. Ở đây, tác giả chỉ trình
bày sơ đồ BFD của của chức năng Quản lý hồ sơ. Sơ đồ BFD thể hiện trong Hình
4.12:
Quản lý tài khoản
Quản lý thông tin chính sách
Quản lý hồ sơ trúng tuyển
Quản lý thông tin gia đình
Quản lý thông tin cá nhân
Phân nhóm tài khoản
Cập nhật hồ sơ
Cập nhật thông tin cá nhân
Cập nhật thông tin gia đình
Cập nhật thông tin chính sách
Tìm kiếm
Phân quyền
Tìm kiếm
Tìm kiếm
Tìm kiếm
Đổi mật khẩu
In ấn
In lý lịch cá nhân
Hình 4.12. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý hồ sơ
* Phân tích yêu cầu:
- Đối với việc đăng ký tín chỉ cũng như phần mềm hỗ trợ đăng ký thì quan
trọng nhất là phần mềm hỗ trợ đầy đủ chức năng, thuận tiện cho việc đăng ký học
của người học nhằm giúp giải quyết tốt các công việc đề ra của nhà trường.
137
- Chức năngcần phải đáp ứng hiệu quả việc đăng ký học của người học. Phần
mềm cần chữa lỗi gửi yêu cầu liên tục từ một người dùng để tránh việc hệ thống bị
treo gây khó khăn cho người học khi đăng ký học.
- Cập nhật thường xuyên và hoàn thiện chương trình học với thông tin đầy đủ
về các môn học, chuyên ngành, trình bày một cách khoa học và được đưa vào phần
mềm kịp thời, giúp cho người học dễ dàng tiếp cận, nghiên cứu và hỗ trợ quá trình
đăng ký một cách hiệu quả.
* Yêu cầu đối với chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ:
- Chức năngcó thể liên kết với chức năngQuản lýtài chính để tính học phí
cho người họccũng nhưchức năngQuản lý tài sản, trang thiết bị, chức năng Quản lý
nhân sự để có thể lên kế hoạch bố trí phòng học, người học một cách hợp lý.
- Người học đăng nhập hệ thống có thể đăng kí môn học, hiệu chỉnh môn học
trực tuyến dưới sự quản lý của người quản trị là đại diện của Phòng Đào tạo.
- Người quản trị có thể quản lý các chức năng như đăng kí môn học, hiệu
chỉnh môn học của người học.
- Thu thập, nhận kế hoạch giảng dạy và đăng kí mở môn học từ các khoa, tạo
điều kiện cho việc lập kế hoạch của Phòng Đào tạo. Sau khi có được thông tin đăng
ký, hệ thống có thể đưa ra thông báo cho người học, cán bộ giảng dạy các khoa để
nắm bắt thông tin.
Như vậy, chức năngQuản lý đăng ký tín chỉ được chia ra làm 3 nhánhnhỏ:
- Đăng ký trực tuyến: bao gồm các chức năng đăng nhập, các chức năng cho
người học gồm đăng ký trực tuyến, hiệu chỉnh trực tuyến và các chức năng cho
người quản trị hệ thống đăng ký.
- Xử lý đăng ký: cung cấp các chức năng cho người dùng là nhân viên của
Phòng Đào tạo giúp xử lý các nghiệp vụ liên quan đến xử lý các danh sách người
học, danh sách các học phần được phép đăng ký, v.v…
- Thông báo: thực hiện các chức năng in và gửi các thông báo từ Phòng Đào
tạo đến các đối tượng liên quan như người học, cán bộ, giảng viên.
138
Quá trình phân tích, thiết kế chi tiết của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ
được thể hiện cụ thể hơn trong Phụ lục 6. Ở đây, tác giả đưa ra các chức năng chính
của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ được thể hiện qua Hình 4.13:
* Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ:
Lập kế hoạch đào tạo
Quản lý đăng ký
Tra cứu thông tin
Quản lý danh sách giảng viên
Quản lý danh sách học phần
Thêm sinh viên vào DS
Thêm giảng viên vào DS
Quản lý số lượng SV/ lớp
Tra cứu chương trình đào tạo
Quản lý hệ đào tạo
Quản lý danh sách sinh viên
Quản lý khóa học
Thông báo đăng ký
Cập nhật chương trình đào tạo
Cập nhật sinh viên trong DS
Cập nhật giảng viên trong DS
Tra cứu thông tin chuyên ngành
Quản lý học kỳ
Cập nhật ngành, chuyên ngành
Hủy bỏ giảng viên khỏi DS
Hủy bỏ sinh viên khỏi DS
Mở/ Đóng thời gian đăng ký
Tra cứu thông tin khối kiến thức
Cập nhật điều kiện tiên quyết
Xác nhận yêu cầu đăng ký
Lập kế hoạch năm học
Tra cứu thông tin học phần
Xuất khẩu danh sách SV đăng ký
Tra cứu thông tin lớp - học phần
Xuất khẩu lịch học cho SV
Cập nhật danh sách học phần
139
Hình 4. 13. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ 4.4.5. Xây dựng chức năng Quản lý điểm ở Trường Đại học Kinh tế
* Phân tích yêu cầu:
Mỗi người học với mỗi lớp học phần đăng ký học có một cột điểm chuyên
cần dùng để đánh giá mức độ chuyên cần của người học, một cột điểm quá trình
thường được xác định dựa vào báo cáo hoặc kiểm tra trong quá trình học nhằm đánh
giá khả năng nắm bắt bài học trong quá trình giảng dạy, cột điểm thứ ba là cột điểm
thi.Điểm thi được tính dựa trên kết quả thi trong kỳ thi tập trung tại trường. Ngoài
ra,người học chỉ được tham gia thi kết thúc học phần khi có cột điểm chuyên cần từ
5 điểm trở lên. Kết quả trung bình người học khi tham gia một lớp học phần được
tính dựa trên tích cột điểm với hệ số tương ứng của cột điểm đó. Các hệ số được
giảng viên chọn dưới sự thông qua của cán bộ phòng đào tạo.Kết quả học tập của
người học được tính dựa trên trung bình điểm các lớp học phần theo học (đối với
các lớp học phần được học cải thiện thì chỉ tính điểm các lớp học phần cải thiện mới
nhất) theo thang điểm hệ số 4.
Đối với người họclà sinh viên còn có một loại điểm là điểm rèn luyện. Sinh
viên theo học tại trường được đánh giá xếp loại rèn luyện thông qua cột điểm rèn
luyện được đánh giá mỗi kỳ. Điểm rèn luyện được đánh giá bằng cách dựa trên một
bảng các tiêu chí đánh giá, căn cứ vào đó mà các cá nhân tự đánh giá xếp loại cho
bản thân rồi sau đó được lớp trưởng và giáo viên cố vấn kiểm tra, đánh giá lại, sau
đó gửi lên PhòngĐào tạo. Tại đó, kết quả đánh giá sẽ được kiểm tra một lần nữa
cộng với báo cáo từ bộ phận giám thị để cân nhắc kết quả cuối cùng.
Việc thông báo điểm được tiến hành đồng loạt và thường có xu hướng chia
ra các định kỳ như sau: Đối với điểm chuyên cần và điểm quá trình, thì thường
được công bố sau khi kết thúc thời gian học của lớp học phần.Dựa vào đây người
học có thể biết được điểm số của mình, việc mình có được tham gia thi kết thúc học
phần hay không. Lịch thi thường được công bố sau thời điểm này một khoảng thời
140
gian. Điểm thi được công bố sau khi kết thúc kỳ thi ba tuần trở lên, kết quả thi đồng
thời việc có bị thi lại hay không cũng được công bố trong khoảng thời điểm này.
Riêng đối với điểm rèn luyện thì được công bố sau khi họp đánh giá kết quả rèn
luyện.
Trong quá trình nhập điểm chuyên cần và quá trình cho lớp học phần mình
đảm nhận, nếu có sai sót thì giáo viên có thể gửi yêu cầu sửa điểm cho cán bộ
phòng đào tạo và tiến hành sửa khi được chấp thuận.
Người học được phép gửi yêu cầu phúc khảo ngay khi toàn bộ điểm thi của
kỳ thi kết thúc và kết quả phúc khảo sẽ được thông báo sau đó.
* Yêu cầu đối với chức năngQuản lý điểm:
Chức năngQuản lý điểm cho phép quản lý các lớp học phần, giảng viên đảm
nhận lớp có thể nhập, gửi yêu cầu chỉnh sửa, nhập từ tập tin Excel, in ấn, tải về dạng
tập tin Excel danh sách lớp và điểm số kèm theo nếu muốn. Cán bộ đào tạo được
phép xem điểm các lớp học phần, thông qua hay từ chối các yêu cầu sửa điểm nếu
lý do không hợp lệ. Người học có thể xem điểm lớp học phần của mình ngay khi
giáo viên nhập vào theo thời gian thực, chức năng sẽ có thông báo nếu có điểm mới
hay có thay đổi trong điểm số của bản thân.
Điểm rèn luyện của sinh viên được xem bởi giáo viên cố vấn, cá nhân sinh
viên được xem và gửi yêu cầu điều chỉnh điểm rèn luyện nếu thấy không thỏa đáng.
Yêu cầu sửa điểm sẽ được cán bộ phòng đào tạo tiếp nhận, xử lý và phản hồi cho cá
nhân sinh viên. Cán bộ đào tạo ngoài việc được phép xử lý các yêu cầu điều chỉnh
điểm thì có thể xem và giữ vai trò nhập điểm rèn luyện cho sinh viên theo lớp
truyền thống. Chức năng cho phép nhập từ tập tin Excel và tải về danh sách điểm
rèn luyện của sinh viên theo tập tin Excel.
Điểm thi được nhập bởi cán bộ đào tạo, hỗ trợ cả thao tác nhập bằng tập tin
Excel lẫn nhập trực tiếp. Cán bộ đào tạo xem điểm thi của mọi người học, giáo viên
cố vấn xem điểm thi các lớp đang cố vấn, giảng viên được phép xem điểm thi của các
người học thuộc lớp học phần mình giảng dạy, người học có thể xem điểm thi của cá
nhân ngay khi nhập vào cơ sở dữ liệu tập trung của hệ thống. Chức năng sẽ thông báo
141
cho người học khi có cập nhật về điểm số theo thời gian thực, điều này cho phép
người học nhanh chóng xác định sai sót nếu có để gửi yêu cầu xem xét sớm nhất có
thể.
Chức năng hỗ trợ thống kê kết quả học tập, rèn luyện của cá nhân, tập thể
người học thông qua tính toán và hiển thị dưới dạng biểu đồ.
* Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý điểm:được nêu rõ trong Hình 4.14
dưới đây:
Tính điểm trung bình
Quản lý điểm thi
Quản lý phúc khảo
Quản lý điểm rèn luyện
Quản lý thi lại, học lại
Quản lý điểm học phần
Quản lý phân chia các mức
Lập danh sách thi lại
Nhập điểm thi lớp - học phần
Tính điểm trung bình lớp - học phần
Gửi yêu cầu phúc khảo
Nhập điểm rèn luyện
Nhập điểm lớp - học phần
Lập danh sách học lại
Quản lý yêu cầu phúc khảo
Tính điểm trung bình SV theo kỳ
Xem điểm thi lớp - học phần
Xem điểm rèn luyện
Thông báo điểm thi
Nhập điểm thi lại, học lại
Tính điểm trung bình SV theo năm
Xử lý yêu cầu phúc khảo
Xem điểm lớp - học phần
Yêu cầu sửa điểm
Gửi yêu cầu sửa điểm rèn luyện
Tính điểm trung bình theo khóa
Thông báo kết quả phúc khảo
Gửi yêu cầu sửa điểm học phần
In phiếu điểm
Quản lý yêu cầu sửa điểm
Quản lý yêu cầu sửa điểm rèn luyện
Quản lý yêu cầu sửa điểm học phần
Nhập/ Xuất dữ liệu DS điểm
Nhập/ Xuất dữ liệu DS điểm
Quản lý tham số tính điểm
142
Hình 4.14. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý điểm
Các sơ đồ, mô hình của quá trình phân tích, thiết kế chức năng Quản lý điểm
được thể hiện chi tiết trong Phụ lục 7.
Như vậy, tác giả đã xây dựng được 5 chức năng quan trọng, có nhiều mối
quan hệ mật thiết cả về nghiệp vụ cũng như dữ liệu trong mô hình Quản lý toàn diện
trường đại học - URP. Tác giả tiến hành thử nghiệm tại trường Đại học Kinh tế -
Đại học Huế với cả hai nền tảng là winform và webform. Nền tảng winform bao
gồm: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản và một phần của Quản lý đăng ký tín chỉ.
Nền tảng webform bao gồm: Quản lý hồ sơ, một phần của Quản lý đăng ký tín chỉ
và Quản lý điểm.
Để triển khai, trước tiên, tác giả tìm hiểu và thiết kế hệ thống mạng cho hệ
thống URP, cụ thể như ở Hình 4.15:
* Bố tríFirewall giữa InternetvàServerđể đảmbảo anninh, an toàn mạng:
URP Web/AP Server
URP Database Server
- Cấu trúc server:
143
Hình 4.15. Mô hình cấu trúc server
- Cấu trúc phần mềm của các server:
+ Database: Microsoft SQL Server 2005
+ Windows Server 2008
144
Tác giả mô tả cách bố trí các server như Hình 4.16 dưới đây:
Hệ thống mạng của trường
Hình 4.16. Mô hình mạng của hệ thống URP
145
Với cách bố trí như thế này, hệ thống mạng của trường có thể đảm bảo được
các yếu tố sau:
- Có thể xử lý trong trường hợp một server bị hỏng bằng cách đặt hai server
và tại hai server sẽ có hai cấu hình phần cứng tương ứng. Ở đây giả thiết dùng
Vmware HA và vMotion trong môi trường ảo (VMware).
- Có thể sử dụng nhiều web server trên một URL bằng cách sử dụng thiết bị
tải cân bằng - Load Balancing và xem xét hiệu suất trong trường hợp có nhiều truy
cập tập trung vào một server.
Ngoài ra, hệ thống mạng còn có
một số đặc điểm sau:
- Sử dụng máy chủ phiến (Hình
4.17) cho hệ thống nhằm:
+ Tiết kiệm không gian, nhỏ
gọn, tiết kiệm điện năng tiêu thụ, chi
phí thực hiện. Hình 4.17. Máy chủ phiến với 10 phiến
+ Có thể lắp đặt tối đa 10 phiến với
độ cao 6U (1U ≈ 4,5cm) giúp dễ dàng mở rộng hệ thống trong tương lai.
+ Các ổ cứng lưu trữ dự phòng theo chuẩn RAID1, có thể thay thế nóng (hot
- swap) khi gặp sự cố.
+ Các phần khác như cổng chuyển đổi mạng LAN (LAN switch) cũng có
chỗ dự trữ.
+ Sử dụng chung nguồn điện, quạt cho nhiều phiến, giảm số linh kiện để
giảm tỉ lệ xuất hiện các sự cố.
- Sử dụng máy chủ dự phòng dùng cho mảng đào tạo: Sử dụng gấp đôi số
lượng máy chủ web, máy chủ ứng dụng dành cho lĩnh vực đào tạo. Cấu trúc này
được dùng khi người học đăng ký các học phần với số lượng lớn. Ngoài ra, cấu trúc
này đảm bảo hệ thống vẫn tiếp tục chạy khi gặp sự cố.
Cấu trúc của hệ thống URP được thể hiện trong Hình 4.18:
146
INTERNET
HTTPS Thiết bị tải cân bằng và chứng nhận máy chủ SSL Server quản lý/ Sao lưu Xeon X5570 (2.93GHz/8MB/quad-core)
Truy cập từ người học, cán bộ giảng viên
NETWORK SWITCH
BS320
Hệ thống URP Application server (Có cả web server) Hệ thống URP web server
Mạng công việc của trường M,dkld,xmxkjmxmmjjz,kzkzkzkkzlzkskskskskkkkxkkdkakcmlanm/.zn.x.n (PC dành cho cán bộ giảng viên)
Hình 4.18. Cấu trúc hệ thống mạng của mô hình URP
147
Cơ sở dữ liệu của các chức năng con được tập hợp lại thành một cơ sở dữ liệu thống nhất gồm 88 bảng dữ liệu có mối quan hệ với nhau như Hình 4.19:
MaNganh
MaKhoa
MaHocPhan
MaHocPhan
MaHo So SinhVien
MaPhieuMuonPhong
MaPhieuMuonPhong
MaKhoiKienThuc
MaLoaiHoSoSinhVien
TenNganh
TenKho a
MaHocPhanDieuKien
TenHo cPhan
MaLop
MaSinhVien
NgayMuon
TenKho iKienThuc
TenLoaiHoSoSinhVien
MaKhoa
MaTruongKhoa
SoTinChi
TenHoSo
DoiTuongMuon
NgayDuDinhTra
SoTinChiBatBuo c
SoTietLyThuyet
MaLoaiHoSo
MaKhoaPhongMuon
LyDo Muon
MaChuyenNganh
SoTietThucHanh
MaLopMuon
Duo ng Dan
MaNhanVien
HeSoChuyenCan
TenNguoiMuo n
MaLop
MaSinhVien
HeSoQuaTrinh
TenLo p
MaLopTruyenTho ng
HeSoThi
MaGiangVien
MaKho aPhong
ThoiGianBatDau
TenGiang Vien
MaKhungChuongTrinh
MaChuyenNg anh
MaKhoa
MaKho iKienThuc
TenChuyenNganh
MaPhieuThanhLi
MaPhieuThanhLi
MaHo cPhan
MaNganh
MaThietBi
NgayThanhLi
MaChinhTri
HocKy
So TinChiToiThieu
MaKhoaPhong
MaSinhVien
MaNhanVien
MaSinhVien
BatBuo c
So TinChiBatBuo c
MaLop
Anh
LyDoThanhLi
TenChinhTri
MaKho aHoc
MaLopHocPhan
So Luong
MaSinhVien
HoVaDem
NgayVao
TenLo pHo cPhan
Gia
MaNg anh
Ten
MaHo cPhan
ThanhLiTruoc
MaChuyenNganh
GioiTinh
MaBoMo n
NamHoc
TinhTrang
NgaySinh
TenBoMon
MaGiang Vien
MaKho aHoc
NoiSinh
MaKhoa
TrangThai
MaPhieuKiemKe
HoKhau
MaChuyenNg anhSongSong
So SinhVienTo iDa
MaDieuKienDangKy
MaNguoiThan
NgayKiemKe
DiaChiThuongTru
MaSinhVien
HocKy
MaLop HocPhan
MaSinhVien
MaNhanVien
MaPhieuKiemKe
DiaChiTamTru
MaPho ng Hoc
HeSo ChuyenCan
MaNganh
HoTen
LyDoKiemKe
MaThietBi
DanToc
TenPhongHo c
HeSo QuaTrinh
NgheNghiep
MaChuyenNg anh
MaKhoaPhong
TonGiao
HeSo Thi
MaTho iGianDang Ki
MaKhoaHoc
MoiQuanHe
MaLop
SoDienThoai
ThoiGianBatDau
NgayBatDau
DiaChiLienLac
So Luong
KhuVuc
MaKho aHoc
ThoiGianKetThuc
NgayKetThuc
So DienTho aiLienHe
MatTruoc
DoiTuong
TenKhoaHo c
MaLoaiThietBi
DotDangKy
MatSau
MaNhanVien
Nho mUuTien
NamBatDau
TenLoaiThietBi
HongTruoc
TenNhanVien
NamTuyenSinh
NamKetThuc
HongSau
DiaChi
NganhThiTuyen
SoDienThoai
KhoiDuThi
ChucNang
MonMot
MaLo pTruyenThong
TinhTrangLamViec
MonHai
TenLopTruyenThong
SoHieu
MaLop
MaSinhVien
MaThoiGianHocPhan
HinhAnh
MaNamHoc
MonBa
MaChuyenNganh
NhaSanX uat
MaThietBi
MaLop HocPhan
MaLop HocPhan
TenDangNhap
TenNamHo c
DiemMonMo t
MaNganh
LaThietBiTuLam
So Luong
DiemChuyenCan
MaPhongHo c
MaPhieuMuon
MatKhau
NamBatDau
DiemMonHai
MaKhoaHo c
Mo Ta
Mat
DiemQuaTrinh
Thu
MaThietBi
DiemMonBa
NamKetThuc
MaLo pTruo ng
QuyCach
Hong
DiemThiMot
TietBatDau
So Luong
MaLo pPho
HinhAnh
Dang Muon
DiemThiHai
TietKetThuc
DoiTuongMuon
MaBiThu
MaThietBi
ThanhLi
MaGiangVienChamThiMot
ThoiGianBatDau
MaKhoaPhongMuon
MaPhoBiThu
MaGiangVienChamThiHai
ThoiGianKetThuc
MaLopMuon
MaGiangVien
So BaoDanhMot
TenNguoiMuo n
MaPhieuMuonThietBi
So BaoDanhHai
TinhTrangTra
Ng ayMuon
MaSinhVien
TinhVao KetQuaHocTap
MaKhoaChoMuo n
Ng ayDuTinhTra
MaNamHoc
NgayDang Ky
MaLopCho Muo n
LyDoMuon
HocKy
MaChinhSach
MaNhanVien
Diem
MaSinhVien
MaThietBi
MaHomThu
Do iTuongChinhSach
MaTaiKhoan
TenThietBi
MaSinhVien
MienHo cPhi
MatKhau
DonViTinh
TieuDe
SoLuong
No iDung
MaNho mTaiKhoan
MaLoaiThietBi
MaPhieuSuaChua
MaPhieuSuaChua
MaNhomTaiKhoan
MaSinhVienNhan
Mat
MaThietBi
NgaySuaChua
TenNhomTaiKhoan
LoaiHomThu
MaYeuCauPhucKhao
MaYeuCauSuaDiemR enLuyen
MaYeuCauSuaDiemHocPhan
Hong
MaKhoaPhong
MaNhanVien
MaCanBo DaoTao
MaSinhVien
MaSinhVien
MaSinhVien
DangMuon
MaLop
LyDoSuaChua
TenCanBoDao Tao
MaGiangVien
LyDo
MaCanBo DaoTao
ThanhLi
So Luong
DiemCu
DiemCu
MaLopHocPhan
GiaSuaChua
DiemMo i
DiemMoi
MaNho mTaiKhoan
LyDo
HongTruoc
GhiChu
HocKy
DiemChuyenCanCu
MaQuyenNg uo iDung
MaLo pHocPhan
MaNamHoc
DiemChuyenCanMo i
MaPhieuNhap
MaCanBoDao Tao
MaCanBo DaoTao
DiemQuaTrinhCu
NgayNhap
Do tThi
MaCanBo Nhap Diem
DiemQuaTrinhMoi
MaNhanVien
MaThongBao
Trang Thai
TrangThai
TrangThai
GhiChu
So Hieu
TieuDe
Ng ayXuLiYeuCau
NgayX uLiYeuCau
NgayX uLiYeuCau
NamHoc
MaKhoaPhong
MaPhieuNhap
NoiDung
Ng ayGuiYeuCau
NgayGuiYeuCau
MaTepDinhKem
NgayGuiYeuCau
MaQuyenNguoiDung
TenKhoaPhong
MaKhoaPhong
MaCanBoDaoTao
DuongDan
TenQuyenNguoiDung
MaLop
NgayDang
MaThongBao
Mo TaQuyenNguoiDung
So Luong
Gia
Hình 4.19. Lược đồ dữ liệu quan hệ của hệ thống URP
148
Trong quá trình triển khai mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế Huế, các
bài học kinh nghiệm của thế giới khi ứng dụng ERP vào quản lý trường đại học mà
tác giả đã nghiên cứu và đúc kết trong chương 2 đã được vận dụng một cách hiệu
quả và đem lại nhiều lợi ích thiết thực.
Một là, Ban Giám hiệu Nhà trường có tầm nhìn và quyết tâm rất lớn trong
việc triển khai các hệ thống thông tin quản lý theo mô hình URP nhằm hoàn thiện
công tác quản lý. Nhà trường đã có Quyết định số 231/QĐ-ĐHKT-TCHC về việc
thành lập Ban chỉ đạo triển khai ứng dụng CNTT do Phó Hiệu trưởng Trương Tấn
Quân làm Trưởng ban và các thành viên gồm lãnh đạo của các phòng ban liên quan
và các khoa có chuyên môn trong lĩnh vực này như Phòng Tổ chức Hành chính,
Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Đào tạo Đại học, Phòng Đào tạo Sau đại học,
Trung tâm Thông tin thư viện và Khoa Hệ thống thông tin kinh tế ..vv . Đây là bộ
phận thường trực giải quyết mọi vấn đề triển khai URP và đưa ra các quyết định tức
thời giải quyết các vướng mắc nảy sinh trong quá trình thực hiện.
Hai là, Tin học hóa quản lý không phải là phép cộng đơn thuần quy trình
quản lý cũ với công nghệ thông tin mà trước hết phải có kế hoạch tái cấu trúc quy
trình quản lý cũ. Trong thời gian đầu, việc ứng dụng CNTT của Nhà trường mang
nặng tính số lượng, trong khi chất lượng chưa được đảm bảo. Mặc dù số lượng các
hệ thống thông tin được ứng dụng là tương đối nhiều nhưng hiệu quả đem lại vẫn
chưa thực sự như mong muốn. Việc phân tán dữ liệu trong các hệ thống cũ không
hỗ trợ tốt các hoạt động tác nghiệp cũng như công tác quản lý và điều hành. 14 phân
hệ đang hoạt động sử dụng đến 5 kho dữ liệu khác nhau, không có sự kết nối giữa
các kho dữ liệu này. Chính vì vậy, Ban Giám hiệu yêu cầu Ban Chỉ đạo triển khai
ứng dụng CNTT phải có tầm nhìn xa, mục tiêu phải rõ ràng, có kế hoạch chi tiết
cho từng giai đoạn. Trong năm qua cũng như thời gian tới, Ban Chỉ đạo triển khai
ứng dụng CNTT sẽ rà soát lại các hệ thống đã áp dụng, lựa chọn một số ứng dụng
đóng vai trò then chốt, thống nhất việc tích hợp các mô - đun khác vào một hệ thống
chung dựa trên việc dùng một cơ sở dữ liệu thống nhất theo mô hình URP. Các
149
phân hệ, mô - đun có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu dùng chung để thực hiện các
hoạt động tác nghiệp của mình, đồng thời có thể đưa ra những thông tin, báo cáo
nhằm hỗ trợ công tác ra quyết định của Ban Giám hiệu một cách kịp thời, nhanh
chóng.
Ba là, Nhà trường đã thành lập Tổ chuyên gia CNTT theo Quyết định số
467/QĐ-ĐHKT bao gồm các cán bộ, giáo viên có trình độ có trình độ Thạc sỹ và
Tiến sỹ, am hiểu sâu về việc ứng dụng và triển khai các hệ thống thông tin. Tổ
chuyên gia có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn giúp Hiệu trưởng các vấn đề liên quan
đến phát triển ứng dụng CNTT trong các hoạt động của Nhà trường, tham gia dự án
triển khai các hệ thống thông tin theo mô hình URP trong Nhà trường. Ngoài ra, Tổ
Chuyên gia còn tham vấn các công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực triển
khai phần mềm để có thể bổ sung, giải quyết những vấn đề gặp phải trong quá trình
thực hiện dự án.
Bốn là, Nhà trường đã có những văn bản, quyết định chỉ đạo nhằm điều
chỉnh lại các quy trình nghiệp vụ, quản lý cho phù hợp với việc ứng dụng các phân
hệ theo mô hình URP. Nhà trường đã lựa chọn theo phương pháp tiếp cận thứ nhất,
nghĩa là phải tái cấu trúc quy trình quản lý để phù hợp với các chức năng của hệ
thống URP. Điều này nhằm mục đích đạt được những lợi ích tối đa mà hệ thống
URP đem lại. Việc tùy biến các phân hệ của mô hình URP quá nhiều sẽ làm cho
việc triển khai dự án kéo dài, không đúng kế hoạch đề ra, gây lãng phí cả về vật
chất và nhân lực.
Năm là, Sau khi triển khai các chức năng theo mô hình URP, Nhà trường đã
tổ chức đào tạo và hướng dẫn sử dụng hệ thống mới cho toàn thể mọi đối tượng
trong trường theo đúng quy trình của một dự án ứng dụng khoa học công nghệ.
Việc đào tạo được phân chia thành 4 nhóm có chức năng khác nhau trong
công tác quản lý như sau:
Nhóm 1: Gồm Ban Giám hiệu, lãnh đạo các khoa, viện, phòng ban. Đây là
nhóm các cán bộ lãnh đạo nên nội dung đào tạo không đi sâu vào các thao tác quá
150
chi tiết trong khai thác hệ thống mà là cung cấp những thông tin bao quát về cấu
trúc của hệ thống mới cũng như những chức năng thống kê, báo cáo mà hệ thống có
thể thực hiện nhằm trợ giúp cho công tác quản lý, điều hành.
Nhóm 2: Toàn thể cán bộ, viên chức của các phòng ban chức năng. Đây là
những người trực tiếp sử dụng hệ thống, do đó nội dung đào tạo cho nhóm đối
tượng này phải cụ thể và chi tiết từ thao tác truy cập hệ thống, cách nạp dữ liệu vào
hệ thống, cách hiệu chỉnh dữ liệu, tìm kiếm thông tin, thực hiện các nghiệp vụ, in ra
báo cáo, v.v… Nhóm này cũng sẽ phản hồi lại những vấn đề phát sinh trong quá
trình vận hành hệ thống mới, giúp cho đội triển khai nhanh chóng phát hiện và đưa
ra giải pháp khắc phục kịp thời.
Nhóm 3: Gồm các giảng viên. Nội dung đào tạo là cách truy cập và khai thác
các chức năng có liên quan và cần thiết cho giảng viên.
Nhóm 4: Gồm toàn thể người học. Nội dung đào tạo là cách truy cập và khai
thác các chức năng và cần thiết cho người học như đăng ký tín chỉ, xem kết quả
điểm thi và các vấn đề khác liên quan đến đào tạo, hỗ trợ đào tạo, v.v…
Thực tiễn triển khai ở Trường Đại học Kinh tế Huế cho thấy việc đào tạo và
hướng dẫn sử dụng hệ thống mới có vai trò quyết định sự thành công của một dự án
ứng dụng CNTT mới vào thực tiễn quản lý trong một trường đại học.
Mô hình URP gồm 3 phân hệ với 23chức năng đã được tác giả ứng dụng thử
nghiệm 5 chức năng quan trọng, có liên quan mật thiết với nhau tại trường Đại học
Kinh tế- Đại học Huế. Đó là các chức năng: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản
lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín chỉ và Quản lý điểm. Quá trình thử nghiệm đã thu
được một số kết quả chính như sau:
Đối với chức năng Quản lý nhân sự, trong quá trình thử nghiệm đã hoàn tất
việc chuyển dữ liệu hồ sơ của 317 cán bộ, giảng viên toàn Trường từ hệ thống cũ
sang hệ thống mới,nâng cao hiệu quả trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của
Trường trong thời gian vừa qua. Việc thành lập thêm các phòng, ban mới cũng được
151
Chức năng xử lý một cách rõ ràng, chính xác. Thông tin của cán bộ, giảng viên được
lưu trữ thống nhất cùng với việc thiết kế các văn bản, biểu mẫu theo quy định giúp
cho công tác quản lý được hiệu quả. Các thông tin khác của cán bộ, giảng viên như
quá trình học tập, nghiên cứu và khen thưởng, kỷ luật được theo dõi chặt chẽ, hỗ trợ
Ban Giám hiệu trong việc quy hoạch các cán bộ lãnh đạo và tuyển dụng cán bộ mới
trong thời gian tới.
Cùng với việc xây dựng và mở rộng quy mô đào tạo của Nhà trường, việc
quản lý tài sản, trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy, học tập cũng đượcchức
năngQuản lý tài sản thực hiện tốt trong quá trình triển khai. Nhà trường hiện có 4
tòa nhà giảng đường với gần 100 phòng học, phòng thực hành cùng trang thiết bị
phụ trợ đi kèm và một tòa nhà hiệu bộ đã được Chức năng này quản lý các thông tin
một cách đầy đủ như: số phòng học, số bàn ghế trong mỗi phòng, tình trạng các
thiết bị đi kèm như máy chiếu, máy tính, micro, loa v.v… Lịch dạy của từng phòng
được lấy từ chức năngQuản lý đăng ký tín chỉ. Điều này giúp cho cán bộ giảng viên
cũng như người học có thể tham khảo, bố trí mượn phòng cùng trang thiết bị, tài sản
qua mạng một cách dễ dàng. Ngoài ra, Chức năng này còn hỗ trợ trong việc quản lý
các thông tin liên quan đến quá trình mua sắm, sửa chữa và thanh lý các loại tài sản,
hỗ trợ tốt cho phòng Cơ sở vật chất và Ban Giám hiệu trong quá trình ra quyết định.
Quản lý hồ sơ của hơn 4000 sinh viên với gần 100 lớp chính quy và hơn
2000 sinh viên trong hơn 30 lớp hệ vừa học vừa làm cùng với gần 300 học viên,
nghiên cứu sinh là công tác quan trọng của phòng Công tác sinh viên cũng như
của phòng Sau đại học mới được thành lập. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của chức
năngQuản lý hồ sơ mới thử nghiệm, việc chuyển thông tin từ hệ thống cũ được
thực hiện một cách dễ dàng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Chức năng
này còn xây dựng các loại báo cáo đầu ra giúp cho người học, giảng viên dễ dàng
xuất ra các loại văn bản, giấy tờ cần thiết. Ngoài ra, các thông tin về đối tượng
chính sách, về người thân trong gia đình cũng được quản lý và cập nhật thường
xuyên, đảm bảo quyền lợi cho người học trong quá trình học tập tại trường. Trong
152
thời gian tới sẽ thử nghiệm việc chuyển dữ liệu danh sách sinh viên trúng tuyển từ
kho dữ liệu thí sinh dự thi của Đại học Huế sang hệ thống mới.
Việc quản lý hồ sơ người học chặt chẽ, khoa học đã giúp cho chức năng Quản
lý đăng ký tín chỉ cải thiện được nhiều bất cập hay xảy ra đối với các hệ thống cũ.
Phân hệ quản lý đăng ký tín chỉ thử nghiệm có thể chia tách việc đăng ký của người
học không chỉ theo khóa mà còn theo ngành cụ thể, giúp giảm tải lượng người học
đăng ký trong một khoảng thời gian, giải quyết được vấn đề tắc nghẽn mạng thường
xuyên xảy ra mỗi lần đăng ký học của người học. Ngoài ra, việc liên kết với chức
năngQuản lý tài sản cũng giúp cho Chức năng này nắm bắt được sơ đồ phòng học
cũng như trang thiết bị để hỗ trợ cho việc bố trí giảng đường đăng ký cho giảng viên.
Các tiện ích thông báo, thông tin học phần chuyên ngành được tích hợp trong phân hệ
mới giúp người học và giảng viên dễ dàng nắm bắt các thông tin đăng ký, lịch đăng
ký cũng như kết quả đăng ký. Việc tính học phí cũng được trang bị trong chức năng
này để giúp cho việc nộp học phí của người học được dễ dàng.
Việc thử nghiệm chức năng Quản lý điểm cho người học trong thời gian qua
cũng đạt được một số kết quả nhất định. Chức năng đã quản lý tốt danh sách điểm
theo lớp - học phần, theo lớp chuyên ngành cũng như các loại điểm lần 1, lần 2, thi
lại… Quá trình phúc khảo của người học cũng thuận tiện với các biểu mẫu được
cung cấp sẵn trong chức năng. Không còn hiện tượng trùng lặp người học trong
cùng danh sách điểm. Chức năng cũng hỗ trợ người học tính điểm trung bình qua
các kỳ cũng như theo từng giai đoạn để người học có thể nắm bắt được tình hình
học tập của mình.
Cũng như ERP trong doanh nghiệp, URP đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho
các trường đại học, đặc biệt trong việc quản lý tập trung cho những trường lớn có
nhiều cơ sở cách xa nhau. URP cho phép các trường đại học này hoạt động thông
qua hệ thống mạng nội bộ và Internet với cấu trúc dữ liệu tập trung. Các đối tượng
153
người sử dụng phân tán với nhiều cấp độ quyền truy cập khác nhau, ở nhiều nơi có
thể cập nhật dữ liệu và lấy thông tin cần thiết cho nhu cầu nghiệp vụ của mình
thông qua máy tính cá nhân nối mạng. Lợi ích cụ thể của từng đối tượng người sử
4.5.2.1. Ban Giám hiệu
dụng trong hệ thống URP như sau:
Nhờ có hệ thống URP cập nhật thông tin một cách tức thời và thống nhất
trong toàn bộ nhà trường nên các cán bộ lãnh đạo có thể tạo ra những báo cáo theo
những tiêu chí khác nhau, giúp nắm bắt một cách nhanh chóng tình hình hoạt động
của nhà trường ở mọi lúc, mọi nơi. Việc tạo ra các báo cáo, bảng biểu này được
thực hiện một cách dễ dàng, chính xác dựa trên cơ sở dữ liệu tập trung, thống nhất
của toàn hệ thống. Không còn phải mất nhiều thời gian, qua nhiều công đoạn để cho
ra các báo cáo, bảng tổng kết như trước đây.
Bên cạnh việc cung cấp các báo cáo, biểu mẫu một cách nhanh chóng, hệ
thống URP còn hỗ trợ trong việc ra quyết định của Ban Giám hiệu. Việc liên kết
thông tin, dữ liệu từ các đơn vị chức năng khác nhau giúp Ban Giám hiệu nắm rõ
những nhu cầu, những ưu điểm, khuyết điểm đang gặp phải ở từng bộ phận, phòng
ban, của từng giảng viên. Từ những thông tin, dữ liệu này, Ban Giám hiệu có thể đề
ra kế hoạch phát triển cho từng bộ phận, chiến lược đào tạo, phát triển nguồn nhân
lực cũng như công tác quy hoạch cán bộ, giảng viên trong trường. Hệ thống cũng
giúp Ban Giám hiệu trong các hoạt động hậu cần, mua sắm, có tầm nhìn đối với sự
4.5.2.2. Lãnh đạo các phòng ban và các khoa
phát triển về quy mô cũng như hướng đào tạo của nhà trường trong tương lai.
Trưởng các đơn vị trong trường đại học cũng hưởng những lợi ích mà hệ
thống URP đem lại khi hệ thống URP này được triển khai trong trường đại học.
Những lợi ích đạt được tùy vào chức năng quản lý mà các đơn vị đảm nhận trong
các trường đại học. Đối với các phòng ban chức năng thì lợi ích nhận được nhiều
hơn so với các lãnh đạo của các khoa chuyên môn.
154
Việc sử dụng chung một cơ sở dữ liệu tập trung, thống nhất giúp lãnh đạo
các phòng ban chức năng tham vấn thông tin từ các phòng ban khác trong việc đề ra
kế hoạch, ra các quyết định trong ngắn hạn và dài hạn. Việc chia sẻ dữ liệu, thông
tin giữa các chức năng giúp các lãnh đạo phòng ban nắm bắt kịp thời các thông tin
cần thiết, có được những báo cáo nhanh, kịp thời trong phạm vị chức năng quản lý.
Lãnh đạo phòng ban có thể truy xuất trực tiếp dữ liệu, tạo ra các báo cáo mong
muốn mà không phụ thuộc vào đội ngũ cán bộ thực hiện nghiệp vụ.
Thông qua các chức năng của hệ thống, lãnh đạo các phòng ban có thể kiểm
tra đột xuất các hoạt động nghiệp vụ, việc thực hiện các công việc đề ra của các cán
4.5.2.3. Đội ngũ cán bộ giảng viên
bộ mà mình quản lý.
Việc triển khai các chức năng của hệ thống URP ban đầu sẽ gây khó khăn
cho những người sử dụng là cán bộ, giảng viên vì họ đã quen làm việc với các
nghiệp vụ, quy trình của hệ thống cũ. Tuy nhiên, qua hoạt động đào tạo, hướng dẫn
sử dụng trong quá trình triển khai, đội ngũ cán bộ, giảng viên sẽ thấy được những
lợi ích thiết thực mà các chức năng của hệ thống URP đem lại.
Các chức năng được thực hiện trực tiếp trên hệ thống máy tính nên giảm bớt
thời gian di chuyển, giảm bớt lượng văn phòng phẩm tiêu thụ so với trước đây. Các
dữ liệu luôn sẵn sàng trong cơ sở dữ liệu tập trung nên không mất thời gian tìm lại,
tham khảo từ các bên liên quan. Các quy trình nghiệp vụ hoạt động một cách khép
kín sẽ hạn chế những kẽ hở, những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện các thao
tác hằng ngày. Thời gian thức hiện các nghiệp vụ cũng được rút ngắn, sự chính xác
trong các thao tác cũng được đảm bảo, hiệu quả công việc tăng lên dẫn đến hiệu quả
4.5.2.4. Người học
chung được nâng cao.
Các chức năng trong hệ thống URP giúp người học tiếp cận các thông tin
một cách nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống cũng giúp người học thực hiện các thao
tác, nghiệp vụ một cách chính xác nhờ hệ thống biểu mẫu được cung cấp. Hệ thống
155
cũng hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp giữa người học với các cán bộ, giảng viên do
nhiều thao tác được tiến hành qua mạng máy tính. Điều này giúp giảm bớt gánh
nặng chi phí, thời gian không chỉ cho cán bộ các phòng ban mà cả cho người học.
Ngoài ra, với các chức năng hỗ trợ trong quá trình học tập và nghiên cứu,
quá trình học tập tại trường của người học diễn ra thuận tiện và dễ dàng hơn.
156
Trong thời gian qua, Đảng và Chính phủ đã có những chủ trương, chính sách
nhằm tin học hóa công tác quản lý khu vực công nói chung và giáo dục đại học nói
riêng. Việc chuyển từ mô hình Nhà nước kiểm soát sang Nhà nước giám sát, đem
lại quyền tự chủ nhiều hơn cho các trường, tạo điều kiện cho các trường hoạt động
tự chủ theo mô hình các doanh nghiệp lớn. Đây cũng là thuận lợi cho các trường đại
học Việt Nam áp dụng các công cụ quản lý, điều hành dành cho doanh nghiệp vào
hỗ trợ cho công tác quản lý và quản trị trường đại học.
Với mong muốn xây dựng một hệ thống Quản lý toàn diện trường đại học -
URP nhằm hỗ trợ, đem lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản lý, điều hành các
trường đại học Việt Nam như những lợi ích mà ERP đã đem lại cho các doanh
nghiệp, tác giả đã tiến hành nghiên cứu và đề xuất một mô hình URP với 23chức
năng chia thành 3 phân hệ tương ứng với các lĩnh vực chức năng quản lý của một
trường đại học ở Việt Nam.
Trong luận án này, tác giả đã đạt được những kết quả sau đây:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về vai trò và lợi ích của mô hình
ERP cũng như nghiên cứu, phân tích xu hướng ứng dụng mô hình ERP trong các
trường đại học ở một số nước phát triển trên thế giới, từ đó rút ra những bài học
kinh nghiệm cho việc ứng dụng giải pháp ERP trong các trường đại học ở Việt
Nam.
- Phân tích, đánh giá những đặc trưng tạo nên sự khác biệt giữa các trường
đại học Việt Nam so với các trường đại học trên thế giới, đồng thời đánh giá những
chủ trương, chính sách đổi mới trong thời gian gần đây của Chính phủ cũng như Bộ
Giáo dục và Đào tạo nhằm tạo điều kiện cho việc ứng dụng các giải pháp tin học
hóa công tác quản lý trong trường đại học Việt Nam.
- Đưa ra đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông
tin trong công tác quản lý ở các trường đại học thông qua cuộc khảo sát đối với 60
157
chuyên gia tại 8 trường đại học trong cả nước. Đồng thời, qua cuộc khảo sát này, tác
giả cũng nhận được sự nhất trí cao về việc ứng dụng những giải pháp toàn diện
URP vào các trường đại học cũng như các phân hệ, chức năng mà mô hình này cần
phải có, sự ưu tiên cho những chức năng cần thiết.
- Trên cơ sở nghiên cứu các giải pháp ERP của các nhà cung cấp lớn như
SAP, Oracle và Microsoft Dynamics ứng dụng trong các trường đại học, kết hợp
với thực tiễn và đặc trưng của các trường đại học Việt Nam, tác giả đề xuất mô
hình Quản lý toàn diện trường đại học- URP đảm nhận những chức năng quản lý
cần thiết trong hiện tại cũng như quá trình mở rộng và phát triển của các trường
đại học sau này.
- Vận dụng những lý thuyết cơ bản của việc xây dựng phần mềm quản lý và
dựa trên mô hình URP đề xuất ở trên, tác giả tiến hành xây dựng 5 chức năng quan
trọng và có mối liên hệ mật thiết với nhau trong mô hình này, đó là: Quản lý nhân
sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín chỉ và Quản lý điểm. Các
chức năng này được xây dựng trên hệ thống mạng với cấu trúc Client/Server, dựa
trên nền tảng winform và webform với kiến trúc .NET. Các chức năng có giao diện
đẹp, nhiều tính năng hỗ trợ như phân tích, đánh giá kết quả dưới dạng biểu đồ trực
quan, giúp các nhà quản lý nắm được tình hình thực tế của các hoạt động quản lý, từ
đó ra quyết định kịp thời, hỗ trợ tối đa cho hoạt động giảng dạy, học tập của giảng
viên, người học trong trường đại học.
- Tiến hành thử nghiệm các chức năng tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế nhằm rút ra những đánh giá về mô hình URP áp dụng cho các trường đại học
Việt Nam. Mô hình mang tính thực tiễn cao về cả ba khía cạnh: tổ chức, nghiệp vụ
và công nghệ nhằm thúc đẩy quá trình tin học hóa quản lý trong các trường đại học
theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phù hợp với xu hướng hội nhập thế giới
và chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam. Kết quả của luận án góp một
tiếng nói chung trong việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và nâng tầm
158
của các trường đại học Việt Nam trong khu vực và trên thế giới trong những năm
tới.
Kết quả nghiên cứu của luận án về mô hình Quản lý toàn diện trường đại học
URP là một đóng góp không chỉ về vấn đề lý luận cho việc xây dựng mô hình quản
lý trong các trường đại học mà còn là một tham khảo có giá trị cho các công ty tư
vấn, triển khai các giải pháp quản lý trường đại họcvà các trường đại họccó dự định
sử dụng hệ thống thông tin trong việc hoạch định nhằm nâng cao chất lượng hoạt
động quản lý và điều hành trường đại học.
Tuy nhiên, luận án cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Trước hết là hiện
nay chưa có trường đại học nào ở Việt Nam áp dụng hoàn chỉnh một mô hình ERP
vào quản lý nên chưa có những đánh giá thực tế xác thực. Ngoài ra, mô hình URP
lý thuyết mà tác giả đề xuất có nhiều chức năng chưa thể đánh giá được trong thực
tế vì trong thời gian nghiên cứu làm luận án, tác giả chỉ có thể hoàn thành được 5
trong tổng số 23chức năngcủa mô hình URP. Một số chức năng thực sự cần thiết
trong hiện tại nhưng cũng có một số chức năng chỉ có thể áp dụng sau này khi các
trường đại học Việt Nam thực sự tự chủ và có quyền quyết định đối với các vấn đề
quản lý trường đại học.
Tác giả hy vọng mô hình URP mà tác giả đề xuất là một tài liệu tham khảo
bổ ích cho các trường đại học trong thời gian tới. Đặc biệt là các chức năngcủa mô
hình URP được đưa vào sử dụng sẽ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả
quản lý của các trường đại học ở Việt Nam.
159
1. Nguyễn Thanh Tuấn (2012), ‘Xu hướng ứng dụng mô hình ERP (Enterprise
Resource Planning) vào công tác quản lý trường đại học trên thế giới và bài học
kinh nghiệm cho Việt Nam’, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế ‘Đổi mới mô hình
quản trị của các trường đại học khối kinh tế tại Việt Nam’, Hà Nội, tháng 12 năm
2012.
2. Nguyễn Thanh Tuấn (2013), ‘Nghiên cứu ứng dụng mô hình ERP (Enterprise
Resource Planning) vào công tác quản lý trường đại học Việt Nam. Thử nghiệm tại
Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế’, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học
Huế, Mã số: DHH12324, Chủ nhiệm đề tài.
3. Nguyễn Thanh Tuấn (2014), ‘Xây dựng mô hình Hoạch định tài nguyên trường
đại học - University Resource Planning (URP) cho các trường đại học công lập ở
Việt Nam’, Tạp chí Kinh tế & Phát triển, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Số 210
(II) tháng 12/2014, tr. 70 - 78.
4. Nguyễn Thanh Tuấn (2015), ‘Nâng cao hiệu quả quản lý trường đại học: Kinh
nghiệm thế giới và giải pháp cho Việt Nam’, Tạp chí Khoa học Đại học Huế, Tập
101, Số 02, tr. 235 - 247.
- 1 -
Tiếng Việt: 1. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (2013), Nghị quyết số 29-NQ/TW về Đổi mới
căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện
đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội
nhập quốc tế, ban hành ngày 04 tháng 11 năm 2013.
2. Bộ Chính trị (2000), Chỉ thị số 58-CT/TWvề Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, ban
hành ngày 17 tháng 10 năm 2000.
3. Bộ Chính trị (2014), Nghị quyết số 36-NQ/TW về Đẩy mạnh ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc
tế, ban hành ngày 01 tháng 07 năm 2014.
4. Nguyễn Văn Chức (2007), ‘Mô hình ERP cho các trường đại học’, Tạp chí
Khoa học và Công nghệ, Đại học Đà Nẵng, số 21, trang 71-76.
Tiếng Anh: 5. Adamescu, D. et al (2010), ‘Integrated Software Application for University
Management of Material Resources’, Chemical Engineering Transactios, 21,
pp. 493 - 498.
6. Adamescu, D. et al (2010), ‘Integrated Software Application for University
Research Management’, Chemical Engineering Transactios, 21, pp. 1069 - 1074. 7. Ahmad, A. R. (2009), ‘Identifying Critical Success Factors of ERP Systems at
the Higher Education Sector’, ISIICT 2009: Third International Symposium on
Innovation in Information & Communication Technology, 15 - 17 December.
8. Allen, D. (2002), ‘ERP Critical Success Factors: an exploration of the
contextual factors in public sector institutions’, Proceedings of the 35th
Hawaii International Conference on System Sciences.
9. Allen, D. and Kern, T. (2001), ‘Enterprise Resource Planning Implementation:
Stories of Power, Politics and Resistance’, IFIP Working Group 8.2
- 2 -
Conference on Realigning Research and Practice in Information Systems
Development: The Social and Organisational Perspective, Boise, Idaho, USA. 10. Balderston F. (1995), Managing Today’s University: Strategies for Viability,
Change and Excellence, Jossey-Bass Publishers, San Francisco, CA.
11. Beekhuyzen, J., Goodwin, M., and Nielsen, J. L. (2002), ‘ERP in universities:
The Australian explosion’, Proceedings of the 13th Australian Conference on
Information Systems (ACIS), Melbourne, Australia.
12. Bologa, A. R., Muntean, M., Sabau and G., Scorta, I. (2009), ‘Higher
Education ERPs: Implementation Factors and Their Interdependecies’, Wseas
Transaction on Computers, 4 (8), April, pp. 651 - 660.
13. Choo, C. W. (2008), ‘Evaluating the Performance of an ERP System Based on
The Knowledge of ERP Implementation Objectives’, The International
Journal of Advanced Manufacturing Technology, (39), pp. 168 - 181.
Information Management for the Intelligent 14. Choo, C. W. (2002),
Organization: The Art of Scanning Environment, Third Edition.
15. Chou, S. W and Chang, Y. C (2008), ‘The implementation factors that
influence the ERP (enterprise resource planning) benefits’, Decision Support
Systems, (46), pp. 149 - 157.
16. Cotteleer, M. J. and Bendoly, E. (2006), ‘Order Lead-Time Improvement
Following Enterprise Information Technology Implementation: An Empirical
Study’, MIS Quarterly, 30 (3), pp. 643 - 660.
17. Duderstadt, J. et al (2002), Higher education in the digital age: Technology
issue and strategies for American colleges and universities, Westport, Conn:
Praeger Publishers.
18. Earl, M. J. (1989), The Management Strategies for Information Technology,
Prentice-Hall, London.
19. Farrell, G. (2003), Enterprise Systems in Universities: Panacea or Can of
Worms?, JISC infoNet Publication.
20. Gattiker, T. and Goodhue, D. (2005), ‘What Happens After ERP
Implementation: Understanding the Impact of InterDependence and
- 3 -
Differentiation on Plant-Level Outcomes’, MIS Quarterly, 29 (3), pp. 559 -
585.
21. Häkkinen, L. and Hilmola, O. P. (2008), ‘ERP Evaluation during the
Shakedown Phase: Lessons from an After - Sales Division’, Information
Systems Journal, 18, pp. 73 - 100.
22. Haneke, U. (2001), ‘Fully integrated business software and its impact on
German universities’, Proceedings of the The 7th International Conference of
European University Information Systems on The Changing Universities - The
Role of Technology, pp. 78 - 84.
23. Hawking, P., McCarthy, B. (2001), ‘The ERP eLearning Model for the
Delivery of ERP (SAP R/3) Curriculum into the Asian Region’, Informing
Science Challenges to Informing Clients: A Transdisciplinary Approach. 24. Hitt, L. M. et al (2002), ‘Investment in Enterprise Resource Planning:
Business Impact and Productivity Measures’, Journal of Management
Information Systems, 19 (1), pp. 71 - 98.
25. Holland, N. B. and Sullivan, L. (2005), ‘Enterprise Wide System
Implementations at Multicampus Institutions’, Research Bulletin, ECAR, Vol.
2005, Issue 4, February 15.
26. Huang, S. Y. et al (2009), ‘Process Efficiency of the Enterprise Resource
Planning Adoption’, Industrial Management & Data Systems, 109 (8), pp. 1085 -
1100.
27. Jarrar, Y. F. (2000), ‘ERP implementation critical success factors-the role and
impact of business process management’, Proceedings of the 2000 IEEE
International Conference.
28. Lockwood, G. (1985), ‘Universities as organizations’, Universities: The
Management Challenge, NFER-Nelson Publishing, Windsor.
29. Luo, W. and Strong, D. M. (2004), ‘A Framework for Evaluating ERP
Implementation Choices’, IEEE Transactions on Engineering Management, 51 (3).
- 4 -
30. MacKinnon, R. J. (2004), ‘A Comparison of the ERP Offerings of AACSB
Accredited Universities Belonging to SAPUA’, Proceedings of the 7th Annual
Conference of the Southern Association for Information Systems.
31. Markus, L. M. and Tanis, C. (1999), ‘The Enterprise Systems Experience -
From Adoption to Success’, in Peter Drucker Graduate School of
Management, Claremont Graduate University, Claremont, CA, pp. 43. 32. Matolcsy, Z. P. et al (2005), ‘Economic Benefits of Enterprise Resource
Planning Systems: Some Empirical Evidence’, Accounting & Finance, 45, pp.
439 - 456.
33. Mishra, A. K., Singh, H. (2010), ‘ERP: The Future Model for Indian Public
University Administration’, International Conference on Higher Education
WSR to Management Education.
34. Moon, Y. B. (2007), ‘Enterprise Resource Planning (ERP): a review of the
literature’, Int.J.Management and Enterprise Development, 4 (3), pp. 235-264. 35. Murphy, C. (2004), ‘Once and Future King of Campus Computing’, Campus
Technology, Syllabus Media Group.
36. NCIHE (1997), ‘Higher education in the learning society’ (Chair :Dearing, R),
National Committee of Inquiry into Higher Education, July.
37. Nicolaou, A. (2004), ‘Firm Performance Effects in Relation to the
Implementation and Use of Enterprise Resource Planning Systems’, Journal of
Information Systems, 18 (2), pp. 79-105.
38. Pollock, N. and Cornford, J. (2004), ‘ERP Systems and the University as a
“unique” organisation’, Information Technology and People, 17 (1), pp. 31 - 52. 39. Pollock, N. (2005), ‘Implications of Enterprise Resource Planning Systems for
Universities An Analysis of Benefits and Risks, International Strategic
Information Service’, Observatory on Borderless Higher Education.
40. Raed Project (2005), Enterprise Resource Planning Systems, King Fahd
University of Petroleum & Minerals, March 12.
41. Salmi, J. (2009), The Challenge of Establishing World - Class Universities,
Washington DC: The World Bank.
- 5 -
42. Sedera, D. , Gable, G. and Chan, T. (2003), ‘ERP success: Does organisation
Size Matter?’, 7th Pacific Asia Conference on Information Systems, 10-13
July, Adelaide, South Australia.
43. Somarajan C. (2008), ‘Planning and Implementation of an ERP system in a
University in USA Some Insights and Guidelines’, Proc CONISAR.
44. Swartz, D. and Orgill, K. (2001), ‘Higher Education ERP: Lessons Learned’,
EDUCAUSE Quarterly, 20, pp. 20 - 27.
45. Wieder, B. et al (2006), ‘The Impact of ERP Systems on Firm and Business
Process Performance’, Journal of Enterprise Information Management, 19 (1),
pp. 13 - 29.
46. Yakovlev, I. V. (2002), ‘An ERP Implementation and Business Process
Reengineering at a small University’, EDUCAUSE QUARTERLY, 2, pp. 52 -
57.
Trang web: 47. Samantaray, S. 2008, Can ERP Becomes an Alternatives to MIS [Trực tuyến],
Địa chỉ: http://www.scribd.com/doc/2033004/Can-ERP-Becomes-an-
Alternatives-to-MIS, [Truy cập 10/6/2011].
48. ERP Market Share and Vendor Evaluation 2011 [Trực tuyến], Educause, Địa
chỉ: http://www.whatiserp.net/erp-report/erp-market-share-and-vendor-
evaluation-2011/, [Truy cập 08/06/2011].
49. Giới thiệu về giải pháp ERP của SAP, truy cập ngày 04 tháng 9 năm 2014, từ
https://rapid.sap.com/se/executive#!/vlm/i_highredu/vlm-i_highredu-
ind~~.~~i_highredu>
50. Giới thiệu về giải pháp ERP SAP Business ByDesign của SAP, truy cập ngày
04 tháng 9 năm 2014, từ http://go.sap.com/product/erp/business-bydesign.html 51. Giới thiệu về giải pháp Microsoft Dynamics GP, truy cập ngày 04 tháng 9 năm
2014, từ http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/erp-gp-overview.aspx> 52. Khái niệm ERP và những băn khoăn của doanh nghiệp[Trực tuyến], Công ty
EFFECT, Địa chỉ:
- 6 -
http://www.effect.com.vn/index.php?option=com_content&view=article&id=
147&Itemid=122, [Truy cập 12/9/2012].
53. Lợi ích ứng dụng phần mềm ERP [Trực tuyến], Công ty Fast Accounting, Địa
chỉ: http://fast.com.vn/he-thong-thong-tin-doanh-nghiep/giai-phap-erp/334-
loi-ich-ung-dung-erp.html, [Truy cập 12/9/2012].
54. Mới có 3/10 DN lớn nhất Việt Nam công bố ứng dụng ERP [Trực tuyến], ICT
news, Địa chỉ http://m.ictnews.vn/cntt/moi-co-3-10-dn-lon-nhat-viet-nam-
cong-bo-ung-dung-erp-111680.ict, [Truy cập 20/6/2013].
55. Những ứng dụng cơ bản của Giải pháp trường học PeopleSoft 9.0, truy cập 04
tháng 9 năm 2014, từ
http://docs.oracle.com/cd/E29376_01/hrcs90r5/eng/psbooks/lsfn/chapter.htm?Fil
e=lsfn/htm/lsfn02.htm>
56. So sánh giữa ERP trong nước và ngoài nước [Trực tuyến], Công ty Perfect,
Địa chỉ: http://www.perfect.com.vn/so-sanh-giua-erp-trong-nuoc-va-ngoai-
nuoc.html [Truy cập: 12/9/2012].
57. Thị trường ERP Việt Nam 2006: Ngoại lấn át nội [Trực tuyến], PC World, Địa
chỉ: http://www.pcworld.com.vn/articles/kinh-doanh/quan-
tri/2007/01/1190015/thi-truong-erp-viet-nam-2006-ngoai-lan-at-noi/, [Truy
cập 12/9/2012].
58. Thị trường ERP Việt Nam sẽ phát triển mạnh [Trực tuyến], FPT, Địa chỉ
http://www.thegioiphang.biz.vn/chuyen-de-xem/182/3/thi-truong-erp-viet-
nam-se-phat-trien-manh/, [Truy cập 12/9/2012].
59. 84% tập đoàn, tổng công ty nhà nước chưa có Giám đốc CNTT [Trực tuyến],
ICT news, Địa chỉ http://m.ictnews.vn/cntt/nuoc-manh-cntt/84-tap-doan-tong-
cong-ty-nha-nuoc-chua-co-giam-doc-cntt-111276.ict, [Truy cập 20/9/2013]
- 7 -
Kính gửi: ................................................................................................
Kính thưa quý Thầy/Cô!
Mô hình hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - Entreprise
Resource Planning (ERP) đã phát huy vai trò to lớn trong việc quản trị các doanh
nghiệp thuộc mọi loại hình của nền kinh tế quốc dân. Bắt đầu từ những năm 80 của
thế kỷ trước, hệ thống ERP đã được nghiên cứu áp dụng vào quản lý trong các
trường Đại học, trước hết là các trường đại học ở Mỹ và một số nước Tây Âu.
Vừa qua, Hội nghị Trung ương lần thứ 8, Ban Chấp hành T.Ư khóa XI đã
thông qua Nghị quyết về “Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo đáp ứng
yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định
hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế”. Một trong những nhiệm vụ mà Nghị
quyết đã đặt ra là phải đổi mới công tác quản lý trong các trường đại học trên cơ sở
học hỏi các kinh nghiệm quốc tế.
Nhóm giảng viên Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế đang nghiên cứu
việc ứng dụng hệ thống ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam. Trên cơ sở đó
sẽ tiến hành xây dựng mô hình Hoạch định tài nguyên trường đại học - University
Resource Planning (URP). Đây là một vấn đề còn rất mới mẻ về lý luận và thực
tiễn.
Rất mong được quý Thầy/Cô giúp đỡ bằng cách trả lời các câu hỏi trong
Bảng phỏng vấn chuyên gia dưới đây. Những ý kiến của các chuyên gia sẽ là nguồn
tư liệu quí giá để nhóm nghiên cứu kiểm định lại mô hình URP đã đề xuất và hoàn
thiện các kết quả nghiên cứu của mình.
Xin chân thành cảm ơn!
- 8 -
Lời cam kết: Tôi xin cam đoan những thông tin thu thập trong bảng phỏng vấn
này chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất là nghiên cứu khoa học về xây dựng
mô hình URP. Nếu sai, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ SỬ DỤNG MÁY TÍNH VÀ PHẦN MỀM
1. Quý Thầy/Cô có thường xuyên sử dụng máy tính trong quá trình làm việc không?
□ Có □ Không
2. Nhà trường nơi quý Thầy/Cô công tác đã có mạng máy tính chưa?
□ Có {vui lòng trả lời qua câu 4} □ Không
3. Nếu nhà trường không có mạng máy tính thì theo quý Thầy/Cô có cần thiết phải
xây dựng mạng máy tính cho nhà trường không?
□ Có □ Không
4. Bảng dưới liệt kê một số mục đích thường gặp của việc sử dụng máy tính/mạng
máy tính. Quý Thầy/Cô vui lòng cho biết mức độ sử dụng của quý Thầy/Cô đối với
mỗi mục đích?
Mức độ [1] [3] [4] [2] [5]
Trung Rất đánh giá Rất ít Nhiều Ít
Mục đích bình nhiều
1. Gửi/ nhận thư điện tử
2. Tra cứu, tìm kiếm thông tin trên mạng
3. Soạn thảo, lưu trữ văn bản
4. Sử dụng và khai thác phần mềm ứng dụng trong quản lý
5. Mục đích khác (Xin ghi rõ) ...................................................
- 9 -
...................................................
5. Quý Thầy/Cô có sử dụng Website của nhà trường không?
□ Có □ Không {vui lòng trả lời qua câu 9}
6. Quý Thầy/Cô sử dụng các tiện ích nào qua Website của nhà trường?
□ Xem tin tức □ Xem thông báo □ Xem lịch dạy
□ Tra cứu thông tin □ Hoạt động tác nghiệp
□ Khác
7. Quý Thầy/Cô có thể cho biết mức độ trung bình sử dụng các tiện ích qua Website
của nhà trường (lần/tuần)?
□ hàng ngày □ 5 - 6 □ 3 - 4 □ 1 - 2 □ Ít khi dùng
8. Những khó khăn quý Thầy/Cô thường gặp khi sử dụng các tiện ích qua Website
của nhà trường? (Quý Thầy/Cô có thể chọn một hay nhiều câu trả lời)
□ Nghẽn mạng
□ Không thực hiện được các hoạt động tác nghiệp
□ Không truy cập được thông tin
□ Khác ..............................................
9. Quý Thầy/Cô đã sử dụng chương trình phần mềm quản lý nào trong nhà trường
dưới đây? (Quý Thầy/Cô có thể chọn một hay nhiều câu trả lời)
□ Quản lý điểm □ Quản lý lương
□ Quản lý đăng ký tín chỉ □ Lập Thời khóa biểu
□ Quản lý nhân sự □ Quản lý khác
□ Quản lý nghiên cứu khoa học □ Chưa bao giờ sử dụng
10. Bảng dưới liệt kê một số phần mềm thường được sử dụng để hỗ trợ công tác
quản lý trong nhà trường. Quý Thầy/Cô vui lòng cho biết thời gian triển khai của
các phần mềm này?
- 10 -
[1] [2] [3] [4] [5]
Chưa Đã triển Đã triển Đã triển Đang/Sẽ
tính đến Tên lĩnh vực khai và sử khai và sử khai và sử triển khai
việc áp dụng được dụng được dụng được và đưa vào
dụng trên 6 năm từ 4-6 năm từ 1-3 năm sử dụng
(cid:1) 1. Lĩnh vực Lương (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
(cid:1) 2. Quản lý nhân sự (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
(cid:1) 3. Quản lý Hồ sơ Sinh viên (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
(cid:1) 4. Lập Thời khóa biểu (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
(cid:1) 5. Quản lý Đăng ký tín chỉ (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
(cid:1) 6. Quản lý Điểm (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
(cid:1) 7. Quản lý Nghiên cứu khoa học (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
(cid:1) 8. Khác ................................... (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1)
11. Quý Thầy/Cô cho biết mức độ tiện dụng của việc sử dụng các phần mềm quản
lý trong nhà trường:
□ Rất tiện dụng □ Tiện dụng □ Bình thường □ Bất tiện □ Rất bất tiện
12. Theo kinh nghiệm của quý Thầy/Cô thì lý do của việc sử dụng các phần mềm quản
lý trong nhà trường là: (Quý Thầy/Cô có thể chọn một hay nhiều câu trả lời)
□ Số lượng dữ liệu quá nhiều, không thể xử lý thủ công
□ Tiết kiệm chi phí, nhân lực
□ Đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của cán bộ, giảng viên và sinh viên
□ Nhận được sự hỗ trợ từ Nhà nước
□ Theo xu thế phát triển và ứng dụng CNTT trong quản lý
□ Đáp ứng nhu cầu, chiến lược phát triển và mở rộng nhà trường trong tương lai
□ Khác ...........................................................
- 11 -
13. Theo ý kiến của quý Thầy/Cô thì việc sử dụng nhiều phần mềm quản lý riêng lẻ
ở trong nhà trường có những bất cập gì? (Quý Thầy/Cô có thể chọn một hay nhiều
câu trả lời)
□ Dữ liệu trùng lặp và phân mảnh
□ Lãng phí chi phí và nguồn nhân lực
□ Các quy trình quản lý chồng chéo
□ Việc chia sẻ dữ liệu gặp nhiều khó khăn
□ Khác ...........................................................
II. THÔNG TIN VỀ ERP và URP
14. Theo quý Thầy/Cô việc ứng dụng ERP sẽ mang lại những lợi ích gì? (Quý
Thầy/Cô có thể chọn một hay nhiều câu trả lời)
□ Các quy trình làm việc khép kín được chuẩn hóa
□ Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch và quản lý nhà trường
□ Loại bỏ những dữ liệu trùng lặp
□ Tăng lượng thông tin cung cấp cho nhà trường
□ Chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ nhà trường
□ Hỗ trợ tốt cho sinh viên trong quá trình học tập
□ Hỗ trợ tốt cho giảng viên trong quá trình giảng dạy
□ Khác ..........................................................................
15. Theo quý Thầy Cô thì khi ứng dụng ERP vào nhà trường sẽ có những khó khăn
nào? (Quý Thầy/Cô có thể chọn một hay nhiều câu trả lời)
□ Cấu trúc lại các quy trình làm việc của nhà trường
□ Tùy chỉnh hệ thống ERP cho phù hợp với yêu cầu của nhà trường
□ Cán bộ, giảng viên, sinh viên chịu áp lực thích ứng với hệ thống ERP
□ Vấn đề chi phí đối với việc triển khai hệ thống ERP
□ Việc lựa chọn và áp dụng một hệ thống ERP phù hợp với nhà trường
□ Sự phức tạp của hệ thống ERP
□ Khác .....................................................................
- 12 -
16. Theo quý Thầy/Cô thì đối với xu thế phát triển hiện nay của nhà trường có nên
ứng dụng ERP vào quản lý trong nhà trường không?
□ Có □ Không
17. Quý Thầy/Cô có thể cho biết thời điểm ứng dụng hệ thống ERP vào nhà trường
hiện nay?
□ Ứng dụng ngay □ Xem xét thêm
18. Theo quý Thầy/Cô, những chức năng nào dưới đây của hệ thống quản lý
trường đại học URP (University Resource Planning) cần có trong các trường đại
học Việt Nam? (Quý Thầy/Cô có thể chọn một hay nhiều câu trả lời)
Lĩnh vực Quản lý Lĩnh vực Đào tạo Lĩnh vực hỗ trợ và Sinh viên và Điều hành
□ Quản lý Nhân sự □ Quản lý Tuyển sinh □ Quản lý Nhà tài trợ
□ Quản lý Tài chính □ Quản lý Hồ sơ Sinh viên □ Quản lý Cựu sinh viên
□ Quản lý Tài sản □ Quản lý Lập Thời khóa biểu □ Quản lý Chăm sóc y tế
□ Quản lý Mua sắm □ Quản lý Đăng ký tín chỉ □ Quản lý Thư viện
□ Quản lý Văn bản Biểu mẫu □ Quản lý Thi cử □ Quản lý Ký túc xá
□ Cổng thông tin (trang web) □ Quản lý Điểm □ Hệ thống E - Learning
□ Quản lý Nghiên cứu khoa □ Quản lý Học phí và Phí □ Hệ thống Khảo sát trực tuyến
học
19. Theo quý Thầy/Cô khi ứng dụng URP, nhà trường cần ưu tiên cho những bộ
phận nào dưới đây? ((Quý Thầy/Cô đánh số thứ tự ưu tiên từ số 1 trở đi)
… Quản lý Nhân sự … Quản lý Đăng ký tín chỉ
… Quản lý Tuyển sinh … Quản lý Ký túc xá
… Quản lý NCKH … Quản lý Lập Thời khóa biểu
… Quản lý Tài chính … Quản lý Thi cử
… Quản lý Hồ sơ Sinh viên … Quản lý Cựu sinh viên
… Quản lý Thư viện … Quản lý Văn bản biểu mẫu
… Quản lý Tài sản … Quản lý Điểm
- 13 -
… Hệ thống E - Learning
… Khác
- 14 -
20. Nếu nhà trường áp dụng hệ thống URP thì theo quý Thầy/Cô quy trình nên được
triển khai như thế nào?
□ Triển khai toàn bộ hệ thống mới URP một lần
□ Triển khai URP hoạt động song song với hệ thống quản lý cũ trong một
khoảng thời gian nhất định
□ Triển khai thí điểm ở một vài bộ phận rồi đúc kết kinh nghiệm
□ Chỉ triển khai trong một số lĩnh vực nhất định của nhà trường
Xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của quý Thầy/Cô!
Chữ ký của chuyên gia
- 15 -
STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ
1 GS.TS. Phan Công Nghĩa Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
2 GS.TS. Phạm Quang Trung Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Trưởng phòng Quản lý đào tạo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3 GS.TS. Nguyễn Quang Dong
Phó Trưởng phòng Quản lý đào tạo, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
4 TS. Lê Việt Thủy
Điều phối viên Chương trình đào tạo quốc tế - Trung tâm Pháp - Việt về quản lý (CFVG) - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
5 PGS.TS. Nguyễn Văn Chân
Nguyên Phó Trưởng khoa Tin học Kinh tế - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
6 PGS.TS. Lê Văn Năm
Nguyên Trưởng khoa Tin học Kinh tế - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
7 PGS.TS. Trần Thị Song Minh
Nguyên Phó Trưởng khoa Công nghệ thông tin - Đại học Xây dựng Hà Nội
8 PGS.TS. Hoàng Nghĩa Tý
Nguyên Viện trưởng Viện Công nghệ thông tin Kinh tế - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
9 TS. Trương Văn Tú
Phó Hiệu trường Trường Đại học CNTT và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên
10 TS. Vũ Đức Thái
Phó trưởng Khoa Công nghệ tự động hóa, Trường Đại học CNTT và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên
11 TS. Nguyễn Duy Minh
Trưởng khoa Khoa học cơ bản, Trường Đại học CNTT và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
12 TS. Trương Hà Hải
13 TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết
- 16 -
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
14 TS. Đoàn Quang Minh
Trưởng khoa Tin học kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
15 ThS. Phùng Tiến Hải
Phó Trưởng khoa Tin học kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
16 ThS. Trịnh Hoài Sơn
Trưởng khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thái Nguyên
17 TS. Nguyễn Văn Huân
Nguyên Phó Trưởng khoa Tin học Kinh tế - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
18 TS. Trần Thị Thu Hà
Nguyên Trưởng khoa Tài chính Kế toán - Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông Hà Nội
19 TS. Nguyễn Phú Hưng
Nguyên Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
20 PGS. TS. Nguyễn Văn Phát
Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
21 PGS. TS. Nguyễn Tài Phúc
Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
22 PGS. TS. Trần Văn Hòa
Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
23 TS. Trương Tấn Quân
Nguyên Trưởng khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế
24 ThS. Ngô Sỹ Hùng
Trưởng phòng Khảo thí và ĐBCLGD, Trường Đại học Kinh tế
25 TS. Hoàng Quang Thành
Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
26 PGS. TS. Trịnh Văn Sơn
Trưởng phòng Kế hoạch Tài chính, Trường Đại học Kinh tế
27 ThS. Nguyễn Văn Lạc
Nguyên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, Trường Đại học Kinh tế
28 ThS. Nguyễn Văn Vượng
- 17 -
Trưởng phòng Cơ sở vật chất Trường Đại học Kinh tế
29 ThS. Nguyễn Thanh Hùng
Giám đốc Trung tâm thông tin thư viện, Trường Đại học Kinh tế
30 ThS. Phạm Phương Trung
Tổ trưởng Tổ Kế hoạch Đào tạo, Phòng Đào tạo đại học - CTSV, Trường Đại học Kinh tế
31 ThS. Nguyễn Văn Đức
Phó trưởng Phòng Khảo thí và ĐBCLGD, Trường Đại học Kinh tế
32 ThS. Nguyễn Thanh Thiện
Phó Trưởng Bộ môn Tin học kinh tế - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Kinh tế
33 ThS. Dương Thị Hải Phương
Phó Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Kinh tế
Trường Đại học Kinh tế
34 ThS. Lê Viết Mẫn
35 ThS. Trần Thái Hòa
Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
36 TS. Ngô Trùng Dương
Chủ nhiệm Bộ môn Giao thông, Khoa Kỹ thuật Đô thị, Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
37 ThS. KS. Trần Thị Sen
Chủ nhiệm Bộ môn Thiết kế Đô thị, Khoa Quy hoạch, Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
38 ThS. KTS. Phạm Ngọc Tuấn
Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
39 ThS. KTS. Trần Thị Việt Hà
Chủ nhiệm Bộ môn Điện - Thông tin liên lạc, Khoa Kỹ thuật Đô thị, Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
40 ThS. KS. Trương Công Đính
Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
41 ThS. KS. Nguyễn Văn Sơn
- 18 -
Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
42 ThS. KTS. Võ Ngọc Lĩnh
ThS. KS. Đỗ Nguyễn Anh Thư
Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
43
Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
44 ThS. KS. Trần Văn Chí
Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh
Trường Đại học Thương mại Hà Nội
45 ThS. KS. Đỗ Văn An
46 TS. Nguyễn Thị Thu Thủy
Trưởng Bộ môn Quản trị chiến lược, Khoa Quản trị Doanh nghiệp, Trường Đại học Thương mại Hà Nội
Trường Đại học Thương mại Hà Nội
47 PGS. TS. Nguyễn Hoàng Việt
48 PGS. TS. Đặng Văn Thoan
Phó trưởng Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Thương mại Hà Nội
49 PGS. TS. Lê Thị Thanh Hải
Phó trưởng Phòng Khoa học Công nghệ, Trường Đại học Thương mại Hà Nội
50 TS. Nguyễn Viết Thái
Trưởng bộ môn Đại số-Hình học-Phương pháp dạy học Toán, Khoa Sư phạm Toán Tin, Đại học Đồng Tháp
Đại học Đồng Tháp
Đại học Đồng Tháp
51 ThS. Lê Hoàng Mai
Đại học Đồng Tháp
52 ThS. Trần Thụy Hoàng Yếm Đại học Đồng Tháp Đại học Đồng Tháp 53 ThS. Nguyễn Văn Hưng 54 ThS. Huỳnh Ngọc Cảm 55 ThS. Võ Minh Tâm
ThS. Nguyễn Thị Mộng Tuyền
Đại học Đồng Tháp
Đại học Đồng Tháp
Đại học Đồng Tháp
56
57 ThS. Võ Đức Thịnh 58 ThS. Nguyễn Trung Hiếu 59 ThS. Võ Xuân Mai
- 19 -
Đại học Đồng Tháp
60 ThS. Lê Minh Cường
- 20 -
Trong các phần phụ lục từ Phụ lục 3 cho đến Phụ lục 7, tác giả trình bày cụ
thể quá trình xây dựng 5 chức năng của mô hình URP. Để thống nhất, đối với mỗi
chức năng, tác giả sẽ trình bày quá trình xây dựng các phần sau:
- Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram - CD)
- Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (Data Flow Diagram - DFD)
- Các bảng trong cơ sở dữ liệu liên quan đến chức năng
- Mô hình dữ liệu quan hệ (Ralational Data Model - RDM)
- Mã nguồn
Đối với sơ đồ chức năng đã được tác giả trình bày trong nội dung chính của
luận án nên sẽ không trình bày lại trong Phụ lục.
* Sơ đồ ngữ cảnh của chức năng Quản lý nhân sự:
Phòng Tổ chức Hành chính Ban Giám hiệu
Quyết định Hồ sơ cán bộ
Thông tin tra cứu Yêu cầu thông tin
Thống kê, báo cáo Thông tin phản hồi Quản lý nhân sự
Thông tin cập nhật
Thông tin phản hồi Thống kê, báo cáo
Yêu cầu thông tin Thông tin tra cứu
Phòng Tài chính Kế hoạch Cán bộ, giảng viên
- 21 -
Quyết định thành lập, thay đổi
Quyết định điều chuyển
* Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):
Yêu cầu xử lý Thông tin phản hồi
Yêu cầu xử lý Thông tin phản hồi
Danh sách đề nghị
Quyết định thành lập, thay đổi
Quyết định điều chuyển
Yêu cầu xử lý
Yêu cầu xử lý Thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi
Yêu cầu xử lý
Thông tin phản hồi
Danh sách đề nghị
Thông tin phản hồi
Sơ yếu lý lịch
Đơn xin thay đổi
Thông báo
Hợp đồng lao động
Thông báo thay đổi
t ậ u l ỷ k , g n ở ư h t n e h k h n ị đ t ế y u Q
Thông tin phản hồi
Báo cáo thành tích, vi phạm
Thông tin cập nhật
Thông báo
Yêu cầu xử lý
Thông tin phản hồi
Thông tin cập nhật
Thông tin quá trình lương Thông tin cập nhật
Thông tin phản hồi
Thông tin tuyển dụng
Yêu cầu xử lý
Thông tin phản hồi
- 22 -
* Thiết kế cơ sở dữ liệu:
Qua quá trình chuẩn hóa các tập thực thể và các mối quan hệ giữa các tập
thực thể đối với chức năng Quản lý nhân sự, tác giả thu được các bảng dữ liệu như
sau:
- Bảng Cán bộ, giảng viên
Tên bảng: CANBO
Mục đích: Lưu trữ toàn bộ thông tin về cán bộ, giảng viên trong Trường, làm
cơ sở thông tin cán bộ, giảng viên của các bảng dữ liệu khác.
Kích Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thước
MaCB nvarchar 10 Mã cán bộ; khóa chính
Hoten nvarchar 50 Họ tên của cán bộ
Ngaysinh datetime 8 Ngày sinh của cán bộ
Gioitinh bit 1 Giới tính của cán bộ
Số chứng minh thư nhân dân của cán bộ.
SoCMND nvarchar 10 Đây là khóa ngoài tham chiếu đến bảng
CMND
Noisinh nvarchar Nơi sinh của cán bộ 50
Nguyenquan nvarchar Nguyên quán của cán bộ 50
Hokhauthuongtru nvarchar 100 Hộ khẩu thường trú của cán bộ
Noiohiennay nvarchar 100 Nơi ở hiện nay của cán bộ
Dantoc nvarchar Thành phần dân tộc của cán bộ 50
Tongiao nvarchar Tôn giáo của cán bộ 50
Thành phần gia đình xuất thân của cán GDXuatthan nvarchar 50 bộ
Diện ưu tiên của gia đình cán bộ xuất GDThuocdienuutien nvarchar 50 thân
Dienuutienbanthan nvarchar 50 Diện ưu tiên của bản thân cán bộ
- 23 -
Tinhtranghonnhan nvarchar Tình trạng hôn nhân hiện tại của cán bộ 30
Dienthoai nvarchar 15 Điện thoại liên lạc của cán bộ
Email nvarchar 50 Địa chỉ thư điện tử của cán bộ
Dangvien bit 1 Xác nhận cán bộ đã vào Đảng hay chưa?
Xác nhận cán bộ đã từng tham gia quân Quanngu bit 1 ngũ không?
Mức thuế mà cán bộ phải đóng cho Nhà Thuethunhap real 4 nước
Masothue nvarchar 15 Mã số thuế cá nhân của cán bộ
Sotaikhoan nvarchar 15 Số tài khoản ngân hàng của cán bộ
Mã ngoại ngữ mà cán bộ thành thạo
TrinhdoNN int 4 nhất. Đây là khóa ngoài tham chiếu đến
bảng NGOAINGU
Mã trình độ tin học mà cán bộ đạt được.
TinHoc int 4 Đây là khóa ngoài tham chiếu đến bảng
TRINHDOTINHOC
Mã khoa, phòng mà cán bộ đang công
MaPB nvarchar 32 tác. Đây là khóa ngoài tham chiếu đến
bảng PHONG
Mã chức vụ mà cán bộ đang đảm nhận.
MaCV nvarchar 2 Đây là khóa ngoài tham chiếu đến bảng
CHUCVU
Mã trình độ chuyên môn của cán bộ. Đây
MaTDo int 4 là khóa ngoài tham chiếu đến bảng
TRINHDOCHUYENMON
Mã trình độ học vấn của cán bộ. Đây là
MaTDoHVan int 4 khóa ngoài tham chiếu đến bảng
TRINHDOHOCVAN.
- 24 -
Mã học vị của cán bộ. Đây là khóa ngoài MaHocVi int 4 tham chiếu đến bảng HOCVI
Mã học hàm của cán bộ. Đây là khóa MaHocHam int 4 ngoài tham chiếu đến bảng HOCHAM
Mã danh hiệu của cán bộ được phong
MaDanhHieu int 4 tặng. Đây là khóa ngoài tham chiếu đến
bảng DANHHIEU
Mã trình độ lý luận chính trị mà cán bộ
LyLuanChinhTri int 4 đạt được. Đây là khóa ngoài tham chiếu
đến bảng LYLUANCHINHTRI
Mã trình độ quản lý nhà nước của cán
QuanLyNhaNuoc int 4 bộ. Đây là khóa ngoài tham chiếu đến
bảng QUANLYNHANUOC
Mã trình độ quản lý giáo dục của cán bộ.
QuanLyGiaoDuc int 4 Đây là khóa ngoài tham chiếu đến bảng
QUANLYGIAODUC
Mã phụ cấp mà cán bộ được hưởng, khóa MaPC int 4 ngoài tham chiếu đến bảng PHUCAP
- Bảng Khoa, phòng
Tên bảng: PHONG
Mục đích: lưu trữ thông tin các khoa, phòng trong Trường, làm cơ sở dữ liệu
cho việc truy vấn, lập báo cáo, thống kê.
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPB nvarchar 32 Mã khoa, phòng, là khóa chính của bảng
TenPB nvarchar 50 Tên khoa, phòng
(cid:4) Bảng Chức vụ
Tên bảng: CHUCVU
Mục đích: lưu trữ thông tin về danh mục các chức vụ áp dụng trong Trường
- 25 -
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaCV nvarchar Mã chức vụ. Đây là khóa chính của bảng 2
TenCV nvarchar Tên chức vụ 50
- Bảng Điều động
Tên bảng: DIEUDONG
Mục đích: lưu trữ các thông tin liên quan đến quá trình luân chuyển công tác
của cán bộ.
Kích Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thước
Mã cán bộ. Đây là khóa chính của bảng, MaCB nvarchar 10 tham chiếu đến bảng CANBO
SoQD nvarchar Số quyết định của văn bản điều động cán bộ 10
NgayDD datetime Ngày ban hành quyết định điều động cán bộ 8
Mã phòng ban cũ của cán bộ. Đây là khóa Pbcu nvarchar 32 ngoài tham chiếu đến bảng PHONG
Mã chức vụ cũ của cán bộ. Đây là khóa Cvcu nvarchar 2 ngoài tham chiếu đến bảng CHUCVU
LuongCu real Hệ số lương cũ mà cán bộ được hưởng 4
-Bảng Đảng viên
Tên bảng: DANGVIEN
Mục đích: lưu trữ thông tin liên quan đến lý lịch Đảng của cán bộ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ. Đây là khóa chính tham MaCB nvarchar 10 chiếu đến bảng CANBO
SotheDang nvarchar Số thẻ Đảng của cán bộ 10
NgayvaoDang datetime Ngày vào Đảng của cán bộ 8
NgayCT datetime Ngày chính thức vào Đảng của cán bộ 8
- 26 -
50 Noivao nvarchar Nơi cán bộ vào Đảng
50 ChucvuDang nvarchar Chức vụ Đảng hiện tại cán bộ đảm nhận
Ngày bổ nhiệm chức vụ Đảng hiện tại 8 NgayBoNhiem datetime của cán bộ
-Bảng Danh hiệu
Tên bảng: DANHHIEU
Mục đích: lưu trữ danh mục các danh hiệu mà Nhà nước phong tặng cho cán
bộ, giảng viên
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
4 MaDanhHieu int Mã danh hiệu, là khóa chính của bảng
50 TenDanhHieu nvarchar Tên danh hiệu
- Bảng Chứng minh nhân dân
Tên bảng: CMND
Mục đích: lưu trữ thông tin liên quan đến số chứng minh nhân dân của cán
bộ.
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Số chứng minh thư nhân dân của cán bộ. 10 SoCMND nvarchar Đây là khóa chính của bảng
8 Ngaycap datetime Ngày cấp chứng minh thư nhân dân
50 Noicap nvarchar Nơi cấp chứng minh thư nhân dân
- Bảng Lý luận chính trị
Tên bảng: LYLUANCHINHTRI
Mục đích: lưu trữ danh mục các trình độ lý luận chính trị
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã trình độ lý luận chính trị. Đây là MaTrinhDo int 4 khóa chính.
TenTrinhDoLLCT nvarchar Tên trình độ lý luận chính trị 10
(cid:4)Bảng Quản lý Nhà nước
- 27 -
Tên bảng: QUANLYNHANUOC
Mục đích: lưu trữ danh mục các cấp quản lý nhà nước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cấp quản lý nhà nước, là khóa MaTrinhDo int 4 chính.
TenTrinhDoQLNN nvarchar Tên cấp quản lý nhà nước 30
- Bảng Quản lý Giáo dục
Tên bảng: QUANLYGIAODUC
Mục đích: lưu trữ danh mục các cấp quản lý giáo dục
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cấp quản lý giáo dục. Đây là MaTrinhDo int 4 khóa chính của bảng.
TenTrinhDoQLGD nvarchar 30 Tên cấp quản lý giáo dục
- Bảng Trình độ học vấn
Tên bảng: TRINHDOHOCVAN
Mục đích: lưu trữ danh mục các trình độ học vấn
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaTDoHVan int Mã trình độ học vấn, là khóa chính. 4
TenTrinhDoHVan nvarchar Tên trình độ học vấn 50
- Bảng Trình độ chuyên môn
Tên bảng: TRINHDOCHUYENMON
Mục đích: lưu trữ danh mục trình độ chuyên môn
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã trình độ chuyên môn, là khóa MaTDo int 4 chính.
TenTrinhDoCM nvarchar 30 Tên trình độ chuyên môn
- 28 -
- Bảng Trình độ tin học
Tên bảng: TRINHDOTINHOC
Mục đích: lưu trữ danh mục trình độ tin học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã trình độ tin học. Đây là khóa MaTrinhDo int 4 chính.
TenTrinhDoTH nvarchar 30 Tên trình độ chuyên môn
- Bảng Ngoại ngữ
Tên bảng: NGOAINGU
Mục đích: lưu trữ danh mục các ngoại ngữ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaNgoaiNgu int Mã ngoại ngữ, là khóa chính của bảng 4
TenNgoaiNgu nvarchar Tên ngoại ngữ 20
- Bảng Học hàm
Tên bảng: HOCHAM
Mục đích: lưu trữ danh mục các học hàm
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã học hàm. Đây là khóa chính của MaHocHam int 4 bảng
TenHocHam nvarchar Tên học hàm: Giáo sư, Phó Giáo sư 20
-Bảng Học vị
Tên bảng: HOCVI
Mục đích: lưu trữ danh mục các học vị
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaHocVi int 4 Mã học vị. Đây là khóa chính của bảng
TenHocVi nvarchar 20 Tên học vị: Thạc sỹ, Tiến sỹ
- Bảng Chi tiết chức vụ
Tên bảng: CHITIETCHUCVU
- 29 -
Mục đích: ngoài những thuộc tính từ 2 bảng CANBO và CHUCVU còn có
các thuộc tính khác để lưu trữ thông tin về chức vụ của cán bộ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ, cùng với thuộc tính MaCB nvarchar 10 MaCV tạo thành khóa chính.
MaCV nvarchar Mã chức vụ. 2
NgayBoNhiem datetime Ngày bổ nhiệm chức vụ của cán bộ 8
Số quyết định bổ nhiệm chức vụ của QDBoNhiem nvarchar 20 cán bộ
Cơ quan bổ nhiệm chức vụ cho cán CQBoNhiem nvarchar 30 bộ
- Bảng Chi tiết chuyên môn
Tên bảng: CHITIETCHUYENMON
Mục đích: ngoài những thuộc tính từ 2 bảng TRINHDOCHUYENMON và
CANBO còn có các thuộc tính khác để lưu trữ thông tin về trình độ chuyên môn của
cán bộ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ, cùng với thuộc tính MaCB nvarchar 10 MaTDo tạo thành khóa chính.
MaTDo nvarchar Mã trình độ chuyên môn 2
Chuyên ngành mà cán bộ đã tốt ChuyennganhTN nvarchar 50 nghiệp
HinhThucDaoTao nvarchar Hình thức đào tạo 30
NoiDaoTao nvarchar Nơi đào tạo 50
NamTN int Năm tốt nghiệp 4
- Bảng Chi tiết danh hiệu
Tên bảng: CHITIETDANHIEU
- 30 -
Mục đích: ngoài những thuộc tính từ 2 bảng CANBO và DANHHIEU còn có
các thuộc tính khác để lưu trữ thông tin về danh hiệu mà cán bộ được phong tặng
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ, cùng với thuộc tính MaCB nvarchar 10 MaDanhHieu tạo thành khóa chính
MaDanhhieu int Mã danh hiệu 4
NamPhongTang int Năm phong tặng 4
Số quyết định phong tặng danh hiệu SoQD nvarchar 30 của cán bộ
NgayKy datetime Ngày ký quyết định 8
- Bảng Chi tiết ngoại ngữ
Tên bảng: CHITIETNGOAINGU
Mục đích: ngoài những thuộc tính từ 2 bảng NGOAINGU và CANBO còn
có các thuộc tính khác để lưu trữ thông tin về trình độ ngoại ngữ của cán bộ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ, cùng với thuộc tính MaCB Nvarchar 10 MaNgoaiNgu tạo thành khóa chính
MaNgoaiNgu Int Mã ngoại ngữ mà cán bộ thành thạo 4
TrinhDoCaoNhat Nvarchar 10 Trình độ cao nhất của ngoại ngữ mà cán bộ thành thạo nhất
TruongCap Nvarchar Trường cấp chứng chỉ ngoại ngữ 50
NuocCap Nvarchar Nước cấp chứng chỉ ngoại ngữ 20
NgayCap Datetime Ngày cấp chứng chỉ ngoại ngữ 8
- Bảng Chi tiết học vấn
Tên bảng: CHITIETHOCVAN
Mục đích: ngoài những thuộc tính từ 2 bảng TRINHDOHOCVAN và
CANBO còn có các thuộc tính khác để lưu trữ thông tin về học vấn của cán bộ
- 31 -
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaCB Nvarchar 10 Mã cán bộ, cùng với thuộc tính MaTDo tạo thành khóa chính
MaTDo Int Mã trình độ học vấn 4
TenTruong Nvarchar 50 Tên trường mà cán bộ đã học xong trình độ học vấn cao nhất
- Bảng Chi tiết học hàm
Tên bảng: CHITIETHOCHAM
Mục đích: ngoài những thuộc tính từ 2 bảng CANBO và HOCHAM còn có
các thuộc tính khác để lưu trữ thông tin về học hàm mà cán bộ được công nhận
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ, cùng với thuộc tính MaCB nvarchar 10 MaHocHam tạo thành khóa chính
MaHocHam int Mã học hàm 4
NamCongNhan int Năm công nhận học hàm 4
QDBoNhiem nvarchar Số quyết định công nhận học hàm 30
CQBoNhiem nvarchar Cơ quan bổ nhiệm học hàm 50
- Bảng Chi tiết học vị
Tên bảng: CHITIETHOCVI
Mục đích: ngoài những thuộc tính từ 2 bảng CANBO và HOCVI còn có các
thuộc tính khác để lưu trữ thông tin về học vị mà cán bộ đạt được
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ, cùng với thuộc tính MaCB nvarchar 10 MaHocVi tạo thành khóa chính
MaHocVi int Mã học vị 4
Chuyennganh nvarchar Chuyên ngành cán bộ đạt học vị 30
- 32 -
NamCongNhan int 4 Năm công nhận học vị
- Bảng Đoàn viên
Tên bảng: DOANVIEN
Mục đích: lưu trữ các thông tin liên quan đến hồ sơ vào Đoàn của cán bộ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ. Đây là khóa chính của bảng, MaCB nvarchar 10 tham chiếu đến bảng CANBO
NgayVaoDoan datetime Ngày vào Đoàn 8
Chức vụ Đoàn cán bộ đã hay đang đảm ChucvuDoan nvarchar 20 nhận
NgayBoNhiem datetime Ngày bổ nhiệm chức vụ Đoàn 8
- Bảng Hệ số lương
Tên bảng: HSL
Mục đích: lưu trữ các thông tin liên quan đến lương hiện tại của cán bộ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaCB nvarchar 10 Mã cán bộ. Đây là khóa chính của bảng, tham chiếu đến bảng CANBO
Ngachluong nvarchar Ngạch lương mà cán bộ được hưởng 50
Bacluong nvarchar Bậc lương mà cán bộ được hưởng 10
Hesoluong real Hệ số lương mà cán bộ được hưởng 4
Ngayxepluong datetime Ngày quyết định về mức lương hiện tại 8
- Bảng Lương phụ
Tên bảng: LUONGPHU
Mục đích: lưu trữ thông tin các khoản lương tăng thêm của cán bộ
Kiểu dữ Thuộc tính Kích thước Diễn giải liệu
Mã cán bộ. Đây là khóa chính của bảng, MaCB nvarchar 10 tham chiếu đến bảng CANBO
- 33 -
float 8 Hệ số chia thêm mà cán bộ được hưởng HeSoChiaThem
MucChiaThem float 8 Mức chia thêm mà cán bộ được hưởng
Phụ cấp ưu đãi giáo viên dành cho những PhuCapUuDai float 8 cán bộ tham gia giảng dạy
- Bảng Phụ cấp
Tên bảng: PHUCAP
Mục đích: lưu trữ danh mục các loại phụ cấp cùng hệ số phụ cấp
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPC int 4 Mã phụ cấp, là khóa chính của bảng.
TenPC nvarchar 30 Tên phụ cấp
HeSoPC float 8 Hệ số phụ cấp
- Bảng Lương
Tên bảng: BANGLUONG
Mục đích: lưu trữ thông tin cụ thể về các khoản lương của cán bộ trong tháng
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ, cùng với thuộc tính Thang MaCB nvarchar 10 tạo thành khóa chính của bảng dữ liệu
Tháng lương của cán bộ. Đây là thành Thang int 4 phần của khóa chính
LuongHeSo float Tổng lương hệ số 8
TongHeSoPC float Tổng các hệ số phụ cấp 8
LuongTangThem float Cộng các khoản lương tăng thêm 8
NghiKhongLuong float Cộng tiền nghỉ không lương 8
CDP float Cộng các loại đoàn phí 8
BHXH float Bảo hiểm xã hội 8
BHYT float Bảo hiểm y tế 8
TruyThu float Các khoản truy thu đối với cán bộ 8
- 34 -
Các khoản truy lĩnh của cán bộ được TruyLinh float 8 nhận
BHXHChiTra float Cộng tiền bảo hiểm xã hội chi trả 8
ThueThuNhap float Tiền thuế thu nhập mà cán bộ phải đóng 8
- Bảng Thông tin tuyển dụng
Tên bảng: THONGTINTUYENDUNG
Mục đích: lưu trữ các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng cán bộ
Kích Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu thước
Mã cán bộ. Đây là khóa chính của bảng, MaCB nvarchar 10 tham chiếu đến bảng CANBO
Công việc mà cán bộ đã đảm nhận trước TruockhiTD nvarchar 50 khi được tuyển dụng vào Trường
CQTuyendung nvarchar 50 Cơ quan tuyển dụng cán bộ trước khi cán bộ vào làm ở Trường
NgayHD datetime 8 Ngày hợp đồng giữa cán bộ với Trường có hiệu lực
NgayvaoBienche datetime 8 Ngày mà quyết định tuyển dụng viên chức với cán bộ chính thức có hiệu lực
NgayhethanHD datetime 8 Ngày mà hợp đồng ký giữa Trường với cán bộ hết hiệu lực thi hành
Congviecduocgiao nvarchar 50 Công việc được giao khi cán bộ được tuyển dụng vào Trường
LoaiCB nvarchar Đối tượng cán bộ 50
NgayveCQ datetime Ngày về Trường 8
NganhGD nvarchar 50
SoHieuCC nvarchar Số hiệu công chức 10
- Bảng Quân ngũ
Tên bảng: QUANNGU
- 35 -
Mục đích: lưu trữ thông tin về quá trình gia nhập quân ngũ của các cán bộ
từng tham gia các lực lượng vũ trang nhân dân
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã cán bộ. Đây là khóa chính của MaCB Nvarchar 10 bảng
NgayNhapNgu Datetime Ngày nhập ngũ 8
NgayXuatNgu Datetime Ngày xuất ngũ 8
QuanHam Nvarchar Quân hàm cao nhất khi giải ngũ 20
NgayThamGiaCM Datetime Ngày tham gia cách mạng 8
- 36 -
Lược đồ dữ liệu quan hệ của các bảng dữ liệu đối với chức năng Quản lý nhân sự như sau:
- 37 -
* Thiết kế mã nguồn:
publicstaticSqlConnection cn;
namespace QLNS_TL {
publicstaticSqlDataAdapter da; publicstaticDataSet ds;
publicclassquanli { publicstaticdouble LuongCoBan; publicstaticint luachon; publicstaticstring User; publicstaticstring Pass; publicstaticstring QuyenSD;
//Các biến của chức năng quản lý nhân sự publicstaticint chonNhansu; publicstaticint chonHieuchinh; publicstaticstring strcn;
public quanli() { strcn
=
"Data
Source=TAURUS;Initial
Catalog=DHKT;Integrated
}
Security=True"; } }
public FormChinh() { protectedoverridevoid Dispose(bool disposing) { if (disposing) { if (components != null) { components.Dispose(); } } base.Dispose(disposing); } staticvoid Main() { Application.Run(newFormChinh()); } privatevoid menuItem50_Click(object sender, System.EventArgs e) { DialogResult key = MessageBox.Show("Bạn có thực sự muốn thoát khỏi chương trình?", "Xác nhận!", MessageBoxButtons.YesNo, MessageBoxIcon.Question); if (key == DialogResult.Yes) this.Close(); else this.Show(); } privatevoid menuItem4_Click(object sender, System.EventArgs e) { (newNhapmoicanbo()).Show(); } privatevoid menuItem22_Click(object sender, System.EventArgs e) {
- 38 -
(newThongtin_Luong()).Show(); } privatevoid menuItem24_Click(object sender, System.EventArgs e) { (newTinhLuongCanBo()).Show(); } privatevoid menuItem25_Click(object sender, System.EventArgs e) { (newCapnhatHSL()).Show(); } privatevoid menuItem49_Click(object sender, System.EventArgs e) { (newFormHelp()).Show(); } privatevoid menuItem9_Click(object sender, EventArgs e) { (newThongtincanbo()).Show(); } privatevoid menuItem11_Click(object sender, EventArgs e) { (newThongtincanhan()).Show(); quanli.chonNhansu = 1; } privatevoid menuItem12_Click(object sender, EventArgs e) { (newCap_nhat_Khoa___Phong()).Show(); } privatevoid FormChinh_Load(object sender, EventArgs e) { menuItem1.Enabled = false; menuItem21.Enabled = false; menuItem17.Enabled = false; groupBox2.Visible = false; menuItem33.Enabled = false; menuItem35.Enabled = false; menuItem36.Enabled = false; menuItem34.Enabled = true; test = false; } privatevoid menuItem34_Click(object sender, EventArgs e) { txtPass.Clear(); txtUser.Clear(); groupBox2.Visible = true; txtUser.Focus(); } privatevoid butOK_Click(object sender, EventArgs e) { if (txtPass.Text == ""&& txtUser.Text == "") { DialogResult chon = MessageBox.Show("Vui lòng nhập ñầy ñủ thông tin ñăng nhập!", "Lưu ý!", MessageBoxButtons.OKCancel, MessageBoxIcon.Warning); if (chon == DialogResult.OK) { txtUser.Focus(); } else { this.Refresh(); } } else { if (txtUser.Text == "")
- 39 -
{ DialogResult chon = MessageBox.Show("Vui lòng nhập tên người dùng!", "Lưu ý!", MessageBoxButtons.OKCancel, MessageBoxIcon.Warning); if (chon == DialogResult.OK) { txtUser.Focus(); } else { this.Refresh(); } } else { if (txtPass.Text == "") { DialogResult chon = MessageBox.Show("Vui lòng nhập mật khẩu!", "Lưu ý!", MessageBoxButtons.OKCancel, MessageBoxIcon.Warning); if (chon == DialogResult.OK) { txtPass.Focus(); } else { this.Refresh(); } } else { try { SqlConnection cn = newSqlConnection(quanli.strcn); string cmd = "select * from NGUOISUDUNG"; SqlDataAdapter ad = newSqlDataAdapter(cmd, cn); DataSet ds = newDataSet("NGUOISD"); ad.Fill(ds, "NGUOISD"); if (ds.Tables["NGUOISD"].Rows.Count > 0) { foreach (DataRow dr in ds.Tables["NGUOISD"].Rows) { if (txtUser.Text.Trim() == dr["TenSD"].ToString() && txtPass.Text.Trim() == dr["Pass"].ToString()) { menuItem33.Enabled = true; menuItem36.Enabled = true; quanli.User = txtUser.Text.Trim(); quanli.Pass = txtPass.Text.Trim(); if (dr["ID"].ToString() == "1") { menuItem1.Enabled = true; menuItem21.Enabled = true; menuItem35.Enabled = true; menuItem17.Enabled = true; test = true; quanli.QuyenSD = "Người quản trị"; } if (dr["ID"].ToString() == "2") { menuItem1.Enabled = true; menuItem21.Enabled = true; menuItem24.Enabled = false; menuItem25.Enabled = false; test = true; quanli.QuyenSD = "Cán bộ Phòng Tổ chức - Hành chính";
- 40 -
} if (dr["ID"].ToString() == "3") { menuItem1.Enabled = true; menuItem4.Enabled = false; menuItem8.Enabled = false; menuItem6.Enabled = false; menuItem21.Enabled = true; test = true; quanli.QuyenSD = "Cán bộ Phòng Kế hoạch - Tài chính"; } if (dr["ID"].ToString() == "4") { menuItem1.Enabled = true; menuItem4.Enabled = false; menuItem8.Enabled = false; menuItem6.Enabled = false; menuItem21.Enabled = true; menuItem24.Enabled = false; menuItem25.Enabled = false; test = true; quanli.QuyenSD = "Cán bộ khác"; } MessageBox.Show("ðăng nhập thành công!", "Thông báo!", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); groupBox2.Visible = false; menuItem34.Enabled = false; } } if (test == false) { MessageBox.Show("Lỗi ñăng nhập! Sai tên người sử dụng hoặc mật khẩu! Vui lòng nhập lại!", "Thông báo!", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Error); txtPass.Clear(); txtUser.Clear(); txtUser.Focus(); } } } catch (System.Exception) { MessageBox.Show("Vui lòng kiểm tra kết nối dữ liệu!"); } } } } } privatevoid butCancel_Click(object sender, EventArgs e) { txtUser.Clear(); txtPass.Clear(); txtUser.Focus(); groupBox2.Visible = false; } privatevoid menuItem33_Click(object sender, EventArgs e) { this.Refresh(); FormChinh_Load(sender, e); } privatevoid menuItem36_Click(object sender, EventArgs e) { (newDoiMatKhau()).Show(); }
- 41 -
privatevoid menuItem35_Click(object sender, EventArgs e) { (newThemNguoiDung()).Show(); } privatevoid menuItem18_Click(object sender, EventArgs e) { (newThongtincanhan()).Show(); quanli.chonNhansu = 2; } privatevoid menuItem19_Click(object sender, EventArgs e) { (newThongtincanhan()).Show(); quanli.chonNhansu = 3; } privatevoid menuItem31_Click(object sender, EventArgs e) { (newThongtincanhan()).Show(); quanli.chonNhansu = 4; } privatevoid menuItem20_Click(object sender, EventArgs e) { (newThongtincanhan()).Show(); quanli.chonNhansu = 5; } privatevoid menuItem14_Click(object sender, EventArgs e) { (newCap_nhat_thong_tin_ca_nhan()).Show(); quanli.chonHieuchinh = 1; } privatevoid menuItem28_Click_1(object sender, EventArgs e) { (newCap_nhat_thong_tin_ca_nhan()).Show(); quanli.chonHieuchinh = 2; } privatevoid menuItem29_Click(object sender, EventArgs e) { (newCap_nhat_thong_tin_ca_nhan()).Show(); quanli.chonHieuchinh = 3; } privatevoid menuItem30_Click(object sender, EventArgs e) { (newCap_nhat_thong_tin_ca_nhan()).Show(); quanli.chonHieuchinh = 4; } privatevoid menuItem17_Click(object sender, EventArgs e) { (newThongke_Luong()).Show(); } privatevoid menuItem15_Click(object sender, EventArgs e) { (newDieudong()).Show(); } privatevoid menuItem39_Click(object sender, EventArgs e) { (newInDanhSachCanbo_Chucvu()).Show(); } privatevoid menuItem38_Click(object sender, EventArgs e) { (newDanhsachcanbo()).Show(); }
- 42 -
Thông tin yêu cầu nhập tài sản mới
Thông tin yêu cầu thanh lí
Thông tin nhập ttài sản Thông tin mượn trả tài sản
Thông tin kiểm kê tài sản
Thông tin báo cáo
Thông tin sửa chữa tài sản
Thông tin báo cáo
* Sơ đồ ngữ cảnh của chức năng Quản lý tài sản:
Thông tin thanh lí tài sản
Thông tin quyết định nhập
Thông tin quyết định thanh lí
Kết quả nhập Kết quả mượn trả Kết quả kiểm kê Kết quả sửa chữa Kết quả thanh lí
T h ô n g t i n p h ả n h ổ i y ê u c ầ u
i ớ m n ả s i à t u ầ c u ê y n i t g n ô h T
n ả s i à t n ợ ư m u ầ c u ê y n i t g n ô h T
- 43 -
Thông tin Tài sản
Nhân viên quản lí
Thông tin tài sản thanh lý
Danh mục Tài sản
* Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 của chức năng Quản lý tài sản:
Nhân viên quản lí
Thông tin yêu cầu thanh lý
Thông tin thanh lý Tài sản
Thông tin yêu cầu thanh lí
Thông tin yêu cầu tài sản
Ban giám hiệu
Thông tin phản hồi
Thông tin nhập thiết bị
Thông tin yêu cầu sửa chữa
Thông tin quyết định nhập
Kho Tài sản
Thông tin yêu cầu tài sản
Ban giám hiệu
Thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi
Giảng viên, sinh viên
Thông tin yêu cầu sửa chữa
Thông tin mượn trả thiết bị
Thông tin yêu cầu mượn trả
Thông tin phản hồi
Thông tin sửa chữa tài sản
Thông tin sửa chữa thiết bị
Thông tin mượn trả tài sản
Thông tin yêu cầu kiểm kê
Thông tin phản hổi
Thông tin kiểm kê
Quyết định mượn trả tài sản
Thông tin kiểm kê thiết bị
Nhân viên quản lí
Thông tin yêu cầu kiểm kê
Nhân viên quản lí
- 44 -
* Thiết kế cơ sở dữ liệu:
Từ mô tả bài toán cũng như các sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu
DFD, đầu vào và đầu ra của chức năngQuản lý tài sản có thể xác định các tập thực
thể và các mối quan hệ giữa các tập thực thể. Tiến hành chuẩn hóa, tác giả thu được
các bảng dữ liệu như sau:
- Bảng Nhân viên
Tên bảng: NHANVIEN
Mục đích: lưu trữ thông tin về cán bộ, giảng viên (CBGV) đảm nhận công
tác quản lý tài sản tại trường đại học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaNhanVien nvarchar 10 Mã CBGV tương ứng với mã cán
bộ trong bảng CANBO
TenNhanVien nvarchar Họ và tên CBGV 50
DiaChi nvarchar Địa chỉ của CBGV 50
SoDienThoai nvarchar Số điện thoại của CBGV 50
ChucNang nvarchar Chức năng, nhiệm vụ của CBGV 50
TinhTrangLamViec bit Tình trạng làm việc hiện tại CBGV 1
HinhAnh image Hình ảnh của CBGV 16
TenDangNhap nvarchar Tên đăng nhập vào chức năng Quản 50
lý tài sản của CBGV
MatKhau nvarchar(50) 50 Mật khẩu đăng nhập của CBGV
- Bảng Loại thiết bị
Tên bảng: LOAITHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về các loại thiết bị, tài sản cần quản lý
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaLoaiThietBi nvarchar 50 Mã loại thiết bị, tài sản
TenLoaiThietBi nvarchar 50 Tên loại thiết bị, tài sản
- 45 -
- Bảng Thiết bị
Tên bảng: THIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về tình trạng các thiết bị, tài sản cần quản lý
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaThietBi nvarchar Mã loại thiết bị, tài sản 50
TenThietBi nvarchar Tên loại thiết bị, tài sản 50
DonViTinh nvarchar Đơn vị tính 50
SoLuong bigint Số lượng 8
MaLoaiThietBi nvarchar Mã loại thiết bị 50
Mat int Số lượng mất 4
Hong int Số lượng hỏng 4
DangMuon int Số lượng đang được mượn 4
ThanhLi int Số lượng thanh lí 4
- Bảng Số hiệu
Tên bảng: SOHIEU
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về các thiết bị, tài sản cần quản lý
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
SoHieu nvarchar Số hiệu thiết bị, tài sản 50
NhaSanXuat nvarchar Nhà sản xuất thiết bị, tài sản 50
LaThietBiTuLam bit Là sản phẩm tự làm hay mua 1
MoTa ntext Mô tả về thiết bị, tài sản
QuyCach ntext Quy cách của thiết bị, tài sản
HinhAnh image Hình ảnh của thiết bị, tài sản
MaThietBi nvarchar 50 Mã thiết bị, tài sản
- Bảng Phòng học
Tên bảng: PHONG
Mục đích: lưu trữ thông tin về các phòng học do nhà trường quản lý
- 46 -
Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
MaPhongHoc nvarchar 32 Mã phòng học
TenPhongHoc nvarchar 64 Tên phòng học
- Bảng Phiếu mượn phòng
Tên bảng: PHIEUMUONPHONG
Mục đích: lưu trữ thông tin về việc đăng ký mượn phòng
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuMuonPhong nvarchar Mã phiếu mượn phòng 50
NgayMuon datetime Ngày mượn phòng 8
NgayDuDinhTra datetime Ngày dự định trả 8
LyDoMuon nvarchar Lý do mượn phòng 50
MaNhanVien nvarchar Nhân viên lập phiếu mượn phòng 50
- Bảng Chi tiết mượn phòng
Tên bảng: CHITIETMUONPHONG
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về quá trình mượn phòng
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuMuonPhong nvarchar Mã phiếu mượn phòng 50
MaLop nvarchar Mã lớp cho mượn phòng 32
DoiTuongMuon nvarchar Đối tượng mượn phòng 50
MaKhoaPhongMuon nvarchar Khoa, phòng mượn phòng 32
MaLopMuon nvarchar Mã lớp mượn phòng 32
TenNguoiMuon nvarchar Tên người mượn phòng 50
- Bảng Lớp học
Tên bảng: LOP
Mục đích: lưu trữ thông tin về các lớp học do các khoa, phòng quản lý
- 47 -
Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
MaLop nvarchar Mã lớp học 32
TenLop nvarchar Tên lớp học 64
MaKhoaPhong nvarchar Mã Khoa, phòng quản lý lớp học 32
- Bảng Lớp - Thiết bị
Tên bảng: LOP_THIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về tình trạng các tài sản, thiết bị có trong các lớp
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaLop nvarchar Mã lớp học 32
MaThietBi nvarchar Mã thiết bị, tài sản 50
SoLuong bigint Số lượng tài sản, thiết bị 8
Mat int Số lượng tài sản, thiết bị bị mất 4
Hong int Số lượng tài sản, thiết bị bị hỏng 4
DangMuon int Số lượng tài sản, thiết bị cho 4
mượn
ThanhLi int Số lượng tài sản, thiết bị thanh lý 4
- Bảng Phiếu nhập thiết bị, tài sản
Tên bảng: PHIEUNHAPTHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về quá trình nhập thiết bị, tài sản
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuNhap nvarchar 50 Mã phiếu nhập thiết bị, tài sản
NgayNhap datetime 8 Ngày nhập thiết bị, tài sản
MaNhanVien nvarchar 50 Mã nhân viên nhập tài sản, thiết bị
GhiChu ntext Ghi chú nếu có về quá trình nhập tài
sản, thiết bị
NamHoc nvarchar 50 Năm học thực hiện việc nhập tài
- 48 -
sản, thiết bị
- Bảng Phiếu mượn trả thiết bị, tài sản
Tên bảng: PHIEUMUONTHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về quá trình mượn trả thiết bị, tài sản
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuMuonThietBi nvarchar Mã phiếu mượn thiết bị, tài sản 50
NgayMuon datetime Ngày mượn tài sản, thiết bị 8
NgayDuTinhTra datetime Ngày dự định trả tài sản, thiết bị 8
LyDoMuon nvarchar Lý do mượn tài sản, thiết bị 50
MaNhanVien nvarchar Mã nhân viên thực hiện tác vụ 50
- Bảng Phiếu kiểm kê thiết bị, tài sản
Tên bảng: PHIEUKIEMKETHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về quá trình kiểm kê thiết bị, tài sản
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuKiemKe nvarchar Mã phiếu kiểm kê tài sản, thiết bị 50
NgayKiemKe datetime Ngày thực hiện kiểm kê 8
MaNhanVien nvarchar Nhân viên thực hiện kiểm kê 50
LyDoKiemKe nvarchar Lý do thực hiện kiểm kê 50
- Bảng Phiếu sửa chữa thiết bị, tài sản
Tên bảng: PHIEUSUACHUATHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về quá trình sửa chữa thiết bị, tài sản
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuSuaChua nvarchar Mã phiếu sửa chữa tài sản, thiết bị 50
NgaySuaChua datetime Ngày thực hiện sửa chữa 8
MaNhanVien nvarchar Nhân viên lập phiếu sửa chữa 50
LyDoSuaChua nvarchar Lý do thực hiện sửa chữa 50
- 49 -
- Bảng Phiếu thanh lý thiết bị, tài sản
Tên bảng: PHIEUTHANHLYTHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin về quá trình thanh lý thiết bị, tài sản
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuThanhLi nvarchar Mã phiếu thanh lý tài sản, thiết bị 50
NgayThanhLi datetime Ngày thực hiện thanh lý 8
MaNhanVien nvarchar Nhân viên lập phiếu thanh lý 50
LyDoThanhLi nvarchar Lý do thực hiện thanh lý 50
- Bảng Chi tiết phiếu nhập thiết bị, tài sản
Tên bảng: CHITIETPHIEUNHAP
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về quá trình nhập tài sản, thiết bị
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
SoHieu nvarchar Số hiệu tài sản, thiết bị nhập 50
MaPhieuNhap nvarchar Mã phiếu nhập tài sản, thiết bị 50
MaKhoaPhong nvarchar Mã Khoa, phòng nhập tài sản 32
MaLop nvarchar Mã lớp nhập tài sản 32
SoLuong int Số lượng tài sản, thiết bị nhập 4
Gia float Đơn giá nhập tài sản, thiết bị 8
- Bảng Chi tiết mượn trả thiết bị, tài sản
Tên bảng: CHITIETMUONTHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về quá trình mượn trả tài sản, thiết bị
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuMuon nvarchar Mã phiếu mượn tài sản, thiết bị 50
MaThietBi nvarchar Mã tài sản, thiết bị 50
SoLuong int Số lượng tài sản, thiết bị mượn 4
- 50 -
DoiTuongMuon bit Đối tượng mượn tài sản, thiết bị 1
MaKhoaPhongMuon nvarchar Mã Khoa, phòng mượn 32
MaLopMuon nvarchar Mã lớp mượn tài sản, thiết bị 32
TenNguoiMuon nvarchar Tên người mượn tài sản, thiết bị 50
TinhTrangTra bit Tình trạng tài sản, thiết bị khi trả 1
MaKhoaChoMuon nvarchar Mã Khoa, phòng cho mượn 32
MaLopChoMuon nvarchar Mã lớp cho mượn tài sản 32
- Bảng Chi tiết kiểm kê thiết bị, tài sản
Tên bảng: CHITIETKIEMKETHIETBI
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về quá trình kiểm kê trả tài sản, thiết bị
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuKiemKe nvarchar Mã phiếu kiểm kê tài sản, thiết bị 50
MaThietBi nvarchar Mã tài sản, thiết bị 50
MaKhoaPhong nvarchar Mã Khoa, phòng kiểm kê 32
MaLop nvarchar Mã lớp kiểm kê tài sản, thiết bị 32
SoLuong bigint Số lượng tài sản, thiết bị kiểm kê 8
MatTruoc int Số lượng tài sản, thiết bị mất 4
trước khi kiểm kê
MatSau int Số lượng tài sản, thiết bị mất sau 4
khi kiểm kê
HongTruoc int Số lượng tài sản, thiết bị hỏng 4
trước khi kiểm kê
HongSau int Số lượng tài sản, thiết bị hỏng sau 4
khi kiểm kê
- Bảng Chi tiết sửa chữa thiết bị, tài sản
Tên bảng: CHITIETSUACHUA
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về quá trình sửa chữa trả tài sản, thiết bị
- 51 -
Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
MaPhieuSuaChua nvarchar Mã phiếu sửa chữa tài sản, thiết bị 50
MaThietBi nvarchar Mã tài sản, thiết bị 50
MaKhoaPhong nvarchar Mã Khoa, phòng sửa chữa 32
MaLop nvarchar Mã lớp sửa chữa tài sản, thiết bị 32
SoLuong int Số lượng tài sản, thiết bị 4
GiaSuaChua float Đơn giá sửa chữa tài sản, thiết bị 8
HongTruoc nchar Số lượng tài sản, thiết bị hỏng 10
trước khi sửa chữa
- Bảng Chi tiết thanh lý thiết bị, tài sản
Tên bảng: CHITIETTHANHLI
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về quá trình thanh lý tài sản, thiết bị
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaPhieuThanhLi nvarchar Mã phiếu thanh lý tài sản, thiết bị 50
MaThietBi nvarchar Mã tài sản, thiết bị 50
MaKhoaPhong nvarchar Mã Khoa, phòng thanh lý 32
MaLop nvarchar Mã lớp thanh lý tài sản, thiết bị 32
SoLuong int Số lượng tài sản, thiết bị 4
Gia float Đơn giá thanh lý tài sản, thiết bị 8
ThanhLiTruoc int Số lượng tài sản, thiết bị trước khi 4
thanh lý
Ngoài ra, còn 1 bảng dữ liệu Sinh viên sẽ được mô tả trong Phụ lục 5 và
bảng Giảng viên đã được mô tả trong Bảng Cán bộ ở Phụ lục 3. Mối quan hệ giữa
các bảng dữ liệu của chức năng Quản lý tài sản được thể hiện trong Lược đồ dữ liệu
quan hệ dưới đây:
- 52 -
* Lược đồ dữ liệu quan hệ của chức năng Quản lý tài sản:
MaLo p
Ma PhieuMuonPhong
MaThiet Bi
Ma Lop
MaPhieuMuonPhong
SoLuong
MaLop
DoiTuongMuon
NgayMuon
Mat
Te nLop
Ma KhoaPhongMuon
NgayDuDinhTra
Hong
MaKhoaPhong
Ma LopMuon
LyDoMuon
DangMuon
TenNguoiMuon
MaNhanVie n
ThanhLi
Ma PhieuKiemKe
Ma SinhVien
Ma ThietBi
TenSinhVien
Ma KhoaPhong
Ma Lop
SoLuo ng
Ma tTruoc
Ma tSau
MaPhieuSuaChua
Ma ThietBi
MaGiangVien
HongTruoc
MaKhoa Phong
NgaySuaChua
TenThiet Bi
TenGiangVien
HongSa u
TenKhoaPhong
SoHieu
Ma PhieuKiemKe
MaNha nVien
DonViTinh
MaKhoaPhong
MaPhieuNhap
NgayKie mKe
LyDoSuaChua
SoLuong
MaKhoaPhong
Ma NhanVien
Ma LoaiThiet Bi
MaLop
LyDoKiemKe
SoLuong
Gia
MaPhieuSuaChua
MaThiet Bi
MaKhoa Phong
MaLop
Ma NhanVien
MaPhieuNhap
SoLuong
MaLoa iThie tBi
TenNha nVien
NgayNhap
GiaSuaChua
TenLoaiThietBi
Dia Chi
MaNhanVien
SoDienThoai
GhiChu
ChucNang
NamHoc
MaPhieuMuon
MaThiet Bi
SoLuong
DoiTuongMuon
MaPhie uThanhLi
MaPhie uMuonThie tBi
MaKhoa PhongMuon
NgayThanhLi
NgayMuon
MaNhanVien
NgayDuTinhTra
LyDoThanhLi
LyDoMuon
SoHieu
NhaSanXuat
Ma PhieuTha nhLi
Ma ThietBi
Ma KhoaPhong
Ma Lop
SoLuong
- 53 -
privatevoid simpleButton4_Click(object sender, EventArgs e) { imageData = null; dlg.Filter = "JPG Files(*.JPG)|*.JPG|GIF Files(*.GIF)|*.GIF|JPEG Files(*.JPEG)|*.JPEG|PNG Files(*.PNG)|*.PNG"; if (dlg.ShowDialog(this) == DialogResult.OK) flag = true; else flag = false; if (flag == true) { using (FileStream fs = newFileStream(dlg.FileName, FileMode.Open, FileAccess.Read)) { imageData = newByte[fs.Length]; fs.Read(imageData, 0, (int)fs.Length); //Đưa ảnh lên picturedit1 MemoryStream str = newMemoryStream(imageData); pictureEdit1.Image = Image.FromStream(str); } } } #region[NhanVienQuanLi] //Thao tac vs nhan vien quan li void Loadnhanvienquanli() { gridControl1.DataSource = newBLL_NhanVien().Loadnhanvienquanli(); } void Themnhanvienquanli() { if (ValidateTaiKhoan() == true) { NhanVien nv = newNhanVien(); nv.MaNhanVien = txtmanhanvien.Text; nv.TenNhanVien = txttennhanvien.Text; nv.DiaChi = txtdiachi.Text; nv.SoDienThoai = txtsodienthoai.Text; nv.VaiTro = cbvaitro.Text; if (rddanglamviec.Checked == true) nv.TinhTrangLamViec = true; else nv.TinhTrangLamViec = false; nv.HinhAnh = imageData; newBLL_NhanVien().Themnhanvienquanli(nv); XtraMessageBox.Show("Thêm thành công nhân viên mới", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); Loadnhanvienquanli(); } } bool ValidateTaiKhoan() { DataTable dt = newBLL_NhanVien().KiemTraTonTaiUserName(); foreach(DataRow dr in dt.Rows) { if (txtmanhanvien.Text == dr[0].ToString()) { XtraMessageBox.Show("Mã nhân viên đã tồn tại", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Error);
- 54 -
} else if (txttendangnhap.Text == dr[1].ToString()) { XtraMessageBox.Show("Tài khoản này đã tồn tại", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Error); } elsereturntrue; } returnfalse; } void Suanhanvienquanli() { NhanVien nv = newNhanVien(); nv.MaNhanVien = txtmanhanvien.Text; nv.TenNhanVien = txttennhanvien.Text; nv.DiaChi = txtdiachi.Text; nv.SoDienThoai = txtsodienthoai.Text; nv.VaiTro = cbvaitro.Text; if (rddanglamviec.Checked == true) nv.TinhTrangLamViec = true; else nv.TinhTrangLamViec = false; nv.HinhAnh = imageData; newBLL_NhanVien().Suanhanvienquanli(nv); XtraMessageBox.Show("Sửa thông tin nhân viên thành công", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); Loadnhanvienquanli(); } void Xoanhanvienquanli() { NhanVien nv = newNhanVien(); nv.MaNhanVien = txtmanhanvien.Text; newBLL_NhanVien().Xoanhanvienquanli(nv); XtraMessageBox.Show("Xóa nhân viên thành công", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); Loadnhanvienquanli(); } privatevoid simpleButton1_Click(object sender, EventArgs e) { Themnhanvienquanli(); Reset(); LoadThongTin(); } privatevoid gridControl1_Click(object sender, EventArgs e) { DataRow row = gridView1.GetFocusedDataRow(); txtmanhanvien.Text = row["MaNhanVien"].ToString(); txttennhanvien.Text = row["TenNhanVien"].ToString(); txtdiachi.Text = row["DiaChi"].ToString(); txtsodienthoai.Text = row["SoDienThoai"].ToString(); cbvaitro.Text = row["ChucNang"].ToString(); if ((bool)row["TinhTrangLamViec"] == true) rddanglamviec.Checked = true; else rdhetlamviec.Checked = true; manganh = row[6];
- 55 -
pictureEdit1.Image = Layanh(); } privateImage Layanh() { imageData = null; try { //Get image data from gridview column. imageData = (byte[])manganh; //Initialize image variable Image newImage; //Read image data into a memory stream using (MemoryStream ms = newMemoryStream(imageData, 0, imageData.Length)) { ms.Write(imageData, 0, imageData.Length); //Set image variable value using memory stream. newImage = Image.FromStream(ms, true); } //set picture return newImage; } catch { //MessageBox.Show(ex.ToString()); returnnull; } void Themloaithietbi() { LoaiThietBi ltb = newLoaiThietBi(); ltb.MaLoaiThietBi = txtmaloaithietbi.Text; ltb.TenLoaiThietBi = txttenloaithietbi.Text; newBLL_LoaiThietBi().Themloaithietbi(ltb); XtraMessageBox.Show("Thêm thành công loại thiết bị mới", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); } void Sualoaithietbi() { LoaiThietBi ltb = newLoaiThietBi(); ltb.MaLoaiThietBi = txtmaloaithietbi.Text; ltb.TenLoaiThietBi = txttenloaithietbi.Text; newBLL_LoaiThietBi().Sualoaithietbi(ltb); XtraMessageBox.Show("Sửa thành công thông tin loại thiết bị", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); } void XoaLoaiThietBi() { LoaiThietBi ltb = newLoaiThietBi(); ltb.MaLoaiThietBi = txtmaloaithietbi.Text; newBLL_LoaiThietBi().Xoaloaithietbi(ltb); XtraMessageBox.Show("Xóa thành công loại thiết bị", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); } #region[Khoa] void Loadkhoaphong() { gridControl3.DataSource = newBLL_KhoaPhong().Loadkhoaphong(); }
- 56 -
void ThemKhoaPhong() { KhoaPhong kp = newKhoaPhong(); kp.MaKhoaPhong = txtMaKhoaPhong.Text; kp.TenKhoaPhong = txtTenKhoaPhong.Text; newBLL_KhoaPhong().Themkhoaphong(kp); Loadkhoaphong(); XtraMessageBox.Show("Thêm thành công khoa phòng mới", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); ResetKhoaPhong(); } void SuaKhoaPhong() { KhoaPhong kp = newKhoaPhong(); kp.MaKhoaPhong = txtMaKhoaPhong.Text; kp.TenKhoaPhong = txtTenKhoaPhong.Text; newBLL_KhoaPhong().Suakhoaphong(kp); Loadkhoaphong(); XtraMessageBox.Show("Sửa thông tin khoa phòng thành công", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); } void XoaKhoaPhong() { KhoaPhong kp = newKhoaPhong(); kp.MaKhoaPhong = txtMaKhoaPhong.Text; newBLL_KhoaPhong().Xoakhoaphong(kp); Loadkhoaphong(); XtraMessageBox.Show("Xóa khoa phòng thành công", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); ResetKhoaPhong(); } #region[Khai báo thiết bị mới] void Loadlloaithietbi() { cbloaithietbi.DataSource = newBLL_ThietBi().Loadloaithietbi(); cbloaithietbi.DisplayMember = "TenLoaiThietBi"; cbloaithietbi.ValueMember = "MaLoaiThietBi"; } void SinhMaTuDong(string maloaithietbi) { int ma; ThietBi tb=newThietBi(); tb.MaLoaiThietBi=maloaithietbi; DataTable dt = newBLL_ThietBi().Loadmathietbi_Sinhtudong(tb); if (dt.Rows.Count == 0) ma = 0; else { //MessageBox.Show(dt.Rows.Count.ToString()); string maxid = newBLL_ThietBi().Loadmathietbi_Sinhtudong(tb).Rows[0][0].ToString(); string laymaxid = maxid.Remove(0, maxid.Length - 4); string laymaconlai = maxid.Remove(maxid.Length - 4); ma = int.Parse(laymaxid); } txtmathietbi.Text = string.Format("{0}MTB{1}",maloaithietbi, Masub(ma + 1)); }
- 57 -
string Masub(int ma) { if (ma.ToString().Length == 1) masubthietbi = string.Format("0000{0}", ma.ToString()); else if (ma.ToString().Length == 2) masubthietbi = string.Format("000{0}", ma.ToString()); else if (ma.ToString().Length == 3) masubthietbi = string.Format("00{0}", ma.ToString()); else if (ma.ToString().Length == 4) masubthietbi = string.Format("0{0}", ma.ToString()); return masubthietbi; } privatevoid cbloaithietbi_SelectedIndexChanged(object sender, EventArgs e) { try { SinhMaTuDong(cbloaithietbi.SelectedValue.ToString()); } catch { } } void Themkhaibaothietbi() { ThietBi tb = newThietBi(); tb.MaThietBi = txtmathietbi.Text; tb.TenThietBi = txttenthietbi.Text; tb.DonViTinh = txtdonvitinh.Text; //tb.Mat = 0; //tb.Hong = 0; //tb.DangMuon = 0; //tb.ThanhLi = 0; //tb.SoLuong = 0; tb.MaLoaiThietBi = cbloaithietbi.SelectedValue.ToString(); newBLL_ThietBi().Themthietbi(tb); XtraMessageBox.Show("Khai báo thành công thiết bị mới", "Thông báo", MessageBoxButtons.OK, MessageBoxIcon.Information); }
- 58 -
* Sơ đồ ngữ cảnh của chức năng Quản lý hồ sơ:
v
Yêu cầu xử lý Mật khẩu thay đổi
- 59 -
Thông tin tài khoản
Thông tin phản hồi
Thông tin phân quyền
Tài khoản
Yêu cầu xử lý
1.0. Quản lý Tài khoản
Hồ sơ người học
Đổi mật khẩu
Hồ sơ sinh viên Yêu cầu xử lý
Thông tin phản hồi
Thông tin cập nhật
Thông tin phản hồi
Hồ sơ người học
Danh sách trúng tuyển
Thông tin cập nhật
Thông tin cập nhật
Danh sách phân quyền
4.0. Quản lý thông tin gia đình
Yêu cầu xử lý
Yêu cầu xử lý
Danh sách Tài khoản
2.0. Quản lý Thông tin cá nhân
Lớp chuyên ngành
Thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi
Hồ sơ sinh viên
Yêu cầu xử lý
Thông tin gia đình
5.0. Quản lý Thông tin chính sách
Thông tin phản hồi
Hồ sơ người học
Yêu cầu xử lý
3.0. Quản lý Hồ sơ trúng tuyển
Yêu cầu xử lý
Thông tin chính sách
Thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi
Sơ yếu lý lịch
* Sơ đồ luồng dữ liệu DFD của chức năng Quản lý hồ sơ:
- 60 -
* Thiết kế cơ sở dữ liệu:
Qua phân tích bài toán và các đầu vào, đầu ra thu thập được, kết hợp với các
sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD, tác giả xác định các tập thực thể và
mối quan hệ giữa chúng. Trên cơ sở chuẩn hóa các tập thực thể và các mối quan hệ
đó, tác giả thu được các bảng dữ liệu cho chức năng Quản lý Hồ sơ. Cụ thể:
- Bảng Sinh viên
Tên bảng: SINHVIEN
Mục đích: lưu trữ thông tin chung về người học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaSinhVien nvarchar Mã sinh viên, người học 32
MaNganh nvarchar Mã ngành mà người học theo học 32
MaChuyenNganh nvarchar Mã chuyên ngành người học theo 32
học
TinhTrang int Tình trạng hiện tại của người học 4
MaKhoaHoc nvarchar Mã khóa học người học theo học 32
- Bảng Thông tin cá nhân
Tên bảng: THONGTINCANHAN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về người học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaSinhVien nvarchar Mã sinh viên, người học 32
Anh nvarchar Ảnh của người học 256
HoVaDem nvarchar Họ và chữ đệm của người học 64
Ten nvarchar Tên của người học 64
GioiTinh bit Giới tính của người học 1
NgaySinh datetime Ngày sinh của người học 8
NoiSinh nvarchar Nơi sinh của người học 64
- 61 -
HoKhau nvarchar(64) Hộ khẩu của người học 64
DiaChiThuongTru nvarchar(256) Địa chỉ thường trú của người học 256
DiaChiTamTru nvarchar(256) Địa chỉ tạm trú của người học 256
DanToc nvarchar(64) Dân tộc của người học 64
TonGiao nvarchar(64) Tôn giáo của người học 64
SoDienThoai nvarchar(16) Số điện thoại của người học 16
KhuVuc nvarchar(32) Khu vực sinh sống của người học 32
DoiTuong nvarchar(32) Đối tượng ưu tiên của người học 32
NhomUuTien nvarchar(32) Nhóm ưu tiên của người học 32
NamTuyenSinh int Năm tuyển sinh của người học 4
NganhThiTuyen nvarchar(32) Ngành thi tuyển của người học 32
KhoiDuThi nvarchar(32) Khối dự thi của người học 32
MonMot nvarchar(16) Môn thi thứ nhât của người học 16
MonHai nvarchar(16) Môn thi thứ hai của người học 16
MonBa nvarchar(16) Môn thi thứ ba của người học 16
DiemMonMot Điểm môn thi thứ nhất của người real 4
học
DiemMonHai real Điểm môn thi thứ hai của người học 4
DiemMonBa real Điểm môn thi thứ ba của người học 4
- Bảng Hồ sơ sinh viên
Tên bảng: HOSOSINHVIEN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về việc lưu trữ hồ sơ của người học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaHoSoSinhVien int Mã sinh viên, người học 4
MaSinhVien nvarchar Ảnh của người học 32
TenHoSo nvarchar Họ và chữ đệm của người học 64
MaLoaiHoSo int Tên của người học 4
- 62 -
DuongDan nvarchar 256 Giới tính của người học
- Bảng Loại hồ sơ sinh viên
Tên bảng: LOAIHOSOSINHVIEN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về việc lưu trữ hồ sơ của người học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaLoaiHoSoSinhVien int 4 Mã loại hồ sơ người học
TenLoaiHoSoSinhVien nvarchar 128 Tên loại hồ sơ người học
- Bảng Thông tin chính trị
Tên bảng: THONGTINCHINHTRI
Mục đích: lưu trữ thông tin tham gia các hoạt động chính trị của người học
Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
MaChinhTri bigint 8 Mã tổ chức chính trị
MaSinhVien nvarchar 32 Mã người học
TenChinhTri nvarchar 64 Tên tổ chức chính trị
NgayVao datetime 8 Ngày tham gia tổ chức chính trị
- Bảng Người thân
Tên bảng: NGUOITHAN
Mục đích: lưu trữ thông tin về người thân của người học
Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
MaNguoiThan int Mã người thân 8
MaSinhVien nvarchar Mã người học 32
HoTen nvarchar 128 Họ và tên người thân
NgheNghiep nvarchar Nghề nghiệp của người thân 64
MoiQuanHe nvarchar Mối quan hệ với người học 64
DiaChiLienLac nvarchar Địa chỉ liên lạc của người thân 256
SoDienThoaiLienHe nvarchar Số điện thoại liên hệ 16
- 63 -
- Bảng Chính sách sinh viên
Tên bảng: CHINHSACHSINHVIEN
Mục đích: lưu trữ thông tin về chính sách của người học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaChinhSach int 4 Mã loại chính sách của người
học
MaSinhVien nvarchar Mã người học 32
DoiTuongChinhSach nvarchar Đối tượng chính sách người học 32
MienHocPhi real Số tiền miễn, giảm học phí 4
- Bảng Quyền người dùng
Tên bảng: QUYENNGUOIDUNG
Mục đích: lưu trữ thông tin về quyền truy cập hệ thống của người dùng
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaQuyenNguoiDung nvarchar Mã quyền người dùng 128
TenQuyenNguoiDung nvarchar Tên quyền người dùng Max
MoTaQuyenNguoiDung nvarchar Mô tả quyền người dùng Max
- Bảng Quyền nhóm tài khoản
Tên bảng: QUYENNHOMTAIKHOAN
Mục đích: lưu trữ thông tin về quyền người dùng cấp cho các nhóm tài khoản
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaNhomTaiKhoan int 4 Mã nhóm tài khoản người dùng
MaQuyenNguoiDung nvarchar 128 Mã quyền người dùng
- Bảng Nhóm tài khoản
Tên bảng: NHOMTAIKHOAN
Mục đích: lưu trữ thông tin về các nhóm tài khoản cấp cho người dùng
- 64 -
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaNhomTaiKhoan int Mã nhóm tài khoản người dùng 4
TenNhomTaiKhoan nvarchar Tên nhóm tài khoản người dùng 32
Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu của chức năng Quản lý hồ sơ, sau khi đã
được chuẩn hóa như ở trên, được thể hiện qua mô hình dữ liệu quan hệ như sau:
MaNhomTaiKhoan
MaQuyenNguoiDung
TenNhomTaiKhoan
MaChinhSach
MaSinhVien
MatKhau
TenQuyenNguoiDung
DoiTuongChinhSach
MoTaQuyenNguoiDung
MienHocPhi
MaNhomTaiKhoan
MaSinhVien
MaChinhTri
HoTen
MaNganh
MaSinhVien
NgheNghiep
MaChuyenNganh
TenChinhTri
MoiQuanHe
TinhTrang
NgayVao
DiaChiLienLac
MaKhoaHoc
SoDienThoaiLienHe
MaSinhVien
Anh
MaSinhVien
HoVaDem
TenHoSo
Ten
MaLoaiHoSo
GioiTinh
DuongDan
NgaySinh
NoiSinh
HoKhau
DiaChiThuongTru
DiaChiTamTru
DanToc
TonGiao
SoDienThoai
KhuVuc
TenLoaiHoSoSinhVien
DoiTuong
NhomUuTien
NamTuyenSinh
NganhThiTuyen
KhoiDuThi
MonMot
MonHai
MonBa
DiemMonMot
DiemMonHai
DiemMonBa
- 65 -
publicclassSinhVienController : Controller
{
ApplicationUnit app = newApplicationUnit();
DataContext db = newDataContext();
publicActionResult DanhSach(string maloptruyenthong)
{
return View(db.SinhVien.ToList());
}
publicActionResult DanhSachSinhVienChoNhapHoc(string NganhTuyenSinh, int?
NamThiTuyen)
{
ViewBag.NganhTuyenSinh = newSelectList(db.NganhHoc, "MaNganh",
"TenNganh");
if (!String.IsNullOrEmpty(NganhTuyenSinh) && NamThiTuyen.HasValue)
{
ViewBag.NamThi = NamThiTuyen.Value;
var source = from p in db.ThongTinCaNhan
where p.NganhThiTuyen == NganhTuyenSinh && p.NamTuyenSinh == NamThiTuyen.Value
&& !p.SinhVien.SinhVienLopTruyenThong.Any()
select p;
return View(source.ToList());
}
else
return View(newList
* Thiết kế mã nguồn:
- 66 -
{ ModelState.AddModelError("", e.Message); } } return View(svltt); } publicActionResult ChiTietHocTap(string id = null) { TaiKhoan taikhoan = Session["TAIKHOAN"] asTaiKhoan; if (taikhoan == null || !taikhoan.HasRole("SINHVIEN_XEM")) { return RedirectToAction("DangNhap", "TaiKhoan"); } ViewBag.EnableGuiYeuCauPhucKhao = taikhoan.HasRole("YEUCAUPHUCKHAO_GUI"); ViewBag.EnableGuiYeuCauSuaDiemRenLuyen = taikhoan.HasRole("YEUCAUSUADIEMRENLUYEN_GUI"); if (id != null) { KLTN.Models.SinhVien sinhvien = db.SinhVien.Where(t => t.MaSinhVien == id).FirstOrDefault(); if (sinhvien != null) { if (taikhoan.MaNhomTaiKhoan == 3 && !sinhvien.SinhVienLopTruyenThong.Where(t => t.LopTruyenThong.MaGiangVien == taikhoan.MaTaiKhoan).Any()) { return RedirectToAction("DangNhap", "TaiKhoan"); } return View(sinhvien); } } Response.Redirect(Url.Action("_404", "Error"), false); return View(); } publicActionResult ThongTinSinhVien(string masinhvien) { ViewData["MaSinhVien"] = masinhvien; ThongTinCaNhan ttcn = db.ThongTinCaNhan.Find(masinhvien); ViewBag.NoiSinh = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachtinh().AsEnumerable(), "TenTinh", "TenTinh", ttcn.NoiSinh); ViewBag.DanToc = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachdantoc().AsEnumerable(), "TenDanToc", "TenDanToc", ttcn.DanToc); ViewBag.TonGiao = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachtongiao().AsEnumerable(), "TenTonGiao", "TenTonGiao", ttcn.TonGiao); ViewBag.KhuVuc = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachkhuvuc().AsEnumerable(), "TenKhuVuc", "TenKhuVuc", ttcn.KhuVuc);
- 67 -
ViewBag.DoiTuong = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachdoituong().AsEnumerable(), "TenDoiTuong", "TenDoiTuong", ttcn.DoiTuong); ViewBag.NhomUuTien = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachuutien(), "TenNhom", "TenNhom", ttcn.NhomUuTien); return View(app.SinhVien.GetById(masinhvien)); } publicActionResult ThongTinCaNhan(string masinhvien) { ThongTinCaNhan ttcn = db.ThongTinCaNhan.Find(masinhvien); ViewBag.NoiSinh = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachtinh().AsEnumerable(), "TenTinh", "TenTinh"); return PartialView(db.ThongTinCaNhan.Find(masinhvien)); } publicActionResult ThemThongTinCaNhan() { ViewBag.HoKhau = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachtinh(), "TenTinh", "TenTinh"); ViewBag.NganhThiTuyen = newSelectList(db.NganhHoc.AsEnumerable(), "MaNganh", "TenNganh"); return PartialView(); } [HttpPost] [ValidateAntiForgeryToken] publicActionResult ThemThongTinCaNhan(ThongTinCaNhan ttcn) { ViewBag.HoKhau = newSelectList(DuLieuTinh.Danhsachtinh(), "TenTinh", "TenTinh"); ViewBag.NganhThiTuyen = newSelectList(db.NganhHoc.AsEnumerable(), "MaNganh", "TenNganh"); if (ModelState.IsValid) { long stt = 1000 + db.ThongTinCaNhan.LongCount(p => p.NamTuyenSinh == ttcn.NamTuyenSinh && p.NganhThiTuyen == ttcn.NganhThiTuyen) + 1; ttcn.MaSinhVien = ttcn.NamTuyenSinh.ToString().Remove(0, 2) + "K" + ttcn.NganhThiTuyen + stt; db.ThongTinCaNhan.Add(ttcn); SinhVien sv = newSinhVien(); sv.MaNganh = ttcn.NganhThiTuyen; sv.MaSinhVien = ttcn.MaSinhVien; sv.TinhTrang = 0; sv.MaKhoaHoc = db.KhoaHoc.FirstOrDefault(p => p.NamBatDau == ttcn.NamTuyenSinh).MaKhoaHoc; db.SinhVien.Add(sv); try { db.SaveChanges(); return Json(new { success = true }); } catch (Exception e) { ModelState.AddModelError("", e.Message); } return RedirectToAction("ThongTinSinhVien", new { masinhvien = ttcn.MaSinhVien }); }
- 68 -
else { return View(ttcn); } } publicActionResult ThemNguoiThan(string masinhvien) { ViewBag.MoiQuanHe = newSelectList(DuLieuTinh.Quanhethannhan(), "TenMoiQuanHe", "TenMoiQuanHe"); ViewData["MaSinhVien"] = masinhvien; return PartialView(); } [HttpPost] [ValidateAntiForgeryToken] publicActionResult ThemThongTinFromExcel(HttpPostedFileBase file) { if (file != null&& file.ContentLength > 0) { try { string path = Path.Combine(Server.MapPath("~/Uploads"), Path.GetFileName(file.FileName)); file.SaveAs(path); var excel = newExcelQueryFactory(path); var dataContent = from c in excel.Worksheet("Sheet1") select c; if (dataContent != null) { foreach (var a in dataContent) { try { ThongTinCaNhan ttcn = newThongTinCaNhan(); ttcn.HoVaDem = a["ho"]; ttcn.Ten = a["ten"]; ttcn.GioiTinh = a["phai"].Value.ToString() == "0" ? false : true; ttcn.NgaySinh = (DateTime)a["ngaysinh"].Value; ttcn.HoKhau = a["hokhau"]; ttcn.KhuVuc = a["khuvuc"]; ttcn.DoiTuong = a["doituong"]; ttcn.NhomUuTien = a["nhom_ut"]; ttcn.MonMot = a["mon1"]; ttcn.MonHai = a["mon2"]; ttcn.MonBa = a["mon3"]; ttcn.DiemMonMot = float.Parse(a["diem1"]); ttcn.DiemMonHai = float.Parse(a["diem2"]); ttcn.DiemMonBa = float.Parse(a["diem3"]); ttcn.NamTuyenSinh = int.Parse(a["namts"].ToString()); ttcn.NganhThiTuyen = a["nganh"]; long stt = 1000 + db.ThongTinCaNhan.LongCount(p => p.NamTuyenSinh == ttcn.NamTuyenSinh && p.NganhThiTuyen == ttcn.NganhThiTuyen) + 1; ttcn.MaSinhVien = ttcn.NamTuyenSinh.ToString().Remove(0, 2) + "K" + ttcn.NganhThiTuyen + stt; db.ThongTinCaNhan.Add(ttcn);
- 69 -
SinhVien sv = newSinhVien(); sv.MaNganh = ttcn.NganhThiTuyen; sv.MaSinhVien = ttcn.MaSinhVien; sv.TinhTrang = 0; sv.MaKhoaHoc = db.KhoaHoc.FirstOrDefault(p => p.NamBatDau == ttcn.NamTuyenSinh).MaKhoaHoc; db.SinhVien.Add(sv); db.SaveChanges(); } catch { break; } } return RedirectToAction("DanhSachSinhVienChoNhapHoc"); } else return View(); } catch (Exception ex) { ViewBag.ThongBao = "Error:" + ex.Message.ToString(); return View(); } } else { ViewBag.ThongBao = "Bạn chưa chọn đường dẫn"; return View(); } } publicJsonResult KetQuaHocTap(string id = null) { bool success = false; string xaxisLabel = null; List
- 70 -
//int n = 0; //int year = sinhvien.ThongTinCaNhan.NamTuyenSinh; KLTN.Models.LopHocPhanDangKy tmp = sinhvien.LopHocPhanDangKy.Where(t => t.DiemThiMot.HasValue).OrderByDescending(a => a.LopHocPhan.NamHoc.NamBatDau).OrderByDescending(b => b.LopHocPhan.HocKy).FirstOrDefault(); if (tmp != null) { foreach (var tmpnamhoc in db.NamHoc.Where(t => t.NamBatDau >= sinhvien.ThongTinCaNhan.NamTuyenSinh && t.NamBatDau <= tmp.LopHocPhan.NamHoc.NamBatDau).OrderBy(r => r.NamBatDau).ToList()) { // counters int data1, data2, data3, data4, data5; data1 = data2 = data3 = data4 = data5 = 0; ticks.Add(newobject[] { period_counter, String.Format("HK{0} {1}", 1, tmpnamhoc.TenNamHoc) }); foreach (var tmpsinhviendk in sinhvien.LopHocPhanDangKy.Where(t => t.TinhVaoKetQuaHocTap == 1 && t.DiemThiMot.HasValue && t.LopHocPhan.MaNamHoc == tmpnamhoc.MaNamHoc && t.LopHocPhan.HocKy == 1).ToList()) { int total = (tmpsinhviendk.LopHocPhan.HocPhan.SoTinChi.HasValue) ? tmpsinhviendk.LopHocPhan.HocPhan.SoTinChi.Value : 0; float? total_point = 0f; if (tmpsinhviendk.DiemThiHai != null) { total_point += (tmpsinhviendk.DiemChuyenCan * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoChuyenCan + tmpsinhviendk.DiemQuaTrinh * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoQuaTrinh + tmpsinhviendk.DiemThiHai * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoThi); } else { total_point += (tmpsinhviendk.DiemChuyenCan * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoChuyenCan + tmpsinhviendk.DiemQuaTrinh * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoQuaTrinh + tmpsinhviendk.DiemThiMot * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoThi); } if (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "A") { data1 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "B") { data2 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "C") { data3 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "D") { data4 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "F") { data5 += total;
- 71 -
} } gioi.Add(newobject[] { period_counter, data1 }); kha.Add(newobject[] { period_counter, data2 }); trungbinh.Add(newobject[] { period_counter, data3 }); yeu.Add(newobject[] { period_counter, data4 }); kem.Add(newobject[] { period_counter, data5 }); // counter for year period_counter++; data1 = data2 = data3 = data4 = data5 = 0; if (tmp.LopHocPhan.HocKy == 2 || tmpnamhoc.MaNamHoc != tmp.LopHocPhan.MaNamHoc) { ticks.Add(newobject[] { period_counter, String.Format("HK{0} {1}", 2, tmpnamhoc.TenNamHoc) }); foreach (var tmpsinhviendk in sinhvien.LopHocPhanDangKy.Where(t => t.TinhVaoKetQuaHocTap == 1 && t.DiemThiMot.HasValue && t.LopHocPhan.MaNamHoc == tmpnamhoc.MaNamHoc && t.LopHocPhan.HocKy == 2).ToList()) { int total = (tmpsinhviendk.LopHocPhan.HocPhan.SoTinChi.HasValue) ? tmpsinhviendk.LopHocPhan.HocPhan.SoTinChi.Value : 0; float? total_point = 0f; if (tmpsinhviendk.DiemThiHai != null) { total_point += (tmpsinhviendk.DiemChuyenCan * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoChuyenCan + tmpsinhviendk.DiemQuaTrinh * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoQuaTrinh + tmpsinhviendk.DiemThiHai * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoThi); } else { total_point += (tmpsinhviendk.DiemChuyenCan * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoChuyenCan + tmpsinhviendk.DiemQuaTrinh * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoQuaTrinh + tmpsinhviendk.DiemThiMot * tmpsinhviendk.LopHocPhan.HeSoThi); } if (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "A") { data1 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "B") { data2 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "C") { data3 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "D") { data4 += total; } elseif (KLTN.Models.Common.TinhDiemChu(total_point) == "F") { data5 += total; }
- 72 -
} gioi.Add(newobject[] { period_counter, data1 }); kha.Add(newobject[] { period_counter, data2 }); trungbinh.Add(newobject[] { period_counter, data3 }); yeu.Add(newobject[] { period_counter, data4 }); kem.Add(newobject[] { period_counter, data5 }); // counter for year period_counter++; } } } data = newobject[] { new { data = gioi, label = "A" }, new { data = kha, label = "B" }, new { data = trungbinh, label = "C" }, new { data = yeu, label = "D" }, new { data = kem, label = "F" } }; } } dynamic json = new { success, data, xaxisLabel, ticks }; return Json(json, JsonRequestBehavior.AllowGet); } }
- 73 -
Danh sách học phần
Thông tin người học
Danh sách lớp học phần
Danh sách đăng ký
Danh sách đăng ký cập nhật
Thông tin đăng ký
* Sơ đồ ngữ cảnh của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ:
Chương trình đào tạo Danh sách điều chỉnh lớp - học phần Thời gian đăng ký
Thông tin học phần
Thông tin lớp học phần
Yêu cầu xử lý
Chương trình đào tạo
Thông tin phản hồi
Thời khóa biểu
T h ô n g t i n l ớ p h ọ c p h ầ n
T h ô n g t i n l ớ p c h í n h q u y
T h ô n g t i n h ọ c p h ầ n
T h ô n g t i n g i ả n g v i ê n
T h ờ i k h ó a b i ể u g i ả n g d ạ y
- 74 -
Thông tin cá nhân
Người học
Thông tin yêu cầu
GIANGVIEN
Thông tin tài khoản
Thông tin học phần/ lớp học phần
Dữ liệu giảng viên
Danh sách môn đăng kí
Thông tin cá nhân Thông tin tài khoản
1.0 Quản lý thông tin cá nhân
Thời khóa biểu
3.0 Tra cứu thông tin học phần
Dữ liệu người học
2.0 Đăng kí tín chỉ
Thông tin cá nhân
Dữ liệu Người học lớp học phần
Dữ liệu lớp học phần Dữ liệu học phần
LOPHOCPHAN
HOCPHAN
GIANGVIEN
NGUOIHOC
Giảng viên
Thông tin Ngành/ Chuyên ngành
NGUOIHOC
Chương trình đào tạo
Dữ liệu giảng viên
.
KHUNGCHUONG TRINH
Dữ liệu người học
5.0 Quản lý lớp học phần
HOCPHAN
4.0 Tra cứu thông tin đào tạo
6.0 Quản lý người học/ Giảng viên
Thông tin Ngành/ Chuyên ngành
Thông tin Điều chỉnh Lớp học phần
Thông tin chương trình đào tạo
Danh sách SV/GV
Thời gian đăng kí
NGANH
LOPHOCPHAN
Dữ liệu học phần
Danh sách điều chỉnh
Cán bộ quản lý
Danh sách văn bản
Người học
Dữ liệu ngành
CHUYENNGAN H
Tài liệu
Danh sách đăng kí
Thông tin chương trình đào tạo
Thông tin về Học phần
Thông tin thay đổi
Dữ liệu Chuyên ngành
8.0 Quản lý đăng kí
9.0 Quản lý văn bản
7.0 Quản lý chương trình đào tạo
Dữ liệu chương trình Đào tạo
Thông tin ngành
LOPHOCPHAN
Cán bộ quản lý
KHUNGCHUONGTRINH
Thông tin Chuyên ngành
* Sơ đồ luồng dữ liệu DFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ:
- 75 -
* Thiết kế cơ sở dữ liệu:
Qua phân tích bài toán cũng như các sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu,
có thể xác định các tập thực thể và các mối quan hệ giữa các tập thực thể trong chức
năng Quản lý đăng ký tín chỉ. Tiến hành chuẩn hóa các tập thực thể và các mối quan
hệ giữa chúng, tác giả thu được các bảng dữ liệu như sau:
- Bảng Ngành học
Tên bảng: NGANHHOC
Mục đích: lưu trữ thông tin về ngành học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaNganh nvarchar 32 Mã ngành đào tạo
TenNganh nvarchar 64 Tên ngành đào tạo
MaKhoa nvarchar 32 Mã khoa đảm nhận ngành đào tạo
- Bảng Bộ môn
Tên bảng: BOMON
Mục đích: lưu trữ thông tin bộ môn của trường
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaBoMon nvarchar 32 Mã bộ môn
TenBoMon nvarchar 64 Tên bộ môn
MaKhoa nvarchar 32 Mã khoa
- Bảng Chuyên ngành
Tên bảng: CHUYENNGANH
Mục đích: lưu trữ thông tin về chuyên ngành đào tạo
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaChuyenNganh nvarchar Mã chuyên ngành đào tạo 32
TenChuyenNganh nvarchar Tên chuyên ngành đào tạo 64
MaNganh nvarchar Mã ngành 32
SoTinChiToiThieu int Số tín chỉ tối thiểu 4
SoTinChiBatBuoc int Số tín chỉ bắt buộc 4
- 76 -
- Bảng Khối kiến thức
Tên bảng: KHOIKIENTHUC
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về khối kiến thức liên quan đến chuyên
ngành đào tạo
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaKhoiKienThuc nvarchar Mã khối kiến thức 32
TenKhoiKienThuc nvarchar Tên khối kiến thức 64
SoTinChiBatBuoc int Số tín chỉ bắt buộc với khối kiến 4
thức
MaChuyenNganh nvarchar 32 Mã chuyên ngành đào tạo
- Bảng Khung chương trình
Tên bảng: KHUNGCHUONGTRINH
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về khung chương trình gắn với khối kiến
thức liên quan đến chuyên ngành đào tạo
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaKhungChuongTrinh int Mã khung chương trình 4
MaKhoiKienThuc nvarchar Mã khối kiến thức 32
MaHocPhan nvarchar Mã học phần 32
HocKy int Học kỳ giảng dạy 4
BatBuoc int Bắt buộc 4
MaKhoaHoc nvarchar Mã khóa học 32
- Bảng Học phần
Tên bảng: HOCPHAN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về học phần
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaHocPhan nvarchar Mã học phần 32
TenHocPhan nvarchar Tên học phần 64
SoTinChi int Số tín chỉ 4
- 77 -
SoTietLyThuyet int Số tiết lý thuyết 4
SoTietThucHanh int Số tiết thực hành 4
HeSoChuyenCan real Hệ số điểm chuyên cần 4
HeSoQuaTrinh real Hệ số điểm quá trình 4
HeSoThi real Hệ số điểm thi 4
- Bảng Điều kiện học phần
Tên bảng: DIEUKIENHOCPHAN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về học phần điều kiện tiên quyết
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaHocPhan nvarchar Mã học phần 32
MaHocPhanDieuKien nvarchar Mã học phần điều kiện 32
- Bảng Lớp học phần
Tên bảng: LOPHOCPHAN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về lớp học phần được mở
Kích Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thước
int 4 Mã lớp học phần MaLopHocPhan
128 Tên lớp học phần nvarchar TenLopHocPhan
nvarchar MaHocPhan Mã học phần 32
NamHoc int Năm học 4
MaGiangVien nvarchar Mã giảng viên 32
TrangThai int Trạng thái lớp học phần 4
SoSinhVienToiDa int Số sinh viên tối đa 4
HocKy int Học kỳ 4
HeSoChuyenCan real Hệ số điểm chuyên cần 4
HeSoQuaTrinh real Hệ số điểm quá trình 4
HeSoThi real Hệ số điểm thi 4
- Bảng Điều kiện đăng ký
- 78 -
Tên bảng: DIEUKIENDANGKY
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về điều kiện đăng ký học phần
Kích Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu thước
MaDieuKienDangKy Mã điều kiện đăng ký int 4
MaLopHocPhan int Mã lớp học phần 4
MaNganh nvarchar Mã ngành 32
MaChuyenNganh nvarchar Mã chuyên ngành 32
MaKhoaHoc nvarchar Mã khóa học 32
NgayBatDau datetime Ngày bắt đầu 8
NgayKetThuc datetime Ngày kết thúc 8
- Bảng Thời gian học phần
Tên bảng: THOIGIANHOCPHAN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về thời gian diễn ra học phần
Kích Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thước
MaThoiGianHocPhan int Mã thời gian học phần 4
MaLopHocPhan int Mã lớp học phần 4
MaPhongHoc nvarchar 32 Mã phòng học
Thu int Thứ ngày trong tuần 4
TietBatDau int Tiết bắt đầu 4
TietKetThuc int Tiết kết thúc 4
ThoiGianBatDau datetime Thời gian bắt đầu 8
ThoiGianKetThuc datetime Thời gian kết thúc 8
- Bảng Lớp học phần đăng ký
Tên bảng: LOPHOCPHANDANGKY
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về học phần đã đăng ký của người học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
- 79 -
MaSinhVien nvarchar 32 Mã sinh viên
MaLopHocPhan Mã lớp học phần int 4
DiemChuyenCan Điểm chuyên cần real 4
DiemQuaTrinh Điểm quá trình real 4
DiemThiMot Điểm thi lần một real 4
DiemThiHai Điểm thi lần hai real 4
32 MaGiangVienChamThiMot nvarchar Mã GV chấm thi lần một
32 MaGiangVienChamThiHai nvarchar Mã GV chấm thi lần hai
int 4 SoBaoDanhMot Số báo danh thi lần một
int 4 SoBaoDanhHai Số báo danh thi lần hai
int 4 TinhVaoKetQuaHocTap Tính vào kết quả học tập
8 NgayDangKy datetime Ngày đăng ký học phần
- Bảng Thời gian đăng ký
Tên bảng: THOIGIANDANGKY
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về thời gian đăng ký học phần
Kích Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thước
MaThoiGianDangKi int Mã thời gian đăng ký 4
ThoiGianBatDau datetime Thời gian bắt đầu đăng ký 8
ThoiGianKetThuc datetime Thời gian kết thúc đăng ký 8
DotDangKy int Đợt đăng ký 4
- Bảng Khóa học
Tên bảng: KHOAHOC
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về khóa học
Kích Diễn giải Thuộc tính Kiểu dữ liệu thước
MaKhoaHoc nvarchar 32 Mã khóa học
TenKhoaHoc nvarchar 64 Tên khóa học
- 80 -
NamBatDau int 4 Năm bắt đầu
NamKetThuc int 4 Năm kết thúc
Ngoài ra còn có các bảng dữ liệu khác như: KHOA, SINHVIEN,
PHONGHOC đã giới thiệu ở các phụ lục trước.
Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ
được thể hiện trong lược đồ dữ liệu quan hệ dưới đây:
- 81 -
publicpartialclassFormMain : DevExpress.XtraEditors.XtraForm
* Thiết kế mã nguồn:
- 82 -
{ HocPhanBLL hpbll = newHocPhanBLL(); LopHocPhan_BLL lhpbll = newLopHocPhan_BLL(); KhoaHoc_BLL khbll = newKhoaHoc_BLL(); NganhHoc_BLL nhbll = newNganhHoc_BLL(); ChuyenNganh_BLL cnbll = newChuyenNganh_BLL(); public FormMain() { InitializeComponent(); } privatevoid Form1_Load(object sender, EventArgs e) { xTPQuanLy.Visible = false; } privatevoid butDanhSachHocPhan_ItemClick(object sender, DevExpress.XtraBars.ItemClickEventArgs e) { xTPQuanLy.Visible = true; xTPHocPhan.PageVisible = true; xTPQuanLy.TabPages.Add(xTPHocPhan); gcHocPhan.DataSource = hpbll.DanhSachHocPhan(); xTPQuanLy.SelectedTabPage = xTPHocPhan; } privatevoid barButtonItem3_ItemClick(object sender, DevExpress.XtraBars.ItemClickEventArgs e) { DataTable dt = lhpbll.DanhSachLopHocPhan(); int[] list = newint[10000]; int k = 0; for (int i = 0; i < dt.Rows.Count-1; i++) { DataRow dr= dt.Rows[i]; DataRow dr1 = dt.Rows[i+1]; if (dr[0].ToString() == dr1[0].ToString()) { dr1[3] = dr[3] + "\n" + dr1[3]; list[k] = i + 1; k++; } } for (int j = 0; j < list.Length; j++) { if(list[j] >0) dt.Rows.Remove(dt.Rows[j]); } xTPQuanLy.Visible = true; xTPLopHocPhan.PageVisible = true; xTPQuanLy.TabPages.Add(xTPLopHocPhan); gcLopHocPhan.DataSource = dt; xTPQuanLy.SelectedTabPage = xTPLopHocPhan; } privatevoid barButtonItem5_ItemClick(object sender, DevExpress.XtraBars.ItemClickEventArgs e) {
- 83 -
xTPQuanLy.Visible = true; xTPThoiGianDangKi.PageVisible = true; xTPQuanLy.TabPages.Add(xTPThoiGianDangKi); DataTable dt = newDataTable(); dt = lhpbll.DanhSachLopHocPhan(); int[] list = newint[10000]; int k = 0; for (int i = 0; i < dt.Rows.Count - 1; i++) { DataRow dr = dt.Rows[i]; DataRow dr1 = dt.Rows[i + 1]; if (dr[0].ToString() == dr1[0].ToString()) { dr1[3] = dr[3] + "\n" + dr1[3]; list[k] = i + 1; k++; } } for (int j = 0; j < list.Length; j++) { if (list[j] > 0) dt.Rows.Remove(dt.Rows[j]); } gcThoiGianDangKi.DataSource = dt; xTPQuanLy.SelectedTabPage = xTPThoiGianDangKi; dateBatDau.Properties.VistaDisplayMode = DefaultBoolean.True; dateBatDau.Properties.VistaEditTime = DefaultBoolean.True; dateKetThuc.Properties.VistaDisplayMode = DefaultBoolean.True; dateKetThuc.Properties.VistaEditTime = DefaultBoolean.True; lkuKhoaHocTGDK.Properties.DataSource = khbll.DanhSachKhoaHoc(); lkuKhoaHocTGDK.Properties.ValueMember = "MaKhoaHoc"; lkuKhoaHocTGDK.Properties.DisplayMember = "TenKhoaHoc"; lkuNganhHocTGDK.Properties.DataSource = nhbll.DanhSachNganhHoc(); lkuNganhHocTGDK.Properties.ValueMember = "MaNganh"; lkuNganhHocTGDK.Properties.DisplayMember = "TenNganh"; try { lkuChuyenNganhTGDK.Properties.DataSource = cnbll.DanhSachChuyenNganh(lkuNganhHocTGDK.EditValue.ToString()); lkuChuyenNganhTGDK.Properties.ValueMember = "MaChuyenNganh"; lkuChuyenNganhTGDK.Properties.DisplayMember = "TenChuyenNganh"; } catch { } } privatevoid btnThoiGianDangKi_Click(object sender, EventArgs e) { for (int i = 0; i < gvThoiGianDangKi.RowCount; i++) { gvThoiGianDangKi.FocusedRowHandle = i; bool IsAbsent = Convert.ToBoolean(gvThoiGianDangKi.GetFocusedRowCellValue("Chon")); if (IsAbsent == true) MessageBox.Show(i.ToString()); } } privatevoid lkuNganhHocTGDK_EditValueChanged(object sender, EventArgs e) { try
- 84 -
{ lkuChuyenNganhTGDK.Properties.DataSource = cnbll.DanhSachChuyenNganh(lkuNganhHocTGDK.EditValue.ToString()); lkuChuyenNganhTGDK.Properties.ValueMember = "MaChuyenNganh"; lkuChuyenNganhTGDK.Properties.DisplayMember = "TenChuyenNganh"; } catch { }
}
privatevoid btnDangNhap_Click(object sender, EventArgs e)
{ k++; if (k > 5) { string mac = GetMacAddress(); newMacAddress_BLL().InsertMac(mac, Dns.GetHostName()); MessageBox.Show("Máy tính này đã bị cấm đăng nhập! Vui lòng liên hệ quản lý để mở khóa !!!"); Application.Exit(); } else if (txtmatkhau.Text == "") { MessageBox.Show("Nhập mật khẩu !"); txtmatkhau.Focus(); } else { dn = newTaiKhoan_DAL().LayNguoiDung(txttendangnhap.Text, TaiKhoan_DAL.Md5Encrypt(txtmatkhau.Text)); if (dn != null) { newTaiKhoan_DAL().GiamSLDN(txttendangnhap.Text.Trim()); if (dn.IdTrangThai == true) { frm.ShowDialog(); string hoten = newTaiKhoan_DAL().LayTenCanBo(dn.MaTaiKhoan); k = 0; } else { MessageBox.Show(String.Format("Email {0} đã bị khóa, vui lòng liên hệ quản lý để mở khóa tài khoản !!!", txttendangnhap.Text)); } } else { int kte = newTaiKhoan_DAL().TimKiemEmail(txttendangnhap.Text.Trim()); if (kte > 0) { if (newTaiKhoan_DAL().TimKiemSLDN(txttendangnhap.Text.Trim()) > 0) { MessageBox.Show(String.Format("Email {0} đã bị khóa, vui lòng liên hệ quản lý để mở khóa tài khoản !!!", txttendangnhap.Text)); newTaiKhoan_DAL().KhoaTK(txttendangnhap.Text.Trim()); Application.Exit(); } else
- 85 -
{ newTaiKhoan_DAL().TangSLDN(txttendangnhap.Text.Trim()); MessageBox.Show("Đăng nhập thất bại !"); txtmatkhau.Focus(); } } else { MessageBox.Show("Đăng nhập thất bại !"); txttendangnhap.Focus(); } } } }
}
- 86 -
* Sơ đồ ngữ cảnh của chức năng Quản lý điểm:
K ế t
Y ê u
B ả n g
T h ô n g
T h ô n g
q u ả
c ầ u
T h ô n g
T h ô n g
t i n
t i n
y ê u
đ i ể m
t i n
s ử a
t i n
l ớ p
c ầ u
l ớ p
c h u y ê n
g i ả n g
h ọ c
s ử a
h ọ c
v i ê n
n g ư ờ i h ọ c
p h ầ n
n g à n h
p h ầ n
đ i ể m
đ i ể m h ọ c p h ầ n
Yêu cầu điều chỉnh điểm rèn luyện Yêu cầu thống kê kết quả học tập
Kết quả học tập cá nhân
Thông tin lớp học phần Yêu cầu phúc khảo Thông tin học kỳ
Kết quả học tập cá nhân
Kết quả học tập tập thể Thông tin lớp truyền thống
Kết quả yêu cầu phúc khảo
- 87 -
Điểm học phần
Giảng viên
Yêu cầu xử lý
Yêu cầu xử lý
Giảng viên phụ trách môn học
Giảng viên cố vấn học tập
Thông tin giảng viên
Kết quả xử lý
Thông tin phản hồi
Điểm học phần
Kết quả xử lý
Yêu cầu xử lý
Danh sách lớp học phần
4.0. Tính điểm trung bình
Thông tin điểm học phần
1.0. Quản lý điểm học phần
Điểm rèn luyện
Người học
Sinh viên
Yêu cầu xử lý
Thông tin phản hồi
Yêu cầu xử lý
Kết quả xử lý
Thông tin sửa điểm học phần
Dữ liệu yêu cầu sửa điểm rèn luyện
* Sơ đồ luồng dữ liệu DFD của chức năng Quản lý điểm:
Kết quả phúc khảo
Yêu cầu xử lýThông tin
Thông tin đăng ký lớp học phần
phản hồi
Thông báo thi lại, học lại
Yêu cầu xử lý
Danh sách thi lại, học lại
5.0. Quản lý thi lại, học lại
2.0. Quản lý điểm rèn luyện
Yêu cầu xử lý
Thông tin phản hồi
Dữ liệu yêu cầu sửa điểm học phần
Yêu cầu xử lý
Kết quả xử lý
Thông tin lớp học phần
Điểm thi lại, học lại
Yêu cầu xử lý
Điểm rèn luyện Thông tin phản hồi
Giảng viên phụ trách môn học
Điểm phúc khảo
Giảng viên cố vấn học tập
Dữ liệu lớp học phần
Thông tin sinh viên
Yêu cầu xử lý
Thông tin học phần
Đơn phúc khảo
Thông tin đăng ký
Yêu cầu xử lý
6.0. Quản lý phúc khảo
3.0. Quản lý điểm thi
Danh sách phúc khảo
Dữ liệu đăng ký lớp học phần
Kết quả xử lý
Thông tin học phần
Yêu cầu xử lý
Thông tin yêu cầu xử lý
Cán bộ Phòng Đào tạo
Cán bộ Phòng Đào tạo
Dữ liệu học phần
Thông tin phúc khảo
Kết quả xử lý
Thông tin người học
Yêu cầu đã được xử lý Thông tin người học
Người học
Thông tin phản hồi
- 88 -
* Thiết kế cơ sở dữ liệu:
Tiến hành chuẩn hóa các tập thực thể và các mối quan hệ của chức năng
Quản lý điểm, tác giả thu được các bảng dữ liệu như sau:
- Bảng Lớp truyền thống
Tên bảng: LOPTRUYENTHONG
Mục đích: lưu trữ thông tin về lớp truyền thống
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaLopTruyenThong nvarchar(32) Mã lớp truyền thống 32
TenLopTruyenThong nvarchar(64) Tên lớp truyền thống 64
MaChuyenNganh nvarchar(32) Mã chuyên ngành lớp truyền 32
thống
MaNganh nvarchar(32) Mã ngành lớp truyền thống 32
MaKhoaHoc nvarchar(32) Mã khóa học 32
MaLopTruong nvarchar(32) Mã người học là lớp trưởng 32
MaLopPho nvarchar(32) Mã người học là lớp phó 32
MaBiThu nvarchar(32) Mã người học là bí thư 32
MaPhoBiThu nvarchar(32) Mã người học là phó bí thư 32
MaGiangVien nvarchar(32) Mã giảng viên phụ trách lớp học 32
- Bảng Sinh viên thuộc lớp truyền thống
Tên bảng: SINHVIENLOPTRUYENTHONG
Mục đích: lưu trữ thông tin về sinh viên thuộc các lớp truyền thống
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaSinhVien nvarchar Mã người học 32
MaLopTruyenThong nvarchar Mã lớp truyền thống 32
ThoiGianBatDau datetime Thời gian bắt đầu 8
- Bảng Yêu cầu phúc khảo
Tên bảng: YEUCAUPHUCKHAO
- 89 -
Mục đích: lưu trữ thông tin về yêu cầu phúc khảo của sinh viên
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaYeuCauPhucKhao int Mã yêu cầu phúc khảo 4
MaSinhVien nvarchar Mã người học 32
MaGiangVien nvarchar Mã giảng viên 32
DiemCu real Điểm cũ 4
DiemMoi real Điểm mới 4
GhiChu nvarchar max Ghi chú
MaLopHocPhan int Mã lớp học phần 4
MaCanBoDaoTao nvarchar Mã cán bộ đào tạo 32
DotThi int Đợt thi 4
TrangThai int Trạng thái xử lý 4
NgayXuLiYeuCau datetime Ngày xử lý yêu cầu phúc khảo 8
NgayGuiYeuCau datetime Ngày gửi yêu cầu phúc khảo 8
- Bảng Yêu cầu sửa điểm học phần
Tên bảng: YEUCAUSUADIEMHOCPHAN
Mục đích: lưu trữ thông tin về yêu cầu sửa điểm học phần của sinh viên
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaYeuCauSuaDiemHocPhan int Mã yêu cầu sửa điểm 4
MaSinhVien nvarchar 32 Mã người học
MaCanBoDaoTao nvarchar 32 Mã cán bộ đào tạo
MaLopHocPhan int 4 Mã lớp học phần
LyDo nvarchar max Lý do yêu cầu sửa điểm
DiemChuyenCanCu real 4 Điểm chuyên cần cũ
DiemChuyenCanMoi real 4 Điểm chuyên cần mới
DiemQuaTrinhCu real 4 Điểm quá trình cũ
DiemQuaTrinhMoi real 4 Điểm quá trình mới
- 90 -
TrangThai int 4 Trạng thái xử lý
NgayXuLiYeuCau datetime 8 Ngày xử lý yêu cầu
NgayGuiYeuCau datetime 8 Ngày gửi yêu cầu
- Bảng Yêu cầu điều chỉnh điểm rèn luyện
Tên bảng: YEUCAUDIEUCHINHDIEMRENLUYEN
Mục đích: lưu trữ thông tin chi tiết về yêu cầu điều chỉnh điểm rèn luyện của
người học
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
Mã yêu cầu sửa điểm rèn MaYeuCauSuaDiemRenLuyen int 4
luyện của người học
MaSinhVien nvarchar 32 Mã người học
nvarchar max Lý do điều chỉnh điểm LyDo
Điểm cũ real 4 DiemCu
Điểm mới real 4 DiemMoi
Học kỳ int 4 HocKy
Năm học int 4 MaNamHoc
Mã cán bộ đào tạo nvarchar 32 MaCanBoDaoTao
Mã cán bộ nhập điểm nvarchar 32 MaCanBoNhapDiem
Trạng thái xử lý int 4 TrangThai
Ngày xử lý yêu cầu datetime 8 NgayXuLiYeuCau
Ngày gửi yêu cầu datetime 8 NgayGuiYeuCau
- Bảng Cán bộ đào tạo
Tên bảng: CANBODAOTAO
Mục đích: lưu trữ thông tin của cán bộ thuộc phòng Đào tạo xử lý các quy
trình nghiệp vụ liên quan đến chức năng Quản lý điểm
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaCanBoDaoTao nvarchar 32 Mã cán bộ đào tạo
- 91 -
nvarchar 64 Tên cán bộ đào tạo TenCanBoDaoTao
- 92 -
Một số bảng dữ liệu khác đã trình bày ở các phụ lục trước. Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu của chức năng Quản lý
điểm được thể hiện trong lược đồ dữ liệu quan hệ dưới đây:
MaHocPhan
MaYeuCauSuaDiemHocPhan
MaSinhVien
MaLo pHo cPhan
MaLo pTruyenTho ng
TenHocPhan
MaCanBoDaoTao
MaSinhVien
MaLopHo cPhan
TenLo pHo cPhan
TenLopTruyenTho ng
SoTinChi
TenCanBoDaoTao
MaCanBoDao Tao
DiemChuyenCan
MaHo cPhan
MaChuyenNganh
SoTietLyThuyet
MaLo pHo cPhan
DiemQuaTrinh
NamHo c
MaNganh
SoTietThucHanh
LyDo
DiemThiMo t
MaGiangVien
MaKhoaHo c
HeSoChuyenCan
MaSinhVien
DiemChuyenCanCu
DiemThiHai
TrangThai
MaLo pTruo ng
HeSoQuaTrinh
Anh
DiemChuyenCanMo i
MaGiangVienChamThiMo t
So SinhVienTo iDa
MaLo pPho
HeSoThi
Ho VaDem
DiemQuaTrinhCu
MaGiangVienChamThiHai
HocKy
MaBiThu
Ten
DiemQuaTrinhMo i
So Bao DanhMo t
HeSo ChuyenCan
MaPhoBiThu
Gio iTinh
TrangThai
So Bao DanhHai
HeSo QuaTrinh
MaGiangVien
Ng aySinh
MaSinhVien
NgayXuLiYeuCau
TinhVao KetQuaHo cTap
HeSo Thi
No iSinh
MaNganh
NgayGuiYeuCau
NgayDangKy
Ho Khau
MaChuyenNganh
DiaChiThuo ng Tru
TinhTrang
DiaChiTamTru
MaKhoaHoc
MaSinhVien
DanTo c
MaChuyenNganh
MaLopTruyenThong
To nGiao
TenChuyenNganh
ThoiGianBatDau
So DienTho ai
MaNganh
MaYeuCauSuaDiemRenLuyen
KhuVuc
MaYeuCauPhucKhao
SoTinChiToiThieu
MaSinhVien
Do iTuo ng
MaSinhVien
SoTinChiBatBuoc
LyDo
NhomUuTien
MaGiangVien
MaGiangVien
DiemCu
NamTuyenSinh
DiemCu
DiemMo i
TenGiangVien
MaNganh
Ng anhThiTuyen
DiemMo i
HocKy
MaKhoa
TenNganh
Kho iDuThi
GhiChu
MaNamHo c
Mo nMo t
MaKhoa
MaLopHo cPhan
MaCanBo Dao Tao
Mo nHai
MaCanBo Dao Tao
MaCanBo NhapDiem
Mo nBa
Do tThi
MaNamHoc
MaKhoaHoc
TrangThai
DiemMo nMo t
TrangThai
TenNamHoc
TenKhoaHoc
NgayXuLiYeuCau
DiemMo nHai
NgayXuLiYeuCau
NamBatDau
NamBatDau
NgayGuiYeuCau
DiemMo nBa
NgayGuiYeuCau
NamKetThuc
NamKetThuc
- 93 -
publicclassYeuCauSuaDiemHocPhanController : Controller
{
//
// GET: /YeuCauSuaDiemHocPhan/
privateDataContext db = newDataContext();
[Authorize(Roles = "YCSUADIEMHOCPHAN_XEM")]
publicActionResult DanhSach(string p = null, string hk = null, string masv = null,
string manh = null, string mahp = null, string magv = null, string tt = null, string
sort = null, string order = null)
{
// Message
if (Session["success"] != null)
{
ViewBag.success = Session["success"] asString;
Session["success"] = null;
}
if (Session["errorWarning"] != null)
{
ViewBag.errorWarning = Session["errorWarning"];
Session["errorWarning"] = null;
}
// Paging params
int page;
int limit = 20;
if ((p == null) || (!int.TryParse(p, out page)) || page < 1)
{
page = 1;
}
// Url
string url = Url.Action("DanhSach", "YeuCauSuaDiemHocPhan");
url += "?p={0}";
// Data
IQueryable
* Thiết kế mã nguồn:
- 94 -
if (magv != null) { data = data.Where(t => t.LopHocPhan.MaGiangVien == magv); url += "&magv=" + magv; } int trangthai; if (tt != null&&int.TryParse(tt, out trangthai)) { data = data.Where(t => t.TrangThai == trangthai); url += "&tt=" + trangthai; } int hocky; if (hk != null&&int.TryParse(hk, out hocky)) { data = data.Where(t => t.LopHocPhan.HocKy == hocky); url += "&hk=" + hocky; } int manamhoc; if (manh != null&&int.TryParse(manh, out manamhoc)) { data = data.Where(t => t.LopHocPhan.MaNamHoc == manamhoc); url += "&manh=" + manamhoc; } // Sort & Order ViewBag.sort = sort; switch (sort) { case"malhp": if (order != null&& order == "desc") { data = data.OrderByDescending(t => t.MaLopHocPhan); ViewBag.order = "desc"; } else { data = data.OrderBy(t => t.MaLopHocPhan); ViewBag.order = "asc"; } break; case"tenhp": if (order != null&& order == "desc") { data = data.OrderByDescending(t => t.LopHocPhan.HocPhan.TenHocPhan); ViewBag.order = "desc"; } else { data = data.OrderBy(t => t.LopHocPhan.HocPhan.TenHocPhan); ViewBag.order = "asc"; } break; case"tengv": if (order != null&& order == "desc")
- 95 -
{ data = data.OrderByDescending(t => t.LopHocPhan.GiangVien.TenGiangVien); ViewBag.order = "desc"; } else { data = data.OrderBy(t => t.LopHocPhan.GiangVien.TenGiangVien); ViewBag.order = "asc"; } break; case"tt": if (order != null&& order == "desc") { data = data.OrderByDescending(t => t.TrangThai); ViewBag.order = "desc"; } else { data = data.OrderBy(t => t.TrangThai); ViewBag.order = "asc"; } break; case"nggui": if (order != null&& order == "desc") { data = data.OrderByDescending(t => t.NgayGuiYeuCau); ViewBag.order = "desc"; } else { data = data.OrderBy(t => t.NgayGuiYeuCau); ViewBag.order = "asc"; } break; case"masv": if (order != null&& order == "desc") { data = data.OrderByDescending(t => t.MaSinhVien); ViewBag.order = "desc"; } else { data = data.OrderBy(t => t.MaSinhVien); ViewBag.order = "asc"; } break; default: data = data.OrderByDescending(t => t.NgayGuiYeuCau); break; } // Paging ViewBag.maxBtnShow = 3; int total = data.Count(); if (((page - 1) * limit) > total) page = 1; int last = total / limit + 1;
- 96 -
ViewBag.url = url; ViewBag.pagination = total > limit; ViewBag.total = total; ViewBag.current = page; ViewBag.last = last; ViewBag.from = (page - 1) * limit + 1; ViewBag.to = page * limit; if (page == last) ViewBag.to = total; return View(data.Skip((page - 1) * limit).Take(limit).ToList()); } [Authorize(Roles = "YCSUADIEMHOCPHAN_GUI")] publicActionResult Gui(string masv = null, string malhp = null) { TaiKhoan taikhoan = Session["TAIKHOAN"] asTaiKhoan; if (taikhoan == null || taikhoan.MaNhomTaiKhoan != 3) { return RedirectToAction("DangNhap", "TaiKhoan"); } string masinhvien = masv; int malophocphan; if (masinhvien != null&&int.TryParse(malhp, out malophocphan)) { LopHocPhanDangKy lophocphandangky = db.LopHocPhanDangKy.Where(p => p.MaSinhVien == masinhvien && p.MaLopHocPhan == malophocphan).FirstOrDefault(); if (taikhoan.MaTaiKhoan != lophocphandangky.LopHocPhan.MaGiangVien) { return RedirectToAction("DangNhap", "TaiKhoan"); } if (lophocphandangky.LopHocPhan.MaGiangVien != taikhoan.MaTaiKhoan) { return RedirectToAction("DangNhap", "TaiKhoan"); } if (lophocphandangky != null) { return View(lophocphandangky); } } return RedirectToAction("_404", "Error"); }
- 97 -
