Luận văn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội

Chia sẻ: Thuytienvang_1 Thuytienvang_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

98
lượt xem 24
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay song song với quá trình phát triển khoa học công nghệ và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò qua n trọng,nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ vớ i những bước tiến nhảy vọt.Việc áp dụng các công nghệ khoa học k ỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội

Luận văn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 1
L ời nói đầu. N gày nay song song v ới quá tr ình phát tri ển khoa học công nghệ v à k ỹ thuật th ì ngành khoa h ọc tính toán đ ã đ óng vai tr ò qua n t r ọng,nó đ ã đ ạt đ ư ợc những th ành t ựu khoa học kỹ thuật rực rỡ vớ i n h ững b ư ớc tiến nhảy vọt.Việc áp dụng các công nghệ khoa học k ỹ t hu ật v ào l ĩnh vực đời sống của con ng ư ời ng ày càng tăng và không n g ừng can thiệp v ào h ầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ t hông ti n là m ột trong những ng ành khoa h ọc đó. Đi đôi với sự phát t ri ển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính th ì vi ệc các sả n p h ẩm phần mề m ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc á p d ụng ng ành khoa h ọc n ày. T rên th ế giới cũng nh ư ở V iệ t Nam ,công ngh ệ thông tin đ ã tr ở t hành m ột ng ành công nghi ệp mũi nhọn, nó l à m ột ng ành khoa h ọc k ỹ t hu ật không thể thiếu trong việc áp dụng v ào các ho ạt động x ã h ộ i n hư: Qu ản lý ,kinh tế ,thông tin... ở n ư ớc ta hiện nay ,việc áp dụng vi tính hoá trong v i ệc quản lý tạ i c ác cơ quan,xí nghi ệp đang rất phổ biến v à tr ở n ên c ấp thiết. Nh ưng m ột vấn đề đặt ra trong việc quản lý l à là m th ế n ào đ ể chuẩn hoá cách x ử lý dữ liệu ở các c ơ quan ,xí nghi ệp, bởi tră m xí nghiệp, tră m c ơ q uan là tră m cách x ử lý khác nha u. ở đ ây tôi muốn đề cập tới tầm q uan tr ọng của việc phân tích vấn đề trong quản lý ứng dụng bằng má y t ính . Đó c ũng l à m ột vấn đề c òn nhi ều hạn chế của đội ngũ nhân vi ên t rong vi ệc quản lý tại các c ơ quan,xí nghi ệp của ta. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 2
V ới mong muốn hiểu đ ư ợc tầ m quan tr ọng của việc phân tích thiết k ế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý. Tôi đ ưa r a m ột ph ương pháp phân tích thi ết kế hệ thống trong b ài toán qu ản lý c ông vi ệc m ư ợn trả t ài li ệu cho th ư vi ện tr ư ờng đại học Bách Khoa H à N ội tr ên h ệ quản trị c ơ s ở dữ liệu MICROSOFT SQL SERVER 2000 , đây c ũng chỉ l à m ột ph ương pháp trong nhi ều ph ương pháp, nó có th ể c hưa đư ợc ho àn thi ện nh ưng c ũng phần n ào đ ấy giúp các bạn hiể u đ ư ợc vai tr ò c ủa việc phân tích thiết kế trong b ài toán qu ản lý nói c hung . Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 3
C HƯƠNG I G I ỚI THIỆU ĐỀ T ÀI QU ẢN LÝ TH Ư VI ỆN N ăm 1944 đánh d ấu sự ra đời của chiếc máy tính – t hành t ựu đ áng k ể nhất của con ng ư ời trong thế kỷ 20 – và theo sau nó là nh ững t i ến bộ không ngừng của ng ành Tin h ọc. Ng ày nay, chúng ta có th ể t h ấy máy tí nh có m ặt ở khắp mọi n ơi: trong ngân hàng, trong các siê u t h ị, các sân bay hay các công sở, tr ư ờng học ; mọi lĩnh vực từ quả n l ý, đi ều khiển học, trợ giúp tính toán, đến giải trí. Tuy nhi ên hi ệu q u ả của máy tính chỉ thực sự đ ư ợc khai thác triệt để khi nó đ ư ợc n âng lên t ới mức công nghệ. Công nghệ thông tin l à ngành công n gh ệ mới kết hợp máy tính với những th ành t ựu của ng ành như Đi ệ n t ử viễn thông, Toán học, Công nghệ vật liệu, ngôn ngữ học …Đ ã có n hi ều ý kiến đ ưa ra đ ịnh nghĩa về Công nghệ thông tin v à cá c ch ức n ăng c ủa ng ành này, nhưng c ũng nh ư b ất kỳ ng ành công ngh ệ n ào. C ông ngh ệ thông tin phải đả m bảo một nhiệ m vụ cuối c ùng là ph ục v ụ những mục đích của con ng ư ời, khiến những công việc năng nhọc, k hó khăn nguy hi ểm hay nh àm chán và t ốn nhiều thời gian t r ở n ê n n hanh g ọn, nhẹ nh àng hơn và có đ ộ chính xác cao h ơn. Q u ản lý một công việc quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ m ột tổ chức hay cộng đồng n ào, trư ớc kia việc quản lý chỉ thực hiệ n b ằng sổ sách giấy tờ, nh ư v ậy rất tốn công sức v à th ời gian , hơn n ữa h i ệu quả công việc lại không cao, v ì v ậy việc đ ưa tin h ọc v ào qu ản lý l à r ất cần thiết v à đáng quan tâ m. Ngày nay các bài toán qu ản lý nh ư Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 4
q u ản lý nhân sự, quản lý h àng hoá, qu ản lý công văn… đ ã là m ột m ảng đề t ài quen thu ộc, các công cụ trợ giúp q u ản lý gồ m ngôn ngữ l ập tr ình và h ệ quản trị c ơ s ở dữ liệu từ cổ điển nh ư Foxpro, dBASE đ ến các công cụ phổ biến hiện nay nh ư SQL Server , Visual Basic h ay th ậ m chí l à Excell đ ều đ ã đ ư ợc xem xét sử dụng tuỳ theo phạm vi b ài toán và đi ều kiện cho phép. C ông tác qu ản lý th ư vi ện, xuất phát t ừ nhiều th ành ph ần v à có nhi ều thông tin cần quản lý thực sự l à m ột k h ối công việc lớn cần trợ giúp của máy tính. Đề t ài qu ản lý th ư vi ệ n k hông ph ải l à m ột vấn đề mới, từ tr ư ớc tới nay đ ã có nhi ều ch ương t rình máy tín h tr ợ giúp quản lý. Các ch ương tr ình đ ang đư ợc sử dụng t rên th ực tế mới chỉ giải quyết đ ư ợc những khối công việc ri êng r ẽ n hư qu ản lý nhân sự, quản lý vật t ư,… tuy đ ã gi ả m đ ư ợc rất nhiề u t hao tác th ủ công, tăng c ư ờng tính hiệu quả cho bộ máy quản lý n hưng v ẫn c òn m ột khoảng trống khá lớn trong nhiệ m vụ quản lý , v à c ác giao ti ếp giữa chúng vẫn l à các hình th ức thủ công nh ư gi ấy tờ, c ông văn, tài li ệu… đ ư ợc chuyển giao cũng rất thủ công. V ì v ậ y t rong đ ồ án n ày em mu ốn đ ưa ra m ột cách tiếp cận v à gi ải quyết v ấ n đ ề n ày v ới mục ti êu t ự động hoá các công việc tính toán, xử lý d ữ l i ệu, giảm thiểu nhiệm vụ của con ng ư ời trong hệ thống v à th ống n h ất các chức năng th ành m ột hệ thống thống nhất có tổ chức chặt c h ẽ. Nếu đ ư ợc xây dựng tốt, hệ thống mới với sự hỗ trợ của m ạng m áy tính s ẽ giảm gánh nặng cho ng ư ời quản lý, tăng tính thuận tiệ n c ho ngư ời sử dụng, các luồng thông tin chuyển giao trong hệ thống c h ủ yếu l à dư ới dạng tín hiệu truyền tr ên m ạng máy tính, thông tin g iao ti ếp với ng ư ời sử dụng có thể ở 2 dạng l à hi ể n th ị tr ên màn hìn h v à trên gi ấy tờ. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 5
S ong song v ới tính thuận tiện sử dụng, th ì v ấn đề an to àn thông tin c àng c ần phải đặc biệt chú trọng. Mục ti êu xây d ựng hệ thống n ày là t ri ển khai một hệ thống quản lý to àn di ện tr ên m ạng máy tính, các hoạt đ ộng giao t i ếp hệ thống nh ư truy ền thông tin, xem thông tin hay c huy ển giao thông tin giữa các chức năng xử lý đều thực hiện thông q ua m ạng, v ì th ế mạng phải đảm bảo tính an to àn cao, yêu c ầu n ày ch ỉ đ ư ợc thực hiện tốt khi có đủ điều kiện kỹ thuật v à chuyên môn: m ột m ạng máy tính với máy chủ mạnh, đ ư ờng truyền tốt v à trình đ ộ quản t r ị cao; bản thân những ng ư ời l àm công tác qu ản lý cũng cần có kiế n t h ức nhất định về tin học. Tuy nhi ên v ới một n ư ớc m à đi ều kiện vật c h ất c òn nghèo nàn, trình đ ộ khoa học kỹ thuật ch ưa cao n hư Vi ệt N am, nh ững y êu c ầu tr ên chưa th ể c ùng lúc đáp ứ ng. Ch ương tr ình c ần p hù h ợp với điều kiện hiện thời, đồng thời cho phép nhiều ng ư ời d ùng ở n hững tr ình đ ộ khác nhau có thể sử dụng nó. Mặt khác, hệ thống vớ i t ính công khai càng l ớn, tức l à càng cho p hép nhi ều ng ư ời sử dụng th ì k h ả năng thâ m nhập của những “cracker” – k ẻ phá hoại thông tin – c àng cao; lúc này nhi ệ m vụ của bảo mật thông tin không chỉ đ ơn gi ản n hư trong các h ệ tập trung tr ư ớc đây l à ngăn ch ặn những truy cập bất h ợp pháp v ào m ột máy trun g tâm tính toán và lưu tr ữ dữ liệu m à nó p h ải ngăn không cho thông tin bị sửa đổi trái phép trong khi vẫn đả m b ảo cho những ng ư ời sử dụng khác truy cập một cách thuận tiện nhất. T rong bài này, tôi ch ọn th ư vi ện tr ư ờng đaị học Bách Khoa H à N ội - l à n ơi đan g h ọc tập v à nghiên c ứu để áp dụng cho b ài phân tích và thi ết k ế n ày. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 6
T rung tâ m thư vi ện của đại học Bách Khoa H à N ội h àng ngày v ẫ n p h ải đáp ứng một nhu cầu lớn về đọc v à mư ợn sách của cán bộ v à sinh v iên trong trư ờng .Mỗi ng ày có hàng tră m b ạn đọc đến đ ọc sách v à m ư ợn sách ở th ư vi ện cho n ên yêu c ầu về việc tra cứu sách sao cho n hanh và chính xác đư ợc đặt ra đối với trung tâm th ư vi ện v à đ ối với n h ững nh à qu ản lý. Một nhu cầu đặt ra l à làm th ế n ào đ ể hệ thống q u ản lý th ư vi ện hoạt động có hiệu quả, đáp ứ ng nhu c ầu của bạn đọc n hanh chóng nh ất, dễ d àng nh ất v à x ảy ra ít sự cố nhất . Đ ó là nh ững nhiệ m vụ c ơ b ản trong việc xây dựng hệ thống đ ư ợc đề c ập đến trong đồ án n ày. E m g ửi lời cảm ơ n chân thành t ới thầy h ư ớng dẫn Vũ Th ành Na m g i ảng vi ên Khoa Toán ứ ng dụng - Đ ại học Bách Khoa H à N ội đ ã t ậ n t ình giúp đ ỡ chúng e m ho àn thành bài phân tích thi ết kế n ày. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 7
C HƯƠNG II K H ẢO SÁT V À TÌM HI ỂU VỀ C Ơ C ẤU TỔ CHỨC V À HO ẠT Đ ỘNG CỦA TH Ư VI ỆN 1 - T ổng quát về th ư vi ện N gày nay ở V i êt na m c ũng nh ư trên toàn th ế giớ i thư vi ện đ ư ợc phâ n b ố đến tất cả mọi n ơi trên toàn l ãnh th ổ .D ù là b ất kỳ th ư vi ện n ào thì c ác đ ối t ư ợng không thể thiếu đ ư ợc của mỗi th ư vi ện l à : T ài li ệu . C án b ộ th ư vi ện (thủ th ư). B ạn đọc C ơ s ở vật chất T a đi vào nghiên c ứu từng đối t ư ợng cụ t h ể. 1 .1 V ốn t ài li ệu : Đ ây là y ếu tố không thể thiếu của mỗi th ư vi ện .Vốn t ài li ệu l à tà i s ản quý giá l à s ức mạnh l à ni ềm tự h ào c ủa mỗi th ư vi ện.Vốn t ài li ệ u c àng phong phú thì kh ả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả ng ày càng l ớn.T ài li ệu l à đ ối t ư ợng đ ư ợ c tuyên truy ền trong bạn đọc .Vốn t à i k i ệu của th ư vi ện ng ày càng phong phú và đa d ạng v à đư ợc cập nhật t hư ờng xuy ên. 1 . 2 Cán b ộ th ư vi ện. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 8
C án b ộ th ư vi ện l à c ầu nối giữa t ài li ệu của th ư vi ện v à đ ộc giả,v à là n gư ờ chịu trách nhiệm thống k ê và b ảo quản tất c ả mọi t ài s ản của t hư vi ện .Cán bộ th ư vi ện nhận t ài li ệu v ào thư vi ện ,xuất t ài li ệ u k h ỏi th ư vi ện ,cho độ giả m ư ợn t ài li ệu, nhận t ài li ệu về t ư đ ộc giảv à l iên t ục kiểm tra sắp xếp t ài li ệu của th ư vi ện theo một trật tự nhất đ ịnh.Cán bộ th ư vi ện có mối q uan h ệ mật thiết với bạn đọc cũng nh ư đ ối với các th ành ph ần khác của th ư vi ện ,họ tuy ên truy ền giới thiệ u h ư ớng dẫn ng ư ời đọc nh ưngx tài li ệu ph ù h ợp với độc giả v à t ạo ra n h ững dịch vụ ph ù h ợp với t ài li ệu đó. 1 .3 Ngư ời sử dụng T hư vi ện chỉ trở th ành t hư vi ện khi xuất hiện bạn đọc .Bạn đọc đ ưa t oàn b ộ các mối quan hệ r àng bu ộc nhau .Nói cách khác bạn đọc l à n gư ời trung gian giữa các yếu tố khác của th ư vi ện.Phục vụ bạn đọc l à m ục ti êu cơ b ản của các th ư vi ện .C àng ph ục vụ đ ư ợc nhiều bạ n đ ọc th ì th ư vi ệ n ngày càng c ủng cố đ ư ợc uy tín của m ình,và ngà y c àng kh ẳng định đ ư ợc vai tr ò c ủa m ình đ ối với sự phát triển của x ã h ội. 2 - Ch ức năng của th ư vi ện T rong th ời gian gần đây gắn liền với sự lớn mạnh của ng àng thư v i ện chức năng của th ư viên đư ợc cải thiện m ột cách đáng kế .Tô i x in nêu ra m ột số chức năng c ơ b ản nh ư: C h ức năng Giáo dục. C h ức năng thông tin. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 9
C h ức năng văn hoá. C h ức năng giải trí V ề loại h ình: M ỗi n ơi, m ỗi quốc gia,mỗi địa ph ương tu ỳ theo m à có t ừng loại h ình th ư vi ện khác nhau,v à còn tu ỳ t hu ộc v ào ngành, l ĩnh v ực.V à đ ã th ấy những loại h ình th ư vi ện nh ư: T hư vi ện đa ph ương ti ện. T hư vi ện điện tử T hư vi ện số … T rong th ời gian gần đây ở Việt Na m mạng l ư ới th ư vi ện đ ã đ ư ợc phát t ri ển tr ên kh ắp mọi miền của đất n ư ớc. V i ệc phân biệt về th ư vi ệ n là c ực kỳ phức tạp v ì m ỗi dấu hiệu đều có t h ể đ ưa ra m ột loại h ình th ư vi ện . ở V iệt Nam có những loại h ình th ư vi ện nh ư : * Thư vi ện khoa học T hư vi ện khoa học tổng hợp: gồm th ư v ị ên qu ốc gia,th ư vi ện đa ng ành , thư vi ện các tỉnh th ành ph ố. T hư vi ện các t rư ờng đại học ,th ư vi ện các viện nghi ên c ứu. * Thư vi ện phổ thông :Th ư vi ện công cộng quận ,huyện,thị x ã. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 10
3 - Đ ặc diểm của th ư vi ện: Đ ặc điể m của th ư vi ện phụ thuộc chủ yếu v ào đ ối t ư ợng phục vụ của t hư vi ện V ốn sách của th ư vi ện công cộng bao gồ m mọi ng ành m ọi lĩnh vực. P h ục vụ cho mọi đối t ư ợng Đ ịnh h ư ớng vốn t ài li ệu v à toàn b ộ công việc l ên nhu c ầu của cả v ùng. 4 - Kh ảo sát v à tìm hi ểu nghiệp vụ th ư vi ện tại th ư vi ện tr ư ờng đại h ọc Bách Khoa H à N ội T rong bư ớc đầu của việc phân tích nghiệp vụ tôi tiến h àn h kh ảo sát t ại th ư v ị ên trư ờng đại học Bách Khoa H à N ội T rong quá trình kh ảo sát tôi thu thập đ ư ợc các thông tin về nghiệp vụ v à các quy trình x ử lý nghiệp vụ trong th ư vi ện qua công tác nhập t ài l i ệu v ào thư vi ện,xuất t ài li ệu ra khỏi th ư vi ện,thực hiện t h ủ tục m ư ợn v à tr ả t ài li ệu của độc giả,v à t ất cả nghiệp vụ xảy ra h àng ngày t ại th ư v i ện X ét th ủ tục nhập t ài li ệu v ào thư vi ện T rư ớc hết phải thông qua khâu thống k ê xem lo ại t ài li ệu n ào c ần phải n h ập v ào thư vi ện v à s ố l ư ợng l à bao nhiêu thì phù h ợp T ài li ệu nhập v ào thư vi ện có thể thuộc v ào các d ạng sau: Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 11
T ài li ệu chép tay. S ách ấ n phẩm C ác đ ồ án,công tr ình nghiên c ứu C ác lo ại tạp chí, C ác lo ại t ài li ệu không phảI ấn phẩ m nh ư băng đ ĩa ,các tệp văn bản ,c ơ s ở dữ liệu, đ ư ợc l ưu tr ữ trong các thiết b ị nh ư băng t ừ,đĩa từ ,v à các t hi ết bị l ưu tr ữ thông tin hiện đại khác. K hi có tài li ệu đến th ư vi ện th ì cán b ộ th ư vi ện thực hiện kiểm tra t à i l i ệu nếu t ài li ệu có hoá đ ơn th ì ki ểm tra t ài li ệu theo hoá đ ơn,c ò n t rư ờng hợp không có hoá đ ơn th ì cán b ộ th ư v i ện v à ngư ời giao t ài l i ệu v à nhân viên thư vi ện thực hiện lập bi ên b ản xác nhận t ài li ệ u n h ận .T ài li ệu nhập v ào thư vi ện đ ư ợc phân loại theo một số thể loại n hư: Sách khoa h ọc kỹ thuật,t ài li ệu chính trị,t ài li ệu kinh tế,t ài li ệ u l u ật pháp sách thiếu n hi và đư ợc ghi chép v ào s ổ tổng quát của th ư v i ện c ùng v ới số l ư ợng của mỗi loại cứ sau mỗi l ư ợt nhập hoặc sau m ỗi tháng cán bộ th ư vi ện lại thực hiện việc cập nhật lại sổ sách của t hư vi ện.Với mỗi cuốn sách sau khi đ ươc nh ập v ào thư vi ện tr ư ớc khi đ em đư a ra cho đ ộc giả m ư ợn thi đều đ ư ợc đóng dấu xác nhận của th ư v i ện v à b ổ xung phích tuỳ the ưo v ị trí của mỗi cuốn tr ên giá c ủa th ư v i ện .Cũng với l ư ợng sách đ ã nh ập v ào thư vi ện có thể đ ư ợc phân bổ v ào các phòng khác nhau nh ư ph òng đ ọc ,ph òng nghiên c ứu,ph ò ng m ư ợn…Nếu l à t ạp chí th ì đ ư ợc đặt v ào v ị trí thích hợp d ành cho t ạp c hí. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 12
K hi sách đ ến các ph òng thì t ại các ph òng l ại tiếp tục kiể m tra xe m có t hu ộc loại đăng ký cá biệt không.Nếu có th ì ti ến h ành đăng k ý cá bi ệt c ho tài li ệu.Với mỗi dạng t ài li ệu v ào đ ế n các phòng thì đ ư ợc kiể m tra x e m đ ã có trong th ư vi ện hay ch ưa n ếu ch ưa có th ì ti ến h ành đăng k ý t ài li ệu mới,nếu đ ã có tài li ệu đó th ì đ ăng ký b ổ xung theo phích in , ch ỉnh lý v à mô t ả tóm tắt t ài li ệu . Q uy trình trên đ ư ợc mô tả tóm tăt bằng s ơ đ ồ sau: Tiếp Kiểm tra Vào sổ,đối chiếu hoá Đóng dấu nhận TL hoá đơn đơn hoặc lập biên xác nhận Đăng ký và Vào sổ cá Vào phòng xử lý làm phích biệt Đã có Sao phich,phân Đăng ký bổ xung loại,mô tả Phân loại ,chỉnh lý Chỉnh lý Mô tả Phân vào Đặt giá kho Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 13
T rong quá trình b ổ xung t ài li ệu có những t ài li ệu thuộc các lĩnh vực k hác nhau như : Các lo ại đồ án luận văn ,các công tr ình nghiên c ứu k hoa h ọc ,t ài li ệu có nội dung t ư tư ởng ,có giá trị giáo dục cao ,t à li ệu c ập nhật tin tức h àng ngà y… T rong công tác b ổ xung t ài li ệu v ào thư vi ện cũng có những yếu tố tác đ ộng v ào là m tiêu chí cho vi ệc lựa chọng t ài li ệu nhập v ào thư vi ệ n n hư : C h ế độ chính trị x ã h ội Đ ố i t ư ợng phục vụ Đ ối t ư ợng phục vụ chủ yếu của th ư vi ện (ở đây đối t ư ợ ng ph ục v ụ chủ yếu của th ư vi ện l à cán b ộ ,sinh vi ên trong trư ờng) C ông tác b ổ xung đ ư ợc lập kế hoạch cụ thể để dễ d àng cho cán b ộ n hân viên thư vi ện trong công tác kiểm k ê. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 14
T u ỳ theo từng loại h ình tài li ệu m à k ế hoạch bổ xung khác nhau : Sác h c ó th ể bổ xu ng theo t ừng giai đoạn khác nhau ,nh ưng t ạp chí th ì l ại đ ư ợc bổ xung th ư ờng xuy ên và tu ỳ thuộc v ào th ời gian xuất bản của t ừng loại tạp chí . C án b ộ th ư vi ện th ư ờng xuy ên ki ể m tra t ình tr ạng các loại sách xe m l o ại n ào còn có th ể sử dụng lâu d ài đ ể dễ d àn g trong công tác ph ục vụ b ạn đọc. K hi đ ã đ ư ợc nhập v ào thư vi ện th ì cán b ộ th ư vi ện tiến h ành đăng k ý c á bi ệt cho mỗi t ài li ệu. Đ ăng ký cá bi ệt l à đăng k ý c ụ thể cho từng cuốn sách khi nhập v ào thư v i ện mỗi cuốn sách l à m ột đ ơn v ị tính ri êng b ị êt. S ổ cá b i ệt của mỗ i t hư vi ện l à tài li ệu rất quan trọng dựa v ào s ổ n ày mà ta có th ể biết đ ư ợc nhiều thông tin quan trọng về vốn t ài li ệu của th ư vi ện.: Lich sử h ình thành tài li ệu,t ài li ệu đó đ ư ợc bổ xung v ào th ời gian n ào ,và có t h ể biết đ ư ợc giá chính xác của m ỗi t ài li ệu tạo điều kiện thuận lợi cho v i ệc thanh toán khi bạn đọc l àm m ất t ài li ệu .Nó cũng l à tài li ệu qua n t r ọng trong quá tr ình ki ể m k ê kho sách . S ổ đăng ký cá biệt l à tài li ệu quan trọng n ên c ần đ ư ợc bảo quản cẩn t h ận. K hi tài li ệu đ ã nh ập v ào t hư vi ện th ì đ ư ợc kiể m k ê theo đ ịnh kỳ một m ặt tạo n ên m ột trật tự nhất định trong kho t ài li ệu một mặt có thể bố t rí l ại các giá sách theo đúng trật tự quy định của th ư vi ện . X ét m ối quan hệ giữa độc giả v à thư vi ện Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 15
V ề c ơ b ản mối quan hệ giữa độc giả v à t hư vi ện ta xét đén có những m ối quan hệ c ơ b ản nh ư : M ư ợn t ài li ệu T r ả t ài li ệu M ua tài li ệu X ử lý khi t ài li ệu bi thất lạc k hi đ ến sử dụng t hư vi ện mỗi độc giả phải tiến h ành đăng k ý v ới th ư v i ện v à làm th ể th ư vi ện mỗi thẻ th ư vi ện chỉ d ùng cho m ột độc giả d uy nh ất khi v ào thư vi ện th ì đ ộc giả tr ình th ẻ cho cán bộ th ư vi ệ n k hi mư ợn thẻ th ì cán b ộ th ư vi ện v à ngư ời m ư ợn phải tiến h ành ghi l ại s ố thẻ v à s ố đăng ký cá biệt của t ài li ệu v ào s ổ m ư ợn . B ạn đọc giao tiếp với th ư vi ện qua hai h ình thác c ơ b ản l à :Mư ợn t àI l i ệu v à tr ả t ài li ệu K hi đ ộc giả có nhu cầu m ư ợn t ài li ệu th ì đ ọc giả đ ưa yêu c ầu m ư ợn c ho nhân viên qu ản lý t ài li ệu ,Các y êu c ầu n ày đư ợc chỉnh sửa theo đ úng v ới quy ư ớc của th ư vi ện. Đến đây cán bộ th ư viên th ực hiệ n v i ệc t ìm tài li ệu theo đúng với y êu c ầu của độc giả .Nếu có t ài li ệu t rong thư vi ện th ì ti ến h ành th ủ tục cho m ư ợn t ài li ệu ,nếu t ài li ệu k hông có trong thư v i ện th ì thông báo cho đ ộc giả biết nhu cầu không đ ư ợc đáp ứng. K hi tài li ệu đ ư ợc đem cho m ư ợn th ì cán b ộ th ư vi ện v à đ ộc giả phải t i ến h ành xác nh ận t ình tr ạng t ài li ệu khi m ư ợn. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 16
Q uy trình m ư ợn t ài li ệu trong th ư vi ện đ ư ợc mô tả cụ thể qua s ơ đ ồ s au: Đưa ra yêu cầu Phân loại YC Chuẩn hoá YC Đủ ĐK Có đủ tài liệu Chọn tài liệu Kiểm tra YC theo YC Không Đủ No Yes ĐK Trả lời Trả Thực hiện thủ không đáp lời tục cho mượn không đủ tài Xác nhận tài liệu liệu mượn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 17
K hi trao sách báo ,t ạp chí cho độc giả m ư ợn tại ph òng đ ọc th ì phi ếu y êu c ầu đự ơc k ẹp v ào th ẻ đọc .Thẻ đọc đ ư ợc xếp theo chữ cái để thuận t i ện cho việc trả thẻ cho độc giả khi trả t ài li ệu .Khi t ài li ệu m ư ợn tiếp t ài li ệu tại ph òng đ ọc th ì ph ải trả lại t ài li ệu đ ã m ư ợn H ình th ức cho độc giả m ư ợn t ài li ệu mang t ài li ệu về nh à trong th ời g ian nh ất định để phục vụ công tác tự nghi ên c ứu.Độc giả v à cán b ộ t hư vi ện xác nhận v ào phi ếu m ư ợn t ên tài li ệu,số phích,số l ư ợng t ài l i ệu m ư ợn v à th ời h ạn phải trả. N ếu quá hạn trả t ài li ệu m à đ ộc giả không mang t ài li ệu đến trả lại cho t hư vi ện th ì th ư vi ện tiến h ành g ửi giấy báo đ òi tài li ệu đến độc g i ả.nếu vẫn không trả th ì th ư vi ện thực hiện các h ình th ức ép buộc đ ộc giả phải trả lại t ài li ệu cho th ư vi ện hoặc bồi th ư ờng theo các n guyên t ắc đ ã quy đ ịnh trong quy chế của th ư vi ện .Quy chế của th ư Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 18
v ị ên đư ợc ghi trong nội quy th ư vi ện v à ngay c ả tr ên th ẻ th ư vi ện để b ạn đọc biết r õ và th ực hiện nghi ê m túc. Q uy trình đ ộc giả trả t ài li ệu cho th ư vi ện . K hi đ ã m ư ợn t ài li ệu đến hạn phải trả cho th ư vi ện theo thoả thuận khi m ư ợn đọc giả mang t ài li ệu c ùng hoá đơn (n ếu có ) đến giao cho cá n b ộ th ư vi ện .Khi đó cán bộ th ư vi ện có nhiệm vụ kiể m tra t ài li ệu so v ới giấy bi ên nh ận .Nếu có g ì sai lêch thí cá n b ộ th ư vi ện v à đ ộc giả p h ải tiến h ành thương lư ợng thủ tục đền b ù ho ặc bồi th ư ờng Q uy trình tr ả t ài li ệu Tài liệu mang Kiểm tra tài Xác nhận trả trả liệu TL đủ ĐK Yêu cầu bồi thường, đền do bị Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 19
K hi ph ục vụ bạn đọc tại ph òng m ư ợn th ì cán b ộ th ư vi ện thực hiệ n c h ức năng c ơ b ản l à: G i ới thiệu về t ài li ệu ,thực hiện thủ tục cho m ư ợn t ài li ệu v à nh ạn t à i l i ệu của độc giả trả lại th ư v ị ên khi có gì sai l ệch về tầi liệu th ì ti ến h ành l ập bi ên b ản xử lý có mặt của độc giả. T rư ờng hợp đọc giả l àm m ất t ài li ệu th ì ph ải đền hoặc bồi th ư ờng theo c ác hình th ức nh ư : B ạn đọc mua đúng cuốn s ách đ ã m ất th ì ta ch ỉ việc lấy số đăng ký cũ , ký hi ệu cũ sắp l ên giá c ũ. B ạn đọc đền cuốn sách khác .ở đây bạn đọc v à cán b ộ th ư vi ện phải t i ến h ành thương lư ợng n ên đ ền cuốn g ì có t ương thích vè giá c ả ha y k hông mà còn xét xe m cu ốn sách có thuộc diện bổ x ung c ủa th ư vi ện h ay không .Khi đó ph ải loại bỏ đăng ký của cuốn sách v à đăng k ý cho c u ốn sách mới đền nh ư sách m ới nhập (cấp cho một số đăng ký khác v ới số đăng ký của cuốn sách đ ã m ất) . N ếu bạn đọc bồi th ư ờng bằng tiền th ì th ư vi ện tiến h ành đánh giá c u ốn sách theo giá trị hiện tại v à theo n ội quy th ư vi ện . Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 20