Luận văn Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý hàng hoá tại công

Chia sẻ: Thuytienvang_1 Thuytienvang_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:82

Thêm vào BST

Báo xấu

141
lượt xem 43
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trên thế giới, thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý hàng hoá tại công

Luận văn Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý hàng hoá tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và xây dựng Đức Việt
LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trên thế giới, th ì n ền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm m à đang ngày m ột gần gũi với con người và là một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin. Trước sự chuyển dịch của nền kinh tế thị trường, th ì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh đ ược, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tới của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các khâu của quá trình kinh do anh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, làm sao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi bỏ ra chi phí thấp nhất. Đồng thời các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý theo một quy trình công ngh ệ hiện đại, và có sự quản lý chặt chẽ của con người. Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt h àng trên một thị trường rộng lớn và có tính cạnh tranh cao như Công ty TNHH TM và XD Đức Việt thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiện lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách h àng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của các đ ơn vị và trong việc quản lý kinh doanh của công ty. Sau m ột thời gian thực tập tại bộ phận Kế hoạch hàng hoá của công ty em đã chọn đề tài: ”Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý hàng hoá tại công ty TNHH TM và XD Đức Việt ” với ngôn ngữ để xây dựng phần mềm n ày là:”Visual Basic 6.0”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý h àng hoá của doanh nghiệp để tìm ra những nhược điểm, ưu điểm và qua đó có thể đề xuất những biện pháp, cách quản lý để công tác quản lý hàng hoá của công ty đư ợc hoàn thiện h ơn.Em xin giới thiệu một cách tổng quát về Công ty TNHH TM và XD Đức Việt và tình hình ứng dụng tin học tại công ty qua bản báo cáo này.
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG V Ề CÔNG TY TNHH TM VÀ XD ĐỨC VIỆT I. Những thông tin về Công ty TNHH TM và XD Đ ức Việt 1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH TM và XD Đức Việt là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 8/2001. Trong những năm qua Công ty đã cung cấp một số mặt hàng vật liệu xây d ựng cho các cửa hàng, công trình khu vực Hà nội và một số vùng lân cận . Với lòng nhiệt tình và mong muốn mang đến cho khách h àng sự h ài lòng về những sản phẩm chất l ượng cao và mang tính thẩm m ỹ, Công ty luôn cải tiến và tìm những giải pháp mới để giải quyết các vướng mắc trong hoạt động quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đức Việt tin rằng các tiêu chí đ ể tạo sự tin tưởng nơi khách hàng chính là: sự phục vụ nhiệt tình của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm; áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt; chính sách không ngừng cải tiến và hoàn thiện m ẫu mã sản phẩm. Quan trọng hơn cả, Đức Việt xây d ựng đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu để nắm vững nghiệp vụ và giải pháp về mẫu mã ,chất lượng và giá cả cho từng loại công trình, từ đó thấu hiểu công việc và mong muốn của khách hàng, cùng khách hàng chia sẻ kinh nghiệm để cùng đi tới thành công. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp ch ính cho hệ thống các cửa hàng vật liệu xâ y dựng tại khu vực, Đức Việt cam kết duy trì mối quan hệ h ợp tác lâu dài với khách hàng. Trên nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự th ành công của khách h àng chính là động lực để Đức Việt phát triển và hướng tới. Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm gạch ốp lát, các loại thiết bị sứ vệ sinh và các sản phẩm sen vòi cho các cửa hàng khu vực Hà nội và một số vùng lân cận. Tên công ty Tên tiếng Việt : Công ty TNHH TM và XD Đức Việt Tên tiếng Anh : Duc Viet trading and production Co.,LTD Địa chỉ liên hệ:
- Trụ sở chính: Kho 47 Cát Linh , Đống Đa ,Hà Nội Điện thoại: 844 3736 5236 Fax : Email : ducviet120 @yah oo.com - Chi nhánh : Số 120 Ho àng Quốc Việt , Ba Đình , Hà Nội Điện thoại: 844 38232403 Giấy phép thành lập công ty : Số đăng ký 5234/GF do Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 1 8 tháng 12 năm 2 002 Vốn điều lệ : 1.500.000.000 ( Một tỷ năm trăm triệu đồng ) 2. Quá trình hình thành và phát triển Khi mới thành lập trụ sở chính của Công ty đặt tại kho 47 Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội.L úc n ày công ty ch ỉ cung cấp các mặt hàng chủ yếu cho thị trường khu vực Cát Linh, sau 1 năm hoạt động công ty đã mở rộng thị trường ra các vùng lân cận và mở thêm chi nhánh tại số 120 đường Hoàng Quốc Việt, Ba Đình, Hà Nội Trong kinh doanh, công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách h àng. Do đó hàng hoá của công ty đa dạng về chủng loại, đảm bảo về chất lư ợng với mức giá hợp lý.Khi mới thành lập công ty chỉ kinh doanh trên một thị trư ờng nhỏ, sau một thời gian tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo công ty nhận thấy Hà Nội là một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng đ ã quyết định nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công nhân viên, từng bứơc tiếp cận các khu vực thị trường lân cận. Năm 2007 công ty đ ạt mức doanh thu xấp xỉ 52 tỷ đồng, đến năm 2008 do tình hình biến động chung của nền kinh tế thế giới ảnh hưởng đến nền kinh tế Việt Nam, doanh thu của công ty đã giảm xuống mức 44 tỷ. Đầu năm 2009,ban lãnh đ ạo công ty đã h ọp và đưa ra một số quyết định mới về giá cả và chủng loại sản phẩm hàng hoá, các chương trình khuyến mại nhằm chiếm lĩnh thị trường vật liệu xây dựng.
3. Hoạt động của công ty - Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu :  Gạch men, granit ốp lát cao cấp : đây là m ặt hàng chính của công ty, sản phẩm của các hãng : Long H ầu, Viglacera, Prime, Mikado, và sản phẩm nhập khẩu Venus, Shinchen  Thiết bị sứ vệ sinh : American Standard, Viglacera  Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta - Các dịch vụ :  Vận tải h àng hoá  Lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩm sen vòi,bình nóng lạnh 4. Hệ thống chức năng của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc , phó Giám đốc và các bộ phận được thể hiện d ưới đ ây : Giám đốc Phó Giám đốc Trụ sở ch ính Chi nhánh Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ phận ph ận ph ận ph ận phận phận ph ận Kế Kỹ Kế Kế Bán Kinh Bán thu ật ho ạch hàng toán doanh hàng toán h àng hoá
-Giám đốc: + Là người đứng đầu công ty ,có trách nhiệm quản lý về mọi mặt hoạt động tổ chức, kinh doanh, kỹ thuật. + Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. + Tuyển dụng , cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên theo quy ch ế đề ra + Ký các báo cáo, văn b ản, chứng từ, hợp đồng các bộ phận trong công ty trình nên cần xét duyệt -Phó giám đốc: + Là người đứng sau trợ giúp cho giám đốc, có nhiệm vụ chỉ huy, điều hành cụ thể lĩnh vực do m ình nắm giữ. +Thay m ặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng và sẽ trực tiếp ban chỉ thị từ giám đốc tới các bộ phận, giao nhiệm vụ cho các bộ phận và chịu trách nhiệm về các bộ phận của m ình qu ản lý. - Bộ phận Bán hàng: Chủ yếu là bán hàng qua điện thoại +Tiếp nh ận những yêu cầu thông tin về hàng hoá từ khách hàng, kiểm tra và thông báo về số lượng còn tồn, quy cách của mặt h àng m à khách hàng yêu cầu. +Tổng hợp số liệu của các ho á đơn bán hàng đ ể cuối k ỳ lập báo cáo và đối chiếu sổ sách chứng từ với bộ phận kho và kế toán. - Bộ phận Kế toán: +Mọi số liệu chứng từ liên quan đến tài ch ính của công ty do bộ phận n ày quản lý xác nhận, giám sát kiểm tra trình d uyệt theo vụ việc, hoặc theo yêu cầu đột xu ất. Hàng năm sẽ thực h iện quyết to án theo đ ịnh kỳ của công ty. + Xây dựng kế hoạch tài chính đ ể giúp ban lãnh đ ạo chủ động cân đối việc đầu tư và phát triển kinh doanh + Cùn g với các bộ phận ph ối hợp đ ể tổ chức thanh quyết toán, nghiệm thu các hợp đồng kinh tế, lên các b áo cáo theo đúng yêu cầu của ban giám đốc. + Bộ ph ận quản lý tài ch ính theo đúng pháp lệnh của n hà nước nói chung và của công ty nói riêng
- Bộ ph ận Thị trường: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, chuyên môn cao. + Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty được bộ ph ận này th ực hiện và chỉ đạo, tham mưu cho giám đốc đ ể định hướng chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh thương mại của công ty đ ể đ ạt hiệu quả cao nhất. +Xây dựng các kế hoạch tiêu thụ, quảng bá sản phẩm của công ty, nghiên cứu và xâm nh ập vào các thị trường m ới và mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty, mở rộng lĩnh vực kinh doanh. + Các nhân viên trong bộ phận sẽ giao dịch trực tiếp với các cửa h àng bán lẻ và các chủ công trình, do đó có trách nhiệm tạo dựng u y tín cho công ty và thực hiện trên cơ sở những điều kho ản đã cam kết. +Mọi phương án kinh doanh phải trình giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính khả thi cao nhất. + Theo dõi, cập nhật thông tin với kh ách hàng về ch ất lượng, mẫu m ã sản phẩm . -Bộ phận Kỹ thuật: +Nhiệm vụ của phòng này là lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành thiết bị nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm . +Báo cáo những vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hoá để có những quyết định đúng đắn trong việc kinh doanh mặt h àng n ày -Bộ ph ận Kế hoạch hàng hoá: +Chịu trách nhiệm về việc quản lý kho hàng hoá, nh ập từ nhà cung cấp và xu ất cho bộ phận bán hàng. +Khảo sát và lập bản dự trù gửi lên ban lãnh đạo. II. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá 1. Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá + Cùng với bộ ph ận kinh doanh và bộ phận b án hàng tổ chức đánh giá phân loại hàng hoá cho phù hợp với nhu câù th ị trường thông qua việc tập h ợp các Bản d ự trù hàng hoá của các bộ phận này + Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp, ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu tình hình mua vận chuyển, bảo quản nhập - xuất - tồn.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo dưỡng và b ảo hành hàng hoá, quản lý các chi ph í ph át sinh trong quá trình b ảo dưỡng, bảo h ành. + Tham gia kiểm tra đánh giá mẫu mã và chất lượng của hàng hoá .Phân tích tình hình thu mua bảo quản dự trữ và bảo h ành nh ằm giảm thiểu các chi phí. + Quản lý ch ặt ch ẽ trong quá trình nhập xuất hàng, tránh tình trạng thất thoát 2 Các phương pháp kế toán chi tiêt hàng hoá Hạch toán chi tiết hàng hoá là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch toán phức tạp của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phản ánh cả giá trị số lượng và chất lượng vật liệu theo từng người phụ trách . Trong thực tế có ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá và tuỳ vào điều kiện của mình mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp số dư Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá của công TNHH TM và XD Đức Việt. Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và cuối tháng lập các báo cáo tài chính. Ghi chú: : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Ghi hàng ngày Sổ chi tiết vật Bảng tổng hợp nhập Phiếu nhập kho tư xuất tồn h àng hoá Sổ nhật ký Sổ cái tài khoản Phiếu xuất kho 152,154 chung ` Bảng tính giá thành sản phẩm
3. Chứng từ trong Quản lý hàng hoá + Biên b ản kiểm nghiệm hàng hoá + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Hoá đơn cước vận chuyển + Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ + Biên b ản kiểm kê hàng hoá +Bản dự trù hàng hoá 4.Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH TM và XD Đức Việt Như chúng ta đã biết hàng hoá trước khi xuất ra thị trường phải trải qua các công đoạn phân tích, lựa chọn, thu mua, kiểm kê, b ảo quản,do đó công việc quản lý hàng hoá là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh. Đối với Công ty TNHH TM và XD Đức Việt công tác qu ản lý hàng hoá được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá. Và các hoạt động chính của công tác quản lý h àng hoá được diễn ra như sau: gồm hai bộ phận, bộ phận nhập hàng và xu ất hàng. a. Bộ phận nhập hàng Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các bản dự trù mà các bộ phận, các đơn vị trong công ty gửi lên. Và tổng hợp tất cả các bản dự trù này thành một bản dự trù chung gửi lên ban giám đốc, ban giám đốc sẽ duyệt và gửi cho bộ phận đặt hàng. Bộ ph ận đặt hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp,lập và gửi đơn đặt hàng đ ến cho nhà cung cấp. Khi hàng về cùng với hoá đ ơn bộ phận nghiệm thu sẽ có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lư ợng hàng hoá vật tư. - Nếu như hàng hoá đúng như hoá đơn đặt hàng sẽ cho nhập vào kho. - Nếu không đáp ứng được các tiêu chuẩn như hoá đơn đã ghi thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm, không nhận lượng h àng đó và trả lại cho nhà cung cấp. b. Bộ phận xuất hàng Sau khi nh ận hoá đ ơn từ bộ phận bán hàng, tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn phù hợp với số lượng yêu cầu, nhất là lo ại mặt hàng gạch ốp lát ,yêu cầu lượng h àng xu ất ra phải cùng lô trong một ngày và một ca, tránh tình trạng chênh lệch về kích thước và màu sắc đối với một mã hàng.
-Khi kiểm kê hàng đủ số lượng yêu cầu tiến hành xu ất h àng -Nếu không đủ hàng gửi trả lại hoá đơn. Tuy nhiên trong trường hợp số lượng hàng trong hoá đơn lớn th ì bộ phận xuất hàng sẽ yêu cầu bộ phận nhập hàng tiến hành nhập đủ số lượng yêu cầu. Cuối mỗi ngày b ộ phận quản lý hàng hoá sẽ tiến hành kiểm kê, tổng hợp và đưa ra danh sách các hàng hoá về số lượng đ ã nhập xuất tồn. Để từ đó giúp cho bộ phận bán hàng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn khi cần thiết và phục vụ cho công việc bán hàng ngày hôm sau. Khi hàng về nhập vật tư vào trong kho thủ kho phải làm những công việc sau: - Quản lý nhập hàng hoá: + Lập phiếu nhập kho hàng hoá. + Cập nhật hoá đ ơn hàng về. Khi hàng hoá đã được nhập kho, công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán đó là: thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản hoặc cũng có thể là mua trả chậm nếu công ty chưa có điều kiện thanh toán khi bên bán chấp thuận. - Quản lý xuất hàng hoá: công ty xuất hàng hoá từ các kho trực tiếp cho các bộ phận bán hàng. Thủ kho của công ty quản lý hàng hoá theo sổ kho của mình. + Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu th ì thủ kho sẽ xuất h àng hoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho. + Nếu h àng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ trả lại. Nhưng mặt h àng này sẽ được lưu tại kho để chờ xử lý + Nếu như hàng hoá trong kho đã hết và không đủ đáp ứng thì thủ kho phải lập bản dự trù h àng nh ập gửi lên ban giám đốc. Cuối mỗi tuần, tháng, quý thủ kho sẽ gửi thông tin lên phòng kế toán lập các báo cáo sản xuất kinh doanh gồm có: báo cáo chi tiết hàng hoá, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Định kỳ hàng năm vào cuối năm thủ kho cùng các bộ phận thực hiện kiểm kê, xác đ ịnh chính xác số lượng , chất lư ợng và giá trị các mặt hàng hiện có. Báo cáo lập định kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đ ến ngày 10 tháng 1 của năm sau. Các báo cáo gồm : - Báo cáo chi tiết - Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nh ập – xuất – tồn - Báo cáo chi tiết hàng tồn
Mẫu biểu Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho Đơn vị:Công ty TNHH TM và SX Đức Việt Mẫu số:01-VT Địa chỉ : Kho 47 Cát Linh - Đống Đa Theo QĐ:1141- TC/QĐ/CĐTC Hà Nội Ngày 1 tháng11 năm 1995 PHIẾU NHẬP KHO Nợ :…… Số:…….. Có:……. Ngày lập phiếu:……./……../………. Họ ,tên người giao hàng :…………………………………………………. Theo:…………………….…………………................................................ Lý do nhập:…………………………………………………………….. Nhập tại kho ………………………………………………………………. Tên nhãn hiệu ,quy cách Đơn Số lượng S phẩm chất vật tư vị T Mã Đơn giá Thànhtiền (Sản phẩm hàng hoá) số Thực T tính Theo chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền (viết bằng chữ ):............................................................................ ………………………………………................................................................... Nhập ,ngày ……tháng…...năm 200 PHÒNG KHHH NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO THỐNG KÊ (Ký, họ tên đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị:Công ty TNHH TM và SX Đức Việt Mẫu số:01-VT Địa chỉ : Kho 47 Cát Linh - Đống Đa Theo QĐ:1141- TC/QĐ/CĐTC Hà Nộ i Ngày 1 tháng11 năm 1995 PHIẾU XUẤT KHO Số:………… Nợ:……. Có:……. Ngày lập phiếu:……./……./200… Họ ,tên người nhận hàng :…………………………………………………. Lý do xuất kho:……………………………………………………………. Xuất tại kho ………………………………………………………………. Tên nhãn hiệu ,quy Đơn Số lượng cách phẩm chất vật tư Mã vị STT Đơn giá Thànhtiền (Sản phẩm hàng hoá) số Thực tính Theo chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng cộng thành tiền (viết bằng chữ ):............................................................................ ………………………………………................................................................... Xuất, ngày ……tháng……..năm 200 NGƯỜI NHẬN PHÒNG KHHH THỦ KHO THỐNG KÊ (Ký, họ tên đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
III. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH TM và XD Đức Việt, có th ể đưa ra m ột số nhận xét về tình hình quản lý của công ty như sau: Tại bộ phận kế hoạch hàng hoá có ba máy tính :hai m áy tính có cấu hình là 256 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP,máy còn lại 512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều h ành WINDOW XP. Tại bộ phận kế toán cũ ng đư ợc trang bị tương t ự nhưng chỉ dùng để soạn thảo văn bản ,in các mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thanh toán. Các nhân viên trong công ty chủ yếu ghi chép bằng tay, ch ỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất hạn chế. Công ty không sử dụng máy tính thường xuyên nên Giám đốc chưa có kế hoạch cho nhân viên đi học thêm tin học ứng dụng và mua thêm máy tính m ới.Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá luôn phải quản lý và cập nhật một khối lượng lớn hàng hoá mỗi ngày với hàng trăm m ã hàng khác nhau,việc tính toán phức tạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc... Vì vậy khi Ban Giám đốc cần thông tin thì sẽ không đáp ứng kịp thời, do đó không đảm bảo được sự nhanh nhạy chính xác trong việc xử lý thông tin. IV. Tính cấp thiết của đề tài Công ty chuyên cung cấp một số lượng lớn mặt hàng vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh cho các cửa h àng bán lẻ khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận, vì vậy công việc quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại hàng hoá đòi hỏi phải chính xác và nhanh nh ạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.Tuy công việc không quá khó khăn nhưng việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian và việc tính toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc không đảm bảo chính xác trong việc xử lý thông tin. Do đó việc xây dựng một chương trình qu ản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng.Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa máy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần đ ược giải quyết.
Việc theo dõi tình hình nh ập xu ất, khối lượng tồn kho trong to àn công ty còn rất khó khăn. Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đó thì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa ra các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn. Sau đó lọc từng thông báo và so sánh, những công việc n ày rất mất thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá còn chưa thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp. Từ đó có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý khối lượng h àng hoá lớn làm ảnh hưởng nghiêm trọng trong quá trình h ạch toán kinh doanh của công ty. Với những lý do trên, việc xây d ựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng. Bài toán quản lý hàng hoá b ằng máy tính phần n ào thay th ế đ ược một phần công việc cho nhân viên ở bộ phận kế hoạch h àng hoá đồng thời tạo điều kiện giúp cho nhân viên trong công ty tiếp xúc và làm quen với máy tính. Thực hiện cơ ch ế tự động hoá trong các khâu qu ản lý bằng máy tính. Do vậy nhân viên không ph ải thực hiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đưa tin học vào ứng dụng rộng rãi. V. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu 1. Mục Tiêu Của Đề Tài Lợi nhuận là cái đích cuối cùng của các doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc giải quyết những b ất cập và h ạn chế trong bộ máy qu ản lý h àng ho á, và việc phát triển đề tài quản lý hàng hoá tại công ty Công ty TNHH TM và XD Đức Việt là rất đúng đắn ,thực sự cần thiết cho công ty để có thể phát triển kinh doanh. Đề tài này ra đ ời nhằm khắc phục được những nhựơc điểm của hệ thống cũ và hệ thống mới cần đạt những yêu cầu sau: - Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như ph ải dễ dàng cập nhật các hoá đơn nh ập - xuất, đưa ra báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu của nhà qu ản lý. - Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công . - Màn hình giao diện đẹp, bài trí rõ ràng và khoa học. - Đảm bảo tính to àn vẹn dữ liệu.
- Đảm bảo xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác số lượng tồn - nhập - xuất hàng hoá. 2 . Chức năng của đề tài 1. Hệ thống: Thực hiện quản lý tất cả các thông tin về người dùng và quyền hạn của họ. Phần chương trình này bao gồm:  Qu ản lý nhóm người sử dụng  Qu ản lý trực tiếp người sử dụng 2. Danh mục: Thực hiện cập nhật toàn bộ các thông tin đư ợc sử dụng chung trong chương trình. Phần n ày bao gồm :  Danh mục hàng hoá  Danh mục nhà cung cấp  Danh mục tài khoản  Danh mục loại chứng từ  Danh mục kho  Phân loại hàng hoá 3. Cập nhật : Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ  Lập phiếu nhập hàng  Lập phiếu xuất hàng  Lập đơn đặt h àng:  Lập bản dự trù hàng nhập 4. Báo cáo  Nh ập - xu ất - tồn  Chi tiết h àng tồn kho  Chênh lệch 3. Các thông tin trong đ ề tài - Thông tin đ ầu vào: +Hoá đơn bán hàng +Bản dự trù hàng nh ập +Phiếu nhập kho +Phiếu xuất kho
-Thông tin đầu ra: +Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn +Báo cáo chi tiết 4. Phương pháp nghiên cứu -Các bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý và nó được xây dựng như sau: 1 . Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến h ành tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của h ệ thống hiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán kh ả thi giúp tối ưu hoá công tác qu ản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới 2. Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ kh ái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn : + Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. + Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô h ình thực thể liên kết. 3. Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết. 5. Đối tượng hưởng lợi từ hệ thống - Chủ yếu là nhân viên trong bộ phận Kế hoạch h àng hoá, nh ững ngư ời trực tiếp quản lý về hàng hoá. Ngoài ra, h ệ thống cập nhật một cách chính xác và nhanh chóng, đáp ứng kịp thời các thông tin về hàng hoá do đó rất tiện lợi cho bộ phận bán hàng, ban giám đốc, và cả đối với khách h àng. 6. Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH TM và XD Đức Việt Phần mềm đó phải đ ạt đ ược các yêu cầu sau: 1. Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất. 2. Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý. 3. Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan. 4. Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nân g cấp khi có nhu cầu.
Về phần ch ương trình ph ải đảm bảo các chức năng: Đảm bảo được tính bảo mật cơ sở dữ liệu. Hỗ trợ người dùng cập nhật, sửa đổi, tìm kiếm thông tin... thông qua các form và tự động tính toán các thông số. Hỗ trợ làm báo cáo thống kê tình hình nhập -xuất -tồn theo định kỳ. Lưu trữ thông tin về quy cách chủng loại hàng hoá. VII. Định hướng về đề tài nghiên cứu Trong giai đo ạn hiện nay các công ty kinh doanh về lĩnh vực vật liệu xây dựng ra đời hàng loạt làm cho th ị trường mặt h àng này n gày càng phong phú, tuy nhiên đó cũng là một khó khăn cho các doanh nghiệp. Việc cố gắng đáp ứng nhu cầu một cách nhanh chóng, kịp thời sẽ không tránh khỏi những sai sót và b ất cẩn trong quá trình giao nh ận hàng đ ối với một kho h àng. Các thiệt hại về hàng hoá , trang thiết bị như mất cắp, đổ vỡ gây tổn thất cho công ty. Thông thường công ty có đề ra một chính sách về loại hàng hoá bị mất mát, hư hỏng đó và đưa ra các quy định quản lý để hạn ch ế việc thất thoát .Trong khi đó, công việc quản lý hàng hoá vẫn dựa trên các giấy tờ rất cồng kềnh ,và rất mất công trong qúa trình tính toán. Mọi sự thành công đều có điểm xuất phát. Quản lý hàng hoá của công ty tốt sẽ là nền tảng của mọi kế hoạch được thực hiện , bởi nó là nguồn thu nhập chính phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của công ty .Trong thời gian thực tập tại công ty, qua quá trình tìm hiểu em thấy đư ợc tầm quan trọng cũng nh ư sự bức thiết phải có một phần mềm quản lý h àng hoá tại công ty, em đã đi sâu nghiên cứu, xây dựng đề tài “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý hàng hoá tại công ty TNHH TM và XD Đức Việt ”.
CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Thông tin là các bản tin, thông báo, tài liệu được phát đi từ n guồn ph át tin tới đối tượng nhận tin nh ằm cung cấp sự hiểu b iết nào đó tới đối tượng nhận tin. Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…th ực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết vị tin học hoặc không tin hoc. Đầu vào của HTTT được lấy từ các ngu ồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đước lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý đựơc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Kho dữ liệu Đầu vào của hệ thống đó là các lo ại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu… Nguồn của hệ thống: Bên ngoài là nhà cung cấp, khách hàng và bộ phận bên trong là kho hàng.
Đích của hệ thống đó là Phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh, khách hàng. 2. Phân loại hệ thống thông tin * Các h ệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ.  Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ.  Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo h ướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các ho ạt động của tổ chức.  Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system – DSS) là một hệ thống thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định.  Hệ thống thông tin điều h ành (Excutive information system – EIS) là một hệ thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều h ành.  Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng bình thường.  Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration system) là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ.  Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên. * Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được ph ân chia theo cấp qu ản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ m à ch úng phục vụ . Hệ thống thông tin qu ản lý h àng tồn kho thuộc loại hành chính tác nghiệp. Các hệ thống thông tin mức tác n ghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ . Chúng tập chung
vào việc xử lý các n ghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cần thiết. Vậy n ên, các h ệ thống thông tin tài chính m ức tác n ghiệp thừơng được gọi là các h ệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Thông tin đ ầu ra của hàng tồn kho đó là các báo cáo theo ngày, theo năm hay theo tháng củ a số lượng và giá trị hàng hoá. II. C ác công đoạn của phát triển hệ thống thông tin Phương pháp được trình bày ở đ ây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê dưới đây . Cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc có tiếp tục ha y chấm dứt việc phát triển của hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa trên báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho nhà sử dụng. phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Và sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn n ày được thực hiện khá nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau : 1.1 Làm rõ yêu cầu 1.2 Khảo sát sơ bộ 1.3 Lập dự án sơ bộ 1.4 Đánh giá tính khả thi của dự án 1.5 Chu ẩn bị và trình bày báo cáo đ ánh giá yêu cầu Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến h ành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi của giai đoạn yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ những vấn đề đang nghiên cứu, xác định đ ược đích thực nguyên nhân của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống muốn đạt được. Trên cơ sở