Luận văn Thạc sĩ Khoa học thư viện: Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng

Chia sẻ: Cỏ Xanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:146

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là trên cơ sở tìm hiểu thực trạng của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, đưa ra những phân tích đánh giá, thấy được những ưu điểm, hạn chế cũng như những khó khăn, thuận lợi, đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo của Học viện.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Khoa học thư viện: Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------- NGUYỄN THỊ TỨ XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN MÃ SỐ : 60.32.20 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƢ VIỆN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. MAI HÀ HÀ NỘI - 2014
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, được thực hiện nghiêm túc dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Mai Hà. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Tứ
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới PGS.TS.Mai Hà, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn này. Tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo là giảng viên trong và ngoài khoa Thông tin - Thư viện của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn về những kiến thức, kinh nghiệm đã cung cấp cho tôi cũng như những sự trợ giúp trong suốt quá trình tôi học tập tại Trường. Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Ban Giám đốc và những đồng nghiệp đang công tác tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình nghiên cứu, thực hiện Luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến chị Nguyễn Thị Ngọc – Giám đốc Trung tâm đã cho tôi những góp ý quý báu để tôi hoàn thành Luận văn này. Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành và thiết tha tới gia đình, bạn bè, người thân đã quan tâm và động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu. Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm tòi về đề tài ở tất cả các góc độ, song luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tôi mong muốn nhận được sự xem xét, đánh giá, đóng góp những ý kiến quý báu của các thầy cô giáo cùng các bạn đồng nghiệp để tiếp tục bổ khuyết cho luận văn đồng thời giúp thực hiện tốt hơn nhiệm vụ mà tôi đang được giao tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng. Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Tứ
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ DANH MỤC HÌNH MỞ ĐẦU................................................................................................................................1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG .......................8 1.1 Những vấn đề lý luận về xử lý tài liệu ......................................................................8 1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu .................................................................................. 8 1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu ........................................................................... 8 1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu .......................................................................... 10 1.1.2 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện nói chung .............. 13 1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu ..................................... 15 1.1.3.1 Tổ chức công việc ................................................................................. 15 1.1.3.2 Trình độ nhân lực .................................................................................. 16 1.1.3.3 Công cụ hỗ trợ....................................................................................... 17 1.1.3.4 Công nghệ thông tin .............................................................................. 18 1.1.4 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu..................................... 18 1.1.4.1 Đối với công tác mô tả thư mục ............................................................ 18 1.1.4.2 Đối với công tác phân loại tài liệu, định từ khóa và định chủ đề ......... 19 1.1.4.3 Đối với bài tóm tắt ................................................................................ 21 1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng ..............22 1.2.1 Một vài nét về Học viện Ngân hàng ............................................................. 22 1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin -Thư viện Học viện Ngân hàng. ......................................................................................................... 24 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................ 26 1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ ............................................................. 27 1.2.2.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin ..................................... 30
1.2.3 Nguồn lực thông tin ...................................................................................... 31 1.2.3.1 Nguồn lực thông tin truyền thống ......................................................... 32 1.2.3.2 Nguồn lực thông tin điện tử .................................................................. 35 1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin ....................................................... 36 1.2.4.1 Đặc điểm người dùng tin ...................................................................... 36 1.2.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin ............................................................................ 38 1.3 Vai trò của xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng.......40 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ............................................................43 2.1 Công tác tổ chức xử lý tài liệu .................................................................................43 2.1.1 Đội ngũ cán bộ xử lý tài liệu ...............................................................................43 2.1.2 Quy trình chung.....................................................................................................43 2.2 Công tác xử lý hình thức tài liệu .............................................................................46 2.2.1 Quy tắc mô tả áp dụng ................................................................................... 48 2.2.2 Quy trình mô tả thư mục ............................................................................... 51 2.2.3 Đánh giá chất lượng ...................................................................................... 53 2.3 Công tác xử lý nội dung tài liệu ...............................................................................55 2.3.1 Phân loại tài liệu ........................................................................................... 55 2.3.1.1 Công cụ phân loại ................................................................................. 55 2.3.1.2 Quy trình phân loại ............................................................................... 61 2.3.1.3 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu .................................................. 67 2.3.2 Tóm tắt tài liệu .............................................................................................. 73 2.3.2.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt ............................................................. 73 2.3.2.2 Đánh giá chất lượng công tác tóm tắt ................................................... 78 2.3.3 Định từ khóa ................................................................................................. 81 2.3.4 Định chủ đề tài liệu ....................................................................................... 82 2.3.4.1 Công cụ kiểm soát ................................................................................. 82 2.3.4.2 Quy trình định chủ đề tài liệu ............................................................... 84 2.3.4.3 Đánh giá chất lượng định chủ đề tài liệu .............................................. 89 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý tài liệu .............................95
2.4.1 Phần mềm xử lý tài liệu ................................................................................ 95 2.4.2 Ứng dụng Khổ mẫu MARC21 trong xử lý tài liệu ....................................... 98 2.5 Nhận xét chung ..........................................................................................................101 2.5.1 Ưu điểm ...................................................................................................... 101 2.5.2 Nhược điểm ................................................................................................ 102 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ............. 105 3.1 Áp dụng triệt để các chuẩn nghiệp vụ hiện đại trong công tác xử lý tài liệu ...........105 3.2 Cải tiến và bổ sung công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu ................................................105 3.2.1 Nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ LCSH........... 105 3.2.2 Xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị ........................... 107 3.2.3 Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu ........................................ 108 3.3 Triển khai hiệu đính cơ sở dữ liệu thƣ mục ........................................................109 3.4 Tăng cƣờng số lƣợng và chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác xử lý tài liệu ......111 3.4.1 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ .................................................. 112 3.4.2 Nâng cao hiểu biết về chuyên ngành đào tạo của Học viện ....................... 114 3.4.3 Đào tạo các kỹ năng khác ........................................................................... 115 3.4.4 Tăng cường số lượng cán bộ làm công tác xử lý tài liệu ............................ 116 3.5 Tăng cƣờng đầu tƣ, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại ............117 3.6 Đào tạo ngƣời dùng tin và thiết lập đội ngũ cộng tác viên. .............................118 3.6.1 Đào tạo người dùng tin ............................................................................... 118 3.6.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên................................................................... 119 3.7 Khuyến nghị ...............................................................................................................121 KẾT LUẬN .......................................................................................................................122 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. Các từ viết tắt tiếng Việt CSDL Cơ sở dữ liệu ĐMCĐ Đề mục chủ đề KH & CN Khoa học và Công nghệ KHPL Ký hiệu phân loại MLTT Mục lục trực tuyến NCT Nhu cầu tin NDT Người dùng tin SP & DVTT Sản phẩm và dịch vụ thông tin TT - TV Thông tin – Thư viện HVNH Học viện Ngân hàng XLTL Xử lý tài liệu 2. Các từ viết tắt tiếng Anh AACR Anglo-American Cataloguing Rules DDC Dewey Decimal Classification ISBD International Standard Bibligraphic Description Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế MARC MAchine Readable Cataloguing Biên mục đọc máy LCSH Library of Congress Subject Headings Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ OPAC Online Public Access Catalog Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến
DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Thống kê số lượng cán bộ Trung tâm .......................................................29 Bảng 1.2: Thống kê nguồn lực thông tin truyền thống của Trung tâm .....................32 Bảng 1.3: Thống kê tài liệu theo ngôn ngữ ...............................................................34 Bảng 1.4: Thống kê tài liệu theo chuyên ngành ........................................................34 Bảng 1.5: Thống kê số lượng NDT của Trung tâm theo 4 nhóm đối tượng .............36 Bảng 2.1. Tính chính xác của dữ liệu thư mục dựa trên quy tắc mô tả AACR2 ......54 Bảng 2.2: Kết quả khảo sát chất lượng phân loại theo lĩnh vực ...............................68 Bảng 2.3: Kết quả khảo sát cấp độ sai của KHPL ....................................................68 Bảng 2.4: Minh họa chi tiết các cấp độ sai của kết quả phân loại ............................71 Bảng 2.5: Kết quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt hình thức .............................78 Bảng 2.6: Kết quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt nội dung ..............................79 Bảng 2.7: Kết quả khảo sát chất lượng định chủ đề..................................................89 Bảng 2.8: Minh họa chi tiết các mức độ sai của ĐMCĐ ..........................................92 DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ Biểu đồ 1.1: Cơ cấu nguồn lực thông tin truyền thống của Trung tâm ....................32 Biểu đồ 1.2: Cơ cấu NDT của Trung tâm .................................................................37 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Học viện Ngân hàng ....................................................... 23 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm ....................................................................... 28 Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục sao chép ................................................................... 44 Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc ........................................................................... 46 Sơ đồ 2.3: Các bước tiến hành mô tả thư mục tại Trung tâm ................................... 51
DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Biểu ghi được tải về CSDL của Trung tâm ..............................................62 Hình 2.2: Minh họa trường tóm tắt trong biểu ghi của Trung tâm ...........................78 Hình 2.3: Giao diện ILIB có biểu ghi tải về trường 650 ...........................................85 Hình 2.4: Giao diện ILIB 4.0 có kết quả tự làm trường 650 .....................................88 Hình 2.5: Giao diện phần mềm ILIB 4.0 ..................................................................95 Hình 2.6: Giao diện tra cứu trên Cổng thông tin ......................................................97 Hình 2.7: Biểu ghi MARC21 cho loại hình tài liệu Sách .........................................99
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đặc biệt là sự phát triển có tính chất cách mạng của công nghệ thông tin và truyền thông đã tạo nên những ảnh hưởng to lớn đối với sự phát triển kinh tế xã hội nói chung và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng. Khoa học kỹ thuật phát triển đã tạo tiền đề cho sự chuyển đổi xã hội từ một xã hội căn bản dựa trên công nghiệp chế tạo sang xã hội dựa trên sản xuất và sử dụng thông tin và tri thức, ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người đã dẫn đến việc hình thành xã hội thông tin. Xã hội thông tin là xã hội mà ở đó không chỉ diễn ra quá trình chuyển dịch từ sản xuất sang dịch vụ mà còn là sự thay đổi từ một xã hội sản xuất vật phẩm sang xã hội sản xuất thông tin và tri thức. Trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức thì thông tin, tri thức là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển của mỗi quốc gia, thông tin được sử dụng như một nguồn lực kinh tế. Trong xã hội đó, nhu cầu thông tin trong xã hội liên tục gia tăng, thư viện không chỉ đóng vai trò là nơi lưu giữ sách theo quan niệm truyền thống mà thư viện là nơi lưu trữ và truyền tải thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời cho bạn đọc, là cầu nối giúp con người nắm bắt được thông tin mình cần trong một thời đại “bùng nổ thông tin”. Nhiệm vụ của các cơ quan thông tin - thư viện là thu thập, xử lý thông tin và tạo ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ thông tin để thông tin đến được với người dùng tin một cách thuận tiện, kịp thời, đầy đủ và chính xác nhất. Để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, bên cạnh việc đầu tư cho cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, phát triển vốn tài liệu thì chất lượng công tác xử lý tài liệu cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng bởi xử lý tài liệu là một khâu quan trọng trong chu trình thông tin tư liệu. Việc xử lý tài liệu tốt sẽ giúp cho việc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả đồng thời giúp cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn thông tin trên máy tính điện tử theo cấu trúc logic khoa học, chặt chẽ. Bên cạnh đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, không một cơ quan thông tin - thư viện nào có thể thu thập hết được nguồn thông tin để đáp ứng nhu cầu tin đa dạng của người dùng tin. Vì thế, tiến 1
hành chuẩn hoá công tác xử lý tài liệu là cơ sở để các cơ quan thông tin - thư viện có thể chia sẻ, trao đổi dữ liệu với nhau trong phạm vi quốc gia, khu vực và thế giới. Chính vì vậy, hoạt động xử lý tài liệu luôn luôn được các cơ quan thông tin - thư viện đặt lên hàng đầu. Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là thư viện nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học của Việt Nam, là thư viện đầu ngành trong cung cấp các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính - ngân hàng, kế toán... Với vai trò là “giảng đường thứ hai” của sinh viên, Trung tâm luôn nỗ lực để đáp ứng được nhu cầu tin, tạo môi trường thân thiện đối với người dùng tin. Trong những năm gần đây, được sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trường, Trung tâm được đầu tư về cơ sở vật chất, nguồn lực con người và đặc biệt là đầu tư xây dựng nguồn lực thông tin. Vì thế, lượng tài liệu gia tăng nhanh chóng về số lượng và loại hình. Cùng với đó, công tác xử lý tài liệu của Trung tâm cũng từng bước được nghiên cứu đổi mới và chuẩn hoá. Các chuẩn nghiệp vụ được áp dụng, trong công tác xử lý hình thức là chuẩn AACR2, khổ mẫu MARC21; trong xử lý nội dung, chuẩn DDC áp dụng cho công tác phân loại,… Năm 2010, phần mềm thư viện điện tử ILIB4.0 được đưa vào sử dụng, làm thay đổi theo hướng hiện đại hóa toàn bộ hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của Trung tâm. Với việc áp dụng phần mềm này, hầu như toàn bộ các công đoạn, quy trình trong công tác xử lý tài liệu đã có sự thay đổi, khác hơn so với quy trình xử lý tài liệu trước đây. Bên cạnh đó, việc tiến hành một số khâu công tác mới nhằm tạo thêm các điểm truy cập cho tài liệu, phục vụ công tác tra cứu dễ dàng, nhanh chóng cũng đã được triển khai. Việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ hiện đại cùng với việc triển khai các chuẩn nghiệp vụ mới đã đặt ra cho công tác xử lý tài liệu của Trung tâm những yêu cầu mới. Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, mặt tồn tại và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu của Trung tâm là một vấn đề cấp thiết. Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp của mình. 2
2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Theo hướng nghiên cứu của đề tài, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng, điều tra nghiên cứu thực tiễn xử lý tài liệu tại một số các cơ quan thông tin - thư viện cụ thể như: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (2002) của tác giả Trần Thị Quý. Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (2005) của tác giả Đồng Đức Hùng đề cập đến công tác mô tả thư mục trong đó trình bày vai trò của mô tả thư mục, ứng dụng MARC21 và AACR2 trong công tác biên mục, thực trạng công tác mô tả thư mục, công tác phân loại, định từ khóa và kiểm soát tính nhất quán trong mô tả thư mục, phân loại, định từ khóa. Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Dân lập Hải Phòng (2009) của tác giả Bùi Thị Kim Oanh đề cập đến công tác tổ chức xử lý tài liệu, công tác xử lý hình thức, xử lý nội dung và phần mềm, cơ sở vật chất phục vụ cho xử lý tài liệu. Nghiên cứu về công tác xử lý nội dung tài liệu có một số công trình nghiên cứu như: Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (2009) của tác giả Đinh Thuý Quỳnh đề cập cụ thể các vấn đề phân loại, làm tóm tắt, định từ khóa, chủ đề . Luận văn thạc sỹ Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: thực trạng và giải pháp (2011) của tác giả Nguyễn Thị Thanh Ngần đề cập đến quy trình xử lý tài liệu, công tác phân loại, làm tóm tắt, định từ khóa; các yếu tố ảnh hưởng đến xử lý tài liệu. Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (2013) của tác giả Nguyễn Ánh Hồng đề cập đến công tác phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu. 3
Về ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các chuẩn trong xử lý tài liệu cũng có các công trình nghiên cứu như: Luận văn Thạc sỹ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lí tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội của tác giả Phạm Thị Hòa (2011). Luận văn Thạc sỹ Nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội của tác giả Lê Thị Thành Huế (2010). Ngoài ra, cũng đã có nhiều bài viết đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành về công tác xử lý tài liệu. Tuy nhiên, đây là những công trình đề cập đến một hoặc một số nội dung của công tác xử lý tài liệu hoặc tại các cơ quan thông tin - thư viện khác, không đề cập đến công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng. Đối với đề tài về Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, đã có một số công trình như: Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng (2010) của tác giả Trần Thị Phương đề cập đến quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của Trung tâm. Đề án Khai thác hiệu quả Hệ thống Thư viện Học viện Ngân hàng (2011) của tác giả Nguyễn Thị Ngọc, Vũ Quỳnh Nhung trong đó đề cập đến thực trạng và giải pháp cho các vấn đề chung từ cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn lực thông tin đến các hoạt động chuyên môn của Hệ thống thông tin - thư viện Học viện Ngân hàng. Đề án Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ đào tạo theo tín chỉ tại Học viện Ngân hàng (2013) của tác giả Thạch Lương Giang,… đề cập đến thực trạng và giải pháp cho việc xây dựng và quản trị các cơ sở dữ liệu: cơ sở dữ liệu nội sinh (CSDL thư mục, toàn văn), ngoại sinh phục vụ đào tạo theo tín chỉ tại Học viện Ngân hàng. Trong rất nhiều các đề tài, công trình nghiên cứu về công tác xử lý tài liệu, chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng. 4
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, đưa ra những phân tích đánh giá, thấy được những ưu điểm, hạn chế cũng như những khó khăn, thuận lợi, đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo của Học viện. 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu trên, Luận văn tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu lý luận về công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện. - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, các đặc điểm của Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng như quá trình hình thành, phát triển; cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, đặc điểm vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin. - Nghiên cứu quy trình xử lý tài liệu, công tác mô tả thư mục, công tác phân loại, làm tóm tắt, định chủ đề, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý tài liệu. - Tổng kết, đánh giá những mặt đạt được và những hạn chế trong công tác xử lý tài liệu và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng. 4. Giả thuyết nghiên cứu Trong mỗi thư viện trường đại học, nếu công tác xử lý tài liệu được chú trọng thì chất lượng hoạt động thông tin - thư viện sẽ tăng lên, góp phần thúc đẩy chất lượng giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Hoạt động xử lý tài liệu của Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng bao gồm: công tác mô tả thư mục, công tác phân loại, làm tóm tắt, định từ khóa, định chủ đề; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý tài liệu. 5.2 Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng 5
Về thời gian: Từ năm 2006 đến nay 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận Sử dụng phương pháp nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Quán triệt quan điểm, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước về công tác sách báo, thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin - thư viện. 6.2 Phương pháp cụ thể - Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: các tài liệu tham khảo về lĩnh vực nghiên cứu của đề tài. - Phương pháp thống kê: dùng phương pháp thống kê, xử lý số liệu từ các phiếu điều tra người dùng tin. - Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi đối với các đối tượng NDT của Trung tâm. - Phương pháp phỏng vấn các đối tượng NDT, cán bộ thư viện. - Phương pháp quan sát thực tế hoạt động của công tác xử lý tài liệu, hoạt động của thư viện và người dùng tin. 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài 7.1 Về mặt khoa học Luận văn khẳng định tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện, đặc biệt trong xu thế hội nhập, chia sẻ nguồn lực thông tin như ngày nay. 7.2 Về mặt ứng dụng Luận văn phản ánh công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng hiện nay, phân tích đánh giá về ưu, nhược điểm của công tác xử lý tài liệu, từ đó đưa ra các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu giúp Trung tâm hoạt động hiệu quả hơn phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường. 8. Bố cục của Luận văn Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của Luận văn bao gồm 3 chương: 6
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng. Chƣơng 2: Thực trạng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng. Chƣơng 3: Giải pháp, khuyến nghị nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng. 7
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 1.1 Những vấn đề lý luận về xử lý tài liệu 1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu Xử lý tài liệu là các kỹ năng / nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy. [31, tr.19] Xử lý tài liệu là công đoạn trong hoạt động dây chuyền thông tin tư liệu, bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu: 1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là mô tả hình thức / thư mục tài liệu là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp NDT dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần và có khái niệm ban đầu về tài liệu để phân biệt với tài liệu khác trước khi nghiên cứu nội dung của tài liệu đó. [31, tr.19-20] Các thông tin đặc trưng của tài liệu như: tên tác giả, trách nhiệm của người biên soạn, tên tài liệu, các thông tin về xuất bản(nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản), nguồn gốc, đặc điểm vật lý, dạng tài liệu… Mục đích của xử lý hình thức tài liệu là để kiểm soát thư mục của cá nhân, cơ quan, tổ chức, quốc gia, quốc tế và tổ chức hệ thống trao đổi, tra cứu phục vụ thông tin cho NDT thông qua công cụ kiểm soát thư mục/ các sản phẩm thông tin được xây dựng sau quá trình xử lý như: hệ thống mục lục, các loại hình thư mục,… Ngoài ra, xử lý hình thức tài liệu còn nhằm mục đích để bổ sung, phát triển nguồn tin và đăng ký tài liệu. Với ý nghĩa như vậy, xử lý hình thức tài liệu có ba chức năng quan trọng: - Chức năng nhận dạng: Sản phẩm sau khi xử lý hình thức tài liệu sẽ là các bản mô tả thư mục cho biết đầy đủ các đặc tính cơ bản của tài liệu gốc từ nhiều phương diện: hình thức, khái quát nội dung, công dụng để giúp NDT nhận dạng tài liệu gốc đó một cách chính xác và dễ dàng phân biệt được với tài liệu khác. 8
- Chức năng thông tin: Nội dung các thông tin chứa đựng trong các bản mô tả thư mục sau khi xử lý hình thức chính là các thông tin về tác giả, tên tài liệu, phụ đề, nội dung, công dụng, nơi xuất bản, nhà xuất bản, thời gian xuất bản, hình thức vật lý của tài liệu đó…Gián tiếp hoặc trực tiếp thông báo cho NDT những đặc điểm về hình thức và nội dung của tài liệu gốc. - Chức năng tìm tin: Thông qua các thông tin cơ bản có được sau khi xử lý hình thức tài liệu là các thông tin đặc trưng, chủ yếu của tài liệu cụ thể, NDT sẽ xác định được vị trí lưu giữ các tài liệu gốc mình cần thông qua các phương pháp và kỹ năng tìm kiếm thông tin khác nhau. Ví dụ:  Thông qua tên tác giả, NDT có thể nhận biết được một phần nào nội dung cũng như giá trị của tài liệu gốc.  Thông qua tên tài liệu, NDT có thể xác định được chủ đề tài liệu gốc (đặc biệt các tài liệu khoa học kỹ thuật rất dễ nhận biết chủ đề, nhưng các tác phẩm văn học nghệ thuật thì khó nhận biết hơn)  Thông qua phụ đề giúp NDT tin biết được mục đích, đối tượng người dùng tin của tài liệu, từ đó phần nào cũng biết được hàm lượng tri thức được đề cập trong tài liệu đó chuyên sâu hay phổ cập  Thông qua các yếu tố về xuất bản của tài liệu gốc, NDT biết được phần nào nội dung, chủ đề thông tin, tính thời sự và giá trị khoa học của tài liệu gốc… Đối tượng để xử lý hình thức tài liệu là nguồn tài liệu cấp một như: - Từng tài liệu/tác phẩm riêng biệt. - Từng phần của tài liệu (chương, mục,…) - Từng bài báo, tạp chí trong các ấn phẩm định kỳ hay tiếp tục. - Các bộ tài liệu/sách hay một nhóm sách - Tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu - Băng ghi âm, ghi hình. - Các đĩa từ, đĩa quang Tuy nhiên, kết quả của xử lý hình thức tài liệu mới chỉ dừng ở mức cung cấp cho NDT những thông tin đơn giản mang tính hình thức, sơ bộ và dễ dàng tìm kiếm 9
các tài liệu một khi đã biết tên tác giả hoặc tên tài liệu đó. Còn tìm kiếm toàn bộ các tài liệu về một nội dung, lĩnh vực tri thức cụ thể thì các Bản mô tả thư mục chưa đáp ứng được. Chính vì vậy, bên cạnh xử lý hình thức thì hoạt động xử lý nội dung tài liệu là rất cần thiết và có ý nghĩa quan trọng. 1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu Xử lý nội dung tài liệu hay còn gọi là mô tả nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, định từ khóa, chủ đề hoặc một sản phẩm thông tin khác ngắn gọn và cô đọng hơn như bản tóm tắt, chú giải, tổng luận...) [31, tr.23] Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào khả năng đáp ứng của cơ quan thông tin - thư viện và nhu cầu thông tin của NDT. Mục đích của xử lý nội dung tài liệu là nhằm xác định chính xác nội dung tài liệu đó để: - Sắp xếp, tổ chức lưu giữ tài liệu theo nội dung. - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung chủ đề, khía cạnh nghiên cứu của chủ đề. - Tổ chức triển lãm, giới thiệu tài liệu theo chủ đề,… Nội dung hoạt động xử lý nội dung tài liệu bao gồm: Phân loại, định chủ đề, định từ khóa, chú giải, tổng luận, tóm tắt cho nội dung tài liệu. Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn và thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng, tác giả chỉ nghiên cứu các công đoạn phân loại, tóm tắt, định từ khóa và định chủ đề tài liệu. * Phân loại nội dung thông tin/tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tuỳ thuộc vào nội dung tài liệu đề cập. [31, tr.24] Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm mục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các hệ thống mục lục, xây dựng CSDL trong các cơ quan thông tin - thư viện nhằm mục đích phục vụ NDT tìm kiếm thông tin đạt hiệu quả nhất. [40, tr.3] 10
Khung phân loại với các ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại là một trong những công cụ để xử lý nội dung tài liệu. Ký hiệu phân loại (KHPL) phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung và các khía cạnh khác (hình thức, công dụng) của tài liệu theo từng môn loại tri thức, lĩnh vực khoa học. KHPL là cơ sở xây dựng các phương tiện tra cứu giúp NDT tiếp cận tài liệu theo lĩnh vực tri thức/môn loại khoa học. Quan hệ đẳng cấp giữa các lĩnh vực tri thức thể hiện qua các lớp của ký hiệu phân loại đã tạo cho NDT dễ dàng nhận biết không chỉ các lĩnh vực chuyên môn rộng, bao quát mà còn nhận biết được các lĩnh vực/khía cạnh chuyên môn sâu của tri thức đó. Do đó, các KHPL là lựa chọn tối ưu của các cơ quan thông tin - thư viện để tổ chức mục lục phân loại, xây dựng thư mục theo chuyên đề, tổ chức triển lãm giới thiệu sách theo nội dung hay tổ chức kho mở - một hình thức tổ chức kho thuận tiện cho người đọc tìm kiếm và lựa chọn tài liệu. * Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung của tài liệu gốc một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung đó nhanh nhất, chính xác nhất. [31, tr.31] Theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO214-1976 thì tóm tắt là trình bày một cách ngắn gọn, đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ một lời bình luận nào từ phía người xử lý. Như vậy, trong hoạt động thông tin - thư viện, nếu xét về độ sâu xử lý dữ liệu thì tóm tắt là việc phân tích nội dung tài liệu gốc ở mức cao nhất so với các công đoạn khác và là nơi định hình một số sản phẩm và dịch vụ thông tin quan trọng như các CSDL tư liệu, các dịch vụ tư vấn và dịch vụ tìm tin,… Tóm tắt tài liệu có những chức năng sau: - Chức năng thông tin: Trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, NDT không thể thỏa mãn khi chỉ được được cung cấp những thông tin về chủ đề nội dung tài liệu. Họ muốn biết sâu hơn về nội dung tài liệu gốc. Vì bài tóm tắt thực hiện chức năng thông báo cho người dùng tin nội dung cơ bản, đầy đủ của tài liệu gốc nên nó là cơ sở đáng tin cậy để họ quyết định có đọc hay mượn hoặc photo tài liệu đó không. 11