Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty cổ phần Dây cáp điện Việt Nam (CADIVI)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:117

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần CADIVI nói riêng và nhân rộng mô hình này để ứng dụng tại các công ty cổ phần nói chung. Đây là cơ sở nâng cao độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán quản trị và khả năng đáp ứng các yêu cầu quản trị trong hoạt động thực tiễn cho các cấp quản lý.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty cổ phần Dây cáp điện Việt Nam (CADIVI)

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TẾ TP.HCM LÊ THỊ THU TRÚC MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY CÁP ĐIỆN VIỆT NAM ( CADIVI) CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN MÃ SỐ : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS. PHẠM VĂN DƯỢC Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 10 - 2010
96 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM.. 4 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của kế toán trách nhiệm.............................................. 4 1.1.1. Khái niệm: ................................................................................................... 4 1.1.2. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm....................................................... 4 1.1.3. Ý nghĩa của việc vận dụng kế toán trách nhiệm trong thực tế.................. 6 1.2. Nội dung của kế toán trách nhiệm................................................................... 7 1.2.1. Các trung tâm trách nhiệm:.......................................................................... 7 1.2.1.1 Trung tâm chi phí: ................................................................................. 7 1.2.1.2 Trung tâm doanh thu ............................................................................. 8 1.2.1.3 Trung tâm lợi nhuận: ............................................................................. 8 1.2.1.4 Trung tâm đầu tư: .................................................................................. 8 1.2.2. Các công cụ sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản lý: ........................... 9 1.2.2.1. Lập dự toán. .......................................................................................... 9 1.2.2.2. Báo cáo bộ phận................................................................................... 11 1.2.2.3 Phân bổ chi phí cho các bộ phận........................................................ 13 1.2.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá kết quả bộ phận................................................. 14 1.2.3 Trách nhiệm báo cáo của các trung tâm trách nhiệm ............................ 25 Kết luận chương 1 .................................................................................................. 28 CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN (CADIVI) ............................................................... 29 2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần CADIVI...................................... 29 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.......................................................... 29 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và mục tiêu hoạt động..................................................... 29 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức: ................................................................................... 29 2.1.2.2. Mục tiêu và chiến lược phát triển của Công ty................................... 31 2.1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ ......................... 33 2.2. Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty CP CADIVI .......... 35
97 2.2.1. Phân cấp quản lý tại Công ty CP CADIVI............................................... 35 2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. .......................................... 35 2.2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP CADIVI ................ 37 2.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý tại Công ty CADIVI............... 39 2.2.2.1. Thực trạng công tác lập dự toán tại CADIVI ........................................ 39 2.2.2.2. Các chỉ tiêu đo lường thành quả hoạt động của các trung tâm.......... 46 2.2.2.3. Hệ thống báo cáo bộ phận ................................................................. 53 2.2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại CADIVI. .............................................................................................................................. 54 2.2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................... 54 2.2.3.2. Nhược điểm ......................................................................................... 55 Kết luận chương 2 .................................................................................................. 60 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CADIVI...................... 61 3.1. Một số quan điểm, nguyên tắc định hướng hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty CADIVI. ........................................................................ 61 3.1.1. Một số quan điểm xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm.................... 61 3.1.1.1 Lựa chọn mô hình quản lý phù hợp: .................................................... 61 3.1.1.2 Tổ chức hệ thống thông tin phù hợp: .................................................. 62 3.1.2 Nguyên tắc định hướng xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm. ............. 63 3.2. Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty cổ phần CADIVI. ................................................................................................... 64 3.2.1. Giải pháp nâng cao nhận thức của người quản lý về lý luận kế toán trách nhiệm.......................................................................................................... 65 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý....................................................... 65 3.2.2.1 Tổ chức các trung tâm trách nhiệm...................................................... 65 3.2.2.2 Xác định trách nhiệm nhà quản trị trong việc điều hành doanh nghiệp và hoạch định chiến lược của công ty.............................................................. 68
98 3.2.2.3 Xây dựng các tiêu chí đo lường mức độ thành công của chiến lược trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:.................................... 71 3.2.2.4 Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy kế toán tại CADIVI.................. 73 3.3.3. Hoàn thiện công tác xây dựng dự toán.................................................... 74 3.3.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo tại các trung tâm nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý.................................................................................................................. 79 3.3.4.1 Hoàn thiện các báo cáo của trung tâm chi phí................................. 82 3.3.4.2 Hoàn thiện các báo cáo của trung lợi nhuận.................................... 85 3.3.4.3 Hoàn thiện các báo cáo của trung đ ầ u t ư : ..................................... 89 Kết luận chương 3:.................................................................................................. 94 KẾT LUẬN CHUNG ............................................................................................. 95
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Mục đích chọn đề tài: Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Ở các quốc gia có nền kinh tế phát triển thì kế toán quản trị đã ra đời từ rất sớm và trở thành một môn khoa học được nghiên cứu và ứng dụng rộng rãi trong hoạt động quản lý tại các doanh nghiệp. Ở Việt Nam, kế toán quản trị nói chung và kế toán trách nhiệm nói riêng là một lĩnh vực vẫn còn khá mới mẽ. Xu hướng phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam ngày càng đặt ra cho kế toán trách nhiệm những vai trò và vị trí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp. Đặc biệt Việt Nam đang trong xu thế cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước nhằm nâng cao trách nhiệm quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp thì việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại các công ty cổ phần nhà nước là một đề tài được rất nhiều người quan tâm. Vì vậy, việc nghiên cứu và tổ chức vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm trong hoạt động quản lý của các doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết khách quan, nhất là các công ty cổ phần với quy mô lớn, nhà nước nắm quyền kiểm soát nhưng cơ cấu tổ chức và hoạt động gắn với trách nhiệm của nhiều đơn vị, cá nhân. Qua nghiên cứu thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm của Công ty CP Dây Cáp Điện Việt Nam (CADIVI) kết hợp với tham khảo các công trình khoa học đã công bố, luận văn hệ thống hoá những lý luận cơ bản về kế toán trách nhiệm, đồng thời phân tích, so sánh giữa lý luận và thực tiễn nhằm rút ra những nhận xét, đánh giá thực trạng, từ đó đề xuất các giải pháp để hoàn thiện tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty CADIVI. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi công tác tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty CP Dây Cáp Điện Việt Nam- một mô hình doanh nghiệp nhà nước chuyển sang công ty cổ phần bắt đầu từ năm 2007. Trong đó đối
2 tượng nghiên cứu bao gồm các trung tâm trách nhiệm, các chỉ tiêu đánh giá, các công cụ phân tích thông tin cho việc ra quyết định của các cấp quản lý, đồng thời đánh giá thành quả quản lý trong doanh nghiệp. 3. Các phương pháp và kỹ thuật nghiên cứu: Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử kết hợp sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu để rút ra những đánh giá và nhận xét về đối tượng nghiên cứu. Phương pháp thu thập dữ liệu cơ bản là phương pháp thu thập thông tin bằng các nguồn tài liệu có sẵn, chủ yếu là nguồn thông tin từ các phòng ban trong doanh nghiệp như phòng kế toán, phòng kế hoạch, phòng thương mại sản xuất, phòng bán hàng,…và nguồn tài liệu thu thập từ bên ngoài như các giáo trình về kế toán quản trị, các tạp chí chuyên ngành, các công trình khoa học đã công bố có nội dung liên quan,…Trên cơ sở nguồn tài liệu, thông tin đã thu thập được, tác giả tiến hành nghiên cứu, phân tích, so sách và thống kê để rút ra những mặt tồn tại trong tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm của Công ty CADIVI, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện. 4. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn: - Ý nghĩa khoa học: Hệ thống hoá một số khái niệm, những lý luận cơ bản về kế toán trách nhiệm. - Ý nghĩa thực tiễn: Công trình nghiên cứu góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần CADIVI nói riêng và nhân rộng mô hình này để ứng dụng tại các công ty cổ phần nói chung. Đây là cơ sở nâng cao độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán quản trị và khả năng đáp ứng các yêu cầu quản trị trong hoạt động thực tiễn cho các cấp quản lý. Mô hình quản lý kế toán trách nhiệm được xem là vũ khí của các công ty lớn, giúp phát huy tối đa nguồn lực trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.
3 5. Kết cấu của luận văn: Mục lục Danh mục các từ viết tắt Danh mục các sơ đồ, bảng biểu Lời mở đầu. Chương 1: Những lý luận cơ bản về kế toán trách nhiệm. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán trách nhiệm tại công ty CADIVI. Chương 3: Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty CADIVI. Kết luận. Phụ lục Tài liệu tham khảo.
4 CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của kế toán trách nhiệm. 1.1.1. Khái niệm: Hầu hết các tổ chức thường được cấu tạo gồm các đơn vị, bộ phận trực thuộc. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả công việc của các cá nhân, đơn vị, bộ phận trong tổ chức? Để hỗ trợ cho quản lý đo lường và kiểm soát kết quả bộ phận kế toán quản trị (KTQT) vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting) để phân loại cấu trúc tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, trên cơ sở đó đánh giá kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho bộ phận. Vậy kế toán trách nhiệm là gì? Mục tiêu của kế toán trách nhiệm là gì? Hệ thống kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động và chi phí của họ. Hay nói cách khác: Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán tập hợp kết quả theo từng lĩnh vực thuộc trách nhiệm cá nhân nhằm giám sát và đánh giá của từng bộ phận trong tổ chức. Mục tiêu của hệ thống kế toán trách nhiệm là nhằm đảm bảo sử dụng hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Tính hữu hiệu bao gồm việc hoàn thành những gì tổ chức muốn làm. Tính hiệu quả bao gồm việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp, thể hiện bằng lượng đầu ra đạt được trên một đơn vị đầu vào. Như vậy, một tổ chức có thể hoạt động hữu hiệu mà không hiệu quả và ngược lại. Đầu ra thường được đo lường bằng doanh thu, đầu vào thường đo lường bằng chi phí. 1.1.2. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm. Việc hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm phải xuất phát trước hết từ yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Một số nghiên cứu thực nghiệm đã chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp cho rằng cần thiết một hệ thống kế toán trách
5 nhiệm căn cứ vào các cơ sở sau: - Quan điểm phân quyền cho quản lý và mức độ phân quyền. - Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý. - Doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành nghề, lĩnh vực hoặc đa dạng hóa sản phẩm. Trên thực tế, hệ thống kế toán trách nhiệm ở các tổ chức khác nhau rất đa dạng. Có những hệ thống kế toán trách nhiệm bao gồm các thủ tục được thể chế hóa cao với các hoạt động theo lịch trình đều đặn, và có những hệ thống không được thể chế hóa và hoạt động tùy tiện. Có những nhà quản lý bộ phận hay quản lý chương trình được giao quyền hạn quản lý lớn, và cũng có những nhà quản lý bộ phận hầu như không có quyền hạn gì đối với các quyết định về sử dụng các nguồn lực thuộc bộ phận họ quản lý. Các khác biệt này phát sinh do các đặc điểm của hệ thống trách nhiệm và lượng quyền hạn mà nhà quản lý cấp cao trao cho các nhà quản lý cấp dưới. Sự phân quyền trong một tổ chức một phần tùy thuộc vào môi trường của tổ chức và một phần tùy thuộc vào quan điểm của quản trị cấp cao và phong cách quản lý. Vì vậy, không dễ dàng xác định chính xác các đặc điểm của một hệ thống kế toán trách nhiệm của một tổ chức. Như vậy kế toán trách nhiệm ở một tổ chức thành công chỉ khi quan điểm phân quyền của các nhà quản lý cấp cao cụ thể và rõ ràng trong quy chế phân quyền hợp lý. Kế toán trách nhiệm ra đời trên thế giới từ những năm 1970 của thế kỷ hai mươi xuất phát từ đòi hỏi nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để thích nghi với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt và gay gắt mà đóng góp không nhỏ vào tiến trình chung này chính là những thành tựu to lớn khoa học quản lý, khoa học công nghệ phát triển đặc biệt là công nghệ thông tin – đây là công cụ hỗ trợ và không thể thiếu cho công tác quản lý điều hành, sản xuất của một tổ chức.
6 1.1.3. Ý nghĩa của việc vận dụng kế toán trách nhiệm trong thực tế. Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, nếu chỉ bằng kinh nghiệm của mình các nhà quản trị khó có thể kiểm soát và đánh giá được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phát triển với quy mô lớn, đa dạng hóa sản phẩm, hoạt động trong phạm vi rộng để hạn chế rủi ro và đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Do đó, hiện nay các doanh nghiệp lớn của Việt Nam đã và đang nghĩ đến chiến lược phát triển lâu dài, coi kế toán quản trị là công cụ không thể thiếu để thực hiện quản trị doanh nghiệp. Và họ đã áp dụng mô hình này. Việc sử dụng kế toán trách nhiệm sẽ có những lợi ích như sau: - Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo ý tưởng cho lãnh đạo công ty trong việc thiết lập một mô hình cơ cấu tốt nhất cho tổ chức, phân chia trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch, phân tích, báo cáo tách bạch theo nhóm hoạt động nhằm phát huy tối đa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý. Một tập đoàn sản xuất lớn có thể xác định các nhà máy lắp ráp là các trung tâm chi phí, công ty phân phối là trung tâm doanh thu, các công ty con trực thuộc tập đoàn là các trung tâm lợi nhuận; công ty mẹ đầu tư vào các công ty con và công ty bất động sản phát triển hệ thống cứa hàng, chi nhánh trực thuộc là các trung tâm đầu tư. - Kế toán trách nhiệm dựa trên quản trị mục tiêu, các kỹ thuật tài chính về lập dự toán ngân sách cần được sử dụng, ngân sách cần được giám sát và theo dõi liên tục giữa kế hoạch với thực tế. Do đó cũng đòi hỏi kỹ thuật phân tích các khoản biến động như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính, phân tích biến động doanh thu…. Tất cả các trung tâm trách nhiệm sẽ phải cùng làm kế hoạch ngân sách, cân đối với kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn lực. Việc lập kế hoạch cũng cần phải được thiết kế chi tiết cho các khoản giao dịch nội bộ để tiến hành loại trừ, thuận tiện cho việc tổng hợp thành một kế hoạch hợp nhất của tập đoàn.
7 1.2. Nội dung của kế toán trách nhiệm 1.2.1. Các trung tâm trách nhiệm: Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về việc hoàn thành của bộ phận mình. Trong kế toán trách nhiệm, các trung tâm trách nhiệm chủ yếu được phân chia theo chức năng tài chính. Đó là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. 1.2.1.1 Trung tâm chi phí: Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở trung tâm, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn. Được xếp vào loại trung tâm chi phí là các phân xưởng sản xuất và một số phòng ban chức năng có sử dụng các nguồn lực đầu vào của sản xuất. Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trách nhiệm thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động như: -Phân loại chi phí thực tế phát sinh. -Lập dự toán chi phí. -So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn. Trung tâm chi phí được chia thành 2 nhóm: Trung tâm chi phí tiêu chuẩn: là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí và các mức hao phí về nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm đều được xây dựng định mức cụ thể. Ở trung tâm chí phí tiêu chuẩn, chỉ tiêu chi phí tính cho một đơn vị là yếu tố cơ bản để xác định tổng chi phí tiêu chuẩn. Nhà quản trị trung tâm chi phí tiêu chuẩn có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh để vẫn đảm bảo kế hoạch chi phí cho từng đơn vị sản phẩm và tính cho toàn bộ.
8 Trung tâm chi phí dự toán: Là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí được dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao tính chung, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng công việc của trung tâm. Nhà quản trị trung tâm chi phí tùy ý có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự toán đồng thời đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao. 1.2.1.2 Trung tâm doanh thu Là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về doanh thu cần tạo ra, không chịu trách nhiệm về lợi nhuận và vốn đầu tư. Trung tâm doanh thu có quyền quyết định công việc bán hàng trong khung giá cả cho phép để tạo ra doanh thu cho đơn vị. 1.2.1.3 Trung tâm lợi nhuận: Trung tâm lợi nhuận là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị phải chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất và tiêu thụ của trung tâm. Do vậy, nhà quản trị được quyền quyết định về những vấn đề như định giá, marketing, sản lượng sản xuất, nguồn cung cấp, cơ cấu bán hàng v.v… Nhà quản lý trung tâm lợi nhuận còn được giao quản lý và sử dụng một số vốn của của tổ chức cùng nhiệm vụ tạo ra lợi nhuận từ việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn đó. Mọi sự đầu tư thêm vốn cho trung tâm đều nằm ngoài phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý trung tâm lợi nhuận. Được xếp vào loại trung tâm lợi nhuận là các đơn vị kinh doanh trong tổ chức như các công ty phụ thuộc, các chi nhánh v.v … 1.2.1.4 Trung tâm đầu tư: Là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị ngoài việc phải chịu trách nhiệm với chi phí, doanh thu, lợi nhuận của trung tâm còn phải chịu trách nhiệm với vốn đầu tư và khả năng huy động các nguồn tài trợ. Do vậy, nhà quản trị trung tâm đầu tư được quyền ra các quyết định về lượng vốn sử dụng để đầu tư sản xuất kinh doanh và có trách nhiệm kiểm soát hiệu quả đầu tư thông qua mối liên hệ giữa lợi nhuận và tài sản sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó.
9 1.2.2. Các công cụ sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản lý: 1.2.2.1. Lập dự toán. a) Khái quát về dự toán Dự toán là tổng thể các dự tính được thể hiện qua một cơ cấu nhất định thông qua việc cụ thể hoá bằng con số nội dung của các kế hoạch, dự án. Lập dự toán sản xuất kinh doanh là việc lập dự kiến chi tiết những chỉ tiêu trong hệ thống quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ. Các doanh nghiệp muốn kinh doanh lâu dài, hoạt động ổn định và vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh tổng thể và dự toán cho từng kỳ sao cho các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh trong dự toán phải có sự liên kết phù hợp với nhau. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào khâu lập dự toán sản xuất kinh doanh. Dự toán phải được lập dựa trên nguồn thông tin từ nhiều phía, sử dụng một cách đồng bộ như: thông tin kinh tế trong nước và thế giới, quan hệ cung cầu hàng hoá, quan hệ tài chính với các bên liên quan, sự đồng bộ trong điều hành các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức và chất lượng thông tin kế toán của niên độ kế toán đã qua, cùng với khả năng phân tích, dự đoán của người quản lý. Lập dự toán chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất có ý nghĩa hết sức quan trọng: - Thông qua dự toán, nhà quản trị cũng dự tính được trong tương lai cần phải làm gì, kết quả đạt được của những hoạt động đó, từ đó có những phương án cụ thể, hợp lý để điều hành quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin dự toán chi phí có thể cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh. - Trên cơ sở lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cụ thể, tạo điều kiện cho nhà quản trị quản lý được chặt chẽ từng khoản mục chi phí, lường được trước những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý các chỉ tiêu,
10 đồng thời có sự điều chỉnh hợp lý các phương án đã lựa chọn nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. - Dự toán làm cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động của chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán từ đó đảm bảo cho nhà quản trị biết được thực chất về quá trình sản xuất của doanh nghiệp để từ đó có các điều chỉnh cho phù hợp - Dự toán sản xuất kinh doanh kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp dựa trên căn cứ từ nhiều hoạt động của các bộ phận khác nhau, nhờ vậy dự toán đảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. b) Dự toán dài hạn và dự toán ngắn hạn: Sự khác nhau cơ bản giữa dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn là thời gian và vấn đề kỹ thuật phân tích và các xử lý đối với nhân tố thời gian ( hiện giá của đồng tiền, ảnh hưởng của rủi ro, tính không chắc chắn..) Dự toán dài hạn: Dự toán mang tính chất kế hoạch dài hạn thường liên quan nhiều đến việc thay đổi khả năng sản xuất của doanh nghiệp, như việc đầu tư tạo ra các nguồn lực mới cho doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất dự toán dài hạn chính là việc lập chiến lược sản xuất kinh doanh gồm: Đầu tư các dự án xây dựng mở rộng nhà xưởng , đầu tư mua mới hoặc thay thế máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất., mở rộng quy mô sản xuất chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước. Các dự án đầu tư dài hạn đòi hỏi khoản đầu tư lớn thực hiện trong một thời gian dài tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Đặc điểm của vốn đầu tư: Đầu tư chính là việc bỏ vốn vào một dự án nhằm mục đích thu lợi nhuận trong tương lai với thời gian thu hồi vốn đầu tư vượt quá một kỳ kế toán. Nội dung lập dự toán đầu tư: Do những đặc điểm trên việc lập dự toán được đặt ra ho nhà quản trị cấp trên với nội dung sau:
11 - Dự toán vốn. - Thời gian thu hồi vốn. - Xác định giá trị tương lai của một đồng vốn hiện tại và giá trị hiện tại của một đồng tương lai. Dự toán ngắn hạn: Dự toán sản xuất kinh doanh ngắn hạn thường được lập cho một năm phù hợp cho một năm tài chính của doanh nghiệp dùng để đánh giá các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch đặt ra. Ở các doanh nghiệp sản xuất việc xây dựng hệ thống dự toán phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh trong ngắn hạn là hết sức cần thiết như: - Dự toán về sản lượng sản xuất - Dự toán chi phí sản xuất. - Dự toán chi phí bán hàng- chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự toán vốn bằng tiền. - Dự toán kết quả kinh doanh. Quá trình tự lập dự toán, phương pháp lập dự toán, mối quan hệ biện chứng giữa các dự toán sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu việc lập dự toán khả thi phù hợp với thực tiễn thì các báo cáo dự toán chính là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của Nhà quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài việc đánh giá trách nhiệm quản lý dựa vào dự toán, còn phải xem xét phương pháp lập dự toán có khách quan và đáng tin cậy không. 1.2.2.2. Báo cáo bộ phận a) Khái niệm: Báo cáo bộ phận là báo cáo của một đơn vị hoặc một hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp mà nhà quản lý cần xem xét để họ có thể kiểm soát và quản lý đối với chi phí và doanh thu của những bộ phận đó, ví dụ như: Các báo cáo ở phân xưởng sản xuất, các báo cáo ở từng cửa hàng, báo cáo của khu vực kinh
12 doanh trong một tổng công ty. b) Đặc điểm của các báo cáo bộ phận Báo cáo bộ phận thường lập theo cách ứng xử của chi phí, trình bày dưới hình thức số dư đảm phí, phân loại chi phí theo tiêu thức biến phí - định phí và chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được, chi phi phân bổ - chi phí không phân bổ. Lập báo cáo bộ phận theo cách này có tác dụng thiết thực giúp cho việc phân tích, đánh giá các mặt hoạt động của bộ phận nói riêng và của toàn tổ chức nói chung. Báo cáo bộ phận thường được lập ở nhiều mức độ hoạt động hoặc nhiều phạm vi khác nhau, chúng phản ánh tình hình của một mức độ hoạt động hoặc một phạm vi hoạt động cụ thể của tổ chức. Báo cáo bộ phận càng tiến lên cấp quản lý cao hơn càng giảm dần chi tiết. Để cấp quản lý cao nhất trong một tổ chức có thể nắm được toàn bộ tình hình hoạt động của tổ chức, định kỳ các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp nhất phải báo cáo dần lên các cấp cao hơn trong hệ thống về những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của trung tâm trong một báo cáo được gọi là báo cáo thực hiện (performance report). Một báo cáo thực hiện trình bày các số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch những chỉ tiêu tài chính chủ yếu phù hợp theo từng loại trung tâm trách nhiệm. Thông qua các báo cáo thực hiện, nhà quản lý sẽ kiểm soát được các hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả. Các loại báo cáo thực hiện: - Đối với trung tâm chi phí: Báo cáo tình hình thực hiện chi phí - Đối với trung tâm doanh thu: Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu - Đối với trung tâm lợi nhuận: Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí - Đối với trung tâm đầu tư: Báo cáo thu nhập theo vốn đầu tư c/. Sự vận động thông tin trong hệ thống kế toán trách nhiệm:
13 Cấu trúc của hệ thống báo cáo thực hiện bắt đầu từ cấp quản lý thấp nhất và xây dựng ngược lên cấp quản lý cao nhất. Mỗi nhà quản lý trong tổ chức nhận được báo cáo thực hiện của chính bộ phận của mình quản lý và các báo cáo thực hiện của các bộ phận dưới quyền. Bằng cách này, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả công việc của bộ phận mình và các bộ phận trực thuộc. Nói chung, khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần tập trung vào vai trò thông tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi và thái độ của nhà quản lý, khuyến khích họ cố gắng cải thiện hiệu quả hoạt động. Báo cáo bộ phận thường được xây dựng thành hai loại: Báo cáo dự toán và báo cáo thực hiện. Để đánh giá được kết quả thực hiện thì hình thức hai báo cáo này phải thống nhất, thông qua báo cáo dự toán, nhà quản trị có thể đánh giá được kết quả hoạt động của mình qua các báo cáo thực hiện. Từ đó, giúp nhà quản trị xác định được nguyên nhân tồn tại hay những thành quả đạt được trong bộ phận mình. Bên cạnh đó, các báo cáo được lập cho từng bộ phận sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận, từng hoạt động, hay từng khu vực kinh doanh làm cơ sở để phân phối nguồn lực một cách hiệu quả cho doanh nghiệp. Tổng hợp các báo cáo bộ phận từng cấp quản lý từ thấp đến cao sẽ hướng toàn bộ các bộ phận, các hoạt động về mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp thông qua việc lập báo cáo dự toán và thực hiện theo các báo cáo dự toán. Lập báo cáo bộ phận phải đảm bảo tính hiệu quả: Lợi ích thu được và chi phí bỏ ra, tạo động lực thúc đẩy hoạt động hay kìm hãm h o ạ t đ ộ n g của tổ chức, doanh nghiệp. 1.2.2.3 Phân bổ chi phí cho các bộ phận Nguyên tắc phân bổ: Mỗi bộ phận đều được gắn với trách nhiệm của nhà quản lý, báo cáo bộ phận được lập sẽ cung cấp thông tin về kết quả của bộ phận đó, và khả năng của cấp quản lý. Phân bổ chi phí phải đảm bảo việc không chuyển giao trách nhiệm từ trung tâm trách nhiệm này, sang trung tâm trách nhiệm khác. Do đó, tiêu thức phân bổ phải được xây dựng dựa trên bản chất và mỗi quan hệ của
14 chi phí đối với mỗi bộ phận. Qua quá trình phân bổ trên, ta thấy rằng định phí gồm hai phần: Định phí bộ phận và định phí chung. Định phí bộ phận: là những khoản định phí gắn bó riêng biệt với từng bộ phận, phát sinh và tồn tại với cùng bộ phận đó như: lương công nhân quản lý, khấu hao thiết bị của bộ phận. Định phí chung: Là những khoản định phí không gắn bó riêng biệt với từng bộ phận, hoặc không trực thuộc bất kỳ bộ phận riêng rẽ nào mà phát sinh vì sự tồn tại hoặc vì hoạt động của nhiều bộ phận. Định phí chung được phân bổ theo nguyên tắc gián tiếp, còn định phí bộ phận thuộc bộ phận nào thì được phân bổ ngay cho bộ phận đó theo nguyên tắc trực tiếp. Ví dụ một số tiêu thức phân bổ chi phí: BỘ PHẬN PHỤC VỤ TIÊU THỨC PHÂN BỔ Căn tin Số lượng nhân viên Bảo vệ Diện tích chịu trách nhiệm Kế toán Số giờ lao động Động lực Năng lực phục vụ ( ca máy, kwh) Quản đốc Số nhân viên Giao nhận – kho vận Số lượng vận đơn Quản lý doanh nghiệp Số giờ lao động Nguồn: Phạm Văn Dược, 2006, Kế toán quản trị. 1.2.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá kết quả bộ phận. Quan điểm đánh giá: Khi thiết kế các trung tâm trách nhiệm phải xuất phát từ quan điểm nhìn nhận toàn bộ tổ chức là một trung tâm đầu tư. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu phải đạt được một mức lợi nhuận thoả đáng từ
15 hoạt động sản xuất kinh doanh để đáp ứng nhu cầu đầu tư và tái đầu tư, cũng như các nhu cầu cần thiết khác về tiền mặt cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Để đo lường mức lợi nhuận này KTQT sử dụng chỉ tiêu tỉ lệ lợi nhuận trước thuế và trả lãi trên giá trị tài sản bình quân trong kỳ. Công thức như sau: Lợi nhuận trước thuế và trả lãi Tỉ lệ lợi nhuận trước thuế và = trả lãi / Tài sản bình quân Giá trị tài sản bình quân Xây dựng các chỉ tiêu dùng để đánh giá hiệu quả quản lý của các trung tâm: Trung tâm đầu tư thiết lập các chỉ tiêu đo lường hiệu quả đầu tư, trung tâm lợi nhuận thiết lập các chỉ tiêu đo lường liên quan đến lợi nhuận, các trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí sử dụng các công cụ phân tích đánh giá mức độ hoàn thành các bộ phận. a) Các chỉ tiêu đánh giá trung tâm chi phí: Trung tâm chi phí được chia thành hai loại là trung tâm chi phí tiêu chuẩn (định mức) và trung tâm chi phí dự toán (tuỳ ý). - Trung tâm chi phí tiêu chuẩn (Standard cost center): là trung tâm chi phí mà đầu ra có thể xác định và lượng hóa bằng tiền trên cơ sở đã biết phí tổn cần thiết để tạo ra một đơn vị đầu ra. Ví dụ, một phân xưởng sản xuất là trung tâm chi phí định mức vì giá thành mỗi đơn vị sản phẩm tạo ra có thể xác định thông qua định mức chi phí vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp và định mức chi phí sản xuất chung. Đối với trung tâm chi phí này thì: + Về mặt hiệu quả: được đánh giá thông qua việc hoàn thành kế hoạch sản lượng sản xuất đúng thời hạn va tiêu chuẩn kỹ thuật quy định. + Về mặt hiệu năng: được đo lường thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế với chi phí định mức, phân tích biến động và xác định các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình thực hiện định mức chi phí.
16 - Trung tâm chi phí dự toán (discretionary expense center): là trung tâm chi phí mà đầu ra không thể lượng hóa được bằng tiền một cách chính xác và mối quan hệ giữa đầu ra với đầu vào ở trung tâm này không chặt chẽ. Điển hình về trung tâm chi phí này là các phòng ban thuộc bộ phận gián tiếp như phòng nhân sự, phòng tổng hợp, phòng kế toán,…Các khoản chi phí thường được đặt ra cố định cho mỗi phòng ban, sự thay đổi nếu có của các khoản chi phí này cũng không làm ảnh hưởng đến năng suất ở các phân xưởng sản xuất. Các trung tâm chi phí này được đánh giá như sau:  Về mặt hiệu quả: được đánh giá thông qua việc so sánh giữa đầu ra và mục tiêu phải đat được của trung tâm.  Về mặt hiệu năng: được đánh giá chủ yếu dựa vào việc đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và dự toán ngân sách đã được duyệt. Thành quả của các nhà quản lý bộ phận này sẽ được đánh giá dựa vào khả năng kiểm soát chi phí của họ trong bộ phận. Nhìn chung, phương pháp đánh giá trung tâm chi phí này là phương pháp phân tích nhân tố biến động: Biến động về lượng = Giá định mức x ( lượng thực tế - lượng định mức). Biến động về giá = Lượng thực tế x ( Giá thực tế - giá định mức ). Kết quả phân tích sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị biết được nguyên nhân của các biến động trên là khách quan hay chủ quan từ đó có các biện pháp đúng đắn, kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các biến động theo chiều hướng có lợi cho tổ chức. b) Các chỉ tiêu đánh giá trung tâm doanh thu Về mặt hiệu quả: sẽ đối chiếu giữa doanh thu thực tế đạt được với doanh thu dự toán của bộ phận. Xem xét tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ, qua đó phân tích sai biệt doanh thu do ảnh hưởng của các nhân tố có liên quan như đơn giá bán, khối lượng sản phẩm tiêu thụ và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ.