Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Ứng dụng hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) tại Công ty cổ phần dịch vụ giao hàng nhanh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:109

Thêm vào BST

Báo xấu

35
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là hệ thống hóa lý thuyết ABC để định hướng ứng dụng vào hệ thống kế toán chi phí của doanh nghiệp; phân tích thực trạng tình hình công tác kế toán chi phí tại công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh; đề xuất công tác xây dựng và ứng dụng ABC vào hệ thống kế toán chi phí của công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Ứng dụng hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) tại Công ty cổ phần dịch vụ giao hàng nhanh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ---oOo--- LÊ THỊ TỐ NGA ỨNG DỤNG HỆ THỐNG CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh, năm 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ---oOo--- LÊ THỊ TỐ NGA ỨNG DỤNG HỆ THỐNG CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỞI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LÊ ĐÌNH TRỰC TP. Hồ Chí Minh, năm 2015
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu này là của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của thầy TS. Lê Đình Trực. Các số liệu và kết quả nghiên cứu là hoàn toàn trung thực và chưa từng công bố ở bất kỳ đề tài nào. Tác giả Lê Thị Tố Nga
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỀU DANH MỤC CÁC HÌNH DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC) ..........................................................................................................................6 1.1 Tổng quan về mô hình ABC ...............................................................................6 1.1.1 Mô hình ABC .................................................................................................6 1.1.1.1 Mô hình ABC là gì ..................................................................................6 1.1.1.2 Phương pháp tiếp cận hai giai đoạn trong phân bổ chi phí .....................6 1.1.1.3 Các khái niệm cơ bản trong mô hình ABC .............................................8 1.1.1.4 Thiết kế hệ thống ABC ...........................................................................9 1.1.1.4.1 Xác định các hoạt động ................................................................9 1.1.1.4.2 Phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động............................12 1.1.1.4.3 Xác định hệ số hoạt động ...........................................................12 1.1.1.4.4 Phân bổ chi phí nguồn lực cho từng đối tượng chi phí ..............13 1.1.1.4.5 Lập báo cáo quản trị để phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược ............................................................................................................13 1.1.2 Vai trò của ABC ...........................................................................................14 1.1.2.1 Vai trò của ABC trong ngành công nghiệp sản xuất ............................14 1.1.2.2 Vai trò ABC trong ngành công nghiệp dịch vụ ....................................17 1.1.3 Lợi ích và hạn chế của ABC ........................................................................20
1.1.3.1 Lợi ích của ABC ...................................................................................20 1.1.3.2 Hạn chế của ABC ..................................................................................21 1.1.4 So sánh chi phí dựa trên mô hình truyền thống và chi phí dựa trên mô hình ABC .......................................................................................................................23 1.1.4.1 Về đối tượng tập hợp chi phí ................................................................24 1.1.4.2 Về tiêu thức phân bổ chi phí .................................................................24 1.1.4.3 Về quan điểm chi phí ............................................................................24 1.2 Chi phí trong công ty dịch vụ ...........................................................................25 1.2.1 Đặc điểm sản phẩm của công ty dịch vụ ......................................................25 1.2.2 Phân loại chi phí dịch vụ trong công ty dịch vụ...........................................27 1.2.3 Hệ thống chi phí cho các công ty dịch vụ ....................................................28 1.2.4 Khi nào thì một công ty dịch vụ nên ước tính chi phí..................................31 1.2.5 Khi nào một công ty cần sử dụng hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) ....................................................................................................................33 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ........................................................................................34 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH .........................................................................35 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ Phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh ...............................35 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ...................................................................35 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng ......................................................36 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý.............................................................................37 2.1.4 Đặc điểm tài chính .......................................................................................41 2.1.5 Đặc điểm kế toán ..........................................................................................41 2.1.5.1 Cơ cấu bộ máy kế toán ..........................................................................41 2.1.5.2 Chức năng của bộ phận kế toán ............................................................42 2.1.6 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ và quy trình cung cấp dịch vụ .......................43 2.1.6.1 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ .................................................................43 2.1.6.2 Đặc điểm quy trình cung cấp dịch vụ ...................................................45 2.1.6.2.1 Mô hình vận hành của giaohanhnhanh.vn .................................45
2.1.6.2.2 Đặc điểm loại hình dịch vụ ảnh hưởng đến kế toán chi phí tại Giaohanhnhanh.vn ....................................................................................47 2.2 Thực trạng kế toán chi phí tại công ty CP Dịch vụ Giao Hàng Nhanh .......51 2.2.1 Kế toán chi phí sản xuất tại công ty Cổ phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh ..51 2.2.1.1 Đối tượng tập hợp chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung ...........................................................................51 2.2.1.2 Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành.....................................52 2.2.1.3 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ ..................52 2.2.1.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ...................................52 2.2.1.3.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp ...........................................53 2.2.1.3.3 Kế toán tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung ..................53 2.2.1.3.4 Kế toán tính giá thành dịch vụ ...................................................55 2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .........................56 2.3 Đánh giá, kiểm định thực trạng công tác kế toán chi phí tại công ty cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh ......................................................................................58 2.3.1 Ưu điểm ........................................................................................................58 2.3.2 Khuyết điểm .................................................................................................58 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ........................................................................................59 CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH ..............60 3.1 Phƣơng hƣớng, nội dung cần hoàn thiện ........................................................60 3.2 Những giải pháp cụ thể để hoàn thiện.............................................................60 3.2.1 Xác định các hoạt động cụ thể .....................................................................60 3.2.2 Phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động..............................................63 3.2.3 Tính hệ số hoạt động ....................................................................................70 3.2.4 Phân bổ chi phí hoạt động cho từng đối tượng chi phí ................................71 3.2.5 Lập báo cáo quản trị để phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược ............74 3.2.6 So sánh sự khác biệt chi phí giữa giá thành theo hệ thống chi phí cũ và hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) ...............................................................75 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ........................................................................................76
KẾT LUẬN CHUNG ..............................................................................................77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................78 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 - Phân loại chi phí trong công ty dịch vụ ...................................................28 Bảng 1.2 - Đặc điểm hệ thống ABC khi ứng dụng vào các loại hình công ty dịch vụ ...........................................................................................................................33 Bảng 2.1 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong tháng 10/2015 ............53 Bảng 2.2 - Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp trong tháng 10/2015 ......................53 Bảng 2.3- Tập hợp các chi phí sản xuất chung tháng 10/2015 .................................55 Bảng 3.4 - Tỷ lệ phân bổ chi phí nguồn lực cho các trung tâm hoạt động – KV Hồ Chí Minh ...........................................................................................................66 Bảng 3.5 - Tỷ lệ phân bổ chi phí lương và thưởng nhân viên quản lý vận hành khu vực cho các hoạt động .......................................................................................67 Bảng 3.6 - Tỷ lệ phân bổ chi phí các nguồn lực đến các hoạt động tại KV Hồ Chí Minh ..................................................................................................................68 Bảng 3.7 - Phân bổ chi phí các nguồn lực đến các hoạt động tại KV Hồ Chí Minh 69 Bảng 3.8 - Hệ số hoạt động tại KV Hồ Chí Minh .....................................................71 Bảng 3.9 - Phân bổ chi phí chung cho gói cước lấy Hồ Chí Minh giao đến Hà Nội 74 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 - Mô hình phương pháp tiếp cận hai giai đoạn ............................................7 Hình 1.2 - Mẫu báo cáo lãi lỗ theo loại sản phẩm ....................................................14 Hình 1.3 - Mẫu báo cáo lãi lỗ theo đối tượng khách hàng ........................................14 Hình 2.1 - Quy trình cung cấp dịch vụ do công ty Cổ phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh cung cấp .................................................................................................44 Hình 2.2 - Mô hình vận hành nan hoa tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh ................................................................................................................46
Hình 2.3 - Mô hình vận hành nan hoa thiết lập tại Việt Nam của công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh ...............................................................................47 Hình 3.1 - Lãi gộp theo loại gói dịch vụ tuyến HCM đến Hà Nội............................75 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức công ty .............................................................................38 Sơ đồ 2.2 - Quy trình vận hành lấy – giao một gói hàng tại công ty Cổ Phần Giao Hàng Nhanh ......................................................................................................48 Sơ đồ 2.3 - Quy trình vận hành cho một gói hàng gửi từ quận 10 – TP. Hồ Chí Minh đến Quận Hai Bà Trưng – TP. Hà Nội. .............................................................51 Sơ đồ 2.4 - Tính giá thành dịch vụ tháng 10/2015 – Khu vực Hồ Chí Minh tại công ty cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh ...............................................................56 Sơ đồ 3.1 - Mô hình ABC tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh ............71
1 Mở đầu Tính thời sự và cần thiết Sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ và Internet ngày nay đã thúc đẩy mua sắm trực tuyến càng tăng. Theo số liệu của Cục thương mại điện tử và Công nghệ thông tin ngày 29/10/2013 có khoảng 36% người Việt Nam đang sử dụng Internet và hơn một nửa trong số này có tham gia mua sắm trực tuyến. Mỗi năm sẽ có khoảng 18 triệu người Việt tham gia mua sắm qua kênh thương mại điện tử. Tuy vậy, với một lĩnh vực thương mại điện tử còn non yếu tại Việt Nam hiện nay thì còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết như: bảo mật thanh toán, chất lượng sản phẩm, giao dịch dễ dàng hay mức phí vận chuyển hàng hóa. Công ty Cổ phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh là công ty ra đời với chức năng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho các doanh nghiệp Thương Mại Điện Tử, đặc biệt là các nhà cung cấp nhỏ, lẻ - chưa có sẵn hệ thống giao hàng riêng. Trước những yêu cầu về giá cả, chất lượng từ khách hàng và sức ép cạnh tranh từ đối thủ, Ban giám đốc công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh đặt ra những yêu cầu rất cao đối với thông tin kế toán quản trị, đặc biệt là những thông tin chi phí của từng dịch vụ hay gói dịch vụ, từng khách hàng, từng vùng để nhằm đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của công ty, đặc biệt là những quyết định về giá phí dịch vụ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống kế toán chi phí truyền thống trong thực trạng các khoản phát sinh chi phí tại một công ty cung cấp dịch vụ là rất nhiều, đa dạng và phức tạp, điều này tiềm ẩn nguy cơ cao sai lệch về thông tin chi phí. Cụ thể hệ thống kế toán chi phí tại công ty vẫn còn nhiều bất cập, trong công tác tính giá thành và chính sách giá như: sự linh hoạt của chính sách giá chưa cao, không phân tích và phân bổ được chi phí để tính giá thành một cách hợp lý, phân biệt giá chủ yếu theo giá của đối thủ cạnh tranh hay cảm tính của nhà quản trị, chưa bù đắp được chi phí dẫn đến kết quả lợi nhuận thu được rất thấp, quy trình tính giá lỏng lẻo và thụ động mang tính đối phó, khả năng liên kết giữa các bộ phận kém,…Từ đó dẫn đến việc cung cấp thông tin giá thành dịch vụ của công ty còn khá
2 lỏng lẻo, thông tin chi phí không đảm bảo mức độ tin cậy cao và gây ảnh hưởng đến các quyết định quản trị chiến lược của công ty. Qua tìm hiểu cho thấy, hệ thống chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC – Activity based costing) có thể được xem là một trong những giải pháp cho những vấn đề trên, với ABC những chi phí phát sinh sẽ được theo dõi một cách toàn diện cho từng hoạt động gắn liền với các hoạt động cung cấp dịch vụ, vì thế thông tin giá thành cung cấp bởi hệ thống ABC có mức độ chính xác cao hơn, có khả năng đáp ứng được nhu cầu thực tiễn của Công ty và đây cũng là lý do tôi chọn đề tài này. Giải quyết tốt đề tài trên cũng là một trong những biện pháp nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, đứng vững trên thị trường. Các nghiên cứu có liên quan đến đề tài - Ashford C. Chea (2011); Activity-Based Costing System in the Service Sector: A Strategic Approach for Enhancing Managerial Decision Making and Competitiveness; International Journal of Business and Management chỉ ra rằng ABC là không chỉ thích hợp để sử dụng trong một môi trường các doanh nghiệp sản xuất ; mà nó còn thích hợp cho các tổ chức dịch vụ như các tổ chức tài chính , các ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe , và tổ chức chính phủ . Trong thực tế, một số tổ chức ngân hàng và tài chính đã và đang áp dụng các khái niệm trong nhiều năm dưới vài cái tên khác. - Popesko Boris, Novák Petr (2011); Activity-Based Costing Application in an Urban Mass Transport Company; Journal of Competitiveness chỉ ra rằng việc áp dụng các phương pháp tiếp cận chi phí dựa trên hoạt động vào công ty dịch vụ vận tải công cộng đô thị là đa chiều hơn so với ứng dụng trong ngành công nghiệp sản xuất. Sự khác biệt lớn chủ yếu trong cấu trúc của các đối tượng chi phí. Ứng dụng của ABC trong một công ty vận tải công cộng mang lại rất nhiều kết quả và thực tế thì ABC trong tình huống này mang đến một kết quả phân bổ chi phí chính xác hơn cho các tuyến đường vận chuyển hành khách, lợi nhuận của từng tuyến và còn cho thấy
3 cách làm thế nào để giảm bớt thiệt hại phát sinh bởi các tuyến đường ít lợi nhuận. - Lin, Collins, và Su (2001) đã thảo luận về ứng dụng hệ thống ABC trong quản lý chuỗi cung ứng. Tác giả chỉ ra sự cần thiết của việc thực hiện ABC trong ngành công nghiệp sản xuất để nâng cao hệ thống kế toán chi phí truyền thống vì sự leo thang của chi phí chung và sự lỗi thời cùa phương pháp phân bổ chi phí truyền thống như nhân công hay số giờ máy. - Cuối cùng, Carter; Sedaghat và Williams (1998) bàn về ứng dụng ABC trong US Postal Service. Đối thủ mạnh và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ của USPS cung cấp giá trị tăng lên cho khách hàng trong khi vẫn đảm bảo chi phí hiệu quả. Để đánh giá vị thế của nó trong thị trường, USPS ứng dụng ABC để phân tích quy trình thu doanh thu mấu chốt và chiến lược thị trường cho chương trình national credit và debit card. Những nghiên cứu liên quan ở trên chủ yếu là các nghiên cứu nước ngoài, số lượng bài nghiên cứu về ứng dụng chi phí dựa trên hoạt động tại các công ty dịch vụ Việt Nam còn khá hạn chế. Đặc biệt số lượng các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam rất nhiều nên việc ứng dụng ABC tại các doanh nghiệp nhỏ mang giá trị thực tiễn rất lớn, đó cũng là một mặt hạn chế mà các nghiên cứu trước đây và cũng là đường hướng phát triển cho các nghiên cứu sau này. Mục tiêu của đề tài - Hệ thống hóa lý thuyết ABC để định hướng ứng dụng vào hệ thống kế toán chi phí của doanh nghiệp. - Phân tích thực trạng tình hình công tác kế toán chi phí tại công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh. - Đề xuất công tác xây dựng và ứng dụng ABC vào hệ thống kế toán chi phí của công ty. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4 Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là những vấn đề thực tiễn của quá trình quản lý chi phí và công tác tính giá thành công ty. Thông tin, dữ liệu được thu thập từ các nguồn: - Phòng kế toán, phòng kinh doanh, các bộ phận trực tiếp liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ tại công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh. - Các tài liệu liên quan đến giá thành dịch vụ vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước. Phạm vi nghiên cứu: Các nội dung liên quan đến công tác tính giá thành dịch vụ tại công ty Cổ Phần Giao Hàng Nhanh. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp luận: Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, nghiên cứu các vấn đề trong mối quan hệ phổ biến trong sự vận động, phát triển. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứ định tính được sử dụng trong thu thập và xử lý thông tin, có tiến hành điều tra nhân viên, nhà quản trị và sử dụng các dữ liệu đã có sẵn. Nguồn dữ liệu thứ cấp: Luận văn sử dụng nguồn dữ liệu từ các tài liệu thu thập từ các bài viết báo cáo, nghiên cứu hàn lâm trước đây ở các quốc gia. Các số liệu thống kê được công bố chính thức tại Việt Nam. Các nguồn dữ liệu này được trích dẫn trực tiếp trong luận văn và được ghi chú chi tiết trong phần tài liệu tham khảo. Nguồn dữ liệu sơ cấp: Luận văn tiến hành lấy ý kiến từ các cá nhân thông qua bảng câu hỏi điều tra. Đối tượng được hỏi là các nhân viên trong công ty, các nhà quản trị cấp cao của công ty. Đóng góp của luận văn Qua tìm hiểu và phân tích những vấn đề mang tính lý luận về hệ thống chi phí theo hoạt động (ABC); và tìm hiểu thực tế mô hình kế toán quản trị tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh, đề tài “Ứng dụng hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động (ABC) tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh” đã tập trung vào tìm
5 hiểu các yếu tố quản lý và sự thích hợp của mô hình ABC với nội dung kế toán quản trị của doanh nghiệp, nhằm tổng kế và đề xuất được các phương pháp kỹ thuật đơn giản và dễ áp dụng trong thực tế với những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Tác giả mong muốn các doanh nghiệp dịch vụ có định hướng vận dụng thông tin chi phí trong quản lý khi mà ngành công nghiệp dịch vụ ngày càng phát triển và mang tính cạnh tranh cao. Bố cục của luận văn Đề tài được thực hiện bao gồm 80 trang, 6 bảng biểu, 5 sơ đồ, 7 hình vẽ và 10 phụ lục, ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn thiết kế gồm 3 chương Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) Chương 2: Thực trạng về kế toán chi phí tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh. Chương 3: Một số giải pháp ứng dụng hệ thống ABC tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh.
6 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC) 1.1 Tổng quan về mô hình ABC 1.1.1 Mô hình ABC 1.1.1.1 Mô hình ABC là gì Theo từ điển kinh tế MBA Venture Line, ABC được định nghĩa là “một hệ thống chi phí trong đó xác định nhiều hoạt động cần phải được thực hiện trong một doanh nghiệp và sử dụng nhiều tiêu thức phân bổ chi phí (dựa vào sản lượn hoặc không dựa vào sản lượng) để phân bổ chi phí sản xuất chung (hoặc chi phí gián tiếp) vào các sản phẩm, dịch vụ. ABC ghi nhận mối quan hệ nhân – quả giữa những tiêu thức phân bổ chi phí với những hoạt động”. ABC được xem là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị tập trung vào đánh giá, đo lường chi phí của các hoạt động, sản phẩm hay của những đối tượng tập hợp chi phí. Quan điểm chủ đạo của ABC là những đối tượng chi phí như sản phẩm, dịch vụ đều cấn đến những hoạt động cụ thể, các hoạt động này đều tiêu tốn các nguồn lực trong doanh nghiệp. Vì vậy ABC phân bổ chi phí của các nguồn lực vào những đối tượng chi phí đó. Như vậy, có thể đưa ra khái niệm về ABC: “ABC là một hệ thống tập hợp chi phí các nguồn lực vào các hoạt động và phân bổ chi phí từ các hoạt động vào những đối tượng chi phí theo mức độ sử dụng hoạt động của đối tượng chi phí đó”. 1.1.1.2 Phương pháp tiếp cận hai giai đoạn trong phân bổ chi phí Xét về phương pháp tiếp cận hai giai đoạn bao gồm: giai đoạn 1 là phân bổ chi phí về các trung tâm chi phí (trung tâm hoạt động) và sau đó là giai đoạn phân bổ chi phí đến các sản phẩm, dịch vụ . Hình 1.1 trình bày rõ về phương pháp tiếp cận hai giai đoạn này như sau:
7 Hình 1.1 - Mô hình phương pháp tiếp cận hai giai đoạn (Nguồn: Tsai and Kuo, 2004) Ở bước đầu tiên là phân bổ chi phí về các trung tâm chi phí. Khái niệm “trung tâm chi phí” thành “trung tâm hoạt động” được sử dụng để tập hợp chi phí. Thay vì tập trung vào các phòng ban hay những trung tâm trách nhiệm, ABC tập trung vào các hoạt động được thực hiện mà những hoạt động này làm tiêu tốn các nguồn lực doanh nghiệp. ABC vẫn giữ lại đặc điểm của hệ thống chi phí truyền thống là các hoạt động làm chuyển hóa nguyên vật liệu thành sản phẩm hoàn thành ví dụ như chạy máy, lắp ráp vẫn thuộc về trung tâm chi phí sản xuất (bộ phận sản xuất). Tuy nhiên, ABC còn quan tâm đến nguồn lực sử dụng để thực hiện những hoạt động như chuẩn bị máy móc, lập kế hoạch sản xuất, kiểm định chất lượng sản phẩm, phát triển sản phẩm hay vận chuyển nguyên vật liệu…Chúng là những hoạt động phục vụ, không trực tiếp gắn liền với quy trình sản xuất của doanh nghiệp để sản xuất ra sản phẩm. Đối với những doanh nghiệp dịch vụ không có phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp và chi phí phần lớn là gián tiếp, hầu hết các hoạt động thực hiện trong những doanh nghiệp này có thể xem như các hoạt động phục vụ: quan hệ khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ, trả lời điện thoại, hoàn tất các thủ tục về bảo hiểm, đặt chỗ chuyến bay, …dành cho khách hàng. Những khoản chi phí sản xuất chung phân bổ vào các hoạt động tạo thành các tổ hợp chi phí (cost pool).
8 Giai đoạn thứ hai của hệ thống chi phí dựa trên hoạt động là phân bổ chi phí hoạt động đến các sản phẩm. Đầu tiên là lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động thích hợp nhất với từng trung tâm hoạt động để kết nối giữa chi phí của hoạt động với mức độ sử dụng hoạt động của từng sản phẩm. Từ đó chi phí sản xuất chung từ những tổ hợp chi phí sẽ được tính vào từng loại sản phẩm, dịch vụ, khách hàng trên mức độ tiêu tốn các hoạt động để sản xuất loại sản phẩm đó. 1.1.1.3 Các khái niệm cơ bản trong mô hình ABC Trước khi đưa ra được khái niệm về ABC, cần phải làm rõ một số thuật ngữ sau Nguồn lực (Resources) Một nguồn lực là một yếu tố kinh tế cần hoặc tiêu thụ trong việc thực hiện các hoạt động. Ví dụ, lương và nguyên vật liệu là các nguồn lực cần hoặc được sử dụng trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất. Hoạt động (Activity) Hoạt động là những việc làm, hành động hay những công việc cụ thể được thực hiện trong một doanh nghiệp. Hoạt động có thể được xác định như bất kỳ sự kiện, hành động, giao dịch hay chuỗi công việc là nguyên nhân một chi phí chịu trong việc sản xuất một sản phẩm hay cung cấp một dịch vụ (Weygandt, Kieso &Kimmel, 2004). Một hoạt động có thể là một hành động đơn lẻ hay là gồm nhiều hành động. Ví dụ, di chuyển hàng tồn kho từ nơi làm việc A đến nơi làm việc B là một hoạt động mà có thể chỉ yêu cầu một hành động. Tổ chức sản xuất là một hoạt động mà bao gồm nhiều hành động. Tiêu thức phân bổ chi phí (cost drive) Một tiêu thức chi phí là nguyên nhân hoặc có liên quan tới một sự thay đổi chi phí của một hoạt đông. Vì thế việc đo lường hoặc xác định số lượng của kích tố chi phí là cơ sở tuyệt hảo cho việc phân bổ chi phí nguồn lực đến các hoạt động và cho việc phân bổ chi phí của các hoạt động cho các đối tượng chi phí. Một tiêu thức chi phí có thể là một tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực hoặc là một tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động.
9 Tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực (resource consumption cost drive): là tiêu thức dùng để đo lường mức độ tiêu tốn các nguồn lực để thực hiện một hoạt động. Tiêu thức này được sử dụng để phân bổ chi phí một nguồn lực bị tiêu tốn liên quan đến một hay nhiều hoạt động. Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động (activity consumption cost drive): là tiêu thức đo lường số lượng của các hoạt động được thực hiện cho một đối tượng chi phí. Nó được sử dụng để phân bổ tổ hợp chi phí hoạt động tới các đối tượng chi phí. Các ví dụ của những tiêu thức tiêu tốn hoạt động là số lượng giờ máy trong sản xuất sản phẩm X, hay là số lượng của mẻ trộn sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm Y. 1.1.1.4 Thiết kế hệ thống ABC Các bước phát triển hệ thống ABC được đề cập bằng các bước khác nhau trong các nghiên cứu trước đây, tuy nhiên mục tiêu cuối cùng cũng để thực hiện phân bổ chi phí chung hợp lý. Theo Ray H. Garrison, Eric Noreen, Peter (Managerial Acounting 14E) các bước cần thiết để phát triển hệ thống chi phí theo hoạt động gồm 5 bước: - Xác định các hoạt động - Phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động - Xác định các tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động - Phân bổ chi phí hoạt động cho từng đối tượng chịu chi phí - Lập báo cáo quản trị phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược. 1.1.1.4.1 Xác định các hoạt động Bước quan trọng đầu tiên trong việc ứng dụng một hệ thống ABC là xác định các hoạt động làm cơ sở thiết lập cho hệ thống. Điều này có thể khó khăn, tốn thời gian và phụ thuộc rất nhiều vào sự phán đoán.Bước này cần thực hiện phân tích thu thập dữ liệu từ các tài liệu và các phát sinh hiện hành, cũng như thu thập thông tin bổ sung bằng cách sử dụng câu hỏi, sự quan sát, hay phỏng vấn những nhân vật quan trọng. Câu hỏi mà các thành viên trong dự án ABC thông thường hỏi các nhân viên hay người quản lý trong việc thu thập dữ liệu hoạt động bao gồm:
10 Việc gì hay hoạt động gì mà bạn làm? Bao nhiêu thời gian bạn sử dụng cho hoạt động đó? Nguồn lực gì được sử dụng để thực hiện các hoạt động đó? Giá trị mà các hoạt động mang đến cho sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hay tổ chức? Thông thường, kết quả của việc phân tích hoạt động này là một danh sách các hoạt động rất dài.Trên một mặt, số lượng lớn các hoạt động duy trìtheo hệ thống ABC cho ra kết quả chi phí chính xác hơn. Một mặt khác, một hệ thống phức tạp kéo theo số lượng lớn các hoạt động thì rất tốn chi phí để thiết kế, ứng dụng, duy trì và sử dụng. Do đó độ dài danh sách các hoạt động thường được cắt giảm thànhcác nhóm hoạt động bằng cách kết hợp các hoạt động tương tự nhau. Ví dụ, vài hoạt động có thể liên quan tới việc xử lý và di chuyển nguyên vật liệu- việc nhận nguyên vật liệu từ khâu chất hàng đến việc phân loại chúng phù hợp vào trong kho hàng. Tất cả các hoạt động đó có thể được kết hợp vào một hoạt động đơn lẻ gọi là xử lý nguyên vật liệu. Một trong những cách hữu dụng khi người ta nghĩ đến việc xác định các hoạt động và cách để kết hợp chúng lại với nhau là việc thiết lập chúng trong năm cấp độ hoạt động (Activity hierarchies): cấp độ đơn vị sản phẩm (Unit-level Activities), cấp độ lô sản phẩm (Batch-level activites), cấp độ sản phẩm (Product-sustaining activities), cấp độ khách hàng (Customer-level activities) và cấp độ khu vực toàn doanh nghiệp (Area or general-operations-level activities). Những cấp độ này được mô tả như sau: - Hoạt động cấp độ đơn vị sản phẩm (Unit-level Activities): thể hiện những công việc được thực hiện cho mỗi đơn vị sản phẩm riêng biệt được sản xuất hoặc tiêu thụ. Chi phí của cấp độ này bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp, điện năng…Ví dụ cho các hoạt động cấp độ đơn vị như là các hoạt động liên quan xử lý nguyên vật liệu trực tiếp, hoạt động của nhân công trực tiếp, kiểm tra tất cả đơn vị sản phẩm. Mức độ hoạt động thay đổi tương xứng với số lượng của đối tượng chi phí.
11 - Hoạt động cấp độ lô sản phẩm (Batch-level activites):được thực hiện cho mỗi lô hay cho nhóm các sản phẩm, dịch vụ hơn là từng sản phẩm hay dịch vụ riêng biệt. Ví dụ của các hoạt động cấp độ lô như là chuẩn bị máy móc, đặt ra đơn hàng mua, lên lịch trình sản xuất, tiến hành kiểm tra theo lô, di chuyển nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất. Một điểm phân biệt quan trọng giữa hoạt động ở cấp độ theo lô và theo đơn vị sản phẩm là những nguồn lực được yêu cầu để thực hiện một hoạt động theo lô sản phẩm thì độc lập với số lượng đơn vị trong lô. Hệ thống chi phí truyền thống thì xem những chi phí phát sinh theo lô sản phẩm là chi phí cố định. Vì vậy hệ thống ABC cung cấp một kỹ thuật cho việc phân bổ các chi phí phức tạp như thiết lập máy, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, tới những sản phẩm, dịch vụ thông qua các hoạt động được thực hiện. - Hoạt động cấp độ sản phẩm (Product-sustaining activities)là các hoạt động hỗ trợ cho việc sản xuất một loại sản phẩm hay dịch vụ riêng biệt bất kể đến số lượng đơn hàng hay lô hàng. Ví dụ của các hoạt động cấp độ sản phẩm bao gồm thiết kế các sản phẩm, những thay đổi kỹ thuật để thay đổi sản phẩm. - Hoạt động cấp độ khách hàng (Customer-level activities) là những hoạt động liên quan đến những khách hàng riêng biệt. Năm 1998, Kaplan và Cooper đã mở rộng ý tưởng với trường hợp khách hàng là đối tượng chịu chi phí. Ví dụ: Nghiên cứu thị trường khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật cho những khách hàng riêng biệt Hoạt động ở cấp độ khu vực hoặc toàn doanh nghiệp (Area or general-operation- level activities): những hoạt động này không là nguyên nhân của sản phẩm hay dịch vụ và cũng không truy nguyên cho các đơn vị riêng biệt, các đợt (lô), hay sản phẩm. Ví dụ cho các hoạt động cấp độ phương tiện bao gồm cung cấp dịch vụ bảo vệ cho nhà máy, bảo trì máy móc nói chung, quản lý nhà máy, gánh chịu nghĩa vụ thuế nhà máy và bảo hiểm. Một vài công ty đề cập các hoạt động này là các hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng bền vững. Khi thực hiện kết hợp các hoạt động trong hệ thống ABC, các hoạt động nên được gộp lại với nhau ở những cấp độ phù hợp. Hoạt động ở cấp độ lô sản phẩm không nên gộp các hoạt động ở cấp độ đơn vị sản phẩm. Tóm lại, chỉ nên gộp
12 những hoạt động trong cùng một cấp độ mà chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. 1.1.1.4.2 Phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động Đối với những chi phí tập hợp trực tiếp được cho hoạt động nào thì tập hợp cho hoạt động đó, còn những chi phí nào phát sinh chung cho các hoạt động thì sẽ tiến hành phân bổ bằng tiêu thức phù hợp cho các hoạt động liên quan. ABC sử dụng tiêu thức chi phí tiêu tốn nguồn lực để phân bổ chi phí nguồn lực đến các hoạt động. Một tiêu thức chi phí tiêu tốn nguồn lực dựa trên mối quan hệ nguyên nhân-kết quả giữa các hoạt động và nguồn lực. Có một vấn đề trở ngại là hầu hết hệ thống sổ sách kế toán tại các doanh nghiệp cung cấp thông tin theo yếu tố ví dụ như chi phí lương, chi phí khấu hao, chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung…chứ không cung cấp thông tin chi phí theo hoạt động. Vì thế, để thực hiện được ABC, cần phải xây dựng một hệ thống sổ sách báo cáo riêng để theo dõi chi phí theo từng hoạt động được xác định. Chi phí của các nguồn lực có thể được phân bổ cho các hoạt động bằng cách truy nguyên trực tiếp hay ước tính. Truy nguyên trực tiếp yêu cầu việc đo lường thực tế sử dụng nguồn lực của các hoạt động. Ví dụ, năng lượng sử dụng để vận hành máy móc có thể được truy nguyên trực tiếp tới hoạt động của máy đó bằng cách đọc thông số gắn với máy móc khi vận hành. Khi việc truy nguyên trực tiếp không thể được, những nhà quản trị bộ phận và người giám sát cần ước tính số lượng phần trăm thời gian mà các nguồn lực sử dụng cho từng hoạt động riêng biệt. 1.1.1.4.3 Xác định hệ số hoạt động Hệ số hoạt động được tính bằng cách phân chia tổng chi phí của mỗi hoạt động cho tổng các hoạt động của nó. Những hệ số hoạt động cho thấy trung bình một đơn vị hoạt động tiêu tốn chi phí nguồn lực hết bao nhiêu.Trong bước này, doanh nghiệp cần phải xác định được mối quan hệ về chi phí giữa các hoạt động và sản phẩm, dịch vụ đầu ra. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động phải chỉ ra được mối quan hệ giữa các