Luận văn tốt nghiệp: Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

Chia sẻ: Nguyen Bao Ngoc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:89

Thêm vào BST

Báo xấu

164
lượt xem 41
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn mua hàng để tiến hành phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng của Trung tâm trong thời gian qua và đưa ra những nhận xét đánh giá về hoạt động này. Trên cơ sở lý luận và những phân tích đánh giá đó, tiến hành xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng, tạo ra nguồn hàng ổn định, phong phú, có chất lượng, với giá cả thấp nhất cho Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn tốt nghiệp: Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX 1
Lời nói đầu N gày nay, với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, phân công lao động của từng nước cũng như trên p hạm vi quốc tế ngày càng cao và gắn bó với nhau. Xu thế toàn cầu hoá trong sản xuất và lưu thông hàng hoá đòi hỏi mọi quốc gia, mọi tập đoàn cũng như mọi cá nhân không thể đứng ngoài. Trong bối cảnh kinh tế thế giới hiện nay, một nền kinh tế đóng cửa không thể phát triển được. Cách đó chỉ kéo dài sự nghèo đói và bần cùng hoá. Nhận thức được vấn đề đó, tại đại hội Đảng VI (1986) Đảng ta đã chủ trương chuyển nền kinh tế từ cơ chế xã hội hoá tập trung sang xây dựng nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Việc chuyển đổi nền kinh tế tạo ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội làm ăn mới nhưng cũng nhiều thách thức mới. Các doanh nghiệp phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh gay gắt. V iệc mua hàng và bán hàng không còn theo kế hoạch của nhà nước. Doanh nghiệp phải tự lo tất cả các vấn đề từ hoạt động nghiên cứu thị trường cho đến ho ạt động tạo nguồn, mua hàng, bán hàng... Nhiệm vụ chủ yếu của các DNTM là đảm bảo cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hoá đủ về số lượng, tốt về chất lượng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi cho khách hàng. Chỉ có thực hiện tốt nhiệm vụ này DNTM mới có thể thu hút đ ược khách hàng và đứng vững trên thị trường. Nhưng để làm được điều này các DNTM phải thực hiện tốt công tác tạo nguồn hàng của doanh nghiệp. Công tác mua hàng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Nếu không có nguồn hàng doanh nghiệp không thể kinh doanh được. Mặt khác, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên tục, ổn định và tránh đứt đoạn. Không những thế, công tác tạo nguồn hàng tốt còn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. 2
Làm thế nào đ ể hoạt động tạo nguồn mua hàng có hiệu quả và phát huy được vai trò quan trọng của nó? Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thương mại INTIMEX, tôi đã quan tâm và nhận thấy nhiều vấn đề tích cực và hạn chế trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động tạo nguồn và mua hàng vì đ ây là hoạt động quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động khác. Đề tài: "Một số biện pháp ho àn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX" được nêu ra với mong muốn giải quyết vấn đề trên. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác đảm bảo nguồn hàng cho ho ạt động kinh doanh của Doanh nghiệp và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong việc phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng cho hoạt động kinh doanh nội địa của Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian qua (từ 1999-2000). Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn mua hàng để tiến hành phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng của Trung tâm trong thời gian qua và đưa ra những nhận xét đánh giá về hoạt động này. Trên cơ sở lý luận và những phân tích đánh giá đó, tiến hành xây d ựng các giải pháp nhằm ho àn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng, tạo ra nguồn hàng ổn định, phong phú, có chất lượng, với giá cả thấp nhất cho Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian tới. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Thông qua việc thống kê, tổng hợp số liệu để tiển hành phân tích, so sánh, d ự báo từ đó đưa ra những đánh giá và hệ thống các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX. 3
Chương I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của các doanh nghiệp thương mại. I.Vai trò của công tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM. I.1. Nguồn hàng của các DNTM. I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng. N guồn hàng của các doanh nghiệp là toàn bộ khối lượng và cơ cấu hàng hoá thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ kế hoạch. N hư vậy, nguồn hàng của doanh nghiệp không bao gồm tất cả những hàng hoá trên thị trường m à nó chỉ giới hạn ở những hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong kỳ kế hoạch về khối lượng, cơ cấu mặt hàng và chủng loại quy cách cụ thể. Và những hàng hoá này phải nằm trong cân đối kế ho ạch kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đã ho ặc chắc chắn có trong kỳ kế hoạch. I.1.2. Phân loại nguồn hàng. N gười ta có thể đứng từ nhiều giác độ khác nhau để phân tích và phân loại nguồn hàng. Về cơ bản có thể phân loại nguồn hàng theo những cách sau: I.1.2.1. Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng. Phân loại theo tiêu thức này người ta có thể chia nguồn hàng thành các nguồn hàng truyền thống và nguồn hàng mới. N guồn hàng truyền thống là những hàng hoá mà doanh nghiệp đã kinh doanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định về những hàng hoá đó. Nguồn hàng này có ưu điểm là doanh nghiệp có nhiều hiểu biết về hàng hoá, về mức độ tiêu thụ hàng hoá trên thị trường và có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp. Do đó doanh nghiệp có thể tạo ra sự ổn định lâu dài cho nguồn hàng, cũng như sẽ có khả năng được hưởng nhiều dịch vụ hơn từ phía nhà cung cấp. Với các nhà cung cấp truyền thống doanh nghiệp có thể được hưởng nhiều ưu đãi hơn về chiết khấu, được ưu tiên mua hàng trong trường hợp hàng hoá khan hiếm. 4
Chính vì những lý do đó mà các doanh nghiệp luôn cố gắng giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống và biến các nguồn cung cấp mới thành nguồn cung cấp truyền thống. N guồn hàng mới bao gồm những hàng hoá mà doanh nghiệp khai thác từ những nhà cung cấp mới. Nguồn hàng này chưa ổn định nhiều khi mang tính chất tình huống. Nhưng trong một số trường hợp thì đây là nguồn hàng ổn định trong tương lai nếu như doanh nghiệp biết cách khai thác. I.1.2.2. Theo suất xứ của hàng hoá. Phân loại theo tiêu thức này, nguồn hàng gồm có nguồn hàng được sản xuất trong nước và nguồn hàng nhập khẩu. N guồn hàng sản xuất trong nước b ao gồm những hàng hoá do các đơn vị sản xuất trong nước sản xuất ra. Ưu điểm của nguồn hàng này là DNTM có thể chủ động tìm hiểu khả năng sản xuất về chất lượng, quy cách, mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm cũng như tiến độ giao hàng, các điều kiện tiếp nhận vận chuyển đơn giản. Tuy nhiên nguồn hàng trong nước chất lượng chưa cao, mẫu mã thiếu sự da dạng và chưa thật phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, giá cả còn cao so với sản phẩm cùng loại trên thế giới. N guồn hàng nhập khẩu: những hàng hoá trong nước chưa sản xuất được ho ặc sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng được nhập khẩu từ nước ngoài. Những hàng hoá này thường có chất lượng tốt, mẫu mã kiểu dáng đ ẹp, phong phú, hấp dẫn người tiêu dùng. Nhưng để có được nguồn hàng này DNTM phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp và gặp nhiều khó khăn trong công tác nghiên cứu thị trường nước ngoài cũng như tìm hiểu về khả năng cung cấp hàng hoá của thị trường nước ngoài. Khi quan hệ với các thương nhân nước ngoài doanh nghiệp phải chú ý tới các vấn đề mang tính văn hoá dân tộc, các phong tục tập quán, tâm lý của bạn hàng nước ngoài... Việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng cũng phức tạp hơn so với những quan hệ mua - bán trong nước. I.1.2.3. Theo mức độ ổn định của nguồn hàng. 5
Theo tiêu thức này, người ta có thể phân nguồn hàng thành hai lo ại: nguồn hàng hoá được cung cấp theo hợp đồng dài hạn và nguồn hàng hoá mang tính chất tình huống. N guồn hàng được cung cấp theo hợp đồng dài hạn: tất cả những hàng hoá mà doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua - bán dài hạn từ một năm trở lên đều đ ược xếp vào loại này. Đây là nguồn hàng rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nó thể hiện sự ổn định của nguồn cung cấp. Trong chiến lược phát triển nguồn hàng của DNTM, việc tạo ra nguồn hàng ổn định thông qua các hợp đồng dài hạn là một nội dung rất quan trọng và là trọng tâm của chiến lược phát triển nguồn hàng. N guồn hàng mang tính chất tính huống: thực chất đây là nguồn hàng được khai thác thông qua các hợp đồng mua bán chỉ mang tính chất tình huống. Doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ mua - b án một lần và sau đó thì không còn quan hệ trở lại trong một thời gian dài. Nguồn hàng này thường chỉ có trong những trường hợp đặc biệt và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong nguồn hàng của DNTM. I.1.2.4. Phân loại nguồn hàng theo tiêu thức nhà cung cấp. Theo tiêu thức này DNTM có thể chia nguồn hàng theo từng nhà cung cấp: nhà cung cấp lớn, nhỏ, nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp mới. Khi phân loại theo tiêu thưac này, doanh nghiệp sẽ biết được khả năng khai thác hàng hoá từ từng nhà cung cấp là bao nhiêu, cũng như thấy được sự ảnh hưởng của từng nhà cung cấp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra các chính sách phù hợp để duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp N goài những cách phân loại trên người ta có thể phân loại nguồn hàng theo những tiêu thức sản phẩm, mối quan hệ với nguồn hàng, ... I.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn mua hàng ở DNTM. I.2.1. Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng. 6
Hoạt động tạo nguồn mua hàng là toàn bộ những nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng phù hợp về cơ cấu, tốt về chất lượng, đồng bộ và kịp thời theo theo đúng nhu cầu của khách hàng. I.2.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng ở DNTM. Trong kinh doanh thương m ại, tạo nguồn mua hàng là hai hoạt động nghiệp vụ đầu tiên, m ở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hoá. Nó có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Một sự thay đôỉ quá mức của "đầu vào" sẽ ảnh hưởng đến "giá đầu vào", "chi phí", "thời điểm cung cấp hàng hoá ", "khối lượng cung cấp" đã được tính đến ở "đầu ra". Việc không kiểm soát được sự ổn định về nguồn cung cấp có thể phá vỡ toàn bộ chương trình kinh doanh của doanh nghiệp. N hư vậy sự ổn định của nguồn cung cấp hàng hoá là một tiềm lực quan trọng của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của nguồn hàng và công tác tạo nguồn hàng còn được thể hiện ở các vai trò cụ thể sau: Thứ nhất, nguồn hàng là điều kiện không thể thiếu của hoạt động kinh doanh. N ếu không có nguồn hàng thì hoạt động kinh doanh không thể tiến hành được. Nhưng để hoạt động kinh doanh tiến hành tốt thì nguồn hàng phải tốt. Nghĩa là nguồn hàng phải đảm bảo được các yêu cầu về số lượng, chất lượng, cơ cấu, tính đồng bộ so với nhu cầu của khách hàng. Thứ hai, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho ho ạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời gian, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán hàng nhanh chóng, đ ồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng hoá diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn. Thứ ba, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả: giảm chi phí đầu vào, thu hồi vốn nhanh, có tiền để bù đắp chi phí cho kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh. Th ứ tư, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối được cung - cầu về mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh. 7
Thứ năm, nguồn hàng là phương tiện để các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau. Các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau trên nhiều phương diện khác nhau như giá cả, sản phẩm, dịch vụ,... Một nguồn hàng tốt và ổn định không những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với những đối thủ khác trên phương diện giá cả mà còn trên phương diện sản phẩm. Đó chính là sự độc đáo, đa dạng của sản phẩm cũng như sự ổn định về việc cung cấp hàng hoá cho người tiêu dùng của nhà thương mại. Đây là phương tiện quan trọng để thu hút sự chú ý của khách hàng tới các sản phẩm của doanh nghiệp. N hư vậy, đối với các DNTM muốn phát triển và mở rộng kinh doanh, việc bảo đảm nguồn hàng chất lượng tốt, nguồn hàng cung ứng ổn định lâu dài, giá cả phải chăng là điều kiện đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp. II. Nội dung của hoạt động tạo nguồn và mua hàng. K inh doanh thương mại là đầu tư tiền của công sức vào ho ạt động mua, bán hàng hoá dịch vụ để kiếm lời. Nghĩa là kinh doanh thương mại phải thực hiện hoạt động mua để bán, mua hàng không phải để tiêu dùng mà để bán lại cho người tiêu dùng trên thị trường. Cũng giống như các đơn vị sản xuất, các DNTM hoạt động trên thị trường "đầu vào" nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố đầu vào cho kinh doanh như vốn kinh doanh, sức lao động và quan trọng nhất là hàng hoá, dịch vụ để thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Xét về chức năng và mục đích của hoạt động kinh doanh, bán hàng là điểm xuất phát, là hoạt động kinh doanh cơ b ản, chi phối các hoạt động khác như tạo nguồn, mua hàng, nghiên cứu thị trường, vận dụng marketing... Còn tạo nguồn, mua hàng thực chất là hoạt động nhằm đảm bảo nguồn hàng đầu vào cho kinh doanh. Tạo nguồn, mua hàng là hai hoạt động khác nhau nhưng có mối liên kết chặt chẽ với nhau trong ''chuỗi xích" của hoạt động đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh. Tạo nguồn là đi xác đ ịnh người cung cấp hàng hoá và các điều kiện để đảm bảo có hàng.Yêu cầu và cũng chính là mục tiêu của hoạt động tạo nguồn 8
là tạo ra nguồn hàng phong phú, ổ n định, giá hợp lý, chất lượng tốt, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Mua hàng là hành vi thương mại nhằm chuyển đổi hình thái giá trị từ tiền sang hàng. Nhưng trong KDTM việc mua hàng là để bán, hàng hoá mua về sẽ được chuyển đổi thêm m ột lần nữa từ hàng sang tiền và lượng tiền thu được phải lớn hơn so với lượng tiền bỏ ra để mua hàng. Đ ể thực hiện được điều đó DNTM phải mua được hàng hoá tốt nhất với chi phí thấp nhất. II.1. N ội dung công tác tạo nguồn của DNTM. II.1.1. Nghiên cứu thị trường. II.1.1.1. Phương pháp nghiên cứu thị trường. Đ ể nghiên cứu thị trường, DNTM thường sử dụng hai phương pháp: nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Phương pháp nghiên cứu tại bàn hay còn gọi là phương pháp nghiên cứu văn phòng là cách nghiên cứu, thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp chí, đài phát thanh truyền hình, niên giám thống kê, các tài liệu sẵn có của doanh nghiệp (báo cáo tổng kết định kỳ và cuối năm về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp) và một số nguồn tài liệu khác. Qua nguồn tài liệu trên doanh nghiệp có thể tìm hiểu được tình hình hàng hoá trên thị trường, khả năng cung ứng hàng hoá, khả năng nhập khẩu, tình hình dự trữ .... Nghiên cứu tại bàn giúp doanh nghiệp nhìn khái quát về tình hình cung - cầu hàng hoá cần nghiên cứu trên thị trường. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, thời gian tiến hành nhanh, chí phí thấp, nhưng đ òi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn vững, biết cách thu thập, đánh giá và phân tích thông tin. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là d ựa vào tài liệu đã được xuất bản nên có độ trễ so với thực tế. Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường là việc trực tiếp cử nhân viên xuống tận nơi nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu trực tiếp thu thập thông tin và số liệu ở các đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng, ở các nhà cung cấp hàng hoá 9
bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình hay điều tra toàn b ộ. Việc thu thập thông tin có thể thông qua các cuộc phỏng vấn, gửi phiếu điều tra, hội nghị khách hàng... Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập đ ược những thông tin sinh động, thực tế, hiện tại, độ chính xác cao hơn so với phương pháp nghiên cứu tại bàn. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi chi phí lớn, cán bộ đi thu thập thông tin phải vững chuyên môn và có đầu óc thực tế. Mỗi phương pháp nghiên cứu thị trường có những ưu điểm và hạn chế riêng. Việc kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu sẽ hạn chế được những thiếu sót và phát huy được những điểm mạnh của từng phương pháp. II.1.1.2. N ội dung nghiên cứu. K hi xây dựng kế hoạch kinh doanh, DNTM đã phải tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng và các nhân tố ảnh hưởng khác. Khi tiến hành công tác tạo nguồn mua hàng để thực hiện kế hoạch kinh doanh, DNTM lại nghiên cứu thị trường một lần nữa. Việc nghiên cứu này d ựa trên kết quả nghiên cứu thị trường ở mức độ tổng quát khi lập kế hoạch kinh doanh. Trên cơ sở nhu cầu chung đã được xác định, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu để xác định nhu cầu cụ thể, nhãn hiệu hàng hóa và các nhà cung cấp cụ thể. Nội dung nghiên cứu bao gồm: * Xác định nhóm sản phẩm cụ thể và xuất sứ của hàng hoá. Đ ể thoả mãn nhu cầu của khách hàng có rất nhiều sản phẩm khác nhau trong cùng một dòng sản phẩm. Mỗi loại có chất lượng khác nhau, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau đồng thời thu hút khách hàng ở những mức độ khác nhau. Chính vì vậy, DNTM cần nghiên cứu để x ác đ ịnh và chọn ra một số sản phẩm thoã mãn tốt nhất nhu cầu của nhóm khách hàng trọng điểm. Việc lựa chọn sản phẩm dựa trên mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng. Sau khi xác định được nhóm sản phẩm doanh nghiệp cần đi xác định xuất sứ của nhóm sản phẩm đó ( nước nào sản xuất ra sản phẩm? và cụ thể hơn sản phẩm được sản xuất bởi hãng nào?). Trên thị trường một loại sản phẩm có 10
nhiều nhãn hiệu sản xuất khác nhau và có chất lượng khác nhau. Vì vậy trong quá trình xem xét, đánh giá và lựa chọn sản phẩm thu mua doanh nghiệp cần đưa ra một số căn cứ lựa chọn. Có thể dựa trên một số căn cứ sau: - Chu kỳ sống của sản phẩm: cần xác định sản phẩm đang ở giai đoạn nào của chu kỳ ( giới thiệu sản phẩm/ thị trường phát triển/ thị trường bão hoà/ thị trường suy giảm). - Mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá. ( Nhãn hiệu bị loại bỏ/ nhãn hiệu không được công nhận/ nhãn hiệu được công nhận/ nhãn hiệu đ ược ưa thích/ nhãn hiệu được tín nhiệm). Mỗi một sản phẩm khi tung ra thị trường đều phải trải qua các giai đoạn khác nhau của chu kỳ sống. Do đó việc xác định chính xác sản phẩm đang ở giai đoạn nào rất quan trọng. Phân kỳ sống của sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp. Cũng như chu kỳ sống của sản phẩm, nhãn hiệu của sản phẩm có ảnh hưởng lớn tới quyết định lựa chọn hàng hoá đ ầu vào của DNTM. Khách hàng thường mua hàng thông qua nhãn hiệu sản phẩm. Đối với họ một sản phẩm tốt đồng nghĩa với việc một nhãn hiệu tốt và ngược lại. Họ thường đánh giá sản phẩm thông qua mức độ quen thuộc của nhãn hiệu trên thị trường. Chính vì điều này mà DNTM cần tìm hiểu và xác định rõ mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá trên thị trường để từ đó có những quyết định đúng đắn khi lựa chọn hàng hoá đầu vào. * Xác định người cung cấp hàng hoá. Sau khi đã xác đ ịnh được sản phẩm cũng như nhãn hiệu của chúng, DNTM cần tìm hiểu ai là người cung ứng hàng hoá đó trên thị trường. Một loại sản phẩm thường có nhiều nhà phân phối trên thị trường, trừ một số ít trường hợp kinh doanh độc quyền, giá cả các nhà phân phối đưa ra có thể ngang bằng hoặc khác nhau nhưng một điều chắc chắn rằng các điều kiện cung cấp hàng hoá là khác nhau. Chính vì vậy DNTM cần phân tích và xác đ ịnh cho mình nhà phân phối. 11
Một nhà phân phối tin cậy và ổn định là tài sản đối với doanh nghiệp. Do vậy khi tiếp cận các nhà cung cấp doanh nghiệp cần tìm hiểu về: - U y tín cuả nhà cung cấp trên thị trường. - K hả năng tài chính của nhà cung cấp. - K hả năng cung cấp các dịch vụ kèm theo. Sau khi tìm hiểu các nhà cung cấp theo các yếu tố trên, DNTM có thể sàng lọc và giới hạn được số lượng các nhà cung cấp. Mỗi một nhà cung cấp đều kèm theo những điều kiện cung cấp khác nhau. để đi đến quyết định lựa chọn các nhà thương m ại cần tìm hiểu về điều kiện cung cấp của mỗi nhà cung cấp: - K hối lượng hàng hoá nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp. - Chất lượng hàng hoá. - Thời gian giao hàng. - Phương thức thanh toán. - Phương thức giao nhận. - Các dịch vụ kèm theo (bao gồm dịch vụ trước, trong và sau khi mua hàng). Sau khi tìm hiểu, phân tích các nhà phân phối, DNTM có thể đi đến các quyết định cuối cùng. DNTM cần ưu tiên cho những nhà phân phối: - Có thể cung cấp hàng hoá theo chất lượng, kiểu dáng hay mẫu mã yêu cầu. - Có sẵn hàng với mức giá cả và những điều khoản mong muốn với số lượng cần thiết. - Tin cậy được - có nghĩa là hàng liên tục sẵn có. - Có sự bảo vệ hợp lý và hợp lệ cho những lợi ích của người mua hàng, như bảo đảm về chất lượng, về quyền được hưởng lãi hợp pháp, và quyền làm đại lý có trách nhiệm hữu hạn hay quyền được tham gia kinh doanh độc quyền. - Cung cấp dịch vụ tốt, không chỉ trong việc giao hàng mà còn trong việc xử lý các vụ giao dịch và thực hiện điều chỉnh. 12
- Tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự hỗ trợ về quản lý hay kinh doanh hàng hoá và sự trợ giúp về mặt kỹ thuật khi cần thiết. - Có những đại diện cung cấp, là những người mà chủ doanh nghiệp có thể làm việc và hợp tác một cách thành công với họ. Trong việc lựa chọn nhà cung ứng, DNTM cũng cần phải xem xét và quyết định nên mua hàng một mối hay nhiều mối. Các tiêu chuẩn trên được xem như là quan trọng khi cân nhắc. Mua hàng một mối hay nhiều mối đều có những ưu, nhược điểm. Điều quan trọng là DNTM phải biết cân nhắc giữa những cái đ ược và cái mất đồng thời gắn với khả năng của doanh nghiệp để đi đến quyết định cuối cùng. Trong trường hợp DNTM đang có những lợi thế trong những thay đổi nào đó về các mặt hàng, giá cả hay các dịch vụ mà các nhà phân phối khác nhau có thể đưa ra và muốn cho các nhà phân phối cạnh tranh với nhau để bán cho m ình thì việc đa dạng hoá nguồn hàng (mua hàng nhiều mối ) là một chính sách hợp lý để tuân theo. Sự đa dạng hoá này tạo khả năng cho doanh nghiệp đối ứng lại được những mặt hàng phổ biến do các doanh nghiệp cạnh tranh buôn bán, không kể những mặt hàng duy nhất được độc quyền kinh doanh hay các mặt hàng bị hạn chế. H ơn nữa, việc mua hàng nhiều mối còn b ảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp một hãng cung ứng ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi mặt hàng buôn bán, hoặc thay đổi các chính sách kinh doanh của nó. Tuy nhiên, DNTM cũng cần phải cân nhắc những ưu điểm của việc mua hàng từ một nguồn duy nhất hay từ một số lượng có hạn những nhà cung ứng. Bằng cách kinh doanh liên tục những mặt hàng ổn định, những khách hàng của doanh nghiệp không phải chuyển từ loại nhãn hiệu này sang nhãn hiệu khác, và việc quản lý mua hàng của nhân viên cũng đơn giản hơn. Với tư cách là khách hàng thường xuyên của một nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể nhận được những ưu ái đ ặc biệt hay khoản giảm giá theo số lượng lũy tích, sự trợ giúp và cố vấn quý giá khi kinh doanh sản phẩm, mách nước về những thay đổi trên thị trường, và sự suy xét đặc biệt trong những lúc khó khăn. Đó là những ưu điểm của hai cách mua hàng. Tuy nhiên, 13
mỗi cách đều còn có những điểm bất lợi. Những nguy cơ có thể xảy ra khi đa dạng hoá nguồn hàng bao gồm việc dự trữ quá nhiều mặt hàng, có thể kèm theo sự khó khăn cho việc duy trì dự trữ hoàn chỉnh, không thể chú trọng vào chương trình quảng cáo bất kỳ một nhãn hiệu nào. Việc mua hàng từ một nguồn duy nhất cũng có những hạn chế: không có khả năng để nắm lấy lợi th ế của những lời chào hàng khác- thường cho những mặt hàng khác; b ị thiệt hại nếu người cung ứng thay đổi chính sách hay trở nên yếu kém trong quản lý; chịu rủi ro nếu sự cố vấn, trợ giúp, và hướng dẫn kinh doanh hàng hoá có thể kém giá trị hay không sử dụng được nữa. Trong thời kỳ khan hiếm nhà cung ứng có thể lấy số hàng dự trữ của họ bán cho một công ty khác thay vì phục vụ khách hàng thường xuyên của họ. * Lựa chọn và xác định các phương án / hình thức tạo nguồn. Căn cứ vào điều kiện hiện có của doanh nghiệp, căn cứ vào khả năng và điều kiện cung ứng của nhà cung cấp, DNTM lựa chọn các phương án tạo nguồn. Có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào điều kiện của mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một / một vài hình thức trong số các hình thức sau: - Hợp đồng mua hàng: Khi ký kết hợp đồng mua hàng là doanh nghiệp đang tiến hành công tác mua hàng, nhưng đứng trên giác độ công tác tạo nguồn thì hợp đồng cũng được xem như một hình thức tạo nguồn. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp hợp đồng dài hạn. Một hợp đồng mua hàng dài hạn tạo ra cho doanh nghiệp một nguồn hàng ổn định, lâu d ài, mà đây lại chính là m ục tiêu của công tác tạo nguồn. Chính vì vậy, có thể nói hợp đồng cũng chính là một hình thức tạo nguồn. - Đặt hàng: DNTM cũng có thể chọn hình thức đặt hàng để tạo nguồn hàng cho mình. Doanh nghiệp thường dùng hình thức này khi hàng hoá không có sẵn trên thị trường. Việc đặt mua những hàng hoá đó nhằm tạo ra nguồn hàng cho doanh nghiệp. DNTM chỉ quyết định mua khi hàng hoá đáp ứng được các yêu cầu đặt hàng. Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp cần xác 14
định lượng hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng. Lượng đặt hàng sẽ được căn cứ vào lượng hàng tồn kho, khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Tất cả những công tác trên nhằm mục đích chuẩn bị cho hoạt động mua hàng bằng các đơn hàng. - Liên doanh, liên kết: Đây là hình thức DNTM kết hợp cùng các đơn vị sản xuất để sản xuất ra hàng hoá. Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp có thể tận dụng đ ược lượng vốn dư thừa và tạo ra được nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng. - Dự trữ: Dự trữ là một tất yếu của nền kinh tế cũng như của mỗi doanh nghiệp. DNTM có thể tạo ra nguồn hàng cho mình từ nguồn hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp, của các đơn vị bạn, của nhà nước, và của người tiêu dùng. - Các hình thức khác. II.1.2. Lập kế hoạch tạo nguồn. Sau khi lựa chọn được các nhà phân phối và các hình thức tạo nguồn thích hợp, DNTM tiến hành lập kế hoạch tạo nguồn hàng. Thực chất kế hoạch là chương trình ho ạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Người ta có thể lập kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch năm. Kế ho ạch tạo nguồn là một bảng tổng hợp về nhu cầu hàng hoá theo từng nguồn cung cấp, là hệ thống các bảng biểu cân đối về hàng hoá kinh doanh. Mục tiêu của việc lập kế hoạch tạo nguồn là tạo ra sự cân đối và ổn định về nguồn hàng. Lập kế hoạch tạo nguồn nhằm xác định khối lượng hàng hoá của từng nh à cung cấp với thời gian và các hình thức cung cấp tương ứng. Khi lập kế hoạch tạo nguồn DNTM cần căn cứ vào nhu cầu hàng hoá để bán, nhu cầu hàng hoá cho dự trữ, và khả năng cung cấp của từng nguồn. Các chỉ tiêu của kế hoạch tạo nguồn bao gồm: khối lượng, thời gian cung ứng, hình thức cung cấp, ngân sách. Những chỉ tiêu này được xác định cho từng loại hàng hoá và cho từng nguồn cung cấp hàng hoá. Dưới đây xin được đưa ra một ví dụ về biểu kế ho ạch tạo nguồn theo năm: 15
Kế hoạch tạo nguồn hàng năm ........ Đ ơn vị Khối lượng Tên Thời gian Hình hàng tính Ngân Nhà Cho Cho dự thức hoá sách cung trữ bán cấp hàng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) K ế hoạch tạo nguồn chỉ xác định các nguồn cung ứng hàng hoá và lượng hàng hoá có thể có từ mỗi nguồn trong một thời gian dự kiến và theo hình thức dự kiến. Nó chưa khẳng định chắc chắn doanh nghiệp có thiết lập quan hệ bạn hàng với những hãng cung ứng đó hay không đồng thời cũng chưa xác định tổng giá trị sẽ mua với từng loại hàng hóa. Những yếu tố này sẽ được xác định trong kế hoạch mua hàng. II.1.3. Thực hiện kế hoạch tạo nguồn. Đ ể thực hiện kế hoạch tạo nguồn, DNTM cần tiếp cận với từng nhà cung cấp và tiến hành thương lượng các điều kiện cung cấp hàng hoá của họ. DNTM có thể lựa chọn các cách thức tiếp cận khác nhau: trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp hoặc thông qua các nhà môi giới. Trước khi tiến hành thương lượng, doanh nghiệp đã có những hiểu biết nhất định về điều kiện cung cấp hàng hoá cũng như khả năng của từng nhà cung cấp thông qua hoạt động nghiên cứu thị trường. Thương lượng nhằm đi đến những thống nhất về việc cung cấp hàng hoá. Nội dung thương lượng bao gồm khối lượng hàng hoá, chất lượng hàng hoá, xác định hình thức cung cấp, giá cả, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, vận chuyển bốc dỡ, .... Việc thương lượng mới chỉ ở mức độ khái quát những vấn đề cụ thể sẽ được thương lượng khi thực hiện kế hoạch mua hàng. 16
* Ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết. Trong quá trình thương lượng và xác định hình thức tạo nguồn nếu doanh nghiệp nhận thấy đối tác của mình đang thiếu vốn sản xuất và có nhu cầu liên doanh đ ể sản x uất hàng hoá, và tiềm lực tài chính cho phép thì doanh nghiệp thương m ại có thể ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết để tạo ra nguồn hàng cho mình. Việc ký kết hợp đồng liên doanh, liên kết sản xuất hàng hoá không có nghĩa là doanh nghiệp đ ã đồng ý mua hàng của đối tác. V iệc mua hàng còn tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của hàng hoá so với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp. II.2. N ội dung công tác mua hàng. II.2.1. Lập kế hoạch mua hàng. K ế hoạch mua hàng được lập trên cơ sở kế hoạch tạo nguồn. Nó là sự cụ thể hoá của kế hoạch tạo nguồn. Kế hoạch mua hàng là bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Nó không chỉ có quan hệ mật thiết với kế hoạch tạo nguồn m à còn có mối quan hệ với các kế hoạch khác như kế hoạch bán hàng, kế hoạch tài chính... Kế hoạch mua hàng có độ phức tạp cao, đặc biệt trong kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng. Khi lập kế hoạch mua, DNTM phải quan tâm đến từng chủng loại, quy cách cụ thể cho những thời gian cụ thể. * Nội dung kế hoạch mua hàng. N ếu như kế hoạch tạo nguồn mới chỉ xác định được lượng hàng của mỗi nhà cung cấp và các hình thức tạo nguồn hàng thì kế hoạch mua hàng xác định khối lượng, chất lượng của từng quy cách, chủng loại hàng hoá cụ thể; xác định tổng giá trị thu mua từng loại. Để lập kế hoạch mua cần xác định các chỉ tiêu: Khối lượng, chủng loại, thời gian, tổng giá trị theo danh mục mặt hàng. D ưới đây là một ví dụ tham khảo về biểu kế hoạch mua hàng cho năm: 17
Kế hoạch mua hàng năm ............. Đơn Trị giá Tên và vị Khối lượng Trị giá hàng mua theo quý quy cách hàng Quý I Quý II Quý III Q uý IV mua cả hàng hoá tính năm (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) V ới những doanh nghiệp đa dạng hoá kinh doanh và có nhiều mặt hàng thường xuyên biến động về nhu cầu thì doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch năm mà còn phải lập kế hoạch mua cho từng quý, từng tháng. Kế hoạch mua hàng sẽ là căn cứ để doanh nghiệp lập các đơn hàng gửi cho các nhà cung cấp. đơn hàng là bản kê khai các chủng loại, quy cách hàng hoá, lượng đặt mua đối với từng tên hàng, thời gian nhận hàng cụ thể. Khi gửi đơn hàng cho nhà cung cấp DNTM đã thực hiện hành vi mua hàng. Vấn đề này sẽ được làm rõ ở dưới đây. II.2.2. Thực hiện kế hoạch mua. II.2.2.1. Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng. Đ àm phán được tiến hành nhằm thoả thuận các điều khoản về hàng hoá, giá cả và điều kiện thanh toán. Nói một cách đơn giản, đ àm phán là sự trao đổi, mặc cả, tranh luận với cùng một mục đích là đi đến thoả thuận giữa các bên. Đàm phán là một khâu rất cần thiết, kết quả của nó là cơ sở để ký kết một hợp đồng. K hi đàm phán/ thương lượng về giá cả và các điều kiện khác doanh nghiệp nên/cần cố gắng thu thập và lưu trữ càng nhiều thông tin càng tốt về giá cả hiện hành trên thị trường. Trong quá trình đàm phán, người phụ trách mua 18
hàng nên quan tâm tới các khoản giảm giá: giảm giá khi trả sớm và thời hạn /mốc thanh toán - độ d ài thời gian tín dụng được hưởng. Với một doanh nghiệp đang trong tình trạng khó khăn về tài chính thì việc quan tâm tới các mốc thanh toán là một điều đương nhiên vì nó đem lại cho họ một nguồn vốn lưu động. Còn đối với một doanh nghiệp có tiềm lực tài chính dồi dào thì việc giảm giá khi trả sớm thường quan trọng hơn so với thời hạn hưởng tín dụng, vì nó sẽ đem lại cho doanh nghiệp một khoản tiết kiệm. * Các hình thức đàm phán. K hi tiến hành hoạt động mua hàng doanh nghiệp có thể mua từ nguồn trong nước hoặc nhập khẩu. Đối tượng của cuộc đ àm phán là khác nhau vì nó liên quan đên các yếu tố về quốc tịch, văn hoá, tập quán... Nhưng các hình thức đàm phán được sử dụng là giống nhau. Thông thường có các hình thức đàm phán sau: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. - Đàm phán qua thư tín: Ngày nay đàm phán qua thư tín vẫn còn được sử dụng rộng rãi đặc biệt trong ngoại thương. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ. Ngay cả khi hai b ên đ ã có điều kiện gặp gỡ thì việc duy trì quan hệ cũng phải qua thư từ thương mại. Ưu điểm của giao dịch qua thư tín là tiết kiệm được nhiều chi phí, trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nơi khác nhau, nhiều quốc gia khác nhau, người viết thư có thể cân nhắc, suy nghĩ, tham khảo ý kiến của nhiều người và có thể dấu kín ý định của m ình một cách khéo léo. Trước đây khi chưa có mạng INTERNET thì việc đàm phán qua thư thường mất thời gian và có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Nhưng hiện nay người ta có thể khắc phục nhược điểm này bằng cách gửi thư điện tử thông qua mạng dịch vụ INTERNET. Sử dụng thư tín trong giao dịch đ àm phán luôn phải bảo đảm tính lịch sự, chính xác, khẩn trương, giấy viết thư phải được chuẩn bị chu đáo. Xu hướng hiện nay là viết ngắn gọn, rõ ràng, nếu là giao dịch kinh doanh xuất 19
nhập khẩu thì thứ tiếng dùng để viết thư nên là thứ tiếng mà khách hàng quen dùng như vậy sẽ gây thiện cảm và sẽ thu hút sự chú ý. Nội dung của thư tín thương mại đòi hỏi tính chính xác cao, cụ thể rõ ràng, chi tiết về những yêu cầu, đề nghị của mình. Nên sử dụng những đ ơn vị đo lường thông dụng, nếu khác cần có giải thích kèm theo, tránh gây hiểu lầm. Tất cả mọi thư tín đều phải đ ược trả lời một cách nhanh chóng. Việc trì hoãn trả lời hoặc không trả lời sẽ gây ấn tượng xấu, không giữ được sự tín nhiệm, ưu tiên của bạn hàng. - Đ àm phán qua điện thoại: H iện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc giao dịch qua điện thoại giữa các nhà kinh doanh trở nên khá phổ biến. Hình thức giao dịch này giúp các chủ thể tiết kiệm được thời gian, nhanh chóng nắm bắt được thời cơ mua bán vì cuộc đàm phán diễn ra khẩn trương. H ình thức này thường đ ược sử dụng trong giai đoạn đầu của giao dịch khi doanh nghiệp muốn có những thông tin sơ lược về giá cả, phương thức thanh toán, hợp đồng... Trong thương mại quốc tế hình thức này ít được sử dụng hơn do cước phí điện thoại cao, thời gian bị hạn chế.Trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng. Bởi vậy sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán. - Đ àm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: V iệc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên đ ể trao đổi về mọi điều kiện buôn bán là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốt độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại kéo dài quá lâu mà không đi đến kết quả. H ình thức đàm phán này thường được sử dụng khi có nhiều đ iều kiện phải giải thích căn kẽ để thuyết phục nhau hoặc về những hợp đồng lớn, phức tạp. Đàm phán trực tiếp thường chỉ 2 - 3 ngày là có kết quả. đàm phán trực tiếp đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành. Đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất nên đòi hỏi người tiến hành 20