Năm Kỹ năng giao tiếp thiết yếu đối với các chủ doanh nghiệp

Chia sẻ: Trinh Hoa | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:15

Thêm vào BST

Báo xấu

94
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lí hay các nhà đầu tư, bạn cũng sẽ vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ hàng ngày của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ thì có thể bạn sẽ phải nói để nuôi sống bản thân - nói một cách khác - hàng ngày...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Năm Kỹ năng giao tiếp thiết yếu đối với các chủ doanh nghiệp

5 Kỹ năng giao tiếp thiết yếu đối với các chủ doanh nghiệp Kĩ năng 1: Nói Kĩ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh-nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong công ty càng cao thì kĩ năng này lại càng trở nên cần thiết. Ngày nay, nói trước công chúng được xem như một tiêu chuẩn để đánh giá các nhà điều hành cao cấp. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lí hay các nhà đầu tư, bạn cũng sẽ vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ hàng ngày
của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ thì có thể bạn sẽ phải nói để nuôi sống bản thân - nói một cách khác - hàng ngày, bạn sẽ phải nói chuyện với các khách hàng để bán được các sản phẩm hay dịch vụ của mình. Sự thành bại trong các cuộc nói chuyện luôn có liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu của bạn. Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với những khách hàng tiềm năng của mình - chứ không phải người sáng sủa nhất hay có năng lực nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Những người có khả năng nói tốt thường được đánh giá là thông minh hơn, có uy lực hơn và sẽ được kính nể hơn so với những người khác. Ngoài môi trường kinh doanh bạn cũng sẽ thường xuyên có cơ hội khai thác kĩ năng nói của mình - đó có thể là tại các câu lạc bộ gây quỹ, các vấn đề liên quan đến chính trị, hay tại các buổi liên hoan chia tay đồng nghiệp và bè bạn, hoặc trong buổi phát biểu thay mặt cho các tổ chức phi lợi nhuận hoặc trong các vụ kiện.
Kĩ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều "có thì càng hay" nữa - nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt. Kĩ năng 2: Nghe Việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán đươc hàng, có được thêm hay mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng các đồng nghiệp, nối lại hay phá huỷ một mối quan hệ công việc. Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động của con người, kĩ năng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của các chủ doanh nghiệp hay nhà quản lí trong các hoạt động kinh doanh. Plutarch đã từng nói: "Hãy học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được rất nhiều từ những kẻ không biết cách ăn nói". Kĩ năng 3: Viết
Sớm hay muộn, mọi thứ quan trọng đều sẽ phải được viết ra. Tuy nhiên một điều không may là đối với một số các chủ doanh nghiệp thì hầu hết những bài viết gai góc nhất-hay ít nhất là các bản thảo của những người khác đang chờ soát lại -đều dồn cả trên bàn của bạn: đơn đề nghị của những khách hàng lớn, các hợp đồng cung ứng quan trọng, các công ty hợp doanh chiến lược, các tuyên bố về chính sách của công ty, các thông cáo báo chí gửi tới công chúng, thư gửi đến các nhà đầu tư. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Kĩ năng 4: Điều hành một cuộc họp Các cuộc họp có thể giúp cho mọi thứ trở nên ổn thoả song nó cũng có thể ngốn mất 15 tiếng một tuần ngay cả với những ai có khả năng quản lí thời gian tốt nhất. Các chủ doanh nghiệp cần gặp gỡ với các khách hàng của mình để kí các hợp đồng lớn,
gặp gỡ các nhà cung cấp để thương lượng về các điều khoản có lợi hơn, gặp gỡ các thành viên trong nhóm để định ra chiến lược mới cho quý hay cho năm sau, điều hành các cuộc họp với ban lãnh đạo để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì - tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận. Kĩ năng 5: Dàn xếp các xung đột Làm chủ doanh nghiệp tất nhiên là sẽ phải có rất nhiêu xung đột. Nếu không phải là xung đột với khách hàng thì là xung đột nội bộ. Nếu không phải xung đột nội bộ thì lại là xung đột với các chính quyền hoặc cơ quan thanh tra, hoặc với các ban bộ chuyên đấu đá nhau, và xung đột với các cổ đông về các kỳ vọng và biện pháp thực hiện để có lợi nhuận mong muốn. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách nhưng lại chẳng được lợi lộc gì.
Nếu trong hành trang của bạn vẫn thiếu các kĩ năng giải để quyết những vấn đề như thế này thì bạn sẽ khó lòng đạt được các kết quả cũng như mục tiêu kinh doanh của mình. Để có thể thu được những kết quả tốt hơn, bạn hãy học cách hoàn thiện những kĩ năng này và sau đó hãy trang bị chúng cho các nhân viên chủ chốt của mình. Dianna Booher là tổng giám đốc điều hành của công ty Tư vấn Booher Consultants, một công ty đào tạo về giao tiếp chuyên tổ chức các hội thảo về thuyết trình và kĩ năng viết, tác giả của 40 cuốn sách. Các lời khuyên nhỏ trong bài viết này được trích ra từ cuốn Speak with Confidence: Powerful Presentations That Inform, Inspire, and Persuade (Nói một cách tự tin: Những bài thuyết trình phong phú về mặt nội dung, truyền cảm trong cách diễn đạt và tràn đấy sức thuyết phục) (Nhà xuất bản (McGraw-Hill, phát hành năm 2003). Bạn có thể liên lạc với công ty Booher Consultants qua số máy 817-868-1200, e-mail:
mailroom@booher.com và thăm website: www.booher.com . Sự phức tạp trong giao tiếp Gần đây có người nói với tôi: ‘vấn đề giao tiếp chẳng có gì phức tạp cả’, tôi không đồng ý với ý kiến này. Không đơn giản như việc nói chuyện, trong giao tiếp - sự trao đổi hay chia sẻ các ý tưởng người khác cần có những kĩ năng phức tạp hơn. Nếu bạn chỉ biết nói một cách tự do mà không biết nghe và nói một cách khéo léo thì bạn khó có thể biến hành động cung cấp thông tin đơn thuần thành quá trình chia sẻ thông tin. Bên cạnh đó, việc giao tiếp với những người khó chịu, những người đang trong cơn giận dữ hay những người đang trong tình trạng thất vọng sẽ còn khó khăn hơn bởi chúng ta khó có thể phát huy được các khả năng của mình khi phải đối mặt với những trạng thái cảm xúc như vậy. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là bạn không còn hy vọng và phải chấp nhận những thất bại trong giao tiếp tại nơi làm việc cũng như tại gia đình mình trong suốt cuộc đời, bạn hoàn toàn có thể
gọt giũa kĩ năng giao tiếp của mình và trở thành một người giao tiếp tốt. Hãy bắt đầu với một số mẹo nhỏ dưới đây: • Không nên chĩa những phản ứng hay sự tức giận của người khác vào mình - thậm chí ngay cả khi người đó đang chửi mắng như tát nước vào mặt bạn cứ như thể chính bạn gây ra điều đó. Thái độ hay sự phản ứng của người khác có thể xuất phát từ một sự sợ hãi hay lo lắng nào đó hơn là do bản thân cá nhân bạn. Hãy thở sâu, sau đó đếm đến 10 và coi đó như một cách để cho người đó xả bớt nỗi bực dọc trước khi nói cho bạn biết anh ta thực sự đang nghĩ gì. • Không nhất thiết phải trả lời được tất cả các câu hỏi. Bạn hoàn toàn có thế nói ‘tôi không biết’. Nếu bạn muốn hiếu được vấn đề thì hãy nói như vậy và sau đó hãy tiếp tục chia sẻ những khám phá của mình. Bạn cũng có thể quyết định sẽ xem xét vấn đề đó cùng với người khác để tìm ra câu trả lời.
• Hãy trả lời (theo lí trí)- thay vì phản ứng lại (theo đà cảm xúc của mình). Ví dụ: thay phản ứng theo kiểu ‘Này, tôi còn đang làm việc của mình thôi’ hay ‘Đó không phải là chuyện của tôi’ (những cách phản ứng kiếu này chắc chắn sẽ chỉ khiến người khác thêm bực mình) bạn nên nói ‘hãy kể cho tôi chuyện của bạn đi’ hoặc ‘tôi hiểu sự thất vọng của bạn’. Hãy chia sẻ trách nhiệm trong tất cả các cuộc giao tiếp của mình và bạn sẽ nhận ra rằng đôi khi, thậm chí là thường xuyên, sự phản ứng mang tính cá nhân của bạn có thể sẽ chỉ khiến cho bạn thấy thất vọng trong các cuộc giao tiếp. • Bạn nên hiểu rằng mọi người thường muốn được nghe hơn là quan tâm đến việc bạn có đồng tình với họ không. Một điều thật lạ là có rất nhiều người phàn nàn rằng những người khác không nghe họ nói nhưng thực ra chính bản thân họ cũng không chịu nghe những người khác! Bạn có thể cho người khác biết rằng mình đang nghe họ bằng cách thể hiện sự tập trung hết mức vào những gì họ nói và hãy đáp lại họ bằng những câu đại loại như:
1. ‘Hãy kể cho tôi về mối quan tâm của bạn đi’ 2. ‘Điều gì về XXX khiến bạn quan tâm vậy?’ 3. ‘Chuyện bạn vừa nói hay thật đấy. Bạn có thể cho tôi biết điều gì đã khiến bạn nghĩ như vậy không?’ 4. ‘Bạn nghĩ XXX nên như thế nào thì mọi chuyện sẽ ổn thoả?’ • Hãy nhớ rằng những gì người khác nói và những gì chúng ta nghe có thể hoàn toàn khác nhau! mọi sự chắt lọc, giả định, phê phán cũng như tin tưởng mang màu sắc cá nhân của chúng ta có thể sẽ bóp méo những gì chúng ta nghe được. Bạn nên gợi lại hoặc tổng hợp lại những gì người khác nói để chắc chắn mình đang hiểu được vấn đề. Hãy nhắc lại những gì bạn cho rằng mình đang nghe được và hỏi ‘Tôi có hiểu đúng bạn không nhỉ?’ Nếu bạn thấy mình bị động chạm bởi những gì người khác vừa
nói thì hãy nói như vậy, sau đó hãy hỏi thêm để hiểu rõ vấn đề: ” Có thể tôi không hiểu đúng ý bạn và đã cảm thấy bị xúc phạm bởi điều bạn vừa nói. Tôi cho rằng những gì bạn vừa nói có nghĩa là XXX; có đúng ý bạn là như vậy không?” • Hãy chỉ rõ sự bất tiện hay những khó khăn cản trở trong công việc và giải thích rõ điều đó sẽ diễn ra như thế nào, đặc biệt khi bạn cần sự hợp tác của người khác hoặc trong trường hợp hoạt động của bạn sẽ có ảnh hưởng đến họ. Ví dụ như bạn sắp sửa nâng cấp desktop trong hệ thống máy tính của một công ty và cần tiếp cận với công ty đó, bạn có thể nói ” Tôi hiểu sự khó chịu khi có ai đó có mặt cạnh mình trong những thời điểm không thích hợp như thế này và tôi đánh giá cao sự hợp tác sự hợp tác của ông/bà. Việc này sẽ tạo điều kiện cho chúng tôi trong việc duy trì hệ thống máy tính của ông/bà. Chúng tôi sẽ có mặt tại văn phòng của ông/bà vào lúc 3 giờ chiều và sẽ dời vào lúc 5 giờ chiều”. • Đừng đưa ra lời khuyên trừ phi người ta hỏi bạn. Điều này có
thể sẽ rất khó thực hiện, nhất là khi chúng ta thấy rõ rằng ý tưởng của mình sẽ có lợi cho người đó. Thay vì nói ”Bạn nên làm thế này”, bạn nên sử dụng một số cách nói khác thể hiện rõ sự tôn trọng của mình, ví dụ như ”một cách khá khả thi là..” hoặc ” có một cách đã giúp tôi trong trường hợp tương tự như thế này là X. Nếu bạn nghĩ nó sẽ giúp ích được cho bạn thì tôi rất vui lòng chia sẻ với bạn điều đó” • Bạn hãy tìm ra một điểm tương đồng thay vì chỉ chăm chăm vào sự khác biệt giữa bạn và người khác. Điều gì có thể khiến cả hai người cùng thích thú (ví dụ như việc gỡ rối một vấn đề nào đó)? Một cách để bắt đầu khám phá ra điểm tương đồng chính là việc chia sẻ các dự định thầm kín của mình- ví dụ như bạn có thể nói ‘dự định của tôi khi chia sẻ với bạn về điều này chính là để giúp bạn thành công trong dự án này’ • Nhớ rằng sự thay đổi có thể gây căng thẳng đối với hầu hết mọi người - đặc biệt là khi các hoạt động của bạn khiến cho họ không
kịp dự trù hay làm chủ được tình huống. Các hoạt động hàng ngày của bạn có thể tìm được hướng giải quyết ngay cả khi mọi thứ tưởng như đang rối tinh hết cả lên. Do vậy, nếu bạn đang ở gần ai đó hoặc đang cần anh ta làm điều gì đó cho bạn, hãy cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt để cho anh ta hiểu được bạn cần anh ta giúp gì và khi nào. Nếu có thể, hãy cho anh ta biết những việc bạn đang làm sẽ có thể ích cho anh ta ra sao. • Cố gắng duy trì trạng thái tinh thần lạc quan. Lựa chọn cách nhìn nhận hay đánh giá vấn đề là một trong những cách thông thông dụng nhất mà chúng ta thường làm. Rất nhiều người được coi là những người khéo léo và thành đạt, trong đó có cả những vận động viên chuyên nghiệp, vẫn luôn cố gắng để có thể duy trì tính lạc quan của mình. Để làm được điều đó, bạn hãy tự hỏi bản thân: ‘Điều này hay ở chỗ nào nhỉ?” hay ” Mình có thể học được gì từ chuyện này? ”. Bạn cũng đừng quên áp dụng các bài tập giảm stress phù hợp nhất với mình.
• Hãy hiểu rằng hầu hết mọi người, trong đó gồm cả bạn, đều có một chương trình nghị sự riêng, thường là các ý định cá nhân. Điều này không có gì xấu, nó sẽ hướng chúng ta đến với thành công và giữ được bản sắc riêng của mình. Chỉ cần bạn đừng hi vọng người khác sẽ hiểu và chia sẻ chuyện của bạn thì việc nói về điều gì là quan trọng nhất đối với bạn cũng như hỏi về điều gì là quan trọng nhất đối với người khác có thể giúp xây dựng nên một nền tảng vững chắc trong các cuộc nói chuyện của bạn. • Bạn nên trau dồi kĩ năng nghe của mình. Hầu hết mọi người đều tự cho rằng mình nghe tốt song trên thực tế thì mọi người thường chỉ nói và nghĩ về việc mình sẽ nói gì tiếp theo chứ chẳng hề nghe cái gì. Có kĩ năng nghe tốt đòi hỏi bạn phải biết đưa ra những câu hỏi có giá trị và tránh được mọi sự xao nhãng trong khi nghe - ví dụ như nghĩ về mình sẽ định nói gì tiếp theo, mình sẽ gặp ai tiếp theo hoặc nghĩ xem những gì đang diễn ra bên ngoài. Khi ai đó phàn nàn hoặc đưa ra những nhận xét khó chịu thì đó thường là khi họ đang cảm thấy lo lắng hay sợ hãi. Giống
như một thám tử, bạn hãy đưa ra những câu hỏi để có thể hiểu được cặn kẽ mối lo âu hay ‘chương trình nghị sự’ của người đó.