NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

280
lượt xem 98
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Văn phòng luôn là đầu mối, là trung tâm giao tiếp của cơ quan và những người trực tiếp thực hiện chức năng giao tiếp đó chính là các thư kí văn phòng. Để tiến hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt, các thư kí văn phòng cần phải nắm vững các hình thức giao tiếp, các nguyên tắc và kĩ năng giao tiếp cũng như những nghiệp vụ cụ thể mà người thư kí cần áp dụng và thực hiện khi tham gia vào các hoạt động hành chính ở cơ quan....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH

CHƯƠNG 5 :NGHIÃÛP VUÛ GIAO TIÃÚP HAÌNH CHÊNH Nhæ chuïng ta âaî biãút, vàn phoìng luän laì âáöu mäúi, laì trung tám giao tiãúp cuía cå quan vaì nhæîng ngæåìi træûc tiãúp thæûc hiãûn chæïc nàng giao tiãúp âoï chênh laì caïc thæ kê vàn phoìng. Âãø tiãún haình caïc hoaût âäüng giao tiãúp âaût kãút quaí täút, caïc thæ kê vàn phoìng cáön phaíi nàõm væîng caïc hçnh thæïc giao tiãúp , caïc nguyãn tàõc vaì ké nàng giao tiãúp cuîng nhæ nhæîng nghiãûp vuû cuû thãø maì ngæåìi thæ kê cáön aïp duûng vaì thæûc hiãûn khi tham gia vaìo caïc hoaût âäüng haình chênh åí cå quan. I. CAÏC HÇNH THÆÏC GIAO TIÃÚP Chuïng ta âãöu biãút ràòng, giao tiãúp laì mäüt nhu cáöu, mäüt hoaût âäüng khäng thãø thiãúu âæåüc cuía con ngæåìi. Âãø thoaí maîn nhu cáöu thäng tin, trao âäøi, giao dëch vaì chia seí, con ngæåìi âaî saïng taûo ra nhiãöu hçnh thæïc giao tiãúp khaïc nhau. Trong cuäún saïch “ké nàng giao tiãúp trong haình chênh “ Giaïo sæ Mai Hæîu Khuã vaì táûp thãø taïc giaí âaî âæa ra caïch phán loaûi caïc hçnh thæïc giao tiãúp nhæ sau : - Nãúu xeït åí goïc âäü tênh cháút tiãúp xuïc thç hoaût âäüng giao tiãúp coï thãø chia thaình hai loaûi : + Giao tiãúp træûc tiãúp : laì giao tiãúp khäng qua caïc kháu trung gian, giao tiãúp “màût âäúi màût “. + Giao tiãúp giaïn tiãúp : thäng qua caïc phæång tiãûn trung gian nhæ thæ tæì, saïch baïo ,vàn baín. - Nãúu theo tênh cháút cuía giao tiãúp thç coï thãø chia hoaût âäüng giao tiãúp thaình hai loaûi: + Giao tiãúp chênh thæïc : laì nhæîng hoaût âäüng giao tiãúp âæåüc täø chæïc vaì tiãún haình theo qui âënh cuía phaïp luáût , theo mäüt qui trçnh âaî âæåüc thãø chãú hoaï nhæ : mêt tinh, häüi hoüp, tiãúp dán, hoüc táûp, häüi thaío... + Giao tiãúp khäng chênh thæïc :laì nhæîng giao tiãúp coï tênh cháút caï nhán, tuy khäng bë raìng buäüc båíi nhæîng qui âënh coï tênh cháút phaïp lê, nhæng laûi tuán theo nhæîng qui tàõc vaì táûp quaïn xaî giao ( giao tiãúp baûn beì hoàûc caïc cuäüc trao âäøi coï tênh cháút riãng tæ åí cå quan). - Nãúu dæûa vaìo tám thãú thç hoaût âäüng giao tiãúp coï thãø chia thaình 3 loaûi : + Giao tiãúp åí thãú væîng maûnh + Giao tiãúp åí thãú yãúu + Giao tiãúp åí thãú cán bàòng Trong hoaût âäüng vàn phoìng, caïc thæ kê chuí yãúu laì tham gia vaìo caïc giao tiãúp chênh thæïc , âäöng thåìi váún coï caí giao tiãúp khäng chênh thæïc (trao âäøi chuyãûn cuäüc säúng, chuyãûn gia âçnh...våïi âäöng nghiãûp,våïi thuí træåíng). Caïc thæ kê coï thãø thæûc hiãûn caïc giao tiãúp træûc tiãúp nhæ : tiãúp khaïch âãún laìm viãûc våïi thuí træåíng vaì cå quan, phaït biãøu trong caïc cuäüc hoüp vaì häüi nghë. Bãn caûnh âoï, caïc thæ kyï cuîng cáön thæûc hiãûn caïc giao tiãúp giaïn tiãúp nhæ : giao tiãúp qua viãûc biãn táûp vaì soaûn thaío caïc thæ tæì, vàn baín, taìi liãûu hoàûc tiãúp nháûn vaì giaíi quyãút caïc thäng tin trong vàn baín. Âàûc biãût, caïc thæ kyï vàn phoìng hiãûn nay háöu hãút âãöu phaíi tham gia vaìo mäüt hçnh thæïc giao tiãúp næía træûc tiãúp, næía giaïn tiãúp- âoï laì giao tiãúp qua âiãûn thoaûi.
Nhæ váûy coï thãø noïi, trong quaï trçnh laìm viãûc ngæåìi thæ kyï vàn phoìng (bao gäöm caí Chaïnh, phoï vàn phoìng, caïc chuyãn viãn vaì nhán viãn) 1.Giao tiãúp (trao âäøi vaì xæí lyï thäng tin) qua âiãûn thoaûi 2.Giao tiãúp trong caïc cuäüc häüi hoüp, häüi thaío, häüi nghë Giao tiãúp qua viãûc biãn táûp vaì xæí lyï thäng tin bàòng vàn baín, hæ tæì giao dëch Giao tiãúp qua viãûc tiãúp khaïch cuía thuí træåíng vaì khaïch âãún laìm viãûc,giao dëch våïi cå quan Caïc hoaût âäüng giao tiãúp cuía thæ kyï duì laì træûc tiãúp hay giaïn tiãúp âãöu giuïp ngæåìi thæ kyï hoaìn thaình täút caïc nhiãûm vuû âæåüc giao.Noïi mäüt caïch khaïc,caïc hoaût âäüng giao tiãúp coï aính hæåíng vaì taïc âäüng ráút låïn âãún hiãûu quaí cäng taïc cuía ngæåìi thæ kyï. II.CAÏC NGUYÃN TÀÕC TRONG GIAO TIÃÚP HAÌNH CHÊNH Âãø coï thãø thæûc hiãûn caïc hoaût âäüng giao tiãúp cuía mçnh mäüt caïch täút nháút, âæa laûi nhæîng hiãuquaí täút âeûp cho sæû phaït triãøn cuía cå quan, caïc caïn bäü noïi chung vaì caïc thæ kyï vàn phoìng noïi riãng phaíi nàõm væîng vaì coï khaí nàng váûn duûng caïc nguyãn tàõc cå baín trong giao tiãúp. Coï bäún nguyãn tàõc cå baín sau: 1.Âaím baío sæû haìi hoaì vãö màût låüi êch giæîa caïc bãn tham gia giao tiãúp Nguyãn tàõc naìy âoìi hoíi caïc thæ kyï vàn phoìng trong hoaût âäüng giao tiãúp cáön phaíi chuï yï vaì thæûc hiãûn mäüt säú váún âãö cå baín sau âáy: 1.1Træåïc hãút,khi giao tiãúp ngæåìi thæ kyï cáön tçm hiãøu tám lyï cuía khaïch thãø giao tiãúp ,giaình thåìi gian hoàûc tçm caïch hiãøu roî trong quan hãû tiãúp âoï.Âäöng thåìi ngæåìi thæ kyï cuîng cáön phaíi biãút roî trong quan hãû giao tiãúp âoï,cå quan vaì caïc âån vë cuía mçnh cáön âaût âæåüc muûc âêch gç. 1.2 Nãúu laì giao tiãúp giaïn tiãúp,thæ kyï vàn phoìng cáön phaíi giaình thåìi gian giuïp cå quanvaì thuí træåíng thu nháûp nhæîng thäng tin vãö phêa âäúi taïc vaì nhæîng låüi êch maì hoü hæåïng âãún. 1.3 Trong quaï trçnh giao tiãúp,caïc thæ kyï vàn phoìng phaíi âàût muûc tiãu sao cho muûc âêch cuía cå quan âaût âæåüc vaì låüi êch cuía âäúi tæåüng giao tiãúp cuîng âæåüc thoaí maîn mäüt pháön hay toaìn bäü 1.4 Ngay caí trong træåìng håüp låüi êch cuía âäúi tæång giao tiãúp khäng âæåüc thoaí maîn thç ngæåìi thæ kyï cáön phaíi toí thaïi âäü thäng caím,chia seî chæï khäng thãø coï thaïi âäü hiãúu thàõng hoàûc thåì å. Toïm laûi ,hoaût âäüng giao tiãúp âæåüc thæûc hiãûn theo nguyãn tàõc naìy laì sæû giao tiãúp dæåïi hçnh thæïc thäng caím nhau,thäúng nháút våïi nhau chæï khäng phaíi hçnh thæïc tranh âua,âäúi âëch.Sæû thaình cäng cuía giao tiãúp khäng phaíi laì sæû chiãún thàõng âäúi taïc maì laì sæû âem laûi låüi êch caìng nhiãöu,cang täút cho caí hai bãn.Nguyãn tàõc naìy phuì håüp våïi baín cháút cuía hoaût âäüng haình chênh laì hoaût âäüng maì moüi ngæåìi cuìng håüp taïc âãø cuìng chiãún thàõng. 2. Cáön âæa ra nhiãöu giaíi phaïp âãø âäúi tæåüng giao tiãúp coï thãø læûa choün vaì quyãút âënh
Âáy laì nguyãn tàõc dæûa trãn cå såí nguyãn tàõc 1. Váûn duûng nguyãn tàõc trãn khi thæûc hiãûn caïc hoaût âäng giao tiãúp haình chênh,ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cáön chuï yï mäüt säú váún âãö sau âáy: 2.1Khi giao tiãúp khaïch âãún laìm viãûc våïi cå quan,hoàûc thuí træåíng cå quan thæ kyï vàn phoìng cáön làõng nghe yãu cáöu cuía hoü vaì nãúu yãu cáöu âoï khäng thãø âaïp æïng âæåüc toaìn bäü thç thæ kyï phaíi âæa ra mäüt säú giaíi phaïp coï thãø âãø khaïch xem xeït vaì læûa choün 2.2Khi âæåüc giao nhiãûm vuû baìn baûc hoàûc âaìm phaïn våïi mäüt âäúi taïc vãö mäüt váún âãö naìo âoï,thæ kyï cáön phán têch tçnh thãú cuía caí hai bãn vaì coï thãø âæa ra mäüt säú giaíi phaïp âãø thæång læåüng âaût kãút quaí. 2.3 Khi âæåüc giao täø chæïc ,âiãöu haình mäüt cuäüc hoüp nãúu coï mäüt váún âãö phæïc taûp,chæa thäúng nháút,thæ kyï coï thãø âæa ra mäüt säú phæång aïn âãø giaíi quyãút váún âãö,sau âoï âãö nghë moüi ngæåìi thaío luáûn,cán nhàõc vaì quyãút âënh læûa choün mäüt trong caïc phæång aïn âoï. 2.4Sau khi âaî âæa ra caïc giaíi phaïp coï thãø âæåüc maì phêa bãn kia váùn khäng cháúp nháûn thç thæ kyï coï thãø âãö nghë bãn kia âæa ra giaíi phaïp,caïc phæång aïn caïc âãö nghë cuía hoü dãø xem xeït.Nãúu váún âãö âoï væåüt quaï tháøm quyãön quyãút âënh,thæ kyï coï thãø ghi nháûn giaíi phaïp cuía bãn âäúi taïc vaì hæïa trao âäøi laûi våïi thuí træåíng cå quan Thäng thæåìng nguyãn tàõc naìy âæåüc váûn duûng nhiãöu trong viãûc tiãúp khaïch,giao tiãúp qua âiãûn thoaûi vaì trong âaìm phaïn.Nhæng cuîng cáön læu yï ràòng nãúu cuäüc dao tiãúp diãùn ra suän seí thç caïc thæ kyï khäng cáön âæa ra caïc giaíi phaïp khaïc nhau. 3. Coi troüng vaì váûn duûng täút caïc quy phaûm khaïch quan trong giao tiãúp Âãø váûn duûng nguyãn tàõc naìy,caïc thæ kyï vàn phoìng cáön phaíi nàõm væîng caïc chuí træång chênh saïch,caïc quy phaûm phaïp luáût hiãûn haình coï liãn quan âãún hoaût âäüng cuía cå quan hoàûc liãn quan træûc tiãúp âãún nhiãûm vuû cuía mçnh.Nàõm væîng caïc quy luáût khaïch quan vaì caí caïc quy phaûm âaûo âæïc cuía dán täüc mçnh cuía caïc næåïc coï liãn quan âãún âäúi tæång giao tiãúp biãút váûn duûng chuïng khi cáön thiãút Khi váûn duûng nhæîng quy phaûm khaïch quan,caïc thæ kyï vàn phoìng cáön phaíi nãu roî xuáút xæï Nãúu caïc quy phaûm khaïch quan hoàûc quy phaûm âaûo âæïc thç thæ kyï cáön coï sæû phán têch vaì láûp luáûn chàûc cheî âãø thuyãút phuûc âäúi tæåüng giao tiãúp cuía mçnh 4.Cáön coi troüng aính hæåíng cuía caïc mäúi quan hãû Trong quan hãû giao tiãúp ,ngæåìi thæ kyï vàn phoìng thæåìng tiãúp xuïc våïi nhæîng âäúi tæåüng giao tiãúp khaïc nhau Âäúi tæåüng giao tiãúp cuía caïc thæ kyï coï thãø phán thaình hai nhoïm: -Khaïch âãún laìm viãûc våïi cå quan : trong âoï khaïch coï thãø laì cáúp trãn,coï thãø laì cáúp dæåïi,coï thãø laì âaûi diãûn cuía caïc bãn âäúi taïc,coï thãø laì nhæîng ngæåìi dán... Âäúi tæåüng giao tiãúp laì ngæåìi trong cå quan bao gäöm thuí træåíng cå quan ,laînh âaûo âån vë vaì âäöng nghiãûp. Ngoaìi nhæîng nguyãn tàõc cå baín trãn âáy,trong quan hãû giao tiãúp ,ngæåìi thæ kyï vàn phoìng coìn phaíi ghi nhå mäüt säú quy tàõc æïng xæí mang tênh dán täüc vaì phaín aïnh truyãön thäúng täút âeûp cuía ngæåìi viãût nam nhæ: - Sæû hiãúu khaïch
- Tênh cåíi måí,tãú nhë vaì chu âaïo - Lëch sæû vaì nghiãm tuïc.. Táút caí nhæîng nguyãn tàõc trãn âáy âãöu nhàòm muûc âêch náng cao hiãûu quaí hoaût âäüng giao tiãúp haình chênh cuía ngæåìi thæ kyï .Váún âãö laì åí chäù ngæåìi thæ kyï vàn phoìng phaíi biãút váûn duûng caïc nguyãn tàõc âoï vaìo nhæîng træåìng håüp cuû thãø mäüt caïch linh hoaût vaì chênh xaïc thç måïi âæa laûi thaình cäng. Âiãöu âoï laûi coìn phuû thuäüc vaìo nhæîng nàng læûc vaì pháøm cháút cuía ngæåìi thæ kyï vàn phoìng III CAÏC KYÎ NÀNG GIAO TIÃÚP: Âãø thæûc hiãûn täút caïc hoaût âäüng giao tiãúp, caïc thæ kyï vàn phoìng khäng chè cáön nàõm væîng caïc nguyãn tàõc giao tiãúp maì hoü coìn phaíi reìn luyãûn âãø coï âæåüc caïc kyî nàng giao tiãúp thaình thuûc. Coï thãø tháúy ràòng khi tiãún haình giao tiãúp, duì laì tiãúp khaïch hay noïi chuyãûn qua âiãûn thoaûi, duì laì giao tiãúp trong cuäüc hoüp, häüi nghë hay giao tiãúp qua viãûc soaûn thaío caïc thæ tæì, vàn baín... 1.Kyî nàng nghe: Kyî nàng nghe trong giao tiãúp haình chênh âoìi hoíi ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cáön chuï yï mäüt säú váún âãö sau: Thæï nháút, khi hçnh thaình hoaût âäüng giao tiãúp, ngæåìi thæ kyï phaíi toí thaïi âäü luän sàôn saìng nghe ngæåìi khaïc noïi.Thaïi âäü sàôn saìng nghe phaíi âæåüc thãø hiãûnåí nhæîng haình vi cuû thãø, chàóng haûn: - Khi chuäng âiãûn thoaûi reo,cáön nhanh choïng nháúc maïy,tæû xæng danh vaì baïo cho ngæåìi åí âáöu dáybãn kia biãút mçnh âang sàôn saìng nghe. - Khi coï khaïch tæì bãn ngoaìi âãún liãn hãû cäng taïc vaì giao dëch cäng taïc,thæ kyï vàn phoìng cáön dæìng cäng viãûc âang laìm hæåïng vãö phêa ngæåìi khaïch chaìo vaì hoíi xem hoü cáön gàûp ai cáön giaíi quyãút váún âãö gç. Caïc haình vi trãn phaíi kãút håüp våïi cæí chè, neït màût vaì låìi noïi âãø âäúi tæåüng giao tiãúp caím nháûn âæåüc khäng khêthán tçnh, lëch sæû án cáön. Thæï hai, trong quaï trçnh giao tiãúp ,thæ kyï vàn phoìng phaíi daình mäüt thåìi gian nháút âënh âãø nghe âäúi tæåüng giao tiãúp noïi hãút caïc yï nghé cuîng nhæ trçnh baìy hãút caïc yãu cáöu, âãö nghë cuía hoü. Thæï ba, khi nghe âäúi tæåüng giao tiãúp trçnh baìy, thæ kyï vàn phoìng cáön huy âäüng moüi khaí nàng âãø coï thãø nhanh choïng nàõm bàõt caïc thäng tin tæì phêa âäúi tæåüng giao tiãúp vaì nãúu hoü trçnh baìy khäng maûch laûc thç baín thán ngæåìi thæ kyï phaíi tæû sàõp xãúp caïc thäng tin chênh cuía hoü theo mäüt tráût tæû logic, âãø tæì âoï coï thãø giuïp ngæåìi thæ kyï xæí lyï nhanh choïng caïc thäng tin Thæï tæ, khi nghe ngæåìi khaïc noïi, caïc thæ kyï cáön biãút thãø hiãûncaïc cæí chè phi ngän ngæî nhæ: neït màût, cæí chè vaì gioüng noïi âãø âäúi tæåüng giao tiãúp tháúy thæ kyï tän troüng hoü quan tám âãún hoü
Thæï nàm, trong quaï trçnh giao tiãúp, thæ kyï vàn phoìng cáön khàõc phuûc nhæîng khoï khàn coï aính hæåíng âãún viãûc làõng nghe nhæ: tiãúng äön trong cå quan, aïc caím våïi bãö ngoaìi cuía khaïch,thåìi gian cho pheïp khäng nhiãöu. Caïc nhaì nghiãn cæïu coï thãø chia viãûc nghe thaình nhiãöu mæïc âäü,cuû thãø laì: - Nghe maì thæûc cháút laì khäng nghe tháúy gç - Chàm chuï nghe táút caí caïc thäng tin - Nghe vaì chon loüc ra nhæîng thäng tin chênh - Nghe tháúu caím, laì nghe âãø khäng chè hiãøu thäng tin do âäúi tæåüng giao tiãúp trçnh baìy maì laì thäng qua âoï âãø hiãøu âæåüc tám tæ, nguyãûn voüng cuía ngæåìi mçnh âang giao tiãúp. Mæïc âäü nghe thæï nháút laì âiãöu täúi kyñ, vaì mæïc âäü nghe cuäúi cuîng laì âiãöu maì caïc thæ kyï vàn phoìng cáön hæåïng tåïi khi sæí duûng kyî nàng nghe 2.Kyî nàng noïi: Kyî nàng noïi âoìi hoíi ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cáön chuï yï âãún mäüt säú âiãørm sau âáy: 2.1Gioüng noïi: Khi giao tiãúp, ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cáön noïi åí âäü cao phuì håüp. Coï nghéa khi noïi ngæåìi thæ kyï cáön thay âäøi täúc âäü, biãút sæí duûng viãûc nháún maûnh caïc tæì cáön thiãút hoàûc lãn xuäúng gioüng cho phuì håüp, giuïp cho låìi noïi tråí nãn sinh âäüng. Khi noïi ngæåìi thæ kyï cáön âàûc biãût chuï yï kyî nàng sæí duûng tæì vaì phaït ám chênh xaïc, haûn chãú duìng caïc tæì âëa phæång, tiãúng loïng hoàûc caïc tæì áøn duû, cáön cäú gàõng phaït ám roî âuïng ngän tæì tiãúng viãût phäø thäng hoàûc tiãúng næåïc ngoaìi. 2.2 Kyî nàng noïi coìn âoìi hoíi ngæåìi thæ kyï phaíi biãút kãút håüp våïi caïc cæí chè phi ngän ngæî nhæ: aïnh màõt, nuû cæåìi,veí màût, caïc âäüng taïc phuû hoüa; tæ thãú âæïng, ngäöi; khoaíng caïch våïi ngæåìi giao tiãúp vaì trang phuûc... Trong khi noïi, nguyãn tàõc chung laì tàng sæû vui veí, thoaíi maïi vaì haûn chãú khäng khê càng thàóng hay laûnh nhaût. 2.3 Mäüt trong nhæîng biãûn phaïp coï hiãûu quaí âãø âaût muûc âêch trãn laì viãûc ngæåìi thæ kyï coï khaí nàng biãút sæí duûng thuáût khäi haìi âuïng chäù vaì âuïng luïc. 2.4 Mäüt yãúu täú quan troüng cuía kyî nàng noïi laì khaí nàng diãùn âaût caïc váún âãö, caïc näüi dung vaì nhæîng thäng tin trong låìi noïi mäüt caïch maûch laûc vaì khuïc chiãút. Nãúu khäng chuï yï váún âãö naìy, caïc thæ kyï dãù råi vaìo tçnh traûng noïi cuût luín, thiãúu lëch sæû vaì khäng tän troüng ngæåìi giao tiãúp. Khi trçnh baìy mäüt váún âãö quan troüng hoàûc phæïc taûp trong cuäüc hoüp, thæ kyï cáön phaíi chuáøn bë bäú cuûc cho låìi phaït biãøu cuía mçnh âãø traïnh quãn yï, traïnh lan man vaì táûp trung vaìo nhæîng näüi dung chuí yãúu. Ngay caí khi noïi âiãûn thoaûi, nãúu khäng chuáøn bë, thæ kyï coï thãø trçnh baìy voìng vo, thæìa thäng tin, gáy laîng phê thåìi gian vaì tiãön cuía. 3. Kyî nàng âoüc: Nãúu nhæ nghe vaì noïi laì hai kyî nàng âæåüc sæí duûng trong giao tiãúp træûc tiãúp thç âoüc vaì viãút laì hai kyî nàng giao tiãúp giaïn tiãúp cuía ngæåìi thæ kyï vàn phoìng. Âãø coï thãø sæí duûng täút kyî nàng âoüc trong giao tiãúp haình chênh, ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cáön phaíi reìn luyãûn mäüt säú kyî nàng sau: 3.1 Biãút âàût caïc cáu hoíi træåïc, trong vaì sau khi âoüc; nhàòm giuïp ngæåìi thæ kyï táûp trung vaìo viãûc âoüc ngay tæì âáöu, âäöng thåìi choün loüc âæåüc nhæîng thäng tin cáön thiãút.
3.2 Biãút âoüc nhanh; âãø laìm âæåüc âiãöu naìy caïc thæ kyï cáön tçm bäú cuûc låïn cuía vàn baín âãø nàõm täøng quan vãö näüi dung. Sau khi âoüc læåït caïc âãö muûc, tuyì theo yãu cáöu vaì nhiãûm vuû âæåüc giao,ngæåìi thæ kyï cáön quyãút âënh âoüc kyî tæìng pháön hoàûc toaìn bäü vàn baín âoï. 3.3 Trong khi âoüc, thæ kyï cáön âaïnh dáúu hoàûc láúy buït maìu laìm näøi báût nhæîng yï quan troüng âãø giuïp cho ngæåìi laînh âaûo hoàûc caïc bäü pháûn coï traïch nhiãûm giaíi quyãút coï thãø nhçn tháúy ngay caïc váún âãö âoï, âåî máút cäng âoüc nhæîng pháön khäng cáön thiãút. 3.4 Sau khi âoüc xong toaìn bäü vàn baín, trong mäüt säú træåìng håüp cáön thiãút , caïc thæ kyï cáön toïm tàõt caïc yï chênh cuía vàn baín âãø trçnh baìy hoàûc chuyãøn cho ngæåìi laînh âaûo. Toïm laûi, âãø coï kyî nàng âoüc âaïp æïng caïc nhiãûm vuû âæåüc giao, caïc thæ kyï vàn phoìng cáön phaíi reìn luyãûn vaì têch luyî kinh nghiãûm. Coï kyî nàng âoüc täút laì mäüt tiãu chuáøn chæïng toí ngæåìi thæ kyï coï khaí nàng vaì trçnh âäü giao tiãúp täút, goïp pháön mang laûi uy tên cho baín thán ngæåìi thæ kyï cuîng nhæ uy tên cuía caí cå quan. 4. Kyî nàng viãút: Âáy cuîng laì kyî nàng âæåüc sæí duûng trong giao tiãúp giaïn tiãúp cuía ngæåìi thæ kyï vàn phoìng, thäng qua caïc hoaût âäüng cuû thãø nhæ: soaûn thaío vàn baín, soaûn thaío caïc thæ tæì giao dëch, viãút caïc baín tæåìng trçnh, âån âãö nghë, hoàûc ghi caïc phiãúu toïm tàõt thäng tin, viãút giáúy heûn khaïch... Kyî nàng viãút âoìi hoíi ngæåìi thæ kyï cáön phaíi chuï yï mäüt säú váún âãö sau: 4.1 Ngæåìi thæ kyï phaíi nàõm væîng nhæîng váún âãö cáön phaíi viãút hoàûc cáön âæåüc thãø hiãûn trong vàn baín. Âáy laì yãu cáöu cå baín, goïp pháön quan troüng âãún cháút læåüng cuía vàn baín, båíi leî báút cæï mäüt vàn baín, mäüt loaûi thæ tæì giao dëch naìo cuîng âãöu phaíi chuyãøn taìi mäüt näüi dung thäng tin nháút âënh. Ngæåìi thæ kyï coï nàõm chàõc caïc váún âãö maì näüi dung vàn baín cáön âãö cáûp thç måïi coï thãø viãút mäüt vàn baín coï cháút læåüng. 4.2 Khi viãút ngæåìi thæ kyï phaíi coï khaí nàng xaïc âënh âæåüc bäú cuûc chung cuía vàn baín, trong âoï pháön naìo laì pháön troüng tám, yï naìo laì yï chênh, yï naìo laì yï phuû âãø âáöu tæ suy nghé vaì thãø hiãûn cho täút. 4.3 Khi viãút, ngæåìi thæ kyï cáön âàût mçnh vaìo vë trê cuía ngæåìi âoüc âãø dæû liãûu nhæîng phaïn âoaïn, thàõc màõc hoàûc nhæîng yãu cáöu maì ngæåìi âoüc coï thãø hoàûc coï quyãön âoìi hoíi. Âiãöu naìy hãút sæïc quan troüng vç noï giuïp ngæåìi viãút traïnh sæû chuí quan, âäöng thåìi cuîng laìm tàng thãm sæïc thuyãút phuûc cuía vàn baín. 4.4 Khi viãút, nãn trçnh baìy vàn baín våïi mäüt âäü daìi thêch håüp. Cuîng nhæ noïi, khi viãút caïc giáúy tåì, vàn baín, thæ tæì, ngæåìi thæ kyï phaíi luän nhåï âãún yãu cáöu ngàõn goün vaì âuí yï. Âãø laìm âæåüc âiãöu naìy, ngæåìi thæ kyï cáön phaíi coï trçnh âäü trong viãûc nàõm væîng vaì choün loüc thäng tin, biãút cung cáúp mäüt læåüng thäng tin væìa âuí cho âäúi tæåüng giao tiãúp cuía mçnh. 4.5 Khi viãút, caïc thæ kyï vàn phoìng cáön chuï yï âãún caïch trçnh baìy vaì diãùn âaût. Mäüt vàn baín âæåüc trçnh baìy âeûp, nghiãm tuïc, våïi mäüt vàn phong trong saïng, maûch laûc khuïc chiãút, ngay tæì âáöu seî gáy âæåüc thiãûn caím cuía ngæåìi âoüc vaì phaín aïnh trçnh âäü giao tiãúp cuía ngæåìi viãút. Toïm laûi, caïc thæ kyï vàn phoìng khäng chè reìn luyãûn kyî nàng âoüc maì coìn phaíi kãút håüp caí kyî nàng viãút. Hai kyî nàng naìy coï thãø bäø sung cho nhau. Tuy nhiãn, trong thæûc tãú nhiãöu thæ kyï vàn phoìng váùn chæa nháûn thæïc roî âæåüc váún âãö naìy, vaì ráút êt kiãn trç trong viãûc reìn
luyãûn kyî nàng âoüc vaì viãút. Vç thãú, coï mäüt säú cäng viãûc coï thãø giao cho caïc thæ kyï âaím nhiãûm, nhæng vç khaí nàng âoüc vaì viãút keïm, nãn caïc thæ jyï vàn phoìng thæåìng khäng âaím nháûn âæåüc hoàûc laì khäng âæåüc cå quan tin cáûy vaì giao nhiãûm vuû. IV. CAÏC NGHIÃÛP VUÛ GIAO TIÃÚP CUÛ THÃØ TRONG HOAÛT ÂÄÜNG CUÍA NGÆÅÌI THÆ KYÏ VÀN PHOÌNG 1. Tiãúp khaïch: Tiãúp khaïch laì mäüt trong nhæîng hoaût âäüng thæåìng xuyãn cuía caïc vàn phoìng. Cäng viãûc naìy coï thãø âæåüc giao cho mäüt hoàûc mäüt säú thæ kyï, nhæng trãn thæûc tãú, háöu hãút caïc thæ kyï âãöu phaíi tham gia thæûc hiãûn åí nhæîng mæïc âäü khaïc nhau. Viãûc tiãúp khaïch thæåìng âæåüc phán cäng cuû thãø nhæ sau: - Âäúi våïi nhæîng cå quan coï nhiãûm vuû tiãúp dán nhæ Vàn phoìng Quäúc häüi, Vàn phoìng Chênh phuí, Vàn phoìng Häüi âäöng nhán dán vaì Uyí ban nhán dán caïc cáúp thç viãûc tiãúp dán thæåìng âæåüc quy âënh vaìo nhæîng ngaìy cuû thãø. Vaìo nhæîng ngaìy naìy, cuìng våïi laînh âaûo cå quan, vàn phoìng phaíi cæí caïn bäü cuía mçnh âãø træûc tiãúp dán. Caïn bäü vàn phoìng coï nhiãûm vuû tiãúp nháûn vaì ghi cheïp nhæîng yãu cáöu, âãö nghë cuía ngæåìi dán cuîng nhæ yï kiãún giaíi quyãút cuía ngæåìi laînh âaûo. - Âäúi våïi caïc cå quan hoàûc doanh nghiãûp coï nhiãöu khaïch âãún giao dëch thç vàn phoìng phaíi bäú trê mäüt phoìng âoïn tiãúp riãng vaì cæí caïn bäü cuía vàn phoìng træûc vaìtiãúp nháûn, giaíi quyãút så bäü caïc yãu cáöu cuía khaïch hoàûc chè dáùn cho khaïch âãún gàûp caïc bäü pháûn chæïc nàng. - Nãúu laì thæ kyï riãng cuía laînh âaûo cå quan thç ngæåìi thæ kyï bao giåì cuîng âæûoc giao nhiãûm vuû tiãúp khaïch så bäü træåïc khi hoü vaìo laìm viãûc træûc tiãúp våïi ngæåìi laînh âaûo. - Ngoaìi ra, caïn bäü åí bäü pháûn vàn thæ, haình chênh, quaín trë, taìi vuû âãöu phaíi coï nhiãûm vuû tiãúp khaïch âãún giao dëch vaì laìm viãûc våïi bäü pháûn cuía mçnh. Âãø viãûc tiãúp khaïch coï hiãûu quaí täút, caïc thæ kyï cáön thæûc hiãûn mäüt säú nhiãûm vuû sau âáy: 1.1 Âoïn khaïch: Âãø âoïn khaïch âæåüc chu âaïo, caïc vàn phoìng vaì thæ kyï cáön chuï yï caïc váún âãö sau: a. Bäú trê nåi âoïn khaïch b. Âoïn khaïch Nãúu âæûåc giao nhiãûm vuû âoïn khaïch, ngæåìi thæ kyï cáön phaíi: - Chuí âäüng chaìo hoíi khi tháúy coï khaïch âãún cå quan. - Nãúu âang báûn viãûc thç thæ kyï nãn dæìng laûi, chaìo hoíi khaïch vaì xin khaïch ngäöi âåüi. - Cuìng våïi viãûc chaìo hoíi khaïch, thæ kyï cuîng cáön phaíi tæû giåïi thiãûu vãö mçnh. - Tçm hiãøu yãu cáöu cuía khaïch, cáu hoíi thæåìng xuyãn cuía thæ kyï âäúi våïi khaïch laì: Chuïng täi coï thãø giuïp gç cho äng (baì) hoàûc anh (chë) ? Khi tçm hiãøu yãu cáöu cuía khaïch, thæ kyï âäöng thåìi phaíi nàõm bàõt âæåüc mäüt säú thäng tin vãö khaïch nhæ: hoü tãn, âëa chè, chæïc danh, nghãö nghiãûp vaì quan hãû cuía khaïch våïi
cå quan hoàûcthuí træåíng cå quan. Vaì âieeufquan troüng khäng keïm âoï laì thaïi âäü cuía thæ kyï khi âoïn khaïch phaíi luän niãöm nåí, lëch sæû, án cáön vaì chu âaïo. 1.2 Giaíi quyãút caïc yãu cáöu cuía khaïch: Âáy laì mäüt váún âãö quan troüng cuía viãûc tiãúp khaïch. Háöu nhæ táút caí nhæîng ngæåìi khaïch âãún cå quan âãöu coï mäüt yãu cáöu, âãö nghë hoàûc mäüt cäng viãûc cáön giaíi quyãút. Âãø giaíi quyãút så bäü caïc yãu cáöu cuía khaïch , thæ kyï cáön nàõm væîng mäüt säú nguyãn tàõc cå baín sau: + Âäúi våïi khaïc coï yãu cáöu âæåüc gàûp thuí træåíng cå quan, cáön tçm hiãøu roî váún âãö maì khaïch âæa ra hoàûc yãu cáöu, âãö nghë. Nãúu xeït tháúy váún âãö khäng cáön thiãút phaíi âæa trçnh thuí træåíng, thç thæ kyï coï thãø giaíi thêch cho khaïch vaì chuyãøn yãu cáöu hoàûc giæåïi thiãûu khaïch âãún nhæîng bäü pháûn chæïc nàng âãø giaíi quyãút. Khi coï khaïch âãún xin gàûp thuí træåíng cå quan, nãúu laì thæ kyï riãng thç cáön påhaíi hoíi xem khaïch coï âæåüc heûn træåïc hay âaî goüi âiãûn baïo våïi thuí træåíng chæa, sau âoï lëch sæû måïi khaïch ngäöi âåüi vaì thäng baïo âãø thuí træåíng biãút. + Âäúi våïi khaïch xin gàûp thuí træåíng cå quan, thæ kyï riãng cáön haûn chãú täúi âa viãûc tæì chäúi yãu cáöu cuía hoü, nháút laì khi thuí træåíng âang coï màût åí cå quan, vç viãûc tæì chäúi khäng âæåüc giaíi thêch roî raìng dãù gáy hiãøu láöm cho khaïch, tháûm chê coï thãø phaï våî caïc quan hãû väún coï cuía ngæåìi thuí træåíng. + Âäúi våïi khaïch âãún laìm viãûc våïi caïc bäü pháûn chæïc nàng, thæ kyï cáön xem giáúy giåïi thiãûu vaì hgi caïc thäng tin cáön thiãút vaìo säø, sau âoï giåïi thiãûu khaïch âãún caïc bäü pháûn coï traïch nhiãûm giaíi quyãút hoàûc chè dáùn cho khaïch nåi cáön âãún. + Âäúi våïi khaïch âãún gæíi âån tæì khiãúu naûi hoàûc caïc yãu cáöu, âeì nghë, thæ kyï cáön tiãúp nháûn âån vaì caïc yãu cáöu liãn quan. Khi nháûn âån, the kyï cáön ghi vaìo säø vaì phaíi yãu cáöu khaïch kyï, vç viãûc naìy liãn quan âãún traïch nhiãûm cuía caïc cå quan trong viãûc giaíi quyãút caïc khiãúu naûi vaì täú caïo cuía nhán dán. Trong træåìng håüp âaî âæåüc giaíi quyãút maì khaïchtháúy chæa thoaí âaïng, váùn tiãúp tuûc gæíi âån thç thæ kyï cáön ghi roî âån láön thæï máúy, vaì khäng thãø thiãúu ngaìy nháûn âån. + Nãúu khaïch âãún thàm quan thç thæ kyï dáùn khaïch vaìo phoìng âåüi, räöi cho ngæåìi coï traïch nhiãûm hoàûc ngæåìi âæåüc phán cäng âãún tiãúp. + Træåìng håüp khaïch åí laûi láu, thæ kyï cáön nàõm væîng thäng tin vãö säú læåüng ngæåìi âãø bäú trê nåi àn, nghè cho thuáûn låüi. 1.3 Xæí lyï caïc tçnh huäúng âàûc biãût khi tiãúp khaïch: Trong quaï trçnh tiãúp khaïch, thæ kyï vàn phoìng coï thãø gàûp phaíi mäüt säú tçnh huäúng khoï xæí, âoìi hoíi ngæåìi thæ kyï phaíi coï sæû phán têch vaì æïng phoï këp thåìi. Trong thæûc tãú, coï thãø xaíy ra tràm ngaìn tçnh huäúng khoï xæí khaïc nhau. Khäng thãø coï mäüt khuän máùu cho xæû æïng xæí âäúi våïi moüi tçnh huäúng. Nhæng coï mäüt nguyãn tàõc cå baín giuïp ngæåìi thæ kyï coï thãø giaíi quyãút âæåüc moüi tçnh huäúng, haûn chãú âãún mæïc täúi âa caïc háûu quaí xáúu coï thãø xaíy ra, âoï laì sæû bçnh ténh, kiãn trç, thaïi âäü lëch sæû, mãöm deío, chán thaình kãút håüp våïi khaí nàng phán têch vaì phaïn âoaïn tçnh hçnh sæû viãûc cuîng nhæ tám lyï cuía khaïch âãø nhanh choïng tçm ra caïch æïng phoï këp thåìi, phuì håüp.
2. Giao tiãúp qua âiãûn thoaûi: Nãúu tiãúp khaïch laì hçnh thæïc giao tiãúp træûc tiãúp thç trao âäøi cäng viãûc hoàûc noïi chuyãûn qua âiãûn thoaûi laì hçnh thæïc giao tiãúp væìa giaïn tiãúp , væìa træûc tiãúp vç hai ngæåìi tuy åí caïch xa nhau nhæng laûicoï thãø nghe âæåüc tiãúng noïi cuía nhau. Âãø hoaût âäüng giao tiãúp naìy âaût hiãûu quaí cao, caïc thæ kyï vàn phoìng phaíi coï nhæîng hiãøu biãút cå baín vãö âiãûn thoaûi vaì nàõm væîng mäüt säú nghiãûp vuû cå baín khi sæí duûng phæång tiãûn giao tiãúp: 2.1 Nhæîng æu âiãøm vaì haûn chãú cuía hoaût âäüng giao tiãúp qua âiãûn thoaûi: + Æu âiãøm: Âiãûn thoaûi laì mäüt phæång tiãûn thäng tin coï khaí nàng giuïp con ngæåìi thæûc hiãûn âæåüc caïc quan hãû giao tiãúp maì khäng cáön gàûp gæî træûc tiãúp hoàûc khäng cáön sæí duûng thæ tæì, vàn baín; giuïp con ngæåìi nhanh choïng truyãön âaût hoàûc nháûn âæåüc caïc thäng tin cáön thiãút, cáúp baïch, thåìi sæû nháút; giuïp nhaì quaín lyï tiãút kiãûm ráút nhiãöu thåìi gian, cäng sæïc vaì tiãön cuía. + Haûn chãú: Thåìi gian giao tiãúp qua âiãûn thoaûi käng cho pheïp keïo daìi; do khäng gàûp gåî træûctiãúp nãn khi giao tiãúp qua âiãûn thoaûi ngæåìi ta chè coï thãø nghe tháúy tiãúng noïi maì khäng thãø sæí duûng vaì khäng thãø nháûn tháúy caïc cæí chè phi ngän ngæî cuía ngæåìi âäúi thoaûi dãù dáùn âãún hiãøu sai, hiãøu khäng chênh xaïc caïc thäng tin maì hai ngæåìi trao âäøi våïi nhau; giao tiãúp qua âiãûn thoaûi chuí yãúu laì trao âäøi bàòng låìi noïi, vç thãú nhæîng mãûnh lãûnh cuía ngæåìi quaín lyï hoàûc thäng tin trao âäøi qua âiãûn thoaûi coï thãø bë âäúi tæåüng giao tiãúp hiãøu láöm, hiãøu sai lãûch, nhæng sau âoï ráút khoï xaïc âënh traïch nhiãûm thuäüc vãö ai; âaìm thoaûi qua âiãûn thoaûi ráút khoï baío âaím bê máût mäüt caïch tuyãût âäúi; sæí duûng âiãûn thoaûi váùn phaíi traí tiãön. Toïm laûi, ngæåìi thæ kyï cáön phaíi biãút phaït huy caïc æu thãú vaì haûn chãú âãún mæïc täúi âa caï nhæåüc âiãøm cuía viãûc giao tiãúp qua âiãûn thoaûi âãø sæí duûng phæång tiãûn naìy mäüt caïch hæîu hiãûu. 2.2 Mäüt säú nguyãn tàõc khi giao tiãúp qua âiãûn thoaûi: a. Xæng danh b. Trao âäøi qua âiãûn thoaûi cáön ngàõn goün:
Âãø cho caïc cuäüc âaìm thoaûi âæåüc ngàõn goün, caïc thæ kyï vàn phoìng cáön chuï yï thæûc hiãûn mäüt säú váún âãö sau: + Chuáøn bë kyî caïc thäng tin cáön trao âäøi træåïc khi goüi âi. + Khi noïi âiãûn thoaûi, caí hai bãn âãöu khäng nãn måí räüng váún âãö sang caïc lénh væûc khaïc, maì phaíi táûp trung vaìo nhæîng váún âãö chênh. + Nãúu laì ngæåìi nháûn, caïc thæ kyï cáön coï thoïi quen chuáøn bë sàôn buït vaì giáúy âãö ghi caïc låìi nhàõn, traïnh máút thåìi gian tçm kiãúm. + Caí hai bãn âãöu phaíi biãút chuí âäüng kãút thuïc cuäüc noïi chuyãûn khi caím tháúy thåìi gian âaî quaï daìi. c. Khäng noïi nhæîng thäng tin thæìa vaì nhæîng âiãöu bê máût qua âiãûn thoaûi. d. Thaïi âäü æïng xæí khi giao tiãúp qua âiãûn thoaûi Træåïc hãút, ngæåìi thæ kyï phaíi chuï yï vãö gioüng noïi: - Gioüng noïi cáön phaíi roî raìng, khäng quaï to vaì quaï nhoí - Täúc âäü noïi coï pháön cháûm hån mäüt chuït so våïi nhæîng cuäüc noïi chuyãûn thäng thæåìng - Khäng nãn haû tháúp gioüng hoàûc quaï cao gioüng laìm cho ngæåìi nghe caím tháúy khoï chëu - Gioüng noïi cáön coï ám âiãûu lãn hoàûc xuäúng gioüng mäüt chuït âãø ngæåìi nghe khoíi bë nhaìm chaïn. Thæï hai, låìi noïi vaì tæì ngæî troìng khi giao tiãúp qua âiãûn thoaûi phaíi lëch sæû vaì nhaî nhàûn. Thæï ba, cáön læu yï mäüt säú váún âãö cuû thãø nhæ: - Nãúu laì ngæåìi nghe, khäng nãn âãø chuäng reo quaï láu maì khäng nháúc maïy. Nãúu laì ngæåìi goüi, âæìng väüi boí maïy khi chuäng måïi reo ba häöi, nhæng cuîng khäng nãn chåì láu nãúu tháúy chuäng reo nhiãöuláön maì váùn khäng coï ngæåìi nháúc maïy. - Haûn chãú viãûc goüi âiãûn vaìo giåì nghè træa hoàûc âãún nhaì riãng âãø trao âäøi cäng viãûc. - Nãúu phaíi âi tçm ngæåìi khaïc âãún nghe, khäng nãn âãø thåìi gian chåì âåüi quaï láu. - Nãúu laì ngæåìi nháûn âiãûn, hoàûc laì ngæåìi êt tuäøi hån, laì nhán viãn cáúp dæåïi thç khäng nãn dáûp maïy træåïc ngæåìi goüi, ngæåìi låïn tuäøi hån mçnh vaì thuí træåíng cå quan. - Cuäúi cuìng, phaíi âãø maïy xuäúng tháût nheû nhaìng khi cuäüc noïi chuyãûn giæîa hai bãn kãút thuïc. 3. Giao tiãúp qua cuäüc häüi hoüp: Âãø viãûc giao tiãúp qua häüi hoüp coï hiãûu quaí, ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cáön chuï yï mäüt säú váún âãö sau: 3.1 Khäng âæåüc neï traïnh caïc cuäüc hoüp coï liãn quan âãún cäng viãûc vaì chæïc traïch cuía mçnh. 3.2 Cáön táûn duûng caïc cå häüi trong mäüt säú cuäüc häüi hoüp âãø phaït biãøu yï kiãún cuía mçnh. 3.3 Thæ kyï cáön coï sæû chuáøn bë cáøn tháûn træåïc khi phaït biãøu.
3.4 Trong cuäüc hoüp, thæ kyï cáön làõng nghe caïc yï kiãún chè âaûo cuía cáúp trãn, yï kiãún goïp yï, phã bçnh cuía ngæåìi khaïc coï liãn quan âãún cäng viãûc cuía vàn phoìng noïi chung, cuía baín thán noïi riãng âãø nàõm væîng vaì thæûc hiãûn, âãø sæía chæîa hoàûc âãø ruït king nghiãûm trong quaï trçnh laìm viãûc. 3.5 Mäüt âiãöu quan troüng laì phaíi biãút kiãöm chãú, traïnh nhæîng låìi phaït biãøu hoàûc phã bçnh, tranh caîi quaï càng thaíng trong cuäüc hoüp, vç seî gáy aính hæåíng khäng täút trong toaìn cå quan. 3.6 Khi âi hoüp, ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cáön chuï yï táûn duûng caïc cå häüi âãø thiãút láûp vaì måí räüng caïc quan hãû cho cå quan cuîng nhæ cho baín thán, 3.7 Nãúu âæåüc giao täø chæïc vaì âiãöu khiãøn mäüt cuäüc hoüp, duì laì åí quy mä nhoí, ngæåìi thæ kyï vàn phoìng cuîng cáön phaíi chuáøn bë moüi cäng viãûc tháût chu âaïo, láûp chæång trçnh cuû thãø vaì duy trç cuäüc hoüp âuïng giåì, âuïng troüng tám. 4. Giao tiãúp qua viãûc soaûn thaío vaì xæí lyï caïc thæ tæì, vàn baín: Âáy laì hçnh thæïc giao tiãúp giaïn tiãúp. Âãø cho hoaût âäüng naìy âaût hiãûu quaí, caïc thæ kyï vàn phoìng cáön læu yï mäüt säú váún âãö cuû thãø sau âáy” - Nãúu âæåüc giao soaûn thaío vàn baín vaì thæ tæì giao dëch, caïc thæ kyï vàn phoìng cáön nàõm væîng caïc yãu cáöu vãö soaûn thaío vàn baín, khäng ngæìng náng cao nghiãûp vuû chuyãn män vaì trau däöi väún ngän ngæî âãø coï thãø soaûn thaío caïc vàn baín coï cháút læåüng âuïng yãu cáöu. - Nãúu âæåüc giao tiãúp nháûn vaì xæí lyï caïc vàn baín, caïc thæ kyï cáön nãu cao tinh tháön traïch nhiãûm, thæûc hiãûn âuïng yãu cáöu caïc nghiãûp vuû chuyãn män nhæ: âàng kyï vàn baín, laìm täút caï thuí tuûc ban haình, phán loaûi vaì chuyãøn giao vàn baín nhanh vaì âuïng âäúi tæåüng, læu vàn baín âáöy âuí theo âuïng yãu cáöu. Âàûc biãût, khi nháûn caïc âån tæì khiãúu naûi cuía cäng dán ngæåìi thæ kyï khäng âæåüc âãø quãn, phaíi coï traïch nhiãûm chuyãøn nhanh âãún caïc bäü pháûn coï traïch nhiãûm, khäng âæåüc thåì å, cháûm trãù. - Nãúu âæåüc giao âaïnh maïy hoàûc chãú baín caïc vàn baín cuía cå quan, thæ kyï phaíi khäng ngæìng hoüc hoíi, tçm toìi âãø coï thãø trçnh baìy nhan, âeûp, âuïng yãu cáöu vaì âàûc biãût laì phaíi kiãøm tra kyî caìng âãø khäng coï caïc läùi vãö kyî thuáût. - Nãúu âæåüc giao giaíi quyãút vàn baín, thæ kyï cáön nghiãn cæïu kyî, thu tháûp âáöy âuí caïc thäng tin, caïc càn cæï phaïp lyï vaì nhan choïng giaíi quyãút caïc yãu cáöu maì vàn baín âàût ra. Coï thãø noïi, giao tiãúp haình chênh laì mäüt hoaût âäüng cå baín cuía caïc thæ kyï vàn phoìng. Hoaût âäüng naìy coï mäúi liãn quan âãún táút caí caïc hoaût âäüng khaïc cuía ngæåìi thæ kyï. Chênh vç váûy, âãø coï thãø thæûc hiãûn täút caïc hoaût âäüng giao tiãúp haình chênh, ngæåìi thæ kyï vàn phoìng phaíi coï caïc nàng læûc cuîng nhæ nhæîng pháøm cháút caï nhán cáön thiáút. Giao tiãúp haình chênh coï thãø coi laì thæåïc âo trçnh âäü cuîng nhæ pháøm cháút nghãö nghiãûp cuía ngæåìi thæ kyï.