Phân tích một số đặc điểm hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu

TAÏP CHÍ KHOA HOÏC ÑAÏI HOÏC SAØI GOØN Soá 5(30) - Thaùng 7/2015<br /> <br /> <br /> <br /> Phân tích một số đặc điểm hệ thống thông tin kế toán ở<br /> các đơn vị sự nghiệp có thu<br /> <br /> Analysis of some characteristics of accounting information system in administrative<br /> and non-business organizations<br /> <br /> ThS. Lương Đức Thuận<br /> Trường Đại học Kinh tế TP.HCM<br /> <br /> M.A. Luong Duc Thuan<br /> University of Economics, Ho Chi Minh City<br /> <br /> <br /> Tóm tắt<br /> Mục tiêu nghiên cứu của bài viết này tập trung phân tích một số đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán<br /> trong đơn vị sự nghiệp có thu. Đây là một trong những loại hình đơn vị tiêu biểu trong các đơn vị hành<br /> chính sự nghiệp đang hoạt động ở nước ta. Do đó đối với kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp này<br /> cũng mang nhiều đặc thù riêng phù hợp với đặc điểm của chế độ pháp lý, đặc điểm hoạt động của đơn<br /> vị và nhu cầu thông tin quản lý của nhà nước. Việc nghiên cứu của tác giả tập trung vào các vấn đề liên<br /> quan đến đặc điểm hệ thống thông tin kế toán, chu trình kế toán và qua đó có thể giúp độc giả hiểu được<br /> các đặc điểm cũng như nhận thấy sự khác nhau giữa loại hình doanh nghiệp và đơn vị hành chính sự<br /> nghiệp.<br /> Từ khóa: hệ thống thông tin kế toán, chu trình kế toán, đơn vị sự nghiệp có thu…<br /> Abstract<br /> The research objective of this article focuses on analyzing the characteristics of accounting information<br /> system in administrative and non-business organization. This is one of the typical types of organization<br /> that is operating in our country. Therefore, accountants in administrative and non-business units also<br /> carry out many unique characteristics suited to the characteristics of the legal regime, the operational<br /> characteristics of the unit and management information needs of the state. The author's research focuses<br /> on issues related to accounting information system at these units as characteristics of accounting<br /> information, accounting cycle and thereby may help readers understand the characteristics as well as see<br /> the difference between type of businesses and administrative and non-business units.<br /> Keywords: accounting information system, accounting cycle, administrative and non-business<br /> organization…<br /> <br /> <br /> 1. Đặt vấn đề càng phong phú và đa dạng đòi hỏi các tổ<br /> Trong bối cảnh hiện nay khi mà sự chức hoạt động phải thường xuyên hoàn<br /> phát triển của của công nghệ thông tin thiện hệ thống thông tin kế toán của bản<br /> ngày càng mạnh mẽ, đặc biệt là trong lĩnh thân đơn vị. Khi và chỉ khi tạo được một hệ<br /> vực kế toán với nhu cầu thông tin ngày thống thông tin hoạt động hữu hiệu sẽ giúp<br /> <br /> <br /> 105<br /> ích rất nhiều cho đơn vị trong việc tạo ra  Con người là những người sử<br /> một kho thông tin hữu ích phục vụ cho quá dụng hệ thống<br /> trình ra quyết định của người dùng. Đối với  Những thủ tục và quy trình dùng<br /> các doanh nghiệp thì có thể nói hệ thống để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ<br /> thông tin kế toán khá tốt vì họ có sự đầu tư liệu<br /> và tổ chức tốt cũng như quan tâm đến việc  Dữ liệu về các hoạt động kinh tế<br /> phát triển hạ tầng công nghệ thông tin từ của doanh nghiệp<br /> rất sớm, trong khi đó đối với các đơn vị  Phần mềm dùng để xử lý dữ liệu<br /> hành chính sự nghiệp đặc biệt là các đơn vị và thông tin<br /> sự nghiệp có thu thì vấn đề về cung cấp  Cơ sở hạ tầng kỹ thuật thông tin<br /> thông tin cũng như hoạt động kế toán còn bao gồm máy tính, các thiết bị hỗ<br /> nhiều hạn chế và sự hạn chế này xuất phát trợ xử lý, mạng máy tính dùng<br /> từ nhiều nguyên nhân mà trong đó phải kể trong hệ thống thông tin kế toán.<br /> đến đặc điểm của hệ thống thông tin kế  Những thủ tục an ninh và kiểm<br /> toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu hiện soát nội bộ đảm bảo cho dữ liệu<br /> nay. Trên cơ sở đó, mục đích của bài viết và thông tin của hệ thống thông<br /> này là muốn trình bày và phân tích rõ hơn tin kế toán.<br /> về những đặc điểm của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin kế toán là một tập<br /> kế toán và qua đó tác giả xây dựng các sơ hợp các dữ liệu và quy trình xử lý tạo nên<br /> đồ dòng dữ liệu về các hoạt động chính ở thông tin cần thiết cho người sử dụng<br /> các đơn vị này nhằm giúp đơn vị có cái (Bagranof et al, 2011). Hệ thống thông tin<br /> nhìn chi tiết hơn trong quá trình xây dựng kế toán là một tập hợp các nguồn lực như<br /> và phân tích hoạt động xử lý dữ liệu cũng con người và thiết bị, máy móc được thiết<br /> như quản lý dòng lưu chuyển thông tin kế để chuyển đổi dữ liệu tài chính và các<br /> trong các hoạt động này ở chính đơn vị dữ liệu khác thành thông tin. Thông tin này<br /> mình. Điều này có thể giúp ích cho các đơn được truyền đạt tới rất nhiều người sử dụng<br /> vị sự nghiệp trong quản lý và nâng cao chất khác nhau để ra quyết định và hệ thống<br /> lượng quy trình hoạt động. thông tin kế toán thực hiện quá trình<br /> 2. Hệ thống thông tin kế toán chuyển đổi này cho dù đó là những hệ<br /> Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thủ công hoặc hệ thống xử lý trên<br /> thống được thiết lập để thực hiện việc thu nền máy vi tính (Bodnar & Hopwood,<br /> thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến 2010).<br /> những thông tin rời rạc thành những thông 3. Đặc điểm của hệ thống thông tin<br /> tin kế toán phù hợp và hữu ích phục vụ cho kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu<br /> nhu cầu người sử dụng để ra quyết định 3.1. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu<br /> (Romney and Steinbart, 2014). Ngày nay  Trước tiên cần làm rõ khái niệm về<br /> khi nói đến hệ thống thông tin kế toán đơn vị sự nghiệp có thu: đơn vị sự nghiệp<br /> chúng ta hay nói đến hệ thống trong môi có thu là những tổ chức được thành lập để<br /> trường máy tính, trong môi trường có ứng thực hiện các hoạt động sự nghiệp, những<br /> dụng công nghệ thông tin (CNTT). Hệ hoạt động này nhằm duy trì và đảm bảo sự<br /> thống thông tin kế toán bao gồm các thành hoạt động bình thường của xã hội, mang<br /> phần như sau: tính chất phục vụ nhân dân và xã hội,<br /> <br /> 106<br /> không vì mục tiêu lợi nhuận. Những đơn vị nghiệp trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin<br /> sự nghiệp trong quá trình hoạt động sự kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá<br /> nghiệp được phép thu phí để bù đắp một tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn<br /> phần hay toàn bộ chi phí hoạt động được cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh<br /> gọi là đơn vị sự nghiệp có thu. đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành<br />  Những đơn vị sự nghiệp được các hoạt động của đơn vị.<br /> cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập  Thông tin về tình hình thực hiện<br /> và được nhà nước cho phép thu các loại phí các nhiệm vụ cơ bản của đơn vị và tình<br /> như học phí, viện phí, phí cầu, phí đường... hình chấp hành các kỷ luật tài chính về thu,<br /> để bù đắp một phần hay toàn bộ chi phí chi ngân sách Nhà nước.<br /> hoạt động, tăng thu nhập cho cán bộ, công  Thông tin trong các đơn vị sự<br /> chức và bổ sung tái tạo chi phí hoạt động nghiệp có thu là các thông tin được trình<br /> thường xuyên của đơn vị được gọi là đơn bày theo quy định và khuôn khổ của nhà<br /> vị sự nghiệp có thu công lập. nước thông qua chế độ kế toán được ban<br /> Đơn vị sự nghiệp có thu cũng là một hành và có tính thống nhất ở tất cả các đơn<br /> đơn vị kế toán có tổ chức công tác kế toán vị.<br /> để thực hiện việc ghi nhận, xử lý và cung  Thông tin kế toán ở các đơn vị sự<br /> cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử nghiệp có thu cần phải được sự kiểm toán<br /> dụng khác nhau. Cũng như các doanh của cơ quan kiểm toán nhà nước.<br /> nghiệp hoạt động kinh doanh vì mục tiêu 3.2. Đối tượng sử dụng và yêu cầu<br /> lợi nhuận thì mục tiêu cuối cùng của hệ truyền tải thông tin kế toán cho các đối<br /> thống thông tin kế toán là cung cấp thông tượng sử dụng trong các đơn vị sự nghiệp<br /> tin kế toán phù hợp và hữu ích về các hoạt có thu<br /> động kinh tế, tài chính nhưng với đặc điểm Đơn vị sự nghiệp có thu rất đa dạng và<br /> về mục tiêu hoạt động, tổ chức hoạt động hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau, việc<br /> nên thông tin kế toán do các đơn vị sự thu, chi cho các hoạt động chủ yếu được<br /> nghiệp có những đặc trưng riêng như sau: thông qua nguồn kinh phí của nhà nước và<br />  Thông tin về tình hình sử dụng và các hoạt động khác nhằm tạo thêm nguồn<br /> quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử thu cho đơn vị. Chức năng chủ yếu của đơn<br /> dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình vị sự nghiệp có thu không phải là hoạt<br /> hình chấp hành dự toán thu, chi và thực động sản xuất kinh doanh mà là hoạt động<br /> hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước. Do<br /> nước ở đơn vị. đó đối tượng sử dụng thông tin kế toán ở<br />  Thông tin kế toán còn là cơ sở để các đơn vị sự nghiệp có thu chủ yếu tập<br /> thực hiện tổng hợp tình hình thu, chi ngân trung vào các đối tượng sau đây:<br /> sách của địa phương và của trung ương  Cơ quan hành chính nhà nước có<br /> nhằm giúp cho chính phủ và quốc hội xây thẩm quyền: như sở tài chính, kho bạc nhà<br /> dựng, điều chỉnh các chính sách tài chính nước, cục thuế, cục thống kê, thanh tra nhà<br /> quốc gia thích ứng với nhiệm vụ chính trị – nước….<br /> xã hội trong từng giai đoạn nhất định.  Các tổ chức đoàn thể chính trị xã<br />  Thông tin về tình hình thu, chi và hội trong và ngoài đơn vị.<br /> kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự  Các cá nhân là thủ trưởng, công<br /> <br /> 107<br /> chức, viên chức và người lao động có hợp nước và mục lục ngân sách nhà nước. Từ<br /> đồng lao động với đơn vị, có quyền lợi và các nguồn thu, chi khác nhau này nên quy<br /> nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị. trình xử lý kế toán và hạch toán kế toán là<br /> Các đơn vị sự nghiệp có thu phải có khác nhau. Nếu chúng ta xem các chu trình<br /> trách nhiệm cung cấp và truyền tải các kế toán là một sự trao đổi nguồn lực lẫn<br /> thông tin kế toán về tình hình kinh tế - tài nhau, thì chu trình kế toán sẽ bao gồm ba<br /> chính, tình hình hoạt động của đơn vị đến quá trình, quá trình nguồn lực đi ra, quá<br /> tất cả các đối tượng sử dụng nêu trên thông trình nguồn lực khác đi vào và quá trình<br /> qua các báo cáo tài chính theo quy định điều chỉnh nguồn lực. Như vậy trên cở sở<br /> hiện hành của nhà nước và có thể có các lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán<br /> báo cáo khác tùy theo yêu cầu hoạt động và cũng như quá trình phân tích hệ thống theo<br /> yêu cầu quản lý của đơn vị như thông qua chu trình kế toán và kết hợp với đặc điểm<br /> quy chế chi tiêu nội bộ đã được cấp lãnh riêng của các đơn vị sự nghiệp có thu, tác<br /> đạo cao nhất thông qua và phê duyệt vào giả đề xuất và xây dựng các chu trình kế<br /> đầu của năm tài chính. Trong đó sẽ cung toán như sau:<br /> cấp các thông tin về tình hình hoạt động 3.3.1. Chu trình các nguồn thu của<br /> trong năm qua và các vấn đề cần thực hiện đơn vị<br /> trong tương lai. Để thuận tiện trong việc quản lý và<br /> 3.3. Các chu trình kế toán trong điều hành các nguồn thu kinh phí ngân<br /> đơn vị sự nghiệp có thu sách nhà nước, theo quy định của pháp luật<br /> Trước tiên cần làm rõ về chu trình kế thì đơn vị sự nghiệp phải mở tài khoản tại<br /> toán, chu trình kế toán là tập hợp các hoạt Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chi<br /> động kế toán để xử lý hoạt động kinh tế qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản<br /> theo chu trình gọi là chu trình kế toán. Do kinh phí thuộc ngân sách nhà nước theo<br /> đó việc xem xét, tổ chức hệ thống kế toán quy định của Luật Ngân sách Nhà nước,<br /> xử lý các hoạt động kinh tế theo chu trình gồm: kinh phí ngân sách nhà nước cấp; các<br /> kế toán gọi là tiếp cận kế toán theo chu khoản thu, chi phí và lệ phí thuộc ngân<br /> trình. sách nhà nước và các khoản khác của ngân<br /> Chu trình kế toán có thể xem là một sách nhà nước.<br /> chuỗi các sự kiện kinh tế liên quan tới một Đơn vị sự nghiệp được mở tài khoản<br /> loại hoạt động kinh doanh và lặp đi lặp lại. tại Ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước để<br /> Trong các đơn vị sự nghiệp có thu có thể phản ánh các khoản thu, chi hoạt động dịch<br /> thấy các nguồn tài chính chủ yếu bao gồm: vụ.<br /> ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà<br /> nghiệp của đơn vị (thu từ học phí, lệ phí, nước<br /> viện phí thu từ hoạt động sản xuất kinh Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà<br /> doanh và hoạt động sự nghiệp khác), thu nước là tập hợp các hoạt động chức năng,<br /> viện trợ, thu khác. Bên cạnh đó thì các nghiệp vụ và hoạt động xử lý thông tin liên<br /> khoản chi của đơn vị cũng rất đa dạng gồm quan đến quá trình lập dự toán, xác nhận,<br /> các khoản chi thường xuyên và chi không theo dõi dự toán và ghi nhận kinh phí do<br /> thường xuyên cùng với quản lý việc chi nhà nước giao dự toán để hoạt động. Như<br /> tiêu phải đảm bảo các quy định của nhà vậy chu trình thu kinh phí ngân sách nhà<br /> <br /> 108<br /> nước sẽ có mối quan hệ với các đối tượng Hoạt động nhận dự toán kinh phí: Sau<br /> hoặc các hệ thống khác bên ngoài: như cơ khi cơ quan quản lý cấp trên xem xét và có<br /> quản quản lý cấp trên, đơn vị dự toán cấp quyết định phân bổ kinh phí cho đơn vị<br /> trên và đơn vị theo dõi quản lý việc chấp hoạt động phù hợp với tình hình hiện tại<br /> hành dự toán, kho bạc nhà nước ở nơi đơn của từng đơn vị. Đơn vị thực hiện việc<br /> vị hoạt động. Các hoạt động và dòng thông nhận kinh phí, dự toán được giao và xác<br /> tin trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhận kinh phí được giao một cách chính<br /> nhà nước: xác.<br /> Hoạt động lập dự toán thu chi: Đơn vị Hoạt động ghi nhận, theo dõi kinh<br /> thực hiện việc lập dự toán thu chi trên cơ phí: kế toán theo dõi và ghi nhận vào hệ<br /> sở xem xét khả năng hoạt động hiện tại và thống sổ sách nguồn kinh phí nhà nước<br /> tình hình hoạt động của đơn vị, sau đó gửi giao, theo dõi tình hình thu chi trong đơn<br /> cho cơ quan quản lý cấp trên. vị.<br /> <br /> Nhiệm vụ năm<br /> Đơn vị sự kế hoạch<br /> Thông tin dự toán<br /> nghiệp<br /> Tình hình hoạt động<br /> Gửi dự toán<br /> <br /> Cơ quan quản lý<br /> cấp trên<br /> Lập dự toán thu,<br /> chi, số kinh phí đề<br /> nghị<br /> 1.0 Xác nhận kinh<br /> Thông tin Giao dự toán,<br /> phí được giao<br /> dự toán kinh phí<br /> 2.0<br /> <br /> Chế độ chi<br /> tiêu tài chính<br /> <br /> Ghi nhận, theo dõi<br /> Thông tin dự toán<br /> kinh phí<br /> kinh phí<br /> 3.0<br /> <br /> <br /> Quản lý thu chi kinh phí<br /> <br /> <br /> Hình 2.1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước<br /> <br /> Chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp hàng, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý<br /> Chu trình thu từ các hoạt động sự nhà nước, với chu trình chi hoạt động sự<br /> nghiệp là tập hợp các hoạt động chức năng, nghiệp, hệ thống lương. Nội dung và các<br /> hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá hoạt động thực hiện trong chu trình sẽ<br /> trình cung cấp các dịch vụ, sản phẩm và được ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo<br /> thu tiền thanh toán của khách hàng. Với cáo, tổng hợp và cung cấp thông tin theo<br /> đặc điểm như trên chu trình thu từ các hoạt yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin.<br /> động sự nghiệp có mối quan hệ dữ liệu và Các hoạt động và dòng thông tin trong chu<br /> thông tin với các đối tượng bên ngoài và trình thu các hoạt động sự nghiệp gồm:<br /> bên trong hệ thống như: khách hàng, ngân Hoạt động tiếp nhận yêu cầu dịch vụ,<br /> <br /> 109<br /> sản phẩm: Hoạt động này sẽ tiếp nhận các từ hoạt động ghi nhận nghiệp vụ trên để<br /> yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách tiến hành thu tiền. Hoạt động thu tiền này<br /> hàng, kiểm tra nguồn lực bên trong đơn vị có thể bằng nhiều hình thức thanh toán và<br /> và kiểm tra điều kiện tình trạng của khách phải đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, đồng<br /> hàng trước khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ thời phản ánh đúng nghiệp vụ thanh toán.<br /> cho khách hàng, cũng như thông báo cho Tuy nhiên trước khi thu tiền có thể có<br /> khách hàng về yêu cầu của khách hàng có những hoạt động điều chỉnh thu tiền làm<br /> được chấp thuận hay không. giảm số tiền sẽ thu được.<br /> Hoạt động thực hiện cung cấp hàng Học phí, viện phí và các lệ phí khác<br /> hóa, dịch vụ cho khách hàng: đơn vị sẽ được xem là nguồn thu chủ yếu của các<br /> cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng đơn vị sự nghiệp bên cạnh nguồn thu từ<br /> sau khi yêu cầu của khách hàng được chấp ngân sách nhà nước. Các khoản thu này<br /> thuận. đơn vị sẽ nộp vào ngân sách nhà nước<br /> Hoạt động lập chứng từ, theo dõi thông qua kho bạc nhà nước theo tỷ lệ quy<br /> nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ: định, phần còn lại mới là của đơn vị.<br /> hoạt động này ghi nhận nghiệp vụ cung cấp Ngoài ra thì các đơn vị sự nghiệp có<br /> hàng hóa, dịch vụ và theo dõi công nợ thu còn các khoản thu từ hoạt động dịch vụ<br /> thông qua việc xác nhận hoạt động cung phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả<br /> cấp hàng hóa, dịch vụ hợp lệ đã hoàn thành năng của đơn vị, cụ thể như thu từ sự<br /> với khách hàng và lập chứng từ xác nhận nghiệp Giáo dục và Đào tạo; sự nghiệp Y<br /> việc cung cấp này. tế, Đảm bảo xã hội; sự nghiệp Văn hóa,<br /> Hoạt động thu tiền và điều chỉnh thu Thông tin; sự nghiệp Thể dục, thể thao; sự<br /> tiền: Căn cứ vào dòng dữ liệu và thông tin nghiệp Kinh tế.<br /> <br /> Chu trình chi hoạt<br /> động<br /> <br /> Hàng hóa, dịch vụ<br /> Yêu cầu hàng hóa, dịch vụ<br /> Khách hàng Thông tin yêu cầu<br /> được chấp thuận<br /> <br /> Ghi nhận yêu cầu<br /> Yêu cầu hảng hóa,<br /> hàng hóa, dịch vụ Thực hiện cung<br /> dịch vụ<br /> 1.0 cấp hàng hóa, dịch<br /> vụ<br /> Thông tin yêu cầu 2.0<br /> Chứng từ xác nhận<br /> Hoàn thành dịch vụ<br /> <br /> <br /> <br /> Thu tiền Chứng từ xác nhận Ghi nhận, theo<br /> Thông tin<br /> 4.0 Hoàn thành dịch vụ dõi hoạt động<br /> được thực hiện<br /> 3.0<br /> Ngân hàng,<br /> Kho bạc<br /> <br /> Hệ thống sổ cái, Thông tin cung cấp<br /> Thanh toán hàng hóa, dịch vụ<br /> lập báo cáo<br /> <br /> Tiền, chứng từ<br /> <br /> <br /> Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu hoạt động sự nghiệp<br /> <br /> <br /> 110<br />  Về các khoản thu khác của đơn vị, đối các yêu cầu này là phù hợp với dự toán<br /> với mỗi đơn vị khác nhau thì có thể có cũng như quy định của đơn vị về các khoản<br /> những quy trình khác nhau nhưng nhìn chi. Ngoài ra trong hoạt động này còn là<br /> chung thì các khoản thu khác của đơn vị việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù<br /> phải có đầy đủ các chứng từ theo quy định hợp.<br /> của chế độ kế toán và hình thức, mức thu Hoạt động thực hiện nghiệp vụ: Đây<br /> như thế nào là tùy thuộc vào tình hình tài là hoạt động nhận các hàng hóa dịch vụ<br /> chính và đặc điểm của mỗi đơn vị. trong đó có các hoạt động nhỏ là đối chiếu<br /> 3.3.2. Chu trình chi hoạt động sự nghiệp nhận hàng so với đặt hàng, chấp nhận hàng<br /> Chu trình chi hoạt động sự nghiệp tập hóa, dịch vụ và đưa vào bảo quản, sử dụng.<br /> hợp các hoạt động chức năng và xử lý Hoạt động chấp nhận chứng từ và<br /> thông tin liên quan đến các quá trình chi theo dõi nghiệp vụ: Là hoạt động thể hiện<br /> hoạt hộng thường xuyên và không thường việc chấp thuận các chứng từ mua hàng<br /> xuyên. Trong chu trình chi hoạt động sự hóa, dịch vụ và ghi chép theo dõi nghiệp<br /> nghiệp gồm các hoạt động sau: vụ mua hàng hóa, dịch vụ.<br /> Hoạt động tiếp nhận yêu cầu về chi Hoạt động thanh toán: Thể hiện việc<br /> các hoạt động sự nghiệp: Hoạt động này thanh toán tiền cho nhà cung cấp dựa trên<br /> thể hiện việc tiếp nhận yêu cầu mua hàng các chứng từ thanh toán. Sau đó các dữ liệu<br /> hóa, dịch vụ, nhu cầu của các bộ phận có về thanh toán sẽ được chuyển vào hệ thống<br /> nhu cầu. Đó là các nhu cầu về hàng hóa, ghi nhận sổ cái và lập báo cáo.<br /> nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, văn Tuy nhiên đối với từng đơn vị cụ thể<br /> phòng phẩm, ...Các yêu cầu này phải được riêng biệt việc thực hiện đầy đủ các hoạt<br /> kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống động trên có sự khác nhau tùy thuộc vào<br /> kiểm soát bên trong đơn vị nhằm đảm bảo đặc điểm và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị.<br /> <br /> Chu trình thu sự<br /> nghiệp<br /> <br /> Yêu cầu hàng hóa,<br /> dịch vụ<br /> Quy chế chi<br /> tiêu nội bộ Thông tin về hàng hóa,<br /> dịch vụ yêu cầu<br /> <br /> Quy định về chi tiêu<br /> Tiếp nhận, xử lý các<br /> Thực hiện<br /> yêu cầu về chi hoạt<br /> Yêu cầu nghiệp vụ<br /> động<br /> 2.0<br /> Bộ phận hoạt 1.0<br /> động có yêu cầu<br /> <br /> Thông tin đã xử lý Hàng hóa, dịch vụ<br /> Thông tin dự toán<br /> <br /> Dự toán hoạt Chấp nhận và Nhà cung cấp<br /> động theo dõi nghiệp<br /> Thông tin hàng hóa, vụ<br /> dịch vụ 3.0<br /> <br /> Chứng từ thanh toán<br /> Thanh toán<br /> Thông tin đã xử lý<br /> 4.0<br /> <br /> Thanh toán<br /> Thông tin mua hàng hóa,<br /> dịch vụ công nợ<br /> Hệ thống sổ cái và<br /> Thanh toán<br /> báo cáo<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình chi hoạt động sự nghiệp<br /> <br /> 111<br />  Ngoài ra các chu trình kế toán trên, khác cho người lao động, đánh giá khen<br /> trong các đơn vị sự nghiệp có các chu trình thưởng và kỷ luật nhân viên. Chu trình<br /> nhân sự và chu trình đầu tư, tài chính. nhân sự cung cấp các thông tin cần thiết về<br /> 3.3.3. Chu trình nhân sự: Là chu trình lương và nhân sự đảm bảo sự hoạt động<br /> tập hợp các hoạt động về tuyển dụng nhân liên tục ở các chu trình khác.<br /> viên, thanh toán lương, các khoản lợi ích<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 2.4: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình nhân sự<br /> <br /> 3.3.4. Chu trình đầu tư, tài chính: Là cụ quản lý quan trọng trong hệ thống các<br /> chu trình tập hợp các hoạt động liên quan công cụ quản lý ở đơn vị sự nghiệp có thu,<br /> đến việc đầu tư, đáp ứng nhu cầu về vốn, nó tác động và có ảnh hưởng trực tiếp đến<br /> gia tăng vốn cho các hoạt động bên trong chất lượng và hiệu quả quản lý ở đơn vị.<br /> đơn vị. Hoạt động đầu tư gồm các nghiệp Thông qua việc truyền tải và cung cấp<br /> vụ liên quan giữa đơn vị và nhà đầu tư, thông tin kế toán, lãnh đạo đơn vị sẽ có căn<br /> ngân hàng. Các hoạt động và dòng luân cứ để nắm bắt, đánh giá và kiểm soát các<br /> chuyển dữ liệu trong chu trình này rất đa hoạt động một cách nhanh chóng, cụ thể để<br /> dạng tùy thuộc vào từng loại hình đầu tư và từ đó đưa ra được những quyết định phù<br /> đặc điểm của mỗi đơn vị. Tuy nhiên trong hợp nhằm thực hiện tốt các mục tiêu đề ra<br /> các đơn vị sự nghiệp chu trình đầu tư, tài trên tinh thần tuân thủ pháp luật và tiết<br /> chính rất ít và các đơn vị thường chưa quan kiệm chi tiêu, nâng cao chất lượng phục<br /> tâm nhiều đến chu trình này. vụ. Rõ ràng việc phân tích đặc điểm của hệ<br /> 4. Kết luận thống thông tin kế toán cũng như xây dựng<br /> Một hệ thống thông tin kế toán tốt các sơ đồ dòng dữ liệu cho các chu trình kế<br /> đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc toán quan trọng có thể giúp ích rất ích rất<br /> cung cấp thông tin kế toán ở các đơn vị sự nhiều cho nhà quản lý trong việc phân tích<br /> nghiệp có thu. Kế toán được xem là công và đánh giá quá trình hoạt động tại công ty.<br /> <br /> 112<br /> Ngoài ra, dựa vào các sơ đồ dòng dữ liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO<br /> này, các đơn vị có thể tổ chức các lưu đồ<br /> luân chuyển chứng từ cho từng chu trình kế 1. Bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán (2012),<br /> toán nhằm phục vụ cho quá trình quản lý Hệ thống thông tin kế toán, Tập 2 (pp. 66-69),<br /> Nxb Phương Đông, TP. Hồ Chí Minh.<br /> và phân công việc cho từng bộ phận, từng 2. Bộ Tài chính (2006), Quyết định<br /> cá nhân cũng như phục vụ cho việc đánh 19/2006/QD-BTC ngày 30/03/2006 về chế độ<br /> giá tính kiểm soát của các hoạt động trong kế toán hành chính sự nghiệp.<br /> từng chu trình. 3. Bộ Tài chính (2007), Hệ thống chuẩn mực kế<br /> Với những đặc điểm, đặc thù của đơn toán công quốc tế.<br /> 4. Bộ Tài chính (2008), Hệ thống mục lục ngân<br /> vị sự nghiệp có thu được phân tích ở trên<br /> sách Nhà nước.<br /> thì để có được hệ thống thông tin kế toán 5. Quốc hội (2002), Luật ngân sách Nhà nước<br /> hoạt động tốt, đảm bảo đáp ứng được nhu 01/2002/QH11.<br /> cầu thông tin của người dùng, bản thân đơn 6. Quốc hội (2003), Luật kế toán 03/2003/QH11.<br /> vị phải có giải pháp xây dựng cơ chế quản 7. Marshall B. Romney, Paul John Steinbart<br /> lý và kiểm soát thông tin, xác lập nội dung (2013), Accounting Information Systems,<br /> Pearson Education.<br /> thông tin trong từng chu trình kế toán và<br /> 8. Võ Văn Nhị (2009), Kế toán hành chính sự<br /> phải bảo đảm việc thực hiện công tác kế nghiệp, Nxb Tài chính, Tp. Hồ Chí Minh.<br /> toán theo những quy trình kế toán đã được 9. Ulric J. Gelinas, Richard B. Dull (2008),<br /> xây dựng. Accounting Information Systems.<br /> <br /> <br /> <br /> Ngày nhận bài: 03/4/2015 Biên tập xong: 15/7/2015 Duyệt đăng: 20/7/2015<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 113<br />