intTypePromotion=1
ADSENSE

Quản lý nhóm ảo

Chia sẻ: Sa Sadf | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

158
lượt xem
26
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Vấn đề quản lý là thách thức lớn thứ hai của nhóm ảo. Nhiều nhà nghiên cứu đã nói: "Sự khác biệt về bối cảnh thực tế ở địa phương, múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ luôn tồn tại", nghĩa là mâu thuẫn luôn tiềm ẩn trong nhóm ảo. Ngay cả khi bạn có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối thì những mối quan tâm

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Quản lý nhóm ảo

  1. Quản lý nhóm ảo Vấn đề quản lý là thách thức lớn thứ hai của nhóm ảo. Nhiều nhà nghiên cứu đã nói: "Sự khác biệt về bối cảnh thực tế ở địa phương, múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ luôn tồn tại", nghĩa là mâu thuẫn luôn tiềm ẩn trong nhóm ảo. Ngay cả khi bạn có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối thì những mối quan tâm cơ bản về quản lý nhóm như sự đồng nhất của nhóm, sự tận tâm và hợp tác… dường như càng cần được nhấn mạnh hơn. Chúng ta đã xem xét những vấn đề đó ở phần đầu cuốn sách. Tuy nhiên, chương này sẽ phân tích lại vấn đề quản lý trong bối cảnh nhóm ảo. Sự đồng nhất của nhóm Những cá nhân đồng nhất với nhóm nhìn chung luôn có cách cư xử tạo nên nền tảng thành công của nhóm. Họ làm việc tích cực hơn, có sự hợp tác nhiều hơn và họ biết đặt quyền lợi của nhóm cao hơn quyền lợi bản thân. Sự đồng nhất của nhóm thường
  2. song hành với sự tin cậy, nhờ đó khuyến khích việc chia sẻ thông tin và tăng mức độ hợp tác. Sự đồng nhất của nhóm không tự nhiên xuất hiện trong nhóm ảo vì những lý do rất hiển nhiên. Nếu nhóm và các thành viên của nhóm sống tách biệt nhau, họ sẽ không có chung cảm nhận, và như người ta thường nói "xa mặt, cách lòng". Trong trường hợp xấu nhất, nhóm ảo sẽ là một tập thể của những người xa lạ có rất ít các mối quan hệ xã hội. Bạn có thể hình dung rằng sẽ khó khăn đến thế nào để phát triển ý thức về sự đồng nhất với nhóm người mà bạn hiếm khi gặp gỡ. Nhưng bạn có thể tiến hành theo một số phương pháp sau đây: + Tổ chức cuộc họp ra mắt. Nếu có thể, hãy tập hợp mọi người đến cuộc họp này, dù đây là lần duy nhất họ gặp mặt trực tiếp trong suốt quá trình thực hiện dự án. Khi mọi người đã đến với nhau, hãy tạo cơ hội cho các thành viên làm quen ở mức độ cá nhân. Ý tưởng này nhằm tạo sự gắn kết theo các nhóm nhỏ. Chẳng hạn, nếu nhóm không có quá nhiều thành viên, bạn hãy giới thiệu từng thành viên và yêu cầu mỗi người nói đôi điều về
  3. lai lịch bản thân, trình bày các kỹ năng đặc biệt, sở thích, mối quan tâm cá nhân, v.v. + Nếu quá trình tiến hành cuộc họp ra mắt kéo dài một hoặc hai ngày, bạn có thể phân chia mọi người thành các tổ nhỏ, mỗi tổ phụ trách thảo luận một khía cạnh cụ thể của nhiệm vụ. Hãy luân phiên thay đổi thành phần trong các tổ này để ai cũng có cơ hội gặp gỡ và làm việc với những người khác. Cuối cuộc họp ra mắt, hãy chụp một tấm hình cả nhóm và gửi cho tất cả các thành viên. + Khuyến khích những cuộc gặp mặt định kỳ theo tiến độ công việc. Nếu nhóm bao gồm những nhân viên không quá cách xa nhau về khoảng cách địa lý và nếu ngân sách cho phép, bạn hãy tập hợp mọi người vào một vài thời điểm chính như khi phải thay đổi cam kết, khi có nhiều thành viên mới tham gia vào nhóm, khi cần ra quyết định quan trọng, hoặc khi phải lập kế hoạch và phân công cho giai đoạn tiếp theo của dự án... Hãy áp dụng hình thức hội thảo video, nếu nhóm không thể họp trực tiếp. Như vậy bạn sẽ củng cố được mối quan hệ trong nhóm đã
  4. hình thành từ buổi họp ra mắt. Nếu bạn không thể tập hợp toàn nhóm, hãy tập hợp các tổ quan trọng nhất. + Tìm những thời điểm mà mọi người có thể tiếp xúc với nhau. Sẽ thật khó khăn, nếu nhóm có các thành viên sống tại nhiều châu lục và múi giờ khác nhau. Vì vậy, bạn hãy lên lịch cho các buổi họp thông thường, các cuộc hội thảo qua điện thoại hoặc trao đổi trực tuyến trên Internet, và sắp xếp một quy trình để thảo luận những vấn đề then chốt của dự án. Điều đó sẽ giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng và sẵn sàng thúc đẩy nhóm, thay vì khuyến khích mọi người làm việc riêng lẻ. Lưu ý: Nếu trụ sở của công ty đặt tại Mỹ, bạn hãy cố gắng đừng để các thành viên ở châu Á hay châu Úc phải thường xuyên nhận điện thoại vào lúc nửa đêm, vì do sự chênh lệch về múi giờ, ban ngày ở Mỹ là ban đêm ở các nước này. Việc này sẽ gây khó chịu cho các cộng sự ở nửa bên kia địa cầu và khiến họ cảm thấy mình chỉ là thành viên tầm thường. Hãy giải quyết những khó khăn kiểu này một cách công bằng.
  5. + Tạo sự đồng nhất của nhóm xoay quanh mục tiêu. Sự đồng nhất của nhóm cần một tâm điểm nào đó để thu hút các mối quan tâm và nỗ lực của nhóm. Ở đây, mục tiêu của nhóm sẽ là thích hợp nhất. Sự tận tâm Sự tận tâm đối với nhóm và mục tiêu của nhóm là hai yếu tố bắt buộc để nhóm ảo thành công. Nếu thiếu sự tận tâm, các thành viên sẽ dành thời gian và công sức cho các mục tiêu khác. Họ sẽ chỉ tham gia khi thời gian biểu của họ cho phép. Mọi người sẽ chỉ tận tâm với những điều mà họ nhận thấy là rất quan trọng - hoặc quan trọng cho dự án hoặc quan trọng đối với sự nghiệp của họ. Để xây dựng sự tận tâm trong nhóm ảo, bạn hãy bắt đầu từ việc chọn lựa thật kỹ các thành viên tham gia nhóm. Ngoài những kỹ năng cần phải có để thực hiện dự án, trưởng nhóm nên chọn người có mối quan tâm tự nhiên, mạnh mẽ tới mục tiêu của nhóm, như trong ví dụ sau:
  6. Frank được chỉ định làm trưởng một nhóm ảo có nhiệm vụ phát triển các tiêu chuẩn thân thiện với môi trường cho khâu đóng gói sản phẩm của công ty. Cấp trên đặt vấn đề như sau: "Thời thế đang thay đổi, Frank ạ. Người tiêu dùng bắt đầu phản đối loại bao bì không thể tận dụng hay tái chế, trong đó có bao bì của chúng ta. Họ không muốn trả tiền cho vật liệu bìa cứng và nhựa mà cuối cùng sẽ bị chất đống ngoài bãi rác". Khi nghĩ về những người có thể sẽ phù hợp với nhóm mình, Frank nhớ đến Agnes - một nhân viên của phòng tiếp thị. Cô hiểu khá rõ về những người mua sản phẩm của công ty. Bên cạnh đó, Agnes luôn rất quan tâm đến các vấn đề về môi trường. Cô đã từng khuyến khích nhóm thiết kế tuyệt đối không sử dụng các yếu tố gây hại cho môi trường trong tất cả các sản phẩm của công ty. Cô nói với họ: "Một số nhà sản xuất khác cũng đang làm như vậy. Họ biết tiết kiệm thời gian và gây thiện cảm với khách hàng". Sự tận tâm và nhiệt tình của cô đối với mục tiêu của nhóm gần như là yếu tố tự nhiên.
  7. Nếu bạn cũng làm theo cách của Frank trong ví dụ này, bạn hãy mời vào nhóm những thành viên thật sự có mối quan tâm cá nhân đối với mục tiêu của nhóm, và họ cũng phải có năng lực đóng góp những hiểu biết, kỹ năng quan trọng cho công việc của nhóm. Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2