Quy ch Qu n lý bán hàngế ả
QUY CHẾ
QU N LÝ BÁN HÀNGẢ
(Ban hành kèm theo quy t đnh s :76 /QĐ-HĐTVCSCS ngày 12 / 3/2014 c a H iế ị ố ủ ộ
đng thành viên Công ty TNHH MTV cao su Ch Sê)ồ ư
Ch ng 1ươ
QUY ĐNH CHUNG Ị
Đi u 1. ềPh m vi áp d ng:ạ ụ
Quy ch này quy đnh v quy n h n, nghĩa v và trách nhi m đi v i ng i bánế ị ề ề ạ ụ ệ ố ớ ườ
hàng c a Công ty.ủ
Đi u 2. Đi t ng áp d ng:ề ố ượ ụ
Quy ch này áp d ng trong ho t đng bán hàng c a Công ty. Quy đnh trách nhi m,ế ụ ạ ộ ủ ị ệ
quy n h n và nghĩa v c a ng i th c hi n công tác bán hàng c a Công ty.ề ạ ụ ủ ườ ự ệ ủ
Đi u 3. gi i thích t ng :ề ả ừ ữ
-T p đoàn: là tên vi t t t c a T p đoàn công nghi p cao su Vi t Nam.ậ ế ắ ủ ậ ệ ệ
-Công ty: là tên vi t t t c a Công ty trách nhi m h u h n m t thành viên cao su Chế ắ ủ ệ ữ ạ ộ ư
Sê;
-H i đng thành viên: H i đng thành viên Công ty trách nhi m h u h n m t thànhộ ồ ộ ồ ệ ữ ạ ộ
viên cao su ch sê;ư
-Ng i bán hàng: là ng i đc H i đng thành viên Công ty ch đnh thay m tườ ườ ượ ộ ồ ỉ ị ặ
Công ty đ đàm phán, giao d ch v i khách hàng.ể ị ớ
-Khách hàng: là T ch c ho c cá nhân tham gia mua hàng c a Công ty.ổ ứ ặ ủ
-Nhân viên bán hàng: ng i đc giao nhi m v so n th o văn b n h p đng theoườ ượ ệ ụ ạ ả ả ợ ồ
yêu c u c a ng i bán hàng, liên h v i khách hàng đ th ng nh t v th i gian giao hàng,ầ ủ ườ ệ ớ ể ố ấ ề ờ
kh i l ng hàng giao theo t ng đt, giá c c a h p đng và ti p nh n các ý ki n ph nố ượ ừ ợ ả ủ ợ ồ ế ậ ế ả
h i c a khách hàng đ báo cáo cho ng i bán hàng.ồ ủ ể ườ
-Đàm phán: là quá trình ng i bán hàng th ng th o v i khách hàng v kh i l ngườ ươ ả ớ ề ố ượ
hàng giao d ch, giá c hàng hoá và th i gian th c hi n đn hàng. Đàm phán có th th cị ả ờ ự ệ ơ ể ự
hi n b ng đi n tho i tr c ti p, g i fax ho c mail;ệ ằ ệ ạ ự ế ở ặ
-H p đng bán hàng: là b n giao k t các nguyên t c mà hai bên cam k t s th cợ ồ ả ế ắ ế ẽ ự
hi n trong th i gian hi u l c c a h p đng;ệ ờ ệ ự ủ ợ ồ
-Ph l c h p đng: là b n quy đnh chi ti t v s l ng và giá c c a t ng đt giaoụ ụ ợ ồ ả ị ế ề ố ượ ả ủ ừ ợ
hàng, th i gian th c hi n đn hàng c a đt, hình th c giao hàng và thanh toán ti n hàngờ ự ệ ơ ủ ợ ứ ề
trên c s các nguyên t c hai bên đã ký trong h p đng dài h n.ơ ở ắ ợ ồ ạ
-K này: là k giao hàng đc d ki n th c hi n ngay sau khi ph l c h p đng cóỳ ỳ ượ ự ế ự ệ ụ ụ ợ ồ
hi u l c và k t thúc khi th c hi n xong n i dung ph l c đã ký.ệ ự ế ự ệ ộ ụ ụ
Ch ng 2ươ
Quy ch Qu n lý bán hàngế ả
TIÊU CHU N, NHI M V , TRÁCH NHI M VÀ M I QUAN H C AẨ Ệ Ụ Ệ Ố Ệ Ủ
NG I BÁN HÀNG V I CÁC B PH N CHUYÊN MÔNƯỜ Ớ Ộ Ậ
Đi u 4. Tiêu chu n ng i bán hàngề ẩ ườ
Ng i bán hàng ph i am hi u v ki n th c th ng m i, có kh năng đàm phán v iườ ả ể ề ế ứ ươ ạ ả ớ
khách hàng. Ng i bán hàng do H i đng thành viên tuy n ch n và quy t đnh.ườ ộ ồ ể ọ ế ị
Đi u 5. Nhi m v c a ng i bán hàngề ệ ụ ủ ườ
1. Đi v i hàng xu t kh u:ố ớ ấ ẩ
1.1– Bán hàng theo hình th c ký h p đng dài h n.ứ ợ ồ ạ
Hàng năm, d a trên công th c tính giá sàn dài h n c a T p đoàn quy đnh, ng i bánự ứ ạ ủ ậ ị ườ
hàng tr c ti p đàm phán v i khách hàng đ ký h p đng v kh i l ng hàng giao d ch,ự ế ớ ể ợ ồ ề ố ượ ị
xác đnh công th c tính giá trong h p đng. Công th c tính giá không đc trái v i h ngị ứ ợ ồ ứ ượ ớ ướ
d n c a T p đoàn. Sau khi th a thu n nguyên t c mua bán đc hai bên th ng nh t,ẫ ủ ậ ỏ ậ ắ ượ ố ấ
ng i bán hàng thông báo cho nhân viên bán hàng đ l p h p đng bán hàng và tri n khaiườ ể ậ ợ ồ ể
th c hi n h p đng. ự ệ ợ ồ
Căn c s l ng cao su giao hàng k theo h p đng đã ký, nhân viên bán hàng l pứ ố ượ ỳ ợ ồ ậ
b ng xác đnh giá theo công th c tính giá đã cam k t trong h p đng, trình T ng Giám đcả ị ứ ế ợ ồ ổ ố
Công ty phê duy t b ng giá. Khi T ng Giám đc phê duy t b ng giá, nhân viên bán hàngệ ả ổ ố ệ ả
thông báo v i khách hàng v s l ng hàng s giao và giá bán c a lô hàng giao k này,ớ ề ố ượ ẽ ủ ỳ
đng th i, so n th o ph l c h p đng, trình T ng Giám đc Công ty ký ph l c h pồ ờ ạ ả ụ ụ ợ ồ ổ ố ụ ụ ợ
đng làm c s th c hi n.ồ ơ ở ự ệ
1.2– Bán hàng theo hình th c h p đng chuy n:ứ ợ ồ ế
Ng i bán hàng đàm phán v i khách hàng trên c s giá ch đo c a T p đoàn banườ ớ ơ ở ỉ ạ ủ ậ
hành t i th i đi m giao d ch đ ký h p đng, giá th a thu n ký h p đng chính th cạ ờ ể ị ể ợ ồ ỏ ậ ợ ồ ứ
không đc th p h n giá ch đo c a T p đoàn quy đnh (Trong tr ng h p c n ph i bánượ ấ ơ ỉ ạ ủ ậ ị ườ ợ ầ ả
d i giá ch đo thì ph i đc s đng ý T p đoàn m i th c hi n).ướ ỉ ạ ả ượ ự ồ ậ ớ ự ệ
Sau khi th a thu n mua bán đc hai bên th ng nh t, nhân viên bán hàng liên h v iỏ ậ ượ ố ấ ệ ớ
khách hàng đ l p h p đng bán hàng. H p đng quy đnh rõ trách nhi m c a m i bên,ể ậ ợ ồ ợ ồ ị ệ ủ ỗ
hình th c giao nh n hàng, ph ng th c thanh toán và th i gian th c hi n h p đng.ứ ậ ươ ứ ờ ự ệ ợ ồ
2. Đi v i h p đng n i tiêu: ố ớ ợ ồ ộ
Trên c s giá ch đo giao hàng t i kho c a T p đoàn ban hành t i th i đi m giaoơ ở ỉ ạ ạ ủ ậ ạ ờ ể
d ch, ng i bán hàng đàm phán v i khách hàng v s l ng, giá bán đ ký h p đng. Giáị ườ ớ ề ố ượ ể ợ ồ
đàm phán chính th c v i khách hàng không đc th p h n giá ch đo c a T p đoànứ ớ ượ ấ ơ ỉ ạ ủ ậ
(Trong tr ng h p c n ph i bán d i giá ch đo thì ph i đc s đng ý T p đoàn m iườ ợ ầ ả ướ ỉ ạ ả ượ ự ồ ậ ớ
th c hi n).ự ệ
Sau khi th a thu n mua bán đc hai bên th ng nh t, nhân viên bán hàng liên h v iỏ ậ ượ ố ấ ệ ớ
khách hàng xác đnh kh i l ng hàng giao d ch và giá c c a hàng giao đ l p h p đngị ố ượ ị ả ủ ể ậ ợ ồ
mua bán làm c s th c hi n.ơ ở ự ệ
Đi u 6. M i quan h c a ng i bán hàng v i các b ph n chuyên môn:ề ố ệ ủ ườ ớ ộ ậ
Sau khi nh n đc thông tin v th i gian nh n hàng t khách hàng qua (công văn,ậ ượ ề ờ ậ ừ
đi n tho i tr c ti p, fax ho c qua Email), ng i bán hàng thông báo cho phòng Qu n lýệ ạ ự ế ặ ườ ả
Quy ch Qu n lý bán hàngế ả
ch t l ng s n ph m, Xí nghi p C khí ch bi n chu n b hàng đ giao cho khách hàngấ ượ ả ẩ ệ ơ ế ế ẩ ị ể
theo đúng s l ng, ch t l ng và th i gian đc hai bên th ng nh t.ố ượ ấ ượ ờ ượ ố ấ
Nhân viên bán hàng l p l nh đi u đng xu t hàng trình T ng Giám đc Công ty ký.ậ ệ ề ộ ấ ổ ố
Nhân viên bán hàng photo đ g i cho k toán vi t hóa đn xu t hàng ho c phi u xu t khoể ở ế ế ơ ấ ặ ế ấ
n i b 01 b n; 01 b n giao cho th kho Xí nghi p C khí ch bi n đ l y hàng; 01 b nộ ộ ả ả ủ ệ ơ ế ế ể ấ ả
l u t i b ph n bán hàng và phòng KHĐT;ư ạ ộ ậ
Căn c h p đng mua bán đã ký k t và l nh đi u đng xu t hàng, Phòng TCKT l pứ ợ ồ ế ệ ề ộ ấ ậ
hóa đn bán hàng g m 03 liên, liên 01 Phòng TCKT l u, liên 02 (liên đ) giao cho kháchơ ồ ư ỏ
hàng, liên 03(liên xanh) giao th kho, trên hóa đn ph i th hi n chính xác s l ng,ủ ơ ả ể ệ ố ượ
ch ng lo i, đn giá s n ph m và các đ m c in s n trên hóa đn theo đúng quy đnh. Khiủ ạ ơ ả ẩ ề ụ ẵ ơ ị
khách hàng nh n hàng ph i có gi y gi i thi u, ch ng minh nhân dân, khách hàng l y hóaậ ả ấ ớ ệ ứ ấ
đn xu t hàng ho c (phi u xu t kho kiêm v n chuy n n i b ) đn kho thành ph m Côngơ ấ ặ ế ấ ậ ể ộ ộ ế ẩ
ty đ nh n hàng.ể ậ
Th kho căn c vào l ch đi u đng xu t hàng và hóa đn xu t hàng ho c (phi uủ ứ ệ ề ộ ấ ơ ấ ặ ế
xu t kho kiêm v n chuy n n i b ) ti n hành giao – nh n hàng, l p biên b n giao – nh nấ ậ ể ộ ộ ế ậ ậ ả ậ
hàng ghi rõ s l ng, ch ng lo i hàng giao – nh n; sau khi giao – nh n xong hàng, hai bênố ượ ủ ạ ậ ậ
cùng ký vào biên b n giao – nh n hàng. Biên b n giao – nh n hàng đc l p thành 02ả ậ ả ậ ượ ậ
b n, th kho l u gi 01 b n, bên nh n hàng gi 01 b n.ả ủ ư ữ ả ậ ữ ả
Đi u 7. Trách nhi m c a ng i bán hàngề ệ ủ ườ
Ng i bán hàng có trách nhi m thu th p ý ki n ph n h i c a khách hàng, xác minhườ ệ ậ ế ả ồ ủ
làm rõ v n đ khi u n i.ấ ề ế ạ
Báo cáo v i T ng giám đc Công ty đ gi i quy t khi u n i c a khách hàng.ớ ổ ố ể ả ế ế ạ ủ
Thông báo cho nhân viên bán hàng so n công văn tr l i ý ki n khi u n i c a kháchạ ả ờ ế ế ạ ủ
hàng.
Hàng năm, ng i bán hàng l p phi u ho c thông báo cho nhân viên bán hàng l pườ ậ ế ặ ậ
phi u thăm dò ý ki n khách hàng trình Lãnh đo Công ty ký. G i phi u thăm dò đn cácế ế ạ ử ế ế
khách hàng đã s d ng s n ph m c a Công ty đ l y ý ki n đánh giá c a khách hàng. ử ụ ả ẩ ủ ể ấ ế ủ
T ng h p k t qu , phân tích các ý ki n đánh giá c a khách hàng, đa ra gi i phápổ ợ ế ả ế ủ ư ả
phát huy nh ng đi m m nh đã làm đc, c i ti n kh c ph c nh ng h n ch đ thu hút vàữ ể ạ ượ ả ế ắ ụ ữ ạ ế ể
gi đc nhi u khách hàng h n.ữ ượ ề ơ
Ng i bán hàng l p s ho c yêu c u nhân viên bán hàng l p s ghi chép các h pườ ậ ổ ặ ầ ậ ổ ợ
đng bán hàng, (s h p đng, ngày tháng ký h p đng, tên khách hàng, s l ng hàngồ ố ợ ồ ợ ồ ố ượ
bán, giá bán), theo dõi ti n đ giao – nh n s n ph m và thanh toán ti n c a khách hàng. ế ộ ậ ả ẩ ề ủ
Hàng tháng, ng i bán hàng l p báo cáo ho c yêu c u nhân viên bán hàng l p báoườ ậ ặ ầ ậ
cáo các h p đng bán hàng g i Lãnh đo Công ty.ợ ồ ở ạ
Th c hi n công vi c đc giao m t cách trung th c, c n tr ng vì l i ích chung c aự ệ ệ ượ ộ ự ẩ ọ ợ ủ
Công ty.
Không đc ti t l thông tin có th nh h ng đn uy tín và tài s n c a Công ty choượ ế ộ ể ả ưở ế ả ủ
khách hàng.
Đi u 8. Quy n h n c a ng i bán hàngề ề ạ ủ ườ
Ng i bán hàng đc thay m t Công ty đ tr c ti p đàm phán v i khách mua hàng,ườ ượ ặ ể ự ế ớ
đ xu t ch n l a khách hàng và ph ng th c bán hàng;ề ấ ọ ự ươ ứ
Ng i bán hàng đc s d ng ph ng ti n và tài s n c a Công ty cho công vi cườ ượ ử ụ ươ ệ ả ủ ệ
bán hàng;
Quy ch Qu n lý bán hàngế ả
Ng i bán hàng đc quy n yêu c u các đn v , cá nhân có liên quan t i vi c bánườ ượ ề ầ ơ ị ớ ệ
hàng th c hi n nhi m v đm b o cho vi c bán hàng đc thu n l i;ự ệ ệ ụ ả ả ệ ượ ậ ợ
Ng i bán hàng có quy n đ xu t ý ki n v i Lãnh đo Công ty các gi i pháp th cườ ề ề ấ ế ớ ạ ả ự
hi n công vi c bán hàng; có quy n tr l i các khi u n i c a khách hàng đng th i báo cáoệ ệ ề ả ờ ế ạ ủ ồ ờ
v i lãnh đo Công ty n i dung tr l i khi u n i.ớ ạ ộ ả ờ ế ạ
Ch ng 3ươ
HI U L C THI HÀNHỆ Ự
Đi u 9. T ch c th c hi n:ề ổ ứ ự ệ
Quy ch này quy đnh v các ho t đng liên quan t i công tác bán hàng c a Công ty.ế ị ề ạ ộ ớ ủ
T t c các đn v và cá nhân ph thu c Công ty đu ph i ch p hành các quy đnh c a Quyấ ả ơ ị ụ ộ ề ả ấ ị ủ
ch đ đm b o cho ho t đng bán hàng đc ti n hành thu n l i, đúng cam k t v iế ể ả ả ạ ộ ượ ế ậ ợ ế ớ
khách hàng.
M i hành đng làm nh h ng không t t đn công tác bán hàng, gây thi t h i choọ ộ ả ưở ố ế ệ ạ
Công ty ho c khách hàng đu ph i b x lý k lu t.ặ ề ả ị ử ỷ ậ
Quy ch này có hi u l c k t ngày H i đng thành viên ký quy t đnh ban hành./.ế ệ ự ể ừ ộ ồ ế ị
TM. H I ĐNG THÀNH VIÊNỘ Ồ
CH T CHỦ Ị
Nguy n Qu c Khánhễ ố