QUY TRÌNH KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN

Chia sẻ: Khanh Hung Hung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:6

Thêm vào BST

Báo xấu

210
lượt xem 33
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

1.1. Xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc kiểm tra thể thức, phát hành văn bản do Bộ trưởng, Thứ trưởng ký hoặc văn bản do Thủ trưởng các đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng (dưới đây gọi tắt là văn bản của Bộ);

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: QUY TRÌNH KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN

Mã số:QT-KTTT-HC QUY TRÌNH KIỂM TRA THỂ THỨC, BỘ TƯ PHÁP Ngày ban hành: KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Lần sửa đổi : 01 VĂN PHÒNG VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN Trang/ Tổng số: 1/5 1. Đơn vị, cá nhân có liên quan phải thực hiện theo đúng nội dung Quy trình. 2. Quy trình này được áp dụng trong toàn Văn phòng; 3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện vấn đề chưa hợp lý, đề nghị các phòng phản ánh về Văn phòng để cái tiến Quy trình cho phù hợp. NƠI NHẬN : Đơn vị Đơn vị Đơn vị TT TT TT Phòng Quản trị Chánh Văn phòng Phòng Hành chính Phòng Lưu trữ Đội xe Phó Chánh VP Phòng Tổng hợp Phó Chánh VP Phòng Kế toán Phó Chánh VP SỬA ĐỔI : Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi Soạn thảo Phê duyệt Xem xét Họ tên: Dương Trung Thuỷ Họ tên: Nguyễn Duy Lãm Họ tên: Lý Hằng Nga Chức vụ: Trưởng phòng Chức vụ:Chánh Văn phòng Chức vụ: P.Trưởng phòng 1
Mã số: QT-KTTT-HC QUY TRÌNH KIỂM TRA THỂ THỨC, BỘ TƯ PHÁP Ngày ban hành: KỸ THUẬT TRÌNH BẢY Lần sửa đổi: 01 VĂN PHÒNG VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN Trang/ Tổng số: 2/5 1. MỤC ĐÍCH: 1.1. Xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc kiểm tra thể thức, phát hành văn bản do Bộ trưởng, Thứ trưởng ký hoặc văn bản do Thủ trưởng các đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng (dưới đây gọi tắt là văn bản của Bộ); 1.2. Đảm bảo không sai sót về thể thức, hình thức văn bản; 1.3. Các văn của Bộ ban hành phải được phát hành ngay sau khi ký. Trường hợp đặc biệt, chậm nhất sau 02 ngày văn bản phải được phát hành. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình này áp dụng cho các đơn vị, cá nhân thuộc Văn phòng B ộ trong vi ệc kiểm tra thể thức, phát hành và lưu văn bản của Bộ. 3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN: 1 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 2 - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 c ủa B ộ N ội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 3 - Tiêu chuẩn ISO 9000:2000; 4 - Quy chế về Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp; 5 - Sổ tay Chất lượng của Văn phòng. 4. NỘI DUNG : 2
4.1. Lưu đồ: Trách nhiệm Nội dung Tài liệu / Hồ sơ Tiếp nhận văn bản đã ký duyêt Văn thư Đúng Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Phát hiện lỗi Đơn vị soạn thảo Nhận lại văn bản để sửa chữa (nếu có lỗi) Văn thư Cho số, nhân bản, đóng dấu 3
Phát hành Văn thư Đơn vị soạn thảo Lưu hồ sơ Cập nhật và thống kê văn bản Mã số: QT-KTTT-HC QUY TRÌNH KIỂM TRA THỂ THỨC, BỘ TƯ PHÁP Ngày ban hành: KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Lần sửa đổi : 01 VĂN PHÒNG VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN Trang/ Tổng số: 4/5 4.2. Mô tả chi tiết: 4.2.1Tiếp nhận, kiểm tra văn bản: Khi tiếp nhận văn bản đã được lãnh đ ạo B ộ, Th ủ tr ưởng các đ ơn v ị ký ban hành: Văn thư cơ quan kiểm tra thẩm quyền ký, th ể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành. - Nếu văn bản đã đúng và đầy đủ theo quy định thì làm thủ tục phát hành; - Nếu phát hiện thấy văn bản có sai sót thì yêu cầu đơn vị soạn thảo văn b ản sửa lại theo đúng quy định mới làm thủ tục phát hành; 4.2.2. Thủ tục phát hành văn bản: - Nhân viên văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn b ản, nhân b ản, đóng dấu, phát hành theo nơi nhận, lưu văn bản tại văn thư cơ quan và đơn vị soạn thảo văn bản; 4
Khi đóng dấu lưu ý : + Không đóng dấu vào phần lãnh đạo Bộ ghi ý kiến chỉ đạo (trừ trường hợp do mẫu văn bản quy định sẵn vị trí đóng dấu); + Không đóng dấu vào những văn bản “Ký thay” (KT), “Th ừa l ệnh” (TL) Bộ trưởng nếu văn bản đó không được gửi Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách. Lưu hồ sơ : + Văn thư Bộ có trách nhiệm lưu bản gốc ( b ản có đ ầy đ ủ ch ữ ký t ắt c ủa Thủ trưởng đơn vị soạn thảo, chữ ký của người có thẩm quyền và các văn bản kèm theo -nếu có); + Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản lưu 01 b ản chính đã đ ược phát hành trong hồ sơ giải quyết công việc. Mã số : QT-KTTT-HC QUY TRÌNH KIỂM TRA THỂ THỨC, BỘ TƯ PHÁP Ngày ban hành: KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Lần sửa đổi : 01 VĂN PHÒNG VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN Trang/ Tổng số: 5/5 4.2.3. Phát hành văn bản: - Phòng Hành chính có trách nhiệm nhân bản và phát hành những văn b ản do Bộ trưởng, các Thứ trưởng ký. Những văn bản do lãnh đạo Bộ uỷ quyền cho Thủ trưởng các đơn vị ký thì do các đơn vị nhân bản và Phòng Hành chính phát hành. - Nếu đơn vị hoặc cá nhân phát hiện văn bản đã được lãnh đạo B ộ ký ban hành có sai sót phải thông báo ngay cho Chánh Văn phòng có bi ện pháp x ử lý k ịp thời (Đính chính, thu hồi hoặc đề nghị ban hành văn bản khác thay thế). - Đối với những văn bản quy phạm pháp luật do B ộ trưởng ký ban hành, chậm nhất sau 2 ngày, Văn thư Bộ phải gửi văn bản đến Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật để kiểm tra theo thẩm quyền. 4.2.4. Thống kê, báo cáo: 5
- Hàng tuần, Phòng Hành chính th ống kê các văn b ản do B ộ ban hành theo các nội dung: số, ký hiệu, ngày ban hành, trích yếu, nơi nhận, đơn vị soạn thảo, người ký gửi Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng, Trưởng phòng Tổng hợp, Trưởng phòng Hành chính để theo dõi tiến độ giải quyết công việc của các đơn vị trong cơ quan. 4.2.5. Kiểm tra định kỳ, phát hiện, xử lý : Định kỳ hàng tháng, Chánh Văn phòng ki ểm tra Danh m ục th ống kê các văn bản đã ban hành, nếu phát hiện có sai sót thì yêu cầu Phòng Hành chính báo cáo toàn bộ hồ sơ văn bản lưu để xem xét, chỉ đạo xử lý; Nếu Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính phát hiện văn bản có sai sót thì yêu cầu Văn thư kiểm tra lại hồ sơ l ưu, n ếu th ấy văn b ản có sai sót thì báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để xử lý kịp thời. 6