Quyết định số 2345/QĐ-BTNMT

Chia sẻ: Thi Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

116
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quyết định số 2345/QĐ-BTNMT về việc ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quyết định số 2345/QĐ-BTNMT

B TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯ NG C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM ------- Đ c l p - T do - H nh phúc --------- S : 2345/QĐ-BTNMT Hà N i, ngày 06 tháng 11 năm 2008 QUY T Đ NH BAN HÀNH QUY CH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TR C AB TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯ NG B TRƯ NG B TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯ NG Căn c Pháp l nh Lưu tr qu c gia ngày 04 tháng 4 năm 2001 c a U ban thư ng v Qu c h i; Căn c Pháp l nh B o v bí m t Nhà nư c ngày 28 tháng 12 năm 2000 c a U ban thư ng v Qu c h i; Căn c Ngh đ nh s 25/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2008 c a Chính ph quy đ nh ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B Tài nguyên và Môi trư ng; Căn c Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Căn c Ngh đ nh s 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính ph quy đ nh chi ti t thi hành m t s đi u c a Pháp l nh Lưu tr qu c gia; Căn c Ngh đ nh s 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 c a Chính ph v qu n lý và s d ng con d u; Căn c Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n; Theo đ ngh c a Chánh Văn phòng B , QUY T Đ NH: Đi u 1. Ban hành kèm theo Quy t đ nh này Quy ch công tác văn thư - lưu tr c a B Tài nguyên và Môi trư ng. Đi u 2. Quy t đ nh này có hi u l c k t ngày ký và thay th Quy t đ nh s 652/2003/QĐ- BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 c a B trư ng B Tài nguyên và Môi trư ng. Đi u 3. B trư ng, các Th trư ng, Th trư ng các đơn v thu c B và toàn th cán b , công ch c, viên ch c, ngư i lao đ ng thu c B Tài nguyên và Môi trư ng ch u trách nhi m thi hành Quy t đ nh này./. B TRƯ NG Nơi nh n: - Như Đi u 3; - Văn phòng Chính ph ; -B N iv ; - Đ ng y, Công đoàn, Đoàn TNCSHCM, H i c u chi n binh cơ quan B , Đ ng y kh i cơ quan B Tài nguyên và Môi Ph m Khôi Nguyên trư ng t i TP H Chí Minh; - Website c a B ; - Lưu: VT, VP (VTLT).L70 QUY CH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TR C AB TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯ NG (Ban hành kèm theo Quy t đ nh s /QĐ-BTNMT ngày tháng năm 2008 c a B trư ng B Tài nguyên và Môi trư ng)
Chương I QUY Đ NH CHUNG Đi u 1. Ph m vi đi u ch nh và đ i tư ng áp d ng 1. Quy ch này quy đ nh v công tác văn thư - lưu tr c a B Tài nguyên và Môi trư ng. 2. Quy ch này đư c áp d ng th ng nh t trong t t c các đơn v thu c B Tài nguyên và Môi trư ng. Đi u 2. Trách nhi m th c hi n 1. M i cán b , công ch c, viên ch c, ngư i lao đ ng (sau đây g i t t là cán b , công ch c) thu c B Tài nguyên và Môi trư ng trong quá trình gi i quy t công vi c liên quan đ n công tác văn thư - lưu tr ph i th c hi n nghiêm túc các quy đ nh t i Quy ch này và các quy đ nh khác có liên quan. 2. Chánh Văn phòng B có trách nhi m t ch c ch đ o, ki m tra và qu n lý công tác văn thư - lưu tr c a B Tài nguyên và Môi trư ng theo các quy đ nh c a Nhà nư c và c a B . 3. Th trư ng các đơn v thu c B có trách nhi m t ch c ch đ o, ki m tra và qu n lý công tác văn thư - lưu tr c a đơn v mình theo đúng quy đ nh hi n hành c a Nhà nư c và c a B . Các V , Thanh tra B b trí cán b làm công tác văn thư - lưu tr theo ch đ kiêm nhi m; các đơn v còn l i t ch c và b trí cán b ho c b ph n văn thư - lưu tr chuyên trách c a đơn v (sau đây g i t t là văn thư). 4. M i ho t đ ng trong ph m vi công tác văn thư - lưu tr c a B Tài nguyên và Môi trư ng ph i th c hi n đúng quy đ nh c a pháp lu t v b o v bí m t Nhà nư c và Quy ch v công tác b o m tc aB . Đi u 3. Gi i thích t ng Trong Quy ch này, nh ng t ng dư i đây đư c hi u như sau: 1. B n th o văn b n là b n đư c vi t ho c đánh máy, hình thành trong quá trình so n th o m t văn b n c a cơ quan, t ch c; 2. B n g c văn b n là b n th o cu i cùng đư c ngư i có th m quy n duy t và t đó hình thành b n chính văn b n; 3. B n chính văn b n là b n hoàn ch nh v n i dung và th th c văn b n đư c cơ quan, t ch c ban hành. B n chính có th đư c làm thành nhi u b n có giá tr như nhau; 4. B n lưu văn thư là b n chính văn b n có ch ký tr c ti p (ch ký tươi) c a ngư i có th m quy n; 5. B n sao y b n chính là b n sao đ y đ , chính xác n i dung c a văn b n và đư c trình bày theo th th c quy đ nh. B n sao y b n chính ph i đư c th c hi n t b n chính; 6. B n trích sao là b n sao m t ph n n i dung c a văn b n và đư c trình bày theo th th c quy đ nh. B n trích sao ph i đư c th c hi n t b n chính; 7. B n sao l c là b n sao đ y đ , chính xác n i dung c a văn b n, đư c th c hi n t b n sao y b n chính và trình bày theo th th c quy đ nh; 8. H sơ là m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t v n đ , m t s vi c, m t đ i tư ng c th ho c có m t (ho c m t s ) đ c đi m chung như tên lo i văn b n; cơ quan, t ch c ban hành văn b n; th i gian ho c nh ng đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v , quy n h n c a m t cơ quan, t ch c ho c c a m t cá nhân; 9. L p h sơ là vi c t p h p và s p x p văn b n, tài li u hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thành h sơ theo nh ng nguyên t c và phương pháp nh t đ nh;
10. Văn b n g m quy t đ nh, thông tư, công văn, báo cáo, t trình, thông báo, phi u báo, gi y m i, công đi n, chương trình, k ho ch, phương án, đ án, biên b n, h p đ ng, gi y gi i thi u, gi y ngh phép, gi y đi đư ng, gi y biên nh n h sơ, gi y ch ng nh n, gi y u nhi m, đơn thư khi u n i, t cáo và các lo i khác; 11. Văn b n s là văn b n d ng t p tin trên máy tính; 12. Văn b n đi là văn b n do B ho c các đơn v thu c B ban hành, g i n i b ho c g i cơ quan, đơn v khác; 13. Văn b n đ n là văn b n do các cơ quan, đơn v khác ban hành, g i đ n B ho c các đơn v thu c B ; 14. Văn b n m t là văn b n có n i dung bí m t đư c đóng d u theo các m c đ “Tuy t m t”, “T i m t”, “M t”, ho c đóng d u A, B, C; 15. Văn b n g p là văn b n có n i dung c n gi i quy t nhanh đư c đóng d u theo các m c đ : “Ho t c”, “Thư ng kh n”, “Kh n” ho c văn b n do ngư i có th m quy n ghi ch “G p” (trên văn b n ho c trên phi u x lý văn b n); 16. Cơ s d li u văn b n là t p h p h th ng trích y u văn b n và t p văn b n đính kèm trên máy tính. 17. Phông lưu tr là toàn b kh i tài li u lưu tr c a B Tài nguyên và Môi trư ng, không phân bi t th i gian, xu t x , nơi b o qu n, k thu t làm ra tài li u đó. Đơn v phân lo i nh nh t c a tài li u lưu tr trong phông là các đơn v b o qu n. 18. Lưu tr hi n hành là b ph n lưu tr c a cơ quan, t ch c có nhi m v thu th p, b o qu n và ph c v s d ng tài li u lưu tr đư c ti p nh n t các đơn v thu c cơ quan, t ch c. 19. Lưu tr l ch s là cơ quan lưu tr có nhi m v thu th p, b o qu n lâu dài và ph c v s d ng tài li u lưu tr đư c ti p nh n t lưu tr hi n hành và các ngu n tài li u khác. Đi u 4. Tin h c hoá công tác văn thư - lưu tr Chánh Văn phòng B , C c trư ng C c Công ngh thông tin và Th trư ng các đơn v thu c B có trách nhi m xây d ng và t ch c th c hi n k ho ch ng d ng công ngh thông tin ph c v công tác văn thư - lưu tr ; t ch c khai thác tri t đ , có hi u qu cơ s d li u văn b n hi n t i và đ u tư nâng c p, ng d ng ph n m m phù h p đ s d ng th ng nh t trong các đơn v thu c B . Văn thư có trách nhi m quét các văn b n đ n đã có s đ n và văn b n đi đã phát hành (tr các văn b n m t) vào cơ s d li u văn b n s , theo phân c p v th m quy n qu n lý và x lý văn b n. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Đi u 5. N i dung công tác văn thư Công tác văn thư là m t trong nh ng ho t đ ng nghi p v ph c v cho công tác qu n lý nhà nư c. N i dung c a công tác văn thư bao g m: so n th o và ban hành văn b n, t ch c qu n lý và x lý văn b n, l p h sơ công vi c, qu n lý và s d ng con d u. Đi u 6. So n th o, phát hành, sao văn b n 1. Phông ch s d ng đ so n th o các văn b n c a B và các đơn v tr c thu c B là phông ch Times New Roman theo Tiêu chu n Vi t Nam TCVN 6909:2001 (b mã Unicode). Ký hi u văn b n, tên vi t t t c a các đơn v tr c thu c B , th th c trình bày văn b n, th th c b n sao văn b n, quy đ nh v ki u, c ch trong các văn b n đư c th c hi n th ng nh t theo m u t i các Ph l c 1, 2, 3, 4, 5. M u m t s lo i văn b n hành chính thông d ng đư c quy đ nh t i Ph l c 6.
M u văn b n chính th c g i đi các nư c, các t ch c qu c t ho c t ch c, cá nhân nư c ngoài đư c quy đ nh t i các Ph l c 7, 8. Các văn b n này ph i đư c vi t b ng ti ng Vi t và có b n d ch b ng ti ng nư c ngoài tương ng nơi nh n văn b n đ giao d ch. Các công văn, tài li u mang tính ch t trao đ i thông tin không chính th c ho c thư cá nhân liên quan đ n công vi c có th vi t b ng ti ng nư c tương ng ho c các th ti ng thông d ng khác (Anh, Pháp, Đ c, Nga, Trung Qu c, Tây Ban Nha) thu n l i cho vi c trao đ i thông tin. Trư ng h p này không nh t thi t ph i có b n d ch ti ng Vi t. 2. Đ i v i văn b n quy ph m pháp lu t, th c hi n theo Quy ch xây d ng, ban hành văn b n quy ph m pháp lu t thu c lĩnh v c tài nguyên và môi trư ng đư c ban hành kèm theo Quy t đ nh s 21/2007/QĐ-BTNMT ngày 10 tháng 12 năm 2007 c a B trư ng B Tài nguyên và Môi trư ng. M u văn b n quy ph m pháp lu t đư c quy đ nh t i Ph l c 9. M u phi u trình đư c quy đ nh t i Ph l c 10. 3. Đ i v i các lo i văn b n khác, Th trư ng đơn v đư c giao so n th o văn b n ch u trách nhi m v n i dung và tính pháp lý c a văn b n. Văn phòng B có trách nhi m ki m tra th th c văn b n, nhân b n, làm th t c đ phát hành văn b n và b o qu n b n lưu. Khi phát hi n văn b n sai v th th c ho c n i dung, Văn phòng B s tr l i đơn v so n th o đ b sung hoàn ch nh ho c có văn b n đính chính n u văn b n đã đư c phát hành. 4. Văn b n trình Lãnh đ o B ký chính th c ph i có ch ký t t c a Th trư ng đơn v trình và c a Lãnh đ o Văn phòng B . Trư ng h p Th trư ng đơn v ký th a l nh B trư ng, chuyên viên c a đơn v so n th o văn b n ph i ký t t. Đ i v i đơn v có con d u riêng, văn b n trình Th trư ng đơn v ký ban hành ph i có ch ký t t c a lãnh đ o đơn v trình và ch ký t t c a lãnh đ o Văn phòng ho c lãnh đ o b ph n hành chính c a đơn v . 5. Th m quy n ký văn b n đư c th c hi n theo Quy ch làm vi c c a B Tài nguyên và Môi trư ng đư c ban hành kèm theo Quy t đ nh s 2092/QĐ-BNTMT ngày 20 tháng 10 năm 2008 c a B Tài nguyên và Môi trư ng. S lư ng b n chính c n ban hành do ngư i ký văn b n quy t đ nh. Ký văn b n không đư c dùng bút chì, m c đ , m c d phai màu đ ký. Đóng d u dùng m c đ theo quy đ nh c a Nhà nư c. Ph i ghi rõ h và tên, ch c v ngư i ký văn b n. Vi c ghi h c hàm, h c v trư c h và tên ngư i ký ch s d ng đ i v i văn b n thông thư ng mang tính ch t giao d ch đ i ngo i, không s d ng đ i v i văn b n qu n lý hành chính nhà nư c. 6. Sao văn b n g m ba lo i: Sao y b n chính, trích sao và sao l c (tr văn b n có c p đ m t A, B, C… th c hi n theo quy đ nh riêng c a Nhà nư c). Lãnh đ o B quy t đ nh sao các văn b n c a Đ ng, Qu c h i, Ch t ch nư c, Chính ph , Th tư ng Chính ph và các văn b n c a các cơ quan cao hơn c p B ; Lãnh đ o Văn phòng quy t đ nh sao các văn b n c a các B , cơ quan ngang B , cơ quan thu c Chính ph và văn b n c a y ban nhân dân các t nh, thành ph tr c thu c trung ương; Trư ng phòng Văn thư - Lưu tr thu c Văn phòng B quy t đ nh sao các văn b n còn l i. Th th c b n sao văn b n đư c quy đ nh t i Ph l c 4. 7. Nh ng ý ki n ghi bên l văn b n ho c trong phi u trình ch s d ng trong cơ quan, không sao chép, chuy n phát ra ngoài cơ quan B . Trư ng h p nh ng ý ki n ghi bên l này c n thi t cho vi c giao d ch, trao đ i công tác hay phát bi u chính th c v i cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan B ph i đư c th ch b ng văn b n hành chính. Đi u 7. Qu n lý văn b n 1. T t c văn b n “Đ n” và văn b n “Đi” c a B (ho c c a các đơn v thu c B ) đ u ph i th ng nh t đăng ký t i Văn thư c a B (ho c Văn thư c a các đơn v thu c B ). Văn phòng B ch trình Lãnh đ o B (ho c Văn phòng, B ph n Văn thư - Lưu tr c a các đơn v thu c B trình Lãnh đ o các đơn v ) nh ng văn b n đã đăng ký và ch u trách nhi m đ i v i nh ng văn b n “Đi” và “Đ n” đã đư c đăng ký. 2. Đ i v i văn b n “Đ n”: a) T t c văn b n g i đ n B ho c các đơn v thu c B b ng b t c hình th c nào (đư ng bưu đi n, Fax, Telex, Email, do Lãnh đ o, cán b , chuyên viên nh n v ) đ u đư c ti p nh n và làm th t c đăng ký văn b n “Đ n” t i Văn thư. Trong trư ng h p g p, các b n Fax, Telex ho c
Email đư c x lý như văn b n đ n đ b o đ m th i gian, nhưng sau đó ph i có b n chính văn b n đ b o đ m tính pháp lý. b) Văn thư c a B có nhi m v nh n, bóc bì t t c văn b n đ n (tr trư ng h p văn b n m t th c hi n theo đi m d kho n này, trư ng h p các bì g i đích danh t ch c, cá nhân ho c ghi rõ “ch ngư i có tên trên bì thư m i đư c bóc”, “g i t n tay ngư i nh n” thì đăng ký theo dõi và chuy n đúng tên ngư i nh n trên bì ho c chuy n b ph n thư ký Lãnh đ o B ). Vi c làm th t c ti p nh n văn b n “Đ n” theo trình t sau: - Phân lo i văn b n theo các m c đ “Ho t c”, “Thư ng kh n”, “Kh n” và theo tính ch t quan tr ng c a văn b n. - Đóng d u, ghi s văn b n “Đ n”. - Đăng ký thông tin c n thi t và quét văn b n vào chương trình qu n lý văn b n. - Trình Lãnh đ o Văn phòng B đ ghi ý ki n x lý. - Sau khi Lãnh đ o Văn phòng B x lý, Văn thư c a B nh n l i văn b n, nh p ý ki n ch đ o c a lãnh đ o Văn phòng vào Chương trình qu n lý h sơ công vi c và g i theo đ a ch đã đư c Lãnh đ o Văn phòng có ý ki n. Đ i v i văn b n do Lãnh đ o B x lý, Văn thư chuy n Phòng T ng h p đ trình Lãnh đ o B . - Sau khi có ý ki n ch đ o c a Lãnh đ o B , Phòng T ng h p có trách nhi m nh p ý ki n ch đ o c a Lãnh đ o B vào cơ s d li u văn b n và chuy n l i Văn thư đ g i theo đ a ch đã đư c Lãnh đ o B có ý ki n. Các văn b n g p c n ph i đư c chuy n ngay đ n ngư i có th m quy n x lý đ b o đ m đúng th i h n ghi trong văn b n. c) Đ i v i đơn thư khi u n i, t cáo, ngư i bóc bì ph i gi l i bì và đính kèm thư, trình ngư i có th m quy n gi i quy t. Thanh tra B , các T ng c c, C c t ch c t ch c theo dõi, c p nh t và qu n lý đơn thư khi u n i, t cáo đư c giao x lý ho c tr c ti p ti p nh n đ x lý theo th m quy n. d) Đ i v i các văn b n m t, lãnh đ o Phòng Văn thư - Lưu tr thu c Văn phòng B bóc và tr c ti p đăng ký vào s văn b n m t, không nh p vào cơ s d li u văn b n trong máy tính. Sau khi vào s , văn b n m t ph i đư c cho vào bì dán kín và chuy n ngư i có th m quy n gi i quy t. đ) Trư ng h p văn b n g p có h n gi đ n, g i đ n cơ quan ngoài gi hành chính thì b ph n thư ng tr c b o v phòng Qu n tr thu c Văn phòng B ghi l i s văn b n trên bì, tên cơ quan g i và báo cáo ngay Lãnh đ o Văn phòng đ i v i các bì thư g i Lãnh đ o B , bì thư c a các cơ quan Trung ương, T nh u , Thành u , H i đ ng nhân dân, U ban nhân dân c p t nh; và báo cáo lãnh đ o Phòng Văn thư - Lưu tr đ i v i các bì thư khác đ có ý ki n x lý. Các văn b n khác g i đ n cơ quan ngoài gi hành chính, nhân viên thư ng tr c có trách nhi m ti p nh n và b o qu n đ bàn giao cho Văn thư vào đ u gi làm vi c c a ngày làm vi c hôm sau. 3. Đ i v i văn b n “Đi”: a) B n th o văn b n “Đi” c a các đơn v trình Lãnh đ o B ph i đúng ch c năng, nhi m v và th m quy n; tuân th theo quy đ nh c a pháp lu t; b o đ m chính xác, rõ ràng, đơn nghĩa, đ ý và theo đúng th th c, k thu t trình bày văn b n đư c quy đ nh t i Quy ch này. b) Tài li u trình Lãnh đ o B ph i đư c g i kèm theo phi u trình (theo m u quy đ nh t i Ph l c 10) và đăng ký trình t i Văn thư c a B . Văn thư c a B nh n tài li u trình, vào s theo dõi và g i Phòng T ng h p thu c Văn phòng B . Phòng T ng h p ki m tra th th c, n i dung văn b n, xin ý ki n và ch ký t t c a Lãnh đ o Văn phòng và trình Lãnh đ o B . Sau khi Lãnh đ o B x lý, Phòng T ng h p nh n l i tài li u trình, chuy n Văn thư đ tr đơn v trình. c) Văn b n “Đi” đã có ch ký chính th c c a c p có th m quy n, các đơn v đăng ký phát hành t i Phòng Văn thư - Lưu tr thu c Văn phòng B đ ki m tra th th c văn b n l n cu i trư c khi đăng ký s , nhân b n, đóng d u và phát hành. d) Sau khi phát hành văn b n, Phòng Văn thư - Lưu tr thu c Văn phòng B có trách nhi m nh p các thông tin c n thi t và quét văn b n “Đi” vào cơ s d li u văn b n.
đ) Đ i v i văn b n quy ph m pháp lu t, các văn b n c n đư c thông báo r ng rãi đ n các t ch c, cá nhân có liên quan do Lãnh đ o B ký ban hành thì ngay sau khi văn b n đư c phát hành, đơn v ch trì so n th o có trách nhi m g i b n văn b n s đ n Báo Tài nguyên và Môi trư ng đ đăng t i trên trang thông tin đi n t c a B . e) B n lưu văn thư đư c lưu t i Văn thư c a B , đơn v so n th o lưu ít nh t m t b n chính kèm theo h sơ công vi c. Văn b n “Đi” ph i chuy n ngay trong ngày, ch m nh t là trong ngày làm vi c hôm sau. Nh ng văn b n g p ph i chuy n ngay sau khi đóng d u và b o đ m th i h n đ n ngư i nh n, nơi nh n theo yêu c u. 4. S “Đ n” và “Đi” c a văn b n đư c đánh liên t c theo th t t s 01 cho văn b n đ u tiên c a ngày làm vi c đ u tiên c a năm và k t thúc b ng s c a văn b n cu i cùng c a ngày làm vi c cu i cùng c a năm đó. 5. Đ i v i văn b n g i đi các nư c, các t ch c qu c t ho c t ch c, cá nhân ngư i nư c ngoài, k c tài li u FAX ph i đư c s đ ng ý c a Lãnh đ o B ho c Lãnh đ o các đơn v tr c thu c B . Đơn v so n th o văn b n ch u trách nhi m v n i dung và th th c c a văn b n. T t c các b n FAX ph i lưu t i nơi qu n lý máy FAX. Trư ng h p g i FAX b ng máy tính thì in ra đ Lãnh đ o B , Lãnh đ o Văn phòng B ho c Lãnh đ o đơn v duy t trư c khi g i FAX. Ngư i qu n lý máy FAX ph i l p h sơ theo dõi văn b n FAX đi và đ n và có trách nhi m n p m t b n lưu cùng s theo dõi vào b ph n lưu tr c a B ch m nh t là ngày 10 tháng 01 năm sau. Th t c g i văn b n b ng máy FAX t i phòng Văn thư - Lưu tr thu c Văn phòng B đư c quy đ nh như sau: a) Văn b n do Lãnh đ o B yêu c u fax, ph i có ý ki n c a Lãnh đ o B ho c Lãnh đ o Văn phòng B ; văn b n do th trư ng các đơn v thu c kh i cơ quan B yêu c u fax ph i có ch ký t t c a Lãnh đ o đơn v và ý ki n c a Lãnh đ o Văn phòng. b) Vi c qu n lý tài li u c a các đơn v có máy FAX riêng do th trư ng đơn v quy đ nh theo Quy ch này. 6. Trách nhi m qu n lý văn b n “Đi” và “Đ n”. a) Chánh Văn phòng B có trách nhi m t ch c vi c qu n lý văn b n “Đi” và “Đ n” c a các V , Thanh tra B , Văn phòng B . b) Chánh Văn phòng ho c Trư ng phòng Hành chính c a các đơn v tr c thu c B có trách nhi m t ch c qu n lý văn b n “Đi” và “Đ n” c a đơn v . 7. Cán b chuyên trách hay kiêm nhi m công tác văn thư - lưu tr c a đơn v thu c các V , Văn phòng B , Thanh tra B và các đơn v tr c thu c B có nhi m v hàng ngày nh n văn b n t i Phòng Văn thư - Lưu tr thu c Văn phòng B , báo cáo Lãnh đ o đơn v , đăng ký theo dõi vi c gi i quy t văn b n “Đ n” c a đơn v , làm th t c đ i v i văn b n “Đi”, nh p ý ki n ch đ o c a Lãnh đ o đơn v vào cơ s d li u văn b n, giúp Th trư ng đơn v l p danh m c h sơ, ph i h p v i cán b , công ch c trong đơn v th c hi n vi c l p h sơ, g i b n văn b n s chính th c v Văn thư B và các công vi c khác liên quan đ n công tác văn thư - lưu tr c a đơn v theo quy đ nh c a Nhà nư c và c a B . Đi u 8. Công tác l p h sơ 1. Chánh Văn phòng B có trách nhi m ch đ o t ch c, hư ng d n vi c l p danh m c h sơ công vi c và giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr kh i cơ quan B . 2. Chánh Văn phòng, Th trư ng các đơn v thu c B , Trư ng phòng Văn thư - Lưu tr có trách nhi m ch đ o t ch c l p h sơ công vi c và n p h sơ, tài li u vào lưu tr c a đơn v . 3. Cán b , công ch c trong khi x lý công vi c ph i l p h sơ công vi c theo quy đ nh; h sơ ph i ph n ánh đúng quá trình gi i quy t công vi c. Các văn b n trong h sơ ph i đư c s p x p khoa h c, h p lý th hi n đư c m i liên h gi a các văn b n và ti n trình gi i quy t công vi c.
4. Th i gian n p h sơ, tài li u vào lưu tr hi n hành, lưu tr l ch s theo quy đ nh c a Pháp l nh Lưu tr qu c gia. Nguyên t c, phương pháp l p danh m c h sơ và l p h sơ theo hư ng d n c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c. Đi u 9. Qu n lý và s d ng con d u 1. Qu n lý con d u a) Chánh Văn phòng B có trách nhi m qu n lý con d u c a B và con d u c a Văn phòng B . Th trư ng các đơn v thu c B ch u trách nhi m qu n lý con d u c a đơn v . b) Khi đơn v có quy t đ nh sáp nh p ho c chia tách thành các đơn v m i ho c gi i th thì đơn v cũ ph i n p con d u cho V Pháp ch sau 10 ngày k t ngày quy t đ nh có hi u l c thi hành. c) V Pháp ch có trách nhi m thu h i con d u cũ và ph i h p v i đơn v m i làm th t c xin kh c con d u m i. d) Khi nét d u b mòn ho c b bi n d ng, ngư i qu n lý và s d ng con d u ph i báo cáo Th trư ng đơn v đ làm th t c đ i d u. Trư ng h p con d u b m t, Th trư ng đơn v ph i báo cơ quan công an đ a phương, l p biên b n và báo cáo Lãnh đ o B , đ ng th i ph i h p x lý theo quy đ nh c a pháp lu t. đ) Th trư ng đơn v và cán b văn thư đư c giao qu n lý, s d ng con d u ch u trách nhi m trư c B trư ng và trư c pháp lu t v vi c qu n lý và s d ng con d u. 2. S d ng con d u a) Ngư i đư c giao gi con d u ch đư c đóng d u khi văn b n đúng th th c và có ch ký đúng th m quy n c a ngư i ký văn b n. b) D u đóng trên văn b n ph i đúng chi u, ngay ng n, rõ ràng, trùm 1/3 – 1/4 ch ký phía trái. Trư ng h p đóng d u nh m, không đư c đóng trùm lên d u cũ mà ph i đóng vào bên c nh d u cũ. c) Khi đóng d u các ph l c kèm theo, d u đóng vào góc trên bên trái c a ph l c và đè lên hàng ch đ u trang 1/3 – 1/4 đư ng kính con d u (d u treo). N u ph l c g m nhi u trang thì ngoài vi c đóng d u treo, ph i đóng d u giáp lai cho b n ph l c đó. d) Khi đóng d u nh ng văn b n, tài li u không có b n lưu văn thư (h p đ ng, biên b n nghi m thu và gi y ch ng nh n…), cán b văn thư ph i l p s theo dõi riêng. đ) Nghiêm c m vi c đóng d u kh ng ch . Chương III CÔNG TÁC LƯU TR Đi u 10. N i dung công tác lưu tr Công tác lưu tr bao g m vi c thu th p, ch nh lý, xác đ nh giá tr tài li u, b o qu n, t ch c khai thác, s d ng và tiêu h y các h sơ, tài li u lưu tr h t giá tr . H sơ, tài li u lưu tr là h sơ, tài li u đã k t thúc giai đo n văn thư, đã gi i quy t xong và s p x p thành h sơ và t p trung b o qu n, qu n lý t i các kho lưu tr . Đi u 11. T ch c lưu tr c a B Tài nguyên và Môi trư ng 1. H th ng lưu tr c a B Tài nguyên và Môi trư ng đư c t ch c theo nguyên t c t p trung th ng nh t phù h p v i ch c năng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a B và thu n ti n cho công tác qu n lý, khai thác s d ng h sơ, tài li u lưu tr , bao g m lưu tr thu c Văn phòng B (sau đây g i là lưu tr B ) và lưu tr c a các đơn v thu c B . 2. Lưu tr B có ch c năng giúp Lãnh đ o B và Chánh Văn phòng B th c hi n nhi m v qu n lý nhà nư c v công tác lưu tr trong B và đ i v i các đơn v thu c B .
3. Lưu tr c a các đơn v thu c B có trách nhi m lưu gi , qu n lý h sơ, tài li u c a đơn v và bàn giao h sơ, tài li u cho lưu tr B , lưu tr l ch s theo quy đ nh. Đi u 12. Trách nhi m t ch c th c hi n công tác lưu tr 1. Văn phòng B có trách nhi m qu n lý nhà nư c v công tác lưu tr , ch đ o nghi p v đ i v i lưu tr các đơn v thu c B ; trao đ i và quan h v i lưu tr c p trên và lưu tr các b , ngành; qu n lý kho lưu tr B và th c hi n các n i dung nghi p v như thu th p, ch nh lý, xác đ nh giá tr tài li u, b o qu n và ph c v các yêu c u khai thác, s d ng tài li u, n p tài li u cho lưu tr qu c gia theo đúng quy đ nh c a Nhà nư c; ti p nh n và qu n lý h sơ, tài li u c a các đơn v thu c B không có t ch c lưu tr . 2. T ch c lưu tr các đơn v thu c B có trách nhi m thu th p, ch nh lý, xác đ nh giá tr tài li u, b o qu n, ph c v khai thác h sơ, tài li u và th c hi n giao n p h sơ, tài li u thu c đơn v mình qu n lý vào Lưu tr Nhà nư c theo yêu c u c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c và c a B . Đi u 13. Ch đ giao n p h sơ, tài li u vào lưu tr 1. Th i h n giao n p h sơ, tài li u Các đơn v , cá nhân lưu gi h sơ, tài li u nh ng vi c đã gi i quy t xong có trách nhi m giao n p h sơ, tài li u lưu tr v i th i h n như sau: a) M t năm k t khi công vi c k t thúc đ i v i tài li u hành chính, tài li u khoa h c k thu t, ng d ng công ngh ; b) Sáu tháng sau khi quy t toán d án đ i v i các tài li u liên quan đ n quá trình chu n b , phê duy t và th c hi n d án, g m các quy t đ nh phê duy t ch trương đ u tư d án, phê duy t d án, thi t k k thu t, d toán, phê duy t h sơ m i th u, phê duy t quy t toán. c) M t tháng đ i v i tài li u ghi âm, ghi hình và tài li u trên các v t mang tin khác; d) H sơ cán b , h sơ thanh tra do V T ch c cán b , Thanh tra B qu n lý đư c giao n p vào lưu tr khi có đ ngh c a V trư ng V T ch c cán b , Chánh Thanh tra B ; đ) Cán b , công ch c trư c khi ngh hưu, thôi vi c ho c chuy n công tác khác ph i bàn giao l i h sơ, tài li u đang lưu gi cho đơn v công tác. Cán b , công ch c ch đư c nh n quy t đ nh khi đã bàn giao h sơ, tài li u và đư c đơn v xác nh n. Cán b , công ch c không đư c s d ng h sơ, tài li u c a cơ quan vào m c đích cá nhân ho c đem sang cơ quan, đơn v khác; e) Trư ng h p đã đ n th i h n n p h sơ mà đơn v , cá nhân c n gi l i h sơ, tài li u đ khai thác, đơn v ph i báo cáo cho lưu tr bi t b ng văn b n, th i h n gi l i không quá 2 năm k t khi công vi c k t thúc. 2. Th t c giao n p h sơ, tài li u Đơn v có h sơ, tài li u giao n p lưu tr có trách nhi m l p “M c l c h sơ, tài li u n p lưu” và “Biên b n giao nh n tài li u” theo m u quy đ nh t i các Ph l c 10, 11, m i lo i thành 02 b n, đơn v n p lưu gi m t b n, Lưu tr B gi m t b n. Đi u 14. Qu n lý h sơ, tài li u c a các đơn v sáp nh p, chia tách ho c gi i th 1. Trư ng h p m t ho c nhi u đơn v đư c sáp nh p vào m t đơn v khác ho c thành l p đơn v m i thì các h sơ, tài li u đã gi i quy t xong c a đơn v cũ ph i chuy n giao cho Lưu tr B , các tài li u chưa gi i quy t xong s do đơn v m i ti p nh n. 2. Trư ng h p m t đơn v đư c chia thành nhi u đơn v m i thì h sơ, tài li u đã gi i quy t xong c a đơn v cũ đư c chuy n vào Lưu tr B ho c lưu tr đơn v c p trên; các tài li u chưa gi i quy t xong thu c ch c năng c a đơn v m i nào s do đơn v đó ti p nh n. 3. Trư ng h p đơn v gi i th thì toàn b h sơ, tài li u c a đơn v đó ph i chuy n giao vào Lưu tr B ho c lưu tr c p trên. Đi u 15. Ch nh lý h sơ tài li u
1. Ch nh lý tài li u nh m phân lo i tài li u theo m t phương án khoa h c, t o đi u ki n thu n l i cho công tác qu n lý, b o qu n, khai thác và s d ng tài li u lưu tr ; đ ng th i lo i ra nh ng tài li u h t giá tr đ tiêu hu . 2. Nguyên t c ch nh lý: a) Không phân tán phông lưu tr . Tài li u c a t ng đơn v đư c ch nh lý và s p x p riêng bi t. b) Khi phân lo i và l p h sơ ph i tôn tr ng s hình thành tài li u theo trình t theo dõi, gi i quy t công vi c. c) Tài li u sau khi ch nh lý ph i ph n ánh đư c ho t đ ng c a đơn v hình thành tài li u. 3. Tài li u sau khi ch nh lý ph i đ t yêu c u sau: a) Phân lo i và l p thành h sơ hoàn ch nh. b) Xác đ nh th i h n b o qu n cho h sơ, tài li u đã đư c ch nh lý đ đưa vào kho b o qu n. c) H th ng hoá h sơ, tài li u. d) L p các công c tra c u: m c l c h sơ, tài li u; cơ s d li u và công c tra c u khác đ ph c v cho vi c qu n lý, tra c u s d ng. đ) L p danh m c h sơ, tài li u h t giá tr đ làm th t c tiêu hu . 4. Các bư c ti n hành ch nh lý đư c th c hi n theo hư ng d n c a C c Văn thư và Lưu tr Nhà nư c. Đi u 16. Xác đ nh giá tr tài li u và tiêu h y tài li u h t giá tr 1. Vi c xác đ nh giá tr tài li u b o qu n và tài li u h t giá tr đ tiêu h y do H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u xem xét và tư v n cho Lãnh đ o B . Nghiêm c m m i cá nhân, đơn v t tiêu h y tài li u lưu tr dư i b t kỳ hình th c nào. 2. Thành ph n H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u c a B g m: - Chánh Văn phòng B làm Ch t ch H i đ ng. - Trư ng phòng Văn thư - Lưu tr là y viên thư ký. - Đ i di n đơn v có tài li u là y viên H i đ ng. Trong trư ng h p c n thi t, Chánh Văn phòng B đ xu t v i Lãnh đ o B xem xét, quy t đ nh m i thêm các chuyên gia, đ i di n các cơ quan, đơn v khác có liên quan. H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u ho t đ ng theo nguyên t c t p th và bi u quy t theo đa s . 3. Th t c xét duy t vi c tiêu h y tài li u h t giá tr đư c quy đ nh như sau: a) Đơn v có h sơ, tài li u đ ngh tiêu h y ph i trình B trư ng h sơ xin tiêu h y tài li u, h sơ g m: - T trình xin tiêu h y tài li u. - B n thuy t minh tài li u xin h y. - B n kê h sơ, tài li u xin h y. - Biên b n h p H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u. b) Lãnh đ o B ký quy t đ nh thành l p H i đ ng xác đ nh tài li u h t giá tr . c) H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u t ch c h p và tư v n cho Lãnh đ o B ra quy t đ nh đ i v i kh i tài li u xin h y. 4. Nh ng tài li u h t giá tr đã đư c Lãnh đ o B quy t đ nh phê duy t cho h y do Văn phòng B ch u trách nhi m t ch c tiêu h y theo quy đ nh c a Nhà nư c. H sơ vi c tiêu h y tài li u ph i đư c b o qu n t i Lưu tr B ít nh t là 20 năm k t khi quy t đ nh tiêu h y tài li u có hi u l c.
5. Các lo i sách báo, t p chí, các b n sao ch p, gi y nháp không còn nhu c u s d ng, đơn v có th t h y và th trư ng đơn v ch u trách nhi m vi c h y nh ng lo i gi y t này. 6. Khi tiêu h y tài li u ph i h y h t thông tin tài li u. Đi u 17. B o qu n h sơ, tài li u lưu tr 1. Các đơn v , cá nhân có trách nhi m t b o v an toàn các h sơ, tài li u c a mình khi chưa đ n h n n p lưu tr . 2. Lưu tr B và lưu tr các đơn v thu c B có trách nhi m b trí đ kho đ b o qu n tài li u. Kho tài li u lưu tr ph i cao ráo, thoáng khí, c a khóa ch c ch n và đư c trang b đ y đ các trang thi t b c n thi t v phòng ch ng cháy, n , b o qu n an toàn tài li u trong m i tình hu ng. 3. H sơ, tài li u ph i b o qu n trong h p có đ nhãn, ký hi u, mã s theo m c h sơ và s p x p g n gàng trên giá đ d khai thác và di chuy n khi c n thi t. Đi u 18. Khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr 1. H sơ, tài li u lưu tr đư c s d ng t i phòng đ c đ ph c v nhu c u công tác c a B . Chánh Văn phòng B , Th trư ng các đơn v thu c B ch u trách nhi m quy đ nh n i quy s d ng h sơ, tài li u lưu tr và niêm y t t i phòng đ c c a t ch c lưu tr . Cán b , công ch c ngư i đư c phép khai thác, s d ng ph i ch p hành đúng n i quy khai thác h sơ, s d ng tài li u lưu tr c a cơ quan. 2. Th m quy n cho phép khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr : a) Lãnh đ o B quy t đ nh cho phép s d ng h sơ, tài li u m t. b) Chánh Văn phòng, Th trư ng đơn v thu c B trong ph m vi quy n h n c a mình quy t đ nh cho phép s d ng tài li u thư ng. 3. Trách nhi m c a t ch c lưu tr : a) Th c hi n đ y đ th t c quy đ nh, n i quy làm vi c, hư ng d n và t o m i đi u ki n thu n l i cho ngư i khai thác, s d ng tài li u lưu tr . b) Ki m tra s lư ng và tình tr ng h sơ, tài li u khi giao cho ngư i khai thác, s d ng tài li u cũng như khi nh n l i tài li u do ngư i khai thác h sơ, tài li u tr . c) K p th i phát hi n và đ xu t x lý các hành vi vi ph m trong quá trình khai thác, s d ng h sơ tài li u. d) M s theo dõi và đ nh kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm, báo cáo Th trư ng đơn v tình hình khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr . 4. Th t c khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr a) Đ i v i t ch c, cá nhân trong nư c: - Ngư i khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr đ ph c v m c đích c a cơ quan, đơn v mình ph i có gi y gi i thi u ho c công văn c a t ch c và ghi rõ m c đích khai thác, s d ng h sơ, tài li u; - Ngư i khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr đ ph c v m c đích cá nhân ph i có đơn đ ngh , trong đơn ghi rõ tài li u c n khai thác, s d ng và có xác nh n c a t ch c nơi đang công tác ho c chính quy n đ a phương nơi cư trú, kèm theo ch ng minh thư nhân dân trình c p có th m quy n cho phép khai thác, s d ng tài li u đư c quy đ nh t i kho n 2 Đi u này. b) Đ i v i t ch c, cá nhân ngư i nư c ngoài: - Ngư i khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr đ ph c v m c đích ho t đ ng c a cơ quan, đơn v ph i có gi y gi i thi u ho c công văn đ ngh c a t ch c qu n lý ngư i nư c ngoài b ng ti ng Vi t Nam, trong đó ghi rõ lo i tài li u và m c đích khai thác, s d ng tài li u;
- Ngư i khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr đ ph c v m c đích cá nhân ph i có đơn đ ngh b ng ti ng Vi t Nam, có xác nh n c a t ch c qu n lý ngư i nư c ngoài, trong đơn ghi rõ h , tên, qu c t ch, s h chi u, tài li u c n khai thác, s d ng và kèm theo h chi u. - Có ý ki n ch p thu n c a V H p tác qu c t , B Tài nguyên và Môi trư ng và c p có th m quy n cho phép khai thác, s d ng tài li u đư c quy đ nh t i kho n 2 Đi u này . 5. Lưu đ khai thác, s d ng h sơ, tài li u lưu tr đư c quy đ nh t i Ph l c 12; phi u khai thác, s d ng h sơ, tài li u đư c quy đ nh t i Ph l c 13. Chương IV ĐI U KHO N THI HÀNH Đi u 19. Kinh phí và biên ch cho công tác văn thư - lưu tr 1. Hàng năm, trên cơ s đ xu t c a các đơn v V K ho ch, V Tài chính xem xét trình Lãnh đ o B cân đ i, b o đ m kinh phí t ngân sách nhà nư c cho công tác văn thư - lưu tr , bao g m kinh phí mua s m các trang thi t b , phương ti n ph c v công tác văn thư và b o qu n tài li u lưu tr ; t ch c đào t o, t p hu n; nghiên c u, ng d ng khoa h c và công ngh trong công tác văn thư - lưu tr (nghiên c u xây d ng các cơ s d li u, ngân hàng d li u, t ch c t p hu n tri n khai ng d ng công ngh thông tin trong ho t đ ng văn thư - lưu tr c a B ); xây d ng, c i t o kho b o qu n tài li u lưu tr ; ch nh lý, s p x p, tiêu h y h sơ, tài li u h t giá tr theo quy đ nh và các công vi c khác liên quan t i công tác văn thư - lưu tr . Vi c s d ng, qu n lý kinh phí th c hi n theo các quy đ nh hi n hành c a Nhà nư c. 2. V T ch c cán b ch trì, ph i h p v i các đơn v thu c B xem xét, trình Lãnh đ o B quy t đ nh biên ch phòng Văn thư - Lưu tr thu c Văn phòng B và các đơn v đ b o đ m th c hi n công tác văn thư - lưu tr c a B . Đi u 20. T ch c th c hi n 1. Chánh Văn phòng B có trách nhi m hư ng d n, t ch c th c hi n, theo dõi, ki m tra vi c th c hi n Quy ch này. Văn phòng B đ nh kỳ ki m tra toàn di n công tác văn thư - lưu tr c a các đơn v thu c B và báo cáo Lãnh đ o B v công tác văn thư - lưu tr trong B . 2. Trên cơ s Quy ch này và các quy đ nh hi n hành c a Nhà nư c v công tác văn thư - lưu tr , các đơn v tr c thu c B t ch c xây d ng và ban hành Quy ch công tác văn thư - lưu tr c a đơn v trư c ngày 15 tháng 12 năm 2008. 3. Trong quá trình th c hi n Quy ch này, n u có khó khăn, vư ng m c, các đơn v ph n ánh v Văn phòng B đ đư c hư ng d n th c hi n k p th i trình B trư ng đi u ch nh, b sung./. FILE ĐƯ C ĐÍNH KÈM THEO VĂN B N Phu luc