Sổ tay thực hành kế toán xã, phường: Phần 1

Chia sẻ: Vu Dung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:200

Thêm vào BST

Báo xấu

235
lượt xem 77
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 1 Tài liệu Hướng dẫn thực hành kế toán xã, phường giới thiệu tới người đọc các vấn đè chung về kế toán ngân Tài liệu xã, sơ đồ kế toán ngân Tài liệu xã, sơ đồ kế toán, chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sổ tay thực hành kế toán xã, phường: Phần 1

HƯỚNG DẪN THựC HÀNH 9 QUYÉT Đ|NH SỒ 23/2005/QĐ-BTC NGÀY 15/4/2005 CỦA BỌ TRƯỞNG Bộ TÀI CHÍNH (Về việc bổ sung, sửa đổi hệ thống Mục lục ngân sách Nhà nước) QUYÉT ĐỊNH SỎ 270/2005/QĐ-BTC NGÀY 19/10/2005 CỦA Bộ TRƯỞNG B ộ TÀI CHÍNH (Về việc bổ sung, sửa đổi hệ thống Mục lục ngàn sách nhà nước) QUYÉT ĐỊNH SỔ 01/2006/QĐ-BTC NGÀY 05/01/2006 CÚA Bộ TRƯỞNG B ộ TÀI CHÍNH (Về việc bổ sung, sửa đổi hệ thống Mục lục ngản sách nhà nước) 0 NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG -XẢ HỘI
HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH K Ế TOÁN XÃ, PHƯỜNG
PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ HƯỚNG DẪN THựC HÀNH KẾ TOÁN XÃ, PHƯỜNG Ì ) Ặ | HỌC THÁI NGUYÊN TRUNGTẲMHỌCMỆU NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
PHẦN 1 KÊ' TOÁN NGÂN SÁCH XÃ
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN (Áp dụng cho kế toàn ngãn sách xã) Số hièu tài khoàn Pham VI ap ___ STT Tên tái khoản Cấp I Cảp II Bãt buỏc (*) Huo^q đẫn (••)_ 1 2 3 4 5 5 . Loại 1- Tiên và vật tư I 1 111 Tién mặt X 2 112 Tiến gửi K ho bạc X 1121 Tiến ngân sách tại Kho bac 1128 Tièn gừi khac 3 152 Vật liệu X Loại 2- Tài sản cô định 4 211 Tài sàn cô định X 5 214 Hao mòn tài sàn cô dịnh X Loại 3- Thanh toán 6 311 Các khoản phải thu X 7 331 Các khoản phái trả X 8 336 Các khoản thu hộ, chi hộ 3361 Các khoản thu hộ 3 362 Các khoản chi hộ Loại 4- nguổn kinh phí và các quỷ cõng chuyên dùng 9 431 Các quỹ cõng chuyên dùng của xã X 10 466 Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ X Loại 7 - Thu n g à n sách xã 11 714 Thu ngàn sách xã dã qua Kho bạc X 7141 Thuộc năm trước 7142 Thuộc nãm nay 12 719 Thu ngăn sách xã chưa qua Kho bạc X 7191 Thuộc nãm trước 7192 Thuộc năm nay Loạ i 8- Chi n g à n sách xã 13 814 Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc X 8141 Thuộc năm trước 8142 Thuộc năm nay 14 819 Chi ngàn sách xã chưa qua Kho bạc X 8191 Thuộc năm trước 8192 Thuộc năm nay Loại 9 - Chênh lệch thu, chi Ngân sách xã 15 914 Chênh lệch thu, chi ngán sách xả X Ghi chú: (*) Bắt buộc: Là các tài khoan áp dụng cho tát cả các xã. phường, thị trấn (**) Hướng dẫn: Là các tài khoan áp dụng thêm cho các xã có giá trị tài sán cố dịnh lớn và trình độ quản lý khá. 8 t-
Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KÊ' TOÁN I. BẢN CHẤT VÀ ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN 1. B ản ch ấ t củ a kê toán Đê quản lý được hoạt động của mình thì bât kỳ một tồ chức nào dù lớn hay nhó, dù thuộc hình thức sớ hữu nào, dù là đơn vị nhà nước hay đơn vị kinh doanh ... đều cần phải có thông tin về tình hình tài sản và tình hình sứ dụng tài sản mà mình đang nắm giừ. Các thông tin liên quan đến tài sán và tình hình sứ dụng tài sán được cung cấp thông qua công tác kê toán tại đơn vị. Có thê nói kê toán là công cụ cung cấp thông tin quan trọng không thế thiếu được trong hoạt động quán lý và có ánh hương trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý Dưới góc độ khoa học thì kê toán được xác định là khoa học về thòng tin và kiếm tra các hoạt động kinh tê tài chính gắn liền với một tô chức nhất định thông qua một hệ thống các phương pháp riêng được sử dụng đế thu thập, xứ lý, tổng hợp và cung cấp thông - Dưới góc độ nghề nghiệp thì kê toán được xác định là công cụ tính toán và ghi chép bằng con sô nhằm cung cấp thông tin và kiểm tra tình hình tài sản, tình hình và hiệu quả sử dụng tài sản thông qua 3 thước đo tiền, hiện vật và thời gian lao động trong đó tiền là thước đo chủ yếu. - Theo luật k ế toán thì kế toán được xác định là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Đối với đơn vị hành chính cấp xã (phường, thị trấn) thì kế toán được xác định là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh t ế - tài chính của xã bao gồm: hoạt động thu chi ngân sách xà và hoạt động tài chính khác của xã. Từ 1 số cách tiếp cận như trên có thế xác định kế toán có 2 chức năng: chức năng thông tin và chức năng kiềm tra. + Chức năng thông tin biểu hiện ở chỗ kế toán thực hiện việc thu thập, xử lý tổng hợp để cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin về tình hình kinh tế - tài chính của một đơn vị kê toán cụ thê. Chức năng kiểm tra biếu hiện ở chỗ thông qua những thông tin thu thập được kế toán thực hiện việc kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện dự toán thu chi, chấp hành các tiêu chuẩn, định mứt cũng như việc thực hiện các hoạt động kinh t ế - t à i chính khác. 9
Chức năng thông tin la cơ sở đẻ thực hiện chức năng kiếm tra nhưng ngưóc lạ1 thông qua chức năng kiêm tra sẽ tác động tích cực đến việc thực hiện chức nảng thông tin, để thông tin được cung câp đáp ứng ngày càng tốt hơn khi thực hiện các yèư câu quản lý cụ thế'. 2. Đ ối tư ợng củ a k ế toán: Xét 1 tổng quát thì đối tượng của kế toán là tài sản thuộc quyền quản lý và sứ dụng của một đơn vị kê toán cụ thê cũng như sự vận động, thay đối cùa tài sản trong quá trình hoạt động cùa đơn vị kê toán đó. Đơn vị kê toán được nêu ó' đây có thê là một công ty, một trường học, một bệnh viện, một đơn vị hành chánh cấp xả (phường, thị trân),... Xét một cách cụ thê thì tài san của đơn vị kê toán bao giờ củng được biêu hiện thành hai mặt: Kết cấu cùa tài sán và nguồn hình th à n h tài sán. - Kết cấu của tài sán cho biết tài sản gồm những gì ? Có thê liệt kê một số loại tài sản: tiền mặt, tiền gửi ớ kho bạc (ngân hàng), vật liệu, tài sản cô định, các khoản nợ phái thu... - Nguồn hình thành tài san cho biết tài sán do đâu mà có. cỏ thê liệt kê một sô loại nguồn hình thành tài sán như: nguồn kinh phí, các loại quỹ, các khoán nợ phái Như vậy có thế nói các loại tài sản và các nguồn hình th àn h tài sán cũng như sự vận động của nó trong quá trình hoạt động của đơn vị là đối tượng cự th ể của k ế toán. - Bên cạnh tài sản và nguồn hình thành tài sản (gọi là nguồn vòn) thì hoạt động của đơn vị kế toán cấp xả (phường, thị trấn) còn làm phát sinh các khoán thu, chi ngân sách nên các khoán thu, chi ngân sách và chênh lệch thu chi được xác định là đối tượng cụ thể của kế toán. Theo luật kế toán thì đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp; hoạt động cùa các đơn vị, tô chức có sử dụng kinh phí ngàn sách nhà nước gồm: - Tiền, vật tư và tài sản cố định - Nguồn kinh phí; quỹ - Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kê toán - Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động - Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước - Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước - Nợ và xử lý nợ của nhà nước - Tài sản quốc gia - Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị k ế toán 10
II. CÁC PHƯƠNG PHÁP CỦA KỂ TOÁN Để thực hiện kê toán cần phải sử dụng đồng thời các phương pháp kê toán bao gồm: chứng từ kế toán, tính giá các đối tượng kế toán, tài khoàn, ghi sô kép và tổng hợp - cân đối kế toán. Các phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin, tông hợp thông tin và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Sau đây giới thiệu tông quát các phương pháp kế toán. 1. Chứng từ k ế toán: Mọi sô liệu ghi chép vào số kê toán phải có cơ sở đảm bảo tính pháp lý, tứ là những số liệu đó phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông qua các hình thức được n hà nước quy định cụ thể. Các hình thức này chính là các loại chứng từ kê toán được các đơn vị sứ dụng trong hoạt động của mình. 1.1. C hứng từ k ế toán là g ì ? Theo luật kế toán thì chứng từ kê toán được định nghĩa như sau: “Chứng từ kê toán là những chứng minh bằng giấy tờ xác nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn th à n h ”. Như vậy, thực chất của chứng từ kê toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định chung được dùng đê ghi chép nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thàn h trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến đổi đến các loại tài sản và nguồn vốn. Trong quá trìn h hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn th àn h một cách thường xuyên. Cho nên, việc lập chứng từ đê làm cơ sớ xác minh sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. Lập chứng từ là phương pháp dùng đế phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong công tác kế toán của đơn vị, nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời, về nội dung phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp. Bảo đảm các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị cho phép kiểm soát một cách liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trước trong và sau khi phát sinh và đă hoàn thành. Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ sách kế toán lập chứng từ theo các yêu cầu đã nêu còn có tác dụng: ngăn ngừa kịp thời các hiện tượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế - tài chính do nhà nước ban hành, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hành vi tham ô lãng phí đến tài sản của nhà nước, cùa tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị
Xuât phát từ chỗ đối tượng kê toán trong đơn vị bao gồm rất nhiéu loai c° nỌl dung và công dụng kinh tế rát khác biệt, nên chứng từ kê' toán rá t đa dang. Ph° n£ phú. Mặc dù chứng từ kế toán trong một đơn vị rất đa dạng, có kết cấu va cõng dụng khác nhau, nhưng bao giờ các loại chứng từ cũng có một số yếu tò chung va cơ ban như sau: + Tên gọi chứng từ: giúp đê phân loại chứng từ và tống hợp sô liệu cua cac nghiẹp vụ cùng loại được dễ dàng. + Ngày và sô chứng từ: giúp chơ việc ghi ghép, kiêm tra và đối chiêu sỏ liệu được dễ dàng, khoa học và tránh sự lầm lẫn. + Tên, địa chi và chữ ký cua nhũng người có trách nhiệm, có liên quan đèn nghiệp vụ kinh tê phát sinh ghi trong chứng từ. Đám báo tính pháp lý cùa chứng từ khi ghi vào số sách kê toán. + Nội dung tóm tắt cùa nghiệp vụ kinh tẽ: giúp để kiêm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời có cơ sứ (lê định khoán kê toán được chính xác. + Các dơn vị đo lường cần thiôt: tuy th (‘0 (tối tưựng (lược phán ánh tronịí chứng từ má sứ dụng các đơn vị đo lường phù họp, một m ặt cho phép kiếm tra mức độ thực hiện, mặt khác làm cơ sớ để tổng hợp sò liệu khi ghi vào số sách k ế toán. 1.2. Trình tự x ứ lý ch ứ n g từ CI. Kiếm tra chứng từ Kiêm tra chứng từ nhằm mục đích đám bảo tính hợp lệ, hợp pháp cũng như tính chính xác cùa chứng từ trước khi vào sổ kê toán. Kiểm tra chứng từ hao gồm các mặt: - Nội dung nghiệp vụ kê toán phan ánh trong chứng từ có hợp pháp không. - Chứng từ có đầy đủ các yếu tố cần th iết đã quy định không ? - Việc tính toán trong chứng từ có chính xác, rõ ràng không ? b. Hoàn chính chứng từ: Chứng từ sau khi được kiếm tra xong phải hoàn chỉnh một số nội dung cần thiết đê đám bảo việc ghi sổ k ế toán được nhanh chóng và chính xác. Hoàn chinh chứng từ bao gồm một số mặt: - Ghi giá cho những chứng từ chưa có giá theo đúng nguyên tắc tính giá theo quy định hiện hành. Phán loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế, từng địa điếm p h á t sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ k ế toán. - Lập định khoản trong chứng từ c. Tố chức luân chuyến chứng tử d ế ghi sô kè toán: Chứng từ kê toán được lập ớ rất nhiều bộ phận trong đơn vị, song chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận kê toán để được phản ánh vào sô sách ke toán. 12
Do vậy, đê đám báo việc ghi sô kế toán được nhanh chóng và chính xác cân phai tô chức luân chuyên chứng từ một cách khoa học. Tố chức luân chuyến chứng từ là việc xác định đường đi cụ thẻ cùa từng loại chứng từ: chứng từ phai đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiêm tra, xử lý và ghi sô kẽ toán, thời gian hoàn thành các nhiệm vụ đó, bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ. d. Báo quản chứng từ: Chứng từ kê toán được ghi vào số xong phai được bảo quản chu đáo và có hệ thòng cùng với sô sách kê toán có liên quan. Do mọi so liệu phản ánh trong sô kê toán ngav khi ghi và sau đó phái có căn cứ báo dam tinh pháp lý là chứng từ kẻ toan va khi cần tiến hành kiêm tra tình hình kinh tế-tài chính của đơn vị thì phái sử (lụng các chứng từ kê toán, cho nên việc báo quán các loại chứng từ là một yêu cầu cần thiêt, mang tính chất pháp lý mà các đơn vị phái có trách nhiệm thực hiện một cách nghiêm túc. Sau khi (lưa chứng từ vào lưu trữ, báo quán, thì chi có kế toán trưởng dược phép lấy ra. Trong trường hợp muốn đưa chứng từ ra ngoài đơn vị phái có thú trướng dơn vị ký đuvệt. 2. T ính giá các đ ối tư ợng kê toán: Đối tượng kế toán trong đơn vị kè toán rát đa dạng do vậy muốn xác định các chi tiêu tổng hợp cần phải quy các đối tượng về thước đo chung là thước đo tiền tệ Tính giá là phương pháp biêu hiện giá trị cua đối tưựng kê toán bằng tiền phù hợp với các nguyên tắc và quy định được nhà nước ban hành. Phương pháp tính giá được quy định cho các đối tượng cụ thê như sau: - Đôi với vật liệu * Vật liệu nhập kho: được đánh giá theo giá thực tế - Vật liệu do nhân dân đóng góp: Tính theo giá quy định cua nhà nước. Loại vật liệu nào không có giá quy định thì tính theo giá trị thị trường tại địa phương. Vật liệu mua ngoài: tính theo giá thanh toán ghi trên hóa đơn (kế’ cả thuế GTGT). Các khoán chi phí vận chuyến bốc xếp tính vào chi phí của đối tượng sử dụng. - Vật liệu hàng hóa được viện trợ; giá do CƯ quan tài chính xác định. Trường hựp không có giá quy định thì căn cứ vào giá cua hàng nhập khấu cùng kỳ đê xác định giá ghi sô' - Các loại vật liệu thu hồi được: giá thực tế do hoạt động định giá xã xác định Vật liệu xuàt kho: Vật liệu xuất có thê sứ clụng một trong hai phương pháp- Phương pháp thực tè đích danh (nhận diện) và phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp thực tế đích danh: vật liệu xuất thuộc lần nhập nào thì lấy giá nhập của lần đó đè làm giá xuất 13
Phương pháp bình quân gia quyền: định kỳ vào cuối tháng phái xác định don gia bình quân của vật liệu tồn đầu tháng và vật liệu nhập trong tháng đè làm gia xuat kho Gia thực tẽ của vật liệu Giá thưc tè cùa vặt liệu Đến giá rán
V í dụ: - Đế thông tin và kiếm tra sô hiện có và tình hình biên động của tài sản cô định, sẽ mở tài khoản “Tài sán cô định” sô hiệu qui định: TK 211. Đê thông tin và kiếm tra sô hiện có và tình hình thu chi của tiền mặt, sẽ mờ tài khoán: “Tiền m ặt”, sô hiệu qui định: TK 111. 3.2. K ết cấu củ a tà i khoản: Xuất phát từ tính chất khách quan là bất kỳ loại tài sản, loại nguồn vốn cũng bac gồm 2 m ật đối lập nhau: tiền mặt: thu - chi, vật liệu: nhập - xuất, ...nên tài khoản kê toán được chia thành 2 bên đế phản ánh cả 2 bên mật đối lập đó' Bên trái tài khoan gọi là bên Nợ Bên phải tài khoán gọi là bên Có Tài khoản kê toán có mẫu như sau: Chứng từ Số tiền Nội dung TK đối ứng Số Ngày Nợ Có Đê đơn giản trong học tập thì tài khoản được ký hiệu dưới hình thức chữ T: Tài khoản... Nợ Tài khoản... Có 3.3. N gu yên tắ c g h i ch ép trên các tà i kh oán kê toán: Sau đây giới thiệu nguyên tắc ghi chép vào các tài khoản phản ắnh tài sản và phản ánh nguồn vốn a. Nguyên tắc ghi chép trên tài khoản tài sán: Các tài khoản phán ánh tài sản có nguyên tắc ghi chép được quy định như sau: B ên NỢ: + Sô dư đầu kỳ + Sô phát sinh tăng trong kỳ + Sô dự cuối kỳ B ên Có: Số phát sinh giảm trong kỳ Số dư cuối kỳ được tính như sau: Sô dư Sô dư Sô phát sinh tâng Sô phát sinh giảm cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ V í dụ: Giả sứ số dư vào đầu ngày 01/1/2003 về khoản vật liệu của xã XYZ là 100 OOOđ 15
trong tháng có 2 nghiệp vu kinh tẻ phát sinh lión quan đến khoan vật liệu như .'.iu: Nghiệp vụ 1: Xã mua thêm một sô vật liệu trị giá 80.000(1 Nghiệp vụ 2: Xã xuất (lung một số vật liệu trị gia 120.000(1 Tình hình trên được phan ánh vào tài khoan như sau: Nợ TK Vật 1iệu í 152) Có - Sỏ dư đâu tháng 100.000 - Phát sinh tăng 80.000 - Phat sinh giam 120.000 - Cộng số PS tâng 80.000 - Cộng số PS giam 120.000 - Số dư cuối tháng 60.000 Số dư cuối tháng: 100.000 + 80.000 - 120.000 = 60.000 b. Nguyên tắc ghi chcp tròn cúc tài khoán nguồn vòn: Đối với các tài khoan phan ánh nguồn vốn thì nguyên tác ghi chép được qui định như sau: B ên NỢ: + Sò phát sinh giám trong kv B ê n Có: + sỏ dư đàu ky + Sỏ phát sinh táng trong kỳ + Sô dư cuối kỳ Sô dư cuối kỳ cũng dược xác định tương tự như đã nèu ớ phan trôn (a) Ví dụ: Gái sứ vào đâu ngay 01/1/2003 khoan tiền mà xã XYZ còn nợ' vay la 600.000(1. Trong tháng có phát sinh 2 nghiệp vụ liên quan đèn khoan vay như sau: Nghiệp vụ 1: Xã (lùng tiền gứi 0' kho bạc đêtra nọ' vay là 20().000đ Nghiệp vụ ‘2: Xà vay th('-m đê trá tiền mua vật liệu 150.000(1 Tình hình trên được phan ánh vào tài khoan như sau: Nợ TK các khoan phai tra (331) Có - Phát sinh giám trong tháng 200.000 - Số dư đầu tháng 600.000 - Sô phát sinh tâng trong tháng 150.000 Cộng PS giảm trong tháng 200.000 Cộng PS tăng trong tháng 150.000 - Sô dư cuối tháng 550.000 S ố dư cuối tháng: 600.000 + 150.000 - 200.000 = 550.000 Qua trình bày ớ trên co nhặn xét sau: Nguyên tắc phán ánh 0' trèn tài khoan tài san và tài khoán nguồn vón hoan toan ngược nhau. 16
Đê phán ánh đúng đắn vào các tài khoán thì trước tiên phai phân biệt cho được đối tượng cần phản ánh thuộc tài sán hay thuộc nguồn vốn. Nguyên tắc ghi chép và các TK phản ánh các khoản thu chi ngân sách và chênh lệch thu, chi được giới thiệu ớ các bài sau. 4. Ghi sổ kép Xét một cách tông quát mỗi một nghiệp vụ kinh tê phát sinh đều có liên quan ít n h ấ t đến 2 khoản thuộc tài sán hoặc thuộc nguồn vốn hoặc vừa thuộc tài sản, vừa thuộc nguồn vốn. Nói cách khác, có liên quan ít nhất đến hai tài khoán kê toán. Như vậy, việc xác định mối quan hệ giữa các tài khoán phù hợp là một yêu cầu khách quan cùa công tác kê toán. Yêu cầu này được thực hiện thông qua phương pháp ghi sô kép. 4.1. G hi sô k ép là gì? Ghi sổ kép là một phương pháp ghi chép số tiền của các nghiệp vụ kinh tê phát sinh vào các tài khoản kế toán theo đúng nội dung kinh tế cùa nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau. Như vậy, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần thiết phai xác định tài khoán nào ghi bèn Nợ, tài khoán nào ghi bên Có. Việc xác định quan hộ Nợ - Cónhư vậy được gọi là định khoản kè toán. Định khoán kê toán là cơ sớ đè thực hiện phương pháp ghi sô kép. Ví dụ: Tại một xã XYZ trong tháng có các nghiệp vụ kinh tê phát sinh như sau: Nghiệp vụ 1: Xã XYZ rút tiền gửi kho bạc về quỷ tiền mặt là 10.000(1 Nghiệp vụ 2: Xã XYZ mua vật liệu 100.000 chưa trá tiền cho người bán Với nghiệp vụ 1: ta thấy có liên quan đến 2 tài khoán: tài khoán “Tiền gửi kho bạc và tài khoản “Tiền m ặt”. Cà hai tài khoản này đều phán ánh tài sản. Theo nội dung của nghiệp vụ 1 thì tiền m ặt tăng lên lO.OOOđ còn tiền gứi kho bạc giảm xuống lO.OOOđ như vậy kê toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK “Tiền mặt” (111): lO.OOOđ Có TK “Tiền gửi KB” (112): lO.OOOđ Và ghi vào tài khoán theo so' đồ sau: .,Vổi nghiệp vụ 2: Ta thày có liên quan đến hai tài khoan “Vật liệu” và TK “Các khoản phải trả”. Theo nội dung cúa nghiệp vụ 2 thì khoản vật liệu tảng lên 100 000 và các khoản phải trả cũng tăng lèn lOO.OOOđ như vậy kế toán sẽ định khoản sau-
Nợ TK “Vật liệu í 152): lOO.OOOđ Có TK “Các khoản phai trá (331): lOO.OOOđ Và ghi vào tài khoán kẻ toán theo sơ đồ sau: TK “Các khoan TK Nợ Có Nợ Có phải trả (331)” “Vật liệu (152)" XXX XXX (1 ) 1UU.UUU 1 0 0 .0 0 0 4.2. Các loại địn h khoán: Tùy theo tính chất phức tạp cua mối quan hệ giữa các tài khoán chịu anh hương cua các nghiệp vụ kinh tê phát sinh, người ta phân chia định khoản th àn h 2 loại: định khoán gián đơn và định khoán phức tạp. a. Đinh khoản giản dan Định khoản gián đơn là định khoán ghi Nợ một tài khoán đối ứng với ghi Có một tài khoán và ngược lại ghi Có một tài khoản đối ứng với ghi Nợ mòt tai khoan. Như vậy, khi nghiệp vụ kinh tê phát sinh chi liên quan đến 2 tài khoán thì ta có (tịnh khoản giản đơn. Ví dụ: Tại xã XYZ trong tháng có nghiệp vụ phát sinh sau: Dùng tiền gửi Kho bạc tra nợ các khoản phải trá là 30.000đ Định khoán: Nợ TK “Các khoán phái tr á ” 80.000Ổ Có TK “TG Kho bạc” 80.000đ TK TK Nợ “Tiền gửi Có Nợ “Các khoản Có Kho bạc” phải t r á ” XXX XXX (1 ) 80.000 • 4 _________ ► oU.000 b. Đinli khoản phức tạp: fit* 2 'fejf i if'* *,+ T j f * ,fi* í Định khoản phức tạp là loại định khoản: ghi NỢ một tài khoán đôi ứng với ghi CO nhiêu tài khoán hoặc ngượcịlại ghi c o một tài khoản đôi ứng vói ghi NỢ nhiều tài khoán. Như vậy, khi nghiệp vụ kinh tê phát sinh liên quan từ 3 tài khoan trơ lèn thi ta có định khoán phức tạp: Ví dụ: Tại xã XYZ, trong tháng có các nghiệp vụ kinh tê phát sinh như sau: 18
Nghiệp vụ 1: mua vật liệu 500.000 trong đó tiền trả ngay = tiền m ặt 100.000 và nự người bán 400.000đ. Nghiệp vụ 2: thu hồi khoản phái thu = tiền m ặt lOO.OOOđ và bằng tiền gửi kho bạc 400.000đ Cả 2 nghiệp vụ này đều liên quan đến 3 tà ' khoản nên ta có định khoản phức tạp: Nghiệp vụ 1: Nợ TK “Vật liệu”: 500.000đ Có TK “Tiền m ặt”: lOO.OOOđ Có TK “Các khoản phải tr ả ”: 400.000đ Tién mật N TK vàt liêu c 100.000 ± -* > 500 000 TK các N khoản lải trà c 400.000 •« - Nghiệp vụ 2: Nợ TK “Tiền m ặt”: lOO.OOOđ Nợ TK “Tiền m ặt KB”: 400.000đ Có TK “Các khoản phải thu: 500.000đ N Tài khoản ‘Tiến mặt’' c - ► 100.000 N TK “Các khoản phải thu" c N TK “Tien gừi kho bạc' c -► 400 000 Nhận xét: Định khoản phức tạp chẳng qua là sự gộp lại của nhiều định khoản giản đơn, nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán. Như ở định khoán 2 thay vì định khoản phức tạp như trên ta có thế định khoản giản đơn như sau: í Nợ TK "Tiền m ặt" lOO.OOOđ [ Có TK "Các khoản phải thu" lOO.OOOđ ÍNợ TK "Tiền gửi kho bạc" 400.000đ [ Có TK "Các khoản phải thu" 400.000đ Tuy nhiên khi định khoản phức tạp cần chú ý: không được định khoản ghi có nhiều tài khoản đối ứng với ghi nợ nhiều tài khoản và ngược lại. Bởi ghi như vậy sẽ làm cho số liệu k ế toán trở nên khó hiểu và không phản ánh rõ ràn g quan hệ kinh tế 19
giữa các tài khoán với nhau. Khi sứ dụng phương pháp ghi sô kép. ta thấy số tiền ghi bẽn nợ va sô tiên ghi bên có cùa các tài khoan _iỏì ứng bao giờ cũng bằng nhau. Do vậy, bao gio' cũng có: tông số phát sinh trong kỹ bén Nợ cua các tài khoán bằng tông số phát sinh trong kỳ bên Có của các tài khoán. Do tinh chất: ghi Nọ' phai ghi Có. Nợ - Có phải bằng nhau nèn phương pháp ghi số kép có tác dụng kiếm tra tính chính xác cua số liệu ghi chép cũng như nội dung cua nghiệp vụ kinh tê phát sinh. 4.3. Tống hợp cân d ố i kê toán - Tống hợp cân đối kế toán là phương pháp kế toán tính toán, tống hợp sỏ liệu từ các sô kẽ toán khác nhau đê xác lập một thòng các chi tièu phán ánh tình hình tài sán cũng như tình hình và kết quá hoạt động cùa đơn vị kế toán trong kỳ kê toán (Tháng, quý, năm) Thông qua phương pháp tông hợp - càn ríối kè toán sẽ lập ra hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán đẻ cung cấp thòng tin hữu íchcho các đôi tượng sư dụng khác nhau. Hệ thống các báo cáo tài chính và bao cáo quyết toán cùa k ế toán ngàn sách xã theo quy định hiện hành hao gồm: + Báng cản đối tài khoan + Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã + Báo cáo tống hợp chi ngân sách xà + Bang càn đối quyết toán ngàn sách xã + Báo cáo quyết toán tha ngân sách xã + Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã + Tống hợp quyết toán thu ngân sách xã + Tông hợp quyết toán chi ngân sách xả + Thuyết minh báo cáo tài chính + Quyết toán chi đầu tư XDCB Tính tông hợp cân đối cua báng kế cân dối tài khoản: được biêu hiện như sau • Tống hợp dư Nợ đầu kỳ các tài khoan = Tỏng số dư Có đầu kỳ các tài khoan • Tông số phát sinh Nợ các TK = Tổng số phát sinh Có các TK • Tống số dư Nợ cuối kỳ các TK = Tổng số dư Có cuối kỳ các TK Tính tống hợp - cân dôi của các thu chi ngân sách xă đưực biêu hiện Thu ngân sách xà = chi ngân sách xả + kết dư ngân sách 20