CH NG 5. CHI PHÍ C A D ÁNƯƠ Ủ Ự
M C ĐÍCHỤ
- Hi u đ c t m quan tr ng c a vi c qu n lý chi phí d ánể ượ ầ ọ ủ ệ ả ự
- Hi u đ c các qui trình qu n lý chi phíể ượ ả
GI I THI U CHUNGỚ Ệ
a) T m quan tr ng c a vi c qu n lý chi phíầ ọ ủ ệ ả
- Nh ng d án v CNTT th ng có h s theo dõi kém hi u qu cho vi c đ t đ cữ ự ề ườ ồ ơ ệ ả ệ ạ ượ
m c đích v giá c .ụ ề ả
- Chi phí trung bình v t quá d toán ban đ u theo nghiên c u t năm 1995 c aượ ự ầ ứ ừ ủ
CHAOS là 189%; đã đ c c i thi n 145% trong nghiên c u năm 2001ượ ả ệ ứ
- M các d án CNTT b hu làm t n trên 81 t đô la năm 1995Ở ỹ ự ị ỷ ố ỉ
b) Khái ni m qu n lý chi phí d ánệ ả ự
- Chi phí là tài nguyên đ c đem vào s d ng, tiêu hao, k t chuy n giá tr vào s nượ ử ụ ế ể ị ả
ph m mong đ i. Chi phí c n đ c tính toán tr c đ đ t đ c m t m c tiêu rõ ràngẩ ợ ầ ượ ướ ể ạ ượ ộ ụ
hay đ trao đ i cái gì đó. Chi phí th ng đ c đo b ng đ n v ti n t .ể ổ ườ ượ ằ ơ ị ề ệ
- Qu n lý chi phí d án bao g m nh ng quy trình yêu c u đ m b o cho d án đ cả ự ồ ữ ầ ả ả ự ượ
hoàn t t trong s cho phép c a ngân sách.ấ ự ủ
c) Qui trình qu n lý chi phí d ánả ự
Qu n lý Chi phí d án g m nh ng qui trình b o đ m cho d án đ c hoàn t t trongả ự ồ ữ ả ả ự ượ ấ
s cho phép c a ngân sách. Nh ng qui trình này g m:ự ủ ữ ồ
- L p k ho ch cho ngu n tài nguyên: xác đ nh ngu n tài nguyên c n thi t và sậ ế ạ ồ ị ồ ầ ế ố
l ng đ th c hi n d án.ượ ể ự ệ ự
- c l ng chi phí: c tính chi phí v các ngu n tài nguyên đ hoàn t t m t d án.Ướ ượ ướ ề ồ ể ấ ộ ự
- D toán chi phí: phân b toàn b chi phí c tính vào t ng h ng m c công vi c đự ổ ộ ướ ừ ạ ụ ệ ể
thi t l p m t đ ng m c (Base line) cho vi c đo l ng vi c th c hi nế ậ ộ ườ ứ ệ ườ ệ ự ệ
- Ki m soát – Đi u ch nh chi phí: đi u ch nh thay đ i Chi phí d án.ể ề ỉ ề ỉ ổ ự
N I DUNGỘ
1. L P K HO CH V NGU N TÀI NGUYÊNẬ Ế Ạ Ề Ồ
- Nguyên t c c l ng chi phíắ ướ ượ
- Chi phí nguyên v t li uậ ệ
- Chi phí c s v t ch tơ ở ậ ấ
Trong ch đ tr c b n đã nghiên c u cách đ c l ng th i gian. Tuy nhiên nhi uủ ề ướ ạ ứ ể ướ ượ ờ ề
d án công ngh thông tin đ c đ nh h ng b i các yêu câu k năng và chi phí chự ệ ượ ị ướ ở ỹ ứ
không ph i l ch trình. Trong ch đ này b n s t p chung vào xây d ng c tính chiả ị ủ ề ạ ẽ ậ ự ướ
phí đ kh năng.ủ ả
L p k ho ch cho ngân sách ph thu c vào b n ch t c a d án và t ch c, sau đây làậ ế ạ ụ ộ ả ấ ủ ự ổ ứ
m t s câu h i c n cân nh c:ộ ố ỏ ầ ắ
- 1 -
- Các khó khăn nào s g p khi th c hi n các công vi c c th trong d án?ẽ ặ ự ệ ệ ụ ể ự
- Có ph m vi nh t đ nh nào nh h ng đ n ngu n tài nguyên?ạ ấ ị ả ưở ế ồ
- T ch c đã th c hi n nh ng công vi c nào t ng t nh d án?ổ ứ ự ệ ữ ệ ươ ự ư ự
- T ch c đó có đ ng i, trang thi t b và v t t đ th c hi n d án?ổ ứ ủ ườ ế ị ậ ư ể ự ệ ự
T ng t ng ràng b n mu n xây d ng thêm m t t ng cho ngôi nhà c a b n. B n đãưở ượ ạ ố ự ộ ầ ủ ạ ạ
d tính kinh phí 2.000 đôla cho d án nh ng b n bi t r ng nhà th u s đòi tr g pự ự ư ạ ế ằ ầ ẽ ả ấ
đôi đ hoàn t t công vi c. Do đó b n t mình làm vi c vào ngày ngh cu i tu n, kéoể ấ ệ ạ ự ệ ỉ ố ầ
dài toàn b d án su t mùa hè.ộ ự ố
Trong vi c l p k ho ch này, b n đang đ a ra nhi u gi đ nh: r ng b n s t bệ ậ ế ạ ạ ư ề ả ị ằ ạ ẽ ừ ỏ
m i kỳ ngh cu i tu n đ làm vi c trên t ng, r ng th i ti t s h p tác và r ng b nọ ỉ ố ầ ể ệ ầ ằ ờ ế ẽ ợ ằ ạ
không mu n m t đi l i ích trong d án. Nhi u d án công ngh thông tin s d ngố ấ ợ ự ề ự ệ ử ụ
ph ng pháp ch a đ y nh ng gi đ nh t ng t cho ngu n l c và chi phí. Các giươ ứ ầ ữ ả ị ươ ự ồ ự ả
đ nh không hoàn thi n là c s gây ra th m h a cho nhi u d án.ị ệ ơ ở ả ọ ề ự
a) Nguyên t c c l ng chi phíắ ướ ượ
Đánh giá các tài li u yêu c u v i con m t phê bình v nh ng sai l m và b sót:ệ ầ ớ ắ ề ữ ầ ỏ
- Các yêu c u nghi p v có rõ ràng và c th không?ầ ệ ụ ụ ể
- Các yêu c u ch c năng có h tr các yêu c u nghi p v không?ầ ứ ỗ ợ ầ ệ ụ
- Quan tr ng nh t là các yêu c u k thu t có đ c phác th o rõ ràng và đ y đọ ấ ầ ỹ ậ ượ ả ầ ủ
không?
- Đ m b o r ng b n hi u đ y đ v m c đích c a c tính và đang dùng k thu tả ả ằ ạ ể ầ ủ ề ụ ủ ướ ỹ ậ
c l ng đúng hay không?ướ ượ
- c tính s đ c dùng đ đánh giá ti m l c d án hay qu n lý d án hay không?Ướ ẽ ượ ể ề ự ự ả ự
Không s d ng c l ng trên xu ng n u d án ch a t ng đ c th c hi n tr cử ụ ướ ượ ố ế ự ư ừ ượ ự ệ ướ
đây.
Đ m b o r ng c l ng chính quy c a b n có các thành ph n chính sau:ả ả ằ ướ ượ ủ ạ ầ
- Danh sách các gi đ nh dùng trong xây d ng c l ng.ả ị ự ướ ượ
- Ph m vi bi n đ ng cho c l ng đ ra.ạ ế ộ ướ ượ ề
- Giai đo n th i gian d án có hi u l c.ạ ờ ự ệ ự
Đ m b o r ng th i h n c tính c a t t c các d án theo ngu n l c đ c chuyênả ả ằ ờ ạ ướ ủ ấ ả ự ồ ự ượ
gia v n i dung chuyên ngành xét duy t c n th n. Chuyên gia v n i dung chuyênề ộ ệ ẩ ậ ề ộ
ngành hi u các yêu c u ngu n l c và các k thu t liên quan t i vi c th c hi n ho tể ầ ồ ự ỹ ậ ớ ệ ự ệ ạ
đ ng th c s :ộ ự ự
- B n có bi t nh ng nhi m v nào là theo năng l c không?ạ ế ữ ệ ụ ự
- B n có bi t k năng nào c n đ th c hi n công vi c không?ạ ế ỹ ầ ể ự ệ ệ
Đ m b o r ng n l c c n đ n đ c trình bày b ng các thu t ng c th :ả ả ằ ỗ ự ầ ế ượ ằ ậ ữ ụ ể
- Trình bày c tính b ng đ n v đo l ng phù h p v i nh ng th đã đ c theo dõiướ ằ ơ ị ườ ợ ớ ữ ứ ượ
v ph ng di n l ch s .ề ươ ệ ị ử
- 2 -
- Đ ng quên tính c chi phí ngu n l c bên trong quá trình tính toán toàn b n l c.ừ ả ồ ự ộ ỗ ự
Đ m b o r ng c s v t ch t, nguyên v t li u c n đ n đ c trình bày b ng cácả ả ằ ơ ở ậ ấ ậ ệ ầ ế ượ ằ
thu t ng , trong đó s c mua s đ c hi u là:ậ ữ ứ ẽ ượ ể
- L p chi phí theo đ n giá, đ nh m c ho c giá th tr ng theo cách tính trên đ n vậ ơ ị ứ ặ ị ườ ơ ị
tính c a nguyên v t li u, c s v t ch t.ủ ậ ệ ơ ở ậ ấ
- L p hoá đ n, ch ng t nguyên v t li u cho d án.ậ ơ ứ ừ ậ ệ ự
- Đ m b o r ng yêu c u c s v t ch t, nguyên v t li u đ c trình bày b ng thu tả ả ằ ầ ơ ở ậ ấ ậ ệ ượ ằ ậ
ng tài chính.ữ
Ví d :ụ
Hoàn t t vi c c l ng th i gian cho d án t đ ng hoá l c l ng bán hàng quy môấ ệ ướ ượ ờ ự ự ộ ư ượ
l n. Amy đang trong quá trình thông qua các c tính chi phí. c tính ban đ u doớ ướ Ướ ầ
nhà th u ti m năng cung c p cho biêt r ng d án s chi phí 1,5 tri u USD. Do khôngầ ề ấ ằ ự ẽ ệ
ai trong văn phòng qu n lý d án có b t kỳ kinh nghi m gì v i lo i n l c này nênả ự ấ ệ ớ ạ ỗ ự
chuyên gia v n i dung chuyên ngành đã đ c đ a đ n đ đánh giá công vi c liênề ộ ượ ư ế ể ệ
quan trong d án này. Các con s chi phí do nhà cung c p đ a ra d a vào m t s dự ố ấ ư ự ộ ố ự
án đã đ c hoàn t t và chuyên gia v n i dung chuyên ngành th y các cons là chínhượ ấ ề ộ ấ ố
xác. Tuy nhiên c tính chi phí c s v t ch t và n l c đ c mong đ i mà công tyướ ơ ở ậ ấ ỗ ự ượ ợ
mong mu n đóng góp cho d án. Sau khi hoàn t t xét duy t c n th n, Amy đã cungố ự ấ ệ ẩ ậ
c p cho nhà tài tr c a mình c l ng s a l i 4,0 tri u USD. c l ng này tínhấ ợ ủ ướ ượ ử ạ ệ Ướ ượ
đ n t t c các chi phí k t h p v i n l c, nguyên v t li u, c s v t ch t đ c cungế ấ ả ế ợ ớ ỗ ự ậ ệ ơ ở ậ ấ ượ
c p b i nhà cung c p và công ty c n đ hoàn t t d án.ấ ở ấ ầ ể ấ ự
b) Chi phí nguyên v t li uậ ệ
Chi phí nguyên v t li u ậ ệ là lo i chi phí dùng đ chi t t c các thành ph n, b ph n vàạ ể ấ ả ầ ộ ậ
ngu n cung c p ho c đ c dùng trong các d án ho c tr thành b ph n c a cácồ ấ ặ ượ ự ặ ở ộ ậ ủ
ph n có th chuy n giao. Các công c đ c dùng đ th c hi n công vi c không ph iầ ể ể ụ ượ ể ự ệ ệ ả
là nguyên v t li u n u chúng không tr thành b ph n c a các ph n có th chuy nậ ệ ế ở ộ ậ ủ ầ ể ể
giao.
Ví d :ụ
Các máy tính đ bàn, máy d ch v , máy ch truy c p và s i cáp quang s là nguyênể ị ụ ủ ậ ợ ẽ
v t li u dùng trong các d án nâng c p m ng. Mã b n quy n và ph n m m có th làậ ệ ự ấ ạ ả ề ầ ề ể
nguyên v t li u trong nhi u d án công ngh thông tin. Tuy nhiên quan tr ng là ph iậ ệ ề ự ệ ọ ả
nh r ng mã b n quy n cho ph n m m dùng đ th c hi n công vi c không đ cớ ằ ả ề ầ ề ể ự ệ ệ ượ
xem là nguyên v t li u tr khi chúng đ c chuy n giao t i th i đi m hoàn t t d án.ậ ệ ừ ượ ể ạ ờ ể ấ ự
c) Chi phí c s v t ch tơ ở ậ ấ
Chi phí c s v t ch t ơ ở ậ ấ là lo i chi phí dùng đ ch các công c , thi t b v t ch t hayạ ể ỉ ụ ế ị ậ ấ
c s h t ng dùng trong su t d án không tr thành b ph n c a các ph n có thơ ở ạ ầ ố ự ở ộ ậ ủ ầ ể
- 3 -
chuy n giao. Trong nhi u t ch c, m c này đ n thu n đ c xem nh t ng chi phíể ề ổ ứ ụ ơ ầ ượ ư ổ
hay chi phí c đ nh.ố ị
Ví d :ụ
Đ i d án đang ti n hành phát tri n ng d ng th ng m i m i c n có không gian,ộ ự ế ể ứ ụ ươ ạ ớ ầ
bàn làm vi c, máy tính đ bàn, máy d ch v , m ng LAN/WAN và ngu n đi n c n đệ ể ị ụ ạ ồ ệ ầ ể
ch y m i th . Các công c phát tri n ph n m m dùng đ t o ra môi tr ng ch y cácạ ọ ứ ụ ể ầ ề ể ạ ườ ạ
d ch v dùng đ kiêmt tra cũng s đ c xem nh ph n chi phí c s v t ch t.ị ụ ể ẽ ượ ư ầ ơ ở ậ ấ
2. C TÍNH CHI PHÍƯỚ
- c l ng chính quyƯớ ượ
- c tính s d ng k t qu chào th uƯớ ử ụ ế ả ầ
- Thông tin l ch s hay c s d li u d ánị ử ơ ở ữ ệ ự
- c l ng theo giai đo nƯớ ượ ạ
- c l ng theo tham sƯớ ượ ố
- c l ng d i lênƯớ ượ ướ
- c l ng trên xu ngƯớ ượ ố
- Đ tin c y trong c l ngộ ậ ướ ượ
Nghiên c u trong ngành ch ra r ng ph n l n các d án công ngh thông tin theoứ ỉ ằ ầ ớ ự ệ
ngu n l c h n là theo l ch trình. Đi u đó có nghĩa gì v i b n? Nó th ng có nghĩa làồ ự ơ ị ề ớ ạ ườ
khi đ y m nh thì chi phí d án quan tr ng h n vi c d án m t bao lâu. Hãy n m l yẩ ạ ự ọ ơ ệ ự ấ ắ ấ
th i gian và đ m b o r ng b n đ a ra c l ng th i gian chính xác.ờ ả ả ằ ạ ư ướ ượ ờ
Đ u ra quan tr ng c a qu n lý chi phí d án là c tính chi phí. Có nhi u lo iầ ọ ủ ả ự ướ ề ạ
ph ng pháp c tính chi phí và theo đó có nh ng công c k thu t giúp tính toán.ươ ướ ữ ụ ỹ ậ
Đi u quan tr ng là phát tri n m t k ho ch qu n lý chi phí trong đó mô t s daoề ọ ể ộ ế ạ ả ả ự
đ ng chi phí s đ c qu n lý trong d án ra sao. Tuy nhiên, m t giám đ c d án kỳộ ẽ ượ ả ự ộ ố ự
c u m t l n đã nói đùa: “S khác nhau gi a c tính và c đoán tuy t đ i là gì?”.ự ộ ầ ự ữ ướ ướ ệ ố
c tính th ng đ c s d ng khi ch a xác đ nh rõ yêu c u v đ i t ng, môiƯớ ườ ượ ử ụ ư ị ầ ề ố ượ
tr ng và ch t l ng nên quá trình c tính đ c th c hi n các giai đo n đ u c aườ ấ ượ ướ ượ ự ệ ở ạ ầ ủ
d án – thu t ng chuyên ngành tài chính g i là “ti n ki m”, c s đ a ra con s g nự ậ ữ ọ ề ể ơ ở ư ố ầ
đúng.
Li t kê các ph ng pháp c l ng:ệ ươ ướ ượ
- c l ng chính quyƯớ ượ
- c tính s d ng k t qu chào th uƯớ ử ụ ế ả ầ
- Thông tin l ch s hay c s d li u d ánị ử ơ ở ữ ệ ự
- c l ng theo giai đo nƯớ ượ ạ
- c l ng theo tham sƯớ ượ ố
- c l ng d i lênƯớ ượ ướ
- c l ng trên xu ngƯớ ượ ố
- 4 -
a. c l ng chính quyƯớ ượ
c l ng chính quy đ c dùng đ ch c l ng g n đúng. Trên th c t chúngƯớ ượ ượ ể ỉ ướ ượ ầ ự ế
th ng t t h n chút so v i m t c đoán không rõ ràng. Ph ng pháp không đ cườ ố ơ ớ ộ ướ ươ ượ
chu n b tr c này t o ra kỳ v ng r ng m t đi u gì đó có th đ c th c hi n v iẩ ị ướ ạ ọ ằ ộ ề ể ượ ự ệ ớ
m t lo t ngu n l c c th và trong m t l ng th i gian đã đ nh.ộ ạ ồ ự ụ ể ộ ượ ờ ị
c l ng chính quy và không chính quy là các công c ta dùng đ d đoán th i gianƯớ ượ ụ ể ự ờ
và ngu n l c c n thi t đ th c hi n m t d án c th . c l ng chính quy d aồ ự ầ ế ể ự ệ ộ ự ụ ể Ướ ượ ự
trên s phân tích.ự
Trong m t th gi i lý t ng, phân tích này s đ c ti n hành theo chi u sâu. Ít nh tộ ế ớ ưở ẽ ượ ế ề ấ
là m t phân tích m đ u ph i đ c ti n hành. M t c l ng g m có 3 thành ph nộ ở ầ ả ượ ế ộ ướ ượ ồ ầ
chính:
- Danh sách các gi đ nh đ c s d ng trong vi c xây d ng c l ng (Ví d nhả ị ượ ử ụ ệ ự ướ ượ ụ ư
các chi phí đ u vào v lao đ ng và nguyên v t li u).ầ ề ộ ậ ệ
- Ph m vi bi n đ ng cho c l ng đ c đ a ra (Ví d +/- 50%).ạ ế ộ ướ ượ ượ ư ụ
- Kho ng th i gian c l ng có hi u l c (Ví d nh c l ng này có hi u l cả ờ ướ ượ ệ ự ụ ư ướ ượ ệ ự
trong vòng 60 ngày).
Ng c l i, c l ng không chính quy là c đoán d a trên s suy đoán, ph ng đoánượ ạ ướ ượ ướ ự ự ỏ
và b n năng.ả
b. c tính s d ng k t qu chào th uƯớ ử ụ ế ả ầ
c tính Ướ là m t tài li u d án dùng đ d đoán bao nhiêu th i gian và t ng s ngu nộ ệ ự ể ự ờ ổ ố ồ
l c mà d án c n đ n. Chào th u là m t tài li u th ng m i ghi rõ th i gian và ti nự ự ầ ế ầ ộ ệ ươ ạ ờ ề
b c c n đ hoàn t t công vi c d án trong đó có lãi ròng cho d án. ạ ầ ể ấ ệ ự ự Chào th u ầcó thể
k t h p ch t ch các c tính t các m t s nhà th u ph .ế ợ ặ ẽ ướ ừ ộ ố ầ ụ
Đ c gi d ki n đ a ra s khác bi t quan tr ng gi a chào th u và c tính. Chàoộ ả ự ế ư ự ệ ọ ữ ầ ướ
th u h u nh đ nh h ng v khách hàng và nhà tài tr và có s tăng giá đ ng th iầ ầ ư ị ướ ề ợ ự ồ ờ
trong đó có tính đ n lãi ròng cho d án, trong khi đó c tính th ng đ c dùng bênế ự ướ ườ ượ
trong ho c gi a các nhà th u ph v i m c đích th hi n chi phí th c.ặ ữ ầ ụ ớ ụ ể ệ ự
Nh m t quy t c chung, các giám đ c d án công ngh thông tin không xây d ngư ộ ắ ố ự ệ ự
chào th u phê chu n mà pháp lu t v đ u th u hi n hành quy đ nh b i vì các nhà tàiầ ẩ ậ ề ấ ầ ệ ị ở
tr không tr b t kỳ lãi ròng hay tăng giá nào cho vi c s d ng các ngu n l c bênợ ả ấ ệ ử ụ ồ ự
trong. Tuy nhiên nhi u b ph n công ngh thông tin ho t đ ng trong h th ng kháchề ộ ậ ệ ạ ộ ệ ố
hàng t ch i thanh toán, nh ng h không cho phép tăng giá d ch v c a mình. K từ ố ư ọ ị ụ ủ ế
qu là tài li u h cung c p cho khách hàng c a mình có ch c năngả ệ ọ ấ ủ ứ
gi ng nh chào th u nh ng ch th hi n nh ng chi phí mà h cho phép s a l i.ố ư ầ ư ỉ ể ệ ữ ọ ử ạ
Nhi u khi các tài i u này là trình t công vi c gi a các b ph n thay vì các c tínhề ệ ự ệ ữ ộ ậ ướ
và chào th u.ầ
c. Thông tin l ch s hay c s d li u d ánị ử ơ ở ữ ệ ự
- 5 -