ƯỜ
Ạ Ọ
Ạ
ƯƠ
TR
NG Đ I H C NGO I TH
NG
Ơ Ở Ạ
Ố Ồ
C S II T I THÀNH PH H CHÍ MINH
Ả
Ị
NGÀNH QU N TR KINH DOANH
Ị Ọ
Ậ
Ả
Ể
TI U LU N MÔN QU N TR H C
Ề Đ TÀI
Ứ
Ể
CH C NĂNG KI M SOÁT
Ạ ƯỜ GVHD: TS. PH M HÙNG C NG
Ớ L P: K48B
1
NHÓM: TYVN
Ờ Ở Ầ L I M Đ U
ứ ế ạ ị ổ ứ Sau khi ti n hành các ch c năng ho ch đ nh, t ạ ch c và lãnh đ o thì mô hình
ạ ộ ủ ư ệ ẩ ậ ả ỉ ị ả ế ho t đ ng c a doanh nghi p v n ch a hoàn ch nh. Do v y nhà qu n tr ph i ti n
ế ớ ệ ằ ạ ứ ố hành giám sát và đánh giá công vi c nh m h n ch t i m c t i đa các sai sót, hay có
ứ ể ế ể ả ị ố ố ể th nói nhà qu n tr đã ti n hành ch c năng ki m soát ố . Ki m soát là m i n i cu i
ạ ộ ấ ể ủ ể ả ỗ ị cùng trong chu i các ho t đ ng c a nhà qu n tr . Ki m soát là cách duy nh t đ nhà
ả ạ ượ ọ ủ ổ ứ ặ ụ qu n tr bi ị ế ượ t đ c h có đ t đ c m c tiêu c a t ư ch c đ t ra không, cũng nh lý
ạ ượ ạ ượ ặ do t i sao đ c ho c không đ t đ c.
ố ớ ầ ế ọ ể ể ườ Đ i v i h u h t m i ng ườ ừ i, t “ki m tra”, “ki m soát” th ng mang ý nghĩa
ự ề ế ị ớ ề ặ tiêu c c, ki m ch , thúc ép, đ nh ranh gi i, theo dõi ho c lôi kéo. Nhi u nhân viên
ườ ạ ộ ữ ể ể ằ ớ hay khách hàng th ng không b ng lòng v i nh ng ho t đ ng ki m tra, ki m soát
ả ưở ị ủ ự ự ế ở b i vì chúng nh h ng đ n giá tr c a s t ể do và tính cá nhân. Vì lý do này, ki m
ườ ủ ữ ể ậ ấ soát th ng là tâm đi m c a tranh lu n và nh ng đ u tranh chính sách trong t ổ
ứ ể ầ ế ữ ể ệ ả ộ ch c. Tuy nhiên, ki m soát là c n thi t và h u ích. Ki m soát hi u qu là m t trong
ế ể ợ ậ ủ ớ ố s các bí quy t đ gia tăng l i nhu n c a các công ty l n.
ị ề ứ ự ể ệ ả ả ộ ọ ằ Ki m soát là m t ch c năng mà m i nhà qu n tr đ u ph i th c hi n dù r ng
ệ ủ ề ế ậ ả ạ ạ ả ộ ọ ế k t qu công vi c c a các b ph n do h qu n lý đ u đ t đúng theo k ho ch đ ề
ệ ủ ộ ể ậ ả ị ị ế ứ ộ ra. Nhà qu n tr không th xác đ nh m c đ hoàn thành công vi c c a b ph n n u
ườ ượ ự ệ ệ ẩ ớ không đo l ng đ c vi c đã th c hi n và so sánh v i tiêu chu n. Nó còn giúp các
ệ ố ủ ổ ứ ữ ế ế ả ậ ấ ị nhà qu n tr nh n th y nh ng khi m khuy t trong h th ng c a t ch c, trên c s ơ ở
ể ư ế ị ữ ề ặ ờ ỉ ị ạ ộ đó có th đ a ra nh ng quy t đ nh đi u ch nh k p th i. M t khác, các ho t đ ng
ự ồ ạ ể ả ả ả ủ ệ ỗ ki m soát đ m b o cho s t n t ỗ i và duy trì tính hi u qu c a m i cá nhân, m i
ậ ổ ứ ộ ệ ố ệ ẽ ữ ể ẩ ỗ ộ nhóm, m i b ph n và t ch c. M t h th ng ki m soát h u hi u s thúc đ y và
ự ể ị ự ể ả ừ ỗ cho phép m i nhân viên t ơ ki m soát b n thân h n là ch u s ki m soát t ng ườ i
ự ự ẽ ệ ượ ả ơ ệ ể khác. Chính s t giác s giúp công vi c đ c hi u qu h n. Do đó, có th nói
2
ơ ả ủ ứ ứ ể ả ộ ị ch c năng ki m soát là m t ch c năng c b n c a qu n tr .
ự ầ ọ ế ứ ọ Chính vì s quan tr ng và c n thi ế ị t này, nhóm đã quy t đ nh ch n ch c năng
ủ ể ề ể ậ ki m soát làm đ tài c a bài ti u lu n.
Ộ
N I DUNG CHÍNH
ủ ể ệ I. Khái ni m và vai trò c a ki m soát
I.1. Khái ni mệ
ụ ượ ế ậ ạ ượ ạ ị Sau khi các m c tiêu đã đ c xác l p, các k ho ch đã đ c ho ch đ nh, c ơ
ị ượ ụ ể ế ấ ổ ứ ượ c u t ch c đ c xác đ nh và nhân viên đ ạ c tuy n d ng, đào t o và khuy n khích
ể ả ể ả ệ ệ ả ẫ ọ ướ làm vi c thì sai sót v n có th x y ra. Đ đ m b o cho m i vi c đi đúng h ng,
ả ự ế ế ệ ế ả ả ả ị nhà qu n tr ph i giám sát và đánh giá k t qu công vi c. K t qu th c t ả ph i
ữ ụ ậ ớ ướ ể ư ể ả ị ượ đ c so sánh v i nh ng m c tiêu đã xác l p tr c đó đ nhà qu n tr có th đ a ra
ữ ầ ế ạ ộ ủ ệ ả ả ổ ứ ạ ộ nh ng ho t đ ng c n thi t, đ m b o ho t đ ng c a doanh nghi p, t ch c đi đúng
ỹ ạ ữ ủ ứ ộ ỉ ệ qu đ o. Quá trình giám sát, so sánh và hi u ch nh là nh ng n i dung c a ch c năng
ể ki m soát.
ể ộ ế ạ ộ ằ ả ồ ả ằ là m t ti n trình g m các ho t đ ng giám sát nh m đ m b o r ng Ki m soát
ượ ư ế ự ữ ệ ề ạ ỉ ạ ộ các ho t đ ng đó đ c th c hi n theo đúng nh k ho ch và đi u ch nh nh ng sai
sót quan tr ng.ọ
ấ ả ị ề ệ ế ể ả T t c các nhà qu n tr đ u có trách nhi m trong ti n trình ki m soát cho dù
ủ ậ ọ ộ ượ ố ư ế ư ề ạ các b ph n c a h có đ c thi hành t t nh k ho ch đ ra hay ch a. Các nhà
ể ậ ự ể ủ ế ậ ả ộ ọ ị ượ ự qu n tr không th th t s hi u h t các b ph n c a h đã đ ệ c th c hi n đúng
ạ ộ ư ữ ế ọ hay ch a cho đ n khi h đã đánh giá nh ng ho t đ ng nào đã hoàn thành và so sánh
ả ự ế ớ ẩ ượ ề ướ ế k t qu th c t v i tiêu chu n đã đ c đ ra tr c đó.
ả ọ ị ườ ể ầ ộ Theo khoa h c qu n tr thì th ng có hai t ng ki m soát trong m t doanh
ủ ở ữ ố ớ ệ ể ườ ả ủ nghi p là: Ki m soát c a ch s h u đ i v i ng i qu n lý công ty (corporate
ủ ể ườ ả ộ governance) và ki m soát c a ng ạ ộ ố ớ i qu n lý công ty đ i v i toàn b ho t đ ng
3
ạ ả trong ph m vi mình qu n lý (internal control).
Ở ầ ạ ộ ồ ề ự ứ ấ ổ ơ ấ ủ t ng th nh t, đ i h i đ ng c đông, c quan quy n l c cao nh t c a
ệ ề ể ầ ổ Ở ữ ướ doanh nghi p (công ty c ph n), đ ra ban ki m soát. nh ng công ty n c ngoài
ậ ớ ườ ộ ủ ể ậ có quy mô l n, th m chí ng i ta l p ra m t y ban ki m soát (audit committee) có
ể ồ ữ ể ặ ơ ề th g m 57 thành viên ho c nhi u h n n a. Ban ki m soát này đ ượ ạ ộ ồ c đ i h i đ ng
ả ề ụ ể ệ ấ ả ạ ộ ữ ủ ổ c đông tr ti n, có nhi m v ki m soát t ộ ồ t c nh ng ho t đ ng c a h i đ ng
ế ệ ể ẽ ả ị qu n tr (HĐQT). N u phát hi n HĐQT có hành vi sai trái, ban ki m soát s báo cáo
ể ả ể ơ ứ ễ ệ ổ ử ạ ộ ồ đ i h i đ ng c đông đ c quan này x lý, k c cách ch c, mi n nhi m HĐQT.
ế ượ ề ể ể ộ Đ n l ạ ộ t mình, HĐQT cũng đ ra m t ban ki m soát đ giám sát ho t đ ng
ạ ộ ố ọ ạ ộ ủ ổ c a t ng giám đ c, trong đó có hai ho t đ ng quan tr ng là ho t đ ng tài chính và
ế ượ ự ệ ế ủ ụ ế ị vi c th c thi chi n l c, ngh quy t c a HĐQT… Ví d , HĐQT quy t năm nay ch ỉ
ố ạ ổ ị ầ ư ứ ầ ư đ u t vào du l ch mà t ng giám đ c l ề i ôm ti n đ u t ch ng khoán thì lúc đó ban
ể ả ắ ố ki m soát ph i tuýt còi, u n n n ngay.
ở ệ ầ ớ ở ủ ị ổ Tuy nhiên, Vi t Nam, ph n l n ầ các công ty c ph n, ch t ch HĐQT
ệ ậ ứ ể ổ ố ầ kiêm luôn t ng giám đ c nên vi c l p ra ban ki m soát th hai này là không c n
ế ườ ạ ộ ồ ư ậ ủ ể ợ ổ thi t. Trong tr ng h p nh v y, ban ki m soát c a đ i h i đ ng c đông không
ụ ể ệ ậ ậ ổ ỉ ạ ộ ch có b n ph n giám sát HĐQT mà còn nh n thêm nhi m v ki m soát ho t đ ng
ố ủ ổ c a t ng giám đ c.
Ở ầ ủ ấ ạ ộ ể ế ể ướ ổ t ng ki m soát ti p theo, đ giám sát ho t đ ng c a c p d i, t ng giám
ộ ộ ộ ộ ể ậ ậ ố đ c cũng l p ra m t b ph n ki m soát n i b mà các thành viên trong đó đ ượ ọ c g i
ộ ộ ộ ộ ữ ể ể ặ là ki m toán viên n i b (internal auditor). Nh ng ki m toán viên n i b thay m t
ấ ứ ộ ể ể ấ ứ ậ ố ạ ổ t ng giám đ c có th ki m tra b t c ai, b t c b ph n nào t ệ i công ty. Công vi c
ủ ế ủ ứ ủ ể ể ệ ạ ấ ọ ồ ki m tra c a h ch y u g m ba lo i: Th nh t là ki m soát vi c tuân th (pháp
ậ ướ ứ ế ể lu t nhà n c, quy ch công ty compliance audit). Th hai là ki m soát tài chính
ạ ộ ố ể (financial audit). Và cu i cùng là ki m soát ho t đ ng (operation audit).
ườ ế ộ ộ ấ ố ứ ộ ệ ố ợ Trong tr ng h p công ty có m t h th ng quy ch n i b r t t ả t, t c qu n
ộ ộ ế ề ể ả ằ ằ ơ ầ lý b ng quy ch nhi u h n b ng thói quen, c m tính thì ki m soát n i b cũng g n
ư ồ ủ ầ ế ứ ủ ủ ể ệ ế ớ nh đ ng nghĩa v i ki m soát vi c tuân th , vì n u tuân th đ y đ quy ch t c là
ự ậ ự đã th c thi đúng ph n s .
ộ ố ẩ ấ ầ ở ườ ể M t s ph m ch t c n có i ki m soát ng
ạ ộ ể ệ ạ ả ố ọ Ho t đ ng ki m soát mu n đ t hi u qu , ng ườ ượ i đ ể c giao tr ng trách ki m
4
ả ộ ụ ượ ộ ố ư ẩ ấ ọ soát ph i h i t đ c m t s ph m ch t quan tr ng nh sau:
ụ ủ ể ề ể ể ả ả Ph i am hi u ngành, ngh . Ví d , ki m soát tuân th thì ph i am hi u v ề
ậ ệ ể ề ế ả ặ lu t l ; ki m soát v tài chính thì ph i có chuyên môn k toántài chính ho c công
ứ ề ự ầ ạ ộ ề ầ ế ả ty ho t đ ng v d u khí thì ph i có ki n th c v lĩnh v c d u khí…
ề ệ ề ả ố Ph i có tính hoài nghi ngh nghi p. Đi u này cũng gi ng bác sĩ nhìn đâu
ấ ườ ể ả ấ cũng th y vi trùng. Ng i làm ki m soát nhìn đâu cũng ph i th y sai sót, có nh ư
ệ ớ ậ v y m i phát hi n ra sai sót.
ự ậ ầ ả ọ ố ả ộ ậ Ph i khách quan (tôn tr ng s th t). Mu n khách quan thì c n ph i đ c l p
ề ế ệ ệ (v kinh t , quan h , công vi c…).
ư ể ộ ộ ể ả Tuy nhiên, ban ki m soát cũng nh ki m toán n i b không ph i là t ấ ả t c .
ủ ệ ố ậ ấ ộ ộ ể ế ỉ Chúng ch là m t b ph n c u thành c a h th ng ki m soát công ty. Có ý ki n ng ộ
ậ ằ ượ ậ ủ ể ề ấ ạ ả ố nh n r ng chúng đ c l p nên đ ch ng th t thoát ti n b c, tài s n c a doanh
ư ậ ệ ể ả ơ nghi p. Hi u nh v y thì đ n gi n quá.
ộ ệ ố ệ ả ằ ạ ộ ả ả ả ph i đ m b o r ng các ho t đ ng đ ượ c ể M t h th ng ki m soát hi u qu
ữ ươ ể ạ ượ ư ụ hoàn thành theo đúng nh ng ph ng pháp mà có th đ t đ c nh m c tiêu c a t ủ ổ
ộ ệ ố ứ ề ệ ố ữ ể ệ ở ch c đ ra. H th ng ki m soát h u hi u là m t h th ng mà ọ đó m i ng ườ ề i đ u
ệ ế ệ ậ ả ồ ờ ạ ph i làm vi c h t mình và không ai dám làm b y, đ ng th i giúp doanh nghi p h n
ế ố ủ ườ ướ ụ ế ệ ề ch t i đa r i ro trên con đ ng h ng đ n m c tiêu mà doanh nghi p đã đ ra.
ọ ơ ư ự ế ế ệ ề ướ M i c ch và quy ch mà doanh nghi p đ a ra và xây d ng đ u h ộ ế ng đ n m t
ư ậ ể ệ ấ ả ấ ộ ỏ ỉ ệ ố h th ng ki m soát nh v y. M t mát tài s n ch là m t chuy n r t nh trong
ư ờ ư ở ệ ậ ố ố ườ chuy n làm b y đó thôi. Cũng gi ng nh th i x a Trung Qu c ng i ta nói có ba
ạ lo i quan: quan thái bình, quan tham và quan đúng nghĩa. Quan thái bình không làm
ư ậ ả ậ b y nh ng không làm gì c . Quan tham thì làm b y. Còn quan đúng nghĩa là làm
ệ ế ướ ậ ọ ườ vi c h t mình vì vua, vì n ệ c. Trong doanh nghi p cũng v y, m i ng i không làm
ư ư ế ệ ế ậ b y nh ng n u không làm vi c h t mình thì cũng nh quan thái bình. Lúc đó thi ệ t
ể ầ ả ấ ậ ấ ạ h i có th còn cao g p hàng trăm, hàng ngàn l n tài s n th t thoát do làm b y.
ế ậ ố ớ ạ ộ ữ ể Nh ng cách ti p c n đ i v i ho t đ ng ki m soát
ế ậ ạ ộ ố ớ ể Có 3 cách ti p c n đ i v i ho t đ ng ki m soát là:
ị ườ ể ề ể ế ậ ộ Ki m soát th tr ử ụ ng: Là m t cách ti p c n v ki m soát trong đó s d ng
ư ạ ầ ươ ả ị ể ố ơ ế ị ườ c ch th tr ng bên ngoài nh c nh tranh giá c , th ph n t ng đ i, đ thi ế ậ t l p
ẩ ử ụ ệ ố ể ươ ứ ườ nên tiêu chu n s d ng trong h th ng ki m soát. Ph ng th c này th ng đ ượ c
5
ở ổ ứ ụ ủ ả ẩ ặ ấ ị ử ụ s d ng b i các t ch c mà trong đó các s n ph m ho c d ch v c a công ty r t rõ
ệ ở ự ạ ị ườ ràng và khác bi t và đó s c nh tranh trên th tr ữ ể ng là đáng k . Trong nh ng
ộ ủ ề ệ ộ ườ ượ ữ ể đi u ki n đó, các phân b c a m t công ty th ng đ c chuy n thành nh ng trung
ợ ượ ở ỷ ệ ầ ổ ợ ậ tâm l ậ i nhu n và đ c đánh giá b i t l ph n trăm trong t ng l i nhu n chung thu
ỗ ộ ượ đ c mà m i phân b đó đóng góp.
ể ươ ậ ậ ế ề Ki m soát hành chính: là ph ạ ng pháp ti p c n t p trung vào quy n h n
ậ ệ ủ ụ ể ị ự d a trên các quy đ nh hành chính, lu t l , th t c và các chính sách. Cách ki m soát
ạ ộ ự ệ ả ẩ ả ế này d a trên vi c tiêu chu n hóa các ho t đ ng, b n mô t ệ công vi c chi ti t, và các
ả ằ ể ệ ỹ ả ư ơ ế c ch hành chính khác nh ngân qu đ m b o r ng các nhân viên th hi n cách c ư
ạ ượ ạ ộ ự ử x đúng m c và đ t đ ẩ c các tiêu chu n ho t đ ng.
ủ ể ể ằ ỉ ị ẻ Ki m soát nhóm: đi u ch nh hành vi c a nhân viên b ng các giá tr chia s ,
ự ề ẩ ố ễ ủ ề ạ các chu n m c, truy n th ng, l nghi, ni m tin và các khía c nh khác c a văn hóa
ứ ượ ử ụ ở ổ ứ ổ ứ t ch c. Hình th c này đ c s d ng b i các t ch c trong đó các nhóm hay t ổ ộ đ i
ổ ượ ử ụ đ ệ c s d ng và công ngh thay đ i nhanh chóng.
ầ ổ ỉ ự ứ ộ ế H u h t các t ữ ch c, công ty không ch d a hoàn toàn vào m t trong nh ng
ể ế ế ộ ệ ố ể ợ cách ki m soát trên khi thi ậ t k m t h th ng ki m soát phù h p. Thay vì v y,
ệ ử ụ ị ườ ệ ể ổ ứ ự ọ ngoài vi c s d ng các bi n pháp ki m soát th tr ng, các t ệ ch c l a ch n vi c
ể ể ề ặ ọ ố ự l a ch n ki m soát hành chính ho c ki m soát nhóm. Đi u then ch t là thi ế ế ộ t k m t
ạ ượ ể ệ ụ ộ ệ ố h th ng đ giúp cho các doanh nghi p đ t đ ệ ề c các m c tiêu đ ra m t cách hi u
ệ ả ấ qu và hi u su t.
ạ ộ ế ứ ọ ể I.2. Ki m soát là ho t đ ng h t s c quan tr ng
ạ ộ ể ượ ứ ệ ấ ấ ổ ứ Lý do th nh t, vi c ho t đ ng có th đ c hoàn thành, c u trúc t ch c có
ả ể ể ạ ự ụ ệ ệ ậ th t o nên s thu n ti n hi u qu đ hoàn thành các m c tiêu, và nhân viên có th ể
ế ạ ở ỏ ự ả ư ẫ ả ượ đ c khuy n khích b i các nhà lãnh đ o gi i, nh ng v n không có s đ m b o nào
ẽ ượ ể ạ ượ ư ế ự ệ ạ ạ ộ các ho t đ ng s đ c th c hi n nh k ho ch và có th đ t đ ư ụ c đúng nh m c
ự ế ả ổ ạ ộ ị tiêu mà các nhà qu n tr theo đu i trong th c t ể hay không. Do đó, ho t đ ng ki m
ự ế ố ứ ả ấ ọ ị ố soát r t quan tr ng vì nó là s k t n i cu i cùng trong ch c năng qu n tr . Đó chính
ấ ể ể ế ượ ả ị ụ là cách duy nh t đ các nhà qu n tr có th bi t đ c m c đích c a t ủ ổ ứ ề ch c đ ra
ượ ấ ủ ự ứ ệ ể ị có đ ả c th c hi n hay không. Gía tr căn b n nh t c a ch c năng ki m soát, tuy
ạ ộ ụ ủ ề ạ ả ộ ộ ị nhiên ph thu c vào các ho t đ ng ho ch đ nh và y quy n. M t nhà qu n tr gi ị ỏ i
ả ằ ể ả ữ ả ườ ẽ ượ ầ c n ph i theo dõi đ đ m b o r ng nh ng gì ng ả i khác ph i làm s đ c làm
6
ự ế ả ằ ụ ả ượ ự ệ trong th c t , và đ m b o r ng các m c tiêu đang đ c th c hi n. Trên th c t ự ế ,
ộ ế ạ ộ ạ ộ ụ ể ể ạ ho t đ ng ki m soát là m t ti n trình liên t c và các ho t đ ng ki m soát các ho t
ộ ự ế ố ạ ộ ế ệ ấ ả ọ ớ ộ đ ng cung c p m t s k t n i quan tr ng v i vi c ho t đ ng. N u các nhà qu n tr ị
ể ế ượ ể ọ ọ ề ụ ế ạ không ki m soát, h không th bi t đ c các m c tiêu và các k ho ch h đ ra có
ư ế ầ ố ộ ạ ượ đ t đ c nh mong mu n hay không và hành đ ng ti p theo c n làm là gì.
ể ệ ể ệ ả ộ ọ M t lý do khác đ nói vi c ki m soát là quan tr ng là vi c các nhà qu n tr ị
ủ ễ ưỡ ủ ề ề ề ấ ả ạ ị y thác quy n h n và y quy n nhân viên. R t nhi u nhà qu n tr mi n c ng giao
ọ ợ ằ ọ ẽ ủ ủ ề ọ quy n cho nhân viên c a h vì h s r ng nhân viên c a h s làm sai và ng ườ i
ệ ạ ị ố ề ệ ả ọ gánh trách nhi m l ộ i chính là h . Do đó, nhi u nhà qu n tr c tình làm vi c m t
ễ ưỡ ủ ự ề ề ể ặ ể mình đ tránh y quy n ho c trao quy n. Tuy nhiên, s mi n c ng này có th làm
ộ ệ ố ớ ế ự ể ệ ả ả ả ị gi m b t n u các nhà qu n tr xây d ng m t h th ng ki m soát hi u qu . M t h ộ ệ
ồ ề ạ ộ ư ậ ể ể ấ ả ố ủ th ng ki m soát nh v y có th cung c p thông tin và ph n h i v ho t đ ng c a
ộ ệ ố ể ệ ả ậ ọ ở nhân viên. Vì v y, m t h th ng ki m soát hi u qu là quan tr ng b i vì các nhà
ế ị ả ủ ị ầ ệ ề ả ủ qu n tr c n ph i y thác trách nhi m và y quy n cho nhân viên ra các quy t đ nh.
ư ả ị ườ ố ớ ệ ế ố ị Nh ng vì các nhà qu n tr là ng i ch u trách nhi m cu i cùng đ i v i các k t qu ả
ệ ố ạ ộ ộ ơ ế ể ể ầ ọ ồ ả ho t đ ng, h cũng c n m t c ch ph n h i mà h th ng ki m soát có th cung
ọ ấ c p cho h .
ế ầ ổ ạ Xét riêng đ n công ty c ph n (CTCP), t i sao l ạ ồ ạ i t n t ể i Ban ki m soát
(BKS)?
ế ạ ộ ướ ạ ộ ồ ỏ ổ N u t m coi CTCP là m t “nhà n c” thu nh , thì đ i h i đ ng c đông
ế ị ậ ơ ơ ươ ướ (ĐHĐCĐ) đóng vai trò là c quan l p pháp n i quy t đ nh ph ng h ng phát
ề ọ ữ ủ ể ạ ấ ượ tri n và nh ng v n đ tr ng đ i khác c a công ty; HĐQT và BGĐ đ c coi là c ơ
ạ ộ ề ơ quan hành pháp n i đi u hành ho t đ ng kinh doanh hàng ngày; còn BKS đóng vai
ư ụ ể ạ ộ ủ ệ ủ ơ trò c a c quan t ể pháp có nhi m v ki m tra, ki m soát ho t đ ng c a HĐQT và
BGĐ.
ễ ườ ể ượ ủ Cách ví von này có th giúp chúng ta d m ng t ng ra vai trò c a BKS
ệ ớ ậ ấ ộ ố ề trong m i quan h v i các b ph n khác trong CTCP, nh t là trong vai trò “ki m
ố ọ ế ớ ch và đ i tr ng” v i HĐQT và BGĐ.
ế ự ờ ủ ề ẫ ấ Có r t nhi u nguyên nhân d n đ n s ra đ i c a BKS, trong đó có hai nguyên
ệ ữ ứ ạ ủ ế ự ả nhân ch y u là s ph c t p trong quá trình qu n lý công ty và quan h gi a các c ổ
7
ệ ữ ườ ự ế ề ự đông và s tách bi ủ ở ữ t gi a ch s h u và ng i đi u hành tr c ti p CTCP.
ỏ ố ượ ổ ườ ự Khi quy mô các CTCP nh , s l ng c đông ít, th ng không có s tách
ệ ữ ườ ự ế ề ổ ườ bi ủ ở ữ t gi a ch s h u và ng i đi u hành tr c ti p, mà các c đông th ồ ng đ ng
ờ ườ ẽ ồ ứ ề ờ th i là ng ủ i đi u hành công ty, t c là ĐHĐCĐ s đ ng th i là thành viên c a
HĐQT.
ố ượ ớ ơ ổ ơ Tuy nhiên, khi quy mô công ty l n h n, s l ự ề ề ng c đông nhi u h n, s đi u
ả ở ộ ộ ứ ạ ả hành và qu n lý công ty tr ầ nên ph c t p và do đó, c n có m t đ i ngũ qu n tr ị
ừ ườ ự ế ể ề ồ ờ ệ chuyên nghi p. T đây, ng i đi u hành tr c ti p công ty có th không đ ng th i là
ủ ở ữ ữ ch s h u công ty n a.
ạ ủ ố ổ ườ ở ữ ự ự ủ M i lo ng i c a các c đông ng ề ệ i s h u th c s c a công ty v vi c
ủ ề ạ ộ ố ơ ở đi u hành công ty c a HĐQT và BGĐ là m t m i lo ng i chính đáng và có c s .
ờ ủ ữ ự ề ế ẫ ộ ậ Đây là m t trong nh ng lý do d n đ n s ra đ i c a BKS. Theo đi u 95, Lu t
ả ượ ệ ệ ẽ ậ Doanh nghi p hi n hành, BKS s ph i đ c thành l p khi công ty có trên 11 c ổ
ổ ổ ứ ở ữ ố ổ ổ ặ đông là cá nhân ho c có c đông là t ầ ủ ch c s h u trên 50% t ng s c ph n c a
công ty.
ớ ượ ệ ậ ị ứ V i các ch c năng đ c quy đ nh trong Lu t Doanh nghi p và đi u l ề ệ ủ c a
ặ ổ ự ệ ệ ố ố công ty, BKS th c hi n vi c giám sát HĐQT, BGĐ (giám đ c ho c t ng giám đ c)
ề ể ệ ả ợ ợ trong vi c qu n lý và đi u hành công ty, ki m tra tính h p lý, h p pháp, tính trung
ứ ộ ẩ ạ ộ ự ề ả ọ th c và m c đ c n tr ng trong qu n lý, đi u hành ho t đ ng kinh doanh, trong t ổ
ư ẩ ứ ế ậ ố ị ch c công tác k toán, th ng kê và l p báo cáo tài chính cũng nh th m đ nh báo cáo
ủ tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng c a công ty, báo cáo
ủ ả đánh giá công tác qu n lý c a HĐQT.
ư ở ứ ớ ơ ộ ư ộ Nh đã nêu trên, v i ch c năng là m t “c quan t pháp” trong m t “nhà
ả ộ ậ ể ể ầ ỏ ướ n ự ộ c thu nh ”, đ có th giám sát HĐQT và BGĐ, BKS c n ph i đ c l p. S đ c
ầ ượ ạ ộ ể ệ ủ ệ ậ ậ l p này c n đ c th hi n trong vi c thành l p và ho t đ ng c a BKS. Thông qua
ẽ ả ế ị ự ủ ứ ệ ệ ằ ả ủ vi c th c hi n ch c năng c a mình, BKS s đ m b o r ng các quy t đ nh c a
ế ủ ậ ả ớ ợ ớ ị HĐQT và BGĐ là phù h p v i pháp lu t, v i các ngh quy t c a ĐHĐCĐ và b o v ệ
ệ ổ ầ ư ủ ệ ả ả ổ ợ l i ích c a các c đông. Chính vai trò b o v c đông, b o v nhà đ u t là lý do
ờ ồ ạ ự ạ ộ ủ cho s ra đ i, t n t i và ho t đ ng c a BKS.
ể ủ I.3. Vai trò c a ki m soát
ể ỏ ữ ự ứ ế ệ ả ằ Ki m soát nh m làm sáng t nh ng k t qu đã th c hi n, căn c vào đó mà
8
ả ị ượ ứ ự ư ể ừ ề ộ ỉ ị nhà qu n tr xác đ nh đ c th t u tiên đ t đó có tác đ ng đi u ch nh.
ự ượ ướ ạ ộ ậ ộ D đoán đ ề c chi u h ủ ủ ừ ng ho t đ ng chính c a t ng b ph n hay c a
ộ ệ ố ả ị toàn b h th ng qu n tr .
ữ ứ ệ ậ ờ ộ ị ị Phát hi n k p th i nh ng b ph n sai sót, căn c vào đó mà xác đ nh trách
ự ề ứ ể ệ ề ạ ờ ỉ ị nhi m, quy n h n, ch c năng đ có s đi u ch nh k p th i.
ượ ụ ể ữ ầ ố ứ Đáp ng đ c yêu c u báo cáo c th và chính xác nh ng con s đáng tin
ị ấ ụ ữ ế ế ề ạ ả ớ ể ố ậ c y lên nh ng nhà qu n tr c p cao đ đ i chi u v i m c tiêu k ho ch đ ra.
ứ ể ế ị ữ ả ầ ị ế ị Là nh ng căn c đ nhà qu n tr ra quy t đ nh c n thi ờ t, k p th i và chính
ấ ổ ứ ế ể ấ ằ ả ấ ạ ệ ấ xác nh m gi m đ n m c th p nh t t n th t, đ đem l ả i hi u qu cao nh t.
ế ể II. Ti n trình ki m soát
ườ ả ự ệ ế II.1. Đo l ng k t qu th c hi n
ườ ử ụ ự ụ ệ ệ ệ ể ẩ Đo l ng vi c th c hi n nhi m v là s d ng theo các tiêu chu n đ xác
ả ự ệ ạ ế ể ộ ượ ệ ị ượ ị đ nh k t qu th c hi n t ờ i m t th i đi m đ ể c xác đ nh, đ phát hi n đ ữ c nh ng
ệ ượ ữ ằ ươ ứ ể ả sai l ch có th x y ra và tránh đ c chúng b ng nh ng ph ộ ng th c hành đ ng
thích h p.ợ
ế ỉ ượ ạ ế ộ ợ ươ N u các ch tiêu đ c v ch ra m t cách thích h p, và n u các ph ệ ng ti n có
ấ ả ộ ị ướ kh năng xác đ nh m t cách chính xác các c p d ệ i đang làm gì, thì đánh giá vi c
ự ế ự ệ ươ ự ả ố ể ề ạ ệ th c hi n th c t và kh năng th c hi n t ạ ng đ i d dàng. Có nhi u lo i ho t
ự ể ễ ẩ ạ ạ ạ ộ ộ đ ng khác nhau, có lo i có th xây d ng tiêu chu n d dàng, có lo i ho t đ ng
ể ị ượ ượ ố ớ ạ ườ ả ự ế ệ không th đ nh l ng đ c, đ i v i lo i này đo l ng k t qu th c hi n là khó
ự ế ể ườ ạ ộ ữ ể ị ượ khăn. Trên th c t , đ đo l ng nh ng ho t đ ng có th xác đ nh đ ỉ c ch tiêu c ụ
ườ ư ứ ự ữ ủ ệ ẩ ạ ờ ể th , ng i ta d a trên nh ng tiêu chu n m nh : s c m nh c a doanh nghi p là
ệ ự ể ế ậ ợ không có đình công, t p th đoàn k t và làm vi c t ầ giác, tinh th n h p tác cao.
ờ ầ ả ượ ệ ẩ ế ợ ớ Vi c đánh giá theo tiêu chu n m c n ph i đ ệ c k t h p v i vi c đánh giá theo
ượ ị ượ ớ ượ ệ ẩ tiêu chu n đã đ c đ nh l ng rõ ràng thì vi c đánh giá chung m i đ c coi là thích
h p.ợ
ườ ể ườ ố ả ủ ẩ ộ ưở ụ ế Ví d : n u ng i ta có th đo l ng s s n ph m c a m t phân x ả ng s n
ấ ươ ố ể ể ể ộ xu t m t cách t ng đ i d dàng, thì ng ượ ạ ấ c l ệ ủ i r t khó đ ki m tra công vi c c a
ế ệ ặ ộ ườ ả ợ Phòng Giao t công c ng trong xí nghi p. G p tr ng h p này, các nhà qu n tr ị
ườ ộ ủ ữ ế ẩ th ư ng dùng nh ng tiêu chu n gián ti p nh là thái đ c a báo chí và công chúng
9
ủ ệ ệ ộ ố ớ đ i v i xí nghi p, hay uy tín c a xí nghi p trong xã h i.
ề ượ ả ự ạ ộ ữ ế ế ề ắ ậ Đ rút ra đ ệ c nh ng k t lu n đúng đ n v ho t đ ng và k t qu th c hi n
ư ủ ữ ệ ệ ườ ượ ặ cũng nh nguyên nhân c a nh ng sai l ch, vi c đo l ng đ c l p đi l p l ặ ạ ằ i b ng
ố ủ ự ụ ợ ữ ầ ườ ạ ộ ụ ạ ộ nh ng công c h p lý. T n s c a s đo l ng ph thu c vào d ng ho t đ ng b ị
ộ ả ứ ụ ệ ể ki m tra. Ví d : trong nhà máy công nghi p, m c đ x khói ra không khí đ ượ c
ự ế ở ộ ư ụ ụ ự ệ ệ ả ộ ấ giám sát liên t c, nh ng s ti n b trong vi c th c hi n m c tiêu m r ng s n xu t
ị ấ ặ ầ ả ộ ươ ự ượ đ c các nàh qu n tr c p cao xem xét m t ho c hai l n trong năm. T ng t nh ư
ườ ủ ủ ầ ườ ộ ậ v y, ng ộ ử i ch c a m t c a hàng c n th ụ ụ ủ ng xuyên giám sát thái đ ph c v c a
ư ả ố ộ ỉ ặ các nhân viên bán hàng nh ng ch xem xét tình hình cân đ i tài s n m t tháng ho c
ộ ầ ộ m t quý m t l n.
ườ ế ườ ự ự ệ ớ ườ Vì ng i ti n hành giám sát, đo l ng s th c hi n v i ng i đánh giá và ra
ế ị ự ề ể ả ỉ ượ ố quy t đ nh đi u ch nh có th khác nhau nên ph i xây d ng đ c m i quan h ệ
ề ố ữ ọ ợ truy n th ng h p lý gi a h .
ệ ớ ế ỉ ả ự II.2. So sánh k t qu th c hi n v i ch tiêu
ả ự ế ữ ế ướ ệ ị ứ ộ B c so sánh giúp xác đ nh m c đ chênh l ch gi a k t qu th c t và tiêu
ẩ ầ ế ể ệ ằ ả ả ị chu n. Các so sánh là c n thi ề t đ xác đ nh li u r ng đi u gì đang x y ra có ph i là
ữ ề ệ ả ớ ợ ẩ ế ự ự nh ng đi u nên x y ra hay không. N u s th c hi n phù h p v i các tiêu chu n,
ệ ẫ ể ế ễ ế ạ ả ậ ọ ị ầ nhà qu n tr có th k t lu n m i vi c v n di n ra theo đúng k ho ch và không c n
ả ự ế ệ ế ẩ ớ ợ ỉ ự ề ự ề s đi u ch nh. N u k t qu th c hi n không phù h p v i tiêu chu n thì s đi u
ể ẽ ầ ỉ ế ự ề ệ ể ch nh s có th là c n thi t. S sai l ch này có th phát sinh theo hai chi u h ướ ng
ự ế ớ ặ ẩ ẩ ặ ơ ị khác nhau, ho c th c t ề ỏ ơ l n h n “chu n” ho c nh h n “chu n” qui đ nh. Chi u
ựơ ệ ượ ố ố ộ ỉ ướ h ng nào đ c xem là hi n t ng t t hay không t t còn tùy thu c vào ch tiêu so
ế ợ ự ế ớ ệ ượ ế ạ ậ ơ ố sánh, n u l i nhu n th c t l n h n k ho ch thì đó là hi n t ng t t, ng ượ ạ i c l
ế ạ ả ẩ ớ ơ ượ ệ ượ ố giá thành s n ph m l n h n k ho ch đ c xem là hi n t ng không t t. M t s ộ ố
ệ ư ầ ả ị ượ ự s khác bi t nh : tăng doanh thu, tăng th ph n, gi m chi phí,… đ c xem là tín
ệ ố ủ ế ộ ố ư ỷ ệ ả ế hi u t ệ t c a k t qu công vi c; m t s khác nh t l ả ẩ hàng ph ph m tăng, gi m
ư ậ ị ầ ệ ạ ả ợ l ậ i nhu n,…l ạ ượ i đ c xem là tín hi u đáng lo ng i. Nh v y, nhà qu n tr c n xác
ượ ể ấ ậ ạ ổ ượ ữ ệ ị đ nh đ c ph m vi thay đ i có th ch p nh n đ c. Nh ng khác bi ằ t không n m
ề ầ ạ ướ ả trong ph m vi này đ u có ý nghĩa và c n quan tâm. Trong b c này, nhà qu n tr ị
10
ề ướ ế ủ ự ố ạ ầ c n chú ý đ n ph m vi và chi u h ng c a s thay đ i.
ớ ạ Gi i h n trên
Tiêu chu nẩ
Ph m ạ vi thay ổ đ i có th ể ch p ấ nh n ậ cượ đ
Gi ớ ạ ướ i h n d i
t t+1 t+2 t+3 t+4 t+5 t+6
ể ấ ậ ượ ạ ổ Hình 1 : Ph m vi thay đ i có th ch p nh n đ c
ề ệ ể ạ Ví d :ụ T i Tom’s of Maine, nhân viên đi u khi n máy có trách nhi m đóng
ế ấ ả ữ ể ề ỗ ố gói 81 ng kem m i phút. N u t t c nh ng nhân viên đi u khi n máy đ t đ ạ ượ c
ặ ượ ụ ệ ế ả ậ ộ ho c v ả ấ t qua m c tiêu này, ti n trình s n xu t đang v n hành m t cách hi u qu .
ự ế ệ ữ ữ ữ ề ề ả N u không có s khác bi t rõ ràng gi a nh ng đi u đang x y ra và nh ng đi u nên
ẽ ế ụ ấ ỳ ự ạ ộ ổ ả x y ra, ho t đ ng s ti p t c mà không có b t k s thay đ i nào.
ủ ự ả ế ữ ệ ậ ả ủ Ph i ti n hành phân tích nguyên nhân c a s sai l ch và nh ng h u qu c a
ạ ộ ố ớ ể ệ ớ ế ế ậ ủ nó đ i v i ho t đ ng c a doanh nghi p đ đi t ề ầ i k t lu n có c n ti n hành đi u
ự ầ ỉ ượ ươ ề ỉ ế ch nh hay không và n u c n thì xây d ng đ ộ c m t ch ề ng trình đi u ch nh đ ra
ụ ự ữ ệ ệ ả ắ ằ ộ ệ các bi n pháp nh m kh c ph c s sai l ch đó m t cách có hi u qu . Nh ng sai
ượ ứ ự ủ ẽ ể ầ ả ị ệ l ch v t quá m c cho phép s là đáng k và c n có s quan tâm c a nhà qu n tr .
ụ ơ Ví d sau đây giúp hình dung rõ h n.
ử ầ ẻ ộ ố ặ C a hàng bách hóa Tr n Nguyên kinh doanh bán l m t s m t hàng r ượ u
ướ ả ự ẩ ầ ố ỗ ộ bia, n c gi ề ổ i khát và th c ph m đóng h p. Cu i m i tháng, ông Tr n đ u t ng
ố ợ h p tình hình bán hàng trong tháng. Tình hình doanh s trong tháng 01/2011 đ ượ c
11
ể ệ ả th hi n qua b ng sau:
ố ả B ng: Doanh s bán hàng tháng 01/2011
ồ ơ ị Đ n v tính: ngàn đ ng
ố Doanh s trong ẩ ả Tên s n ph m ố ự ế Doanh s d ki n Tăng / gi mả tháng
Bia Heineken 15.000 12.000 3.000
Bia Tiger 15.000 18.000 3.000
Coca Cola 5.000 7.800 2.800
Pepsi Cola 4.000 3.800 200
ồ ộ Đ h p Vissan 8.000 12.000 4.000
ồ ộ ạ Đ h p H Long 6.000 4.000 2.000
ộ ổ T ng c ng 53.000 57.600 4.600
ự ế ả ố ả Doanh s bán hàng trong tháng 01 ph n ánh k t qu chung có s gia tăng so
ố ủ ấ ả ề ớ v i doanh s d ki n. ố ự ế Tuy nhiên, đi u này không có nghĩa doanh s c a t t c các
ề ầ ặ ả ầ ả ẩ ả s n ph m đ u gia tăng và ông Tr n c n ph i xem xét lý do tăng ho c gi m doanh
ạ ể ề ợ ỉ ữ ố ủ ừ s c a t ng lo i đ có nh ng đi u ch nh thích h p.
ố ớ ỉ ệ ả ẩ Đ i v i 2 s n ph m Coca Cola và Pepsi Cola, t l ả tăng và gi m doanh s ố
ầ ư ể ề ầ ố ớ ồ ộ bán là không đáng k nên ông Tr n không c n l u tâm nhi u. Đ i v i đ h p
ồ ộ ỉ ệ ạ ế ả Vissan và đ h p H Long, t l tăng và gi m là 50% và 33%. N u Vissan đang là
ẩ ượ ư ộ ả s n ph m đ ầ ẽ ặ c khách hàng a chu ng, thì rõ ràng trong tháng 02, ông Tr n s đ t
ủ ứ ủ ể ề ầ ơ ể ấ hàng c a Vissan nhi u h n đ đáp ng yêu c u c a khách hàng và không đ m t
ầ ẽ ư ậ ế ị ả ố khách. Nh v y, ông Tr n s ph i xem xét, phân tích các thông s và ra quy t đ nh
ệ cho vi c kinh doanh trong tháng sau.
ạ ộ ế ả ị II.3. Ti n hành ho t đ ng qu n tr
ạ ộ ế ả ị ườ ả ự ế ệ Ti n hành ho t đ ng qu n tr sau khi đo l ng k t qu th c hi n và so sánh
ả ự ệ ề ệ ấ ớ ỉ ỉ ự ế k t qu th c hi n v i ch tiêu th c ch t là đi u ch nh các sai l ch.
ệ ư ữ ẩ ả ị ỉ Vi c đ a ra các ch tiêu hay tiêu chu n ph n ánh nh ng v trí khác nhau trong
ộ ơ ấ ế ệ ườ ượ ự ệ ề ệ ỉ m t c c u, và n u vi c đo l ng đ c th c hi n chính xác, thì vi c đi u ch nh các
ẽ ễ ị ế ệ ả ụ ệ ầ ả sai l ch s d dàng, vì nhà qu n tr bi ề t chính xác c n ph i áp d ng bi n pháp đi u
ở ệ ố ụ ặ ỉ ch nh ệ đâu trong h th ng phân công nhi m v theo nhóm ho c theo cá nhân.
ể ượ ề ệ ỉ ụ ủ ệ ể Đi u ch nh các sai l ch có th đ ở c coi là m c đích c a vi c ki m soát, b i
ớ ượ ụ ề ệ ế ề ạ ỉ ự vì thông qua vi c đi u ch nh mà m c tiêu và k ho ch đ ra m i đ ệ c th c hi n.
12
ệ ề ệ ề ể ỉ ượ ấ ấ Đi u ch nh các sai l ch chính là v n đ mà qua đó vi c ki m soát đ c th y rõ nh ư
ộ ệ ố ệ ớ ủ ả ầ ộ ơ ị ứ là m t ph n c a toàn b h th ng qu n tr và là n i mà nó liên h v i các ch c
ể ề ệ ề ả ằ ả ị ị ỉ năng qu n tr khác. Các nhà qu n tr có th đi u ch nh các sai l ch b ng nhi u cách,
ư ạ ể ử ụ ệ ặ ạ ổ ị ươ nh xem xét l i vi c ho ch đ nh ho c có th s a đ i các m c tiêu, ph ng pháp
ượ ọ ươ ệ ặ ằ ổ ỉ này đ c g i là ph ể ề ng pháp đ i lái. Ho c có th đi u ch nh sai l ch b ng cách
ự ứ ệ ổ ứ ệ ạ ệ ặ th c hi n ch c năng t ch c thông qua vi c phân công l ụ i ho c làm rõ nhi m v .
ể ề ế ể ằ ộ ọ ỉ Cũng có th đi u ch nh b ng cách biên ch thêm cán b , tuy n ch n và đào t o t ạ ố t
ơ ở ấ ướ ế ệ ặ ả ặ ả ơ h n cho các c s c p d i, ho c gi m biên ch , ho c thông qua vi c gi i thích
ặ ằ ả ơ ề ệ ệ ậ ạ ầ ủ ơ đ y đ h n v công vi c ho c b ng kĩ thu t lãnh đ o có hi u qu h n.
ụ ể ề ệ ồ ỉ C th , đi u ch nh các sai l ch bao g m:
ạ ộ ự ế ề ỉ * Đi u ch nh ho t đ ng th c t
ủ ự ư ế ệ ế ệ ả ỏ N u nguyên nhân c a s chênh l ch trong k t qu là do công vi c ch a th a
ự ề ự ề ị ầ ể ả ổ ỉ ỉ ế mãn, nhà qu n tr c n có s đi u ch nh. S đi u ch nh này có th là thay đ i chi n
ệ ố ơ ấ ươ ặ ổ ươ ạ ượ l c, c c u, h th ng l ng b ng ho c ch ng trình đào t o, thi ế ế ạ t k l i công
ệ ả vi c hay sa th i nhân viên.
ạ ộ ế ị ự ế ư ệ ả ị ỉ Nhà qu n tr khi đ a ra quy t đ nh hi u ch nh ho t đ ng th c t ả ồ ph i đ ng
ờ ư ế ị ư ứ ệ ề ộ ờ ỉ ệ th i đ a ra m t quy t đ nh khác: nên đ a ra bi n pháp đi u ch nh t c th i hay bi n
ờ ẽ ả ơ ả ứ ề ệ ề ỉ ỉ ế ấ ề pháp đi u ch nh c b n? Bi n pháp đi u ch nh t c th i s gi i quy t v n đ ngay
ỹ ạ ư ề ằ ườ ệ ỉ ạ ộ ậ ứ l p t c nh m đ a ho t đ ng v qu đ o bình th ơ ả ề ng. Bi n pháp đi u ch nh c b n
ạ ộ ự ế ư ế ệ ạ ừ ẽ s xem xét ho t đ ng th c t chênh l ch nh th nào và t i sao, t ế đó ti n hành
ị ỏ ẽ ụ ữ ữ ả ắ ộ ệ kh c ph c nh ng chênh l ch đó. M t nhà qu n tr gi ệ i s phân tích nh ng sai l ch
ị ượ ữ và khi đã xác đ nh đ ọ ẽ ử c nguyên nhân h s s a ch a chúng.
ề ỉ ạ ữ ẩ * Đi u ch nh l i nh ng tiêu chu n
ả ủ ự ệ ể ế ẩ ợ ớ ự ữ S sai l ch có th là k t qu c a nh ng tiêu chu n không phù h p v i th c
ụ ặ ấ ặ ườ ợ ế t , có nghĩa là m c tiêu đ t ra quá cao ho c quá th p. Trong tr ng h p này thì tiêu
ố ượ ẩ ượ ạ ộ ứ ề ỉ chu n là đ i t ầ ng c n đ ầ ả c đi u ch nh ch không ph i là ho t đ ng. Khi đó c n
ườ xem xét hai tr ợ ng h p:
ư ộ ạ ấ ạ ộ ứ ệ ế ẩ ấ ố Th nh t là vi c h th p tiêu chu n ho t đ ng xu ng. N u nh m t nhân
ụ ế ệ ể ả ấ ộ ớ viên hay m t nhóm nhân viên có k t qu làm vi c th p đáng k so v i m c tiêu thì
13
ự ẽ ổ ỗ ệ ư ự ụ ệ ả ứ ph n ng t ọ nhiên là h là s đ l i cho s sai l ch trong vi c đ a ra m c tiêu.
ứ ế ể ẩ ườ ợ Th hai là các tiêu chu n có th quá cao và n u tr ng h p này là đúng nó có
ể ẫ ế ể ệ ấ ậ ơ ộ ệ th d n đ n nhũng chênh l ch đáng k hay th m chí làm m t đi đ ng c làm vi c
ố ượ ữ ẩ ằ ủ c a nhân viên v n đ c đo b ng nh ng tiêu chu n này.
ạ ượ ế ả ị ệ ẩ N u nhân viên hay các nhà qu n tr không đ t đ ầ c tiêu chu n thì vi c đ u
ướ ẩ ấ ọ tiên là h có xu h ng t n công tiêu chu n.
ậ ế II.4. K t lu n
ể ể ề ế ư ể ơ Đ hi u rõ h n v ti n trình ki m soát, nhóm xin đ a ra hai mô hình khái quá
ư ề ế v ti n trình này nh sau:
ộ ệ ố ể ả ồ Ki m soát là m t h th ng ph n h i
ị ề ơ ả ộ ệ ố ể ệ ả ố ượ Công vi c ki m soát qu n tr v c b n là m t h th ng n i ng c thông tin
ệ ượ ể ả ộ ị ể ể đ ki m soát. Vòng liên h ng ệ c ki m soát qu n tr trình bày m t cách toàn di n
ệ ự ề ự ơ ể ự ể ệ ầ ỉ ơ ả và hi n th c h n quá trình ki m soát c b n. Đ th c hi n s đi u ch nh c n thi ế t
ả ư ộ ươ ạ ộ ự ệ ỉ ọ h ph i đ a ra m t ch ề ng trình cho ho t đ ng đi u ch nh và th c hi n ch ươ ng
ế
ả ự
ng k t
ị Xác đ nh các sai l chệ
So sánh th c ự ế ớ v i các tiêu
t
ườ ế Đo l ả ự ế qu th c t
K t qu th c tế
chu nẩ
ệ
ự
ế
Ch
ng trình
ả K t qu mong mu nố
Phân tích nguyên nhân sai l chệ
ươ ạ ộ ho t đ ng ỉ ề đi u ch nh
Th c hi n cách đi u ề ch nhỉ
ế ế ả ằ ố trình này nh m đi đ n k t qu mong mu n.
ế ị ủ ể ế ả ị Các quy t đ nh c a nhà qu n tr trong ti n trình ki m soát
ẩ ượ ự ự ụ ượ Các tiêu chu n đ c xây d ng d a trên các m c tiêu đ ể c phát tri n trong
ơ ở ụ ế ể ấ ạ ị quá trình ho ch đ nh. Các m c tiêu cung c p c s cho ti n trình ki m soát, đó là
ữ ệ ộ ườ ạ ộ ế ả ị ụ m t dòng liên t c gi a vi c đo l ng, so sánh và ti n hành các ho t đ ng qu n tr .
ế ị ị ề ủ ế ả ả ỗ ộ Tùy theo k t qu so sánh, các quy t đ nh c a m t nhà qu n tr v chu i hành
ể ự ệ ề ể ặ ẩ ỉ ề ộ đ ng có th th c hi n, có th là không làm gì, đi u ch nh tiêu chu n ho c đi u
14
ạ ộ ỉ ch nh ho t đ ng.
Tiêu chu n ẩ
C
Không làm gì
So sánh k t ế ả ự ế qu th c t ỉ ớ v i các ch tiêu
c ượ có đ ệ ự th c hi n không
K
Tiêu chu nẩ
C
ậ
Các m c ụ tiêu
Không làm gì
ườ ng Đo l ả ế k t qu th c tự ế
ệ Sai l ch có ấ ch p nh n ượ c không đ
K
ị
C
Tiêu chu n ẩ ợ có h p lí không
Xác đ nh nguyên nhân sai l chệ
K
ỉ
ề
Đi u ch nh tiêu chu nẩ
ỉ ề Đi u ch nh ạ ộ ho t đ ng
ể ạ III. Các lo i ki m soát
ế ừ III.1. Ki m soát phòng ng a
ể ể ạ ọ ườ ướ ướ Lo i ki m soát này còn g i là ki m soát l ng tr ể c hay ki m soát tr c khi
ự ệ th c hi n.
ạ ộ ể ướ ạ ộ ệ ả Ho t đ ng ki m tra tr ữ ằ c khi ho t đ ng x y ra, b ng cách tiên li u nh ng
ể ả ệ ạ ữ ề ề ể ỉ ệ ấ v n đ có th x y ra đ có nh ng bi n pháp đi u ch nh ngay trong hi n t i.
ổ ự ệ ự ứ ệ ế ượ ữ Giúp cho t ạ ch c th c hi n k ho ch chính xác, d li u đ ấ c nh ng v n
ể ả ưở ừ ờ ự ế ệ ế ể ạ ề đ có th nh h ng t th i đi m lên k ho ch cho đ n lúc th c hi n.
ể ườ ướ ề ự ế ổ ủ ự ự ự Ki m tra l ng tr c d a vào d báo, d đoán v s bi n đ i c a môi
ườ tr ng
ể ạ ị ướ ươ Lo i ki m soát này mang tính đ nh h ng t ng lai.
ộ ụ ụ ể ư M t vài ví d c th nh :
ề ộ ườ ữ ầ M t vài n n văn hoá, tôn giáo, nhóm ng ặ i hay công ty có nh ng yêu c u đ c
15
ệ ố ớ ế ế ứ ư ữ ệ ạ ẳ ườ bi t đ i v i vi c ch bi n th c ăn. Ch ng h n nh nh ng ng ỏ i Do Thái đòi h i
ủ ọ ả ượ ị ướ ự ữ ủ ồ đ ăn chay c a h ph i đ ẩ c chu n b d i s giám sát c a các giáo sĩ. Nh ng nhà
ả ả ậ ẩ ậ ườ ế ế ữ ử ữ ế nh p kh u h i s n Nh t th ng g i nh ng chuyên gia ch bi n đ n nh ng n ướ c
ể ư ư ữ ờ ế ế ư nh Australia đ đ a ra nh ng l ả i khuyên cũng nh giám sát quá trình ch bi n h i
ứ ả ả ằ ượ ủ ậ ầ ả s n nh m đ m b o đáp ng đ ử c yêu c u c a khách hàng Nh t. Mc Donald g i
ấ ượ ể ữ ủ ế ơ ố các chuyên gia ki m soát ch t l ọ ớ ng đ n nh ng qu c gia n i công ty c a h m i
ả ằ ấ ả ứ ề ệ ạ ể ả chi nhánh đ đ m b o r ng t t c các nhiên li u dùng làm th c ăn đ u đ t các tiêu
ủ ư ể ể ả ằ ẩ ả ẩ ấ chu n c a công ty. Ki u ki m soát này nh m đ m b o tiêu chu n cũng nh ch t
ủ ả ứ ủ ữ ầ ẩ ị ượ l ng c a s n ph m đáp ng chính xác yêu c u c a khách hàng, nh ng qui đ nh
ề ứ ữ ế ủ c a tôn giáo v th c ăn hay nh ng gì liên quan đ n công ty.
ộ ố ấ ị ủ ệ ế Trong m t s ngành công nghi p nh t đ nh, chính ph cũng liên quan đ n
ư ừ ể ể ả ặ ừ ụ ki u ki m soát phòng ng a. Ví d nh , khoai tây ph i tròn, n ng t ế 120 đ n 200
ể ả ượ ả ẹ ẹ ẩ ượ ậ gam và ph i th t khô đ có đ c s n ph m nh và có màu đ p sau khi đ c ch ế
ế ướ ạ ả ả ắ ượ ấ ạ bi n. Kích th c, màu s c, tình tr ng b o qu n sau khi đ c thu ho ch r t quan
ấ ượ ọ ể ỗ ợ ủ ậ ươ ố ớ tr ng đ i v i ch t l ng c a khoai tây chiên. Vì v y, đ h tr cho ch ng trình
ứ ề ố ị ượ gây gi ng và đ nh giá, Nhóm nghiên c u v khoai tây chiên (PCRG) đã đ c thành
ữ ồ ườ ồ ồ ợ ậ l p vào năm 1983 g m nh ng ng ế ế i tr ng khoai theo h p đ ng, nhà máy ch bi n
ệ ủ ụ ệ ạ ộ ươ và đ i di n ngành công nghi p c a bang Victoria. M t ví d khác là ch ng trình
ị ượ ự ữ ệ ở ả b o trì máy bay theo l ch trình đ c th c hi n b i nh ng hãng hàng không chính.
ư ậ ể ằ ọ ọ ượ ữ H làm nh v y nh m tìm ra và hi v ng có th tránh đ ư ỏ c nh ng h h ng có th ể
gây ra tai n n.ạ
Ư ể u đi m:
ạ ộ ủ ữ ư ể ể ả ọ Đi m quan tr ng c a ki m soát này là đ a ra nh ng ho t đ ng qu n tr tr ị ướ c
ộ ấ ề ả ể ể ượ ố khi m t v n đ x y ra. Ki u ki m soát này đ c mong mu n vì nó cho phép nhà
ề ứ ụ ữ ắ ấ ả ấ ặ ổ ị ả qu n tr ngăn ch n v n đ ch không ph i là kh c ph c sau khi nh ng t n th t đã
ư ả ấ ượ ẩ ả ấ ả x y ra, nh s n ph m kém ch t l ng, m t khách hàng, gi m doanh thu,…
ể ộ ườ ướ ệ ủ Tác đ ng c a ki m soát l ng tr ủ ộ c là giúp cho các doanh nghi p ch đ ng
ấ ắ ữ ớ ươ ủ ộ ố đ i phó v i nh ng b t tr c trong t ng lai và ch đ ng tránh sai lâm ngay t ừ ầ đ u.
ứ ấ ố Đây là hình th c ít t n kém nh t.
16
ượ Nh ể c đi m:
ữ ể ể ấ ỏ ề Tuy nhiên ki u ki m soát này đòi h i nh ng thông tin chính xác, m t nhi u
ậ ượ ấ ờ ử ụ ể ậ th i gian và r t khó thu th p đ ạ c. Vì v y mà các nhà ki m soát hay s d ng 2 lo i
ể ạ ki m soát còn l i.
ậ ướ ộ ố Sau đây là m t s kĩ thu t h ng t ớ ươ i t ng lai:
ạ ụ ế ợ ớ ế ự ế ạ D báo m i v k t h p v i k ho ch xúc ti n bán hàng (sale promotion)
ằ ườ ố ớ ộ ả ủ ẩ ố ọ nh m tăng c ộ ơ ng doanh s kì v ng c a công ty đ i v i m t s n ph m hay m t đ n
ế ượ ị v kinh doanh chi n l c nào đó.
ươ ơ ồ ạ ướ ệ ậ ọ ỹ ng pháp s đ m ng l i, còn g i là k thu t duy t xét và đánh giá Ph
ươ ị ườ ả ướ ề ấ ch ng trình, giúp nhà qu n tr l ng tr ự c các v n đ phát sinh trong các lĩnh v c
ổ ờ ệ ặ ặ ừ ầ chi phí ho c phân b th i gian, và có bi n pháp ngăn ch n ngay t đ u các chi phí
ề ờ ề v tài chính hay v th i gian;
ể ể ệ ố ườ ướ ề ề ề ặ ng tr ặ c v ti n m t ho c v tài ầ H th ng các đ u vào đ ki m tra l
ặ ề ứ ự ữ chính, ho c v m c d tr hàng hóa;
ể ườ ướ ụ ể ậ ỹ ng tr c trong k thu t công trình. Ví d : Ki m tra nhi ệ ộ t đ Ki m tra l
ướ ồ ướ ả tr c khi lu ng n c ch y ra vòi;
ườ ướ ệ ố ả ứ ủ ườ ng tr c trong các h th ng ph n ng c a con ng i. ể Ki m tra l
ạ ỗ ể III.2. Ki m soát t i ch
ọ ủ ư ể ạ ỗ ượ ạ ộ ụ Nh tên g i c a nó, ki m soát t i ch đ ộ c áp d ng khi m t ho t đ ng đang
ể ế ượ ự ệ ệ ượ ế ượ đ c ti n hành. Khi ki m soát đ c th c hi n khi công vi c đang đ c ti n hành,
ề ớ ữ ể ấ ả ắ ị ướ ụ các nhà qu n tr có th kh c ph c nh ng v n đ m i phát sinh, tr c khi chúng tr ở
ố nên quá t n kém.
ạ ộ ự ữ ể ế ế ế ằ Ho t đ ng ki m tra b ng cách theo dõi tr c ti p nh ng di n bi n trong quá
ự ế ạ ệ trình th c hi n k ho ch.
ụ ữ ằ ờ ỡ ị ướ ữ ắ ở M c tiêu nh m k p th i tháo g nh ng v ng m c, nh ng tr ạ ng i khó
ộ ự ế ể ả ự ệ ế ả khăn khi th c hi n đ đ m b o ti n đ d ki n.
Ư ể u đi m:
ổ ế ấ ủ ể ạ ạ ế ỗ ộ D ng ph bi n nh t c a ki m soát t ự i ch là giám sát tr c ti p. Khi m t nhà
ị ự ế ạ ộ ể ừ ủ ả ả ị ể qu n tr tr c ti p theo dõi ho t đ ng c a nhân viên, nhà qu n tr đó có th v a ki m
ự ậ ễ ữ ề ả ụ ừ ắ ắ ắ ấ ạ ặ tra v a kh c ph c khi v n đ x y ra. M c dù ch c ch n có s ch m tr gi a ho t
17
ả ứ ư ự ể ả ậ ắ ị ễ ụ ủ ộ đ ng và ph n ng đ kh c ph c c a nhà qu n tr nh ng s ch m tr ấ này là r t
ề ườ ắ ượ ả ế ướ ồ ự ị ấ ng n. V n đ th ng đ c gi i quy t tr ặ ổ c khi các ngu n l c b lãng phí ho c t n
ấ ớ ế ị ỹ ể ề ằ ậ th t l n. Các thi t b k thu t (máy vi tính, máy móc đi u khi n b ng vi tính,…) có
ể ượ ươ ể ể ụ ụ ươ ử ừ th đ c lên ch ng trình đ ki m soát liên t c. Ví d ch ng trình x lí t ng ữ
ể ạ ả ư ữ ạ ươ cho phép b n ki m tra chính t cũng nh văn ph m. Ngoài ra nh ng ch ng trình có
ấ ượ ượ ế ế ự ể ể ch t l ng đ c thi t k d a trên ki u ki m soát này giúp cho nhân viên bi ế ượ c t đ
ệ ả ạ ượ ẩ ẩ ọ li u s n ph m h làm ra có đ t đ c tiêu chu n hay không.
ượ Nh ể c đi m:
ể ệ ả ả ạ ỉ ị ượ D ng ki m tra nay ch có hi u qu khi các nhà qu n tr có đ c thông tin
ờ ề ữ ổ ủ ị ườ ạ ộ ề chính xác, k p th i v nh ng thay đ i c a môi tr ng và v ho t đ ng.
ể ả ồ III.3. Ki m soát ph n h i
ể ể ạ ả ượ ạ ộ ự ệ ồ Ki m soát ph n h i là lo i ki m soát đ c th c hi n sau khi ho t đ ng đã
ả x y ra.
Ư ể u đi m:
ư ể ể ể ẳ ả ồ ơ ườ ướ ẫ Ki m soát ph n h i có 2 u đi m h n h n ki m soát l ng tr ể c l n ki m
ờ ồ soát đ ng th i:
ị ầ ủ ề ữ ệ ấ ả ả ủ ổ ự Cung c p cho nhà qu n tr đ y đ thông tin v nh ng hi u qu c a n l c
ệ ậ ế ầ ấ ạ ế ể ậ ạ ủ ọ trong vi c l p k ho ch c a h . Cung c p thông tin c n thi ữ ế t đ l p k ho ch h u
ủ ể ệ ế ả ả ạ ạ ồ ị ị hi u trong giai đo n ho ch đ nh c a quá trình qu n tr . N u ki m soát ph n h i ch ỉ
ữ ế ự ệ ệ ề ặ ẩ ả ằ ụ ra r ng không có nhi u sai l ch gi a k t qu đã th c hi n và tiêu chu n (ho c m c
ạ ượ ứ ề ỏ ữ ệ ạ ầ tiêu) c n đ t đ c thì đi u này ch ng t ị công tác ho ch đ nh h u hi u. Ng ượ ạ i c l
ể ư ệ ệ ệ ể ẽ ả ị ữ ự s phát hi n có nhi u sai l ch s giúp nhà qu n tr rút kinh nghi m đ đ a ra nh ng
ớ ố ơ ạ ế k ho ch m i t t h n.
ả ế ệ ố ơ ẩ ấ ộ ơ Giúp c i ti n đ ng c thúc đ y nhân viên làm vi c t t h n. Cung c p cho
ề ệ ệ ố ự ữ ọ ọ ư ế m i nhân viên nh ng thông tin v vi c h đã th c hi n t t nh th nào cũng nh ư
ấ ượ ế ạ ộ ủ ươ ể làm th nào đ nâng cao ch t l ng các ho t đ ng c a mình trong t ng lai.
ượ Nh ể c đi m:
ộ ễ ề ờ ể ạ ườ ớ ừ Lo i ki m soát này là đ tr v th i gian th ng khá l n, t ự ố ự lúc s c th c
18
ủ ế ệ ệ ế ặ ả ườ ứ ự ả s x y ra đ n khi phát hi n sai sót ho c sai l ch c a k t qu đo l ng căn c vào
ạ ộ ố ớ ư ự ề ế ề ả ạ ẩ ồ tiêu chu n hay k ho ch đã đ ra. Nh ng đ i v i nhi u ho t đ ng s ph n h i ch ỉ
ậ ẵ ứ ộ là m t hình th c tin c y s n có.
ư ố ớ ụ ứ ế ậ Ví d nh đ i v i báo cáo tài chính, n u báo cáo thu nh p ch ng t ỏ ằ r ng
ế ở ờ ự ể ả ả ả ệ doanh thu đang gi m thì vi c gi m đó đã x y ra. Vì th ọ th i đi m này l a ch n
ố ắ ả ị ị ạ ả ố ổ ủ c a nhà qu n tr là c g ng xác đ nh t i sao doanh thu gi m và thay đ i tình hu ng.
ẩ ủ ệ ố ệ ể ả IV. Các tiêu chu n c a h th ng ki m soát hi u qu
ộ IV.1. Đ chính xác
ệ ố ể ả ể ể ả ậ Hi n nhiên h th ng ki m soát ph i chính xác đ đ m nh n công vi c đ ệ ượ c
ệ ố ệ ố ẽ ế ệ ạ ầ ấ ữ h u hi u.N u h th ng cung c p thông tin sai l m, h th ng đó s gây tai h i cho
ơ ợ công ty h n là l i ích.
ư ế ở ủ ả ấ ọ ệ B n ch t quan tr ng c a các công vi c không chính xác nh th tr thành
ệ ố ử ụ ể ể ị ả hi n nhiên khi chúng ta xem xét các qu n tr gia s d ng h th ng ki m soát nh ư
ế ế ấ ấ ả ợ ơ ồ ớ ị th nào. N u qu n tr gia kí h p đ ng c p hàng hóa v i gía bán th p h n giá chi phí
ẽ ị ỗ ấ ể ả ả ậ ả ọ ị ả s n xu t,công ty s b l ầ . Do đó các qu n tr gia c n th n tr ng đ đ m b o đ ộ
ủ ể ọ chính xác c a thông tin mà h nh n đ ậ ượ ừ ệ ố c t h th ng ki m soát.
ờ ị IV.2. K p th i
ạ ộ ố ớ ự ễ ổ ườ ỏ Đ i v i ho t đ ng kinh doanh, s thay đ i di n ra th ng xuyên đòi h i nhà
ả ắ ắ ượ ả ị ệ ả ả ờ qu n tr ph i n m b t đ ị c thông tin nhanh chóng và k p th i. Đ m b o cho vi c ra
ả ắ ượ ế ắ ơ ộ ữ ệ ậ ế ị quy t đ nh, gi ệ i quy t công vi c và n m b t đ ậ c nh ng c h i. Vi c ch m c p
ữ ễ ậ ậ ậ ệ ạ ổ ứ nh t thông tin hay c p nh t không đúng lúc d gây ra nh ng thi t h i cho t ch c.
ệ ố ể ệ ả ả ị ị ấ H th ng ki m soát hi u qu cung c p thông tin cho nhà qu n tr k p th i đ ờ ể
ừ ả ộ ưở ạ ộ ủ ổ ứ ế ế ấ ngăn ng a các tác đ ng nh h ả ng x u đ n k t qu ho t đ ng c a t ch c.
ệ ố ể ấ ầ ờ ị ế H th ng ki m soát k p th i là cung c p thông tin khi c n thi t và đúng lúc.
ể ượ ườ ừ ườ ể ợ Đúng lúc có th đ c đo l ng theo t ng giây trong tr ự ng h p ki m soát s di
ủ ừ ể ệ ặ ặ ỏ chuy n an toàn c a tàu h a ho c máy bay. Ho c theo t ng tháng trong vi c đánh giá
ủ thành tích c a nhân viên.
ể ủ ớ ự ệ ề ậ ỹ Ngày nay v i s phát tri n c a công ngh thông tin, k thu t truy n thông đã
ể ả ệ ượ ờ ị ể giúp cho vi c ki m soát, chuy n t i thông tin đ c k p th i, khách quan và chính
xác h n.ơ
19
IV.3. Kinh tế
ệ ể ả ầ ệ ợ Vi c ki m soát c n ph i có tính kinh t ế ế , ti ẩ t ki m, h p lý. Đây là tiêu chu n
ự ế ự ạ ộ ể ệ ấ r t khó th c hi n trong th c t . Chi phí dành cho ho t đ ng ki m tra ph i t ả ươ ng
ớ ế ả ượ ừ ạ ộ ể ứ x ng v i k t qu thu đ ho t đ ng ki m soát. c t
ạ ộ ế ợ ậ ỏ Trong ho t đ ng kinh doanh chúng ta quan tâm đ n l ế i nhu n. N u b quá
ề ể ệ ầ ế ấ ổ nhi u chi phí cho vi c ki m soát không c n thi t, gây t n th t vô ích là đi ng ượ ạ i c l
ủ ổ ứ ụ ớ v i m c đích c a t ch c.
ể ế ệ ố ệ ể ả ầ Đ tăng tính kinh t cho h th ng ki m soát hi u qu , chúng ta c n:
ề ầ ố ượ ể ấ ộ ị ề ầ Xác đ nh rõ v n đ c n ki m soát, n i dung và đ i t ng c n đi u tra.
ề ệ ậ ả Tránh đi u tra lan man không t p trung, không hi u qu .
ươ ể ợ ế ệ ẫ ả ọ Ch n ph ng pháp ki m tra phù h p, ti ả ư t ki m chi phí nh ng v n đ m b o
ầ ế ượ l ng thông tin c n thi t.
ự ố ư ự ồ ọ L a ch n ngu n nhân l c t i u.
IV.4. Linh ho tạ
ể ề ệ ố ể ạ ả ỉ ươ H th ng ki m soát ph i linh ho t, có th đi u ch nh t ữ ớ ng thích v i nh ng
ổ ấ ợ ợ ơ ộ ế ủ ữ ậ thay đ i b t l ậ ụ i hay t n d ng l ệ ố ớ i th c a nh ng c h i m i. Khi thành l p h th ng
ự ể ầ ươ ữ ự ậ ẵ ấ ki m soát c n xây d ng các ph ng án d phòng và s n sàng ch p nh n nh ng thay
ồ ự ấ ồ ị ộ ể ế ổ đ i. Tránh b đ ng do thi u ngu n l c hay b t đ ng quan đi m.
ễ ể IV.5. D hi u
ộ ự ứ ệ ể ả ằ ị Công tác ki m soát nh m giúp nhà qu n tr đánh giá m c đ th c hi n k ế
ế ị ư ế ắ ả ạ ằ ả ạ ờ ị ượ ho ch, đ a ra quy t đ nh đúng đ n, k p th i nh m đ m b o k ho ch đ ự c th c
ớ ế ữ ệ ề ậ ả ọ hi n v i k t qu cao; cho nên đi u quan tr ng là nh ng thông tin thu th p đ ượ c
ễ ể ể ấ ả ả ị trong quá trình ki m soát cung c p cho nhà qu n tr ph i rõ ràng, d hi u.
ữ ễ ạ ả ị ữ Nh ng thông tin hay cách di n đ t nh ng thông tin mà nhà qu n tr không th ể
ượ ể ử ụ ọ ẽ ượ ể ẽ ể hi u đ c thì h s không th s d ng đ c và do đó công tác ki m soát s không
còn ý nghĩa.
IV.6. Các tiêu chí h p lýợ
ấ ượ ể ỉ ỉ ả ẩ Tiêu chí ki m soát (ch tiêu tài chính, ch tiêu ch t l ng s n ph m,...) là
ữ ể ượ ự ạ ị ặ ể ả nh ng đi m đ ọ c l a ch n mà t i đó nhà qu n tr đ t ra các phép đo đ đánh giá
ự ế ệ ạ ệ vi c th c hi n k ho ch.
ố ớ ả ủ ệ ể ọ ể Tiêu chí ki m soát có ý nghĩa quan tr ng đ i v i hi u qu c a công tác ki m
20
ự ế ẽ ể ả ợ soát: tiêu chí ki m soát không phù h p s ph n ánh không chính xác th c t và
ượ ạ ế ệ ợ ườ ậ ợ ẽ ế ả ả ng i n u phù h p thì vi c đo l c l ng s thu n l i và k t qu ph n ánh đúng
ự ệ ế ạ quá trình th c hi n k ho ch.
ể ạ ậ ợ ề ệ ậ ườ Vì v y, đ t o đi u ki n thu n l i cho công tác đo l ng và đánh giá chính
ả ự ự ế ể ệ ầ ộ ợ xác k t qu th c hi n, c n xây d ng các tiêu chí ki m soát m t cách h p lý, có th ể
ự ệ ượ ớ ặ ủ ừ ừ ệ ể ậ ợ ộ th c hi n đ c, phù h p v i đ c đi m c a t ng doanh nghi p, t ng b ph n, con
ườ ệ ng i trong doanh nghi p.
ấ ề ậ IV.7. T p trung vào các v n đ chi n l ế ượ c
ể ể ứ ọ ữ ả ả ọ ọ ị Vì các nhà qu n tr không th ki m soát m i th , h ph i ch n nh ng y u t ế ố
ế ượ ạ ộ ố ớ ủ ổ ứ ể mang tính chi n l c đ i v i ho t đ ng c a t ệ ch c. Công tác ki m soát có hi u
ế ượ ụ ể ể ả ộ qu hay không là ph thu c vào các đi m ki m soát chi n l c này.
ị ầ ế ặ ả ọ ể ể Các nhà qu n tr c n chú tr ng đ n đi m đ t các phép đo trong công tác ki m
ể ệ ự ế ồ ể ả ả ờ ị soát đ vi c ki m soát ph n ánh chính xác th c t , đ ng th i nhà qu n tr nên quan
ế ố ữ ữ ệ ọ tâm, đánh giá xem nh ng y u t nào, nh ng sai l ch nào có ý nghĩa quan tr ng, có
ả ưở ế ệ ế ế ạ ớ nh h ả ự ng l n đ n k t qu th c hi n k ho ch.
ự ủ ể ả ụ ưở ế ế Ví d : chi phí nhân s c a công ty tăng 10% có th nh h ng đ n k t qu ả
ự ệ ế ệ ề ạ ạ ơ ớ ệ th c hi n k ho ch nhi u h n so v i vi c chi phí đi n tho i tăng 30% so v i d ớ ự
ế ầ ki n ban đ u.
ế ượ ự ể ị ể ể Năng l c xác đ nh đi m ki m soát chi n l ộ c trong công tác ki m soát là m t
ậ ủ ị ầ ả ờ ữ ệ ả ả ị ữ ỏ trong nh ng ngh thu t c a nhà qu n tr . Nhà qu n tr c n tr l i nh ng câu h i:
(cid:0) ữ ụ ể ế ấ ạ ả Nh ng đi m nào ph n ánh rõ nh t m c tiêu k ho ch?
(cid:0) ụ ữ ể ạ ả ạ ấ Nh ng đi m nào ph n ánh rõ nh t tình tr ng không đ t m c tiêu?
(cid:0) ữ ườ ố ấ ự ệ ể Nh ng đi m nào đo l ng t t nh t s sai l ch?
(cid:0) ị ế ữ ể ả ườ ệ ị Nh ng đi m nào cho nhà qu n tr bi t ai là ng i ch u trách nhi m v s ề ự
ấ ạ th t b i?
(cid:0) ể ấ ẩ ố Tiêu chu n ki m tra nào ít t n kém nh t?
(cid:0) …
ế ự ạ ệ ấ ạ IV.8. Nh n m nh đ n s ngo i l
ể ể ẽ ọ ư ả ặ ị ạ ộ Nh đã nêu trên, nhà qu n tr không th ki m soát ch c ch m i ho t đ ng
ả ậ ủ ữ ệ ề ấ ấ ế ả s n xu t, kinh doanh c a doanh nghi p mà ph i t p trung vào nh ng v n đ chi n
21
ứ ằ ị ầ ữ ế ả ậ ọ ượ l c tr ng y u. Tuy nhiên, nhà qu n tr c n nh n th c r ng luôn có nh ng ngo i l ạ ệ
ả ư ữ ể ế ể ệ ầ ườ ợ và vi c ki m tra ki m soát cũng c n ph i l u ý đ n nh ng tr ng h p ngo i l ạ ệ .
ự ế ộ ố ề ườ ạ ệ ợ ữ ể Trong th c t , m t s nhi u tr ng h p ngo i l cũng có th gây ra nh ng sai sót
ệ ạ ớ ữ ệ ả ọ ỏ quan tr ng, gây nên nh ng thi c h i l n cho doanh nghi p. Nó đòi h i nhà qu n tr ị
ế ể ể ả ọ trong ti n trình ki m tra ph i xem xét kĩ càng m i nguyên nhân có th gây nên các
ể ừ ệ ữ ề ấ ợ sai l ch đ t ỉ đó có nh ng đi u ch nh thích h p nh t.
IV.9. Đa tiêu chí
ẩ ỗ ượ ạ ỉ ể ụ ể ớ ộ M i tiêu chu n đ c t o ra v i m t m c đích riêng, nó ch ki m ki m soát
ệ ượ ủ ặ ộ ộ ệ ượ ỗ ạ m t m t, m t khía c nh nào đó c a hi n t ng. Trong khi đó, m i hi n t ng l ạ i
ắ ế ượ ự ế ợ ề ể ẩ ạ ắ ấ r t đa d ng và khó n m b t h t đ ể c.S k t h p nhi u tiêu chu n ki m tra, ki m
ủ ơ ở ể ệ ậ ằ ộ soát nh m có đ c s đ nh n xét, đánh giá m t cách toàn di n, chính xác và đi
ấ ủ ệ ượ ả ả ậ ị vào b n ch t c a hi n t ng. Đa tiêu chí giúp nhà qu n tr nh n bi ế ượ t đ ữ c nh ng
ầ ủ ấ ệ ộ sai l ch m t cách đ y đ nh t.
ử ụ ế ậ Tuy nhiên đa tiêu chí không có nghĩa là ta s d ng tràn lan, thi ấ t l p ra r t
ề ầ ế ậ ố nhi u tiêu chí mà trong khi đó chúng không c n thi ẫ t, gây t n kém hay th m chí d n
ệ ượ ấ ả ậ ị ị ầ ả ắ ả ầ ế đ n nh n đ nh sai l m b n ch t hi n t ự ng. Nhà qu n tr c n ph i cân nh c và l a
ợ chon h p lí các tiêu chí .
ệ ỉ ộ IV.10. Hành đ ng hi u ch nh
ộ ệ ố ế ậ ệ ỉ ắ ơ M t h th ng không ch phát hi n khuy t t ụ t mà cao h n tìm cách kh c ph c
ự ế ữ ệ ằ ỉ chúng. Có nghĩa r ng chúng ta không ch tìm ra các sai sót, sai l ch gi a th c t và
ả ừ ụ ổ ề ử ệ ợ m c tiêu mà ph i t ế ữ đó tìm cách s a đ i đ ra nh ng bi n pháp phù h p và ti n
ả ế ả ướ ể ệ ế ệ ề ộ ỉ hành c i ti n.Vi c ki m soát ph i h ng đ n đi u ch nh sai l ch m t cách t ố t
nh t. ấ
ụ ề ể ế ể ể ỉ ỗ ủ Có th nói đi u ch nh là m c đích c a ti n trình ki m tra ki m soát. M i
ạ ộ ể ể ướ ế ự ề ỉ ho t đ ng ki m tra, ki m soát không h ng đ n s đi u ch nh là vô nghĩa. Đó có
ể ỉ ạ ế ắ ạ ắ th là s p x p l ế ạ ổ ứ i t ề ch c, đi u ch nh l ả i k ho ch, c t gi m chi tiêu, đào t o l ạ ạ i
22
ạ ổ nhân viên hay thay đ i phong cách lãnh đ o, …
