Tiểu luận: Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp

Chia sẻ: Trần Nam | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:39

Thêm vào BST

Báo xấu

355
lượt xem 69
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiểu luận "Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp” nhằm tìm hiểu và đưa ra những nhận xét đúng đắn hơn, một cách nhìn sâu rộng hơn về vấn đề này nhằm góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung, chính sách phát triển công nghệ thông tin, quản lý thông tin nói riêng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÀI TIỂU LUẬN MÔN: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Đề tài: Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước thực trạng và giải pháp GVHD : Ths.Doãn Minh Thắng Nhóm thực hiện : Nhóm 2 Lớp : KS9_QLC
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 09 năm 2011 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................................ 3 NỘI DUNG............................................................................................................................. 5 I. NHẬN BIẾT VẤN ĐỀ.......................................................................................................... 6 II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.......................................................................................................7 1. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với thông tin..................................................................8 2. Vấn đề tổ chức thông tin trong hệ thống quản lý nhà nước..............................................12 3. Hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam. Liên hệ thực tế..............................................17 4. Tính chất của thông tin, liên hệ thực tế..............................................................................23 5. Hải quan điện tử.................................................................................................................. 27 III. KẾT LUẬN........................................................................................................................ 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................................37
LỜI NÓI ĐẦU Trong tất cả các chính sách phát triển đất nước thì chính sách phát triển thông tin là một chính sách mang tầm quan trọng chiến lược hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta. Một trong những chính sách phát triển thông tin nói chung thì chính sách phát triển ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý thông tin được coi là quan trọng nhất. Vì đây là chính sách phát triển kinh tế cho công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước nhằm đưa nước ta từ một nước nông nghiệp nghèo lạc hậu trở thành một cường quốc hiện đại cả về mặt công nghệ lẫn một nền tri thức tiên tiến. Thực trạng công nghệ thông tin hiện nay đang còn nhiều bất cập, cần có những phương hướng giải pháp đưa ra để nâng cao chất lượng đào tạo mà chính sách của Đảng và Nhà nước là phương hướng giải quyết hàng đầu cho thông tin và truyền thông. Tuy nhiên, những chính sách của Đảng và Nhà nước đưa ra đã phù hợp và sát với thực tiễn hay chưa? Có mang lại hiệu quả cho kinh tế xã hội phát triển hay không? Có được người dân và giới doanh nghiệp ủng hộ hay không?... Đó lại là một chuyện, một vấn đề khác. Chính vì lẽ đó, chúng tôi xin viết về đề tài “ Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước thực trạng và giải pháp” nhằm tìm hiểu và đưa ra những nhận xét đúng đắn hơn, một cách nhìn sâu rộng hơn về vấn đề này nhằm góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung, chính sách phát triển công nghệ thông tin, quản lý thông tin nói riêng. Và cụ thể hơn nữa là các vấn đề chính sau: Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề thông tin; Vấn đề tổ chức thông tin trong quản lý hành chính nhà nước; Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam;
Tính chất của thông tin trong quản lý; Khai thuế hải quan điện tử. Chính sách phát triển thông tin trong quản lý hành chính nhà nước, mà nhất là hải quan điện tử đã và đang góp phần vào mục tiêu phát triển đất nước, xây dựng một tổ quốc xã hội chủ nghĩa dân giàu nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh một xã hội của nền tri thức tiên tiến và hiện đại. Đây không phải là một chính sác mới mẻ, tuy nhiên cũng có nhiều vấn đề khó khăn phát sinh trong lúc giải quyết, bên cạnh đó xã hội luôn luôn vận động và phát triển nên chính sách cũng như nền công nghệ thông tin luôn thay đổi, vì vậy, khi phân tích không thể bỏ qua sai sót, kính mong quý giảng viên và bạn đọc có những đóng góp để cho bài viết được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Nhóm thực hiện: Nhóm 5
NỘI DUNG Trải qua các giai đoạn lịch sử đấu tranh giải phóng dân tộc, xây dựng xã hội chủ nghĩa, thống nhất đất nước và phát triển kinh tế xã hội, cũng như nhiều lĩnh vực khác, ngành Công nghệ thông tin Việt Nam cũng đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Từ sau thời kỳ "Đổi mới", hệ thống thông tin Việt Nam đã có nhiều thay đổi. Máy tính, các loại máy copy, máy in,... được đưa vào sử dụng ngày càng nhiều. Mạng internet hầu như đã bao phủ khắp cả nước. Khả năng tiếp cận của người dân đối với mạng lưới công nghệ thông tin ngày càng cao. Và thực tế đã cho thấy sự phát triển chóng mặt của ngành Công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã tạo ra những điều kiện cơ bản cho việc nắm bắt và truyền đạt, quản lý thông tin một cách rõ ràng, nhanh chóng, khoảng cách giữa con người với con người, giữa các vùng miền dường như ngắn lại. Chính phủ nước ta cũng đang trên con đường chuyển mình để trở thành một chính phủ điện tử hiện đại trong tương lai, từ phương thức hoạt động truyền thống sang ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, công việc ngày càng giải quyết nhanh hơn.
Việc thực hiện chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin trong mấy năm qua cũng đã thu được nhiều kết quả nhất định. Đó là việc huy động được các nguồn lực tài chính cho việc ứng dụng công nghệ thông tin; là sự đa dạng hoá các loại hình dịch vụ truyền đạt và lưu trữ thông tin; đặc biệt là đã phát huy được tính chủ động, sáng tạo của các địa phương, các ngành, các đoàn thể xã hội và toàn thể nhân dân tham gia vào nhiệm vụ cải cách hành chính. Yếu tố con người là then chốt đã được đưa lên hàng đầu. Tuy nhiên, hoạt động của việc ứng dụng công nghệ thông tin cho các cơ quan nhà nước ở nhiều nơi, nhiều lúc còn chưa được như mong muốn; các thiết bị hay phương tiện hỗ trợ tiếp cận thông tin hành chính chưa đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của người dân, đặc biệt đối với các vùng sâu và vùng xa. Ngoài nguyên nhân cơ bản là mức đầu tư kinh phí cho hạ tầng và trang thiết bị chưa đảm bảo, còn mang nặng tính hình thức hay trình độ tham gia ứng dụng công nghệ thông tin của nhiều cán bộ chưa tốt, việc tập huấn hướng dẫn sử dụng chưa đầy đủ,... Có lúc, có nơi nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ về bản chất và nội dung của xã hội hoá trong công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính. Vẫn còn một bộ phận nhân dân và lãnh đạo hiểu ứng dụng công nghệ thông tin đơn giản chỉ là sự thay đổi về hình thức hoạt động. Việc nghiên cứu thực trạng và thay đổi quy trình làm việc cũng như ứng dụng công nghệ thông tin để nắm bắt, xử lý, truyền đạt và quản lý thông tin là đặc biệt cần thiết, nhằm đảm bảo công bằng và hiệu quả trong các vấn đề liên quan tới đời sống kinh tế xã hội của nhân dân. I. NHẬN BIẾT VẤN ĐỀ Từ khi giải phóng đất nước năm 1975 đến nay, đất nước ta đang gặp nhiều khó khăn trên tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng. Trong đó có vấn đề về thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin. Nhận biết vấn đề và phản ứng kịp thời là một trong những phẩm chất quan trọng hàng đầu của mọi quốc gia, mọi tổ chức và mọi cơ thể sống trong cuộc đấu tranh để sinh tồn và phát triển. Thế nhưng, trên thực tế, không phải chủ thể nào cũng có được phẩm chất quan trọng đó. Vẫn thường xẩy ra những trường hợp sau đây: Không nhận biết vấn đề đang phát sinh; Nhận biết vấn đề quá chậm;
Hiểu sai vấn đề. Trường hợp thứ nhất là không phát hiện ra con bệnh; trường hợp thứ hai là phát hiện ra con bệnh quá muộn; trường hợp thứ ba là chẩn đoán sai bệnh. Hậu quả của các trường hợp này, có lẽ, đã rõ và ai cũng biết. Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật là một trong những cách phản ứng của Nhà nước đối với những vấn đề đặt ra trong cuộc sống. "Làm luật phần nào đó cũng giống như bốc thuốc, phải hiểu đúng bệnh mới bốc đúng thuốc " (Vũ Mão Tạp chí Cộng sản số 81995, tr.56) Tuy nhiên, đến nay chúng ta vẫn chưa có được một cơ chế và một hệ thống các tiêu chí tương đối phát triển và khoa học để nhận biết các vấn đề đang phát sinh trong cuộc sống. Hiện nay, chúng ta nhận biết các vấn đề chủ yếu thông qua các số liệu thống kê (bỏ qua sự băn khoăn về mức độ chính xác của các số liệu này), báo cáo tổng kết của các cơ quan chức năng mà bỏ qua sự băn khoăn về mức độ chính xác của chúng, báo cáo giám sát thanh tra bộ thông tin và truyền thông, bộ tài chính, bộ nội vụ,… và ý kiến cử tri, dư luận xã hội, thông tin trên các phương tiện truyền thông đại chúng, khiếu nại và tố cáo của công dân, cũng như của phản ánh của người dân trong cải cách hành chính v.v... Liên quan đến vấn đề này, chúng tôi cho rằng các buổi thảo luận của các bộ, ban ngành tại Hội trường về tình hình thực hiện nhiệm vụ năm trước và phương hướng, nhiệm vụ năm sau của đất nước mà cụ thể là thực hiện nhiệm vụ nắm bắt thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin là diễn đàn quan trọng hàng đầu để nhận biết các vấn đề đang được đặt ra đối với chúng ta. Tuy nhiên, cách thảo luận hiện nay vẫn còn tương đối dàn trải. Có lẽ, cần thảo luận tập trung hơn để làm rõ các vấn đề của đất nước. Sau khi đã làm rõ các vấn đề cũng cần có những công đoạn xử lý tiếp theo nữa mới biến được việc thảo luận của các bộ, ngành tại Hội trường thành một mắt xích liên hoàn trong quy trình ban hành các quyết định, chính sách của Nhà nước ta trong vấn đề thông tin và truyền thông, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước. Trong bước đầu tiên của công đoạn phân tích chính sách, khả năng phân biệt giữa hiện tượng và vấn đề là rất quan trọng. Trên thực tế, điều dễ thấy là các hiện tượng các biểu hiện bề ngoài của vấn đề, chứ không phải vấn đề. Ví dụ, nhiều cơ quan nhà nước đầu tư rất nhiều máy móc hiện đại nhưng lại bỏ phí không sử dụng được, nhiều thông tin
không chính thống vẫn lan truyền một cách vô tội vạ,… đó chỉ là hiện tượng của vấn đề còn cụ thể là chất lượng của đội ngũ quản lý, nhân viên cũng như cơ sở vật chất trang thiết bị của cơ quan mới là vấn đề chính. Một ví dụ nữa là tôm, cá chết hàng loạt trên các sông, hồ chỉ là hiện tượng, còn ô nhiễm nước, có thể, mới là vấn đề. Tương tự, đầu tư trong nước rất thấp chỉ là hiện tượng. Vấn đề chính ở đây, theo chúng tôi, có thể, là vấn đề về lòng tin và chất lượng quản lý. Ngoài ra, cũng có thể còn có một số vấn đề khác như nền kinh tế nước ta phát triển còn chậm, nhân dân còn nghèo nên tiếp cận công nghệ thông tin còn kém, thị trường vốn không phát triển; kỹ năng đào tạo còn hạn chế;... Nếu giải pháp chúng ta đưa ra không nhằm vào việc giải quyết vấn đề nói trên, thì khó lòng thúc đẩy được sự phát triển của ngành công nghệ thông tin cũng như việc ứng dụng nó vào thực tiễn. Xây dựng một chính sách ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý thông tin hướng trọng tâm vào việc giải quyết các vấn đề đang đặt ra đối với đất nước nói chung và ngành thông tin và truyền thông nói riêng trong quá trình phát triển là cách làm thiết thực và hiệu quả. II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trong cuộc sông có nhiều cách để hiểu và định nghĩa về thông tin, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản rằng Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội. Điều cơ bản là con người thông qua việc cảm nhận thông tin làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạt động có ích cho cộng đồng. Thông tin được lưu trữ trên nhiều dạng vật liệu khác nhau như được khắc trên đá, được ghi lại trên giấy, trên bìa, trên băng từ, đĩa từ... Ngày nay, thuật ngữ "thông tin" (information) được sử dụng khá phổ biến. Thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người. Con người luôn có nhu cầu thu thập thông tin bằng nhiều cách khác nhau: đọc báo, nghe đài, xem truyền hình, giao tiếp với người khác...Thông tin làm tăng hiểu biết của con người, là ngườn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định. Thông tin thực sự cần và luôn cần có được những thông tin chọn lọc để ứng dụng vào cuộc sống, nhất là việc ứng dụng vào quản lý nhà nước. 1. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với thông tin.
Thông tin là một vấn đề rất rộng của cuộc sống, vầ đây cũng là vấn đề thiết yếu cho các cơ quan tổ chức và cá nhân. Chúng ta có thể tiếp cận thông tin theo nhiều cách khác nhau, nhưng những thông tin đó có thực sự là thông tin tốt, có hiệu quả cho mình hay không? Hay thông tin đó có hại cho mình và cả đất nước. Ngày nay, việc lợi dụng thông tin để làm hại người khác thạm chí là chống phá lại nhà nước Xã hội Chủ nghĩa của chúng ta. Chính vì thế, việc quản lý thông tin là rất cần thiết và trách nhiệm của nhà quản lý được đặt lên hàng đầu. 1.1. Khái niệm  Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm.  Quản lý thông tin là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể nắm giữ thông tin lên các thông tin mà mình có được nhằm đạt được các mục tiêu định trước. 1.2. Nội dung 1.2.1. Tại sao nhà quản lý phải có trách nhiệm quản lý thông tin? Trước hết, thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý. Bất kỳ nhà quản lý nào muốn làm một việc gì đó đều phải có thông tin, từ việc lập kế hoạch đến triển khai kế hoạch,… Thông tin cho họ biết các sự việc đang diễn ra ở hiện tại, các vần đề đã diễn ra ở quá khứ và các hiện tượng có liên quan đến vần đề mà nhà quản lý suy nghĩ để từ đó nhà quản lý ráp mối chúng lại để tạo ra viễn cảnh tương lai. Và để có được những hình dung đó, khi có được thông tin trong tay, nhà quản lý không thể để nguyên khối như vậy mà sử dụng được mà họ phải mổ xẻ, chia tách rồi phân tích các khía cạnh của chúng, xem thừ hay thiếu, có cần tìm kiếm thêm các thông tin nào khác nữa hay không,… Thông tin không đơn giản là cứ tiếp nhận là sử dụng được. Từ đó, thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành quyết định quản lý. Những thông tin thu thập được, sau khi qua công đoạn xử lý, nó sẽ biến thành các bảng phân tích, kế hoạch, báo cáo hay chương trình,… Nó là sự tổng hợp của nhiều nguồn thông tin, từ kinh tế, chính trị đến văn hóa, xã hội,… Nó giúp nhà quản lý hiểu rằng mình
đang đứng ở vị trí nào, vai trò ra sau và sự tác động của mình đến nhiều đối tượng sẽ như thế nào,… Sự nắm bắt thông tin giúp nhà quản lý có thể ban hành những quyết định quản lý mà kết quả mang lại sẽ được như mong muốn. Diễn biến của các đối tượng liên quan khi ban hành quyết định như thế nào đã được nhà quản lý dự đoán sẵn nhờ những luồng thông tin cần thiết. Đồng thời, thông tin là căn cứ để tổ chức, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý. Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro 1.2.2. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với công tác quản lý thông tin như thế nào? Các nhà quản lý thông tin ngày càng nhận ra rằng thông tin chính là một trong những tài sản quý giá và đắt tiền của nhà nước, từ đó họ có ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơn nữa cho việc tổ chức và quản lý thông tin trong tương lai. Hay nói cách khác, trách nhiệm của nhà quản lý đối với quản lý thông tin chính là làm thế nào để có thể cải tiến và quản lý thông tin có hiệu quả. Thứ nhất, nắm được giá trị và chi phí đầu tư liên quan của thông tin như là một trong những yếu tố cơ bản tạo ra các quyết định quản lý hỗ trợ các mục tiêu hoạt động. Để có được thông tin, tổ chức phải mất bao nhiêu chi phí và thông tin thu về có cần thiết hay không, giá trị của nó đem lại cho ta là bao nhiêu. Có những thông tin mà tổ chức phải mất rất nhiều công sức, tiền của, thời gian để lấy được nhưng khi đưa vào tổng quan chung các luồng thông tin hay ứng dụng thực tế thì hiệu quả đem lại rất thấp. Như vậy, nhà quản lý phải đưa ra được ác tiêu chuẩn cần thiết làm căn cứ khi muốn thu thập một thông tin nào đó, cũng như các phương pháp cần thiết nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí bỏ ra để tìm kiếm. Xác định được chính xác, đầy đủ đâu là thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý. Thứ hai, lập kế hoạch cụ thể về vấn đề quản lý thông tin để cấp dưới biết cách xác định những mục tiêu cụ thể cũng như chủ động trong việc tìm kiếm. Thông tin nào là cần thiết có thể đáp ứng các mục tiêu hoạt động, thông tin đó đã có những tư liệu hiện có hay chưa, trong quy trình hoạt động có kiểm tra trước tiên xem thông tin đó đã có sẵn trong nội bộ hay từ bên ngoài, phải chi phí bao nhiêu để tạo ra, để thu thập, lưu trữ , phổ biến và sử
dụng thông tin,… Đồng thời, chính nhà quản lý phải dự đoán được những vấn đề có khả năng phát sinh trong tương lai để có định hướng cho nhân viên thu thập, xử lý thông tin, tránh tình trạng thụ động trong khâu chuẩn bị, khi có chuyện phát sinh ngoài kế hoạch hoạt động thì mới nghiên cứ tìm phương án tháo gỡ. Có thể áp dụng nhiều cách tổ chứ thu thập thông tin như tiếp cận cơ bản để nhận ra nhu cầu của thông tin, tiếp cận cơ bản trong việc xây dựng một kế hoạch chiến lược đối với nhà quản lý thông tin hay cách kết hợp việc lập kế hoạch thông tin chiến lược với việc lập kế hoạch chương trình, cách thức và phương pháp nhằm lợi dụng các hệ thống chung và kinh nghiệm của các tổ chức khác trong việc triển khai các hệ thống. Thứ ba, không chỉ lập kế hoạch quản lý thông tin mà nhà quản lý còn phải nghĩ đến việc chia sẻ thông tin. Nhiều nhà quản lý vẫn có thói quen cho rằng thông tin mà mình nắm giữ là quan trọng, bí mật nên không chia sẻ cho nhiều người nhưng họ không nghĩ rằng nếu mình biết cách chia sẻ thì sẽ có thêm những thông tin mới và tốt hơn. Khi nhân viên thấy cấp trên tin tưởng nói cho mình biết nhiều thông tin, họ sẽ cố gắng tích cực hơn trong việc tìm kiếm thông tin mới để đáp ứng sự tin tưởng của nhà quản lý. Nhà quản lý cũng phải đảm bảo rằng các thông tin thích hợp có thể được truy cập dễ dàng đối với nhân viên của mình; cung cấp đầy đủ thông tin, các công cụ, các quy trình cho cá nhân riêng lẻ và các nhóm làm việc một cách riêng rẽ hay tập thể. Đặc biệt, nhà quản lý còn phải chú ý công tác truyền tin giữa các bộ phận, cấp trên cấp dưới,… với nhau như thế nào, có tốt hay không?, nếu có điểm nghẽn thì nó nằm ở khâu nào?, và độ nhiễu của các thông tin lưu hành trong nội bộ cơ quan cũng phải được quan tâm. Hay chính nhà quản lý cũng phải xem xet vấn đề truyền tin của mình xuống cho cấp dưới, đơn giản dễ hiểu hay phức tạp, nhân viên có thể hiểu để làm theo không?,… Có như vậy thì mới tạo ra sự thống nhất cũng như chu chuyển nhanh chóng của các luồng thông tin trong nội bộ cơ quan. Thứ tư, vấn đề lưu trữ cũng như vấn đề hủy bỏ thông tin như thế nào cũng cần được lưu ý. Đứng trên bình diện một người điều hành thì chính nhà quản lý phải xác lập được các tiêu chí cần thiết trong việc bảo quản, gìn giữ cũng như hủy bỏ thông tin. Thông tin nào lúc này chưa cần thiết cần phải lưu trữ lại, thông tin nào không còn dùng được nữa nên hủy bỏ, … Việc xác lập các tiêu chí lưu trữ giúp tránh việc tùy tiện khi xử lý thông tin, đôi khi nhân
viên luôn tự cho mình cái quyền muốn giữ cái gì thì giữ, muốn bỏ cái gì thì bỏ, khi cấp trên hỏi thì đổ lỗi cho vấn đề này vấn đề khác,… Tùy mỗi thời điểm mà thông tin có giá trị khác nhau nên nhà quản lý phải có trách nhiệm tổ chức việc lưu trữ cho có hiệu quả. Thứ năm, tổ chức việc sử dụng thông tin cho hiệu quả. Cụ thể phải thường xuyên đặt ra các câu hỏi như: Đã kiểm tra sự thích hợp, tính chính xác và tính kịp thời của thông tin được sử dụng trong phạm vi của mình chưa? Có các cơ hội để thu lại các chi phí thu thập và xử lý thông tin không?. Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược để đáp ứng các nhu cầu hoạt động của quản lý. Thứ sáu, thực hiện việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác quản lý thông tin. Việc kiểm tra đánh giá này không chỉ thực hiện đối với các nhân viên mà ngay chính nhà quản lý cũng phải thực hiện với chính mình nhằm xem xét mình đã tổ chức quản lý thông tin có hiệu quả chưa hay còn thiếu sót, cách thức quản lý đó có đem lại lợi nhuận, sự tăng trưởng phát triển của tổ chức hay không,… nếu chưa đạt hiệu quả thì phải thay thế tìm phương thức mới. 1.2.3. Thực trạng vấn đề quản lý thông tin hiện nay? Sự thiếu trách nhiệm của các cấp chính quyền? Độ nhiễu, trễ của thông tin, việc minh bạch hóa thông tin trong chính nội bộ cơ quan vẫn còn nhiều phức tạp gây ra sự bị động trong công tác của cán bộ. Ví dụ: khi tình hình nguy cấp của một vấn đề nào đó, tuy nhiên lãnh đạo cơ quan vẫn không nhận dược thông tin hoặc thông tin bị truyền đạt sai lệch nên làm cho công việc không đi dúng hướng và gây tổn hại cho tổ chức. Bước đầu thu thập thông tin đã có sai xót, việc thu thập thông tin nhiều khi mang tính hình thức, đại trà, lấy một vài điểm làm khái quát cho cả một vấn đề. Ví dụ: khi điều tra dân số, có một số người chỉ gọi người dân kê khai mà không cần đế hộ dân để điều tra và xét lại làm cho nhiều kết quả bị sai lệch nghiêm trọng. Việc phân tích xử lý thông tin chưa đạt hiệu qua, một phần do năng lực của người làm còn thấp, một phần do kết quả phân tích còn phải chịu nhiều yếu tố tác động, liên quan đến nhiều mối quan hệ,… Công tác tổ chức chưa thống nhất về cùng một mối, chưa có sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan nhà nước.
Thiếu sự hợp tác của nhà quản lý và nhân viên. Việc tổ chức lưu trữ thông tin cũng gặp nhiều vấn đề, nhiều thông tin quý nhưng dễ dàng bị mất đi,… … Nói tóm lại, việc quản lý thông tin là rất cần thiết và trách nhiệm của chính quyền càng lớn hơn khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển. hiểu và nắm bắt được tình hình và đề ra các giải pháp để quản lý thông tin là tối cần thiết cho các cơ quan nhà nước. 2. Vấn đề tổ chức thông tin trong hệ thống quản lý nhà nước. Thông tin là một vấn đề quan trọng trong tất cả hầu hết các lĩnh vực nhất là thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước. Đây là một vấn đề cần được quan tâm, bởi vì thông tin nó không những quan trọng mà có thể nói rằng thông tin là sự quyết định sống còn cho các cơ quan tổ chức trong thời đại kỹ thuật công nghệ phát triển như hiện nay. Tuy nhiên, có thông tin thì chưa đủ, có thông tin mà không biết cách chọn lọc, không biết cách sử dụng thông tin thì thông tin đó cũng sẽ bị nhiễu hoặc không sử dụng được. Chính vì vậy việc chọn lọc và xử lý thông tin là một vấn đề, nhưng tổ chức được thông tin để sử dụng một cách hiệu quả lại là việc khác. Đây là vấn đề của mọi cá nhân, cơ quan tổ chức, đặc biệt là các cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước. Thông tin là rất cần thiết cho quá trình làm việc, đặc biệt quá trình quản lý nhà nước. Để có thể tổ chức và sử dụng thông tin hiệu quả chúng ta cần hiểu biết một số vấn đề của thông tin nhất là tầm quan trọng của nó, sau đó chúng ta mới có cách nhìn nhận, tổ chức sử dụng thông tin một cách hiệu quả hơn. Ở đây ta sẽ đi vào tìm hiểu sâu hơn những cách tổ chức thông tin trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. 2.1. Vai tro cua thông tin trong quan ly Nha n ̀ ̉ ̉ ́ ̀ ươć Môṭ bô phân rât quan trong cua thông tin quan ly la thông tin phuc vu trong linh v ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ́ ̀ ̣ ̣ ̃ ực ̉ ́ ̀ ươc. Quan ly nha n quan ly nha n ́ ̉ ́ ̀ ươc la môt qua trinh ma theo đo ng ́ ̀ ̣ ́ ̀ ̀ ́ ười quan ly bao đam cac ̉ ́ ̉ ̉ ́ ́ ̃ ược sử dung thât s tai nguyên co săn đ ̀ ̣ ̣ ự co hiêu qua đê đat đ ́ ̣ ̉ ̉ ̣ ược muc đich trong cac c ̣ ́ ́ ơ quan ̀ ươc. Thông tin trong quan ly nha n nha n ́ ̉ ́ ̀ ươc th ́ ương la nh ̀ ̀ ưng c ̃ ơ sở khoa hoc đam bao tinh ̣ ̉ ̉ ́ ́ ́ ực hiên đung đ phap ly,th ̣ ́ ường lôi, chinh sach, bao đam tinh hiêu qua cho quyêt đinh quan ly ́ ́ ́ ̉ ̉ ́ ̣ ̉ ́ ̣ ̉ ́ ̀ ươc. Thông tin cang đây đu, đ nha n ́ ̀ ̀ ̉ ược thu thâp va quan ly va x ̣ ̀ ̉ ́ ̀ ử ly môt cach khoa hoc, kip ́ ̣ ́ ̣ ̣
thơi chinh v ̀ ́ ơi đây đu moi yêu tô liên quan. Thông th ́ ̀ ̉ ̣ ́ ́ ường chinh phu cung câp thông tin qua ́ ̉ ́ cac hinh th ́ ̀ ưc thông cao cua chinh phu, qua bao chi, cac ph ́ ́ ̉ ́ ̉ ́ ́ ́ ương tiên phat thanh truyên hinh va ̣ ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ́ ̀ môt sô hinh thức khac. ́ 2.2. Nhu câu cua thông tin trong quan ly nha n ̀ ̉ ̉ ́ ̀ ươć ̣ ơ quan hanh chinh co bôn m Trong môt c ̀ ́ ́ ́ ức đô hoat dông: chiên l ̣ ̣ ̣ ́ ược, sach l ́ ược, tać ̣ ̀ ưa hanh. nghiêp va th ̀ ̀ ̀ ̉ ́ ược xac đinh cac chiên l Nha quan ly chiên l ́ ́ ̣ ́ ́ ược dai han đăt ra cac muc tiêu cua tô ch ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ưć ̀ ường lôi nhât quan muc tiêu đo va đ ́ ́ ́ ̣ ́ ̀ ̉ ́ở mưc đô sach l Nha quan ly ́ ̣ ́ ược chiu trach nhiêm th ̣ ́ ̣ ực hiên cac muc tiêu va đ ̣ ́ ̣ ̀ ường lôí do mưc chiên l ́ ́ ược ân đinh ́ ̣ ̀ ̉ ́ở mưc tac nghiêp hoan thanh cac nhiêm vu do nha quan ly Nha quan ly ́ ́ ̣ ̀ ̀ ́ ̣ ̣ ̀ ̉ ́ở mưc đô sach ́ ̣ ́ lược ân đinh ra. ́ ̣ 2.3. Đăc tr ̣ ưng cua thông tin trong pham vi khu v ̉ ̣ ực nha n ̀ ươć ̀ ̀ ̉ ̉ ́ ̉ ́ ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ử ly săp Thông tin la tai san cua Chinh phu co gia tri liên tuc nhât, viêc tao ra tim kiêm, x ́ ́ ́ ̀ ưu trữ phô biên thông tin la rât tôn kem nên thông tin phai đ xêp va l ̉ ́ ̀ ́ ́ ́ ̉ ược quan ly va săp xêp ̉ ́ ̀ ́ ́ ̣ ̣ ̀ ̣ ̀ ̉ ̣ môt cach khoa hoc. Thông tin la loai tai san giup can bô công ch ́ ́ ́ ưc co kha năng th ́ ́ ̉ ực hiên ̣ được cac hoat đông quan ly nha n ́ ̣ ̣ ̉ ́ ̀ ươc nh ́ ư ra quyêt đinh, cung câp dich vu hanh chinh. Thông ́ ̣ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ̉ ́ ̣ tin cua Chinh phu rât phong phu va đa dang t ́ ́ ̀ ừ nhiêu nguôn khac nhau phuc vu cho nhiêu tâng ̀ ̀ ́ ̣ ̣ ̀ ̀ lơp chinh tri khac nhau. ́ ́ ̣ ́ Trong khi thông tin được giao cho cac công ch ́ ưc thi nha n ́ ̀ ̀ ươc lai quan thi quyên s ́ ̣ ̉ ̀ ̀ ở hưu thông tin lai thuôc Chinh phu; Không giông nh ̃ ̣ ̣ ́ ̉ ́ ư cac tai san khac thông tin không bi suy ́ ̀ ̉ ́ ̣ ̣ ́ ̀ ử dung, ma gia tri cua no đ kiêt trong qua trinh s ̣ ̀ ́ ̣ ̉ ́ ược tăng lên khi được chia se.̉ ̉ ̃ ̀ ̉ năng co thê truy câp vao thông tin cua Chinh phu la môt yêu tô c Kha năng săn va kha ́ ̉ ̣ ̀ ̉ ́ ̉ ̀ ̣ ́ ́ ơ ̉ ̉ ̉ ̉ ̀ ươc; thông tin cua Chinh phu bao gôm tât ca, t ban đê phat triên cac chinh sach cua nha n ́ ́ ́ ́ ́ ̉ ́ ̉ ̀ ́ ̉ ừ cać ̉ ban nhap cho t ́ ơi cac phiên ban cuôi cung, d ́ ́ ̉ ́ ̀ ươi dang điên t ́ ̣ ̣ ử hay không phai điên t ̉ ̣ ử bao ̀ ư tư, ban ghi nh gôm th ̀ ̉ ơ, sach v ́ ́ ở, tai liêu h ̀ ̣ ướng dân, cac kê hoach, ban đô, c ̃ ́ ́ ̣ ̉ ̀ ơ sở dữ liêu, th ̣ ư ̣ ử, cac ban ve, san phâm nghe nhin, microfilm,…; điên t ́ ̉ ̃ ̉ ̉ ̀
Trong môi trương dich vu nha n ̀ ̣ ̣ ̀ ươć hiên nay, kha năng th ̣ ̉ ực hiên cac quyên han cua ̣ ́ ̀ ̣ ̉ ̀ ̉ ́ ̀ ̉ ức tôt bô may Hanh chinh la yêu tô sông con nên đoi hoi phai co s cac nha quan ly va tô ch ́ ́ ̣ ́ ̀ ́ ̀ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̉ ̉ ́ ự ̣ ̣ truy câp kip thơì thông tin phuc vu viêc ra quyêt đinh. ̣ ̣ ̣ ́ ̣ 2.4. Thông tin công ̃ ực hanh chinh công, khai niêm thông tin công chu yêu đ Đên nay trong linh v ́ ̀ ́ ́ ̣ ̉ ́ ược đê câp ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ̣ ự do thông tin va môt sô văn ban phap đên trong Luât Tiêp cân thông tin cua Chinh phu, Luât t ́ ́ ̀ ̣ ́ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ứ loai tai liêu nao liên quan t luât khac. “Thông tin công la bât c ́ ̣ ̀ ̣ ̀ ơi hanh chinh, cac hoat đông ́ ̀ ́ ́ ̣ ̣ ́ ́ ̣ ̉ ̣ ơ quan hanh chinh nao đo”. Ng hoăc cac quyêt đinh cua môt c ̀ ́ ̀ ́ ười dân co quyên tiêp cân cac ́ ̀ ́ ̣ ́ ̉ ́ ơ quan, công ty nha n thông tin công cua cac c ̀ ươc hoăc tô ch ́ ̣ ̉ ức chinh quyên đia ph ́ ̀ ̣ ương trư ̀ ̣ ́ ̣ ́ ̉ khi viêc tiêt lô đo anh h ưởng đên bi mât nha n ́ ́ ̣ ̀ ước va an ninh quôc gia cung nh ̀ ́ ̃ ư lợi ich h ́ ợp ́ ̉ phap cua cac nhân khac. ́ ́ ̀ ừ goc đô ng Nhin t ́ ̣ ười thu h ̣ ưởng, thông tin công la tât ca nh ̀ ́ ̉ ững thông tin liên quan đên ́ ̣ ̣ ̉ ́ ̉ ̀ ươc, bao gôm cac văn ban quy pham phap luât, quy đinh, chinh hoat đông quan ly cua nha n ́ ̀ ́ ̉ ̣ ́ ̣ ̣ ́ sach, ch ́ ương trinh cua nha n ̀ ̉ ̀ ươc, cac c ́ ́ ơ sở dư liêu quôc gia…ma ng ̃ ̣ ́ ̀ ười dân được phep tiêp ́ ́ ̣ cân va co quyên truy xuât. ̀ ́ ̀ ́ 2.5. Quan ly thông tin trong hoat đông quan ly Hành chính Nhà n ̉ ́ ̣ ̣ ̉ ́ ước 2.5.1. Sự cân thiêt phai quan ly thông tin công ̀ ́ ̉ ̉ ́ Cac nha ́ ̉ ́ ̣ ̀ ̣ ̀ ̉ ́ ̉ ̀ quan ly nhân ra răng thông tin công la môt tai san quy gia va đăt tiên nhât cua ̀ ́ ́ ̀ ́ ̀ ̉ ̉ ưc va quan ly thông tin la viêc ap dung cac nguyên ly va th Chinh phu. Tô ch ́ ́ ̀ ̉ ́ ̀ ̣ ́ ̣ ́ ́ ̀ ực tiên quan ly ̃ ̉ ́ ́ ơ ban cho thông tin. No bao gôm s chu trinh sông c ̀ ̉ ́ ̀ ự kêt h ́ ợp viêc tô ch ̣ ̉ ức va quan ly cac công ̀ ̉ ́ ́ ̣ ̀ ́ ̣ ́ ̣ ̣ nghê va cac hê thông, cac dich vu, nhân s ́ ự va tai chinh. ̀ ̀ ́ ̣ ̣ ́ ́ ̃ ̉ ̉ ̣ ̣ ̣ ̣ ̉ ̀ ̉ ̣ ̉ Môt hê thông thông tin tôt se đam bao cho viêc hoat đông hiêu qua va ôn đinh cua toan ̀ ̣ ̣ ̀ ươc t bô hê thông nha n ́ ́ ừ Trung ương xuông đên đia ph ́ ́ ̣ ương được đông bô hoa, nhip nhang ̀ ̣ ́ ̣ ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ hoat đông co hiêu qua. ̉ Đê xây dựng được môt hê thông nh ̣ ̣ ́ ư vây ta co thê th ̣ ́ ̉ ực hiên môt sô h ̣ ̣ ́ ướng sau:  Hương th ́ ứ nhât́, thuân tuy ky thuât công nghê v ̀ ́ ̃ ̣ ̣ ới sự tham gia cua cac ̉ ́ chuyên gia ̉ ̣ ̃ ực may tinh điên t điêu khiên hoc va cac chuyên gia khac trong linh v ̀ ̀ ́ ́ ́ ́ ̣ ử va tin hoc. ̀ ̣
 Hương th ́ ứ hai, mang tinh quan ly tr ́ ̉ ́ ực tiêp bao gôm viêc tiêu chuân hoa va đ ́ ̀ ̣ ̉ ́ ̀ ơn ̉ ̣ nhât hoa thông tin quan ly. Tin hoc nh ́ ́ ́ ư la công nghê t ̀ ̣ ự đông hoa m ̣ ́ ới đê thu ̉ ̣ ̉ ử thâp, chuyên, x ́ ựa trên cac thiêt bi ngoai vi va cac thiêt bi ngoai vi m ly d ́ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̣ ̣ ới nhât. ́  Hương th ́ ứ ba, được xac đinh b ́ ̣ ởi phat triên đao tao nghiêp vu va tâm ly đôi v ́ ̉ ̀ ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ới đôị ̃ ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ́ ử dung may tinh đê ho lam viêc trong môi ngu can bô quan ly. Nhân viên, can bô phai biêt s ́ ́ ̣ ́ ́ ̉ ̣ ̀ ̣ trương x ̀ ử ly thông tin băng may tinh. ́ ̀ ́ ́  Hương th ́ ứ tư, liên quan ly đên thông tin trong quan ly nha n ̉ ́ ́ ̉ ́ ̀ ươc co đăc điêm phap ́ ́ ̣ ̉ ́ ̣ ựa trên cac quy pham phap luât va th luât, d ́ ̣ ́ ̣ ̀ ương đ ̀ ược dung lam c ̀ ̀ ơ sở phap ly cho viêc ban ́ ́ ̣ ̀ ́ ́ ̣ ̉ hanh cac quyêt đinh quan ly. ́ 2.5.2. Cach th ́ ưc quan ly trong hoat đông quan ly nha n ́ ̉ ́ ̣ ̣ ̉ ́ ̀ ước ̀ ữ liêu thông tin manh me, dôn dâp d Môi ngay co rât nhiêu luông d ̃ ̀ ́ ́ ̀ ̣ ̣ ̃ ̀ ̣ ưa vao vô van nh ̀ ̀ ững ̣ ̣ ̣ ̉ chiêc may tinh, điên thoai, ban lam viêc cua nha ́ ́ ́ ̀ ̀ ̉ ́ ̀ ̉ ̉ ́ ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ quan ly, đoi hoi phai biêt nhân va chon loc ́ ́ ̣ ̉ ́ ̣ thông tin co ich, co gia tri đê ra quyêt đinh ́́ Khi lựa chon cac công cu thông tin cân l ̣ ́ ̣ ̀ ựa chon lam sao cho phu h ̣ ̀ ̀ ợp vơi kha năng va ́ ̉ ̀ ̀ ực tê, quy trinh hoat đông cua c nhu câu th ́ ̀ ̣ ̣ ̉ ơ quan ly nha n ̉ ́ ̀ ươc. ́ ́ ̣ ̣ ơ quan ly co nhiêu phong ban, bô phân va tât ca đêu co nhu câu s Vi du: Nêu môt c ́ ̉ ́ ́ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ̀ ́ ̀ ử ̣ ́ ́ ̃ ̣ ự lang phi, tôn kem không cân thiêt nêu trang bi riêng cho tât dung may in, may fax,.. se thât s ̃ ́ ́ ́ ̀ ́ ́ ̣ ́ ̉ ̣ ̉ ́ ưa ra la b ca may tinh cac may in, may fax,.. Môt giai phap đ ́ ́ ́ ́ ́ ̀ ạn có thể lập một mạng cục bộ ̣ (mang LAN) và chia s ẻ những thiết bị dùng chung như máy in, máy fax. Xét một cách tổng thể của hoạt động quản lý nhà nước, hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến chính.  Tuyến tổng thể: quản lý nhà nước trên phạm vi quốc gia. Đây là hệ thống chung nhất và bao trùm khắp cả nước hình thành mạng lưới dày đặc đảm bảo phuc vụ được đến những miền xa của tổ quốc. Yêu câu: ̀ + Hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hệ thống thông suất từ trung ương tới cơ sở. + Đảm bảo tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như của từng cấp quản lý cụ thể.
+ Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ ngành. Chức năng: đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất ̣ đông bô trên. ̀  Tuyến theo lĩnh vực: quản lý nhà nước theo ngành. Tuyến này nhằm phục vụ đúng theo đối tượng nâng cao được chất lượng phục vụ theo yêu cầu và đặc thù của từng ngành. Ví dụ: ngành y tế có hệ thống riêng, ngành công nghệ thông tin có hệ thống riêng hay ngành giáo dục,…  Tuyến theo lãnh thổ: quản lý nhà nước theo địa phương. Tùy từng địa phương và đặc thù của từng vùng mà mỗi địa phương có mỗi tuyến khác nhau. Ví dụ: Hà Nội và Hồ Chí Minh có hệ thống dày đặc còn các tỉnh như Daknong hay Lâm Đồng thì có hệ thống thưa hơn,… Yêu cầu: Hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hệ thống thông suất từ trung ương tới cơ sở. đây là cơ sở tất yếu và không thể thiếu của ngành nhằm không bị dán đoạn hay gây tổn thất cho đất nước và người dân. Đảm bảo tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như của từng cấp quản lý cụ thể. Điều này giúp nâng cao hơn chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp hơn trong ngành. Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ ngành. Chức năng: đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất đồng bộ trên cả nước. Vai trò: Là ngân hàng dữ liệu về pháp luật, văn bản quy phạm của nhà nước. Là trung tâm của quản lý, Cung cấp và đáp ứng mọi nhu cầu về thông tin, tạo cơ sở chặt chẽ, nghiêm túc cho việc ban hành những quy định pháp lý mang tính khoa học. Nhiệm vụ: Truyền nhận thông tin. Truyền thông tin chỉ đạo.
Truyền thông tin báo cáo. Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương. Chức năng: Phục vụ nhu cầu quản lý địa phương. Tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý nhà nước. Yêu câu: ̀ Đảm bảo tính thống nhất, tập trung của nhà nước từ trung ương tới địa phương. Phải biết kết hợp, phát huy tính năng động sáng tạo bên cạnh tính tự chủ, truyền thống của từng địa phương trong khuân khổ pháp luật nhà nước quy định. Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương gồm: Các trung tâm thông tin thuộc tỉnh, thành phố. Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã. Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của các bộ, ngành. Vậy, vấn đề tổ chức thông tin trong quản lý hành chính Nhà nước không kém phần quan trọng mà còn quan trọng hơn khi sử dụng và quản lý thông tin. Việc tổ chức thông tin đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực và hiệu quả đảm bảo thông tin xuyên suốt trong quá trình hoạt động. Đây cũng là vấn đề quyết định cho những quyết định quản lý. 3. Hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam. Liên hệ thực tế. Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật cũng như những đòi hỏi của đời sống con người, các hệ thống thông tin ứng dụng được phổ biến rộng rãi trên khắp thế giới và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Hiện nay có một số hệ thống thông tin đang được ứng dụng ở nước ta, phục vụ tích cực cho mọi mặt hoạt động của các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là trong hoạt động quản lý. Có thể kể đến một số hệ thống thông tin quản lý ứng dụng ở Việt Nam. 3.1. Hệ thống phần mềm quản lý công văn Nhằm đã đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân công công việc, xử lý công văn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và có tính mở cao. Cho phép cán bộ văn thư lưu trữ có thể thực hiện nhanh thao tác bổ xung công văn đi nhanh chóng tiện lợi, tại giao diện trang chủ, mỗi khi nhập xong một công văn mới người
sử dụng có thể nhìn thấy ngay trên danh sách mới nhập, và giao diện lại quay lại chế độ sẵn sàng cho cán bộ văn thư lưu trữ có thể nhập tiếp công văn. Mô hình phần mềm quản lý công văn Quy mô hệ thống: Mạng nội bộ trong cơ quan,cho phép tất cả các đơn vị chức năng tham gia sử dụng, phân quyền sử dụng theo chức năng:  Quyền cập nhật dữ liệu(cho các đơn vị chức năng);  Quyền xử lý/ giải quyết theo chức năng( cho các đơn vị chức năng);  Quyền khai thác, tìm kiếm (cho tất cả mọi người);  Quyền bảo mật (cho lãnh đạo);  Quyền theo dõi, xử lý, báo cáo tổng hợp (cho lãnh đạo). Một số tính năng của hệ thống phần mềm quản lý công văn như:  Quản lý hệ thống công văn đi đến trong hoạt động hằng ngày của cơ quan.  Theo dõi quá trình xử lý, giải quyết công văn, do các đơn vị chức năng các cá nhân thực hiện.  Cung cấp khả năng khai thác,tìm kiếm công văn theo các tiêu chí (tên loại,thời gian, vấn đề, đơn vị gửi/nhận) hoặc theo nội dung trong trích yếu;  Cung cấp báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình giải quyết công việc thong qua hệ thống công văn đi đến;  Định dạng cấu trúc văn phòng.  Tổ chức các đối tượng công văn công việc;  Định nghĩa các luồng công văn công việc;  Thống kê phân tích công văn công việc;  Tìm kiếm công văn công việc;  Và nhiều tính năng mở rộng khác. Việc xây dựng hệ thống quản lý công văn đảm bảo:  Tự động hóa các nghiệp vụ văn phòng: nội dung và luồng công văn, công việc.  Giảm chi phí đầu tư quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu cho công ty.  Bảo mật: công việc văn bản trên hệ thống thông tin.  Quản lý: Theo dõi các quá trình xử lý công văn công việc.  Trong thực tế, cả nước đã có rất nhiều UBND như UBND tỉnh Cà Mau đang sử dụng hệ thông phần mềm quản lý công văn.  Chính Phủ cũng sử dụng phần mềm hệ thống này để quản lý công văn trong lĩnh vực hoạt động của mình. 3.2. Hệ thống trang thông tin điện tử của cơ quan (Web nội bộ) Tính năng chung: Là hệ thống kết nối hoạt đông cơ quan, cung cấp thông tin, là công cụ trao đổi/chia sẻ thông tin trong hoạt động của cơ quan.
Cung cấp thông tin chung về cơ quan,các mảng hoạt động cần thông báo, những chủ trương trong từng thời kỳ (tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu chung của cơ quan trong từng thời kỳ). Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan,hàng tuần/ngày, chỉ đạo, tóm tắt ý kiến của các cuộc họp/hội nghị (tùy theo yêu cầu thông báo, thông tin), kế hoạch hoạt động chung, trách nhiệm thực hiện/hoàn thành công việc của các đơn vị chức năng. Lịch điện tử: lịch họp,lịch làm việc,công tác,tiếp khách... hàng ngày/tuần; trách nhiệm về nội dung, thành phần địa chỉ,yêu cầu đối với các đơn vị/cá nhân tham gia. Nhắc việc: có thể sử dụng một số mục trên trang thông tin để nhắc việc hoặc gây chú ý. Theo dõi quá trình hoạt động theo công việc/hoặc các đơn vị chức năng/hoặc theo các chương trình dự án (kế hoạch hoạt động, trách nhiệm, kết quả cần phải đạt được, kết quả thực tế, đánh giá). Cung cấp báo cáo định kỳ. Thư điện tử phục vụ trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị cá nhân trong cơ quan. Hội nghị điện tử: Tổ chức họp qua mạng cho một số hoạt động đòi hỏi tính thường xuyên trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các nhóm, giữa một số đơn vị chức năng. Hình ảnh giao diện của một web nội bộ Cập nhật thông tin: Mọi loại thông tin đều phải có địa chỉ chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và tin cậy. Cá nhân, đơn vị được phân quyền mới cập nhật đưa thông tin vào hệ thống được và phải đảm bảo tính cập nhật thông tin liên tục. Đơn vị chuyên trách chịu trách nhiệm biên tập thông tin (bảo đảm tính chính xác,cập nhật,chuẩn mực, độ tin cậy). Các đơn vị chức năng: Theo trách nhiệm phân công cụ thể và từng loại thông tin đưa vào hệ thống. Khai thác và sử dụng: Cho phép người sử dụng có thể truy cập từ bất kì đâu thông qua tên miền, (đăng kí chính thức) hoặc chỉ sử dụng tại các hệ thống mạng của cơ quan. Tất cả các cá nhân được cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu tham gia vào hệ thống. Mọi người đều có thư viện điện tử riêng.