Tin học văn phòng: Khai thác phần mềm bảng tính Excel 2003

Chia sẻ: Bui Ngoc Ngu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

186
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khai thác phần mềm bảng tính Excel 2003 gồm 9 bài: Microsoft Excel, thao tác với excel, định dạng dữ liệu, công thức và hàm, làm việc với nhóm hàm, sắp xếp lọc tính toán có lựa chọn, biểu đồ Excel, các chức năng hỗ trợ đặc biệt, in dữ liệu. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tin học văn phòng: Khai thác phần mềm bảng tính Excel 2003

Khai thác ph n m m b ng tính
M cl c Bài 1 Microsoft Excel ......................................................5 Chương trình b ng tính ....................................................... 6 Chương trình b ng tính – spreadsheet program ..................................... 6 B ng tính ................................................................................................ 6 Excel ................................................................................ 7 Các phiên b n Excel............................................................................... 7 Giao di n chương trình .......................................................................... 7 Bài 2 Thao tác v i Excel ..................................................9 Di chuy n và các thao tác b tr ........................................ 10 chuy n v trí sang ô k ti p............................................................. 10 chuy n v trí t i m t ô b t kỳ ......................................................... 10 Di chuy n lên xu ng m t trang màn hình nhìn th y ư c................... 10 Di chuy n ngang m t trang màn hình nhìn th y ư c......................... 11 Di chuy n gi a các sheet ..................................................................... 12 Di chuy n không tương tác (ch thao tác v i chu t)............................ 12 Phóng to/thu nh .................................................................................. 13 Nh p d li u trong Excel ................................................... 13 Ch nh s a d li u ............................................................. 14 Ch n vùng trong Excel...................................................... 15 Ch n m t vùng liên t c........................................................................ 15 Ch n vùng không liên t c .................................................................... 16 Làm vi c trong vùng gi i h n............................................. 16 Di chuy n Active Cell khi làm vi c trong vùng................................... 17 S a d li u khi làm vi c trong vùng .................................................... 17 Di chuy n màn hình khi làm vi c trong vùng...................................... 18 Di chuy n, sao chép, xoá d li u........................................ 18 Di chuy n và sao chép d li u ............................................................. 18 Xoá n i dung c a ô .............................................................................. 21 i nd li u có tính tu n t ............................................... 21 D li u tu n t tăng d n....................................................................... 22 D li u tăng theo quy lu t.................................................................... 22 Bài 3 nh d ng d li u................................................. 25 nh d ng ký t ............................................................... 26 Thay i Phông và Ki u....................................................................... 26 Thay i màu s c ................................................................................. 27 nh d ng ư ng bao/tô màu ô............................................................ 29 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
nh d ng d li u trong ô .................................................. 30 nh d ng ti n t .................................................................................. 33 nh d ng ngày .................................................................................... 33 nh d ng do ngư i dùng t nh nghĩa – Custom.............................. 34 Căn ch nh d li u trong ô .................................................. 36 Căn ch nh dòng .................................................................................... 36 i u ch nh hư ng văn b n ................................................................... 39 Sao chép nh d ng trong Excel ......................................... 40 Bài 4 Công th c và hàm ............................................... 43 Toán t và phép toán logic ................................................ 44 Tính toán d li u trong b ng ................................................................ 44 M t s v n thư ng g p.................................................................... 44 Làm vi c v i hàm ............................................................. 46 Hàm ...................................................................................................... 46 Tham s c a hàm ................................................................................. 47 Tìm hàm ............................................................................................... 48 Cách tính các hàm ơn gi n ................................................................. 50 D ch chuy n công th c......................................................................... 51 Bài 5 Làm vi c v i nhóm hàm....................................... 55 Tính toán v i nhóm hàm tài chính....................................... 56 Nhóm hàm tài chính – Financial function............................................ 56 Làm vi c v i nhóm hàm toán h c ....................................... 58 Nhóm hàm th i gian ......................................................... 59 Nhóm hàm tham chi u ...................................................... 59 Tham chi u........................................................................................... 60 Tham chi u tuy t i............................................................................ 60 Tham chi u b ng tên ............................................................................ 62 Nhóm hàm logic ............................................................... 64 Nhóm hàm logic ................................................................................... 64 Bài 6 S p x p, l c, tính toán có l a ch n...................... 65 S p x p thông tin ............................................................. 66 S p x p theo m t tiêu chí ..................................................................... 66 s p x p thông tin v i nhi u tiêu chí................................................ 66 L c d li u v i Auto Filter .................................................. 67 L c d li u ........................................................................................... 67 B l c d li u v i Auto Filter .............................................................. 69 Phương th c l c cao c p – Advanced Filter .......................... 69 3 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Các l a ch n c a Advanced Filter ....................................................... 69 Vùng i u ki n trong Advanced Filter................................................. 70 g b Advanced Filter .................................................................... 71 Nhóm hàm d li u............................................................ 72 Nhóm hàm d li u – Database Function.............................................. 72 Subtotal.......................................................................... 72 Subtotal ................................................................................................ 72 Bài 7 Bi u trong Excel .............................................. 75 T o bi u ..................................................................... 76 Các nhóm bi u ................................................................................ 76 i u ch nh bi u ........................................................... 80 nh d ng i tư ng trên bi u ........................................................ 80 Thay i ki u bi u ........................................................................... 81 i u ch nh vùng d li u....................................................................... 82 Thay i các thi t l p hi n th bi u ................................................. 82 Thay i v trí bi u gi a các sheet .................................................. 82 Bài 8 Các ch c năng h tr c bi t .............................. 85 Ki m soát s li u ............................................................. 86 nh d ng có i u ki n – Conditional Formatting............................... 86 Ki m soát s li u.................................................................................. 86 Tìm ki m – thay th ......................................................... 87 Tìm ki m .............................................................................................. 88 Thay th ................................................................................................ 88 Làm vi c hi u qu hơn trên b ng tính c l n........................ 89 n dòng/c t.......................................................................................... 89 Split ...................................................................................................... 90 Freeze Panes......................................................................................... 91 B o v s li u .................................................................. 92 Bài 9 In d li u ............................................................. 95 nh d ng trang b ng tính ................................................ 96 nh d ng l văn b n ........................................................................... 96 Thay i hư ng và kích c trang in ..................................................... 97 nh d ng tiêu trên, tiêu dư i..................................................... 98 L p tiêu b ng................................................................................. 100 Xem văn b n trư c khi in ................................................ 101 Các thi t l p in cơ b n .................................................... 102 Thi t l p in m t ph n b ng tính ....................................... 104 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 1 Bài 1 Microsoft Excel M c tiêu bài h c Bài h c gi i thi u v i h c viên v chương trình Microsoft Office Excel bao g m các v n Chương trình Excel c i m các phiên b n Giao di n c a chương trình 5 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 1 Ch A Chương trình b ng tính Chương trình b ng tính – spreadsheet program Spreadsheet là m t b ng thông tin, thư ng là các thông tin v tài chính. “Spread” b t ngu n t vi c mô t các thông tin trên các c t báo hay t p chí ư c tr i r ng trên hai trang li n k . T k t h p “spread-sheet” mô t vi c th hi n thông tin v i các c t thông tin là các nhóm d li u tương t nhau. M t chương trình b ng tính là m t chương trình s d ng t ch c, phân tích d li u. Trong ó d li u ư c t ch c theo các dòng, c t; v i c u trúc tr i r ng, r t phù h p v i các b ng lương, b ng thông tin tài chính c l n. B ng tính B ng tính có th coi là m t m u bi u s d ng i n các thông tin d ng s , ch , các ký hi u v.v.. T t c các b ng tính u có d ng lư i bao g m các c t và dòng. Giao gi a c t và dòng t o ra ô, là thành ph n s d ng lưu tr d li u. Trong b ng tính Excel, thông thư ng, c t hi n th theo chi u d c và có tên dư i d ng ch cái, hàng hi n th theo chi u ngang và có tên theo d ng s . Column Row Cell i t ng Mô t Column Là các c t d li u trên b ng tính Excel Bài 1 Microsoft Excel viet.pv@hotmail.com
Bài 1 i t ng Mô t Row Là các dòng d li u trên b ng tính Cell Là ô b ng tính, hình thành b i giao gi a dòng và c t Ch B Excel M t trong các chương trình b ng tính r t ph bi n t i Vi t Nam là Excel – chương trình h tr ngư i s d ng lưu tr và làm vi c v i d li u. Trong l n u làm vi c v i Excel, b n có th chưa quen v i cung cách làm vi c c a chương trình. Ph n bài h c này s trang b cho b n các ki n th c ch y u làm vi c v i chương trình Excel. Có th b n cho r ng bư c i này không quan tr ng l m. Nhưng hãy th tư ng tư ng l n u tiên b n nh n công vi c c a mình. S th t khó khăn khi b n b t tay ngay vào công vi c mà chưa hi u v môi trư ng làm vi c c a mình. Thêm m t chút kiên nh n trong ph n bài này, b n s có nh ng bư c ti n nhanh trong các ph n bài sau. Các phiên b n Excel Chương trình Excel có nhi u phiên b n. Các phiên b n quen thu c v i ngư i s d ng máy tính t i Vi t Nam thư ng là Microsoft® Excel® 6.0 Microsoft® Excel® 95 Microsoft® Excel® 97 Microsoft® Excel® 2000 Microsoft® Excel® 2002 (còn g i là Microsoft® Excel® XP) Microsoft® Office Excel® 2003 Giao di n chương trình Khi b n m chương trình Excel, s có hai ph n c a s hi n ra trong m t c a s l n chính. C a s l n bên ngoài là c a s chính c a ng d ng, và c a s trong là c a s b ng tính. C a s ng d ng thư ng r ng tràn màn hình, là nơi ngư i s d ng làm vi c v i ng d ng Excel. C a s t p tin làm vi c n m trong c a s chính và hi n th n i dung làm vi c v i d li u. 7 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 1 Name Box Active Cell Formula bar C as ng d ng Task pane C a s Workbook Worksheet tab Thành ph n Ý nghĩa C as ng d ng C a s c a chương trình ng d ng Excel C a s Workbook C a s c a ph n b ng b n ang làm vi c Name Box H p tên ô ang làm vi c hay tên c a nhóm ô làm vi c Active Cell Ô ang làm vi c Formula bar Thanh công c nh p d li u, công th c... Worksheet tab Các nút l t trang b ng tính – sheet Làm vi c v i Excel, b n c n chú ý cách g i tên ô trong ng d ng Ph n c a s trên cùng có các ch cái th hi n cho tên c t, ph n d c c a s bên trái th hi n tên c a các dòng d li u. Tên dòng thư ng ư c t b i các s . Cách ánh tên c t t A n Z, sau ó ti p t c k t h p AA, AB cho t i IV. Các c t ư c ánh s tu n t t 1 n 65536. S lư ng Worksheet trong Excel có th lên t i 255 sheet khác nhau. Bài 1 Microsoft Excel viet.pv@hotmail.com
Bài 2 Bài 2 Thao tác v i Excel M c tiêu bài h c Trong ph n trư c, b n ã bi t v chương trình b ng tính Excel. Ph n bài này s hư ng d n b n cách thao tác v i chương trình b ng tính này, bao g m Cách làm vi c v i d li u Cách di chuy n trong chương trình b ng tính Excel Nâng cao hi u qu khi nh p d li u theo quy lu t 9 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 2 Ch A Di chuy n và các thao tác b tr có th t o m t b ng d li u, ôi lúc b n c n t i các thao tác sao cho vi c di chuy n ư c nhanh chóng và hi u qu hơn so v i các thao tác di chuy n thông thư ng. chuy n v trí sang ô k ti p B n s d ng các nút mũi tên trên bàn phím Phím mũi tên Ch c năng - Lên N u v trí ô b n ang ng (active cell) không ph i ô thu c hàng trên cùng trong b ng tính, thao tác này s chuy n l a ch n t ô hi n t i sang ô ngay phía trên. - Xu ng N u v trí ô b n ang ng (active cell) không ph i ô thu c hàng dư i cùng trong b ng tính, thao tác này s chuy n l a ch n t ô hi n t i sang ô ngay phía dư i. - Ph i N u v trí ô b n ang ng (active cell) không ph i ô thu c c t u tiên tính t bên trái trong b ng tính, thao tác này s chuy n l a ch n t ô hi n t i sang ô ngay bên trái. - Trái N u v trí ô b n ang ng (active cell) không ph i ô thu c c t u tiên tính t bên ph i trong b ng tính, thao tác này s chuy n l a ch n t ô hi n t i sang ô ngay bên ph i. chuy n v trí t i m t ô b t kỳ B n có th s d ng các phím mũi tên di chuy n t i m t ô b t kỳ. Ho c s d ng chu t di chuy n trang màn hình, sau ó kích ch n vào ô b n mu n chuy n t i. Di chuy n lên xu ng m t trang màn hình nhìn th y ư c B n s d ng phím PageUp và PageDown, trong ó PageUp là chuy n lên m t trang nhìn th y ư c, PageDown là chuy n xu ng m t trang nhìn th y ư c. B n hãy xem hai hình dư i ây: Bài 2 Thao tác v i Excel viet.pv@hotmail.com 10
Bài 2 Hình 2-1 Di chuy n trang d c (a) Hình 2-2 Di chuy n trang d c (b) Hình 1 cho th y b n nhìn ư c các ô t dòng 1 n dòng 33. Khi nh n phím PageDown, dòng trên cùng c a màn hình s là 34, là dòng không nhìn th y ư c trong hình m t. Di chuy n ngang m t trang màn hình nhìn th y ư c di chuy n ngang m t trang màn hình nhìn th y ư c, b n th c hi n tương t thao tác c a ph n di chuy n d c m t trang màn hình nhìn th y ư c. Có nghĩa là s d ng phím PageUp và PageDown. Tuy nhiên trong quá trình s d ng hai phím này, b n c n nh n thêm phím Alt. Thao tác y 1. Nh n và gi nguyên phím Alt 11 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 2 2. Nh n phím PageUp ho c PageDown t ng l n ho c gi nguyên n khi t ư c k t qu b n mu n. 3. Th phím Alt Di chuy n gi a các sheet B n th c hi n thao tác tương t thao tác di chuy n ngang màn hình. Tuy nhiên, thay vì s d ng phím Alt, b n hãy s d ng phím Ctrl di chuy n gi a các sheet 1. Nh n phím Ctrl trên bàn phím 2. Nh n phím PageUp ho c PageDown di chuy n 3. Th phím Ctrl khi di chuy n xong. Di chuy n không tương tác (ch thao tác v i chu t) Thao tác di chuy n không c n tương tác, có nghĩa là ngư i s d ng không c n ph i kích chu t hay s d ng bàn phím nhưng v n di chuy n ư c màn hình. G n tương t như m t băng truy n, các thông tin s l n lư t chuy n qua màn hình. di chuy n i v i chu t 2 nút và m t bánh xe 1. Nh n nút bánh xe t trên xu ng (thao tác như kích chu t trái ho c ph i) 2. Trên màn hình s xu t hi n m t bi u tư ng ngay t i v trí con tr chu t. 3. Di chuy n t t tr chu t lên/xu ng/ph i/trái tuỳ theo hư ng b n mu n di chuy n, khi ó màn hình s di chuy n theo. Lưu ý r ng t c di chuy n nhanh hay ch m ph thu c vào v trí tương i c a con chu t và bi u tư ng trên màn hình. 4. Khi di chuy n t i v trí b n c n, có th nh n nút bánh xe lăn ho c nh n m t nút chu t b t kỳ tr v tr ng thái bình thư ng. Bài 2 Thao tác v i Excel viet.pv@hotmail.com 12
Bài 2 di chuy n i v i chu t c bi t M t s chu t (thư ng là chu t có 4 nút), b n s không nh n ư c t trên xu ng i v i nút bánh xe. Khi ó, b n có th th s d ng nút c bi t – khác v i nút trái ho c ph i chu t. Phóng to/thu nh Phóng to ho c thu nh màn hình là m t thao tác b tr r t h u ích, c bi t khi b n làm vi c trên m t b ng tính l n. ây là thao tác c l p, s d ng khi b n mu n xem toàn b b c c c a b ng tính Excel, ng th i cũng là thao tác h tr r t t t khi b n mu n di chuy n nhanh chóng gi a các ph n trong b ng tính c a mình. th c hi n thao tác phóng to/thu nh S d ng menu 1. Trên menu, ch n View→Zoom. 2. Trong c a s Zoom, ch n t l b n mu n 3. Ch n OK xác l p S d ng thanh công c 1. Trên thanh công c Standard, ch n nút Zoom 2. Ch n t l phóng to/thu nh b n mu n 3. N u mu n xác nh m t t l c bi t, gõ t l b n mu n vào ô, sau ó nh n Enter xác nh n S d ng chu t (ch dùng v i chu t có bánh xe) 1. Nh n và gi nguyên nút Ctrl trên bàn phím 2. Lăn nút bánh xe phóng to thu nh 3. Khi t ư c phóng i mong mu n, ng ng lăn bánh xe và th nút Ctrl Ch B Nh p d li u trong Excel B n ã n m ư c m c tiêu s d ng, l i th và nhi u v n liên quan t i Excel. Trong ph n này, b n s i vào th c hi n các thao tác tr c ti p trên Excel. Th tư ng tư ng b n là trư ng b ph n kinh doanh, b n ư c giao nhi m v thi t l p k ho ch cho năm ho t ng ti p theo. S d ng Excel giúp b n nhanh chóng t o ra b ng k ho ch trong năm t i v i ít công s c và th i gian hơn. 13 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 2 nh p d li u trong Excel 1. M /t o m t b ng tính m i n u c n 2. Ch n ô b n mu n nh p d li u 3. Nh p d li u b n mu n ưa vào có th nh p d li u thành nhi u dòng, b n gi nguyên B n có th nh p tr c ti p ho c nh p trên thanh Formula – phím Alt, sau ó nh n Enter. Formula Bar 4. Nh n Enter ho c Tab khi b n nh p xong d li u N u b n nh n Enter, b n s xác nh n d li u, sau ó v trí c ab ns t ng chuy n sang ô ngay dư i ô ang nh p d li u N u b n nh n Tab, b n s xác nh n d li u nh p vào, sau ó v trí c a b n s t ng chuy n sang ô k bên ph i. 5. Nh n Esc khi b n mu n thoát kh i ch nh p d li u và hu toàn b d li u b n nh p vào Ch C Ch nh s a d li u D li u b n nh p vào không ph i hoàn toàn ã chính xác. Ngoài ra, ôi lúc b n cũng có nhu c u ch nh s a l i d li u trên các b ng tính s n có. thay i d li u, b n s c n quan tâm t i hai v n : Xoá toàn b d li u s n có r i thay b ng d li u m i Gi l i ph n l n d li u s n có, ch thêm b t m t vài thông tin. Trong ph n này, b n s xem cách có th th c hi n c hai v n trên. xoá d li u và nh p m i B n có th ch n vào d li u trong ô ó, th c hi n thao tác xoá xoá d li u, sau ó nh p m i vào. Tuy nhiên, cách nhanh nh t là b n kích ch n ô d li u c n s a, sau ó gõ luôn d li u m i vào. ch nh s a d li u Thao tác v i chu t: b n ch c n nh n kép chu t vào ô c n s a d li u, sau ó kích ch n vào t ng ph n b n mu n s a ho c s d ng phím mũi tên di chuy n và s a trong ô ó Thao tác bàn phím: b n di chuy n t i v trí mu n s a, sau ó nh n phím F2. Các thao tác còn l i tương t như thao tác v i chu t Th c hi n xong, nh n Enter ho c Tab xác nh n. Bài 2 Thao tác v i Excel viet.pv@hotmail.com 14
Bài 2 Ch D Ch n vùng trong Excel M t trong nh ng thao tác không th thi u khi b n làm vi c v i máy tính là thao tác l a ch n. Vi c l a ch n s giúp b n th c hi n thao tác sao chép d li u, ti t ki m nhi u công s c cho ngư i s d ng. C n lưu ý r ng khi có m t vùng l a ch n, vi c s d ng các nút mũi tên lên xu ng ho c s d ng b t c m t phím nào có tác d ng di chuy n ô hi n t i – active cell; s làm m t vùng l a ch n. Ch n m t vùng liên t c Thao tác l a ch n cơ b n là ch n m t vùng d li u liên t c. Vùng d li u liên t c ây có th là m t ô ho c m t t p h p các ô t o thành m t hình ch nh t. th c hi n thao tác l a ch n s d ng chu t 1. Rê chu t vào ô n m t i góc c a hình ch nh t b n ch n 2. Nh n và gi nguyên chu t, sau ó kéo t o thành m t hình ch nh t bao quanh nh ng ô b n mu n ch n 3. Th chu t xác nh n vùng l a ch n th c hi n thao tác l a ch n v i bàn phím 1. Kích chu t ho c di chuy n t i ô n m góc vùng l a ch n 2. Nh n gi phím Shift trên bàn phím 3. S d ng các nút mũi tên di chuy n t o thành vùng l a ch n 4. Th phím Shift khi t ư c vùng l a ch n mong mu n 15 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 2 Ch n vùng không liên t c ôi lúc b n có th c n copy các thông tin không n m liên t c nhau trên b ng tính Excel, vi c ph i ch n l n lư t nhi u vùng liên t c r i th c hi n t ng thao tác sao chép s r t m t th i gian và òi h i s kiên nh n quá cao c a ngư i s d ng. Vi c ch n và ti n hành thao tác sao chép các vùng không liên t c s làm tăng hi u qu làm vi c. Ngoài ra, b n có th s d ng các vùng không liên t c vào vi c h n ch di chuy n th a trong khi làm vi c. Các v n này s ư c c p t i ngay trong các ph n h c ti p theo. ch n vùng không liên t c 1. Ch n vùng th nh t 2. Nh n và gi phím Ctrl 3. Ch n vùng ti p theo Th c hi n ti p thao tác ch n cho n khi s vùng b n c n 4. Th Ctrl khi th c hi n xong Ch E Làm vi c trong vùng gi i h n Trong ph n xác nh vùng ch n, ta ã nói t i v n làm vi c trong vùng l a ch n. Vi c làm vi c trong m t vùng l a ch n s r t có l i cho ngư i s d ng do ngư i dùng không ph i th c hi n các thao tác th a trong quá trình di chuy n. Hãy th tư ng tư ng r ng b n c n n p các thông tin v s máy l c a nhân viên trong công ty. Trong hình dư i ây: Bài 2 Thao tác v i Excel viet.pv@hotmail.com 16
Bài 2 Sau khi n p xong thông tin, b n ph i nh n phím Enter ho c Tab, v trí ti p theo s là ô C5 hay D4 tùy theo l a ch n c a b n. Sau ó, b n ph i s d ng các nút di chuy n t i v trí A5 nh p thông tin ti p theo. Khi s d ng thao tác nh p d li u trong m t vùng. Ngay khi b n nh n phím Tab chuy n sang ô ti p, thay vì chuy n t i c t D, h p l a ch n s t ng chuy n t i v trí A5 b n ti p t c nh p d li u C n lưu ý r ng vùng l a ch n s b m t khi b n th c hi n các thao tác di chuy n ô làm vi c – active cell. tránh i u ó, b n c n chú ý t i cách làm vi c khi ang trong vùng l a ch n. Di chuy n Active Cell khi làm vi c trong vùng Phím mũi tên hay PageUp/PageDown v.v.. s làm di chuy n ô ho t ng – active cell c a b n. tránh v n ó nhưng v n di chuy n ư c trong vùng l a ch n, b n c n s d ng các phím. Th c ra b n ch c n nh các Di chuy n Phím phím: Enter và Tab. Khi mu n chuy n ngư c l i, b n k t h p thêm phím Shift Lên Shift + Enter Xu ng Enter Ph i Tab Trái Shift Tab S a d li u khi làm vi c trong vùng s a d li u khi làm vi c trong vùng. B n chuy n t i ô d li u c n s a ch a, sau ó: Gõ tr c ti p thông tin c n s a khi b n mu n thay hoàn toàn thông tin s n có b ng thông tin m i Nh n F2 r i ch nh s a n u b n mu n s d ng ti p thông tin s n có. 17 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 2 Di chuy n màn hình khi làm vi c trong vùng Vi c di chuy n ô ho t ng – active cell, b n có th th c hi n ư c công vi c c a mình. Tuy nhiên, trong nhi u trư ng h p, b n không ch di chuy n ô ho t ng mà còn c n xem d li u thu c nhi u vùng khác nhau trên b ng tính. di chuy n màn hình khi làm vi c trong vùng 1. Trên bàn phím, b t phím Scroll Lock B n có th s d ng chu t b ng cách kích chu t vào các thanh cu n – scroll bar; n m d c/ngang trên màn hình Excel. 2. S d ng phím mũi tên di chuy n 3. T t phím Scroll Lock khi không còn c n di chuy n ti p Ch F Di chuy n, sao chép, xoá d li u Ti p sau thao tác l a ch n d li u, b n có th s c n t i vi c sao chép hay di chuy n d li u b n v a l a ch n. Trong nhi u trư ng h p, vi c l a ch n cũng giúp b n xoá i các d li u không c n thi t m t cách nhanh chóng. i v i các thao tác di chuy n, sao chép hay xoá d li u, b n th y r ng ây u là nh ng thao tác th c hi n tr c ti p v i d li u c th nào ó. Do v y, b n c n nh : trư c khi th c hi n thao tác này, b n u ph i l a ch n d li u b n c n. Di chuy n và sao chép d li u Di chuy n và sao chép là thao tác ư c r t nhi u ngư i s d ng ưa thích vì thao tác này t o ra s khác bi t cơ b n gi a vi c t o và i u ch nh thông tin trên máy tính i v i vi c t o và i u ch nh thông tin trên văn b n vi t tay thông thư ng. Thông tin trong chương trình b ng tính Excel cũng không ph i là trư ng h p ngo i l . Trong nhi u trư ng h p, vi c l a ch n r i di chuy n hay sao chép d li u là i u r t c n thi t tăng hi u qu làm vi c. Trong quá trình th c hi n các thao tác này, b n có th xem mô t trong hình sau: Bài 2 Thao tác v i Excel viet.pv@hotmail.com 18
Bài 2 Cut/Copy Clipboard Paste Hình 2-1 Thao tác Copy/Paste Các thao tác v sao chép và di chuy n d li u thông thư ng u s d ng n m t vùng m trong máy tính, g i là Clipboard. V i vùng m này, các thông tin khi th c hi n thao tác Cut hay Copy s ư c chuy n vào vùng m này, khi b n th c hi n thao tác Paste, các thông tin s ư c chuy n t i v trí b n yêu c u. M t i u b n c n lưu ý trong quá trình th c hi n thao tác sao chép hay di chuy n là: các vùng l a ch n ph i t o thành m t kh i cân i. B n có th xem mô t trong hình dư i ây. Cut/Copy ư c Cut/Copy ư c Không Cut/Copy ư c Không Cut/Copy ư c 19 Microsoft® Office Excel™ 2003 ® ™ viet.pv@hotmail.com
Bài 2 di chuy n d li u 1. Ch n vùng thông tin b n c n 2. Trên thanh menu, ch n Edit → Cut. Phím t t ư c s d ng thay th là Ctrl + X 3. Chuy n n v trí b n c n ghi thông tin, ch n Edit → Paste. Phím t t ư c s d ng thay th là Ctrl + V sao chép d li u 1. Ch n vùng thông tin b n c n sao chép 2. Trên thanh menu, ch n Edit → Copy. Phím t t ư c s d ng thay th là Ctrl + C 3. Chuy n n v trí b n c n ghi thông tin, ch n Edit → Paste. Phím t t ư c s d ng thay th là Ctrl + V Sao chép/di chuy n b ng chu t và bàn phím Trong quá trình làm vi c, bàn phím và chu t là l a ch n ưu tiên có th thao tác nhanh hơn trong m t s trư ng h p. Thao tác i v i chu t có th k t h p thêm bàn phím ch cho phép b n di chuy n hay sao chép d li u trong i u ki n vùng lư ch n là liên t c. Trong trư ng h p vùng l a ch n không liên t c, b n không th th c hi n ư c thao tác này. 1. Ch n vùng liên t c 2. Rê chu t vào ph n vi n en quanh vùng l a ch n, con tr chu t s Trong trư ng h p l a ch n có thêm hình b n mũi tên b n chi u vùng không liên t c, b n s không th y vi n en s d ng thao tác nh n và kéo chu t 3. Nh n và gi nguyên chu t vào vùng vi n en 4. Kéo sang v trí m i. Khi ó trên màn hình s hi n th thông tin v vùng a ch m i d li u ư c chuy n n. Th chu t khi b n kéo n vùng thích h p. Bài 2 Thao tác v i Excel viet.pv@hotmail.com 20