Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thượng hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Để tìm hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện, mời các bạn cùng tham khảo tài liệu dưới đây.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Tổ chức sự kiện: Nghề hấp dẫn cho người yêu thích năng động
- TỔ CHỨC SỰ KIỆN: NGHỀ HẤP DẪN CHO
NGƯỜI YÊU THÍCH SỰ NĂNG ĐỘNG
Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự
kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và
sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội
nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi
tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan
trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi?
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của
một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại
di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân
thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này
.
- Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới
và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho
khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp
gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công
quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh
nghiệp...
Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người
trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp
thương hiệu “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng
nhất. Người làm công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự kiện là kết
quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng
của người tham dự…
Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối
tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập
ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để
thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài
hiệu ứng của sự kiện đó.
Áp lực nghề nghiệp
Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty
cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời
để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối.
Ngoài ảnh hưởng của thời tiết, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết
chương trình Bên cạnh đó, event còn là nghề "đi trước về sau". Bạn phải là người đến
sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất
là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom
- những cái "sáng tạo" của mọi người. Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian
truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh
tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối
không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng.
Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự
quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được
giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được,
nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người...
Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện
Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ
mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng
cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi
chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ
chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở
mỗi event họ tổ chức.
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ
chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có
khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là
nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết
cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện
cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa
nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến
nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
- Vất vả hơn họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. Bên cạnh đó, tổ chức sự
kiện được xem như là nghề “ đi trước về sau”. Bạn phải là người đi đến nơi tổ chức sự
kiện sớm hơn bất cứ người nào để chỉ đạo mọi thiết kế từ khâu trang trí, cách bố trí, âm
thanh, ánh sáng đến điều nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh để đảm bảo sao cho mọi công tác
phải được chuẩn bị chu đáo nhất. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người cuối cùng ở
lại “chiến trường” thu gom tất cả những cái “sáng tạo” của mọi người. Nghề tổ chức sự
kiện đòi hỏi phải có sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho
kịp với tiến độ chương trình,
Đặc biệt phải có lòng yêu nghề, ham học hỏi để không cảm thấy cảm bị áp lực từ
công việc mà biến chúng trở thành động lực để nỗ lực tạo ra những ý tưởng độc đáo hơn.
Nói đi cũng phải nói lại, mặc dù nghề tổ chức sự kiện có nhiều vất vả song nó lại là một
nghề cuốn hút nhiều sự quan tâm của giới trẻ bởi tính chất năng động và sáng tạo. Dù áp
lực công việc cao đến đâu nhưng luôn được giới trẻ “săn đón” bởi nghề tổ chức sự kiện
có nhiều niềm vui mà không phải ngành nghề nào có được. Công việc tổ chức sự kiện
như một bức tranh của trò chơi ghép hình mà người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn
chỉnh bức tranh đó bằng cả hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi
công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi sự kiện họ tổ chức.
Như đã đề cập ở trên, muốn trở thành một người tổ chức sự kiện thật sự giỏi
không thể hiểu những yếu tố sau: óc tổ chức tốt, có sức khỏe và niềm đam mê, năng
động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm
việc theo nhóm. Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi người thực hiện cực kì bền sức và chịu
được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít
người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có
bề ngoài trầm tĩnh như thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ cũng luôn “ căng như dây
đàn” để dự trù và xử lí bất kỳ “ sự cố bất kì nào xảy ra trước, trong và sau sự kiện.
- Và chỉ khi sự kiện thật sự kết thúc, người tổ chức sự kiện mới thật sự có thể thở
phào nhẹ nhõm. Bạn có thể đúc kết ra nhiều kinh nghiệm sau quá trình làm việc lâu dài
và có thể xem đó là đủ. Nhưng thật sự đối với nghề tổ chức sự kiện này mà nói, kinh
nghiệm không bao giờ là đủ. Bạn có thể tự học, có vô vàn các dữ liệu để bạn tự nghiên
cứu như sách vở, internet, trường lớp,…Nhưng đừng bao giờ bỏ lỡ việc học hỏi qua
những người đi trước, họ sẽ là những người đi trước, là nguồn dữ liệu sống động và chân
thật nhất khi vẽ ra một bức tranh về một nghề mà đòi hỏi kỹ năng đa chiều như tổ chức
sự kiện.
Dù khi đã trở thành một nhà tổ chức sự kiện, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi và phát
triển để trở thành một chuyên gia thực thụ. Cách tốt nhất là tham gia tích cực vào các
hoạt động xã hội để được tận mắt thấy cách tổ chức một sự kiện với quy mô khác nhau
để từ đó rút ra kinh nghiệm cho bản thân.
Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiện
Nghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự
“lên ruột” khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính
của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy “sô” đến trễ, khiến cho
nhà tổ chức “lên ruột”. Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình
cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các
MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể “cứu được bàn thua trông thấy”
khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật
“đinh” đến muộn này.
Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự
kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên
nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
