Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Chia sẻ: Xuan Truong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:0

Thêm vào BST

Báo xấu

2.576
lượt xem 701
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu nhất định

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ 1 Các thành phần của Hệ thống TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG Thông tin Kế toán THÔNG TIN KẾ TOÁN Vai trò của AIS Các mô hình AIS Accounting Information Systems AIS Phát triển AIS Các công cụ mô tả AIS 1 2 Hệ thống Hệ thống thông tin Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần Là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử có mối quan hệ với nhau để thực hiện những lý các dữ liệu và cung cấp thông tin cho người mục tiêu chung nhất định sử dụng Lưu trữ B A Dữ liệu Xử lý Thông tin đầu vào đầu ra Mục tiêu C Kiểm soát - phản hồi D Thông thường, khái niệm HTTT gắn liền với 3 môi trường xử lý hỗ trợ bởi CNTT 4 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 1 Kinh Tế TP.HCM
Hệ thống thông tin quản lý Các hệ thống con của HTTT quản lý Các yếu tố Sản xuất, Cung cấp Lưu trữ đầu vào giá tăng giá trị SP, DVụ Quá trình Dữ liệu Xử lý Thông tin SXKD đầu vào đầu ra HTTT HTTT Kế toán Kiểm soát - phản hồi Nhân sự HTTT HTTT Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý Sản xuất Bán hàng dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị DN 5 6 Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán 9Chứng từ Dữ liệu 9Tài khoản Mục tiêu Chức năng DN Kế toán AIS 9Đối tượng chi tiết Thủ tục kiểm soát 9Bộ máy Thực hiện các Cung cấp các Là 1 hệ thống 9Quy trình hoạt động thông tin hỗ trợ Lưu trữ Xử lý cung cấp hàng hoạch định, được thiết lập 9Phương thức hóa dịch vụ có thực hiện, kiểm nhằm thu thập, giá trị cho soát, đánh giá lưu trữ và cung khách hàng các hoạt động cấp thông tin kế 9Báo cáo tài chính của DN Thông tin 9Sổ kế toán toán cho người 9Báo cáo quản trị sử dụng 7 8 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 2 Kinh Tế TP.HCM
Các cấp độ thông tin cung cấp AIS và Quản Trị Doanh Nghiệp hỗ trợ dự Nhà quản báo lý cấp cao Quản trị doanh nghiệp Chiến lược Đề xuất thay đổi hỗ trợ ra Nhà quản lý quyết định bậc trung Quản lý, điều Hoạch Tổ chức, Kiểm soát, hành định thực hiện đánh giá Người Xác lập Điều khiển Thông tin xử lý thực hiện đo lường nghiệp vụ Hoạt động Hoạt động Dữ kinh doanh liệu AIS Sản Xuất Bán Hàng Kế toán Tài chính Nhân sự 9 10 CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA KẾ TOÁN Vai trò của AIS trong quản trị DN Ghi nhận, lưu trữ dữ liệu của các hoạt Thiết lập, kiểm soát các giao dịch bên ngoài động kinh doanh Cung cấp thông tin Ghi nhận Phân tích Chiến lược các hoạt động thông tin kinh doanh Các báo cáo cho đối tượng bên ngoài Thiết kế, cung cấp thông tin tin cậy Các báo cáo cho quản trị DN Chuỗi giá trị của doanh nghiệp Kiểm soát các hoạt động của DN Giá trị thấp Giá trị cao Hỗ trợ hoạch định IT thực hiện IT hỗ trợ 11 12 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 3 Kinh Tế TP.HCM
AIS hiện tại của Pacioli’s Hạn chế của AIS Nội dung của hoạt hiện tại động kinh doanh 9 Chọn lọc nghiệp vụ Quá Sự kiện ảnh Ghi sổ hưởng đến Sổ nhật trình Chứng từ nhật SXKD báo cáo tài chính ký ký 9 Không kịp thời AIS 9 Giới hạn nội dung Báo Lập Sổ cái, Chuyển cáo tài báo Sổ chi chính cáo tiết sổ 9 Trùng lắp 9 Thông tin hạn chế 9 Tách rời hoạt động Thông tin 13 của DN 14 Mô hình tổ chức AIS theo sự kiện-REAL Phân loại Mô hình REAL như thế nào Sự kiện Đối tượng Người sử của quá (Agent) dụng thông trình kinh Nguồn lực Sự kiện Hệ thống tin doanh (Resources) (Event) Kho dữ truy liệu xuất báo Nơi chốn cáo (Location) 9 Thu thập dữ liệu theo sự 9 Gắn AIS với các hoạt động kiện DN quan tâm kinh doanh của DN Dữ liệu thu thập 9 Hợp nhất dữ liệu toàn DN 9 Thông tin cung cấp linh hoạt 15 16 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 4 Kinh Tế TP.HCM
Chu trình kinh doanh Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán Mỗi chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến 1 Chu trình sản xuất Sản phẩm Chu trình doanh thu nội dung của quá trình SXKD Æ Chu trình kinh NVL, NC -> SP hoàn thành Bán hàng –> Thu tiền doanh hay còn gọi là chu trình kế toán Dữ liệu Dữ liệu Bao gồm: Tiền NVL Hệ thống ghi sổ- Chu trình doanh thu lập báo cáo Chu trình chi phí Chu trình chi phí Dữ liệu Chu trình tài chính Chu trình sản xuất Mua hàng – trả tiền Nhận tiền – Chi tiền Tiền Chu trình nhân sự Tiền Chu trình tài chính Chu trình nhân sự Nhân công Tuyển dụng – Trả lương 17 18 Phát triển hệ thống thông tin kế toán Chu kì phát triển của HTTT kế toán Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin kế toán Nhu cầu Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thay đổi AIS Vận hành hệ thực hiện theo 1 trình tự và theo 1 chu kì nhất thống định -> Chu kì phát triển của HTTT kế toán Việc tổ chức HTTT kế toán phải được thực hiện Phân tích hệ Thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đề ra thống hệ thống Việc tổ chức 1 hệ thống thông tin kế toán không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế toán Æ liên quan và ảnh hưởng đến toàn Thiết kế hệ doanh nghiệp thống 19 20 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 5 Kinh Tế TP.HCM
Vấn đề đặt ra đối với AIS Các công cụ mô tả AIS Mô hình, quá trình tổ chức Phạm vi của hệ thống Mô tả? AIS Mô tả các thành phần của AIS Vai trò của AIS trong hoạt – Dữ liệu động của DN – Hoạt động xử lý Ứng dụng công nghệ thông – Lưu trữ tin vào AIS – Thông tin …. Thảo luận Đối tượng tham gia vào AIS 21 22 Ví dụ minh họa: Quá trình thu tiền bán chịu SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD) KH gặp KT thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của cty. NV này lập Pthu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số Pthu vào thông báo trả DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu cho thủ quỹ, chuyển thông báo dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 Pthu cho kế toán phải của một hệ thống thông tin thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự DFD có nhiều cấp KT phải thu nhận giấy báo trả tiền do KT thanh toán chuyển đến. lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm DFD khái quát (cấp 0) tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm kế DFD cấp 1 toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của DFD cấp 2 KH theo từng hóa đơn. Định kì, PM sẽ in sổ cái TK tiền, phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho KT tổng hợp. …. 23 24 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 6 Kinh Tế TP.HCM
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Điểm đầu SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Cấp 0 Các kí hiệu: Phân cấp DFD A Điểm đầu – Có 4 kí hiệu biễu diễn Hệ thống Lưu trữ 2.0 D A C B 1.0 Lưu trữ 3.1 Điểm cuối H I D 3.0 Hoạt động Dòng dữ Đối tượng Lưu trữ dữ 3.2 B xử lý liệu bên ngoài liệu Điểm cuối hệ thống Cấp 2 B Cấp 1 (điểm đầu, kết thúc) 25 26 DFD cấp 0 (khái quát) DFD cấp 0 (khái quát) Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn Khách hàng Thanh toán Hệ thống dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) thu tiền giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ bán chịu Tổng hợp thanh toán thống. Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động Kế toán DFD khái quát cho biết: tổng hợp Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu) Æ Có – Chức năng của hệ thống vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống – Phạm vi của hệ thống 27 28 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 7 Kinh Tế TP.HCM
DFD cấp 1, cấp 2 DFD cấp 1 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các cấp hoạt Khách Thông tin Ghi nhận thanh toán thông tin Sổ quỹ động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các cấp hàng 1.0 hoạt động xử lý đó. Thông tin thanh toán Phiếu thu Mô tả chức năng của các hoạt động xử lý đã xác nhận Tiền sẽ thu Ghi nhận Nội dung của các dòng dữ liệu thanh Xác nhận Không quan tâm đến đối tượng, BP thực hiện, toán thanh 3.0 Số tiền đã hình thức mang dữ liệu xác nhận toán Thông tin 2.0 tổng hợp Kế toán 29 tổng hợp 30 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu đoạn văn mô tả trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, liên quan đến các đối tượng đó chuyển hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, Đối tượng Hoạt động xác nhận, tính toán, tổng hợp… Khách hàng Chuyển TB trả tiền Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các Kế toán thanh toán Lập phiếu thu đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào TB trả tiền …… …….. …. 31 32 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 8 Kinh Tế TP.HCM
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1 Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra các hoạt động đó. – Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các cách sau: Bước 5: – Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm – Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài – Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra – Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp – Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt ngoài hệ thống động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm – Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu 33 34 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1 LƯU ĐỒ (Flowchart) Bước 9:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá với nhau theo mối liên hệ hợp lý trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý ra, lưu trữ) Đồng thời mô tả Phân cấp DFD – Phương thức truyền dữ liệu Bước 11: Tiếptục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước – Các đối tượng, BP liên quan 7 Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn – Phương thức xử lý xử lý cấp con cho hình tròn lớn. Thực hiện các bước 8,9,10 – Phương thức và tính chất lưu trữ 35 36 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 9 Kinh Tế TP.HCM
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart) Kế toán tiền Thủ quỹ Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, A người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu KH trữ…trong xử lý thủ công Phiếu Phiếu thu thu Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, Lập cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt phiếu Ghi Xác nhận Sổ động xử lý của máy tính thu nhật kí ghi sổ quỹ Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt Phiếu Phiếu NK Phiếu Kế toán thu thu động xử lý hữu hình và vô hình trong hệ thống. Thu tiền thu công nợ A N 37 Quá trình thu tiền KH 38 LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart) KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ Hoá đơn BH Nhập hóa đơn của Kí hiệu đầu vào khách hàng Tập tin Chứng từ đầu vào HTKho Nhập Phiếu thu Hóa đơn BH (hoặc chứng từ, báo vào PM cáo đầu ra) bằng giấy Hiện thị khi nhập Tập tin Cập nhật Nhập chứng từ vào KH hóa đơn Nhập liệu máy tính (nhập bằng tay) Hoá đơn Đưa dữ liệu vào hệ Tập tin thống bằng thẻ lưu Thẻ lưu trữ bán hàng N trữ 39 40 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 10 Kinh Tế TP.HCM
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ Kí hiệu xử lý Kí hiệu lưu trữ Tính giá HTK Lưu trữ trong máy tính Tập tin hàng Xử lý bằng máy tính tồn kho Lưu trữ thủ công Lập phiếu thu N: Lưu trữ theo số thứ tự Xử lý thủ công N A: Lưu trữ theo Alphabet Kí hiệu đầu ra D: Lưu trữ theo ngày Baùo caùo baùn Hiển thị trên màn hình Kí hiệu kết nối haøng A 2 Bắt đầu Sổ, báo Dữ liệu đầu vào/ra Điểm nối trong cùng Điểm nối sang trang cáo 41 Bắt đầu/kết thúc 1 trang (A, B, C…) sau (Số trang: 1,2,3…)42 VẼ LƯU ĐỒ VẼ LƯU ĐỒ Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và bên Bước 4: Hoàn thành lưu đồ: ngoài của hệ thống (xem lại phần DFD) – Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột – Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột – Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc – Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của – Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung các hoạt động từ trái sang phải thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột – Chứng từ đi vào phải đi ra hoạt động xử lý – Mô tả các hoạt động xử lý – Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết – Dòng dữ liệu vào, ra của từng hoạt động thúc Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị – Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra. trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý 43 máy (hình chữ nhật) 44 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 11 Kinh Tế TP.HCM
Ý NGHĨA Vận dụng sơ đồ và lưu đồ Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp: Đánh giá hoạt động của hệ thống hiện hành – Xác định nội dung, chức năng, trình tự của các hoạt – Đánh giá dòng dữ liệu đi vào các hoạt động -> Đánh động xử lý trong hệ thống giá cơ sở thực hiện các hoạt động – Nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu cần thiết – Đánh giá dòng dữ liệu đi ra -> Đánh giá việc thực cho các hoạt động xử lý hiện chức năng của hoạt động Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp: Tổ chức thực hiện các hoạt động cho hệ thống mới – Nhận biết và phân tích được các hoạt động xử lý – Phác thảo quy trình xử lý các hoạt động cấp chi tiết theo các đối tượng, bộ phận liên quan nhất bằng sơ đồ – Phương thức thực hiện các hoạt động xử lý – Xác định các bộ phận và phương thức xử lý – Phương thức chuyển dữ liệu 45 – Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống mới 46 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH 12 Kinh Tế TP.HCM