NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Chia sẻ: Vu Manh Cuong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:12

Thêm vào BST

Báo xấu

214
lượt xem 43
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hệ thống Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ 1 Các thành phần của Hệ thống Thông tin Kế toán TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Các mô hình AIS Vai trò của AIS Accounting Information Systems Phát triển AIS AIS Các công cụ mô tả AIS 1 2 Hệ thống Hệ thống thông tin quản lý Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần Lưu trữ có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định Quá Dữ liệu Thông tin Xử lý trình đầu vào đầu ra SXKD B Kiểm soát - phản hồi A Mục tiêu C Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh D nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị DN 3 4 1 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
Các cấp độ thông tin cung cấp Phân loại thông tin hỗ trợ dự Nhà quản báo lý cấp cao Phân loại thông tin Tính chất Chiến lược Xử lý/Tác Tổng hợp/ Chiến lược nghiệp Phân tích hỗ trợ ra Nhà quản lý quyết định bậc trung Có cấu trúc Quản lý, điều hành Không cấu trúc Người xử lý thực hiện Hoạt động Mức độ không cấu trúc của thông tin tỷ lệ nghịch với nghiệp vụ khả năng thành công của việc tổ chức hệ thống kế toán Sản Xuất Bán Hàng Kế toán Tài chính Nhân sự Phân loại và nhận dạng yêu cầu thông tin như thế nào? 5 6 Chu trình kinh doanh Quá trình SXKD và chu trình kinh doanh Mỗi chuỗi các hoạt động cùng liên quan đến 1 nội dung của quá trình SXKD Chu trình kinh Chu trình DT doanh hay còn gọi là chu trình kế toán Hoạt động A Quá trình Bao gồm: Chu trình CP Sản xuất Chu trình doanh thu Hoạt động B kinh Chu trình chi phí doanh Chu trình SX Hoạt động C Chu trình sản xuất Chu trình TC Hoạt động … Chu trình nhân sự Chu trình tài chính Chu trình Nsự Hoạt động … Hoạt động … 7 8 2 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán Hệ thống thông tin kế toán Sản phẩm Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu NVL, NC -> SP hoàn thành Bán hàng –> Thu tiền Mục tiêu Chức năng AIS DN Kế toán Dữ liệu Dữ liệu Tiền NVL Hệ thống ghi sổ- Thực hiện các Cung cấp các Là 1 hệ thống lập báo cáo hoạt động thông tin hỗ trợ được thiết lập cung cấp hàng hoạch định, Dữ liệu nhằm thu thập, Chu trình tài chính Chu trình chi phí hóa dịch vụ có thực hiện, kiểm Huy động vốn – Đầu tư lưu trữ và cung Mua hàng – trả tiền giá trị cho soát, đánh giá Tiền cấp thông tin kế khách hàng các hoạt động Tiền của DN toán cho người Chu trình nhân sự sử dụng Nhân công Tuyển dụng – Trả lương 9 10 Hệ thống thông tin kế toán AIS hiện tại của Pacioli’s Chứng từ Tài khoản Dữ liệu Đối tượng chi tiết Quá Sự kiện ảnh Ghi sổ Thủ tục kiểm soát hưởng đến Sổ nhật trình Chứng từ nhật báo cáo tài ký ký SXKD chính Bộ máy Quy trình Xử lý Lưu trữ Phương thức Báo Lập Sổ cái, Chuyển cáo tài báo Sổ chi sổ chính cáo tiết Báo cáo tài chính Thông tin Sổ kế toán Báo cáo quản trị 11 12 3 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
Hạn chế của AIS Mô hình tổ chức AIS theo sự kiện-REAL Nội dung của hoạt hiện tại động kinh doanh Chọn lọc nghiệp vụ Sự kiện AIS Không kịp thời Người sử của quá dụng thông trình kinh Hệ thống tin Giới hạn nội dung doanh truy Kho dữ xuất báo liệu Trùng lắp cáo Thông tin hạn chế Thu thập dữ liệu theo sự Gắn AIS với các hoạt động kiện DN quan tâm kinh doanh của DN Tách rời hoạt động Thông tin Hợp nhất dữ liệu toàn DN Thông tin cung cấp linh hoạt của DN 13 14 AIS và Quản Trị Doanh Nghiệp Mô hình REAL Xác định như thế Quản trị doanh nghiệp nào? Đề xuất thay đổi Đối tượng (Agent) Nguồn lực Sự kiện (Resources) Hoạch Tổ chức, Kiểm soát, (Event) định thực hiện đánh giá Nơi chốn (Location) Xác lập Điều khiển Thông tin đo lường Hoạt động Dữ AIS kinh doanh liệu Dữ liệu thu thập 15 16 4 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
Vai trò của AIS trong quản trị DN CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA KẾ TOÁN Ghi nhận, lưu trữ dữ liệu của các hoạt động kinh doanh Thiết lập, kiểm soát các giao dịch bên ngoài Cung cấp thông tin Ghi nhận Phân tích Chiến lược các hoạt động thông tin kinh doanh Các báo cáo cho đối tượng bên ngoài Các báo cáo cho quản trị DN Thiết kế, cung cấp thông tin tin cậy Kiểm soát các hoạt động của DN Chuỗi giá trị của doanh nghiệp Giá trị thấp Giá trị cao Hỗ trợ hoạch định IT thực hiện IT hỗ trợ 17 18 Phát triển hệ thống thông tin kế toán Chu kì phát triển của HTTT kế toán Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin kế toán Nhu cầu Vận hành hệ thay đổi AIS Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thống thực hiện theo 1 trình tự và theo 1 chu kì nhất định -> Chu kì phát triển của HTTT kế toán Việc tổ chức HTTT kế toán phải được thực hiện Phân tích hệ Thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đề ra thống hệ thống Việc tổ chức 1 hệ thống thông tin kế toán không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế Thiết kế hệ liên quan và ảnh hưởng đến toàn toán thống doanh nghiệp 19 20 5 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
Vấn đề đặt ra đối với AIS Các công cụ mô tả AIS Phạm vi của hệ thống Mô hình, quá trình tổ chức Mô tả? AIS Mô tả các thành phần của AIS – Dữ liệu Vai trò của AIS trong hoạt động của DN – Hoạt động xử lý – Lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào AIS – Thông tin Đối tượng tham gia vào AIS Thảo luận …. 21 22 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Ví dụ minh họa: Quá trình thu tiền bán chịu (Data Flow Diagram - DFD) KH gặp KT thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của cty. NV này DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các lập Pthu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số Pthu vào thông báo trả dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu cho thủ quỹ, chuyển thông báo điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên của một hệ thống thông tin Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 Pthu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự DFD có nhiều cấp KT phải thu nhận giấy báo trả tiền do KT thanh toán chuyển đến. lưu DFD khái quát (cấp 0) lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm kế DFD cấp 1 toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của DFD cấp 2 KH theo từng hóa đơn. Định kì, PM sẽ in sổ cái TK tiền, phải thu, sổ …. chi tiết KH, bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho KT tổng hợp. 23 24 6 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Điểm đầu SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Cấ p 0 Các kí hiệu: Phân cấp DFD A – Có 4 kí hiệu biễu diễn Điểm đầu Hệ thống Lưu trữ 2.0 D C A B 1.0 Lưu trữ 3.1 Điểm cuối H D I 3.0 Hoạt động Dòng dữ Đối tượng Lưu trữ dữ xử lý liệu bên ngoài liệu 3.2 B Điểm cuối hệ thống Cấ p 2 Cấ p 1 (điểm đầu, B kết thúc) 25 26 DFD cấp 0 (khái quát) DFD cấp 0 (khái quát) Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn Thanh toán Khách hàng Hệ thống dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) thu tiền Tổng hợp giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ bán chịu thanh toán thống. Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động Kế toán DFD khái quát cho biết: tổng hợp Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc – Chức năng của hệ thống nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu) Có vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống – Phạm vi của hệ thống 27 28 7 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
DFD cấp 1, cấp 2 DFD cấp 1 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các cấp hoạt Ghi nhận Thông tin Khách Sổ quỹ thông tin thanh toán động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các cấp hàng 1.0 hoạt động xử lý đó. Thông tin Phiếu thu thanh toán Mô tả chức năng của các hoạt động xử lý đã xác nhận Tiền sẽ thu Ghi nhận Nội dung của các dòng dữ liệu thanh Xác nhận toán Không quan tâm đến đối tượng, BP thực hiện, thanh 3.0 Số tiền đã hình thức mang dữ liệu toán xác nhận Thông tin 2.0 tổng hợp Kế toán tổng hợp 29 30 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu đoạn văn mô tả trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, liên quan đến các đối tượng đó chuyển hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp… Đối tượng Hoạt động Khách hàng Chuyển TB trả tiền Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các Kế toán thanh toán Lập phiếu thu đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào TB trả tiền …… …….. …. 31 32 8 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1 Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra các hoạt động đó. – Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các liệu nào trong hệ thống cách sau: Bước 5: – Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm – Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác – Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài nơi xảy ra – Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn lý của hệ thống hiện hành. trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp – Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt ngoài hệ thống động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm – Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu 33 34 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1 LƯU ĐỒ (Flowchart) Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá Bước 9:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu với nhau theo mối liên hệ hợp lý ra, lưu trữ) Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý Đồng thời mô tả Phân cấp DFD – Phương thức truyền dữ liệu Bước 11: – Các đối tượng, BP liên quan Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn – Phương thức xử lý xử lý cấp con cho hình tròn lớn. – Phương thức và tính chất lưu trữ Thực hiện các bước 8,9,10 35 36 9 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart) LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG Kế toán tiền Thủ quỹ Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, A người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu KH Phiếu trữ…trong xử lý thủ công Phiếu thu thu Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, Lập phiếu cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt Ghi Xác nhận Sổ thu động xử lý của máy tính nhật kí ghi sổ quỹ Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống Phiếu trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt Phiếu NK Phiếu Kế toán thu thu động xử lý hữu hình và vô hình trong hệ thống. Thu tiền thu công nợ N A Quá trình thu tiền 37 38 KH KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart) Hoá đơn Nhập hóa đơn của Kí hiệu đầu vào BH khách hàng Tập tin Chứng từ đầu vào Phiếu thu HTKho Nhập (hoặc chứng từ, báo Hóa đơn BH vào PM cáo đầu ra) bằng giấy Hiện thị khi nhập Cập nhật Nhập chứng từ vào Tập tin hóa đơn máy tính (nhập bằng KH Nhập liệu tay) Hoá đơn Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu Tập tin Thẻ lưu trữ trữ N bán hàng 39 40 10 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ Kí hiệu xử lý Kí hiệu lưu trữ Tập tin hàng Tính giá HTK Lưu trữ trong máy tính Xử lý bằng máy tính tồn kho Lưu trữ thủ công Lập N: Lưu trữ theo số thứ tự phiếu thu Xử lý thủ công N A: Lưu trữ theo Alphabet Kí hiệu đầu ra D: Lưu trữ theo ngày Kí hiệu kết nối Hiển thị trên màn hình 2 A Bắt đầu Điểm nối trong cùng Điểm nối sang trang Sổ, báo Dữ liệu đầu vào/ra Bắt đầu/kết thúc 1 trang (A, B, C…) sau (Số trang: 1,2,3…) cáo 41 42 VẼ LƯU ĐỒ VẼ LƯU ĐỒ Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và bên Bước 4: Hoàn thành lưu đồ: ngoài của hệ thống (xem lại phần DFD) – Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột – Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột – Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc – Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của – Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung các hoạt động từ trái sang phải thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột – Chứng từ đi vào phải đi ra hoạt động xử lý – Mô tả các hoạt động xử lý – Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết – Dòng dữ liệu vào, ra của từng hoạt động thúc Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị – Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra. trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) 43 44 11 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
Ý NGHĨA Vận dụng sơ đồ và lưu đồ Đánh giá hoạt động của hệ thống hiện hành Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp: – Đánh giá dòng dữ liệu đi vào các hoạt động -> Đánh – Xác định nội dung, chức năng, trình tự của các hoạt giá cơ sở thực hiện các hoạt động động xử lý trong hệ thống – Đánh giá dòng dữ liệu đi ra -> Đánh giá việc thực – Nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu cần thiết hiện chức năng của hoạt động cho các hoạt động xử lý Tổ chức thực hiện các hoạt động cho hệ thống Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp: mới – Nhận biết và phân tích được các hoạt động xử lý – Phác thảo quy trình xử lý các hoạt động cấp chi tiết theo các đối tượng, bộ phận liên quan nhất bằng sơ đồ – Phương thức thực hiện các hoạt động xử lý – Xác định các bộ phận và phương thức xử lý – Phương thức chuyển dữ liệu – Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống mới 45 46 Ví dụ vận dụng 1: Ví dụ vận dụng 2: Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ P.Kdoanh, Thiết kế quy trình bán hàng và xử lý nghiệp vụ bộ phận gửi hàng chuẩn bị việc giao hàng. Một giấy báo gởi trong phòng kế toán của 1 doanh nghiệp với đặc hàng gồm 3 liên được lập ra. Liên 3 cùng với hàng hoá được điểm: gởi đến KH. Liên 2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn. Bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập – Bán tại cửa hàng hoá đơn gồm 3 liên. Liên 3 hoá đơn bán hàng được gởi đến – Các bộ phận liên quan: Cửa hàng, kho, kế KH, liên 2 chuyển cho kế toán. Ngoài ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn. Khi kế toán toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết – Phương thức xử lý tại cửa hàng, kho bằng phải thu, nhật kí bán hàng và lưu hóa đơn bán hàng theo thủ công tên của khách hàng. a. Vẽ sơ đồ và lưu đồ mô tả cho quá trình trên – Phòng kế toán sử dụng phần mềm B. Chỉ ra những rủi ro trong quá trình trên. Nêu các thay đổi, bổ sung vào quá trình trên để hạn chế rủi ro 47 48 12 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM