Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim tìm hiểu quy trình và quy định về thủ tục luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim từ đó đưa ra những đề xuất và hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ – PETECHIM Lê Hoàng Mỹ Uyên, Phạm Thị Kim Hồng, Trương Thị Thu Hòa Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Công Nghệ TP. Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Thái Thị Nho TÓM TẮT Hiện nay, dựa vào tính đặc thù mà mỗi doanh nghiệp đều có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình thanh toán,... Các quy trình thường hình thành do thói quen, từ những quy định rời rạc. Một doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì đây không phải là vấn đề gây cản trở. Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim thuộc loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa nên các chứng từ cần được luân chuyển nhanh chóng và lưu trữ rõ ràng vào đúng các danh mục phòng ban. Hiện tại, Công ty chưa có phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác kế toán nhằm ngăn chặn những sai sót và gian lận nội bộ một cách hiệu quả cũng như để việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ trở nên dễ dàng, tiếc kiệm thời gian và giúp bộ phận quản lý kiểm soát các chứng từ được lưu trữ tại Công ty. Nhằm giúp việc luân chuyển chứng từ kế toán trở nên dễ dàng, nhóm chúng em thực hiện bài báo nghiên cứu về việc “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại Dầu khí – Petechim”. Từ đó, nhóm sáng tạo ra sản phẩm cải thiện vấn đề có tên “Ứng dụng H.U.H kết hợp với chữ ký điện tử Token” Từ khóa: chứng từ kế toán, chữ ký điện tử Token, hoàn thiện, luân chuyển, ứng dụng H.U.H. 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Vào thời kỳ La Mã cổ đại cho đến thế kỉ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa xuất hiện chứng từ kế toán, dường như khái niệm về chứng từ kế toán bị pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Cho tới thời của Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị (2006), I.F. Ser - Thụy Sĩ, S.M. Baras – Nga, Pali chính là những người đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ kế toán và sổ sách kế toán. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn một cách thường xuyên. Do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. 2101
Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn chưa đồng bộ và còn nhiều khó khăn. Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng, mà khi muốn cung cấp thông tin hữu dụng thì phải bắt đầu từ các việc nhỏ nhất đó là các chứng từ kế toán. Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh thì không thể thiếu quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hiệu quả. Để làm được điều đó, các hóa đơn, chứng từ kế toán phải được luân chuyển chính xác, đầy đủ và kịp thời. Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học không chỉ dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban trong doanh nghiệp. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây mất thời gian hoặc thậm chí tạo điều kiện cho gian lận, thất thoát. Công ty nên sử dụng phần mềm quản lý kế toán để chứng từ kế toán luân chuyển một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Trong quá trình thực tập cũng như tìm hiểu về sự luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Thương Mại Dầu Khí - Petechim, nhóm chúng em thấy được sự tồn tại và những hạn chế mà Công ty hiện nay đang gặp phải và có mong muốn cải thiện những hạn chế mà Công ty gặp phải. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu tổng quát Tìm hiểu quy trình và quy định về thủ tục luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim từ đó đưa ra những đề xuất và hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác. 2.2 Mục tiêu chi tiết Tìm hiểu tình hình thực tế về quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán trong Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim. Từ đó đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, hiệu quả và giảm thất thoát chi phí quản lý cho Công ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim. 3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp định tính: Thu thập thông tin tài liệu về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Quan sát và phỏng vấn nhân viên ở các phòng ban như bộ phận quản lý doanh nghiệp, thương mại, dịch vụ, tài chính kế toán tại công ty về quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ. 2102
Phuơng pháp thu thập thông tin: Là mỗi cá nhân chọn một vấn đề để thu thập thông tin sau đó đề xuất đề tài dự án cá nhân trước khi đưa ra đề tài chính thức của cả nhóm. Thu thập những thông tin có liên quan nhằm hỗ trợ thêm thông tin đến đề tài nhóm. Giúp nhóm em có nhiều lựa chọn hơn trong việc thực hiện các khảo sát khác nhau. Phuơng pháp thống kê và chọn lọc: Từ những thông tin và số liệu thu thập đươc, nhóm em đã thống kê và chọn lọc được số liệu liên quan đến bài báo cáo. Phuơng pháp Brainstoming: Là dùng để phát triển nhiều giải pháp sáng tạo trong nhóm cho một vấn đề. Phương pháp hoạt động bằng cách nêu các ý tưởng tập trung trên vấn đề, từ đó rút ra nhiều đáp án căn bản cho vấn đề mà nhóm đang muốn hướng đến. Phương pháp sử dụng phiếu câu hỏi khảo sát: Là thu thập dữ liệu thông qua các đáp án cho một chuỗi những câu hỏi. Nhóm đặt nhiều câu hỏi trọng tâm liên quan đến đề tài mà nhóm đang nghiên cứu. Phuơng pháp nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp: Là sử dụng biểu đồ xương cá hay còn gọi là biểu đồ nguyên nhân - kết quả. Lấy đề tài chính của nhóm là vấn đề chính, sau đó chọn ra các vấn đề liên quan đến vấn đề chính cần cải thiện. Từ những vấn đề cần cải thiện đó và đưa ra những giải pháp cụ thể hơn. 5. NỘI DUNG 5.1 Giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần thương mại dầu khí - petechim Công ty Thương mại Dầu khí, tên viết tắt là “Petechim”, được thành lập theo Quyết định số 1212/DK-TCNS ngày 05/10/1994. Ngày 28/10/2008, Petechim Servimex chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Thương mại Dầu khí Petechim. Công ty Cổ phần Thương mại Dầu khí (Petechim JSC) là đơn vị kế thừa toàn bộ các hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị và dịch vụ dầu khí cũng như thương hiệu của Tổng công ty Thương mại Dầu khí (Petechim) trước đây. Công ty Petechim phát triển với chủ trương đa dạng hóa các loại hình kinh doanh, mở rộng phân khúc thị trường từ lĩnh vực thượng nguồn sang lĩnh vực hạ nguồn của nghành dầu khí và hướng đến phục vụ nghành công nghiệp khác. Nhằm định hướng phát triển Công ty tập trung vào các lĩnh vực hoạt động gắn liền với chiến lược, định hướng phát triển của ngành Dầu khí và Tập đoàn Sovico Holdings với mục tiêu hàng đầu là bảo toàn vốn và thu được lợi nhuận, vừa lợi ích của cổ đông, vừa đảm bảo thu nhập cho người lao động, gắn kết quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân với sự phát triển bền vững của Công ty. Để đạt được những kết quả đó Petechim đã đặt ra những nhiệm vụ cụ thể: Đầu tiên, trong sản xuất kinh doanh, Công ty tích cực tham gia đấu thầu để ký kết nhiều hợp đồng mới bao gồm các mảng dịch vụ hàng hải hàng không, logistics…, thắt chặt quan hệ hợp tác chiến lược với các đối tác lớn để ký kết các hợp đồng trong và ngoài ngành dầu khí; Thứ hai là trong quản lý tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh, áp dụng chính sách “thắt lưng buộc bụng” để chấm dứt tình trạng không đủ bù chi, đưa ra các phương án để duy trì hạn mức tín dụng tại các ngân hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh nâng cao chất lượng công tác 2103
quản lý dự án; Thứ ba, trong tổ chức và quản lý nhân sự luôn kiện toàn bộ máy tổ chức theo hướng tinh giản và chú trọng về chất từ từng phòng ban để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, quy chế thưởng hấp dẫn; Cuối cùng trong công tác giải quyết tồn đọng, Petechim giải quyết dứt điểm hết các tồn đọng công nợ, hàng hóa tồn kho để thu hồi vốn và giảm thiểu tối đa các chi phí tài chính phát sinh hoặc giảm giá trị hàng hóa. Petechim hoạt động với các nghành nghề kinh doanh chính bao gồm: mua bán thiết bị, vật tư, phụ tùng, hóa chất nghành dầu khí, nghành xây dựng, nghành giao thông vận tải, nông lâm ngư nghiệp; Mua bán trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, trang thiết bị bảo vệ môi trường, trang thiết bị y tế, trang thiết bị dịch vụ đại lý tàu biển và cung ứng tàu biển. 5.2 Thực trạng việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty Vấn đề luân chuyển và lưu trữ chứng từ là vấn đề quan trọng trong công ty. Nếu chứng từ không được luân chuyển kịp thời sẽ ảnh hưởng đến công tác kế toán của Công ty, khi đó đối với nghiệp vụ mua bán hàng hóa, kế toán công nợ khó theo dõi tài khoản kế toán 131 và tài khoản 331. Ngoài ra, Công ty chưa áp dụng nhiều công nghệ thông tin để hỗ trợ luân chuyển, sử dụng phương pháp thủ công, quy trình lưu trữ chứng từ chưa Hình 12: Tình trạng chứng từ khi lưu trữ tại phòng Tài chính - Kế toán linh hoạt, chiếm phần lớn. Vì vậy không thể tránh những sai sót khi thực hiện và tốn nhiều thời gian khi thực hiện từng bước trong quy trình luân chuyển. 2104
Lưu trữ chứng từ kế toán bằng phương pháp thủ công như bìa còng mà không áp dụng lưu trữ chứng từ kế toán bằng công nghệ thông tin thì hay xảy ra tình trạng kế toán viên quên, không thường xuyên kiểm tra chứng từ dẫn đến thiếu sót, việc không thường xuyên sàn lọc, sắp xếp và loại bỏ các chứng từ kế toán không liên quan sẽ làm mất nhiều công sức và thời gian tìm kiếm. Nếu làm mất chứng từ hoặc thiếu chứng từ phải trình báo lên cấp trên và mất nhiều thời gian để tìm hiểu nguyên nhân và tìm kiếm chứng từ bị thất lạc. Tốn nhiều chi phí Hình 13: Tình trạng luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán cho việc in ấn và vận chuyển chứng từ kế toán để lưu trữ. Chứng từ được in không đạt chất lượng dễ phai màu, cũ, nhàu nát, dễ rách. Việc hiếu sót chứng từ, luân chuyển chậm trễ, chứng từ được giữ tại các phòng ban không được chuyển đến phòng kế toán ảnh hưởng đến việc kiểm soát công nợ, chi phí và doanh thu. Số lượng chứng từ lưu trữ tại phòng kế toán phát sinh tương đối nhiều từ 500 đến 1000 chứng từ cho mỗi tháng. Đồng thời, tại phòng còn lưu trữ lại các năm gần nhất để theo dõi. Vì vậy chứng từ kế toán tại Công ty cần phải được quản lý chặt chẽ hơn, tránh không xảy ra trường hợp bị thất lạc và quan trọng nhất việc luân chuyển nhanh chóng, hiệu quả, cập nhật tình hình và số liệu liên tục, dễ dàng tìm được chứng từ khi cần và không tốn nhiều thời gian. 5.3 Sản phẩm “ Ứng dụng H.U.H kết hợp với chữ ký điện tử Token” Sản phẩm có nhiều tính năng như luân chuyển, lưu trữ, hỗ trợ tìm kiếm chứng từ kế toán. Ngoài ra, sản phẩm kết hợp nhiều ứng dụng từ công nghệ thông tin mang lại như: luân chuyển chứng từ kế toán trong ứng dụng không cần các thiết bị hỗ trợ bên ngoài; Tính năng quét dữ liệu từ file cứng sang file mềm. Tín năng đọc và phân tích nhận diện dữ liệu trên bản Scan gốc đồng thời ứng dụng hỗ trợ tự cập nhật vào phần mềm hạch toán, theo dõi hợp đồng và công nợ. Đặc biệt, chức năng đóng băng theo chu kỳ, rà soát chứng từ hoặc thông tin thiếu sót để can thiệp kịp thời kết hợp cùng chữ ký điện tử token được kích hoạt bằng bằng vân tay của mỗi cá nhân để tăng tính bảo mật và độ chính xác. 2105
Mỗi cá nhân sẽ được bên hỗ trợ ứng dụng ghi nhận thông tin và cung cấp tài khoản đăng nhập vào ứng dụng H.U.H kèm theo là chữ ký điện tử cá nhân kích hoạt bằng vân tay tăng tính bảo mật. Mỗi phòng ban sẽ có màn hình chính, mục chức năng khác nhau đúng theo chuyên môn của từng phòng ban để tăng tính bảo mật. Đặc biệt là phòng kế toán. Ứng dụng H.U.H có cấu tạo phân loại và tổ chức cơ cấu cho từng bộ chứng từ kế toán nhằm nâng cao sự hiểu biết về luân chuyển và lưu trữ chứng từ cần có. Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban được hoạch định sẵn, giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi tình trạng và vị trí của chứng từ. Hệ thống được trang bị chức năng quét, đọc và phân tích dữ liệu, nhận diện chứng từ gốc thông qua các mã số, con dấu, chữ ký mới được phép luân chuyển và lưu trữ trên ứng dụng. Theo nhu cầu cập nhật nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, rõ ràng và minh bạch. Hệ thống sở hữu quy trình đóng băng tự động. Trong thời gian này, hệ thống đóng cổng đăng nhập trên các máy tính cá nhân hay App dùng trên điện thoại, nhân viên không thể thao tác hay sử dụng hệ thống. Đồng thời, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra, ra soát toàn bộ các thao tác, nghiệp vụ mà nhân viên đã thực hiện trong tuần. Khi hoàn thành quy trình kiểm duyệt, H.U.H trả kết quả tự động vào Mục Thông báo cho từng phòng ban. Nếu đầy đủ, đúng số liệu, kết quả trả về là “quy trình hoàn thành 100%”. Vậy nếu có vấn đề thiếu sót, kết quả hiện lên là “quy trình xảy ra lỗi”, chương trình sẽ đẩy toàn bộ danh sách các khoản trống đề nghị nhân viên bổ sung ngay hoặc chọn lý do phù hợp để có thể tắt hệ thống kiểm soát quy trình H.U.H. Sau khi nhân viên kế toán xác nhận lỗi, một bảng báo cáo kết quả tình trạng sẽ được gửi đến ứng dụng trên máy kế toán trưởng để tăng tính kiểm soát tuyệt đối. KẾT LUẬN Ưu điểm của sản phẩm: Tiết kiệm thời gian luân chuyển chứng từ. Hạn chế chứng từ bị nhàu nát. Dễ dàng theo dõi, tra cứu chứng từ lưu trữ thông qua sản phẩm. Rà soát và thông báo khi có sai sót xảy ra. Kiểm tra chứng từ gốc trước khi lưu trữ. Hỗ trợ theo dõi công nợ. Có tính bảo mật cao. Nhập liệu tự động thông qua chức năng quét và đọc dữ liệu. Nhược điểm của sản phẩm: Có chi phí khá cao. Cần có kết nối Internet khi sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Cần có chuyên viên về sản phẩm để theo dõi cách vận hành tại công ty, hỗ trợ nhân viên khi cần thiết. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Theo trang PVOIL Đường xa thêm gần (2018), Tổng quan về Công ty Dầu Việt Nam. https://www.pvoil.com.vn/gioi-thieu 2106
[2] Theo trang Cafebiz (2018), Chứng từ kế toán sắp xếp không gọn gàng. https://cafebiz.vn/ 2107