intTypePromotion=3

50 cách quản lý thòi gian

Chia sẻ: Mai Thi Yen | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:9

0
535
lượt xem
409
download

50 cách quản lý thòi gian

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Một lỗi thường gặp trong quản lý thời gian là cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ trong đầu dẫn đến quá tải. Sử dụng một danh sách để viết ra những việc cần làm là cách rất tốt để kiểm soát các kế hoạch và nhiệm vụ và luôn làm cho bạn sự ngăn nắp.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: 50 cách quản lý thòi gian

  1. 50 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN 1. Viết mọi thứ ra giấy. Một lỗi thường gặp trong quản lý thời gian là cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ trong đầu  dẫn đến quá tải. Sử dụng một danh sách để viết ra những việc cần làm là cách rất tốt  để kiểm soát các kế hoạch và nhiệm vụ và luôn làm cho bạn sự ngăn nắp. 2. Xác định những công việc ưu tiên. Tạo ưu tiên trong danh sách những việc cần làm giúp bạn tập trung và dành nhiều  thời gian hơn vào những điều thực sự quan trọng đối với bạn. Hãy xếp hạng những  nhiệm vụ theo thứ bậc ABCD để xác định việc nào là quan trọng.   Đặt kế hoạch cho tuần làm việc  3.   . Dành một chút thời gian đầu mỗi tuần để sắp xếp lịch. Việc dành thời gian để làm  điều này giúp tăng cường tính hiệu quả và sự cân đối giữa những kế hoạch dài hạn  với những nhiệm vụ tức thời. Tất cả những gì bạn cần là 15 đến 30 phút mỗi tuần để  lên lịch.   4. Luôn mang theo sổ tay   . Bạn không thể biết lúc nào mình sẽ nảy sinh ra những ý tưởng tuyệt vời hay những  suy nghĩ sâu sắc. Dù bạn có đi bất cứ đâu, hãy mang theo mình một cuốn ghi chép,  bạn sẽ lưu lại được những suy nghĩ của mình. Nếu phải đợ quá lâu mới viết ra thì bạn  có thể quên. Một lựa chọn khác là dùng thiết bị ghi âm kỹ thuật số (điện thoại, máy  nghe nhạc MP3…). 5. Học cách nói không. Nhiều người trở nên bị quá tải với quá nhiều việc bởi họ hứa quá nhiều; họ nói đồng ý  trong những trường hợp mà họ thực sự nên nói không. Nói không làm giảm những  nhiệm vụ ưu tiên và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ  quan trọng hơn. 6. Suy nghĩ trước khi làm. Đã bao nhiêu lần bạn trả lời có rồi sau đó hối tiếc? Trước khi hứa hẹn làm một công  việc mới, hãy dừng lại và suy nghĩ về nó trước khi bạn trả lời. Điều này sẽ giúp bạn 
  2. tránh khỏi quá nhiều công việc bề bộn.   7. Không ngừng tự nâng cao học hỏ   i. Hãy giành thời gian trong lịch của mình để học những điều mới và phát triển tài năng  và khả năng của mình. Ví dụ, bạn có thể đi học một lớp, tham dự một khóa tập huấn,  đọc một quyển sách. Việc tiếp tục cải thiện hiểu biết và kỹ năng của mình tăng cường  giá trị của bạn, có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp, và là con đường hiệu quả  nhất để có sự độc lập tài chính. 8. Suy nghĩ về thời gian mà bạn dành cho những hoạt động thường ngày. Đánh giá một cách thường xuyên về cách bạn dùng thời gian hàng ngày là điều nên  làm. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm để tiết kiệm thời gian là  không dùng thời gian vào những việc không còn hữu ích nữa. Bạn phải ngừng một số  việc để duy trì tốt những hoạt động hiện tại. 9. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể giúp bạn ghi nhớ được mọi thứ bạn cần  làm, tổ chức và ưu tiên công việc, và phát triển những kế hoạch đúng đắn và hoàn  thành chúng. Một hệ thống được kết hợp đúng đắn như là chất keo dính tất cả những  gì giúp bạn tiết kiệm thời gian. 10. Xác định những thói quen xấu. Lập một danh sách những thói quen xấu đang lấy đi thời gian của bạn, phá hoại mục  tiêu của bạn và làm cản trở thành công. Sau khi bạn thực hiện những thói quen đó  một thời gian và thấy rằng chúng không phù hợp với hệ thống công việc. Nhớ rằng  cách dễ dàng nhất để hạn chế một thói quen xấu, là thay thế nó bằng một thói quen  tốt hơn. 11. Không làm hộ công việc của người khác Liệu bạn có thói quen làm hộ công việc của người khác bởi muốn trở thành “anh  hùng” trong tư tưởng? Làm những việc thế này làm cho bạn mất thời gian trong khi  bạn đang thiếu. Thay vì đó, hãy tập trung vào kế hoạch và mục tiêu của chính bạn,  hãy học cách chuyển giao công việc một cách hiệu quả, và hướng dẫn người khác  cách để họ hoàn thành công việc của chính mình.
  3.   2. Ghi nhật ký công việc  1  . Giành thời gian để đặt ra và đánh giá các mục tiêu. Bắt đầu một quyển nhật ký công  việc và viết ra tiến trình cho mỗi mục tiêu. Xem lại mục tiêu hàng ngày vào mỗi tuần  để chắc chắn rằng bạn đang đi đúng tiến độ. Viết nhật ký trên máy tính chưa bao giờ dễ hơn thế! Hơn là một quyển nhật ký đơn thuần, chương trình phần mềm nhật ký cá nhân có thể  giúp bạn kiểm soát cuộc sống của mình.   Đừng cầu toàn  13.   , Một số nhiệm vụ không cần đến nỗ lực cao nhất của bạn. Gửi thư đến cho một đồng  nghiệp là một ví dụ, không tốn nhiều hơn vài phút. Vậy hãy học cách phân biệt các  công việc cần được làm tốt nhất và các công việc chỉ cần được làm.   14. Hãy thận trọng với những nhiệm vụ “được lấp đầy”   . Khi danh sách công việc của bạn được lấp đầy với toàn những nhiệm vụ quan trọng,  hãy cẩn thận nếu không có thể bị rối trí với quá nhiều việc. Những việc như sắp xếp  lại tủ sách hay tài liệu có thể đợi đến lúc bạn giải quyết xong những nhiệm vụ cần  được ưu tiên nhất.   15. Tránh “bẫy công việc hiệu quả”   . Làm một công việc hiệu quả không nhất thiết có nghĩa là bạn là hữu ích. Tránh thực  hiện những nhiệm vụ mà bạn có thể làm hiệu quả mà không cần làm tất cả. Đơn giản  bởi vì bạn rất bận và có nhiều việc phải làm không có nghĩ rằng bạn thực sự cần làm  trọn vẹn mọi thứ. 16. Sử dụng “trì hoãn hiệu quả”. Trì hoãn không hoàn toàn có nghĩa là điều xấu nếu bạn dùng nó vào việc trì hoãn  những nhiệm vụ có tính ưu tiên thấp không cần phải làm ngay. Đợi đến khi công việc  đó trở nên đủ quan trọng để xứng đáng có được thời gian của bạn trước khi làm. 17. Đặt những câu hỏi. Đặt câu hỏi có thể là một công cụ hiệu quả giúp bạn giữ tiến độ công việc. Bất cứ khi 
  4. nào bạn không chắc chắn cần làm gì tiếp theo, hãy tự hỏi “Cách sử dụng thời gian  nào là hợp lý nhất bây giờ?” 18. Áp dụng lý thuyết 80/20. Lý thuyết 80/20 có nghĩa là 20% công việc của bạn chiếm 80% thời gian trong danh  sách công việc. Một số công việc mang lại cho bạn nhiều hơn những việc khác. Cần  ưu tiên và tập trung nhiều hơn vào những tỷ lệ phần trăm này.   19. Tránh làm quá nhiều   . Khi việc cân bằng giữa những kế hoạch dài hạn và ngắn hạn (khẩn cấn ngay lúc đó).  Nếu bạn giành quá nhiều thời gian và năng lượng cho quá nhiều kế hoạch khác  nhau, bạn có thể sẽ không làm tốt chúng được. Quản lý thời gian tốt thường cần đến  việc bạn tập trung thời gian vào số lượng những kế hoạch ít hơn. 20. Sử dụng chu trình năng lượng của mình. Tất cả chúng ta đều có những ngày vui vẻ, tràn đầy năng lượng và những ngày chậm  chạp, uể oải. Hãy sử dụng điều này như một lợi thế cho bạn. Làm những việc cần  nhiều năng lượng tinh thần và phức tạp trong những ngày bạn hào hứng. Trong  những ngày năng lượng thấp hơn, bạn nên làm những công việc thường xuyên,  không phức tạp và ưu tiên thấp hơn.    21. Tránh lưu lại quá nhiều thứ trong các tài liệu của bạn   . Các chuyên gia đánh giá rằng khoảng 60 đến 80 % những thứ bạn lưu giữ lại không  bao giờ được ngó lại nữa. Học cách lưu giữ lại những gì và “ném đi” những gì là bước  đầu tiên để tạo ra một hệ thống lưu giữ hiệu quả.   22. Những nhiệm vụ khẩn cấp cạnh tranh với những nhiệm vụ quan trọng   . Một điều then chốt trong quản lý thời gian là không phải tất cả công việc quan trọng  đều khẩn cấp và không phải tất cả công việc khẩn cấp đều quan trọng. Học cách  phân biệt giữa hai loại này là cần thiết để quản lý tốt thời gian. Đặt kế hoạch hàng  tuần giúp bạn duy trì cân bằng giữa những kế hoạch dài hạn quan trọng và những  vấn đề tức thời. 23. Đặt thời gian cho những kế hoạch quan trọng.
  5. Đặt thời gian đều đặn hàng tuần cho những kế hoạch quan trọng dài hạn. Đối với  những kế hoạch quan trọng nhưng không khẩn cấp, sẽ có nguy cơ là bạn sẽ bỏ mặc  nếu không đặt thời gian đều đặn cho chúng.   24. Dọn dẹp bàn làm việc   . Khi bạn để quá nhiều thứ trên bàn làm việc, bạn có thể bị phân tán. Bạn chỉ nên để  những thứ cần thiết trên bàn. Khi bạn làm giảm những vật gây sao nhãng không cần  thiết, bạn sẽ thấy rằng mình sử dụng thời gian khôn ngoan hơn.   25. Học cách thư giãn   . Muốn thành đạt phải làm việc chăm chỉ, tất nhiên rồi! Nhưng bạn cũng cần biết dành  thời gian để thư giãn và thời gian riêng cho bản thân mình. Sau khi thư giãn, bạn sẽ  thấy rằng mình làm việc tốt hơn. Thời gian nghỉ ngơi sẽ giúp bạn làm mới năng lượng  của mình và bộ não được nghỉ ngơi. 26. Tránh những suy nghĩ mơ ước/mơ hão. Những suy nghĩ mơ mộng có thể làm hỏng những kế hoạch tốt. Tránh điều này bằng  cách xác định những nguy cơ và học cách để đưa ra những hy vọng thực tế cho kế  hoạch của bạn. Hãy chắc chắn là bạn dành thời gian cho những lỗi và vấn đề không  hy vọng khi thiết lập bảng thời gian.   Đừng đặt biểu thời gian cho tất cả mọi thứ  27.   . Khi bạn thiết lập thời gian một cách quá mức, nó có thể tạo ra những căng thẳng  không cần thiết. Khi thiết lập kế hoạch tuần và đặt thời gian những cuộc hẹn, luôn tạo  khoảng trống cho những lỗi có thể gặp phải. 28. Học cách sắp xếp các nhiệm vụ thành nhóm. Để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan, cố gắng xếp những nhiệm vụ thành các  loại. Ví dụ, sắp xếp giấy tờ trên bàn và các tệp dữ liệu cùng một lúc, hay sắp xếp lại  email trong hộp thư cùng một lúc. Những nhiệm vụ liên quan đến nhau không chiếm  nhiều thời gian nếu bạn làm chúng cùng một lúc. 29. Không dùng chương trình tự động đọc email. Một số chương trình email có tiện ích đặt thời gian để bạn kiểm tra email vào lúc nào 
  6. đó. Hãy tắt tiện ích này đi. Đọc email vào bất cứ lúc nào nó được gửi đến sẽ gây sao  nhãng và mất thời gian. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, mỗi ngày nên kiểm tra email  từ 3 đến 5 lần đã được xác định trước.   Đừng ghi công việc vẫn mà bạn vẫn đang cần làm  30.   . Tránh lưu trữ những mục vẫn cần sự chú ý của bạn trước khi bạn ghi vào hệ thống  quản lý thời gian. Mặt khác, bạn có thể dễ dàng quên mục đó và công việc liên quan  mà bạn vẫn đang phải làm. Quy tắc này cũng được áp dụng cho việc nộp hay gửi  email và hồ sơ giấy tờ. 31. Tạo cân bằng trong thời gian của bạn. Khi bạn có rất nhiều loại hoạt động khác nhau cần phải làm, bạn có thể tạo ra sự cân  bằng bằng cách đề ra cho mỗi tuần tập trung vào một hoạt động nhất định. Ví dụ,  bạn có thể tập trung một tuần vào vấn đề tài chính và dọn dẹp nhà cửa, và tuần tiếp  theo vào thư giãn và giải trí.   32. Lập kế hoạch đều đặn mỗi tuần   . Đặt kế hoạch đều đặn hàng tuần sẽ giúp bản quản lý thời gian tốt hơn. Dành thời  gian để viết và ưu tiên những kế hoạch và nhiệm vụ sắp tới, kết nối lại với mục tiêu,  và tạo kế hoạch cho tuần tiếp theo.   33. Thực hành cách sắp xếp tài liệu mà có thể lấy lại nhanh   . Cố gắng lấy lại những dữ liệu, văn bản trong một hệ thống lưu trữ phức tạp có thể làm  bạn mệt mỏi và mất thời gian. Thay vì để chúng quá xa, hãy để chúng trong phạm vi  bạn có thể lấy dễ dàng. Ngăn kéo lưu trữ trong bàn làm việc của bạn là một nơi rất tốt  để giữ những thứ thường xuyên được sử dụng. 34. Hộp đựng tài liệu và việc ghi nhãn. Để hộp đựng tài liệu và ghi nhãn gần chỗ ngồi có thể giúp cải thiện việc tổ chức dữ  liệu. Thay vì để giấy tờ thành một đống trên bàn làm việc, bạn có thể ngay lập tức có  cách lưu trữ tốt hơn cho chúng.   35. Ghi lại những chương trình hay   . Bạn rất thích một chương trình tivi nào đó? Thay vì phải bố trí thời gian để xem 
  7. chúng, hãy ghi chúng lại và bạn có thể xem bất cứ lúc nào thuận lợi.   36. Học cách đọc thật nhanh   . Đọc nhanh là một kỹ năng giá trị, đặc biệt khi suốt cả ngày bạn phải đọc tài liệu. Bạn  có thể đến một lớp học, xem một chương trình hướng dẫn, hoặc đọc sách về chủ đề  này.   37. Sao lưu lại dữ liệu   . Bạn thường sao lưu dữ liệu bao nhiêu lần một tuần? Bạn không thể biết được lúc nào  máy tính có thể gặp vấn đề. Sao lưu lại dữ liệu của bạn một cách thường xuyên để  tránh những căng thẳng sau này.   Đặt lịch dựa trên năng lượng của bạn  38.   . Khi nào bạn dồi dào năng lượng nhất? Hãy cố gắng nắm được khi nào bạn nhiều  năng lượng nhất để sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Khi thực hiện nhiệm vụ bạn cần  sử dụng nhiều năng lượng, và sẽ rất tốt khi bạn có nhiều năng lượng.   39. Cho mỗi mục trong danh sách công việc một “địa điểm”   . Một trong những điều then chốt trong tổ chức là chắc chắn rằng mỗi mục có một địa  điểm (nhà, cơ quan hay ở nơi khác) mà chúng thực sự thuộc về. Điều này có thể thực  sự cải thiện tính tổ chức ở nhà và ở văn phòng.   40. Sắp xếp các tạp chí và bỏ đi những cái bạn không cần   . Để tránh những sự lộn xộng, hãy bỏ đi những tạp chí và báo cũ mà bạn không đọc  nữa. Điều này sẽ giúp bạn có nhiều chỗ trống hơn để cho những thứ khác và giúp  bạn tổ chức tốt hơn.  41. Viết bản liệt kê những danh mục cần kiểm tra cho những nhiệm vụ được lặp   ạ   l i. Có phải những nhiệm vụ đó cần được hoàn thành theo một cách quen thuộc hàng  ngày? Liệt kê những danh mục cần kiểm tra là một cách dễ dàng để bạn chắc chắn  hoàn thành nhiệm vụ mà không quên thứ gì quan trọng.   42. Những bước rất nhỏ để quản lý thời gian   .
  8. Học cách quản lý thời gian là cả một nghệ thuật. Hãy làm từng bước nhỏ một để có  sự thay đổi lớn hơn. Hãy nhớ rằng cần ít nhất một vài tuần để có được thói quen mới.   43. Viết nhật ký hàng ngày   . Viết và lưu lại nhật ký cá nhân cũng như chuyên môn giúp bạn tiến bộ. Hãy sử dụng  nó như là một cách xem xét lại những ngày và những tuần làm việc của bạn. Nghĩ về  những gì bạn đã làm tốt, những gì bạn định thay đổi và những gì mà bạn đã có thể  làm tốt hơn.   44. Mục tiêu chia thành những bước nhỏ   . Để đặt mục tiêu một cách hiệu quả, hãy chia chúng thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn  và bạn có thể đạt được dễ dàng hơn. Khi bạn lập kế hoạch hành động và thực hiện  từng bước nhỏ hơn, cơ hội thành công sẽ cao hơn. 45. Tìm mô hình mẫu cho mình. Có ai từng đạt được cùng mục tiêu như bạn không? Hãy coi người này như là mô hình  mẫu hoặc cố vấn cho bạn và đi theo các bước của họ. Một mô hình mẫu có thể  truyền cảm hứng cho bạn và nâng cao tinh thần cho bạn mệt mỏi. 46. Hãy bắt đầu! Khi bạn có mục tiêu cần đạt được và nhiệm vụ cần hoàn thành, hãy bắt đầu. Một khi  bạn đã bắt đầu, đà làm việc mà bạn đã xây dựng sẽ giúp bạn hoàn thành những gì  bạn bắt đầu.   47. Sắp xếp lại nơi làm việc   . Chỗ làm việc lộn xộn có thể khiến bạn mất tập trung và làm ít hiệu quả hơn.   48. Hãy hoạt động/ vận động   . Một cơ thể luôn hoạt động sẽ giúp cho bộ não luôn nhanh nhạy. Tập thể dục hàng  ngày sẽ giúp bạn cải thiện khả năng làm việc của não bộ. Nếu bạn không có nhiều  thời gian, hãy dành khoảng 10 phút lúc nghỉ để thể dục mỗi ngày.   49. Ngủ đủ giấc   .
  9. Nếu bộ não được nghỉ ngơi tốt, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Hãy chắc chắn rằng  bạn ngủ đủ hàng đêm. Khi bạn quá mệt mỏi thì hầu như không thể làm việc tốt nhất  được. 50. Luôn vui vẻ. Cuộc đời sẽ như thế nào nếu thiếu những trò vui? Hãy dành thời gian đi cùng với bạn  bè và những người yêu thương. Niềm vui sẽ giúp bạn cảm thấy hài lòng hơn với cả  cuộc sống và công việc.

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

YOMEDIA
Đồng bộ tài khoản