Áp dụng chuyển đổi số trong vận hành hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Bình Dương

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

6
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết hướng đến mục tiêu tìm hiểu thực trạng vận hành hệ thống chất lượng tại các SME và đề xuất các giải pháp dựa trên nền tảng chuyển đổi số để giúp nâng cao hiệu quả quản lý. Nghiên cứu đã tiến hành xem xét các ấn phẩm đã xuất bản trước đó để phân tích thực trạng vận hành hệ thống chất lượng và chuyển đổi số các trong doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Áp dụng chuyển đổi số trong vận hành hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Bình Dương

ÁP DỤNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TINH GỌN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở BÌNH DƯƠNG Ngô Linh Ly1 1. Trường Đại học Thủ Dầu Một; email: lynl@tdmu.edu.vn TÓM TẮT Trong bối cảnh toàn cầu hóa, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể vấp phải sức cạnh tranh khốc liệt không chỉ ở thương trường quốc tế mà ngay cả trên sân nhà. Để tăng cường sức cạnh tranh thì chất lượng sản phẩm được đảm bảo ổn định và liên tục cải tiến để đáp ứng thị hiếu của khách hàng thuộc phân khúc mục tiêu là điều mang tính ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các SME thì việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn thường rất khó khăn vì hạn chế về nguồn lực. Do đó, bài viết đã hướng đến mục tiêu tìm hiểu thực trạng vận hành hệ thống chất lượng tại các SME và đề xuất các giải pháp dựa trên nền tảng chuyển đổi số để giúp nâng cao hiệu quả quản lý. Nghiên cứu đã tiến hành xem xét các ấn phẩm đã xuất bản trước đó để phân tích thực trạng vận hành hệ thống chất lượng và chuyển đổi số các trong doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp. Kết quả, nghiên cứu đề xuất sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn tại các SME dựa trên quan điểm thuyết ràng buộc (TOC) và cần thiết áp dụng chuyển đổi số (digital transformation) để giúp họ vận hành hệ thống tinh gọn này được thuận tiện và hiệu quả hơn Từ khóa: Chuyển đổi số, hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn, tập trung quá trình Abstract APPLICATION OF DIGITAL TRANSFORMATION IN THE OPERATION OF FOCUSED QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS AT SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN BINH DUONG In the context of globalization, small and medium enterprises (SMEs) may face fierce competition in the international market and at home. To enhance competitiveness, product quality is guaranteed to be stable, and continuous improvement to meet the customers' tastes in the segment is vital for businesses. However, it is often challenging for SMEs to build a standard quality management system because of limited resources. Therefore, the article aims to understand the status of quality system operation in SMEs and propose solutions to improve management efficiency. The study conducted a literature review to analyze the current situation of quality management and digital transformation, then propose solutions. As a result, the study suggests that it is necessary to build a focused quality management system for SMEs based on the theory of constraint (TOC) perspective, and it is necessary to apply digital transformation to help them operate the focused system more conveniently and efficiently. Keywords: Digital transformation, focused quality management system, process focus 217
1. GIỚI THIỆU Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) luôn được đánh giá là lực lượng năng động và tích cực trong việc góp phần thúc đẩy sự phát triển của các nền kinh tế đang phát triển, trong đó có Việt Nam (Trần Văn Thọ, 2022). Tuy nhiên, trước sự thay đổi của môi trường vĩ mô đã tạo ra không ít thách thức. (1) Hiệp định thương mại tự do với chính sách kêu gọi đầu tư nước ngoài, các SME gặp muôn vàn khó khăn trước làn sóng đầu tư mạnh mẽ của các công ty và tập đoàn lớn vào Việt Nam. (2) Sự thay đổi về công nghệ, giúp lợi thế về lao động rẻ dần bị suy giảm, đòi hỏi SMEs cần chuyển mình tiếp nhận tận dụng lợi thế công nghệ hay bị thay thế bởi những đối thủ có năng lực phân tích và hấp thu công nghệ tốt hơn. Tỉnh Bình Dương là một trong những khu vực phát triển kinh tế mạnh mẽ tại miền Nam Việt Nam và đóng góp rất nhiều vào nền kinh tế của cả nước. Tuy nhiên, làn sóng Covid-19 đã gây tổn thất lớn đến hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp tại đây. Theo thống kê, chỉ số sản xuất công nghiệp của tỉnh giảm mạnh trong năm qua, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất may mặc, giày dép và gỗ. Những công ty hoạt động trong các lĩnh vực này đều ghi nhận sự giảm giá trị sản xuất và doanh số bán hàng của họ (Mai Xuân, 2023) Để ổn định và phát triển hoạt động kinh doanh, bên cạnh sự hỗ trợ của chính phủ thì các SMEs tại tỉnh Bình Dương cần tiếp tục áp dụng các chiến lược tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động và dồn sự tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ. Một vấn đề quan trọng trong việc tạo lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đó là chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm và dịch vụ của SMEs thường được gán cho mác là chất lượng vừa phải và thường rất khó cung ứng vào thị trường các nước phát triển. Ở thị trường trong nước cũng vậy, các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất vệ tinh rất khó cạnh tranh để trở thành nhà cung cấp chính thức cho các tập đoàn lớn thuộc sở hữu nước ngoài như SamSung, Panasonic. Một phần nguyên nhân là các doanh nghiệp này đòi hỏi các nhà cung cấp của họ phải có hệ thống quản lý chất lượng (QMS) chặt chẽ. Trước đòi hỏi đó, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã phải bỏ cuộc vì chi phí xây dựng và vận hành hệ thống này là quá cao, và quá nhiều lãng phí (iRTC, 2021). Trên tinh thần đó, hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn có thể được xem là một giải pháp giúp các SMEs nâng cao chất lượng và lợi thế cạnh tranh với các công ty và tập đoàn lớn (Nguyễn Đăng Minh, 2015). Tinh thần của quản lý chất lượng tinh gọn là xác định và tập trung vào các vấn đề trọng yếu để quản lý. Tuy nhiên, một vấn đề nữa giúp hệ thống càng tinh gọn và tiết kiệm nhiều chi phí vận hành và nâng cao tinh thần làm việc và ý chí tuân thủ hệ thống mà hiện nay ở các SMEs và cả nhiều nhà máy lớn cũng chưa được chú ý đáng kể đó là vấn đề chuyển đổi số (Song Hà, 2022; Nguyễn Đình Quyết, 2022). Do đó, mục tiêu của nghiên cứu này là giới thiệu cách thức áp dụng chuyển đổi số vào hệ thống quản lý chất lượng để được sự tinh gọn dựa trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Mục đích của nghiên cứu này là để đánh giá lại những tình hình chuyển đổi số và vận hành hệ thống quản lý chất lượng tại các SME ở tỉnh Bình Dương. Từ đó, đề xuất phương pháp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn dựa trên nền tảng số hóa cho các SME ở Bình Dương nói riêng và ở Việt Nam nói chung. Nguồn gốc của chuyển đổi số có thể tìm thấy trong khái niệm số hóa (digitization), tức là chuyển thể các dữ liệu vật lý sang các dữ liệu kỹ thuật số (Henriette và nnk., 2015) và quá trình áp dụng các công nghệ kỹ thuật số (Legner và nnk., 2017). Với tác động của chuyển đổi số, các xu hướng về kết nối vạn vật (IoT), dữ liệu lớn (bigdata) và bảo mật dữ liệu (data security) 218
được trổi dậy mạnh mẽ để tạo ra các nguồn lực cạnh tranh của doanh nghiệp (Schrauf và nnk., 2016). Trong bài viết này, tác giả để cập khái niệm chuyển đổi số cho các SMEs trong lĩnh vực sản xuất ở mức độ số hóa trong việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu, hồ sơ. Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam vẫn còn hạn chế trong việc triển khai và ứng dụng giải pháp số. Hiện tại, chỉ có số ít doanh nghiệp sử dụng giải pháp số cho hệ thống phê duyệt nội bộ trực tuyến và phần mềm quản lý văn bản, điều hành trực tuyến. Sự chuyển đổi số của các doanh nghiệp từng lĩnh vực cũng ở mức khác nhau. Ở lĩnh vực dệt may đã ứng dụng công nghệ số nhiều hơn trong công đoạn thiết kế (63% doanh nghiệp có máy cắt hiện đại). Theo khảo sát của CISCO năm 2021, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, chỉ có 18% đã nâng cấp hệ thống phần cứng công nghệ thông tin, 18% đầu tư vào điện toán đám mây và 11% đầu tư vào hệ thống an toàn, an ninh mạng (Song Hà, 2022). Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng gặp khó khăn về việc chuyển đổi số như thiếu sự thích nghi với môi trường số, không biết bắt đầu từ đâu hoặc thiếu công nghệ hỗ trợ (xem bảng 1). Có đến 70% doanh nghiệp còn nghi ngờ liệu chuyển đổi số có mang lại lợi ích cho họ hay không (Song Hà, 2022). Bên cạnh đó, sức mạnh của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ số tương đối hạn chế, chỉ mới áp dụng ở những lĩnh vực như bán hàng, quản trị kinh doanh, thanh toán, còn quản lý chuỗi cung ứng, cung cấp dịch vụ vẫn còn ở mức thấp. Đặc biệt, trong lĩnh vực sản xuất, vẫn còn rất khiêm tốn trong việc ứng dụng chuyển đổi số vào mảng quản trị chất lượng, mặc dù đây là xu hướng tương lai nhằm giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tiết giảm chi phí sản xuất (Ralea và nnk., 2019). Bảng 1: Rào cản trong chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ STT Rào cản Tỉ lệ doanh nghiệp mắc phải 1 Thiếu nguồn lực tài chính 60,1% 2 Thiếu thói quen, thiếu nhân lực 52,3% 3 Thiếu cơ sở hạ tầng 45,4% 4 Thiếu thông tin về công nghệ số 40,4% 5 Khó khăn trong tích hợp các giải pháp công nghệ số 38,5% 6 Thiếu cam kết của lãnh đạo >32% Nguồn: Kết quả khảo sát của Cục Phát triển doanh nghiệp (Song Hà, 2022) Hiện tại, đa phần doanh nghiệp SMEs trong lĩnh vực sản xuất ở Bình Dương thường sử dụng cách kiểm soát chất lượng truyền thống bằng cách theo dõi và quản lý dữ liệu chất lượng bằng giấy hoặc/và chỉ một số ít tài liệu, hồ sơ được lưu trên các máy tính, ứng dụng riêng lẻ (chủ yếu là các báo cáo được tạo ra). Có thể thấy việc chậm chuyển đổi số dường như là nguyên nhân chính của việc gia tăng chi phí vận hành hệ thống, thiếu tính thuận tiện, và tạo ra sự khó chịu cho người thực hiện, từ đó dẫn đến việc áp dụng hệ thống chất lượng không hiệu quả. Bên cạnh đó, việc vận hành hệ thống theo kiểu truyền thống còn gây chậm trễ trong việc cung cấp thông tin để giải quyết các vấn đề chất lượng do phải mất quá nhiều thời gian cho quá trình thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu, làm báo cáo, họp hành để có đủ thông tin cho việc ra quyết định cải tiến. Kết quả là việc cải tiến thường chậm và bị lệch pha so với tình hình sản xuất mới của doanh nghiệp, gây ra các sự cố chất lượng và giảm tốc độ gia tăng chất lượng cho khách hàng, dẫn đến thiếu tính cạnh tranh. 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & THẢO LUẬN 3.1 Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng, điển hình là ISO 9001 được bắt đầu phổ biến ở Việt Nam từ năm 1995 và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất điện tử, chế biến 219
thực phẩm, xây dựng, may mặc và nhà hàng khách sạn (ISOCUS, 2020). Việc áp dụng này đã giúp các SME nâng cao được uy tín, hình ảnh, hội nhập vào thị trường quốc tế, tuân thủ các yêu cầu pháp luật, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, qua đó giúp gia tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt thuận lợi đó, thì vẫn còn nhiều khó khăn khi xây dựng và vận hành hệ thống do các nguyên nhân chính yếu sau: (1) Thói quen: tâm lý ngại đổi mới; (2) Tốn kém thời gian để lập kế hoạch và tuân thủ; (3) Thiếu sự cam kết của lãnh đạo; (4) Thiếu phân quyền và phối hợp (iRTC, 2021). Khi thực hiện phỏng vấn nhanh với một số chủ doanh nghiệp SME tại Bình Dương, họ cho rằng nguyên nhân sâu xa của những vấn đề trên là yêu cầu của một hệ thống chất lượng quá phức tạp. Trước hết chúng ta cần xem lại các yêu cầu của hệ thống để đánh giá nhận định này. Một hệ thống quản lý chất lượng đầy đủ theo tiêu chuẩn ISO (International Organization for Standardization) 9001:2015, nhìn chung bao gồm các tiêu chuẩn cơ bản sau: (1) Tập trung vào khách hàng: tức là năng lực đáp ứng yêu cầu của khách hàng. (2) Lãnh đạo: thiết lập sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu chất lượng để toàn thể nhân viên hướng đến. (3) Sự tham gia của toàn bộ nhân viên: Phản ánh năng lực của nhân viên, sự tuân thủ các quy định và thiết lập hệ thống trao quyền hiệu quả. (4) Tiếp cận quy trình: Tổ chức phải xây dựng và thực hiện chính sách và các quy trình liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. (5) Cải tiến không ngừng: Tổ chức cần liên tục cải tiến các quy trình, sản phẩm và dịch vụ để đảm bảo chất lượng được cải thiện dần dần. (6) Đưa ra các quyết định dựa trên bằng chứng: tức là tiếp cận sự kiện, tìm hiểu vấn đề và dữ liệu để đưa ra quyết định, chứ không thể dựa vào cảm nhận hay ý kiến chủ quan. (7) Quản lý các mối quan hệ: Tổ chức phải thực hiện các quy trình và giám sát để đảm bảo chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ từ các bên thứ ba (ISOCERT, 2023). Rõ ràng để thực hiện đầy đủ tất cả yêu cầu của các tiêu chuẩn trên, thì sự xây dựng và vận hành một hệ thống quản trị chất lượng đầy đủ quả thật rất khó khăn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dẫn đến nhiều doanh nghiệp thường hay bỏ cuộc hoặc chỉ thực hiện thuân thủ theo kiểu cầm chừng cho có. Để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng và luật định, một số doanh nghiệp thường chỉ thuê người xây dựng hệ thống để đối phó lấy chứng chỉ, chứ không thực sự áp dụng để nâng cao chất lượng quy trình sản xuất. Vô tình hệ thống quản lý chất lượng trở nên không chất lượng. Người vận hành thì cảm thấy rất vất vả vì phải thêm công việc khi tuân thủ các yêu cầu của hệ thống, đặc biệt là yêu cầu về hồ sơ. Hồ sơ vốn dĩ là yêu cầu đòi hỏi tốn nhiều công sức, thời gian đối với hệ thống quản lý chất lượng. Thực sự vậy, nếu nhìn vào bốn cấp độ hệ thống thông tin của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, gồm (1): sổ tay chất lượng; (2) quy trình và hướng dẫn; (3): Hệ thống biểu mẫu; và (4): hồ sơ. Cấp độ hồ sơ thường gây nhiều phiền tốn, và tốn kém chi phí (thời gian, tiền bạc, nơi chốn, sự trì trệ) cho doanh nghiệp. Hồ sơ cũng là từ khóa được nhắc đến nhiều nhất trong cuộc phỏng vấn với các doanh nghiệp. Hầu như các SME đều đang lưu trữ hồ sơ liên quan đến hiện trường sản xuất bằng giấy. Điều này làm tốn kém tiền của và công sức, đặc biệt là khi hồ sơ lưu trữ thiếu khoa học thì việc tìm kiếm rất khó khăn và gây chậm trễ trong việc cung cấp thông tin. Đây có thể được hiểu là một thách thức trong chuẩn hóa quy trình, quản lý trực quan và thiếu đầu tư vào công nghệ (Nguyễn Đình Quyết, 2022). 3.2. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn trên nền tảng chuyển đổi số 3.2.1. Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn Theo quan điểm của lý thuyết về sự ràng buộc, theory of Constraints (TOC) (Goldratt, 1990), việc tập trung vào toàn bộ hệ thống là một sự lãng phí và không thể tạo ra sự tối ưu tổng thể được. Thay vào đó, các nhà quản trị cần xác định được nút cổ chai (bottle neck, điểm nghẽn của hệ thống) của doanh nghiệp là gì để tập trung nguồn lực vào nâng cao năng lực của nút cổ 220
chai đó, từ đó sẽ giúp nâng cao thông lượng (throughput) và giúp doanh nghiệp có được lợi nhuận tốt nhất có thể. Trong lĩnh vực quản lý chất lượng, việc áp dụng TOC vào cải tiến chất lượng có trọng điểm cũng được quan tâm nhiều trong các nghiên cứu (Demchuk và nnk., 2015). Theo nghiên cứu này thì hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn cần đi liền với hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) và tư duy giải quyết vấn dựa trên nút cổ chai của TOC. Hệ thống sản xuất tinh gọn hướng đến giảm một cách đáng kể hay thậm chí là loại bỏ các công đoạn không mang lại giá trị. Tư duy giải quyết vấn đề dựa nút cổ chai của thuyết TOC giúp nhận diện được vấn đề gây cản trở áp dụng hệ thống quản lý. Trên tất cả, có một vấn đề rất quan trọng và cần lưu ý khi khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) trên quan điểm tinh gọn và có tập trung là QMS không nhất thiết phải hướng đến việc cải tiến toàn bộ quy trình làm việc hoặc cải tiến toàn bộ sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, tiếp cận QMS theo hướng mong muốn nó có thể giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả các vấn đề của họ là không thể. QMS nên vốn chỉ được coi là một phương tiện để các doanh nghiệp có cách tiếp cận một cách hệ thống hơn để hoàn thành các mục tiêu của mình, và đạt được những cải tiến hiệu quả hơn (iRTC, 2021). Mục tiêu cuối cùng của các hệ thống tiêu chuẩn hướng đến là đưa sản phẩm đạt chất lượng đến tay khách hàng bằng cách thiết lập các cách thức quản lý ngăn ngừa. Vì vậy, việc vận hành hệ thống dựa nên chú trọng vào quá trình PDCA (Plan - Hoạch định, Do- triển khai, Check - kiểm soát và Act - cải tiến) và nhấn mạnh vào việc ra quyết định dựa trên bằng chứng, tức là vận hành theo nguyên tắc quan hệ nhân quả, nhấn mạnh tìm hiểu nguyên nhân cốt lõi và các rủi ro tiềm ẩn để đề biện pháp khắc phục và phòng ngừa hiệu quả. Vì thế, thay vì cố gắng nỗ lực để đáp ứng tất cả yêu cầu của hệ thống, tức là các doanh nghiệp đã cố gắng làm quá nhiều, dẫn đến có suy nghĩ hệ thống quá phức tạp. Các doanh nghiệp nên hiểu rằng bất kì hệ thống nào cũng chỉ là phương tiện để giúp tổ chức đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nói một cách khác, thay vì lấy hệ thống làm mục tiêu, tổ chức nên lấy khách hàng làm mục tiêu. Do đó, khi nhìn vào vần đề mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc xây dựng và vận hành hệ thống nằm ở hai điểm mấu chốt: - Chưa xác định được nút cổ chai – điều gì là quan trọng nhất cho khách hàng. - Quá trình áp dụng hệ thống bị rườm rà do vấn đề hồ sơ giấy tờ và lưu trữ thông tin. Về vấn đề thứ nhất, hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn dựa trên quan điểm TOC có thể giúp tổ chức nhìn nhận được điều quan trọng cho khách hàng là sản phẩm đạt chất lượng tốt. Vì thế, việc xây dựng hệ thống cần chú trọng vào vấn đề cốt yếu là tiêu chuẩn thứ 4 của ISO, “tiếp cận quá trình”. Bởi lẻ, bằng cách chủ động tiếp cận, phân tích, nhận thấy các tiềm năng của sự cố để xử lý nhanh nhằm hướng đến mục tiêu cuối cùng của QMS chính là giao hàng đạt chất lượng (Ralea và nnk., 2019). Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết vấn đề dựa trên tiếp cận quá trình, dựa vào dữ kiện và thực hiện PDCA, các SME có thể phát sinh vấn đề thứ hai – sự rườm rà của hồ sơ. Do đó, ở phần tiếp theo, đề tài sẽ trình bày về tình hình chuyển đổi tại các SME ở Bình Dương và đề xuất một giải pháp hướng đến áp dụng chuyển đổi số trong hệ thống quản lý chất lượng giúp tinh gọn hệ thống dựa trên tiếp cận vào quả trình cho các doanh nghiệp này ở mức độ nhất định. 3.2.2. Áp dụng chuyển đổi số vào vận hành hệ thống chất lượng tinh gọn Tận dụng xu hướng chuyển đổi số, khu vực sản xuất có thể áp dụng để đạt được sự vận hành tối ưu, không chỉ là phục vụ quản lý chất lượng mà còn giúp gia tăng tốc độ xử lý thông tin nói chung. Từ những vấn đề chưa tối ưu chuyển đổi số trong việc hỗ trợ sự hiệu quả của quản lý hệ thống chất lượng tinh gọn, tác giả đề xuất các bước tiến hành và lợi ích của chuyển đổi số như sau: 221
- Số hóa hiện trường có trọng điểm: Phân tích hiện trường sản xuất, các công đoạn cần thông tin sẽ thiết lập máy tính để nhập liệu đơn giản thay vì ghi chú thủ công và phải mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu thủ công này. Hiện tại các doanh nghiệp hầu như đều tiến hành hai bước ghi nhận dữ liệu rất phức tạp, một mặt là ghi tay vào giấy các dữ kiện, sau đó lại tiếp tục chuyển dữ liệu từ giấy vào máy tính. Điều này gây tốn thời gian và nhân lực để xử lý công việc vì tính trùng lặp của chúng. Các SMEs nên cân nhắc việc nhập dữ liệu trực tiếp vào máy tính để có thể tiết giảm thời gian và giúp dữ liệu được tập trung nhanh hơn. Từ đó có thể tiến hành các bước tiếp là đo lường, hiển thị hóa thông tin và ra quyết định giải pháp trong thời gian thực (real-time). - Đầu tư thêm thiết bị phổ biến như laptop, wifi kết nối, service (nếu cần thêm): Bằng cách kết hợp thêm máy tính có kết nối internet qua hệ thống wifi có thể tạo điều kiện cho quá trình khai thác, đo lường và hiển thị hóa sẽ trình bày ở bên dưới. Tuy nhiên, doanh nghiệp cân đối đánh giá lợi ích đầu tư bằng cách chỉ đầu tư trọng điểm, không nên thiết lập quá nhiều hay thiết lập tại các vị trí ít phát sinh dữ liệu hay dữ liệu đó có thể kết hợp để nhập với vị trí, trạm làm việc khác. Đặc biệt, tại vị trí bắt đầu và kết thúc quá trình sản xuất, cần thiết phải thiết lập các thiết bị để hiển thị các thông tin chất lượng (và cả sản xuất) bằng điện tử. Tận dụng các công cụ đơn giản để thiết lập công thức, hiển thị tình hình chất lượng theo biểu đồ kiểm soát (control chart) để tiên phong phòng ngừa, thay thế cho tình hình báo cáo theo kiểu truyền thống (như Cpk) khi sự việc đã xảy ra, làm mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu và chậm cung cấp thông tin. - Khai thác đo lường- hiển thị hóa: Cải tiến công nghệ có thể giúp tổ chức đạt được khả năng hiển thị trong thời gian thực (real-time), và đảm bảo quá trình ra quyết định nhanh chóng (Ralea et al., 2019). Đo lường trong truyền thống thường cung cấp thông tin của quá khứ, phân tích tại sao (5 whys analysis) và sử dụng biện pháp dự đoán các sự cố, xu hướng có khả năng xảy ra trong tương lai. Tuy nhiên, như trên đã nói, thông tin có được đã khá muộn màng, ít có tác dụng ngăn ngừa. Khi số hóa, có thể giúp cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng hơn rất nhiều. Đặc biệt, nhờ vào dữ liệu điện tử nên có thể giúp phân loại các dữ liệu, phân tích xu hướng để cung cấp thông tin nhanh chóng và có thể đề xuất các biện pháp khắc phục trước khi sự cố lớn xảy ra. Như vậy, sẻ giảm thời gian họp và giúp người hiện trường có thể tự thực hiện các biện pháp khắc phục nhanh dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm của họ đối với các vấn đề trong quá khứ. - Đào tạo nhân lực: Cũng như bất kì một triển khai mang tính chiến lược nào khác, sự đào tạo để có được những nguồn nhân lực với kỹ năng sử dụng được hệ thống là hết sức quan trọng. Tuy nhiên, do tính chất chi phí, các doanh nghiệp nên hướng dẫn những người sẵn có, sau đó thực hiện đào tạo sử dụng cho người thao tác tại hiện trường chỉ đúng chức năng yêu cầu. Không nên tiến hành đào tạo đầy đủ kỹ năng vi tính cơ bản hay nâng cao ngay từ đầu, dễ gây lãng phí và rất khó tiếp thu đối với người thao tác. 4. KẾT LUẬN Đóng góp: Trước các lo ngại truyền thống là số hóa có vi phạm tiêu chuẩn ISO không vì người ta có yêu cầu lưu trữ hồ sơ khá chi tiết. Thật ra, quá trình này không vi phạm các yêu cầu về lưu trữ của hệ thống ISO, vì ISO đề cập đến khả năng đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, nhấn mạnh giao tiếp để hướng đến làm ra sản phẩm đạt chất lượng. Việc áp dụng chuyển đổi số trong quản lý chất lượng tinh gọn sẽ giúp các SME đạt được các lợi ích như: (1) Tăng cường khả năng đo lường và theo dõi chất lượng sản phẩm và quy trình; (2) Cải thiện khả năng phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định thông minh để nâng cao chất lượng sản phẩm và tiết kiệm chi phí. (3) Tăng cường khả năng phát hiện lỗi, từ đó giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. (4) Dễ dàng truy xuất nguồn gốc lõi; (5) Cải thiện quá trình cộng tác và đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận và phân xưởng và giảm thiểu sai sót truyền thông dữ liệu. 222
Hạn chế: Do hạn chế về nguồn lực và thời gian, đề tài có những hạn chế như: (1) phương pháp nghiên cứu hầu như chỉ dựa vào việc thu thập dữ liệu thứ cấp, chưa thực hiện phỏng vấn các doanh nghiệp một cách đầy đủ để kiểm chứng lại thông tin cũng như khai thác thêm nhiều thông tin mới hơn; (2) các giải pháp đề xuất vẫn chưa được triển khai mẫu tại một doanh nghiệp cụ thể. Hướng nghiên cứu tiếp theo: Quá trình chuyển đổi số và số hóa trong quản lý chất lượng thường được biết đến có đóng góp lớn vào sự cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong ngữ cảnh SMEs, các nghiên cứu tương lai có thể tiến hành nghiên cứu các lợi ích thực sự của việc áp dụng chuyển đổi số đối với vận hành, lợi nhuận và tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chuyển đổi số không chỉ đòi hỏi sự đầu tư về kỹ thuật và hạ tầng, mà còn yêu cầu sự thay đổi tư duy và cách làm việc tại các tổ chức. Vì vậy, hướng nghiên cứu tiếp theo có thể nghiên cứu về mối quan hệ giữa các yếu tố như chia sẻ tri thức, sự lãnh đạo đối và tốc độ chuyển đối số tại các doanh nghiệp. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt: 1. Song Hà. (2022). Chuyển đổi số: Bài toán không dễ với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Retrieved 14-May from https://vneconomy.vn/chuyen-doi-so-bai-toan-khong-de-voi-cac-doanh-nghiep-nho-va-vua.htm 2. iRTC. (2021). Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001 tại doanh nghiệp và cách khắc phục. Địa chỉ: https://tuvaniso.com.vn/kho-khan-khi-ap-dung-iso-9001 [truy cập ngày 10/05/2023] 3. ISOCERT. (2023). Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 - Hệ thống quản lý chất lượng. https://isocert.org.vn/tieu- chuan-iso-9001-2015-he-thong-quan-ly-chat-luong [truy cập ngày 10/05/2023] 4. ISOCUS. (2020). Thực trạng tình hình áp dụng ISO 9001 tại Việt Nam như thế nào? https://isocus.vn/tinh- hinh-ap-dung-iso-9001-tai-viet-nam?gad=1&gclid=Cj0KCQjwpPKiBhDvARIsACn- gzBJdMW8ce1RD5tPVMlUY--kiA8J9I-YjQ4_ID-8zwZk1wT8mblBczUaAm_EEALw_wcB [truy cập ngày 10/05/2023] 5. Nguyễn Đăng Minh. (2015). Quản trị Tinh gọn tại Việt Nam, đường tới thành công. Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội. 6. Nguyễn Đình Quyết. (2022). Chuyển đổi số trong doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay: Những khó khăn cần tháo gỡ. Địa chỉ: https://www.tapchicongsan.org.vn/web/guest/gop-y-du-thao-cac-van- kien-trinh-dai-hoi-xiii-cua-dang/-/2018/824511/view_content [truy cập ngày 10/05/2023] 7. Trần Văn Thọ (2022). Kinh tế Nhật Bản giai đoạn phát triển thần kỳ 1955 – 1973. NXB Đà Nẵng. 8. Mai Xuân (2023). Bình Dương bàn giải pháp cấp bách “gỡ khó” cho các doanh nghiệp. Retrieved 10-May from https://www.binhduong.gov.vn/tin-tuc/2023/04/437-binh-duong-ban-giai-phap-cap- bach-go-kho-cho-cac-doanh-nghie Tài liệu tiếng Anh: 9. Demchuk, L., & Baitsar, R. (2015). Combined usage of Theory of Constraints, Lean and Six Sigma in quality assurance of manufacturing processes. Key Engineering Materials, 637, 21-26. 10. Goldratt, E. M. (1990). Theory of constraints. North River Croton-on-Hudson. 11. Henriette, E., Feki, M., & Boughzala, I. (2015). The shape of digital transformation: a systematic literature review. 12. Legner, C., Eymann, T., Hess, T., Matt, C., Böhmann, T., Drews, P., Mädche, A., Urbach, N., & Ahlemann, F. (2017). Digitalization: opportunity and challenge for the business and information systems engineering community. Business & information systems engineering, 59, 301-308. 13. Ralea, C., Dobrin, O.-C., Barbu, C., & Tanase, C. (2019). Looking to the future: Digital transformation of quality management. Proceedings of the International Management Conference, 14. Schrauf, S., & Berttram, P. (2016). Industry 4.0: How digitization makes the supply chain more efficient, agile, and customer-focused. Strateg. &Technology, 1-32. 223