Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 2 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Chia sẻ: Nguyễn Tình | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:35

Thêm vào BST

Báo xấu

36
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát" với các nội dung các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát; thành phần hệ thống kiểm soát; cơ chế kiểm soát.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 2 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

BÀI 2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT ThS. Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015109208 1
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG TạiCông Tại CôngtytyTNHH TNHHsảnsảnxuất xuấtHuỳnh HuỳnhQuang Quangcó cócáccácthủ thủtục tụchoạt hoạtđộng độngđược đượcmô môtảtảnhư nhưsau: sau: • • Khi Khiđặt đặthàng hàngmua muanguyên nguyênvật vậtliệu, liệu,một mộtliên liêncủa của đơn đơn đặtđặt hàng hàng được được gửigửi cho cho bộ bộ phận phận nhậnhàng, nhận hàng,nhân nhânviên viênnhận nhậnhàng hàngsẽsẽghighisốsốthực thực nhận nhận của của liên liên này này của của đơn đơn đặtđặt hàng hàng vàgửi và gửicho chobộ bộphận phậnkếkếtoán toánghi ghisổ. sổ.Vật Vậtliệu liệuđược đượcnhận nhậnvàovàokho. kho. • • Một Mộtchi chi nhánh nhánh bán bán hàng hàng của của Công Công tytybao baogồmgồmmộtmộtcửacửahàng hàng trưởng trưởngvàvàhaihai nhân viên. nhân Chi nhánh viên. đượcđược Chi nhánh mở một mở mộttài khoản tài khoảngiao giao dịch dịch tại Ngân hànghàng tại Ngân địa phương. địa phương.Các Các khoản tiền thu khoản của tiền thuchicủa nhánh được nộp chi nhánh được vào đây. nộp vàoCác séc đây. Cácrút séc tiền rút thutiền củathu Chicủa nhánhChiđược nhánhnộp vào đây. được nộp Các vào séc đây.rút Cáctiền séccủarúttàitiền khoản của này phải có tài khoản nàychữ ký có phải củachữcửakýhàng của trưởng cửa hànghoặc giám đốc trưởng hoặctàigiám chínhđốcCông tài ty. Sổ Công chính phụ được gửi ty. Sổ về được phụ cho cửagửihàng về chotrưởng, ông này cửa hàng sẽ đối trưởng, chiếu ông nàysổsẽsách đối với sổsổ chiếu phụ. sáchĐịnh vớikỳ, sổcửa phụ.hàng Địnhtrưởng kỳ, cửasẽhànglập một bảng trưởng sẽkêlậpcác mộtkhoản bảngchi kêtrong các kỳ về nộp khoản chi cho trongCông kỳ vềty.nộp cho Công ty. Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra. v1.0015109208 2
MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: • Hoạt động của hệ thống kiểm soát; • Giải thích vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp; • Các thành phần cấu thành trong hệ thống kiểm soát; • Giải thích cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp. v1.0015109208 3
NỘI DUNG Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát Thành phần hệ thống kiểm soát Cơ chế kiểm soát v1.0015109208 4
1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 1.1. Khái niệm 1.2. Mục đích của hệ thống kiểm soát 1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát v1.0015109208 5
1.1. KHÁI NIỆM • Hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. • Là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. • Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty. • Hệ thống kiểm soát thông thường gồm 5 thành phần:  Môi trường kiểm soát;  Đánh giá rủi ro;  Hoạt động kiểm soát;  Thông tin và truyền thông;  Giám sát. v1.0015109208 6
1.1. KHÁI NIỆM • Hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm:  Khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị cấp cao.  Gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức.  Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các qui định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.  Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến.  Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động. • Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. v1.0015109208 7
1.2. MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT • Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh. • Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. • Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót thông qua việc phân công nhiệm vụ rõ ràng ở các bộ phận. • Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo. • Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. • Hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các cổ đông của công ty. v1.0015109208 8
1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT • Môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý của doanh nghiệp  Chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng loại hình doanh nghiệp.  Tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát. • Mô hình quản trị doanh nghiệp  Mô hình quản trị kiểu truyền thống: mô hình này vẫn bám chắc vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm của chuyên môn hóa → tổ chức để kiểm soát từng bộ phận đã được chuyên môn hóa.  Mô hình quản trị hiện đại ˗ mô hình quản trị lấy tính thống nhất của quá trình làm cơ sở tổ chức mọi hoạt động quản trị → kiểm soát quá trình. v1.0015109208 9
1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT • Quy mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp  Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng phức tạp → cơ cấu kiểm soát cũng bao trùm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn → quan hệ giữa các cấp, bộ phận phức tạp hơn.  Doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ → cơ cấu kiểm soát rất đơn giản theo kiểu trực tuyến ˗ tư vấn.  Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian… → ảnh hưởng trực tiếp và là cơ sở để xây dựng cơ cấu kiểm soát. v1.0015109208 10
1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT • Trình độ đội ngũ các nhà quản trị  Nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai trò của công cụ kiểm soát → tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát là đương nhiên.  Nhà quản trị có trình độ cao sẽ có khả năng sử dụng các mô hình, công cụ hiện đại, phức tạp để đánh giá, phân tích và rút ra các kết luận chính xác.  Trang thiết bị quản trị: giúp các nhà quản trị nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng công việc. v1.0015109208 11
2. THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 2.1. Môi trường kiểm soát 2.2. Đánh giá rủi ro 2.3. Hoạt động kiểm soát 2.4. Thông tin và truyền thông 2.5. Giám sát v1.0015109208 12
2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT • Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát . • Là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát.  Phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức của mọi thành viên trong đơn vị.  Là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống. v1.0015109208 13
2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT • Tính trung thực và giá trị đạo đức  Là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác.  Thái độ và sự quan tâm đúng mức của nhà quản trị đến hoạt động kiểm soát.  Đơn vị phải xây dựng được các chuẩn mực, quy định về đạo đức của các nhân viên → người quản lý phải làm gương trong việc thực hiện các quy định. • Cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm thành viên trong tổ chức.  Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy được tác dụng.  Thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải:  Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động.  Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp. v1.0015109208 14
2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT • Phân quyền hạn và trách nhiệm  Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp.  Việc phân định quyền hạn bằng văn bản cụ thể có thể sẽ giúp công việc được tiến hành dễ dàng, trôi chảy hơn. • Chính sách về nguồn lực  Biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật.  Ảnh hưởng rất lớn đến hành vì đạo đức và năng lực của nhân viên.  Góp phần tạo ra đội ngũ nhân viên giỏi, có năng lực, có đạo đức → giảm bớt những yếu kém của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát. v1.0015109208 15
2.2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO • Là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. • Để có thể nhận dạng và quản trị được rủi ro các nhà quản trị cần:  Thiết lập các mục tiêu của tổ chức;  Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động ở mức toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến một số bộ phận;  Phân tích và đánh giá rủi ro: do rủi ro rất khó định lượng nên việc phân tích và đánh giá rủi ro thường khá phức tạp, theo các bước:  Ước lượng thiệt hại có thể xảy ra;  Xem xét khả năng xảy ra rủi ro;  Biện pháp phòng ngừa. v1.0015109208 16
2.3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT • Là những chính sách và thủ tục được thực hiện các hoạt động cần thiết để giảm thiểu rủi ro của các nhà quản trị được thực hiện. • Được thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức. v1.0015109208 17
2.3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT • Các yếu tố của hoạt động kiểm soát:  Phân chia trách nhiệm: nhằm giảm bớt cơ hội cho bất cứ ai ở những vị trí dễ xảy ra sai sót hay có cơ hội để thực hiện hành vi gian lận → có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau.  Ủy quyền: tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Có hai mức độ ủy quyền:  Ủy quyền chung: người cấp dưới được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn.  Ủy quyền cá nhân: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ.  Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng phí, tham ô tài sản hay mất mát, rủi ro thông tin ra bên ngoài.  Kiểm tra độc lập: nhằm hạn chế những sai sót so một số nguyên nhân như: nhân viên thiếu năng lực, nhân viên cấu kết với nhau trục lợi cho riêng mình…  Rà soát giúp mau chóng phát hiện những biến động bất thường hay những gian lận để từ đó có thể kịp thời ứng phó. v1.0015109208 18
2.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG • Nhằm đảm bảo cho các thông tin liên quan được xác định, được nắm bắt và được truyền thông một cách kịp thời và chính xác. • Cho phép mọi bộ phận và nhân viên có thể thi hành các công việc của họ một cách có hiệu quả. • Chất lượng hệ thống được xem là tốt nếu:  Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng;  Đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức;  Đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác;  Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng;  Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền;  Xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa. v1.0015109208 19
2.5. GIÁM SÁT • Là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá định kỳ hoạt động của hệ thống kiểm soát. • Được thực hiện dưới các hình thức sau:  Giám sát thường xuyên: được diễn ra ngay trong quá trình hoạt động.  Giám sát định kỳ: được thực hiện bộ phận kiểm soát, bộ phận kiểm soát từ bên ngoài.  Rà soát lại các cơ chế kiểm soát đang áp dụng để giám sát hoạt động.  Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các thông tin.  Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các quy định của doanh nghiệp đối với mọi bộ phận và nhân viên.  Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu quả của các hoạt động. v1.0015109208 20