Bài giảng môn Quản trị học - Chương 19: Kiểm tra

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

3
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng môn Quản trị học - Chương 19: Kiểm tra, cung cấp cho người học những kiến thức như Phân loại và các công cụ kiểm tra; các nguồn kiểm tra; tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu; mô hình kiểm tra phản hồi; Cách tiếp cận bảng điểm cân bằng trong kiểm tra; Thiết lập các đối tác chất lượng;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn Quản trị học - Chương 19: Kiểm tra

Chương 19 Kiểm tra © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.
2 KIỂM TRA v Kiểm tra Ø Kiểm tra trong tổ chức là quy trình giám sát có hệ thống các hoạt động nhằm đảm bảo cho chúng tương thích với các kỳ vọng đặt ra trong kế hoạch, các mục tiêu và các tiêu chuẩn cần thực hiện của tổ chức Ø Kiểm tra là tiến trình nhằm đảm bảo hành vi và thành tích của cá nhân và các bộ phận tuân theo tiêu chuẩn của tổ chức như: Quy tắc, thủ tục, mục tiêu, kế hoạch v Kiểm tra hiệu quả cần có: Ø Thông tin về các tiêu chuẩn cần thực hiện Ø Thông tin về kết quả đã thực hiện trên thực tế Ø Các hành động điều chỉnh sai lệch khi cần thiết © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.
3 Phân loại và các công cụ kiểm tra v Các loại kiểm tra Các quy trình Đầu ra Đầu vào bên trong ü Tiền kiểm ü Hiện hành ü Hậu kiểm ü Dự báo ü Quá trình ü Phản hồi Ngăn ngừa Hiệu chỉnh v Công cụ kiểm tra: Nhà quản trị sử dụng những cách thức đo lường khác nhau để giám sát kết quả thực hiện. Ø Quy trình thực hiện công việc Ø Quy định/quy tắc để điều chỉnh hành vi của nhân viên Ø Thiết lập hệ thống phân bổ nguồn lực tài chính Ø Phát triển nguồn nhân lực Ø Phân tích tài chính © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.
CÁC NGUỒN KIỂM TRA Loại kiểm tra Nguồn kiểm tra Ngăn ngừa Hiệu chỉnh Duy trì định mức tuyển dụng Thay đổi chính sách chiêu mộ Giới hữu quan nhân sự trong các nhóm được để thu hút các ứng viên giỏi, bảo vệ tiềm năng Phạt nhân viên do không tuân Sử dụng ngân sách để hướng Tổ chức thủ quy định”cấm hút thuốc” dẫn việc tiêu dùng tại khu vực nguy hiểm Thông báo cho nhân viên mới Cô lập và phản đối nhân viên về các quy tắc của công ty Nhóm không tuân theo các quy tắc trong mối quan hệ với kết quả của nhóm mong đợi Quyết định bỏ qua buổi ăn Cá nhân trưa để hoàn thành công việc, Hiệu chỉnh các báo cáo đã viết dự án đúng hạn © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.
KIỂM TRA HỮU HIỆU (Mô hình chi phí – lợi ích) Cao Điểm cân bằng Không hiệu quả Chi phí kiểm tra Chi Lợi ích ròng phí tối ưu & lợi ích Điểm cân bằng Không hiệu quả Zero Thấp Mức độ kiểm tra Cao © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.
TIÊU CHUẨN KIỂM TRA HỮU HIỆU v Kết nối với mục tiêu mong muốn v Khách quan v Đầy đủ/toàn diện v Đúng lúc/kịp thời v Chấp nhận được © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part.
MÔ HÌNH KIỂM TRA PHẢN HỒI Phản hồi Điều chỉnh tiêu chuẩn Điều chỉnh việc thực hiện Thiết lập các mục tiêu, 3. So sánh chiến lược, kỳ 1.Thiết lập các 2.Đo lường Nếu 4. Tiến hành kết quả vọng của tổ tiêu chuẩn kết quả thực hiện với không phù điều chỉnh chức thực hiện thực hiện tiêu chuẩn hợp Nếu phù hợp Phản hồi 4. Không làm gì cả hoặc tăng cường thêm © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 77
Bốn bước của kiểm tra phản hồi v Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện Ø Tiêu chuẩn là những gì phải tuân theo khi thực hiện công việc Ø Có tác dụng hướng dẫn hoạt động trên thực tế Ø Vừa là căn cứ để đánh giá thực hiện và kết quả có được như mong muốn Ø Tiêu chuẩn có thể là định lượng hoặc định tính v Đo lường kết quả thực hiện thực tế Ø Nhà quản trị sử dụng công cụ khác nhau để đo lường việc thực hiện và kết quả thực tế đạt được v So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn Ø So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đặt ra Ø Tính phương sai và độ lệch chuẩn của kết quả và tiêu chuẩn Ø Phương sai chỉ là trung bình của tổng bình phương các độ lệch giữa con số thực tế với tiêu chuẩn v Tiến hành các hành động điều chỉnh khi cần Ø Điều chỉnh tiêu chuẩn/hoặc Ø Điều chỉnh thực hiện Ø Điều chỉnh phải đúng nguyên nhân và mức độ cần điều chỉnh © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 88
TRIẾT LÝ (CƠ CHẾ) KIỂM TRA CƠ GIỚI VÀ HỮU CƠtra phân quyền - hữu cơ Kiểm Kiểm tra tập trung (cơcơ giới Kiểm tra tập trung - giới) Kiểm tra phi T trung (hữu cơ) vGiả định: Con người không có năng lực, vGiả định: Con người sẽ làm việc tốt nhất khi không tự khép mình vào kỷ luật, không đáng tin. họ hoàn toàn tận tâm với tổ chức Cần phải giám sát và kiểm tra họ một cách chặt chẽ vHành động: vHành động: •Sử dụng quy tắc, thủ tục chỉ khi cần thiết • Sử dụng quy tắc, thủ tục bất cứ khi nào •Quyền hành linh hoạt, nhấn mạnh quyền lực • Quyền hành từ trên xuống, nhấn mạnh chuyên gia, mọi người giám sát chất lượng quyền lực hợp pháp, giám sát chất lượng •Bản mô tả công việc dựa trên kết quả, nhấn • Bản mô tả công việc dựa trên hoạt động, mạnh vào mục tiêu cần đạt được mô tả các hành vi thường ngày •Nhấn mạnh vào phần thưởng bên trong và • Nhấn mạnh vào phần thưởng bên ngoài bên ngoài • Không tin cậy nhóm, cho rằng mục tiêu •Tin cậy nhóm và cá nhân, cho rằng mục tiêu của nhóm xung đột với mục tiêu tổ chức là thống nhất và hỗ trợ nhau nên để cá nhân nên nhấn mạnh kiểm tra từ trên xuống và nhóm tự kiểm tra vHệ quả vHệ quả • Nhân viên tuân thủ các chỉ dẫn và chỉ • Nhân viên khởi xướng các sáng kiến và tìm làm những gì họ được chỉ bảo kiếm trách nhiệm • Nhân viên cảm thấy bàng quan với công việc • Nhân viên vắng mặt và luân chuyển công việc • Nhân viên chủ động tham gia và tận tụy với rất cao công việc của họ © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. • Nhân viên chuyển viêc thấp
v Quản tiến chia sẻ thông tin và làm Quản trị mở: Là quá trình xúc trị mở việc theo nhóm, nhân viên từ các bộ phận được thu hút vào quy trình kiểm tra và chịu trách nhiệm tài chính để khuyến khích họ tham gia chủ động và cam kết với mục tiêu của họ Ø Thông báo/cho phép nhân viên thấy rõ điều kiện tài chính của công ty qua các sơ đồ, các báo cáo, cuộc họp… Ø Chỉ ra cho từng người thấy được cách thức mà công việc của họ được tích hợp vào tổ chức và tác động đến sự thành công của tổ chức như thế nào? Ø Gắn kết việc khen thưởng với sự thành công chung của cả công ty v Mục đích: Làm cho người lao động tư duy và hành động như người chủ doanh nghiệp © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 10
Chỉ số không minh bạch thông tin (Bí mật về kinh tế) © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 11
CÁCH TIẾP CẬN BẢNG ĐIỂM CÂN BẰNG TRONG KIỂM TRA v Bảng điểm cân bằng: Là một hệ thống kiểm tra có tính toàn diện giúp cân bằng giữa các đo lường tài chính với các hoạt động thiết yếu khác tạo nên sự thành công cho công ty Ø Được thiết kế theo tính tích hợp và tương tác của các khía cạnh khác nhau: Thị trường, khách hàng, người lao động và tài chính. Các khía cạnh đặt trong tổng thể có sự tương tác nên việc kiểm tra sẽ thuận lợi Ø Các nhà quản trị ghi chép, phân tích, thảo luận các thang đo để biết tổ chức đạt được mục tiêu tốt như thế nào Ø Được dùng như hệ thống kiểm tra chủ yếu, giúp quản trị và cải thiện thực hiện trên thực tế v Các khía cạnh cơ bản của bảng điểm cân bằng Ø Hoạt động tài chính: Qua thu nhập ròng, hệ số hoàn vốn đầu tư Ø Dịch vụ khách hàng: Qua hài lòng, khách hàng chung thủy Ø Các quy trình nội bộ: Các số liệu thống kê về sản xuất và điều hành Ø Tiềm năng của sự học tập và tăng trưởng: Qua việc giữ chân nhân viên, cải tiến và đổi mới 12 © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 12
Bảng điểm cân bằng Tài chính Đo lường Mục tiêu Kết quả chỉnh Điều Các hành động có đóng góp vào việc cải thiện hiệu quả tài chính? Dịch vụ khách hàng Các quy trình kinh doanh nội bộ Các hoạt động Đo lường Mục tiêu Đo lường Mục tiêu Kết quả Kết quả chỉnh chỉnh Điều Điều Chúng ta phục và qui trình vụ khách Sứ mênh nội bộ có đem hàng tốt như & mục tiêu lại giá trị gia thế nào? tăng cho khách hàng và cổ đông? Đo lường Mục tiêu Kết quả chỉnh Điều Chúng ta có đang học tập, thay đổi và cải tiến? Học tập và tăng trưởng © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 13
QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TOÀN v Quản trị chất lượng toàn DIỆN diện (TQM): Là quá trình đảm bảo nỗ lực trong toàn bộ tổ chức để truyền ý tưởng chất lượng vào mọi khía cạnh hoạt động hàng ngày thông qua cải tiến liên tục v Khởi xướng bởi W.Edwards Deming và phổ biến tại Hoa kỳ từ thập niên 1980 v Triết lý TQM tập trung vào: Ø Làm việc theo nhóm: Nhà quản trị và nhân viên hợp tác trên tinh thần xuyên chức năng và bộ phận Ø Gia tăng thỏa mãn của khách hàng: Hợp tác với khách hàng, và nhà cung cấp Ø Cắt giảm chi phí: Thông qua cải tiến liên tục, hướng về sự hoàn thiện và đảm bảo không sai lỗi ngay từ đầu v Kiểm soát chất lượng là công việc hàng ngày của mọi người chứ không riêng nhà quản trị hay đội về chất lượng © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 14
Các kỹ thuật để triển khai TQM Ø Nhóm chất lượng Ø So chuẩn/đối chuẩn Ø Nguyên tắc 6 Sigma Ø Thiết lập đối tác chất lượng Ø Cải tiến liên tục © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 15
Nhóm chất lượng v Nhóm chất lượng: Ø Gồm từ 6-12 thành viên tự nguyện Ø Tự thu thập dữ liệu và khảo sát Ø Gặp mặt/tổ chức họp vào thời điểm xác định trong tuần để nhận dạng vấn đề và tìm giải pháp xử lý chúng v Mục đích: Thúc đẩy ra quyết định kịp thời và chính xác © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 16
Đối chuẩn/so chuẩn v Đối chuẩn: là quy trình cải tiến liên tục thông qua so sánh sản phẩm, dịch vụ và thực tiễn quản trị chất lượng của công ty với đối thủ mạnh nhất hoặc tổ chức đứng đầu ngành để nhận diện những lĩnh vực cần cải tiến v Quy trình đối chuẩn: Có 5 bước như sau ü Bước 1: Hoạch định nghiên cứu đối chuẩn: Xác định mục tiêu nghiên cứu, và đặc điểm nào của sản phẩm hay dịch vụ ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của khách hàng ü Bước 2: Nhận dạng nguồn cung cấp thông tin/đối chuẩn ü Bước 3: Thu thập thông tin, dữ liệu cần thiết ü Bước 4: Phân tích và đề nghị cải tiến ü Bước 5: Tiến hành cải tiến và giám sát thông qua quá trình đối chuẩn © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 17
Tiến trình 5 bước đối chuẩn Tiến hành cải tiến Phân tích & đề xuất cải tiến Thu thập Phát hiện nguồn cung cấp thông tin Hoạch định Nguồn: © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 18
Nguyên tắc 6-sigma v Sigma theo tiếng Hy lạp là một đơn vị đo lường thống kê, nó được dùng để minh họa chất lượng của quá trình v 6-sigma: Là cách tiếp cận trong kiểm soát chất lượng không chấp nhận sai sót, nó nhấn mạnh sự nghiêm túc và liên tục mục tiêu chất lượng cao và phí tổn thấp v Nguyên tắc 6-sigma trở thành một tiêu chuẩn của chất lượng, nó chỉ cho phép 3,4 lỗi trong 1.000.000 cơ hội sinh lỗi v Dự án 6-sigma triển khai theo 5 bước (DMAIC): Define – Xác định, Measure – Đo lường, Analize – Phân tích, Improve – Cải tiến, Control – Kiểm tra v 6-sigma cung cấp ngôn ngữ cho người lao động loại bỏ trì trệ, ủng hộ những nỗ lực để “làm đúng ngay từ đầu” v Để thực hiện hiệu quả 6-sigma cần có sự cam kết rất mạnh mẽ của quản trị cấp cao. Vì nó đòi hỏi sự thay đổi ở mọi nơi trong tổ chức, nên cần trao quyền và ủng hộ cải tiến của nhân viên © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 19
Tầm quan trọng của các chương trình cải tiến chất lượng 99% tổng số là 6 sigma tổng số là 117.000 thư bị thất lạc trong 1 giờ 1 thư bị thất lạc trong 2 giờ 80.000 hóa đơn sai hằng ngày 3 hóa đơn sai mỗi ngày 23.087 máy tính lỗi được chuyển đi trong mỗi 8 máy tính lỗi được chuyển đi trong mỗi tháng tháng 7,2 giờ không có điện trong mỗi tháng 9 giâykhông có điện trong mỗi tháng © 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be scanned, copied or duplicated, or posted to a publicly accessible website, in whole or in part. 20