Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 4 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:35

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát" cung cấp kiến thức về khái lược về trung tâm kiểm soát; thiết kế các trung tâm kiểm soát.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 4 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

BÀI 4 HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT ThS. Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0012108210 1
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Công ty M sản xuất và bán các loại đèn. Bộ phận marketing của Công ty được tổ chức theo dòng sản phẩm. Bộ phận sản xuất sản xuất các loại đèn cho tất cả các bộ phận marketing. • Trong quá trình lập kế hoạch, mỗi bộ phận marketing xác định số lượng mỗi loại đèn cần sản xuất. Nhà quản lý cấp cao đó giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho các nhà máy khác nhau trong bộ phận sản xuất. Do công suất sản xuất là có hạn, một số hoạt động sản xuất được thuê ngoài. Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho các nhà máy khác nhau trên cơ sở các nghiên cứu chi tiết về thời gian và chi phí sản xuất những loại đèn khác nhau tại các nhà máy. Giám đốc sản xuất được đánh giá trên cơ sở đạt được đầu ra trong khuôn khổ chi phí dự báo. Xác định liệu bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận? Tại sao? v1.0012108210 2
MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: • Mô tả về các trung tâm kiểm soát. • Giải thích tại sao phải hình thành đúng các trung tâm kiểm soát. • Xác định được các loại trung tâm kiểm soát. • Giải thích các kỹ năng cần có trong quá trình hình thành trung tâm kiểm soát. v1.0012108210 3
NỘI DUNG Khái lược về trung tâm kiểm soát Thiết kế các trung tâm kiểm soát v1.0012108210 4
1. KHÁI LƯỢC VỀ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT 1.1. Khái niệm 1.2. Vai trò của thiết kế trung tâm kiểm soát 1.3. Các yêu cầu cần đảm bảo khi thiết kế trung tâm kiểm soát 1.4. Kỹ năng thiết kế các trung tâm kiểm soát v1.0012108210 5
1.1. KHÁI NIỆM • Hình thành đúng các điểm kiểm soát càng chiếm vị trí quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh. • Là đơn vị bộ phận của doanh nghiệp được giới hạn theo các tiêu thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm soát có kết quả và hiệu quả cao. • Mỗi trung tâm kiểm soát phải là một đơn vị bộ phận nào đó của doanh nghiệp. • Một doanh nghiệp có thể có nhiều trung tâm kiểm soát. • Trung tâm kiểm soát có thể là một thực thể pháp nhân hoặc có thể là một thực thể mà không có tính pháp nhân. v1.0012108210 6
1.2. VAI TRÒ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Tiếp cận tốt hơn với thông tin cơ sở  Các nhà quản trị trung tâm sẽ tiếp cận tốt hơn đối với thông tin từ cơ sở.  Chất lượng ra quyết định có thể được cải thiện  Ý nghĩa đặc biệt đối với các công ty đa quốc gia, nơi các bộ phận hoạt động ở các quốc gia khác nhau, tuân thủ các quy định và pháp lý khác nhau. • Tăng tính cạnh tranh  Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm soát cho phép doanh nghiệp xác định đóng góp của từng bộ phận.  Làm cho từng bộ phận phải đối mặt với các áp lực cạnh tranh. • Tốc độ các quyết định thi hành được cải thiện  Truyền thông tin theo hai hướng (trụ sở chính đến cơ sở và ngược lại) có thể gây ra sự trì hoãn và giảm đáp ứng nhu cầu đối với khách hàng.  Thiết kế các trung tâm kiểm soát, việc khó khăn này có thể được loại trừ. v1.0012108210 7
1.2. VAI TRÒ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Cung cấp nền tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung  Nhà quản trị tại các trung tâm vừa ra quyết định, lại vừa thực hiện quyết định.  Nhà quản trị trung tâm sẽ có kinh nghiệm trong việc quản lý tất cả các lĩnh vực. • Giảm nhẹ công việc cho các nhà quản trị cấp cao  Phân quyền việc ra quyết định hoạt động, việc quản lý của nhà quản trị cấp cao sẽ được giảm nhẹ khỏi việc ra quyết định hàng ngày.  Nhà quản trị cấp cao sẽ tập trung hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược, ra quyết định chiến lược cũng như phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để nhằm đạt được mục tiêu đề ra. v1.0012108210 8
1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng kiểm soát.  Nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát ở các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau → cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động kiểm soát ở doanh nghiệp mình.  Hoạt động kiểm soát càng nhiều nhiệm vụ bao nhiêu thì việc xác định các trung tâm kiểm soát càng phải chi tiết bấy nhiêu.  Hình thành các trung tâm kiểm soát là điều kiện không thể thiếu để đảm bảo hoàn thành được các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát.  Muốn thực hiện được các chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ của kiểm soát → phải đánh giá được chính xác mức độ hoạt động của từng bộ phận. v1.0012108210 9
1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách.  Các nhiệm vụ rất quan trọng của kiểm soát là để điều chỉnh và xác định tính hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, cá nhân.  Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ trách nhiệm cá nhân.  Khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách.  Không gắn với trách nhiệm cá nhân thì việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/không có hiệu quả sẽ ít có ý nghĩa. v1.0012108210 10
1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Phải đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát.  Gắn mỗi (một số) bộ phận, cá nhân với một quá trình cụ thể.  Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cá nhân rõ ràng.  Phân công nhiệm vụ hàng ngày phải khoa học. v1.0012108210 11
1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với tính hiệu quả và khả năng bao quát của người phụ trách trung tâm kiểm soát đó.  Mỗi cá nhân phụ trách trung tâm kiểm soát phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của trung tâm.  Hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với khả năng bao quát của người phụ trách.  Mỗi nhân viên hay công nhân phải bao quát được toàn bộ công việc do anh ta đảm nhiệm.  Người phụ trách một bộ phận nào đó phải bao quát được việc thực hiện nhiệm vụ của mọi nhân viên dưới quyền. v1.0012108210 12
1.4. KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Phân tích nhiệm vụ kiểm soát  Để thực hiện chức năng phối hợp thì cần có các nhiệm vụ cụ thể nào? Trong các nhiệm vụ cụ thể đó thì nhiệm vụ nào do kiểm soát đảm nhận? Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì khối lượng công việc phải hoàn thành là bao nhiêu?  Để thực hiện chức năng dịch vụ thì cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nào? Nhiệm vụ nào do kiểm soát đảm nhiệm? Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì khối lượng công việc phải hoàn thành là bao nhiêu?  Khối lượng nhiệm vụ kiểm soát là cơ sở để tiếp tục thiết kế các trung tâm kiểm soát. • Nghiên cứu mô hình quản trị doanh nghiệp  Quản trị truyền thống sẽ hình thành các trung tâm kiểm soát chức năng ở phạm vi toàn doanh nghiệp → mỗi trung tâm kiểm soát chức năng.  Mô hình quản trị theo quá trình sẽ nghĩ đến tính thống nhất, tính trọn vẹn đến mức có thể của từng quá trình → hình thành các trung tâm kiểm soát ˗ quá trình hoạt động. v1.0012108210 13
1.4. KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT • Nghiên cứu và xác định nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi trung tâm kiểm soát.  Xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng trung tâm kiểm soát phải trên cơ sở xác định khối lượng công việc kiểm soát cũng như các hình thức kiểm soát sẽ được áp dụng.  Kiểm soát muốn có kết quả và hiệu quả mong muốn → mỗi trung tâm kiểm soát phải được sử dụng những nguồn lực nhất định.  Là quyền hạn tại mỗi trung tâm kiểm soát phải rõ ràng.  Cân xứng với nhiệm vụ kiểm soát được xác định cho trung tâm kiểm soát đó. v1.0012108210 14
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT 2.1. Theo chức năng hoạt động 2.2. Theo không gian hoạt động 2.3. Theo cơ cấu tổ chức 2.4. Theo kỹ thuật kiểm soát v1.0012108210 15
2.1. THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG • Trung tâm kiểm soát nguyên vật liệu  Gắn với chức năng mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu.  Toàn bộ hoạt động mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu được kiểm soát và điều chỉnh tại trung tâm. • Trung tâm kiểm soát chế biến  Gắn với chức năng sản xuất sản phẩm (ở doanh nghiệp sản xuất) hoặc tạo ra dịch vụ (ở doanh nghiệp dịch vụ).  Toàn bộ hoạt động chế biến sản phẩm được kiểm soát và điều chỉnh ở trung tâm. v1.0012108210 16
2.1. THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG • Trung tâm kiểm soát nghiên cứu và phát triển  Gắn với chức năng nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.  Chỉ hình thành ở các doanh nghiệp có quy mô đủ lớn. • Trung tâm kiểm soát tiêu thụ  Gắn với chức năng tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất hoặc trực tiếp cung cấp dịch vụ ở doanh nghiệp dịch vụ.  Hoạt động lưu kho, vận chuyển thành phẩm, bán hàng và tổ chức dịch vụ sau bán hàng… được kiểm soát và điều chỉnh tại trung tâm. v1.0012108210 17
2.1. THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG • Trung tâm kiểm soát quản trị doanh nghiệp  Gắn với chức năng quản trị doanh nghiệp.  Toàn bộ hoạt động quản trị ở cấp doanh nghiệp thuộc trung tâm.  Quy mô của trung tâm phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và mô hình quản trị cụ thể.  Mô hình truyền thống thường dẫn đến quy mô của trung tâm lớn hơn so với mô hình hiện đại. • Trung tâm kiểm soát chung  Các bộ phận cung cấp điện, nước, gas, sưởi trung tâm, điều hoà trung tâm, nhà ăn, thư viện,…  Việc hình thành trung tâm gắn với các hoạt động có tính chất chung. v1.0012108210 18
2.2. THEO KHÔNG GIAN HOẠT ĐỘNG • Có dấu hiệu chia cắt về không gian hay không? • Khối lượng công việc và khả năng bao quát của cá nhân người phụ trách. • Trên cơ sở tính toán đến không gian và khối lượng tiêu thụ sản phẩm của mình mà doanh nghiệp tiếp tục chia trung tâm kiểm soát thành các trung tâm nhỏ hơn (ví dụ doanh nghiệp may mặc). • Gắn với trách nhiệm của người chịu trách nhiệm mọi hoạt động với không gian hoạt động cụ thể. v1.0012108210 19
2.3. THEO CƠ CẤU TỔ CHỨC • Gắn với trách nhiệm cá nhân người đứng đầu bộ phận hoặc người phụ trách nơi làm việc. • Mỗi trung tâm kiểm soát là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức sản xuất và cơ cấu bộ máy quản trị của doanh nghiệp. v1.0012108210 20