CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN –<br />
KỸ THUẬT GHI SỔ, SỬA SỔ<br />
KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH<br />
THỨC KẾ TOÁN<br />
<br />
• Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được<br />
đóng thành những tập nhất định. Loại sổ này có ưu điểm là<br />
giữ các tờ sổ không thất lạc, ngăn được tình trạng thêm bớt,<br />
thay đổi tờ sổ, tuy nhiên nếu khối lượng ghi chép lớn thì loại<br />
sổ này khó phân công công việc cho nhiều người. (sổ quỹ tiền<br />
mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kho, số cái,…)<br />
- Sổ chi tiết theo dõi nội dung kinh tế:<br />
Căn cứ vào nội dung kinh tế, sổ kế toán được chia thành các<br />
loại: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán<br />
hàng, sổ mua hàng, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết tài sản cố<br />
định, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi phí sản xuất kinh doanh,…<br />
- Sổ ghi chép theo thời gian và hệ thống:<br />
• Sổ ghi theo trình tự thời gian: là sổ dùng để ghi chép các<br />
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật<br />
ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,… Kế toán căn cứ vào<br />
thời gian phát sinh chứng từ để phản ánh vào các sổ này,<br />
không ghi theo từng đối tượng kế toán, chỉ phản ánh số phát<br />
sinh của các nghiệp vụ<br />
<br />
6.1 Sổ kế toán:<br />
6.1.1 Khái niệm:<br />
Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép<br />
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán<br />
trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.<br />
6.1.2 Các loại sổ kế toán:<br />
- Sổ tổng hợp và chi tiết:<br />
• Sổ kế toán tổng hợp là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp<br />
vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (sổ cái)<br />
• Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ<br />
kinh tế phát sinh theo các tài khoản cấp 3, 4 hoặc sổ chi tiết như<br />
sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh<br />
toán người mua,…<br />
- Sổ tờ rời và đóng quyển:<br />
• Sổ tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ theo một trình tự nhất định để<br />
tiện việc ghi chép, bảo quản, sử dụng.ổ tờ rời có ưu điểm dễ<br />
phân công ghi sổ, tuy nhiên rất khó bảo quản, dễ tự thiện thay<br />
đổi, bớt tờ sổ nếu không được theo dõi chặt chẽ. (nhật ký chứng<br />
từ, các bảng kê,..)<br />
<br />
• Sổ ghi theo hệ thống: là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ<br />
kinh tế theo tài khoản như sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản,…<br />
Loại sổ này giúp hệ thống hóa thông tin theo từng đối tượng<br />
kế toán ở mức độ tổng hợp hoặc chi tiết, tạo điều kiện thuận<br />
lợi cho việc lập báo cáo tài chính.<br />
• Sổ kết hợp: là sổ kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo<br />
hệ thống (nhật ký-sổ cái). Theo đó, trên cùng trang sổ vừa<br />
theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời<br />
gian, vừa phản ánh quan hệ đối ứng các tài khoảnđược hệ<br />
thống theo từng đối tượng kế toán.<br />
Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu ghi sổ<br />
• Sổ kết cấu kiểu hai bên: là sổ kế toán mà mỗi trang sổ chia<br />
thành hai bên để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ và bên<br />
Có. Sổ kiển hai bên thường được mở cho các tài khoản thanh<br />
toán.<br />
• Sổ kết cấu kiển một bên: là sổ mà phần ghi Nợ tài khoản và<br />
phần ghi Có tài khoản cùng nằm một bên trang sổ.<br />
<br />
1<br />
<br />
• Sổ kết cấu nhiều cột: là loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi<br />
tiết bằng cách mở nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài<br />
khoản trong một trang sổ. loại sổ này thích hợp cho việc phân<br />
tích, tổng hợp số liệu của các đối tượng như doanh thu, chi<br />
phí.<br />
• Sổ bàn cờ: là loại sổ lập theo nguyên tắc của bảng đối chiếu<br />
số phát sinh kiểu bàn cờ. Kết cấu của sổ gồm nhiều dòng,<br />
nhiều cột, mỗi cột hay mỗi dòng là một tài khoản đối ứng. các<br />
sổ hình thức nhật ký chứng từ đều có kết cấu theo loại sổ này.<br />
<br />
• Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các<br />
chứng từ gốc. Đơn vị có thể ghi sổ bằng tay hoặc máy vi tính.<br />
Sổ kế toán phải được ghi rõ ràng, đầy đủ và ghi liên tục từ khi<br />
mở sổ đến khi khóa sổ. Số liệu trên sổ phải ghi bằng bút mực,<br />
không được tẩy xóa, không ghi xen kẽ thêm vào phía trên hay<br />
phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng,<br />
trường hợp không ghi hết tang phải gạch chéo phần không<br />
ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và<br />
chuyển số liệu tổng cộng sang trang tiếp theo.<br />
• Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán để<br />
tìm ra số dư cuối kỳ. Trước khi khóa sổ kế toán, đơn vị phải<br />
kiểm tra đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế vào sổ, thực hiện công<br />
việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ và các tài khoản có<br />
liên quan,… Theo quy định, đơn vị phải khóa sổ kế toán vào<br />
cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.<br />
<br />
6.1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa sổ:<br />
- Cách ghi sổ kế toán:<br />
• Mở sổ: Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu<br />
kỳ vào tài khoản. Theo quy định, sổ kế toán phải mở vào đầu<br />
kỳ kế toán năm. Khi mở sổ cần phải đăng ký với cơ quan<br />
thuế và tài chính. Sổ kế toán kho sử dụng phải ghi rõ tên đơn<br />
vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm<br />
khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại<br />
diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, số trang,.. đóng dấu<br />
giáp lai.<br />
• Đối với các sổ tờ rời, trước khi dùng phải được người đại<br />
diện theo quy định pháp luật của đơn vị ký nhận hoặc đóng<br />
dấu của đơn vị kế toán, đồng thời ghi vào sổ đăng ký trong đó<br />
ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng,…<br />
Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản để tránh mật<br />
mát, lẫn lộn. căn cứ để mở sổ thường là sổ kế toán cuối năm<br />
trước hoặc bảng cân đối kế toán cuối năm trước.<br />
<br />
- Sửa chữa sổ kế toán:<br />
• Về nguyên tắc, các trường hợp ghi sai trong sổ kế toán phải<br />
được sửa chữa ngay sau khi phát hiện nhưng không được làm<br />
mất số đã ghi sai. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót<br />
trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà<br />
nước thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó và lập lại<br />
báo cáo tài chính; nhưng nếu phát hiện sổ kế toán có sai sót<br />
sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước<br />
có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ của năm đã phát hiện<br />
sai sót và ghi vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót<br />
<br />
2<br />
<br />
Phương pháp cải chính:<br />
• Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách<br />
gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo<br />
nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ<br />
đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế<br />
toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ngay bên cạnh chỗ sửa.<br />
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:<br />
• Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng<br />
của các tài khoản<br />
• Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng<br />
<br />
Phương pháp ghi số âm:<br />
• Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng<br />
cách: ghi lại bằng mực đỏ hoặc trong ngoặc đơn bút toán đã<br />
ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng<br />
mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các<br />
trường hợp:<br />
• Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai<br />
đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải<br />
chính<br />
• Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ<br />
quan có thẩm quyền.<br />
• Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán<br />
năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc<br />
hồi tố theo chuẩn mực 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước<br />
tính kế toán và các sai sót”<br />
• Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần<br />
hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng<br />
• Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì<br />
phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng<br />
hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.<br />
<br />
Phương pháp ghi bổ sung:<br />
• Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan<br />
hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên<br />
chứng từ hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.<br />
Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ<br />
sung” để ghi sổ bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch<br />
còn thiếu so với chứng từ<br />
<br />
- Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:<br />
• Trường hợp phát hiện ra sai sót trước khi lập báo cáo tài chính<br />
năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực<br />
tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính<br />
• Trường hợp phát hiện sai sót sau khi lập báo cáo tài chính năm<br />
đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực<br />
tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện ra sai sót trên máy vi<br />
tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.<br />
• Các trường hợp sửa chữa sổ kế toán bằng máy vi tính đều được<br />
thực hiện theo “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi<br />
bổ sung”<br />
<br />
3<br />
<br />
• Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc<br />
thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đã kết thúc và đã có kết luận<br />
chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên<br />
báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì<br />
đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản<br />
kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa<br />
chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát<br />
hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối của số kế<br />
toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài<br />
chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu,<br />
kiểm tra.<br />
<br />
6.2 Hình thức sổ kế toán<br />
6.2.1 Khái niệm:<br />
• Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết<br />
cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép,<br />
tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó<br />
có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp<br />
nhất định<br />
<br />
6.2.2 Hình thức sổ kế toán:<br />
Hình thức kế toán Nhật ký chung:<br />
• Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị<br />
hạch toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tình để xử lý<br />
thông tin kế toán<br />
• Gồm các loại sổ:<br />
• Sổ nhật ký chung<br />
• Sổ nhật ký đặc biệt<br />
• Sổ cái<br />
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết<br />
• Ưu: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ<br />
gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy<br />
• Nhược: Một số nghiệp vụ bị trùng lắp do vậy cuối tháng phải<br />
loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái.<br />
<br />
4<br />
<br />
Hình thức Nhật ký – sổ cái:<br />
• Đây là hình thức kế toán trực tiếp, kế toán đơn giản bởi đặc<br />
trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng<br />
về trình tự hạch toán.<br />
• Các loại sổ:<br />
• Nhật ký sổ cái<br />
• Số lượng sổ, thẻ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết<br />
• Số liệu trên Nhật ký – sổ cái đối chiều khớp đúng khi:<br />
• Tổng số tiền ở phần Nhật ký=Tổng số tiền vế Nợ của các tài<br />
khoản phần Sổ cái=Tổng số tiền vế Có của các tài khoản<br />
phần Sổ cáiTổng số dư vế Nợ của các tài khoản = Tổng số<br />
dư vế Có của các tài khoản<br />
• Ưu: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với<br />
các đợn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt<br />
động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế<br />
toán ít.<br />
• Nhược: Không áp dụng cho đơn vị kế toán vừa và lớn, số<br />
nghiệp vụ phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng<br />
nhiều tài khoản,… Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều<br />
người cùng ghi sổ một lúc nên công việc lập báo cáo bị trễ.<br />
<br />
Hình thức Chứng từ ghi sổ:<br />
• Đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với các hình<br />
thức Nhật ký chung hay Nhật ký sổ cái trong lĩnh vực thiết kế<br />
hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán<br />
kế toán trên các mặt.<br />
• Các loại sổ:<br />
• Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản)<br />
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Nhật ký tổng quát)<br />
• Sổ cái tài khoản (Sổ tổng hợp cho từng tài khoản)<br />
• Sổ chi tiết cho một số đối tượng<br />
• Ưu: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được<br />
phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Hình thức này<br />
thích hợp với mọi loại hình, quy mô đơn vị sản xuất kinh<br />
doanh và hành chính sự nghiệp<br />
• Nhược: Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép<br />
chungne6n ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả<br />
của công tác kế toán<br />
<br />
5<br />
<br />