intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Báo cáo thực tập nghề lưa trữ: " Tại trung tâm Lưu trữ quốc gia II"

Chia sẻ: Nguyen Van Thien Thien | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:47

Thêm vào BST
Báo xấu
762
lượt xem 174
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọng trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực tập nghề lưa trữ: " Tại trung tâm Lưu trữ quốc gia II"

  1. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà TRƯỜNG TRUNG CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TW KHOA LƯU TRỮ ------ ----- BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ LƯU TRỮ Họ và tên : NGUYỂN THỊ THỦY L ớp : LƯU TRỮ 15 GV hướng dẫn : NGUYỄN THỊ TRÀ Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 1
  2. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU....................................................................... 3 BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ ........................................................... 6 XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ............................................. 8 PHẦN I .................................................................................. 9 KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ............................. 9 I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP:........................... 9 1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: ......... 9 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II ............................................................. 12 II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ............................................... 13 1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: ............................. 13 4. Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và giải pháp khắc phục: ............................................................ 22 a/ Ưu điểm: .......................................................................... 22 Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được của cơ quan phân công ............................................... 23 Khái quát nội dung của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền 1957 -1964 .................................................................. 23 a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964)......................... 23 Phương án phân loại và lập hồ sơ Phông Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền ..................................................................................... 29 Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông; ...................... 29 IV- TÀI CHÍNH -KẾ TOÁN .............................................. 29 c) Đề xuất ý kiến:................................................................ 40 KẾT LUẬN ......................................................................... 45 Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 2
  3. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọng trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý. Trong quá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo duc, tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ. Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ đã đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hoá công tác lưu trữ trong văn phòng hiện nay. Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với hành”. Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thức học trên lớp. Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp sinh viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ sở cho công tác sau này. Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về lưu trữ. Nhằm Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 3
  4. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc học trên trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc. Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban Giám Đốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã cho em đến thực tập tại cơ quan và được phân vào Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010. Về tại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn Lưu trữ được các thầy, cô trong trường trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác Lưu trữ tại cơ quan. Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Trà đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng như khi em hoàn thành báo cáo này. Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban Giám đốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đặc biệt là cô Nguyễn Thị Dung (Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót. Nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy cô và ban giám đốc trung tâm để em có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Nhằm phục vụ cho công việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! Học sinh thực hiện Nguyễn Thị Thủy Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 4
  5. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ..................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 5
  6. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tp. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 08 năm 2010 BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ Kính gửi : Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Em tên : Nguyễn Thị Thủy Là học viên : Lớp Lưu trữ 15 Chuyên ngành : Lưu trữ Trường trung cấp Văn thư – Lưu trữ Trung ương. Được sự tiếp nhận của ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Em được nhận vào thực tập tại Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6 – 20/8/2010. Trong quá trình thực tập tại cơ quan, em luôn cố gắng thực hiện tốt các việc của cán bộ chuyên môn giao cho. Đối với công việc em luôn bám sát vào lý thuyết và áp dụng vào công việc thực tế của cơ quan, em luôn cố gắng tìm hiểu để bổ sung thêm những kiến thức đã học. Bản thân em xác định việc thực tập có vị trí quan trọng trong chương trình học của mình. Mặc dù thời gian dành cho việc thực tập không nhiều nhưng bản thân em đã cố gắng sắp xếp thời gian hoàn thành chương trình học tập theo đúng quy định Trong quá trình thực tập em xin tự đánh giá bản thân mình: + Ưu điểm: Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 6
  7. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà - Hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Nhà trường giao. - Chấp hành tốt nội quy của cơ quan, đến đúng giờ. - Chịu khó tiếp thu học hỏi, biết lắng nghe những ý kiến đóng góp, kinh nghiệm trực tiếp của các anh chị trong cơ quan. + Khuyết điểm: - Do bước đầu tiếp xúc khối lượng tài liệu lớn nên còn bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc. - Còn nhiều sai sót, chưa xử lý nhanh nhạy giữa lý thuyết và thực hành Đến nay em đã hoàn thành thực tập của mình Em xin chân thành biết ơn Ban Giám đốc và cán bộ chuyên môn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt thực tập này. HỌC VIÊN Nguyễn Thị Thủy Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 7
  8. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 8 năm 2010. XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, xác nhận : Học viên : Nguyễn Thị Thủy Lớp: Lưu trữ 15 Khóa 2009 – 2011, đã đến thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia II. Thời gian thực tập : từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010. Trong thời gian thực tập tại cơ quan, học viên Nguyễn Thị thủy đã chấp hành nghiêm chỉnh quy chế làm việc, nội quy sinh hoạt của cơ quan, tích cực trong công việc, có ý thức cầu tiến, hoàn thành tốt công việc được giao. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 8
  9. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà TRƯỞNG PHÒNG GIÁM ĐỐC PHÒNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II Nguyễn Thị Dung PHẦN I KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: 1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: − Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh; − ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ; − Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn; − Website :archives.gov.vn. a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan: Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sở này được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ương Cục miền Nam. Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết định số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 9
  10. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà hòa Miền nsam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Để đáp ứng các yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổ chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số 20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan: Chức năng: Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào theo quy định của pháp luật. Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Nhiệm vụ: Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và quyền hạn sau: Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 10
  11. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà - Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao; - Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II; - Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II; - Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu; - Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng; - Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; - Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; - Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cơ cấu tổ chức: Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng. Việc tổ chức, cũng như chức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định. Cụ thể như sau: − Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu vào bảo quản ở trong kho. − Phòng Chỉnh lý tài liệu: Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho. − Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 11
  12. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu của Trung tâm II. − Phòng Bảo quản tài liệu: Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài liệu phim ảnh, ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu. − Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu nghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm − Phòng Hành chính - Tổ chức: Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan. − Phòng Kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản của trung tâm. Thu chi và sử dụng kinh phí cơ quan theo quy định của nhà nước. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II BAN GIÁM ĐỐC Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Chỉnh Kế Bảo Tổ chức Hành Thu Tin học lý tài toán quản sử dụng chính - thập, và Công liệu Bổ sung cụ tra tài liệu tài liệu Tổ chức tài liệu c ứu Hiện nay trong biên chế cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II gồm 65 người: − Ban Gián đốc: Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 12
  13. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 Phó Giám đốc với trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm. + Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp quản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan. + Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ, kiêm phụ trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý và thu thập tài liệu. − Các phòng nghiệp vụ: + Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu trữ viên và 01 Trung cấp) + Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07 Trung cấp) + Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật). + Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03 Lưu trữ viên, 01 nhân viên phục vụ) + Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ viên, 02 biên dịch viên tiếng Pháp) + Phòng Hành chính - Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên viên HC-TC, 03 Lưu trữ viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ) + Phòng Kế toán: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung cấp II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: − Phòng Hành chính - Tổ chức (tiền thân là phòng Hành chính – Quản trị - Tổ chức) được thành lập ngày 01/8/1995. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 13
  14. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà − Hiện nay Phòng Hành chính - Tổ chức thành lập bộ phận văn thư, bố trí cán bộ văn thư chuyên trách với số lượng là 01 người – trình độ Trung cấp (tốt nghiệp ngành Thư ký văn phòng) với chức danh là Lưu trữ viên Trung cấp. − Do nhận thức được công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đến công tác văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư với mục đích đưa công tác văn thư ngày càng trở tốt hơn Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác 2. Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan: a) Việc quản lý văn bản đến: − Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. − Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản. − Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đến để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau. − Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truyền thống và hiện đại là dùng sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Quy trình tiếp nhận : Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng tất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan. Văn bản đến được gửi bằng đường bưu điện, bằng Fax. Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng, hoặc do yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và còn nguyên vẹn không sau đó phân loại và bóc bì. Trừ những bì thư có gửi đích danh thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người nhận. Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 14
  15. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính. Ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản. Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồng thời ấn định số lượng bản cần sao chụp. Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơi nhận văn bản rồi phân phối. Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không lập Sổ chuyển giao văn bản đến nên người nhận văn bản ký tên vào cột ký nhận trong sổ đăng ký. Văn bản đến ngày nào được chuyển giao ngay trong ngày đó. b) Việc quản lý văn bản đi: − Những loại văn bản mà cơ quan thường soạn thảo và ban hành là Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn. − Mẫu các loại văn bản đó (xem phụ lục số 7) − Do số lượng văn bản đi ít nên Phòng Hành chính – Tổ chức đã lập duy nhất một sổ công văn đi để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau. Mẫu sổ này giống với mẫu sổ hướng dẫn tại công văn. 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Quy trình ban hành văn bản (văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài): Nếu cần ban hành văn bản, Trưởng hoặc Phó của các đơn vị tiến hành dự thảo văn bản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thứ và kĩ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành. Trước khi trình Giám đốc kí chính thức, người soạn thảo phải rà soát lại nội dung và thể thức văn bản, trưởng đơn vị có văn bản cần ban hành xem lại một lần cuối và ký tắt vào chữ “Lưu:VT”. Chữ ký tắt không to hơn chữ của văn bản để đảm bảo tính thẫm mỹ của văn bản ban hành. Trưởng phòng ký xong, trình lãnh đạo ký. Sau đó văn thư cho số và ngày, tháng văn bản. Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan để văn bản có hiệu lực thi hành. Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 15
  16. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà mật (nếu có). Đối với những văn bản có kèm phụ lục thì đóng thêm dấu treo lên tiêu đề của phụ lục. Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi với các thông tin. Sau đó đăng ký tiếp vào phần mềm quản lý văn bản hành chính. Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi. Tùy theo kích cỡ văn bản mà chọn lựa bì cho phù hợp. Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, địa chỉ nơi nhận. Văn bản luôn được chuyển đi trong ngày, chậm nhất là trong ngày hôm sau. Nếu là văn bản khẩn thì Fax văn bản đến nơi nhận trước sau đó gửi văn bản sau. Lưu văn bản đi: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theo từng năm. Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản có đầy đủ thể thức. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Bản lưu phải là bản chính. Bản giữ lại này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản đi theo thứ tự thời gian và số đăng ký nhằm phục vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việc hiện tại. Cuối năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì phải phân loại văn bản và lưu vào hồ sơ theo vấn đề và thời gian rồi nộp lưu để phục vụ cho việc tra cứu lâu dài. 3. Tình hình tài liệu của cơ quan Qua khảo sát tình hình thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II thì số lượng tài liệu hiện có là 50m/giá Tài liệu trong phông trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thời gian bắt đầu và kết thúc là : Năm 1976 – 2010 - Khối lượng tài liệu : Gồm 2000 đơn vị bảo quản, tương đương 50m. - Thành phần và nội dung tài liệu : Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính, bao gồm các loại sau : + Báo cáo công tác Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 16
  17. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà + Tài liệu về nâng cấp các phông tài liệu : tài liệu Hán Nôm, Phong kiến Pháp thuộc, tài liệu Mỹ Ngụy. + Tài liệu về công tác khai thác, sử dụng tài liệu. + Tài liệu về công tác tin học. + Tài liệu về công tác thu thập. + Tài liệu về công tác bảo quản. + Tài liệu về công tác tổ chức. + Tài liệu về công tác hành chính – quản trị. Ngoài ra, còn có tài liệu về kế toán tài vụ : các tập chứng từ …, dạng này chiếm tỷ lệ không nhiều. Nội dung các tài liệu trên phản ánh hoạt động của từng đơn vị trong phông, chủ yếu vẫn là công tác bảo quản và phục vụ nghiên cứu của độc giả. - Tình trạng tài liệu trong phông : + Tài liệu được thu thập khá đầy đủ, đã lựa chọn được tài liệu có giá trị vĩnh viễn để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ lịch sử. + Tài liệu đã được phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh. + Tình trạng vật lý : tài liệu từ năm 1976 -1990 tài liệu giòn, chữ mờ, tài liệu các năm về sau tương đối tốt. 4. Tình trạng thực hiện các nội dung nghiệp vụ 4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau khi giải quyết xong công việc thì phải lập hồ sơ công việc, được giữ lại tại các bộ phận chuyên môn và một năm sau phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Mặc dù những năm gần đây công tác thu thập tài liệu hiện hành có được quan tâm chú ý, từng bước đã chấn chỉnh và có kế hoạch thường xuyên hằng năm. Nhưng chưa thật sự nghiêm túc triệt để. Do một số cán bộ còn giữ lại tại bộ phận của mình để phục vụ cho công việc nghiên cứu hoặc nộp lưu lẻ tẻ không đồng bộ và thống nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai thác sử dụng tài liệu. Cơ quan đã thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thủ tục giao nhận tài liệu khi nộp lưu của Trung tâm phải có biên bản bàn giao giữa Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 17
  18. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà 4.2 Công tác xác định giá trị tài liệu TTLTQG II làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị đều được Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc và báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, hiện tại cơ quan đang vận dụng văn bản số: 879 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở để thực hiện việc xác định giá trị tài liệu. Hiện tại cơ quan đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. * Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: Nguyễn Văn Quân: Phó giám đốc kiêm trưởng phòng Hành chính Nguyễn Thị Dung: Trưởng phòng Chỉnh lý Nguyễn Thị Thanh Thủy: Cán bộ lưu trữ 4.3 Công tác chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nhằm để phân loại. Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh lý tài liệu rồi Đối với những phông lưu trữ đã chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II các giai đoạn chỉnh lý như: Chuẩn bị chỉnh lý, trực tiếp chỉnh lý, kết thúc chỉnh lý, không khác gì so với những văn bản của cục chỉ đạo và lý thuyết mà em đã được học. Nhưng tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ có thể kết hợp các bước lại với nhau để đưa ra các bước chủ đạo nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý nhưng vẫn đem lại hiệu quả nhanh và chính xác. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, hoạt động liên tục cho tới nay nên phương án phân loại tài liệu là phương án : Thời gian – Cơ cấu tổ chức. Những tài liệu chủ yếu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối tài liệu đang trong quá trình quản lý. Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán, giữ sổ sách kế toán chứng từ, kế toán còn trong niên độ sử dụng. Ngoài ra cũng có các loại tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý là những văn bản hình thành trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép… Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 18
  19. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống kê và làm thủ tục tiêu hủy. 3.4 Công tác thống kê Cơ quan thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây dựng, theo dõi và tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong kho lưu trữ: Việc thống kê tài liệu được thực hiên hằng năm. Cơ quan đã thực hiên công tác thống kê toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ và từng phông về công cụ chuyên môn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã sử dụng bộ thẻ để dễ dàng tra tìm tài liệu. Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, có thể kết hợp việc thống kê những tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch công tác…hình thành trong quá trình chỉnh lý để loại ra, tổng hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê bằng danh mục tài liệu hết giá trị, cuối cùng là thống kê theo từng năm của tài liệu loại. Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay lưu trữ cơ quan đã sử dụng các loại sổ sách sau: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Là dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, biết được số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, đặc điểm tài liệu, cấu tạo sổ nhập tài liệu bao gồm 10 cột. + Mục lục hồ sơ: Là công cụ thống kê chủ yếu được lập ra để thống kê từng đơn vị bảo quản, để nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ có đơn vị bảo quản mục lục hồ sơ là công cụ để tra tìm tài liệu của cơ quan. + Sổ thống kê tạm thời: Dùng để thống kê tất cả tài liệu lưu trữ có trong kho lưu trữ, lập sổ thống kê tạm thời ta sẽ nắm được số lượng và tình hình tài liệu hiện có, tránh được những mất mát cho tài liệu. + Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tình hình giao nộp và tiêu hủy tài liệu. Trường hợp này ngoài việc thống kê còn phải làm biên bản kem theo. + Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tài liệu xuất khỏi kho có thời hạn. Qua số xuất ta nắm được số lượng tài liệu xuất, xuất cho cá nhân, đơn vị nào mượn để còn thu hồi lại, nắm được tình hình lưu trữ của độc giả. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 19
  20. Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà - Khi thống kê cán bộ lưu trữ đã dựa vào các đơn vị thống kê tài liệu theo giá và thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kịp thời có kế hoạch cho các khâu nghiệp vụ hàng năm, báo cáo thống kê tình hình tài liệu cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, về trang thiết bị, máy điều hòa, nhiệt độ về công tác bảo quản tài tài liệu. 3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II luôn là nhiệm vụ cấp thiết và được đặt lên hàng đầu cùng với công tác phòng chống cháy nổ. Qua thời gian thực tập tại đây, em đã trực tiếp khảo sát và thấy được kĩ thuật bảo quản kết hợp với công tác phòng chống cháy nổ hết sức hiện đại của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mở rộng thêm kiến thức về công tác bảo quản tài liệu không chỉ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II nói riêng và tất cả trung tâm lưu trữ khác nói chung. Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ giá và hệ thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng phòng, kho bảo quản. Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy đủ các loại hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ luôn được các công nhân kỹ thuật trực, hệ thống cháy nổ tự động khi có hỏa hoạn xảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thời tài liệu còn các loại cặp ba dây, hộp đựng tài liệu là loại hộp hiện đại phi axit… Tình hình bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyên chế độ bảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối mọt và ẩm mốc…Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho được trung tâm thực hiện tốt. Các biện pháp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ứng dụng để bảo quản tài liệu: - Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

LV.15: Bộ Đồ Án Tốt Nghiệp Chuyên Ngành Cơ Khí
65 tài liệu
2430 lượt tải
THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2