CHỨC VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Chia sẻ: Hong Le | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:0

Thêm vào BST

Báo xấu

878
lượt xem 263
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Xử lý trực tuyến theo thời gian thực. Dữ liệu riêng lẽ được nhập liệu ngay khi ... giao dịch TMDT. Chứng từ điện tử. Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ .Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một Hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ cho các tổ chức là một nhu cầu tất yếu. Hệ thống thông tin tác động đến mọi...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CHỨC VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Mục tiêu z Hiểu và phân tích được các ảnh hưởng CHƯƠNG 2 của Công nghệ thông tin đến Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp z Nắm bắt cách thức tổ chức dữ liệu, tổ Tổ chức và quản lý dữ liệu trong Hệ thống thông tin kế toán chức thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu trong hệ thống kế toán máy. z ERP, TMĐT và hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 5/6/2007 1 5/6/2007 2 Tổng quan Nội dung z Sự phát triển của CNTT ảnh hưởng đến z Đặc điểm hệ thống kế toán trên nền máy tính toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh z Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán z Nhu cầu về thông tin kế toán z Tổ chức dữ liệu- thu thập và xử lý dữ liệu kế z Đòi hỏi về tính kịp thời, trung thực, đáng toán tin cậy của thông tin kế toán z Hệ thống quản lý các nguồn lực doanh nghiệp z Cơ hội và thách thức của hoạt động kế ERP toán z Thương mại điện tử 5/6/2007 3 5/6/2007 4 1
Hạn chế cơ bản của hệ thống kế Đặc điểm hệ thống kế toán trên nền máy tính toán thủ công z Hạn chế cơ bản của hệ thống kế toán z Trình tự xử lý dữ liệu kế toán thủ công thủ công Söï kieän kinh teá Taïo caùc DL vaø ñöôïc ghi ban z Các mức độ ứng dụng công nghệ thông ñaàu tin vào công tác kế toán Phaân loaïi xaùc ñònh DL seõ Chöùng töø goác aûnh höôûng tôùi ñoái töôïng naøo z Đặc điểm ghi nhận và hạch toán ban đầu (ÑK nôï/ coù) Soå nhaät kyù z Đặc điểm quá trình xử lý nghiệp vụ Chuyeån DL vaøo TK nôi löu tröõ veà ñoái töôïng bò aûnh höôûng Soå taøi khoaûn z Đặc điểm thông tin đầu ra và quá trình Toång hôïp taïo thoâng tin truyeàn cung cấp thông tin ñaït tôùi ngöôøi söû duïng Baùo caùo 5/6/2007 5 5/6/2007 6 Hạn chế cơ bản của hệ thống kế Các mức độ ứng dụng công nghệ toán thủ công thông tin vào công tác kế toán z Hạn chế trong ghi nhận hoạt động của z Trình tự xử lý dữ liệu trong hệ thống kế doanh nghiệp toán máy Söï kieän kinh teá Taïo caùc DL vaø ñöôïc z Hạn chế trong cung cấp thông tin cho ghi ban ñaàu treân chöùng töø người sử dụng Chöùng töø goác DL ñöôïc löu tröõ trong z Dữ liệu bị trùng lắp khi xử lý và lưu trữ caùc taäp tin lieân quan Cô sôû döõ lieäu Ngöôøi söû duïng löïa choïn hay taïo baùo caùo veà thoâng tin Baùo caùo yeâu caàu 5/6/2007 7 5/6/2007 8 2
Các mức độ ứng dụng công nghệ Đặc điểm hệ thống kế toán máy thông tin vào công tác kế toán z Bán tự động z Đặc điểm ghi nhận và hạch toán ban đầu z Tự động hoá công tác kế toán z Chứng từ được lập bằng tay đến từ bên ngoài hệ thống kế toán z Tự động hoá công tác quản lý toàn z Chứng từ được in từ phần mềm kế toán doanh nghiệp z Các nghiệp vụ kế toán được xử lý tự động z Dữ liệu đầu vào được chuyển từ các hệ thống máy tính khác trong doanh nghiệp z Chứng từ điện tử 5/6/2007 9 5/6/2007 10 Đặc điểm hệ thống kế toán máy Đặc điểm hệ thống kế toán máy z Đặc điểm quá trình xử lý nghiệp vụ z Đặc điểm thông tin đầu ra và quá trình z Các dấu vết của quá trình xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin không quan sát được bằng mắt z Dữ liệu sẵn có trong máy tính. z Cập nhật một lần, ảnh hưởng tới nhiều dữ z Thông tin có hay không có phụ thuộc vào liệu phần mềm kế toán và người sử dụng phần z Quá trình xử lý bằng máy được thực hiện tự mềm. động z Độ chính xác, trung thực và bảo mật của z Khả năng cài đặt các tính năng kiểm soát thông tin cần phải được kiểm định kỹ. trong phần mềm kế toán 5/6/2007 11 5/6/2007 12 3
Ảnh hưởng của công nghệ thông tin Tính trung thực và đáng tin cậy của đến hệ thống thông tin kế toán thông tin kế toán z Tính trung thực và đáng tin cậy của z Sai sót và gian lận trong môi trường kế thông tin kế toán toán máy tính z Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu z Sai sót và gian lận về nhập liệu và cung cấp thông tin z Sai sót và gian lận về xử lý nghiệp vụ z Tổ chức dữ liệu- thu thập- xử lý và lưu z Sai sót và gian lận về thông tin đầu ra trữ dữ liệu kế toán z Sai sót và gian lận về lưu trữ và bảo mật thông tin z Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán 5/6/2007 13 5/6/2007 14 Tính trung thực và đáng tin cậy của Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán thông tin kế toán z Rủi ro đối với thông tin kế toán z Thông tin kế toán trung thực hợp lý và z Phần mềm được lập trình sai đáng tin cậy phụ thuộc vào tính kiểm z Phần mềm không phù hợp với chế độ kế soát, độ ổn định của hệ thống và năng toán lực của người sử dụng hệ thống z Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy z Thông tin kế toán bị mất hay không đúng do lỗi thiết bị, lỗi người dùng của thông tin kế toán trong môi trường máy tính thường gặp nhiều khó khăn z Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật z Nhận thức, kỹ năng và các hiểu biết về z Hệ thống bị phá huỷ CNTT của người sử dụng rất quan trọng 5/6/2007 15 5/6/2007 16 4
Tính kịp thời trong quá trình xử lý số Tổ chức dữ liệu- thu thập- xử lý và liệu và cung cấp thông tin lưu trữ dữ liệu kế toán z Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng z Sự thay đổi vai trò của sổ kế toán và hình thức truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng kế toán máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung z Sự biến mất dần của các tài liệu kế toán giấy cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. z Sự xuất hiện các khái niệm, các phạm trù mới: z Các giới hạn về khối lượng nghiệp vụ, khoản cơ sở dữ liệu, tập tin, bảng dữ liệu, … cách địa lý, … không còn quan trọng khi tổ z Dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý không chức công tác kế toán chỉ bằng việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán z Nếu một ngày không có máy tính và không có z Công việc nhập liệu có thể không do nhân internet…? viên kế toán thực hiện 5/6/2007 17 5/6/2007 18 Tổ chức dữ liệu- thu thập- xử lý và Nội dung, hình thức và tính pháp lý lưu trữ dữ liệu kế toán của thông tin kế toán z Mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp, kế toán z Tính đa dạng về nội dung và hình thức chi tiết, giữa ghi Nhật ký và ghi Sổ Cái của thông tin kế toán z Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, thông tin kế toán có thể không theo các phương pháp truyền z Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn thống. dựa trên quan điểm truyền thống: In trên z Một số các phương pháp, nguyên tắc kế toán giấy, ký tên và đóng dấu có thể bị vi phạm z Thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các z Dữ liệu kế toán của cả 1 niên độ có thể được tạo và xử lý nhiều lần cho đến khi đáp ứng yêu cầu của người dùng, tuy nhiên thông yêu cầu tin kế toán trên giấy và dữ liệu kế toán z Kiểm soát? trên máy có thống nhất với nhau? 5/6/2007 19 5/6/2007 20 5
Tổ chức dữ liệu- thu thập và xử lý Tổ chức dữ liệu dữ liệu kế toán z Tổ chức dữ liệu z Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, z Tổ chức thu thập dữ liệu các nghiệp vụ được ghi chép một cách rời rạc, chưa được xử lý. z Phương pháp tổ chức xử lý dữ liệu z Dữ liệu được thể hiện bằng con số, ký tự (Letters), ký hiệu (Symbol), hình vẽ z Xử lý dữ liệu là việc chuyển dữ liệu thành thông tin z Tất cả các dữ liệu của DN tạo thành cơ sở dữ liệu của DN. 5/6/2007 21 5/6/2007 22 Tổ chức dữ liệu Tổ chức dữ liệu z Tất cả các dữ liệu được lưu trữ và được z Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị dữ liệu sử dụng bởi doanh nghiệp tạo thành cơ Chöông trình öùng sở dữ liệu của doanh nghiệp. duïng 1 z Dữ liệu được tổ chức logic theo: vùng Cô sôû döõ Heä quaûn trò CSDL Chöông Ngöôøi dữ liệu, mẫu tin, tập tin, CSDL lieäu (DBMS) trình öùng söû (Data duïng 2 duïng base) Kyù töï Vuøng DLï Maåu tin Taäp tin CSDL Chöông trình öùng duïng 3 5/6/2007 23 5/6/2007 24 6
Tổ chức dữ liệu Tổ chức dữ liệu Cơ sở dữ liệu quan hệ Số hđơn Ngày hđơn Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH z Có nhiều kiểu cấu trúc CSDL (mô hình dữ 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 liệu) 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345 z Cấu trúc phân cấp hình cây 7870 154/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567 z Cấu trúc mạng z Cấu trúc quan hệ Khóa ngoại Thuộc tính z CSDL kiểu quan hệ là mô hình dữ liệu (ở cấp Tên khách hàng Mã KH Địa chỉ Mã số thuế 29 Lê Duẩn, khái niệm) được lưu trữ dưới dạng bảng hay Chase Mahattan KHNN-01 Q.01 430121280-001 còn gọi là các quan hệ (relation) Khóa chính KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ 430421210-001 5/6/2007 25 5/6/2007 26 Tổ chức dữ liệu Tổ chức dữ liệu Yêu cầu một quan hệ Mối liên kết của Dữ Liệu z Một quan hệ chỉ có một vùng khóa chính z Liên kết 1:1 z Tất cả các thuộc tính mô tả trong quan hệ phải Ví dụ: Nhân viên và Bảng chấm công phụ thuộc vào vùng khoá chính . z Tất cả các thuộc tính ngoài tên gọi phải độc z Liên kết 1:n lập chứ không phụ thuộc vào nhau. Ví dụ: Khách hàng và Hoá đơn z Để có thể liên kết các quan hệ với nhau, cần z Liên kết n:m có vùng khoá liên kết (thuộc tính liên kết). Ví dụ: Hàng hoá và hoá đơn z Thứ tự các cột không quan trọng 5/6/2007 27 5/6/2007 28 7
Tổ chức dữ liệu Tổ chức dữ liệu Mô hình mối liên kết thực thể z Ứng dụng mô hình quan hệ Ví dụ z Trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu z Trong việc kiểm soát dữ liệu kế toán HAØNG HOÙA ÑAËT HAØNG KHAÙCH z Nhập liệu HAØNG z Cập nhật dữ liệu z Xoá dữ liệu z Bảo trì dữ liệu CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG 5/6/2007 29 5/6/2007 30 Tổ chức dữ liệu Tổ chức thu thập dữ liệu Ví dụ: Một doanh nghiệp thương mại có các đặc điểm sau: z Phân tích các chu trình hoạt động của doanh - Khi khách hàng cần mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho doanh nghiệp. Căn cứ đơn đặt hàng doanh nghiệp sẽ lập lệnh bán nghiệp hàng. Mỗi đơn đặt hàng sẽ được lập 1 lệnh bán hàng và ngược z Xác định các thông tin đầu ra cần cung cấp, từ đó lại. Sau đó căn cứ vào lệnh bán hàng để lập phiếu giao hàng, phiếu xuất kho và hoá đơn. Mỗi lệnh bán hàng sẽ có 1 phiếu giao xác định các dữ liệu đầu vào cần được nhập liệu. hàng, 1 phiếu xuất kho, 1 hoá đơn và ngược lại. Trên mỗi chứng từ có nhiều mặt hàng được bán. Khách hàng có thể đặt mua z Xác định các chứng từ cần thiết cho việc nhập hàng nhiều lần trên các đơn đặt hàng khác nhau. liệu, chứng từ nào được dùng làm cơ sở nhập - Hàng hoá có thể được xuất từ nhiều kho, nhưng mỗi phiếu xuất liệu, chứng từ nào được dùng để đối chiếu, kiểm kho chỉ dùng để xuất hàng tại 1 kho hàng nhất định. - Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng séc. Mỗi lần có thể thanh tra; chứng từ nào cần được in sau khi kết thúc toán cho nhiều hoá đơn, và 1 hoá đơn có thể được thanh toán nhập liệu nhiều lần. Hãy xác định các mối liên kết dữ liệu, vẽ sơ đồ quan hệ và nêu các z Xác định các dữ liệu cần được nhập vào hệ thống dữ liệu cần nhập khi nhập liệu nghiệp vụ bán hàng cho doanh trên các chứng từ liên quan. nghiệp trên 5/6/2007 31 5/6/2007 32 8
Tổ chức thu thập dữ liệu Phương pháp tổ chức xử lý dữ liệu Ví dụ: Có 2 phương pháp tổ chức xử lý dữ liệu Dựa vào ví dụ phần Tổ chức dữ liệu, hãy xác định z Xử lý theo lô các dữ liệu cần thu thập trong 2 trường hợp sau: - Phần mềm nhập liệu từ đơn đặt hàng của khách z Nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung được hàng, nhập liệu và in Lệnh bán hàng. Sau đó căn tập hợp, sau đó được nhập liệu và lưu cứ vào dữ liệu của lệnh bán hàng để in các chứng tạm thời, chưa cập nhật từ khác và cập nhật sổ kế toán có liên quan z Định kỳ cập nhật dữ liệu - Phần mềm nhập liệu từ hoá đơn bán hàng, tự z Sau khi cập nhật dữ liệu mới xem, in được động cập nhật nghiệp vụ xuất kho, sau đó cập các báo cáo nhật sổ kế toán có liên quan. z Ưu nhược điểm? Điều kiện vận dụng? 5/6/2007 33 5/6/2007 34 Hệ thống quản lý các nguồn lực Phương pháp tổ chức xử lý dữ liệu doanh nghiệp ERP Có 2 phương pháp tổ chức xử lý dữ liệu z Giới thiệu các hệ thống ERP VN và z Xử lý trực tuyến theo thời gian thực nước ngoài z Dữ liệu riêng lẽ được nhập liệu ngay khi z Rinpoche (SSP), IRP (AZ Solution), … nghiệp vụ phát sinh và được cập nhật z SAP, Oracle, Solomon, … ngay sau khi nhập liệu z Nhận định? z Báo cáo có thể xem, in ngay sau khi nhập liệu z Ưu nhược điểm? Điều kiện vận dụng? 5/6/2007 35 5/6/2007 36 9
Hệ thống quản lý các nguồn lực Hệ thống quản lý các nguồn lực doanh nghiệp ERP doanh nghiệp ERP z Định nghĩa ERP và các đặc điểm ERP z Định nghĩa ERP và các đặc điểm ERP z Đặc điểm ERP: z ERP- Enterprise Resource Planning System- Hệ z ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh. Tích hợp có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức thống hoạch định/ quản trị các nguồn lực của năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất. doanh nghiệp. Hệ thống Hoạch định/ quản trị các z ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của nguồn lực doanh nghiệp là một thuật ngữ được máy tính. Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. dùng để mô tả một loạt các hoạt động do phần z ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc, có nghĩa là hệ mềm máy tính hỗ trợ. Các hoạt động này sẽ giúp thống phải hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất phải được lập theo ra theo năm, tháng, tuần. một doanh nghiệp quản lý các tác nghiệp chính bao Hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch. gồm kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua z ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ. Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản z ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Các xuất phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ. 5/6/2007 37 5/6/2007 38 Hệ thống quản lý các nguồn lực Hệ thống quản lý các nguồn lực doanh nghiệp ERP doanh nghiệp ERP Định nghĩa ERP và các đặc điểm ERP z z Tính phân hệ của ERP: Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập z ERP và Hệ thống thông tin kế toán trong hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản doanh nghiệp chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh z Công việc kế toán và tổ chức công tác kế hơn. toán z Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: z Luân chuyển chứng từ z Kế toán z Mua hàng z Nhập liệu và xử lý dữ liệu kế toán z Hàng tồn kho z Sản xuất z Kiểm tra và soát xét dữ liệu và thông tin kế Bán hàng z z Quản lý nhân sự và tính lương. toán Quản lý quan hệ khách hàng z Chia sẻ dữ liệu và lưu trữ dữ liệu z z … 5/6/2007 39 5/6/2007 40 10
Thương mại điện tử Thương mại điện tử z Khái niệm và các đặc điểm TMĐT z Các giao dịch thương mại điện tử z TMĐT là gì? z Hoạt động quảng cáo, khuyến mãi z Đặc điểm TMĐT z Hoạt động bán hàng z Các loại hình giao dịch TMĐT z B2B: giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, ví dụ z Hoạt động thanh toán www.ecvn.gov.vn z Tổ chức sàn giao dịch z B2C: giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng, ví dụ www.megabuy.com.vn z C2C: giao dịch giữa khách hàng với khách hàng, ví dụ www.1001shoppings.com z Đối tượng kinh doanh trong lĩnh vực TMĐT 5/6/2007 41 5/6/2007 42 Thương mại điện tử z Tổ chức ghi nhận dữ liệu kế toán từ các giao dịch TMDT z Chứng từ điện tử z Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ z Sự thay đổi của một vài phương pháp kế toán z Bảo mật và tính pháp lý của thông tin kế toán 5/6/2007 43 11