Chương 4. Kế Toán Nghiệp Vụ Ngân Quỹ và Các Hình Thức Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt

Chia sẻ: Lê Thảo My | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:64

Thêm vào BST

Báo xấu

874
lượt xem 177
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nghiệp vụ ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghiệp vụ thu, chi và điều chuyển tiền mặt. Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào qui mô hoạt động, vào tính chất thường xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 4. Kế Toán Nghiệp Vụ Ngân Quỹ và Các Hình Thức Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt

CHƯƠNG IV I. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ VÀ II. CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT III. 1. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ Những vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ 1.1. 1.1.1. Nội dung nghiệp vụ ngân quỹ Nghiệp vụ ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghi ệp vụ thu, chi và điều chuyển tiền mặt. Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào qui mô hoạt động, vào tính chất thường xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó. Các tổ ch ức tín d ụng luôn ph ải cân nh ắc các yếu tố trên để tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu cho mình đ ể một m ặt đảm bảo thực hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào, mặt khác không đ ể tồn quỹ tiền mặt quá cao làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của ngân hàng. Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo quản trong kho, két tuyệt đối an toàn. Tại bộ ph ận ngân quỹ bố trí th ủ qu ỹ và các nhân viên kiểm ngân, thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két. Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch mà ngân hàng l ựa chọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô hình giao dịch một cửa. Trong mô hình giao dịch nhiều cửa : quỹ là một bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu (chi) tiền mặt từ (cho) khách hàng. Với mô hình giao dịch một cửa: đầu ngày, cuối ngày quỹ chính thực hiện việc giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù h ợp v ới h ạn m ức qu ỹ mà các giao dịch viên được nắm giữ. Như vậy, khi có nghiệp vụ ti ền m ặt phát sinh, quỹ không phải trực tiếp thu - chi tiền mặt cho khách hàng (tr ừ các giao d ịch v ượt hạn mức giao dịch của các giao dịch viên). 1.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng 1.1.2.1. Tài khoản 1
TK “Tiền mặt tại đơn vị” - 1011 Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ của các Tổ chức tín dụng. Bên Nợ ghi: Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ Bên Có ghi: Số dư Nợ: Số tiền mặt hiện có tại quỹ nghiệp vụ của TCTD Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết. TK “Tiền mặt đang vận chuyển” - 1019 Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt xuất từ quỹ tiền mặt t ại đ ơn v ị chuyển cho các đơn vị khác đang trên đường đi. Bên Nợ ghi: Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn vị nhận tiền Bên Có ghi: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận Số dư Nợ: Số TM thuộc quỹ nghiệp vụ ở đơn vị đang trên đường vận chuyển Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nh ận ti ền vận chuy ển đến. TK “Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị” - 1031 Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ tại quỹ của Tổ chức tín dụng. Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ nhập quỹ Giá trị ngoại tệ xuất quỹ Bên Có ghi: Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ hiện có tại quỹ của TCTD Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết. TK “Ngoại tệ đang vận chuyển” - 1039 Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ chuy ển cho các đ ơn v ị khác đang trên đường đi. Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ vận chuyển đến đơn vị nhận tiền Giá trị ngoại tệ đã vận chuyển đến đơn vị nhận Bên Có ghi: 2
Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ ở đơn vị đang vận chuyển trên đường Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận ngoại tệ vận chuyển đến. TK “Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý” - 3614 TK này dùng để phản ảnh các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động nội bộ của TCTD. Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD phải thu Số tiền được xử lý chuyển vào các tài khoản thích hợp Bên Có ghi: khác Số dư Nợ: Phản ánh số tiền TCTD còn phải thu Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” – 461 TK này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động nội bộ của TCTD. Số tiền TCTD phải trả Bên Có ghi: Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD đã trả hoặc được giải quyết chuyển vào TK khác Số dư Có: Phản ánh số tiền TCTD còn phải trả Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán 1.1.2.2. Chứng từ - Nếu thu tiền mặt: + Giấy nộp tiền (dùng cho khách hàng nộp tiền vào NH) + Phiếu thu (dùng cho nội bộ NH) - Nếu chi tiền mặt: + Séc lĩnh tiền mặt (dùng cho khách hàng lĩnh tiền từ TKTG) 3
+ Giấy lĩnh tiền mặt (dùng trong trường hợp cho vay) + Phiếu chi (dùng cho nội bộ NH) 1.1.2.3. Sổ sách • Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau: Sổ nhật ký quỹ (sổ tờ rời): Do kiểm soát tiền mặt giữ để ghi chép tất cả các - khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ tiền mặt phát sinh. Dùng làm căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng h ợp trong ngày. Cuối ngày khoá sổ tìm tổng tiền mặt thu vào, tổng tiền mặt chi ra trong ngày và tồn quỹ cuối ngày => Đối chiếu với thủ quĩ. MẪU SỔ NHẬT KÝ QUỸ Ngân hàng NHẬT KỸ QUỸ ........................................... Ngày ..........tháng..............năm.............. Số Số chứng từ Số tiền Ký hiệu thống tiểu kê Thu Chi Thu Chi khoản ............... ............... ................. ............................ ............. ............. . .. .. .. . . ............... ............... ................. ............................ ............. ............. ............... ............... ................. ............................ ............. ............. .. .... .... .... ............. ............. ............. ............. Cộng ngày ............. ............. Tồn quỹ hôm ..... ... trước Tồn quỹ hôm nay Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc Ngân hàng (kế toán) (ký tên) (ký tên) Sổ kế toán chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi tổng số tiền mặt thu, chi trong - ngày và tồn quỹ tiền mặt cuối ngày (mỗi ngày một dòng). S ổ này dùng làm c ơ sở cho việc lập báo cáo kế toán hàng tháng. 4
Căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt là nhật ký quỹ. Cuối ngày c ộng s ổ nhật ký quỹ để có tổng thu tiền mặt, tổng chi ti ền m ặt trong ngày. Căn c ứ vào s ố tổng thu để vào cột phát sinh bên Nợ, số tổng chi vào cột phát sinh bên Có. Sau khi vào số phát sinh bên Nợ và bên Có sẽ rút s ố d ư cu ối ngày c ủa tài kho ản ti ền m ặt, số dư Nợ tài khoản tiền mặt cuối ngày phải bằng tồn quỹ tiền mặt cuối ngày trên sổ sách và tồn quỹ thực tế do thủ quỹ quản lý. • Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau: Sổ quỹ: Được đóng thành quyển (đánh số trang liên tục, đóng dấu giáp lai): Do - thủ quỹ giữ để ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các ch ứng từ thu chi tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền m ặt th ực tế để đối chiếu với kế toán và tiền mặt tồn quỹ bảo qu ản trong kho, két. N ếu thực hiện giao dịch một cửa thì sổ này do nhân viên giao d ịch (Teller) tr ực ti ếp giữ. Các loại sổ khác: Sổ theo dõi các loại tiền thu, chi để phục vụ thống kê các - loại tiền. Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt 1.2. 1.2.1. Kế toán thu tiền mặt Nghiệp vụ thu tiền mặt của ngân hàng thương mại phát sinh khi: - Khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi; hoặc trả nợ, trả lãi vay, nộp lệ phí cho ngân hàng bằng tiền mặt. - Ngân hàng nhận tiền mặt từ ngân hàng khác điều chuyển đến. - Nhận từ Ngân hàng Nhà nước thông qua vay Ngân hàng Nhà n ước hay rút từ tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước. - v.v... Khi khách hàng có nhu cầu nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ của Ngân hàng thì tuỳ theo nội dung cụ thể sẽ lập giấy nộp tiền và nộp trực ti ếp ti ền m ặt cho thủ quỹ ngân hàng để kiểm đếm. Trường hợp thực hiện giao dịch một c ửa thì nhân viên giao dịch (Teller) trực tiếp nhận tiền mặt. 5
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt được thực hiện đúng nguyên tắc: Thu trước - Ghi sổ sau. Căn cứ vào giấy nộp tiền đã được xác nhận thu đủ ti ền c ủa th ủ qu ỹ, k ế toán hạch toán: + Nếu nộp vào tài khoản tiền gửi hay trả nợ ngân hàng, ghi: Nợ: TK tiền mặt tại đơn vị (1011). TK tiền gửi (nếu nộp vào TK tiền gửi). Có: TK cho vay (nếu nộp tiền mặt để trả Nợ ngân hàng). + Nếu nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác, ghi: Nợ: TK 1011 TK thanh toán vốn giữa các Ngân hàng Có: 1.2.2. Kế toán chi tiền mặt Tiền mặt chi từ quỹ nghiệp vụ ngân hàng theo các nội dung: - Chi trả tiền gửi và trả lãi cho khách hàng bằng tiền mặt. - Cho khách hàng vay bằng tiền mặt. - Điều chuyển tiền mặt đi ngân hàng khác cùng hệ thống. - Nộp vào Ngân hàng Nhà nước. - Chi trong nội bộ ngân hàng như chi lương cán bộ, chi khác. - v.v. Khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tài khoản tiền gửi thanh toán thì viết Séc lĩnh tiền mặt gửi tới ngân hàng để được lĩnh tiền mặt theo séc. Trường hợp ngân hàng cho vay bằng tiền mặt hay chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi ti ết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu thì lập giấy lĩnh tiền mặt. Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt thì ngoài việc kiểm soát ch ặt ch ẽ tính ch ất hợp pháp, hợp lệ các chứng từ (Séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền...), k ế toán còn phải kiểm tra số dư TKTG, hạn mức tín dụng, nếu đủ khả năng chi trả kế toán hạch toán vào sổ sách kế toán, sau đó mới chuyển chứng từ cho thủ quỹ chi tiền 6
cho khách hàng hoặc mới trực tiếp chi tiền cho khách hàng (trong mô hình giao dịch một cửa) - Đảm bảo đúng nguyên tắc: Ghi sổ trước - Chi sau. + Chi từ tài khoản tiền gửi, ghi: Nợ: TK tiền gửi của khách hàng. TK tiền mặt tại đơn vị (1011) Có: + Cho vay bằng tiền mặt, ghi: Nợ: TK cho vay của khách hàng. Có: TK 1011 + Nếu cán bộ NH lĩnh tiền để chi nội bộ, kế toán l ập phi ếu chi và h ạch toán: Nợ: TK chi lương, tạm ứng Có: TK 1011 7
Phản ánh bút toán thu, chi tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T TK tiền gửi của KH TK tiền mặt (1011) TK cho vay KH xxx xxx xxx (1) (3) x x x x TK thanh toán vốn (5) x x x x x x (2) (4) Chú giải: 1 - Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi. 2 - Chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi. 3 - Cho khách hàng vay bằng tiền mặt. 4 - Khách hàng trả nợ ngân hàng bằng tiền mặt. 5 - Khách hàng nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác. Kế toán nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt 1.3. Điều chuyển vốn tiền mặt giữa các chi nhánh ngân hàng th ương m ại với Hội sở chính, hoặc giữa các chi nhánh với nhau thuộc nghiệp vụ điều hoà vốn nên chỉ điều chuyển tiền mặt trong phạm vi một hệ thống ngân hàng. Đơn v ị đi ều chuyển tiền mặt được nhận phí và đơn vị nhận tiền mặt phải trả phí. Việc điều chuyển này chỉ được thực hiện khi có lệnh của NH cấp chủ quản. Có hai cách giao nhận tiền mặt, theo đó có hai cách hạch toán: Cách 1: Ngân hàng nhận vốn tiền mặt cử người và phương tiện đến nhận tiền trực tiếp tại ngân hàng điều tiền mặt đi. Trường hợp này không ph ải h ạch toán qua tài khoản 1019. Việc xử lý chứng từ và hạch toán được thực hiện như sau: 8
- Tại Ngân hàng điều tiền mặt đi: Lập biên bản giao nhận tiền, kế toán lập phiếu chi và chứng từ thanh toán vốn ghi: Nợ: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị". Có: - Tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt: Sau khi làm thủ tục nhận tiền mặt nhập kho; kế toán lập phiếu thu và căn cứ vào chứng từ thanh toán vốn của Ngân hàng điều vốn đi gửi kèm tiền mặt, kế toán ghi: Nợ: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị". TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp. Có: Cách 2: Ngân hàng điều tiền mặt đi cử người đại diện mang ti ền m ặt giao tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt điều đến. Trường h ợp này t ại ngân hàng đi ều đi phải hạch toán qua TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển". Việc xử lý chứng từ và hạch toán được thực hiện như sau: - Tại Ngân hàng điều vốn tiền mặt đi: Kế toán lập phiếu chi để chi tiền mặt khỏi quỹ nghiệp vụ giao cho người đại diện. Căn cứ phiếu chi, ghi: Nợ: TK 1019 "TM đang vận chuyển"/ tên người đại diện TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị" Có: Khi nhận được chứng từ thanh toán vốn từ ngân hàng nhận vốn tiền mặt gửi đến, kế toán hạch toán để tất toán tài khoản 1019 "tiền mặt đang v ận chuyển": Nợ: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển" Có: - Tại Ngân hàng nhận vốn tiền mặt: 9
Sau khi nhận đủ tiền mặt và nhập kho, két; thủ quỹ ký vào biên b ản giao nhận tiền kế toán căn cứ biên bản giao nhận tiền lập phi ếu thu và ch ứng t ừ thanh toán vốn. Căn cứ chứng từ hạch toán: Nợ: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị". TK chuyển tiền đi, hay TK điều chuyển vốn. Có: 10
Phản ảnh các bút toán điều chuyển vốn tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T Ngân hàng điều chuyển vốn TM đi Ngân hàng nhận vốn tiền mặt Cách 1: TK T.Toán vốn giữa các NH TK T.Toán vốn giữa các NH TK 1011 TK 1011 xxx xxx x (1) x x (2) x Cách 2: TK T.to vốn giữa các NH TK T.to vốn giữa các NH TK 1011 TK 1019 TK 1011 xxx x (1’) x x (3’) x x (2’) x Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày 1.4. Theo quy định, hàng ngày kết thúc giờ giao dịch với khách hàng, bộ phận quỹ tiến hành khoá sổ quỹ, bộ phận kế toán khoá sổ nhật ký quỹ, cộng số phát sinh và rút số dư trên sổ kế toán chi tiết tiền mặt rồi đối chiếu số liệu tiền mặt với nhau để đảm bảo: - Tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt, tồn quỹ trên S ổ qu ỹ c ủa b ộ ph ận qu ỹ phải bằng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có và d ư Nợ trên s ổ nhật ký quỹ của bộ phận kế toán. - Tồn quỹ tiền mặt trên sổ sách phải bằng tồn quỹ tiền mặt thực tế trong kho, két. Việc đối chiếu được thực hiện theo nguyên tắc: Thủ quỹ công bố số liệu trước để kiểm soát tiền mặt (thuộc phòng kế toán) đối chiếu theo . Khi đối chiếu khớp đúng theo các tiêu thức trên thủ quỹ, kế toán trưởng (hoặc ki ểm soát ti ền mặt), Giám đốc ngân hàng cùng ký trên sổ quỹ và nhật ký quỹ. Trường hợp thực 11
hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giao dịch tự cân đối sổ sách và tiền mặt tồn quỹ của mình trước khi nộp lại tiền mặt cho Quỹ chính. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tiền mặt do nhiều lý do khác nhau có thể xảy ra thừa, thiếu tiền mặt (phát hiện khi đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày), phải xử lý theo đúng chế độ. Xử lý đối với trường hợp thừa, thiếu quỹ khi đối chiếu cuối ngày: • Đối với trường hợp thừa quỹ: Tồn quỹ thực tế > Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Ti ền mặt) - Sau khi kiểm tra lại một lần nữa sổ sách, kế toán và thủ quỹ cùng l ập biên bản xác định thừa quỹ chờ xử lý. Trong biên bản phải ghi rõ nội dung và người chịu trách nhiệm về số tiền thừa quỹ, biên bản phải có chữ ký của thủ qu ỹ, k ế toán trưởng và giám đốc ngân hàng. - Số tiền thừa, chưa xác minh được nguồn gốc nguyên nhân (không thể hiện trên bảng kê) phải lập biên bản, căn cứ vào đó kế toán lập phi ếu thu và ghi vào TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” - 461 để xem xét xử lý sau: Nợ TK 1011 Có TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý - 461 - Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu tài sản. Căn c ứ vào biên bản kết luận của Hội đồng, kế toán lập chứng từ để chuy ển số ti ền th ừa quỹ vào tài khoản thích hợp. Nếu không tìm ra nguyên nhân và cũng không có khách hàng nào khi ếu n ại  thì Hội đồng sẽ quyết định lập phiếu chuyển khoản để hạch toán: Nợ TK 461 Có TK thu nhập khác từ hoạt động ngân quỹ – 719 Nếu tìm ra nguyên nhân do KH X nộp thừa thì số tiền thừa đó s ẽ trả l ại  cho KHX, kế toán lập chứng từ để hạch toán: Nợ: TK 461 12
Có: - TK tiền gửi KH X (nếu trả bằng CK) - Hoặc TK 1011 (nếu trả bằng tiền mặt ) • Đối với trường hợp thiếu quỹ: Tồn quỹ thực tế < Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Ti ền mặt) - Tương tự như trên, lập biên bản xác định thiếu quỹ chờ xử lý. - Căn cứ vào biên bản, kế toán lập phiếu chi để hạch toán số ti ền thi ếu qu ỹ vào Tài khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý - 3614/ti ểu khoản đ ứng tên người gây ra thiếu quỹ: Nợ TK 3614/ người gây thiếu quỹ Có TK 1011 - Thành lập Hội đồng xử lý để quy trách nhiệm: + Nếu người gây thiếu quỹ bồi hoàn ngay 100% số tiền thiếu, lập giấy nộp tiền mặt: Nợ TK 1011 Có TK 3614/người gây thiếu quỹ + Nếu bồi thường bằng cách trừ lương hàng tháng: Nợ TK Chi phí trả lương Có TK 3614/người gây thiếu quỹ 2. KẾ TOÁN CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT Một số vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt 2.1. Sự cần thiết, khái niệm của thanh toán không dùng tiền mặt 2.1.1. Tiền tệ đi vào lưu thông thực hiện chức năng phương tiện thanh toán di ễn ra dưới hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng ti ền m ặt (hay thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán). Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức thanh toán đơn giản và tiện dụng nhất được sử dụng để mua bán hàng hoá một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nó ch ỉ phù hợp với nền kinh tế có quy mô sản xuất nhỏ, sản xuất chưa phát triển, việc trao 13
đổi thanh toán hàng hoá diễn ra với số lượng nhỏ, trong ph ạm vi h ẹp. Vì v ậy, khi nền kinh tế ngày một phát triển với tốc độ cao cả về chất lượng và số l ượng thì việc thanh toán bằng tiền mặt không còn đủ khả năng đáp ứng được những nhu cầu thanh toán của toàn bộ nền kinh tế. Việc thanh toán bằng ti ền mặt đã bộc l ộ một số hạn chế nhất định. Trước hết là việc thanh toán bằng tiền mặt có độ an toàn không cao. Với khối lượng hàng hóa, dịch vụ giao dịch lớn thì vi ệc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sẽ không an toàn, thuận ti ện cho c ả ng ười chi tr ả và người thụ hưởng. Thứ hai là Ngân hàng Nhà nước phải bỏ ra chi phí rất lớn đ ể in ấn vận chuyển và bảo quản tiền mặt. Ngoài ra, một hạn chế quan trọng của việc thanh toán bằng tiền mặt nữa là thanh toán bằng ti ền mặt làm gi ảm kh ả năng t ạo tiền của NHTM, trong khi nền kinh tế luôn có nhu c ầu v ề ti ền m ặt đ ể thanh toán chi tiêu gây sức ép giả tạo về sự khan hiếm tiền mặt trong nền kinh tế, làm cho giá cả có khả năng tăng cao gây khó khăn cho Ngân hàng Nhà nước trong việc điều tiết chính sách tiền tệ. Từ thực tế khách quan trên đòi hỏi ph ải có sự ra đời c ủa một phương thức thanh toán khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn đó là phương th ức thanh toán không dùng tiền mặt (KDTM). Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích ti ền t ừ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng hoặc bằng cách bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian c ủa các t ổ ch ức cung ứng dịch vụ thanh toán. Như vậy, xét về góc độ kế toán, kế toán nghiệp vụ thanh toán KDTM là th ực hiện các bút toán bằng đồng tiền ghi sổ hay bút tệ. Tham gia vào hoạt động thanh toán có các tổ chức cung ứng d ịch v ụ thanh toán và tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ thanh toán: - Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán gồm các ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng khác và tổ chức khác khi được NHNN cấp phép. - Tổ chức, cá nhân được sử dụng dịch vụ thanh toán là các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp, các cá nhân trong nền kinh tế có nhu cầu sử d ụng dịch v ụ thanh toán để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ trong quan hệ thương mại. 14
2.1.2. Các quy định mang tính nguyên tắc trong thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán KDTM phản ánh mối quan hệ kinh tế pháp lý trong giao nhận và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ nên trong quá trình thực hiện thanh toán các bên tham gia phải tuân thủ những quy định mang tính nguyên tắc sau: Thứ nhất: Các chủ thể tham gia thanh toán (kể cả pháp nhân và thể nhân) đều phải mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và đ ược quyền lựa chọn tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để mở tài khoản. Khi ti ến hành thanh toán phải thực hiện thanh toán thông qua tài khoản đã mở theo đúng chế độ quy định và phải trả phí thanh toán theo quy định của ngân hàng và t ổ ch ức làm dịch vụ thanh toán. Trường hợp đồng tiền thanh toán là ngo ại t ệ thì ph ải tuân thủ quy chế quản lý ngoại hối của nhà nước. Thứ hai: Số tiền thanh toán giữa người chi trả và người thụ h ưởng phải d ựa trên cơ sở lượng hàng hoá, dịch vụ đã giao giữa người mua và người bán. Người mua phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện thanh toán (số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc hạn mức thấu chi nếu có) để đáp ứng yêu cầu thanh toán đầy đủ, kịp thời khi xuất hiện yêu cầu thanh toán. Nếu người mua chậm trễ thanh toán; hoặc vi phạm ch ế độ thanh toán thì phải chịu phạt theo chế độ thanh toán hiện hành. Thứ ba: Người bán hay cung cấp dịch vụ là người được hưởng số tiền do người chi trả chuyển vào tài khoản của mình nên phải có trách nhiệm giao hàng hay cung cấp dịch vụ kịp thời và đúng với lượng giá trị mà người mua đã thanh toán; đồng thời phải kiểm soát kỹ càng các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh toán. Thứ tư: Là trung gian thanh toán giữa người mua và người bán, các tổ ch ức cung ứng dịch vụ thanh toán phải thực hiện đúng vai trò trung gian thanh toán: - Chỉ trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuy ển vào tài kho ản c ủa người thụ hưởng khi có lệnh của người chi trả (thể hiện trên các chứng từ thanh toán). Trường hợp không cần có lệnh của người chi trả (không c ần có ch ữ ký c ủa chủ tài khoản trên chứng từ) chỉ áp dụng đối với một số hình th ức thanh toán nh ư uỷ nhiệm thu, hay lệnh của Toà án kinh tế. 15
- Các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có trách nhiệm h ướng dẫn, giúp đỡ khách hàng mở tài khoản, sử dụng các công cụ thanh toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, phương thức giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Cung cấp đầy đủ các chứng từ sử dụng trong quá trình thanh toán cho khách hàng. - Tổ chức hạch toán, chuyển chứng từ thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản. Nếu để chậm trễ hay h ạch toán thi ếu chính xác gây thiệt hại cho khách hàng trong quá trình thanh toán thì phải ch ịu ph ạt đ ể b ồi thường cho khách hàng theo chế tài chung. 2.1.3. Cơ sở pháp lý của hệ thống các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt ở Việt Nam Để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng hoàn thiện hơn, Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không ngừng nghiên cứu và đưa ra các văn bản có tính pháp lý, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động thanh toán KDTM nói chung và các hình thức thanh toán KDTM phát huy tác d ụng. H ệ th ống các văn bản pháp quy đó bao gồm: - Luật NHNN và luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997, trong đó có đ ề cập đến vấn đề thanh toán qua ngân hàng. - Quyết định 371/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 19/10/1999 về quy chế phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng. - Nghị định 64/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 20/09/2001 v ề ho ạt động thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. - Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 26/03/2002 về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. - Quyết định 235/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 01/04/2002 về việc chấm dứt phát hành Ngân phiếu thanh toán. - Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 08/10/2002 quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. 16
- Nghị định 159/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 10/12/2003 về cung ứng và sử dụng Séc có hiệu lực thi hành ngày 01/04/2004. Theo các văn bản pháp quy này thì hiện nay có 5 hình th ức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng để thanh toán giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế, đó là: + Séc thanh toán: Séc chuyển khoản, Séc được bảo chi, Séc được bảo lãnh + Ủy nhiệm thu – nhờ thu + Ủy nhiệm chi – lệnh chi + Thẻ thanh toán + Thư tín dụng nội địa 2.1.4. Tài khoản và chứng từ dùng trong kế toán thanh toán không dùng tiền mặt 2.1.4.1. Tài khoản  Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn bằng VNĐ/ngoại tệ (TK 4211/4221) Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ của khách hàng trong nước gửi không kỳ hạn (chủ yếu phục vụ cho mục đích thanh toán qua ngân hàng) : Số tiền KH gửi vào để tạo nguồn vốn thanh toán Bên Có Bên Nợ : Số tiền KH rút ra để thanh toán Dư Có : Số tiền của KH đang gửi tại NH Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH gửi tiền. Tài khoản này có thể có số Dư Nợ trong điều kiện KH được NH cho phép thấu chi, mức dư Nợ cao nhất bằng Hạn mức thấu chi.  TK Tiền ký quỹ bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ Trong đó: TK Tiền gửi đảm bảo thanh toán Séc (TK 4271)  TK Tiền gửi để mở thư tín dụng (TK 4272)  TK Tiền gửi để bảo đảm thanh toán thẻ (TK 4273)  17
Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ mà Tổ chức tín dụng nhận ký quỹ, ký cược của khách hàng để đảm bảo cho các hoạt động cung ứng dịch vụ thanh toán được thực hiện theo hợp đồng đã ký. : Số tiền khách hàng gửi để bảo đảm thanh toán Bên Có Bên Nợ : Số tiền ký gửi đã sử dụng để thanh toán cho người hưởng Số tiền ký gửi sử dụng còn thừa trả lại cho khách hàng Dư Có : Số tiền KH đang ký gửi tại TCTD để đảm bảo thanh toán Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH  TK Cho vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ (TK 2111/2141) Dùng trong trường hợp khách hàng được ngân hàng cho vay để thực hiện nghiệp vụ thanh toán với đối tác. Bên Nợ : Số tiền ngân hàng cho các tổ chức, cá nhân trong nước vay : Số tiền các tổ chức, cá nhân trong nước trả nợ Bên Có Số tiền chuyển sang nợ quá hạn Dư Nợ : Số tiền các tổ chức, cá nhân trong nước đang nợ trong hạn Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH  Sổ theo dõi các chứng từ dưới hình thức ngoại bảng + STD UNT gửi đi + STD UNT gửi đến chưa thanh toán (quá hạn) + STD thư tín dụng đến 1.4.2. Chứng từ Chứng từ dùng trong nghiệp vụ thanh toán có thể là chứng từ bằng giấy ho ặc chứng từ điện tử. Thích ứng với mỗi hình thức thanh toán có các ch ứng t ừ phù hợp. Chứng từ giấy dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm: + Séc thanh toán: Séc chuyển khoản và séc bảo chi + Giấy uỷ nhiệm chi (UNC) 18
+ Giấy uỷ nhiệm thu (UNT) + Giấy mở thư tín dụng (TTD) + Bảng kê nộp séc, bảng kê thanh toán TTD + v.v... Chứng từ điện tử dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm: + Lệnh chi + Nhờ thu + Thẻ ngân hàng (Card) + Lệnh thanh toán (Lệnh chuyển Nợ, Lệnh chuyển Có...) + v.v... Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 2.2. Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng Séc 2.2.1. 2.2.1.1. Những vấn đề cơ bản về Séc thanh toán a. Khái niệm: Séc là phương tiện thanh toán do người kí phát lập d ưới hình th ức chứng từ theo mẫu in sẵn lệnh cho người thực hiện thanh toán trả không đi ều kiện một số tiền nhất định cho người thụ hưởng có tên trên séc hoặc ng ười cầm séc. b. Một số quy định cơ bản về séc: - Các chủ thể tham gia thanh toán séc: + Người ký phát: là người lập và ký tên trên Séc để ra lệnh cho người th ực hiện thanh toán thay mặt mình trả số tiền ghi trên Séc. + Người được trả tiền: là người mà người ký phát chỉ định có quyền hưởng hoặc chuyển nhượng quyền hưởng đối với số tiền ghi trên tờ séc. + Người thụ hưởng: là người cầm tờ séc mà tờ séc đó: Có ghi tên người được trả tiền là chính mình; hoặc • Không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi cụm từ “Trả cho người cầm • séc”; hoặc: 19
Đã được chuyển nhượng bằng ký hậu cho mình thông qua dãy chữ ký • chuyển nhượng liên tục. + Đơn vị thực hiện thanh toán: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi người ký phát được sử dụng tài khoản thanh toán với một khoản tiền để ký phát séc theo thoả thuận giữa người ký phát với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đó. + Đơn vị thu hộ: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán làm dịch vụ thu hộ séc. + Trung tâm thanh toán bù trừ séc : là NHNN hoặc TCTD cung ứng dịch vụ thanh toán được NHNN cấp phép để tổ chức, chủ trì việc trao đổi, thanh toán bù trừ séc và quyết toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ việc thanh toán séc cho các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán là thành viên. Ngày ký phát: là ngày mà người ký phát ghi trên Séc để làm căn cứ tính th ời - hạn xuất trình của tờ séc. Thời hạn xuất trình: là 30 ngày theo lịch, kể từ ngày ký phát đến ngày t ờ Séc - đó được xuất trình tại địa điểm thanh toán (địa chỉ của người thực hiện thanh toán, trụ sở chính của người thực hiện thanh toán hoặc tại Trung tâm TTBT Séc). Trong thời hạn này, tờ Séc được thanh toán vô điều kiện khi xuất trình. Thời hạn thanh toán của Séc: là 06 tháng kể từ ngày ký phát, nếu sau thời hạn - xuất trình (30 ngày) người thực hiện thanh toán không nh ận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và người ký phát đang có kho ản ti ền đ ược sử dụng đủ để chi trả cho tờ séc đó. Đình chỉ thanh toán: Là việc sau thời hạn xuất trình, người kí phát thông báo - bằng văn bản yêu cầu người thực hiện thanh toán không thanh toán tờ séc do mình đã kí phát. - Séc trả tiền vào tài khoản và séc trả tiền mặt: + Séc chỉ trả vào tài khoản, không được rút tiền m ặt là tờ séc đ ược ghi c ụm t ừ “trả vào tài khoản”. + Séc không ghi cụm từ “trả vào tài khoản” thì ng ười th ụ h ưởng có th ể đ ược trả bằng tiền mặt. 20