zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Khoa Học Xã Hội

» Thư viện thông tin

Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại các trường học trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Báo xấu

17
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại các trường học trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh khái quát một số vấn đề về công tác lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở một số trường học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại các trường học trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh

nghiên cứu trao đổi CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TP. HỒ CHÍ MINH @ ThS. Nguyễn Thị Bình Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia Tóm tắt: Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ là nội dung rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của công chức, viên chức sau khi giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một yêu cầu bắt buộc. Bài viết này tác giả khái quát một số vấn đề về công tác lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở một số trường học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Từ khóa: công tác văn thư, lưu trữ; lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu 1. Đặt vấn đề Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ nếu thực Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện tốt sẽ góp phần cung cấp nguồn thông cơ quan có vai trò rất quan trọng trong hoạt tin quan trọng cho mỗi cá nhân khi giải động quản lý, điều hành và phục vụ hoạt quyết công việc hàng ngày, đồng thời góp động chuyên môn của các cơ quan, tổ chức phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả thực việc của cơ quan ngày càng tốt hơn. hiện công việc hàng ngày của mỗi đơn vị, cá Tuy nhiên, hiện nay các cơ quan nói nhân. Trong quá trình giải quyết công việc, chung, một số trường học trên địa bàn mỗi cá nhân muốn làm tốt công việc của Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng công tác mình thì đều cần phải tham khảo, nghiên lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ chưa được thực cứu các văn bản, tài liệu để làm căn cứ giải hiện nghiêm túc. Công tác lập hồ sơ vẫn quyết những công việc được giao. Chính chưa đáp ứng yêu cầu của việc lập hồ sơ vì vậy, trong quá trình giải quyết công việc theo quy định, việc giao nộp tài liệu vào lưu mỗi cá nhân cần phải giữ lại đầy đủ những trữ cơ quan chưa được thực hiện. Để làm văn bản, tài liệu sau khi đã giải quyết xong tốt công tác này, mỗi cơ quan, cá nhân phải để lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ thực hiện một cách chủ động, tích cực trong cơ quan theo đúng quy định, khi cần nghiên việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cứu sử dụng có thể tìm thấy nhanh chóng. cơ quan. số 306 - tháng 7/2023 61
tạp chí việt nam hội nhập 2. Thực trạng và giải pháp nâng cao tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu sơ; Nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc hồ sơ vào lưu trữ lập hồ sơ và quản lý hồ sơ; Giúp cho công 2.1. Thực trạng chức, viên chức nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành khi - Đối với việc xây dựng, ban hành, tổ giải quyết công việc, tránh được tình trạng chức triển khai thực hiện các văn bản quy phân tán, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan đồng thời là căn cứ để Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ liệu vào lưu trữ cơ quan tại một số trường và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng. học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khác qua khảo sát thực tế cho thấy công tác này nhau có thể do khó quá, hay do nhiều việc đã được các trường phần nào nhận thức quá, do chưa xác định được cá nhân chủ trì được tầm quan trọng của công tác lập hồ … mà hiện nay việc xây dựng Danh mục sơ. Tuy nhiên, nhận thức về tầm quan trọng hồ sơ ở một số trường chưa được thực hiện. của vấn đề này ở một số trường, một số cá Một số trường có Danh mục hồ sơ nhưng nhân chưa đầy đủ, lập hồ sơ công việc chưa xây dựng theo hình thức đối phó, không sát tốt, việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan với thực tế khi lập hồ sơ. chưa được thực hiện theo đúng quy định. + Lập hồ sơ Hàng năm, khi có các văn bản mới quy định, hướng dẫn về công tác văn thư các Lập hồ sơ là công việc được thực hiện trường có triển khai thực hiện nhưng chưa thường xuyên trong quá trình giải quyết sâu, rộng đến toàn thể công chức, viên chức công việc của từng cán bộ công chức, viên và giáo viên. Ban giám hiệu nhà trường chức trong cơ quan. Hằng ngày, mỗi công thường xuyên cử viên chức tham gia tập chức, viên chức được giao nhiệm vụ phải huấn các văn bản mới nhưng việc vận dụng tiến hành thu thập văn bản, tài liệu do mình vào thực tế tại các trường chưa cao. giải quyết để đưa vào hồ sơ công việc. Hồ Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ sơ do chính công chức, viên chức giải quyết hiện nay một số trường chưa được xây công việc lập ra sẽ có giá trị cao, tài liệu đưa dựng, những trường có quy chế thì việc xây vào hồ sơ được đầy đủ, kịp thời tránh thất dựng quy chế chỉ là đối phó sự kiểm tra lạc, mất mát. của cơ quan cấp trên, hướng dẫn thực hiện Qua khảo sát thực tế cho thấy nhiều nghiệp vụ trong quy chế chưa cụ thể dẫn trường công tác lập hồ sơ (đối với tài liệu đến tình trạng lập hồ sơ của các công chức, giấy) đã được triển khai nhưng chưa thực viên chức và giáo viên lập chưa đạt yêu cầu, hiện đồng bộ và chưa thực hiện đúng theo chưa đúng theo quy định của nhà nước. quy định. Tại các trường mới chỉ lập hồ sơ Cán bộ làm văn thư của các trường đối với tập lưu văn bản đi tương đối tốt, hiện nay chủ yếu là kiêm nhiệm, do có quá riêng đối với hồ sơ công việc chưa được lập nhiều công việc nên việc lập hồ sơ tại văn hoàn chỉnh, văn bản, tài liệu còn rải rác ở thư cũng như hướng dẫn việc lập hồ sơ cho nhiều bộ phận, cá nhân trong cơ quan. Việc công chức, viên chức và giáo viên trong lập hồ sơ điện tử hiện nay các trường chưa trường chưa thực hiện được. được thực hiện do chưa có hệ thống quản lý văn bản, tài liệu điện tử. - Đối với hoạt động nghiệp vụ Quy trình lập hồ sơ công việc tại các + Xây dựng Danh mục hồ sơ trường chưa được thực hiện theo đúng quy Danh mục hồ sơ được xây dựng sẽ giúp định. Hiện nay, tại các Trường việc hồ sơ cho việc quản lý các hoạt động của cơ quan, chỉ được mở khi công việc phát sinh. Tuy 62 số 306 - tháng 7/2023
nghiên cứu trao đổi nhiên, việc sử dụng bìa hồ sơ để mở hồ sơ được thống kê vào Mục lục hồ sơ, tài liệu chỉ một số trường thực hiện còn chủ yếu nộp lưu và có Biên bản giao nhận đầy đủ. là sử dụng bìa nhựa (bìa lá), cặp ba dây... Tuy nhiên, hiện nay một số trường việc để đưa tài liệu vào mà không viết bìa hồ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sơ. Văn bản, tài liệu hình thành trong quá không được thực hiện hàng năm. Tài liệu trình giải quyết công việc không được đưa hiện vẫn nằm rải rác tại các đơn vị, cá nhân về từng vấn đề, từng sự việc cụ thể gây khó mà chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ cơ khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu khi quan theo quy định. Điều này ảnh hưởng tới cần thiết. việc quản lý tập trung tài liệu lưu trữ, việc Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ là bảo quản an toàn tài liệu không hiệu quả, nội dung quan trọng quyết định chất lượng khi cần khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều của một hồ sơ. Trong quá trình giải quyết khó khăn. công việc nếu văn bản, tài liệu được thu Từ những thực trạng trên, công tác lập thập đầy đủ, không bị thất lạc, mất mát thì hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại các trường cần khi kết thúc công việc hồ sơ được lập mới có những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hoàn chỉnh và có chất lượng cao. Mỗi cá hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ nhân khi giải quyết công việc phải tự mình sơ vào lưu trữ. thu thập tài liệu vào hồ sơ, khi kết thúc công việc phải kiểm tra lại tài liệu trong hồ sơ 2.2. Giải pháp để bổ sung cho đủ. Thực tế việc thu thập Thứ nhất, Thay đổi tư duy về nhiệm vụ văn bản, tài liệu vào hồ sơ tại một số trường lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, quan. văn bản, tài liệu của nhiều vấn đề, nhiều sự - Đối với Ban Giám hiệu nhà trường việc được đưa vào một tờ bìa nhựa hoặc cặp đựng tài liệu mà không được đưa vào từng Trước hết, Ban Giám hiệu cần đổi mới vấn đề, sự việc riêng biệt. nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ để từ đó tiến hành cải cách công tác này một cách Công việc sau khi kết thúc, cá nhân đồng bộ và toàn diện, nhằm đổi mới công giải quyết công việc phải tự sắp xếp tài liệu tác văn thư, lưu trữ hướng tới mục tiêu cải trong hồ sơ do mình giải quyết; tiến hành cách hành chính, đáp ứng những yêu cầu đánh số tờ cho những hồ sơ có thời hạn bảo đặt ra trong thời kì phát triển của nền kinh quản từ 5 năm trở lên; viết mục lục văn bản tế thị trường. cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết tờ kết thúc và viết bìa hồ sơ. Tuy Cần nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng nhiên, hồ sơ sau khi giải quyết xong vẫn của công tác văn thư, lưu trữ đối với nhiệm còn tình trạng chưa được sắp xếp khoa học, vụ nâng cao hiệu quả công việc. Triển khai chưa tiến hành đánh số tờ, viết mục lục văn kịp thời các chế độ, quy định của Nhà nước bản (đối với hồ sơ có thời hảo quản vĩnh về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức lại các viễn), viết tờ kết thúc và viết bìa hồ sơ theo khâu nghiệp vụ còn mang tính tự phát, tùy đúng quy định. tiện để phục vụ việc nâng cao hiệu quả công việc này. Theo quy định hiện hành tất cả hồ sơ công việc sau khi giải quyết xong phải được Cần có biện pháp tuyên truyền, giáo lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan là dục tới toàn thể cán bộ, nhân viên, giáo viên một chế độ bắt buộc đối với mỗi đơn vị và trong Trường có ý thức trách nhiệm trong cá nhân. Hồ sơ, tài liệu trước khi giao nộp việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ và vào lưu trữ, các bộ phận, cá nhân phải lập nộp lưu hồ sơ. hồ sơ hoàn chỉnh, hồ sơ giao nộp vào lưu Lãnh đạo nhà trường cần làm gương trữ phải được biên mục đầy đủ, khi giao nộp trong việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ công hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan phải việc của mình. Cần coi đây là một trong số 306 - tháng 7/2023 63
tạp chí việt nam hội nhập những nhiệm vụ chính trị của công chức, Chấp hành nghiêm túc các quy định và viên chức, giáo viên; nên đưa vào trong tiêu hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của chí bình xét hoàn thành nhiệm vụ hàng năm Nhà nước, của ngành và Nhà trường đề ra. để bắt buộc viên chức, giáo viên làm tốt Có ý thức học tập, tìm hiểu về công lập công việc này. hồ sơ, lưu giữ hồ sơ tài liệu. Cụ thể hóa các quy định của pháp luật, Có tinh thần phối hợp với cán bộ văn các văn bản hướng dẫn của ngành về công thư lưu trữ của Nhà trường trong công tác tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với trường mình. soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu giữ hồ sơ tài liệu. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cho toàn trường; cần đưa ra các chế tài xử lý Thứ hai, Đối với hoạt động nghiệp vụ. đối với đơn vị, cá nhân không làm tốt công Để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ trong Quy nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thì hệ chế về công tác văn thư lưu trữ của Trường. thống văn bản hướng dẫn là yếu tố quan Hàng năm, tiến hành rả soát kiểm tra trọng và cần thiết cần phải được xây dựng việc thực hiện các quy định về công tác văn dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, thư, lưu trữ. văn bản chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của của Nhà nước, Bộ Nội vụ, - Đối với cán bộ làm công tác văn thư, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước của địa lưu trữ phương và của ngành. Trong đó cần quan Cán bộ làm công tác văn thư phải lưu tâm, ban hành những văn bản chủ yếu như trữ, phải nắm được các quy định của Nhà Danh mục hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ và nước, của ngành về công tác văn thư, lưu nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. trữ, phải thường xuyên trau dồi kiến thức - Xây dựng danh mục hồ sơ về chuyên môn nghiệp vụ, luôn cập nhật những văn bản quy phạm pháp luật mới Việc xây dựng Danh mục hồ sơ sẽ giúp nhất để áp dụng trong việc cụ thể tại trường. cho việc quản lý các hoạt động của cơ quan Cán bộ văn thư, lưu trữ tại cơ quan có thông qua hệ thống hồ sơ. nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc Khi xây dựng khung đề mục cho Danh ban hành những văn bản về công tác văn mục hồ sơ có thể căn cứ theo cơ cấu tổ chức thư, lưu trữ đồng thời cũng là người trực hoặc lĩnh vực hoạt động để thuận tiện cho tiếp thực hiện những quy định đề ra trong việc xác định các đề mục lớn, nhỏ và dự văn bản và hướng dẫn mọi người trong kiến các tiêu đề hồ sơ cho phù hợp, Xác Trường cùng thực hiện. Có như vậy công định những hồ sơ cần lập khi dự kiến tiêu tác quản lý tài liệu, lập hồ sơ, giao nộp hồ đề hồ sơ cần phải chính xác, phù hợp với sơ vào lưu trữ mới đi vào nề nếp và hoạt thực tế công việc của từng đơn vị, cá nhân động có hiệu quả. được giao. Hướng dẫn cán bộ, viên chức, giáo - Đối với lập hồ sơ viên trong trường cách lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ và cách thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Khi hướng dẫn lập hồ sơ công việc bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan cần có hướng Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ dẫn cụ thể để các đơn vị, cá nhân chủ động cần phải hiểu rằng công tác văn thư, lưu trong việc lập hồ sơ. Trong bản hướng dẫn trữ không phải chỉ là nhiệm vụ của cán bộ cần nêu rõ cách thức, phương pháp thực kỹ thuật văn thư, lưu trữ mà liên quan đến hiện các công việc như: Sắp xếp văn bản, nhiều người trong bộ máy hành chính của tài liệu trong hồ sơ; cách đánh số tờ; viết trường. mục lục văn bản; viết tờ kết thúc; viết bìa - Đối với cán bộ chuyên môn hồ sơ. 64 số 306 - tháng 7/2023
nghiên cứu trao đổi - Đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thực tế công việc lập và giao nộp hồ sơ vào vào lưu trữ lưu trữ tại cơ quan mình. Để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Tuy nhiên, kết quả thực hiện tại một đạt hiệu quả, viên chức làm công tác văn số trường học trên địa bàn thành phố Hồ thư, lưu trữ các trường phải xây dựng văn Chí Minh còn chưa đảm bảo sự thống nhất, bản hướng dẫn các công việc cụ thể trong đồng bộ, có những đơn vị, cá nhân đã lập quy trình giao nộp hồ sơ tài liệu. Thống kê hồ sơ sơ bộ, có đơn vị, cá nhân đã lập hồ sơ hồ sơ vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu nhưng chưa đạt yêu cầu, nhưng vẫn còn có cũng cần hướng dẫn cụ thể tránh trường đơn vị, cá nhân chưa tiến hành lập hồ sơ vì hợp mỗi đơn vị thống kê hồ sơ theo cách nhiều lý do khác nhau. riêng dẫn đến tình trạng không thống nhất. Trong thời gian tới, để làm tốt công 3. Kết luận tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu cơ quan cần nâng cao hơn nữa nhận thức trữ cơ quan là một nhiệm vụ bắt buộc, nó của các cá nhân trong cơ quan đối với công giúp cho mỗi công chức, viên chức trong tác lập hồ sơ, trang bị cho viên chức làm cơ quan nói chung, viên chức, giáo viên, công tác văn thư, lưu trữ, cũng như các của các trường tại thành phố Hồ Chí Minh viên chức, giáo viên, người lao động những nói riêng sắp xếp văn bản, tài liệu hình hiểu biết nhất định về công tác này, nâng thành trong quá trình giải quyết công việc cao kỹ năng lập hồ sơ góp phần đưa công một cách khoa học, đầy đủ, hợp lý và có hệ tác lập và giao nộp hồ sơ ngày càng đi vào thống, góp phần giải quyết công việc hàng nền nếp và thống nhất. Các trường cũng cần ngày nhanh chóng, chính xác, chất lượng và xây dựng và ban hành các văn bản hướng hiệu quả. dẫn quy trình và phương pháp thực hiện để Thời gian qua Đảng và Nhà nước đã làm tốt công tác lập hồ sơ tại cơ quan mình. rất quan tâm đến công tác lập hồ sơ và giao Hy vọng, trong thời gian tới, công tác văn nộp hồ sơ vào lưu trữ, đã có nhiều văn bản thư nói chung, công tác lập hồ sơ và giao mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn được nộp vào lưu trữ nói riêng tại trường trên địa ban hành, nhất là Nghị định 30/2020/NĐ- bàn thành phố Hồ Chí Minh ngày càng hiệu CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công quả, chất lượng hồ sơ lập ra ngày càng được tác văn thư, nhiều cơ quan đã áp dụng vào nâng cao./. TÀI LIỆU THAM KHẢO 4. Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu 1. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/ nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - TT-BNV ngày 16/04/2013 hướng dẫn xây Lưu trữ Việt Nam, Nxb. Thông tin và truyền dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của thông, Hà Nội; các cơ quan, tổ chức; 5. Quốc hội khóa 13 (2011), Luật Lưu trữ 2. Bộ Nội vụ (2022), Thông tư số 10/2022/ ngày 11/11/2011; TT-BNV ngày 19/12/2022 Quy định về 6. Trang thông tin điện tử Cục Văn thư và Lưu thời hạn bảo quản tài liệu; trữ Nhà nước http//luutru.gov.vn. 3. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/ NĐ-CP ngày 03/5/2020 về công tác văn thư; số 306 - tháng 7/2023 65

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.