Đặc tả xử lý và xử lý tự động

Chia sẻ: Nguyễn Anh Cường | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:0

Thêm vào BST

Báo xấu

245
lượt xem 42
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 1: CÁC TRƯỜNG TRONG WORD Microsoft Word cung cấp hơn 80 trường, một thành phần rất quan trọng trong việc xử lý tự động. Các trường này lưu trữ những giá trị của văn bản đang soạn thảo, sử dụng thành thạo các trường sẽ rất có lợi, vì Word hỗ trợ rất nhiều. Các trường giúp cho văn bản luôn đúng, không phải sửa chữa dữ liệu khi thay đổi, làm chủ các trường sẽ khiến văn bản tự động thay đổi dữ liệu trong mọi tình huống....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đặc tả xử lý và xử lý tự động

1/41 HỌC VIỆN PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN GIÁO TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN LỰC CNTT ĐẶC TẢ XỬ LÝ VÀ XỬ LÝ TỰ ĐỘNG (Trích) Người viết: Nguyễn Anh Cường - nguyenanhcuong@ymail.com - 0988.529.310 Nguyễn Phương Thảo - fthaoabc@yahoo.com - 0439.950.557
2/41 Chương 1: CÁC TRƯỜNG TRONG WORD Microsoft Word cung cấp hơn 80 trường, một thành phần rất quan trọng trong việc xử lý tự động. Các trường này lưu trữ những giá trị của văn bản đang soạn thảo, sử dụng thành thạo các trường sẽ rất có lợi, vì Word hỗ trợ rất nhiều. Các trường giúp cho văn bản luôn đúng, không phải sửa chữa dữ liệu khi thay đổi, làm chủ các trường sẽ khiến văn bản tự động thay đổi dữ liệu trong mọi tình huống. 1.1. Căn bản về các trường của Microsoft Word 1.1.1. Chèn một trường của Word vào văn bản Để chèn trường ra vị trí nào đó trong văn bản: B1. Đặt trỏ thanh tại vị trí càn chèn. B2. Chọn thực đơn Insert/Field. Hộp thoại chèn trường sẽ xuất hiện. Nút giúp đỡ, nháy vào rồi chọn trường cần tìm hiểu Danh mục các Các hỗ trợ giúp chèn trường trường theo chủ đề chính xác, hiệu quả Danh sách các Mô tả vắn tắt công dụng trường của Word của trường hiện tại Hỗ trợ cú pháp viết code cho trường Hình 1.1. Hộp thoại của thực đơn Insert/Field. Sử dụng trường nào chỉ việc chọn trường đó ở hộp danh sách các trường có thể chọn Field codes để cung cấp thêm các chỉ số khác cho trường. Sau khi chọn OK trường sẽ được chèn ra vị trí trỏ thanh với kết quả của nó. Để tìm hiểu hoặc sửa chữa trường, nhấn Alt + F9, đoạn mã trường sẽ nổi lên trong dấu {}. Dòng mã trường hiển thị ở mục Field codes sẽ được hiện trong dấu ngoặc nhọn này, cho thấy đoạn mã sẽ được chèn vào văn bản để tạo ra hiệu ứng cần thiết. Căn cứ vào mục đích, cú pháp, có thể sửa chữa nội dung đoạn mã trường để có được kết quả như ý. Trên thực tế cách chèn trường kiểu trên mất thời gian, thường chỉ sử dụng khi chưa hiểu rõ về trường. Để chèn trường theo cách thông dụng, nhấn Ctrl + F9 sẽ hiện ra dấu {}.
3/41 Tiến hành gõ vào trong dấu {} này. Sai sót chủ yếu của người dùng là lẽ ra phải nhấn phím Ctrl + F9 để hiện các cặp dấu {} rồi gõ vào, thì họ lại gõ trực tiếp các dấu {} từ bàn phím. Việc gõ trực tiếp dấu {} không bao giờ Word coi như trường, nên nội dung đó sẽ không bao giờ được tính toán và hiển thị đúng như mong muốn. Trong văn bản, khi cho hiển thị mã trường, dòng mã này được bao bởi cặp dấu móc nhọn {}. Khi gõ nội dung trong các dấu {} nội dung của văn bản sẽ dài ra. Phần nội dung trong dấu {} này không ảnh hưởng đến vấn đề trình bày của văn bản vì nội dung đó nằm trong phần điều khiển hiển thị, Word coi đó là một dạng lập trình với văn bản ẩn. Khi nhấn F9 để thực hiện, hoặc nhấn Alt+F9 để che dấu toàn bộ nội dung điều khiển bị tô xám trong dấu {}, văn bản sẽ trở về trạng thái hiển thị bình thường. Muốn tìm hiểu chi tiết hơn về các mã trường của Word, hãy hiện hộp thoại chèn trường Insert/Field (hình 1.1 trang 2) rồi lên nút nhấn có dấu hỏi ở góc trên bên phải, sau đó bất kỳ mã trường nào để xem phần giúp đỡ. Thông thường, mỗi mã trường sẽ trả về một kết quả tùy theo chức năng định sẵn. Đa số các trường còn có thêm các khóa chuyển (switch) để có thể định dạng, tùy biến kết quả trả về của trường. Để chọn khóa chuyển cho trường, ở hộp thoại chèn trường, chọn tên trường trong danh sách, sau đó vào nút Option ở góc dưới bên trái. Khung hội thoại Field Options sẽ hiện ra để chọn các khóa chuyển. Nếu khi kích chọn tên trường mà nút Option bị mờ (bị vô hiệu hóa) thì trường đó không cần thêm khóa chuyển, nó vẫn làm việc hoàn hảo. Trên thực tế việc gõ các khoá chuyển trực tiếp thường gõ sau dấu \, tuỳ khoá chuyển mà có thể bổ sung thêm các tham số khác cho trường. Một trong những khoá chuyển của Word là \* MERGEFORMAT khoá chuyển này có tác dụng mỗi khi mở hoặc thực hiện in hoặc liên kết, trường sẽ tự động cập nhật lại giá trị. Trong tài liệu này, khoá chuyển \* MERGEFORMAT không đưa vào các ví dụ (để tránh dài, khó theo dõi), nên mỗi khi muốn cập nhật, phải bôi đen chọn trường và nhấn F9. Để quan sát nội dung code của một trường, bôi đen trường đó nhấn Shift + F9, để tắt chế độ này cũng nhấn Shift + F9. Để bật tắt toàn bộ code của tất cả các trường trong tài liệu, nhấn Alt+F9. Các trường của Word không phân biệt chữ hoa thường, nên khi sử dụng nếu không chú ý vấn đề này thì cũng không sao, tuy nhiên nên viết thống nhất để dễ theo dõi, nếu viết thường xuyên nên đưa các tên trường vào bộ gõ tắt AutoCorrect hoặc AutoText để tránh sai sót không đáng có khi nhập liệu. Để cập nhật kết quả trường, lựa chọn bôi đen đoạn văn bản chứa trường đã chèn, nhấn phím F9. Để sử dụng tất cả các code trong tài liệu này, máy tính cần phải điều chỉnh định dạng theo kiểu Việt Pháp. 1.2. Những nguyên tắc cơ bản khi làm việc với trường Word 1.2.1. Lấy giá trị nhập vào từ người dùng a) Giá trị nhập vào được đưa ra ngay tại vị trí lời nhắc Để yêu cầu người dùng nhập vào giá trị, sau đó giá trị này điền luôn ra tại vị trí đặt lời nhắc, sử dụng trường FillIn theo cú pháp sau: {FillIn “Lời nhắc” \d “Giá_trị_ngầm_định”}
4/41 Trong đó giá trị ngầm định thường là một số, một chuỗi hoặc một ngày tháng. Ví dụ 1: {FillIn “Nhập vào đây tên bạn” \d “Nguyễn Phương Thảo”} Khi cập nhật trường (bôi đen trường FillIn nhấn F9) sẽ hiện: Hình 1.2. Hộp thoại khi nhấn F9 để đưa giá trị qua trường FillIn Nhược điểm của FillIn là không đưa giá trị người dùng nhập vào biến, chính vì vậy, nếu như phải điền tên nhiều lần thì lại phải viết lại FillIn, điều này gây bực mình cho người dùng, vì vừa điền giá trị rồi, đến đoạn sau lại hỏi để điền giá trị lại. Như vậy sẽ không hay nếu xảy ra hiện tượng bất nhất, như khi người dùng nhập giá trị giữa lần FillIn trước và lần FillIn sau không giống nhau. Để tránh hiện tượng này, phải đưa giá trị người dùng nhập vào một dạng biến gọi là BookMark. b) Giá trị người dùng nhập đưa vào biến BookMark để dùng nhiều lần Có thể dùng một trong 2 cách: {SET Tên_BookMark {FillIn “Lời nhắc” \d “Giá trị ngầm định”}} Hoặc đơn giản hơn: {ASK Tên_BookMark “Lời nhắc” \d “Giá trị ngầm định”} Ví dụ 2: Cả 2 cách sau đều đưa giá trị người dùng nhập vào BookMark có tên là NgaySinh và đặt sẵn giá trị 08/5/1972: {SET NgaySinh {FillIn “Nhập vào ngày sinh của bạn:” \d “08/5/1972”}} {ASK NgaySinh “Nhập vào ngày sinh của bạn:” \d “08/5/1972”} Khi thực hiện cập nhật trường, sẽ hiện hộp thoại như hình 1.3 ở trang 4. Hình 1.3. Hộp thoại ASK đưa giá trị người dùng nhập vào BookMark Nếu đã đưa được vào BookMark rồi thì việc xử lý các giá trị của BookMark để tính toán và hiển thị chỉ là thủ tục. 1.2.2. Đặt giá trị cho BookMark không thông qua người dùng a) Đặt giá trị cho BookMark trực tiếp Cũng có thể đưa luôn giá trị vào BookMark mà không cần phải hỏi giá trị từ người dùng nhập vào:
5/41 {SET Tên_BookMark “Giá trị đặt”} Trong đó giá trị đặt có thể là một chuỗi hoặc một trường tính toán dạng biểu thức. Ví dụ 3 đặt biến SoNamToiThieuDuDKNghiHuu là 25: {SET SoNamToiThieuDuDKNghiHuu 25} Ví dụ 4 đặt biến SoNamTinhTuNgayThanhLapHocVienDenNay bằng lấy 4 chữ số chỉ năm của ngày hiện tại, trừ đi năm thành lập Học viện là 1964: {SET SoNamTinhTuNgayThanhLapHocVienDenNay {={DATE \@ “yyyy”}-1964}} b) Lựa chọn một vùng rồi đặt tên BookMark Khi muốn trích dẫn lại một chuỗi ký tự biến đổi, phải đưa chuỗi ấy vào biến BookMark, để khi sử dụng, chuỗi đó sẽ được cập nhật tự động theo. Ví dụ 5: Trường hợp phải trích dẫn “Hộp thoại cập nhật trường như hình 1.3 ở trang 4”. Nếu như gõ cố định số hình đó, số trang đó thì khi bổ sung dữ liệu, bổ sung các hình vẽ khác lên trước số trang của hình vẽ đó, thì lại phải gõ lại các con số chỉ thứ tự của hình ở tại vị trí hình đó, đồng thời phải sửa chữa tất cả vị trí trích dẫn tới “Hộp thoại cập nhật trường” về số hình, số trang. Để cập nhật tự động, phải bôi đen từ chữ “ình xx.xx” đưa vào BookMark. Sở dĩ không bôi đen chữ Hình mà chỉ bôi đen từ chữ ình thôi, là do khi trích dẫn hình vẽ, nếu cần viết hoa thì chỉ việc viết chữ H đứng trước, khi cần viết thường chỉ viết chữ h đứng trước. Đương nhiên trong trường hợp này các số xx.xx phải được chèn bằng trường SEQ để tự động cập nhật số thứ tự hình vẽ. Thực hiện các bước sau để đưa phần bôi đen vào BookMark: B1. Bôi đen phần cần đưa vào BookMark, trường hợp này là “ình xx.xx”. B2. Chọn Insert/BookMark hiện hộp thoại hình 1.4 trang 5. B3. Gõ tên BookMark vào hộp BookMark name, rồi nút Add để thêm vào. Nếu gõ tên trùng BookMark đã có, BookMark đó sẽ thay thế BookMark đã có. Tên các BookMark đã đặt Sắp xếp theo tên hoặc vị trí BookMark Nhảy tới vị trí BookMark Thêm Xoá, sẽ hiện rõ khi chọn BookMark cần xoá Hình 1.4. Hộp thoại BookMark Từ hộp thoại hình 1.4 trang 5 có thể sử dụng để thực hiện: - Kiểm soát BookMark theo vị trí xuất hiện trong tài liệu hoặc tên của chúng.
6/41 - Có thể xoá BookMark từ hộp thoại này bằng cách chọn BookMark cần xoá, nút Delete sẽ hiện rõ lên để chọn xoá. - Có thể nhảy tới BookMark bằng cách chọn BookMark rồi nút Goto. 1.2.3. Chèn BookMark và kết quả tính toán ra văn bản a) Chèn số tự động Số tự động là các số tăng dần ở mỗi phân đoạn sau mỗi lần chèn ra. Bắt đầu của số tự động là 1. Nếu ở cùng một phân đoạn mà chèn số tự động ra nhiều hơn 1 lần, thì giá trị của tất cả số tự động trong phân đoạn đó đều giống nhau. Số tự động không đặt lại giá trị (reset) được. Số tự động được chèn theo cú pháp: {AutoNum} Ví dụ 6: cần gõ số cho các điều của một quy chế thì mỗi điều đều gõ: Điều {AutoNum} Lựa chọn bằng cách bôi đen toàn bộ văn bản rồi nhấn F9, sẽ được các điều gõ theo thứ tự từ 1. Ngoài ra còn có trường ListNum tương tự AutoNum. Khi chèn ListNum ra sẽ có luôn dấu ngoặc() bao quanh số. Trường ListNum không đúng với quy định hiện hành trong Học viện nên tài liệu này không giới thiệu. b) Chèn số tăng dần theo BookMark Có thể chỉ định các dãy số BookMark được đặt tên để tăng theo mục đích của từng dãy số thông qua trường SEQ. Các BookMark này có đặc điểm rất thú vị là sẽ tăng dần theo số lần chèn ra. Để chèn BookMark này, cần xác định tên BookMark sẽ sử dụng trong văn bản rồi thực hiện theo một trong 3 cú pháp với 3 mục đích khác nhau: {SEQ Tên_BookMark} - Số Tên_BookMark sẽ tăng dần bắt đầu từ 1. {SEQ Tên_BookMark \c} - Số Tên_BookMark sẽ giữ nguyên theo giá trị theo lần gần nhất và vị trí gần nhất BookMark đã chèn ra phía trên Tên_BookMark đang chèn. {SEQ Tên_BookMark \r 1} - Đặt lại giá trị (reset) từ số 1 cho Tên_BookMark và chèn ra. Ví dụ 7: Để sử dụng sự tăng dần cho các hình vẽ. Đặt các BookMark sau: - sttChuong: Ghi lại số thứ tự của chương. - sttHinh: Ghi lại số thứ tự của hình. Như vậy các chương được gõ bằng cách: Chương {SEQ sttChuong} Các hình được gõ theo cách: Hình {SEQ sttChuong \c}.{SEQ sttHinh}. Tên hình Do các hình đầu tiên của mỗi chương được bắt đầu lại từ số 1, nên hình đầu tiên đó sẽ gõ theo cách: Hình {SEQ sttChuong \c}.{SEQ sttHinh \r 1}. Tên hình Khi đó, thực tế nếu ở chương 3, hình sẽ được tự động điền là: Hình 3.x. Tên hình Trong đó x là số thứ tự của hình trong chương. Chỉ số x sẽ tự động được cập nhật, theo số hình trong chương, cho dù khi soạn thảo, số lượng hình có
7/41 thêm hoặc bớt thì số thứ tự x sẽ luôn đúng và sắp xếp theo đúng thứ tự mỗi khi mở tệp hoặc mỗi khi lựa chọn bôi đen và nhấn F9 để cập nhật. Tương tự có thể đặt các BookMark khác để chèn. Ví dụ như đặt các số trên tiêu đề 2 số, 3 số, 4 số, các bảng... Ví dụ 8: Gõ bảng với số thứ tự tự động: Bảng đầu tiên của chương được gõ như sau: Bảng {SEQ sttChuong \c}.{SEQ sttBang \r 1}. Tên bảng Các bảng còn lại được gõ như sau: Bảng {SEQ sttChuong \c}.{SEQ sttBang}. Tên bảng Ví dụ 9: Các ví dụ chỉ cần gõ như sau: Ví dụ đầu tiên của chương: Ví dụ {SEQ sttVD \r 1} Các ví dụ khác: Ví dụ {SEQ sttVD} Ví dụ 10: Tiêu đề 3 số của chương: {SEQ sttChuong \c}.{SEQ sttMuc2So \c}.{SEQ sttMuc3So}. Nội dung của tiêu đề 3 số. Tương tự, mục đầu tiên của mỗi phần nên có thêm từ khoá \r 1 để reset lại số thứ tự về giá trị 1. Riêng giá trị chèn ra muốn là a, b, c thì dùng: {SEQ a \* alphabetic} nếu muốn tăng dần theo a, b, c... {SEQ a \* alphabetic \r 1} nếu muốn đặt lại giá trị ban đầu là a... Để chèn các số thứ tự là số La mã thì dùng: { SEQ sttLaMa \* roman} nếu muốn tăng dần theo I, II, III, IV... { SEQ sttLaMa \* roman \r 1} nếu muốn đặt lại giá trị ban đầu là I... Sử dụng trường công thức cùng với SEQ có thể tạo ra các chuỗi số giảm dần, bằng cách đặt một BookMark lấy một hằng số cố định trừ đi trường SEQ của một BookMark. Ví dụ 11: Muốn có một chuỗi giảm dần: B1. Đặt số cố định đặt trước là 6: {SET SoCoDinhDatTruoc 6 } B2. Chèn số thứ tự giảm dần Gõ và copy công thức {=SoCoDinhDatTruoc - {SEQ sttChuoi}} của trường để chèn vào những vị trí cần thiết. - Chèn lần thứ 1 sẽ được số 5 - Chèn lần thứ 2 sẽ được số 4 - Chèn lần thứ 3 sẽ được số 3 - Chèn lần thứ 4 sẽ được số 2 - Chèn lần thứ 5 sẽ được số 1 - Chèn lần thứ 6 sẽ được số 0 - Chèn lần thứ 7 sẽ được số -1 - Chèn lần thứ 8 sẽ được số -2
8/41 Nếu muốn nhảy số với những bước nhảy khác với 1, thì thay phép trừ bằng phép nhân và kết hợp với các phép tính khác. Có thể sử dụng nhiều BookMark kết hợp để tạo những chuỗi số đặc biệt như chuỗi Fibonaxi... c) Chèn BookMark Để chèn giá trị của một BookMark ra vị trí sử dụng cú pháp: {ref Tên_BookMark} Ví dụ trong những tài liệu tiếng nước ngoài, tiếng Trung hoặc tiếng Ả rập chẳng hạn, sau khi hỏi chuyên gia, thì có thể dùng trường REF để đặt các BookMark đúng các vị trí (lưu ý: BookMark phải được đặt giá trị theo cách đặt đã chỉ rõ ở phần trên rồi): Tất cả chỗ cần điền tên, đặt {ref HoTen} vào từng vị trí đó. Tương tự, tất cả chỗ cần điền ngày tháng năm sinh, đặt {ref NgaySinh} vào từng vị trí đó. Lưu ý: Trường Ref không làm việc với các BookMark sử dụng tại trường SEQ. Nếu chưa gán BookMark một giá trị nào, sẽ hiện thông báo: Error! Reference source not found. Ngoài cách chèn trực tiếp giá trị của BookMark, thì có thể chèn ra các giá trị đặc biệt liên quan. d) Chèn trang chứa BookMark Khi muốn chèn trang chứa BookMark thì dùng cú pháp: {PAGEREF Tên_BookMark} Ở đây tên_BookMark thường được gán bằng phương pháp lựa chọn, bôi đen và chèn Insert/BookMark để đặt tên như hình 1.4 ở trang 5. Ví dụ 12: Muốn trích dẫn hoặc chỉ rõ BookMark có tên là hinhHopThoaiBK ở trang nào đó thì: Nếu chưa đặt BookMark, bôi đen chữ “ình xx.xx” và đặt tên BookMark. Muốn trích dẫn tên BookMark gõ {ref hinhHopThoaiBK}. Muốn chỉ rõ BookMark đó ở trang nào gõ {PAGEREF hinhHopThoaiBK} Ví dụ 13: Đoạn trên đã được gõ như sau, nên tài liệu này có thay đổi thêm bớt dữ liệu vào đầu văn bản thì số hình và số trang sẽ tự cập nhật: Ở đây tên_BookMark thường được gán bằng phương pháp lựa chọn, bôi đen và chèn Insert/BookMark để đặt tên như h{ref hinhHopThoaiBK} ở trang {PAGEREF hinhHopThoaiBK}. Cập nhật số trang tự động Cập nhật tên hình tự động e) Chèn nội dung có định dạng Style chỉ định, ở Header và Footer Khi soạn thảo văn bản dạng từ điển hoặc danh mục điện thoại, thì Header và Footer thường thay đổi nội dung theo từ cần giải nghĩa thuộc trang đó. Ví dụ trong đầu trang này đang giải nghĩa chữ Công nghệ, thì ở header hay footer của trang này sẽ hiện chữ Công nghệ, khi ở đầu trang khác giải nghĩa chữ Khoa học thì ở header hay footer của trang khác đó sẽ hiện chữ Khoa học... Xem minh hoạ hình 1.5 và hình 1.6 ở trang 9. Để thực hiện được công việc này, các chữ cần tra như Khoa học, Công nghệ... phải được định dạng khác với các chữ thông thường trong văn bản, bằng một kiểu Style riêng. Ví dụ kiểu Style là ChuCanTra.
9/41 Header hiển thị từ mục cần tra của trang. Sang trang khác từ mục cần tra thay đổi, Header tự động cập nhật theo. Từ mục cần tra được định dạng theo Style có tên là TuCanTra Hình 1.5. Header hiển thị nội dung của từ mục cần tra Tên của Style là TuCanTra, nên trường sẽ quét từ đầu trang, nếu gặp cụm từ nào được định dạng TuCanTra, nội dung của cụm từ đó sẽ hiển thị trên Header. Hình 1.6. Khi nhấn Alt+F9, mã trường trên Header hiện ra
10/41 Khi cần chèn chuỗi ký tự đầu tiên của trang được định dạng style ChuCanTra dùng trường STYLEREF theo 1 trong 2 cú pháp thường sử dụng: {STYLEREF ChuCanTra}: Rà soát từ đầu trang (được chèn Styleref) trở xuống, nếu có chuỗi ký tự định dạng Style là ChuCanTra thì hiện chuỗi đầu tiên tìm thấy. Nếu không tìm thấy ở trang hiện tại, thì rà quét ngược lên các trang trước đó để hiện chuỗi đầu tiên tìm thấy thoả mãn định dạng Style ChuCanTra. {STYLEREF ChuCanTra \l}: Rà quét từ cuối trang được chèn Styleref trở lên và hiển thị chuỗi đầu tiên thoả mãn dạng Style ChuCanTra. f) Chèn số trang, tổng số trang của văn bản - Để chèn số của trang hiện tại dùng trường {PAGE} - Tổng số trang văn bản dùng trường {NUMPAGES} - Số chỉ section hiện tại dùng {SECTION} - Tổng số trang của section hiện tại dùng trường {SECTIONPAGES} Các giá trị này có thể đưa vào biểu thức để tính toán. 1.3. Tính toán các trường Word 1.3.4. Cú pháp về gõ công thức trong trường formular Cú pháp: {=Formula [Bookmark] [\# Numeric Picture]} Ở đây: - Dấu ngoặc nhọn ‘{}’ được tạo bằng cách nhấn Ctrl-F9 hoặc chọn lệnh Formula trên thực đơn Table để chèn trường=(Formula) vào 1 bảng hoặc vào một đoạn text khác. Nếu gõ trực tiếp dấu bằng bàn phím qua các phím {và phím } không phải là tạo trường, cũng đồng nghĩa là sẽ không tính toán được. - Ký tự đầu tiên trong trường phải là dấu ‘=’ (đằng sau có thể có dấu cách); - tiếp đến là công thức ở đây Word gọi chung là Formula, công thức này là biểu thức sử dụng các toán tử, các toán hạng có thể gồm số, những tham chiếu BookMark hoặc có thể là một kết quả của trường là số thông qua các khoá chuyển, hoặc bất cứ một trường và hàm đáp ứng được kết quả số. - tiếp đến là quy cách hiển thị để định hình dữ liệu, Word gọi chung là Numeric Picture. Quy cách này được chỉ rõ ở từng mục bên dưới. Việc định hình dữ liệu dùng để hiển thị ra, nhưng khi tham gia biểu thức tính toán, việc định hình này sẽ đưa ra một phần của dữ liệu, ví dụ như số năm, số tháng (của dữ liệu dạng ngày), nếu đưa định hình dữ liệu vào biến BookMark, thì biến BookMark chỉ chứa dữ liệu định hình đó chứ không phải chứa toàn bộ dữ liệu chung. Ví dụ, nếu đưa định dạng với định hình số tháng vào biến Thang, thì biến Thang chỉ chứa dữ liệu là tháng, chứ nó không chứa các dữ liệu khác như ngày hoặc năm. Chú ý: Với các trường hoặc hàm là số khi thông qua khoá chuyển, bắt buột phải đặt trong dấu {} (bằng cách nhấn Ctrl + F9). Không gõ trực tiếp dấu {} bằng bàn phím. Khi muốn ưu tiên phép tính nào trước, đặt phép tính trong dấu ngoặc đơn và chỉ dùng dấu ngoặc đơn. Có thể lồng nhiều ngoặc đơn với nhau, cần chú ý vì nếu số lượng các dấu ngoặc mở và và số lượng các dấu ngoặc đóng không bằng nhau, Word sẽ sinh ra lỗi Syntax Error. Tương tự các dấu nháy đơn, nháy kép để trích dẫn chuỗi cũng vậy. Không dùng 2 dấu nháy đơn (') thay cho 1 dấu nháy kép(").
11/41 1.3.5. Các toán tử số Bảng 1.1. Các toán tử số Toán tử Ký hiệu Ví dụ Kết quả Cộng + {=3+2} 5 Trừ – {=3-2} 1 Nhân * {=3*2} 6 Chia / {=3/2} 1,5 Phần trăm % {=3*2%} 0,06 Mũ ^ {=3^2} 9 Khai căn bậc n ^(1/n) {=3^(1/2)} 1,73 1.3.6. Các toán tử so sánh Có thể sử dụng các toán tử so sánh để so sánh 2 vế, có kết quả trả về đúng - TRUE (1) hoặc sai - FALSE (0). Bảng 1.2. Các toán so sánh Toán tử Ký hiệu Ví dụ Cách viết khác Kết quả Bằng = {=3=2+1} {=NOT(32+1)} TRUE Không bằng (khác) {=32+1} Nhỏ hơn < {=3= {=3>=2+1} 1.3.7. Các hàm Khi sử dụng các hàm có nhiều đối số, các đối số phải được ngăn cách nhau bởi dấu chấm phảy. Nếu xuất hiện lỗi “Syntax Error,” là do sử dụng dấu phảy thay cho dấu chấm phảy, hoặc thiết lập máy tính chưa đưa về dạng thiết lập Việt Pháp. Bảng 1.3. Các hàm Ví dụ Hàm Trả về Viết hàm Trả về ABS(x) Giá trị tuyệt đối của x {=ABS(-5)} hoặc 5 {=ABS(5)} AVERAGE() Trung bình cộng của danh sách {=AVERAGE(1;2;3)} 2 đối số COUNT() Đếm số bên trong {=COUNT(1;2;3)} 3 DEFINED(x) Giá trị 1 (TRUE) nếu biểu thức {=DEFINED(1/0)} 0 đúng, hoặc giá trị 0 (FALSE) nếu biểu thức không thể tính toán. FALSE Giá trị 0 {=FALSE} 0 INT(x) Phần nguyên của số x {=INT(5,15)} 5 MIN() Số nhỏ nhất trong danh sách đối {=MIN(1;2;3)} 1 số.
12/41 Ví dụ Hàm Trả về Viết hàm Trả về MAX() Số lớn nhất trong danh sách đối {=MAX(1;2;3)} 3 số. MOD(x;y) Phần dư của phép chia x/y {=MOD(5,15;2)} 1,15 PRODUCT() Kết quả của phép nhân các đối số {=PRODUCT(2;4;6;8)} 384 ROUND(x,y) Làm tròn giá trị x theo số chữ số {=ROUND(123,456;2)} 123,46 thập phân y chỉ định. {=ROUND(123,456;1)} 123,5 {=ROUND(123,456;0)} 123 {=ROUND(123,456;-1)} 120 SIGN(x) Giá trị 1 nếu x có giá trị dương {=SIGN(-123)} -1 Giá trị –1 nếu x có giá trị âm {=SIGN(123)} 1 SUM() Tổng của các giá trị đối số {=SUM(1;2;3)} 6 TRUE Giá trị 1 {=TRUE} 1 Chú ý: Các hàm được viết với dấu ngoặc đơn rỗng trong bảng có thể chấp nhận số lượng bất kỳ các đối số được ngăn cách bởi dấu chấm phảy (;). Các đối số có thể là các số, kết quả là số của công thức, hoặc định dạng tên bookmark (trả về số). g) Các hàm logic Bảng 1.4. Các hàm logic Ví dụ Hàm Trả về Trả Viết hàm về AND(x;y) Trả về giá trị 1 (TRUE) nếu cả hay {=AND(5=2+3;3=5-2)} 1 biểu thức logic ‘x’ và ‘y’ đều TRUE, hoặc giá trị 0 (zero) nếu có ít nhất một biểu thức là FALSE. OR(x;y) Trả về giá trị 1 (TRUE) nếu có ít {=OR(5=2+3;3=5-2)} 1 nhất một biểu thức ‘x’ hoặc ‘y’ là TRUE, hoặc giá trị 0 (zero) (FALSE) nếu tất cả biểu thức là FALSE. NOT(x) Đảo trạng thái giá trị của biểu thức {=NOT(32+1)} 1 đối số. Trả về giá trị 0 (FALSE) nếu tương đương với biểu thức ‘x’ là TRUE, hoặc giá trị 1 {=(3=2+1)} (TRUE) nếu biểu thức x là FALSE. IF(x;y;z) Trả về y nếu x có giá trị TRUE, IF(5=2+3;2*3;2/3) 6 ngược lại trả về z nếu x có giá trị IF(52+3;2*3;2/3) 0,667 FALSE. h) Lồng ghép AND & OR để ghép các biểu thức logic phức tạp Các hàm AND và OR chỉ có thể cho phép kiểm tra 2 biểu thức logic làm đối số, nên khi có nhiều biểu thức logic cần ghép, phải lồng chúng vào với nhau theo cách như ở các ví dụ sau: Để lồng 3 biểu thức logic như=AND(AND(5=2+3;3=5-2);2=5-3), trả về 1,
13/41 có thể được hiểu như là=(5=2+3)*(3=5-2)*(2=5-3) cũng trả về 1, giải quyết sự giới hạn đối số của hàm AND. Để lồng 3 biểu thức logic như=OR(OR(5=2+3;3=5-2);2=5-3), trả về 1, có thể được hiểu như là=((5=2+3)+(3=5-2)+(2=5-3)>0), cũng trả về 1, giải quyết sự giới hạn đối số của hàm OR. Word còn cho phép sử dụng hàm XOR (x; y), trả về 1 (TRUE), nếu chỉ một biểu thức đối số là TRUE. Có thể được hiểu như là=((5=2+3)+(3=5- 2)+(2=5-3)=1), sẽ trả về 0 (FALSE) nếu cả hai biểu thức đối số đều là FALSE (0), hoặc đều là TRUE (1). i) Kiểm tra các số âm Kiểm tra các số âm được dùng theo mẫu sau sẽ không chính xác ở một số trường hợp theo khuyến cáo của tài liệu trợ giúp của Microsoft: {QUOTE{ASK SoNhapVao “Nhập vào một số lớn hơn âm 5”}{IF{SoNhapVao}> -5 TRUE FALSE}} Hình 1.7. Hộp thoại nhập số Nhấn F9, hiện hộp thoại hình 1.7, nhập số vào ví dụ -3, kết quả là FALSE Để làm việc đúng, nên cộng kết quả với một số nào đó, để so sánh với số 0. Trường hợp ví dụ trên sẽ phải viết như sau: {QUOTE{ASK SoNhapVao “Nhập vào một số lớn hơn âm 5”} {IF{={SoNhapVao}+5}> 0 TRUE FALSE}} Nhấn F9, hiện hộp thoại hình 1.7, nhập số vào ví dụ -3 kết quả là TRUE j) Kiểm tra và trả về một chuỗi text với các hàm logic trong các Bookmark Có thể dùng một trường IF để kiểm tra sự chính xác của 2 chuỗi, và xuất kết quả ra như sau: {IF{BkMrk1}={BkMrk2} “BkMrk1=BkMrk2” “BkMrk1 BkMrk2”} hoặc {IF{BkMrk}=”TRUE Text” “BkMrk là TRUE Text” “BkMrk không phải là TRUE Text”} hoặc {IF “Xin chào”=“Xin chào” TRUE FALSE} Thực tế, có thể dùng bất cứ một lỗi tham chiếu trong các trường IF để kiểm tra 2 chuỗi, và xuất ra như một kết quả như sau: {IF{BkMrk1}> {BkMrk2} “BkMrk1 > BkMrk2” “BkMrk1 “TRUE Text” “BkMrk=> TRUE Text” “BkMrk < TRUE Text”} Khi sử dụng so sánh theo cách này, Word sẽ so sánh từng ký tự một trong mỗi chuỗi. Kết quả xuất ra có thể làm điều kiện cho một trường logic khác (như một trường IF khác chẳng hạn). Để kiểm tra một chuỗi xem có chứa một chuỗi con không: {QUOTE{ASK ChuoiNhapVao “Hãy nhập vào một chuỗi xem có chữ AB trong
14/41 đó không nha?”}{IF{ChuoiNhapVao}=”?AB*” TRUE FALSE}} Nhấn F9 hiện hộp thoại hình 1.8 nhập vào một chuỗi ví dụ AAAA sẽ có kết quả là FALSE. Hình 1.8. Hộp thoại đề nghị nhập chuỗi kiểm tra Dùng các ký tự ‘?’ khi muốn chỉ định từng ký tự trong chuỗi con bất kỳ, và dùng ký tự ‘*’ để chỉ định một dãy các ký tự không rõ bất kỳ. Có thể cũng lồng các trường IF với nhau như là: {IF{BkMrk1}={BkMrk2} {IF{BkMrk3}={BkMrk4} {IF{BkMrk5}={BkMrk6} “TRUE Text” “FALSE Text 3”} “FALSE Text 2”} “FALSE Text 1”} Chú ý: Word chỉ cho phép lồng tối đa 20 mức đối với các trường IF. Sử dụng trường IF thì phải chèn bằng cách Insert/Field hoặc Ctrl + F9 để chèn nội dung trường. Ngăn cách giữa các phần của trường IF bằng dấu cách. Điều này khác với hàm IF của trường Formula (trường được chèn với dấu=đứng trước), ngăn cách giữa các phần của hàm IF là dấu chấm phảy. Như ở mục trước đó, có thể không sử dụng AND và OR để kiểm tra các chuỗi text, mà dùng các trường IF thay thế cũng có kết quả tương tự. Ví dụ 14: Ví dụ sau giống như sử dụng AND: {IF{={IF{REF BkMrk1}=”TRUE Text” 1 0}*{IF{REF BkMrk2}}=”TRUE Text” 1 0}=1 “Cả hai điều kiện đúng” “Ít nhất một điều kiện không đúng”} Hoặc: {IF{={IF BkMrk1=”TRUE Text” 1 0}*{IF BkMrk2=”TRUE Text” 1 0}}=1 “Cả hai điều kiện đúng” “Ít nhất một điều kiện không đúng”} Cũng vậy, khi sử dụng giống như hàm AND, có thể thay bằng IF như sau: {IF(={IF{REF BkMrk1}={REF BkMrk2} 1 0}*{IF{REF BkMrk3}={REF BkMrk4} 1 0}*{IF{REF BkMrk5}={REF BkMrk6} 1 0}}=1 “Tất cả điều kiện đúng” “Ít nhất một điều kiện không đúng”} Không sử dụng OR, có thể dùng IF như sau: {IF{={IF{REF BkMrk1}=”TRUE Text” 1 0}+{IF{REF BkMrk2}=”TRUE Text” 1 0}}> 0 “Ít nhất một điều kiện đúng” “Không có điều kiện nào đúng”} Hoặc {IF{={IF BkMrk1=”TRUE Text” 1 0}+{IF BkMrk2=”TRUE Text” 1 0}}> 0 “Ít nhất một điều kiện đúng” “Không có điều kiện nào đúng”} Code sau sử dụng giống như nhiều OR: {IF{={IF{REF BkMrk1}={REF BkMrk2} 1 0}+{IF{REF BkMrk3}={REF BkMrk4} 1 0}+{IF{REF BkMrk5}={REF BkMrk6} 1 0}}> 0 “Ít nhất một điều kiện đúng” “Không có điều kiện nào đúng”} Code sau sử dụng giống như XOR: {IF{={IF{REF BkMrk1}=”TRUE Text” 1 0}+{IF{REF BkMrk2}}=”TRUE Text” 1
15/41 0}=1 “Có duy nhất một điều kiện đúng” “Không phải có duy nhất một điều kiện đúng”} Hoặc: {IF{={IF BkMrk1=”TRUE Text” 1 0}+{IF BkMrk2=”TRUE Text” 1 0}}=1 “Chính xác chỉ một điều kiện đúng” “Không chính xác là chỉ một điều kiện đúng”} Code sau sử dụng giống như nhiều XOR: {IF{={IF{REF BkMrk1}={REF BkMrk2} 1 0}+{IF{REF BkMrk3}={REF BkMrk4} 1 0}+{IF{REF BkMrk5}={REF BkMrk6} 1 0}}=1 “Chính xác chỉ một điều kiện đúng” “Không chính xác là chỉ một điều kiện đúng”} Sử dụng số lần XOR có thể mở rộng để kiểm tra số lượng điều kiện là TRUE bằng cách thay số ‘1’ bằng số lượng chính xác biểu thức cần phải là TRUE. k) Tính toán trong các FormText Bật thanh công cụ Forms bằng cách bất cứ thanh công cụ nào, Forms. Thanh công cụ Forms sẽ hiện ra. Text Check Box Drop Down Option Shading Protect Form Hình 1.9. Các nút trên thanh Forms Ở đây muốn chèn một FormText, thì đặt trỏ thanh tại vị trí cần chèn, nút Text trên thanh công cụ sẽ hiện ra một trường FormText dạng như _____. Để cập nhật giá trị cho FormText này, _____ cần cập nhật, hoặc đặt trỏ thanh vào FormText cần chỉnh rồi nút Option sẽ hiện ra: Kiểu dữ liệu Giá trị ngầm định Định dạng Đặt lớn nhất Tên Boockmark để tính toán Hình 1.10. Hộp thoại Text Form Field Option Có thể chọn kiểu dữ liệu là số, hoặc cần tính toán phải chọn kiểu dữ liệu
16/41 là Calculate như hình 1.11. Trong Word kể từ phiên bản Word 2000, sử dụng formfield để tính toán có thể lấy kết quả của một formfield này làm bộ phận hoặc đưa vào công thức cho một formfield khác. Trong các phiên bản trước đây của Word phải định nghĩa các bookmark sau đó mới gán vào các mẫu trường biểu thức để tính toán. Các giá trị kết quả trong các trường đích bị lặp lại, nên cần thay thế để tránh lỗi này từ giá trị nguồn formfield. Hình 1.11. Để tính toán công thức với các Bookmark Bảng kiểm chứng sau minh hoạ các trường hợp cần nghiên cứu để nắm rõ, nếu không sẽ có kết quả không như mong muốn. Bảng 1.5. Cẩn thận khi sử dụng với FormText Giá trị hoặc công thức Tên Kết quả Ghi chú cho trường Text1 Text1 1 Dùng FormText Text2 Text2 2 Dùng FormText Text3 =Text1*Text2 2 Dùng FormText Text4 Text4 3 Dùng FormText Text5 Text5 4 Dùng FormText Text6 =Text4*Text5 12 Dùng FormText Text7 =Text3 2 Dùng FormText Text8 =Text6 3 Dùng FormText Text9 =Text7*Text8 6 Dùng FormText Ct10 {={Text3}*{Text6}} 24 Dùng Formula Ct11 {={=Text3}*{=Text6}} 24 Dùng Formula Ct12 {=Text3*Text6} 24 Dùng Formula Chú ý: Office 2000 trở về trước và một số bản Office 2003 chưa nâng cấp sẽ có kết quả không giống nhau giữa Ct10, Ct11, Ct12. Nếu muốn làm việc đúng cần chọn và mở khoá trường (Ctrl-Shift-F11) rồi copy chúng vào văn bản khác sau đó bảo vệ văn bản này bằng Protect Form. Thực hiện trộn các trường với
17/41 nhau qua các văn bản được bảo vệ này để có kết quả đúng. l) Tính toán với các trường DropDown Các trường DropDown được chèn vào văn bản bằng cách nút DropDown trên thanh công cụ Forms, khi chèn ra có dạng ______. Danh sách các giá trị DropDown Nút thêm giá trị cho DropDown Chọn giá trị, chọn nút này để loại bỏ Đặt tên DropDown làm BookMark Hình 1.12. Hộp thoại DropDown Options Muốn cập nhật, DropDown để hiện ra hình 1.12 Muốn tính toán với các giá trị của DropDown sử dụng 1 trong 2 cách: Cách 1: {={DropDown1}+{DropDown2}+{DropDown3}+{DropDown4}} Cách 2: {={REF DropDown1}+{REF DropDown2}+{REF DropDown3}+{REF DropDown4}} 1.3.8.Tham chiếu vào các ô trong bảng a) Nhận biết địa chỉ ô Word hỗ trợ bảng lên tới 63 cột và không hạn chế số hàng (Cung cấp giới hạn text tới 32Mb). Không như Excel, Word không tự động nhận biết những ô chứa vị trí con trỏ. Điều này rất khó khăn khi làm việc với những bảng lớn, đặc biệt là khi làm việc với những ô trộn hợp nhất lại. Macro sau báo địa chỉ ô góc trái trên của một vùng ô được chọn: Sub DiaChiO() If Selection.Information(wdWithInTable)=TRUE Then If Selection.Cells(1).ColumnIndex > 26 Then StatusBar=”Địa chỉ ô: “ & Chr(64 + Int(Selection.Cells(1).ColumnIndex/ 26)) & Chr(64 + (Selection.Cells(1).ColumnIndex Mod 26)) & Selection.Cells(1).RowIndex Else StatusBar=”Địa chỉ ô: “ & Chr(64 + Selection.Cells(1).ColumnIndex) & Selection.Cells(1).RowIndex End If End If End Sub
18/41 b) Tham chiếu vào các ô chứa số Khi sử dụng tham chiếu ô trong một bảng, Word dùng địa chỉ ô như địa chỉ ô của Excel, nhưng do không có các cột A, B, C, D... và các hàng 1,2,3,4... nên người dùng phải tưởng tượng. Mặt khác, các địa chỉ ô của Word chỉ được viết ở dạng như là A1, B2 (theo Excel gọi đó là địa chỉ tương đối), không sử dụng được địa chỉ dạng $A$2 (theo Excel gọi đó là địa chỉ tuyệt đối). c) Tham chiếu vào các ô chứa text Địa chỉ ô của Word giống như địa chỉ tương đối dạng A1 của Excel không làm việc với các chuỗi text, nó làm việc với dữ liệu ngày tháng, cho phép trộn giữa số và chữ trong một ô theo bảng mẫu sau: Bảng 1.6. Mẫu tham chiếu với các ô trong bảng Gõ công Giá trị Giá trị trong ô thức truy nhận Giải thích mẫu nhập các được ô mẫu 21/03/2000 {=A2 \# 0.000.000 Ở đây các số bị chia ra 0.000000} 21 March 2010 {=A3 \# 0.002.031 Ở đây các số được cộng với 0.000000} nhau và chữ bị bỏ qua (cộng 21 với 2010) ((15+14)*2-10)/6 {=A4} 8 Biểu thức được thực hiện, có vẻ lạ kỳ nhưng đôi khi cũng có ích 5 chó, 2 chim và 3 {=A5} 10 Các số được cộng với nhau, các mèo chữ bị bỏ qua Xin chào {=A6} 0 Không có số nên trả về số 0 12ab 67 abc 12 {=A7} 91 Các số được cộng với nhau, các chữ bị bỏ qua 100 m2, 50 m2 {=A8} 150 Các số dính chữ ở đằng trước như m2 bị bỏ qua, chỉ cộng các số có dấu cách đứng trước. 10 m 2, 100 m 2 {=A9} 114 Chú ý, khi gõ m2 không được có dấu cách như m 2, sẽ bị cộng tất cả các số 12,5 m2, 10,5 m2 {=A10} 23 Cộng với số thập phân 12.5 m2, 10.5 m2 {=A11} 32 Nếu viết theo kiểu Mỹ sẽ bị tính nhầm, do cộng 12+5+10+5 Để tham chiếu tới một chuỗi ký tự trong ô thì chuỗi ký tự (không phải chính ô đó) phải được gán vào BookMark và truy cập sẽ thực hiện qua truy cập vào BookMark. d) Tham chiếu vùng, các vùng ô Có thể tham chiếu vào một vùng ô liên tục hoặc không liên tục theo quy định tại bảng 1.7 trang 19. Chú ý: Tất cả các nội dung trong tài liệu này muốn làm việc chính xác cần
19/41 phải chỉnh máy tính về dạng dữ liệu Việt Pháp (dùng dấu chấm phảy khi liệt kê). Các dạng dữ liệu kiểu Anh Mỹ không phù hợp với tiêu chuẩn và quy định Việt Nam nên không đề cập và hướng dẫn trong tài liệu này. Bảng 1.7. Dấu xác định khi làm việc với vùng các ô Dấu Mô tả Ví dụ : Xác định vùng. Trả về một vùng bao =SUM(A1:A5) (hai gồm tất cả các ô nằm giữa hai ô hai bên chấm) của dấu hai chấm. ; Xác định nhiều vùng. Trả về tất cả các ô =SUM(A1:A5;A10:A15;A20) (chấm thuộc các vùng rời rạc được liệt kê sau phảy) từng dấu chấm phảy. e) Tham chiếu toàn bộ hàng hoặc cột Để sử dụng nhiều hàng cột: - Chỉ dùng số hàng và chữ cái chỉ cột khi tham chiếu. Ví dụ 1:1 là tham chiếu hàng trên cùng của bảng, hoặc A:A để tham chiếu cột đầu tiên bên trái bảng. Không nên tham chiếu lòng vòng, ví dụ như công thức đặt ở hàng đó nhưng trong công thức lại tính tổng của tất cả các ô trong hàng đó. Như vậy sẽ bị lỗi xảy ra khi cập nhật và rất khó phát hiện. Việc truy nhập toàn bộ hàng hay cột sẽ có lợi, khi người dùng thêm hoặc xoá ô... trong hàng cột đó mà khi viết công thức chưa xác định được số lượng các ô của hàng, cột cần tính. - Sử dụng vùng ô giống như địa chỉ tương đối của Excel để truy nhập.Ví dụ dùng địa chỉ D1:D4 để chỉ các hàng (1-4) trong cột D. Điều này rất nguy hiểm, khi thay đổi số ô, số hàng, số cột của bảng sẽ làm thay đổi địa chỉ nên trong những trường hợp đó bao giờ cũng phải cập nhật lại công thức. f) Tham chiếu các ô liền kề trong một hàng hoặc một cột Để chỉ rõ các ô liền kề có nội dung của các cột/hàng trong một bảng, Word cho phép dùng các từ khoá làm tham số gồm ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái) và RIGHT (phải) cho các hàm AVERAGE() tính trung bình cộng, COUNT() đếm số, MAX() lớn nhất, MIN() nhỏ nhất, PRODUCT() nhân và SUM() cộng. Phép tính thực hiện đối với tất cả các ô cần tính theo phía của từ khoá. Bảng 1.8. Ví dụ sử dụng với từ khoá ABOVE 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 A 5 A 5 A 5 A 5 A 5 A 5 B 4 B 4 B 4 B 4 B 4 B 4 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1,2 1,2 2,63 5 5 8 3 3 6 0 0 0 0 0 0 6 6 21 {=AVERAGE {=COUNT {=MAX {=MIN {=PRODUCT {=SUM (ABOVE)} (ABOVE)} (ABOVE)} (ABOVE)} (ABOVE)} (ABOVE)}
20/41 Điều gì xảy ra? Các tham số từ khoá ABOVE, BELOW, LEFT hoặc RIGHT được tính chỉ những ô trong phạm vi quy định của Word (ở đây để làm rõ, các ô này đã được tô màu xám). Khi sử dụng COUNT nó đếm cả ô trống. Nên khi sử dụng các tham số từ khoá này phải cảnh giác. Một số vấn đề khác liên quan đến các từ khoá này khi xử lý đối với tiếng Việt không chính xác nên không giới thiệu tiếp ở tài liệu này. Chú ý: Nếu dữ liệu không bắt đầu từ hàng đầu tiên của bảng phải bổ sung một giá trị xê dịch (offset) cho từng dòng sau dòng dữ liệu đầu tiên. Nghĩa là nếu dữ liệu bắt đầu từ dòng 2, phải đặt +1 sau mỗi {SEQ Row} trong cột sử dụng SEQ. trường hợp này là {={SEQ Row}+1}, tương tự nếu dữ liệu bắt đầu từ dòng 3, thì phải dùng +2... 1.3.9. Kiểm tra hoặc trả về nội dung ô trong bảng Các trường công thức không tính toán với các chuỗi text đơn thuần, bao gồm ngày tháng và thời gian ở tất cả các tham chiếu ô của bảng. BookMark để tính toán chỉ có thể là nội dung của ô, không phải là toàn bộ ô, nếu không sẽ gặp lỗi tham chiếu. {IF{BkMrk}=”TRUE Text” “TRUE Response” {=(A2-A1)}} Để xem trường hợp này xét bảng sau: Bảng 1.9. Tham chiếu BookMark khi chọn dữ liệu là ô hoặc nội dung của ô Đây là BookMark Lỗi Error! Not a {BkMrk1} Ở đây bôi đen toàn bộ 1 bao gồm và cả ô valid bookmark ô A1 và đưa vào toàn bộ nội dung self-reference khi BookMark của ô gõ công thức trong bảng liên quan đến {BkMrk1} Đây là BookMark Đây là BookMark {BkMrk2} Ở đây chỉ bôi đen 2, chỉ gồm nội 2, chỉ gồm nội phần chữ của ô A2 và dung của ô thôi dung của ô thôi đưa vào BookMark Sử dụng tham chiếu từ ngoài bảng khi gõ: {BkMrk1} và {BkMrk2} Sẽ nhận được: Đây là BookMark 1 bao gồm và cả ô toàn bộ nội dung của ô và Đây là BookMark 2, chỉ gồm nội dung của ô thôi Tương tự, để kiểm tra trong bảng xem ô A1 có rỗng hoặc có giá trị bằng 0 sẽ trả về 0, và tính toán B2-B1 chỉ khi là TRUE, có thể dùng: {=IF(A1=0;0;B2-B1)} hoặc {=IF(A1;B2-B1;0)} 1.3.10. Tham chiếu nội dung của ô trong bảng từ ngoài bảng Chỉ những hàm sau được chấp nhận khi viết bên ngoài bảng: