Đề cương ôn tập Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản

Chia sẻ: Vdfv Vdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:33

Thêm vào BST

Báo xấu

673
lượt xem 72
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đặc điểm của văn bản hành chính văn bản là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề cương ôn tập Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản

Đề cương ôn tập Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản
Vấn đề 1: Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước. Văn bản là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau: + Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý. Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Ví dụ: các cơ quan thuộc Chính phủ không có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ không có quyền ban hành Thông tư mà chỉ có Bộ chủ quản mới có quyền đó. + Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước. + Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. + Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình bày theo hình thức luật định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra
sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản. + Về bảo đảm thi hành. Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc cưỡng chế. + Về văn phong. Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật. Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản khoa học. Vấn đề 2: Hãy nêu các ví dụ thực tế để làm sáng tỏ những chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước. Tính pháp lý của văn bản quản lý nhà nước được hiểu như thế nào và liên quan như thế nào đến thể thức văn bản? Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ các cơ quan nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Văn bản quản lý nhà nước có các chức năng cơ bản là chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý, chức năng thống kê, chức năng văn hoá - xã hội. 1. Chức năng thông tin. Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau: - Ghi lại các thông tin quản lý. - Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài. - Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác. Ví dụ: Các thông tin dự báo về cơn bão số 6 (bão Xangsane) vừa qua giúp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và nhân dan biết, chủ động có biện pháp phòng chống bão. 2. Chức năng quản lý. Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau: - Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý. - Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định. - Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý. Ví dụ: Căn cứ các thông tin dự báo về cơn bão số 6 (bão Xangsane), các cơ quan quản lý Nhà nước Trung ương và địa phương đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo phòng chống bão. 3. Chức năng pháp lý. Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là: - Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức. - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức. - Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành; giữa Bộ Công nghiệp với các nhà máy, xí nghiệp; Cục Thuế với tổ chức kinh doanh. - Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan. - Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh. Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành. Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức. Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản. Vấn đề 3: Văn bản quản lý nhà nước có những vai trò gì trong hoạt động của cơ quan nhà nước? Thực tiễn xây dựng và ban hành văn bản hiện nay trong các cơ quan hành chính nhà nước đã phát huy những vai trò đó như thế nào? 1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhu cầu phục vụ về thông tin rất lớn, đa dạng và biến đổi. Văn bản quản lý nhà nước cung cấp các loại thông tin sau: + Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị. + Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị. + Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. + Về tình hình đối tượng bị quản lý, sự biến động của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị. + Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý...
Để văn bản phát huy hiệu quả vai trò cung cấp thông tin đảm bảo cho hoạt động của từng bộ phận, từng đơn vị có hiệu quả, vấn đề không chỉ là cung cấp thông tin mà quan trọng là chất lượng của thông tin. Chất lượng của văn bản phụ thuộc vào chất lượng của thông tin có trong văn bản. Đến lượt mình, chất lượng thông tin phụ thuộc vào tính chính xác, chân thực, tính cập nhật, đồng bộ, toàn diện, tính thuyết phục của van ban. Trên thực tế, vẫn còn văn bản kiểu "làm láo báo cáo hay", hoặc 1 Thông tư hướng dẫn đáng ra phải ban hành từ cách đây vài năm, đến khi ban hành đã mất đi tính thời điểm cấp bách của nó, hay văn bản thiếu thống nhất, mâu thuẫn, chồng chéo với những văn bản đã ban hành thì không thể nói văn bản đó đã đảm bảo thông tin có chất lượng trong hoạt động quản lý. 2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý. Các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản hệ thống văn bản quản lý nhà nước. Bởi lẽ khi tổ chức, xây dựng ban hành và chu quyền một cách khoa học, hệ thống đó có khả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng chính xác và có độ tin cậy cao. 3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý. - Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Không kiểm tra theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông. Kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả hơn. Kiểm tra còn là một trong những biện pháp nhằm nâng cao trình độ tổ chức công tác cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước hiện nay. Công tác này sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản quản lý nhà nước. Để phát huy hết vai trò to lớn đó thì công tác kiểm tra cần phải được tổ chức một cách khoa học. Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý. Để kiểm tra có kết quả cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn vị trực thuộc, hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện trên thực tế nội dung đó. ở những mức độ khác nhau cả hai phương diện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ quan.
4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật. Văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý trong các cơ quan. Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết những quan hệ về pháp lý trong lĩnh vực quản lý hành chính. Văn bản quản lý nhà nước là cơ sở cần thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nước có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Thực tiễn xây dựng và ban hành văn bản hiện nay trong các cơ quan hành chính nhà nước đã phát huy những vai trò đó như thế nào ? Trong những năm gần đây, công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước rất được chú trọng. Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo và xử lý văn bản, đặt cơ sở pháp lý cho công tác xây dựng và ban hành văn bản, làm cho chất lượng của các văn bản được nâng lên rõ rệt. Về hình thức, các văn bản ngày càng hoàn chỉnh, những sai sót về cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản, sử dụng không đúng loại văn bản hay ký không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức ngày càng ít. Về nội dung, các văn bản ngày càng phản ánh sát hợp và kịp thời chủ trương, đường lối của Đảng, phù hợp với pháp luật, với đối tượng thực thi văn bản, với thực trạng của vấn đề mà văn bản quy định và với quy luật phát triển của đời sống xã hội. Giữa các văn bản đã có sự hài hoà, thống nhất. Ranh giới giữa các loại văn bản khác nhau, giữa các văn bản do các cơ quan khác nhau ban hành được phân định khá rõ ràng. Về thủ tục xây dựng văn bản ngày càng được các cơ quan hữu quan coi trọng, đặc biệt là các khâu, các bước cần thiết bảo đảm chất lượng của từng văn bản. Việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản cũng tiến bộ rõ rệt, tạo nên văn phong riêng phù hợp với môi trường quản lý nhà nước, góp phần giữ gìn và phát huy các giá trị của ngôn ngữ dân tộc. Tuy nhiên, công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước vẫn còn một số ton tai nhất định, đó là: - Chưa thống nhất trong việc xây dựng và sử dụng mẫu văn bản. Vẫn còn những trường hợp sử dụng loại văn bản chưa hợp lý, do vai trò của từng loại văn bản trong quản lý nhà nước chưa được làm rõ. - Các văn bản do nhiều cơ quan, nhiều cấp ban hành nhưng thiếu tính kế hoạch, thiếu sự phối hợp kịp thời, nhịp nhàng giữa các cơ quan nên văn bản chậm đi vào thực tiễn đời sống xã hội.
- Việc xây dựng văn bản trong nhiều trường hợp chưa được tiến hành đủ các khâu, các bước cần thiết hay tiến hành thiếu khách quan, chưa khoa học, chưa chú trọng mối quan hệ giữa văn bản với toàn hệ thống văn bản nên chưa hoàn toàn hài hoà, thống nhất, đồng bộ giữa các văn bản. Nhiều văn bản chồng chéo, mâu thuẫn nhau vừa khó thực hiện vừa làm giảm hiệu lực của văn bản. Đồng thời, việc kiểm tra các văn bản sau khi đã ban hành ít được chú ý nên nhiều văn bản đã hết hiệu lực, ít giá trị hoặc không có giá trị thực tế vẫn tồn tại làm lu mờ nhu cầu ban hành văn bản mới, dẫn đến tình trạng vừa thừa vừa thiếu văn bản, cản trở các quan hệ xã hội phát triển. - Việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản còn chưa chuẩn xác, gây ra những cách hiểu khác nhau về cùng một quy định hay nghĩa thể hiện trái ngược ý tưởng của người viết. Tóm lại là những vấn đề tồn tại trong xây dựng và ban hành văn bản thời gian quan là: Văn bản ban hành chậm, không kịp thời; chất lượng văn bản thấp, chưa đạt yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản; nội dung văn bản đôi khi còn mâu thuẫn, chồng chéo nhau; thể thức văn bản chưa có sự hướng dẫn, quy định thống nhất; cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản không ý thức tầm quan trọng của văn bản trong hoạt động của cơ quan; trình độ của cán bộ chưa nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản; lãnh đạo ký văn bản chưa chú ý đến thể thức văn bản khi ký; chưa có quy định xử lý đối với văn bản sai thể thức ... Có tình trạng trên là do chúng ta chưa có một hệ thống pháp luật đầy đủ và đồng bộ về xây dựng và ban hành văn bản nên hoạt động này trên thực tế thiếu nhất quán. Cung cách xây dựng và ban hành văn bản duy ý chí tồn tại nhiều năm chưa được xoá bỏ hết, không quan tâm đúng mức đến cơ sở khoa học của việc ban hành hoặc không ban hành văn bản. Mặt khác, nhiều lúc, nhiều nơi còn chưa thấy hết tầm quan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản nên không đầu tư hợp lý cả về cơ sở vật chất và cán bộ nghiệp vụ, hay chạy theo thành tích, dẫn đến văn bản làm ra nhiều nhưng chất lượng thấp. Vấn đề 4: Tại sao cần phân loại văn bản quản lý nhà nước? Hãy nêu các tiêu chí phân loại văn bản và cho biết cách phân loại thông dụng nhất trong Luật hành chính và theo cách phân loại đó, văn bản quản lý nhà nước gồm những loại nào? Cho các ví dụ minh hoạ. 1. Mục đích của việc phân loại. a. Giúp xác định vị trí văn bản trong hệ thống, giúp cho người sử dụng văn bản tránh được sự nhầm lẫn, tạo định hướng đúng đắn trong việc áp dụng nó vào quản lý. Ví dụ: không thể lấy báo cáo thay cho Chỉ thị, biên bản thay cho nghị quyết, vì nó không phù hợp và sẽ gây khó khăn cho việc chỉ đạo thực hiện các quyết định quản lý trong thực tế.
b. Nghiên cứu xây dựng cấu trúc nội dung và hình thức đối với mỗi loại văn bản. Ví dụ: soạn thảo một công văn khác với soạn thảo một chỉ thị. c. Phục vụ cho việc tra tìm văn bản một cách thuận lợi. Dựa vào cách phân loại theo đặc trưng của văn bản để tìm ra loại văn bản mà mình cần, chẳng hạn: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt. 2. Các tiêu chí để phân loại: Căn cứ vào mục đích sử dụng và nội dung có các tiêu chí phân loại như sau: a. Phân loại theo tác giả. Các văn bản được phân biệt với nhau theo tên cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng. Theo tiêu chí này, văn bản có thể là: Văn bản của Quốc Hội, Chủ tịch nước, HĐND, văn bản của TANDTC, văn bản của Trưòng ĐHKHXH &NV... b. Phân loại theo tên loại: Văn bản có thể bao gồm: Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, thông báo, báo cáo... c. Phân loại theo nội dung. Văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra trong trích yếu của văn bản: Văn bản về nhập khẩu, văn bản về xử phạt hành chính, văn bản về hộ tịch... d. Phân loại theo mục đích biên soạn và sử dụng. Để giúp thấy được mục đích của việc xây dựng các văn bản trong quá trình hoạt động của các cơ quan cũng như mục tiêu sử dụng chúng trong thực tế, dựa vào chức năng của các cơ quan quản lý, có thể phân chia thành các loại như: văn bản để đôn đốc, văn bản để trao đổi, văn bản thống kê, văn bản quản lý cán bộ... e. Phân loại theo thời gian, địa điểm ban hành. - Theo địa điểm ban hành: Văn bản có thể là của Hà Nội, Hà Tĩnh, Hà Nam. - Theo thời gian: Văn bản năm 1999, văn bản năm 2000, văn bản năm 2001 hoặc văn bản của các tháng khác nhau. g. Phân loại theo lĩnh vực chuyên môn.
Văn bản ngoại giao, văn bản tài chính; văn bản kỹ thuật trong các lĩnh vực như: văn bản xây dựng, văn bản kiến trúc... h. Phân lọai theo ngôn ngữ: Văn bản tiếng Việt, văn bản tiếng Nga, văn bản tiếng Anh... i. Phân loại theo kỹ thuật chế tác (kỹ thuật làm văn bản). k. Phân loại theo hiệu lực pháp lý. Văn bản quản lý nhà nước được phân loại theo các tiêu chí sau: - Văn bản quy phạm pháp luật. - Văn bản cá biệt. - Văn bản hành chính thông thường. - Văn bản chuyên môn - kỹ thuật. Vấn đề 5: Bằng các ví dụ thực tế, hãy chứng minh rằng văn bản là công cụ quản lý quan trọng và là thước đo trình độ văn minh, văn hoá quản lý trong cơ quan nhà nước. Văn bản là công cụ quan trọng và là thước đo trình độ văn minh, văn hoá quản lýtrong các cơ quan quản lý Nhà nước, điều đó được thể hiện ở những khía cạnh sau: 1. Văn bản ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài, giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá, xử lý thông tin, đưa ra các quyết định quản lý một cách kịp thời, chính xác. 2. Văn bản quản lý Nhà nước giúp cho các nhà lãnh đạo tổ chức tốt công việc của mình, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, nó ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện và là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý. 3. Văn bản ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh, nó là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức và là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức, là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác
định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao. Bản thân văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan, là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh. Văn bản quản lý nhà nước là cơ sở cần thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nước có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. 4. Văn bản quản lý nhà nước cũng như nhiều loại văn bản khác, là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Là một trong những phương tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn bản quản lý nhà nước góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi người và cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc được tích luỹ từ cuộc sống của nhiều thế hệ. Như vậy, văn bản là nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp cho chúng ta hình dung được toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. Những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể được xem là một biểu mẫu văn hoá không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn cho tương lai. Qua văn bản thể hiện, phản ánh được trình độ văn hoá và nằm trong xã hội nhà nước nào. Văn bản góp phần phản ánh xã hội và làm thay đổi bộ mặt xã hội. Thông qua văn bản, chúng ta thấy được văn hoá quản lý của từng nhà nước; phản ánh quan hệ xã hội và có tác động trực tiếp đến sự phát triển xã hội. Nói cách khác, văn bản là thước đo trình độ văn minh, văn hoá quản lý trong cơ quan Nhà nước. Văn bản thể hiện lề lối, trật tự, nề nếp, quy trình, trách nhiệm từng cơ quan, đơn vị, cá nhân; thể hiện trình độ, năng lực, phẩm chất, thái độ của người soạn thảo. Muốn văn bản là thước đo trình độ văn minh, văn hoá quản lý trong cơ quan nhà nước thì việc soạn thảo văn bản phải tuân theo đúng những chuẩn mực nhất định về yêu cầu thể thức, văn phong ngôn ngữ chuẩn mực, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản....; lao động xây dựng văn bản càng nghiêm túc thì văn bản càng có tính văn hoá cao. Vấn đề 6: Vì sao cần phân biệt văn bản quy phạm pháp luật với các loại văn bản khác được sử dụng trong quản lý nhà nước? Nếu không phân biệt chính xác các loại văn bản trong quá trình soạn thảo thì sẽ có tác hại gì khi sử dụng văn bản? Anh (chị) hãy nêu ví dụ để làm sáng tỏ nhận định của mình. Cần phải phân biệt văn bản quy phạm pháp luật với các loại văn bản khác được sử dụng trong quản lý nhà nước vì văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử
sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Nó là loại văn bản duy nhất có thẩm quyền và hình thức do luật định, có chứa đựng các quy tắc xử sự chung, đó chính là những chuẩn mực mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân theo khi tham gia quan hệ xã hội mà quy tắc đó điều chỉnh. Là loại văn bản rất điển hình mang tính cưỡng chế thi hành và nó được áp dụng trong phạm vi thời gian, không gian, đối tượng nhất định. Nó được áp dụng nhiều lần và chỉ hết hiệu lực khi có một văn bản quy phạm pháp luật khác ra đời thay thế nó; văn bản quy phạm pháp luật có thể được áp dụng trong toàn quốc và từng địa phương; văn bản quy phạm pháp luật áp dụng với mọi đối tượng hay một bộ phận xã hội, 1 giai tầng xã hội; là loại văn bản duy nhất được ghi năm ban hành vào số và ký hiệu. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: 1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết. 2. Văn bản do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết. 3. Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: a. Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; b. Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; c. Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; d. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao; Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; đ. Nghị quyết, Thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị - xã hội; 4. Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản do UBND ban hành còn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp: a. Nghị quyết của HĐND; b. Quyết định, Chỉ thị của UBND. Văn bản quy phạm pháp luật có đặc điểm riêng so với các văn bản khác, và có vị trí đặc biệt trong hệ thống văn bản, vì vậy cần phân biệt rõ, nếu phân biệt không chính xác
có thể dẫn đến sai thẩm quyền khi ban hành; sai thể thức văn bản; không tuân thủ đúng quy trình soạn thảo đối với văn bản quy phạm pháp luật và ảnh hưởng đến tính hiệu lực thi hành của văn bản. Vấn đề 7: Bằng các ví dụ cụ thể, hãy cho biết đặc điểm và cấu trúc nội dung của quyết định cá biệt. Cần chú ý những yêu cầu cơ bản nào trong việc phân biệt văn bản cá biệt với văn bản quy phạm pháp luật? Quyết định cá biệt là loại văn bản cá biệt, là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra các quyết định quản lý. Chủ thể ban hành có thể là Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hay thủ trưởng một cơ quan, tổ chức để giải quyết các công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của mình. Ví dụ, quyết định bổ nhiệm, tặng thưởng Huân, Huy chương, khen thưởng, kỷ luật cán bộ. Cấu trúc nội dung của quyết định cá biệt: Nội dung của quyết định cá biệt gồm phần căn cứ và phần nội dung chính: 1. Cấu trúc của căn cứ: Trong phần căn cứ ban hành văn bản cần nêu các căn cứ pháp lý là các văn bản pháp luật đang còn hiệu lực vào thời điểm ban hành và cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định. - Căn cứ pháp lí gồm có hai nhóm: + Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, ví dụ: đối với Quyết định của UBND tỉnh viện dẫn căn cứ thẩm quyền là: Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; + Căn cứ pháp lý cho nội dung của văn bản: Viện dẫn các văn bản pháp luật quy định những vấn đề liên quan trực tiếp đến nội dung quyết định. Thường dẫn theo thứ tự từ cao đến thấp về tính chất pháp lý của loại hình văn bản. Đối với văn bản có tính chất pháp lý ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian. Ví dụ, đối với quyết định về bổ nhiệm cán bộ, công chức lãnh đạo, viện dẫn căn cứ nội dung có thể là: Căn cứ Quyết định số 27/2003/QĐ-TTg ngày 19 tháng 02 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ, công chức lãnh đạo; - Cơ sở thực tiễn: Để ban hành một Quyết định phải dựa trên cơ sở thực tiễn, do cơ quan, thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền đề nghị, trình ban hành Quyết định. Phần này cần nêu cụ thể đề nghị của ai, tại văn bản nào hay dựa trên cơ sở thực tiễn nào. Thông thường phần căn cứ thực tiễn
được bắt đầu bằng cụm từ mang tính khuôn mẫu như: “Xét đề nghị của…”; “Xét đơn…”; “Xét tờ trình của …”… 2. Nội dung chính của quyết định Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của Quyết định. Tiêu chí VBQPPL VBCB Thẩm quyền: Do cơ quan Theo quy định chỉ một số Về nguyên tắc, tất cả mọi cơ nhà nước có thẩm quyền cơ quan nhà nước mới có quan đều có thể ban hành văn ban hành thẩm quyền ban hành văn bản cá biệt để điều chỉnh nội bản quy phạm pháp luật dung thuộc thẩm quyền Quy tắc xử sự Đưa ra quy tắc xử sự chung Giải quyết vụ việc cụ thể, cá (đưa ra chuẩn mực mà mọi biệt hay quy phạm nội bộ cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân theo khi tham gia vào quan hệ xã hội mà quy tắc đó điều chỉnh) Đối tượng áp dụng Toàn xã hội hoặc 1 bộ phận Một cá nhân hoặc một nhóm xã hội, trong phạm vi toàn cụ thể, trong phạm vi không quốc hay từng địa phương gian và thời gian nhất định Hiệu lực thời gian Nhiều lần Một lần hay trong phạm vi nội bộ một cơ quan, tổ chức Thẩm quyền, hình thức, Chặt chẽ do luật định Phù hợp với chức năng, nhiệm thủ tục, trình tự ban vụ, thủ tục đơn giản hơn. hành Số và ký hiệu Có năm ban hành ở số và ký Không ghi năm ban hành ở số hiệu và ký hiệu Tên gọi Luât, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, quyết, Nghị định, Quyết Quyết định, Chỉ thị định, Chỉ thị, Thông tư Tiêu chí Đóng góp ý kiến Thẩm định ý nghĩa Phát huy tính dân chủ và tập Tăng cường tính kiểm tra văn bản trung trí tuệ tập thể trước khi ban hành Trình tự Thực hiện trước thẩm định Thực hiện sau đóng góp ý kiến Chủ thể thực Các cơ quan, tổ chức, cá nhân Các cơ quan chuyên môn thực hiện hiện hữu quan, các chuyên gia, nhà (Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư khoa học và đối tượng chịu sự pháp, cán bộ Tư pháp) điều chỉnh trực tiếp của văn bản Nội dung Đóng góp ý kiến về những nội Đánh giá văn bản trên tất cả các dung mà cơ quan soạn thảo đề phương diện: Sự cần thiết ban hành nghị văn bản; sự phù hợp của hình thức văn bản với nội dung; đối tượng,
phạm vi điều chỉnh của văn bản; tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật; tính khả thi của văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (từ ngữ, câu chữ, tiêu đề, bố cục văn bản, văn phong...) Trách nhiệm Gửi thêm tài liệu hay trả lời trực tiếp của cơ quan dự về những vấn đề cơ quan thẩm định thảo đề nghị T/nhiệm pháp Không phải chịu trách nhiệm Chịu trách nhiệm pháp lí về ý kiến lý của chủ thể pháp lý về ý kiến đóng góp thẩm định thực hiện Công văn đề nghị Tờ trình Đối tượng: có thể gửi lên cấp Gửi lên cấp trên quản lý trực tiếp trên, ngang cấp hay cấp dưới. Đề nghị, yêu cầu đối tượng Đề nghị cấp trên phê duyệt một hoạt động hay văn bản nhận văn bản làm cái gì đó. nào đó. Đề nghị cho phép hay đảm bảo cung cấp các điều kiện cần thiết để chủ thể ban hành được thực hiện công việc Chỉ dừng lại ở mức độ đưa ra nào đó. đề nghị Yêu cầu phê duyệt chương trình, đề án, kế hoạch, văn bản khác đã dự thảo Phải cụ thể, chi tiết hơn: + Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt, ý nghĩa mọi mặt của đề nghị đó + Phân tích khó khăn, phản ứng có thể xảy ra khi thực hiện đề nghị mới đó và biện pháp giải quyết, kèm theo dự án, chương trình, kế hoạch thực hiện nó + Nội dung có tính khả thi, thể hiện bằng ngôn ngữ mang tính thuyết phục cao để tạo sự tin tưởng của cấp trên. Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh chính của Quyết định. Điều cuối cùng:
- Quy định về hiệu lực văn bản: Quyết định có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn hơn. Trường hợp cần thiết có thể quy định hiệu lực sớm hơn so với ngày ban hành (hiệu lực trở về trước), nhưng phải đảm bảo nguyên tắc không quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn. - Quy định về xử lý văn bản: Bãi bỏ văn bản trước đó có nội dung mâu thuẫn với quyết định này (nếu có). - Quy định về đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành. Những yêu cầu cơ bản trong việc phân biệt văn bản cá biệt và văn bản quy phạm pháp luật: Vấn đề 8: Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm cơ bản gì và gồm những loại văn bản nào? Tại sao không được dùng những văn bản loại này thay thế cho các văn bản quy phạm pháp luật trong quá trình soạn thảo? Hiện nay trên thực tế còn tình trạng này không? Làm gì để có thể khắc phục tình trạng đó? - Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về 1 chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân... Nó có đặc điểm là không quy định thẩm quyền, không đưa ra các quyết định quản lý, không mang tính quy phạm pháp luật, nhưng có tính pháp lý; nó ra đời theo yêu cầu và tính chất công việc; văn bản hành chính thông thường có nhiều biến thể, các thể loại khác nhau nhưng rất giống nhau, có thể phát sinh từ nhau. - Các loại văn bản hành chính thông thường gồm: Công văn; Thông cáo; Thông báo; Báo cáo; Tờ trình; Biên bản; Đề án, Phương án; Kế hoạch, Chương trình; Diễn văn; Công điện; các loại giấy (Giấy mời, Giấy đi đường, Giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép...); các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình...). - Không được dùng những văn bản loại này thay thế cho các văn bản quy phạm pháp luật trong quá trình soạn thảo vì văn bản quy phạm pháp luật ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức luật định, có giá trị bắt buộc thi hành. Còn đối với văn bản hành chính thông thường, mọi cơ quan, tổ chức đều có thể ban hành. Văn bản hành chính thông thường chứa đựng thông tin quản lý thông thường, không mang tính chế tài bắt buộc. Nếu dùng văn bản hành chính thông thường để đưa ra các quy phạm pháp luật thì dẫn đến hiệu lực của mệnh lệnh trong văn bản bị ảnh hưởng, không tạo ra được căn cứ pháp lý đề thực hiện và giải quyết các tranh chấp nảy sinh, không tạo được tính bắt buộc thi hành của quy định đưa ra.
- Hiện nay, trên thực tế nhiều (đến 30%) văn bản hành chính thông thường (công văn, thông báo...) có chứa quy phạm pháp luật. - Một số biện pháp khắc phục tình trạng này là: + Cán bộ, công chức soạn thảo văn bản cần nắm rõ đặc điểm của từng loại văn bản để lựa chọn hình thức tên gọi phù hợp. + Nắm vững quy định pháp luật về kỹ thuật soạn thảo văn bản. + Tăng cường kiểm tra, xử lý kịp thời các văn bản hành chính thông thường có chứa quy phạm pháp luật. + Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về kiến thức và nghiệp vụ soạn thảo văn bản. + Có biện pháp chế tài đối với cơ quan, cá nhân ban hành văn bản sai trái. Vấn đề 9: Văn phong của văn bản quản lý nhà nước có ý nghĩa như thế nào đến chất lượng văn bản? Hãy nêu các ví dụ để làm sáng tỏ những đặc điểm về văn phong của văn bản quản lý nhà nước. - Văn bản quản lý hành chính nhà nước được viết theo văn phong hành chính - công vụ, đó là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Văn phong hành chính - công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước, trong công tác điều hành - quản lý ở toà án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao. Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn, các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp lý. Việc đảm bảo văn phong, ngôn ngữ văn bản giúp cho văn bản thực hiện được các chức năng của mình, giúp cho văn bản đạt được mục đích của việc ban hành. Văn phong hành chính - công vụ có 5 đặc điểm: 1. Tính chính xác rõ ràng: tiêu chuẩn quan trọng nhất đầu tiên của văn phong. Tính chính xác được hiểu văn bản được viết sao cho mọi người đều hiểu như nhau, muốn vậy phải diễn đạt chính xác, rõ ràng, cần viết gọn ghẽ, mạch lạc,diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác. Ví dụ: Xử tử, không nên khoan hồng - Giết; xử tử không nên, khoan hồng - không giết. 2. Tính phổ thông, đại chúng: Văn bản quản lý nhà nước phải viết bằng những từ ngữ phổ thông, ngắn gọn, dễ hiểu. Ngưòi đọc hiểu một cách nhanh nhất - thực hiện một cách nhanh nhất, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ nhất định, kỹ năng cần thiết, kiến thức thiết thực. Loại bỏ những phần thừa không cần thiết. Một văn bản dể hiểu là một văn bản được người nhận hiểu nhanh nhất, dùng từ ngữ giản dị, càng rõ, chính xác, hạn chế sử dụng từ Hán-Việt, từ ngoại lai.
3. Tính khách quan, phi cá tính. Thực hiện ý chí nhà nước, ý chí tập thể, khách quan, không mang tính cá nhân. 4. Tính trang trọng, lịch sự. Thể hiện tính trang trọng uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Tính trang trọng lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền, hiện đại. 5. Tính khuôn mẫu: là đặc trưng cơ bản của văn bản nhà nước, đòi hỏi phải sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu. Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ lĩnh hội . Vấn đề 10: Các loại thông báo hành chính thường được được dùng trong các cơ quan là những loại nào và mỗi loại tương ứng có kết cấu nội dung như thế nào? Trong trường hợp nào cơ quan có thể dùng thông báo hành chính thay công văn để thông báo một công việc đến đối tượng quản lý? Thông báo là 1 loại văn bản hành chính thông thường được dùng để thông tin về các hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội. Công văn cũng có thể dùng để thông tin về hoạt động công vụ dự kiến xảy ra. Cơ quan có thể dùng Thông báo hành chính thay Công văn để thông báo một công việc đến đối tượng quản lý khi cần gửi thông tin cho đối tượng rộng hay không rõ đối tượng cụ thể. Ví dụ: Thông báo tuyển sinh, Thông báo tuyển dụng cán bộ, công chức. - Các trường hợp ban hành thông báo: + Thông báo 1 hoặc 1 vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do 1 văn bẳn quy phạm pháp luật đã ban hành. + Thông báo 1 số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy ra, ví dụ như mở lớp bồi dưỡng, đào tạo... + Thông báo kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên,... - Nêu kết cấu nội dung mỗi loại: + Đặt vấn đề: Không trình bày lý do mà giới thiệu trực tiếp những vấn đề cần thông báo. + Nội dung thông báo: Đối với Thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu cần quán triệt, triển khai, thực hiện. Đối với Thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp phải nêu ngày giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết nếu có của hội nghị, cuộc họp đó. Đối với Thông báo về nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn, đầu đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện. Đối với Thông báo về thông tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.
Đối với Thông báo về kết luận của 1 cấp có thẩm quyền cần nêu rõ họ tên của cấp có thẩm quyền đó, nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận, thành phần báo cáo viên, nội dung của kết luận và chỉ rõ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành. + Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, hoặc 1 nội dung xã giao, cảm ơn nếu xét thấy cần thiết. Vấn đề 11: Anh (chị) hãy so sánh hoạt động lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản và hoạt động thẩm định văn bản trong quy trình lập quy. Có thể kiến nghị gì để hoàn thiện các hoạt động đó? Lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản là việc cơ quan soạn thảo văn bản gửi dự thảo tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan nêu ý kiến, quan điểm của mình đối với bản dự thảo nhằm hoàn thiện dự thảo trước khi ban hành. 1. Điểm giống nhau giữa hoạt động lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản và hoạt động thẩm định văn bản trong quy trình lập quy: - Đây là các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật nhằm mục đích hoàn thiện dự thảo văn bản, nâng cao chất lượng văn bản ban hành. - Hồ sơ gửi lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản và thẩm định văn bản tương đối giống nhau, bao gồm: Công văn đề nghị lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản hay thẩm định văn bản; bản dự thảo văn bản; các tài liệu khác liên quan. - Cơ quan soạn thảo phải gửi hồ sơ và cơ quan đóng góp ý kiến hay thẩm định phải trả lời trong thời hạn nhất định (luật định hay theo yêu cầu nêu trong văn bản đề nghị). - Cơ quan, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp các ý kiến đóng góp dự thảo văn bản, ý kiến thẩm định văn bản và có quyền tiếp thu hay không tiếp thu các ý kiến đó. 2. Điểm khác nhau giữa hoạt động lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản và hoạt động thẩm định văn bản trong quy trình lập quy: 3. Một số kiến nghị để hoàn thiện 2 hoạt động này : + Tuyên truyền, phổ biến về quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của công dân và tổ chức trong việc tích cực tham gia đóng góp ý kiến dự thảo văn bản; + Tránh tính trạng lấy ý kiến một cách hình thức. + Cần có cơ quan chuyên môn tư vấn, thẩm định riêng về tính khả thi, tính khoa học của văn bản. + Cơ quan ban hành nên mời chuyên viên từ các cơ quan tư pháp tham gia vào ban soạn thảo để theo dõi, tư vấn từ khi soạn thảo dự thảo. Vấn đề 13 : Tờ trình được soạn thảo trong trường hợp nào và cần đảm bảo yêu cầu về nội dung như thế nào? Tờ trình khác với Công văn đề nghị, yêu cầu ở điểm nào và khi nào có thể xin phép giải quyết công việc bằng Công văn? Tờ trình là 1 loại văn bản hành chính thông thường dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt dự án, đề án, chủ trương... Các trường hợp dự thảo Tờ trình: Tờ trình được dự thảo trong trường hợp đề xuất hay xin duyệt 1 chủ trương, 1 phương án công tác, một chính sách, 1 chế độ, 1 tiêu
chuẩn, định mức hay đề nghị, bổ sung, bãi bỏ 1 văn bản quy định lỗi thời hoặc là những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý. + Nội dung Tờ trình: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, các phương án khả thi kèm thông tin trung thực có độ tin cậy cao. Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới. Nêu ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý... + Kết thúc Tờ trình: Nêu những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận cho phép sớm triển khai thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu 1 vài phương án để cấp trên duyệt, nhằm khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án. Tờ trình có nội dung gần giống công văn đề nghị, yêu cầu là đều đề nghị giải quyết 1 việc, 1 vấn đề. Tuy nhiên có những điểm khác biệt sau: Vấn đề 14: Vì sao khi soạn thảo và ban hành văn bản cần tuân theo một quy trình khoa học? Anh (chị) hãy phân tích ý nghĩa của các bước cơ bản trong quy trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường. Văn bản quản lý nhà nước bao gồm rất nhiều loại khác nhau về nội dung và vai trò đối với hoạt động của bộ máy nhà nước nên quy trình xây dựng chúng rất khác nhau. Văn bản càng quan trọng thì quy trình xây dựng càng phức tạp, chặt chẽ, văn bản ít quan trọng thì quy trình xây dựng đơn giản, linh hoạt. Như vậy quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước được hiểu là việc thực hiện thứ tự các bước trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002 quy định chặt chẽ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Việc tuân thủ quy trình nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật về trình tự soạn thảo và ban hành, đảm bảo văn bản ban hành có tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của hệ thống văn bản. Đối với các văn bản hành chính thông thường, có một số bước trong quy trình pháp luật không quy định chặt chẽ, nhưng vẫn nên tuân thủ để đảm bảo cho văn bản có chất lượng cao, phát huy hiệu quả trên thực tế. Văn bản quản lý nhà nước được sử dụng để giải quyết những công việc quan trọng phát sinh trong đời sống xã hội. Những công việc này phong phú, đa dạng, do đó để nội dung của văn bản quản lý nhà nước đạt các yêu cầu quy định thì quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải tuân thủ các bước sau: Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản: + Sáng kiến: Thành lập ban soạn thảo hay chỉ định cơ quan soạn thảo (đối với văn bản quy phạm pháp luật) + Soạn thảo: Thu thập, xử lý các thông tin cần thiết có liên quan, chuẩn bị đề cương, biên soạn và chỉnh lý dự thảo, lấy ý kiến dự thảo văn bản lần 1.