Đề tài: Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Chia sẻ: Tran Huynh Van | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

153
lượt xem 38
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp để có thể nâng cao ưu thế so với đối thủ, quản lý doanh nghiệp, cung ứng sản phẩm cho khách hàng tốt hơn. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Bài luận Đề Tài: HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 3 I. TỔNG QUAN VỀ ERP ............................................................................................... 4 I.1. Khái niệm, Các thành phần của ERP ......................................................................... 4 I.2. Chức năng, vai trò ....................................................................................................... 6 II. ỨNG DỤNG MÔ HÌNH ERP ............................................................................... 10 II.1. ERP làm thay đổi tư tưởng nhà quản trị. ................................................................. 10 II.2. Những thuận lợi khi ứng dụng ERP ........................................................................ 13 II.2. Những khó khăn khi ứng dụng ERP........................................................................ 14 II.2.1 Vấn đề từ phía đơn vị tư vấn, triển khai ............................................................ 14 II.2.1. Chi phí đầu tư lớn ............................................................................................. 14 II.2.3. Khó khăn về trình độ quản lý, nguồn lực bên trong doanh nghiệp .................. 15 III. ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................................ 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. 21
LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp để có thể nâng cao ưu thế so với đối thủ, quản lý doanh nghiệp, cung ứng sản phẩm cho khách hàng tốt hơn. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin hiện nay, doanh nghiệp đã có sự hỗ trợ rất nhiều khi nâng tầm quản lý doanh nghiệp thông qua công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Và hiện nay một ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đang ngày càng trở nên phổ biến và hữu ích đối với các doanh nghiệp trên phạm vi toàn thế giới là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất...). Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý. Vậy với những tính năng ưu việt của nó đã đem lại kết quả gì cho doanh nghiệp? Vận dụng thế nào mới gọi là hợp lý? Và doanh nghiệp Việt Nam đã vận dụng thành công hay chưa? Nếu chưa thì doanh nghiệp cần phải làm gì để có thể vận dụng thành công hệ thống này? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua phân tích dưới đây.
I. TỔNG QUAN VỀ ERP I.1. Khái niệm,Các thành phần của ERP ERP (Enterprise resources Planning) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp được hỗ trợ bởi bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. R (Resource - Tài nguyên) Trong kinh doanh, Resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, ta phải hiểu Resource theo nghĩa hẹp hơn là tài nguyên, tức là những nguồn lực được chọn lọc kĩ lưỡng, đạt chất lượng để có thể thực hiện tốt mục tiêu là tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến các nguồn lực thành tài nguyên bằng cách thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty. Cụ thể là: - Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. - Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận nhưng đảm bảo luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. - Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. - Cập nhật chính xác, kịp thời tình trạng nguồn lực của công ty. P (Planning - Hoạch định) Hoạch định là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Thứ nhất, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất, kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu
nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà không để tồn kho quá lớn gây đọng vốn. Thứ hai, ERP là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Thứ ba, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Các thành phần của ERP: ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định. Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt. Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. ERP thay thế các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ khác nhau nhưng thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống. Một phần mềm ERP thì phải có các tính năng như: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh; có giao diện đa ngôn ngữ; cho phép copy vào - ra với
Excel, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: 1. Kế toán tài chính (Finance) 2. Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution) 3. Quản lý mua hàng (Purchase Control) 4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) 5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control) 6. Quản lý dự án (Project Management) 7. Quản lý dịch vụ (Service Management) 8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management) 9. Báo cáo quản trị (Management Reporting) 10. Báo cáo thuế (Tax Reports). Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phân hệ trên còn có thêm các giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa và không dây… I.2. Chức năng, vai trò ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Vì vậy, ERP là xu thế tất yếu của quản trị doanh nghiệp vì bản thân xu thế này là hệ quả của 3 xu thế quan trọng khác, đó là: Thứ nhất, thông tin trở thành một lợi thế cạnh tranh. Internet đang thay đổi thế giới hàng ngày, hàng giờ và trong tương lai mọi công ty đều sẽ sử dụng internet.
Thứ hai, thông qua toàn cầu hoá, sự cạnh tranh quốc tế sẽ thay thế dần cạnh tranh nội địa. Trong tương lai gần, một công ty không có khả năng cạnh tranh quốc tế sẽ thất bại ngay tại thị trường nội địa. Thứ ba, nhu cầu thị trường thay đổi với tốc độ chóng mặt do khách hàng ngày càng được coi trọng hơn và yêu cầu của họ cũng ngày càng cao, nên chỉ có những công ty có khả năng phản ứng nhanh mới có khả năng tồn tại và phát triển. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính "Tổng thể hữu cơ" do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau . Vì thế, ERP sẽ mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình. Việc quản lý tuân theo các quy trình này sẽ đem lại những giá trị cho doanh nghiệp như: - Bảo tồn và phát triển nhanh vốn sở hữu. - Quản lý và tối ưu hóa nguồn lực ở mức độ cao nhất. - ERP quản lý từ trước khi có giao dịch, kế toán quản lý sau khi có phát sinh. - Thiết lập quy trình hoạt động tránh xáo trộn không cần thiết. - Loại bỏ những khoảng trống thông tin, phòng tránh rủi ro. - Làm hài lòng cổ đông và khách hàng. - Tạo ra giá trị thặng dư cao nhất. - Phát triển thị phần và thương hiệu. Tuy nhiên, thời điểm, mô hình, cách thức triển khai như thế nào cho phù hợp thì mỗi doanh nghiệp cần được tư vấn kỹ càng, chuẩn bị đầy đủ trước khi áp dụng ERP. Nếu ứng dụng thành công ERP, doanh nghiệp sẽ thực sự lột xác, không chỉ nâng tầm doanh nghiệp mà còn cho tất cả thành viên của doanh nghiệp, sẵn sàng hội nhập vào thương trường quốc tế. Tái cấu trúc doanh nghiệp (TCT) để ứng dụng ERP Như đã biết, ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP vì hệ thống này chỉ dành cho những doanh
nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc. Do đó, để có thể áp dụng ERP, doanh nghiệp phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ thông qua việc tái cấu trúc (TCT). Công việc TCT thường gồm 4 phần chính: - Điều chỉnh cơ cấu hoạt động: điều chỉnh các mục tiêu chiến lược, ngành nghề - kinh doanh, chủng loại sản phẩm bán trên thị trường, địa bàn hoạt động … - Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy: tái tổ chức về cơ cấu DN, tái bố trí chức năng,phân công nhiệm vụ - quyền hạn của các bộ phận, các cấp quản lý, các chức danh… - Điều chỉnh cơ cấu thể chế: điều chỉnh các cơ chế - chính sách thông qua sự rà soát, thay đổi hợp lý hóa từ các quy trình công việc đến các quy chế, quy định - Điều chỉnh cơ cấu nguồn lực: điều chỉnh cơ cấu đầu tư, cơ cấu danh mục tài sản, cơ cấu tài chính và tái phân bổ sử dụng các nguồn lực phù hợp với chiến lược kinh doanh trong giai đoạn mới. Việc xác định đâu là hạt nhân chính của quá trình TCT ở mỗi doanh nghiệp là rất khác nhau và người đứng đầu cần phải có khả năng nhận biết chính xác đâu là mục tiêu chính của việc TCT trước khi tiến hành. Ví dụ như, ở tập đoàn FPT, TCT nằm ở việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy và thể chế, trong khi ở công ty Mía đường Lam Sơn thì TCT lại nằm ở việc điều chỉnh cơ cấu hoạt động. Trên thực tế, phần lớn các doanh nghiệp xem việc điều chỉnh cơ cấu hoạt động và cơ cấu nguồn lực là hạt nhân của toàn bộ quá trình. Trong thuật ngữ tiếng Anh có 3 từ đồng nghĩa là “TCT”. Tuy nhiên, bản chất của nó khác nhau: 1. Restructuring (TCT): thay đổi toàn bộ mọi hoạt động của công ty, xoá bỏ toàn bộ những gì chưa được để làm lại từ đầu 2. Re-engineering (TCT quy trình): áp dụng cho việc tái sắp xếp lại các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp để tăng hiệu quả, tính cạnh tranh, tối thiểu hoá chi phí, tăng lợi nhuận.
3. Down-sizing (tinh gọn cấu trúc): một hình thức TCT để cắt giảm chi phí – có thể phối hợp giữa “ TCT” và “TCT Quy trình”, thích hợp trong trường hợp kinh tế suy thoái như hiện nay. Vì vậy, việc xác định đúng đắn loại hình TCT để triển khai ERP là việc quan trọng cơ bản đối với doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp đã thực hiện công việc TCT một cách chủ động nhờ sự hỗ trợ đắc lực của ERP. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể tập hợp các luồng thông tin để xây dựng các kịch bản giả định (What-if Analysis) cho TCT một cách tương đối chính xác giúp cho ban lãnh đạo có nhiều phương án lựa chọn. Thực tế, ERP chỉ có tác dụng hỗ trợ quá trình TCT , giúp lãnh đạo nhanh chóng có cái nhìn thông suốt, dễ dàng trong việc phát hiện các yếu tố mất cân bằng nội tại hoặc chủ động trong việc xác lập các kịch bản giả định, tái định hướng luồng thông tin… Đây không phải là giải pháp TCT doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp TCT thành công mà không cần tới ERP. Nhà lãnh đạo phải xem xét TCT một cách chủ động hằng năm hoặc trong các hoạt động điều chỉnh chiến lược. Việc đó sẽ giúp doanh nghiệp luôn tối ưu được các nguồn lực và xác định mục tiêu kinh doanh hợp lý.
II. ỨNG DỤNG MÔ HÌNH ERP II.1. ERP làm thay đổi tư tưởng nhà quản trị. Trong quá trình quản trị một tổ chức (doanh nghiệp), nhà quản trị không chỉ hoạch định chiến lược phát triển tổ chức và thiết kế một cơ cấu tổ chức để vận hành, mà quan trọng là phải đưa ra những tác động điều khiển để hướng những nỗ lực của con người vào việc thực hiện các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Trong đông thái quản lý và điều khiển ấy, với bối cảnh KHKT ngày càng tiến bộ, thì việc áp dụng những thành tựu trong lĩnh vực này vào hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp là điều tất yếu và bắt buộc. Muốn lãnh đạo, nhà quản trị phải là người đi trước, tức là thấy trước được vấn đề và nhìn trước được tính hiệu quả hay ưu nhược của các hình thức phương pháp quản trị.Và một trong những thành tựu đáng kể tiên phong trong việc quản lý một cách khoa học ngày nay đó là ERP. Trước đây, các tư tưởng quản trị truyền thống được áp dụng trong các doanh nghiệp như quản trị khoa học của F.Taylor , quản trị về khách hàng (marketing cổ điển), và quản trị về tâm lý nhân viên, chất lượng sản phẩm.... Những tư tưởng quản trị đó đã trải qua 1 quá trình áp dụng lâu dài và cho đến ngày hôm nay thì 1 số tư tưởng đã bi lạc hậu đi nhiều: tư tưởng về quản trị khoa học (chỉ quan tâm đến việc sản xuất ra bao nhiêu sản phẩm, giá càng rẻ càng tốt chứ ko quan tâm đến khách hàng thật sự cần gì) còn 1 số khác do được áp dụng rộng rãi nên đã mất đi lợi thế về cạnh tranh . Ngày nay, Bắt đầu từ khi khoa học kĩ thuật phát triển thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và quản trị là việc làm bắt buộc, và ERP chính là 1 thành tựu của khoa học kỹ thuật, nó đồng bộ hóa tất cả các hệ thống quản lý về kế toán, tồn kho, khách hàng.... đểhỗ trợ tối đa cho các nhà quản trị đồng thời giúp cho hoạt động kinh doanh trong công ty trở nên dễ dàng và nhanh chóng, đặc biệt là các công ty và tập đoàn đa quốc gia có nhiều chi nhánh.
Điều quan trọng là :nhà quản lý phải biết cách sử dụng ERP một cách hợp lý và tuân thủ đúng những quy tắc trình tự nó đòi hỏi, chỉ thế mới mang lại được hiệu quả và lợi ích tối đa từ phương pháp này. Sự xuất hiện của ERPđãlàm thay đổi tư tưởng của nhà quản trị: - Những phương pháp cũ đã trở nên lỗi thời và không còn hiệu quả, tư tưởng quản trị luôn cần phải đổi mới để theo kịp tiến độ phát triển như vũ bão của nền kinh tế hiện nay. Khoa học công nghệ- mà ở đây là ERP, là chìa khóa then chốt đưa đến tối đa hóa lợi nhuận và tăng cường sức cạnh tranh. - Cho nhà quản trị thấy sự cần thiết phải áp dụng công nghệ tiên tiến trong cơ chế quản lý và kiểm soát hoạt động doanh nghiệp=> loại bỏ những bước thủ công và thủ tục rườm rà. - Nó cũng đòi hỏi việc phải tuyển chọn nhân viên có trình độ cao để có thể nắm bắt, gắn kết với phương pháp mới, thích ứng với sự phát triển ngày càng nhanh và mang lại hiệu quả cao. - Nhờ có ERP, nhà quản trị cũng sẽ nhận thức được ngày càng có nhiều phương pháp để nâng cao hiệu quả quản lý cũng như sản xuất kinh doanh, từ đó tìm hiểu và áp dụng nhiều phương pháp mới để tìm ra con đường thích hợp nhất cho DN mình. - Cho thấy sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, và để vượt qua đối thủ cạnh tranh, nhà quản lý cần phải xác định chính xác mục tiêu hoạt động và đưa ra các phương thưc quản lý chính xác, phù hợp. VÍ DỤ:Sự tối ưu hóa quả lý nguồn nhân lực doanh nghiệp Nestle với ERP Nestle USA hình thành từ cuối những năm 80 đầu những năm 90 thông qua chuyển nhượng thương mại, đây là sự hợp nhất các thương hiệu độc lập của Nestle và tổ chức lại thành Nestle USA. Song đến năm 1991, công ty mới thành lập vẫn tiếp tục hoạt động với nhiều phân nhánh riêng biệt thay vì một tổ chức hợp nhất.
Năm 1997, Nestle Mỹ bắt đầu thực hiện dự án ERP riêng được biết đến như là dự án tốt nhất (kinh doanh xuất sắc thông qua hệ thống công nghệ). Kế hoạch thực hiện trong suốt sáu năm, kết thúc trong quý I năm 2003. Vào năm 1997, một nhóm nghiên cứu nội bộ đã kiểm tra các hệ thống khác nhau trong toàn công ty và nhận thấy những vấn đề nảy sinh trong quá trình mua nguyên liệu; Điển hình là các công ty con của Nestle USA đã trả 29 mức giá khác nhau cho vanilla – từ cùng một nhà cung cấp. Cụ thể: bà Jeri Dunn, phó chủ tịch kiêm CEO của Nestle, cho biết: “Nội bộ Nestle Mỹ tại thời điểm đó tồn tại đến 9 bộ sổ cái ghi kế toán khác nhau, 28 điểm phân phối hàng, và rất nhiều điểm mua hàng cũng như nhiều cơ chế nhập nguyên liệu đầu vào riêng biệt. Chúng tôi đã hoàn toàn không nắm được số lượng hàng nhập từ từng nhà cung cấp cụ thể, bởi vì mỗi nhà máy lại thiết lập riêng cho mình một danh sách nhà cung cấp, và tiến hành nhập hàng độc lập. Lý do chính mà Nestle không thể kiểm soát được lượng và giá thành vanilla nhập vào là do các bộ phận tự gán tên mã khác nhau cho vanilla và những chỉ tiêu chất lượng khác biệt. Do đó, không thể tiến hành so sánh hàng nhập trong hoạt động kế toán”. Tình trạng này xuất phát từ thực tế rằng mỗi nhà máy sản xuất thương lượng trong giao dịch của riêng họ với các nhà cung cấp và các nhà cung cấp điều chỉnh giá cho mỗi nhà máy dựa trên quá trình giao dịch. Tình hình chỉ trở nên tồi tệ hơn bởi thực tế mỗi nhà máy đặt tên Vanilla theo một cách khác nhau. Trong khi một nhà máy có thể gọi vanilla là 1234, một nhà máy khác gọi nó là 7890. Điều này khiến cho nhân viên tại các trụ sở hầu như không thể so sánh các mức giá trên toàn nhà máy để xem xét chi phí sản xuất. Trước tình hình đó,ERP là một phần trong tầm ngắm của Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của Nestle USA, ông Joe Weller đặt ra một thuật ngữ "One Nestle" để phản ánh mục tiêu của mình về việc chuyển đổi các thương hiệu riêng lẻ của tập đoàn thành một khối có tính tích hợp cao. Mục tiêu của dự án ERP là mang lại những con số ở trên xuống còn một. Với quyết tâm cải thiện tình trạng hao phí, Nestle USA đã quyết định thành lập một đơn vị chung cho loại hương liệu vanilla, và cũng chỉ duy nhất vanilla mà thôi, bằng cách chuẩn hóa tất cả các phần mềm trong các bộ phận.
Tại thời điểm tháng 3/1998, Ban lãnh đạo của Nestle SA đã đưa ra kế hoạch cải tiến khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý thông tin với tên hiệu là “Best” (business excellence through systems technology), theo đó, Nestlé sẽ ứng dụng 5 phân hệ quản lý, bao gồm: mua hàng; tài chính; phân phối bán hàng; các khoản phải thu; các khoản phải trả. Nestle cũng kết hợp với phân hệ quản lý chuỗi cung ứng của Manugistics – một đối tác khác của SAP. Mục tiêu chính của kế hoạch là đạt sự nhất quán trong quy trình hoạt động và thông tin giữa các bộ phận II.2. Những thuận lợi khi ứng dụng ERP - Đồng bộ hóa các thông tin trong doanh nghiệp về tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, thông tin khách hàng… Giúp cho người quản lý dễ dàng tiếp cận và nắm bắt được những thông tin chính thức và có độ tin cậy cao, qua đó có thể đưa ra những quyết định kịp thời, đúng đắn và sát với tình hình của doanh nghiệp. - Tăng năng suất lao động do thông tin chỉ được nhập vào một lần cho mọi cuộc giao dịch có liên quan, tốc độ xử lý các chứng từ và hóa đơn diễn ra nhanh và chính xác hơn do hệ thống được tích hợp và đồng bộ với nhau, giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. - Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. - ERP giúp tiến hành sản xuất và thực hiện các đơn đặt hàng diễn ra trôi chảy. Điều đó có thể dẫn đến giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho và giúp cho người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng. - Giảm bớt những khâu và quy trình không cần thiết trong hệ thống quản lý cũ, tất cả các phòng ban khác nhau đều có thể xem thông tin và cập nhận chúng. Khi bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin có thể tự kết nối qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Như vậy, với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển liên tục xuyên suốt hệ thống và ít xảy ra sai sót.
- Giúp cho công ty trong việc quản lý nhân sự và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Đối với các doanh nghiệp, các tập đoàn lớn, các công ty xuyên quốc gia có nhiều chi nhánh thì việc quản lý nhân viên và khai thác nguồn nhân lực là một vấn đề rất cần thiết. Việc áp dụng hệ thống ERP sẽ giúp cho nhà quản trị biết được số lượng và đời sống của từng nhân viên, qua đó có những biện pháp để quản lý và kích thích được năng lực thật sự của từng nhân viên. - Việc áp dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp ban đầu tốn kém do chi phí lắp đặt cao, nhưng về dài hạn sẽ tiết kiệm được cho doanh nghiệp những khoản chi phí mà nếu áp dụng hệ thống cũ phải chi ra. Do đó, trong dài hạn hệ thống ERP sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoản chi phí đáng kể II.2. Những khó khăn khi ứng dụng ERP II.2.1Vấn đề từ phía đơn vị tư vấn, triển khai Các nhà quản lý phải hiểu được rằng ERP không đơn thuần là công nghệ, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp, 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt, đơn vị tư vấn chưa nắm được yêu cầu, hiện trạng cũng như quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Bài học “bạc tỷ” mà công ty Savimex rút ra qua 4 lần thất bại khi triển khai ERP là do lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể. Bên cạnh đó còn là sự cả nể, chiều theo ý doanh nghiệp của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích. II.2.1. Chi phí đầu tư lớn Chi phí đầu tư cho một hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp thường khá cao, lên tới vài chục ngàn đô. Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: Chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông, chi phí bản, chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài
ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành. Vì thế, ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp thường chỉ do các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực tài chính mạnh triển khai. Ngoài những chi phí đã được dự toán trước thì những chi phí ẩn trong quá trình triển khai sẽ gây cho doanh nghiệp không ít khó khăn khi đối mặt với những khoản chi phát sinh ngoài ngân sách dự kiến cho ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc vận dụng ERP không phải dễ dàng vì sức ép chi phí cho doanh nghiệp. Thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài: Do nhiều lý do khác nhau, thời gian hoàn thiện và triển khai một hệ thống ERP thường kéo dài vài tháng đến vài năm, đủ để làm nản lòng bất kỳ một tổ chức nào nếu không xác định rõ mục tiêu và lợi ích của hệ thống ERP. II.2.3. Khó khăn về trình độ quản lý, nguồn lực bên trong doanh nghiệp Khó khăn rất lớn thường gặp là do doanh nghiệp chưa xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp, do đó không có sự chuẩn bị đầy đủ và chưa lường trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không khả thi và kém hiệu quả khi vận hành thực tế. Khi mà chính ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của yếu tố nhân lực khi quyết định thay đổi cả quy trình hoạt động để triển khai ERP. Do đó chưa có sự chuẩn bị về tâm lý cho nhân viên, dẫn đến sự nghi ngờ,thiếu sự đồng lòng và hợp tác của nhân viên trong doanh nghiệp khi tiến hành triển khai ERP. Khó khăn cần kể tới nữa là kinh nghiệm triển khai của các đơn vị triển khai ERP, đặc biệt triển khai thành công ERP tại Việt Nam chưa có nhiều. Do sự thiếu kinh nghiệm triển khai thực tế của đơn vị triển khai, chưa nắm bắt hết các khả năng và công cụ của ERP mà mình đang triển khai nên không thể lập trình, bổ sung những ứng dụng cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, không thể đưa hệ thống vào sát với thực tế của doanh nghiệp.
Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, quá trình này đòi hỏi một lực lượng lao động trình độ cao, trẻ, có nhiệt huyết để có thể hòa nhịp được với môi trường mới, quy trình mới. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì việc triển khai ERP gặp rất nhiều khó khăn. Thêm vào đó, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án. Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai: Phần lớn các ứng dụng ERP được làm ra cho một mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Nếu nhà triển khai ngừng việc hỗ trợ sản phẩm, hệ thống sẽ nhanh chóng không thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và không được phát triển tiếp. Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên biệt của doanh nghiệp gây khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh của mình. Một số doanh nghiệp không thể tìm ra giải pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng mình với chi phí rất tốn kém. Mức độ phức tạp của hệ thống: là sự liên kết của nhiều module đảm nhiệm các chức năng khác nhau. Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo trì. Bên cạnh đó, không hẳn là khi hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay. Việc triển khai hệ thống ERP lúc này sẽ đòi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tốn kém. Khả năng tương thích với các hệ thống được mở rộng: Tuy rằng yêu cầu của một hệ thống ERP là khả năng tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác. Nhưng thông thường không có tiêu chuẩn cụ thể cho việc tích hợp dữ liệu do các hệ thống quá khác nhau. Doanh nghiệp thường tốn thêm chi phí cho việc tích hợp dữ liệu hoặc doanh nghiệp phải tính toán lại khả năng triển khai giải pháp cùng với các hệ thống có sẵn (nếu có). II.2.4. Vấn đề công nghệ
Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính của, hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai cho toàn doanh nghiệp không đồng bộ. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin yếu cả về số lượng lẫn chất lượng sẽ gây ảnh hưởng khá nhiều đến khả năng triển khai ERP, cụ thể là ảnh hưởng tới vấn đề tiếp nhận quản trị hệ thống (phân quyền, phân cấp... ) cũng như duy tu hệ thống (bảo mật, sao lưu, phục hồi... ) hoặc các sự cố thôngthường trong quản trị mạng thông tin doanh nghiệp.
III. ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ Theo thống kê hiện nay chỉ có khoảng 1,1% doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Với những lợi ích nhìn thấy từ ERP đã đưa nhiều doanh nghiệp tới mong muốn và quyết định đầu tư , triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên với sự chuẩn bị chưa đầy đủ về kiến thức cũng như “nội lực” khi triển khai ERP đồng thời do các nguyên nhân khác sẽ dẫn tới việc các doanh nghiệp bị “ vỡ mộng” khi triển khai một dự án ERP thất bại. Để áp dụng ERP, trước hết Doanh nghiệp cần phải mạnh dạn thay đổi lối làm việc, tái cấu trúc lại doanh nghiệp theo hướng phù hợp. ERP không đơn thuần là một hệ thống phần mềm, mà trên hết, nó là một phương pháp quản lý, do đó muốn ứng dụng ERP Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy trình xử lý công việc. Việc ứng dụng ERP không thể thực hiện ngay trong thời gian ngắn, mà cần phải có một quy trình hợp lý các giai đoạn thực hiện. - Giai đoạn 1: xây dựng và triển khai ý tưởng: Doanh nghiệp cần có ý tưởng thay đổi và ứng dụng ERP sao cho hợp lý; sau đó xác định rõ cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu. - Giai đoạn 2: thực hiện: tìm hiểu, tiếp cận giải pháp mà các nhà tư vấn, hoạch định đưa ra; đánh giá ưu khuyết điểm của từng giải pháp và lựa chọn phương án tốt nhất từ hệ thống các giải pháp. - Giai đoạn 3: Áp dụng, thử nghiệm: doanh nghiệp ứng dụng giải pháp vào thực tiễn, theo dõi, ghi nhận về khả năng vận hành của phương án trong thực tế đồng thời tìm cách khắc phục những hạn chế phát sinh. - Giai đoạn 4: triển khai vào thực tế: Doanh nghiệp thực hiện và chờ đợi thay đổi tốt đẹp, hiệu quả mà ERP mang lại. - Giai đoạn 5: bảo trì, nâng cấp phát triển, tái đầu tư: từ sự thay đổi của những nhu cầu quản lý, cộng với sự biến đổi của các tác nhân bên ngoài, Doanh nghiệp cần triển khai nâng cấp hệ thống
LỜI KẾT Như vậy, ERP là một tư tưởng quản trị mới trong thời đại ngày nay. Nó chú trọng việc áp dụng khoa học công nghệ vào việc hỗ trợ các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định, đồng bộ hóa các thông tin về hàng hóa tồn kho, kế toán, khách hàng… và giúp cho công việc giữa các phòng ban trong toàn công ty hoạt động hiệu quả, có sự liên kết với nhau và tối ưu hóa được nguồn nhân lực trong toàn công ty. Trên phạm vi toàn thế giới, ERP đã từng trải qua một quá trình mắc những sai lầm cực kỳ nghiêm trọng. Việc áp dụng sai lầm những nguyên tắc của hệ thống đã làm không ít những công ty lớn của Mỹ trong giai đoạn 1998 – 2000 lâm vào hoàn cảnh lỗ nặng và phá sản (VD: FoxMeyer Drug, công ty Dược trị giá 5 triệu USD, đã tuyên bố phá sản vào năm 1999 do việc áp dụng ERP sai lầm dẫn đến việc xuất hiện hàng loạt đơn đặt hàng lỗi trong hệ thống, gây tiêu tốn hàng triệu USD để bảo trì và khắc phục hậu quả). Theo như một số báo cáo trong giai đoạn này, tỷ lệ thất bại trong việc áp dụng là từ 60 – 90%. Tuy nhiên, theo thời gian ERP càng được hoàn thiện và áp dụng rộng rãi, mang lại nhiều lợi ích và lợi nhuận cho các doanh nghiệp. Đối với tình hình trong nước hiện nay, ERP nhìn chung vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Việc áp dụng vào các doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đồng thời đòi hỏi nhiều yêu cầu khắt khe về kĩ thuật và trình độ của nguồn nhân lực mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng và hoàn thành. Mặt khác, vấn đề về kinh phí cũng là một rào cản đáng kể trong việc tiếp cận đến hệ thống tiên tiến này. Tuy nhiên trong tương lai, tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng nâng cao, do đó việc áp dụng hệ thống công nghệ quản lý tiên tiến như ERP là nhu cầu bắt buộc và gần như là yếu tố sống còn. Nó bắt buộc các doanh nghiệp muốn cạnh tranh được, phải tự cải thiện mình nếu không muốn bị đào thải. Ở tầm vi mô, khi các công ty hoạt động hiệu quả thì sẽ kéo theo sự phát triển của toàn nền kinh tế vĩ mô.
Đó cũng chính là toàn bộ lý do để chúng ta tiến hành việc nghiên cứu và tìm hiểu những ưu điểm, khuyết điểm và tác động của ERP đến hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, một trong những hệ thống quản lý tốt nhất hiện nay.