Đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS”

Chia sẻ: Sâu Hư | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:117

Thêm vào BST

Báo xấu

283
lượt xem 95
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS”

1 Luận văn tốt nghiệp ĐỀ TÀI “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV- INCONESS” Giáo viên hướng dẫn : S inh viên thực hiện :
2 Luận văn tốt nghiệp MỤC LỤC Danh mục bảng biểu Lời mở đầu......................................................................................1 Chương 1. Khái quát về phân tích công việc ................................7 1.1. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc ........................... 7 1.1.1. Các khái niệm cơ bản ................................................................... 7 1.1.2. Các văn bản phân tích công việc .................................................. 9 1.1.3. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc ........... 11 1.1.4. Tầm quan trọng của phân tích công việc .................................... 12 1.2. Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin ........... 14 1.2.1. Các thông tin cần thu thập .......................................................... 15 1.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin ........................................... 15 1.3. Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc ........................................................................................... 19 1.3.1. Trình tự tiến hành phân tích công việc ........................................ 19 1.3.2. Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc .. 22 Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS .................................................23 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV -INCONESS..................... 23 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty ........................... 24 2.1.2. Ngành, nghề sản xuất - kinh doanh của Công ty ......................... 26 2.1.3. Bộ máy quản lý, điều hành của Công ty ...................................... 28 2.1.4. Đặc điểm các công việc sản xuất – kinh doanh của Công ty ....... 40 2.1.5. Cơ cấu lao động của Công ty ...................................................... 42 2.1.6. Kết quả sản xuất – kinh doanh và mục tiêu phát triển của Công ty ............................................................................................................. 46 GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
3 Luận văn tốt nghiệp 2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty PV -INCONESS 48 2.2.1. Cách thức tiến hành phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS ..................................................................................... 49 2.2.2. H ệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty..................... 52 2.2.3. Ảnh hưởng của phân tích công việc chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác tại Công ty ................................................................................................. 60 2.2.4. Quan điểm của Ban lãnh đạo và vai trò, năng lực của phòng Tổ chức Nhân sự trong công tác phân tích công việc................................. 68 Chương 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS .............70 3.1. Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đ ạo Công ty và phòng Tổ chức Nhân sự ............................................................................................................. 70 3.1.1. Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty ........................... 70 3.1.2. Kiến nghị về vai trò của phòng Tổ chức Nhân sự ........................ 71 3.2. Kiến nghị về sự hợp tác của các phòng, ban khác trong Công ty........ 73 3.3. Kiến nghị về quy trình thực hiện phân tích công việc ........................ 74 3.3.1. Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích ....................................................................................................... 74 3.3.2. Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích công việc ........................................................... 76 3.3.3. Lựa chọn ph ương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin ................................................................................. 77 3.3.4. Tiến hành thu thập thông tin ....................................................... 79 3.3.5. Xây dựng các văn bản phân tích công việc ................................. 79 3.3.6.Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ ................................ .......... 80 GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
4 Luận văn tốt nghiệp 3.4. Kiến nghị về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS ............................................ 81 3.4.1. Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực .............................. 81 3.4.2. Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự .............................. 82 3.4.3. Ứng dụng vào bố trí nhân lực ..................................................... 82 3.4.4. Ứng dụng vào đánh giá th ực hiện công việc ............................... 83 3.4.5. Ứng dụng vào thù lao lao động.....................................................79 3.4.6. Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực .................. 84 3.4.7. Ứng dụng vào kỷ luật lao động và an toàn lao động ................... 85 Kết luận.........................................................................................86 Phụ lục Danh mục tài liệu tham khảo GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
5 Luận văn tốt nghiệp Lời mở đầu N gày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành b ại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là ho ạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, b ố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,an toàn lao đ ộng… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đ ã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
6 Luận văn tốt nghiệp phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa đượcnhận thức và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ b ản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng m ức cho công tác này.Tại Công ty Cổ Phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc cũng chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS” , em sẽ bổ sung được những kiến thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích công việc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Đầu tư PV -INCONESS cải tiến và hoàn thiện công tác này. Chuyên đ ề nghiên cứu của em gồm ba chương: C hương 1. Khái quát về phân tích công việc C hương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV -INCONESS C hương 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV -INCONESS Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn… em đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, nhưng do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên em không tránh khỏi những sai sót, kính mong được sự đóng góp của tất cả mọi người. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
7 Luận văn tốt nghiệp Chương 1. Khái quát về phân tích công việc Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt, những sự thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ về tri thức và công nghệ thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ mọi nguồn lực. Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực là ho ạt động không thể thiếu của mọi tổ chức. Công tác phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc. 1.1. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc 1.1.1. Các khái niệm cơ bản Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao đ ộng dẫn đến nghề đ ược chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên. - Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động p hải thực hiện(1). V í dụ: nhiệm vụ p hô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp. N hiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất. - Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng(2). V í dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động cho ta một vị trí việc làm. Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao động. (1) (2) ThS. Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trườngĐại h ọc Kinh tế Quốc dân, trang 46. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
8 Luận văn tốt nghiệp - Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động(1). V í dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ … “Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”(2) - Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện(3). V í dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”, “nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”… N hư vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra. - Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc. Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích công việc. (1)(2) (3) Sđd, trang 46. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
9 Luận văn tốt nghiệp 1.1.2. Các văn bản phân tích công việc K ết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc. Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung: - Xác định công việc:Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người d ưới quyền, người thay thếkhi vắng mặt; ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc. -Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ:Phần này xác định chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu raphạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc. K hi viết p hần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả. Nhiệm vụ, trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọnghoặc m ức độ thường xuyên. - Điều kiện làm việc:Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động, GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
10 Luận văn tốt nghiệp an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất… ; môi trường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc… Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu của công việc về trình độ giáo dục - đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực… và các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc. Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần về m ức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản nhất, cần thiết nhất. Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa ra những yêu cầu ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để ho àn thành được công việc, đ ặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo…  Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánhyêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian… Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thực hiện công việc, về hành vi, thái độ… trong quá trình làm việc của người lao động. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử dụng các tiêu chuẩn định lượng. N ếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn thì nên dùng các câu diễn đạt định tính đ ể miêu tả. K hông nên đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao. Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp vào, trình bày chung trong một b ản. V ăn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính xác, đầy đủ. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
11 Luận văn tốt nghiệp 1.1.3. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc Các văn b ản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác. H iệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử dụng. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm: - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn vàmối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ cấu tổ chứccho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào ; nó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc…Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý. Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích công việc. - Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đ ạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này. N gười lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc. Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
12 Luận văn tốt nghiệp tích công việc phải thực hiện thường xuyên vieec; các văn bản phân tích công việc chỉ thể hiện được tác dụng của nó khiđược áp d ụng vào các công tác khác của quản lý nhân sự. V ì vậy hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài. Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt Nam, văn bản phân tích công việc không chính xác, đầy đủ. N ếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức đ ược vai trò vànắm rõ được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, q uan tâm đến phân tích công việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc. - Các yếu tố thuộc về cán bộ p hân tích công việc Cán b ộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, là người có vai trò chính trong công tác phân tích công việc. Do đó cán bộ phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc. Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc. Họ phải biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin; có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quá trình phân tích công việc,có kỹ năng tiến hành thu thập thông tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…;có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thô ng tin; có kỹ năng viết các văn bản phân tích công việc. 1.1.4. Tầm quan trọng của phân tích công việc Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
13 Luận văn tốt nghiệp  Với thiết kế lại công việc Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việc cụ thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý. Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực K ế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các công việc mà tổ chức cần kế hoạch hoá. Dựa trên những thông tin về các công việc đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để hoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh những bất cập và lãng phí cho tổ chức.  Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực Tuyển dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cần tuyển người lao động, đưa những thông tin đó vào tuyển mộ nhân sự, để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đ ảm b ảo tuyển dụng đúng người.  Với bố trí nhân lực - V ới định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện công việc, giúp người lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc. - Văn bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động trước đây của mình, bố trí lại lao động phù hợp hơn.  Với đánh giá thực hiện công việc Đ ánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả công việc, b ản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đ ánh giá, GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
14 Luận văn tốt nghiệp các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việc không có tiêu thức đ ánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức thì chung chung.  Với thù lao lao động N hững thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sử dụng để xác định giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao động;những thong tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp, như: phụ cấp môi trường, điều kiện làm việc…  Với đ ào tạo, phát triển nguồn nhân lực Đ ào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, b ản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đ ào tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn.  Với k ỷ luật lao động, a n toàn lao động - V ới kỷ luật lao động: N hững thông tin trong bản mô tả công việc, b ản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc, như: quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc… - Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức xác đ ịnh quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đ ảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động. Các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp, kiện tụng, khiếu lại. 1.2. Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
15 Luận văn tốt nghiệp 1.2.1. Các thông tin cần thu thập Có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến một công việc cụ thể, tuỳ vào mục đích phân tích công việc mà xác đ ịnh loại thông tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại. Để xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loại thông tin sau: - Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ thường xuyên của chúng; quyền hạn, các mối quan hệ của người lao động trong công việc… - Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: thông tin về thời gian làm việc; thông tin về số lượng, chất lượng của các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… người lao động cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh lao động, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủi ro… trong công việc; yếu tố môi trường tâm lý x ã hội. - Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, như: trình độ giáo d ục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, các thuộc tính, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực, tinh thần… và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc. 1.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng. Trong mỗi tình huống, cán bộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau. Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích công việc có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây: Bản câu hỏi GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
16 Luận văn tốt nghiệp Theo phương pháp này, bản câu hỏi được cán b ộ phân tích công việc thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể. Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động có trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn. Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau. Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và x ử lý trên phần mềm máy tính. N hưng việc thiết kế bản câu hỏikhá tốn kém thời gian và chi phí. Một bản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì d ễ dẫn đến thông tin thu thập được b ị hạn chế, không sâu sắc. Có những trưòng hợp người lao động điền không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời ho ặc hiểu lầm câu hỏi dẫn đến thông tin thu được có độ chính xác không cao. Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thông tin quan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết. Các câu hỏi được thiết kế đ ơn giản, dễ trả lời, thường sử dụng câu hỏi mở hoặc câu hỏi lựa chọn. Phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, q uản lý trực tiếp , ho ặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đ ến công việc cần điều tra. Cán bộ phân tích công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
17 Luận văn tốt nghiệp Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc mà hành vi không bộc lộ ra b ên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất… Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu đ ược bức tranh rõ ràng về công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn). N hược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người đ ược phỏng vấn. Quan sát Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào m ẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc… Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất, những công việc mà ho ạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được. Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ, phong phú, sát với thực tế công việc. N hưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được d ễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang đ ược quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc. Phương pháp này không dễ thực hiện với GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
18 Luận văn tốt nghiệp những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế… Tự ghi chép Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đã được thiết kế sẵn. V ới phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian. N hưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán. Ghi chép các sự kiện quan trọng “Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và những người lao động làm việc chưa hiệu quả, thong qua đó cỏ thểkhái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc”(1). G hi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Phương pháp này cho thấy được sự biến thiên, tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao động khác nhau. N hưng nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và phân lo ại các hành vi. K hi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình. V iệc xây dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn.  Hội thảo chuyên gia (1) Sđd, trang 57 GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
19 Luận văn tốt nghiệp Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban… Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian. 1.3. Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc 1.3.1. Trình tự tiến hành phân tích công việc Công tác phân tích công việc gồm nhiều hoạt động vì vậy việc phân chia quá trình phân tích công việc ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khác nhau có thể khác nhau. Phân tích công việc thường đ ược thực hiện theo trình tự các bước sau: Xác định mục đích của phân tích công việc, công việc cần phân tích X ác định mục đích sử dụng nhữngthông tin trong các văn b ản p hân tích công việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: tuyển dụng lao động, bố trí lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… N ắm rõ đ ược mục đích của phân tích công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thập những loại thông tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu. Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phân tích: - Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào ho ạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
20 Luận văn tốt nghiệp - Phân tích công việc mới phát sinh, khi tổ chức có những công việc mới xuất hiện. - Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sựthay đổi đ áng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việc mới… - Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích công việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin là nhiệm vụrất quan trọng. Đ ể lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp, hiệu quả, cán bộ phân tích công việc dựa trên các căn cứ sau: - Mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định những loại thông tin liên quan đ ến công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìm hiểu của thông tin. - Tính chất của công việc được phân tích, nhưcông việc có những hoạt động lao động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát được. -Đặc điểm của đối tượng cung cấp thông tin,ví dụ như người cung cấp thông tin có trình đ ộ giáo dục – đào tạo không cao thì không nên áp d ụng phương pháp bản câu hỏi, phỏng vấn. -Ngân quỹ và thời gian,ví dụ nếu ngân quỹ hạn hẹp không nên áp d ụng phương pháp bản câu hỏi, nếu thời gian hạn chế không nên lựa chọn phương pháp phỏng vấn, quan sát. -Ưu điểm, nhược điểm của từng phương pháp. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm nhất định, để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm của các phương pháp thì có thể áp dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm