Đề tài khoa học và công nghệ cấp cơ sở: Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin

Chia sẻ: Bananalachuoi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:64

Thêm vào BST

Báo xấu

30
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là hỗ trợ biểu mẫu văn bản hành chính giúp cho việc soạn thảo, ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác và đúng quy định; Triển khai ứng dụng trực tuyến trong hệ thống mạng nội bộ của Trường. Tổng hợp, lưu trữ cơ sở dữ liệu và kế thừa các văn bản hành chính của trường để tra cứu, thống kê dễ dàng, thuận tiện;

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài khoa học và công nghệ cấp cơ sở: Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG CÔNG CỤ CHUẨN HÓA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số: T2016-07-09 Chủ nhiệm đề tài: ThS. Trịnh Trung Hải Đà Nẵng, Tháng 12/2016
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG CÔNG CỤ CHUẨN HÓA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số: T2016-07-09 Xác nhận của cơ quan chủ trì đề tài Chủ nhiệm đề tài Đà Nẵng, Tháng 12/2016
DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU VÀ ĐƠN VỊ PHỐI HỢP CHÍNH * Thành viên tham gia nghiên cứu: Phan Thị Hoàng Oanh – Chuyên viên Phòng Tổ chức – Hành chính * Đơn vị phối hợp chính: Phòng Tổ chức - Hành chính, Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài và tình hình nghiên cứu. .....................................................2 2. Một số nghiên cứu cùng lĩnh vực trong và ngoài nước...................................2 3. Tính cấp thiết của đề tài ....................................................................................5 4. Mục đích của đề tài ............................................................................................5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .....................................................................6 6. Nội dung nghiên cứu ..........................................................................................6 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN .................................................................7 1.1. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ..........................7 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .....................................................................7 1.1.2. Sứ mệnh và định hướng phát triển. ................................................................8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường ...........................................................................8 1.1.4. Bộ máy nhân sự của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - ĐHĐN........8 1.2. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG CĐ CNTT .....................9 1.2.1. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản hành chính .......................................9 1.2.2. Đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo văn bản hành chính ....................9 1.2.3. Một số giải pháp cải thiện công tác soạn thảo văn bản ................................10 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT.........................................................................20 2.1. PHÁT TRIỂN CÁC MÔ HÌNH ỨNG DỤNG ....................................................20 2.1.1. MÔ HÌNH CLIENT/SERVER TRUYỀN THỐNG ......................................................20 2.1.2. Kiến trúc Client/Server 2 tầng (two-tier Client/Server) ..............................22 2.1.3. Kiến trúc Client/Server 3 tầng (three-tier Client/Server) ............................22 2.2. KIẾN TRÚC .NET ..............................................................................................23 2.2.1. Sơ lược về .NET ...........................................................................................23 2.2.2. .NET Servers ...............................................................................................24 2.2.3. .NET Framework..........................................................................................24 2.3. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER ..............................................25 2.3.1. Giới thiệu......................................................................................................25 2.3.2. Các thành phần quan trọng trong SQL Server .............................................25 2.3.2.1. Relational Database Engine - Lõi của SQL Server:..................................25 2.4. DỊCH VỤ WEB (SERVICE IIS - INTERNET INFORMATION SERVICE) ...............26 2.4.1. Giới thiệu IIS ................................................................................................26 2.4.2. Nhiệm vụ của IIS .........................................................................................27 2.4.3. Cơ chế hoạt động của IIS .............................................................................27 45
2.5. NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC.NET .............................................27 2.5.1. Sơ lược về Visual Basic.NET ......................................................................27 2.5.2. Đặc tính của VB.NET ..................................................................................28 2.6. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ UML (UNIFIELD MODELING LANGUAGE)...............30 2.6.1. Định nghĩa UML ..........................................................................................30 2.6.2. Các thành phần cơ bản của ngôn ngữ UML: ...............................................30 2.6.2. UML và các giai đoạn phát triển hệ thống ...................................................30 CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG....................................32 3.1. PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ .................................................................................32 3.1.1. Quy trình nghiệp vụ sử dụng công cụ hỗ trợ soạn thảo và ban hành VB ....32 3.1.2. Lưu đồ tuần tự quản lý soạn thảo văn bản ...................................................32 3.1.3. Các mô hình Use case ..................................................................................32 3.1.4. Mô hình tương tác quản lý biểu mẫu văn bản ..............................................34 3.1.5. Mô tả quan hệ dữ liệu...................................................................................34 3.2. MÔ HÌNH TỔNG THỂ ..................................................................................35 3.2.1. Mô hình ứng dụng công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tuyến.................35 3.2.2. Tính năng kỹ thuật của ứng dụng ................................................................36 3.2.3. Cấu trúc phân tầng tổ chức ứng dụng ..........................................................37 3.3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG DỮ LIỆU .....................................................................38 3.3.1. Sơ đồ tổ chức dữ liệu ...................................................................................38 3.3.2. Dữ liệu đầu vào: ...........................................................................................38 3.3.3. Xử lý dữ liệu: ...............................................................................................38 3.3.4. Dữ liệu đầu ra: ..............................................................................................38 CHƯƠNG IV: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THỰC NGHIỆM ..........................39 4.1. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG ....................................................................................39 4.2. MỘT SỐ GIAO DIỆN ỨNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM ...................................40 4.2.1. GIAO DIỆN MÀN HÌNH QUẢN LÝ ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG ..................................40 4.2.2. GIAO DIỆN PHÂN LOẠI NHÓM VĂN BẢN ...........................................................40 4.2.3. TẠO KHÓA VÀ THIẾT KẾ BIỂU MẪU ...................................................................41 4.2.4. LỰA CHỌN BIỂU MẪU VĂN BẢN ........................................................................41 4.2.5. THIẾT LẬP CÁC THAM SỐ CHO BIỂU MẪU .........................................................42 4.2.6. KẾT XUẤT VĂN BẢN DẠNG WORD ....................................................................42 4.3. KẾT LUẬN .........................................................................................................43 4.3.1. Kết quả đạt được ..........................................................................................43 4.3.2. Một số hạn chế .............................................................................................43 4.3.3. Hướng phát triển ..........................................................................................43 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 44 46
MỤC LỤC HÌNH Hình 1: Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính .............................3 Hình 2: Ứng dụng Office 365 .......................................................................................................................4 Hình 3: Ứng dụng soạn thảo văn bản GoogleDocs. .................................................................................5 Hình 4: Hình ảnh website đại diện của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông ...............................................7 Hình 5: Sơ đồ tổ chức quản lý của Trường CĐ CNTT ..................................................................................8 Hình 6: Mô hình Client/Server truyền thống................................................................................................21 Hình 7: Mô hình kiến trúc Client/Server 2 tầng ...........................................................................................22 Hình 8: Mô hình kiến trúc Client/Server 3 tầng ...........................................................................................23 Hình 9: Các thành phần cơ bản của .NET ....................................................................................................23 Hình 10: Các thành phần chính của Microsoft.NET Framewor ...........................................................25 Hình 11: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ..............................32 Hình 12: Lưu đồ tuần tự quản lý soạn thảo văn bản ..............................................................................32 Hình 13: Mô hình tương tác nghiệp vụ soạn thảo văn bản ....................................................................33 Hình 14: Mô hình tương tác tổ chức soạn thảo văn bản ........................................................................33 Hình 15: Mô hình dữ liệu hệ thống ..........................................................................................................33 Hình 16: Sơ đồ tương tác quản lý biểu mẫu soạn thảo văn bản............................................................34 Hình 17: Sơ đồ Mô tả quan hệ dữ liệu .....................................................................................................34 Hình 18: Mô hình triển khai thực tế của phần mềm xử lý văn bản ..............................................35 Hình 19: Mô hình cấu trúc phân tầng tổ chức ứng dụng .................................................................36 Hình 20: Sơ đồ tổ chức dữ liệu hệ thống .................................................................................................37 Hình 21: Giao diện màn hình quản lý đăng nhập hệ thống ...................................................................39 Hình 22: Giao diện thể hiện danh sách nhóm văn bản...........................................................................39 Hình 23: Giao diện tạo khóa và thiết kế biểu mẫu .................................................................................40 Hình 24: Giao diện lựa chọn file biểu mẫu văn bản ...............................................................................40 Hình 25: Giao diện thiết lập các tham số biểu mẫu ................................................................................41 Hình 26: Giao diện kết xuất văn bản dạng word ....................................................................................41
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VÀ TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI CHI TIẾT 1 SOA Service Oriented Architecture 2 LAN Metro Area Network 3 SaaS Software as a Service 4 PaaS Platform as a Service 5 SaaS Software as a Service 6 SQL Structured Query Language 7 UML Unified Modeling Language 8 JVM Java Virtual Machine 9 IIS Internet Information Service 10 HTTPS Hypertext Transport Protocol Security 11 FTP File Tranfer Protocol 12 URL Uniform Resource Locator 13 ASP Active Server Page 14 VB.NET Visual Basic .NET 15 API Application Program Interface 16 UML Unifield Modeling Language 17 CĐCNTT Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin 18 CNTT Công nghệ Thông tin 19 VBHC Văn bản hành chính 20 BM Biểu mẫu 21 QĐ Quyết định 22 CV Công văn 23 TC-HC Tổ chức – Hành chính 24 ĐT&NCKH Đào tạo & Nghiên cứu khoa học 25 KH-TC Kế hoạch - Tài chính 26 CTSV Công tác Sinh viên 27 HTTTKT Hệ thống thông tin kinh tế 28 HTQT Hợp tác Quốc tế 29 KT, ĐBCL&TTGD Khảo thí, Đảm bảo chất lượng và Thanh tra giáo dục 30 VT Văn thư
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1. General information: - Tên đề tài: Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Mã số: T2016-07-09 - Chủ nhiệm đề tài: Trịnh Trung Hải - Cơ quan chủ trì: Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Thời gian thực hiện: Từ tháng 01-2016 đến tháng 12-2016 2. Mục tiêu: - Hỗ trợ biểu mẫu văn bản hành chính giúp cho việc soạn thảo, ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác và đúng quy định; - Triển khai ứng dụng trực tuyến trong hệ thống mạng nội bộ của Trường. - Tổng hợp, lưu trữ cơ sở dữ liệu và kế thừa các văn bản hành chính của trường để tra cứu, thống kê dễ dàng, thuận tiện; 3. Tính mới mẻ và sáng tạo: Đề xuất mô hình kết hợp kiến trúc Client/Server 3 tầng và phương thức truy xuất dữ liệu đối tượng web, để xây dựng hệ thống quản lý và hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. 4. Kết quả nghiên cứu: - Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo và lưu trữ văn bản hành chính nội bộ của Trường CĐ CNTT (Bài báo CITA 2016). - Đề xuất quy trình tổ chức soạn thảo và kiểm duyệt văn bản phù hợp với mô hình quản lý tại đơn vị. 5. Sản phẩm: Xây dựng công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính ứng dụng trong phạm vi toàn trường đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra của đề tài. 6. Hiệu quả, phương thức chuyển giao kết quả nghiên cứu và khả năng áp dụng:  Hiện tại phần mềm đã được triển khai thử nghiệm đạt kết quả: hoạt động tốt trong mạng nội bộ và cho phép kết nối qua mạng internet phục vụ tra cứu thông tin và danh mục văn bản đã ban hành.  Phần mềm có thể áp dụng vào thực tế để hỗ trợ nghiệp vụ soạn thảo văn bản tại các đơn vị thuộc Trường một cách hiệu quả, góp phần tiết kiệm thời gian và giảm chi phí hành chính cho Trường CĐ CNTT. Ngày 15 tháng 12 năm 2016 Cơ quan chủ trì Chủ nhiệm đề tài (ký, họ và tên, đóng dấu) (ký, họ và tên)
LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, với khả năng phát triển vượt bậc của công nghệ mạng máy tính, đặc biệt sự phát triển nhanh chóng của mạng internet đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cuộc sống và xã hội. Vấn đề tin học hóa trong lĩnh vực hành chính hiện đang có sự chuyển biến rõ rệt và mang lại hiệu quả rất tích cực trong việc cải cách hành chính và hướng đến hoàn thiện chính phủ điện tử toàn diện. Ứng dụng mạng máy tính tạo ra các văn phòng điện tử tích hợp hoạt động trực tuyến, cho phép hình thành môi trường làm việc số hiệu quả, hỗ trợ tối đa công tác quản lý hành chính. Văn bản là phương tiện truyền thông chủ yếu trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Công việc soạn thảo văn bản được thực hiện thường xuyên và có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý của Nhà trường. Với mong muốn cải thiện công tác soạn thảo văn bản trong các hoạt động hành chính, đồng thời quản lý, sử dụng hiệu quả hệ thống văn bản đã được ban hành tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng, chúng tôi đã chọn đề tài: “Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin”. Đây là giải pháp để khắc phục những hạn chế trong quá trình soạn thảo văn bản thông qua việc chuẩn hóa các biểu mẫu và thực hiện đúng quy trình soạn thảo, ban hành văn bản. Qua đó cho phép kiểm soát quy trình nghiệp vụ, kết hợp khả năng hỗ trợ công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản hành chính được tốt hơn bằng cách kết hợp các biểu mẫu hành chính theo quy định để tạo ra các văn bản chuẩn hóa sử dụng hiệu quả trong công tác hành chính văn phòng tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. Nội dung của đề tài gồm các phần sau: Chương 1: Giới thiệu tổng quan. Chương 2: Cơ sở lý thuyết. Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống. Chương 4: Kết quả thực nghiệm ứng dụng. 1
1. Lý do chọn đề tài và tình hình nghiên cứu. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin là cơ sở giáo dục đại học thành viên của Đại học Đà Nẵng thuộc khối hành chính sự nghiệp, hệ thống văn bản hành chính của Trường phải tuân thủ theo đúng các quy định, biểu mẫu của Nhà nước, của Bộ Giáo dục & Đào tạo và của Đại học Đà Nẵng. Từ năm 2015 được sự phân cấp của ĐHĐN theo Quy chế đại học vùng, Nhà trường đã trực tiếp triển khai thực hiện các mảng công việc quản lý hành chính nên phát sinh rất nhiều văn bản trong quá trình điều hành hoạt động của Trường. Trên cơ sở đánh giá thực trạng về khả năng soạn thảo văn bản của một số bộ phận thực thi công tác hành chính của Trường còn nhiều hạn chế, nhằm tìm ra giải pháp hỗ trợ công tác soạn thảo văn bản, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính của Trường. Do đó việc ứng dụng công cụ trực tuyến hỗ trợ công tác soạn thảo văn bản hành chính của Trường theo mô hình quản lý phân cấp, dữ liệu tập trung cho tất cả các đơn vị thuộc trường nhằm hỗ trợ tốt hơn công tác chuyên môn nghiệp vụ quản lý hành chính là rất cần thiết. Trên cơ sở hạ tầng CNTT sẵn có của Trường Cao đẳng CNTT gồm hệ thống máy chủ kết nối mạng nội bộ (LAN - Local Area Network) trong toàn trường và đường kết nối internet tốc độ cao sẽ là điều kiện thuận lợi cho việc triển khai một mô hình ứng dụng kết hợp giữa kiến trúc Client/Server 3 tầng và truy xuất dữ liệu qua giao thức web theo hướng dịch vụ (SOA - Service Oriented Architecture) để xây dựng phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính trực tuyến tại Trường. Qua đó tạo điều kiện dễ dàng cho các bộ phận hành chính gồm các phòng, tổ chức năng và các khoa của Trường có thể sử dụng công cụ hỗ trợ nghiệp vụ và lưu trữ dữ liệu tập trung kết nối trực tiếp (Client Group) hoặc thông qua mạng internet (Remote Client) để tra cứu thông tin, dữ liệu về văn bản nội bộ của Trường. 2. Một số nghiên cứu cùng lĩnh vực trong và ngoài nước Vấn đề tin học hóa hỗ trợ công tác quản lý hành chính ngày nay được ứng dụng rất phổ biến, người dùng Internet dễ dàng thực hiện các công cụ tự động trực tuyến hỗ trợ việc soạn thảo và xuất bản nội dung phong phú dưới nhiều hình thức và phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Có rất nhiều phần mềmứng dụng phổ biến và sử dụng rất hiệu quả như: google Docs, Office 365, WordPipe... Mỗi công cụ hỗ trợ đều thể hiện những nét đặc thù riêng của công việc tại đơn vị đó, xin giới thiệu một số 2
công cụ ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến trong nước và quốc tế đã được triển khai như: (1). Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Là phần mềm cho phép sử dụng miễn phí do Trung tâm Thông tin của Bộ Nội vụ phát hành với mục đích thực hiện chuẩn hóa thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản hành chỉnh theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011. Phần mềm có thể sử dụng dữ liệu trên máy tính cá nhân hoặc sử dụng dữ liệu dùng chung trên máy chủ thông qua mạng LAN của các cơ quan, đơn vị soạn thảo, phát hành để phục vụ tra cứu, khai thác và chuẩn hóa công tác văn bản hành chính. Hình 1. Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Tuy nhiên phần mềm trên còn một số hạn chế khi áp dụng vào quản lý hành chính nội bộ của các cơ quan, đơn vị: Hệ cơ sở dữ liệu đóng rất khó sử dụng khi kết nối qua mạng nội bộ để lưu trữ dữ liệu tập trung và khả năng kế thừa, tích hợp dữ liệu. Hệ thống menu rất hạn chế, không linh hoạt, không có tính năng phân quyền, quản lý để hỗ trợ ban hành văn bản. (2). Phần mềm ứng dụng Office 365 Office 365 là dịch vụ “Điện toán đám mây” do Microsoft cung cấp; đáp ứng hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi quy mô; là giải pháp cung cấp tài nguyên CNTT phục vụ cho cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp dưới dạng thuê bao hàng năm. Office 365 mang lại cho doanh nghiệp một Hệ thống thông tin được quản lý theo chế độ thời gian thực, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể tìm kiếm và khai thác thông 3
tin nhanh chóng, kịp thời ra quyết định nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh, vượt qua các thách thức và khó khăn trong bối cảnh kinh tế hiện nay. Hình 2. Ứng dụng Office 365 Hạn chế của ứng dụng này là quá phụ thuộc vào mạng internet, nếu hệ thống mạng có vấn đề thì công cụ này sẽ bị ảnh hưởng rất lớn đến ứng dụng công việc. (3). Ứng dụng google Docs Google Docs là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google, gồm ba bộ ứng dụng: soạn thảo văn bảo, soạn thảo bản tính và soạn thảo trình chiếu. Cho phép người dùng tạo ra các tài liệu trực tuyến và cho phép chia sẻ với người khác cũng như cho phép trình chiếu trực tuyến thời gian thực và tương tác sửa chữa với mọi người. Google Docs đã kết hợp các tính năng của hai dịch vụ Writely và Spreadsheets thành một sản phẩm vào tháng 10 năm 2006. Về mặt bản chất, tất cả chúng ta đều biết rằng Google Docs là bộ tổ hợp các công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu, bao gồm: Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. Bất kỳ văn bản tài liệu hoặc trình chiếu nào được tạo bằng Google Docs (hoặc chuyển định dạng thành Doc) đều được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Google bằng tài khoản của người sử dụng và cho phép người dùng có thể lưu trữ tới 1GB các định dạng dữ liệu chưa được chuyển đổi hoàn toàn miễn phí và lưu lượng thực sự Google hỗ trợ người dùng còn lên tới 10GB (có bao gồm các dịch vụ trực tuyến có trả phí). Không thể phủ nhận tính hữu ích của ứng dụng Google Docs nhưng công cụ này chỉ phù hợp cho việc triển khai sử dụng và chia sẻ các văn bản chung, chưa đáp ứng các yêu cầu thực tế về hỗ trợ công tác soạn thảo văn bản hành chính của Trường. 4
Hình 3. Ứng dụng soạn thảo văn bản GoogleDocs 3. Tính cấp thiết của đề tài Xuất phát từ các hạn chế trong thực tế, từ việc soạn thảo nội dung và trình bày thể thức văn bản không đúng với quy định của nhiều cán bộ, viên chức trong Trường. Bộ phận hành chính của trường thường xuyên ban hành các văn bản nội bộ trong quá trình thực hiện công việc quản lý và điều hành của Nhà trường; Cần có công cụ hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nội bộ của trường nhằm chuẩn hóa văn bản và thực hiện công tác quản lý hành chính một cách nhanh chóng, khoa học; Đảm bảo việc lưu trữ văn bản đã soạn thảo qua hệ thống để phục tra cứu, thống kê và quản lý công văn đi và đến về sau. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nói trên, nhóm chúng tôi đề xuất chọn đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở do Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin quản lý như sau: “Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của Trường CĐ CNTT” 4. Mục đích của đề tài Ứng dụng công cụ tin học để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng. Các mục tiêu cụ thể: - Hỗ trợ biểu mẫu văn bản hành chính giúp cho việc soạn thảo, ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác và đúng quy định; 5
- Triển khai ứng dụng trực tuyến trong hệ thống mạng nội bộ của Trường. - Tổng hợp, lưu trữ cơ sở dữ liệu và kế thừa các văn bản hành chính của trường để tra cứu, thống kê dễ dàng, thuận tiện; 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu - Văn bản hành chính nội bộ thuộc Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. - Quy trình nghiệp vụ xử lý và soạn thảo văn bản hành chính của Trường. - Công cụ tin học hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản. 5.2. Phạm vi nghiên cứu - Quy định về thể thức văn bản và quy trình ban hành văn bản hành chính ứng dụng triển khai tại các đơn vị thuôc Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. - Cho phép tra cứu dữ liệu văn bản thông qua mạng Internet. 6. Nội dung nghiên cứu 6.1. Nghiên cứu lý thuyết - Tìm hiểu các quy định về thể thức ban hành văn bản hành chính - Nghiên cứu phương thức truy xuất dữ liệu và ứng dụng dịch vụ Web - Kỹ thuật lập trình hướng đối tượng trên nền tảng .NET, nguôn ngữ VB.NET 6.2. Nghiên cứu thực nghiệm - Lựa chọn các biểu mẫu văn bản hành chính đúng quy định được sử dụng thông dụng trong quá trình quản lý, điều hành của Nhà trường. - Phân tích, đánh giá quy trình nghiệp vụ soạn thảo,ba n hành văn bản hành chính. - Lập trình ứng dụng và truy xuất dữ liệu hướng web trên môi trường .NET. - Cài đặt và kiểm thử phần mềm 6
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin (CĐ CNTT) được thành lập theo Quyết định số 5553/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Trường chính thức đi vào hoạt động và tuyển sinh khóa đầu tiên từ năm 2006. Trường CĐ CNTT có chức năng đào tạo nhân lực trình độ cao đẳng và nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin. Từ ngày thành lập đến nay, Trường đã không ngừng mở rộng quy mô đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế và quan hệ doanh nghiệp, tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao năng lực đội ngũ, trao đổi giảng viên, đổi mới chương trình, nội dung và phương pháp dạy - học. Trãi qua 10 năm hình thành và phát triển được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo ngành, địa phương cùng sự nỗ lực không ngừng của cán bộ, giảng viên, sinh viên, Nhà trường đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ, đã chắp cánh ước mơ cho nhiều thế hệ sinh viên, cung cấp cho đất nước nguồn nhân lực chất lượng, đóng góp vào sự phát triển kinh tế, xã hội khu vực miền Trung - Tây Nguyên. Hình 4. Hình ảnh website đại diện của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin 7
1.1.2. Sứ mệnh và định hướng phát triển. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng có sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin và ứng dụng trong các lĩnh vực; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của khu vực Miền Trung - Tây Nguyên và cả nước. Toàn thể cán bộ, viên chức và học sinh, sinh viên Trường CĐ CNTT quyết tâm thực hiện mục tiêu xây dựng Nhà trường thành cơ sở giáo dục uy tín, hướng đến thành lập Trường Đại học Công nghệ Thông tin & Truyền thông thuộc Đại học Đà Nẵng. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Hình 5. Sơ đồ tổ chức quản lý của Trường CĐ CNTT 1.1.4. Bộ máy nhân sự của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - ĐHĐN Hiện nay Trường CĐ CNTT có 04 phòng chức năng, 02 Khoa chuyên ngành và 02 tổ trực thuộc với tổng số CBVC là 90 người. Quy mô đào tạo của Trường hiện tại có tổng cộng cho hơn 1.430 sinh viên với 11 chuyên ngành đào tạo. 8
1.2. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG CĐ CNTT 1.2.1. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản hành chính Văn bản hành chính Nhà nước là một khái niệm không thể thiếu trong hoạt động hành chính nói chung và hoạt động quản lý của cơ quan hành chính sự nghiệp giáo dục nói riêng. Hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với công tác soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đóng vai trò, ý nghĩa quan trọng, góp phần vào sự phát triển của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là công tác soạn thảo văn bản hành chính được quan tâm đúng mức, sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động hành chính được thông suốt, góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành trong trường học. Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước, Vì vậy công tác soạn thảo văn bản hành chính là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. 1.2.2. Đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo văn bản hành chính Trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp phần tích cực vào việc đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đặc biệt từ khi có thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn thảo văn bản có phần đi vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và hạn chế trước đây. Trên thực tế có nhiều văn bản đã không phát huy hiệu quả hành chính trong quá trình triển khai, do việc soạn thảo không đảm bảo đúng thể thức trình bày và nội dung không phản ánh được mục đích sử dụng, gây ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành của văn bản. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung không phù hợp, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và công tác quản lý hành chính nói riêng của Trường. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, mặt dù đã có một số quy định về văn bản hành chính và có rất nhiều biểu mẫu, cũng như sự hỗ trợ của nhiều công cụ, thiết 9
bị hiện đại trong công tác văn phòng, nhưng rất nhiều các văn bản hành chính và cá nhân của các CBVC, nhân viên trong trường đã không tuân thủ đúng các quy định về thể thức, văn phong và ngôn ngữ diễn đạt còn nhiều hạn chế. Từ việc xác định thể loại văn bản cần triển khai đến việc trích yếu các quy định làm căn cứ không phù hợp với nội dung cần truyền đạt bằng văn bản, sử dụng các từ viết tắt, viết hoa tùy tiện không nhất quán và không theo quy tắt chính tả, dẫn đến việc truyền đạt thông tin không chính xác, khó hiểu cho người đọc dẫn đến hạn chế trong công tác quản lý hành chính. Nguyên nhân: Nguyên nhân của việc hạn chế trong cách trình bày văn bản có thể do nhiều yếu tố khách quan lẫn chủ quan, nhưng nhìn chung có các nguyên nhân cơ bản sau: Trước hết bắt nguồn từ trình độ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư có vai trò trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu ban hành. Cho nên văn bản trình bày chưa đúng thể thức mà ban hành là trách nhiệm thuộc về cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư chưa làm tốt trách nhiệm của mình còn phụ thuộc vào trình độ hiểu biết và quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan. Nguyên nhân tiếp theo là do việc soạn thảo và ban hành văn bản chưa có quy trình hợp lý. Có nhiều cơ quan Thủ trưởng soạn thảo văn bản xong rồi tự in ra, sau đó giao cho cán bộ văn thư đóng dấu ban hành hoặc có nơi cán bộ văn thư xem văn bản thấy lãnh đạo trình bày chưa đúng thể thức nhưng không dám góp ý sửa lại. Tình trạng soạn thảo văn bản chưa đúng thể thức kéo dài đến nay còn phải nói đến nguyên nhân chưa có cơ chế xử lý văn bản trình bày sai thể thức. Các văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức thì cấp dưới cũng không dám góp ý cho cấp trên. Nếu như cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức văn bản thì cấp trên cũng không có quy định để xử lý. Chính vì vậy mà việc trình bày sai về thể thức kéo dài đến nay vẫn chưa được khắc phục. 1.2.3. Một số giải pháp cải thiện công tác soạn thảo văn bản Để đánh giá một văn bản quản lý hành chính nhà nước có đảm bảo chất lượng, hiệu quả hay không, cần phải xác thông qua một số tiêu chí cơ bản như: văn bản phải được phản ánh đúng nhiệm vụ chính trị của đơn vị; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh được thực tiễn thông qua phạm vi áp dụng; phù hợp với đối tượng cần điều 10
chỉnh. Việc soạn thảo và quản lý văn bản đóng vai trò, ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan quản lý nhà nước trong phạm vi Trường học. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản của Nhà Trường. 1.2.3.1. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản Hệ thống văn bản hành chính là rất đa dạng và phong phú, mỗi thể loại văn bản được áp dụng phù hợp ở các lĩnh vực hoạt động khác nhau và phảo tuân thủ các quy định về thể thức, biểu mẫu thống nhất theo quy định của nhà nước. Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi các bộ phận trong toàn trường phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Nhà trường cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành. Một số biểu mẫu văn bản hành chính thông dụng được sử dụng thường xuyên tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin bao gồm có văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường: Với các văn bản hành chính cá biệt như: Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị và văn bản hành chính thông thường mà Nhà trường thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản (giới thiệu ở Phụ lục 1). Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường. 1.2.3.2. Tuân thủ các nguyên tắt về nội dung văn bản Nội dung của văn bản có vai trò quyết định tính hiệu quả của văn bản, yếu tố nội dung là phần cốt lõi, thể hiện bản chất của một văn bản hành chính. Một văn bản tốt phải đảm bảo về văn phong, cấu trúc và Các tiêu chí yêu cầu: a) Tính mục đích Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở phương diện mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách các cấp uỷ Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên, áp dụng vào giải quyết những công việc cụ thể ở một ngành, một cấp nhất định. Vì vậy, cần 11
nắm vững đường lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hoá chính sách thành pháp luật. Công tác này đòi hỏi giải quyết hợp lý các quan hệ giữa Đảng và Nhà nước, giữa tập thể và cá nhân, giữa cấp trên với cấp dưới, phải đảm bảo công tác bảo mật. b) Tính khoa học Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo: có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, chức năng thông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản. Thông tin văn bản không những phải được truyền đạt rõ ràng, nhanh chóng và đúng đối tượng. Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác, và cập nhật. Bảo đảm sự lô gích về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Trong một văn bản cần khai triển những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa giúp cho cơ quan ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau. Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính-công vụ chuẩn mực. Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông. Đảm bảo tính hệ thống của văn bản (tính thống nhất). Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao. Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp. c) Tính công quyền Như đã trình bày ở trên, văn bản quản lý hành chính có chức năng pháp lý và quản lý, tức là tuỳ theo tính chất và nội dung, ở các mức độ khác nhau văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. ý chí đó thường là những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các hình thức quy phạm pháp luật. Tính công quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản còn phải được ban hành đúng thẩm quyền, tức là chỉ được sử dụng văn bản giải quyết các công việc trong phạm vi thẩm 12