Đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng”

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:54

Thêm vào BST

Báo xấu

453
lượt xem 218
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc. Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng”

Luận Văn Đề Tài: Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng
Më ®Çu Trong nh÷ng n¨m qua nÒn kinh tÕ níc ta ®· vµ ®ang chuyÓn ho¸ m¹nh mÏ sang c¬ chÕ thÞ trêng, theo ®Þnh híng x· héi chñ nghÜa cã sù qu¶n lý cña nhµ níc. Trong c¬ chÕ thÞ trêng, ®Ó thùc hiÖn chiÕn lîc ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n, víng m¾c cßn tån t¹i cña cña chÕ cò. Tõ c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung quan liªu bao cÊp bíc sang c¬ chÕ qu¶n trÞ kinh doanh phï hîp víi c¬ chÕ thÞ trêng. Sau h¬n mêi n¨m ®æi míi nÒn kinh tÕ, níc ta ®· cã nh÷ng thµnh tùu lín t¹o nªn mét bíc ngoÆt lÞch sö trong sù ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt níc. Do vËy c¸c doanh nghiÖp muèn ®øng v÷ng trªn thÞ trêng th× ph¶i n¾m v÷ng ®îc thÞ hiÕu cña ngêi tiªu dïng, gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm ®Ó ®¸p øng nhu cÇu, thÞ hiÕu ®ã. Tuy nhiªn kh«ng ph¶i ngÉu nhiªn mµ cã ®îc sù ph¸t triÓn nh vËy, nã ®ßi hái ph¶i cã sù t duy, lÒ lèi vµ phong c¸ch lµm viÖc trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng. §èi víi mçi doanh nghiÖp vai trß cña ngêi lao ®éng lµ rÊt quan träng, ®©y lµ ®iÒu kiÖn ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mét ngêi l·nh ®¹o tµi n¨ng, quyÕt ®o¸n cã thÓ dÉn tíi doanh nghiÖp vît qua mäi khã kh¨n ®ång thêi cã thÓ doanh nghiÖp ph¸t triÓn, toµn diÖn. ChÝnh v× vËy mµ viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n trÞ lµ v« cïng quan träng. Trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé em nhËn thÊy c«ng ty nµy lµ c«ng ty nhµ níc vèn còng chuyÓn m×nh tõ c¬ chÕ tËp trung quan liªu bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ trêng, ®Ó theo kÞp víi nhÞp ®é ph¸t triÓn cña thêi ®¹i c«ng ty còng ®· cã rÊt nhiÒu sù thay ®æi vÒ ph¬ng thøc kinh doanh cña m×nh, thay ®æi vÒ ph¬ng thøc b¸n hµng, ph¬ng thøc tiªu thô ... tuy nhiªn ho¹t ®éng mua hµng vÉn cha ®ù¬c quan t©m thùc sù. §©y lµ vÊn ®Ò mµ kh«ng chØ cña c«ng ty nµy mµ gÇn nh nã tån t¹i trong hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp quèc doanh. Ho¹t ®éng mua hµng rÊt Ýt ®îc quan t©m ®Õn nh ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp quan t©m ®Õn viÖc mang l¹i lîi nhuËn cho doanh nghiÖp h¬n lµ quan t©m ®Õn tiÕt kiÖm chi phÝ mua hµng. ViÖc mua hµng cha ®îc ®¸nh gi¸ t¬ng xøng víi vÞ trÝ cña nã. Trong khi mua hµng l¹i lµ kh©u tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng, ho¹t ®«ng b¸n hµng cã ®îc tèt hay kh«ng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo ho¹t ®éng mua hµng. H¬n n÷a mua hµng tèt t¹o ®iÒu kiÖn t¨ng lîi nhuËn. ChÝnh v× vËy mµ em ®· chän ®Ò tµi “N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng” lµm ®Ò tµi cho luËn v¨n tèt nghiÖp cña m×nh. §©y lµ mét dÞp tèt ®Ó em cã thÓ hiÓu râ ¬n vÒ ho¹t ®éng qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp kh«ng chØ trªn lý thuyÕt mµ cßn th«ng qua thùc tÕ. Ngoµi phÇn më ®Çu vµ phÇn kÕt luËn ®Ò tµi gåm ba chung lín: Chung 1: c¬ së lý luËn chung vÒ qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp thng m¹i.
Chung 2: Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Chung3 : Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Ch¬ng 1: C¬ së lý luËn chung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i 1.1 Ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i 1.1.1 TÇm quan träng cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i Mua hµng lµ ho¹t ®éng ®Çu tiªn nh»m t¹o ra yÕu tè ®Çu vµo ( ®èi víi doanh nghiÖp th¬ng m¹i yÕu tè ®Çu vµo lµ nguån hµng ) mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi, ®ång bé, ®óng quy c¸ch chñng lo¹i, chÊt lîng, phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng vµ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp. Díi gãc ®é cña nhµ qu¶n trÞ th× mua hµng hoµn toµn tr¸i ngù¬c víi b¸n hµng. NÕu b¸n hµng cã nghÜa lµ t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ vµ dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch lµm t¨ng ý thøc vÒ nhu cÇu ®ã th× mua hµng lµ phñ nhËn hoÆc ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã cho tíi khi t×m ra ®îc ®iÒu kiÖn mua hµng tèt. Thùc chÊt, mua hµng biÓu hiÖn mèi quan hÖ gi÷a ngêi víi ngêi Mua hµng lµ c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô cña c¸c doanh nghiÖp sau khi xem xÐt, t×m hiÓu vÒ chñ hµng vµ cïng víi chñ hµng bµn b¹c, tho¶ thuËn ®iÒu kiÖn mua b¸n, thùc hiÖn c¸c thñ tôc mua b¸n, thanh to¸n vµ c¸c nghiÖp vô giao nhËn, vËn chuyÓn nh»m t¹o nªn lùc lîng hµng ho¸ t¹i doanh nghiÖp víi sè lîng, chÊt lîng, cu cÊu ®¸p øng c¸c nhu cÇu cña dù tr÷, b¸n hµng phôc vô cho kh¸ch hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt. 2
VÞ trÝ cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i Mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp, ®©y lµ kh©u më ®Çu cho lu chuyÓn hµng ho¸, mua ®óng chñng lo¹i, mÉu m·, sè lîng, vµ chÊt lîng th× dÉn ®Õn mua vµ b¸n tèt h¬n. Trong c¬ chÕ thÞ trêng th× b¸n hµng lµ kh©u quan träng nhng mua hµng lµ tiÒn ®Ò t¹o ra lîng hµng ban ®Çu ®Ó triÓn khai toµn bé hÖ thèng kinh doanh cña doanh nghiÖp. VËy nªn mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu quy tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp, mua lµ tiÒn ®Ò ®Ó b¸n vµ ®¹t ®îc lîi nhuËn. Trªn thùc tÕ kh©u b¸n hµng khã h¬n mua hµng nhng hµng vi hay bÞ m¾c sai lÇm nhÊt l¹i lµ hµnh vi mua hµng vµ nghiÖp vô mua hµng cã vÞ trÝ rÊt quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp vµ c¸c nhµ kinh doanh. Mua hµng cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ë chç: - Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp muèn b¸n hµng ra thÞ trêng th× ph¶i cã tiÒn ®Ò vËt chÊt tøc lµ ph¶i cã yÕu tè ®Çu vµo. C¸c yÕu tè ®Çu vµo chÝnh lµ hµng ho¸, nguyªn nhiªn vËt liÖu cña doanh nghiÖp. Mua hµng sÏ gióp cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ trong tay tõ ®ã b¸n ra thÞ trêng. Víi chøc n¨ng mua ®i b¸n l¹i doanh nghiÖp lu«n mong muèn phÊn ®Êu ®Ó mua ®îc hµng ho¸ víi chi phÝ thÊp nhÊt, cã thÓ tho¶ m·n tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng, ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó thu hót kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Môc ®Ých kinh doanh cña doanh nghiÖp lµ t×m kiÕm lîi nhuËn tèi ®a do ®ã ph¶i tÝnh ®Õn mua hµng víi sè lîng vµ gi¸ c¶ hîp lý tr¸nh t×nh tr¹ng hµng thõa hay thiÕu ®Òu kh«ng tèt cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Mua hµng gãp phÇn n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh cho doanh nghiÖp trªn thÞ trêng. §iÒu nµy thÓ hiÖn chi phÝ mua hµng cña doanh nghiÖp (bao gåm c¶ gi¸ mua hµng cña doanh nghiÖp vµ nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng cu¶ doanh nghiÖp nh chi phÝ ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn ... ) sÏ lµm cho gi¸ ®Çu vµo trªn mét ®¬n vÞ cao vµ tõ ®ã lµm cho gi¸ b¸n cao. Trªn thÞ trêng hiÖn nay viÖc c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp thùc chÊt lµ c¹nh tranh vÒ gi¸. Cïng mét lo¹i s¶n phÈm doanh nghiÖp nµo cã gi¸ thÊp h¬n dï chØ rÊt Ýt song còng ®· thu hót ®îc kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Mµ muèn cã gi¸ b¸n thÊp h¬n th× doanh nghiÖp ph¶i mua ®îc hµng tèt h¬n víi chi phÝ thÊp h¬n. Doanh nghiÖp muèn b¸n ®îc hµng tèt th× ph¶i b¾t ®Çu tõ viÖc mua tèt. ViÖc mua hµng tèt cña doanh nghiÖp sÏ gióp cho doanh nghiÖp chiÕm lÜnh ®îc thÞ trêng . - Mua hµng ®¶m b¶o cã ®ñ lîng hµng b¸n ra cho kh¸ch hµng theo ®óng yªu cÇu cña hä. §èi víi doanh nghiÖp th¬ng m¹i khi mua hµng nÕu mua ph¶i hµng kÐm chÊt lîng, kÐm phÈm chÊt, mÉu m·, chñng lo¹i, kÝch cì kh«ng phï hîp, lçi mèt th× kh¸ch hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã. Mµ kh¸ch hµng ®· kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã th× ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng ®¹t hiÖu qu¶. Môc ®Ých cña doanh nghiÖp lµ ph¶i lµm sao ®Ó kh¸ch hµng c¶m thÊy hµi lßng vÒ s¶n phÈm cña m×nh ®Ó thu hót kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng lµ ng¬× cuèi cïng bá tiÒn tói ra ®Ó mua s¶n phÈm cña doanh nghiÖp, lµ ng¬× quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña doanh nghiÖp 3
hay kh«ng. Cho nªn cã kh¸ch hµng th× doanh nghiÖp míi cã ®îc doanh thu vµ thu ®îc lîi nhuËn. Mua hµng phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch hµng, phï hîp víi yªu cÇu kinh doanh gióp cho ho¹t ®éng kinh doanh th¬ng m¹i tiÕn hµnh thuËn lîi, kÞp thêi, ®Èy nhanh ®îc tèc ®é lu chuyÓn hµng ho¸, t¹o ®iÒu kiÖn gi÷ chø tÝn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. Mua hµng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, lu th«ng hµng ho¸, t¹o ra lîi nhuËn trong kinh doanh, n©ng cao ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn tiÕp thu khoa häc kü thuËt cña thÕ giíi. 1.1.2 C¸c ph¬ng ph¸p vµ quy t¾c mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i 1.1.2.1 C¸c ph¬ng ph¸p mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i. a) C¨n cø vµo quy m« mua hµng Mua hµng theo nhu cÇu: Lµ h×nh thøc mua hµng trong cña doanh nghiÖp th¬ng m¹i trong ®ã khi doanh nghiÖp cÇn mua hµng víi sè lîng bao nhiªu th× sÏ tiÕn hµnh mua bÊy nhiªu tøc lµ mçi lÇn mua hµng chØ mua võa ®ñ nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. §Ó cã ®uîc quyÕt ®Þnh l îng hµng sÏ mua trong tõng lÉn, doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo diÔn biÕn thÞ trêng, tèc ®é tiªu thô s¶n phÈm vµ xem xÐt lîng hµng thùc tÕ cña doanh nghiÖp . Lîng b¸n hµng dù kiÕn + tån ®Çu kú + tån cuèi k× Lîng hµng thÝch hîp = mét lÇn mua sè vßng chu chuyÓn hµng ho¸ dù kiÕn Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm sau : + C¬ së ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng ®¬n gi¶n. Nhu cÇu mua hµng ®îc x¸c ®Þnh xuÊt ph¸t tõ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp hay cña c¸c bé phËn, lîng hµng ho¸ dù tr÷ thùc tÕ ®Çu k× vµ kÕ ho¹ch dù tr÷ cho k× b¸n tiÕp theo. + Lù¬ng tiÒn bá ra cho tõng lÇn mua hµng lµ kh«ng lín l¾m nªn gióp cho doanh nghiÖp thu håi vèn nhanh vµ do mua bao nhiªu b¸n hÕt bÊy nhiªu nªn lù¬ng hµng ho¸ dù tr÷ Ýt. Do vËy sÏ tr¸nh ®îc t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, tiÕt kiÖm ®ù¬c chi phÝ b¶o qu¶n, gi÷ g×n hµng ho¸ vµ c¸c chi phÝ kh¸c. §iÒu ®ã lµm t¨ng nhanh tèc ®é chu chuyÓn cña vèn + Qu¸ tr×nh mua hµng diÔn ra nhanh chãng, thuËn lîi nªn gióp cho doanh nghiÖp tr¸nh ®ù¬c nh÷ng rñi ro do biÕn ®éng vÒ gi¸ hay do nhu cÇu vÒ hµng ho¸ thay ®æi, gi¶m thiÓu nh÷ng thiÖt h¹i do thiªn tai ( ho¶ ho¹n, lò lôt ...) hay chiÕn tranh g©y ra. Bªn c¹nh ®ã mua hµng theo nhu cÇu cßn cã nhù¬c ®iÓm cÇn lu ý : + V× lù¬ng hµng mua vÒ Ýt chØ ®ñ b¸n ra ë møc ®é b×nh thêng nªn nÕu viÖc nhËp hµng bÞ trÔ hay hµng b¸n ch¹y h¬n møc b×nh thõ¬ng th× doanh nghiÖp cã nguy c¬ thiÕu hµng. + Chi phÝ mua hµng thõ¬ng cao, doanh nghiÖp kh«ng ®ù¬c hëng c¸c u ®·i mµ ngêi b¸n hµng 4
dµnh cho. Doanh nghiÖp bÞ mÊt c¬ héi kinh doanh trªn thÞ trêng khi trªn thÞ trêng cã c¬n sèt vÒ hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang kinh doanh, lóc ®ã môc tiªu lîi nhuËn cña doanh nghiÖp sÏ kh«ng ®¹t ®ù¬c, doanh nghiÖp sÏ kh«ng thÓ thu ®îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch ”. Mua hµng theo l« lín: Mua hµng theo l« lín lµ lù¬ng hµng mua mét lÇn nhiÒu h¬n nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. Trªn c¬ së dù ®o¸n nhu cÇu trong mét kho¶n thêi gian nhÊt ®Þnh nµo ®ã. Dùa vµo mét sè luËn cø ta cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc sè lîng hµng tèi u cÇn nhËp bëi vËy ta biÕt r»ng tæng chi phÝ cho viÖc nh©p hµng sÏ nhá nhÊt khi chi phÝ lu tr÷ hµng ho¸ b»ng víi chi phÝ mua hµng . NÕu ta gäi : C-Tæng chi phÝ C 1 - Chi phÝ mét lÇn mua hµng C2 - Chi phÝ b¶o qu¶n ®¬n vÞ hµng ho¸ trong mét ®¬n vÞ thêi gian C - Sè lîng ®¬n vÞ hµng ho¸ cÇn thiÕt trong mét ®¬n vÞ thêi gian Q - Sè lîng hµng ho¸ thu mua mét lÇn Gi¶ thiÕt Q kh«ng ®æi vµ sè lîng hµng ho¸ dù tr÷ trong kho b»ng Q/2 th× ta cã: 2*C 1* D C 2 Q= C= C2 * (Q/2) + C 1 *Q/D) C«ng thøc nµy cho ta thÊy lîng hµng nhËp tèi u víi tæng chi phÝ thu mua, b¶o qu¶n lµ thÊp nhÊt. Tõ ®ã cã thÓ thÊy mua theo l« cã nh÷ng u ®iÓm sau : + Chi phÝ mua hµng cã thÓ gi¶m ®îc vµ doanh nghiÖp cã thÓ nhËn ®îc nh÷ng u ®·i cña c¸c nhµ cung cÊp. + Chñ ®éng chän ®îc c¸c nhµ cung cÊp uy tÝn nªn Ýt gÆp rñi ro khi nhËp hµng + Cã thÓ chíp ®îc thêi c¬ nÕu cã nh÷ng “ c¬n sèt ” thÞ trêng, do ®ã cã thÓ thu ®îc lîi nhuËn “ siªu ng¹ch ”. Song nã còng kh«ng tr¸nh ®îc nh÷ng nhîc ®iÓm ph¸t sinh nhÊt ®Þnh ®ã lµ : + Ph¶i sö dông mét lîng vèn hµng ho¸ lín ®iÒu nµy g©y ra nh÷ng khã kh¨n tµi chÝnh cho doanh nghiÖp, lµm gi¶m hiÖu qu¶ sö dông vèn cña doanh nghiÖp + Chi phÝ b¶o qu¶n, b¶o hiÓm hµng ho¸ lín . + Rñi ro ( thiªn tai, mÊt c¾p, l¹c mèt, h¹ gi¸ ) cao . b) C¨n cø vµo h×nh thøc mua TËp trung thu mua : 5
Nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« lín thêng cã nh÷ng bé phËn chuyªn tr¸ch thu mua theo nhãm hµng, mÆt hµng. Ph¬ng ph¸p thu mua nµy cã u ®iÓm lµ tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ nhng nã cã nhîc ®iÓm lµ mua b¸n t¸ch rêi nhau, nhiÒu khi mua hµng vÒ kh«ng b¸n ®îc v× kh«ng phï hîp víi nhu cÇu cña ngêi tiªu dïng. Ph©n t¸n thu mua : Trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp kho¸n cho tõng quÇy hµng, hä ph¶i tù lo vèn vµ nguån hµng kinh doanh. ¦u ®iÓm cña ph¬ng ph¸p nµy lµ n¾m ch¾c ®îc nhu cÇu, thÞ trêng mua vµ b¸n g¾n liÒn nhau. Nhîc ®iÓm lµ sè lîng mua b¸n Ýt, gi¸ c¶ cao, chi phÝ kÝ kÕt t¨ng. Liªn kÕt thu mua ph©n t¸n tiªu thô : §©y lµ h×nh thøc mµ c¸c doanh nghiÖp nhá thêng ¸p dông do ®iÒu kiÖn vèn Ýt, mét sè cöa hµng liªn kÕt víi nhau cïng thu mua hµng ho¸, sau ®ã ph©n phèi l¹i cho c¸c cöa hµng tiªu thô. ¦u ®iÓm cña h×nh thøc mua hµng nµy lµ do mua nhiÒu nªn mua ®îc gi¸ thÊp, tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ vËn chuyÓn trªn mét ®¬n vÞ hµng ho¸, chi phÝ ®i l¹i cña c¸n bé thu mua vµ mét sè chi phÝ kh¸c liªn quan. Nhng còng cã nhîc ®iÓm lµ do mua nhiÒu nªn ph¶i chi phÝ b¶o qu¶n, hao hôt t¨ng, tèc ®é chu chuyÓn vèn chËm . c) C¨n cø vµo thêi h¹n tÝn dông Mua ®Õn ®©u thanh to¸n ®Õn ®ã ( mua thanh to¸n ngay ) theo ph¬ng thøc nµy th× khi nhËn ®îc hµng ho¸ do bªn b¸n giao th× doanh nghiÖp ph¶i lµm thñ tôc cho bªn b¸n Mua giao hµng tríc : sau khi bªn b¸n giao hµng cho doanh nghiÖp, doanh nghiÖp ®· nhËn ®îc hµng ho¸ sau mét thêi gian doanh nghiÖp míi ph¶i thanh to¸n l« hµng ®ã . Mua ®Æt tiÒn tríc nhËn hµng sau : sau khi kÝ hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸ víi nhµ cung cÊp doanh nghiÖp ph¶i tr¶ mét kho¶n tiÒn ( cã thÓ lµ mét phÇn l« hµng hay toµn bé gi¸ trÞ cña l« hµng ) ®Õn thêi h¹n giao hµng bªn b¸n sÏ tiÕn hµnh giao hµng cho bªn mua . d) C¨n cø theo nguån hµng: Mua trong níc:§©y lµ h×nh thøc mua mµ mäi ho¹t ®éng mua cña doanh nghiÖp ®îc tiÕn hµnh trong ph¹m vi mét quèc gia. Nguån hµng ®ã ®îc s¶n xuÊt trong níc. Mua tõ níc ngoµi(nhËp khÈu):§©y lµ h×nh thøc doanh nghiÖp mua hµng tõ níc ngoµi vÒ ®Ó phôc vô cho viÖc kinh doanh ë trong níc. Trong ®ã cã hai h×nh thøc nhËp khÈu: + NhËp khÈu uû th¸c lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty ®ãng vai trß lµm trung gian ®Ó tiÕn hµnh c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ vµ m¸y mãc thiÕt bÞ tõ níc ngoµi vµo ViÖt Nam theo yªu cÇu cña c¸c doanh nghiÖp trong níc. Trong ho¹t ®éng dÞch vô nµy c«ng ty kh«ng cÇn ph¶i sö dông vèn cña m×nh vµ ®îc hëng mét kho¶n gäi lµ phÝ uû th¸c. + NhËp khÈu trùc tiÕp lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty thùc hiÖn tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi tøc lµ tõ viÖc t×m hiÓu thÞ trêng ®Ó mua ®Õn khi b¸n ®îc hµng vµ thu tiÒn vÒ b»ng vèn 6
cña chÝnh m×nh. Víi h×nh thøc nµy c«ng ty sÏ xem xÐt nguån hµng vµ tÝnh to¸n mäi chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu. §ång thêi c«ng ty còng ph¶i tÝnh to¸n gi¸ thµnh thùc tÕ khi hµng ho¸ ®îc chuyÓn tíi tay ngêi mua ®Ó tõ ®ã biÕt ®îc kÕt qu¶ cña viÖc nhËp hµng Cïng víi c¸ch thøc ph©n lo¹i nh trªn cßn cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i kh¸c nh: ph©n lo¹i theo ph¬ng thøc mua theo hîp ®ång, ph¬ng thøc mua trùc tiÕp hay gi¸n tiÕp, ph¬ng thøc mua theo hîp ®ång hay mua theo ®¬n hµng, mua bu«n hay mua lÎ ... Mçi ph¬ng ph¸p trªn ®Òu cã nh÷ng u vµ nhîc ®iÓm riªng nªn c¸c doanh nghiÖp tuú vµo thùc tr¹ng cña m×nh trong tõng thêi ®iÓm, tõng giai ®o¹n nhÊt ®Þnh ®Ó quyÕt ®Þnh xem m×nh nªn theo ph¬ng thøc nµo lµ thuËn tiÖn nhÊt vµ tèt nhÊt. 1.1.2.2) C¸c quy t¾c ®¶m b¶o mua hµng cã hiÖu qu¶. + Quy t¾c mua hµng cña nhiÒu nhµ cung cÊp : doanh nghiÖp nªn lùa chän cho m×nh mét sè lîng nhµ cung cÊp nhÊt ®Þnh. §iÒu ®ã sÏ gióp cho doanh nghiÖp ph©n t¸n ®îc rñi ro bëi ho¹t ®éng mua hµng cã thÓ gÆp nhiÒu rñi ro tõ phÝa nhµ cung cÊp. NÕu nh doanh nghiÖp chØ mua hµng cña mét nhµ cung cÊp duy nhÊt hoÆc mét sè Ýt th× khi rñi ro x¶y ra doanh nghiÖp ph¶i g¸nh chÞu tÊt c¶ vµ rÊt khã kh¾c phôc. Nh÷ng rñi ro x¶y ra trong mua hµng lµ rÊt ®a d¹ng : nã cã thÓ x¶y ra do thÊt b¹i trong kinh doanh hay rñi ro kh¸c mµ b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp gÆp ph¶i nh thiÕu nguyªn vËt liÖu, c«ng nh©n ®×nh c«ng, chiÕn tranh ,do nh÷ng trôc trÆc trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hay do sù bÊt tÝn cña c¸c nhµ cung cÊp. Víi ý nghÜ ph©n t¸n rñi ro, nhiÒu ngêi gäi nguyªn t¾c thø nhÊt lµ nguyªn t¾c “kh«ng bá tiÒn vµo mét tói ”. Ngoµi ra nguyªn t¾c nµy cßn t¹o sù c¹nh tranh gi÷a c¸c nhµ cung cÊp. NÕu hµng ho¸ ®Çu vµo cña doanh nghiÖp chØ ®îc mua tõ mét hay mét sè rÊt Ýt nhµ cung cÊp th× nh÷ng nhµ cung cÊp nµy cã thÓ Ðp gi¸ vµ ¸p ®Æt c¸c ®iÒu kiÖn mua b¸n hµng cho doanh nghiÖp. Khi doanh nghiÖp tá ý ®Þnh mua hµng cña nhiÒu ngêi th× b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp sÏ ®a ra nh÷ng ®iÒu kiÖn hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, giao nhËn, thanh to¸n ®Ó thu hót ngêi mua vÒ phÝa m×nh. Tuy nhiªn khi thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy c¸c doanh nghiÖp cÇn lu ý lµ trong sè c¸c nhµ cung cÊp cña m×nh nªn chän ra mét nhµ cung cÊp chÝnh ®Ó x©y dùng mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, bÒn v÷ng dùa trªn c¬ së tin tëng vµ gióp ®ì lÉn nhau. Nhµ cung cÊp chÝnh lµ nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng cña hä nhiÒu h¬n vµ thêng xuyªn. V× vËy doanh nghiÖp cã thÓ dÔ dµng nhËn ®îc nhiÒu u ®·i tõ phÝa nhµ cung cÊp nµy h¬n so víi nh÷ng kh¸ch hµng kh¸c, thËm chÝ cßn ®îc hä gióp ®ì khi doanh nghiÖp gÆp khã kh¨n ( ®îc hëng tÝn dông m¹i khi thiÕu vèn, ®îc u tiªn mua hµng khi hµng ho¸ khan hiÕm ,...) vµ doanh nghiÖp thêng trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng cña c¸c nhµ cung cÊp. Ngîc l¹i doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i gióp ®ì nhµ cung cÊp khi hä gÆp khã kh¨n. + Quy t¾c lu«n gi÷ thÕ chñ ®éng tríc c¸c nhµ cung cÊp : nÕu ngêi b¸n hµng cÇn ph¶i t¹o 7
ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hay dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch ph¸t triÓn nhu cÇu ®ã ë c¸c kh¸ch hµng cña m×nh, th× ngêi mua hµng l¹i ph¶i lµm ®iÒu ngîc l¹i, tøc lµ ph¶i t×m c¸ch phñ nhËn hay ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã mét c¸ch cã ý thøc cho ®Õn khi t×m ®îc nh÷ng ®iÒu kiÖn mua hµng tèt h¬n. §i mua hµng lµ gi¶i mét sè bµi to¸n víi v« sè rµng buéc kh¸c nhau. Cã nh÷ng “ rµng buéc chÆt ” ( ®iÒu kiÖn kh«ng thÓ nh©n nhîng ®îc ) vµ cã nh÷ng “ rµng buéc láng ” ( ®iÒu kiÖn cã thÓ nh©n nhîng ®îc ). Trong khi ®ã c¸c nhµ cung cÊp lu«n lu«n ®a ra nh÷ng th«ng tin phong phó vµ hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, chÊt lîng, ®iÒu kiÖn vËn chuyÓn vµ thanh to¸n, c¸c dÞch vô sau b¸n ...nÕu kh«ng tØnh t¸o, quyÒn chñ ®éng cña doanh nghiÖp víi t c¸ch lµ ngêi mua sÏ mÊt dÇn vµ sÏ tù nguyÖn trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊp mµ quªn ®i nh÷ng “rµng buéc chÆt ” ®Ó råi ph¶i lo ®èi phã víi c¸c rñi ro. V× vËy ®Ó kh«ng trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊpv× vËy c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt lµ ghi ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c lêi høa cña ngêi b¸n hµng, sau ®ã tæng hîp chóng vµo trong mét hîp ®ång vµ b¾t ngêi b¸n kÝ vµo ®Êy. Lóc nµy ta sÏ buéc ngêi b¸n hµng th ¬ng lîng víi m×nh mét c¸ch chñ ®éng víi nh÷ng ®iÒu kiÖn cã lîi + Quy t¾c ®¶m b¶o “sù hîp lý ” trong t¬ng quan quyÒn lîi gi÷a doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp: nÕu doanh nghiÖp khi mua hµng chÊp nhËn nh÷ng ®iÒu kiÖn bÊt lîi cho m×nh th× sÏ ¶nh hëng xÊu ®Õn hiÖu qu¶ mua hµng vµ cã nguy c¬ bÞ gi¶m ®¸ng kÓ vÒ lîi nhuËn kinh doanh. Ngîc l¹i, nÕu doanh nghiÖp cè t×nh “Ðp ” nhµ cung cÊp ®Ó ®¹t ®îc lîi Ých cña m×nh mµ kh«ng quan t©m ®Õn lîi Ých cña nhµ cung cÊp th× dÔ gÆp trôc trÆc trong viÖc tho¶ thuËn ( kh«ng ®¹t ® îc sù tho¶ thuËn ) vµ thùc hiÖn hîp ®ång ( hîp ®ång cã nguy c¬ kh«ng thùc hiÖn ®îc ). §¶m b¶o sù “ hîp lý ” vÒ lîi Ých kh«ng chØ lµ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n ®Ó doanh nghiÖp vµ nhµ cung cÊp gÆp ®îc nhau vµ cïng nhau thùc hiÖn hîp ®ång, t¹o ch÷ tÝn trong quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, mµ cßn gióp cho doanh nghiÖp gi÷ ®îc sù tØnh t¸o, s¸ng suèt trong ®µm ph¸n, tr¸nh nh÷ng ®iÒu ®¸ng tiÕc cã thÓ x¶y ra. 1.2 )Vai trß cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i. 1.2.1.) Môc tiªu vµ vai trß cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i. +) Kh¸i niÖm: Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, l·nh ®¹o ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng cña doanh nghiÖp th¬ng m¹i nh»m thùc hiÖn môc tiªu b¸n hµng. Qu¸ tr×nh mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng g×? cña ai, víi sè lîng vµ gÝ c¶ nh thÕ nµo. §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p ®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ, cung øng. +Môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i: Do mua hµng lµ kh©u ®Çu tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn, ®Ó c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã hiÖu 8
qu¶ th× môc tiªu c¬ b¶n cña ho¹t ®éng mua hµng lµ ®¶m b¶o an toµn cho b¸n ra, ®¶m b¶o chÊt l îng mua hµng, vµ mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt . - §¶m b¶o an toµn cho b¸n ra thÓ hiÖn tríc hÕt lµ hµng mua ph¶i ®ñ vÒ sè lîng vµ c¬ cÊu tr¸nh t×nh tr¹ng thõa hay thiÕu dÉn ®Õn ø ®äng hµng ho¸ hay gi¸n ®o¹n kinh doanh lµm ¶nh h ëng ®Õn lu th«ng hµng ho¸. MÆt kh¸c hµng mua ph¶i phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng v× kh¸ch hµng lµ ngêi tiªu dïng s¶n phÈm do c«ng ty b¸n ra. C«ng ty cã tån t¹i hay kh«ng phô thuéc vµo kh¸ch hµng. Cuèi cïng lµ ®¶m b¶o sao cho viÖc mua hµng, vËn chuyÓn Ýt gÆp rñi ro ( do giao hµng chËm, ¸ch t¾c trong kh©u vËn chuyÓn ... ). Ch¼ng h¹n nh ®óng vµo thêi ®iÓm nµo ®ã, mét mÆt hµng ®ang lªn” c¬n sèt ” mµ theo ®óng tÝnh to¸n cña doanh nghiÖp hµng sÏ vÒ ®óng vµo thêi ®iÓm ®ã nhng do viÖc giao hµng chËm doanh nghiÖp sÏ mÊt ®i c¬ héi thu ®îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch ” vµ cã thÓ sÏ dÉn ®Õn t×nh huèng doanh nghiÖp mÊt kh¸ch hµng do uy tÝn cña hä bÞ gi¶m sót. - §¶m b¶o chÊt lîng hµng mua vµo thÓ hiÖn ë chç hµng ph¶i cã chÊt lîng mµ kh¸ch hµng cã thÓ chÊp nhËn ®îc. Quan ®iÓm phæ biÕn hiÖn nay trong c¶ s¶n xuÊt, lu th«ng vµ tiªu dïng lµ cÇn cã nh÷ng hµng ho¸ cã chÊt lîng tèi u chø kh«ng ph¶i cã chÊt lîng tèi ®a. ChÊt lîng tèi ®a lµ møc chÊt lîng mµ t¹i ®ã hµng ho¸ ®¸p øng tèt nhÊt mét nhu cÇu nµo ®ã cña ngêi mua vµ nh vËy ngêi b¸n hay ngêi s¶n xuÊt cã thÓ thu ®îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt lîng tèi ®a lµ møc chÊt lîng ®¹t ®îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, møc chÊt lîng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n chÊt lîng tèi u nhng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp cha tèi u - §¶m b¶o mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt nh»m t¹o nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ b¸n hµng. Doanh nghiÖp cã thÓ h¹ gi¸ b¸n thÊp h¬n c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®Ó kÐo kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Chi phÝ mua hµng kh«ng chØ thÓ hiÖn ë gi¸ b¸n mµ cßn thÓ hiÖn ë chç mua hµng ë ®©u, cña ai, sè lîng lµ bao nhiªu ...®Ó chi phÝ giao dÞch, ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn lµ thÊp nhÊt. C¸c môc tiªu trªn kh«ng ph¶i lóc nµo còng thèng nhÊt nhau ®îc v× th«ng th êng ®Ó ®¹t ®îc c¸i nµy con ngêi sÏ ph¶i hy sinh c¸i kh¸c hay mÊt ®i mét thø kh¸c. Ch¼ng h¹n thêng x¶y ra m©u thuÉn gi÷a chÊt lîng vµ gi¸ c¶, chÊt lîng tèt th× gi¸ cao vµ ngîc l¹i. Ngoµi ra môc tiªu mua hµng cßn m©u thuÉn víi c¸c môc tiªu cña c¸c chøc n¨ng kh¸c. V× vËy khi x¸c ®Þnh môc tiªu mua hµng cÇn ®Æt chóng trong tæng thÓ c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp vµ tuú tõng ®iÒu kiÖn cô thÓ mµ x¾p xÕp thø tù u tiªn gi÷a c¸c môc tiªu mua hµng ®¶m b¶o sao cho ho¹t ®éng mua hµng ®ãng gãp tÝch cùc nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh c¸c môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. +) Vai trß cña qu¶n trÞ mua hµng Qu¶n trÞ mua hµng cã ý nghÜa quan träng ®èi víi mét doanh nghiÖp thÓ hiÖn ë chç ph¶i tæ chøc, chØ ®¹o, kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng sao cho mua ®îc hµng thêng xuyªn, ®Òu ®Æn vµ 9
kÞp thêi, cung cÊp hµng ho¸ phï hîp víi nhu cÇu vÒ sè lîng, c¬ cÊu, chñng lo¹i víi chÊt lîng tèt, gi¸ c¶ hîp lÝ. Qu¶n trÞ mua hµng ®îc ph¶n ¸nh th«ng qua viÖc ph©n tÝch c¸c bíc cña qu¸ tr×nh mua hµng ®ã lµ viÖc ph©n tÝch, lùa chän ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng. §©y lµ qu¸ tr×nh phøc t¹p ®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×. Nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh: ®¸nh gi¸ m«i trêng chung hiÖn t¹i vµ t¬ng lai; thùc tr¹ng vÒ cung cÇu hµng ho¸ ®ã trªn thÞ trêng; cu cÊu thÞ trêng cña s¶n phÈm; gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o; thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n; t×nh h×nh tµi chÝnh; l·i suÊt trong níc vµ ngoµi; chi phÝ lu kho vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. Tæ chøc tèt viÖc mua hµng lµ c¬ së ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng vµ nãi réng ra lµ cña doanh nghiÖp. 1.2.2) Néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i §Ó triÓn khai cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng mua hµng, khai th¸c tèt nhÊt nguån hµng phôc vô cho nhu cÇu kinh doanh, c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng. Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch, lùa chän vµ ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua, mua c¸i g× ?, mua bao nhiªu ?, mua cña ai ?, gi¸ c¶ vµ c¸c ®iÒu kiÖn thanh to¸n nh thÕ nµo ? ... Mét ngêi tiªu dïng khi mua hµng còng cã quyÕt ®Þnh nh vËy song qu¸ tr×nh mua hµng cña doanh nghiÖp bao gåm c¸c kh©u ®îc ®Æt trong sù lùa chän lín h¬n ë gãc ®é cña c¸c nhµ doanh nghiÖp víi nhau. §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p ®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch, c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh ®¸nh gi¸ m«i trêng chung, hiÖn t¹i vµ triÓn väng, thùc tr¹ng vÒ cung - cÇu hµng ho¸ trªn thÞ trêng c¬ cÊu thÞ trêng cña s¶n phÈm víi thùc tr¹ng vµ thùc tiÔn th¬ng m¹i, gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o, thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kho¶n, t×nh h×nh vËn t¶i vµ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ ®Æt hµng l¹i, t×nh h×nh tµi chÝnh, l·i suÊt trong níc vµ ngoµi íc, chi phÝ lu kho ... vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. §Ó qu¸ tr×nh mua hµng ® îc tèt c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh mua hµng S¬ ®å qu¸ tr×nh mua hµng trong doanh nghiÖp Tho¶ m·n kh«ng tho¶ m·n 10
a ) X¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng: Mua hµng lµ ho¹t ®éng xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu do vËy tríc khi mua hµng nhµ qu¶n trÞ ph¶i x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu mua hµng cña doanh nghiÖp trong mçi thêi k×. Thùc chÊt cña giai ®o¹n nµy lµ tr¶ lêi cho c©u tr¶ lêi lµ mua c¸i g× vµ mua bao nhiªu. §Ó x¸c ®Þnh xem m×nh cÇn mua c¸i g× th× doanh nghiÖp ph¶i ®i nghiªn cøu t×m hiÓu xem kh¸ch hµng cÇn g×, n¾m ch¾c nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó tho¶ m·n. Nghiªn cøu thÞ trêng gióp cho c¸c doanh nghiÖp x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®îc tæng cung hµng ho¸, ®©y lµ kÕ ho¹ch t¹o nguån vµ mua hµng. §ång thêi x¸c ®Þnh cô thÓ lîng cung cña tõng khu vùc, tõng chñng lo¹i ®Ó lùa chän chñ hµng, ph¬ng thøc mua hµng phï hîp, ®¶m b¶o sè lîng, lo¹i hµng mua, thêi gian mua phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp, t¹o ra lîi nhuËn hîp ph¸p, hiÖu qu¶. Nhu cÇu mua hµng ®îc x¸c ®Þnh tríc hÕt lµ c¨n cø vµo nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong k× kinh doanh. Trªn thùc tÕ ngêi ta thêng dùa vµo c«ng thøc c©n ®èi M + D dk = B + D ck + Dhh Trong ®ã : M- Lîng hµng ho¸ cÇn mua vµo trong toµn bé k× kinh doanh B – Lîng hµng b¸n ra ( theo kÕ ho¹ch ) cña doanh nghiÖp trong k× D dk- Lîng hµng ho¸ tån kho cña doanh nghiÖp ®Çu k× kinh doanh D ck – Lîng hµng ho¸ dù tr÷ cuèi k× ( kÕ ho¹ch ) ®Ó chuÈn bÞ cho k× kinh doanh tiÕp theo. Dhh: §Þnh møc hao hôt ( nÕu cã ) Tõ c«ng thøc c©n ®èi cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu mua vµo trong k× nh sau: M = B + D ck – D dk C«ng thøc trªn ®îc dïng ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua vµo cña tõng mÆt hµng. Tæng lîng hµng mua vµo cña doanh nghiÖp b»ng tæng c¸c lîng hµng mua vµo cña tõng mÆt hµng ViÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng sÏ gióp doanh nghiÖp cã ®îc lîng hµng tèi u mµ doanh nghiÖp sÏ mua tõ ®ã míi cã thÓ t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp cho phï hîp . b ) T×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. Thùc chÊt lµ ®Ó tr¶ lêi c©u hái mua cña ai. §Ó thùc hiÖn ®îc môc tiªu trªn doanh nghiÖp ph¶i ®i t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. C©u hái ®Æt ra lµ doanh nghiÖp sÏ t×m ë ®©u vµ nh thÕ nµo. Cã rÊt nhiÒu c¸ch mµ doanh nghiÖp th¬ng m¹i cã thÓ t×m kiÕm nh÷ng nhµ cung cÊp tiÒm tµng. Doanh nghiÖp cã thÓ t×m kiÕm c¸c nhµ cung øng th«ng qua c¸c b¹n hµng, héi chî, triÓn l·m, c¸c t¹p chÝ, c¸c ph¬ng tiÖn truyÒn th«ng, qua m¹ng ... Khi lùa chän c¸c nhµ cung cÊp cÇn vËn dông mét c¸ch s¸ng t¹o nguyªn t¾c “ kh«ng nªn chØ cã mét nhµ cung cÊp ”. Muèn vËy ph¶i nghiªn cøu toµn diÖn vµ kÜ c¸c nhµ cung cÊp tríc khi ®a ra quyÕt ®Þnh chän lùa, ph¶i ®¸nh gi¸ ®îc kh¶ 11
n¨ng hiÖn t¹i vµ tiÒm Èn cña hä trong viÖc cung øng hµng ho¸ cho doanh nghiÖp. ViÖc lùa chän nhµ cung cÊp víi gi¸ rÎ nhÊt còng nh víi chi phÝ vËn t¶i nhá nhÊt ¶nh hëng kh«ng nhá tíi gi¸ thµnh s¶n phÈm, lµm t¨ng lîi nhuËn. V× vËy viÖc lùa chän nhµ cung cÊp cã ý nghÜa rÊt quan träng ®èi víi nhµ qu¶n trÞ. Cã nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau vÒ lùa chän nhµ cung cÊp. Quan ®iÓm truyÒn thèng cho r»ng ph¶i thêng xuyªn chän nhµ cung cÊp v× cã nh thÕ míicã thÓ lùa chän ®îc nhµ cung cÊp víi gi¸ c¶ ®em l¹i víi chi phÝ thÊp nhÊt. Hä thêng thay ®æi nhµ cung cÊp b»ng c¸c biÖn ph¸p: thêng xuyªn tÝnh to¸n lùa chän ngêi cÊp hµng, tæ chøc ®Êu thÇu cho mçi lÇn cÊp hµng... Cã quan ®iÓm hoµn toµn ngîc l¹i: th«ng qua marketing lùa chän ngêi cÊp hµng thêng xuyªn cÊp hµng víi ®é tin cËy cao, chÊt lîng ®¶m b¶o vµ gi¸ c¶ hîp lý... §Ó x¸c ®Þnh vµ lùa chän nhµ cÊp hµng ph¶i cã sè liÖu vÒ sè lîng ngêi, gi¸ c¶, chÊt lîng, chñng lo¹i, ®iÒu kiÖn thanh to¸n, h×nh thøc tiÒn tÖ thanh to¸n, gi¶m gi¸... cña tõng ngêi cung cÊp cô thÓ ®ång thêi ph¶i thu thËp, ph©n tÝch c¸c sè liÖu vÒ qu·ng ®êng, ph¬ng thøc thanh to¸n vµ ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn, hÖ thèng kho tµng, ph¬ng thøc kiÓm tra, giao nhËn hµng ho¸ ... Ngoµi ra cÇn ph¶i xem xÐt vÒ kü thuËt cña nguyªn vËt liÖu cung øng, tuæi thä cña nguyªn vËt liÖu, sù tin cËy ®èi víi ngêi cÊp hµng, tÝnh râ rµng minh b¹ch cña ngêi cung cÊp ... tõ ®Êy t×m kiÕm nhµ cung cÊp tèi u. Cã hai lo¹i nhµ cung cÊp chñ yÕu: ngêi cung cÊp ®· s½n cã trªn thÞ trêng vµ ngêi cung cÊp míi xuÊt hiÖn. Nh÷ng ngêi cung cÊp míi xuÊt hiÖn thêng tù t×m ®Õn giíi thiÖu xin ®îc cung cÊp hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang cã nhu cÇu. Con ®êng t×m ®Õn cña nhµ cung cÊp cã thÓ trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Doanh nghiÖp còng cã thÓ tù t×m ®Õn nhµ cung cÊp th«ng qua héi chî triÓn l·m, qua giíi thiÖu, qua t¹p chÝ, qua niªm qi¸m, qua gäi thÇu ... Qua ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn cung øng so s¸nh vµ c©n nh¾c nh÷ng ngêi cÊp hµng, doanh nghiÖp cã thÓ chän ngêi cÊp hµng cho m×nh. C¸c nguyªn t¾c lùa chän ®îc ®Æt ra c©n nh¾c lµ: + NÕu lùa chän qu¸ Ýt nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng víi sè lîng mua nhiÒu doanh nghiÖp cã lîi thÕ mua hµng víi gi¸ u ®·i, vÒ l©u dµi cã thÓ trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng... nhng l¹i cã h¹n chÕ lµ rñi ro cao khi nhµ cung cÊp gÆp r¾c rèi kh«ng cã ®ñ hµng hoÆc kh«ng cã hµng cung cÊp cho doanh nghiÖp trong trêng hîp ®ã doanh nghiÖp sÏ kh«ng kÞp chuÈn bÞ ®ñ hµng ®Ó b¸n, ®«i khi bÞ Ðp gi¸ ... + Ngîc l¹i nÕu lùa chän nhiÒu nhµ cung cÊp cho m×nh cã u ®iÓm lµ gi¶m ®îc ®é rñi ro, tr¸nh ® îc sù Ðp gi¸ ... nhng l¹i cã h¹n chÕ lµ kh«ng ®îc gi¶m gi¸ do mua Ýt, doanh nghiÖp khã trë thµnh b¹n hµng truyÒn thèng, tÝnh æn ®Þnh vÒ gi¸ c¶ vµ chÊt lîng kh«ng cao ... c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn cã sù lùa chän hîp lý. Ngoµi ra c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn chó ý ®Õn vÊn ®Ò sau: 12
+ §èi víi nh÷ng mÆt hµng mµ doanh nghiÖp ®ang s½n cã nhµ cung øng ( tøc lµ nh÷ng mÆt hµng doanh nghiÖp ®ang kinh doanh ) th× viÖc cã cÇn ph¶i t×m kiÕm c¸c nhµ cung cÊp míi hay kh«ng cÇn ph¶i dùa trªn nguyªn t¾c “ nÕu c¸c nhµ cung cÊp cßn lµm cho chóng ta hµi lßng th× cßn tiÕp tôc mua hµng cña hä ” + §èi víi nh÷ng hµng ho¸ míi ®îc ®a vµo danh môc mÆt hµng kinh doanh cña doanh nghiÖp hoÆc trong trêng hîp ph¶i t×m kiÕm nhµ cung cÊp míi th× cÇn ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu kÜ c¸c nhµ cung cÊp trªn c¸c mÆt sau. Sù ®¸nh gi¸ ®îc thùc hiÖn b»ng c¸c tiªu chuÈn theo thø tù u tiªn mµ doanh nghiÖp quy ®Þnh, ph¬ng ph¸p nµy cßn ®îc dïng ®Ó ®¸nh gi¸ thêng xuyªn nhµ cung cÊp hiÖn t¹i cña doanh nghiÖp. Tuú thuéc vµo tõng mÆt hµng, vÞ trÝ cña nã trªn thang s¶n phÈm mµ doanh nghiÖp quyÕt ®Þnh cã ph¶i lùa chän kÜ c¸c nhµ cung cÊp hay kh«ng, ë møc ®é nµo. Sau khi lùa chän ®îc nhµ cung cÊp tèt nhÊt doanh nghiÖp nªn tiÕn hµnh th¬ng lîng vµ ®Æt hµng. C ) Th¬ng lîng vµ ®Æt hµng. Sau khi ®· cã trong tay nhµ cung cÊp doanh nghiÖp tiÕn hµnh th¬ng lîng vµ ®Æt hµng ®Ó ®i ®Õn kÝ kÕt hîp ®ång mua b¸n víi nhµ cung cÊp. Trong ®ã, th¬ng luîng gi÷ mét vÞ trÝ quan träng ¶nh hëng tíi quyÕt ®Þnh mua hµng. Môc tiªu cña qu¸ tr×nh th¬ng lîng bao gåm: - C¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt cña hµng ho¸ cÇn mua vÒ mÉu m·, chÊt lîng, ph¬ng tiÖn vµ ph¬ng ph¸p kiÓm tra. - Gi¸ c¶ vµ sù giao ®éng vÒ gÝa c¶ khi gi¸ c¶ trªn thÞ trêng lóc giao hµng cã biÕn ®éng - X¸c ®Þnh ph¬ng thøc thanh to¸n ngay, chuyÓn kho¶n, tÝn dông chøng tõ… vµ x¸c ®Þnh thêi h¹n thanh to¸n. Khi ®· tham gia ®µm ph¸n th¬ng lîng víi c¸c ®èi t¸c, doanh nghiÖp ph¶i lùa chän nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt. Cã nh vËy, doanh nghiÖp míi ®¹t ®îc c¸c môc ®Ých cña m×nh trong ®µm ph¸n. Sau khi ®· tho¶ thuËn c¸c ®iÒu kiÖn trong bíc th¬ng lîng nÕu chÊp nhËn, doanh nghiÖp cÇn tiÕn hµnh kÝ kÕt hîp ®ång hay ®¬n hµng b»ng v¨n b¶n. §©y lµ c¬ së ®Ó c¸c bªn cïng thùc hiÖn theo vµ khi x¶y ra tranh chÊp th× nã lµ b»ng chøng ®Ó ®a ra träng tµi kinh tÕ. Hîp ®ång ®¬n hµng ph¶i ®îc lËp thµnh nhiÒu b¶n ( Ýt nhÊt lµ hai b¶n) . Hîp ®ång mua hµng ph¶i thÓ hiÖn nh÷ng néi dung sau: Tªn, ®Þa chØ cña c¸c bªn mua- b¸n hoÆc ngêi ®¹i diÖn cho c¸c bªn. Tªn, sè lîng, quy c¸ch, phÈm chÊt cña hµng ho¸. §¬n gi¸ vµ ph¬ng ®Þnh gi¸. Ph¬ng ph¸p vµ ®iÒu kiÖn giao nhËn. §iÒu kiÖn vËn chuyÓn. 13
Phung thøc vµ ®iÒu kiÖn thanh to¸n( thêi h¹n thanh to¸n, h×nh thøc vµ ph¬ng thøc thanh to¸n, c¸c ®iÒu kiÖn u ®·i trong thanh to¸n nÕu cã) d) Theo dâi vµ kiÓm tra giao nhËn hµng: ViÖc giao nhËn hµng ®îc thùc hiÖn trªn c¬ së hîp ®ång tuy nhiªn cÇn ®«n ®èc, thóc giôc c¸c nhµ cung cÊp nhanh chãng chuyÓn hµng ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng hµng ®Õn chËm lµm ¶nh hëng tíi ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp, lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh lu th«ng. CÇn gi¸m s¸t, theo dâi toµn bé qu¸ tr×nh giao hµng xem bªn cung cÊp cã thùc hiÖn ®óng c¸c ®iÒu kiÖn ghi trong hîp ®ång kh«ng. Cô thÓ : + Hµng ho¸ nhËp kho ph¶i nghiÖm thu cÈn thËn : lµm tèt kh©u nµy hay kh«ng sÏ ¶nh hëng ®Õn kinh doanh sau nµy cña doanh nghiÖp, ng¨n ngõa thÊt tho¸t tµi s¶n, ng¨n chÆn c¸c hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt vµo tay ngêi tiªu dïng nh»m n©ng cao uy tÝn cña c«ng ty . + KiÓm tra sè lîng : c¨n cø vµo hîp ®ång thu mua, ®èi chiÕu chøng tõ, kiÓm tra kiÖn hµng, kiÓm kª sè lîng. NÕu kh«ng cã g× sai sãt kÝ vµo biªn b¶n nhËn hµng . + KiÓm tra chÊt lîng : c¨n cø vµo hîp ®ång mua hµng vµ ®¬n hµng kiÓm tra tªn hµng ho¸, mÉu m·, chÊt lîng. NÕu ph¸t hiÖn hµng ho¸ vµ ®¬n hµng kh«ng phï hîp nh hµng bÞ háng, bao b× bÞ thñng, tõ chèi nhËn hµng ®ång thêi lËp biªn b¶n vµ b¸o ngay cho ngêi cung cÊp . Sau khi lµm thñ tôc nhËp hµng ho¸ xong ngêi qu¶n lÝ kho hµng kÝ vµo biªn b¶n nhËp hµng, kho gi÷ mét b¶n, kÕ to¸n gi÷ mét b¶n, göi mét b¶n cho ngêi cung cÊp, ®Õn ®©y qu¸ tr×nh thu mua kÕt thóc . e) §¸nh gi¸ kÕt qu¶ thu mua: Sau mçi lÇn kÕt thóc hîp ®ång mua hµng, doanh nghiÖp cÇn tæ chøc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ mua hµng. C¬ së cña viÖc ®¸nh gi¸ lµ nh÷ng môc tiªu mua hµng ®îc x¸c ®Þnh ngay tõ ®Çu còng nh møc ®é phï hîp cña ho¹t ®éng mua hµng víi môc tiªu b¸n hµng vµ môc tiªu tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. Cã thÓ x¶y ra hai trêng hîp : + Trêng hîp 1 : NÕu tho¶ m·n nhu cÇu nghÜa lµ ngêi cung cÊp ®¸p øng ®îc c¸c cho nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó cho ®Çu vµo ®îc æn ®Þnh. Nh vËy quyÕt ®Þnh mua hµng cña doanh nghiÖp lµ cã kÕt qu¶ vµ cã hiÖu qu¶ . + Trêng hîp 2 : NÕu kh«ng tho¶ m·n th× quyÕt ®Þnh mua hµng cña doanh nghiÖp lµ sai lÇm, doanh nghiÖp ph¶i tiÕp tôc t×m kiÕm l¹i nhµ cung cÊp míi, t×m ra vµ kh¾c phôc nh÷ng sai sãt ®Ó tr¸nh ph¹m ph¶i sai lÇm ®ã . ViÖc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng ph¶i lµm râ nh÷ng thµnh c«ng còng nh nh÷ng mÆt tån t¹i cña ho¹t ®éng mua hµng, ®o lêng sù ®ãng gãp cña c¸c thµnh viªn, tõng bé phËn cã liªn quan, ®ång thêi lµm râ tr¸ch nhiÖm cña mçi c¸ nh©n vµ mçi bé phËn. Trªn ®©y lµ tÊt c¶ qu¸ tr×nh mua hµng cña doanh nghiÖp, ho¹t ®éng qu¶n trÞ lu«n g¾n liÒn 14
víi tõng bíc cña qu¸ tr×nh nµy tõ kh©u khëi ®iÓm ®Õn kh©u kÕtthóc. BÊt kÓ mét sai sãt nµo cña nhµ qu¶n trÞ còng ®Òu ¶nh hëng ®Õn kÕt qu¶ mua hµng, tõ ®ã ¶nh hëng ®Õn kÕt qu¶ b¸n ra cña doanh nghiÖp . 1.3 Sù cÇn thiÕt vµ ph¬ng híng c¬ b¶n nh»m n©ng cao c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng. 1.3.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i n©ng cao c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i. Trong ®iÒu kiÖn kinh doanh ngµy nay c¸c doanh nghiÖp lu«n ph¶i chÞu søc Ðp c¹nh tranh rÊt nhiÒu chÝnh v× vËy ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i t×m c¸ch lµm sao duy tr× ®îc ho¹t ®éng kinh doanh trong ®iÒu kiÖn ®ã ®ång thêi doanh nghiÖp ph¸t triÓn ®i lªn. H¬n n÷a ®ßi hái cña kh¸ch hµng ngµy cµng cao lu«n cã sù thay ®æi trong mua b¸n hµng ho¸. ChÝnh v× vËy viÖc n©ng cao c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng lµ mét trong c¸c gi¶i ph¸p gióp doanh nghiÖp ®¹t ®îc hiÖu qu¶ kinh doanh cña m×nh. H¬n n÷a viÖc t¹o nguån hµng lµ nghiÖp vô ®Çu tiªn më ®Çu cho ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Muèn cã s¶n phÈm ®em b¸n trªn thÞ trêng th× ph¶i cã hµng ho¸ ®Çu vµo. Tuy nhiªn kh«ng ph¶i lóc nµo doanh nghiÖp còng cã ®ñ hµng ®Ó b¸n. Trong nhiÒu trêng hîp doanh nghiÖp cã thÓ kh«ng mua ®îc hµng ®Ó b¸n . - N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng gãp phÇn n©ng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh vµ uy tÝn cña doanh nghiÖp trªn thÞ thÞ trêng. ViÖc lËp kÕ ho¹ch mua hµng chÝnh x¸c gióp cho doanh nghiÖp cã thÓ t¨ng nhanh vßng chu chuyÓn vèn, ®em l¹i hiÖu qu¶ sö dông vèn. Së dÜ nh vËy v× viÖc lËp kÕ ho¹ch mua hµng ®îc c¨n cø trªn møc tiªu thô s¶n phÈm, do ®ã s¶n phÈm mua hµng sÏ ®îc cung øng hÕt kh«ng cßn t×nh tr¹ng ø ®äng hµng ho¸, ®ång vèn lu ®éng ®îc lu chuyÓn nhanh. MÆt kh¸c khi doanh nghiÖp cã mèi quan hÖ tèt víi nhµ cung øng, doanh nghiÖp cã thÓ mua hµng víi gi¸ rÎ h¬n, nh vËy gi¸ thµnh sÏ thÊp vµ doanh nghiÖp cã kh¶ n¨ng c¹nh tranh so víi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh qua gi¸ thµnh. H¬n n÷a qu¶n trÞ tèt mua hµng cßn gióp cho doanh nghiÖp gi¶m thiÓu chi phÝ ph¸t sinh do hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt, chi phÝ b¶o qu¶n, chi phÝ kho b·i, chi phÝ hao hôt ngoµi ®Þnh møc … kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp cßn thÓ hiÖn ë uy tÝn cña doanh nghiÖp trong viÖc kÞp thêi cung øng ra thÞ trêng khi cã nhu cÇu, mµ muèn lµm ®îc ®iÒu ®ã th× b¾t buéc c¸c doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lÝ tèt ho¹t ®éng mua hµng. - N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cßn gióp cho doanh nghiÖp ®¶m b¶o tÝnh thêng xuyªn, ®Òu ®Æn cña ho¹t ®éng kinh doanh. Ngay tõ kh©u ®Çu tiªn cña ho¹t ®éng mua hµng nÕu doanh nghiÖp kh«ng qu¶n lÝ tèt ho¹t ®éng mua hµng sÏ bÞ chËm trÔ. Ch¼ng h¹n khi mua hµng doanh nghiÖp kh«ng thóc giôc bªn b¸n chuÈn bÞ giao hµng ®óng hÑn, cã thÓ hµng ho¸ sÏ bÞ giao chËm so víi dù kiÕn. HoÆc doanh nghiÖp kh«ng tæ chøc kiÓm tra kÜ lìng sè lîng 15
vµ chÊt lîng hµng ho¸ tríc khi giao nhËn, sau khi giao nhËn vÒ kho doanh nghiÖp míi ph¸t hiÖn ra thiÕu hµng, hµng hãa kÐm phÈm chÊt doanh nghiÖp míi tr¶ cho bªn b¸n lµm lì hµng ho¸ ®Ó b¸n ra cho kh¸ch hµng, doanh nghÞªp sÏ mÊt ®i lîi nhuËn vµ uy tÝn cña m×nh. Ngoµi ra, doanh nghiÖp cã thÓ ph¶i mÊt c«ng t×m kiÕm nhµ cung øng míi. Khi qu¶n lÝ dù tr÷, nh©n viªn kho sÏ ¶nh hëng ®Õn khèi lîng hµng ho¸ dù tr÷ cho chu k× kinh doanh tiÕp theo hoÆc kh«ng lµm tèt kh©u nghiÖp vô vÒ kh©u dù tr÷ lµm hµng ho¸ bÞ háng hãc, kh«ng gi÷ ®îc chÊt lîng, g©y mÊt m¸t hµng ho¸ lµm tæn thÊt lín cho doanh nghiÖp. TÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng mua hµng v× môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. - N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng gióp cho ho¹t ®éng tµi chÝnh cña doanh thuËn lîi nh viÖc thu håi vèn nhanh…Do ®ã khi lËp kÕ ho¹ch mua hµng doanh nghiÖp dùa trªn c¬ së møc tiªu thô s¶n phÈm, do ®ã s¶n phÈm cung øng sÏ ®îc tiªu thô hÕt kh«ng cßn t×nh tr¹ng hµng ho¸ bÞ ø ®äng nÕu cã th× kh«ng ®¸ng kÓ. §ång vèn quay vßng nhanh. MÆt kh¸c khi doanh nghiÖp cã mèi quan hÖ tèt víi nhµ cung øng cã thÓ mua ®îc hµng ho¸ víi gi¸ rÎ h¬n, ® îc u tiªn trong trêng hîp hµng hãa khan hiÕm hay nªn c¬n sèt nh vËy doanh nghiÖp sÏ tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ kinh doanh hay cã thÓ thu ®îc lîi nhuËn. - N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã t¸c dông ®èi víi lÜnh vùc s¶n xuÊt hay nhËp khÈu. Nã ®¶m b¶o thÞ trêng cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ ®Ó cung øng t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó æn ®Þnh nguån hµng cung øng víi c¸c ®¬n vÞ kinh doanh. 1.3.2) C¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng . §Ó ho¹t ®éng mua hµng ®¹t hiÖu qu¶ cao th× c¸c nhµ qu¶n trÞ kh«ng chØ hiÓu râ vÒ qu¸ tr×nh qu¶n trÞ mua hµng mµ cßn cÇn ph¶i n¾m râ c¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi qu¸ tr×nh qu¶n trÞ mua hµng còng nh c¸c quy t¾c ®Ó ®¶m b¶o mua hµng cã hiÖu qu¶. §Ó ho¹t ®éng b¸n hµng ®îc tèt th× qu¸ tr×nh mua hµng ph¶i theo s¸t nhu cÇu ngêi tiªu dïng díi gãc ®é c¬ héi ®îc lùa chän ng ¬× mua, sè lîng cña ngêi mua, sù quan t©m cña ngêi b¸n víi ngêi mua ®èi víi hµng ho¸ cña doanh nghiÖp c¬ cÊu tiªu dïng cña ngêi mua ®èi víi chi phÝ cña doanh nghiÖp, nhu cÇu t¨ng gi¶m hµng ho¸ tiªu dïng, sù kh¸c l¹ cña hµng ho¸, sù nh¹y c¶m vÒ gi¸ cña ngêi mua, sù liªn quan vÒ gi¸ ®èi víi doanh thu cña doanh nghiÖp, lîi Ých cña ngêi mua vµ vai trß quyÕt ®Þnh cña ngêi mua s¾m. Bªn c¹nh ®ã cßn cã mét lo¹t c¸c t¸c nh©n g©y ¶nh hëng ®èi víi mua hµng, cêng ®é c¹nh tranh cña c¸c doanh nghiÖp hiÖn t¹i, søc Ðp do c¸c nhµ c¹nh tranh míi vµ ngay trong néi t¹i cña ho¹t ®éng mua hµng. Cã rÊt nhiÒu nh©n tè ¶nh hëng tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng mua hµng. Sau ®©y lµ mét sè nh©n tè chÝnh : a ) C¸c nh©n tè bªn trong ¶nh hëng tíi c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng .  KÕ ho¹ch vµ t×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ : + ChiÕn lîc kinh doanh: ChiÕn lîc kinh doanh cã vai trß quan träng ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh 16
nghiÖp. Doanh nghiÖp ®Æc biÖt coi träng qu¶n lÝ ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh theo chiÕn lîc. Bëi v× chiÕn lîc kinh doanh gióp doanh nghiÖp thÊy râ môc ®Ých, híng ®i cña m×nh. ChiÕn lîc kinh doanh gióp doanh nghiÖp n¾m b¾t ®îc c¬ héi trªn thÞ trêng vµ t¹o ®îc lîi thÕ c¹nh tranh trªn th¬ng trêng b»ng c¸c nguån lùc cã h¹n cho doanh nghiÖp víi kÕt qu¶ cao nh»m ®¹t ®îc môc tiªu ®Ò ra. Do ®ã chiÕn lîc kinh doanh cã ¶nh hëng rÊt lín ®Õn qu¸ tr×nh mua hµng do ®ã qu¶n trÞ mua hµng còng ph¶i phô thuéc vµo chiÕn lîc, tuú theo chiÕn lîc trong tõng giai ®o¹n mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng ®a ra kÕ ho¹ch mua hµng hîp lÝ. + ChÝnh s¸ch s¶n phÈm : C©u hái ®Çu tiªn khi doanh nghiÖp b¾t tay vµo kinh doanh lµ doanh nghiÖp sÏ b¸n c¸i g×? cho ®èi tîng tiªu dïng nµo? Lùa chän ®óng mÆt hµng kinh doanh, cã chÝnh s¸ch mÆt hµng ®óng ®¶m b¶o cho tiªu thô hµng hãa cña doanh nghiÖp. Muèn ®¹t ®îc kÕt qu¶ trong kinh doanh ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i cã mét chÝnh s¸ch s¶n phÈm hîp lÝ nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, h¹n chÕ rñi ro ®Õn møc thÊp nhÊt. Khi cã chÝnh s¸ch s¶n phÈm doanh nghiÖp sÏ h×nh thµnh ®îc ph¬ng híng kinh doanh, ®Çu t nghiªn cøu ®óng híng. Víi mçi s¶n phÈm lu«n g¾n liÒn víi mét chu k× sèng nhÊt ®Þnh nªn ®Ó cã mét chÝnh s¸ch s¶n phÈm ®óng ®¾n th× doanh nghiÖp ph¶i ®i nghiªn cøu chu k× sèng cña s¶n phÈm nh»m x¸c ®Þnh xem s¶n phÈm ®ã ®ang ë giai ®o¹n nµo cña chu k× sèng. MÆt kh¸c víi mçi s¶n phÈm doanh nghiÖp ph¶i ®i nghiªn cøu xem t×nh h×nh tiªu thô cña s¶n phÈm ®ã trªn thÞ trêng vµ cña b¶n th©n doanh nghiÖp ®ã nh nµo. + KÕ ho¹ch chi tiÕt : Sau khi x¸c ®Þnh nhu cÇu trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh mua hµng nhµ qu¶n trÞ ph¶i ®a ra ® îc mét kÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt, ph¶i lùa chän ®îc mÆt hµng cung øng. KÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt hîp lÝ ph¶i ®¶m b¶o lµm sao cã ®ñ lîng hµng dù tr÷ nhÊt ®Þnh phï hîp víi nhu cÇu b¸n ra. NÕu kÕ ho¹ch kh«ng hîp lÝ sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng thõa hoÆc thiÕu hµng dù tr÷ g©y ø ®äng vÒ vèn. Trong ho¹t ®éng kinh doanh c¸c doanh nghiÖp thêng kinh doanh nhiÒu mÆt hµng. Mçi mÆt hµng l¹i chiÕm vai trß, vÞ trÝ nhÊt ®Þnh. Cã nh÷ng mÆt hµng gi÷ vÞ trÝ chñ ®¹o vµ còng cã nh÷ng mÆt hµng gi÷ vÞ trÝ thø yÕu. Nh÷ng mÆt hµng chñ ®¹o lµ nh÷ng mÆt hµng ®em l¹i doanh thu vµ lîi nhuËn lín mÆc dï thËm chÝ sè lîng cña chóng chiÕm tû träng nhá trong mÆt hµng kinh doanh, nÕu thiÕu nh÷ng mÆt hµng nµy sÏ ¶nh hëng lín ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. V× vËy doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã chÝnh s¸ch mÆt hµng cã sù chän lùa . §Ó cã mét kÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt, hîp lÝ, ®óng ®¾n doanh nghiÖp cÇn ph¶i tr¶ lêi c©u hái : Mua c¸i g× ? ®Ó tr¶ lêi ®îc c©u hái nµy doanh nghiÖp cÇn ph¶i biÕt ®îc nhu cÇu cña kh¸ch hµng cÇn g× bëi doanh nghiÖp lµ ngêi b¸n c¸i kh¸ch hµng cÇn mua chø kh«ng ph¶i c¸i doanh nghiÖp cã. 17
Mua khi nµo? x¸c ®Þnh thêi ®iÓm mua hµng, mua khi nµo lµ hîp lÝ nhÊt vµ ®óng thêi ®iÓm nhÊt. Mua cña ai? X¸c ®Þnh nguån cung øng vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp cÇn. Th«ng thêng doanh nghiÖp chän mét nhµ cung cÊp chÝnh vµ mét sè nhµ cung cÊp phô. Mua cña ai vµ khi nµo tuú thuéc vµo thÞ trêng vµ gi¸ c¶. Mua víi gi¸ bao nhiªu? V× gi¸ kh«ng cè ®Þnh lu«n cã sù biÕn ®æi theo t×nh h×nh thÞ trêng. NÕu mua ®îc hµng víi chi phÝ thÊp h¬n cã thÓ th× sÏ t¨ng doanh thu cho doanh nghiÖp. Mua víi sè lîng bao nhiªu? doanh nghiÖp cÇn ph¶i tÝnh to¸n ®îc chÝnh x¸c møc tiªu thô vÒ lo¹i hµng ho¸ ®Ó nªn kÕ ho¹ch mua sao cho víi sè lîng hîp lÝ kh«ng thõa còng kh«ng nªn thiÕu . Nh÷ng môc tiªu trªn cã lóc, cã m©u thuÉn nhau. VÝ dô gi÷a gi¸ c¶ vµ chÊt lîng, cho nªn tuú vµo môc tiªu cña doanh nghiÖp ®Ó cã ®îc thø tù u tiªn. ChÝnh s¸ch mua hµng víi môc tiªu cña nã lµ tiÒn ®Ò, lµ híng dÉn chØ ®¹o trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua hµng. + KÕt qu¶ tiªu thô: Cã ¶nh hëng lín ®Õn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng v× ®Ó x©y dùng nªn mét kÕ ho¹ch mua hµng hîp lÝ ph¶i dùa trªn kÕt qu¶ tiªu thô k× tríc. Víi mçi mét mÆt hµng, doanh nghiÖp cã thÓ dùa trªn kÕt qu¶ tiªu thô ®Ó x¸c ®Þnh xem mÆt hµng ®ã kh¶ n¨ng tiªu thô nh thÕ nµo, vµ nÕu cã ® îc kÕt qu¶ ®ã th× nguyªn nh©n do ®©u ®Ó tõ ®ã x©y dùng ®îc mét kÕ ho¹ch hîp lÝ h¬n. + C¸c nguån lùc cña doanh nghiÖp .  Vèn: Lµ ®iÒu kiÖn tiÒn ®Ò vËt chÊt cho mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ®Æc biÖt lµ trong mua hµng. §©y lµ nh©n tè quan träng ¶nh hëng ®Õn c«ng t¸c mua hµng cña doanh nghiÖp. Khi cã vèn ®Çy ®ñ th× ho¹t ®éng mua hµng ®îc tiÕn hµnh nhanh chãng, thuËn lîi, tr¸nh t×nh tr¹ng d©y da trong mua hµng, gi¶m ®îc chi phÝ trong kh©u mua. MÆt kh¸c viÖc ®¶m b¶o tiÒn vèn cho doanh nghiÖp gióp doanh nghiÖp chíp ®îc c¸c c¬ héi trong c¸c th¬ng vô kinh doanh.  C¬ së vËt chÊt kÜ thuËt: Nã lµ c¬ së ph¶n ¸nh thùc lùc cña doanh nghiÖp. C¬ së vËt chÊt kÜ thuËt tèt, hiÖn ®¹i t¹o ®iÒu kiÖn tèt trong mua hµng bëi nÕu doanh nghiÖp cã c¬ së vËt chÊt hiÖn ®¹i th× doanh nghiÖp sÏ nhanh chãng n¾m b¾t ®îc th«ng tin, cã nhiÒu c¬ héi chíp lÊy thêi c¬ ®Ó mua ®îc hµng nhanh h¬n, tèt h¬n … ®iÒu ®ã lµm t¨ng søc c¹nh tranh cña doanh nghiÖp so víi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh. Nhng nÕu c¬ së vËt chÊt cña doanh nghiÖp mµ kÐm sÏ lµm mÊt c¬ héi kinh doanh cña m×nh. - Nh©n viªn mua hµng: Trong ho¹t ®éng mua hµng cña doanh nghiÖp th¬ng m¹i hµnh vi dÔ sai lÇm nhÊt lµ mua hµng. Mua kh«ng ®¶m b¶o sÏ ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ kinh doanh cña doanh 18
nghiÖp. V× vËy viÖc mua hµng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo ho¹t ®éng cña con ngêi. Cho nªn viÖc tuyÓn chän nh©n viªn lµm c«ng t¸c thu mua lµ mét kh©u rÊt quan träng trong ho¹t ®éng kinh doanh. Doanh nghiÖp kh«ng thÓ giao hµng tuú ý cho bÊt cø ai vµ ai mua còng ®îc mµ doanh nghiÖp ph¶i cã sù lùa chän. Mét nh©n viªn thu mua giái ph¶i ®¶m b¶o c¸c tiªu chuÈn sau: KiÕn thøc phong phó: Ngêi nh©n viªn thu mua ph¶i cã kiÕn thøc hiÓu biÕt vÒ hµng ho¸ kinh doanh cã sù hiÓu biÕt s©u réng vÒ hµng ho¸ mµ m×nh cã tr¸ch nhiÖm ®¶m nhËn, ph¶i n¾m ®îc c¸c ho¹t ®éng vµ môc tiªu cña doanh nghiÖp, hiÓu vÒ thÞ trêng vµ biÕt ph©n tÝch ¶nh hëng cña thÞ trêng, n¾m ®îc chÝnh s¸ch kinh tÕ cña nhµ níc, hiÓu biÕt ph¸p luËt, cã kinh nghiÖm trong thu mua. N¨ng ®éng, tØnh t¸o: Giái khai th¸c th«ng tin, n¾m kÞp thêi t×nh h×nh biÕn ®éng trªn thÞ tr- êng vÒ nhu cÇu vµ gi¸ c¶. Cã kh¶ n¨ng giao tiÕp :Kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt lµ mét trong nh÷ng yÕu tè cã lîi cho ®µm ph¸n kinh doanh. ViÖc tuyÓn nh©n viªn mua hµng lµ mét kh©u rÊt quan träng. Chän ®îc mét nh©n viªn mua hµng chuyªn nghiÖp, cã kinh nghiÖp lµ mét lîi thÕ thùc sù cña doanh nghiÖp. + N¨ng lùc cña nhµ qu¶n trÞ mua hµng: Nhµ qu¶n trÞ cã vai trß quan träng quyÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña qu¸ tr×nh mua hµng. Nhµ qu¶n trÞ lµ ngêi chØ ®¹o cho nh©n viªn mua hµng nªn hä ph¶i n¾m râ ®îc vÒ nh©n viªn, ph¶i n¾m râ ®îc kh¶ n¨ng cña tõng ngêi, biÕt ®îc ngêi nµo cã kh¶ n¨ng ®¶m nhËn viÖc mua hµng, kh¶ n¨ng thµnh c«ng hay thÊt b¹i cao h¬n ®Ó tõ ®ã cã sù lùa ®óng ®¾n  VÞ thÕ cña doanh nghiÖp trªn th¬ng trêng: NÕu doanh nghiÖp cã vÞ thÕ, uy tÝn trªn th¬ng trêng th× viÖc ®Æt mua hµng sÏ dÏ dµng h¬n, doanh nghiÖp sÏ ®îc c¸c nhµ cung øng u tiªn h¬n trong viÖc chµo hµng, c¸c nhµ cung øng còng chñ ®éng ®Õn chµo hµng vµ dµnh nhiÒu ®iÒu kho¶n u ®·i cho doanh nghiÖp h¬n, viÖc mua hµng nhiÒu khi tr¸nh ®îc t×nh tr¹ng thñ tôc rêm rµ… Do ®ã víi uy tÝn, vÞ thÕ doanh nghiÖp trªn thÞ tr êng cã ¶nh hëng lín ®Õn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua. Ngoµi ra cßn cã c¸c nh©n tè kh¸c nh t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tr×nh ®é tiÕn bé khoa häc kÜ thuËt…®Òu cã ¶nh hëng ®Õn c«ng t¸c mua hµng. b) Nh©n tè bªn ngoµi ¶nh hëng ®Õn qu¸ tr×nh qu¶n trÞ mua hµng .  Nhµ cung cÊp: §©y lµ yÕu tè kh¸ch quan ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn kÕt qu¶ mua hµng cña doanh nghiÖp v× nÕu lùa chän kh«ng ®óng nhµ cung cÊp sÏ kh«ng ®¶m b¶o kh¶ n¨ng mua hµng cña doanh nghiÖp, kh«ng ®¶m b¶o ®îc sè lîng hµng b¸n ra. Bëi ®èi víi doanh nghiÖp th¬ng m¹i thêng kinh doanh nhiÒu mÆt hµng kh¸c nhau. Mçi mÆt hµng cã thÓ cã mét hoÆc nhiÒu nhµ cung øng. Trong 19