Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường: Xây dựng phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu

Chia sẻ: Bobietbay | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:46

Thêm vào BST

Báo xấu

30
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu cách thức quản lý vật tư tại một số nhà máy đóng tàu tại Hải Phòng, Quảng Ninh làm cơ sở để đưa ra các quy trình quản lý làm nền tảng để xây dựng “Phần mềm quản lý vật tư trong Đóng tàu”.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường: Xây dựng phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA ĐÓNG TÀU THUYẾT MINH ĐỀ TÀI NCKH CẤP TRƯỜNG ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG ĐÓNG TÀU Chủ nhiệm đề tài: Ths. Đào Văn Bảo Thành viên tham gia: PGS.Ts. Đỗ Quang Khải Hải Phòng, tháng 4/2016
MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3 1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu 3 1.2 Quản trị nguyên vật liệu trong đóng tàu 8 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ 11 2.1 Khảo sát thực trạng 11 2.2 Qui trình nghiệp vụ 12 CHƯƠNG 3. XÂY DỰNG PHẦN MỀM 25 3.1 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và công nghệ phát triển 25 3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 25 3.3 Thiết kế giao diện 32 KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41
DANH MỤC BẢNG BIỂU Số Tên bảng Trang bảng 2.1 Bảng mô tả chi tiết qui trình quản lý mã vật tư 14 2.2 Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất 16 2.3 Mô tả chi tiết qui trình điều chuyển kho 18 2.4 Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất lắp ráp 20 2.5 Bảng mô tả chi tiết qui trình nhập kho từ sản xuất 21 2.6 Bảng mô tả chi tiết qui trình nhập kho khi mua hàng 22 2.7 Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất kho, bán hàng 23 3.1 Bảng PUB_Warehouses lưu trữ thông tin kho 25 3.2 Bảng MTM_Groups lưu trữ thông tin nhóm vật tư 26 3.3 Bảng PUB_Items lưu trữ thông tin vật tư 26 Bảng PUB_Departments lưu trữ thông tin các bộ phận trong nhà 3.4 26 máy 3.5 Bảng PUB_Users lưu trữ thông tin tài khoản người dùng 27 3.6 Bảng PUB_Roles lưu trữ thông tin vai trò người dùng 27 3.7 Bảng PUB_Histories lưu trữ lịch sử hoạt động của hệ thống 28 3.8 Bảng CRM_Partners lưu trữ thông tin nhà cung cấp 28 Bảng MTM_Recommends lưu trữ thông tin chứng từ yêu cầu cấp 3.9 29 mới vật tư của các bộ phận, phân xưởng trong công ty Bảng MTM_MaterialRecommends lưu trữ thông tin của vật tư 3.10 29 nằm trong chứng từ yêu cầu cấp mới vật tư Bảng MTM_Imports lưu trữ thông tin chứng từ nhập vật tư từ nhà 3.11 30 cung ứng Bảng MTM_MaterialImports lưu trữ thông tin vật tư nằm trong 3.12 30 chứng từ nhập vật tư 3.13 Bảng MTM_Handovers lưu trữ chứng từ bàn giao vật tư 31 Bảng MTM_MaterialHandovers lưu trữ vật tư nằm trong chứng từ 3.14 31 bàn giao 3.15 Bảng MTM_MaterialInventorys lưu trữ thông tin tồn kho 32 i
DANH MỤC HÌNH ẢNH Số hình Tên hình Trang 1.1 Sơ đồ phương pháp quản lý dự trữ theo MRP 10 2.1 Qui trình quản lý tổng quát 12 2.2 Qui trình quản lý mã vật tư 13 2.3 Qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất 15 2.4 Qui trình điều chuyển kho 17 2.5 Qui trình xuất lắp ráp 19 2.6 Qui trình nhập kho từ sản xuất 21 2.7 Qui trình nhập kho khi mua hàng 22 2.8 Qui trình xuất kho, bán hàng 23 3.1 Màn hình form chính 32 3.2 Màn hình form thiết lập thông tin phần mềm 33 3.3 Màn hình form quản lý nhóm vật tư 33 3.4 Màn hình form thể hiện chi tiết thông tin vật tư 34 3.5 Màn hình form quản lý danh sách vật tư 34 3.6 Màn hình form đề nghị cấp vật tư phục vụ sản xuất 35 3.7 Màn hình form bàn giao vật tư 35 3.8 Màn hình form thể hiện chi tiết thông tin kho 36 3.9 Màn hình form quản lý danh sách kho 36 3.10 Màn hình form phân quyền hệ thống 37 3.11 Màn hình form lưu giữ lịch sử hệ thống 37 3.12 Màn hình form thể hiện chi tiết thông tin bộ phận, phòng ban 38 3.13 Màn hình form quản lý danh sách các bộ phận trong công ty 38 3.14 Màn hình form phân loại nhà cung cấp theo từng khu vực 39 3.15 Màn hình form quản lý nhà cung cấp 39 ii
DANH SÁCH THUẬT NGỮ, CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Trang BP – Bộ phận 15 KTT – Kế toán trưởng 23 NĐUQ – Người được ủy quyền 15 KTK – Kế toán kho 22 WPF – Windows Presentation Foundation 25 MVVM –Model,View,ViewModel 25 iii
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Quản lý và hoạch định tốt nhu cầu vật tư là một trong những nhân tố quan trọng quyết định tới lợi nhuận của doanh nghiệp nói chung và của các nhà máy đóng tàu nói riêng. Vì vậy, trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã xây dựng và phát triển một số hệ thống quản lý vật tư như Fishbowl Inventory, SIMMS Inventory Management, Wasp Inventory Control, iBom.S, BS Silver…Tuy nhiên, những sản phẩm này chưa thực sự phù hợp với công tác quản lý vật tư mang tính đặc thù của ngành đóng tàu, đó là: - Sản phẩm của ngành là một con tàu có giá trị lớn, tỉ lệ chế tạo đơn chiếc thường phổ biến. Một con tàu được cấu thành từ nhiều chi tiết, cụm chi tiết, phân tổng đoạn, hệ thống vật tư khác nhau…nên chủng loại vật tư rất đa dạng; - Để phục vụ nhu cầu kịp thời sản xuất người ta thường chế tạo sẵn các phụ kiện, chi tiết định hình; - Vật tư chính trong đóng tàu là sắt thép và các vật tư của con tàu như máy chính, các hệ thống điều khiển…Đây là những vật tư phần lớn chúng ta phải nhập từ các nhà thầu phụ. Thực tế trên, đặt ra một yêu cầu bức thiết đó là cần phải xây dựng một chương trình quản lý vật tư phù hợp với mô hình sản xuất của các doanh nghiệp đóng tàu ở Việt Nam. Chính vì vậy tác giả đi “Xây dựng Phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu”. Đây chính là nội dung của đề tài này. 2. Mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu Thông qua việc tìm hiểu cách thức quản lý vật tư tại một số nhà máy đóng tàu tại Hải Phòng, Quảng Ninh làm cơ sở để đưa ra các quy trình quản lý làm nền tảng để xây dựng “Phần mềm quản lý vật tư trong Đóng tàu”. 3. Phương pháp nghiên cứu, kết cấu của công trình nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: Khảo sát thực trạng quản lý vật tư trong các cơ sở đóng tàu, thu thập tài liệu sau đó đi phân tích thiết kế xây dựng phần mềm quản lý. Kết cấu của công trình nghiên cứu: Sản phẩm trong đề tài này là phần mềm “Phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu” có các chức năng sau: Trang 1
- Quản lý chủng loại vật tư; - Quản lý danh mục vật tư; - Quản lý thông tin nhà cung cấp; - Lập kế hoạch nhập vật tư phục vụ sản xuất; - Quản lý quá trình yêu cầu, bàn giao vật tư phục vụ sản xuất; - Báo cáo, thống kê vật tư. 4. Kết quả đạt được của đề tài - Xây dựng được các qui trình quản lý vật tư trong đóng tàu. - Xây dựng được phần mềm quản lý vật tư phục vụ cho các công ty Đóng tàu ở Việt Nam. Trang 2
CHƯƠNG 1 QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU Vật tư được nhắc đến trong đề tài này là một dạng nguyên vật liệu phục vụ quá trình đóng tàu. Vì vậy, trong chương này tác giả sẽ đề cập tới một số vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu. 1.1. Tổng quan về nguyên vật liệu [2] Khái niệm Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Nó là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn liền với các doanh nghiệp sản xuất. Đặc điểm NVL cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất. Là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất da dạng và phong phú về chủng loại. Là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị và chất lượng. Giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Việc cung ứng NVL đúng số lượng, chủng loại chất lượng và đúng lúc sẽ đáp ứng được chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị trường đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Về mặt kỹ thuật, NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL chiếm tỷ trọng cao trong tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó NVL còn chiếm một tỷ lệ Trang 3
đánh kể trong giá thành sản phẩm. Do đó, NVL có đảm bảo chất lượng, đúng quy cách, đúng chủng loại thì sản phẩm mới được đảm bảo, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng như đảm bảo hơn điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Vì vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về công tác quản trị NVL nhằm sử dụng vốn hiệu quả nhất. Vai trò NVL thuộc đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất.Việc cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời đồng bộ và có chất lượng là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất. Đảm bảo NVL như thế nào thì việc tạo ra sản phẩm cũng như thế ấy. Số lượng, chất lượng, tính đồng bộ của sản phẩm phụ thuộc trước tiên vào số lượng, chất lượng và tính đồng bộ trong việc đảm bảo NVL cho sản xuất. Tiến độ sản xuất, nhịp điệu sản xuất phụ thuộc vào tính kịp thời và nhịp điệu trong việc đảm bảo NVL. NVL là đối tượng lao động được tác động vào để chuyển thành sản phẩm, dịch vụ. Trong nhiều trường hợp giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Bên cạnh đó để tiến hành sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp có thể phải sử dụng cùng lúc nhiều loại NVL. Chính vì vậy việc dự trữ NVL, phối hợp các NVL với nhau theo mức độ hợp lý là hết sức quan trọng. Do vậy, yêu cầu NVL phải được sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu số lượng và chất lượng, giá thành hạ từ đó đạt đến mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận, vị thế cạnh tranh cao. Phân loại  Phân loại theo vai trò, tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. - NVL chính: Là đối tượng lao động chính trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, là vật chất chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm. NVL chính phụ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, sản phẩm cụ thể như thép tấm, thép hình, ống... trong nhà máy đóng tàu… - NVL phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản, cũng được sử dụng để giúp cho máy móc vật tư và các công cụ lao động hoạt động bình thường. Trang 4
- Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: than, củi, xăng dầu, ga… - Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng, máy móc,vật tư dùng cho việc sửa chữa hoặc thay thế cho những bộ phận chi tiết máy móc phương tiện vận tải như vòng bi, vòng đệm… - Phế liệu và vật liệu khác: Gồm những NVL bị loại ra trong quá trình sản xuất hay bán hàng tài sản như: Sắt vụn, phôi bào, vải vụn, giấy vụn…nhưng vẫn thu hồi và có giá trị sử dụng nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh.  Phân loại theo nguồn cung cấp - Mua ngoài. - Do đơn vị tự sản xuất. - Nhận vốn góp liên doanh. - Do cấp trên cấp.  Phân loại theo mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - NVL dùng cho các nhu cầu quản lý phân xưởng, bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Đánh giá nguyên vật liệu [4] Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá thành của chúng theo những loại nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác và thống nhất. Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, quản lý nhập – tồn NVL phải phản ánh “giá gốc” đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu.  Tính giá nhập kho: Giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Giá thực tế nhập kho phụ thuộc vào các yếu tố: nguồn cung ứng, cách tính thuế giá trị gia tăng (GTGT). Trang 5
- Khi mua ngoài: Các Giá thực Các khoản Giá mua ghi Chi phí mua khoản tế nhập = + thuế tính vào + - trên hóa đơn hàng giảm kho giá trừ Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…) - Khi tự chế biến nhập kho: Giá thực tế Giá thực tế sản Chi phí = + nhập kho xuất chế biến chế biến Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: Những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến. - Khi thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá thực tế Giá thực tế xuất kho thuê Chi phí thuê ngoài = + nhập kho ngoài chế biến gia công chế biến - Giá thực tế khi được cấp, nhận góp vốn liên doanh hay góp vốn cổ phần. Giá thực tế Giá do hội đồng Chi phí liên quan = + nhập kho định giá xác nhận trực tiếp khác Đối với các đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế nhập kho không bao gồm thuế GTGT. Đối với đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT.  Tính giá xuất kho: - Tính theo giá thực tế đích danh: Trang 6
+ Cách tính: Xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô NVL đó (không phân biệt thời gian nhập, xuất). + Ưu điểm: Thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. + Nhược điểm: Chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có điều kiện bảo riêng từng lô NVL nhập kho. - Tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước: + Cách tính: giá thực tế xuất kho được tính trên cơ sở giả định là lô nhập vào kho trước sẽ được xuất trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập hàng nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. + Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời, chính xác, công việc không phải dồn vào cuối tháng. + Nhược điểm: Đòi hỏi tổ chức kế toán phải chặt chẽ, chi tiết, theo dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập. - Tính giá theo phương pháp nhập sau xuất trước + Cách tính: Phương pháp này dựa trên giả thiết NVL nhập kho sau cùng được xuất trước tiên, giá thực tế xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng, sau mới tính theo giá nhập lần trước đó. + Ưu điểm: Giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá thị trường. Khi giá cả vật tư có xu hướng tăng thì phương pháp này làm cho giá trị vật tư xuất tăng và giá trị vật tư hàng tồn kho giảm. + Nhược điểm: Cũng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ, chi tiết từng lần nhập. - Tính giá theo phương pháp hạch toán (hệ số giá) Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Để xác định giá thực tế của NVL cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh từ giá vật liệu theo giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá. + Cách tính: Trang 7
Giá hạch toán Số lượng Đơn giá = × xuất kho xuất kho hạch toán Cuối kỳ xác định hệ số giá: Hệ số giá Giá thực tế NVL tồn + Giá thực tế nhập trong kỳ = trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn + Giá hạch toán nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm. Điều chỉnh giá hạch toán nhập kho, xuất kho về giá thực tế thông qua hệ số giá. Giá thực tế Giá hạch toán xuất kho Hệ số giá = × xuất kho trong kỳ trong kỳ Giá thực tế Giá thực tế xuất kho – Giá hạch toán xuất kho = cần điều chỉnh Giá hạch toán xuất kho × (Hệ số giá – 1) + Ưu điểm: Cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lượng, số lần xuất nhập của mỗi loại nhiều hay ít. + Nhược điểm: Phải trải qua nhiều bước. 1.2. Quản trị nguyên vật liệu trong đóng tàu Yêu cầu về quản trị nguyên vật liệu [2]: Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL có hiệu quả ngày càng được coi trọng làm sao để cùng một khối lượng NVL, có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, có giá thành hạ nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng. Do vậy công tác quản trị là vấn đề tất yếu, khách quan, nó cần thiết cho mọi phương thức sản xuất kinh doanh. Việc quản trị có tốt hay không phụ thuộc vào khả năng và trình độ của cán bộ quản lý. Đối với doanh nghiệp kinh doanh việc quản lý NVL có thể xem xét trên các khía cạnh sau: Trang 8
- Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng thường xuyên nguồn NVL đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn vậy trong khâu thu mua cần quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách, chủng loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm được nguồn thu với giá hợp lý với giá trên thị trường, chi phí mua thấp. Điều này góp phần giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành. - Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết với mức tối đa và tối thiểu cho sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao trong sử dụng cũng như định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần cung cấp đúng lúc, đúng số lượng, chất lượng cũng như đúng thời gian cho quá trình sản xuất. Không những vậy, doanh nghiệp còn phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. - Trong khâu thu hồi phế liệu: Bất cứ một doanh nghiệp nào số phế liệu và phế phẩm rất nhiều, có thể sử dụng lại hay đưa vào tái sản xuất, bán hàng hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành các sản phẩm khác. Do vậy, việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải được tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm tiết kiệm được chi phí đồng thời có thể giảm giá thành. Chức năng quản trị nguyên vật liệu [1] Hoạch định được nhu cầu vật tư là một trong những chức năng quan trọng nhất của công các quản lý vật tư, phải làm cho việc cung ứng vật tư đúng nơi đúng lúc, nghĩa là giảm tối đa vật tư tồn kho không cần thiết hoặc chưa cần thiết, mặt khác ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất. Để đạt được mục tiêu đó chương trình này áp dụng phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư MRP. Đây là một phương pháp được người Mỹ đưa ra từ năm 1990 và ngày nay phương pháp này đã được ứng dụng rộng rãi ở nhiều nước công nghiệp. Phương pháp MRP phân biệt rõ ràng hai loại nhu cầu vật tư: Trang 9
- Nhu cầu độc lập: các nhu cầu về sản phẩm cuối cùng, chúng tạo nên biên giới giữa doanh nghiệp và thế giới bên ngoài. Loại nhu cầu này được xác định bằng phương pháp dự báo. - Nhu cầu phụ thuộc: các nhu cầu sinh ra từ nhu cầu độc lập. Nó được tính toán từ các quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, các cụm, chi tiết và linh kiện, vật tư, nguyên vật liệu… Dự trữ Dự trữ bán Dự trữ bán thành Dự trữ chi tiết Dự trữ Bán, xuất thành phẩm phẩm công đoạn 2 công đoạn lắp thành xưởng NVL nhập công đoạn 1 ghép phẩm Chỉ huy sản xuất Hình 1.1. Sơ đồ phương pháp quản lý dự trữ theo MRP Trong phương pháp MRP, người ta tìm cách dự báo yêu cầu vật tư của các công đoạn bằng cách thiết lập mối quan hệ giữa đặt hàng và tiếp nhận, giữa lịch sản xuất và yêu cầu về sản phẩm, nhằm đảm bảo lượng dữ trữ vật tư ở từng công đoạn đúng theo yêu cầu sản xuất. Có thể hình dung theo sơ đồ hình 2.6. Tiến trình thực hiện MRP gồm 4 bước[9]: Bước 1: Thu nhập các thông tin đầu vào: bảng điều độ sản xuất chính (từ phân hệ PRP); bảng danh sách vật tư (từ phân hệ PDM); thông tin về vật tư tồn kho ở từng công đoạn sản xuất. Bước 2: Lập sơ đồ vật tư theo mã linh kiện. Bước 3: Phân phối thời gian để sản xuất hoặc gia công các bộ phận cấu thành. Bước 4: Tính toán nhu cầu dự trữ vật tư cho các chi tiết ở từng thời điểm bằng cách tính nhu cầu về sản phẩm hoàn chỉnh đi ngược trở lại cho các hạng mục vật tư phát sinh. Kết quả của bước này cho ta thông tin đầu ra của phương pháp, đó là: loại vật tư chi tiết nào đặt hàng?; số lượng đặt là bao nhiêu?; thời điểm nào phải đặt hàng? Trang 10
CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ 2.1. Khảo sát thực trạng Qua thực tế khảo sát tại một số nhà máy đóng tàu tác giả nhận thấy: - Hầu hết các nhà máy đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu dùng NVL tương đối hoàn chỉnh và ngày càng được hoàn thiện thông qua quá trình kiểm kê và điều tra thực tế. - Các nhà máy chủ động tìm các nguồn cung ứng NVL phù hợp với yêu cầu mua sắm trong kỳ sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Các nhà máy đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất. Bên cạnh đó, Các nhà máy có chính sách thưởng bằng vật chất đối với cán bộ công nhân viên, đặc biêt là cán bộ cung ứng NVL khi họ tìm được nguồn hàng cung ứng tốt, rẻ. - Công tác tiếp nhận NVL tại các nhà máy khá đơn giản và tương đối thuận tiện, các thủ tục hành chính không quá rườm rà. Khi NVL về đến nơi, cán bộ công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát NVL xảy ra trước khi tiếp nhận. - Công tác cấp phát NVL được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu NVL mà bị ngừng trệ. Tuy nhiên, do số lượng và chủng loại vật tư nhiều, mặt bằng sản xuất rộng nên công tác quản trị NVL tại các nhà máy đóng tàu hiện nay vẫn tồn tại nhiều bất cập: - Công tác sắp xếp, bảo quản NVL chưa được thực hiện tốt gây khó khăn cho việc bốc xếp, và ảnh hưởng đến chất lượng NVL. - Công tác nhập và phát NVL thường được thực hiện theo phương pháp truyền thống phức tạp, mất thời gian và hiệu quả thấp nên gây khó khăn nhiều cho công tác thống kê, kiểm soát số lượng đã xuất, đã nhập hoặc NVL tồn trong kho, nhiều khi gây thất lạc hoặc thất thoát vật tư. Trang 11
- Công nhân chưa có ý thức tự giác thu hồi phế liệu, phế phẩm dù đó là phế liệu dùng lại hay không dùng lại được, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn phế liệu phế phẩm đó, nên chưa tiết kiệm được một lượng lớn NVL để có thể giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả cao hơn. 2.2. Qui trình nghiệp vụ Thông qua việc khảo sát cách thức quản lý vật tư của các doanh nghiệp đóng tàu trên địa bàn Quảng Ninh, Hải Phòng và tham khảo những chức năng một số phần mềm quản lý đã có trên thị trường tác giả đưa ra một số qui trình quản lý dưới đây. Phân hệ quản lý kho Quản lý mã Quản lý hoạt Quản lý Hoạt hàng động nhập kho động xuất kho Quản lý mã Nhập kho mua Xuất kho bán hàng trong hệ hàng hàng thống Nhập kho trực Xuất kho sản tiếp xuất Xuất chuyển kho Xuất lắp ráp Hình 2.1. Qui trình quản lý tổng quát Trang 12
BP.kế hoạch vật tư, kinh 01 Lập yêu cầu doanh Begin cấp mới, sửa mã hàng 02 Kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống 06 Kiểm tra sự cần thiết và sự Có Tồn tại ? thay đổi trong hệ thống Không BP.Quản lý mã hàng 07 Có thể Sửa mã theo Có 03 thay đổi? quy chuẩn Phân loại Không 04 Cấp mã mới 05 Thông tin cho Người yêu cầu End Hình 2.2. Qui trình quản lý mã vật tư Trang 13
Bảng 2.1. Bảng mô tả chi tiết qui trình quản lý mã vật tư: Chức năng và Mã Người báo cáo sử sự Tên sự kiện Nội dung thực hiện dụng trên phần kiện mềm Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch vật tư khi phát sinh Yêu cầu cấp nhu cầu lập mã hàng mới hoặc PKD, (1) mới, sửa mã sửa lại mã hàng trong hệ thống PKHVT hàng lập yêu cầu với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của hệ thống Cán bộ phụ trách quản lý mã Kiểm tra sự hàng trong hệ thống kiểm tra sự tồn tại của BP.quản - Danh mục tồn tại của mặt hàng trong hệ (2) mặt hàng lý mã vật tư thống bằng cách tìm kiếm trong hệ hàng thông tin của mặt hàng đó trong thống phần mềm. Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung BP.quản Phân loại cấp để xác định thuộc tính, (3) lý mã mặt hàng nhóm hàng, loại hàng, nhà hàng cung cấp..., những thông tin liên quan để đặt mã hàng theo quy định. Dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung cấp, BP.quản - Danh mục người phụ trách quản lý mã đặt (4) Cấp mã mới lý mã vật tư mã hàng, tên hàng…vv vào hàng danh mục vật tư hàng hóa trên phần mềm. Thông tin lại BP.quản Thông báo kết quả cho người (5) cho người lý mã yêu cầu yêu cầu hàng Kiểm tra sự Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc cần thiết và BP.quản phải thay đổi mã hay không và (6) sự thay đổi lý mã sự thay đổi nếu sửa mã đối với trong hệ hàng hệ thống thống Thực hiện sửa mã hàng trong BP.quản - Danh mục hệ thống, mã hàng được sửa lại (7) Sửa mã lý mã vật tư cũng cần đảm bảo theo quy tắc hàng đặt mã. Trang 14
BP.Kế hoạch sản xuất, các bộ phận có nhu cầu Begin 01 Phiếu đề nghị xuất Yêu cầu sản xuất Đề nghị xuất NVL, CCDC NVL, CCDC Phiếu đề nghị xuất 02 NVL, CCDC được Giám đốc\NĐUQ Phê duyệt đề phê duyệt nghị Không duyệt Duyệt 03 Kiểm tra tồn kho Kế toán vật tư Thông báo cho Thiếu BP.kế hoạch vật tư bổ sung Đủ 04 Phiếu xuất kho Lập giao dịch và in phiếu xuất kho Thủ kho 05 Phiếu xuất kho Xuất kho End Hình 2.3. Qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất Trang 15