Đề tài nghiên cứu khoa học: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:78

Thêm vào BST

Báo xấu

18
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương" nhằm làm rõ cơ sở khoa học của vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, khảo sát và đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao về chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG Mã số: ĐTSV.2022.124 Chủ nhiệm đề tài: Đoàn Đức Định Lớp/Khoa: 1905QTVA Cán bộ hướng dẫn: Th.S Đinh Thị Hải Yến HÀ NỘI – 4/2023
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học với đề tài: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu tránh nhiệm về đề tài của mình. Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2023
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành nghiên cứu khoa học với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân: Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Th.S Đinh Thị Hải Yến, người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tâm và nhiệt tình trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học này. Trong quá trình học tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ quý Ban lãnh đạo, thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, thầy cô đã truyền đạt cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết trong suốt 04 năm học tập trên giảng đường. Tôi xin cảm ơn tới Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã tạo mọi điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tinh thần, đặc biệt đã cung cấp dữ liệu cho tôi trong quá trình thu thập thông tin và tài liệu phục vụ cho đề tài này. Tôi rất mong có những ý kiến đóng góp từ phía thầy cô, để tiếp thu những kiến thức bổ ích giúp tôi hoàn thiện đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 04 năm 2023 Tác giả Đoàn Đức Định
DANH MỤC HÌNH ẢNH Số TT Tên hình ảnh Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng tỉnh Hình 2.1 ủy Hải Dương Bảng tổng hợp kết quả phiếu khảo sát Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Hình 2.2 Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Báo cáo về tổ chức, bộ máy Văn phòng Hình 2.3 Tỉnh ủy Hải Dương Hệ thống các Quy chế, Quy định đối với một số hoạt động văn phòng của Hình 2.4 Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương Kế hoạch Giám sát việc chấp hành quy định của điều lệ Đảng và thực hiện Hình 2.5 chức trách, nhiệm vụ được giao
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ 2 LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... 3 DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................... 4 PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................ 2 2.1. Các công trình nghiên cứu lý luận về Văn phòng và Chuẩn hóa hoạt động văn phòng .......................................................................................................... 2 2.2. Các công trình nghiên cứu thực tiễn hoạt động chuẩn hóa ........................ 4 2.3. Nhận xét chung .......................................................................................... 5 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 6 3.1. Đối tượng nghiên cứu................................................................................. 6 3.2. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................... 6 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 6 4.1 Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 6 4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 6 5. Giả thuyết nghiên cứu.................................................................................. 7 6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 7 7. Đóng góp của đề tài ...................................................................................... 8 8. Bố cục đề tài .................................................................................................. 8 PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................ 10 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ........................................................................... 10 1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 10 1.1.1. Khái niệm văn phòng ............................................................................ 10 1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng ........................................................... 11 1.1.3. Khái niệm chuẩn hóa............................................................................. 12 1.1.4. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng .......................................... 13 1.2. Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn phòng ........................... 13 1.2.1. Tạo sự chuẩn mực, thống nhất, nề nếp cho hoạt động của cơ quan ..... 14 1.2.2. Xây dựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp ........................... 14
1.2.3. Hạn chế những xung đột không cần thiết ............................................. 14 1.2.4. Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc ............................................. 15 1.2.5. Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan ........................................... 15 1.3. Hệ thống các văn bản và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 15 1.3.1. Hệ thống các văn bản chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng .............. 15 1.3.2. Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng ........................................... 16 1.4. Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động của văn phòng................................. 19 1.4.1. Nguyên tắc thống nhất .......................................................................... 19 1.4.2. Nguyên tắc hợp lý, phù hợp .................................................................. 19 1.4.3. Nguyên tắc pháp lý................................................................................ 19 1.4.4. Nguyên tắc kiểm tra, giám sát ............................................................... 20 1.5. Trách nhiệm của cá nhân và đơn vị trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng ........................................................................................................ 20 1.5.1. Trách nhiệm của người đứng đầu ......................................................... 20 1.5.2 Trách nhiệm của Bộ phận văn phòng .................................................... 20 1.5.3. Trách nhiệm của người thực hiện ......................................................... 20 1.6. Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng ............... 21 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................... 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG ................................................. 29 2.1. Khái quát về Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ...................................... 29 2.1.1. Giới thiệu chung về Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương ............................. 29 2.1.2.. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương................... 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan ................................................................... 32 2.2. Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng theo các tiêu chí tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương............................................................................. 33 2.2.1. Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng ....................................................................................... 33 2.2.2. Các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ..................................................... 36 2.2.3. Hệ thống các Quy chế, Quy định của cơ quan đối với hoạt động cụ thể của văn phòng.................................................................................................. 40
2.2.4. Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong việc thực hiện các công việc trong hoạt động văn phòng tại cơ quan .................................... 44 2.2.5. Các biện pháp kiểm tra, đánh giá các Quy chế, Quy định, Quy trình đã ban hành. ......................................................................................................... 44 2.3. Tổng kết đánh giá hoạt động chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương theo các tiêu chí ................................................................................. 46 2.3.1. Ưu điểm: ................................................................................................ 47 2.3.2. Hạn chế.................................................................................................. 49 2.3.3. Nguyên nhân ......................................................................................... 49 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................... 51 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG ........... 52 3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại văn phòng tỉnh ủy hải dương ............................................................................... 52 3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức người lao động về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ......................................................................................................................... 52 3.1.2. Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan ................................................................................................................. 53 3.1.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng ............................................................................................................... 56 3.1.4. Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực hiện công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng .......................................................................... 58 3.1.5. Thay đổi các phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định ................................................................................................... 59 3.1.6. Xây dựng, áp dụng cơ chế thi đua, khen thưởng .................................. 59 3.2. Đánh giá tính khả thi của các giải pháp................................................ 60 Tiểu kết chương 3 .............................................................................................. 61 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 63 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 64
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cả trong khu vực công và tư nhân. Các chức năng như hoạch định, tổ chức, quản trị nhân sự, giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp, hậu cần cung cấp, quản lý các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động trong cơ quan đều do văn phòng đảm nhiệm, tổ chức và thực hiện. Bộ máy văn phòng được thành lập nhằm giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý có những quyết định nhanh chóng, chính xác và đúng đắn. Tại Việt Nam và nhất là các cơ quan hành chính nhà nước, văn phòng không chỉ dừng lại ở việc tham mưu, điều hành và hậu cần mà còn là bộ phận mang tính kết nối, là đầu mối của nhiều công việc quan trọng giúp đảm bảo một cách toàn diện các nhiệm vụ của cơ quan. Dựa trên các chức năng và nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải đảm nhiệm, việc tổ chức kiểm tra hoàn thiện và cải cách hoạt động của văn phòng trong cơ quan, đơn vị luôn nhận được sự quan tâm, đặc biệt là công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Theo Văn phòng Chính Phủ (năm 2022) chuẩn hóa hoạt động văn phòng là vấn đề quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của cơ quan, công tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng sẽ giúp các cơ quan, đơn vị đưa ra các tiêu chuẩn và các biện pháp cụ thể giúp cho việc điều hành công việc trong văn phòng được khoa học, tiết kiệm cả về thời gian và công sức[7] Nhận thức rõ được tầm quan trọng của văn phòng và công tác chuẩn hóa của hoạt dộng văn phòng. Nhà nước đã ban hành nhiều quy chế hướng dẫn liên quan đến các quy trình xử lý công việc như: Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số: 68/2006/QH11 do Quốc hội ban hành về quy định về hoạt động xây dựng, công bố và áp dụng tiêu chuẩn; xây dựng, ban hành và áp dụng quy chuẩn kỹ thuật, đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ; Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ hội họp trong hoạt dộng quản lý, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư. Các văn bản trên đã quy định rõ một số nội dung trong quá trình thực hiện hoạt động của văn phòng. 1
Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương là cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh uỷ. Trong những năm gần đây, nhận thức rõ được vai trò và tầm quan trọng của văn phòng và công tác quản trị văn phòng tại đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã luôn quan tâm đến công tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng thể hiện qua nhiều quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng đã được xây dựng, ban hành trong cơ quan và đã đã đạt được hiệu quả nhất định. Mặc dù đã có một số văn bản của nhà nước hướng và các quyết định, hướng dẫnnội bộ các nghiệp vụ trong công tác văn phòng, nhưng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương với khối lượng công việc lớn, nhiều nghiệp vụ phát sinh chưa có trong các hướng dẫn hiện hành, cơ quan chưa có hướng dẫn cụ thể tới việc chuẩn hóa cùng với việc chuẩn hóa chưa đạt hiệu quả cao. Xuất phát từ những lý do trên, tác giả quyết định lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt dộng của Văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” để làm đề tài cho nghiên cứu khoa học của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Qua quá trình tìm hiểu về tình hình nghiên cứu cho thấy có nhiều đề tài, giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng tạp chí đã đề cập đến vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Thông qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu tác giả đã tổng hợp các tài liệu có liên quan nhiều nhất đến đề tài, cụ thể như sau: 2.1. Các công trình nghiên cứu lý luận về Văn phòng và Chuẩn hóa hoạt động văn phòng - Giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” của tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng, TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2021. Bên cạnh những nội dung cơ bản về lý luận như các cuốn sách về quản trị văn phòng khác thì giáo trình này là cuốn sách đầu tiên giúp người đọc hiểu rõ được thế nào là công tác chuẩn hóa, các lợi ích của việc chuẩn hóa và các biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa trong hoạt động của văn phòng.[10] - Sách “Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Hữu Tri chủ biên, nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, xuất bản năm 2005 đã khái quát được lý luận cơ bản của văn phòng, cơ cấu tổ chức của văn phòng, các hoạt động chính của văn phòng 2
bên cạnh đó phân tích, đánh giá hoạt động quản trị văn phòng ở thời điểm xuất bản cuốn sách và dự đoán phương hướng quản trị văn phòng trong tương lai.[16] - Sách “Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị Thảo chủ biên, nhà xuất bản Lao động – Xã hội, xuất bản năm 2005. Cuốn sách đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức văn phòng, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, cách tổ chức và xây dựng quy chế cho văn phòng. Bên cạnh đó tác giả còn đi sâu vào các nghiệp vụ, công việc cụ thể trong văn phòng.[4] - Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Văn Tất Thu, nhà xuất bản Bách khoa Hà Nội, xuất bản năm 2021 cũng đã khái quát được cơ bản các lý luận của văn phòng như công tác tham mưu, tổng hợp; công tác lãnh đạo và kiểm tra; tổ chức bộ máy; quản trị nguồn nhân lực; tổ chức chương trình; kế hoạch công tác; công tác tham mưu, tuy nhiên chưa đề cập đến công tác chuẩn hóa các nghiệp vụ trong văn phòng.[14] - Sách “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” của tác giả Hồ Ngọc Cẩn chủ biên, nhà xuất bản Tài chính, xuất bản băn 2003 cuốn sách đã giới thiệu về công tác văn phòng, nghề thư ký và đặc điểm lao động của nghề thư ký, quản lý chương trình công tác và các nghiệp vụ liên quan của văn phòng.[2] - Sách “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Mike Harvey, bản dịch của Cao Xuân Đỗ, nhà xuất bản Thống kê, xuất bản năm 2004 cuốn sách đề cập đến vai trò của công việc văn phòng; các nguyên tắc và cách thực hiện các nghiệp vụ trong văn phòng; vai trò của nhân sự trong công việc; kiểm soát các hoạt động trong văn phòng và công nghệ trong văn phòng.[8] - Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”, Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính (Học viện Hành chính Quốc gia), nhà xuất bản Giáo dục, xuất bản năm 2006 giáo trình đề cập tới những nội dung tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ.[6] - Sách “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của tác giả Lưu Kiếm Thanh ( chủ biên ), nhà xuất bản Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2002 đòi hỏi cán bộ làm công tác văn phòng phải đổi mới tư duy chấp hành nghiêm chỉnh các nội quy và liên tục rèn luyện, trau dồi kiến thức về nghiệp vụ cũng như về chuyên môn hành chính.[13] 3
2.2. Các công trình nghiên cứu thực tiễn hoạt động chuẩn hóa 1. Khóa luận tốt nghiệp của Hoàng Thị Thúy Hiền – Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2022, đề cập tới việc: “Chuẩn hoá hoạt động của Văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia” khóa luận đã trình bày được lý thuyết và cơ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động của văn phòng, đánh giá được thực trạng và trình bày các nguyên nhân, giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại công ty TNHH Asia [5] 2. Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Hải My – Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2022, đề cập tới việc “Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng tại Công ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc” khóa luận đã trình bày được lý thuyết và cơ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động của văn phòng, đánh giá được thực trạng và trình bày các nguyên nhân, giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc.[9] 3. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên – Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Phương Anh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, nghiên cứu năm 2020, luận văn khái quát cơ sở lý thuyết về tổ chức khoa học và chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Khảo sát, đánh giá kết quả đồng thời nghiên cứu chỉ ra những vướng mắc, hạn chế của công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm hỗ trợ sinh viên hiện nay. Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp để tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm hỗ trợ sinh viên.[1] 4. Luận văn “ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” của Trương Quang Ảnh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, nghiên cứu năm 2019. Tác giả trình bày những vấn đề lý luận và thực tiễn về văn phòng nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư ở Trường Cao học Đào tạo cán bộ tài chính. Cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn hóa nghiệp vụ văn phòng vào đơn vị. Công trình này sẽ đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn hóa một số hoạt động văn thư nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các hoạt động này tại trường đại học.[19] 5. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh” của Lê Thị Hồng, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, nghiên cứu năm 2021. Luận văn đã đưa ra và phân tích được thực trạng việc triển 4
khai thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội. Từ đó kiến nghị, đề xuất những giải pháp có tính khả thi, phù hợp với tính chất và lĩnh vực làm việc của đơn vị để có thể ngày càng hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng nói chung và công tác chuẩn hóa nói riêng. Bên cạnh đó, luận văn còn được sử dụng như tài liệu tham khảo có tính ứng dụng cao đối với Trung tâm trong quá trình thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng.[20] 6. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt nam” của Phùng Thị Phương Liên, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, nghiên cứu năm 2019. Luận văn đặt ra và tập trung giải quyết những vấn đề sau: Thứ nhất, hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng; Thứ hai, khảo sát, đánh giá kết quả chuẩn hóa nhiều hoạt động quản trị tại Ngân hàng Kỹ Thương Việt Nam, đồng thời chỉ ra những hạn chế, tồn tại cần tiếp tục chuẩn hóa; Thứ ba, trên cơ sở đó, đề xuất một số chủ đề cần tiếp tục thực hiện nhằm chuẩn hóa các nghiệp vụ văn phòng của Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam.[21] 2.3. Nhận xét chung Trong những năm gần đây, các công trình nghiên cứu về hoạt động chuẩn hóa đã được các nhà nghiên cứu, nhà khoa học chú ý và tập chung nghiên cứu nhằm làm rõ khái niệm, quy trình, cách triển khai, đánh giá và áp dụng hiệu quả trong văn phòng của các cơ quan nói chung, đặc biệt là công trình “ Lý luận về Quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng. Bên cạnh những nội dung cơ bản về lý luận như các cuốn sách về quản trị văn phòng khác thì giáo trình này là cuốn sách đầu tiên giúp người đọc hiểu rõ được thế nào là công tác chuẩn hóa, các lợi ích của việc chuẩn hóa, các tiêu chí đánh giá công tác chuẩn hóa của cơ quan và các biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa trong hoạt động của văn phòng. Hiện nay, các nghiên cứu thực tiễn đã tập chung vào công tác xây dựng quy trình chuẩn hóa cho các cơ quan doanh nghiệp và đánh giá hoạt động chuẩn hóa tại các cơ quan chính quyền nhà nước. Tuy nhiên, đối với nghiên cứu hoạt động chuẩn hóa tại cơ quan Đảng cụ thể là Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương vẫn chưa có nhiều đề tài nghiên cứu. Tuy đã xây dựng và áp dụng các văn bản chuẩn hóa theo quy định chung của Đảng và nhà nước xong các nội dung đưa ra vẫn còn mang tính cảm quan, duy ý chí và chưa được đánh giá theo các tiêu chuẩn nhất định. 5
Nhằm đánh giá được thực tế công tác chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, tác giả đã áp dụng các tiêu chí đánh giá công tác chuẩn hóa trong cuốn sách giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” PGS.TS Vũ Thị Phụng để thực hiện khóa luận này. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022 Về nội dung: Hoạt động chuẩn hóa có các nội dung rộng bao gồm các nội dung: Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động của Văn phòng; Thực hiện phổ biến các quy chế, quy định; Đánh giá thực trạng chuẩn hóa các hoạt động văn phòng tại cơ quan. Trong khóa luận này, tác giả không xây dựng quy trình chuẩn hóa cụ thể mà tập chung xây dựng các tiêu chí đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Căn cứ vào các tiêu chí để đánh giá tổng thể công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương. 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục tiêu nghiên cứu Nhằm đạt được mục đích chính của việc nghiên cứu và hoàn thành tốt bài khóa luận, tác giả đã đặt ra mục tiêu sau: Làm rõ cơ sở khoa học của vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, khảo sát và đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao về chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương 4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa lại lý luận về văn phòng, chuẩn hóa hoạt động của văn phòng nói chung trong các cơ quan, tổ chức - Khảo sát thực tế công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương 6
- Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, từ đó cho thấy yêu cầu câp thiết chuẩn hóa hoạt động của văn phòng tại cơ quan. - Đề xuất một số giải pháp chuẩn hóa hoạt động của văn phòng nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương. 5. Giả thuyết nghiên cứu Nếu các hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương được chuẩn hóa sẽ giúp cho cơ quan ngày càng hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý, gắn kết và tạo nền nếp nâng cao hiệu quả công việc. 6. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các tác giả sử dụng phương pháp này để thu thập thông tin về nền tảng lý thuyết của một chủ đề nghiên cứu, kết quả nghiên cứu đã công bố và kết quả liên quan đến chủ đề. Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tác giả sử dụng phương pháp này nhằm thu thập và xử lý các thông tin giúp sử dụng đầy đủ và chsinh xác các thông tin cần thiết, từ đó, loại bỏ các thông tin sai lệch, chưa đầy đủ. Phương pháp phân tích tổng hợp: Sau khi kiểm tra tài liệu, tác giả sử dụng phương pháp này để thống kê, phân tích và tổng hợp các dữ liệu cần thiết cho công việc nghiên cứu của mình. Phương pháp khảo sát bảng hỏi: Phương pháp được tác giả sử dụng bằng cách tạo ra bảng hỏi với nhiều nội dung thông tin cần khai thác, được khảo sát nhiều đối tượng với một bảng hỏi được in sẵn. Người được hỏi trả lời ý kiến của mình bằng cách cho điểm vào các ô tương ứng. Phương pháp so sánh đối chiếu: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận và thực tiễn về chuẩn hóa công tác văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được tác giả sử dụng để tìm hiểu thêm quan điểm, ý kiến của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Do số lượng cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương lớn, thời gian điều tra có hạn nên khi sử dụng phương pháp này, tác giả lựa chọn năm đại diện của mỗi phòng để sưu tầm và thu thập. 7
Phương pháp phỏng vấn sâu: Phương pháp này được tác giả sử dụng trong công tác trao đổi trực tiếp đối với các đồng chí lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, các Trưởng, phó phòng về các vấn đề có liên quan đến hoạt động chuẩn hóa của cơ quan. 7. Đóng góp của đề tài Về mặt lý luận: Đề tài bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở khoa học, hệ thống hóa những lý thuyết về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng và có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu sau này. Về mặt thực tiễn: Đề tài nghiên cứu đã chỉ ra thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, làm rõ những ưu điểm, hạn chế từ đó tìm ra những nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ những nguyên nhân tìm được, đề ra các giải pháp phù hợp, khả thi với tính chất công việc của cơ quan giúp xây dựng và hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng nói chung và công tác chuẩn hóa văn phòng nói riêng. Từ đó đề xuất, tham mưu lãnh đạo ban hành các văn bản, quy định, quy trình còn thiếu giúp hoạt động hành chính văn phòng của cơ quan ngày càng hoàn thiện. 8. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của cuốn sách này được chia thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Chương một tác giả tập chung khái quát các vấn đề lý luận, giải thích các khái niệm, thể hiện mục tiêu và lợi ích, nội dung và quy trình, tiêu chí và trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan. Dây là cơ sở giúp tác giả đánh giá, khảo sát thực trạng chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương Chương 2: Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương Dựa trên cơ sở lý luận đã trình bày ở trương 1, tác giả tiến hành tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của cơ quan. Thông qua đó tác giả tiến hành khảo sát thực tế công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan rồi rút ra những nhận xét, đánh gia về ưu điểm, nhược điểm để tiến hành tìm hiểu đưa ra những nguyên nhân của những nhược điểm và các biện pháp nâng cao, phát huy ưu điểm. 8
Chương 3: Đề xuất giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Tỉnh ủy Hải Dương Từ những ưu, nhược điểm và nguyên nhân được tác giả khảo sát và đánh giá tại chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương 9
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn phòng Đối với một cơ quan, tổ chức dù là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hay tổ chức phi chính phủ thì văn phòng luôn là một mắt xích quan trọng, không thể thay thế trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nói chung. Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều cần có bộ phận chuyên trách công tác thu thập, xử lý, cung cấp và truyền đạt thông tin cả bên trong và bên ngoài nội bộ, tham mưu giúp việc, trợ giúp cho công tác điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động của cơ quan. Bộ phận đó chính là “văn phòng”. Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm văn phòng, được sử dụng trong phổ biến các văn bản hành chính và thực tế. Trong cuốn Đại Từ điển tiếng Việt khái niệm văn phòng được giải thích như sau: “Văn phòng:Bộ phận phụ trách giấy tờ trong cơ quan”. [18] Trong cuốn Từ điển tiếng Việt do tác giả Văn Tân chủ biên năm 1997 giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”. [12] Ở khái niệm trên, văn phòng được nhìn nhận trên góc độ quy mô, công việc. Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan với vai trò phụ trách công việc văn thư, giấy tờ. Trong cuốn giáo trình xuất bản năm 2021 của PGS.TS Văn Tất Thu cho rằng văn phòng giống như một thực thể, ở mỗi góc độ sẽ có cách tiếp cận về văn phòng khác nhau. Sau khi thống kê và tổng hợp một số cách tiếp cận, ông đã đưa ra khái niệm như sau: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó” Quan điểm này của PGS.TS Văn Tất Thu nhấn mạnh sự tồn tại tất yếu của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức cụ thể nhằm thực hiện các chức năng, theo yêu cầu của cấp trên. 10
Với PGS.TS Nguyễn Hữu Tri “văn phòng” có thể hiểu theo 2 nghĩa: Văn phòng theo nghĩa rộng nhất (Complete Office): bao gồm từ trên xuống dưới toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị, đặc biệt là những người đóng vai trò quản trị hệ thống. Toàn bộ văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong các hoạt động bên trong và bên ngoài nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Văn phòng theo nghĩa hẹp hay còn gọi là văn phòng chức năng chỉ bao gồm các trang thiết bị nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong các nhiệm vụ chức năng được giao. Nó là một phần không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và chịu sự kiểm soát của quản lý cấp cao.[15] Trong quan điểm của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri nhìn từ góc độ pháp lý và tư cách pháp nhân mỗi văn phòng sẽ có nhiệm vụ, chức năng khác nhau tùy theo quy mô, tính chất của cơ quan. Tác giả Mike Harvey đã đề cập trong cuốn sách Office management (Quản trị văn phòng) một cách gián tiếp về văn phòng như sau: Văn phòng là một địa điểm, một thực thể được hình thành nhằm giúp các cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Từ những cách tiếp cận khác nhau về nội dung hoạt động của văn phòng, dựa trên nhiều góc độ và định nghĩa của văn phòng trên đây, tôi xin sử dụng khái niệm “văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội ( 2021 ) trong bài báo cáo của mình như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc, giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”[10,44]. Quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng thể hiện rõ trong khái niệm một cách đầy đủ từ vị trí, chức năng cơ bản của văn phòng giúp người đọc thấy rõ được nhiệm vụ và hoạt động của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. 1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng Khái niệm “hoạt động văn phòng” đã được đề cập tới trong các giáo trình, tài liệu, tuy nhiên chưa có một khái niệm hoàn chỉnh nào về thuật ngữ này. Trong cuốn Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học xuất bản năm 2003 có đề cập các hoạt động là việc thực hiện các hành động có liên quan chặt chẽ với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể.[17] 11
Trong cuốn Giáo trình Lý luận chung về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng xuất bản năm 2021 có đề cập đến khái niệm hoạt động văn phòng có thể hiểu là hiệu quả hoạt động của các thiết bị văn phòng hoặc các nhiệm vụ được giao của bộ phận. Đây là một chỉnh thể, thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò riêng. Trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri xuất bản năm 2005 có đề cập đến công tác văn phòng là một chỉnh thể, bao gồm tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin, dữ liệu và duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt kết quả mong muốn. Từ những khái niệm “hoạt động”, “văn phòng” và “hoạt động văn phòng” đã được trình bày bên trên, thuật ngữ “hoạt động văn phòng” được tác giả hiểu như sau: Hoạt động văn phòng là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các quy định, quy chế, quy trình do Nhà nước hoặc cơ quan, tổ chức ban hành. 1.1.3. Khái niệm chuẩn hóa Chuẩn hóa hay tiêu chuẩn hóa là khái niệm được sử dụng trong nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực, thực tế hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau phản ánh niệm về chuẩn hóa trên nhiều góc độ: Trong cuốn Đại Từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như Ý xuất bản năm 1999 đề cập tới tiêu chuẩn hóa là việc đặt ra các tiêu chuẩn, được hiểu là được chọn làm cơ sở để so sánh, làm mẫu. Trong cuốn Từ điển Hán – Việt của Trần Văn Chánh: “Chuẩn là căn cứ, mẫu mực; Hóa là biến đổi, thay đổi, hướng tới”.[3] Đối với bài khóa luận này, tác giả tiếp cận khái niệm chuẩn hóa trên cơ sở kế thừa quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” trong đó “chuẩn hóa” không chỉ là xác lập chuẩn mực mà còn nội hàm các vấn đề như: tạo ra các chuẩn mực; phổ biến,hướng dẫn các chuẩn mực; kiểm tra giám sát, xử lý kết quả thực hiện các chuẩn mực; điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết. Hiện nay tại các cơ quan, doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa được xác định bao gồm 3 mức độ: các quy chế, quy định, quy trình; tiêu chuẩn và quy chuẩn. 12
Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 được Quốc hội thông qua tại Điều 3, Chương I đã đề cập đến các khái niệm trên: Nội quy, quy định, quy trình là các tiêu chuẩn nội bộ do các cơ quan, tổ chức ban hành làm cơ sở để thực hiện các công việc liên quan. Tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, dùng làm tiêu chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội. Quy định là những quy định về giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu hành chính mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác phải đáp ứng trong hoạt động kinh tế - xã hội.[11] Nhìn chung, có nhiều quan điểm khác nhau về chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa nhưng với mức độ tiêu chuẩn và quy chuẩn thường được sử dụng trong lĩnh vực hoạt động có tính kỹ thuật, công nghệ cần có sự chính xác tuyệt đối. Trong lĩnh vực hành chính, do đặc thù linh động của công việc, nhiều chuẩn mực khó có thể xây dựng thành tiêu chuẩn và quy chuẩn. Chính vì vậy trong bài khóa luận này, tác giả xem xét chuẩn hóa là các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ do các cơ quan ban hành và áp dụng trong nội bộ văn phòng của các cơ quan, tổ chức. 1.1.4. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng Từ các khái niệm: văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa đã được tổng hợp và phân tích bên trên, “chuẩn hóa hoạt động văn phòng là các hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ trong hoạt động hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức”. 1.2. Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn phòng Chuẩn hóa hoạt động văn phòng như khái niệm đã nêu bên trên là hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra đánh giá hiệu quả việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ còn hiệu lực trong cơ quan. Mục đích nhằm tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý và điều hành, đảm bảo hiệu quả công việc, giúp tăng năng xuất lao động, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho cơ quan, tổ chức . Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý nghĩa vô cùng quan trọng: 13