intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Đề tài nghiên cứu khoa học: Hiện đại hóa văn phòng tại công ty bất động sản An Thịnh Phát Land

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:68

13
lượt xem
5
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Hiện đại hóa văn phòng tại công ty bất động sản An Thịnh Phát Land" nhằm làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực trạng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land, trên cơ sở đó tìm ra những giải pháp, định hướng nhằm tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Hiện đại hóa văn phòng tại công ty bất động sản An Thịnh Phát Land

  1. BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN AN THỊNH PHÁT LAND Mã số: ĐTVS.2022.115 Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp/ Khoa : 2105QTVD/ Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Cán bộ hướng dẫn: Th.S Nguyễn Hữu Danh Hà Nội, 4/2023
  2. BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN AN THỊNH PHÁT LAND Mã số: ĐTVS.2022.115 Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Như Quỳnh Thành viên tham gia: Bùi Thị Hương Phạm Thùy Linh Lớp/ Khoa : 2105QTVD/ Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Cán bộ hướng dẫn: Th.S Nguyễn Hữu Danh Hà Nội, 4/2023
  3. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ..............................................................................................................6 LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................7 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ..................................................................................8 DANH MỤC BẢNG BIỂU .........................................................................................9 I. PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu ..................................................................................................2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:.........................................................................3 3.1. Đối tượng nghiên cứu ......................................................................................3 3.2. Phạm vi nghiên cứu .........................................................................................3 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .........................................................................3 4.1 Mục đích nghiên cứu ........................................................................................3 4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................................3 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................3 5.1. Phương pháp nghiên cứu tài liệu ....................................................................4 5.2. Phương pháp quan sát .....................................................................................4 5.3 Phương pháp phỏng vấn ..............................................................................4 5.4. Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi .........................................................4 5.5. Phương pháp khảo sát thực địa...................................................................5 6. Đóng góp của đề tài nghiên cứu .............................................................................5 6.1. Đóng góp về mặt lý luận ...............................................................................5 6.2. Đóng góp về mặt thực tiễn...............................................................................5 7. Kết cấu của đề tài ....................................................................................................5 II. PHẦN NỘI DUNG .................................................................................................7
  4. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ..................7 1.2 Chức năng của văn phòng ..............................................................................10 1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp .............................................................11 1.2.2. Chức năng hậu cần ..................................................................................12 1.3. Nhiệm vụ của văn phòng ...................................................................................12 1.3. Yêu cầu của văn phòng ..............................................................................14 1.5 . Khái niệm “Hiện đại hóa” .......................................................................15 1.5. Khái niệm “Hiện đại hóa văn phòng”.......................................................16 1.6. Sự cấp thiết của việc hiện đại hóa văn phòng ..........................................18 1.7. Nội dung hiện đại hóa văn phòng: ............................................................21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY AN THỊNH PHÁT LAND ...............................................................................26 2.1. Vị trí địa lý công ty An Thịnh Phát Land ................................................26 2.2. Khái quát chung về công ty An Thịnh Phát Land...................................26 2.3. Thực trạng hiện đại hóa văn phòng ở công ty An Thịnh Phát Land.....28 2.4. Đánh giá tình hình thực hiện quá trình hiện đại hóa văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land ..................................................................................33 2.4.1 Những kết quả đạt được trong quá tình hiện đại hóa công tác văn phòng .....................................................................................................................33 2.4.2. Một số hạn chế cần khắc phục .............................................................33 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY AN THỊNH PHÁT LAND ..................................................................36 3.1. Phương hướng hiện đại hóa văn phòng ở công ty An Thịnh Phát Land trong quy trình cải tiến hiện nay. ...........................................................................36 3.1.1 Đổi mới về nhận thức đối với vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng. ..36 3.1.2 Hiện đại hóa đi đôi với tin học hóa văn phòng .........................................38 3.1.3 Hiện đại hóa gắn liền với quy chế văn hóa công sở ..................................40
  5. 3.1.4. Chuyển đổi số trong lĩnh vực văn phòng .............................................42 3.2. Giải pháp hiện đại hóa văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land ........44 3.2.1. Thể chế hóa quy trình làm việc ..................................................................44 3.2.2. Thay đổi tác phong, tư duy làm việc của nhân viên theo hướng hiện đại hóa. ..................................................................................................................44 3.2.3. Đổi mới trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin .............................45 3.3. Kết luận và kiến nghị .....................................................................................46 3.3.1. Kết luận .......................................................................................................46 3.3.2. Kiến nghị .....................................................................................................47 III. PHẦN KẾT LUẬN .............................................................................................51 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................52
  6. LỜI CẢM ƠN Trong quá trình tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hiện đại hóa văn phòng tại công ty bất động sản An Thịnh Phát Land”, dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng viên Nguyễn Hữu Danh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng- Học viện Hành chính Quốc gia. Để hoàn thành tốt khóa luận này, chúng tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy Nguyễn Hữu Danh đã truyền đạt cho chúng tôi kỹ năng, kinh nghiệm để hoàn thành đề tài này. Chúng tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới ông Phạm Thanh Hiếu – giám đốc công ty An Thịnh Phát Land đã có những lời khuyên, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này. Trong quá trình nghiên cứu đề tài do kiến thức còn nhiều hạn chế nên chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày về đề tài. Chúng tôi rất mong nhận được sự cảm thông và góp ý của quý thầy (cô) giảng viên. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày….tháng…năm 2023
  7. LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa văn phòng tại công ty bất động sản An Thịnh Phát Land” thông tin, số liệu, tài liệu hoàn toàn là chính xác. Chúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung trong công trình nghiên cứu đề tài này. Hà Nội, ngày….tháng…năm 2023
  8. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Bất động sản BĐS Công nghệ thông tin CNTT Hiện đại hóa HĐH
  9. DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Số lượng các cuộc họp, hội nghị của công ty Trang 31 An Thịnh Phát Land từ tháng 12/2023- 4/2023 Biểu 2.1. Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các Trang 32 cuộc họp, hội nghị của văn phòng công ty An Thịnh Phát Land
  10. I. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế đã dẫn đến sự đổi mới cũng như công tác hiện đại hóa ở nhiều ngành, nhiều cấp khác nhau, trong đó đặc biệt phải kể đến công tác hiện đại hóa văn phòng. Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất cứ một doanh nghiệp nào. Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hóa thì công tác văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xã hội. Giống như Bác Hồ đã từng nói rằng “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Đó chính là câu nói lúc sinh thời của Chủ tịch Hồ Chí Minh vào dịp Tết Nguyên đán năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng nói chung và cán bộ, công nhân viên, chiến sỹ. Trong một số cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, các doanh nghiệp bước đầu đã có các văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, điểm yếu nhất trong các văn phòng ở nước ta là các hoạt động văn phòng còn mang tính bị động, các trang thiết bị cũng như quy trình nghiệp vụ còn mang tính chất truyền thống, có nhiều hạn chế. Trình độ xử lý thông tin và tin học hóa trong văn phòng còn ở mức thấp, nhiều cơ quan, tổ chức trang thiết bị chưa được đầu tư đúng mức, nhân sự chưa được đào tạo bài bản. Do vậy yêu cầu xây dựng công tác hiện đại hóa văn phòng nhằm đáp ứng sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa - hiện đại hóa là rất cấp bách. Hiện tại, công ty An Thịnh Phát đã tiến hành hiện đại hóa trang thiết bị mới trong công tác văn phòng. Tuy nhiên trong quá trình cải tiến còn gặp một số 1
  11. vấn đề hạn chế trong hoạt động của văn phòng ở các phương diện như sau: cần cải thiện trang thiết bị văn phòng, đổi mới hiện đại quy trình nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy chúng tôi chọn tề tài “Hiện đại hóa văn phòng tại công ty bất động sản An Thịnh Phát Land” làm đề tài nghiên cứu khoa học của nhóm. Thông qua đề tài chúng tôi mong muốn sẽ đưa ra được một số định hướng, giải pháp về công tác hiện đại hóa văn phòng. 2. Lịch sử nghiên cứu Trong những năm qua cũng có một số đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước như sau: Giáo trình Quản trị văn phòng, PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, năm 2005; Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, Đông Thị Thanh Phương, Nxb Tp Hồ Chí Minh, 2012; Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam (2019); Nghiên cứu khoa học phục vụ công tác tham mưu tại các cấp ủy Đảng trên địa bàn Tp.Hà Nội (2019); Đổi mới phương pháp phân tích hoạt động nghiệp vụ hiện đại hóa văn phòng trong bôí cảnh mới (2021); Nguyễn Toàn Thắng (2009), "Hiện đại hóa công tác quản trị của Văn phòng UBND thành phố trực thuộc Trung ương phục vụ cải cách hành chính", Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính; Thái Xuân Sang (2007), “Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, tỉnh Nghệ An trong quá trình cai cách hành chính", Luận văn ThS Quản lý công, Học viện Hành chính; “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Thanh Xuân”, Tp.Hà Nội, Luận văn ThS Quản trị văn phòng trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn; “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, Học viện Hành chính Quốc gia (2018); 2
  12. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: hiện đại hóa công tác văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land từ tháng 01 năm 2023 đến tháng 02 năm 2023. 3.2. Phạm vi nghiên cứu 3.2.1. Về thời gian nghiên cứu Khảo sát công tác hiện đại hóa văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land từ tháng 01 năm 2023 đến tháng 02 năm 2023. 3.2.2. Về không gian nghiên cứu Đề tài nghiên cứu công tác hiện đại hóa văn phòng tại địa chỉ CT2 Bắc Hà - C14, Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực trạng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land, trên cơ sở đó tìm ra những giải pháp, định hướng nhằm tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng 4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu để làm sáng tỏ cơ sở lý luận về văn phòng, công tác hiện đại hóa văn phòng trong bối cảnh hiện nay. - Đánh giá thực trạng quá trình cải tiến hiện đại hóa công tác văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land. - Đề xuất giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land. 5. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu về công tác hiện đại hóa văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: 3
  13. 5.1. Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp nghiên cứu tài liệu là phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa và khái quát những công trình nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước về những vấn đề có liên quan. Đây chính là phương pháp chủ đạo trong việc nghiên cứu lý luận của đề tài. Tổng quan các nghiên cứu trong và ngoài nước về các vấn đề liên quan đến công tác hiện đại hóa văn phòng, hệ thống hóa một số lý luận cơ bản liên quan đến các khái niệm: Văn phòng, hiện đại hóa văn phòng, biểu hiện và các tác động của công tác hiện đại hóa văn phòng đến doanh nghiệp. Xây dựng khung lí thuyết của đề tài, từ đó xác định quan điểm chủ đạo trong công trình nghiên cứu. 5.2. Phương pháp quan sát Quan sát trực tiếp bên ngoài biểu hiện về nhận thức của việc hiện đại hóa công tác văn phòng để có thể khái quát hơn về thực trạng hiện nay về tình trạnghiện đại hóa văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp, cụ thể là tại công ty An Thịnh Phát Land. Quan sát các biểu hiện của công ty, doanh nghiệp trong quá trình tiến hành hiện đại hóa với mục đích nào, qua đó thu nhập được các thông tin về mức độ hiện đại hóa văn phòng. 5.3 Phương pháp phỏng vấn Phương pháp phòng vấn là tiến hành ghi chép, phỏng vấn các ý kiến từ nhân viên công ty An Thịnh Phát Land. Thứ nhất, thu nhập, bổ sung và làm rõ hơn những thông tin đã thu được từ khảo sát thực tiễn bằng câu hỏi. Thứ hai, dẫn chứng, lí giải nguyên nhân các vấn đề đã điều tra ở phương pháp định lượng. 5.4. Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi là một phương pháp phỏng vấn viết, được thực hiện cùng một lúc với nhiều người theo một bảng hỏi in sẵn. Các nhân viên được hỏi trả lời ý kiến của mình bằng cách đánh dấu vào ô tương ứng. Đây là phương pháp chính của đề tài nhằm thu thập những thông tin về công tác hiện đại hóa văn phòng. Với phương pháp bằng bảng hỏi này, người nói sẽ tiếp cận với nhiều nhân viên trong một không gian đối thoại để cùng thảo luận về những 4
  14. thực trạng và tác động của công tác hiện đại hóa văn phòng của công ty An Thịnh Phát Land từ tháng 12 năm 2022 đến tháng 4 năm 2023. 5.5. Phương pháp khảo sát thực địa Phương pháp khảo sát thực địa là phương pháp nghiên cứu định tính của thu nhập dữ liệu nhằm quan sát, phân tích các yếu tố, là hình thức tham khảo chung để thu nhập hoặc lấy những thông tin mới bên ngoài thực tế. Chúng tôi đã đưa ra những câu hỏi rất sát với thực tế hiện nay về công tác hiện đại hóa trong văn phòng, chúng tôi còn đưa thêm những số liệu thực tế để giúp các nhân viên nêu ra được ý kiến, cảm nhận của bản thân về công tác hiện đại hóa văn phòng này. 6. Đóng góp của đề tài nghiên cứu 6.1. Đóng góp về mặt lý luận Đề tài nghiên cứu đã xác định rõ được hệ thống các khái niệm như: văn phòng, HĐH văn phòng, HĐH, công tác HĐH văn phòng, vị trí, vai trò của công tác HĐH văn phòng. Việc HĐH công tác văn phòng là đề tài khá mới, nghiên cứu này góp phần vào việc phát triển chuyên ngành quản trị văn phòng trên sự hiểu biết về công tác văn phòng của nhân sự. 6.2. Đóng góp về mặt thực tiễn Bài nghiên cứu khảo sát thực tiễn và đánh giá tình hình hiện đại hóa công tác Văn phòng của Công ty bất động sản An Thịnh Phát Land, tìm ra nguyên nhân, những ưu điểm, hạn chế, đánh giá, so sánh với những kết quả đạt được, từ đó nêu ra các giải pháp nhằm đưa công tác văn phòng dần dần hiện đại hóa phục vụ cải cách hành chính. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài bao gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn phòng, hiện đại hóa văn phòng Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác Văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land 5
  15. Chương 3: Đề xuất giải pháp hiện đại hóa công tác Văn phòng tại công ty An Thịnh Phát Land phục vụ hoạt động lãnh đạo và quản lý 6
  16. II. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm “Văn phòng” Theo nghĩa triết tự “Văn” (có nghĩa là văn bản, giấy tờ, công việc hành chính); “Phòng” (có nghĩa là bộ phận, phòng ban, nơi thực hiện công việc). Cũng theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học do Hoàng Phê chủ biên (2016) “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. Bên cạnh đó, thuật ngữ “Văn phòng" trong tiếng Anh là "Office”, theo từ điển Oxford Learner Dictionary "Office” cũng được hiểu trong 6 trường hợp khác nhau trong đó văn phòng được hiểu là toà nhà nơi mọi người làm việc (Building where people work); văn phòng là nơi làm việc gắn với 1 ngành nghề cụ thể (văn phòng luật sư, văn phòng bác sĩ, văn phòng nha sĩ); văn phòng gắn với tên một cơ quan chính phủ (used in the names of some Britsh government department).... Trong thực tế, “văn phòng” còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức - nơi thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách, văn bản (nhằm phân biệt với những nơi diễn ra hoạt động sản xuất, khai thác, mua bán... khác); văn phòng gắn với tên cơ quan thuộc Chính phủ, lãnh đạo Nhà nước (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội); văn phòng tính chất chi nhánh, cơ quan ngoại giao, giao dịch của doanh nghiệp, các tổ chức tại một địa bàn cụ thể (Văn phòng đại diện); Trong các công trình nghiên cứu, khái niệm về Văn phòng được chúng tôi tổng hợp đang có hai quan điểm với hai cách hiểu: Cách hiểu thứ nhất, một số tác giả nhìn nhận văn phòng như trung tâm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Văn phòng khi này được hiểu như trụ sở, nơi bộ máy lãnh đạo và toàn thể phòng ban chuyên môn làm việc, phân biệt với các khu vực sản xuất, kho tàng của doanh ngiệp. Cách hiểu thứ hai, văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp. Bộ phận này có các chức năng cơ bản như tổ chức. 7
  17. tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho tổ chức. Tên gọi của bộ phận này cũng đa dạng tuỳ theo loại hình và quy mô của cơ quan. Ở cách hiểu thứ nhất, có thể kể đến quan điểm của một số tác giả như: Quan điểm của nhóm tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”. Trong cuốn sách Office Management của nhóm tác giá do Dr.V. Shanthi chủ biên (2011) "Office is a place for transacting business where clerical and admonistrative functions are carried out to coordinate and control the activities of the organization " - Văn phòng là nơi giao dịch công việc, nơi các chức năng văn thư và hành chính được thực hiện nhằm điều phối và kiểm soát các hoạt động của tổ chức (tạm dịch). “Văn phòng” là từ Hán Việt được sử dụng từ thời phong kiến, cụ thể là triều Nguyễn, văn phòng là bộ phận giúp nhà vua thực hiện và quán xuyến các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ. “Năm 1820, lên nổi nghiệp cha, Minh Mệnh đã đặt Văn thư phòng thay thế cho Văn phòng cũ (gồm Thị thư viện. Thị hàn viện và Nội hàn viện và Thượng bảo ty). Văn thư phòng, ngoài nhiệm vụ giúp việc vua trong công tác văn bản, giấy tờ, còn có trách nhiệm lưu trữ các văn bản liên quan đến hoạt động quản lý đất nước của nhà vua”. Theo quan điểm của tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn sách Quản trị văn phòng (2005), tác giả nhìn nhận văn phòng dưới góc độ tổ chức: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”. Tác giả Văn Tất Thu có cùng quan điểm nêu trên (Giáo trình Quản trị văn phòng (2020), trang 06). Trong giáo trình Quản trị văn phòng của nhóm tác giả đến từ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia TP. HCM), nhóm tác giả bàn về khái niệm “văn phòng” như sau: 8
  18. Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư...). - Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạ động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo. Gần đây nhất, năm 2021, trong Giáo trình “Những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng” của nhóm tác giả Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) có quan phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính. Ở cách hiểu thứ hai, có thể kể đến quan điểm của một số tác giả như: Trong bài viết “Từ quản trị học đến quản trị văn phòng – Một số vấn đề lý luận” (2005), tác giả Vũ Thị Phụng nhìn nhận văn phòng như một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp: “Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp... Với chức năng tham mưu tổng hợp và trợ giúp các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng là một bộ phận đặc biệt vì hoạt động của văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tất cả bộ phận khác của cơ quan”. Do có nhiều góc độ tiếp cận khác nhau nên có nhiều quan điêm khác nhau khi đưa ra khái niệm về Văn phòng. Hiểu theo nghĩa rộng, Văn phòng là “một phòng” làm việc hoặc “khu vực” làm việc. Hiểu theo nghĩa hẹp, văn phòng là một “bộ phận” trong một tổ chức. Trong thực tiễn bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một đơn vị (hoặc bộ phận) thực hiện công tác thu thập, xử lý, truyền đạt, các thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, hậu cần phục vụ cho cơ quan tổ chức đó hoạt động hiệu quả. Đơn vị (bộ phận) đó được gọi là Văn phòng. Như vậy, Văn phòng là bộ phận trong một tổ chức giúp 9
  19. nhà quản trị những việc trong chức năng, nhiệm vụ được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Văn phòng cũng có thể là một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan dén những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó. Khái niệm văn phòng trong các từ điển phổ thông được hiểu là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. Quan điểm này lại đồng nhất với bộ phận văn thư của cơ quan đơn vị. Do có nhiều cách tiếp cận khác nhau nên có nhiều quan niệm về văn phòng: - Tiếp cận theo phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức. -Tiếp cận theo chức năng tổ chức, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản trị tổ chức. - Tiếp cận theo tính chất hoạt động, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị. Từ những nghiên cứu trên, chúng tôi đưa ra khái niệm về Văn phòng (theo quan điểm là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức) như sau: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thì và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”. 1.2 Chức năng của văn phòng Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho cơ quan tổ chức và các doanh nghiệp để tăng năng suất, hiệu quả cao nhất. Chính vì thế văn phòng có những chức năng sau: 10
  20. 1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp Mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức đều phải quan tâm đẩy mạnh việc hiện đại hóa văn phòng vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho các tổ chức, cơ quan ra các quyết định quản lý. Nội dung của công tác tham mưu là một trong các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất của hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Nếu hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phục thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cẩn căn cứ vào những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đỏ được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng tổng hợp: Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết, tất cả những thông tin và những vấn đề tham vẫn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phỏng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ lẫn nhau. Để có được những quyết định đúng đắn, ngoài ý kiến chủ quan lãnh đạo cần phải xét đến 11
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2