Đề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành

Chia sẻ: Bích Thủy | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:18

Thêm vào BST

Báo xấu

303
lượt xem 58
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành tập trung trình bày các vấn đề cơ bản về lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại; thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành;...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành

Đề tài: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành. Chương 1: Lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm và chức năng của dự trữ Dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại được hình thành do chính yêu cầu của lưu thông hàng hóa, trao đổi hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của sản xuất và tiêu dùng xã hội. Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 vai trò cơ bản: Cân đối cung – cầu: Đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Điều hòa những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối. 1.2 Tổ chức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi.
Với doanh nghiệp thương mại, hệ thông kho bãi có thể bao gồm các loại chính sau: Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa. Kho bãi trung chuyển. Kho bãi dự trữ. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: Diện tích nghiệp vụ chính của kho. Diện tích khác. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất. Phương pháp này thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi,… Phương pháp tính theo tải trọng: Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ, chất đống… S = D/s Trong đó: S là diện tích kho bãi cần có, D là định mức dự trữ theo ngày, s là tải trọng trên . Thông thường, doanh nghiệp có thể tính toán cân đối ba định mức diện tích: S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu. S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa. S bình quân: Theo định mức dự trữ bình quân.
Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị . V = D/v Trong đó: V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm. Tương tự S, V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân. 1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau: + Đáp ứng được nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp. + Chi phí về kho bãi thấp nhất. + Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra. + Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường. Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình. Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau: + Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ. + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng. + Hệ thống chiếu sáng.
+ Hệ thống điều hòa, hút ẩm. + Trang thiết bị nâng hạ, bao gói. + … 1.2.2 Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật 1.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn. Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến. Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho. Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể: Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ. Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm nghiệm. Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm. Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc không bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể. Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực phẩm về số lượng, chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ. 1.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa. Các hoạt động này bao gồm: Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa. Kê lót hàng hóa trong kho. Chất xếp hàng hóa trong kho. Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho. Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng. Chống côn trùng và vật gặm nhấm. 1.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa Giao hàng là một công việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho. Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây: Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa. Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị. Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung.
Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho. Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp không bình thường, không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên để cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở của các nguyên tắc, chế độ đã quy định. Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ… thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này. Trường hợp giao hàng thiếu hàng hoặc hàng không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ, không được dây dưa kéo dài hoặc từ chối. 1.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy: Hàng hóa, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không? Có đủ số lượng hay không? Có đảm bảo chất lượng hay không? Giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu của dự trữ. Có một số loại kiểm kê chính sau: Kiểm kê thường xuyên. Kiểm kê đột xuất.
Kiểm kê định kỳ. 1.2.3 Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt giá trị 1.2.3.1 Phương pháp tính theo giá mua thực tế Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế. Phương pháp này cho phép tính chính xác số vốn hàng hóa còn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì không phải lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa dự trữ nào được mua với giá nào. 1.2.3.2 Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường được áp dụng trong thực tế. Giá bình quân gia quyền có thể tính bằng công thức sau: Giá bình quân gia quyền = 1.2.3.3 Phương pháp tính theo lô Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ: Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in First out). Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out). 1.2.4 Ứng dụng tin học trong quản trị dự trữ hàng hóa 1.2.4.1 Thẻ kho Thẻ kho là công cụ dùng để ghi lại toàn bộ dữ liệu dự trữ. Thẻ kho bao gồm các phần: Ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu; Đơn giá mua hàng; Đơn giá bán từng loại mặt hàng; Điểm đặt hàng bổ sung; Lượng hàng dự trữ ban đầu;
Thời điểm cần đặt mua thêm; Toàn bộ số lượng hàng bị hỏng; Ghi lại toàn bộ số hàng mua thêm; Toàn bộ số hàng đã bán được. 1.2.4.2 Mã số và mã vạch Mã số và mã vạch là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy móc có thể đọc được. Mã số và mã vạch có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt. Mã số mã vạch của hàng hóa bao gồm hai phần: mã số của hàng hóa và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc. Mã số của hàng hóa là một dãy các con số dùng để phân định hàng hóa, áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ người sản xuất, quan bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Mã số của hàng hóa có các tính chất sau: Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa. Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hóa, không liên quan đến đặc điểm của hàng hóa. Hiện nay, trong thương mại trên toàn thế giới chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã số hàng hóa sau: Hệ thống UPC (Universal Product Code). Hệ thống EAN (European Article Number). 1.2.4.3 Phần mềm quản trị dự trữ hàng hóa
Phần mềm quản trị dự trữ được xây dựng giúp doanh nghiệp giảm bớt các công tác hành chính. Phần mềm quản trị dự trữ cho phép lập và tổng hợp nhanh chóng các loại báo cáo chủ yếu sau: Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng nhập. Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng xuất. Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho. Báo cáo giá trị hàng tồn kho. Thẻ kho. Chương 2: Thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành 2.1 Tổng quan về công ty CPTM – DV Bến Thành 2.1.1 Giới thiệu về công ty CPTM – DV Bến Thành Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại – Dịch vụ Bến Thành Địa chỉ: 2 – 4 Lưu Văn Lang, Phường Bến Thành, Quận 1, tp. Hồ Chí Minh. Điện thoại: (848) 38 223 390 Fax: (848) 38 291 389 Email: benthanh@benthanhtsc.com.vn Website: www.benthanhtsc.com.vn Vốn điều lệ: 106 tỷ đồng 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh thương mại: + Vải sợi, hàng may mặc, đồ da và giả da, hàng kim khí điện máy, hàng lưu niệm, mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, tranh sơn mài, hàng mây tre lá, sản phẩm thêu các loại.
+ Nguyên vật liệu, kim loại thành phẩm và bán thành phẩm sử dụng trong xây dựng và sản xuất, sắt, thép, nhôm, bột giấy, giấy. + Hàng điện lạnh – điện gia dụng, dụng cụ điện cầm tay, khóa các loại, thiết bị phụ tùng máy phục vụ công – nông – ngư nghiệp, thiết bị phòng cháy chữa cháy – viễn thông – cơ khí phục vụ sản xuất các loại. Kinh doanh dịch vụ: + Kinh doanh nhà hàng, khách sạn. + Thuê và cho thuê văn phòng, căn hộ, Trung tâm kinh doanh vàng bạc đá quý. + Kinh doanh bất động sản, dịch vụ xuất nhập khẩu, dịch vụ môi giới. Đầu tư tài chính: + Đầu tư tài chính vào các ngành có liên quan đến hoạt động của công ty. + Hợp tác đầu tư trong các lĩnh vực du lịch, nhà hàng, khách sạn, trung tâm thương mại, cao ốc văn phòng cho thuê, giáo dục, y tế, sản xuất… 2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty CPTM – DV Bến Thành được thành lập ngày 21/04/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103002274, tiền thân là Công ty TM tổng hợp Bến Thành, một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Bến Thành. Ngày 29/09/1992, Công ty TM tổng hợp Bến Thành được thành lập theo quyết định số 22/QĐUB trên cơ sở sáp nhập 3 đơn vị thương nghiệp quốc doanh: Công ty Thương nghiệp tổng hợp Quận 1, Công ty Thương nghiệp tổng hợp chợ Bến Thành, Công ty Thương nghiệp tổng hợp chợ Dân Sinh. Ngày 26/12/1997, Công ty TM tổng hợp Bến Thành chở thành đơn vị thành viên của Tổng Công ty Bến Thành theo quyết định số 7448/QĐUBKT của Ủy Ban Nhân Dân Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 16/12/2003, Ủy ban nhân dân TP.HCM ban hành quyết đinh số 5435/QĐUB chuyển Công ty Thương mại tổng hợp Bến Thành thành Công ty Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Bến Thành hạch toán kinh tế độc lập. Ngày 21/4/2004, Công ty CPTM – DV Bến Thành chính thức đi vào hoạt động theo giấy chứng ĐKKD số 4103002274 do Sở kế hoạch và đầu tư TP.HCM cấp. Năm 2007, Công ty CPTM – DV Bến Thành đủ điều kiện trở thành công ty đại chúng và chính thức đăng ký với Ủy ban chứng khoán Nhà nước vào tháng 6/2007. Ngày 14/4/2010, công ty niêm yết cổ phiếu lần đầu trên sàn giao dịch chứng khoán TP.HCM. 2.2 Thực trạng hoạt đông tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại Công ty CPTM – DV Bến Thành 2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 2.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Nhu cầu kho bãi dự trữ được công ty xác định dựa trên số lượng hàng hóa công ty dự trữ, công ty dựa vào trọng tải, đặc điểm của hàng hóa và kinh ng1qhiệm để xây dựng kho hàng. Để đáp ứng được nhu cầu đặt hàng của khách hàng cũng như giao hàng đúng thời điểm, đảm bảo tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng, vấn đề dự trữ luôn được công ty quan tâm, đề cao. Hàng hóa dự trữ quá nhiều hoặc quá ít đều gây ảnh hưởng không tốt đến công ty, do đó, việc xác định rõ số lượng dự trữ và diện tích kho hàng là điều rất cần thiết. Việc kho hàng quá tải sẽ gây khó khăn cho việc bảo quản, làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. 2.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Nhà kho được công ty xây dựng rộng 1125, là khu nhà một tầng, được lát nền hoa sạch sẽ và chia làm 3 khu vực để hàng. Các lối đi trong nhà kho được công ty thiết kế rộng rãi giúp vận chuyển hàng hóa ra vào dễ dàng. Nhà kho
được xây dựng gần công ty với chiều cao 3m, có hệ thống chống nắng, mưa và hệ thống hút ẩm tránh gây hư hỏng hàng hóa. Nhà kho được xây dựng gần khu dân cư và luôn có người canh giữ để đảm bảo an ninh. Do phần lớn hàng hóa của công ty rất dễ cháy nên công tác phòng cháy chữa cháy được công ty rất chú trọng. Các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy được công ty trang bị đầy đủ đồng thời các nhân viên trong công ty đều được đào tạo qua một lớp phòng cháy chữa cháy. Ngoài ra, công ty cũng bố trí nhiều kệ, giá, tủ… để chứa, đựng hàng hóa đảm bảo hàng hóa không bị ẩm mốc gây thiệt hại cho công ty. Các kệ, giá, tủ,… này được kê cách tường khoảng 5 phân và hầu như đều được cố định xuống nền nhà bằng các loại đinh, vít giúp sản phẩm khô thoáng, không bị ảnh hưởng bởi thời tiết đồng thời tránh được đổ vỡ, làm hỏng sản phẩm. 2.2.2 Thực trạng công tác quản lí hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật trong công ty 2.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Khi công ty đặt hàng hóa từ nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ cho người trở hàng đến kho. Tại đây, người quản lý kho sẽ nhận hàng và cho nhân viên kiểm kê hàng hóa theo đơn đặt hàng. Trước khi chuyển vào kho, hàng hóa được kiểm tra chặt chẽ về số lượng và chất lượng trước sự chứng kiến của cả bên nhập và bên xuất, nếu lô hàng nào không đúng với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay bị hỏng sẽ trả lại ngay cho nhà cung cấp để đổi lại hàng, nếu thiếu thì báo lại cho nhà cung cấp để họ xác nhận và trả lại hàng thiếu cho công ty. Sau khi kiểm tra xong, người quản lý sẽ cho nhân viên bốc xếp hàng vào kho, hàng hóa được sắp xếp theo đúng vị trí. Hàng hóa được công ty sử dụng máy móc, xe hàng để vận chuyển vào trong kho. Thủ kho sẽ là người lập chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa nhập và xuất kho. Phiếu nhập kho được lập thành hai bản, một bản thủ kho sẽ giữ lại
để vào sổ theo dõi nhập, xuất hàng hóa còn một bản sẽ giao cho bộ phận tài chính kế toán quản lý và đối chiếu. 2.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa a) Theo dõi hàng hóa: Vào cuối mỗi ngày làm việc, thủ kho sẽ tập hợp tất cả các phiếu xuất kho, nhập kho để tiến hành tổng kết số lượng hàng và các loại hàng dự trữ còn lại trong kho ở cuối ngày hôm đó. Bộ phận vận chuyển còn lập một bảng XCEL để quản lý và theo dõi hàng nhập, xuất kho và lượng hàng còn lại trong kho để kiểm soát số lượng hàng hóa và các loại hàng hóa còn lại trong kho nhanh chóng và chính xác hơn. b) Bảo quản hàng hóa: Viêc bảo quản hàng hóa được công ty thực hiện theo các bước sau: Kê lót hàng hóa: Hàng hóa khi nhập về kho được tiến hành kê lót trên các kệ đặt cách mặt đất 0,5m để đảm bảo hàng hóa sẽ luôn được khô ráo nhất là khi thời tiết nồm, khí hậu ẩm hàng hóa sẽ không bị ảnh hưởng đến chất lượng. Ngoài ra, để tránh tình trạng hàng hóa bị côn trung gặm nhấm, bộ phận chịu trách nhiệm bảo quản đã tiến hành rắc bột diệt mối xung quanh tường, dùng thuốc chống gián và chuột để đề phòng chúng phá hoại hàng hóa. Tuy nhiên, vẫn xảy ra nhiều trường hợp hàng hóa bị hư hỏng do côn trùng phá hoại. Chất xếp hàng hóa: Tại kho hàng, công ty sử dụng phương pháp chất xếp hàng hóa theo từng loại sản phẩm, từng nhãn hiệu, mỗi loại sản phẩm được xếp riêng biệt theo từng khu vực quy định. Điều này giúp nhân viên kiểm kê hàng hóa dễ dàng và xuất hàng cũng dễ dàng hơn.
Ngoài ra, việc sắp xếp hàng hóa hợp lý, đúng quy cách cũng giúp tránh được tình trạng rơi, đổ gây hư hỏng hàng hóa hoặc sắp xếp chồng chéo làm lãng phí diện tích. Do không đủ nhân sự bốc xếp, công ty thường thuê người bốc vác ở ngoài khi có đơn nhập hàng lớn về kho do. Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho: Công ty đã lắp đặt hệ thống quạt thông gió, các cửa thoát hiểm cũng được đặt đối diện nhau, đảm bảo cho luồng không khí lưu thông điều hòa. Mùa mưa bão các cửa kho được đóng kín tránh mưa hắt vào và hiên kho được che chắn bởi hệ thống hiên bạt cuốn, giúp tránh việc nước hắt vào trong kho khi mưa to. Công ty cũng lắp đặt máy đo độ ẩm trong kho để luôn theo dõi được độ ẩm trong kho là bao nhiêu. Nếu độ ẩm quá cao, công ty sẽ sử dụng các chất hóa học hút ẩm rắc xung quanh sàn kho. Hệ thống thoát nước cũng được lắp đặt, nền kho cao hơn so với mặt đường 1m giúp việc thoát nước được dễ dàng hơn khi trời mưa to, tránh tình trạng ngập úng. Các thiết bị được tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên giúp phát huy tối đa tác dụng. Vệ sinh kho bãi: Kho bãi được nhân viên quét dọn sạch sẽ hàng ngày. Ngoài ra, mỗi tuần công ty tổ chức thực hiện công tác tổng vệ sinh kho 3 lần, nhân viên sẽ lau chùi, quét dọn các khu vực trong kho, lau chùi các máy móc. Nhờ đó, kho luôn sạch sẽ, hàng hóa cũng được bảo quản tốt hơn. Hàng hóa của công ty thường có bao bì bảo vệ nên việc lau chùi cũng khá dễ dàng, điều này giúp nhân viên vệ sinh làm việc nhanh chóng hơn. 2.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa Do chỉ có một nhân viên là thủ kho kiểm tra giấy tờ nên khi có nhiều đơn đặt hàng cùng một lúc thì việc đối chứng, kiểm tra giấy tờ được thực hiện
chậm để tránh sai sót xảy ra, vì vậy mà có nhiều khách hàng phàn nàn do phải đợi lâu. Sau khi làm thủ tục xuất kho, lúc đó thủ kho mới quay lại để nhập số lieu vào sổ sách của công ty và giao lại giấy tờ cho người quản lý. Do áp lực công việc lớn, nên nhiều khi thủ kho vẫn mắc sai xót trong việc nhập dữ liệu vào sổ kho. Do đó, người quản lý sẽ phải đối chiếu kiểm tra lại sổ kho và giấy tờ xuất kho. 2.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Phiếu kho cho phép nắm được hàng hóa còn trong kho về mặt lý thuyết nhưng nó không thể tính được những hàng hóa bị mất mát, hư hỏng. Để khắc phục điều này, công ty thực hiện kiểm kê ngoài kế toán theo định kỳ 3 lần 1 năm, ngoài ra công ty còn thực hiện kiểm kê hàng hóa đột xuất. Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ do nhân viên quản lý bộ phận thực hiện vào tháng 4,8,12 hàng năm, nhằm phát hiện ra những mất mát hư hỏng do trộm cắp, nhập thiếu hàng hay do tác động của khí hậu đến chất lượng hàng hóa. Do công ty luôn nhập hàng với số lượng lớn nên vấn đề kiểm kê hàng hóa định kỳ rất được coi trọng, ngoài ra để giúp nhân viên làm việc tốt hơn, có trách nhiệm hơn, ban lãnh đạo công ty còn trực tiếp đi kiểm tra đột xuất. Để nắm được chính xác nhất số lượng hàng hóa dự trữ, công ty kết hợp sử dụng phiếu kho nhập và xuất hàng để báo cáo chính xác tình hình dự trữ tại kho hàng. 2.2.3 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia truyền để quản trị dự trữ về mặt giá trị của hàng hóa. Công ty lựa chọn phương pháp này vì phương pháp này giúp công ty có thể tính toán được giá trị hàng hóa môt cách nhanh chóng và tương đối đơn giản, kết quả thu về cũng tương đối chính xác.
2.3 Đánh giá chung về thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành 2.3.1 Ưu điểm: Nhà kho được xây dựng hợp lý, phù hợp với nhu cầu dự trữ của công ty. Công ty đã lắp đặt, trang bị được nhiều trang thiết bị hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả dự trữ và bảo quản hàng hóa. Đội ngũ nhân viên của công ty có thái tinh thần, thái độ làm việc và có trách nhiệm tốt trong công việc. Hàng hóa trong kho được sắp xếp hợp lý, khoa học, giúp dễ tìm kiếm và bảo quản. Tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho ít khi xảy ra. 2.3.2 Nhược điểm: Việc tổ chức kiểm kê hàng hóa chưa tốt, công ty chỉ tố chức kiểm kê hàng hóa 3 lần một năm, như vậy khi có sự cố xảy ra, công ty không kịp thời đưa ra phương án xử lý. Việc nhập, xuất hàng hóa còn nhiều bất cập và chậm trễ, do chỉ có một nhân viên làm thủ tục xuất và nhập hàng. Việc phòng côn trùng phá hoại chưa tốt, nhiều sản phẩm của công ty bị côn trùng phá hoại gây ảnh hường đến chất lượng hàng hóa cũng như lợi nhuận của công ty. 2.4 Đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành Quản trị hàng hóa có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại, đây là khâu dự trữ nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn có lượng hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc còn một số nhược điểm trên khiến Công ty CPTM – DV Bến Thành chưa thể thực hiện tốt công tác quản trị dữ trữ.
Vì vậy, một số biện pháp có thể giúp công ty thực hiện tốt công tác quản trị dự trữ hàng hóa như: Theo dõi liên tục tình hình thị trường ngành, biến động kinh tế, quá trình bán hàng của doanh nghiệp để có thể đưa ra mức dự trữ hợp lý nhất, tránh dự trữ nhiều gây tồn đọng (giảm giá trị của hàng hóa) hoặc dự trữ quá ít sẽ không kịp đáp ứng khi nhu cầu tăng đột biến (áp dụng nguyên lý Pareto) và luôn đề phòng có biện pháp bổ sung nếu thiếu nguồn hàng. Nên kết hợp nhiều phương pháp để có thể xác định nhu cầu kho bãi chính xác nhất (mức dự trữ thấp nhất, cao nhất và dự trữ bình quân) Trong quá trình giao nhận hàng, phải luôn đề phòng các trường hợp ko hay có thể phát sinh và có biện pháp bổ sung ngay (ví dụ: chứng từ không hợp lệ phải lập biên bản có đại diện của hai bên hữu quan xác nhận và làm rõ trách nhiệm..) Thường xuyên cải tiến, áp dụng hiệu quả và tối đa tin học vào quản trị dự trữ để đảm bảo chính xác, giảm mức sử dụng sức lao động, khoa học, hợp lý, hiện đại. Tăng số lần kiểm kê hàng hóa để kiểm kê chính xác số hàng trong kho, nhất là đối với lượng hàng chậm tiêu thụ để có biện pháp đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, tránh tồn kho gây hư hỏng hàng hóa. Đào tạo hoặc tiến hành tuyển dụng nhân viên thêm kiểm kê, làm các thủ tục xuất nhập hàng, để họ có thể giảm thiểu áp lực công việc, kiểm tra chéo nhau tránh gây sai sót. Phun thuốc diệt côn trùng, đóng kín cửa, tránh để những ỗ hở để côn trùng không thể phá hoại sản phẩm. Các cán bộ cấp trên cần thường xuyên theo dõi, đôn đốc sát sao quá trình xuất nhập hàng, quản lý lượng hàng trong kho. Quy định rõ tránh nhiệm đối với bộ phận quản lý hàng hóa trong kho, khi có sự cố xảy ra, phải quy được trách nhiệm và kịp thời khắc phục.
Thường xuyên kiểm tra cơ sở vật chất tại kho, đảm bảo hàng hóa luôn được xếp ngay ngắn, tạo độ thông thoáng nhất định để nhân viên dễ xếp hàng.