Đề tài nghiên cứu khoa học: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội" nhằm tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại cơ quan. Đề xuất một số giải pháp để việc ứng dụng CNTT ngày càng hiệu quả hơn trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại cơ quan.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC LÂM, QUẬN LONG BIÊN, HÀ NỘI Mã số: DTSV.2023.001 Chủ nhiệm đề tài : Vương Quế Chi Lớp/Khoa : 2105VTLA Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Cán bộ hướng dẫn : Th.s. Phạm Thị Hạnh Hà Nội – 2023
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội” do chúng tôi thực hiện với sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn Th.s Phạm Thị Hạnh và các cán bộ, công chức công tác tại UBND phường Ngọc Lâm. Các nội dung nghiên cứu trong đề tài là xác thực và không sao chép dưới bất kì hình thức nào. Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2023 Nhóm sinh viên Vương Quế Chi Nguyễn Thùy Linh
LỜI CẢM ƠN Nhóm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn các giảng viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia - những người đã truyền đạt kiến thức quý báu cho nhóm nghiên cứu trong suốt thời gian học tập vừa qua. Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths. Phạm Thị Hạnh đã tận tình hướng dẫn cho chúng tôi suốt thời gian thực hiện đề tài. Sau cùng xin cảm ơn gia đình, bạn bè và các cán bộ, công chức tại UBND phường Ngọc Lâm đã luôn giúp đỡ, hỗ trợ chúng tôi trong quá trình làm đề tài nghiên cứu. Trong quá trình thực hiện, do kiến thức, kinh nghiệm của chúng tôi còn một số hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy, rất mong sự quan tâm và đóng góp của các thầy, cô và cán bộ, công chức tại UBND phường Ngọc Lâm để đề tài nghiên cứu khoa học của chúng tôi hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2023 Nhóm sinh viên Vương Quế Chi Nguyễn Thùy Linh
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt Tên đầy đủ 1 VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 CTVT Công tác văn thư 4 CSDL Cơ sở dữ liệu
DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng Trang Bảng 2.1. Thống kê số lượng văn bản do 1 UBND phường ban hành từ năm 2020 đến 26 13/4/2023 2 Bảng 2.2. Bảng mô tả tên trường thông tin 29 Bảng 2.3. Thống kê văn bản đến từ năm 2020 – 3 34 13/4/2023 4 Bảng 2.4. Bảng mô tả tên trường thông tin 36
DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Trang Hình 2.1. Giao diện phần mềm quản lý văn bản Điều hành tác 1 23 nghiệp tại Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản điều hành 2 đăng nhập thành công tại Văn phòng UBND phường Ngọc 28 Lâm Hình 2.3. Giao diện quản lý văn bản trên phần mềm Điều 3 28 hành tác nghiệp tại Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.4. Giao diện các thông tin đăng ký văn bản đi tại Văn 4 29 phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.5. Giao diện “chờ phát hành” của phần mềm Điều 5 30 hành tác nghiệp tại Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.6. Giao diện các thông tin trích yếu của phần mềm 6 Điều hành tác nghiệp tại Văn phòng UBND phường Ngọc 30 Lâm 7 Hình 2.7. Đóng dấu văn bản tại UBND phường Ngọc Lâm 31 Hình 2.8. Sao y từ văn bản giấy tại Văn phòng UBND 8 32 phường Ngọc Lâm Hình 2.9. Giao diện lưu văn bản đi trên hệ thống tại 9 33 Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.10. Giao diện phần mềm quản lý văn bản điều hành 10 đăng nhập thành công tại Văn phòng UBND phường Ngọc 35 Lâm
Hình 2.11. Giao diện mục quản lý văn bản trên phần mềm 11 Điều hành tác nghiệp tại Văn phòng UBND phường Ngọc 35 Lâm Hình 2.12. Giao diện các thông tin văn bản đến trên phần 12 mềm Điều hành tác nghiệp tại Văn phòng UBND phường 36 Ngọc Lâm Hình 2.13. Giao diện khi văn bản đến đang được xử trên phần 13 mềm Điều hành tác nghiệp tại Văn phòng UBND phường 37 Ngọc Lâm Hình 2.14. Giao diện chi tiết văn bản đến trên phần mềm Điều 14 38 hành tác nghiệp tại Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.15. Bìa hồ sơ công việc tại bộ phận địa chính - xây 15 43 dựng của UBND phường Ngọc Lâm 16 Hình 2.16. Kho lưu trữ của UBND phường Ngọc Lâm 44
DANH MỤC SƠ ĐỒ STT Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Ngọc Lâm, 1 quận Long Biên, Hà Nội Quy trình tiếp nhận văn bản điện tử 17 đến 2 Sơ đồ 2. Quy trình tiếp nhận văn bản điện tử đến 18 3 Sơ đồ 3. Quy trình soạn thảo và quản lý văn bản đi 19 4 Sơ đồ 4. Quy trình lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm 40
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................... 2 LỜI CẢM ƠN ................................................................................................ 3 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................ 4 DANH MỤC BẢNG BIỂU ............................................................................ 5 DANH MỤC HÌNH ẢNH .............................................................................. 6 DANH MỤC SƠ ĐỒ ..................................................................................... 8 PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1 2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu ..................................................................... 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................... 4 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4 6. Giả thuyết khoa học .................................................................................... 5 7. Kết cấu của đề tài ....................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................ 7 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ ............................................................................................ 7 1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 7 1.1.1. Một số khái niệm .................................................................................. 7 1.1.2. Ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ......................................................................................................... 9 1.1.3. Yêu cầu của ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ................................................................................................................. 11 1.1.4 Trách nhiệm ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ................................................................................................................. 12 1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................ 14 1.2.1 Quy định của Nhà nước ....................................................................... 14 1.2.2. Quy định của UBND thành phố Hà Nội về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ................................................................... 17
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC LÂM, QUẬN LONG BIÊN, HÀ NỘI............................. 16 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội ............................................................................................................... 16 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Ngọc Lâm ......... 16 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngọc Lâm ....... 16 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Lâm ................................... 17 2.2. Văn bản quy định của UBND phường Ngọc Lâm về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ................................................. 17 2.3. Cơ sở vật chất và nhân sự phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của UBND phường Ngọc Lâm, Quận Long Biên, Hà Nội ....................................................................................... 21 2.3.1. Cơ sở vật chất ..................................................................................... 21 2.3.2. Nhân sự .............................................................................................. 24 2.4. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của UBND phường Ngọc Lâm, Quận Long Biên, Hà Nội .............................................. 24 2.4.1. Quản lý văn bản.................................................................................. 26 2.4.2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. .................... 38 CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC LÂM, QUẬN LONG BIÊN, HÀ NỘI ...................................................... 48 3.1. Nhận xét ................................................................................................ 44 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ............ Error! Bookmark not defined. 3.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ...................................... 48 3.2.2. Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND phường Ngọc Lâm đối với việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ................................................................................................................. 53 3.2.3. Tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ......... 54 3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ .......................................................... 55
3.2.5. Cập nhật và nâng cao chất lượng phần mềm quản lý văn bản theo định kì 6 tháng 1 lần. ............................................................................................ 55 3.2.6. Xây dựng và ban hành quy chế văn thư, lưu trữ của UBND phường Ngọc Lâm .................................................................................................... 52 3.2.7. Xây dựng tính năng lập hồ sơ điện tử trên phần mềm Điều hành tác nghiệp của cơ quan ....................................................................................... 56 KẾT LUẬN ................................................................................................. 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 59 PHỤ LỤC.................................................................................................... 61
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong các hoạt động của đời sống con người, trao đổi thông tin là một trong những nhu cầu không thể thiếu. Nếu như trước đây, việc trao đổi thông tin, giao dịch tại các cơ quan, tổ chức chủ yếu được thể hiện trên các loại văn bản giấy tờ thì hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản đã thay đổi phương thức trao đổi, giao dịch. Hiện nay, quy trình quản lý văn bản giấy và văn bản điện tử là một trong những nội dung quan trọng tại các cơ quan, tổ chức. Song song với việc thực hiện công tác quản lý văn bản giấy thì tại các cơ quan, tổ chức cũng đồng thời đẩy mạnh việc quản lý văn bản điện tử. Việc kết hợp quản lý văn bản giấy và văn bản điện tử đã giúp ích rất nhiều cho các khâu nghiệp vụ từ truyền thống sang tự động hóa, góp phần xử lý, giải quyết văn bản, tài liệu nhanh chóng, kịp thời. Quy trình quản lý văn bản giấy và văn bản điện tử đã và đang đi vào thực hiện tại các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội nói riêng. Lãnh đạo UBND phường Ngọc Lâm không những chỉ đạo điều hành việc quản lý văn bản giấy mà còn triển khai thực hiện ứng dụng CNTT trong quy trình quản lý văn bản. Hai quy trình quản lý văn bản giấy, văn bản điện tử vừa có những điểm giống và khác nhau từ hình thức đến nội dung theo dõi, giải quyết. Việc thực hiện song song 2 quy trình quản lý văn bản đó đã giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm rõ được nguồn thông tin do UBND ban hành và các nguồn thông tin do cơ quan, tổ chức khác gửi đến, từ đó có thể xây dựng kế hoạch, đưa ra những chủ trương và các đề xuất phù hợp thực hiện các hoạt động về kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn phường Ngọc Lâm. Bên cạnh những nội dung đã triển khai, vẫn còn một số hạn chế trong khi thực hiện đồng thời hai quy trình quản lý văn bản với nhau. Hơn nữa tại UBND phường Ngọc Lâm các văn bản quy định chưa hoàn chỉnh và đầy đủ. 1
Xuất phát từ thực tế trên, tôi đã lựa chọn “tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu. 2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng là rất cần thiết, thể hiện tính khoa học, hiện đại hoá các hoạt động thông tin, phục vụ cho việc quản lý, tra tìm nhanh chóng, hiệu quả. Qua khảo sát, có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này, cụ thể: - Lê Thị Lệ Quyên (2017), “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ”, khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số - Học viện Hành chính Quốc gia. Đề tài đã nêu được CNTT là một ngành kinh tế mũi nhọn và việc ứng dụng CNTT có tác động lớn đến khắp mọi mặt đời sống xã hội. - Lý Thị Mai (2017), “Ứng dụng công nghệ thông tin trông công tác văn thư văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”, khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số Học viện Hành chính Quốc gia. Đề tài đã nêu thực trạng về việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Ngạn, những ưu điểm, hạn chế nhằm và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong CTVT của cơ quan. - Nguyễn Thị Phương (2018), “Nâng cao hiệu quả ứng dụng công công nghệ thông tin vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số Học viện Hành chính Quốc gia. Khóa luận đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 2
- Phạm Ngọc Anh (2018), “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban Nhân dân thành phố Cẩm Phả” khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số Học viện Hành chính Quốc gia. Đề tài đã đề cập đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả. - Vũ Thị Hương Quỳnh (2019), “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest” khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số Học viện Hành chính Quốc gia. Đề tài nghiên cứu làm rõ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest và đưa ra các giải pháp nhằm xây dựng, hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý, giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest. - Ngô Quỳnh Anh (2020), “Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số Học viện Hành chính Quốc gia. Khóa luận tốt nghiệp đã trình bày tổng quan cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá thực trạng HĐH công tác QLVB tại CQHCNN tại địa phương để có sự đánh giá, nhận xét về tổ chức bộ máy cũng như cơ chế hoạt động QLVB trong mối quan hệ so sánh với yêu cầu của công việc. - Dương Mạnh Hùng (2007), “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 10/2007. - Dương Văn Khảm (2018), “Xây dựng văn thư- lưu trữ theo mô hình chuyển đổi số và chính phủ điện tử”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 11/2018. Như vậy, có rất nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề “Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ” nhưng chưa có tác giả nào nghiên cứu về “Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội”. Chính vì thế, đề tài mang tính mới và cần được nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. 3
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu nghiên cứu Từ việc khảo sát thực trạng để tìm hiểu về việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác đó cho UBND phường Ngọc Lâm trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được những mục tiêu nghiên cứu của đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu được đề ra như sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. - Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại cơ quan. - Đề xuất một số giải pháp để việc ứng dụng CNTT ngày càng hiệu quả hơn trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại cơ quan. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. - Phạm vi nghiên cứu: UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. Thời gian khảo sát thực hiện đề tài: từ năm 2020 đến 13/4/2023 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập thông tin về cơ sở lý luận và pháp lý của đề tài, các kết quả nghiên cứu đã công bố và các số liệu thống kê liên quan đến đề tài. Thu thập dữ liệu, phân tích tài liệu và tóm tắt nội dung của các nghiên cứu trước đây. - Phương pháp khảo sát: Để kết quả nghiên cứu được chính xác nhất, 4
chúng tôi chọn phương pháp khảo sát thực tế đến UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội để tìm hiểu thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại cơ quan. - Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện để phỏng vấn lãnh đạo UBND phường, công chức chuyên trách tại các bộ phận, công chức văn phòng - thống kê kiêm nhiệm văn thư về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, Quận Long Biên, Hà Nội. - Phương pháp phân tích: Căn cứ vào số liệu thu thập được trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi áp dụng phương pháp này để phân tích và xử lý thông tin có liên quan đến đề tài. - Phương pháp so sánh: sử dụng phương pháp này để so sánh kết quả nghiên cứu thực tế với cơ sở lý luận và pháp lý của ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, chỉ ra ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác này tại cơ quan. 6. Đóng góp của đề tài Về mặt lý luận, đề tài làm rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ. Về mặt thực tiễn kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần giúp UBND phường Ngọc Lâm có cách nhìn nhận tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, từ đó có những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, Quận Long Biên, Hà Nội trong thời gian tới. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu gồm có 3 chương: Chương 1. Cơ sở lí luận và cơ sở pháp lý về ứng dụng công nghệ 5
thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ. Chương này nhóm tác giả tiến hành tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ. Từ đó tìm hiểu chi tiết hơn thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác trên tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội Chương 2, nhóm nghiên cứu tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Lâm; các văn bản quy định về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại cơ quan, thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ. Từ thực trạng trên, chúng tôi đã chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế đó. Chương 3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ cho UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội Trên cơ sở khảo sát thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Văn bản Văn bản luôn là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều lĩnh vực, có nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản, tùy theo từng góc độ nghiên cứu và cách tiếp cận. Văn bản được sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan tổ chức. - Dưới góc độ văn bản học, theo PGS.Vương Đình Quyền, trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” cho rằng: “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. [7,45] - Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. [17,1] 1.1.1.2. Văn bản đi Theo điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020: “Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”.[17,2] Văn bản đi bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật. 1.1.1.3. Văn bản đến Theo điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến”.[17,2] Văn bản đến bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, 7
văn bản chuyên ngành, kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật, đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. 1.1.1.4. Văn bản điện tử Theo điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định” [17,2] 1.1.1.5. Hồ sơ Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng, của cơ quan, tổ chức, cá nhân. [17,2] 1.1.1.6. Hồ sơ điện tử Theo điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/012013: “ Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [16,1] 1.1.1.6. Lập hồ sơ, lập hồ sơ điện tử - Tại khoản 15, điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [17,2]. - Theo khoản 2, điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013: Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình ttheo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử [16,1]. 1.1.1.6. Quản lý văn bản Quản lý văn bản là vận dụng các biện pháp khoa học nghiệp vụ để tiếp 8
nhận, xử lý nhanh chóng, kịp thời đảm bảo an toàn văn bản; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và giải quyết văn bản. Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ: “Quản lý văn bản điện tử là việc kiểm soát mọi công tác vào văn bản trong suốt vòng đời của văn bản, bao gồm tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng văn bản và loại hủy văn bản hết giá trị.” [16,1] 1.1.1.7. Ứng dụng công nghệ thông tin Theo khoản 5, điều 4, Luật Công nghệ thông tin năm 2006, số 67/2006/QH11: “ Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc lphòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này”.[11, 2] 1.1.1.8. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong văn thư - lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan), tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia [9,1]. 1.1.2. Ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nói chung, quản lý văn bản và lập hồ sơ nói riêng đã và đang là xu hướng tất yếu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Cùng với sự trợ giúp của phần mềm, việc quản lý văn bản và lập hồ sơ ngày càng khoa học, hiện đại, hiệu quả. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này góp phần tạo điều kiện thuận lợi trong việc tra cứu, tìm kiếm kịp thời, nhanh chóng. 9