intTypePromotion=1
ADSENSE

Đồ án: Chương trình quản lý và lưu trữ công văn của một đơn vị

Chia sẻ: Huỳnh Thị Thùy Dương | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:45

152
lượt xem
36
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Với mục tiêu tạo ra được một ứng dụng giao diện đồ họa cho người dùng. Nhằm Tin học hóa việc quản lý Công văn đến, Công văn đi, Việc lưu trữ Công văn cũng như các thao tác cập nhật, thống kê, tìm kiếm, xuất báo cáo,... cho các đơn vị hành chính. Nhằm giúp các bạn hiểu hơn về vấn đề này, mời các bạn cùng tham khảo nội dung đồ án "Chương trình quản lý và lưu trữ công văn của một đơn vị". Hy vọng nội dung đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho các bạn.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Đồ án: Chương trình quản lý và lưu trữ công văn của một đơn vị

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA TOÁN – TIN HỌC ĐỒ ÁN MÔN HỌC CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Tên Đồ án: Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm sinh viên thực hiện: Kiều My K33.103.030 Trần Đức Tâm K33.103.044 Nguyễn Khắc Văn K33.103.068 Lớp Sư phạm Tin Khoá 33
  2. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo TP. Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2010 Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 1
  3. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo MỤC LỤC I. Mục tiêu, phạm vi đề tài: .................................................................................... 5 1. Mục tiêu: ......................................................................................................................... 5 2. Phạm vi đề tài: .............................................................................................................. 5 II. Khảo sát: .............................................................................................................. 5 1. Hiện trạng và yêu cầu: ............................................................................................... 5 1.1 Sơ lược về đơn vị: ................................................................................................. 5 1.2. Chức năng của từng bộ phận: ........................................................................ 7 1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: . 8 1.4. Các biểu mẫu có liên quan: .......................................................................... 12 1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): ................................. 16 1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: ...................................................................... 16 1.7. Các thông tin cần lưu trữ:.............................................................................. 16 2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: ................................... 17 III. Phân tích .......................................................................................................... 17 1. Phát hiện thực thể: ................................................................................................... 17 2. Mô hình ERD (CDM): ............................................................................................... 18 3. Mô tả thực thể: .......................................................................................................... 19 4. Mô hình DFD: ............................................................................................................. 20 Sơ đồ cấp 0: ................................................................................................................ 20 Các Sơ đồ cấp 1: ........................................................................................................ 20 Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 2
  4. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Các Sơ đồ cấp 2: ........................................................................................................ 23 5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu: .................................................................................... 25 5.1. Tác nhân: .............................................................................................................. 25 5.2. Các Ô xử lý: ......................................................................................................... 25 5.3. Các Kho dữ liệu: ................................................................................................ 27 IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý: .................................................................................... 28 1. Mô hình dữ liệu mức Logic: .................................................................................. 28 2. Chuẩn hóa các mối quan hệ:................................................................................ 28 3. Giải thuật cho các Ô xử lý:..................................................................................... 29 4. Phát hiện các Ràng buộc dữ liệu: ....................................................................... 29 5. Thiết kế dữ liệu (PDM): ........................................................................................... 30 V. Thiết kế Giao diện: ........................................................................................... 34 1. Thiết kế menu ............................................................................................................ 34 2. Thiết kế màn hình: .................................................................................................... 35 2.1 Danh sách các thành phần màn hình trên sơ đồ: .................................. 35 2.2. Danh sách các Màn hình:............................................................................... 35 3. Thiết kế xử lý: ................................................... Error! Bookmark not defined. VI. Cài đặt thử nghiệm: ........................................................................................ 43 1. Cài đặt: .......................................................................................................................... 43 VII. Đánh giá Ưu khuyết điểm: ............................................................................ 43 1. Ưu điểm: ....................................................................................................................... 43 2. Khuyết điểm:............................................................................................................... 44 3. Hướng phát triển tương lai: .................................................................................. 44 Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 3
  5. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 4
  6. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo I. Mục tiêu, phạm vi đề tài: 1. Mục tiêu: Mục tiêu của chương trình là tạo ra được một ứng dụng (GUI – Graphic User Interface) giao diện đồ họa cho người dùng. Nhằm Tin học hóa việc quản lý Công văn Đến, Công văn đi, Việc lưu trữ Công văn cũng như các thao tác cập nhật, thống kê, tìm kiếm, xuất báo cáo… cho các đơn vị hành chính. 2. Phạm vi đề tài: Vì sự hạn chế về thời gian và kiến thức nên Đề tài chỉ nghiên cứu ứng dụng cho một số đơn vị có khối lượng Công văn không nhiều lắm. Điển hình như Các đơn vị trong lực lượng Quân đội như một số Tiểu đoàn, các Đồn Biên Phòng và các Công ty, tổ chức nhỏ. Sự phát triển mở rộng của Đề tài sẽ ứng dụng cho các cơ quan lớn với khối lượng Công văn khổng lồ như: Các Ủy Ban nhân dân huyện, tỉnh, Phòng Văn thư của Quốc Gia, các Công ty, tổ chức lớn … II. Khảo sát: 1. Hiện trạng và yêu cầu: 1.1 Sơ lược về đơn vị: Một Tiểu đoàn, Đồn Biên phòng là một đơn vị trực thuộc Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng của một Tỉnh (tương đương với một Trung Đoàn). Đối với Tiểu đoàn 19 có chức năng Huấn luyện Chiến sỹ mới (những người đi nghĩa vụ quân sự) nhằm phục vụ cho việc công tác tại tất cả các Đồn Biên phòng trên toàn tỉnh hoặc cho các tỉnh bạn. Đồn Biên phòng thì có chức năng quản lý, đảm bảo trật tự an ninh của khu dân cư vùng biên giới và giao thông đường thủy, đường bộ của người dân trên khu vực tuyến Biên giới. Các đơn vị trên thực hiện các nhiệm vụ của mình thông qua các Công văn được gởi từ đơn vị cấp trên xuống, đồng thời các thông tin cũng được cung cấp từ tất cả các cơ quan ban ngành từ Trung ương đến địa phương. Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 5
  7. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Cơ cấu tổ chức: Tiểu đoàn (Đồn Biên Phòng) Ban Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ chỉ phận phận phận phận phận phận huy trợ lý Văn TT - Vệ HC - Công h h TC á Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 6
  8. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo 1.2. Chức năng của từng bộ phận: - Ban chỉ huy: Bao gồm Tiểu đoàn trưởng, Chính trị viên Tiểu đoàn và Tiểu đoàn phó Quân sự. (Đối với Đồn Biên phòng thì: Đồn trưởng, Chính trị viên, Đồn phó Quân sự). Tiểu đoàn trưởng thì điều hành chung mọi hoạt động của đơn vị, xử lý hầu như các công văn của đơn vị, là người có quyết định, quán triệt cuối cùng cho mọi hoạt động của đơn vị. Chính trị viên (tên gọi trước kia là Tiểu đoàn phó Chính trị) có chức năng xử lý những mảng liên quan đến chính trị, Đảng, giải quyết, quán triệt các công văn về Đảng. Tiểu đoàn phó Quân sự phụ trách các mặt thực hiện, quán triệt đến cấp dưới, điều hành việc triển khai các hoạt động của đơn vị. - Bộ phận trợ lý: Bao gồm Trợ lý Tham mưu – Tác chiến, Trợ lý Chính trị viên,… Có chức năng đề xuất, phát thảo các bản kế hoạch cho chỉ huy, trợ lý cho chỉ huy đơn vị về mọi mặt. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhiệm chức năng lưu trữ Công văn, quản lý Hồ sơ nhằm có thể tham khảo, xử lý giải quyết theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị. - Bộ phận Văn thư: Có chức năng nhận và gửi tất cả các Công văn đến, Công văn đi, soạn thảo các công văn, in ấn, sao chép, vào sổ sách việc đến và đi của công văn, lấy chữ ký của chỉ huy cho Công văn đi. - Bộ phận Thông tin – Cơ yếu (TT – CY): Có chức năng nhận tất cả các cuộc điện báo khẩn của cấp trên xuống, giải mã rồi chuyển trực tiếp cho chỉ huy. Đồng thời mã hóa thông tin khẩn do chỉ huy đưa và gởi điện báo khẩn lên cấp trên. Bộ phận này thông thường làm việc mật, một người nhận và gửi thông tin, một người giải mã và mã hóa (ít dùng đến Công văn). - Bộ phận Vệ Binh (Tuần tra canh gác): Có chức năng tuần tra trên địa bàn khu vực, canh gác đơn vị… (thường là không làm việc với Công văn). - Bộ phận Hậu cần – Tài chính (HC – TC): Có chức năng quản lý tài chính, Phục vụ hậu cần cho toàn đơn vị. (Thường là không làm việc với Công văn). - Bộ phận Công tác: Bao gồm các Đại đội, Trung Đội và các Tiểu đội trực thuộc. Có các Đại đội trưởng, Chính trị viên Đại đội, Đại đội phó… Có Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 7
  9. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo chức năng thực hiện các công việc như huấn luyện Chiến sĩ, tập huấn Cán bộ. Nếu là ở các Đồn Biên phòng thì là các Đội Công tác thực hiện các chức năng công tác ở các trạm công tác, tuần tra giao thông đường thủy, trực an ninh ở các địa bàn dân cư (Thông thường không làm việc trực tiếp với Công văn). 1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: - Khi một Công văn đến đơn vị thì Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra Công văn đến có hợp lệ hay không, nếu gởi sai địa chỉ thì Bộ phận này lập tức gởi Công văn về lại theo địa chỉ Cơ quan đó (trường hợp này rất hiếm xảy ra nên ta có thể bỏ qua). Nếu đúng thì sẽ ghi chú vào sổ công văn đến tất cả các công văn đến. Sau khi ghi chú vào sổ Công văn đến xong, bộ phận Văn thư sẽ chuyển toàn bộ Công văn đến cho Ban chỉ huy để chỉ huy đơn vị giải quyết. Một số công văn mang tính chất về Đảng thì chuyển cho Chính trị viên giải quyết. Chỉ huy giải quyết công văn có thể bằng hình thức quán triệt, triển khai đến đơn vị. Đối với những công văn có tính chất xử lý lâu dài (chẳng hạn như: Theo dõi việc tăng gia sản xuất của đơn vị trong 3 tháng quý I, hay tiến hành quán triệt theo dõi, thực hiện đợt tập huấn chiến sỹ mới khóa 2010 – 2011,… ) thì những công văn này sẽ được lưu trữ tại phòng chỉ huy (ở mức độ tạm thời khi nào xử lý xong thì sẽ giao qua cho bộ phận lưu trữ công văn). Nếu chưa xử lý xong thì những công văn vẫn ở phòng Chỉ huy trong thời gian giải quyết. Còn nếu chỉ huy giải quyết xong thì những công văn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận lưu trữ công văn (thông thường vì số lượng nhân sự ít nên Bộ phận Trợ lý sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ). Trong quá trình giải quyết công văn, chỉ huy đơn vị có thể giao phó cho trợ lý giải quyết một số công văn thuộc khả năng. Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ đồ sau: Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 8
  10. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Cơ quan ngoài Bộ phận Văn thư Phòng chỉ huy đơn vị Bộ phận Lưu trữ Công Văn Ra Công Văn Nhận Công Văn Đến Quy trình lưu trữ CV [Đã xử lý] Lưu trữ Gởi qua đường Bưu điên Tình trạng [Chưa xử lý] [CV gởi sai địa chỉ] Kiểm tra CV Đến [Hợp lệ] Nhận CV trả về Tủ Công văn đến Ghi nhận vào sổ CV Đến Xử lý CV Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 9
  11. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo - Công văn đi: Khi đơn vị có nhu cầu xuất công văn đi thì: Chỉ huy sẽ yêu cầu trợ lý phát thảo Công văn, xong chỉ huy duyệt rồi được chuyển sang cho bộ phận Văn thư đánh máy, in ấn. Xong thì trình cho chỉ huy xem lại và ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong hết thì Bộ phận Văn thư sẽ ghi chú vào sổ Công văn đi, sao chép 1 bản để chuyển xuống phần lưu trữ công văn, còn một bản thì được gởi đi. Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau: Ghi chú: Trong sơ đồ tóm gọn giai đoạn việc Văn thư đánh máy xong, kiểm tra lỗi chính tả rồi in thử, trình chỉ huy xem lại xong mới in bản chính thức rồi trình chỉ huy kí. Sau khi chỉ huy ký rồi mới sao chép. Sơ đồ chỉ ghi tóm gọn là soạn thảo và trình kí. Bộ phận trợ lý Phòng chỉ huy Bộ phận Văn thư Bộ phận lưu trữ Cơ quan ngoài Gởi CV Đi Ghi nhận vào sổ Công văn Đi Tiếp nhận công văn được gởi đến Có nhu cầu ra Công văn Quy trình lưu trữ CV [Trình chỉ huy xem] Phát thảo ra CV Sao chép Công văn Lưu trữ [OK] Kiểm tra bản thảo [Chưa đạt] Soạn thảo và trình ký Tủ lưu Công văn Đi Sơ đồ: Quy trình Công Văn - Lưu trữ Công văn: Khi công văn đến đã được giải quyết rồi thì Chỉ huy đơn vị sẽ có xác nhận ghi chú gì đó là đã giải quyết rồi và chuyển xuống cho bộ phận lưu trữ. Đối với những công văn đi thì Văn thư sau khi đã sao chép rồi thì cũng chuyển đến cho bộ phận lưu trữ. Tại đây các công văn được ghi chú vào sổ lưu trữ công văn trước khi được sắp xếp, cất giữ vào các tủ hồ sơ công văn. Việc cất giữ lưu trữ công văn đều có phân loại rõ ràng, chẳng hạn: Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 10
  12. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Công văn Đến thì được ghi chú vào phần công văn đến và được cất giữ vào tủ công văn đến. Công văn đi thì cũng vậy. Phân loại như: + Đối với công văn do Thủ tướng Chính phủ ban hành thì lưu ở tủ Chính phủ. + Đối với CV do Bộ chỉ huy trực thuộc quản lý đơn vị ban hành thì lưu ở tủ Bộ chỉ huy (vì có tính chất quan trọng, chỉ đạo trực tiếp, bắt buộc phải thực hiện), + Đối với CV do Bộ Nội vụ ban hành thì lưu ở tủ Bộ nội vụ (vì có tính chất chỉ thị, quyết định liên quan đến chung trong toàn lực lượng). + Còn lại các công văn do các đơn vị khác ban hành như: Bộ giao thông vận tải, Bộ tài chính, bộ giáo dục đào tạo, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, xã, Mặt trận tổ quốc tỉnh, huyện, Bộ, sở văn hóa thông tin vv…thì được lưu trữ chung trong tủ Các cơ quan ban ngành (vì chỉ có tính chất thông tin, thông báo). + Ngoài ra trong mỗi tủ lưu trữ đó thì công văn được sắp xếp có phân loại theo từng mục nhỏ như: • Đối với công văn là loại Kế hoạch thì lưu tại mục kế hoạch. • Đối với công văn là Nghị quyết thì lưu tại mục Nghị quyết • CV là Thông báo thì lưu ở mục Thông báo • CV là Chỉ thị thì lưu ở mục Chỉ Thị • CV là Qui định thì lưu ở mục qui định. •… Quy trình được mô tả sơ đồ sau: Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 11
  13. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Phòng Chỉ huy Bộ phận lưu trữ Công văn Bộ phận Văn thư Chuyển lưu trữ Nhận Công văn Chuyển lưu trữ Công văn Đi đã sao chép Công văn đã xử lý xong [CV Đến] [CV Đi] Phân loại Đến - Đi Phân loại theo Cơ quan đến Phân loại theo loại CV Đi Phân loại theo loại CV Tủ CV Đi Tủ CV Đến Sơ đồ: Quy trình lưu trữ Công văn - Trong quá trình xử lý các công văn hay thực hiện nhiệm vụ của đơn vị chỉ huy đơn vị sẽ cần một số công văn có nội dung liên quan đến công việc xử lý thì cần tìm công văn đó. Với yêu cầu thực tế thì chỉ huy đơn vị sẽ yêu cầu bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm một công văn có số là nào đó, hay có nội dung gì đó của một cơ quan nào đó gởi hoặc loại công văn là gì do cơ quan nào đó gởi… Lúc này bộ phận lưu trữ công văn sẽ tra trong danh mục các công văn lưu trữ để tìm công văn đó. Khi xác định được công văn đó có trong danh sách lưu trữ hay không, rồi từ đó mới lấy công văn đó trong tủ hồ sơ ra và giao cho chỉ huy đơn vị xử lý. 1.4. Các biểu mẫu có liên quan: - Công Văn Đến: CÔNG VĂN ĐẾN Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 12
  14. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Ngày vào sổ: ............................................................................... Số CV: .............................................................................................. Cơ quan gởi:................................................................................. Ngày CV Đến: .............................................................................. Tên CV: ........................................................................................... Trích yếu: ....................................................................................... Ghi chú: .......................................................................................... SỔ CÔNG VĂN ĐẾN ........................ (tên sổ CV) Từ ngày....................Đến ngày................... Ngày Số CV Tên CV Ngày Loại CV Cơ Trích Ghi chú vào sổ CV quan yếu gởi Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đến. Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 13
  15. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO THÁNG Tháng: 4/2010 STT MÃ CV TÊNCV NGÀY CƠ QUAN GHI CHÚ ĐẾN 01 15 – THÔNG 10/3/2010 CHÍNH TB/CP BÁO PHỦ V/V… … TỔNG SỐ: … THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO CƠ QUAN Tên Cơ Quan: Chính Phủ STT MÃ CV TÊNCV LOẠI NGÀY CV NGÀY RA GHI CV ĐẾN CV CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG TB 10/3/2010 07/3/2010 BÁO Vg V/V… … TỔNG SỐ: … Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 14
  16. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI Tên Loại Công Văn: Kế Hoạch STT MÃ CV TÊNCV TÊN NGÀY CV NGÀY RA GHI CQ ĐẾN CV CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG CHÍNH 10/3/2010 07/3/2010 BÁO PHỦ V/V… … TỔNG SỐ: … - Đối với Công văn Đi thì cũng có các biểu mẫu tương tự Công văn Đến. - Công văn Lưu trữ: THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN ĐƯỢC LƯU TRỮ ST MÃ TÊNCV LOẠI CƠ NGÀY NGÀY NGÀY GHI T CV CV QUAN CV ĐẾN RA CV LƯU CHÚ TRỮ 01 15 – THÔNG TB Chính 10/3/201 07/3/ 20/3/ TB/ BÁO Phủ 0 2010 2010 CP V/V… … TỔNG SỐ: … - Các Công văn Đi được lưu trữ cũng có các biểu mẫu tương tự như của Công văn đến. Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 15
  17. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo 1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): - Đối với CV Đến thì ngày ra CV phải trước ngày CV Đến. - Đối với CV Đi thì ngày ra CV cũng trước ngày CV Đi. - Đối với tất cả CV thì ngày lưu trữ CV phải sau ngày ra CV, sau ngày CV Đến. - Một công văn phải được ban hành bởi một và chỉ một Cơ quan. - Một ghi chú của một và chỉ một Công văn nào đó. - Một công văn phải có một và chỉ một loại Công văn, không được rỗng. - Một công văn phải được xử lý bởi ít nhất một bộ phận. - Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một bộ phận. 1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: - Các thống kê thì sẽ có: Thống kê Công văn đến trong tháng, Thống kê Công văn đến trong quý, Thống kê Công văn đến theo Loại Công văn, theo Cơ quan gởi đến. - Tra cứu: Khi cần thiết thì Chỉ huy đơn vị yêu cầu tra cứu thông tin về một Công văn nào đó như: Công văn có nội dung là … của Cơ quan …. thì có số bao nhiêu, rồi được ra ngày nào. Hoặc ngược lại là Công văn số … của Cơ quan … thì có nội dung chi tiết là gì... - Và thỉnh thoảng chỉ huy đơn vị vẫn yêu cầu tìm lại một số Công văn đã lưu trữ để xử lý các nội dung liên quan đến Công văn đó. 1.7. Các thông tin cần lưu trữ: Vì đề tài quan tâm đến việc quản lý Công văn nên các thông tin lưu trữ chủ yếu là các thông tin của Công văn như: Mã Công văn, Tên Công văn, Ngày ra Công văn, Ngày lưu Công văn, Cơ quan ra Công văn, Nội dung vắn tắt của Công văn … Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 16
  18. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Ngoài ra các thông tin khác như: Tên cơ quan, tên bộ phận, nhân viên thì chỉ lưu vào cơ sở dữ liệu để xử lý chứ không lưu vào các tủ hồ sơ Công văn. 2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: Bảng phân công công việc: STT Ngày Công việc Người thực hiện Ký tên 1 25/3/2010 Khảo sát My 2 10/4/2010 Phân tích My & Tâm & 3 15/4/2010 Thiết kế dữ liệu My & Tâm & 4 19/4/2010 Thiết kế giao diện My & Tâm 5 20/4/2010 Thiết kế xử lý Tâm 6 25/5/2010 Cài đặt My & Tâm & 7 26/5/2010 Viết báo cáo My 8 12/6/2010 Report Văn 9 14/6/2010 Đóng gói My & Tâm & 10 28/5/2010 Kiểm tra chương My & Tâm & Mức độ hoàn thành. STT Chức năng Mức độ hoàn Ghi chú 1 Phân quyền 80% Còn hướng phát 2 Đăng nhập 90% Hướng phát triển 3 Tìm kiếm 90% Chưa tối ưu 4 Thống kê 80% Còn thủ công 5 Cập nhật 98% Nhiều chức năng 6 Trợ giúp 99% Đầy đủ III. Phân tích 1. Phát hiện thực thể: ¾ Công văn đến (Mã Công văn đến , Tên Công văn, Ngày ra Công văn, Ngày Công văn đến, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ). ¾ Công văn đi (Mã Công văn đi , Tên Công văn đi, Ngày ra Công văn, Ngày Công văn đi, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ). ¾ Nhân viên (Mã Nhân viên , Mật Khẩu, Tên Nhân viên, Chức vụ, Cấp bậc) Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 17
  19. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo ¾ Bộ phận (Mã bộ phận , Tên Bộ phận) ¾ Cơ quan (Mã Cơ quan , Tên Cơ quan, Địa chỉ , Điện thoại) ¾ Loại Công văn (Mã Loại Công văn, Tên loại Công văn) ¾ Ghi chú của Công văn Đến (Mức độ của Công văn Đến, Số trang của Công văn Đến, tài liệu đính kèm của Công văn Đến, Những ghi chú Khác của Công văn đến) ¾ Ghi chú của Công văn Đi (Mức độ của Công văn Đi, Số trang của Công văn Đi, tài liệu đính kèm của Công văn Đi, Những ghi chú Khác của Công văn Đi). 2. Mô hình ERD (CDM): Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 18
  20. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Cơ Quan Mã Cơ Quan Variable characters (20) Gởi đi - Cơ Quan Cơ Quan - Gởi đến Tên Cơ Quan Variable characters (50) Địa Chỉ Variable characters (150) Điện Thoại Variable characters (15) ID Cơ Quan Ghi Chú Đến Mức độ của Đến Boolean Số trang của Đến Number Tài liệu đính kèm của Đến Text Khác của Đến Text Ghi chú của Đến Công Văn Đi Công Văn Đến Mã CV Đến Variable characters (20) Mã CV Đi Variable characters (20) Tên CV Đi Variable characters (100) Tên CV Đến Variable characters (100) Loại Công Văn Ngày ra CV Đi Date Ngày ra CV Đến Date CV Đến có - của CV Đi có - của Nội dung vắn tắt Đi Variable characters (250) Nội dung vắn tắt Đến Variable characters (250) Mã loại CV Variable characters (5) Ngày CV Đến Date Tên Loại CV Variable characters (20) Ngày CV Đi Date Ngày lưu CV Đi Date Ngày lưu CV Đến Date ID Loại CV Tình trạng lưu trữ Đến Boolean Tình trạng lưu trữ CV Đi Boolean Tình trạng xử lý CV Đi Boolean Tình trạng xử lý Đến Boolean ID CV Đến ID CV Đi Ghi Chú Đi Ghi chú của Đi Mức độ của Đi Boolean Số trang của Đi Number Tài liệu đính kèm của Đi Text Khác của Đi Text Bộ Phận Xử lý CV Đi Xử lý CV Đến Mã BP Variable characters (20) Tên BP Variable characters (50) ID BP Trực thuộc Nhân Viên Mã NV Variable characters (20) Tên NV Variable characters (50) Mật Khẩu Variable characters (30) Cấp Bậc Variable characters (30) Chức Vụ Variable characters (30) Identifier_1 3. Mô tả thực thể: Tên Thực thể Code Mô tả Bộ Phận BO_PHAN Các Bộ phận hoặc Phòng ban thuộc đơn vị Công Văn Đi CONG_VAN_ĐI Các Công văn mà đơn vị gởi đi ra ngoài. Công Văn CONG_VAN_ĐEN Các công văn đến mà đơn vị nhận được. Đến Cơ Quan CO_QUAN Các Cơ quan bên ngoài có thể gởi Công văn Đến hoặc nơi mà đơn vị gởi Công văn Đi Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 19
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD


intNumView=152

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2