intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:9

Thêm vào BST
Báo xấu
26
lượt xem 5
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước trình bày các nội dung chính sau: Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và sự cần thiết đổi mới tổ chức và hoạt động; Các yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN SAIGON UNIVERSITY TẠP CHÍ KHOA HỌC SCIENTIFIC JOURNAL ĐẠI HỌC SÀI GÒN OF SAIGON UNIVERSITY Số 79 (01/2022) No. 79 (01/2022) Email: tcdhsg@sgu.edu.vn ; Website: http://sj.sgu.edu.vn/ ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Renewing organization and operation of the office in the state administrative agencies ThS.NCS. Lê Hùng Điệp(1), ThS.NCS. Trần Bá Hùng(2) Trường Đại học Sài Gòn (1) (2)Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQG TP.HCM TÓM TẮT Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu và đóng vai trò quyết định đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động của văn phòng đã từng bước được đổi mới và hoàn thiện, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Đặc biệt, quá trình phát triển kinh tế - xã hội đặt ra yêu cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Đổi mới công tác văn phòng vừa là yêu cầu, vừa là nhu cầu không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ cơ quan hành chính nhà nước nào. Để phát huy được vị trí và vai trò quan trọng của mình thì văn phòng cần phải được cải cách theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Từ khóa: công tác văn phòng, cơ quan hành chính nhà nước, đổi mới, hiện đại hóa ABSTRACT The office is an indispensable part and plays a decisive role on the effectiveness and efficiency of state administrative agencies. The operation of the office has been gradually renewed and completed, but it has not met the requirements. In particular, the process of socio-economic development requires a renovation of the organization and operation of offices in state administrative agencies. Renewing office work is both a requirement and an indispensable need in the operation of any state administrative agency. In order to promote its position and important role, the office needs to be reformed in a modern, professional and efficient direction. Keywords: office work, state administrative agencies, renew, modernization 1. Văn phòng trong các cơ quan được tổ chức thành các cơ quan độc lập hành chính nhà nước và sự cần thiết đổi hoặc các bộ phận, cá nhân phụ trách. Trong mới tổ chức và hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước 1.1. Khái quát về văn phòng trong các (CQHCNN) hiện nay cũng tổ chức thành cơ quan hành chính nhà nước cơ quan và các chức danh phụ trách công Công tác văn phòng là một nội dung tác văn phòng. Các cơ quan/chức danh văn không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ phòng được tổ chức từ trung ương đến cơ tổ chức nào. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức sở, CQHCNN thẩm quyền chung cũng như và tính chất hoạt động mà công tác này CQHCNN thẩm quyền riêng. Hệ thống cơ Email: hungdiep2112@gmail.com 91
  2. SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022) quan/chức danh này thực hiện các chức Trong thời gian qua, tổ chức và hoạt năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định động của văn phòng trong các CQHCNN pháp luật. đã từng bước được cải thiện. Văn phòng đã Đối với mỗi tổ chức, công tác văn hỗ trợ đắc lực cho quá trình lãnh đạo, điều phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nội hành của Thủ trưởng cơ quan cũng như dung của công tác này trong các CQHCNN việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả của các về cơ bản cũng thực hiện các hoạt động như CQHCNN. Tuy nhiên, quá trình cải cách các cơ quan, tổ chức khác. Có thể kể đến hoạt động văn phòng nhìn chung còn tiến như: quản lý văn bản đến, văn bản đi; lưu trữ hành chậm và chưa đáp ứng được yêu cầu hồ sơ, tài liệu; tham mưu, xây dựng kế đặt ra. Mức độ ứng dụng công nghệ thông hoạch, chương trình công tác; tổng hợp số tin (CNTT) còn rất chậm và “khiêm tốn”, liệu, thông tin phục vụ công tác quản lý; đảm chẳng hạn theo khảo sát của nhóm tác giả bảo công tác hậu cần (cơ sở vật chất, lái xe, cho thấy chỉ có 8/24 quận, huyện ở TP. Hồ vệ sinh…); quản lý nhân sự; tổ chức họp, hội Chí Minh có Cổng thông tin điện tử của nghị, sự kiện; phụ trách cải cách hành chính các phường (gồm các quận, huyện: 2, 9, nhà nước.v.v. 10, 12, Tân Bình, Tân Phú, Thủ Đức, Hóc Mục đích của công tác văn phòng trong Môn). Trong khi đó đối với các địa phương các CQHCNN là tham mưu, tổng hợp, hậu khác số lượng Cổng thông tin điện tử cấp cần phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý xã chiếm tỷ lệ rất thấp, thậm chí có địa của các CQHCNN. Với chức năng, nhiệm vụ phương không có. Bên cạnh đó, việc thu nêu trên, có thể khẳng định rằng công tác văn thập và xử lý thông tin phục vụ cho công phòng trong các CQHCNN đóng vai trò vô tác lãnh đạo còn chưa khoa học, năng lực cùng quan trọng. Công tác này sẽ góp phần tham mưu còn hạn chế, theo kết luận tại đảm bảo hoạt động của CQHCNN diễn ra Hội nghị tổng kết công tác của Văn phòng liên tục, thông suốt, nâng cao chất lượng Chính phủ năm 2019 đã khẳng định “Năng quản lý, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, lực tham mưu tổng hợp đã có nhiều tiến bộ đơn vị. “Văn phòng CQHCNN là đơn vị có nhưng trong một số trường hợp chưa đáp chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức ứng yêu cầu, vẫn còn trường hợp xử lý văn và điều hành công việc, đồng thời là trung bản chậm hoặc không thực hiện đúng quy tâm thông tin phục vụ lãnh đạo” (Lưu Kiếm chế làm việc. Công tác theo dõi, nắm tình Thanh, 2008, tr. 20). hình thực tiễn và thông tin dư luận để chủ 1.2. Sự cần thiết phải đổi mới tổ chức động tham mưu đề xuất còn hạn chế” (Hữu và hoạt động của văn phòng trong các cơ Nguyên, 2019). Đội ngũ nhân sự làm việc quan hành chính nhà nước trong văn phòng hiện nay vẫn chưa có đủ Trong bối cảnh hiện nay, công tác văn các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm phòng đang đứng trước nhiều tác động vụ; việc đào tạo chưa đáp ứng yêu cầu thực buộc phải thay đổi cách thức tổ chức và tiễn, “Hiện nay, công tác tham mưu còn hoạt động. Yêu cầu đổi mới tổ chức và nhiều khó khăn, thách thức, trước hết là hoạt động xuất phát từ những tác động cơ phụ thuộc vào chất lượng đội ngũ cán bộ, bản sau đây: công chức, viên chức, vẫn còn có những Thứ nhất, xuất phát từ những bất cập cán bộ, công chức, viên chức không đủ tầm trong tổ chức và hoạt động của văn phòng để có thể đưa ra những dự báo, những đề 92
  3. LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN xuất có hiệu quả, dẫn đến quá trình phản chức năng hậu cần và chức năng tham mưu hồi thông tin từ cấp dưới lên cấp trên, từ tổng hợp. cá nhân thực thi lên người lãnh đạo, quản Thứ ba, tác động của cách mạng công lý của cơ quan, tổ chức là rất chậm” nghiệp 4.0 (Phạm Thị Hồng Thắm, 2020). Mặt khác, Thế giới đang bước vào một giai đoạn việc ứng dụng CNTT chủ yếu chỉ dừng lại phát triển hết sức mạnh mẽ với những biến ở việc trang bị máy tính chứ chưa chú đổi sâu sắc. Hiện nay, đời sống kinh tế - xã trọng nhiều đến các công nghệ, phần mềm, hội đang đối diện với nhiều xu thế biến đổi “Các loại phần mềm chưa được trang bị khác nhau, đặc biệt là cách mạng công đầy đủ, chưa đảm bảo được yêu cầu của nghiệp lần thứ 4 (CMCN 4.0). Giáo sư công nghệ số trong cập nhật và chuyển Klaus Schwab (người Đức), Chủ tịch Diễn giao dữ liệu” (Quế Hương, 2019). đàn Kinh tế Thế giới Davos cho rằng Thứ hai, tác động của quá trình cải “Chúng ta đang tiến tới một cuộc cách cách hành chính nhà nước mạng công nghệ, công nghiệp làm thay đổi Cải cách hành chính nhà nước là một cơ bản lối sống, phong cách làm việc và trong những chủ trương, biện pháp lớn của cách thức giao tiếp. Xét về phạm vi, mức Đảng và Nhà nước. Hiện nay chúng ta độ và tính phức tạp, sự dịch chuyển này đang tiến hành cải cách hành chính nhà không giống với bất kỳ điều gì mà con nước trên sáu nội dung, bao gồm: cải cách người từng trải qua” (Cục Thông tin Khoa thể chế; cải cách bộ máy hành chính nhà học và Công nghệ Quốc gia, 2017, tr. 1). nước; cải cách thủ tục hành chính; nâng Cuộc CMCN 4.0 có tác động mạnh mẽ tới cao chất lượng cán bộ, công chức, viên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, chức; cải cách tài chính và hiện đại hóa nền trong đó có hoạt động của các CQHCNN. hành chính (Chính phủ, 2011, tr. 2-7). Sáu Quá trình phát triển này đòi hỏi các nội dung cải cách này đòi hỏi tất cả các CQHCNN cũng như công tác văn phòng CQHCNN đều phải thực hiện, trong đó văn phải đẩy nhanh và nâng cao chất lượng hoạt phòng cũng không ngoại lệ. Điều này đòi động. CMCN 4.0 yêu cầu công tác văn hỏi văn phòng các CQHCNN phải cải cách phòng phải hiện đại hóa một cách toàn diện tất cả các nội dung này gắn với công tác từ cơ sở vật chất, quy trình, thủ tục đến con văn phòng. Quá trình cải cách hành chính người. Tác động của CMCN 4.0 đặt ra yêu yêu cầu văn phòng phải đẩy mạnh ứng cầu phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT, áp dụng CNTT vào hoạt động của văn phòng. dụng các thành tựu phát triển của khoa học Ngoài yêu cầu phải ứng dụng CNTT vào công nghệ vào hoạt động văn phòng nhằm công tác văn phòng, quá trình cải cách bắt kịp yêu cầu cũng như khai thác được hành chính nhà nước cũng yêu cầu phải những thời cơ của cuộc CMCN 4.0 tạo ra. nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công 2. Các yêu cầu đổi mới tổ chức và chức, sắp xếp lại tổ chức bộ máy cơ quan hoạt động của văn phòng trong cơ quan văn phòng, đơn giản hóa thủ tục hành hành chính nhà nước chính trong hoạt động của mình. Quá trình Sự phát triển các lĩnh vực đời sống cải cách hành chính cũng đặt ra yêu cầu kinh tế - xã hội, đặc biệt là CMCN 4.0 và văn phòng phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả quá trình cải cách hành chính đặt ra yêu hoạt động của mình để từ đó thực hiện tốt cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của 93
  4. SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022) công tác văn phòng, cụ thể như sau: chức năng, nhiệm vụ. Quá trình đổi mới Thứ nhất, đổi mới cơ cấu tổ chức của hiện nay đòi hỏi công chức văn phòng phải văn phòng hình thành nên “văn hóa tốc độ” trong xử Văn phòng là một bộ phận cấu thành lý công việc, đồng thời hình thành tư duy của CQHCNN, vì vậy trong quá trình cải nhạy bén và tư duy tổng hợp để có thể cách hành chính hiện nay cũng đặt ra yêu hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ cầu phải sắp xếp hoàn thiện tổ chức bộ được phân công. Yêu cầu trong giai đoạn máy. Bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy mới của văn phòng đặt ra phải hình thành hành chính, sắp xếp các đơn vị hành chính nên một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, huyện, xã theo Nghị quyết số 37-NQ/TW hiện đại. ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Bộ Chính Bên cạnh đó, trong bối cảnh của cuộc trị tác động lớn đến tổ chức của các văn CMCN 4.0, chúng ta đang hướng tới xây phòng. Ngoài ra, đối với Văn phòng Chính dựng một nền hành chính “điện tử”. Để phủ, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng được “Chính phủ điện tử”, “Văn cũng phải được sắp xếp theo hướng tinh phòng điện tử” đòi hỏi phải có những gọn lại. Trong sắp xếp tổ chức bộ máy, văn “Con người điện tử”. Do đó, mỗi cán bộ phòng của các cơ quan phải đáp ứng yêu công chức viên chức văn phòng phải tự cầu ngày càng hợp lý hóa cơ cấu tổ chức, nâng cao trình độ, kỹ năng CNTT. CBCC đặc biệt là vấn đề đơn giản hóa tổ chức bộ văn phòng phải sử dụng thành thạo các máy, phân định rõ ràng chức năng, nhiệm phần mềm, tiện ích, có kỹ năng tin học tốt vụ giữa văn phòng với các đơn vị khác có để làm chủ công nghệ. Quá trình phát triển liên quan. Để có thể thực hiện được điều công nghệ yêu cầu đội ngũ nhân sự không này, yêu cầu đặt ra là phải phân tích tổ chỉ dừng lại ở kiến thức tin học cơ bản mà chức, phân tích công việc một cách bài bản còn đòi hỏi phải nâng cao hơn nữa, đặc biệt và thống nhất trong toàn bộ máy tổ chức. là khả năng tiếp cận và sử dụng công nghệ, Thứ hai, yêu cầu nâng cao chất lượng khả năng sử dụng thành thạo các công cụ, đội ngũ nhân sự các phần mềm, có khả năng “làm chủ” Trong tổ chức và hoạt động của văn công nghệ, làm việc độc lập trên môi phòng các CQHCNN thì yếu tố cần phải trường mạng. Việc hiện đại hoá trang thiết đổi mới đầu tiên cần phải kể đến đó là con bị của văn phòng cần phải được tiến hành người. Trong quá trình hoạt động đòi đồng thời với “hiện đại hoá” những con hỏi phải có một đội ngũ công chức có người làm công tác này và trong đó đặc “tâm” và có “tầm”. Muốn vậy, đòi hỏi các biệt là trang bị tri thức về CNTT, tin học CQHCNN phải nâng cao chất lượng của cần phải được tiến hành trước một bước. đội ngũ nhân sự văn phòng. Các CQHCNN Thứ ba, yêu cầu hiện đại hóa công tác cần xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến văn phòng thức chuyên môn vững vàng, có tinh thần Trong quá trình đổi mới hoạt động của thái độ phục vụ, có ý thức tổ chức kỷ luật văn phòng nhất là dưới tác động của cao. Đội ngũ công chức văn phòng phải CMCN 4.0 thì hiện đại hóa văn phòng là đáp ứng được yêu cầu chuyên môn cũng một yêu cầu mang tính tất yếu. Các như việc sử dụng thành thạo các kỹ năng CQHCNN cần đẩy nhanh lộ trình hiện đại mềm để phục vụ cho việc thực hiện các hóa văn phòng để theo kịp sự phát triển 94
  5. LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN như “vũ bão” của khoa học công nghệ. đầu tư nâng cấp trụ sở thì cần phải thiết kế Yêu cầu hiện đại hóa này bao gồm: lại không gian văn phòng cho hiện đại, Một là, yêu cầu đầu tư, hiện đại hóa thông thoáng. trang thiết bị của văn phòng Để trang bị cơ sở vật chất đòi hỏi phải Cơ sở vật chất là điều kiện để đảm bảo đảm bảo nguồn tài chính nhất định. Đối với cho hoạt động của nền hành chính nhà các địa phương có kinh tế phát triển như nước nói chung và hoạt động của văn Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Bình phòng nói riêng. Sự phát triển mạnh mẽ Dương… việc nâng cấp cơ sở vật chất hiện của khoa học công nghệ đòi hỏi trang thiết nay tương đối thuận lợi. Trong khi đó, đối bị văn phòng phải được đầu tư tối ưu, hiện với các tỉnh có điều kiện kinh tế chưa phát đại. Các thiết bị hiện đại đòi hỏi phải được triển mạnh như Hà Giang, Tuyên Quang, đầu tư và nâng cấp như máy tính, máy in, Cao Bằng, Điện Biên… việc trang bị cơ sở máy photo, máy scan, thiết bị kỹ thuật vật chất là một trở ngại nhất định. Ngoài truyền tin, truyền văn bản, Kios tra cứu ra, đối với Trung ương, cấp tỉnh, việc trang thông tin... Thực tiễn hiện nay nhiều bị cơ sở vật chất hiện đại nhất thiết phải CQHCNN, nhất là ở cấp xã và cấp huyện, được thực hiện tốt. Tuy nhiên, đối với cấp cơ sở vật chất của văn phòng chưa được huyện và cấp xã thì đây là một vấn đề còn đáp ứng và trang bị đầy đủ. Điều này đã đang rất khó khăn. làm giảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Hai là, yêu cầu phải đẩy mạnh ứng văn phòng. Chỉ khi đảm bảo các cơ sở vật dụng các phần mềm, tiện ích trong hoạt chất này thì mới có thể thực hiện tốt chức động của văn phòng năng tham mưu, tổng hợp. “Cuộc CMCN 4.0 với nền tảng là sự Các cơ quan văn phòng phải được đầu phát triển mạnh mẽ của CNTT, trong đó tư máy vi tính hiện đại và thông qua việc chủ yếu là mạng xã hội, di động, dữ liệu nối mạng vi tính để xử lý thông tin, sao lớn, phân tích và điện toán đám mây. Việc chép, nhân, in công văn và phát hành văn ứng dụng CNTT cho phép đẩy nhanh việc bản trên môi trường mạng là một xu thế tất ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong nhiều ngành yếu. Ngoài ra, việc đòi hỏi phải nâng cấp nghề, góp phần khắc phục những khó khăn trụ sở làm việc để đảm bảo không gian cho hiện có” (Trịnh Xuân Thắng, 2018). Việc hoạt động văn phòng là thực sự cần thiết. áp dụng công nghệ cao vào quá trình vận Văn phòng cần đề xuất với các cơ quan có hành của văn phòng là một trong những yếu thẩm quyền đầu tư nâng cấp Trụ sở làm tố quan trọng, nó giúp cho hoạt động hiệu việc, Trụ sở tiếp công dân, Bộ phận một quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí. cửa… tại cơ quan, đơn vị mình. Đồng thời, Điều này yêu cầu công tác văn phòng phải phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho Bộ đẩy mạnh ứng dụng các thành tựu công phận một cửa và Trụ sở tiếp công dân. nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý. Xu thế Trong xu hướng với sự phát triển công phát triển của cuộc CMCN 4.0 là sự phát nghệ, các cơ quan đang chuyển từ mô hình triển bùng nổ của các ứng dụng, phần mềm, “họp trực tiếp” sang “họp trực tuyến”, tiện ích. Vì vậy, đòi hỏi công tác văn phòng chính vì vậy văn phòng cần phải trang bị phải ứng dụng các phần mềm, tiện ích vào các phòng họp trực tuyến, nhất là ở Trung hoạt động của mình. ương, cấp tỉnh và cấp huyện. Bên cạnh việc Một số phần mềm, tiện ích mà văn 95
  6. SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022) phòng cần phải được trang bị và nâng cấp với người dân. Vì vậy, Cổng thông tin điện như đầu tư và nâng cấp Cổng thông tin tử là một những giải pháp để giải quyết bài điện tử; Phần mềm quản lý văn bản (M- toán này. Thực tế cho thấy rất nhiều các cơ Office); Phần mềm đánh giá sự hài lòng quan chuyên môn cấp huyện và Ủy ban của người dân; Ứng dụng Hệ thống thông nhân dân cấp xã chưa có Cổng thông tin tin quản lý nhân sự; Phần mềm chỉ đạo, điện tử riêng. Điều này sẽ gây ra rào cản điều hành; Phần mềm họp trực tuyến trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực (Microsoft Teams, Google Hangout tuyến. Bên cạnh đó việc vận hành các Cổng Meets…); Ứng dụng Zalo trong hoạt động thông tin điện của cấp huyện, cấp tỉnh cũng văn phòng; Hệ thống ISO điện tử; Hệ thường xuyên gặp những “trục trặc”, điều thống một cửa điện tử.v.v. này ảnh hưởng đến quá trình truy cập và sử Hiện nay, thực tế văn phòng các dụng của cán bộ công chức viên chức và CQHCNN đã áp dụng các phần mềm, tiện người dân. ích vào hoạt động của mình. Tuy nhiên Thứ tư, yêu cầu đổi mới quy trình, mức độ áp dụng chưa nhiều và chưa đồng nghiệp vụ của văn phòng bộ. Việc áp dụng các phần mềm, tiện ích ở Quá trình đổi mới hoạt động văn một số cơ quan ở địa phương còn khá phòng yêu cầu phải đổi mới các quy trình, khiêm tốn. Việc trang bị phần mềm, tiện nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Các ích ở một số cơ quan còn có tình trạng cơ quan văn phòng phải nghiên cứu lộ trình “nhỏ giọt”. Yêu cầu đặt ra là phải ứng cải cách hoạt động của mình. Văn phòng dụng triệt để các phần mềm, tiện ích. Đồng trong các CQHCNN cần phải chuẩn hóa thời việc ứng dụng phải đảm bảo tính đồng các quy trình, nghiệp vụ trong công tác văn bộ, thống nhất. phòng bằng cách đẩy mạnh ứng dụng hệ Cơ quan văn phòng cũng cần phải phối thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn hợp với các cơ quan phụ trách về Khoa học ISO 9001:2015 vào hoạt động của mình. công nghệ để nghiên cứu xây dựng cũng Các quy trình, nghiệp vụ của công tác văn như vận hành các hệ thống phần mềm, tiện phòng như xây dựng kế hoạch, chương ích khác vào hoạt động. Đồng thời nghiên trình công tác; quản lý văn bản; hội họp; cứu sử dụng các mạng xã hội vào công tác quản lý nhân sự; quản lý hồ sơ, tài liệu… văn phòng của cơ quan, đơn vị mình và cần phải được xây dựng và vận hành với thống nhất sử dụng Email công vụ trong quy trình chặt chẽ, logic, đảm bảo phù hợp thực thi công vụ. Việc xây dựng các phần với xu thế cải cách thủ tục hành chính hiện mềm, tiện ích cần bám sát vào các công nay. Các cơ quan văn phòng đẩy mạnh ứng việc cũng như các quy trình, thủ tục của dụng chữ ký số, hồ sơ điện tử, dịch vụ văn phòng. Các cơ quan văn phòng cần công trực tuyến… để rút ngắn thời gian phải nghiên cứu và có lộ trình áp dụng các giải quyết thủ tục hành chính cũng như công nghệ mới, các phần mềm tiện ích vào chuẩn hóa các quy trình, thủ tục. Văn quá trình hoạt động. phòng cần xây dựng các biểu mẫu điện tử Ngoài ra hiện nay với xu hướng phát và thống nhất việc sử dụng các biểu mẫu triển của công nghệ thì các CQHCNN đang này. Quy trình, nghiệp vụ phải hướng đến hướng đến giảm “Giao dịch trực tiếp”, tăng xây dựng “Văn phòng điện tử”, “Văn “Giao dịch gián tiếp” trong mối quan hệ phòng không giấy”, “Văn phòng tự động 96
  7. LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN hóa”, “Văn phòng của thế kỷ 21”, “Văn Mỗi CBCC cần nhận thức đầy đủ và chính phòng số”.v.v. Với sự tác động mạnh mẽ xác sự cần thiết cũng như yêu cầu phải đổi của CNTT yêu cầu văn phòng các mới tổ chức và hoạt động của văn phòng. CQHCNN cần đẩy nhanh việc sử dụng Họ cần thay đổi tư duy từ “yêu cầu” đổi internet và các phương tiện truyền thông mới sang “nhu cầu” đổi mới. Có như vậy vào thực hiện nhằm đơn giản hóa quy mới chủ động và tích cực trong quá trình trình, tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí. đổi mới hoạt động của mình. Các Quá trình đổi mới công tác văn phòng CQHCNN, nhất là lãnh đạo các cơ quan yêu cầu cần phải nghiên cứu, xây dựng và văn phòng cần tăng cường nâng cao nhận tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện thức của đội ngũ cán bộ công chức. Lãnh nhiệm vụ của văn phòng cũng như thực đạo các CQHCNN và lãnh đạo văn phòng hiện các chuyên môn, nghiệp vụ. Văn cần thường xuyên chỉ đạo cũng như vận phòng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào động mỗi công chức chủ động và tích cực quy trình xử lý công việc nội bộ, trong mối đổi mới, sáng tạo và linh hoạt trong hoạt quan hệ với các cơ quan, bộ phận khác động. Mỗi cơ quan, cá nhân cần nhận thức cũng như trong giải quyết công việc người được tầm quan trọng, lợi ích của việc đổi dân, doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần mới tổ chức và hoạt động văn phòng cũng phối hợp với các CQHCNN khác, các bộ như những yêu cầu đặt ra đối với công tác phận khác đẩy nhanh việc công bố danh này trong thời kỳ mới. mục các thủ tục hành chính trên mạng Thứ hai, rà soát, hoàn thiện cơ cấu tổ thông tin điện tử của cơ quan, cung cấp chức của Văn phòng lịch công tác, lịch tiếp công dân lên trang Các CQHCNN cần tiến hành phân thông tin điện tử. định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của văn 3. Một số kiến nghị phòng với các bộ phận, đơn vị khác trong Từ những yêu cầu phải đổi mới tổ cơ quan. Trước hết, cần rà soát, phân định chức và hoạt động văn phòng trong các rõ ràng chức năng, nhiệm vụ với các bộ CQHCNN hiện nay, chúng tôi đề xuất một phận, đơn vị khác trong cơ quan cũng như số biện pháp sau đây: trong nội bộ của văn phòng. Trong bối Thứ nhất, nâng cao nhận thức của các cảnh chuyển đổi chức năng từ hậu cần sang CQHCNN và đội ngũ cán bộ công chức về tham mưu thì cần xác định rõ ràng, cụ thể yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của hơn chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực văn phòng tham mưu. Văn phòng cần rà soát lại Quy Trong hệ thống các CQHCNN thì văn chế tổ chức và hoạt động của mình để tham phòng phải là cơ quan, đơn vị chủ động và mưu thủ trưởng cơ quan ban hành quyết tiên phong trong việc cải cách tổ chức và định điều chỉnh. Ngoài ra, cần từng bước hoạt động. Với chức năng, vị trí cũng như tách bạch chức năng hậu cần và tham mưu, tầm quan trọng của mình, các cơ quan văn đẩy nhanh quá trình chuyên môn hóa trong phòng cần ý thức được trách nhiệm trong hoạt động. Đặc biệt tiến hành nghiên cứu việc đổi mới tổ chức và hoạt động. Việc sắp xếp bộ máy Văn phòng Chính phủ và thay đổi tư duy, nâng cao nhận thức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo CBCC về đổi mới tổ chức và hoạt động hướng gọn nhẹ hơn, linh hoạt hơn. Các của văn phòng là một yêu cầu cấp thiết. CQHCNN cần tổ chức bộ máy văn phòng 97
  8. SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022) theo hướng khoa học, gọn nhẹ và đúng dựng danh mục mua sắm, trang bị cơ sở hạ chức năng. tầng vào dự toán ngân sách hằng năm của Thứ ba, tăng cường phối hợp với các cơ quan, đơn vị. Đặc biệt các CQHCNN cơ quan, đơn vị khác trong quá trình đổi cần nghiên cứu đầu tư cho công tác văn mới tổ chức và hoạt động của văn phòng phòng ở các địa phương khó khăn, các cấp Các cơ quan văn phòng cần phối hợp hành chính ở địa phương, nhất là cấp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị có liên huyện và cấp xã. Các CQHCNN cần quan trong quá trình cải cách hoạt động nghiên cứu lộ trình để “phủ sóng” Cổng của mình. Cụ thể: thông tin điện tử cho tất cả các cơ quan Một là, phối hợp với cơ quan Nội vụ chuyên môn cấp huyện và Uỷ ban nhân để hoàn thiện các quy định về chức năng, dân cấp xã. nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng. Thứ tư, thực hiện đồng bộ quá trình đổi Đây sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng cho mới tổ chức và hoạt động của văn phòng hoạt động của văn phòng. Bên cạnh đó, cần Yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động phối hợp với cơ quan Nội vụ để tăng cường của văn phòng chỉ có thể thực hiện hiệu đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân sự quả khi mà các CQHCNN, các cơ quan văn văn phòng. Các cơ quan này cần tiến hành phòng thực hiện đồng bộ các nội dung. Do xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để từ đó, cần tiến hành đồng thời các nội dung đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng như nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự; đội ngũ nhân sự khoa học, hợp lý. hiện đại hóa văn phòng; đẩy mạnh chuẩn Hai là, cơ quan văn phòng cần phối hóa quy trình, nghiệp vụ văn phòng... đồng hợp với các cơ quan Nội vụ, cơ quan Khoa thời từng nội dung đổi mới phải đặt trong học công nghệ để xây dựng chương trình, mối tương quan với các nội dung khác. nội dung cũng như kế hoạch đào tạo, bồi Bên cạnh đó, các CQHCNN cần xây dựng dưỡng kiến thức, kỹ năng về tin học, các giải pháp để tiến hành đồng bộ đổi mới CNTT cho đội ngũ công chức của mình. văn phòng với đổi mới tổ chức và hoạt Ba là, trong quá trình xây dựng và vận động của các cơ quan khác. hành các hệ thống phần mềm, tiện ích… Kết luận đòi hỏi cơ quan văn phòng cần phối hợp Với vai trò và vị trí quan trọng của với các cơ quan về khoa học công nghệ, mình, văn phòng các CQHCNN cần phải công an để nghiên cứu về tính bảo mật được đổi mới theo hướng hiện đại và thông tin, khả năng thích ứng với chuyên nghiệp. Có thể khẳng định rằng văn CQHCNN, đảm bảo an ninh mạng… để phòng truyền thống hiện nay không thể đáp lựa chọn phần mềm, tiện ích cho phù hợp. ứng được yêu cầu phát tiển của giai đoạn Thứ tư, đảm bảo nguồn lực đầu tư cho mới. Xu thế phát triển tất yếu của thời đại quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri Để có thể đổi mới tổ chức và hoạt thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi động văn phòng đòi hỏi phải đảm bảo mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong nguồn lực nhất định. Do đó, các CQHCNN xã hội đều phải không ngừng đổi mới và cần tăng cường đầu tư ngân sách nhà nước hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn cho hoạt động văn phòng. Văn phòng cần phòng cần được nhanh chóng chuyển từ phối hợp với cơ quan Tài chính để xây văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu 98
  9. LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN mới. Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phải thay đổi theo hướng hiện đại và yêu phòng trong các CQHCNN trở thành một cầu nâng cao chất lượng hoạt động. Tuy yêu cầu tất yếu trong bối cảnh và giai đoạn nhiên, sự phát triển của CMCN 4.0 và cải hiện nay. Quá trình phát triển kinh tế - xã cách hành chính nhà nước cũng tạo ra hội đặc biệt là CMCN 4.0 đặt ra những yêu những thời cơ và thuận lợi cho quá trình cầu mới cho các cơ quan, đơn vị. Điều này đổi mới tổ chức và hoạt động của văn đòi hỏi văn phòng các CQHCNN phải phòng. Do đó, cần tận dụng những thời cơ, nghiên cứu một cách “thấu đáo” để có kế thuận lợi đồng thời cần xây dựng các biện hoạch và chương trình cải cách phù hợp và pháp và lộ trình thích hợp để khắc phục khoa học. Công tác văn phòng trong các những khó khăn, thách thức nhằm đổi mới CQHCNN đang đứng trước những áp lực tổ chức và hoạt động của văn phòng. TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2011). Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 về ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020. Chính phủ (2015). Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (2017). Tổng luận “Cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4”. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành & Bùi Hữu Duy (2009). Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại. Nxb Lao động. Quế Hương (29/11/2019). Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Bắc Giang - tác động lớn đến hiện đại hóa công tác Văn thư - Lưu trữ. Cổng Thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang. Truy xuất từ:https://snv.bacgiang.gov.vn/chi-tiet- tin-tuc/-/asset_publisher/aRIn3er4plGA/content/thuc-trang-ung-dung-cntt-tren-ia- ban-tinh-bac-giang-tac-ong-lon-en-hien-ai-hoa-cong-tac-van-thu-luu-tru Hữu Nguyên (26/12/2019). Hội nghị tổng kết công tác năm 2019 của Văn phòng Chính phủ. Tạp chí Cộng sản. Truy xuất từ: https://tapchicongsan.org.vn/en/hoat-ong-cua- lanh-ao-ang-nha-nuoc/-/2018/815704/hoi-nghi-tong-ket-cong-tac-nam-2019-cua- van-phong-chinh-phu.aspx Lưu Kiếm Thanh (2008). Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nước số. Số 11/2008, tr. 20-22. Phạm Thị Hồng Thắm (2020). Nâng cao chất lượng công tác tham mưu của lãnh đạo, quản lý cấp phòng. Tạp chí Quản lý nhà nước. Số 292(5/2020), tr.70-74. Trịnh Xuân Thắng (06/9/2018). Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đến sự phát triển của nền hành chính nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nước. Truy xuất từ:https://tcnn.vn/news/detail/40969/Tac_dong_cua_cuoc_cach_mang_cong_nghi p_lan_thu_4_den_su_phat_trien_cua_nen_hanh_chinh_nha_nuocall.html Ngày nhận bài: 18/11/2020 Biên tập xong: 15/01/2022 Duyệt đăng: 20/01/2022 99
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
5=>2