Giáo trình Kế toán máy (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:46

Thêm vào BST

Báo xấu

30
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Kế toán máy (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) y được biên soạn nhằm giúp người đọc có cái nhìn cụ thể hơn về phần mềm kế toán, hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm kế toán. Sau khi học xong chương trình này, học viên có thể: trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel; phân biệt được các hàm trong Excel;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kế toán máy (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: KẾ TOÁN MÁY NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong các hoạt động kinh tế, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Vì thế một hệ thống quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát trền không ngừng của Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp cho các doanh nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn, cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, hiệu quả. Bộ giáo trình này được biên soạn nhằm giúp người đọc có cái nhìn cụ thể hơn về phần mềm kế toán, hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm. Đối tượng của giáo trình kế toán máy doanh nghiệp là các sinh viên đã và đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp chuyên ngành kế toán tài chính và các chuyên ngành về kinh tế khác, đã có kiến thức sơ đẳng về nguyên lý kế toán. Tuy tác giả đã có nhiều cố gắng song giáo trình không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Chân thành cảm ơn. Ngày 11 tháng 07 năm 2019 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên: ThS. Vũ Thị Hường 2. ThS. Tạ Thị Kim Anh 1
MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .................................................................................. 1 LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:.................................................. 4 BÀI 1: Tổ chức thông tin kế toán và công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy ................................................................................................................ 5 1. Sự cần thiết ứng dụng tin học vào công tác kế toán. ........................................ 5 1.1. Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán............................... 5 1.2. Hệ thống máy tính và nguyên tắc hoạt động của máy vi tính. ....................... 5 1.3. Mối quan hệ giữa kế toán và ứng dụng tin học trong công tác kế toán. ....... 5 1.4. Phần mềm kế toán. ......................................................................................... 6 2. Những NT cơ bản khi thực hiện kế toán trên máy vi tính. ............................... 6 3. Tiến trình kế toán trên máy vi tính. ................................................................... 7 3.1. Tiến trình kế toán trên máy vi tính. ................................................................ 7 3.2. Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán ............................................................ 7 3.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán. ......................................... 11 3.4. Hệ thống danh mục từ điển kế toán. ............................................................ 12 3.5. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng khi làm kế toán bằng máy ................. 12 3.6. Qui trình áp dụng kế toán máy..................................................................... 13 BÀI 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA .......................................................... 14 1. Giới thiệu chung .............................................................................................. 14 1.1. Các phân hệ nghiệp vụ của SAS................................................................... 14 1.2. Các tham số kỹ thuật của phần mền kế toán SAS ........................................ 14 1.3. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SAS ........................................... 14 1.4. Khởi động và bắt đầu làm việc với SAS ....................................................... 17 2. Những thông tin hệ thống trong SAS .............................................................. 17 2.1. Lựa chọn hình thức ghi chép kế toán (Trích dẫn theo hình thức NKC) ...... 17 2.2. Các phím chức năng trong SAS ................................................................... 19 2.3. Sao chép dữ liệu bằng chương trình SAS..................................................... 19 2.4. Các công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu ................................................... 19 3. Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống ................................................. 19 3.1. Thiết lập thông tin hệ thống ......................................................................... 19 3.2. Tạo lập các danh mục từ điển và vào số dư đầu kỳ ..................................... 20 4. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả ............................................................ 22 4.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 22 4.2. Báo cáo ......................................................................................................... 26 5. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu ............................................................ 26 5.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 26 5.2. Báo cáo ......................................................................................................... 29 6. Kế toán vốn bằng tiền ..................................................................................... 29 6.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 29 6.2. Báo cáo ......................................................................................................... 32 7. Kế toán hàng tồn kho ...................................................................................... 32 7.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 32 2
7.2. Báo cáo ......................................................................................................... 36 8. Kế toán Tài sản cố định, CCDC ...................................................................... 36 8.1. Khai báo thông tin về TSCĐ ........................................................................ 36 8.2. Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng .................................... 37 8.3. Phân bổ khấu hao ......................................................................................... 37 8.4. Danh mục khai báo giảm TSCĐ .................................................................. 38 8.5. Khai báo thôi khấu hao tài sản .................................................................... 38 8.6. Các báo cáo liên quan phân hệ TSCĐ ......................................................... 38 8.7. Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần ........................................ 38 9. Phiếu kế toán ................................................................................................... 38 9.1. Chức năng .................................................................................................... 38 9.2. Cập nhật phiếu kế toán ................................................................................ 38 10. Kế toán giá thành sản phẩm .......................................................................... 38 10.1. Phân loại và lựa chọn phương án tính giá thành ...................................... 38 10.2. Giá thành giản đơn .................................................................................... 39 10.3. Giá thành định mức (giá thành quản trị) ................................................... 40 11. Báo cáo thuế và báo cáo tài chính ................................................................. 40 11.1. Báo cáo thuế ............................................................................................... 40 11.2 Báo cáo tài chính......................................................................................... 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 45 3
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: KẾ TOÁN MÁY Mã mô đun: MĐ42 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Mô đun Kế toán máy thuộc nhóm các môn học/mô đun chuyên môn được bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn học/mô đun chuyên môn của nghề - Tính chất: Mô đun Kế toán máy là mô đun chuyên môn nghề bắt buộc sử dụng bảng tính Exel và ứng dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán - Ý nghĩa và vai trò của môn học: giúp người học có kỹ năng trong việc sử dụng các phần mềm kế toán. Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: + Trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel + Phân biệt được các hàm trong Excel - Về kỹ năng: + Sử dụng được một số phần mềm kế toán + Sử dụng thành thạo phần mềm Excel trên máy tính + Ứng dụng được các phần mềm kế toán vào công tác kế toán - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Cẩn thận, trung thực, tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán. Nội dung của môn học: - Bài 1: Tổ chức thông tin kế toán và công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy - Bài 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA 4
BÀI 1: Tổ chức thông tin kế toán và công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy Mã bài: MĐ42.01 Mục tiêu: - Hiểu được sự cần thiết ứng dụng tin học vào công tác kế toán. - Nắm được nguyên tắc cơ bản khi thực hiện kế toán máy trên máy vi tính - Quy trình thực hiện kế toán máy - Những vấn đề khử trùng khi làm kế toán máy - Tuân thủ quy định của luật kế toán Nội dung chính: 1. Sự cần thiết ứng dụng tin học vào công tác kế toán. 1.1. Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán. - Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu quản lý. - Giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản các tài liệu, số liệu, các thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị được thuận lợi và an toàn nhất. - Tiết kiệm chi phí hạch toán, đảm bảo nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác kế toán. 1.2. Hệ thống máy tính và nguyên tắc hoạt động của máy vi tính. - Phần cứng: Bộ trung tâm, bộ nhập, bộ xuất và bộ nhớ ngoài và các thiết bị ngoại vi. - Phần mềm: Hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, phần mềm kế toán. - Các thủ tục: là quy định những trình tự để tổ chức và quản trị các hoạt động. - Các tệp dữ liệu: bao gồm các tệp cấu thành CSDL VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, … - Con người: Nhân viên xử lý thông tin, nhân viên xử lý nghiệp vụ. 1.3. Mối quan hệ giữa kế toán và ứng dụng tin học trong công tác kế toán. - Ứng dụng tin học trong công tác kế toán là việc thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự hạch toán của các phương pháp kế toán đã thu nhận, tính toán và xử lý cung cấp các thông tin cần thiết thông qua máy tính. - Như vậy, việc trang bị máy vi tính là rất cần thiết. Song muốn thực hiện kế toán trên máy vi tính phải cần có những người có trình độ, nghiệp vụ chuyên môn kế toán và tin học để xây dựng nên các chương trình kế toán máy (phần mềm kế toán) đồng thời những người sử dụng chương trình đó phải có nghiệp vụ chuyên môn. - Máy tính chỉ là phương tiện trợ giúp, là công cụ tính toán và là tủ hồ sơ lưu trữ thông tin cỡ lớn và là nơi thực hiện lập in các báo biểu chuyên nghiệp một cách nhanh chóng tiện lợi. - Từ mối quan hệ giữa kế toán và tin học ta rút ra nhận định rằng: Việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy vẫn phải tuân thủ theo các yêu cầu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán thủ công. Chỉ khác ở chỗ các bước trình tự tính toán được tự động hoá với những phương tiện tính toán hiện đại hơn. 5
1.4. Phần mềm kế toán. - Khái niệm: Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. Kế toán máy là công việc làm kế toán sổ sách trên máy vi tính, được căn cứ vào hệ thống tài khoản và các phần mềm kế toán. - Tác dụng: Phần mềm kế toán được áp dụng để: + Tạo lập CSDL kế toán. + Hiệu chỉnh, cập nhật lại CSDL theo yêu cầu. + Kết xuất báo cáo, thông báo kế toán từ CSDL kế toán. - Các phền mềm kế toán đang được lưu hành: FAST, MISA, EFFECT, SAS, ... - Cơ sở dữ liệu kế toán. + Khái niệm: CSDL kế toán là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp có quan hệ với nhau, chúng được quản lý một cách hợp nhất thông qua một hệ quản trị CSDL nhằm đặt được mục đích duy nhất của hệ thống thông tin kế toán là: xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin kế toán-tài chính phục vụ cho nhu cầu quản trị. + CSDL kế toán thường bao gồm: - Các tệp tài nguyên: là các tệp CSDL lưu trữ các dữ liệu liên quan đến thuộc tính của hệ thống. VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, … chúng có đặc điểm ít thay đổi. - Tệp giao dịch: là tệp CSDL lưu trữ các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Tệp báo cáo: tệp thông tin khái quát, tệp này lưu trữ các thông tin đã qua xử lý (chúng tồn tại dưới dạng báo cáo) 2. Những NT cơ bản khi thực hiện kế toán trên máy vi tính. Thực hiện kế trong điều kiện áp dụng KTM hay thủ công đều phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản, dễ hiểu, phù hợp với trình độ tin cậy cao, chất lượng thông tin kế toán trung thực, khách quan, đầy đủ, có thể so sánh được, kịp thời, cân đối giữa lợi ích và chi phí cung cấp thông tin, ... Để đảm bảo các yêu cầu trên phần mềm kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc: - Ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động tài chính được phát hành, không trùng lặp, không bỏ sót. - Đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Đảm bảo liên kết đầy đủ các chuyên đề kế toán (phần hành kế toán), đảm bảo tính đồng bộ quá trình kế toán, cũng như phân công, phân nhiệm trong công tác tổ chức cán bộ kế toán. - Đảm bảo thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sai chứng từ theo đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán. - Phải có hệ thống mật khẩu để bảo vệ thông tin. - Đảm bảo lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán theo đúng nguyên tắc chế độ quy định hiện hành. 6
3. Tiến trình kế toán trên máy vi tính. 3.1. Tiến trình kế toán trên máy vi tính. Tiến trình kế toán được bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến lập báo cáo định kỳ. Tiến trình đó dù thực hiện theo phương pháp thủ công hay tự động hoá đều phải chọn một hình thức kế toán phù hợp rồi tuân thủ theo đó. Các hình thức kế toán có thể là: Nhật ký chung, NKCT, chứng từ ghi sổ, ...Kế toán máy cho phép lựa chọn hình thức kế toán rồi tuân thủ. Nhưng thường kế toán máy áp dụng theo phương pháp Nhật ký chung. Theo phương pháp này tiến trình kế toán gồm các bước sau: - Bước 1. Ghi nhật ký kế toán Từ chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ vào nhật ký chung (có thể kết hợp với nhật ký chuyên dùng: nhật ký mua hàng, bán hàng, nhật ký thu chi tiền …). Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng kế toán. - Bước 2. Ghi sổ cái. Từ số liệu đã ghi trên nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Ta nhặt số liệu ghi theo nội dung nghiệp vụ vào sổ cái. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp do đó cần dùng thêm các sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết, giải thích số tổng hợp. - Bước 3. Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ. Phản ánh các khoản thu chi phát sinh mà chưa được ghi sổ. Các bút toán điều chỉnh cuối kỳ được ghi nhật ký, sau đó ghi sổ cái. - Bước 4. Thực hiện khoá sổ. Tính số dư cuối kỳ các tài khoản tổng hợp, chi tiết đối chiếu lập báo cáo tài chính. 3.2. Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán 3.2.1. Sơ đồ dòng xử lý nghiệp vụ trong một DNSX điển hình. 11 14 Gửi X/N kho 31 Nhận bán hàng 22 7 10 13 12 19 24 1 Sản xuất 17 Mua Khách Bán 8 20 hàng Nhà hàng hàng 18 cung cấp 2 3 16 15 Kế toán Lập KHSX lương 4 Lập 9 hoá 21 đơn 27 23 28 5 Nhân viên Kế Ghi sổ kế Kế toán toán 30 toán phải trả 25 6 phải thu 7 29 26
Trong sơ đồ trên: 1. Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến bộ phận bán hàng. Bộ phận BH phải xử lý đơn thành dữ liệu cần thiết để hỗ trợ cho xử lý tiếp ở các bộ phận có liên quan. 2. Bộ phận BH gửi một liên lênh Bán hàng khảng định đơn đặt hàng đã được chấp nhận cho khách. 3. Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng chưa xử lý tới bộ phận lập hoá đơn. Trên cơ sở lệnh bán và phiếu gửi hàng do bộ phận gửi hàng gửi tới bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hoá đơn bán hàng. 4. Bộ phận lập hoá đơn gửi một liên hoá đơn bán hàng cho khách hàng để xác định số tiền và thời hạn thanh toán. 5. Bộ phận BH gửi 1 liên HĐBH đến bộ phận kế toán phải thu làm cơ sở ghi chép nghiêp vụ BH và sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu. Bộ phận này có nhiệm vụ duy trì dữ liệu về khách hàng và cập nhật HĐBH để phản ánh nghiệp vụ liên quan. 6. Định kỳ kế toán phải thu phải gửi giấy báo về tình hình công nợ còn phải trả của khách hàng cho tổ chức DN mỗi khách hàng. 7. Bộ phận BH gửi cho kho 1 liên lênh BH làm căn cứ xuất hàng (hàng gì? bao giờ xuất hàng? giao hàng ở đâu). 8. Bộ phận BH gửi đơn đặt hàng sản xuất cho bộ phận sản xuất nếu hàng khách đặt không có hoặc đã hết. 9. Tuỳ theo cách tổ chức đơn đặt hàng sản xuất có thể cho bộ phận lập kế hoạch sản xuất. 10. Sau khi hàng được đóng gửi đi cho khách hàng, bộ phận vận chuyển sẽ gửi một liên phiếu gửi hàng cho bộ phận lập hoá đơn làm cơ sở lập hoá đơn BH. 11. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập, hàng được gửi từ kho đến bộ phận giao hàng. 12. Thành phẩm được gửi từ bộ phận sản xuất tới kho. 13. Theo cách tổ chức khác nhau mà có thể bộ phận kho theo dõi hàng dữ trư đồng thời có thể gửi đơn đặt hàng đến bộ phận lập kế hoạch sản xuất hay bộ phận sản xuất để bổ sung thành phẩm vào kho. 14. Bộ phận giao hàng lập phiếu gửi hàng giao 1 liên cho khách hàng làm cơ sở nhận hàng. 15. Bộ phận sản xuất gửi báo cáo về tình hình sản xuất lên bộ phận lập kế hoạch để xem xét tình hình và có thể sửa đổi kế hoạch. 16. Bộ phận lập kế hoạch gửi kế hoạch đến bộ phận sản xuất. 17. Bộ phận sản xuất gửi yêu cầu mua hàng hoá dịch vụ tới bộ phận mua hàng. Bộ phận này xem xét lập đơn đặt hàng gửi Nhà cung cấp. 18. Bộ phận sản xuất gửi bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm cho kế toán lương làm cơ sở tính lương cho CNV. 19. Bộ phận mua hàng gửi một bản sao đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng để uỷ quyền nhận hàng. 20. Đơn đặt mua hàng gửi đến Nhà cung cấp. 21. Bộ phận mua hàng gửi bản sao đơn đặt mua hàng tới kế toán phải trả làm cơ sở thanh toán với Nhà cung cấp. 8
22. Bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng cùng phiếu gửi hàng của Nhà cung cấp và lập báo cáo nhận hàng. 23. Nhà cung cấp gửi hoá đơn BH cho đơn vị để làm cơ sở thanh toán. Hoá đơn này được xử lý bởi kế toán phải trả. 24. Bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng, xác nhận đã nhận đủ hàng như đã đặt trong đơn đặt hàng cho kế toán phải trả. 25. Kế toán phải trả thực hiện thanh toán với Nhà cung cấp. 26. Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với Nhà cung cấp được gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán. 27. kế toán lương gửi các giấy tờ có liên quan và thanh toán lương cho nhân viên. 28. Bộ phận kế toán lương gửi bảng thanh toán lương tới bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán lương. 29. Khách hàng thanh toán tiền hàng kèm theo giấy báo trả tiền cho kế toán đơn vị. 30. Giấy báo trả tiền kềm theo giấy báo nhận tiền được gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ. 31. Bộ phận nhận hàng mua gửi 2 liên báo cáo nhận hàng cùng hàng nhận mua tới kho. Sau khi nhập kho hàng, kho ký nhận và gửi một liên cho bộ phận theo dõi thanh toán. 3.2.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống xử lý dữ liệu. - Nhập liệu: Từ chứng từ gốc như đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng của Nhà cung cấp, phiếu mua hàng, bảng chấm công, …nhân viên sử dụng máy tính tiến hành nhập dữ liệu vào máy, xử lý dữ liệu theo theo một bộ sổ sách kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn. Trong KTM lưu trữ các tài khoản trên bộ nhớ điện tử, các tập tin thay cho các sổ cái trong kế toán thủ công, các nhật ký được thiết kế theo yêu cầu đặc thù và nội dung hạch toán. - Lưu trữ: Các tệp dữ liệu là phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống KTM. Nó là bộ phận lưu trữ có tổ chức các dữ liệu. Có nhiều loại tệp khác nhau. Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào, nó lưu trữ các dữ liệu cần sử dụng tức thời, không phải lâu dài. Ngược lại tệp chủ là tệp chứa dữ liệu sử dụng liên tục hoặc lâu dài. Ví dụ: Khi thực hiện bán hàng, kế toán ghi nhật ký bán hàng với mục đích ghi nhận, lưu trữ dữ liệu về bán hàng gọi là tệp giao dịch (có thể ghi nhận nhiều lần bán hàng cho một khách hàng). Quá trình chuyển sổ nghiệp vụ bán hàng vào sổ tài khoản phải thu của từng khách hàng một, nghiệp vụ bán hàng được xử lý, quá trình này đã biến đổi dữ liệu thành thông tin tổng hợp là đối tượng quan tâm của các nhà quản lý. Tệp tài khoản phải thu khách hàng gọi là tệp chủ. - Tệp tra cứu: chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu như bảng thuế thu nhập hay bảng giá. - Tổ chức đầu ra: Các tài liệu được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống như Bảng cân đối thử, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị, hoá đơn thanh toán, phiếu gửi hàng, … 9
Hệ thống kế toán 5 sổ Các chứng từ gốc Nhật ký thu Nhật ký chi Nhật ký Nhật ký mua Nhật ký bán tiền tiền chung hàng hàng Nhật ký tổng hợp Sổ cái phải trả Sổ cái chung Sổ cái phải thu người bán của khách Sổ chi tiết 3.2.3. Giới thiệu về việc thiết kế hệ thống ghi sổ kép trong phần mềm kế toán. Việc thiết kế và triển khai hệ thống ghi sổ kép cần quan tâm xem xét đến tất cả các đặc thù của DN. Khi thiết kế triển khai hệ thống ghi sổ kép cho doanh nghiệp nào thi phải phù hợp và vừa vặn với tổ chức SXKD của doanh nghiệp đó. Để thiết kế được hệ thống ghi sổ kép trong phần mềm kế toán, người ta có thể tiến hành theo quá trình sau: - Căn cứ những báo cáo tài chính và các báo cáo khác mà doanh nghiệp cần được cung cấp từ hệ thống kế toán. Thiết kế sơ bộ các báo cáo này và thiết kế hệ thống các tài khoản sử dụng. Sau đó cùng với các nhà quản lý doanh nghiệp rà soát lại và hoàn thiện các báo cáo cũng như hệ thống tài khoản. - Lập kế hoạch cho việc ghi sổ nhật ký và chuyển sổ các nghiệp vụ (phân tích nội dung, bản chất của các hoạt động trong mỗi chu trình nghiệp vụ cơ bản như: cung cấp, tiêu thụ, sản xuất, tài chính. Sau đó phân tách hệ thống tài khoản, mỗi tài khoản được gắn vào một trong số các chu trình nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp). Riêng báo cáo tài chính nhận dữ liệu kế toán và dữ liệu nghiệp vụ có từ các chu trình khác và biến đổi chúng thành dạng sao cho có thể làm cơ sở lập các báo cáo tài chính phù hợp với nguyên tắc kế toán chung (chu trình báo cáo tai chính gồm các thao tác thông thường như duy trì sổ cái chung, thực hiện bút toán điều chỉnh và khoá sổ kế toán). Sau khi xác định được các hoạt động cơ bản có trong mỗi chu trình nghiệp vụ, việc tiếp theo là nhóm các hoạt động này vào các phân hệ nghiệp vụ (mỗi phân hệ nghiệp vụ sẽ xử lý các nghiệp vụ có liên quan logic với nhau). Ví dụ: Chu trình nghiệp vụ mua hàng gồm 2 phân hệ nghiệp vụ: mua hàng và công nợ phải trả. 10
- Sau khi có các phân hệ ngiệp vụ kế toán trong mỗi chu trình nghiệp vụ phải tiến hành thiết kế những giấy tờ, tài liệu, thủ tục cần thiết để tiến hành quá trình vào sổ kế toán phù hợp, làm cơ sở lên sổ cái. BCTC Các chu trình Các phân hệ Sổ kế toán D.mục TK nghiệp vụ nghiệp vụ tổng hợp - Tiêu thụ + Bán hàng + Công nợ phải thu - Cung cấp + Mua hàng + Công nợ phải trả - Sản xuất + Hàng tồn kho + TSCĐ - Tài chính + Thu quỹ + Chi quỹ - Báo cáo tài chính + Sổ cái chung + Báo cáo tổng hợp quyết toán. 3.2.4. So sánh quy trình xử lý số liệu thủ công và KTM Thủ công Kế toán máy Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Lập chứng từ  Lập chứng từ Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán  Ghi sổ  Cập nhật c.từ vào máy Sổ nhật ký Tệp dự liệu chi tiết  Chuyển sổ  Tổng hợp số liệu cuối tháng Sổ cái, sổ chi tiết Tệp số liệu tổng hợp  Lập bảng báo cáo  Lên báo cáo Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính 3.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán. - Khái niệm: Mã hoá là các thức thể hiện việc phân loại xếp các đối tượng cần quản lý được sử dụng trong tất cả các hệ thống đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. - Đặc điểm: + Gắn mã để nhận diện không nhầm lẫn nên mã phải mang tính duy nhất. + Sử dụng mã hoá để mô tả do đó mã phải ngắn gọn, chính xác. + Mã hoá cho phép nhận diện nhanh một tập hợp. - Các phương pháp mã hoá. + Mã tuần tự: là một hệ thống mã bằng con số tự nghiên tăng dần. + Mã khối: là hệ thống mã phân chia theo nhóm, khối để nhận diện. + Mã phân cấp: là hệ thống mã phổ biến, đặc biệt quan trọng trong kế toán. + Mã gợi nhớ: đây là phương pháp mã có thể kết hợp với các phương pháp mã hoá trên. Thông qua mã gợi nhớ người ta có thể biết được tên hay đặc điểm của 11
đối tượng gán với mã ấy. Hình thức mã này tương đối phức tạp do đó thường chỉ sử dụng trong những trường hợp có số danh điểm ít. 3.4. Hệ thống danh mục từ điển kế toán. - Khái niệm: Danh mục từ điển kế toán là tệp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hoá các đối tượng đó. Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cần quản lý. Các danh điểm trong cùng một danh mục không được trùng mã. - Tác dụng: Giúp tự động cung cấp các thông tin liên quan đến 1 danh điểm khi cập nhật chứng từ. VD: Khi cập nhật hoá đơn mua hàng. - Các loại danh mục từ điển: Tuỳ theo đặc điểm tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi đơn vị mà có thể xây dựng hệ thống danh mục từ điển khác nhau. Một số danh mục thường được sử dụng như: - Danh mục tài khoản. - Danh mục nhóm vật tư , hàng hoá - Danh mục khách hàng - Danh mục vật tư, hàng hoá - Danh mục nhóm khách hàng - Danh mục TSCĐ - Danh mục vụ việc - Danh mục các bộ phận của DN - Danh mục khoản mục - Danh mục chứng từ - Danh mục kho hàng hoá, vật tư - Danh mục ngoại tệ 3.5. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng khi làm kế toán bằng máy - Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể có 2 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán Nợ/Có trùng nhau. Dưới đây là một số trường hợp thường gặp: + Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: Phiếu chi tiền mặt và giấy báo Có của ngân hàng. + Nghiệp vụ rút TGNH về nhập quỹ: Giấy báo Nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt. + Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: Giấy báo Nợ của ngân hàng A và giấy báo Có của ngân hàng B. + Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả ngay bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập kho vật tư, hàng hoá. + Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: Có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. - Trong mỗi trường hợp trên, hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau nhưng do hai kế toán viên theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác nhau. VD: Bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về số lương, đơn giá và giá trị của hàng hoá. Còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị hàng hoá bán ra. Chính vì vậy, cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy. 3.5.1. Nhóm các chứng từ trùng 12
- Các phát sinh liên quan đến đồng thời tới TM và TGNH (nộp TM vào NH, rút TGNH về quỹ, chuyển tiền giữa các NH, mua bán ngoại tệ) - Các phát sinh liên quan đến mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng TM hoặc TGNH. - Các phát sinh liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng. 3.5.2. Vấn đề khử chứng từ trùng (phương án xử lý chứng từ trùng) Tuỳ theo mỗi phần mềm kế toán khác nhau bao giờ cũng có phương án xử lý chứng từ trùng khác nhau và đòi hỏi người làm kế toán trên máy vi tính phải tuân thủ phương án đó. 3.6. Qui trình áp dụng kế toán máy 3.6.1. Công việc chuẩn bị và cài đặt (Thường bao gồm các công việc cơ bản sau:) - Các công việc chuẩn bị và cài đặt phần mềm kế toán. 3.6.2. Công việc thực hiện một lần khi bắt đầu đưa kế toán máy vào sử dụng - Các công việc thực hiện một lần khi đưa KTM vào hạch toán (như: tiến hành cập nhật các thông tin hệ thống cho phù hợp, xây dựng hệ thống danh mục từ điển kế toán, vào số dư đầu kỳ, đầu năm, vào số lượng vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ, phân quyền và khai báo các thông tin hệ thống). 3.6.3. Công việc hàng ngày/ định kỳ + Cập nhật số liệu, chứng từ theo phân hệ kế toán. + Hiệu chính dữ liệu + In chứng từ + Cập nhật lại danh mục từ điển nếu cần. + In các báo cáo quản trị. + Tiến hành sao lưu dữ liệu. 3.6.4. Công việc cuối kỳ (tháng, quí, năm) Thực hiện các bút toán điều chỉnh, chênh lệch tỷ giá, phân bổ, kết chuyển tự động, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, khoá sổ và sao lưu dữ liệu để lưu trữ và đề phòng bị mất. 13
BÀI 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA Mã bài: MĐ42.02 Mục tiêu: - Cài đặt được các phần mềm kế toán trên máy vi tính - Thiết lập được cơ sở dữ liệu - Lựa chọn được hệ thống tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp - Khai báo được thông tin ban đầu - Nhập được số dư ban đầu - Nhập dữ liệu từ chứng từ vào phầm mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ - Thực hiên được các bút toán tổng hợp cuối kỳ - Kiểm tra đối chiếu được các chứng từ sổ kế toán và in được các báo biểu kế toán - Tuân thủ quy định của luật kế toán Nội dung chính: 1. Giới thiệu chung 1.1. Các phân hệ nghiệp vụ của SAS - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu - Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán hàng tồn kho - Kế toán TSCĐ, CCDC - Kế toán giá thành sản phẩm - Phiếu kế toán - Báo cáo thuế và báo cáo tài chính 1.2. Các tham số kỹ thuật của phần mền kế toán SAS - Mã số thuế của Công ty (Công ty cổ phần ABC) - Thông tư quyết định về hệ thống báo cáo tài chính, ngày ban hành. - Mã đồng tiền hạch toán (VND) - Cách tính khấu hao TSCĐ: theo nguyên giá tài sản - Các tài khoản công nợ 1.3. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SAS 1.3.1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán nợ có trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp: - Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng. - Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt. - Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B. - Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập vật tư, hàng hoá. 14
- Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. Trong mỗi trường hợp ví dụ nêu trên hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau nhưng do hai kế toán viên khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác nhau. Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hoá còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị hàng bán ra. Chính vì vậy cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy. Nếu xem xét kỹ các phát sinh có chứng từ trùng thì ta có thể phân loại chúng thành các nhóm sau: (1) Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Nộp tiền mặt vào ngân hàng. - Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ. - Chuyển tiền giữa các ngân hàng. - Mua ngoại tệ. - Bán ngoại tệ. (2) Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng - Mua hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Bán hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. (3) Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư - Thanh toán tạm ứng mua hàng hoá, vật tư. (4) Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay - Cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...). 1.3.2. Quy định về cập nhật chứng từ trùng a. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và TGNH. *. Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ. Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thì chỉ cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy theo trình tự ưu tiên như sau: - Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. - Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng. - Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu). Theo trình tự ưu tiên này thì chứng từ được lựa chọn để cập nhật trong các trường hợp thường xảy ra trên thực tế sẽ như sau: Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật Mua ngoại tệ của Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền Giấy báo có tiền ngân hàng VNĐ của NH NT của ngân hàng NT của ngân hàng Mua tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền Phiếu thu tiền NT Phiếu thu tiền NT VNĐ 15
Bán ngoại tệ của Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền Giấy báo nợ tiền ngân hàng NT của ngân hàng VNĐ của ngân NT của ngân hàng hàng Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền Phiếu chi tiền NT VNĐ Nộp tiền mặt vào Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của Phiếu chi tiền mặt ngân hàng ngân hàng Rút tiền gửi ngân Giấy báo nợ của Phiếu thu tiền mặt Phiếu thu tiền mặt hàng về quỹ ngân hàng Chuyển tiền giữa Giấy báo nợ của Giấy báo có của Giấy báo nợ của 02 ngân hàng ngân hàng A ngân hàng B ngân hàng A *. Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển. Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ thì phải hạch toán qua tài khoản trung gian - 113 - tiền đang chuyển. b. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Trong các trường hợp liên quan đến tiền và vật tư như trong các trường hợp mua bán vật tư thanh toán bằng tiền mặt do chứng từ tiền và chứng từ vật tư chứa các thông tin khác nhau nên dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp. - Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy từ chứng từ thu, chi. - Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ. Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu, chi và vật tư đều được cập nhật. Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán sẽ không biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay. - Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền. c. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp. 16
- Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy ở chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. - Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng. d. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...) sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. Có 3 phương án cập nhật chứng từ trong trường hợp này. - Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ. Cả 2 chứng từ đều được cập nhật thông qua tài khoản công nợ phải thu. - Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt. Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra. Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán. - Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt. Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất... để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra. 1.4. Khởi động và bắt đầu làm việc với SAS - Hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS + Biểu tượng vào chương trình phần mềm SAS + Biểu tượng cảu chương trình hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS bằng hình ảnh và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chột trực tiếp vào biểu tượng) - Thao tác mở phần mềm + Kích đúp chuột vào biểu tượng SAS + Gõ tên và mật khẩu để đăng nhập vào SAS (Mặc định ban đầu của chương trình khi đăng nhập là SAS, Mật khẩu để trắng) 2. Những thông tin hệ thống trong SAS 2.1. Lựa chọn hình thức ghi chép kế toán (Trích dẫn theo hình thức NKC) Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm có các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau đây: - Sổ nhật ký chung (nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ Cái. - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ Cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. 17
- Sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì sẽ có trở ngại về nhiều mặt, cho nên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu. Khi dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ có nhiều cột) sau đó định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào Sổ Cái. Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như TSCĐ vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chi phí sản xuất, … người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ kế toán phân loại chung. - Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái. Trường hợp sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ Cái. Cuối tháng tổng hợp sổ liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, thì sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Trình tự ghi chép theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán 18
2.2. Các phím chức năng trong SAS F1 - Trợ giúp. F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển). F4 - Thêm một bản ghi mới. F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm. - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp. - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật. F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển. F7 – In. F8 - Xoá một bản ghi. F9 - Máy tính. F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu. ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu. ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu. 2.3. Sao chép dữ liệu bằng chương trình SAS - Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty. Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa và chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc. Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu. 2.4. Các công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu - Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp - Xây dựng hệ thống danh mục từ điển. Các kế toán viên lập danh mục và mã hóa phần danh mục chính của mình. Kế toán tổng hợp thống nhất thành bộ danh mục từ điển của tổ chức. - Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản, số dư công nợ cho các khách hàng, tồn kho đầu kỳ các vật tư hàng hóa. - Phân quyền cập nhật, khai thác thông tin. 3. Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống 3.1. Thiết lập thông tin hệ thống - Thiết lập tạo số năm làm việc trùng với năm trên hệ thống máy tính (Năm 200N – ví dụ: Năm 2010) - Hệ thống\Chức năng\Tạo số liệu làm việc - Thiết lập các đơn vị cơ sở (theo mô hình công ty ABC biết tất cả các chứng từ sổ sách từ PXSX, các cửa hàng trực thuộc đều được chuyển về hạch toán tại bộ phận kế toán ở trụ sở chính của Công ty ABC) - Hệ thống\Danh mục\Đơn vị cơ sở - Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính, ngày bắt đầu nhập số liệu. Cho biết công ty ABC (chu kỳ hoạt động: 01/01 và ngày bắt đầu nhập liệu: 01/01/2010) - Hệ thống\Chức năng\Khai báo năm tài chính - Khai báo các tham số hệ thống liên quan - Hệ thống\Chức năng\Tham số tùy chọn 19